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1.

Lancer Microsoft Excel :

5

2. Les menus et le dessus

5

2.1. Le

bouton Fichier

2.2. La barre d’accès rapide

 

2.3. Le menu principal, ses titres et ses rubans

2.4. et le reste

2.5. Le

menu contextuel

3. Adapter Excel à son utilisation

12

3.1. Paramétrer les options de travail

3.2. Personnaliser le ruban

3.3. Formats personnalisés

3.4. Définir des formats conditionnels

4. Formater une ou plusieurs cellules ?

18

4.1. Deux accès

4.2. « Format de cellule »

 

4.3. Les styles de cellules

5. Définir la zone d’impression

20

6. Accéder à l’aperçu avant impression

20

6.1.

Echelle

7. Sauts de page

21

8. Pour diviser l’écran en deux

21

9. Liaison de cellules dans le même fichier

22

10. Liaison de cellules avec 2 fichiers différents

23

11. La base

25

11.1. Générer une série

11.2. Utilisation du bouton de sommation

11.3. Calcul et références de cellule

11.4. Utilisation des noms de plage

11.5. Calculer des pourcentages des ratios

12.

Les fonctions

30

12.1.

12.2. Utilisation des fonctions SI

12.3. Utilisation des fonctions de recherche

12.4. Utilisation des tables de données

12.5. Pour enregistrer des macros simples

Manipuler du texte

13. Atelier 0 :Notions de base

 

43

14. Les formulaires sous Excel

44

14.1. La mise en forme automatique

14.2. La

mise

en

forme

conditionnelle

15. Les MACROS simples

 

49

16. TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES

50

17. REMPLACEMENTS, TRIS, FILTRES

54

18. FONCTIONS BASES DE DONNEES

58

19. Fonction 3D

 

60

19.1.

Réalisation d’une formule 3D

20. Le mode Plan

 

62

21. Protéger les éléments d’une feuille de calcul

63

22. Sécuriser les documents

 

64

23. Créer et utiliser un modèle

66

23.1. Créer un modèle :

 

23.2. Utiliser un modèle :

24. Illustration Graphique

 

70

25. Appliquer un sous-total

72

25.1.

visualiser des sous-totaux

26. Impression : répétition des titres

74

27. Consolidation

 

75

28. Modifier les feuilles simultanément

77

29. Solveur

 

78

Introduction à Excel 2010

1. Lancer Microsoft Excel :

Avec la souris :

à Excel 2010 1. Lancer Microsoft Excel : Avec la souris : >Bouton démarrer >Tous les

>Bouton démarrer >Tous les programmes >Microsoft Office >Microsoft Excel 2010

Excel ouvre alors un document, appelé « Classeur1.xls ». Ce document est constitué par défaut de trois feuilles appelées Feuil1, Feuil2 et Feuil3. Elles sont accessibles par les 3 onglets au bas de la page.

Chaque feuille est un tableau constitué de lignes, numérotées de 1 à 65000, et de colonnes, « numérotées » de A à ZZ. Chaque croisement de ligne et de colonne défini une cellule. La première du tableau, dans le coin supérieur gauche, est appelée A1 car elle se trouve dans la colonne A et la ligne 1.

2. Les menus et le dessus

2.2

2.1 2.3
2.1
2.3

2.1.Le bouton Fichier

Il est séparé en deux parties :

A gauche :

>Nouveau : crée un nouveau document/Classeur Excel >Ouvrir : ouvre document Excel existant >Enregistrer : enregistre le document sous son nom, son emplacement et

son format actuel

>Enregistrer sous : enregistre le document sous un nouveau nom, un autre emplacement ou un autre format. >Imprimer :donne accès à l’aperçu avant impression et à l’impression du document >Préparer, >Envoyer, >Publier, >Fermer : D’autres outils disponibles A droite : La liste des derniers documents ouverts

2.2.La barre d’accès rapide

Elle reprend les fonctions les plus courantes : enregistrer, annuler la dernière opération, revenir à l‟opération suivante et aperçu avant impression. La petite flèche à sa droite permet de sélectionner les opérations affichées (elles apparaissent cochées). Cette barre d‟accès rapide est donc personnalisable et on ne peut se priver de la personnaliser.

personnalisable et on ne peut se priver de la personnaliser. , vous pouvez choisir ce que

, vous pouvez choisir ce que vous voulez voir apparaître. Pour notre cours, sélectionnez en tout cas l’aperçu avant impression.

La barre d’accès rapide est personnalisable. En cliquant sur la petite flèche à sa droite

2.3. Le menu principal, ses titres et ses rubans

Chaque titre de ce menu principal (Accueil, Insertion, Mise en page, Formules, Données…) donne accès à un ruban différent. Chaque ruban est lui-même subdivisé en groupes d‟outils. Ils sont brièvement expliqués si dessous de gauche à droite et de haut en bas.

2.3.1 Accueil

Le ruban Accueil présente un grand nombre d’outils de base Excel, essentiellement liés à la mise en forme. Certains se retrouvent néanmoins plus détaillés sous d’autres titres (ex Trier et filtrer>Données) ou dans les menus contextuels (ex Police> Menu contextuel cellule)

titres (ex Trier et filtrer>Données) ou dans les menus contextuels (ex Police> Menu contextuel cellule) 6

Presse Papier : Coller (Ctrl+V), couper (Ctrl+X), copier (Ctrl+C), copier le format (reproduire la mise en forme). Police : Choisir la typographie, la taille du caractère, l‟agrandir ou le rapetir, le mettre en gras (Ctrl+G), en italique (Ctrl+I) ou le souligner (Ctrl+U), dessiner des bordures, colorer des cellules ou des polices. Alignement : Aligner le contenu des cellules en haut, au centre ou en bas, l‟incliner. L‟aligner à gauche, au centre ou droite… définir un retrait vers la droite ou la gauche et fusionner plusieurs cellules ensemble. Nombre : finir le format des nombres (standard, nombre, monétaire, date…), définir la devise, présenter en %, séparer les milliers (1000 devient 1 000), retirer ou ajouter des décimales. Style : Changer le style d‟une cellule selon son contenu. Attribuer un style prédéfini à ton tableau ou à une cellule. Cellules : Insérer des lignes, des colonnes ou des cellules (selon ta sélection). Supprimer des lignes, des colonnes ou des cellules. Edition : Calculer une somme, une moyenne… ou n‟importe quelle fonction utilisée souvent. Remplir une série de cellules comme la (ou les) cellule(s) sélectionnée(s). Effacer le contenu d‟une ou plusieurs cellules. Trier (par ordre croissant ou décroissant) et filtrer les données (permet de sélectionner plus rapidement). Rechercher un contenu (Ctrl+F) ou remplacer un contenu par un autre (Ctrl+H)

2.3.2 Insertion

Le ruban Insertion présente un grand nombre d’outils de base Excel, tous liés à l’insertion d’objets dans ou, plus souvent, au-dessus du tableau.

d’objets dans ou, plus souvent, au-dessus du tableau. Tableaux : Le tableau croisé dynamique est basé

Tableaux : Le tableau croisé dynamique est basé sur un tableau ou une base de données… mais il fait partie des outils avancés d‟Excel et sera vu plus tard. Illustrations : Pour insérer une image/photo, une image clipart (bibliothèque Microsoft), des formes (rectangle, cercle, flèche…), un Smartart (un schéma prédéfini). Toutes ses illustrations sont insérées par-dessus le tableau et non dans une cellule. Graphiques : Pour insérer un graphique. Basé sur un tableau, il permet de visualiser une tendance ou des proportions. Plusieurs formes de graphiques sont possibles.

Liens : Ajouter lien hypertexte sur une cellule permet un accès direct à un site Internet ou à un autre document. Texte : Insérer une zone de texte permet d‟ajouter une explication ou une remarque sur un tableau (ou au travers d‟un tableau) sans en gêner les calculs. Les en-têtes et pieds de page sont visibles dans l‟aperçu avant impression en haut et en bas de page. Le WordArt est un texte dans un format particulier ajouté par-dessus le tableau. Symbole regroupe des signes qui ne sont pas disponibles sur le clavier (™, β,…)

2.3.3 Mise en page

Le ruban Mise en page concerne avant tout l’impression des documents… Les outils sont aussi accessibles au travers de l’aperçu avant impression et beaucoup plus simples d’emploi.

avant impression et beaucoup plus simples d’emp loi. Thèmes : Regroupe des styles pré formatés …
avant impression et beaucoup plus simples d’emp loi. Thèmes : Regroupe des styles pré formatés …

Thèmes : Regroupe des styles pré formatés

de

l‟impression (Elles resteront blanches/vides). Orientation propose d‟orienter la page imprimée en portrait (A4 vertical, comme ici) ou en paysage (A4 horizontal). Taille permet de choisir la taille d‟impression, le plus souvent en A4 (Rem : A3=2*A4 ; A4=2*A5…). La zone d‟impression permet de définir ce que l‟on veut imprimer de notre tableau de 65000 lignes et XX colonnes. Les sauts de pages montrent où le tableau sera couper pour être imprimé sur plusieurs pages…. Mise à l‟échelle :

Mise

en

page :

Marges

reprend

l‟encadrement

du

tableau

(zone

d‟impression)

lors

Options de la feuille de calcul : Permet d‟afficher et imprimer le quadrillage bleu clair dessiné par défaut dans tous les tableaux Excel… Organiser : Permet d‟organiser les éléments insérés (images, graphique…)

2.3.4 Formules

Bibliothèque de fonctions : Donne différents accès aux fonctions les plus courantes. Insérer une fonction

Bibliothèque de fonctions : Donne différents accès aux fonctions les plus courantes. Insérer une fonction ouvre le menu principal (également accessible en cliquant sur fx à gauche de la barre de formule. Somme automatique donne un accès aux fonctions les plus fréquentes (Somme, Moyenne, Maximum, Minimum…). Utilisées récemment donne un accès aux dernières fonctions utilisées… les autres boutons donnent accès à certaines catégories de fonctions. Noms définis : permet de transformer la référence d‟une cellule en un nom plus compréhensible (A1 devient « titre »). Audit de formules : permet de tracer les cellules et arguments dont dépend une fonction (antécédents), ou celles et ceux qui dépendent de la fonction (dépendants)… Pour revenir à la normale, il suffit de supprimer les flèches… Calcul : Par défaut Excel calcul automatiquement le résultat d‟une formule. vous pouvez aussi lui demander de ne recalculer qu‟à ta demande.

2.3.5 Données

de ne recalculer qu‟à ta demande. 2.3.5 Données Données externes : Connexions: Trier et filtrer :

Données externes :

Connexions:

Trier et filtrer : permet de tracer les cellules et arguments dont dépend une fonction (antécédents), ou celles et ceux qui dépendent de la fonction (dépendants)… Pour revenir à la normale, il suffit de supprimer les flèches… Outils de données : Par défaut Excel calcul automatiquement le résultat d‟une formule. vous pouvez aussi lui demander de ne recalculer qu‟à ta demande.

2.3.7 Affichage Le ruban Affichage donne acc ès aux outils liés à l’affichage du document
2.3.7 Affichage Le ruban Affichage donne acc ès aux outils liés à l’affichage du document

2.3.7 Affichage

Le ruban Affichage donne accès aux outils liés à l’affichage du document ou à ses feuilles.

liés à l’affichage du document ou à ses feuilles. 2.4.et le reste 2.4.1 La barre «

2.4.et le reste

2.4.1 La barre « nom »

Te donne la référence de la cellule sélectionnée. Si vous as renommez une cellule ou un

groupe de cellules, c‟est le nom que lui/leur a donné qui apparaît.

2.4.2 La barre « formules »

Elle présente le contenu de la cellule sélectionnée. Celui-ci peut être différent de ce qui

est affiché dans la cellule : Si un calcul a été entré, le résultat sera présenté dans la cellule, le calcul lui-même dans la barre de formule.

2.4.3 Les boutons de droite

Deux ensembles de 3 boutons sont visibles en haut à droite de la feuille. Ceux du dessus agissent sur tous les documents/classeurs ouverts dans Excel. Ceux du dessous sur le classeur actif (celui sur lequel vous travaillez) Le tiret permet de réduire le classeur actif ou Excel, laissant apparaître les autres programmes (ou classeurs) ouverts. Le carré permet de restaurer un Excel ou classeur. vous pouvez alors redéfinir la taille

de la fenêtre et organiser ton écran pour travailler en même temps dans plusieurs programmes ou sur plusieurs classeurs dans Excel. La croix permet de fermer Excel ou le classeur actif

2.5.Le menu contextuel

Vous pouvez également appeler les outils les plus fréquemment utilisés à partir du bouton droit de ta souris. Un menu s‟ouvre alors, on le dit « contextuel » car son contenu dépend du contexte, de l‟endroit où vous avez cliqué.

Si vous cliquez droit sur une ou plusieurs cellules :

< Vous pouvez couper, copier… insérer, supprimer… filtrer, trier ou accéder au menu complet des outils de formatage de cellule (en cliquant sur « Format de cellule »). Le second menu présenté ici en dessous ne donne par contre accès qu‟aux outils de formatage de base.

par contre accès qu‟aux outils de formatage de base. Si vous cliquez droit dans une cellule

Si vous cliquez droit dans une cellule :

de base. Si vous cliquez droit dans une cellule : < le menu est différent et

< le menu est différent et plus court car il ne donne accès qu‟aux outils utiles pour modifier le contenu de la cellule.

Si vous cliquez droit sur un des outils des trois menus expliqués au point 2.

< Vous pouvez l‟ajouter l‟outil à la barre d‟accès rapide Personnaliser cette barre, l‟afficher sous

< Vous pouvez l‟ajouter l‟outil à la barre d‟accès rapide Personnaliser cette barre, l‟afficher sous le ruban ou réduire le ruban…

Si vous cliquez droit sur un des onglets « Feuil » vous pouvez insérer une nouvelle feuille, supprimer celle sur laquelle vous as cliquez, la renommer (également en double-cliquant), la déplacer ou la copier dans ce document, dans un autre document ouvert ou dans un nouveau document la protéger, ou colorer l‟onglet (pour le reconnaitre plus facilement)…

3. Adapter Excel à son utilisation

plus facilement)… 3. Adapter Excel à son utilisation Ce module va vous aider à personnaliser de

Ce module va vous aider à personnaliser de façon permanente et en une seule fois votre manière d‟utiliser Excel et vous faire gagner du temps plus tard.

3.1. Paramétrer les options de travail

La personnalisation d‟Excel 2010 concerne essentiellement le Ruban abordé dans le module 1 : Tableau de bord Excel. Il est toujours possible d‟intervenir sur la plupart des autres options mais en suivant un chemin différent : Fichier > Options :

Polices Entre les versions 2003 et 2010, Microsoft a décidé qu‟Arial taille 10 devait être remplacé par Calibri taille 11. Si vous n‟aimez pas cette option, vous pouvez modifier le type et la taille de la police de cette façon :

Bouton Office > Options Excel > Standard > Utiliser cette police

et Bouton Office > Options Excel > Standard > Taille de police respectivement.

Affichage par défaut Vous pouvez remplacer l‟affichage par défaut d‟Excel par le mode Mise en page ou Aperçu des sauts de page (voir module 9 : Affichage). Si pour vous l‟apparence de votre feuille à l‟impression est importante, voire primordiale, il peut être utile de modifier ce paramètre par défaut :

Bouton Office > Options Excel > Standard > Affichage par défaut des nouvelles feuilles > Aperçu des sauts de page

Nombre de feuilles Le nouvel Excel contient par défaut trois feuilles de calcul. Pour modifier ce paramètre :

Bouton Office > Options Excel > Standard > Inclure ces feuilles

Formules Excel vous permet de mettre en évidence les erreurs éventuelles dans vos feuilles. Bien que cette fonctionnalité ne vous rende pas infaillible, c‟est une aide précieuse pour éviter certaines erreurs courantes. L‟ensemble complet des options est accessible depuis :

Bouton Office > Options Excel > Formules > Règles de vérification des erreurs

3.2.Personnaliser le ruban

Utilisez des personnalisations pour personnaliser le ruban selon vos besoins. Par exemple, vous pouvez créer des onglets et des groupes personnalisés regroupant les commandes que vous utilisez fréquemment.

Pour ajouter des commandes à un groupe, vous devez ajouter un groupe personnalisé à un onglet par défaut ou à un nouvel onglet personnalisé. Pour vous aider à identifier un onglet ou un groupe personnalisé et pour les différencier d‟un onglet ou groupe par défaut, les onglets et groupes personnalisés dans la liste Personnaliser le ruban comportent le mot (Personnalisé) à la suite de leur nom, mais le mot (Personnalisé) n‟apparaît pas dans le ruban.

1. Onglet et groupe par défaut dont les commandes ne peuvent pas être modifiés 2.

1. Onglet et groupe par défaut dont les commandes ne peuvent pas être modifiés 2. Groupe personnalisé dans un onglet par défaut avec de nouvelles commandes ajoutées. Ces nouvelles commandes peuvent être modifiées.

Accéder à la fenêtre Personnaliser le ruban

1. Cliquez sur l‟onglet Fichier.

2. Sous Aide, cliquez sur Options.

3. Cliquez sur Personnaliser le ruban.

Masquer un onglet par défaut ou personnalisé

Vous pouvez masquer les onglets personnalisés et par défaut, mais ne pouvez supprimer que les onglets personnalisés.

1. Dans la fenêtre Personnaliser le ruban sous la liste Personnaliser le ruban, désactivez la case à cocher en regard de l‟onglet par défaut ou de l‟onglet personnalisé à masquer.

2. Pour visualiser et enregistrer vos personnalisations, cliquez sur OK.

3.3.Formats personnalisés Les formats de nombre personnalisé permettent de répondre à une question du type

3.3.Formats personnalisés

Les formats de nombre personnalisé permettent de répondre à une question du type : "Comment faire pour appliquer sur une colonne le format « x jour(s) » ?

Pour ce faire :

Sélectionnez votre colonne

Faites un clic droit de la souris et sélectionnez Format de cellule

Activez l‟onglet Nombre

Sélectionnez la catégorie Personnalisée

Dans la zone Type, tapez 0" jour(s)’’

 Dans la zone Type, tapez 0" jour(s)’’ Bien sûr, rien ne vous empêche de placer

Bien sûr, rien ne vous empêche de placer du texte avant le 0. Ainsi, vous pouvez créer un format "Solde "0 ou "Balance : "0 ou tout autre format du même type !

Vous pouvez même créer un format spécifique pour les nombres positifs et un autre pour les nombres négatifs : il suffit de les séparer par un ;

Par exemple, pour appliquer le format Solde créditeur ou solde débiteur en fonction du résultat de votre colonne, il suffit de saisir "Solde créditeur "# ##0,00 €;"Solde débiteur "# ##0,00 € !

Dans cette syntaxe, le 0 représente la forme minimale qui sera appliqué à notre cellule, c'est-à-dire 1 chiffre et deux nombres après la virgule.

Le # est utilisé pour déterminer la présentation des milliers, en particulier au niveau du séparateur. Ici ce dernier est représenté par un espace mais nous aurions pu préférer mettre un . (#.##0,00).

Les textes sont toujours saisis entre guillemets.

Accolez le guillemet au chiffre 0

Pensez à ajouter l‟espace dans le texte

3.4. Définir des formats conditionnels

Les formats conditionnels ont été très sensiblement modifiés dans le passage d‟Excel 2003 à 2007. Lors du passage de 2007 à 2010, il n‟y a eu que des modifications marginales. La première révolution par rapport à la version Excel 2003 est que le nombre des formats conditionnels n‟est plus limité à trois conditions. La seconde révolution est l‟apparition des jeux d‟icônes qui permettent d‟ajouter une icône à la valeur contenue dans une cellule. Passez par la commande « Gérer les règles » ! Quand on active la commande « Format conditionnel », on est confronté à plus de cinquante options en deux menus déroulants. Il est formellement déconseillé d‟utiliser ces commandes car leur inconvénient majeur est que, quand on passe par elles, on définit un format conditionnel sans savoir quels sont les autres formats conditionnels auxquels la cellule est déjà soumise. Ce qui est inefficace, et même dangereux !

Il est donc toujours conseillé d‟ utiliser la seule commande « Gérer les règles »,

Il est donc toujours conseillé d‟utiliser la seule commande « Gérer les règles », tout en bas de la liste des options du menu déroulant. C‟est la seule façon de voir quels sont les autres formats conditionnels actifs. Vous pouvez alors cliquer sur le bouton « Nouvelle règle » pour afficher l‟écran ci-dessus.

Chapitre I : Formater une ou plusieurs cellules

4. Formater une ou plusieurs cellules ?

Pour gagner du temps, il est possible d‟appliquer un même format à plusieurs cellules [1]. Bien entendu ta sélection dépendra de l‟outil à appliquer et vice versa. Par exemple, vous appliquerez un format d‟un nombre à plusieurs cellules d‟une colonne, alors que vous dessinerez des bordures sur l‟ensemble de votre tableau.

4.1.Deux accès

Nous l’avons vu lors de l’introduction, la plupart des outils de formatage d’une ou plusieurs cellules (dessiner des bordures, changer la forme et la taille des caractères, l‟alignement, ajouter des décimales…) sont toujours accessibles par deux voies: (1) le Menu Accueil et son ruban et (2) le menu contextuel de la cellule (ou du groupe de cellules).

Comme le menu contextuel s’avère plus complet, c’est lui que nous détaillerons ici…

4.2.« Format de cellule »

Comme indiqué dans l’introduction, au point 3.1, ouvrez le menu contextuel des cellules que vous voulez formater. Cliquez ensuite sur format de cellule.

vous voulez formater. Cliquez ensuite sur format de cellule. Dans la fenêtre, 6 onglets donnent accès

Dans la fenêtre, 6 onglets donnent accès à 6 menus :

>Nombre : pour formater les nombres >Alignement : pour aligner le contenu des cellules >Police : pour formater les caractères >Bordure : pour dessiner des bordures de différents styles, épaisseurs, couleurs… >Remplissage : pour appliquer une couleur aux cellules >Protection : pour rendre des cellules

non modifiables

4.3. Les styles de cellules

Depuis la version 2007, les styles de cellule on fait leurs apparitions dans Excel. Il est donc possible d‟utiliser un style prédefini, de le modifier ou de créer un nouveau style.

dans Excel. Il est donc possible d‟utiliser un style prédefini, de le modifier ou de créer

Chapitre II : Imprimer une feuille

Comme indiqué dans l‟introduction, les outils d‟impression sont eux-aussi accessibles de différentes manières mais c‟est au travers de l‟aperçu avant impression que nous te conseillons de passer.

5. Définir la zone d’impression

La zone d’impression correspond à la partie de la feuille que vous allez imprimer.

>Sélectionner la partie de la feuille que vous voulez imprimer à l‟aide de votre souris. >Cliquer sur « Mise en page », >Cliquer sur « Zone d‟impression », >Cliquer sur « définir »

6. Accéder à l’aperçu avant impression

Cliquer sur la petite flèche à droite de la barre d‟accès rapide et sélectionner l‟aperçu avant impression pour l‟ajouter. En cliquant sur aperçu avant impression, vous voyez vos tableaux tels qu‟ils sortiront de l‟imprimante.

Zoome Revoit la mise en page Lance l’impression
Zoome
Revoit la mise en page
Lance l’impression

Indique le nombre de page à l’écran par rapport au nombre de pages total

20

Dans cet exemple, la zone d‟impression a été correctement définie mais le document (une facture) va

s‟imprimer sur 2 pages. Pour résoudre ce problème vous devez passer par la mise en page.

6.1.Echelle

>Cliquez sur Mise en page et le menu suivant

6.1.Echelle >Cliquez sur Mise en page et le menu suivant >Cliquer sur Ajuster et >définis Ajuster

>Cliquer sur Ajuster et

>définis Ajuster : 1 page(s) en largeur sur 1 en hauteur pour que la facture apparaisse sur une et une

seule page.

>Clique sur OK

7. Sauts de page

Si une partie utile de ton tableau n‟est toujours pas prise pour l‟impression, ou si une partie inutile est-elle reprise,

Vous pouvez ajouter la première ou enlever la seconde en déplaçant les sauts de page :

>Cliquer sur fermer l‟aperçu avant impression >Cliquer sur Aperçu les sauts de pages

>Cliquer ensuite sur le titre Affichage

Les sauts de page apparaissent alors en bleu et vous pouvez les déplacer à l‟aide de la souris…

8. Pour diviser l’écran en deux

Il est parfois utile d‟avoir à séparer son écran en deux, pour pouvoir profiter de plus d‟informations.

Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur l‟un des deux curseurs de séparation et tout en ayant le

« click » gauche appuyé, il ne vous reste plus qu‟à déplacer le trait de séparation où vous le voulez.

Cliquez sur un curseur et maintenez le doigt sur le « click » gauche.

9. Liaison de cellules dans le même fichier

Partons d‟un exemple simple, les ventes par vendeur par produit:

d‟un exemple simple, les ventes par vendeur par produit: Vous voulez un résumé des ventes par

Vous voulez un résumé des ventes par vendeur pour tous les produits dans la feuille Ventes par vendeur.

1re méthode

Cliquez sur la feuille Ventes par Vendeur

Dans A3 tapez le signe =

Cliquez dans la feuille Ventes par produit et cliquez sur la cellule A3

Appuyez sur Entrée

Excel vous ramène sur votre feuille Ventes par Vendeur et le nom de Paul s‟inscrit automatiquement.

Ensuite, cliquez dans B3

Tapez le signe =

Cliquez dans la feuille Ventes par produit

Cliquez sur F3

Appuyez sur Entrée

Maintenant, vous avez Paul en A3 et 512251 en B3

Sélectionnez ces deux cellules (feuille ventes par vendeur) et copiez-les pour avoir les autres données.

2 e méthode : Copier/collage spécial/liaison

Sélectionnez les cellules A3 à A7 de la feuille Ventes par produit,

Cliquez à droite sur votre souris et choisissez Copier (ou CTRL+C)

Allez dans la cellule A3 dans la feuille Ventes par vendeur

Cliquez à droite sur la souris /collage spécial/ coller avec liaison ou cliquez dans le bas l‟icône Coller/ coller avec Liaison.

Voir les images ci-jointes

coller avec Liaison .  Voir les images ci-jointes 10. Liaison de cellules avec 2 fichiers

10.Liaison de cellules avec 2 fichiers différents

Utilisez une de ces deux méthodes pour lier une cellule dans un autre fichier. Les méthodes sont les mêmes; il faut juste que vos deux fichiers soient ouverts pour faire la liaison.

Une fois la liaison établie, vous n‟avez plus besoin d‟ouvrir les 2 fichiers. Chaque fois que vous ouvrirez le fichier lié, Excel vous demandera si vous voulez mettre le fichier à jour. Répondez oui. Si vous avez fait des corrections dans le fichier original, toutes les données se mettront à jour.

Selon le degré de sécurité de votre ordinateur, vous pourriez avoir un message comme celui-ci:

Cliquez sur options pour activer la mise à jour. Excel vous protège des virus, mais

Cliquez sur options pour activer la mise à jour. Excel vous protège des virus, mais comme c‟est vous qui avez créé le document, vous ne risquez pas grand-chose! Sinon, soyez prudent!

Envoyer une partie de rapport

Si vous ne devez faire circuler qu‟une partie d‟un rapport : par exemple, vous devez envoyer par courriel le total des ventes par vendeur aux vendeurs, mais pas les ventes par produit.

Copiez la feuille Ventes par vendeurs (truc pour sélectionner toutes les données CTRL+A; et pour copier, CTRL+C)

Ouvrez un autre fichier, placez-vous dans la cellule A1 et utilisez une des 2 méthodes pour coller avec liaison. (voir l‟image ci-haut).

Ensuite, copiez le format de la page originale et collez-le avec le collage spécial /format.

Dans l‟onglet Données/Modifier les liens d’accès

Comment enlever les liens entre les fichiers.

Dans l’onglet Données, dans le groupe Connexions, cliquez sur Modifier les liens d’accès.

Connexions , cliquez sur Modifier les liens d’accès . Dans la liste Source , cliquez sur

Dans la liste Source, cliquez sur la liaison que vous voulez rompre. Et ensuite, Cliquez sur Rompre la liaison.

Chapitre III : Calculer

11. La base

Pour calculer, clique sur la cellule dans laquelle vous voulez voir apparaître le résultat du calcul. Tape ensuite = et la suite de ton calcul… Avec le signe * , vous multipliez les valeurs Avec le signe / , vous divisez une valeur par une autre Avec le signe + , vous additionnez les valeurs Avec le signe - , pour soustraire les valeurs. … une fois la formule confirmée (Enter), vous voyez apparaître le résultat dans la cellule et la formule dans la barre de formule (2.4.2).

11.1. Générer une série

Il existe une méthode très simple pour remplir la colonne A, commençant par la cellule A2, avec les valeurs 1, 2 jusqu‟à 1000 (1 dans la cellule A2, 2 dans la cellule A3, et ainsi de suite).

Pour remplir une colonne avec une série :

Entrez la première valeur dans la première case (1 dans la cellule A2). Dans cette case, allez avec le curseur dans le menu « Edition/Recopier/Série » pour obtenir la boite de dialogue « Série de données ». Changez la sélection de la ligne pour celle de la colonne, assurez-vous que le type est linéaire, et que 1 est dans la Valeur de pas. Entrez la valeur finale dans Dernière valeur, et cliquez sur OK.

Comme vous pouvez le deviner avec la boîte de dialogue, beaucoup d‟autres options sont possibles. N‟ayez pas peur de toutes les expérimenter.

Exercice :Les séries de jours dans la colonne A devraient aller de 1 à 25, et dans la colonne B de 26 à 50.

Jour

Ventes

Jour

Ventes

1

227

167

157

107

143

255

129

113

102

186

116

124

269

271

111

288

210

273

11.2. Utilisation du bouton de sommation

La fonction somme est si utile pour sommer toute une ligne ou toute une colonne qu‟un bouton

lui est dédié (bouton ), automatisant la procédure. Donnons un exemple de son utilité : supposons que vous ayez un tableau de nombres dans la plage B3 : E7. Vous voulez que la somme des lignes apparaisse dans la plage F3 : F7, et que la somme des colonnes apparaissent dans la plage B8 : E8. Cela est très simple.

Pour effectuer des sommes de lignes ou de colonnes avec le bouton de sommation :

Sélectionnez le ou les plages sur lesquelles vous voulez avoir les sommes (F3 : F7 et B8 : E8, souvenez-vous comment sélectionner des plages multiples), et cliquez sur le bouton de sommation.

Exercice :

Utilisez le bouton de sommation pour effectuer des sommes de lignes et de colonnes

51

94

15

7

37

6

2

41

13

83

29

88

73

64

46

32

38

11

3

80

11.3. Calcul et références de cellule

Utilisation des références absolues et relatives

Comme vous le savez probablement, les références absolues sont indiquées dans les formules par le signe dollar « $ », et elles déterminent la façon dont une formule est copiée ou déplacée. Ainsi, dans la formule « =B4*$A$1 » de la cellule B5, le signe dollar indique que lorsque vous copiez cette formule vers une autre cellule, par exemple C5, seul le premier terme varie, c‟est à dire que la formule dans C5 est « =C4*$A$1 ». Généralement, vous voulez, lorsque vous copiez ou déplacez une formule, que certaines parties de la formule restent fixes (références absolues), et que d‟autres changent (références relatives) selon la position de la cellule de destination. C‟est un concept primordial quant à l‟efficacité des opérations et il est important que vous preniez le temps de le comprendre. Voici deux points importants :

(1) Les signes $ sont pertinents seulement pour les opérations de copie et de déplacement ; ils n‟ont pas d‟effet inhérent sur la formule. Par exemple, les formules « =5*B3 » et « =5*$B$3 » dans la cellule C3 donnent exactement le même résultat. La différence apparaît seulement dans le cas où la cellule C3 serait copiée ou déplacée à un autre endroit. (2) Il n‟est pas nécessaire de taper le signe $, cela peut être fait avec la touche F4, comme cela est vu ci-dessous.

Pour mettre dans une cellule une formule en référence absolue ou en référence absolue et relative, en utilisant la touche F4 :

11.4. Utilisation des noms de plage

Les noms de plage sont très utiles pour rendre des formules plus compréhensibles. Ainsi, quelle est la formule la plus claire : « =B20-B21 » ou « = Revenu Coût » ? L‟usage efficace des noms de plage requiert un peu d‟expérience, mais voici ci-après quelques conseils utiles :

Pour définir un nom de plage :

Sélectionnez une plage que vous voulez nommer. Puis tapez le nom désiré dans la case en haut à gauche sur l‟écran. (Cette case est juste au-dessus de la tête de la colonne A, elle affiche généralement l‟adresse de la case où le curseur se trouve.)

Vous pourriez également passer par « Insertion / Nom / Définir », mais taper directement dans la « boîte de nom » est plus rapide et intuitif. Par ce chemin, les noms des plages ne dépendent pas

de la « casse », c'est-à-dire qu‟en particulier un mot est le même qu‟il soit écrit en minuscules ou en majuscules. Par exemple, « Revenu », « revenu » et « REVENU » sont interchangeables.

11.5. Calculer des pourcentages des ratios

Les formats de nombre personnalisé permettent de répondre à une question du type : "Comment faire pour appliquer sur une colonne le format « x jour(s) » ?

Pour ce faire :

Sélectionnez votre colonne

Faites un clic droit de la souris et sélectionnez Format de cellule

Activez l‟onglet Nombre

Sélectionnez la catégorie Personnalisée

Dans la zone Type, tapez 0" jour(s)’’

 Dans la zone Type, tapez 0" jour(s)’’ Bien sûr, rien ne vous empêche de placer

Bien sûr, rien ne vous empêche de placer du texte avant le 0. Ainsi, vous pouvez créer un format "Solde "0 ou "Balance : "0 ou tout autre format du même type !

Vous pouvez même créer un format spécifique pour les nombres positifs et un autre pour les nombres négatifs : il suffit de les séparer par un ;

Par exemple, pour appliquer le format Solde créditeur ou solde débiteur en fonction du résultat de votre colonne, il suffit de saisir "Solde créditeur "# ##0,00 €;"Solde débiteur "# ##0,00 € !

Dans cette syntaxe, le 0 représente la forme minimale qui sera appliqué à notre cellule, c'est-à-dire 1 chiffre et deux nombres après la virgule.

Le # est utilisé pour déterminer la présentation des milliers, en particulier au niveau du séparateur. Ici ce dernier est représenté par un espace mais nous aurions pu préférer mettre un . (#.##0,00).

Les textes sont toujours saisis entre guillemets.

Accolez le guillemet au chiffre 0

Pensez à ajouter l‟espace dans le texte

12.Les fonctions

Elles sont nombreuses et très différentes. Elles partagent néanmoins (au moins) 7 points communs :

1. Elles peuvent être rentrées à l‟aide du clavier alphanumérique ou sélectionnées à partir du bouton fx situé à gauche de la barre de formule.

2. Elles commencent toujours par =

3. Elles sont toujours suivies de ()

4. Les arguments (valeurs, références, textes…) sont présentés à l‟intérieur des parenthèses (). Ils sont séparés par des ; (Remarque : des références de cellules séparées par un « : » indiquent un champ de cellules, c-à-d, toutes les cellules entre la première et la deuxième référence)

5. Les arguments du types « référence de cellule » peuvent être rentrés à partir du clavier alphanumérique ou en sélectionnant la cellule avec la souris (attention : il faut alors « confirmer » l‟argument précédent avec un ; )

6. Comme les calculs, leur résultat est présenté dans le tableau et leur formule est présentée dans la barre de formule

7. Une aide est accessible au moment où vous les rédigez en cliquant sur le bouton fx à gauche de la barre de formule.

Une aide est accessible au moment où vous les rédigez en cliquant sur le bouton fx

Fonctions

Utilité

Arguments

=SOMME()

Additionne des valeurs

Ils peuvent être des valeurs ou des références à des cellules dont le contenu est une valeur.

Calculer sur critère

SOMME.SI va dégager de la colonne des montants individuels de chaque vente, le CA global des « grosses » ventes (>10 000F)…

La fonction NB.SI est également souvent très utile ! Elle permet de dénombrer les cellules d’une colonne qui répondent à une condition

Exemple : SOMME.SI ( MontantVente ; ">=10000" )

Syntaxe : NB.SI ( zone à tester et dénombrer ; test ) Exemples : =NB.SI ( notes ; ">=10" ) compte les bonnes notes de la dernière interrogation écrite…

=

MOYENNE()

Ceci effectue la moyenne des valeurs contenues dans les cases.

Ils peuvent être des valeurs ou des références à des cellules dont le contenu est une valeur.

=RECHERCHEV()

Cherche quelque chose (valeur ou texte) dans un tableau pour renvoyer autre chose (valeur ou texte) présent dans une colonne donnée

Au nombre de 3 (ou 4) :

le 1 er correspond à la valeur recherchée ;

le 2 nd au tableau dans lequel cherché (la valeur recherchée doit toujours se trouver dans la 1 ère colonne de ce tableau);

 

le 3 e au numéro de la colonne dans laquelle excel va trouver la valeur à renvoyer

=CONCATENER()

Regroupe plusieurs arguments pour former un texte

Ils peuvent être du texte ou des références de cellules. Exemple : =B3&" "&A3

=

RANG()

Pour classer vos données, en plus de la commande Données Trier qui agit ponctuellement, sur demande, on peut déterminer le rang d‟une cellule dans une plage de

Syntaxe :

RANG ( Cellule ; plage )

 

cellules avec

la

 

fonction RANG.

 

On calculera

le

rang de la puis on

première cellule,

recopiera cette formule pour calculer le rang des autres. Mais il faudra faire

 

attention à figer

la

plage de référenc

MIN, MAX, NB, NBVAL, MOYENNE

Dans le même ordre d‟idées (classement), on évoquera des fonctions simples qui permettent, à partir d‟une plage de cellules, d‟extraire la plus grande, la plus petite, le nombre de valeurs, la moyenne…

Syntaxe : MIN ( plage ) MAX ( plage ) MOYENNE ( plage ) NB ( plage ) NBVAL ( plage )

fonctions date

Excel

utilise

UJOURDHUI ( )

rend

un calendrier chaque jour

la date sytème (pas l’heure), donc un

est un rangpar rapport au 1 er janvier 1900.

nombre entier. =MAINTENANT ( )

rend la date et

C‟est

ainsi que

le 9

juillet

l’heure système, donc un nombre décimal. =DATE ( année ; mois ; jour ) rend le nombre correspondant à la date décrite. Par exemple,DATE(01;07;09) rend 37 081.

2001 est le chiffre 37 081 mis

au format j mmmm aaaa

 

Si

Pour prévoir une formule conditionnelle, il faut utiliser la fonction SI…

SI (condition ; expression )

exemple :

=SI ( B23 < 0 ;

"Attention !" )

Certains calculs

ARRONDI ( expression ; nbdécimales )

xemples ARRONDI(2,15; 1) égale 2,2 ARRONDI(2,149; 1) égale 2,1

 

génèrent

ENT (

expression ) Arrondit

Exemples :

ENT(8,9) égale 8

 

ENT(-8,9) égale 9

un

à l'entier

nombre immédiatement

inférieur.

Exemple :

MOD(3 ; 2)

égale

1

MOD ( expression ; diviseur

 

)

Renvoie le reste de la division de l'argument expression par l'argument diviseur.

calculs financiers.

Toutes les situations d‟emprunt se définissent avec 5 variables :

Combien faut-il prévoir de temps pour rembourser ? NPM ( taux ; vpm ; va ; vc ; type )

VA = valeur actuelle Ce que représente aujourd‟hui l‟ensemble des remboursements futurs. Par exemple, le montant de l‟emprunt pour le prêteur. VC = valeur future Valeur capitalisée, avec les intérêts VPM = montant des remboursements Valeur des montants périodiques (par an, par mois…) NPM = nombre des remboursements Nombre des périodes pour des remboursements constants, à

Exemple : la formule suivante renvoie le nombre de mensualités pour le remboursement mensuel d'un emprunt de 10 000 F au taux annuel de 12 % à raison de 1000 F par mois :

=NPM(12%/12; -1000; 10000; 0; 1) égale 11 (11 mensualités)

 

La formule suivante donne le taux d'intérêt d'un emprunt de 80 000 F sur 4 ans (48 = 4 x 12 mois) avec des remboursements mensuels de 2 000 F :

=TAUX ( 48 ; -2000 ; 80000 ) égale 0,77 %

 

un taux d‟intérêt constant.

 

Si on rembourse tous les mois un emprunt sur 4 ans, NPM =

48

(4 ans x 12 mois par an).

ESTVIDE

ESTVIDE La valeur peut être une cellule vide, une erreur, une expression logique, un texte, un nombre, une valeur de référence ou un nom faisant référence à l'un de ces éléments. ESTVIDE

=ESTTEXTE (A1)

ESTVIDE

Vérifie si la Région1 est définie comme du texte (VRAI)

= ESTVIDE (A1)

Vérifie si la Région1 est vide

 

Exercice :

Utilisez la fonction MOYENNE en case B10 pour calculer la moyenne des coûts

pour une utilisation un autre mois (en colonne)

 

févr

mars

avr

mai

janv

5 000 F

5 500 F

4 400 F

3 900 F

févr

6 100 F

5 400 F

4 700 F

mars

4 300 F

6 900 F

avr

4 900 F

coût moyen

12.1.

Manipuler du texte

La fonction STXT() La fonction STXT() permet d'extraire une chaîne de caractères d'une longueur donnée, à partir d'une position donnée. Syntaxe:

STXT(texte; numéro de départ; nombre de caractères)

texte représente le texte ou la référence à une cellule contenant le texte à extraire,

numéro de départ est la position dans le texte du premier caractère à extraire,

nombre de caractères indique le nombre de caractères à extraire.

La fonction GAUCHE() Cette fonction permet de faire apparaître dans une autre cellule un ou plusieurs caractères d'un texte en commençant depuis la gauche. Par exemple pour faire apparaître dans une cellule les initiales d'une personne dont le nom et prénom figurent dans deux cellules différentes. La syntaxe de la fonction Gauche:

=GAUCHE(Texte;no_car) Texte = le texte ou la référence du texte no_car = le nombre de caractères à faire apparaître depuis la gauche

La fonction DROITE()

Cette fonction permet de faire apparaître dans une autre cellule un ou plusieurs caractères d'un texte en commençant depuis la droite. Par exemple pour faire apparaître dans une cellule le Nom d'une personne dont le nom et prénom figurent dans une seule cellule. La syntaxe de la fonction Droite:

=DROITE(Texte;no_car)

bullet

Texte = le texte ou la référence du texte$

bullet

no_car= le nombre de caractères à faire apparaître depuis la droite

La fonction CHERCHE() Cette fonction permet de trouver la position de départ d'un texte dans un autre texte. Par exemple le point de départ du nom Dupont dans le texte Jean Dupont et 6, c.à d. en

comptant les caractères dès le début de la phrase le mot Dupont commence à la position du 6ème caractère.

le mot Dupont commence à la position du 6ème caractère. 12.2. Utilisation des fonctions SI Ces

12.2. Utilisation des fonctions SI

Ces fonctions sont très utiles, elles peuvent être très simples comme très compliquées. Nous allons donner quelques exemples.

Pour entrer une fonction SI simple :

Entrez la formule =SI(condition; expression1; expression2), où condition est n‟importe quelle condition qui est ou vraie ou fausse, expression1 est la valeur de la formule si la condition est vraie, et expression2 est la valeur de la formule si la condition est fausse. Un exemple simple est =SI(A1<5; 10; "NA"). Notez que si au moins une des deux expressions n'est pas une valeur numérique, elle doit être entre guillemets comme dans l‟exemple.

Les conditions possibles sont

Supérieur

>

Supérieur ou égal

>=

Inférieur

<

Inférieur ou égale

<=

Égal

=

Différent

<>

Les opérantes peuvent être de tous types. Voici quelques exemples: a1<>A2 ; A12>=20 ; G15 <= 0 mais peuvent également être de type

A2<>"": le contenu de A2 différent de rien. Attention, si le chiffre 0 est contenu dans cette cellule, le résultat est vrai. Nous allons utiliser cette possibilité dans notre facture dans quelques secondes.

Exercice : Entrez les fonctions SI appropriées dans les colonnes C et D.

Pour chaque produit, si le stock est inférieur ou égal à 50 unités,

on commande un nombre suffisant d'unités afin de ramener le stock à 200

sinon on ne fait rien.

Produit

Stock

commande (oui ou non)?

# d'unités commandées

1

100

2

40

3

20

4

70

12.3. Utilisation des fonctions de recherche

Les tableaux de recherche sont utiles quand vous voulez comparer une valeur particulière à un ensemble de valeurs, et, en fonction de cette valeur, retourner un "résultat" donné. Il existe deux versions des tableaux de recherche : verticaux (RECHERCHEV) et horizontaux (RECHERCHEH). Le principe étant rigoureusement le même, nous étudierons uniquement la fonction RECHERCHEV. La fonction RECHERCHEV prend en compte trois arguments :

(1) la valeur particulière à comparer, (2) le tableau de recherche, contenant les différentes valeurs auxquelles il faut comparer la valeur particulière (cet ensemble de valeurs doit se trouver dans la colonne la plus à gauche du tableau de recherche) ainsi que les résultats correspondant à chacune de ces valeurs (dans les autres colonnes du tableau de recherche), (3) le numéro de la colonne du tableau de recherche où se trouve le résultat à donner. La fonction RECHERCHEV est souvent copiée vers le bas dans une colonne, il est donc généralement nécessaire que le second argument de la fonction soit une référence absolue ; il suffit pour cela d'attribuer un nom à la plage des cellules correspondant au tableau de recherche (Voir le paragraphe « utilisation des noms de plage »).

Exercice :

Entrez un tableau de recherche dans les colonnes O et P, et des fonctions RECHERCHEV dans la colonne C. On suppose que :

pour les commandes inférieures à 300 unités, le prix unitaire est de 3 F pour des commandes entre 300 et 400 unités, le prix unitaire est de 2.50 F pour des commandes de plus de 400 unités, le prix unitaire est de 2 F

(Faites défiler l'écran vers la droite pour voir la bonne réponse.)

Commande Qté achetée Coût total

1 373

2 475

3 459

4 441

5 238

6 349

7 344

8 203

12.4. Utilisation des tables de données

Les tables de données permettent de voir comment changent un ou plusieurs résultats lorsqu'on fait varier une ou deux entrées. Il existe deux types de tables de données : celles à une entrée (avec un ou plusieurs résultats) et celles à deux entrées (avec un seul résultat). Pour illustrer ce chapitre, nous utiliserons l'exemple suivant : M. Dupond achète une nouvelle voiture pour un montant de 120 000 F ; il verse un acompte de 30 000 F et paiera le reste à crédit, sur les 36 prochains mois au taux annuel de 8,5%. Nous pouvons nous intéresser à au moins deux résultats : le montant mensuel des remboursements et le total des intérêts versés.

Pour commencer, utilisons une table à une entrée, pour voir comment varie un seul résultat, ici le montant mensuel des remboursements, quand on fait varier le taux d'intérêt annuel :

Prix de la voiture

120 000 F

Table de données

Acompte

30 000 F

Taux d'intérêt

Paiement mensuel

Montant financé

90 000 F

2 841 F

Taux d'intérêt annuel

8,50%

8,00%

2 820 F

Nombre de mensualités

36

8,25%

2 831 F

 

8,50%

2 841 F

Paiement mensuel

2 841 F

8,75%

2 852 F

Montant des intérêts

12 279 F

9,00%

2 862 F

Pour créer la table ci-dessus :

Tout d'abord, entrez la formule du résultat dans la cellule E3 ( le paiement mensuel étant déjà calculé par la fonction PMT dans la cellule B7, il suffit d'entrer la formule =B7 dans la cellule E3). Entrez une suite de taux d'intérêt dans la colonne D en démarrant à la cellule D4. Ensuite, sélectionnez la table entière, c'est-à-dire la plage D3:E8 et utilisez le menu Données/Table en mettant B4 pour la « cellule d'entrée en colonne » (il n'y a pas de cellule d'entrée en ligne, donc laissez l'espace correspondant vide).

( Formules :

en B3 : = B1-B2

en B7 : = VPM(B4/12 ; B5 ; -B3)

en B8 : = B7*B5-B3 )

Que se passe-t-il quand vous faites ça ? Excel prend chaque taux d'intérêt de la colonne D, le substitue dans la cellule d'entrée en colonne que vous avez désignée (ici la cellule B4), recalcule la formule de la cellule E3 (cellule grisée) avec ce nouveau taux d'intérêt, et enregistre le résultat dans la table de données.

Remarque : nous utilisons ici une « cellule d'entrée en colonne » car les différentes entrées possibles (taux d'intérêt) sont listées en colonne.

Il est également possible d'enregistrer plusieurs résultats dans les tables à une entrée.

Regardons l'exemple ci-dessous, dans lequel l'entrée est toujours le taux d'intérêt, mais cette fois nous considérons deux résultats : le paiement mensuel et le total d'intérêts payés. Cette table est construite exactement de la même façon que la précédente, mais maintenant la plage est D3:F8.

Prix de la voiture

120 000 F

Table de données

Table de données

 

Acompte

30

000 F

Taux d'intérêt

Paiement mensuel

Montant intérêts

Montant financé

90

000 F

   

2

841 F

12 279 F

Taux d'intérêt annuel

 

8,50%

8,00%

2

820 F

11

530 F

Nombre de mensualités

 

36

8,25%

2

831 F

11

904 F

   

8,50%

2

841 F

12

279 F

Paiement mensuel

2 841 F

8,75%

2

852 F

12

655 F

Montant des intérêts

12

279 F

9,00%

2

862 F

13

031 F

Exercice :

Créez une table à une entrée qui montre l'évolution du montant des mensualités et du montant des intérêts lorsqu'on fait varier le nombre de mensualités (cellule B5) de 12 à 48 (en augmentant de 12 à chaque fois) (Faites défiler l'écran vers la droite pour voir la réponse correcte)

Prix de la voiture

20 000 F

Acompte

5 000 F

Montant financé

15 000 F

Taux d'intérêt annuel

8,50%

Nombre de mensualités

36

Paiement mensuel

474 F

Montant des intérêts

2 046 F

Les tables à deux entrées vous permettent de faire varier deux paramètres, une en ligne et l'autre en colonne, et d'enregistrer un résultat unique dans la table.

Pour illustrer ce cas, la feuille qui suit vous montre comment évolue le montant des mensualités lorsqu'on fait varier le taux d'intérêt annuel et le montant de l'acompte.

Prix de la voiture

120 000 F

Table des paiements mensuels
Table des paiements mensuels

Table des paiements mensuels

 

Acompte

30

000 F

2 841 F

20 000 F

30 000 F

40 000 F

Montant financé

90

000 F

8,00%

3

134 F

2

820 F

2

507 F

Taux d'intérêt annuel

 

8,50%

8,25%

3

145 F

2

831 F

2

516 F

Nombre de mensualités

 

36

8,50%

3

157 F

2

841 F

2

525 F

   

8,75%

3

168 F

2

852 F

2

535 F

Paiement mensuel

2 841 F

9,00%

3

180 F

2

862 F

2

544 F

Montant des intérêts

12

279 F

   

12.5.

Pour enregistrer des macros simples

Une macro est une suite d'instructions (programme) qui permet d'automatiser différentes tâches sur Excel. Microsoft a développé un langage de programmation, le VBA (Visual Basic for Applications) pouvant servir à développer des macros sur Excel et d'autres applications de Microsoft Office. L'apprentissage de ce langage nécessite beaucoup d'heures de travail, mais il n'est pas nécessaire pour enregistrer des macros simples. Les macros sont pratiques pour automatiser des tâches que vous effectuez souvent. En effet, une fois enregistrée, la macro peut être associée à un bouton que vous pouvez placer dans la barre d'outils. Ainsi, à chaque fois que vous aurez besoin d'effectuer une tâche, il suffira de cliquer sur le bouton correspondant.

1.

Allez sur l‟enregistreur de macros (avec le menu Outils/Macro/Nouvelle macro).

 

2.

Donnez un nom approprié à la macro dans l'espace réservé.

 

3.

Sous

le

menu

« Enregistrer

la

macro

dans »,

cliquez

sur

« Classeur

de

macros

personnelles » puis sur « OK ». Ceci enregistre votre macro dans un fichier appelé « Perso.xls ».

4.

Attention ! A partir de cet instant, toute action effectuée sera enregistrée.

 

5.

Une fois la suite d'actions terminée, cliquez sur le carré « stop » bleu (ou avec le menu Outils/Macro/Arrêter l'enregistrement). Cela met fin à l‟enregistrement de la macro.

6.

Pour vérifier si la macro fonctionne correctement, sélectionnez une ou plusieurs case(s) et faites tourner la macro. Pour cela, utilisez le menu Outils/Macro/Macros, cliquez sur le nom de la macro enregistrée à l‟instant, et cliquez sur le bouton Exécuter.

Exercice :

Enregistrez une macro qui encadre en bleu la ou les cellules sélectionnées et testez la.

( Pour cela, utilisez le menu Format/Cellule)

13.Atelier 0 :Notions de base

Exercice 1 : Calcul du TVA en utilisant les références absolues

Exercice 2 : Calcul des notes en utilisant les Références mixtes

2 : Calcul des notes en utilisant les Références mixtes La cellule E2 (figure3) contient la

La cellule E2 (figure3) contient la formule = Exercice 3 :

Calculer le bénéfice mensuel pour chaque ville sachant toutes les villes reçoit les mêmes Qte

 

prix de vente

25

31

29

 

Prix achat

Qte

Marrakech

Casa

Rabat

     

=$C4*(D$1-

   

Janvier

23

256

$B4)

Fev

20

2635

     

Mars

19

656

     

Avril

21

256

     

Mai

18

656

     

Juin

19

23

     

Exercice 4 : Les frais perçus sur votre carte de crédit dépendent de vos achats faits tout au long de l'année avec votre carte. Si vos dépenses sont inférieures ou égales à 1'000 DH, la banque vous facture 50DH.- par année. Sinon c'est gratuit !

Calculer pour chaque année si la taxe est perçue par la banque ou non.

Année

Dépenses

A payer

2000

650.00

 

2001

850.00

 

2002

740.00

 

2003

1,100.00

 

2004

1,550.00

 

2005

1,420.00

 

2006

840.00

 

2007

1,200.00

 

2008

1,350.00

 

Refaire l‟exercice avec les règles qui suivent :

La banque vous facture 50DH.- si vos dépenses sont inférieures à 1000DH

La banque vous facture 25DH.- si vos dépenses sont entre 1000 et 2000

Si vos dépenses sont >2000 c'est gratuit !

14.Les formulaires sous Excel

Soit la liste des salaires

 

DATE

SALAIRE

NO AVS

NOM

ENTREE

BRUT

100

DRAK

23 janv. 83

10,000

110

LEDEB-HOCHET

12 févr. 97

8,000

120

HAULIT

25 août 91

8,000

130

DE PAUL

15 nov. 93

9,000

140

HIBULAIRE

16 mars 98

10,000

150

FERNAL

23 janv. 73

25,000

160

TRANSEN

12 févr. 87

15,000

170

LESBAINS

25 août 91

6,000

180

PASBON

15 nov. 87

8,000

190

HACHOU

16 mars 00

7,000

200

MAGNE

14 mai 01

15,000

En utilisent la fonction recherche V créer un formulaire qui permet d‟afficher les données du numéro saisie.

Num

NO M

Num NO M DATE SALAIRE
Num NO M DATE SALAIRE

DATE

SALAIRE

Num NO M DATE SALAIRE
Num NO M DATE SALAIRE

Chapitre IV : Mise en page

14.1. La mise en forme automatique

Lorsque vous définissez les options sous l‟onglet Mise en forme automatique au cours de la frappe, Excel peut mettre en forme du texte automatiquement en même temps que vous le tapez dans votre feuille de calcul.

1. Cliquez sur l‟onglet Fichier.

2. Sous Aide, cliquez sur Options.

3. Cliquez sur Vérification.

4. Sous Options de correction automatique, cliquez sur Options de correction automatique.

5. Cliquez sur l‟onglet Mise en forme automatique au cours de la frappe.

6. Sélectionnez ou désélectionnez les cases à cocher des options que vous souhaitez activer ou désactiver. Pour plus d‟informations sur les options, voir la section ci- dessous.

que vous souhaitez activer ou désactiver. Pour plus d‟informations sur les options, voir la section ci

14.2.

La mise en forme conditionnelle

La mise en forme conditionnelle met rapidement en surbrillance les informations importantes dans une feuille de calcul. Mais, parfois, les règles de mise en forme prédéfinies ne vont pas suffisamment loin. L‟ajout de votre propre formule à une règle de mise en forme conditionnelle optimise votre productivité en vous permettant d‟accomplir des choses non permises par les règles prédéfinies.

Supposons par exemple que vous effectuiez le suivi des anniversaires de vos patients en dentisterie pour déterminer quels sont les anniversaires à venir, puis pour indiquer les patients ayant reçu une carte d‟anniversaire de votre part.

Dans cette feuille de calcul, nous voyons les informations voulues en utilisant la mise en forme conditionnelle, reposant sur deux règles contenant chacune une formule. La première règle, dans la colonne A, met en forme les anniversaires à venir, et la règle dans la colonne C met en forme les cellules dès que « O » est entré pour indiquer que la carte d‟anniversaire a été envoyée.

indiquer que la carte d‟anniversaire a été envoyée. Pour créer la première règle : 1. Sélectionnez

Pour créer la première règle :

1. Sélectionnez les cellules A2 à A7. Pour cela, faites glisser le pointeur de A2 vers A7.

2. Ensuite, cliquez sur Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle.

3. Dans la boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme, cliquez sur Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué.

4. Sous Appliquer une mise en forme aux valeurs pour lesquelles cette formule est vraie, tapez la formule : =A2>AUJOURDHUI()

La formule utilise la fonction AUJOURDHUI pour déterminer si les dates dans la colonne A sont postérieures à aujourd‟hui (dans le futur). Si c‟est le cas, les cellules sont mises en forme.

1.

Cliquez sur Format.

2. Dans la zone Couleur, sélectionnez Rouge. Dans la zone Style, sélectionnez Gras.

3. Cliquez sur OK à plusieurs reprises pour fermer toutes les boîtes de dialogue.

La mise en forme est appliquée à la colonne A.

Pour créer la deuxième règle :

1. Sélectionnez les cellules C2 à C7.

2. Répétez les étapes 2 à 4 ci-dessus et entrez la formule suivante : =C2="Y"

La formule effectue un test pour déterminer si les cellules dans la colonne C contiennent « O » (les guillemets entourant le « O » indiquent à Excel qu‟il s‟agit de texte). Si c‟est le cas, les cellules sont mises en forme.

1. Dans la zone Couleur, sélectionnez Blanc. Dans la zone Style, sélectionnez Gras.

2. Cliquez sur l‟onglet Remplissage et sélectionnez Vert.

La mise en forme est appliquée à la colonne C.

Chapitre IV : Fonctionnalités avancées de Ms Excel

15.Les MACROS simples

Les MACROS sont des programmes écrits en Visual Basic, qui servent à automatiser des tâches. Nous allons écrire 2 macros :

TRIsexe qui trie la liste des enfants selon le sexe

TRIage qui trie la liste des enfants par âge décroissant

Méthode :

La feuille ExoMacros contient les données relatives aux enfants. Ce sont ces données que l‟on va trier par macros.

Enregistrement de la macro

Utiliser le menu Outils Enregistrer une macro ; la nommer TRIsexe

Attention : éviter toute erreur car toute action est maintenant enregistrée.

Sélectionner une cellule de la liste à trier (par exemple C10)

Utiliser le menu Données Trier

Indiquer le critère de tri

Arrêter l‟enregistrement (petit rectangle noir ou menu Outils)

Création d’un bouton appelant la macro

Afficher la barre d‟outils Dialogue

Faire le choix “ bouton ” et positionner le bouton en début de feuille (cliquer, glisser, lâcher)

associer le bouton à la macro précédente

(utiliser le menu Afficher)

16. TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES

Introduction

Les tableaux croisés dynamiques sont des outils d'analyse de données.

A partir d'une liste, vous pouvez, par l'intermédiaire de l'assistant tableau croisé dynamique, effectuer des statistiques par catégories. Les tableaux croisés dynamiques sont automatiquement mis à jour lorsque la liste dont ils dépendent est modifiée. Un tableau croisé dynamique ne modifie pas votre liste mais utilise ses éléments pour construire une nouvelle feuille.

Ils permettent d‟exploiter, de réorganiser et de synthétiser une liste de données.

Ouvrir la base : suivi_commercial. qui se trouve dans le dossier \mes sources de données

NOM

REGION

DATE ENTREE

NIVEAU ETUDES

C.A.

BERETTA

POITOU

1991

BAC+2

0

BERTRAND

POITOU

1989

BAC

124000

DUPOND

AQUITAINE

1991

LICENCE

213000

DUTOUR

PICARDIE

1991

LICENCE

12000

LAFLEUR

RHONE-ALPES

1989

BAC

145000

LAMBERT

PICARDIE

1987

BAC

86000

LEVY

RHONE-ALPES

1990

DESS

192500

LORIENT

PICARDIE

1990

BAC

276000

MOSER

RHONE-ALPES

1991

BAC+2

77000

PHILIBERT

PROVENCE

1989

BAC

44000

RIVOIRE

AQUITAINE

1989

LICENCE

144000

ROBERT

LIMOUSIN

1990

BAC+2

101000

STORM

RHONE-ALPES

1991

BAC+2

212000

DUPOND

PICARDIE

1990

BAC

98000

DURAND

RHONE-ALPES

1991

BAC+2

0

MALAVOIE

PROVENCE

1989

BAC

124000

MARTIN

PROVENCE

1987

DESS

100500

DUVAL

AQUITAINE

1989

BAC+2

189000

Pour analyser l'activité commerciale des Régions, on désire réaliser un tableau mentionnant la somme du Chiffre d'Affaires par Région et par Niveau d'études. C‟est à dire un tableau croisé s‟approchant du tableau suivant :

Somme C.A.

NIVEAU

       

ETUDES

REGION

BAC

BAC+2

DESS

LICENCE

Total

AQUITAINE

 

189000

 

357000

546000

LIMOUSIN

 

101000

   

101000

PICARDIE

460000

   

12000

472000

POITOU

124000

0

   

124000

PROVENCE

168000

 

100500

 

268500

RHONE-ALPES

145000

289000

192500

 

626500

Total

897000

579000

293000

369000

2138000

Méthode. Pour cela, activez la première cellule de la liste.

Dans l‟onglet Insertion du groupe Tableau, Cliquez sur le bouton Tableau croisé dynamique

Tableau , Cliquez sur le bouton Tableau croisé dynamique Il apparaît la boite de dialogue :

Il apparaît la boite de dialogue :

Créer un tableau croisé dynamique

Excel détecte automatiquement votre liste et affiche les références.

Cliquez sur OK.

votre liste et affiche les références. Cliquez sur OK . Note : On peut modifier cette

Note : On peut modifier cette zone en cliquant sur la feuille de calcul et en sélectionnant la zone concernée.

Il apparaît une nouvelle fenêtre, dans une nouvelle feuille.

Choisir les champs à choisir pour le rapport.

Chacun des champs de votre liste apparaît sous la forme d‟une case à

les champs à choisir pour le rapport. Chacun des champs de votre liste apparaît sous la

cocher. Vous devez cocher les champs que vous vous faire apparaître dans le tableau croisé dynamique à gauche.

Pour définir les étiquettes de lignes, cliquez sur la case du champ concerné. Faites-le glisser vers la zone ETIQUETTES DE LIGNE. Pour définir les étiquettes de colonnes, cliquez sur la case du champ concerné et faites-le glisser vers la zone ETIQUETTES DE COLONNE. Pour définir le champ valeur, cliquez sur la case du champ concerné et faites le glisser vers la Zone VALEURS. Ici on glisse donc C.A. vers VALEURS. Note : Si vous souhaitez que soit utilisée une autre fonctions (Moyenne, Maximum, etc.), Double-cliquez sur le champ "VALEURS". Une nouvelle boîte de dialogue apparaît. Dans Paramètres des champs de valeurs, choisir dans la liste synthèse par fonction souhaitée. Etc. Validez par OK. Excel crée et affiche votre tableau.

dans la liste synthèse par fonction souhaitée. Etc. Validez par OK . Excel crée et affiche

17. REMPLACEMENTS, TRIS, FILTRES

Vous ayez une base de données importante à gérer. Il s‟agit de personnes qui sont à la retraite, qui pratique (ou non) une activité sportive, qui voyage (ou non) et à qui vous avez soumis un questionnaire.

Récupérer la base : suivi_commercial.xls elle se trouve être dans le Test Excel01.

Exercice 01 (Rechercher /Remplacer)

On veut corriger l‟orthographe du mot « TUT » en « DUT »

veut corriger l‟or thographe du mot « TUT » en « DUT » 1. Utiliser l‟outil

1. Utiliser l‟outil recherche / Remplacer pour réaliser cette opération.

2. Combien de replacements ont été effectuées ?

2. Combien de replacements ont été effectuées ? Exercice 02 (Tris & Sous-totaux) 1. Faire une

Exercice 02 (Tris & Sous-totaux)

1. Faire une copie de la base dans une nouvelle feuille :

Pour cela Sélectionner Tout (Ctrl + A). Puis Copier (Ctrl + C). Activer la feuille suivante par Clic Gauche sur Feuille 1 (S‟il le faut créer une nouvelle feuille avec le bouton : créer une nouvelle feuille). Coller la base dans cette feuille (Ctrl + V)

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une nouvelle feuille avec le bouton : créer une nouvelle feuille ). Coller la base dans
une nouvelle feuille avec le bouton : créer une nouvelle feuille ). Coller la base dans

2.

Trier la base suivant trois critères successifs : par Activité sportive, puis dans une même activité par le nom, puis avec le même nom par le prénom.

3. Sur la cette base triée, faire des Sous-Totaux faisant apparaître le nombre de participants par activités et les cotisations récoltées par activités.

activités et les cotisations récoltées par activités. Exercice 03 (Tris & Sous-totaux) On va faire apparaître

Exercice 03 (Tris & Sous-totaux)

On va faire apparaître s‟il y a des mois plus privilégiés que d‟autres pour les vacances.

1. Faire une copie de la base dans une nouvelle feuille.

2. Trier la base suivant le critère « mois préféré »

3. Sur la cette base triée, faire des Sous-Totaux faisant apparaître le nombre de fois qu‟un mois a été choisi.

4. Conclure

le nombre de fois qu‟un mois a été choisi. 4. Conclure Exercice 04 (Filtrage automatique) 1.

Exercice 04 (Filtrage automatique)

été choisi. 4. Conclure Exercice 04 (Filtrage automatique) 1. Faire une copie de la base dans

1. Faire une copie de la base dans une nouvelle feuille.

2. Faire apparaître par un filtrage automatique les personnes entre 60 (inclus) et 70 ans (inclus) qui ne pratiquent aucune activité. Pour cela on active le filtrage automatique. Puis utilise les boutons en forme de triangle situés à droite de chaque rubrique.

on active le filtrage automatique. Puis utilise les boutons en forme de triangle situés à droite
on active le filtrage automatique. Puis utilise les boutons en forme de triangle situés à droite

3.

Désactiver le filtre (par un Clic gauche sur Filtrer dans Trier et Filtrer de l‟onglet Accueil.

Exercice 05 (Filtrage automatique)

1. Faire apparaître par un filtrage automatique uniquement les personnes pratiquant le yoga et le taiji.

2. Faire d‟autres filtrages à votre convenance.

3. Désactiver le filtrage automatique (par un Clic gauche sur Filtrer dans Trier et Filtrer de l‟onglet Accueil . Le mot Filter ne doit plus être en orangé et les indicateurs de filtrage doivent disparaître)

orangé et les indicateurs de filtrage doivent disparaître) Exercice 06 (Filtrage avancé) 1. Faire une copie

Exercice 06 (Filtrage avancé)

doivent disparaître) Exercice 06 (Filtrage avancé) 1. Faire une copie de la b ase d‟origine dans

1. Faire une copie de la base d‟origine dans une nouvelle feuille.

2. Faire apparaître par un filtrage avancé (en faisant apparaître une zone de critères) les personnes de 70 ans et plus, qui pratiquent le yoga et qui partent en voyage.

3. Pour cela :

pratiquent le yoga et qui partent en voyage. 3. Pour cela : Définir en I1:K2 la

Définir en I1:K2 la zone de critère suivante :

Les intitulés en I1, J1 & K1 (Tranche d‟âge, Activité, Récente)) devront être obtenus par un Copier/Coller des cellules C1 & D1 & F1 pour qu‟il n‟y est pas d‟erreur. Utiliser le filtrage avancé avec le bouton Avancé du groupe Trier et Filtrer de l‟onglet Données.

Utiliser le filtrage avancé avec le bouton Avancé du groupe Trier et Filtrer de l‟onglet Données
Utiliser le filtrage avancé avec le bouton Avancé du groupe Trier et Filtrer de l‟onglet Données

Attention : on a coché Copier vers un autre emplacement et il a été indiqué la première cellule (I7) de l‟emplacement vers lequel la copie sera faite.

Le filtrage doit apparaître à côté de la base (celle-ci doit rester visible, Cf. illustration en dessous).

faite. Le filtrage doit apparaître à côté de la base (celle-ci doit rester visible, Cf. illustration

18.FONCTIONS BASES DE DONNEES

L'analyse rapide des données à l'aide d'un tableau croisé dynamique est pratique mais, parfois, ne peut satisfaire tous les besoins que ce soit en termes de mise en page des tableaux ou de complexité de certaines synthèses de données. Les tableurs OpenOffice Calc et Microsotf Excel contiennent des fonctions d'analyse des données très utiles pour créer des tableaux de synthèse personnalisés offrant en outre des possibilités de mise en forme plus souple que les tableaux croisés dynamiques.

Création de notre première formule

Placez vous sur la feuille Analyse, sélectionnez la cellule B3 et activez l'assistant fonctions :

la cellule B3 et activez l'assistant fonctions : Comme nous voulons calculer la somme des ventes

Comme nous voulons calculer la somme des ventes nous allons utiliser la fonction BDSOMME. Sélectionnez celle-ci et cliquez sur suivant. Placez le curseur dans le champ Base de données ou cliquez sur le bouton Réduire à droite de ce champ:

o Cliquez sur l'onglet de la feuille Base et sélectionnez toute la base de données.

o

Cliquez sur l'onglet de la feuille Base et sélectionnez toute la base de données.

o

Indiqué l‟indice du champ concerné

o

Finalement les critères

Un exemple simple

On souhaite avoir la somme par/jours

Jours

Montant

lundi

50

 

jours

 

Jeudi

10

lundi

90

lundi

30

mardi

29

mercredi

20

mercredi

20

Jeudi

15

jeudi

25

mardi

11

vendredi

99

vendredi

99

samedi

27

mardi

18

lundi

10

samedi

12

samedi

15

On utilisant BDSOMME avec =BDSOMME(_BD,2,A1:A2)

19.Fonction 3D

Excel réalise des calculs dans une feuille de calculs mais il est également possible de lui demander de réaliser des calculs au travers de plusieurs feuilles de calculs ; c‟est ce qui s‟appelle des fonctions à 3 dimensions ou fonction 3D.

Imaginons que vous ayez un classeur qui contient une feuille par mois et une autre qui va faire la synthèse de l‟année. Dans la feuille Année, vous voulez calculer en B3 la somme du chiffre d‟affaires annuel.

L‟erreur commise dans un tel cas de figure est de sélectionner chacune des feuilles, une par une et d‟additionner la cellule pour avoir au final une formule qui ressemble a ceci :

=Janvier!B3+Février!B3+Mars!B3+ …

qui ressemble a ceci : =Janvier!B3+Février!B3+Mars!B3+ … Même si le calcul sera au final juste, sa

Même si le calcul sera au final juste, sa mise en place est d‟une lourdeur absolue et peu de personnes s‟aventureront à refaire cette formule plusieurs fois.

19.1. Réalisation d’une formule 3D

Une analyse rapide de la formule précédente nous permet de constater que nous additionnons systématiquement la cellule B3 de chaque feuille.

Donc, nous allons créer une formule qui va additionner toutes les cellules B3 entre les

Donc, nous allons créer une formule qui va additionner toutes les cellules B3 entre les feuilles Janvier jusqu‟à Décembre, un peu comme si vous aviez la possibilité de lire au travers des feuilles.

Pour réaliser ce calcul facilement, vous allez écrire dans la cellule B3 de la feuille Résultat Annuel le début de la fonction SOMME et en sélectionnant la cellule B3 dans la feuille Janvier. Votre formule commence donc de la façon suivante :

=SOMME(Janvier!B3

C’est maintenant que tout se joue. Vous allez appuyer sur la touche Shift et sélectionner la feuille Décembre. Cette manipulation a pour résultat de transformer la formule comme suit

=SOMME(„Janvier:Décembre‟!B3

Le symbole : entre les Janvier et Décembre signifie que vous sélectionnez toutes les feuilles de votre classeur entre Janvier et Décembre.

Terminez votre formule en fermant la parenthèse et en appuyant sur entrée.

=SOMME(„Janvier:Décembre‟!B3)

20. Le mode Plan

Lorsqu‟une feuille de calcul contient des données similaires, il est possible de les regrouper et de les synthétiser en utilisant le mode Plan d‟Excel. Nous allons raisonner sur une feuille qui contient les ventes mensuelles de trois produits par cinq vendeurs. Les ventes totales de chaque produit sont calculées dans des lignes de totaux.

Pour créer un plan, cliquez sur une cellule contenant une donnée, sélectionnez l‟onglet Données dans le Ruban, cliquez sur la flèche sous l‟icône Grouper dans le groupe Plan, puis sélectionnez Plan automatique dans le menu. Les groupes de données sont représentés par des crochets dans la marge gauche et/ou supérieure de la feuille.

dans la marge gauche et/ou supérieure de la feuille. Pour masquer les données détaillées, cliquez sur

Pour masquer les données détaillées, cliquez sur l‟icône « – ». Pour afficher les données masquées, cliquez sur l‟icône « + ». Enfin, pour désactiver le mode Plan, basculez sur l‟onglet Données du Ruban, cliquez sur la flèche sous l‟icône Dissocier et choisissez Effacer le plan dans le menu.

Si nécessaire, vous pouvez créer un rapport de synthèse graphique en utilisant les informations affichées dans le mode Plan :

1. Masquez les données détaillées en cliquant sur les icônes « » ;

2. Sélectionnez les données affichées en mode Plan ;

3. Basculez sur l‟onglet Insertion dans le Ruban ;

4. Choisissez un type de graphique dans le groupe Graphique : Colonne, Ligne, Secteurs, Barres, etc.

21.Protéger les éléments d’une feuille de calcul

1. Sélectionnez la feuille de calcul que vous souhaitez protéger.

2. Pour déverrouiller les cellules ou les plages que d‟autres utilisateurs pourront modifier, procédez comme suit :

a. Sélectionnez chaque cellule ou plage que vous souhaitez déverrouiller.

b. Dans le groupe Cellules de l‟onglet Accueil, cliquez sur Format, puis sur Format de cellules.

, cliquez sur Format , puis sur Format de cellules . c. Sous l‟onglet Protection ,

c. Sous l‟onglet Protection, désactivez la case à cocher Verrouillé, puis cliquez sur OK.

3. Pour masquer les formules que vous désirez rendre invisibles, procédez comme suit :

a. Dans la feuille de calcul, sélectionnez les cellules contenant les formules que vous souhaitez masquer.

b. Dans le groupe Cellules de l‟onglet Accueil, cliquez sur Format, puis sur Format de cellules.

c. Sous l‟onglet Protection, activez la case à cocher Masqué, puis cliquez sur OK.

4. Pour déverrouiller les objets graphiques (par exemple des images, des cliparts, des formes ou des graphiques Smart Art) que les utilisateurs doivent pouvoir modifier, procédez comme suit :

a. Cliquez sur chaque objet graphique que vous voulez déverrouiller en maintenant la touche Ctrl enfoncée. Cette action affiche les Outils d’image ou les Outils de dessin, en ajoutant l‟onglet Format.

Conseil

Vous pouvez également utiliser la commande Atteindre pour

sélectionner rapidement tous les objets graphiques dans une feuille de calcul. Sous l‟onglet Accueil, dans le groupe Édition, cliquez sur Rechercher et sélectionner, puis sur Atteindre. Cliquez sur Cellules, puis sur Objets.

b. Dans le groupe Taille de l‟onglet Format, cliquez sur le lanceur de boîte de

dialogue

Format , cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue en regard de Taille . c.

en regard de Taille.

c. Dans l‟onglet Propriétés, désactivez la case à cocher Verrouillé, puis cliquez sur OK.

Remarque

pour qu‟il remplisse sa fonction. Vous pouvez déverrouiller des graphiques incorporés, des zones de texte et d‟autres objets créés à l‟aide des outils de dessin pour que les utilisateurs puissent les modifier.

Il n‟est pas nécessaire de déverrouiller un bouton ou un contrôle

5. Sous l‟onglet Révision, dans le groupe Modifications, cliquez sur Protéger la feuille.

groupe Modifications , cliquez sur Protéger la feuille . 6. Dans la liste Autoriser tous les

6. Dans la liste Autoriser tous les utilisateurs de cette feuille à, sélectionnez les éléments que les utilisateurs pourront modifier.

22.Sécuriser les documents.

Il est parfois indispensable de vouloir protéger des données sensibles, le tableur de Microsoft embarque cette fonctionnalité sous Excel version 2010.

o Étape 1: Ouvrez le fichier Excel que vous souhaitez protéger par un mot de passe.

o Étape 2 : Cliquez ensuite sur le menu Fichier situé sur la barre supérieure

o

Étape 2: Cliquez ensuite sur le menu Fichier situé sur la barre supérieure d'Excel.

o

Étape 3: Cliquez ensuite sur l'icône Protéger le classeur situé dans l'onglet Autorisations. Choisissez alors Chiffrer avec mot de passe.

. Choisissez alors Chiffrer avec mot de passe . o Étape 4 : Tapez ensuite deux

o Étape 4: Tapez ensuite deux fois votre mot de passe dans les menus proposés et le tour est joué, votre fichier est protégé !

Vous pouvez maintenant protéger par mot de passe un fichier Excel en quelques clics !

Vous pouvez maintenant protéger par mot de passe un fichier Excel en quelques clics !

23.Créer et utiliser un modèle

Un modèle peut vous faire gagner du temps dans la mise en place d‟un fichier (plus besoin de supprimer les données antérieures) et vous permettre de standardiser un tableau et de le diffuser à d‟autres utilisateurs sans crainte de le voir transformer.

23.1. Créer un modèle :

La création d‟un modèle est très simple. Vous construisez votre fichier Excel avec l‟ensemble des éléments que vous souhaitez pour les formats, les couleurs, mais aussi les formules de calculs et les macros éventuelles dont vous avez besoin.

Comme tout fichier, une fois terminé, vous allez l‟enregistrer et c‟est là que tout se fait.

Dans le menu Office, cliquez sur Enregistrez-sous

- Choisissez un nom de fichier

- Dans le menu déroulant du type de fichier, choisissez Modèle Excel (.xltx pour un modèle simple ou .xltm pour un modèle avec macro).

Le dossier se modifie automatiquement pour se placer dans le répertoire des modèles Office pour vous permettre de l‟obtenir rapidement par la suite.

le répertoire des modèles Office pour vous permettre de l‟obtenir rapidement par la suite. Enregistrer modèle

Enregistrer modèle

23.2.

Utiliser un modèle :

La feuille vierge est un modèle de document. Quand vous voulez l‟utiliser, vous cliquer sur nouveau fichier. Pour un modèle, c‟est la même chose.

Dans le menu Office, cliquer sur Nouveau et une fenêtre s‟ouvre.

Vous aurez le choix entre :

- Vierge et récent : vous y retrouvez le classeur vierge et les derniers modèles utilisés.

- Modèles installés : ce sont les modèles que vous avez récupérés de vos collègues ou sur Internet

- Mes modèles : il s‟agit du dossier où vous avez enregistré vos modèles

- Créer à partir d‟un document existant : un modèle sera défini à partir d‟un classeur classique.

- Microsoft Office Online : par catégorie, vous trouverez un nombre important de modèles de documents via Microsoft Office Online.

Online : par catégorie, vous trouverez un nombre important de modèles de documents via Microsoft Office

Quand vous aurez fait votre choix, un nouveau fichier sera créé, qu‟il vous faudra sauvegarder par la suite pour conserver les données que vous aurez entrées.

Comme vous le voyez, l‟utilisation des modèles est assez simple et plutôt utile. Vous pouvez trouver une quantité importante de modèles sur le net et, si vous ne les connaissez pas encore, les sites de Microsoft Office Online et la Spreadsheet zone sont vivement conseillés. Idéal pour de la clé en main ou de l‟inspiration.

24.Illustration Graphique

Avec Microsoft Office Excel 2010, vous pouvez créer un Graphique en histogrammes et lui donner une apparence moderne séduisante.

et lui donner une apparence moderne séduisante. Ce dernier est utile pour comparer les points de

Ce dernier est utile pour comparer les points de données

Dans une ou plusieurs séries de données.

de données Dans une ou plusieurs séries de données. Ajuster les données sources. Lorsque vous créez

Ajuster les données sources.

Lorsque vous créez un tableau de chiffres, il arrive régulièrement que vous deviez ajouter de nouvelles données, soit en lignes, soit en colonnes.

Sous Excel 2007 et 2010, il existe une nouvelle fonctionnalité qui permet de faire cette manipulation très simplement et directement : la mise en forme de tableau. Il s'agit donc de sélectionner la plage, de la mettre sous forme de tableau (onglet Accueil) et ensuite de

lier ce tableau à un graphique. Dès lors, tout ajout de ligne ou de colonne, sera automatiquement ajouté au tableau et au graphique.

Format de graphique personnalisé

1. Dans Excel, basculez vers la feuille de graphique qui contient le graphique exemple.

2. Sur le ruban, cliquez sur l'onglet Création, puis cliquez sur Enregistrer comme modèle dans le groupe Type .

3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer le modèle de graphique, tapez mon graphique personnalisé dans la zone Nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

Appliquer un format de graphique personnalisé à un autre exemple de graphique

1. Dans Excel, créer une nouvelle feuille de calcul. Entrez des Sélectionnez les cellules A1 à B4 et appuyez sur la touche F11.

2. Sur le ruban, cliquez sur l'onglet Création et puis cliquez sur Modifier le Type de graphique dans le groupe Type

3. Dans la boîte de dialogue Modifier le Type de graphique, cliquez sur modèles dans le volet gauche, cliquez sur mon graphique personnalisé dans le volet droit et puis cliquez sur OK.

25.Appliquer un sous-total

Pour appliquer un sous total, sélectionnez les statistiques en cliquant à l'intérieur du tableau, puis, dans

l'onglet Données, cliquez sur Sous-totaux, la boite de dialogue ci-contre apparaît alors.

Dans la zone À chaque changement de : choisissez le champ selon lequel les données seront

regroupées pour être totalisées. Ici, les statistiques seront calculées par pays.

Dans la zone Utiliser la fonction : sélectionnez la fonction mathématique souhaitée. Ici les valeurs

seront additionnées.

Dans la zone Ajouter un sous-total à : choisissez le champ auquel sera appliquée la fonction

mathématique sélectionnée précédemment. Ici, ce sont les chiffres d'affaires (CA) qui seront

additionnés.

Note : le bouton Supprimer tout permet d'effacer les sous-totaux présents dans une feuille.

25.1. visualiser des sous-totaux

À leur création, les sous-totaux apparaissent tels qu'illustrés ci-contre à gauche, c'est à dire avec le

maximum de détails.

On observe le total général des ventes, ainsi que le total de la France et celui de l'Italie. Pour chaque

pays, figure une ligne de statistiques par date de vente et par produit.

Les boutons 1, 2 et 3 situés en haut à gauche de la feuille permettent de visualiser plus ou moins de

détails sur les statistiques présentées.

Les boutons + et - de la colonne de gauche permettent de développer un niveau de sous-total pour l'afficher en détail, ou, au contraire, de ne montrer que son total général.

Les illustrations ci-dessous montrent ces différentes possibilités.

contraire, de ne montrer que son total général. Les illustrations ci-dessous montrent ces différentes possibilités. 72

72

contraire, de ne montrer que son total général. Les illustrations ci-dessous montrent ces différentes possibilités. 72
73

26. Impression : répétition des titres

lorsque vous imprimez un tableau, les titres des colonnes et des lignes ne s‟impriment que sur les premières pages. Si votre tableau s‟étale sur plusieurs pages, il peut alors être difficile de voir du premier coup d‟œil à qui correspondent les colonnes et les lignes, heureusement, pour plus de clarté, Excel pour permet de répéter les titres sur chaque page.

Excel pour permet de répéter les titres sur chaque page.  Cliquez sur l‟onglet « Mise

Cliquez sur l‟onglet « Mise en page »

Cliquez sur la commande « imprimer les titres »

Dans la zone lignes à répéter en haut, sélectionnez les lignes à répéter sur toutes les pages .

Faites de même si besoin pour les colonnes à répéter dans le champ colonnes à répéter à gauche

27.Consolidation

Pour regrouper les données issues de plusieurs feuilles de calcul, vous utiliserez la technique dite de « consolidation ».

Par exemple, supposons que vous souhaitiez ajouter les chiffres d‟affaires mensuels des filiales d‟une entreprise. Chacune des filiales vous fournit une feuille de calcul ayant la même structure :

Corp1, Corp2 et Corp3. Les données seront consolidées dans la feuille de calcul Corp qui contient la structure des autres feuilles, mais aucune donnée.

Ouvrez les quatre feuilles de calcul et réorganisez-les pour qu‟elles se partagent l‟espace de travail d‟Excel. Pour ce faire, sélectionnez l‟onglet Affichage dans le Ruban, cliquez sur Réorganiser tout, sélectionnez Mosaïque et validez en cliquant sur OK.

, sélectionnez Mosaïque et validez en cliquant sur OK . Sélectionnez la plage de cellules dans

Sélectionnez la plage de cellules dans laquelle doit être effectuée la consolidation. Ici, la plage B2:D4 de la feuille Feuil1 dans le classeur Corp.

Sélectionnez l‟onglet Données dans le Ruban, puis cliquez sur l‟icône Consolider dans le groupe Outils de données. Cette action affiche la boîte de dialogue Consolider. La valeurSomme est automatiquement sélectionnée dans la liste déroulante Fonction