Tugas Manajemen Sumber Daya Manusia

Analisis Pelatihan

Disusun Oleh
Nama : Hadi Saputra (167122013)
Fuad Khalis (167122034)

PROGRAM PASCA SARJANA

MAGISTER S2 ILMU ADMINISTRASI PUBLIK
UNIVERSITAS ISLAM RIAU
PEKANBARU
2017
 ANALISIS BEBAN KERJA
SEBAGAI DASAR PERENCANAAN KEBUTUHAN SDM

1. PENDAHULUAN

Untuk mencapai kinerja Sumber Daya Manusia (SDM) yang optimal membutuhkan
setidaknya tiga pilar utama. Pertama, teknologi yang mendukung pelaksanaan kerja.
Kedua, budaya kerja yang mengarah pada budaya professional. Ketiga, sistem kerja yang
dapat mendorong terciptanya semangat kerja. Membangun tiga hal tersebut bukanlah hal
yang mudah karena membutuhkan dana, komitmen, semangat dan konsistensi. Salah satu
titik kritis dan strategis dalam peningkatan kinerja SDM adalah workload analysis atau
analisa beban kerja. Dari sinilah kemudian berkembang berbagai teori dan turunannya
seperti Full Time Equivalent Employment dan masih banyak lagi.
Karena posisi strategisnya, beban kerja mampu mempengaruhi KPI dan strategic
iniciative yang pada akhirnya mempengaruhi hasil dari individual/group performance.
HR Planning atau man power planning baik jangka pendek maupun jangka panjang juga
tidak akan lepas dari analisis beban kerja. Analisisnya cukup sederhana, pembagian
beban kerja pada setiap individu/group akan mempengaruhi man power planning
sehingga berpengaruh pula dalam recruitment baik internal maupun eksternal dan
akhirnya pada corporate planning. Workload analysis cukup mendapat perhatian yang
serius karena pada prinsipnya bertujuan untuk membuat proses organisasi lebih efektif
dan efisien.
2. TUJUAN

Tujuan kajian ini adalah untuk memahami proses identifikasi beban kerja yang
selanjutnya dapat menjadi dasar bagi organisasi untuk memahami kebutuhan organisasi
dan atau departemen dalam merencanakan kebutuhan SDM.
3. TINJAUAN TEORI
A. Perencanaan SDM
Berbicara tentang perencanaan sumber daya manusia, yang menjadi fokus perhatian ialah
langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna lebih menjamin bahwa bagi
organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan,
jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat dalam rangka pencapaian tujuan
dan berbagai sasaran yang telah ditetapkan.

Adapun manfaat perencanaan SDM antara lain:

1. Organisasi dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang sudah ada dalam
organisasi secara lebih baik.
2. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, produktivitas kerja dari
tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan.
3. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan akan
tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi
berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktifitas baru kelak.
4. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan
semakin penting ialah penanganan informasi ketenagakerjaan.
5. Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan program kerja
bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusia dalam organisasi.

Melalui perencanaan SDM yang baik, maka dapat diketahui berapa jumlah SDM yang
tersedia dibandingkan dengan SDM yang dibutuhkan. Hal ini dapat menjadi informasi
untuk memutuskan apakah harus mempertahankan apabila kondisinya seimbang atau
mengurangi apabila kondisi SDM yang ada lebih besar dengan SDM yang dibutuhkan.
Atau pun bahkan harus menambah apabila SDM yang ada lebih sedikit dibandingkan
dengan SDM yang dibutuhkan, secara lengkap kondisi tersebut dapat digambarkan
sebagai berikut:
B. Konsep Analisis Pekerjaan
Dessler (1993:85) mengemukakan bahwa analisis pekerjaan adalah prosedur untuk
menentukan tugas-tugas dan hakikat pekerjaan, serta jenis orang yang perlu diangkat
untuk melaksanakannya, atau dengan kata lain analisis pekerjaan menyediakan data
tentang syarat pekerjaan yang digunakan untuk menyusun uraian pekerjaan (job
description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification). Lebih lanjut dikatakan pula,
bahwa informasi yang dihasilkan oleh analisis pekerjaan dapat digunakan dalam
rekrutmen dan seleksi, kompensasi, penilaian prestasi kerja, serta pendidikan dan
pelatihan.
Selanjutnya Moekijat (1995 : 58) mengemukakan, bahwa analisis jabatan memberikan
informasi tentang syarat-syarat tenaga kerja secara kualitatif serta jenis-jenis jabatan dan
karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tugas. Di samping itu dinyatakan
pula, bahwa jumlah waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan adalah
sama dengan jumlah keempat waktu.
berikut : a) waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja yakni waktu yang
dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung berhubungan dengan produksi
(waktu lingkaran/waktu baku/dasar); b) waktu yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan
yang tidak langsung berhubungan dengan produksi (bukan lingkaran/non-cyclical time);
c) waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time); d) waktu untuk keperluan
pribadi (personal time). Jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan
jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah
waktu untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan
kepada satu orang. Untuk menentukan jumlah orang yang diperlukan secara lebih tepat,
maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan prosentase tertentu akibat ketidakhadiran
pegawai.
Menurut Irawan, Motik, dan Sakti (1997 : 63) analisis jabatan adalah kegiatan untuk
memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga akan memberikan
gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu. Di samping itu dikemukakan pula, bahwa
analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatankegiatan mengumpulkan,
mengevaluasi, dan mengorganisasikan pekerjaan/ jabatan, di mana hasilnya meliputi
uraian jabatan (job description) dan syarat jabatan (job specification).
C. Beban Kerja, Standar Kerja dan Langkah Penerapannya
Menurut Komaruddin (1996 : 235) analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan
jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu
pekerjaan dalam waktu tertentu. Sementara itu menurut Menpan (1997), pengertian
beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh
suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Lebih lanjut,
Menpan (1997 : 5) juga menyatakan, bahwa pengukuran beban kerja diartikan sebagai
suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu
unit organisasi, atau pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan
menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen
lainnya.
Beban kerja dapat dikelompokkan menjadi 1) Beban kerja standar adalah perhitungan
waktu kerja secara efektif kali volume/frekuensi yang ditargetkan dalam satu periode dan
2) Beban kerja real adalah beban kerja standar yaitu perhitungan waktu kerja secara
efektif kali volume/frekuensi yang ditargetkan dalam satu periode. Adapun manfaat dari
analisis beban kerja, yang dapat digunakan organisasi antara lain :
1. Untuk menghitung load pekerjaan seseorang dalam satu periode waktu tertentu
2. Untuk menghitung kebutuhan jumlah tenaga kerja dalam suatu proses atau
departemen
3. Untuk proses pengajuan penambahan/pengurangan tenaga kerja
4. Sebagai sarana pendukung untuk pengajuan kenaikan gaji/intensif
5. Sebagai alat evaluasi aplikasi teknologi yang dapat mengurangi beban kerja.

Berbicara tentang beban kerja, tentu tidak terlepas dengan standar kerja, karena Standar
kerja (labor standars) adalah jumlah waktu yang harus digunakan untuk melaksankan
kegiatan tertentu dibawah kondisi kerja normal. Dengan pengukuran kerja maka
organisasi dapat melakukan evaluasi pelaksanaan kerja karyawan, merencanakan
kebutuhan tenaga kerja, menentukan tingkat kapasitas, menentukan harga atau biaya
suatu produk, memperbandingkan metoda-metoda kerja, memudahkan scheduling
operasi-operasi bahkan dapat dijadikan dasar untuk menentapkan upah insentif.
Beberapa metode dapat digunakan untuk menentukan standar kerja, namun yang paling
populer dan mudah diterapkan adalah metode studi waktu (time study), dengan
menggunakan studi waktu, seorang analis mengambil suatu sampel kecil dari satu
kegiatan karyawan dan menggunakannya untuk menentukan suatu standar bagi
organisasi keseluruhan. Adapun prosedur dalam penggunaan studi waktu adalah :

1. Menentukan jumlah siklus

Dimana :
n’ = besarnya sampel pendahuluan
x = waktu-waktu yang dicatat stopwatch
h = setengah interval ketelitian
z = deviasi standar normal untuk tingkat kepercayaan yang diinginkan

2. Perhitungan waktu siklus rata-rata (CT) / waktu terpilih

3. Perhitungan waktu normal

Untuk membuat waktu terpilih dapat diterapkan untuk semua karyawan, suatu ukuran
kecepatan/rating factor (RF) harus dimasukkan untuk menormalkan pekerjaan.
Aplikasi RF tertentu pada waktu terpilih disebut waktu normal. Bila karyawan yang
 diteliti bekerja lebih cepat daripada karyawan rata-rata, maka bentuk persamaannya
adalah :

NT = CT (RF)

Bila karyawan diteliti untuk suatu periode waktu dan memproduksi sejumlah unit
produk selama waktu itu, maka bentuk persamaan normal menjadi :

4. Penghitungan waktu standar

Diperoleh melalui penambahan waktu normal dengan cadangan-cadangan untuk
kebutuhan pribadi
ST = NT ( 1 + waktu cadangan )

Dari waktu standar yang telah ditetapkan organisasi maka dapat menjadi dasar untuk
menghitung beban kerja karyawan baik secara individu maupun divisi/kelompok.

Sedangkan alat bantu yang dapat digunakan untuk pengukuran beban kerja antara lain.

a. Bagan Proses Aliran (Mapping Process Chart)

Bagan ini menggambarkan urutan operasi, baik gerakan pekerja maupun aliran
material. Bagan ini bermanfaat dalam memperlihatkan bagian proses yang tidak
produktif, seperti penundaan (delay), penyimpanan sementara, dan untuk
mengetahui panjang pendeknya jarak yang ditempuh. Analis harus menguji apakah
penundaan dapat dihindarkan, apakah penyimpanan sementara memang perlu, atau
seberapa sering terjadi pemindahan/transportasi itu bisa diminimalkan.
Pengurangan atau peniadaan waktu tunda, penyimpanan sementara, maupun
tranportasi akan mengurangi waktu proses total.
b. Bagan Pekerja-mesin (Worker-machine Chart)
Bagan ini menggambarkan suatu siklus kerja dimana pekerjaan dan mesin sibuk
atau menganggur. Analis dapat dengan mudah mengetahui kapanpekerja dan mesin
 bekerja secara bersamaan atau bekerja secara sendirisendiri (independen). Salah
satu dari kegunaan dari bagan ini untuk mengetahui berapa mesin/peralatan yang
dapat ditangani oleh seorang pekerja, atau sebaliknya. Bagan ini sering disebut
juga dengan bagan multiaktivitas.
c. Bagan Proses-kelompok (Gang-process Chart)
Bagan proses kelompok merupakan jenis lain dari bagan multiaktivitas, yang
menggambarkan kesibukan beberapa pekerja dan mesin yang bekerja bersama-
sama dalam suatu kelompok. Bagan ini bermanfaat untuk mengkoordinasikan
kegiatan sekelompok pekerja dan untuk mengetahui tingkat kesibukan dari masing-
masing pekerja. Dengan menggunakan bagan proses-kelompok dapat diketahui
pekerja mana yang memiliki waktu kosong cukup besar, yang jika mungkin,
dilakukan pengaturan pekerja yang banyak memiliki waktu kosong membantu
pekerja yang waktunya padat, sehingga secara keseluruhan waktu proses bisa
diminimalkan, atau diperoleh keseimbangan beban kerja yang lebih merata
diantara para pekerja dalam kelompok tersebut, sehingga secara formula,
menghitung beban kerja adalah :

Beban Kerja = Σ Waktu Pengerjaan X Frekuensi ( Volume )

dimana :
 Σ waktu mengerjakan : lama waktu yang digunakan untuk
mengerjakan
 Frekuensi/volume : jumlah siklus pekerjaan yang harus dilakukan
Sedangkan untuk menentukan Jumlah Kebutuhan Pegawai di Unit adalah

dimana :
 Total Beban Kerja Unit dalam 1 tahun = Penjumlahan beban kerja
individu di Unit
 Jam Kerja Efektif dalam 1 tahun

Secara lengkap tahapan dalam menghitung beban kerja dapat dilakukan melalui :
a. Melakukan mapping business untuk mengidentifikasi detail proses. Mapping
business merupakan representasi secara grafis dari proses, yang menunjukkan
serangkaian langkah, tugas, atau pekerjaan yang mengkonversikan input
 menjadi output. Manfaat dari mapping business adalah untuk membuat
permasalahan lebih jelas, menggambarkan bagaimana masalah saat ini terjadi,
mencari/mengembangkan peluang improvement dan sebagai alat untuk analisis
beban kerja.
b. Melakukan identifikasi proses kerja hasil mapping proses ( detail pekerjaan) .
Mengisi form RACI Matrix Standar. Diperoleh beban kerja dari core process.
RACI diartikan Responsible, Accountable, Consulted dan Informed
(Responsible artinya individu yang tepat menjalankan tugas/aktivitas, pelaksana
atau yang bertanggung jawab untuk implementasi, Accountable artinya seorang
yang bertanggung jawab dan mempunyai kewenangan penuh. Hanya ada satu
yang bertanggung jawab dalam setiap tugas /aktivitas, Consulted artinya
individu yang dapat dimintai saran/pendapat/nasehat sebelum keptusan
dilakukan dan Informed artinya individu-individu yang butuh diinformasikan
setelah keputusan di tetapkan). RACI merupakan suatu cara untuk menguji
tahapan proses, tugas, aktivitas, usaha, keputusan atau inspeksi untuk
menetapkan siapa yang accountable, responsible, consulted dan informed,
RACI dapat digunakan untuk menentukan persoalan yang fundamental terkait
proses kerja. Manfaat dari RACI antara lain : mendorong team work dalam
mengklarifikasi tugas dan tanggung jawab, menghilangkan duplikasi kerja,
mengurangi mis understanding, meningkatkan komunikasi memastikan setiap
orang yang terlibat tidak lepas tanggung jawab, memperjelas kepemilikan
process, membantu klarifikasi aktivitas dan tugas dalam process, mengurangi
keputusan yang tidak tepat dengan memastikan orang yang tepat yang terlibat
dan mengklarifikasi batasan tugas dan keterkaitan process.
c. Mengidentifikasi aktivitas supporting process ( meeting di luar bagian,
penugasan keluar, kepanitiaan, dll) dan aktivitas terkait pengembangan (
training internal, training external, dll).
d. Memerinci beban kerja individu hasil penghitungan pada proses b dan hasil
penghitungan pada proses c
e. Merekap hasil perhitungan beban kerja menggunakan form Rekap beban kerja
standar per bagian / divisi, dari setiap beban individu selanjutnya dapat direkap
dalam form beban kerja perbagian/divisi sehingga beban kerja per individu dan
per bagian/divisi dapat diketahui selanjunya sebagai dasar dalam perencanaan
apakah bagian/divisi tersebut perlu menambah atau mengurangi SDM-nya.
4. PENUTUP

Analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerjaorang yang
digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu,
atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah
personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan
kepada seorang petugas, sedangkan standar kerja (labor standars) adalah jumlah waktu
yang harus digunakan untuk melaksanakan kegiatan tertentu dibawah kondisi kerja
normal. Dengan pengukuran kerja maka organisasi dapat melakukan evaluasi
pelaksanaan kerja karyawan, merencanakan kebutuhan tenaga kerja, menentukan tingkat
kapasitas, menentukan harga atau biaya suatu produk, memperbandingkan metoda-
metoda kerja, memudahkan scheduling operasi-operasi bahkan dapat dijadikan dasar
untuk menetapkan upah insentif . Bagi organisasi tentu mempunyai tujuan dalam
efisiensi dan efektifitas baik SDA maupun SDM, keterkaitan dengan pengelolaan SDM
yang optimal maka perlu kiranya organisasi mengaplikasikan work analysis atau analisis
beban kerja, karena dengan mengetahui beban kerja baik indibidu dan atau divisi maka
diharapkan organisasi dapat melakukan proses perencanaan SDM mulai dari prinsip dan
konsep perencanaan, strategi, metode dan pendekatan, mampu memahami Business
Mapping process dalam kaitan dengan analisa beban kerja dan mampu mengetahui
kebutuhan organisasi dan atau departemen dalam merencanakan kebutuhan SDM-nya,
sehingga organisasi dapat memutuskan apakah perlu menambah atau mengurangi SDM
agar produktivitas organisasi tetap terjaga.
 Daftar Pustaka

Berry, Render dan Jay Heizer.2001. Prinsip-Prinsip Manajemen Operasional.

Jakarta : Salemba Empat

Gaspersz, Vincent. 2004. Proction Planning and Inventory Control. Jakarta :

Gramedia Pustaka Utama

Handoko, T. Hani. 2000. Manajemen Produksi. Yogyakarta : BPFE-UGM

Handoko, Hani T. 2000. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia. Edisi

Kedua. Cetakan Keempatbelas. Yogyakarta : BPFE.

Herjanto, Eddy, 2003 Manajemen Produksi dan Operasi Edisi ke dua Jakarta: PT
Gramedia Widiasarana Indonesia

Handoko, Hani T. 2000. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia. Edisi

Kedua. Cetakan Keempatbelas Yogyakarta : BPFE.

Hasibuan, Malayu, SP. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi
Jakarta : PT Bumi Aksara

Mark D. Hanna dan W. Rocky Newman. 2001. Integrated Operations

Management. Engelwood, NJ : Prentice Hall, Inc

Reksohadiprodjo, Sukanto dan Indriyo Gitosudarmo. 1999. Manajemen Produksi.

Yogyakarta : BPFE-UGM

Stevenson, William. 1996. Production/Operations Management. New York :

McGrow-Hill Companies
Tampubolon, Manahan. 2004. Manajemen Operasional : Operations
Management, Jakarta : Ghalia Indonesia