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7 CLÉS

DE SUCCÈS POUR
RÉUSSIR SON
PROJET BI

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INTRODUCTION
EN PRESQUE 60 ANS D’EXISTENCE,
LA BUSINESS INTELLIGENCE A PROFONDÉMENT
MODIFIÉ LES USAGES DES ENTREPRISES ET
LEURS CHIFFRES D’AFFAIRES.

Les solutions de business intelligence, quand elles sont


correctement conçues et déployées, sont des outils précieux
pour les décideurs internationaux.

Aujourd’hui, la BI change : autrefois cantonnée à la Finance,


elle intéresse de plus en plus de départements différents qui
ont compris son intérêt stratégique et ses capacités à unifier
les forces vives autour des mêmes objectifs.

Mais pour devenir des réussites, ces projets doivent être


encadrés par les meilleures pratiques.

ALORS, COMMENT RÉUSSIR SON PROJET BI ?

Voici 7 clés de succès émanant du terrain pour démarrer


un projet en étant le mieux armé.

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À PROPOS
DE L’AUTEUR
PIERRE ANDRIEU

Tributaire de plus de 10 ans d’expérience dans le pilotage


de la performance (EPM), Pierre est avant tout un passionné
de business intelligence.

Après avoir mené de nombreux projets internationaux au


profit de grands comptes, il co-crée Solution B.I en 2009,
société de conseil stratégique implantée à Paris, Dubaï,
Montréal et Phnom Penh.

SON CRÉDO : « VOS DONNÉES SONT UN TRÉSOR, NOUS EN


FOURNISSONS LA CLÉ ! »

Convaincu de l’importance cruciale de la BI & de l’EPM pour


les entreprises, Pierre accompagne aujourd’hui ses clients
dans des projets à grande échelle en usant de méthodologies
toujours plus innovantes pour impulser l’aide à la décision.

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SOMMAIRE
 Introduction 01

 À propos de l’auteur 02
 Qu’est-ce que la business intelligence ? 04

 7 clés de succès pour réussir son projet B.I 08


 1. Anticiper les risques 08
 2. Se préparer à une épreuve de vérité 10
 3. Contrôler la qualité de ses données 11
 4. Tailler un outil sur-mesure 12
 5. Être ambitieux pour son projet 13
 6. Cibler et communiquer large 14
 7.Ne jamais se démobiliser après la livraison 15

 Conclusion 16

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QU’EST-CE QUE
LA BUSINESS
INTELLIGENCE ?
UN OBJECTIF : AIDER À DÉCIDER

Aussi appelée « informatique décisionnelle » ou plus


communément « BI », la business intelligence désigne
l’ensemble des outils et services visant à fournir une aide à la
décision aux entreprises en se servant d’un élément précieux :
leur data. En 2016, contrairement aux métiers du Big Data ou
de l’analyse prédictive, la business intelligence se centre plus
particulièrement sur les données des systèmes d’entreprises.

C’est l’extraction de ces données, puis leur transformation


intelligente en tableaux de bords et indicateurs de performance
(dit aussi « KPI », « Key Performance Indicator ») qui permettra
d’opérer des choix stratégiques grâce à la grande visibilité que
ces solutions offrent aux utilisateurs et aux décideurs.

Reporting, état de l’art, simulations, projections, etc. Ces


informations pèsent lourd quand il s’agit d’orienter la feuille
de route de l’entreprise. Ainsi, aider à mieux voir, comprendre
et anticiper en dévoilant les trésors qui se cachent derrière
les data : telle est la vocation de la business intelligence.

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UNE DISCIPLINE DEVENUE INCONTOURNABLE

LA BUSINESS INTELLIGENCE AU SENS DÉCISIONNEL EXISTE DEPUIS


1958, MAIS IL FAUT ATTENDRE LES ANNÉES 80 ET L’INFORMATISATION
DES DONNÉES D’ENTREPRISES POUR QU’ELLE PRENNE SA FORME
ACTUELLE QUI CROISE LE MÉTIER DU CONSEIL AVEC CELUI PLUS
TECHNIQUE DE L’INFORMATIQUE.

Les premiers infocentres s’emparent alors des factures, saisies,


calculs, salaires et autres données pour offrir aux entreprises une vue
d’ensemble de leurs activités.

10 ans plus tard, les entrepôts de données (ou « datawarehouse ») sont


mis en place pour optimiser l’extraction et la collecte des données internes
ainsi que des données tierces, afin de créer des analyses croisées. Les
profils métier BI se spécialisent, les outils se font plus modernes, les
méthodologies plus rigoureuses... Et la business intelligence devient à
l’aube des années 2000 l’alliée incontournable des décideurs.

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DEMAIN, UNE EXPERTISE POUR 100% DES DÉPARTEMENTS
LONGTEMPS CANTONNÉE AUX DÉPARTEMENTS FINANCE ET VENTE, LA BI CONNAÎT AUJOURD’HUI UNE VRAIE
TRANSFORMATION, EN DEVENANT UNE EXPERTISE TRANSVERSE. CONSCIENTS DE SA PORTÉE STRATÉGIQUE, LES DÉCIDEURS
D’AUTRES SECTEURS DE L’ENTREPRISE SONT DE PLUS EN PLUS NOMBREUX À SE LANCER DANS DES PROJETS DÉCISIONNELS
ET À FAIRE ÉVOLUER LEUR MÉTIER VERS DES PRATIQUES NEUVES.

 LES SERVICES RH  LES SERVICES MARKETING


peuvent ainsi piloter des éléments cruciaux de leur métier : y trouvent également de nombreux atouts. Les solutions BI
détection des talents, gestion des compétences, optimisation rendent possibles des actions telles que le calcul du retour
des effectifs ou encore plans de recrutement à long terme. sur investissement d’une campagne, en croisant les données
Mais aussi d’autres aspects financiers plus classiques : internes avec des données tierces que sont les études de
projection, gestion de la masse salariale ou encore calcul des marché.
bonus.
 LES DIRECTIONS COMMERCIALES
 LA DIRECTION LOGISTIQUE peuvent estimer leur « marge distributeur », en croisant
planifie l’ensemble de ses prévisions en approvisionnement, coût de fabrication, coût de vente au distributeur et coût de
stocks, capacités de livraison, et gagne en visibilité sur ses vente sur le marché.
coûts (transports, réparations…)

 LES ENTITÉS DE PRODUCTION


se dotent de solutions BI pour évaluer les capacités de leurs
besoins en matières premières, ou la gestion globale de
l’outil de production et des “capacity planning” (gestion de la
capacité). Un avantage de taille pour un département où les
machines tournent 24h sur 24 et 7j/7.

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ENFIN, LA BI TRANSVERSE, C’EST AUSSI
UN OUTIL REDOUTABLE POUR
FÉDÉRER LES FORCES DE L’ENTREPRISE.

Si aujourd’hui les directions parviennent à fixer des objectifs


à long-terme (ou “roadmaps”), il est toujours aussi difficile de
les mettre en oeuvre pour l’ensemble des équipes. Chaque
département aura tendance à interpréter ces objectifs en
fonction de ses propres intérêts et avec ses propres codes.
Or la BI permet de décliner la stratégie de l’entreprise en
proposant des tableaux de bords qui sont en fait l’affinage
de l’objectif global adapté aux réalités de chaque équipe.

 Le saviez-vous ?
Les projets BI sont aussi des accélérateurs de carrière !
Avec une très forte visibilité, puisqu’ils concernent directement le top management et plusieurs départements
à la fois, cumulé à un vrai esprit de challenge puisqu’ils sont porteurs de changement, les projets BI peuvent
devenir des accélérateurs de carrière pour ceux qui sont prêts à les mener.

En effet, ils engagent le porteur du projet à exercer une réflexion de fond stratégique sur l’entreprise, de
même qu’à développer un esprit d’équipe et une grande flexibilité. Recul, capacité à innover, agilité… Un
projet BI valorisera de belles compétences. Enfin, il faut se rappeler qu’un tableau de bord de haute qualité
suscitera l’engouement et sera un outil largement partagé au sein du comité de direction.

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7 CLÉS DE SUCCÈS
POUR RÉUSSIR
SON PROJET B.I

#01 DÈS LE DÉPART,


ANTICIPER LES
RISQUES
La phase préparatoire au lancement d’un projet BI est
sans doute l’étape la plus importante. C’est cette phase qui
permettra d’identifier les personnes clés et de définir le
périmètre d’intervention du projet.
Ce sera également le moment de mesurer la criticité de
chacune de ces étapes, afin d’éviter les mauvaises surprises
ou les débordements, qui sont le plus souvent les premières
raisons de perte de temps et d’argent sur un projet BI.


RÉUSSIR SA PHASE
PRÉPARATOIRE, C’EST SE
POSER LES BONNES QUESTIONS :

QUELLES SONT LES ATTENTES DE CE PROJET ?


QUE FAUT IL FAIRE (OBJECTIFS DE CONCEPTION)
ET SURTOUT COMMENT LE FAIRE (DÉCOUPAGE
DE LA MISE EN ŒUVRE) ? QUELLE EST LA
DATE DE LIVRABLE VISÉE ? QUEL EST
LE BUDGET MAXIMUM ALLOUÉ ?
QUELS ÉLÉMENTS DÉTERMINERONT
LA FERMETURE DU PROJET ?

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Autre action importante : mettre rapidement en évidence les différences


d’engagement de la part des équipes lors de l’état des lieux. En effet, le faible
degré de coopération et d’implication des différentes parties prenantes est un
sérieux facteur d’échec. Trop souvent, nous constatons que les départements
travaillent de façon cloisonnée...or un projet BI transverse devra concerner des
équipes très différentes, avec leurs propres objectifs, leurs propres usages voire
leur propre culture de travail. Pourtant, c’est bien l’ensemble de ces équipes qui
devra s’engager. N’hésitez pas à imposez le projet : présentez le comme une
partie intégrante de leurs objectifs annuel, et rappelez leur également qu’il sera un
boosteur de compétences et de carrière.

 Le bon réflexe
NOMMER UN PROGRAM MANAGER EXTERNE
Cette astuce est propre aux projets BI impliquant plusieurs départements et à
grande échelle. Imaginons que l’outil final doive être utilisé par un département
A, et un département B : le chef de projet ne pourra émaner que d’un seul de ces
départements. Dans cette configuration, le département A d’où émane le chef de
projet sera très motivé, quand le département B n’embarquera pas autant sur le
projet. Avec un degré d’implication moindre, le département B sera le premier lésé
car il prendra moins bien l’outil en main in fine. Enfin, le département B sera le
premier à demander des modifications sur le tard, après la livraison.

Neutre, extérieur à votre culture d’entreprise, avec une vision plus ample, le
program manager jouera un rôle de médiateur entre ces différents départements.
Il assurera l’alignement entre le stratégique, le décisionnel et l’opérationnel pour
empêcher ces équipes de travailler “en silo”. Il permettra ainsi de fédérer tous les
utilisateurs autour du projet en leur rappelant ses grands enjeux.

Si engager ce prestataire externe est une dépense supplémentaire, sachez qu’elle


sera très vite amortie par l’amoindrissement des facteurs de risque, et donc des
dérives et pertes de temps. Plus votre projet BI engagera des départements
différents et des équipes nombreuses, plus le program manager sera pertinent
pour vous épauler jusqu’à la ligne d’arrivée !

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7 CLÉS DE SUCCÈS POUR RÉUSSIR SON PROJET B.I

#02 SE PRÉPARER À UNE


ÉPREUVE DE VÉRITÉ

Les consultants BI obéissent au credo : ne croire que ce que l’on voit. Ils ne considèrent jamais
comme 100% acquis les éléments fournis par l’entreprise au moment de l’état des lieux. Et pour
cause : les données fausses ou les mauvais KPI conduisent immanquablement à des erreurs
décisionnelles.
Le consultant doit donc être force de conviction lors de son état de lieu : il en va de l’intérêt
de l’entreprise de lui faire confiance. Il faut se rappeler que ce consultant n’a pas qu’une
casquette « technique » : son métier est avant tout le conseil, l’accompagnement, et une fine
compréhension des métiers, qui lui permet de questionner tous les éléments de départ avec
discernement.

Ainsi, la BI est avant tout une épreuve de vérité qui confronte les équipes avec la transparence
des chiffres. Adopter une posture humble face à l’état des lieux est nécessaire pour de futures
prises de décisions en parfaite connaissance de cause.
C’est l’avantage de la BI : aligner l’entreprise autour d’un ensemble cohérent d’indicateurs, et ce
grâce à la présentation d’informations fiables. C’est sur cette fiabilité que reposera la solidité
des prises de décision, la confiance des décideurs dans leurs outils, et au final le succès de la
stratégie de l’entreprise.

QUAND LE CONSTAT DU
 Cas pratique
CONSULTANT BI DÉVOILE UN DÉFAUT STRUCTUREL
Les opérations de promotion sont des actions à fort impact pour les entreprises, qui y
consacrent à raison beaucoup de temps et d’énergie. Pourtant, l’état des lieux récent d’un
consultant BI sur les phases préliminaires d’un projet a pointé du doigt une situation que
le client ne voulait pas voir : un décalage entre ce qui était appliqué et les règles du groupe.

Ce décalage dans les pratiques rendait impossible le calcul du retour sur investissement d’une
campagne de promotion nationale, et a nécessité du consultant qu’il appuie son conseil face
au déni du client devant une épreuve de vérité désagréable.
L’entreprise avait lancé par erreur deux campagnes de promotion à deux échelles chez le
même distributeur : une campagne nationale de promotion sur un produit, et une campagne
en région PACA différente sur le même produit. À l’origine de cet état de fait, un manque de
communication et d’alignement de promotions entre la direction Commerciale et la direction
Marketing.

Résultat : l’incapacité pour les équipes de produire un reporting d’analyse de rentabilité de la


promotion nationale, et d’obtenir des indicateurs fiables. L’erreur rendait en effet impossible
le calcul du retour sur investissement de la promotion côté PACA, car elle se chevauchait
avec la promotion nationale sur le même référentiel produit, rendant les deux campagnes de
promotion directement concurrentes.
Toutefois, une fois le premier étonnement passé, cette erreur a mené les décideurs à assainir
les processus entre les différents départements, et à concentrer les efforts de manière plus
pertinente lors des comités de pilotage.
Au final, l’entreprise bénéficie aujourd’hui d’indicateurs fiables qui lui permettent de calculer
la force de frappe de ses promotions.

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7 CLÉS DE SUCCÈS POUR RÉUSSIR SON PROJET B.I

#03 CONTRÔLER LA QUALITÉ


DE SES DONNÉES
Se préparer à une épreuve de vérité, c’est d’office questionner la qualité des données internes
contenues dans les systèmes de l’entreprise. Au démarrage, il est important que ces données soient
propres, uniques, fiables et inspirent confiance au décideur.

MAIS ALORS, QU’EST-CE QU’UNE DONNÉE PROPRE ?


On dira d’une donnée fiable qu’elle est une donnée « normée » : elle porte le même nom dans toutes
les applications, elle n’est pas dupliquée, et répond à l’ensemble des normes de qualité définies par
le consultant et l’entreprise. Il est conseillé aux entreprises de se doter d’une gouvernance en Master
Data Management (ou gestion des données de référence) qui constituera un référentiel unique pour
centraliser et unifier les données critiques.
Ce sera également un vrai point fort : pouvoir revendiquer une base de données propre est un avantage
concurrentiel de taille sur le secteur qui rendra votre entreprise plus compétitive.

QUAND UN DÉCALAGE DE RÉFÉRENTIEL


 Cas pratique
CRÉE DES DONNÉES CORROMPUES
Une donnée fiable n’est pas si simple, et plusieurs facteurs de dégradation sont en jeu : la tendance à la
croissance massive des data, par exemple, complique la donne. Ou encore, le manque de coordination
entre les équipes, qui donne lieu à des nominations différentes des données d’un département à un autre.
Si les mises à jour des données sont réalisées par des équipes différentes, les risques d’incohérence entre
applicatifs seront plus grands.

J’ai eu récemment cette expérience auprès d’un client où il existait un manque de coordination entre ses
équipes. Ce manque n’émanait pas de leur propre chef mais bien de la nature de leur fonctionnement. En
constatant des problèmes récurrent dûs à des données corrompues, le consultant BI a procédé à un état
de l’art du système et des habitudes des équipes clients. Son constat : les deux départements, Finances et
Marketing, rentraient bien leurs données régulièrement et avec exactitude, cependant ils n’utilisaient pas le
même référentiel temps. Les raisons de cet écart étaient intrinsèques à leur métier. La Finance raisonnait en
jour calendaire, du 1 au 31, et entrait ses données dans le système aux moments de clôture. Le Marketing,
quant à lui, était plus dépendant des données tierces (celles du marché) et raisonnait plutôt par “périodes”
en fonction des projets, par exemple du 5 au 5.
Bilan : les deux départements avaient bien raison quant à leurs chiffres...mais ne rentraient pas de fait
les mêmes données dans le système ! Un écart de référentiel à l’origine des données corrompues, qui ne
pouvait se résoudre que par une gouvernance en termes de coordination et de bonnes pratiques.

 Le bon réflexe FAITES AUDITER VOS DONNÉES !


Avant le lancement d’un projet BI, il est possible de faire auditer vos données si vous avez des doutes quant
à leur fiabilité. Certains signes ne mentent pas : redondance des informations, latence de mise à disposition
des données, lenteur inhabituelle des processus de reporting ou dérive des projets…Ne cherchez plus :
vos données sont certainement éparpillées, dupliquées ou mal nommées. Des consultants BI compétents
pourront vous proposer une phase préliminaire d’audit de vos données qui sera efficace et non exhaustive.
Ce ne sera donc jamais une perte de temps, et une vraie création de valeur sur l’ensemble du projet. En
questionnant directement vos données à la source ainsi que les bons acteurs, les consultants BI vous
fourniront une étude et reconstitution pour vous garantir une source de data propre.
N’oubliez pas l’adage des consultants BI anglais : “garbage in...garbage out !” Des data corrompues à l’entrée
seront des indicateurs erronés à la sortie.

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#04 TAILLER UN OUTIL


SUR-MESURE

Une des erreurs récurrentes d’un projet BI consiste à privilégier l’outil avant l’humain. Or, l’outil est
un moyen et non une fin : c’est bien l’humain qui en sera l’utilisateur final.
La performance de l’outil, sa modernité ou sa richesse de fonctionnalités seront des facteurs obsolètes
si les équipes ne parviennent pas à se l’approprier. Vous ne conseillerez pas un smartphone utra-
performant à quelqu’un n’ayant jamais utilisé un téléphone ? Il en ira de même pour une solution BI.
Il convient donc de s’assurer en premier lieu que la solution coïncide avec les besoins et les usages
métiers des équipes visées.
Pour cela, le meilleur moyen est de créer des cas d’utilisation, en se posant les bonnes questions :
QUELLES SONT LES PRATIQUES DES UTILISATEURS AU QUOTIDIEN ? LES OUTILS INFORMATIQUES QU’ILS
UTILISENT LE PLUS? À quelle fréquence auront-ils besoin d’utiliser la solution : QUOTIDIENNE, MENSUELLE,
ANNUELLE ? Quelles sont leurs préférence en termes de datavizualisation : GRAPHIQUE, COURBES,
HISTOGRAMMES ? ONT-ILS UNE BONNE CONNAISSANCE ET COMPRÉHENSION DES DONNÉES ? SONT-ILS
CAPABLES D’EN DISCERNER LES ANOMALIES ?

Et pour la solution retenue, demandez-vous :


QUELLES FONCTIONNALITÉS SERONT LES PLUS UTILISÉES ? D’AUTRES, PLUS SUPERFLUES ? QUELS
SONT LES AVANTAGES ET LES RISQUES DE L’OUTIL ? FAUDRA-T-IL AJOUTER À CET OUTIL DES MODULES
COMPLÉMENTAIRES ? QUELLE EST LA PART DE MOBILITÉ DANS LE VOLUME D’UTILISATION FINAL ?

 Le mot de l’expert
« LES OUTILS NE DOIVENT JAMAIS
ÊTRE UNE CONTRAINTE »
« Pour faire des choses agiles…il faut un outil agile ! L’inadéquation entre les fonctionnalités d’un outil
et les besoins des directions métiers, c’est l’échec assuré. Aucune valeur ne sera dégagée si il existe une
appréhension trop grande à utiliser la solution, ou une incompréhension de certaines fonctionnalités.
L’entreprise aura alors dépensé beaucoup de temps et d’effort pour un très bel objet dont personne ne
se sert.
C’est au consultant BI d’estimer avec justesse la maturité des équipes vis à vis des outils informatiques,
ainsi que leurs besoins réels. Au final, la vraie plus-value d’un outil sera sa simplicité : son ergonomie
générale, son confort d’utilisation et la facilité de lecture de ses rendus. Enfin, il est bon à savoir que des
solutions mobiles se développent et sont d’une grande facilité d’utilisation. Elles permettront de consulter
les indicateurs directement sur son smartphone ou sa tablette, pour coller toujours au plus près des
besoins de l’utilisateur. »

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#05 ÊTRE AMBITIEUX


POUR SON PROJET

Le périmètre d’intervention ainsi que le planning ont été clairement définis : le projet est paré au
lancement. Pourtant, l’expérience prouve que la demande de l’entreprise changera, ou dépassera
certainement le périmètre de départ…et c’est normal ! Un projet BI est profondément évolutif,
et se calibre en fonction des besoins du terrain. C’est pourquoi voir “plus grand” pour son projet
est important.

ALORS, COMMENT CONSTRUIRE UN PROJET AMBITIEUX ?

Tout d’abord, un projet bien pensé exigera des livraisons rapides et régulières (un « lotissement »,
découpage en lots du projet, ou “sprint” pour les adeptes de la méthode agile) qui permettront aux
consultants BI d’engager quotidiennement l’entreprise, et d’éviter « l’effet tunnel », trop souvent
à l’origine d’échecs lors de la livraison finale. En face à face constant avec les équipes client, le
consultant BI adaptera la solution au fur et à mesure. Les équipes pourront pointer de nouveaux
besoins en cours de route, ou au contraire, choisir de délaisser certaines fonctionnalités.
Il faut aussi anticiper les possibilités d’évolutions du périmètre d’intervention : que des lots
soient redécoupés, s’achèvent plus rapidement que prévu ou nécessitent plus de temps.

En un mot : la flexibilité est clé. Avoir de l’ambition pour son projet, c’est le percevoir dans toutes
son ampleur, ne pas avoir peur des changements possibles et garder l’esprit ouvert.

 Le bon réflexe
CONSERVER 30% DU BUDGET DE DÉPART
Une gestion de projet classique aura tendance à conserver 15% de budget en prévision des
coûts additionnels. Dans le cadre d’un projet BI, il est conseillé d’aller jusqu’à 30%. Cela fait
partie de l’ambition projet : garder en tête que des changements seront certainement à venir.
Beaucoup d’entreprises dépensent l’intégralité de leur budget consacré à la Business Intelligence
sur les coûts de licence et quelques jours de formation aux utilisateurs, quand la réalité est bien
différente. La situation la plus courante : la première séance de formation après la livraison, au
moment de la découverte de la solution. Sans surprises, c’est véritablement à cette étape finale
que des mains se lèveront parmi les équipes, pour demander des changements ou rajouter des
fonctionnalités. Or, ces changements ont un coût ! Les 30% prévisionnels vous assureront une
marge confortable pour garantir la réussite de votre solution et sa bonne prise en main.

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#06 CIBLER ET
COMMUNIQUER
LARGE

Deux choses sont importantes lorsqu’il s’agit de la


communication autour d’un projet BI : d’une part,
la largeur de la cible, et d’autre part, la clarté des
messages.

Soyez sûrs d’impliquer tous les acteurs clés parmi


vos utilisateurs, mais aussi de dégager les ressources
humaines nécessaires au déploiement de l’outil
(notamment au sein du département IT) pour les
rendre parties prenantes très tôt dans le projet. Cette
vision large nécessite de se demander :
QUI D’AUTRE POURRAIT UTILISER LA FUTURE SOLUTION ?
COMMENT CAPITALISER AU MAXIMUM SUR CET OUTIL ?

Un outil BI mis en place pour le département finance


pourrait tout autant profiter au département des
ressources humaines. Lors de l’état des lieux, n’hésitez
pas à communiquer avec d’autres directions pour
évaluer la pertinence potentielle de l’outil. L’ensemble
de l’entreprise profitera ainsi des bénéfices du projet,
et c’est la totalité de l’entreprise et non un seul
département qui fonctionnera en intelligence.

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#06
Enfin, il est essentiel que tous les membres du projet parlent la même
langue. Entre départements, on ne parle pas toujours le même jargon,
et pourtant réussir son projet BI nécessite d’instaurer un dialogue fort,
surtout entre métiers et informaticiens. Cette hétérogénéité du langage
est un facteur d’échec ou de résistance au projet. Elle amènera des
réactions du type « je n’y comprends rien », ou l’impression qu’on ne crée
pas une solution à destination des équipes mais un outil compliqué.
La solution : s’entendre sur un lexique commun dès le départ qui réduira
les erreurs de communication.

 Cas pratique
QUAND LA COMMUNICATION DEVIENT
LE BRAS DROIT D’UN PROJET BI
Au démarrage de son projet BI, un de nos clients (une grande R&D
internationale) n’a pas hésité à s’appuyer sur un intranet dédié pour
faire monter les collaborateurs à bord. Cet intranet a permis d’alimenter
en bonnes infos les utilisateurs des 3 départements différents via un
seul outil : news et actu, description des objectifs du projet, planning,
personnes à contacter... La page d’accueil comportait même un petit
outil de décompte des jours jusqu’au lancement qui tenait les équipes
en haleine. Les collaborateurs étaient informés chaque semaine des
avancements du projets, et pouvaient le présenter facilement à d’autres
collègues en leur partageant le lien. Ce blog interne autorisait également
l’ajout de commentaires afin de faire remonter toutes les remarques
qui ont contribué à l’élaboration des bonnes pratiques tout au long du
projet.

De plus, les équipes se sont appuyées sur la communication interne


pour booster la visibilité de l’intranet : sur le RSE (Réseau Social
d’Entreprise), puis via l’intranet institutionnel avec la diffusion de deux
news au lancement du projet. La communication interne a également
épaulé le consultant BI dans la définition des messages clés de l’outil
pour en faire une promotion plus “sexy”. Enfin, les équipes ont fait le
choix de capitaliser sur le grand événement de rentrée, les Rencontres
R&D, qui avait lieu un mois après le lancement, pour présenter l’outil à
l’ensemble des salariés depuis un stand commun.

Tous ces moyens de communication ont donné au projet un sentiment


d’adhésion fort, en le rendant très attractif et très visible, y compris
par la direction et les départements qui n’étaient pas concernés. Les
utilisateurs l’ont ainsi adopté dès le départ et s’en servent parfaitement
aujourd’hui. Un quatrième département de la R&D, qui a découvert la
solution sur le stand au moment des Rencontres R&D, est devenu lui
aussi utilisateur de l’outil.

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#07 NE JAMAIS SE DÉMOBILISER


APRÈS LA LIVRAISON

La phase de lancement s’accompagne toujours de modifications à faire ainsi que d’assistance


aux équipes. Il faut assurer la prise en main optimale de l’outil par les utilisateurs, qui doit être
simple et intuitive. Cette période de prise en main et de découverte de l’outil s’accompagnera
donc d’une période de support intense et de vagues de modifications sur la solution. On estimera
cette période d’aide d’une durée de 3 à 6 mois. Elle ne sera pas nécessairement lourde en termes
de charge, mais nécessitera la disponibilité d’une assistance ponctuelle pour venir en aide aux
utilisateurs.

Le premier défi pour l’entreprise est de parvenir à dépasser les différents profils d’agilité sur
une solution. En effet, plusieurs strates de l’entreprise devront s’approprier l’outil, et certaines
seront plus à l’aise que d’autres. Il faut alors s’appuyer sur le management pour initier des plans
de formation continue et des ateliers d’initiation. Il est aussi possible de proposer un guide ou un
mode d’emploi de la solution à envoyer lors d’un emailing général, ou à intégrer à l’intranet dédié
au projet si il en a un. On considérera que le projet est véritablement clos quand les équipes seront
autonomes sur l’outil.

Le mot de l’expert
LA BI, C’EST UN PEU “ADOPTE UN OUTIL”
“La particularité d’un outil BI, en opposition à l’ERP par exemple, est que l’outil n’est pas obligatoire.
Les utilisateurs peuvent décider de ne pas l’utiliser, ou pire, de ne l’utiliser que pour extraire les
données, et continuer à se servir de leurs outils habituels comme Excel.
Ils ne retiennent aussi souvent que 30% des fonctionnalités présentées lors des formations, et
ne découvrent parfois jamais les fonctionnalités plus avancées. Il faut donc mettre en oeuvre des
moyens pour qu’ils adoptent l’outil.
Un bon réflexe : repérer l’utilisateur le plus à l’aise sur la solution. Cette personne se distinguera en
général par son implication sur le projet, son envie de le pousser toujours plus loin, son aisance au
moment des sessions de formations. Transformez ce salarié en promoteur du projet ! Il deviendra
ainsi animateur de la communauté, et se chargera de faciliter l’adoption du projet par les autres.
Dans le meilleur des cas, votre projet dispose d’un intranet ; le promoteur du projet pourra alors
y poster des ‘tips & tricks’, des astuces sur les fonctionnalités, des vidéos d’utilisation de l’outil...et
même y faire découvrir une fonctionnalité avancée par semaine en postant des captures d’écran
de sa propre utilisation.”

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CONCLUSION

PARÉS AU LANCEMENT !

Les 7 clés de succès présentées dans ce livre blanc sont issues


d’une expertise de plus de 10 ans émanant directement d’une
expérience de terrain.

Quel que soit votre domaine ou la taille de votre entreprise, ces


clefs vous permettront de lancer votre projet BI avec l’esprit
serein et de le mener de A à Z d’une main de maître. La business
intelligence est une arme redoutable pour affûter vos décisions :
ne vous en privez plus !

POURQUOI FAIRE APPEL À SOLUTION B.I ?

Parce que nous sommes une équipes d’experts BI en conseil,


comme en technique ! Créée en 2009, Solution B.I est une société
indépendante de services en business intelligence qui met
l’innovation technique au service des décideurs.

Présente à l’international à travers ses 4 sites de Paris, Dubaï,


Montréal et Phnom Penh, elle accompagne les projets de
pilotage pour tous les départements en mettant à disposition ses
consultants certifiés par l’éditeur.

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