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Aspel-COI 7.0
Propedéutico
~Aspel®
Elaborado por:
Soporte Técnico
Aspe! de México, S. A. de C. V.
Cerrada de Suiza #17 Col. San jerónimo Aculco
Del. Magdalena Contreras C. P. 10400
México, D. F.
Ago 1/2015.
MUY IMPORTANTE: Esta obra es propiedad de Aspe! de México, por lo tanto, queda PROHIBIDA su
reproducción parcial o total por cualquier medio electrónico o impreso.
1 o 1 Tips de uso.
1 o 1 Tipo de reporte.
1 o 1 Ruta de Acceso.
1 ~ 1 Advertencia.
1 l!!l 1
Práctica.
1 25 1 Notas
Requisitos:
•fPara el participante.
•fPara el instructor.
Software a utilizar:
0 Aspel-COI 7.0
0 Microsoft Excel®
Bases de datos:
0 Se utilizará una base de datos nueva
0 Archivos de tipo CFDI
Nombre:
1 1
-
1 Centro de Capacitación: 1
1 Fecha: 1
1 Datos del 1nstructor . . .. .. --··· --- - - --- - - - _...,_
_...., _
_ ____,,_,..,. ...,,.,,...,.._
__
1 Nombre: 1
1 Correo electrónico: 1
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Definición
Aspel-COI procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa en forma
segura y confiable. Cumple con las diferentes especificaciones y funciones para el manejo de la contabilidad
electrónica, de acuerdo a las disposiciones fiscales vigentes. Además, proporciona diversos reportes,
documentos de trabajo y gráficas que permiten soportar y evaluar el estado financiero de la organización, así
como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas como las correspondientes
a IVA, ISR y DIOT. Mantiene interfaz con los sistemas Aspe! y hojas de cálculo, lo que contribuye a lograr una
eficiente administración de la empresa.
Al término de este curso el participante tendrá los conocimientos necesarios para realizar la configuración,
captura, modificación y eliminación de los datos en los catálogos del sistema, así mismo, conocerá las
herramientas disponibles para extraer la información contable que requiera, como reportes de Pólizas,
Estados de resultados y Balance general, entre otros, permitiendo así el trabajo con el sistema y la
automatización de su registro contable.
2.1 Definición
Para empezar a trabajar se deberá ejecutar el programa COIWIN.EXE y se puede hacer de diferentes maneras:
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Abrir empresa
• O con el ícono l!fbl
Aspel-COI permite trabajar hasta 99 empresas. Una vez que el sistema cuenta con una licencia activa (lo que
se conoce como "Proceso de activación del sistema"), el usuario podrá personalizar la razón social o nombre
de cada una de las empresas.
Una vez finalizado el proceso de instalación y de activación del sistema, presenta el cuadro de diálogo "Abrir
Empresa", en el que aparece el nombre de la empresa número uno (correspondiente a los datos de la empresa
registrada, de lo contrario aparecerá el nombre "Empresa Inválida, S. A. de C. V.").
En la ventana "Abrir empresa" se debe seleccionar la empresa a trabajar e identificarse como usuario del
sistema, esto es, capturando el usuario que por omisión es "Administrador" y su respectiva contraseña
"aspel1" o presionando El
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~-
~- &~~'!.~~'i'~ti.&f&&¡;,J& :~"-~
: Dalos del Pfopietario de la licencia de Uso
Aspel·COI 7.0
E ~u~sa: ASPEL DE MEXICO. SA DE C.llj No. de serie: CKSNK-12345
RFC: AME -~0107-KDS ' Licencias de usuarios: 1
Dirección: CERRADA SUIZA .
Derechos Reservados 201 4
Colonia:
Población: MAGDALENA CONTRE AAS
Código postal: 10400
Estado: Dist1ito Federal ~elección de empresa a trabajar
País: México
Responsoble: ASESOR ASPEL
2 SOPORTE ASPEL DE MEXICO
Coneo electrónico: aaspe~spel.cornmx
Lodo: 55
1
Telelono: 53252323
,
J!sua1io lActninist1adol
CJa•e [.__··-_-_
1
____,]
- Empresas
registradas
en el
¡¡ sistema
Para iniciar el trabajo con Aspel-COI, se deberán generar los archivos donde se almacenará la información,
denominados Base de Datos, para ello, al ingresar por primera vez al sistema, se mostrará el asistente para la
configuración de Aspel-COI, debiendo seguir los siguientes pasos:
• Si aún no se ha creado una base de datos para la empresa, se puede crear en ese momento, para
ello se debe seleccionar la opción de "Crear una nueva base de datos".
• Si es el caso en que se tiene una base de datos de versiones anteriores de Aspel-COI (4.0, 5.x o 6.0)
se deberá seleccionar la opción de "Traducir· de una versión anterior".
• Si se desea conocer el funcionamiento de la versión, y aún no se va a definir la base de datos para la
empresa, se puede elegir la opción de "Conectar a la base de datos Ejemplos".
Si aún no has crea.do una base de datos para esta emp·r esa en
.Aspel:-COI 7 .D. puedes crearla ahora.: o '.b ien. sj tie nes una base d e
datos de versiones anteriores puedes traducido.
Si lo que de·s eas-es conocer el funcionamien.to de.l a nueva.
versión elige.}r;L bas.e de.datos f:;jemplos para exp(Offtf .e) s istema.
1cjiff~~ey,;:.,zó¡i. de baii_<lé;J;;tt\I ¡
f) Conec!oise a la base de datos EiémPlos·
c) Si la opción que se seleccionó es "Crear una nueva base de datos", la siguiente ventana que mostrará
es la de Iniciar nueva contabilidad, en la que se debe indicar el periodo y ejercicio con el que se iniciará
la captura de la información. Por omisión, Aspel-COI creará la conexión correspondiente para crear la
base de datos de la empresa, que para la Empresa 1 será DATOSEMPRESA01, para la Empresa 2 será
DATOSEMPRESA2 y así sucesivamente.
Eeriodo 1Enero ~~
Ejercicio ¡2015
Cone><ión jDATOSEMPAESAOl
Dweciorio de dalos !CMARQUEZ:C:\PRDGR.~M FILES\COMt,fJI
Driver DevartlnterBase
Las bases de datos se almacenarán por omisión en el Directorio de Archivos Comunes DAC \ Aspel \
Sistemas Aspel \ COl7.00 \Datos, creando una carpeta por cada empresa registrada en Aspel-COI 7.0.
Las vent anas siguientes corresponden a la definición de los catálogos con los que trabajará el sistema,
los cuales se mencionan a continuación:
5
• Catálogo de Monedas: El sistema trabaja por omisión con la moneda base que es Pesos, sin
embargo se podrán agregar monedas adicionales con las que se desea trabajar.
".,
A contiiullei6n. $elecciona las monedas con las que dese!ls h~ai!I, ~ no
seleccionas alguna el cat"'°9o se crea1á sólo con la moneda base.
Dóla;A;;;-.,icono
Euro
--1
Mgnedos •eleccionadas
1 Peso3 Argentinos
Nuevo Sol
Euro
Dólar Canaciense
Pesetas
UDIS
•
' " ' " • '<-
• Catálogo estándar de rubros: Si se desean los rubros que genera el sistema por omisión, se
debe responder afirmativamente. Los rubros son las asociaciones que se hacen a las cuentas
para la correcta impresión de los estados financieros, por ejemplo Activo Circulante, Activo
fijo, Capital, Ventas, Proveedores, etc.
-------------
~-¡,=¡
•
Figura 2.3-6 Creación del Catálogo de Rubros
1 ~ 11 ¡;;aroe1ar 11 ~da
• Una vez que se concluyó la creación de la base de datos, desde el Administrador de periodos
se podrá ingresar al mes de inicio de contabilidad y comenzar a trabajar en el sistema.
2015 o o
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Administrador de periodos
• o desde el ícono lml
Desde el Administrador de periodos se pueden realizar diversas funciones, todas las relacionadas con los
períodos de trabajo, por ejemplo, la selección del directorio y periodo de trabajo, la creación de una nueva
contabilidad, la creación de nuevos periodos, entre otras.
- - - -- - - - - - ------. - -
..-- '"" ·-- · · ~::::'~« ;;¡¡¡¡¡,,tdl;~.,,.;t¡¡Lilf:;<'"'
j EJEMPLOS H
Qil"ectorio de d"'1o.:
1 écePI• ll ~ IL ~
Una vez que se ha indicado el directorio de trabajo, el sistema presenta los periodos contenidos en esa ruta,
basta con dar doble clic sobre el periodo que se requiere trabajar para ingresar al mismo.
o Ruta de Acceso:
• Menú Archivo/ Cerrar empresa
• o desde el ícono m.
La opción "Cerrar Empresa" permite terminar de trabajar con los datos de la empresa actual y cambiar a otra
para seguir trabajando sin necesidad de salir completamente del sistema.
2.6 Salir
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Cerrar empresa
o Ruta de acceso:
• Menú Configuración / Preferencias/ Barra de Herramientas.
• Clic derecho sobre la Barra / botón 1 Personar""'·- 1.
La barra de herramientas muestra los íconos de acceso a funciones específicas del sistema, se puede
personalizar agregando o eliminando íconos, permitiendo a los usuarios tener un acceso más dinámico a las
funciones que utiliza con mayor frecuencia, agilizando su trabajo en el sistema.
Por ejemplo, si un reporte muy utilizado por el usuario del sistema es el reporte de auxiliares, se puede
Dt-suipción - - - - - - - - - - - - - -
Cerrar
Las teclas de acceso rápido, permiten al usuario mayor velocidad en el manejo del sistema, agilizando la
captura de información, ya que al utilizar el teclado se requiere un menor esfuerzo que al utilizar el ratón.
Cada menú tiene subrayada una letra la cual indica que tecla presionar para activar dicha función.
G+ ~ 1
G +l@J 1 G +m 1 G +ml 1 G + fm 1
En todos los sistemas de la línea Aspel, se manejan íconos de acceso rápido, mismos que ejecutan
determinadas funciones, estos íconos se encuentran en la barra de herramientas de cada uno de los módulos
que integran el sistema.
ícono Descripción
Permite agregar un nuevo registro de acuerdo al catálogo en que se encuentre.
También se puede activar esta opción desde cualquier catálogo oprimiendo las teclas
Agregar G +IEl.
Este botón permite modificar la información que haya sido capturada con
~
Modificar
anterioridad dentro del catálogo en el que se encuentre. También se puede modificar
información dando doble clic en el registro o ubicándose en el registro y oprimiendo
las teclas I~ +g .
[I]
Eliminar
Permite dar de baja o eliminar el registro seleccionado. El sistema enviará un mensaje
de confirmación por si se desea cancelar la operación. No todas las consultas
permiten eliminar registros para mantener la integridad de la base de datos.
~
Permite seleccionar información de los catálogos y mostrar sólo aquella que cumpla
con las características establecidas en el filtro. También se puede activar esta opción
Filtrar oprimiendo la tecla EJ.
raJ
Permite imprimir las consultas, catálogos, y reportes que da el sistema. Cada reporte
presenta los datos ordenados de manera diferente, la cual puede ser filtrada y
ordenada de acuerdo a como se requiera.
Imprimir
[i]
Preparar
Esta función permite preparar una consulta para ser publicada en un sitio web
contratado con el servicio @ spacio Aspel.
información para
eSPACIO As el
Adicionalmente, dentro de cada consulta se cuenta con un menú contextual, el cual contiene diversas
funciones que permiten manipular la información.
2.1 O Calculadora
Dentro del sistema se cuenta con una calculadora la cual, resultará muy útil ya que ésta podrá ser invocada
prácticamente desde cualquier campo numérico con la tecla 1[§1 o con el ícono l[il.
Regularmente, ésta
aparecerá cuando el cursor se encuentre en cualquier campo donde se capturen cifras, por ejemplo:
acumulados de percepciones/deducciones, acumulados de bases fiscales, parámetros de la nómina para
cuotas obrero-patronales, etc.
Permite indicarle
la cantidad de
decimales que se
van a ocupar.
Permite pasar las
cantidades
resultantes al
campo desde
donde fue
invocada.
a) Con la finalidad de que se muestre el asistente de configuracion al entrar al sistema, se debe realizar lo
siguiente:
•Eliminar el archivo Conexiones.ini que se encuentra en: (:\Archivos de programa \ Archivos
comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ COl7.00
• En la misma ruta, eliminar el directorio bajo el nombre "Datos" (en el directorio Datos1 se guardan
los formatos, por lo que se debe tener cuidado de no confundirlo).
b) Realiza reparación del sistema con el último reinstalable.
c) Ejecutar el sistema Aspel-COI 7.0
d) En el asistente de instalación, indicar las opciones siguientes:
• Crear una nueva Base de Datos.
• Periodo: Septiembre
•Ejercicio: 2014
•Conexión: DATOSEMPRESA01
12
e) Agregar como moneda adicional "Dólar Americano".
f) Indicar que se desea catálogos estándar de:
• Departamentos.
•Rubros.
• Catálogo de cuentas Estándar general.
g) Al terminar el proceso, ingresar al Periodo de Septiembre 2014, dando doble clic en dicho periodo
o Ruta de acceso:
• Menú Ayuda
• Tecla EJ
El sistema cuenta con archivos de ayuda los cuales nos pueden auxiliar en cualquier momento que se tenga
alguna duda sobre el manejo del sistema esta aplicación funciona de la siguiente manera.
- - - - - - - - - -- --- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --
~·[? l, ,:"""""""~¡¡w;a¡.f'~'°'"'"°'"'"""""'~~A-,.,,~~w..,..~~'<+~- ~t~j¡ '.t'J!~~,. x~t
Tipos de ¡ Sistema d€
búsqueda Contabd1dad Integral
Panel de
• Gl!ia PrkUca de Proasos visualización
Temas
'1 JOVé fvnc!oots mt ayt!dfn a u yr de fDlfü!Ql eficiet!_te mi sl(ttmo'>
disponibles @lNPC
@MFC • j9'1é reoortes ouédo aeHrar tn mi sistemt?
@RAN
@RED
@SDIARlll
@SI
@SUll'.:ADENA
¿CónlolAIUlr-.tu.~.
¿Q.ié.debo:c:..xt.nry mqué·<
¿Qué----
l~ es Alpd-COl1 ·
lQ,i,nlo(J.ie~OJtteft
¿Quéh.ndonoo hocen .... ""
¿~niputlispuedcrgll{'lietZl""I
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Acceso
Oué:es
Este. prriCedimienló ·elimina el peiiodÓ: sóln de! administrador de períodOs, de fm?dQs
que ~SJcament~ toda'via se .e~cuentr!'i en eJ diredorio.dpn<ie· s~ ~ó.eJ .pertodo
Cóino hlñdoÍia. Seleccióna el peñGcio_· que· d9s~as eUmiriar y.con un ·dic.áf botóri
'1 .~.ri.·
el~
b) Pestaña índice: Al seleccionar esta pestaña se mostraran los temas en orden alfabético por si se
tiene el tema en específico se podrá buscar de esta forma
-.......
¿Qoéftrtciones hacen mas·efiderte rri sis' propord ona.c:iNersas he.rramientas Que:perrntlen la máxima explotación de tá
¿Oué-~dcberoos-~pr; ihformadón de.forma muy.s encifla,.como to es el vínculo-dinámico-con hojas de
¿Qµe reportes.puedó_gcnml' m ,mi-sislemi cálculo.
k:oede. a tu dio Web - :
14
~Aspe/'
c) Pestaña Buscar: Al seleccionar esta pestaña se podrá indicar una palabra clave y en el panel de
temas mostrara los temas en los cuales se utiliza dicha palabra
~
·BoOO
* ~
F_~w~~~d~Fli<
~-~~~
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~-~r~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~-,u
@CTA
@RAN
@SDIARJO
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¿Q.éd<OO~y~quéaideti?
¿í,),té es Jo quetteries qoe·~primeró·
¿Q.Jé.ft.ndones hacer1 mlis efiOerie m:i:!
¿OUé ~'PUCd> gerl8ZI" en ni Sslem
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......
• •
Set:009fta la
;'.:'!"et!.!milm del
menú Edición ·opción
opdóri ªAaregar•'
botón
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, esiOna·eJ
de la barra
de herramientas,
o
Oentro deH~atáiog·o etig:e ~ Registra Jos.-.da~ que se
'soHµt.ari,_di! -.acuerde: a
.cuenta que· estés dando de
alta
captura
·
la información
requerida en 13 ventana
Pf~iona el botón
..Acept.ai:->, ensi!guida. et
·1a
'i
1o'e9or~a)
~ clfálooo decuems 'conceplo ,Ser'.á registrado p
. . . . . . . . . depalt-·
.........cueiiao
/9égor deRBÍt9-ó<
.elt>oión Guardar (F3) si
quieres segµir -aQreg.indo
más 1nt0rmaci.ón sin~ sanr
:i=;,;;:;;;;.1 1 .. de lavef'itaoa:
La configuración es la capacidad que debe tener un sistema para cambiar su forma de trabajo y adaptarse a
situaciones y formas de trabajo específicas.
Una vez instalado el sistema, se deben realizar los siguientes procesos antes de comenzar a trabajar:
• Creación o traducción de archivos de datos.
• Definición de los parámetros del sistema.
• Creación de perfiles de usuario.
o Ruta de acceso:
• Menú Configuración / Parámetros del Sistema.
Los parámetros del sistema son las modalidades de operación con las que trabaja el sistema, mismas que
podrán modificarse para ajustar el funcionamiento del sistema a las necesidades de los usuarios. Por omisión,
Aspel-COI está configurado con algunas modalidades de operación básicas que se adaptan al manejo común
de las empresas.
Estos parámetros afectan directamente el funcionamiento de todos los catálogos del sistema, es decir,
cualquier modificación a los parámetros se verá reflejada directamente en los resultados de los periodos de la
empresa.
Los datos que aquí se capturen son los que aparecen en los reportes y documentos que se imprimen dentro
del sistema.
a) Sección: Generales.
Esta opción permite modificar los datos de registro de la empresa, como son Dirección, Registro Federal
de Contribuyentes y Registro estatal. Los datos obligatorios aparecen marcados con rojo.
•
•Dato$ requerido: para contabiidad elect16nica
= !{o. de empresa No. de serie t;K$~ 2345'
Conftgu1ación (
BD Razón social [~~-~~~~~~_iª~~~ ?~ ~~~~~-~~~L .
!l.oección !CERRADA SUIZA #17
!'oblación ~IM_
AG D_A_
LE_NA_ _ _ _ _ _ _ _~
11 R.f.C. ~IA_ME_S_
601_0_7K_o_
s _ _ _ _ _ _ _~
Aegistro es!alal
~----------~
[jJ
Pólizas
Esta opción permite modificar los datos fiscales de la empresa, como son el tipo de persona, empresa,
fecha de constitución, Nacionalidad, entre otros.
Datos de la empresa
~~-----------
Tipo de persona
Tipo de §111Presa !servicios 1
! -
! Corfigur~ión 1
= [echa de
constitución
' BD
Haciona!idad
Tipo rég!men
¡¡------ -- J
··H eswesentante legal·· o •Hooooo ..o o•• ooHoo.,ornA •••• •• •••••••••HooHoooo ooo><H••··---·•••••••H•••••••,
fiFC
Pgdef notarial
CJ.!RP !
Pólizas ····-···---·-·-·······--·······-
3.2.2 Configuración de DB
o Ruta de acceso:
. fil· .
Oatos'é~et
1 pontiguráciorH!e; ao..
• .C9nei<OÍO c==:~===~=~~=:===---!13
';COnt:igU.~íQlú
· · · · eo;
Opciones
Conexión Se podrá seleccionar otro alias de Base de Datos creado previamente. Para crear un
nuevo Alias o revisar la configuración del actual, se puede utilizar el botón:
1 Config<Mación avanzada de .base de datot 1
Ruta de archivos Se selecciona la ruta donde se encuentran los formatos de la empresa a trabajar
1 de trabajo
Documentos Con este botón podrás establecer la configuración del depósito de documentos
asociados asociados.
1
o Ruta de acceso:
La opción "Modo alterno de captura", permite al usuario cambiar la configuración de la tecla :1 Enterl , para que
pueda funcionar como Tabulador, es decir, para cambiarse entre los campos de captura.
Dl
Ol'
Fis~I
Ingresar a Configuración I Parámetros del sistema y revisar que se tenga configurado el sistema de acuerdo a
las siguientes opciones:
1
Póliza dinámica 1 ~
1
Multimoneda 1
Trabajar con monedas extranjeras 1 ~
Tasa de IVA default:
- Para operaciones con terceros Tasa de IVA general
- Para ingresos cobrados 1
Montos incluyen impuestos
Fiscal - En operaciones con terceros Ambos activados
- En ingresos cobrados 1 ~
o Ruta de acceso:
• Menú Configuración / Datos de la Empresa.
Cabe aclarar, que cuando se instala un sistema Aspel, por omisión viene registrada una empresa denominada
EMPRESA INVALIDA S. A. DE C. V. Ésta es una empresa ficticia en la cual se trabaja durante los 30 días que
Aspel otorga como periodo de evaluación, posterior al vencimiento de dicho periodo, se deberá realizar la
activación del sistema.
o Ruta de acceso:
• Menú Configuración /Agregar Empresa.
a) Actualizar empresa de la versión Aspel-COI 5.x o 6.0: Si se trabajaba con versiones anteriores de
Aspel-COI (4.0 o 5.x), desde éste asistente se podrá traducir la información que se tenga registrada en
dicha versión del sistema.
b) Crear empresa nueva: Mediante esta opción, se podrá crear una nueva empresa, así como su base de
datos y definir sus parámetros.
Después de seleccionar la opción anterior y al dar clic en el botón 1.Siguiente f el sistema presenta el
siguiente paso, que consiste en crear la Base de Datos con la que se trabajará en la nueva empresa,
para ello se debe dar clic en el botón "Datos".
Creación dé datos
Para pode1 trab~ cort e! tistema.-se requiere cre<!r la base de datos. ed.e
·pro'c~_o)epermi_te Cfé"' lui'.a1clWos,
1~
• Datos(n): En el directorio COl7.00 que se encuentra dentro del DAC, se crea esta carpeta por cada
empresa, en la cual, serán almacenados todos los archivos de formatos (fto y qr2), hojas de cálculo,
archivos de gráficas, etc., necesarios para la operación del sistema (nn =número de empresa).
• COl70EMPRE(nn).FDB: En el directorio COl7.00 \ Datos, que se encuentra dentro del DAC, se crea
la carpeta Empresa(nn) y en dicha carpeta se instala el archivo de la base de datos
COl70EMPRE(nn).FDB (nn = número de empresa).
Al terminar el proceso, el siguiente paso consiste en configurar los parámetros del sistema, indicando
los datos de la empresa, definición de nivel de cuentas, etc.
Figura 3.4-3 Configurando la empresa recién creada por medio del asistente
Una vez definidos los parámetros bajo los cuales trabajará la empresa, en la siguiente ventana se
podrán establecer a que parte del sistema podrán ingresar los usuarios y las operaciones que podrán
llevar a cabo en ellas.
Perfiles de t.isuario
Aspel-COl 7.0
c) Avanzado, conectarse a una base de datos existente: A través de esta opción, se podrá definir un
archivo de base de datos diferente para la empresa con la que se está trabajando actualmente.
o Ruta de acceso:
• Menú Configuración / Perfiles de usuarios.
Aspel-COI maneja un esquema de Perfiles de usuario donde la identificación de un usuario dentro del sistema
se hace por medio de un nombre y su clave de acceso. Todos los usuarios creados dentro de los Perfiles se
generan como usuarios Aspel, es decir, estos usuarios podrán tener acceso a cualquier sistema Aspel -además
de COI-, siempre y cuando se le asignen los permisos correspondientes. La información de los perfiles de
usuario se almacena en la carpeta Perfiles que se encuentra dentro del DAC.
Los perfiles se definen por sistema es decir, al momento de .dar de alta un usuario se puede definir a que
empresa(s) y sistema(s) Aspel podrá acceder, de esta manera se optimiza el control de acceso de los usuarios
a la información de todas las empresas registradas y de todos los sistemas Aspel que se manejen en la
empresa.
Por ejemplo, se dan de alta dos usuarios en Aspel-SAE y cuando se entra a Aspel-COI, aparecerán en la
sección de Usuarios Aspel, pero estos no tendrán acceso hasta que se asignen al sistema.
Al instalar Aspel-COI, de forma predeterminada se cuenta con un usuario "Administrador" cuya clave de
acceso es "Aspel 1", la cual por seguridad se recomienda cambiar a la brevedad posible.
El usuario Administrador accede sin ningún tipo de restricción al sistema y es el único usuario que puede
definir un perfil al resto de los usuarios del sistema.
Si un usuario Aspel no tiene el perfil de Administrador, cuando acceda al módulo de perfiles, sólo podrá
modificar sus datos generales, consultar e imprimir su perfil.
Dentro de la ventana de perfiles de usuarios, se cuenta con una barra de herramientas que facilita el proceso
de alta y modificación de usuarios y perfiles.
Este botón se activa cuando se detecta algún cambio en los perfiles del
usuario y guarda los cambios efectuados en dicho perfil.
Grabar perfil modificado
Anula los cambios realizados en los perfiles del usuario. Regresan los
perfiles como estaban antes de la modificación. Este botón se activa
Cancela Cambios cuando se detecta algún cambio en los perfiles del usuario.
Esta opción permite dar de alta perfiles predefinidos para que al agregar
un usuario su perfil se forme de acuerdo a un perfil previamente
Nuevo perfil predefinido establecido.
[i] .
Estando en la sección usuarios Aspel se habilita est e ícono, el cual permite
modificar los datos del usuario (usuario, clave, puesto, etc.). Los cambios
Datos generales realizados a los usuarios, se verán reflejados en todos los sistemas Aspel.
~
A2re2ar usuario a empresa
Con esta opción, es posible agregar un usuario dado de alta previamente
en una empresa a otra.
~
Al utilizar este ícono, será posible suspender o volver a activar al usuario
seleccionado de la empresa que se tiene activada en la lista, si dicho
Suspender I reactivar usuario usuario se encuentra registrado en otra empresa y/o sistema, no se verá
de empresa afectado.
~
Elimina a un usuario de la empresa seleccionada, que al igual que en el
caso anterior, si dicho usuario se encuentra registrado en otra empresa y/o
Eliminar usuario de empresa sistema, no se verá afectado.
~
Eliminar usuario de forma
Con esta opción se elimina al usuario definitivamente . del sistema, sin
embargo será necesario eliminarlo en primera instancia de las empresas en
que se encuentre regist rado con el ícono anterior.
definitiva
En este apartado se muest ran t odas las empresas que se tengan
registradas en el sistema en el cual se está t rabajando. Por omisión estará
lilil P.SP~L D~ME_><ICO. Sfl,, 9E. ~~ ~MPRESA5J_ GJ seleccionada la empresa con la que se inició la sesión. Es importante
Lista de empresas
mencionar que sólo aparecerán las empresas que correspondan al sistema
con el que se esté trabajando.
[i] Con este ícono es posible respaldar los perfiles y usuarios que se
encuentren dados de alta en el sistema este se guardara con una extensión
Respaldar *.pqz
1
·-
[i] Mediante esta opción se puede restaurar un respaldo de perfiles creado
con anterioridad.
Restaurar
En muchas ocasiones se tiene dentro de las empresas ciertos perfiles establecidos de acuerdo al
departamento o puesto, por ello el sistema cuenta con perfiles predefinidos con opción a ser modificados o
crear nuevos perfiles.
Al seleccionar al usuario se le puede asignar perfiles predefinidos con el menú contextual, dando clic en la
opción "Aplicar Perfil" y seleccionar cualquiera de los que tiene el sistema o que se hayan agregado.
·.étri+!'J
:Qr!•Alt+fíl
· l:'ontá,
Conllal ; Agregar ustra:ño a la ~rnpresa· selecdooatfa 'Ctrl+A
ADi!IN $us¡>end.erÍR9ctiVa• usUM\o "' Íji emp_,....~cionoda etrl+s
E~~r~~:ia·~~~~~~~~ ,qp+Q
u~ño.
• ,
d:effoítíWm~
·v _ ,.,
-Ctri•Del
Por medio de este menú se puede copiar el perfil que tiene un usuario y pegarlo a otro usuario. Se pueden dar
de alta nuevos~lles pcedefinldos, Pº' medlo del menú wntextual dando dk en "Nuevo Pe<fll Pcedefinldo"
o con el ícono .
Al dar clic en el botón 1Cfeai J se agregará un perfil nuevo para que sea modificado y guardado para poder
ser asignado a cualquier usuario. Para visualizar los perfiles que se han dado de alta, se debe dar clic en la
opción "Ver perfiles predefinidos" del menú contextual.
Perfiles de
usuario
Usuario
Administrador
El "Administrador" es el único que permite configurar los datos de todas las empresas y modificar usuarios
existentes o dar de alta nuevos usuarios. De esta manera se brinda seguridad en el control de acceso a la
información de los usuarios, para todas las empresas registradas y de todos los sistemas Aspel.
QCJ Los perfiles de usuario pueden ser respaldados por medio del ícono generando un archivo con
extensión *.pqz, esto también se podrá realizar por medio del respaldo del sistema.
l~l
Para poder agregar un nuevo usuario se puede hacer estando en la ventana de perfiles de usuarios con las
teclas ~ +G, o desde el menú contextual seleccionando la opción "Nuevo Usuario" o mediante el ícono
. Al seleccionar cualquiera de estas opciones, el sistema presentará la ventana desde donde se capturan
los datos correspondientes al usuario, así como indicar las empresas a las que tendrá acceso.
~Puesto
!Contador
~ !)_epa1lamento
28
"!)Aspel®
Sus campos:
Al agregar usuarios sin indicar un perfil en particular se les otorga un perfil con acceso a todos los catálogos u
opciones del sistema (excepto a los perfiles de usuario), por lo que es importante habilitar y/o deshabilitar el
acceso a las opciones adecuadas para el usuario. Para esto se pueden seguir los siguientes pasos:
a) Seleccionar el usuario que se quiere modificar su perfil y en la pestaña de opciones se desplegaran las
actividades dar clic en el signo + para desplegar o, • para Contraer las opciones disponibles.
Opciones Parámetlos
_D_escriP.ción ·---------------~' •
!±l·~ Catálogo de cuentas ~
ID·f;; Pólizas
IB··~ Departamentos
é-f;; Tabla del l.N.P.C.
: f f ) lmprimir
: i·-·f) Actualización FT P
i ;. .9 Grabar
$·~Monedas
. 1--0 Agregar
l· · O Modificar
f f) Imprimir
L... 9 Captura de tipos de cambio
!····f) Especificar impresora
contextual y seleccionar la opción "Habilitar / Deshabilitar" o dar clic en el ícono lfll. Las opciones
c) Una vez que se ha definido el perfil se deberá guardar dando clic en ícono ~-
¡¡:::::] Para el usuario Administrador se utiliza el menú contextual y se selecciona la opción "Propiedades del
Administrador" para poder modificar los datos del administrador. Solamente se pueden modificar los
campos: Clave, confirmar clave, departamento, puesto y correo electrónico.
a) Dar de alta los siguientes usuarios con todos los derechos indicados:
Usuario 1 ContAdm 1
Nombre 1 Administrador de Contabilidad 1
Clave 1 CURS01 1
Puesto 1 Contador 1
De~artamento 1 Contabilidad 1
Perfil 1 Contador 1
1 Opción --->'~-~
Estatus _,)
Usuario 1
AuxCon1 1
Nombre 1 Auxiliar Contable1 1
Clave 1 CURSO 1
Puesto 1
Auxiliar 1
De~artamento 1 Contabilidad 1
Perfil 1 Auxiliar2 1
f) Ingresar con el usuario AuxCon1 e ingresar a la opción Utilerías /Traducción de archivos, ¿qué mensaje
muestra?
3.6 Preferencias
o Ruta de acceso:
• Menú Configuración / Preferencias.
Esta opción permite configurar los aspectos necesarios para que el usuario pueda trabajar de una forma ágil
con ciertas aplicaciones disponibles en el sistema.
• Barra de herramientas: Esta opción se utiliza para personalizar la barra de herramientas, de manera
que al agregar o quitar botones se puedan ejecutar más rápido las operaciones del sistema.
• Iconos grandes: Con esta opción, se podrá cambiar el tamaño de los íconos del sistema.
- - - - - - - - - - - - - - -r"')(""
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"'"' '-"' * ~,, ,........,,.,._" """""·•~ >.c.t,.. "'
Categorías: Cornangos::
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J.i"'iii·"múm
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7 : ~::~:~::
fm Catálogo de cuentas
~ Catálogo de cuentas d~rú
d• P•riodos [I•
Cttrar
4.1 Definición
El sistema Aspel-COI cuenta con diversos módulos los cuales permiten capturar la información necesaria para
llevar el control de los procesos contables, a dichos módulos también se les denomina catálogos. En los
catálogos se almacena información con características particulares, la cual puede ser consultada en cualquier
momento y se utiliza para la generación de los reportes necesarios de la empresa.
• Catálogo de Departamentos
• Catálogo de Centros de costos
• Catálogo de Proyectos
• Catálogo de Monedas
• Catálogo de Cuentas
• Catálogo de Cuentas departamentales
• Catálogo de Rubros
• Catálogo de Conceptos de pólizas
• Catálogo de Tipos de pólizas
• Catálogo de Pólizas
• Catálogo de Tipos de Activos
• Catálogo de Activos
• Tabla de l.N.P.C.
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Departamentos.
El manejo de departamentos permite llevar la contabilidad de la empresa organizada de tal manera que los
movimientos que afectan a cada cuenta se identifiquen por los departament os que los originaron, por lo que
al capturar pólizas, se deberá indicar por cada partida el departamento al que corresponde el movimiento, de
esta manera se tendrá el saldo de las cuentas por cada departamento.
b) Ingresar al Menú Archivos I Departamentos y con las teclas G +El o con el ícono dar de alta
los departamentos que se necesiten.
Qepartamento no. 4
!sistemas
4.3 Catálogod~monec:ta=s~m-..-~,-
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Monedas.
El sistema permite el manejo y control de las cuentas contables en moneda diferente a la nacional.
Al manejar multimoneda se puede registrar utilidad o pérdida por efectos de la variación del tipo de cambio
de las monedas, por lo que Aspel-COI permite la generación de pólizas para determinar el ajuste cambiario de
las cuentas involucradas.
o
Póizas ~ T1abajar con monedas exttar1efas
Multimoneda
Es importante mencionar que al habilitar el manejo de multimoneda también se tendrán que dar de alta las
monedas a manejar en la contabilidad e indicar cuál será el tipo de cambio que se utilizará en el día de
trabajo, además de que se deberá almacenar en el Historial de tipos de cambio, el tipo de cambio para cada
una de las monedas.
Para dar de alta una moneda, se activa la opción: Edición/ Nuevo y/o el ícono
~~~~~~~~~~~~~~~
i...,:;.;~Jilt'l!i~~~~~
Moneda !EURO _J
li.ímbolo
¡ru-----,
lipo de cambio ¡1soo a
' Fecha lo?/Ago/15
Opciones
Moneda Descripción con la que se identificará a la moneda.
Símbolo Símbolo con el que se identificará a la moneda.
Se indica la paridad de la moneda base con respecto a la moneda que se esté 1
Tipo de cambio
registrando.
El sistema sugiere la fecha con la que se está dando de alta la moneda. Al realizar las
Fecha actualizaciones desde el Histórico de tipos de cambio, esta fecha se modificará
automáticamente de acuerdo a la última actualización realizada.
o Ruta de acceso:
,.., =~ ,.,,~·-~--~·~~~·
D ª""'ºde 2015 D
dor.1 !un m3í mié jue '!if: \i!b
28 29 30 31 2 3
4 5 6 7 9 10
11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30 44•
1 2 3 4 5 6 7
C)Ho1: 07/0812015
Iipoeambio 110.so
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Catálogo de cuentas.
• O con el ícono l§ t
En el catálogo de cuentas se registran, modifican y consultan las cuentas contables con las que trabajará la
empresa.
DeudOla
. Del.ldqt~
Deudora Bancos Moneda
Nacional ~
,éfinem.t·1cúcif.1 Suc
. 2{)1
B~ome:i 12sn2S6971
Barr:::m.MOJ'Wliia;
... Ellir«!9!&'
L ll2G002-0l1
11Aó.tm-Ooo 1,03'°1 °"ª"'*·
INVERSIONEÜN
.
'Y¡ILO~ES
lt~~=:
103-D! Deudora lNVEASIONES.
MONEDA NACIONAL
.ooi o...io..
l1AO-Ol2·CDJ 10J.ol De~11
l, 1/4Q-002-0'JI OOudc:ti
G>u~ D~~~-
P~
l tjl'n5M¡l;OOO
1 } 11$00).oot r;>~a
.Concepto .Debe.
Antes de comenzar a capturar el catálogo de cuentas, se deben establecer los parámetros que afectan
directamente al Catálogo de Cuentas desde el menú Configuración / Parámetros del Sistema /Cuentas '~'
Pólizas
Oeciones
.......,. .........................--- ·=
·--- -- 1
Es la forma de estructurar y organizar de forma jerárquica las cuentas contables
que se usarán en el sistema. Es posible definir hasta 9 niveles y hasta 20 dígitos.
Dígitos por nivel
Por omisión, el sistema configura para el primer nivel 4 dígitos, para el segundo y
tercer nivel 3 dígitos.
~ Separa las cuentas contables por niveles añadiendo un guion. Al momento de
capturar las cuentas no es necesario teclear los ceros a la izquierda a partir
de un guion, pudiendo capturar la cuenta 0010-002-00144 como 10-2-14
Cuentas con Guion
IQJ Las cuentas aparecen sin guion. Al capturar cuentas será necesario colocar
todos los dígitos que la integran.
~ Permite capturar un saldo inicial a la cuenta al momento de darla de alta en
el catálogo, dicho saldo será con el que se iniciará el periodo de trabajo. Al
registrar un saldo inicial de esta forma, será necesario capturar el saldo en las
Captura de Saldo
cuentas de detalle y el total de movimientos en la cuenta de mayor.
Inicial
[O No se podrá capturar el saldo inicial de la cuenta al darla de alta, por lo que
la captura del mismo, se deberá realizar a través de una póliza de apertura.
~ Permite manejar un catálogo de Departamentos para clasificar las cuentas
contables por centros de costos, y así conocer el detalle de los ingresos y
egresos por el área que los generó.
Manejo de
departamentos
IQJ No se podrá manejar el catálogo de Departamentos, por lo que tampoco se
encontrará disponible el catálogo de cuentas departamentales ni la balanza
de comprobación con departamentos.
~ El sistema realizará un traspaso de ejercicio a ejercicio, cuando: se agregue o
modifique una cuenta ya sea en el catálogo o al generar una póliza, al correr
1
el proceso de contabilización, cuando se agreguen cuentas departamentales,
se efectúe un traspaso de saldos desde el administrador de periodos, al
Traspaso automático modificar el saldo de una póliza o al contabilizar una póliza.
entre ejercicios
[O Solo hará traspaso entre los periodos del ejercicio actual y si existieran
ejercicios posteriores se marcará el último mes del ejercicio actual, como se
requiere en el traspaso, así podrás hacer su traspaso manualmente desde el
administrador de periodos.
Al activar esta opción, se podrá llevar el manejo del catálogo de centros de costos,
así como el manejo en las pólizas permitiendo indicar el centro de costos al que
Centro de costos
pertenece el movimiento, además, se podrá generar el reporte de los movimientos
de los centros de costos.
Etiqueta para Centro En este campo, se podrá dejar el nombre asignado por defecto o indicar uno para 1
de costos 1 identificar al centro de costos.
Al activar esta opción, se podrá llevar el manejo del catálogo de los proyectos, así
como en las pólizas, permitiendo indicar el proyecto por partida y así llevar un
Proyectos
mejor control de los movimientos, además, se podrá generar el reporte de los
1 movimientos de los proyectos.
Etiquetas para En este campo, se podrá dejar el nombre asignado por defecto o indicar uno para 1
ero~ectos 1 identificar al provecto.
a) Elegir como base uno de los diez catálogos predefinidos con los que cuenta el sistema, siempre y
cuando se manejen los niveles 4-3-3, estos catálogos son generados automáticamente por el sistema
al momento de crear la base de datos, posteriormente se pueden hacer las modificaciones para
adaptar el catálogo de acuerdo a las necesidades específicas de la empresa.
b) Cargar el catálogo de cuentas desde un archivo de Excel, el cuál debe contar con una estructura
predefinida para poder ser reconocido por Aspe-COI.
• Niveles: Es el número de sub-cuentas que pueden existir dentro de una cuenta de mayor (de 1 hasta 9
niveles).
• Dígitos por Nivel: Es la cantidad de caracteres que están contenidos dentro de cada uno de los niveles
(de 1 hasta 20 dígitos en total por todos los niveles).
Por omisión, al instalar Aspel-COI se define los dígitos por nivel como "4-3-3".
Los números de cuenta en los catálogos estándar están formados por tres niveles: 4 dígitos (caracteres) para
el primer nivel (mayor), 3 dígitos para el segundo nivel (Sub-cuenta) y 3 dígitos para el tercer nivel (auxiliar).
Todos los catálogos predefinidos del sistema contienen las cuentas indispensables para llevar a cabo una
contabilidad completa, como las cuentas de Bancos, Clientes, Seguros, Rentas, l.S.R., Proveedores y
Acreedores Diversos, Ventas, IVA por pagar, etc.
Considerando esta información, se procede a dar de alta y/o modificar las cuentas.
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo /Catálogo de cuentas/ Edición/ Agregar o Modificar
a) Sección Generales
0 Es de¡¡a1tamenlal Tipodem~a
O~ciones
--- ·~
- - -
1
Se debe capturar el número de cuenta correspondiente, en algunos casos el 1
No. de Cuenta
sistema propone la siguiente cuenta.
1
Descripción Nombre de la Cuenta.
1 1
Tipo Debe definirse si la cuenta es Acumulativa o de Detalle.
1 1
Activando esta casilla se indica que la cuenta maneja departamentos. Este
Es Departamental parámetro se activará de forma automática al agregar la cuenta al catálogo de
cuentas departamentales.
O Al modificar una cuenta ya existente, el único campo que no modificable es el número de la cuenta.
b} Sección Atributos
No. de ~· !1~1_20-_0_
01_-003
_______ d i e¡ Aco.@Alativa
!Boncomer00021541101 1: @Qetolle
j @ De¡¡do¡o
!: ,j 11.-
1~- Activo Circularie
Caja. Bancos. lnveisione.
kAiocia CUl!!)la ,¡
~ 122. · Activo Total
: «:) Aaeed210 ! i !oewocjal """™'J
Se define una cuenta para ser utilizada como cuenta complementaria cuando se
Contrapartida
ca tura una óliza, a sea ara car ar o abonar el saldo.
Este campo indica los rubros asociados a la cuenta. Un rubro agrupa cuentas que
Pertenece a los
tengan características similares. La finalidad de los rubros es facilitar la generación de
rubros
consultas re artes del sistema.
Asociar cuenta
Sirve para relacionar la cuenta a los rubros que pertenece.
botón
Desasociar cuenta
Sirve para desasociar la cuenta de un rubro.
botón
Al oprimir el botón 1 Asociar cuenta J se mostrará una ventana donde se listan los rubros registrados dentro del
sistema pudiendo seleccionar los rubros a los que pertenece la cuenta.
QO Se podrán escoger varios rubros oprimiendo la tecla ~ y dando clic en los rubros que sean
necesarios.
-- --- - - - - ---- ~--
m-~-'-t-~~~-,-~-~
~-~;I E
•
c) Sección Fiscales
En esta sección es posible definir el código agrupador que le pertenece a la cuenta de acuerdo al catálogo
establecido por el SAT, si es necesario capturar datos de forma de pago (cheque o transferencia) y si operará
para la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT).
Nombre:
ldflsc«
AFC ,-1----..,..!l""DJ"""'lj
~~01_:'1_~_~..____ .......J~l
Có®>Oilfupadol
1 Opciones
Nombre/ id Muestra el nombre del tercero y el id fiscal en caso de ser extranjero asignada a la
1 fiscal cuenta
RFC Debe asignarse para las cuentas relacionadas a un tercero como proveedores o
acreedores, el sistema permite escoger entre los RFC's o ID fiscales definidos en el
paso 2 o bien podrán ser registrados desde esta ventana mediante el icono (QJI
Al seleccionar un ID fiscal el sistema colocara el RFC genérico para extranjeros
XEXX010101000. Lo definido aquí es sugerido por el sistema en la captura de pólizas
como detalle de la transacción
No incluir en el ~ Este campo se habilita cuando son cuentas a nivel mayor e indica que que todas
xml las cuentas de detalle que pertenecen a la cuenta no se incluirá en el XML.
¡g Indica que todas las cuentas a nivel mayor y detalle se incluirán en el XML.
Código Dato requerido para expresar el código agrupador de cuentas conforme al catálogo
1 agrupador publicado por el SAT
Captura de ~ Se debe activar el parámetro a las cuentas que al afectarlas se esté realizando
forma de pago un pago, por ejemplo, las cuentas correspondientes a cuentas bancarias,
también podrás definir el tipo de asiento, y se lee de la siguiente manera,
cuando se haga un abono a la cuenta bancaria, es que se está registrando un
pago con Cheque o con Transferencia y en ese caso se debe registrar el detalle
de la transacción correspondiente a la Forma de pago.
Aplicar a Indica si el movimiento de la cuenta se aplicará a Cargo, Abono o Todos.
a) Dar de alta las siguientes cuentas definiendo solamente los dat os que se mencionan a continuación:
--
No. Cuenta 1 Ti eo 1 Descrieción 1 Moneda 1 Rubros 1 Naturaleza 1
1120-002-000 1
Detalle 1
Banamex No. Cta. 210597-8 1 Pesos 1 1,11,22 1 Deudora 1
BBVA Bancomer No. Cta.
1120-003-000 1
Detalle 1 20041402 1
Pesos 1 1, 11,22 1 Deudora 1
1 130-000-000 1
Acumulativa 1 Bancos Extranj eros 1
Dólar A. 1
1,11,22 Deudora 1
1 130-001-000 1
Detalle 1 Cit;tBank No. Cta. 23012004 1
Dólar A. 1 1,11,22 Deudora 1
1346-000-000 1
Detalle 1
Maguinaria 1
Pesos 1
2,15,22 Deudora 1
1364-000-000 1
Detalle 1
Deereciación de Maguinaria 1
Pesos 1 2, 15,22 Deudora 1
1330-000-000 1 Acumulativa 1
Automóviles 1
Pesos 1
2,15,22 Deudora 1
1330-001-000 1
Detalle 1 VW jetta Modelo 2005 1
Pesos 1 2,15,22 Deudora 1
1330-002-000 1 Detalle 1
Ford Exelorer Modelo 2005 1
Pesos 1 2, 15,22 1 Deudora 1
1330-003-000 1
Detalle 1
Ch ~sler Vo;tager Modelo 2005 1
Pesos 1 2,15,22 1 Deudora 1
3,17320,2 1
2110-002-000 1 Detalle 1
Artículos Eseeciales, S.A. de C.V. 1
Pesos 1
1
Acreedora 1
2111-000-000 1
Acumulativa 1
Proveedores Extranj eros 1 Dólar A. 1
3, 17,23 1 Acreedora 1
2111-001-000 1 Detalle 1
Proveedor Extranj ero Eseecial 1 Dólar A. 1
3, 17,23 1 Acreedora 1
3,19,21,2 1
2170-004-000 1 Detalle 1 IVA al 16% 1 Pesos 1
3,32 Acreedora 1
3,19,21,2 1
2170-005-000 1 Detalle 1 IVA 16% eor Trasladar 1 Pesos 1
3,32 Acreedora 1
9000-000-000 1 Detalle 1
Cuenta de cuadre 1 Pesos 1
------ 1 Indistinto 1
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Catálogo de cuentas departamentales
En este catálogo se dan de alta las cuentas que manejarán departamentos. El manejo de departamentos es
muy útil cuando se desea llevar la contabilidad, teniendo un estricto control de los gastos e ingresos de cada
centro de costos de la empresa.
Una vez que se han dado de alta las cuentas y departam~ntos, se deben definir las cuentas que son
departamentales.
Para dar de alta una cuenta dentro del catálogo de cuentas departamentales se debe dar un clic en el ícono
lil
!fo. de cuenta ¡1140-001-001 DI
Qeportomento
Soldo inicio!
Monedo contable
Moneda~1anjera
Opciones
·- 1
-- ~I Cuenta a registrar como departamental
_ N_o_. _d_e _C_u_e_n_ta___ 1
~º-e~p_a_rt_a_m
~e_n_
t~
o ~~--'l ~D_e~p_a_
rt_a_m_e_n_t_o_a_l_qLu_e_s_e_a_s_o_c_ia_r_a_l_
a _c_u_e_
nt_a~~~~~~~~~~~~~~~--'I
Saldo inicial Moneda 1 Monto del saldo inicial en moneda contable 1
contable
--~------------'
Aun cuando la cuenta no tenga habilitado el parámetro "Es departamental", se podrá registrar dentro de este
catálogo, ya que el sistema es totalmente flexible y permite registrar cuentas como departamentales siempre
y cuando no tengan movimientos o saldo.
Una cuenta se puede asignar a cuantos departamentos se tengan dados de alta, mientras no haya sido
asignada previamente, en caso contrario el sistema envía el siguiente mensaje:
El registro ya existe.
1 8
1
1
1120-002-000 Banamex No. Cta. 210597-8 1 5 1
1120-003-000 BBVA Bancomer No. Cta. 20041402 1 3 1
1130-001-000
1170-001-000
Cit,:fBank No. Cta. 23012004
Facturas
. 1
1
5
7
1
1
1330-001-000 VW Jetta Modelo 2005 1 4 1
1330-002-000 Ford Exelorer Modelo 2005 1 2 1
1330-003-000 Ch~sler Vo,:fager Modelo 2005 1 5 1
1310-005-000 Eguieo de Oficina 1 4 1
o Ruta de acceso:
Desde esta opción se podrán asociar fácilmente cuentas a uno o varios departamentos. En la ventana de
cuentas departamentales se muestran de lado izquierdo los departamentos disponibles y del lado derecho el
catálogo de cuentas. La asignación de una cuenta a uno o varios departamentos se realiza de la siguiente
manera:
a) Seleccionar el departamento al cual se asociarán las cuentas dando clic sobre él.
b) En la sección izquierda de la ventana se seleccionan las cuentas que serán departamentales, las cuales
pueden ser seleccionadas de forma consecutiva ~ +CIJ o ~ +11) o de forma aleatoria + clic). S
c) Una vez hecha la selección, con el botón 1 <A§ociar j se realizará la asignación de las cuentas
seleccionadas al departamento indicado.
l1140-001-001 Bancomei
_ ,lu 1 0 .._.,;., > 1
¡. .
1170-000·000 DOCUMENTOS POR COBRAR
~ 1180-000-000 IMPUESTOS A FAVOR
i1140-002-001 City Bank
©·1190-000-000 ALMACEN
l600J.CJ03.034 DEPRECACIONES
ffl 1200·000-000 IVAACREDITABLE
l±l Depart¿vnento : Intendencia
iii·1205·000·000 IVA PAGADO
!±l Oepa1tamento : Mantenimiento $ 1210·000-000 PAGOS ANTIOPADOS
r'Ttfwrwm"11i!@l't ;;J ·
Mediante la opción de Asignar cuentas departamentales, asociar las siguientes cuentas a los departamentos
indicados:
'
No. Cuenta 1 Descri~ción De~to.
l___:::J
1 1
2110-001 -000 1 Office Deeot
2110-002-000 1 Artículos Eseeciales, S.A. de C.V. 1 Compras
' 2111-001-000 1 Proveedor Extranjero Eseecial 1
2130-001-000 1 Documentos Varios 1 Mercadotecnia 1
o Ruta de acceso:
• Menú Utilerías I Asignación de naturaleza
Una forma fácil y rápida de asignar la naturaleza a las cuentas de manera masiva, es mediante la opción de
Asignación de naturaleza de cuentas. Esta ventana muestra de lado izquierdo las cuentas con naturaleza
a) Seleccionar las cuentas a definirles naturaleza. La selección se puede realizar de forma consecutiva
CIEEJ+ITJ o l!EEJ+IIIJ) o de forma aleatoria ~ +di~). . ... . ...........
b) Una vez hecha la selección, con los botones ¡lNat. a~¡eedora >>J o '"j-<<-. -Na_t._d_e_-ud-o-ra....rnl se realizará la asignación de
las cuentas seleccionadas a la naturaleza correspondiente.
362-000·000
J6:Í-OoO-ixJo
DEPRECIACION DE EQUIPO D
364-000·000 DEPRECIACION DE MAQUINAi
• • • • AMORTIZACION DE GASTOS [
1 I N-
,-- a(,-
.~
--.-,~-
,1
[ « Nat. deydora J
150·000-000
1,so-OOo-OOci
165-000-000
70-000-000 • ~,,.._,,,; .;_$.
Cuenta Naturaleza
1364-000-000 Acreedora
4. 7 Asociación de cuentas
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Asociar cuentas.
La finalidad de los rubros es facilitar la generación de consultas y reportes del sistema, por ello es de suma
importancia su correcta definición.
48
~Aspef
Aspel-COI sugiere un catálogo de rubros estándar, el cual es utilizado por los catálogos de cuentas
predefinidos del sistema, así como para la emisión de reportes.
Cyentat disponibles
NIÁTL cuenta 1 De•cr1:ciín
~ ¡1 .- Acti"._O_Q~~.!!~-------------..- ..____ 1±1 1110-000-000 FONDO FLJO DE CAJA
$ -2.· Activo No Circulante i!J-1120-000-000 BANCOS
ffi.. 3.· Pasivo a Coito Plazo é-1140-000-000 INVERSIONES EN VALORES
ffi. 4.· Pasivo a Lar~ Plazo é-· 1150·000-000 CUENTES
é- 5.· c.pitol ~- 1155·000-000 ESTIMACION DE CUENTAS INCDBRABL
IÍI 6.- Ventas/ lni;Jeros ro 1160-000-000 DEUDORES DIVERSOS
tiJ- 7.- Costo de Ventas $ - 1165-000-000 FUNOONARIOS Y EMPLEADOS
i!J-8.- GMtos Generales f·- 1170-000-000 DOCUMENTOS POR COBRAR
S. 9.- Otros Ingresos y Gastos ~- 1180-000-000
é--10.- ISR y PTU l +- 1 $-1190-000-000 ALMACEN
IMPUESTOS A FAVOR
: Configura columnas
' Restaurar configuración inicial
Agregar Alt+Jns
· Moórficar Alt+BlcSp
' Eliminar Alt+Del
Asociar cuentas
· Desasociar c"""ta del rubro
Contraer cuentas
Expandir clW!tas
c) Desde el detalle de la cuenta en la pestaña de Atributos. Para agregar o modificar rubros se debe
ingresar al catálogo de cuentas, en la sección izquierda de la ventana correspondiente a los Rubros de
__:::_::__J
35 '---~A-1·ctf~i~v·1~º~-~--DH_eas~dt~e~---1-1420-000-000
4_1_0_-o_o_o_-_º_º_º_~---cuentas
A-so_c_ia_r_~
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo / Pólizas /Tipos de pólizas
Desde este catálogo se podrán registrar los tipos de pólizas necesarios para clasificar los registros contables
que se generen. Se podrán dar de alta tantos tipos de pólizas se requieran.
Guía Curso Propedéutico Aspel-COI f.wura 4.8 - 1 Catálogo de tipos de pólizas Notas del asistente
Opciones
Tipo de póliza
Descripción
~ Los tipos de póliza se podrán eliminar siempre y cuando no existan pólizas de ese tipo registradas.
Tipo de póliza J _ _ _D
_e_s_c_ri,_
p _c i_ó_n _ ___,
Ch ' ~~~-C_h_e~
gu_e~~~~
Tr l___T_r_a_n_sf_e_re_n_c_ia_ ___,
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Pólizas /Conceptos de pólizas
En este catálogo se podrán capturar los conceptos de Pólizas que más frecuentemente se utilicen, agilizando
así la captura de las pólizas ya que no se tendrá que capturar todo el concepto del movimiento, bastará con
seleccionar el concepto previamente dado de alta.
- - - - - - - - - - - ----- ---
~:'o
C!!ncepto no. 15
No. 1 Descripción
Conce~to . 1
1 1 Póliza de Aeertura 1
2 1 Póliza de Ventas 1
3 1 Póliza de Corneras 1
4 1 Pago a Facturas 1
5 1 Pago de Nómina 1
6 1 Pago de lmeuestos 1
7 1 Pago de Servicios 1
8 1 Pago a Proveedores 1
9 l Anticieo de Clientes 1
10 1 Anticieo a Proveedores 1
11 1
Cobro de Facturas 1
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Pólizas / Pólizas
Antes de comenzar a capturar pólizas, se deben establecer los parámetros que afectan directamente al
Catálogo de Pólizas desde el menú Configuración / Parámetros del Sistema / Pólizas 1 Ul.
~
@~ ·de
!D~
-
-af.i1te·de:t.Pué1 ....
.---YJ
..... -
! @1~•,ta ·cetegorladeYn ..Chivo
Captura de pólizas
~ Al dar de alta una póliza, automáticamente se le asignará el número
consecutivo de acuerdo al tipo de póliza que se esté registrando. En la captura
de pólizas este campo no podrá modificarse.
Ira Al dar de alta una póliza, el campo correspondiente al número de póliza estará
disponible para modificarse.
Número secuencial
Sin decimales IQJ El sistema permite la captura de cifras con decimales, en los cálculos se
consideran hasta 5 decimales pero en las consultas las cantidades se
redondean a 2 decimales.
~ Al momento de grabar las pólizas se actualizan automáticamente los saldos de
las cuentas que se est án afectando.
Contabilizar en
Línea
[[i) Al momento de grabar las pólizas no se actualizan los saldos de las cuentas
afectadas, se debe e'ecutar el roceso de Contabilización.
sp'"'e_l_ _ _ _ _........_;_____________s
!Material de uso exclusivo ,para el canal de Distribución A...! _3_
~Aspe/"
~ Estando en la captura de pólizas se podrán dar de alta las cuentas en el
1
Alta de cuentas en catálogo, pudiendo agregar sólo cuentas de detalle.
pólizas
¡g] Estando en la captura de pólizas no se podrá realizar alta de cuentas.
Esta cuenta es útil para saldar una póliza automáticamente, en caso de que no se
hayan terminado de capturar todos sus registros, si el sistema detecta que al
Guardar pólizas no contabilizar la póliza se ha utilizado la cuenta de cuadre, ésta será grabada con el
cuadradas estatus de "Pendiente" y se observará en la consulta de pólizas en color rojo, con el
propósito de identificarla fácilmente y posteriormente sea editada para continuar
con su captura.
En este campo se deberá especificar la cuenta que utilizará el sistema para cuadrar 1
Cuenta de cuadre
1 las pólizas. Esta cuenta deberá ser de detalle.
En esta opción se podrá indicar el mes de cierre fiscal, de tal forma que al momento
Mes de Ajuste de crear el siguiente periodo, se creará un mes de Ajuste, en el cual se podrá realizar
después de la póliza de ajuste o registrar la póliza de cierre del ejercicio sin que se mezcle la
información del último mes capturado.
~ Al realizar una póliza mediante el proceso de "Generación de póliza dinámica
Indicar la categorfa a CFDI" se tendrá la posibilidad de asignarle una categoría al archivo que se
de un archivo está agregando.
¡g] No se tendrá la opción de asignarle una categoría al archivo.
Una vez que se han definido los folios que se van a utilizar, mostrará la consulta de pólizas.
(~~~g~2~~~~~~~1~m~1~~~iP~iioo~·r~e1e1~~~·~f,5'2333~~~~~~~~~g;;~~ ~
,.DIJ
.T . .•
IN_.~ F. .~ ~~.ai Nombl.•L -.....J~eP..• ~.onc9'4o Tipo de e;a~ ~º~·-;___H
1
P :l:F
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Pólizas I Edición I lgre~r o Modificar
.~;t~'t-~----------------------------J
Figura 4.10.1-1 Ventana de Alta/ Modificación de Pólizas
Sus campos:
Opciones
Tipo Se elige el tipo de póliza que se agregará (Dr, lg, Eg, etc.).
Número de póliza a registrar. Este campo estará habilitado si en la configuración del
Número sistema no se tiene activo el parámetro número secuencial, de lo contrario el sistema
ro one de forma automática el si uiente número de óliza.
Fecha de la póliza dentro del mes de trabajo con la que quedará registrado el asiento
Fecha
contable.
Descripción del motivo por el que se efectúa el movimiento. Se puede auxiliar del
Concepto
catálo o de conce tos utilizando F2 o el ícono ? ara a ilizar la ca tura.
No. de Cuenta Número de cuenta que va a ser afectada.
Si se manejan Departamentos se debe anotar el número del departament o que se
Departamento
afectará con el movimiento, se puede utilizar la ayuda (~ o de dicho campo la cual :a
mostrará la lista de Departamentos en los que está asociada la cuenta. Si se digita ~
+ 1§1 a arecerá la lista de TODOS los de artamentos re istrados.
Concepto del El sistema coloca automáticamente el mismo concepto que se capturó en el concepto
Movimiento de la óliza, ero se uede cambiar o modificar.
Debe Anota la cantidad que va a cargarse a una cuenta, al solicitar la ayuda con ~ o liíJ, se 1
1 muestra una calculadora para auxiliar en los cálculos.
Se deberá anotar la cantidad que va a abonarse a una cuenta, al solicitar el ayuda con 1
Haber
1 1§1 o lf!l, se muestra una calculadora para auxiliar en los cálculos.
4.10.2 Barra de herramientas en el Alta de pólizas
Guardar Póliza
Insertar Partida
Borrar Partida
Auditar Póliza
Cuadrar Póliza
Forma de pago
Documentos asociados
4. Por último se procede a grabar la póliza con la tecla 1§1 o con el ícono l&'i l
Q Práctica 12: Regi~tro de Pólizas
111. Ingresar al Catálogo de Pólizas, estableciendo los folios iníciales de las pólizas en 1.
Estando en la captura, edición o consulta de una póliza, el sistema está dotado de una serie de herramientas
que facilitan la manipulación de las pólizas.
QCJ Siempre que se visualice el ícono ~ dentro de un campo el cual haga referencia a un catálogo, se
podrá dar clic en él o pulsar ~ lo cual desplegará el catálogo auxiliar correspondiente donde a su
vez, se podrán realizar búsquedas fonéticas que servirán para agilizar la captura.
s ._so9.oooop'
567 . SOOO'Ó +
4. a·67 . s-crOoO. '=
l!!il Cuadrar Pólizas. El sistema permite cuadrar una póliza rápidamente, utilizando una "cuenta de cuadre",
por ejemplo, si se tiene una póliza muy grande y no se ha terminado de capturar, se puede guardar para
editarla posteriormente; las pólizas cuadradas con la cuenta de cuadre serán grabadas con el estatus de
pendiente.
b} Para cuadrar una póliza estando en la captura de la misma, se puede hacer de las siguientes maneras:
Aquellas pólizas que se hayan ajustado mediante la cuenta de cuadre o la utilicen, en la consulta de Pólizas se
presentan en color rojo, con el propósito de identificarlas fácilmente, para que posteriormente sean editadas
para continuar con su captura.
ílCl Recordar que si una cuenta utilizada en la póliza tiene definida una cuenta de contrapartida, al hacer
uso de esta cuenta, de forma automática genera la siguiente partida.
a) Ingresar al menú Configuración / Parámetros del sistema / Pólizas y activar el parámetro "Guardar
pólizas no cuadradas".
10 1 Auditar Pólizas. Esta herramienta está diseñada para que una vez capturadas las pólizas, se marquen
como auditadas para evitar que puedan ser modificadas posteriormente, esta herramienta puede ser muy útil
para el contador o auditor de la empresa.
--~
.fl.00
Por seguridad se puede restringir esta opción desde los perfiles de usuario, sobre todo cuando se requiere que
no se modifiquen las pólizas previamente contabilizadas. Para auditar una póliza se debe estar en la edición
de la misma y con el ícono correspondiente se audita la póliza.
lvisualizar
~I Filtrar.en laAdemás de generar las operaciones básicas desde la consulta de pólizas, el sistema permite
consulta pólizas que tengan características específicas, esto se realiza mediante la opción
Filtrar, a la cual se tiene acceso con la tecla de función f'.m o con el ícono correspondiente. Se puede filtrar por
tipo de pólizas, por un rango en específico, por pólizas generadas en un cierto rango de fechas, o que tengan
los atributos de contabilizada, no contabilizada, pendiente, no pendiente, auditadas o no auditadas.
l'º
Petiodo de la pó&:za
~--""
Rill<SJI
tia~a
fechariciol ¡ - - -- F:chamal 1 81
.S.islemai ·-········--·--··------···.., Alril1i0$ ·· ·
¡~···· ; ¡ Auátados
¡ .'liEJ NOI
~ BANCO
'¡~ ! Conteb~izadas
,, ¡ No auditadas
¡; ! No contabizadas
H i No pendiente:
~~~~~~~~ -
I P_eroe.t~·-·~~~~
E] Eóim con doc""'°"'°' ooociodoo
~ Tjpos de pófa.u fiscales y cueri.as coníigu-adas para incluirse en elXML
Sus campos:
O~ciones
-· 1
Tieo de póliza 1 Tieo de eóliza gue se desea inclu:ta el filtro, eueden ser todas o un tieo en eseecífico. 1
Números de pólizas que se incluirán en el filtro, pueden ser todas o un rango
Pólizas
1 específico. 1
Periodo de la
Sólo se incluirán en el filtro las pólizas generadas en el rango de fechas indicado.
póliza 1 1
Mostrará sólo las pólizas que hayan sido generadas desde la interfaz en línea con los
Sistemas
1 sistemas SAE, BANCO o NOI. 1
"º~~JP<ic~>-........ __ ...........................
l, 1 1 ·ri ·Modiic.. ..............................-............ ...................... ··'¡i.
U ()
1i Í · '"
En'li.srpor co11eo
ktu!!liZas ~sta de CO:(f!!Q
.t=-
1.9
! j $·C! Doct.rnenlo• "'9Cóados
!d1 ,.J !'··~~
'--@ o.,.,oéiar
JÍ ¡-e@ T~ d!;t·póizas
1 j¡1:.;::~.. ~- 1
,S:l:l, epa1t=
L1 tt ~~
11 co:=;~,
Figura 4.10.3-6 Permiso para marcar y ver pólizas privadas.
En la edición de la póliza se encuentra el ícono correspondiente a la función "Marcar una póliza como
privada".
Vista Preliminar. Mediante este ícono se puede obtener una vista previa de la consulta de las pólizas
para observar cómo se mostrará en la representación impresa.
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo / Pólizas / Pólizas / Edición / Copiar o Pegar
Estando en el catálogo de pólizas se podrá crear una póliza a partir de otra, esto mediante las opciones:
Copiar y Pegar. Es posible copiar una póliza con sus partidas de un período a otro o inclusive del mismo.
Para hacer uso de esta opción se debe estar ubicado en la póliza a copiar, posteriormente dar clic sobre el
ícono l~I y por último dar clic sobre el ícono ld l. El sistema de forma automática asignará el folio
consecutivo permitiendo también editar la póliza antes de pegarla, esto por si se requiere hacer alguna
modificación a la póliza.
í!Cl Si es más de una póliza la que se desea copiar, se pueden seleccionar con la tecla [E] + Clic en cada
póliza.
Copiar la póliza Eg3 y pegarla en el mismo periodo pero modificándola con los siguientes datos:
65
4.10.5 .Documentos asociados
El depósito de documentos asociados almacena y administra los archivos relacionados a las operaciones o
registros del sistema con el objetivo de mantener la información centralizada y de fácil acceso.
Debido a que los archivos que se asocian generalmente son documentos comprobatorios y/o informativos de
dichas operaciones o registros, es necesario conocer la configuración que determina la localización física de
los mismos, así como el procedimiento de asociación y posteriormente, su consulta en el sistema.
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo / Validador CFDI y documentos asociados I Configuración
a) Sección Depósito
Permite administrar los depósitos según las necesidades del usuario.
Número de depósito: 1.
1 Opciones
1 Depósito Actual 1 Muestra la descripción del depósito configurado actualmente para la empresa.
Número de Debido a que en la carpeta de documentos digitales dentro del DACASPEL las
depósito carpetas que se crean se llaman "Deposito(x)" donde x es el numero del depósito
que se crea sucesivamente, en esta sección se muestra a que número de depósito
pertenece el depósito actual.
1 1.._~...-
Crea un nuevo depósito diferente al que el sistema ofrece por omisión. Al hacerlo, es
11
necesario personalizar toda la distribución de los archivos: carpetas, nombres de
categorías, entre otros.
11,,-~eleccionar e><iotente 11
Muestra los depósitos creados, además del que el sistema ofrece por omisión.
onfiguración avanzada,-
. ---
r:;
\1';::rll . -"!"'""""'Tm"""1. Modo de
'l'b""oclrl"'ectono"""'"" •cc=;:J~Anónino_
·_·-------~1-·J
l!l!..............._:&.iiol.&..:.......,¡~I U•UOJio:
~---------<:
~-----------<:! Conllaseña:
1Eroboo"""""6n1
:~-------------------
~ 1 U;ance1ai.-I
Figura 4. 10.5-2 Opciones de configuración general.
Doo..mentos generalM-------------------~
Comprobantes digaale
1 Opciones
Solicitar fecha de ~ En la asociación de documentos mostrará el campo "Fecha de registro", en el
registro al que se mostrará la fecha actual, misma que es posible modificarla si es
asociar necesario.
Material de
,,
uso exclusivo ~ara el canal de Distr.ibución Aspel
~w~· ....
~~-..-""""""'~-
68
c) Sección servicio de validación
- ----·-- - -------- - · -- · - -
Formato para la Formato en que se presenta el reporte que contiene el resultado de la validación. Las
generación de opciones son:
reportes del • PDF
resultado de
validación
• HTML
• RTF
d} Sección categorías
~~~-'-~•..........................
Gl C~obanl:es DVI•~-
'"'"""
8 Doctmentos
"""""
°"""
eon.w..
11 i
¡ ¡= ..J
1 Opciones ,,,,
Categorías De acuerdo al tipo de documento que se asocie al depósito, las clasificaciones son:
• Comprobantes Digitales. En esta carpeta se almacenan Comprobantes
Fiscales Digitales por Internet.
• Documentos. En el depósito de documentos es posible no sólo guardar los
CFDl's comprobatorios de las operaciones, también es permitido agregar
otro tipo de archivo relacionado con el registro en cuestión .
"'"'*4»t,. ..~,.~~~-~T
!
CategO!Ía:
11 ;
liafi!l!llt'~t~ 1-~·l
Figura 4.10.5-6 Nueva subcategoría
1 11-~~~~~41 Permite la edición del nombre de una categoría creada por el usuario.
;1 R~1m
·j
¡j c~as
:¡ Cotizaciones
i Cuentas Banco
J Cuentas COI
·; Cuentas de deplo
:¡ Devoluciones de compras
·¡ Devoluciones de Ventas
'i Fact..as
.¡ 1~~io:
.i Movmentos Banco
j 01denes de compra
1 P~rln~
2. Asociación
o Ruta de acceso:
~~~~~~~~~~~~~~~~~
'~""~~':_,.~~--Hk~¡¡s'hiúlt~~~y '
~~~~~~-----'' [Y]~
Asociados '\_Todas"._
Archivo RFC Emi:RFC Rec Categorí Nombre !_NM1bre F Tolal
:r. ~ 1 1 1:11
Icono Descripción
Abre una ventana para buscar en los directorios del equipo el archivo que se
asociará al registro del sistema. Es posible ejecutar esta función con la
Agregar nuevo combinación de teclas 0 + IIEJ
[ti]
Abrir
Abre el archivo asociado al registro utilizando el programa que está
predeterminado para consultarlos. Es posible ejecutar esta función con la
combinación de teclas []El + IG.]
Este botón te permite eliminar físicamente un archivo o una carpeta de archivo
desde la sección de depósito de documentos. Es posible ejecutar esta función con
Eliminar la tecla IB.
Ejecuta el proceso de validación de un CFDI. Es posible ejecutar esta función con
la combinación de teclas 0 + rn
Validar
Permite visualizar el reporte que resulte de la validación del CFDI. Es posible
ejecutar esta función con la combinación de teclas 0 +~
Ver reporte de
validación CFDl's
A1ociodo ~Todo_•----~
. 1 ·I El Comp.obantes D~s
Egresos
O Moor'" solo CFDl's
¡--~-----1
BFCdelerrisOI
1 ·ílcePI« 11- ~ 11 ~ )
11. Mediante el ícono ~ identificar el directorio que almacena el archivo en cuestión. Una vez
localizado, se selecciona el mismo y posteriormente dar clic sobre el botón l·v /lbir. U.
111. En la ventana "Información para los documentos seleccionados", el sistema sugiere la categoría en la
que el depósito copiará físicamente el archivo de acuerdo a la configuración previamente realizada. En el
campo "Comentarios" se captura una breve descripción propia de la asociación.
Número de
Tipo Póliza Archivo para asociar Categoría Comentarios
Póliza
Diario (Dr) 1 Bgral.xls Comerobantes digitales Balance General
Ingresos {lg) 2 Calcia.xls Ingresos Ayuda eara el cálculo
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Pólizas I Pólizas modelo.
• Menú Archivo I Pólizas/ Pólizas, desde la captura de nueva póliza, presionando el ícono
Aspel-COI ofrece la opción de manejar pólizas grabadas en archivo, las cuales pueden utilizarse cuando se
necesitan contabilizar pólizas que no sufren modificaciones substanciales en su contenido así como para crear
pólizas repetitivas para conceptos tales como renta o depreciación. También es a través de pólizas modelo
como se lleva a cabo la interfaz con los demás sistemas de la línea Aspel.
·Este módulo permite tener un manejo eficiente de las pólizas modelo, permitiendo consultar las pólizas
modelo que han sido grabadas, así como organizar y/o almacenar las pólizas recibidas vía correo electrónico y
clasificarlas por sistema.
Detalle de La póliza
seleccionada
Los íconos con los que cuenta el administrador de pólizas modelo son:
~ Al seleccionar esta opción, abre la ventana de captura de una póliza para ser grabada
Agregar póliza como póliza modelo.
modelo
~ Con esta opción se puede modificar la póliza modelo seleccionada y así corroborar que
Modificar póliza la información sea correcta antes de contabilizarla.
modelo
Este botón abre la ventana de captura de la póliza con el fin de contabilizarla. Con ~
~ o con el ícono lBI se graba la póliza. El proceso de contabilizar póliza también se
Contabilizar
pólizas puede realizar dando doble clic en la póliza modelo o con la opción Contabilizar póliza
del menú contextual.
Con esta función se verifica si existen correos nuevos para Aspel-COI, en su caso
'~
solicitará la contraseña del usuario para obtener los correos. Para poder visualizar los
correos nuevos el asunto de los mismos debe tener la leyenda [ASPM] y el archivo
Actualizar lista adjunto debe ser de tipo póliza (*.Poi), de lo contrario no se visualizará en la ventana
de correo de pólizas modelo, ya que este proceso verifica que el contenido del archivo sea el
correcto.
~
- Con este botón se envía por correo electrónico la póliza modelo seleccionada,
desplegando el programa de correo predeterminado en la PC. Por omisión como
Enviar pólizas
asunto del mensaje será [ASPM].
por correo
Indica la ruta donde se encuentran los archivos de pólizas modelo, por omisión
Ruta de la póliza muestra el directorio en el que se está trabajando en Aspel-COI. Si se requiere
modelo consultar las pólizas modelo de otro directorio, aquí se indica la ruta donde se
encuentren dichos archivos.
- .. - -····, -
' En este campo se indica el formato o extensión de las pólizas modelo a consultar.
Por omisión muestra la extensión *.Poi. Éste campo es de gran utilidad para
Tipo de archivo cuando las pólizas son generadas por otro sistema Aspel, por ejemplo, Aspel-SAE,
ya que los archivos de pólizas se generan con extensión P01, P02, según el
número de la empresa en la que se genere
Todas: En este apartado se podrá consultar las pólizas modelo que se encuentren
grabadas en el directorio de trabajo indicado.
Clasificador de
Por sistema: Los nodos que aquí se muestran, representan cada sistema de la
Pólizas (Todas, SAE,
línea Aspel que genera pólizas modelo, esto con el fin de poder ordenar las
COI, NOI, CAJA):
pólizas por sistema. Teniendo una póliza seleccionada, desde el menú contextual
se le puede asi~nar una clasificación a la póliza por sistema Aspel.
Lista de Pólizas
Se muestran los archivos que cumplen con el tipo de extensión indicada.
Modelo 1 1
Tieo de Póliza 1 Muestra el tieo de eóliza, éstas eueden ser Dr, lg, Eg, etc. 1
Fecha de la Póliza 1 Fecha en la gue se generó la eóliza (día/mes/año). 1
Conceeto de la Póliza 1 Muestra la descrieción de la eóliza. 1
Detalle de la Póliza 1 Muestra las eartidas gue conforman la eóliza seleccionada. 1
a) Póliza modelo
Una póliza modelo que "copia" o repite los asientos contables cuantas veces se req,iera. Para ello,
estando en la captura de una póliza grabarla como modelo dando clic sobre el ícono ~ o presionar la
tecla EJ y automáticamente el sistema solicita el nombre del archivo, el cual se grabará con la
extensión *.POL o .XLS. Una vez grabada IWliza modelo se puede contabilizar en el sistema estando
Facilitan la captura de pólizas similares a partir de un modelo que, además de las cuentas de cargo y de
abono, almacena las proporciones de los montos en las partidas para las siguientes capturas. Un ejemplo
de estas pólizas son pagos de luz o de renta.
Los pasos a seguir para elaborar una póliza inteligente son los siguientes:
L__ ~__
1 ::J 1'!<>
La siguiente ventana solicita el monto base para calcular los porcentajes que correspondan a cada
partida. Este monto corresponde al 100%.
~ El sistema propone por default el monto de la última partida, sin embargo el usuario es libre de
ingresar el monto que desee de acuerdo a sus necesidades contables.
Una vez guardado el archivo de la póliza modelo inteligente, se selecciona en una nueva captura de
póliza mediante el ícono 1~1.con lo que el sistema solicita la captura del monto que será distribuido
en las partidas según sus porcentajes.
No.Cuento Dopto ..Cimbo de c-Ptoye<.' C~o del MO...-ento <F2> T.ea.bio_ Debe ....... ..._Haber
Monto achtrb.ir :
No,UP111tid.s ¡--······- ·-
~= E=·""···-=····=·_···""·_·'.=_:.-=.====---- =3
- - - - - - - · · - · · - --............·----··-···---····-·····
··-·---·--·-·----- --····-- · · -- ·-··- -----
. .J-.t:..~.. ........º.'l!>e ... ·'····
$1. S3,44S:28 '40:00
$551.n $Q.OO
• Ejemplo
Posteriormente, se captura una nueva póliza a partir de la póliza modelo inteligente, en la que prorratea las
cantidades mediante los porcentajes almacenados para cada partida:
1Cuenta ·~
1 Debe 1 Haber 1 Debe% 1 Haber%
1 Banco
- l 3,448.28 1 l 86.21% 1 ··~·~".~""
El objetivo de la práctica es generar una póliza modelo normal y otra más con porcentajes (póliza modelo
inteligente). Para ello se deben realizar los siguientes pasos:
1. Póliza modelo
a) Ingresar a la póliza lg1 y grabarla como póliza modelo con el nombre Póliza0ct14.pol. Al mensaje
indicando si se desea grabar por porcentajes presionar el botón ¡ M<> 1y guardarla en la carpeta
Datos1 de Aspel-COl7.00.
~~~~~~~~~~~~
:~\f~ ~s"·ü&iaH4~U~~"'..~~
¿Des9s guardar la póliza modelo con porc~ntajes?
b) Crear una póliza modelo inteligente a partir de la mostrada en el inciso c). Guardar la póliza modelo con
porcentajes bajo el nombre "Polizalnt" en la carpeta "Datos1" que se encuentra en el DAC de Aspel-COI
7.0. En el monto que solicita para calcular los porcentajes por partida, conservar el sugerido por el
sistema.
d) Abrir la ventana de captura de póliza y seleccionar el archivo modelo creado anteriormente. Indicar
como monto a distribuir S 7900.00. Observar las cantidades en cada partida y anotarlas, comparar con
la información en la póliza anterior.
IS IS
IS IS
Is IS
IS IS
IS IS
IS IS 7,900.00
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Tipos de activo.
Los tipos de Activos se definen para agrupar a los activos que por su naturaleza, tienen tratamientos similares
en cuanto a depreciación y reevaluación.
Dentro del Catálogo de Tipos de Activos, se observa el listado de los tipos de activos existentes con su Clave,
Descripción, Tasa Contable, Tasa Fiscal, Máximo Deducible, Método de Depreciación y Depreciación
proyectada.
Sus campos:
- '·'··-- ..•,,_ ---·~--- --~---,--_ ··-·-·--·- ·- -, · ··' m. ,,,,,,,'O>;; _.__. ··•,;¡,,,
Oeciones 1
Número de tipo de El sistema asignará un número en forma secuencial por cada tipo de activo que 1
activo 1 esté dando de alta.
Descrieción 1 Anotar una descrieción genérica del tieo de activo. 1
Porcentaje de deducción contable anual para el tipo de activo.
** La Tasa Contable puede ser igual a la Tasa Fiscal, sin embargo depende del
Tasa contable Tipo de Activo, ya que por su naturaleza y con base en estudios previamente
hechos, peritajes en relación al tiempo de vida útil y su valor de rescate, puede
ser diferente a la Fiscal.
Tasa fiscal 1 Porc;:entaje de deducción fiscal anual eara el tieo de activo. ** 1
Son los topes establecidos por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, de
Máximo deducible acuerdo a la naturaleza de los Activos, como valor máximo base de
depreciación.
Las cuentas contables aquí definidas deben estar relacionadas con la moneda 1
Cuentas del activo
1 seleccionada y deben ser de tipo detalle.
Porcentaje de depreciación que se considere adecuado para el tipo de activo.
% de depreciación
Generalmente se proyecta el % de depreciación anual establecido en la ley del
Proyectada
ISR.
Moneda 1 Permite asociar una moneda determinada eara cada uno de los tieos de activos. 1
Tipo de Activo
~D_e_sc_r~ip~c_i_
ó_
n =~~~~~~~~--'l ~M_A_Q~U_l_N_A_R_IA~~~~
~T_
as_a~C_o_n_
ta_b_l_e_=~~~~~~~~' ~~~~~~~3_5_o/c_o~
Tasa Fiscal:
~~~~~~~~~~~~~--'~~~~~~~~~
1 35 %
Máximo Deducible:
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
1 957,250.00
~D_eLp_re_c_i_
ac_i_ó_n_P_r_o~y_e_
ct_a_d_a_=~~~--'l ~~~~-L_ín_e_a~Re_c_t_a~
~%~d_ e_D_e~p_r_ ec_i_
ac_i_ó_n_P_r~
oy~e_c_t_
a_da_:~__.l~~~~~~-1_0_º_ Yo~
Moneda:
~~~~~~~~~~~~~--'~~~~~~~~~
1 Pesos
Cuenta del Activo:
~~~~~~~~~~~~~--'~~~~~~~~~
1 1346-000-000
~D_e~p_re_c_
ia_c_ió_n_A
_c_t_iv_o_=~~~~~~'~~~1_3_6_ 4-_0_0_0_
-0_0_0~
~G_as_t_o_s_d_e_D_e~p_re_c_ia_c_i_
ón_=~~~~~'~~~6_3_0_0_-0_0_4_
-0_0_0~I
~B~
ªJ~
·a_o_v_e_n_t_
a_d_e_
l_
A_ct_iv_o_:~~~~~'~~~7_2_0_
0_
-0_0_1_
- o_o_o~¡
o Ruta de acceso:
• O con el ícono ~-
En el catálogo de activos se registran individualmente los Activos o Bienes de la empresa que requieren de un
control interno, solicitando la información necesaria para el cálculo de la Depreciación Contable y Fiscal, así
como el monto revaluado de los Activos.
Antes de comenzar a capturar los Activos, se deben establecer los parámetros que afectan la generación de la
póliza correspondiente a la compra de activos, póliza que el sistema sugiere se genere al momento del
registro de los activos, esto es desde el menú Configuración/ Parámetros del Sistema I Activos ~.
Opciones
Se especifica la cuenta contable correspondiente a Bancos que el sistema
Cuenta Banco
sugerirá en la partida al momento de registrar la póliza de compra de activos.
Para dar de alta un activo dentro del catálogo de Activos se debe dar un clic en el ícono 1 ~l.
Al dar de alta un activo muestra una ventana en la cual se almacena de forma ordenada la información
necesaria, esta información se distribuye en seis secciones: Generales, Depreciación Contable, Depreciación
Fiscal, Moneda Extranjera, Mantenimiento y Seguro, así como Observaciones.
a} Sección Generales
En esta sección se capturan los datos generales del activo, la moneda es definida de acuerdo a la que se haya
configurado en el tipo de activo.
Oeciones 1
Fecha de Inicio de Se debe capturar la fecha en la que se empezará a depreciar el activo fijo. Por
depreciación defecto el sistema sugiere el siguiente mes al de la fecha de adquisición.
1
Al activar este parámetro, se indica al sistema que ese activo se depreciará con
Deducción inmediata deducción Inmediata, es decir, depreciación acelerada, en un sólo año se deprecia el
activo con un porcentaje alto de depreciación
Depreciación
acumulada al último Depreciación acumulada al último cierre del ejercicio
cierre
En caso de que el activo fijo tenga un máximo de depreciación permitido conforme
Monto máximo
a la Ley del ISR, es necesario capturar este límite para evitar que el activo se
deducible deprecie más del límite permitido.
Con la información de Depreciación Contable y Fiscal, el sistema calcula la Depreciación de activos afectando
las cuentas de depreciación de activo y gastos de depreciación de acuerdo al tipo de activo que se trate.
Sus campos:
Opciones
El sistema proporciona el monto original del activo en relación con el tipo de
Tipo de cambio actual.
moneda corres ondiente.
Es el valor del activo expresado en la moneda de acuerdo al tipo de activo
Valor del activo en.
seleccionado.
Esta pestaña registra los datos correspondientes al mantenimiento y seguro del activo, que a rnntinuación se
describen:
Agen!e de segL10 J~
M-a1-
ia -
Lu-
isa-A-1c-
hu-
nd
-ia---~ ~igencia
Sus campos:
Opciones
En caso de que tenga algún seguro, se debe indicar el número de póliza o
Póliza de Seguro contrato.
1
1 ~-----------~
f) Sección Observaciones
En la pestaña observaciones se pueden capturan datos adicionales de los activos, dependiendo de los
requerimientos de la empresa.
Complementando la información asociada a los activos registrados por la empresa, Aspel-COI ofrece
consultas y procesos para obtener la Depreciación Contable y Fiscal, así como la Reevaluación de activos.
El sistema muestra una consulta la cual clasifica los activos por el tipo, además permite realizar las
operaciones comunes de búsqueda, consulta y publicación de la información, mostrando una ventana como la
siguiente:
EQUIPO.DE Of:JQNA
EdJ.11fji:oÉ coMPúfp "'
EQUiPDDE TRANSPORTE
~{)lf]QOS ,
M":QUllJARIA COMP OUL.PJ:tlTIUM,JV
COMDP4004 COMP DELL PENTIUM IV
QJMDP4005 CllMP-DELL PENTIUM·JV
COMOP4015 fGOMPUTADORA DELl
OFlDNA~ ZoNANORIE
EOS001 SILLA CONFORT PM' STEELE
E0.5002 SILLA CONFORT PM STEELE
SILLA CONFORT PM STEELE
EOS004 SILLA CONFORT STEEtE>,
_9.MCHEV·2005 CHEW POP 2·PT AS
Asimismo, si no se requiere hacer la póliza de registro de activos en ese momento, se puede hacer
posteriormente de forma manual, es decir, se tendrán que capturar todos los montos correspondientes.
• Activo 1
Generales 1
Clave del Activo: ESCCON01 1
Descrieción: Escritorio Mod. Ejecutivo 2105 1
Fecha de Adguisición: 5-0ct-14 1
Monto Original: $ 5,250.00 1
Tieo de Activo: 1 {Eguieo. de Oficina) 1
Localización: 1er. Piso 1
Deeartamento: 5 1
Número de Serie: ES260374EU 1
·~
~
De~reciación Contable ·- 1
Tasa Deereciación: ¡ 10% 1
Método de Deereciación: 1Línea Recta 1
-~
~·
De~reciación Fiscal 1
Tasa Deereciación: 110% 1
-~ -· Mantenimiento y_ Seguro -- - ~· --
1
Póliza de Seguro: l
130490-1 1
Comeañía Aseguradora: IGNP 1
Agente de Seguro: 1Abigail Lóeez Esteban 1
Tieo de Cobertura: ! Amelia 1
Monto Asegurado: 1$5,250.00 1
Vigencia 15-0ct-14 1
Costo Mantenimiento: 1$300.00 1
Período de Mantenimiento (meses} J5 1
• Activo 1
·-- - -- - -
·--~-- ~
Generales
-··
¡
Clave del Activo: j COMPESCRH01 l
Descrieción: l Comeutadora Escritorio Dell GX 1
Fecha de Adguisición: l 4-0ct-14 1
Monto Original: 1$8,250.00 1
Tieo de Activo: ¡2 (Eg. de Cómeuto} 1
Localización: j 1er. Piso l
Deeartamento: 18 1
Número de Serie: j D191250CA 1
Depreciación Contable l
Tasa Deereciación: ! 30% 1
Método de Deereciación: 1 Línea Recta 1
Depreciación Fiscal 1
Tasa de Depreciación: 130%
'
-·· ~· ~··
1
Mantenimiento y_ Seguro 1
Póliza de Seguro: l 130490-3 1
Compañía Aseguradora: I GNP 1
Agente de Seguro: 1 Abigail López Esteban 1
Tieo de Cobertura: ! Amelia 1
Monto Asegurado: 1$8,250.00 1
Prima Total: 1$8,250.00 1
Deducible: 1$5,300.00 1
Vigencia l 4-0ct-14 1
Costo Mantenimiento: 1$700.00 1
Período de Mantenimiento (meses} ¡2 1
··~···············
Generales 1
Clave del Activo: i COMPESCVT01 1
Descrieción: 1Comeutadora Escritorio Dell GX 1
Fecha de Adguisición: j 4-0ct-14 1
Monto Original: 1$8,250.00 1
Tieo de Activo: j 2 (Eg. de Cómeuto) 1
Localización: j 20 Piso 1
Deeartamento: ¡2 l
Número de Serie: 1 D160772AL 1
-.-,,., ..•. .,_
Deereciación Contable
.
--·-- 1
Tasa Deereciación: 130% 1
Método de Deereciación: 1Línea Recta 1
-
Deereciación Fiscal 1
Tasa Deereciación: J30%
- Mantenimiento Y.. Seguro -- 1
l
Póliza de Seguro: l 130490-5 1
Comeañía Aseguradora: j GNP 1
Agente de Seguro: 1 Abigail Lóeez Esteban 1
Tieo de Cobertura: I Amelia 1
Monto Asegurado: 1$8,250.00 1
Prima Total: 1$8,250.00 1
Deducible: 1$5,300.00 1
Vigencia 104-0ct-14 1
Costo Mantenimiento: 1$700.00 1
Período de Mantenimiento (meses): ¡2 1
Deereciación Contable l
Tasa Deereciación: J30% 1
Método de Deereciación: J Línea Recta 1
- Deereciación Fiscal
~.,,, ........,.._. ~~ .... ._,
l
Tasa de Deereciación: J30% 1
- ~~~-
Mantenimiento Y. Seguro 1
Póliza de Seguro: J 130490-6
1
Comeañía Aseguradora: JGNP 1
Agente de Seguro: 1Abigail Lóeez Esteban 1
Tieo de Cobertura: JAmelia 1
Monto Asegurado: 1$10,150.00 1
Prima Total: 1$10, 150.00
Deducible: ' ·-. - IS 7,800.00 - ·- 1
1
Vigencia l B-Oct-14 1
Costo Mantenimiento: 1$500.00 1
Período de Mantenimiento (meses} J3 1
d) Al terminar el alta de activos registrar la póliza, desplazarse con la tecla ~ entre las partidas,
respondiendo afirmativamente a las ventanas donde pregunta si se desea dar de alta las cuentas en los
departamentos indicados.
e) En las 2 últimas partidas, aparecen de forma automática las cuentas 1120-001-000 y 1200-002-000, ¿a
qué corresponden?
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Tabla de l.N.P.C.
La Tabla del Índice Nacional de Precios al Consumidor sirve para re-expresar los saldos o montos de las
cuentas de una empresa, de tal forma, que se reflejen los cambios en los valores producidos por la inflación.
El l.N.P.C. es un índice en términos absolutos (no porcentuales) que refleja la inflación o deflación que han
sufrido los precios mensualmente desde enero de 1950.
Indices correspondientes
Ajjo!2015 ¡
2006 . =i Enero 11:~~~- -] Jyl<> l~~·---_J
2007
2008 Fe~"'º 1116.17400 1 AgQoto !0.00000 1
2009
2010 Marzo ~1 664ioo 1 l
Se¡¡liembre O00000 -]
2011 1116.34500 ¡0.00000
Abr! 1 O,tubre
[jl
2012 1
2013 M~ 111576400 1 No~iembre ¡0.00000
201 4 1
Dentro de la consulta se cuenta con un botón FTP, el cual realiza una conexión a un sitio FTP vía Internet para
obtener y/o actualizar automáticamente los datos con los índices de cada mes.
El archivo de INPC es de vital importancia ya que sirve para realizar cálculos como los siguientes:
La consulta del catálogo de cuentas muestra las cuentas bajo una estructura de árbol, lo que proporciona una
fácil lectura de las cuentas. Se pueden contraer y expandir las cuentas dando clic en el signo (+) I (-)
respectivamente.
El catálogo de cuentas cuenta con un menú contextual desde el cual se puede realizar diversas operaciones,
como lo es: configurar columnas, agregar, modificar o eliminar cuentas, asociar y desasociar cuentas de un
rubro, y de igual forma se puede contraer o expandir el árbol de cuentas.
04/01120' cuenta
05/01/20"A~
• H7199
OS101120· cd;.oi,,. 1z.1eo,oo: o.oo. ;o ·o·
•
-----·---
lo
, •.UlZlL iJ 59~.119 l\;25S.2u_:____f.
Al seleccionar la opción Configura Columnas del menú contextual, se puede personalizar la consulta del
catálogo de cuentas, agregando o eliminando campos según se requiera o no que aparezcan en la consulta.
Al seleccionar una cuenta de detalle, en la parte inferior de la consulta se podrá visualizar el Auxiliar de la
cuenta, es decir, todas las pólizas generadas que afectan a la cuenta seleccionada. Desde aquí también se
cuenta con un menú contextual, desde el cual se puede editar la póliza, exportar el auxiliar a Excel, imprimir
el auxiliar y consultar los saldos históricos de la cuenta.
, Editar póíaa
El<po- • fJccel
Imprimir aU1ctliares
Saldos históricos
¡ Consultar operación con terceros
: Consultar OJmKión JETU
93
f:i)Asper
5.2 Consulta de pólizas
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo / Pólizas / Pólizas
La consulta de pólizas cuenta con un menú contextual desde el cual se puede realizar diversas operaciones,
como lo es: configurar columnas, agregar, modificar y eliminar pólizas. Al seleccionar alguna póliza muestra
en la parte inferior el detalle de la misma.
Se pueden
lo agregar o quitar
·AP.¡at A!t+!M columnas
•Í.!odifiair Alt.fi«sp
Eoi 5
·~ Ait•·oei
1.00(IX)
O O
Al seleccionar la opción Configura Columnas del menú contextual, se puede personalizar la consulta del
catálogo de pólizas, agregando o eliminando columnas según se requiera o no que aparezcan en la consulta.
O Ruta de acceso:
• Menú Archivo / Balanza de comprobación
Para obtener la Balanza de comprobación correcta, es necesario haber capturado y contabilizado todos los
movimientos correspondientes al periodo, en caso contrario, la Balanza de comprobación no estará
actualizada.
Desde las pestañas inferiores es posible consultar la información de diferentes periodos, siempre y cuando
éstos hayan sido creados, además de poder realizar las operaciones básicas de las consultas, como lo es
filtrar, exportar, publicar e imprimir la información referente a la Balanza.
De$C1iptjón de la c uente . Saldo inicial: Total de..ca1go1· Total de .abonoa: =Saldo final
E!mn•l~FO~D'b FWO.'oE"&:iA - .,, .. ,~,nQO~ÓOr 0:00 noo~ - ~:Oóo:óó
CAJA CHICA 6.000.00 0.00 O.O{l 6,000.00,
~;_J;1::0:®000 _BANCO~ ~'AJ?, ,5)'.l5!16B~ .qs,aoc;io_ .s,7.02;.9[33,83;
r l;V1 121J.001-000 tloncoi MónedaN•cionaf 4,832,523.t1 '281;203.48 135;005.20 4.Sn.921,89 '
L ¡ - ~1.?0w:1-ooi B~• i4f19;:1s;;.;2µi ?,;594.J¡il.]e. í65@:i48 i3?..~~2tí c;¡;s27~as:
[· : r-1120-00HI02 Bancoineri 291125E971 1.237.889.43. llti,000.00 3,306.00 U50.5B3.A3 '
\· 1 .1~ 1120.(1)1-¡ID B4ncaner0002Hj411Ól ' •. UOO, , ... uoq _Ó\ilf . . . :-0.¡¡Q'
i e 1120-002-000 Boncos M°"'do E.tr~r• 1,432.678.56 292.38338. 0.00 1]25,061,94
L Lfüo-002-001 éiyen; . . ~. "ü~~· ·292:383.38 ·g.lló '1.725.psi.~
$-.1140-000-000 INVERSIONES EN VALORES 2.570.llO 120.00 0.00. 2;s90,oo.
•i'.1;r 1140-001-00(\
· INVl;R$10/lES MOflEQ/<
NACl-ONAl •
2,570.00 120.00 O.IJQ, 2'690.00
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo / Balanza de comprobación con departamentos
• Desde el ícono ~.
Permite visualizar la balanza de comprobación clasificada por departamento, es decir, los saldos y
movimientos generados por cada uno de los departamentos.
O.DO
000 O.DO
o:oo
1ss201•a
O.DO O.DO 0.00
o.po o.:iq¡ O.DO
o.oo O.OQ
0.00
120-001 lnlomiMico .Baname>< 7411íl?-1 Súc"2Ó1
120-001 Ventas ª""""""" i i9J1256Sn
B.ancomer 129112569n
ícono l~I que permite emitir la Balanza acumulativa, solamente es necesario indicar el rango de los
periodos a acumular para que el sistema realice el proceso.
-------------------
""fil~..,"'
"
--= - - - - --
f:'."M<'1< ""' ~"' <>.-W.~~"'.:-~~" - ,,., V N ~>;;''°"X
r·.Periodos
Qesde [EÑf/2o14___ aJ !:!••to ¡¡;¡;;:¡¡;2014-- g
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Catálogo de cuentas
• Menú Archivo I Pólizas / Pólizas
En la consulta de pólizas y catálogo de cuentas se identifican las asociaciones y/o datos que fueron
solicitados durante la captura mediante marcadores auxiliares con color. A continuación se describe cada uno:
A continuación se describen las características propias de las consultas de catálogo de cuentas y pólizas.
a) Catálogo de cuentas
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Catálogo de cuentas
La consulta de auxiliares sirve para consultar y reportar los saldos y afectaciones a cada una de las cuentas
del catálogo. Para poder visualizar la consulta de auxiliares se debe estar dentro del catálogo de cuentas o
cuentas departamentales y en la parte inferior de la cuenta seleccionada se visualiza el auxiliar.
La consulta del auxiliar puede ser exportada a un archivo de Excel®, esto es dentro de la consulta del auxiliar/
menú contextual / Exportar a Excel®, debiendo indicar el nombre y la ruta donde se guardará dicho archivo,
como lo muestra la siguiente figura.
s. ~ 1
i._N_o~!! -·· --~~-·-------·-...J. F~~ ~~;in!:.",:::......!i~~ · 1
~Activos.xi< 26/11/201011:47 a.. Hoja di
•
Slioo-.S
.;.. ', ~810.xl< 14111/200512:31 ... Ho)o dj
~ Sg<0l.ids 16/11/2005 OS:OO 11... Hoja di
EsaióriÓ "li!!i'l C.1cia.xl< 24/ll/2005 05:35 •.• Hoja di
~OAISR.xl< 09/ll/2lll003:57 •. Hoja df
~ ~Doisrivuls 15/04/2009'.11:20 a... Ho)• d'
••
lllili<i!"""'' ~OANA.ids 05110/2010 11:22·a... Hoja d;
~ o.cmult~ 15!04"!200911:17.•··· Ho¡¡j d:
~ Oepact.xls 16111/2005 05:00 a... Hoja<!,
~ ~ Edoímo.xi< 05/ll/2lll0 01:23 ... Hoja '1;
~EdoFinGrpCts.x!S' l3/ll/2Dl011:« a... Hoja d
~Edore.xls 05/ll/201010-35 a:.. Hoja·d
Red
i5.'l'Ed0ree; :n. 09111/2010 09¡~5 1 ..,. H.;.,-d;.-
,. ¡, ertr--' mmn ..m. r:trr' tt1t1-1ñi1SJ . r
La característica única de la consulta de pólizas, es una columna con el nombre DD que significa "Documento
Digital" y se muestra cuando se tiene asociado algún documento, no necesariamente un CFDI.
'
Enero
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo /Activos
• Desde el ícono ~.
Esta consulta muestra el listado de los activos registrados en el sistema, la consulta se puede realizar de
acuerdo a la clasificación que cada activo tenga asignada.
Clasificación ~~~~:~=~1~~¡~~~~:~-----+=---i~
por tipo de EDZSAT OFICINAS ZONA NOAlE . 1-500,000:oo
activo EOSOOl !SIUA coNFOA'I' pJ:t STEELE' .i1eo:oo
E05002 lSILlA CONFORT PM STEElE
1osoo.¡ 1s1 '.GOIJFORTPMSTEELE Detalle de la
ESOOJ consulta
liMCHE\t200i
MOLDES !MOLDES DE PROO TERMINADO 235.000.00
. ---+i-SE.~j-DE-
,_SE_l_flM_L01- 1'SCAITOAIOS PlollOUSA 'lo:so9;00
Datos SETPMlO( 'sET DI ESCRITORIOS P!,ClOUSA 15,PolJ:OO
adicionales
En las pestañas inferiores de la ventana es posible consultar información del activo sin necesidad de acceder
al detalle del mismo, además contiene íconos de procesos específicos para los activos, los cuales estarán
habilitados dependiendo de la pestaña seleccionada.
• Indicar los saldos de las columnas siguientes y compararlas con los compañeros de la clase:
• Indicar los saldos de las columnas siguientes y compararlas con los compañeros de la clase:
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Validador CFDI y documentos asociados/ Consulta.
Mediante esta ventana, es posible consultar y validar los documentos digitales que se encuentran en el
depósito de documentos. Se detallan a continuación estas dos funciones de la ventana del validador:
a) Consulta
Mediante la consulta será visible información del documento digital asociado como: UUID, fecha de
asociación, fecha de validación, RFC emisor, RFC receptor, estado de la validación, entre otros.
Agrega archivos al
~ Al agregar un documento desde esta consulta, no será asociado a
alguna póliza en particular, por lo que se debe realizar la asociación de
depósito forma manual para ser asignado.
Permite eliminar la asociación establecida de un archivo a una póliza o cuenta o
eliminar permanentemente del depósito de documentos.
EHÑnM per...onte.ente:
Etmna et arr.hfto del depóUo. Podlía ser neceS411io ac:twizal 1o:$ catálogos en los si~emu Aspe!
~ ~
Filtros de estado [iJ
Todos
~
Pendientes
~
Válidos
[(I]
No válidos
g
Validar
Este botón se habilita únicamente al seleccionar un Comprobante Fiscal Digital
por Internet (CFDI) y su función es ejecutar el proceso de validación del
comprobante o los comprobantes seleccionados.
Datos del Las siguientes columnas muestran datos informativos del comprobante:
comprobante • Archivo. Nombre del archivo asociado .
• RFC del emisor.
• RFC del receptor.
• Fecha de emisión. Fecha en que se realizó el comprobante.
• UUID. Folio fiscal del comprobante.
Sistema Es el sistema en el cual se encuentra una asociación con el archivo en cuestión. Los
1 sistemas pueden ser: COI, SAE, NOI y BANCO.
1 Versión 1 Es la versión del sistema que tiene asociado el archivo a sus registros.
1 Empresa 1 El número de empresa a la que está asociado el documento.
Asociado a Muestra si se asoció el documento a alguno de los siguientes:
• Compras
• Clientes
• Proveedores
• Facturas
• Devoluciones de venta
• Inventario
• Pólizas
• Movimientos BANCO
• Cuentas COI
• Trabajadores
• Cuentas BANCO, entre otros .
Estado del CFDI Muestra el estado de validación del CFDI:
• Validado
• No válido
• Pendiente
Fecha de Fecha en que se registra o se "adjunta" el documento al depósito. Si se tratan de
registro comprobantes digitales será de acuerdo al parámetro "Para comprobantes fiscales
utilizar la fecha de emisión del documento como fecha de registro".
Fecha de Fecha en que se asocia el comprobante a alguno de los módulos o registros de los
asociación sistemas Aspel.
Fecha de Fecha en que se ejecutó el proceso de validación para el comprobante.
validación
Adicionalmente, la consulta contiene pestañas que permitan aplicar un filtro por fecha de asociación:
• Hoy
• De este mes
• Mes anterior
• Este año
• Todos
Aspel-COI ejecuta la validación de los comprobantes digitales asociados mediante el ícono l~t
con lo que
comprueba la estructura, la información del certificado (emisor y receptor), fecha, hora, entre otros datos.
b.1) Agregar los comprobantes a la consulta desde una póliza o desde la consulta, mediante el ícono 1~1.
b.2) Seleccionar los comprobantes a validar, sea uno o más de uno.
b.3) Presionar el botónl~ I para ejecutar la validación de los comprobantes digitales. Al finalizar, muestra
una ventana en la que se puede indentificar el número de validados, no válidos y los que han quedado
pendientes de validación, además de que asigna un color a cada uno.
Válidos = Azul
No válidos = Rojo
Pendientes = Negro
Coin!!'l'b,anl"•'en&dos: ::1~'
[;r~rob;m!"f ~~: 1
Mat1%t
c) Reporte de validación
A través del reporte de validación se obtiene un informe que contiene datos de emisor, receptor, importe,
moneda, fecha de la validación y el estado de la validación con su resultado (válido, no válido} y el detalle de
otras observaciones de validación, como:
• Validación de estructura.
• Validación de datos fiscales.
• Validación de contenido.
• Validaciones aritméticas.
• Validación de timbrado.
Para ver el reporte de validación de uno o varios comprobantes digitales, se da clic sobre el ícono
cual muestra en formato PDF (o según la configuración del depósito de documentos) el reporte como se
el l[ifll,
muestra a continuación:
Receptor: ARMXXXXXXX:XX
Not'Tl>re receptor: X
~ort&: 3874 .48
Moneda: Pesos
VMSk>n: CF01Versión 3.2
Fecha de validación: 20 14-07-29 10:12:43
u UID: xxxxxxxx-xxxx-xxxx-XXXX-)()()()()()()()
Estatus de valktadón : Comp-obarie válido
Detalie d e Validaciones
Validación de eSb'Uctura
1 Estructura del documento corTeeta
Validación de datos fiscales
& El emisor se encuentra registrado en la Isla del SAT: TEEXXXXXXXXX
! El certfficado es valido para aa g eneración de comprobantes: 00001000000202331721
!.La fecha del documento se encuen1ra dentro del rango de vigencia del certificado : 11/12/2013
VaOdaclón d e Contenido
ilcadena original : p.2¡2013-12-1 n 11 :'1 3 : 1 2~ngntsojPC'.lyo en lila F>Ola emibici6nP340.0711 .000000IPtisosP874.4Br NO
IOENTIFCAOO "fTlALNEPANTLA, EDO. MEXCOfTEE950104890/'TERMINA.LES Y ES PECLA.LID A DES ELECTRCAS, SA. DE
C .V~LFREOO B NOBEL1631LA LOMAl"flALNEMEX[TLALNEPANTLAIEDO. DE MEXK.:0'5407CJ+!',LFREDO B
NOBEL1631MEXICO,,ERSONA MORAL REGIMEN G ENE RAL DE LE~M84101 9 BX4~VTO RE FACCONES MARMICH,SA DE
c .v .vw .oe LOS MA ESTROSJ561COL. L EANDRO VALLEfn..ALNE PANTLA,:oo. D E MEXJMEXC0¡54040J).400~LIANLLO
AMARILLO CAL. 12-101/2f1 105.10¡442.04J).400IML¡ESPA DA AMARLLA CAL.12-10 5132
C/SE GUR01743.4 91297 .40J).400JML~MB RA AMARILLA .250 CAL 12-101486.0()1194.40J).4001MLfHEMBRA AMARL LA
.3 7Sf1314.001525.60J'.l.4 00"1L'""'EMBRAAZUL .250 CAL. 16-14 ¡398.701159.48J).4001MLIHEMBRAAZUL ENCAPSULADA 250 CAL
16-Hj687.SOl275.04P.0501MLV\NLLO CAL. 4 EN 5116P793. 50~ 89.68P.050,.LV\NLLOCAL . 4 EN
31BP793.501189.68J).050JML¡ANUO $/A CAL. 1/0-318¡8488.801424.44112163977200431512012-05· 1 OJMNZANILLO
COLIMAAP.0501MLIANILLO S/A CAL. 1I0- 1 '218488.80~24 .44 11 21 639772004315¡:20 1 2-05- 1 OIMANZANILLO
COLIMAAP.0501MLV\NILLO CAL. 8 EN 5/1 611 626.80~1 .34P.050,_,LV\NLLO CAL. 6 EN
511612730.6011 36.53iEPSP.OOIJ.00!\/Al16.001534.411534.41 I
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ilNo. de autorización del C8t1fflcado SAT: 55505
~ Nord>nt COl'llM'Ciat Expideh.tac'ua
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o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Administrador de Periodos/ G +B
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Administrador de Periodos/ 10 + IB .
• Menú Archivo/ Administrador de Periodos 1mil.
Este proceso elimina el período seleccionado de la consulta del administrador de períodos, es decir, la
información de datos correspondientes al periodo, permanecen físicamente en la base de datos.
IL ~ j_ No~
' __
_
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Administrador de Periodos/ IEJ.
• Menú Archivo/ Administrador de Periodos 1~1.
Esta opción es de gran utilidad cuando no se tiene activo el parámetro "Traspaso automático entre
ejercicios", ya que permite realizar la actualización de los saldos de las cuentas cuando se realizan
modificaciones a las pólizas en períodos de ejercicios anteriores al actual.
Cuando se detecta que un ejercicio requiere Traspaso de saldos, se activa la casilla correspondiente a la
columna Requiere traspaso dentro del Administrador de periodos.
~· 1 ~~ 1~ ~~~1 011 .
Orectaio de hobajo :CMAAQUEZ:C:IPROGRAM FILES\COMMON FILES\ASPEL\Sistemas asper
... ... .. ... 1
El EJEROCIO: 2014
Septiembre 2014 o o
Octubre 201 4 o o
Noviembre 201 4 o o
... ··- 2014 o ....::i...
Ajuste
B EJEROOO : 2015
Eneio
Feb1eto
2014
2015
2015
o
o
o
-
1~
o
o
·
Para llevar a cabo ell ~r~rso es necesario identificar el periodo y ubicarse sobre el mismo, posteriormente dar
un clic en el ícono ~ y el sistema envía una ventana donde por omisión sugiere el traspaso de un ejercicio
a otro, pero se puede especificar un rango más amplio de ejercicios a considerar en el proceso.
~ Rango de eiercicio~---·---
1
:!
.Qesde j 2U14 H !:!asta j 201 5 El
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Administrador de Periodos I EB.
• Menú Archivo I Administrador de Periodos l@il
Esta opción cierra el período indicado para que no se pueda realizar ninguna modificación que afecte la
información de los catálogos del sistema. Al auditar el periodo, el acceso al mismo será solamente para
consultar información y emitir reportes.
Dentro del Administrador de periodos, se puede observar qué periodos se encuentran auditados, esto desde la
casilla correspondiente a la columna "Auditado".
201( o o
'ª" demd;w "l ;"'rº"' debe acced .. al adm;n;rt"dº' de , ..;odos, pos;don.,se en el , ..;odo ;ndkado,
y desde el ícono ~,
con la tecla ~' o a través del menú contextual Auditar/ Abrir período, se puede
llevar a cabo dicha operación.
~ Este proceso sólo lo podrá realizar el Administrador y los usuarios que tengan permisos para ello.
f) ¿Porqué?~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
g) Desauditar el período y realizar la operación indicada en el inciso c) como póliza Dr 2.
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Administrador de Periodos/ B
• Menú Archivo/ Administrador de Periodos/ l JI.
Al ejecutar esta opción el sistema muestra una ventana desde donde se puede indicar la conexión a la base de
datos que se utilizará
• Control de Archivos 9
• Traducción de archivos l~I
-Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente
• Generación de respaldo ~
• Reinstalación de respaldo li1
6.2 Borrado de Movimientos
o Ruta de acceso:
• Menú Procesos/ Borrado de movimientos.
Esta función permite borrar los movimientos del período actual. Al seleccionar esta opción se muestra una
ventana de advertencia indicando que los movimientos borrados mediante este proceso son irrecuperables, al
aceptar la ventana se realiza el proceso.
1t~ • 14\i~~ ~J
l~'.IL~- 11 ~ .l
Figura 6.2- 1 Borrado de movimientos.
e) Recuperar información
• Ingresar a Utilerías/ Respaldo de archivos/ Restauración de respaldo.
• Buscar el archivo generado en la ruta ( :\Archivos de programa\Archivos
Comunes\ASPEL\Sistemas Aspel\COl?.00\Respaldos\
• Seleccionar Sólo Base de datos y aceptar la ventana.
o Ruta de acceso:
• Menú Procesos / Contabilización.
Cuando en la configuración del sistema se tiene desactivado el parámetro "Contabilizar en línea" se deberá
ejecutar este proceso para que se realice el registro de los cargos y abonos a las cuentas correspondientes,
afectando así los saldos de las mismas. Si se realiza este proceso en un mes donde ya se habían afectado los
saldos de las cuentas, los movimientos no se duplicarán.
• I@~ólo no contabilizadas 1El proceso se realizará tomando en cuenta sólo aquellas pólizas que no han sido
contabilizadas en el período.
• l@ I odas 1Incluye en el proceso todas las pólizas del período, es decir, contabilizadas y no
contabilizadas, sin duplicar los movimientos.
Opcionei de contabización
tJ§ólonocon1.i,;i.o<1o;
O lodo•
eJ Sólo 14, no contablzodoo do t;,o;
.
·~~ ···1~:;iptj~ ......
~gg !~'!eie: ----
'1J Si al realizar el proceso de contabilización envía el mensaje: "Sistema no configurado para proceso de
Contabilización", se debe deshabilitar el parámetro Contabilizar en Línea .
112
~Aspef
Q Práctica 24: Contabilización de pólizas
f) ¿Los saldos de las cuentas del inciso c) han sido afectados por la póliza anterior? _ _ _ _ _ __
6.4 Consolidación
o Ruta de acceso:
• Menú Procesos I Consolidación.
El proceso suma saldos iniciales y finales, sus movimientos y presupuestos, de todas las empresas indicadas y
los almacena en los archivos de la empresa consolidadora. Con los totales se crea un catálogo de cuentas que
contiene la información de todas las empresas consolidadas, sin contar las pólizas de cada una de ellas.
f.mpresas a consolidar----------~
ASPEL DE MÉXICO (DF)
ASPEL DE MEXICO (MTY)
,tlivel de cuentas
O Manejar empresas como
!3.-Awcília1 ~I departamentos
Sus campos:
Opciones
Empresa Es un campo informativo donde se despliega el número y nombre de la empresa
consolidadora que actuará como consolidadora.
Empresas a consolidar Marca las empresas que va a consolidar el sistema.
Se puede elegir desde qué nivel de cuenta contará el catálogo de la empresa
consolidadora (desde Mayor hasta Auxiliar). Si se selecciona el nivel de Mayor, el
Nivel de cuenta
catálogo de cuentas de la empresa consolidadora sólo estará formado por cuentas
de Ma or.
Permite manejar cada empresa como un departamento, para ello es necesario
Manejar empresas
tener activo el parámetro de manejo de departamentos, de lo contrario, los datos
como departamentos
ue se resenten corres onderán al cor orativo en eneral.
Directorio donde se grabarán los archivos que contendrán los datos de la
Conexión Destino
consolidación de las em resas. Este directorio se debe crear con anterioridad.
a) Dar de alta una nueva empresa, cuidando que su nombre no se confunda con el resto de las
empresas del corporativo (por ejemplo "Empresa Consolidadora, S.A. de C.V.)
b) Acceder a la empresa consolidadora y configurar los parámetros que regirán su funcionamiento. Se
puede indicar el manejo de Departamentos asignando a cada departamento el nombre de la
empresa que origina los movimientos a fin de conocer y utilizar resultados por separado.
c) Crear los archivos de trabajo desde la opción Utilerías / Control de Archivos (Archivo de Cuentas,
Pólizas, Etc.).
d) En el catálogo de departamentos, dar de alta los departamentos que compondrán el corporativo,
donde el departamento 1 correspondería a la empresa 1, el 2 a la empresa 2, etc.
e) Ejecutar el proceso de Consolidación.
f) Al terminar el proceso, desde la empresa consolidadora se pueden cargar pólizas para hacer
eliminaciones entre compañías o para emitir reportes y gráficas de los totales obtenidos.
Al realizar este proceso se borran los archivos del catálogo de cuentas y cuentas departamentales del período
de trabajo, por lo que es importante realizarlo en la empresa consolidadora y en el período indicado.
Es indispensable que las empresas a incluir en la consolidación manejen los mismos catálogos de cuentas,
para que el procedimiento muestre resultados congruentes.
El catálogo de cuentas de la empresa consolidadora debe ser el más "General" de todos, es decir, debe estar
definido de tal manera que los catálogos de cuentas de todas las empresas a consolidar estén "contenidos" en
él.
Se recomienda realizar el proceso al final de mes, debido a que, si se realizan modificaciones en las pólizas
después de ejecutar este proceso, se deberá ejecutar nuevamente el proceso para obtener la información
actualizada (este proceso se puede ejecutar cuantas veces sea necesario, ya que no duplica la información).
o Ruta de acceso:
• Menú Procesos / Balanza Anual.
Al ejecutar este proceso se crea una consulta con la información correspondiente al ejercicio seleccionado,
mostrando los montos de: saldo inicial, total de cargos y total de abonos de todos los periodos y saldo final
de cada una de las cuentas.
La consulta de balanza anual podrá ser impresa ~, obtener una presentación preliminar o
i :.:w ~~:~:4~·:~1:~1::~,:::,::::::~:~~:
IEJ Con Jlepoitamenlos
Opciones
Nivel de cuenta Nivel de cuenta al que se detallará la Balanza: Mayor, Subcuenta o Auxiliar.
Ejercicio Año a considerar para mostrar la información en la balanza.
Con Al habilitarlo, se desglosará por departamento el saldo inicial, cargos, abonos, y
de artamentos saldo final del eríodo señalado.
Incluir mes de Esta opción permite seleccionar si se tomará en cuenta el mes de ajuste para la
a'uste balanza anual.
Parámetro 1
Nivel de cuenta: 1 Auxiliar 1
Con departamentos: ~ 1 1
Departamento 1
Todos los departamentos 1
Ejercicio 1 2014 1
o Ruta de acceso:
• Menú Procesos/ Póliza de Ajuste cambiario.
Al dar de alta una cuenta contable que se va a manejar en moneda extranjera, es importante que se active en
el detalle de la cuenta, la casilla 0Ai:~~!~:P..6.1~~::ª~=~1.ü.S.:t~~~~l.ñ.~i~ii9).
Antes de realizar la póliza de ajuste cambiario es necesario que se actualicen los tipos de cambio en el
catálogo de monedas.
En esta ventana se deben indicar las cuentas que se utilizarán para realizar el ajuste de las fluctuaciones
monetarias.
Al realizar el proceso, si se detectan cuentas que registran un ajuste cambiario, Aspel-COI convierte el saldo
final de la cuenta a la moneda que tenga definida (tomando el t ipo de cambio que se tenga registrado en el
histórico de tipos de cambio), compara este saldo convertido contra el saldo final que tiene la cuenta. Si los
saldos no son iguales, el sistema genera la póliza de ajuste cambiario con un movimiento para conciliar la
diferencia de la cuenta que se está analizando. Este proceso se realiza por cada cuenta que se encuentra en el
rango de cuentas especificado y que cumple con las características antes mencionadas.
Finalmente, se genera un movimiento por el monto t ot al de las partidas en la cuenta definida como Cuenta
de Ajuste, cuadrando así la póliza.
O Los montos que se visualizan en la póliza son presentados en moneda base (pesos) y la afect ación de
los saldos de las cuentas se llevará a cabo hasta que se contabilice la póliza.
g) Dentro del catálogo de monedas, en la moneda dólares actualizar el Histórico de Tipos de Cambio a
10.50 en el último día del mes (31-0ct-2014).
i) Ejecutar el proceso de Póliza de Ajuste Cambiario definiendo como cuenta de Ganancia Cambiaria:
7100-003-000 y cuenta de perdida 7200-002-000.
6. 7 Póliza de cierre
o Ruta de acceso:
• Menú Procesos / Póliza de Cierre.
NLrneros de cuenta
ErÍmelo cuento de r..Utodos -oo_o _ _ _ _ _~
'-@_oo_-o_oo_ fJ
=rn]
Opciones
Primera cuenta Se indica desde qué cuenta se realizará la Póliza de cierre.
de resultados
Ultima cuenta de Se indica hasta qué cuenta debe abarcar la Póliza de cierre.
resultados
Cuenta de Cuenta que se utilizará para saldar todas las cuentas de resultado, en la cual se aplicará
resultado del una cantidad similar a los cargos y abonos que cierran las cuentas incluidas en la
e'ercicio óliza.
Se puede solicitar que se cierren las cuentas que pertenezcan a un sólo departamento
Por
o que se consideren las de todos ellos. Al activar esta opción se debe seleccionar el
departamento
de artamento al ue corres onde la óliza de cierre.
Al generar la póliza de cierre y contabilizarla, los saldos finales de las cuentas incluidas en la póliza se
igualarán a cero y la diferencia de cargos y abonos será aplicada a la cuenta de cierre indicada.
Si la póliza de cierre se genera en el mes definido como mes de cierre fiscal, el cual se configura desde los
parámetros del sistema, al realizar este proceso se crea automáticamente el mes de Ajuste y se contabiliza la
póliza.
Si la póliza de cierre se genera en un mes diferente al definido como mes de cierre fiscal, al realizar este
proceso se mostrará la ventana para guardar la póliza como modelo y contabilizarla posteriormente, además
de que el mes de Ajuste se deberá crear por el usuario desde el administrador de periodos.
jPo1zadeci= iJ !CJ~lai~:::;!
jP~~f""'1lmmm mmmmm mmm mmmmm3 --~-1
a) Crear el periodo de Noviembre, Diciembre, y Ajuste para ello se debe realizar lo siguiente:
l. Ingresar al menú Archivos / Administrador de Períodos / ícono 1~1. elegir la opción Crear
siguiente periodo, se creará el de Noviembre.
11. Dar clic nuevamente en el ícono l~I elegir la opción Crear siguiente periodo para crear el
periodo de Diciembre.
111. Dar clic nuevamente en el ícono 1~1. elegir la opción Crear siguiente periodo, en este caso,
se creará el de Ajuste 2014.
,_ _N_o_._c_u_e_n_t_
ª -~' ~ _o_e_s_c-~i_p_c_ió~-M-o_n_e_d_a_. __R_u_ b_r_o_s__. Naturaleza j
1
__ 3_4_00
_ -_0_0_1-_0_0_0 __,I Detalle l__2_0_14_ _e_so_s__, _ _s_
__,_P __, Acreedora 1
d) Copiar todas las pólizas generadas en el mes de Octubre excepto las pólizas de "Alta de activos" y
"Póliza de ajuste cambiario" y pegarlas en Diciembre, respondiendo afirmativamente a las ventanas
donde pregunta si se desea dar de alta las cuentas en los departamentos indicados
RS Con las teclas ~ + ITIIJ se puede hacer la selección de todas las pólizas o con !:§ + clic para
una selección aleatoria
e) En la configuración del sistema, dentro de la opción "Mes de ajuste después de" seleccionar Diciembre.
g) Generar la póliza de cierre indicando como cuenta inicial 4100-000-000, cuenta final 9200-002-000 y
como cuenta de cierre 3400-001-000, con fecha del 31-Dic-14.
h) Establecer los folios iniciales de las pólizas en 1 y grabar la póliza como Dr1 31/12/ 2014.
o Ruta de acceso:
• Menú Procesos/ Integración de pólizas.
Esta opción permite integrar de forma masiva aquellas pólizas que fueron realizadas en otros períodos o
pólizas generadas desde un archivo de Excel. Se le llama integración porque agrega al catálogo pólizas nuevas
provenientes de otro período u otro directorio, sin borrar o sustituir las ya existentes.
Final ~'---~•
=i
l!:]Creoi~depó!izo ~ Crear bitáCQra de proceso
Sus campos:
. ··- --··~···· --·---·-· ,.•. .e ·- ... ·- .~--.:.>;;>,N;···~v,.•.
oeciones 1
Conexión 1 Base de datos donde se encuentren las eólizas a integrar. 1
Empresa, mes y
Se debe seleccionar la empresa y el periodo a integrar.
ejercicio 1 1
Importar desde una
Se podrán importar pólizas desde un archivo de Excel.
hoia de Excel 1 1
Tieo de eólizas 1 Indicar cuáles son los tieos de eóliza gue se desean integrar. 1
Número de eólizas 1 Se eodrán integrar Todas o cierto rango de eólizas 1
Fecha 1 Sólo integrará las eólizas generadas en el rango de fechas indicado. 1
Atributo 1 Se eodrán integrar las eólizas Contabilizadas, Auditadas o Pendientes. 1
Al concluir el proceso, el sistema verifica en parámetros del sistema si se tiene 1
1 ~ Crear tipo de pójiza 1
1 dado de alta el tipo de póliza, si no es así, el sistema lo creará.
Al habilitarlo, el sistema presentará automáticamente un resumen de posibles
errores por los cuales no haya podido integrar alguna de las pólizas. El archivo se
llfll Crear bitác9ra de proceso 1 llama BITACORA.TXT, y se localiza en el di rectorio donde se encuentre la base de
datos.
Conexión: 1 DATOSEMPRESA01 1
1 ~ Conta!;!ilizada 1
Emeresa 1
1 1 Tieo de eólizas 1 Dr
Mes Octubre 1 Rango de eólizas 1-3
Ejercicio
1
1 2014 1 Atributos
1
1
1
Contabilizada 1 I~ Crear bitác.Qra de proceso 1
a) En la ventana de Folios iniciales que muestra, establecer los folios de los tipos de pólizas en 1.
La contabilidad electrónica es la obligación que tienen los contribuyentes de llevar su contabilidad a través de
medios electrónicos, así como de ingresar su información contable a través de la página de internet del SAT
de conformidad con reglas de carácter general, esto se fundamenta en el artículo 28 del CFF.
En el reglamento del CFF en su artículo 33-B se establece que los asientos contables deberán permitir la
identificación de cada operación acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios
asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda
identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas.
En resumen, los fundamentos fiscales que soportan la contabilidad electrónica son los siguientes:
En las reglas 2.8.1.4, .2.8.1.5 y 2.8.1 .6 de la Primera Resolución de Modificaciones a la RMF 2015, se
establecen de forma específica los elementos a enviar a la autoridad en formato XML, los cuales deberán
tener las siguientes características:
• Catálogo de cuentas utilizado en el periodo; al cual se le deberá agregar un campo con el código
agrupador establecido en el Anexo 24 apartados A y B de la Primera Resolución de Modificaciones a
la RMF 2015.
• Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de
todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y
cuentas de orden.
• Información de las pólizas generadas incluyendo el detalle por transacción.
a. En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación.
b. Debe ser posible identificar los impuestos.
c. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de éste.
Cuando no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las
pólizas contable, se podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, la clave
en el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza.
Por ello, Aspel-COI implementa el manejo de la contabilidad de una manera muy sencilla, fácil y segura.
A continuación se describen los pasos de forma detallada para dar cumplimiento a la contabilidad electrónica.
o Ruta de acceso:
• Menú Configuración / Parámetros del Sistema / Contabilidad electrónica.
Para mayor seguridad en los archivos de la contabilidad electrónica (catálogo de cuentas, balanza de
comprobación y pólizas), se puede optar por firmarlos digitalmente con los CSD (Certificado de Sello
Digital).
De acuerdo al Anexo 24, apartado G de la RMF 2015 se menciona que el contribuyente podrá optar por
sellar los archivos XML de la contabilidad electrónica; sin embargo en todos los casos la información
contable estará enviada con la firma electrónica.
De esta forma, Aspel-COI integra la funcionalidad para cumplir con las especificaciones de la Contabilidad
Electrónica.
JC:IU•erslcmarque2\Desktop\Certi;c.dos\a• o01@JJ ;
Vrgencir · ·-·· ·- - - ··
Contal>ldad
Electrónica E De>de : 27/Jl.io/20121202:00 pm
1 Generales
·-~
Al generar los archivos XML de catalogo de cuentas, balanza de comprobación y pólizas el sistema
generará el nodo correspondiente.
ícono [11
En la consulta de Terceros deberás agregar todos los terceros con los que realices operaciones.
03 2!93787645B3
2iB399348~49
INA980Zl3f'03 TPodeOl)ef~
I;>0dotm=o !~::~~~:~~~~::!
PaíJ
·PóizadNmica
Sus campos:
1 Opciones 1
-~·~ ----~ ~ .....--
Estos datos permitirán agilizar la captura del detalle de la transacción en los asientos contables.
a) Catálogo de cuentas
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo / Catálogo de cuentas
En Menú Archivo / Catálogo de cuentas o desde el ícono en la pestaña Fiscales se deberá definir por
cuenta: el Código Agrupador que el SAT requiere, además para facilitar la captura del detalle de la
transacción se podrán definir los campos siguientes:
b) Catálogo de monedas
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo / Monedas
Si se realizan operaciones en monedas diferentes a la moneda nacional, es necesario que para las monedas
que se utilicen se asigne la clave SAT correspondiente, de acuerdo al catálogo publicado en la página de
internet del SAT, en Aspel-COI se agrega un campo al Catálogo de monedas para asignar dicho valor.
C]ave fiscal
Figura 7.2.3-3 Selección de la clave fiscal de moneda de acuerdo al catálogo del SAT.
o Ruta de acceso:
• Menú Utilerías /Asignación de código agrupador
Una forma fácil y rápida de asociar y desasociar el código agrupador a una o varias cuentas es mediante la
opción de asignación de código agrupador. Esta venta muestra de lado izquierdo las cuentas y de lado
derecho el código agrupador proporcionado por el SAT
A demás se va a poder seleccionar de forma masiva las cuentas de tipo detalle el RFC, fo rma de pago,
aplica a (abono, cargo, todos) y si va a tener asociado comprobantes fiscales.
Sus campos:
1 Opciones
Nivel En este campo se debe seleccionar el nivel al cual se mostraran las cuentas para
poder realizar la asociación con el código agrupador. Las opciones son:
• 1.- Mayor
• 2.- Subcuenta
• 3.-Auxiliar
Cuenta I Número de cuenta y descripción
Descripción 1
Código agrupador asignado a la cuenta
- -
Código
agrupador
1
' ' - .
1 RFC 1 RFC asociado a la cuenta
Forma de pago ~ Se permite activar solo a nivel subcuenta. La cuenta tiene asiganada la forma
de pago.
a) Seleccionar las cuentas a definir el código agrupador. La selección de cuentas se realiza de forma
consecutiva (§)+die o S +ITl) o de forma aleatoria (!El + die). El código agrupador solo permite
tener seleccionado un elemento
b) Una vez hecha la selección con el botón le A¡q~ J se realizara la asignación del código agrupador
a las cuentas seleccionadas.
Para desasociar el código agrupador a una o varias cuentas se realiza de la siguiente manera:
128
a) Seleccionar las cuentas a desasociar. La selección de cuentas se realiza de forma consecutiva
(§J+clic o ~ +!Il) o de forma aleatoria (:El + clic).
b) Una vez hecha la selección con el botón [ .Q.esasoci~,,J la cuenta ya no pertenecerá al código
agrupador.
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J: Et 1l2G-1XTHDl Beran Moneda.Nacional. 102.111 IEI ¡·
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1 1C6.~ ~~!Y~~~.-,á~oc ....
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Pólizas / Pólizas
Se deben capturar las pólizas y si se indica una cuenta a la que se definió "Captura de forma de pago" al
indicar el monto aparecerá la ventana de "Información adicional de la partida" donde se debe indicar la
forma de pago.
Pago
Id Fiscal:
BFC !INA980213P03
¡____ _ _ __
forma de pago
t;!um. cheque
.6.anco 01igen
Cuenta .Qrigen
Monto
c=-.=--=-~~[IJ]
Benefjciario ¡Industrial Azteca, S.A. de C.V. j
¡002-BANAMEX H
1! : Banco de1tino extranjero
CuenJo destino l 9_
~ _ _ _ _ _~
37_8_76_4_583
1
==Ac=opt=,,.==1:1=~=
==~,l~L~~-__,
Figura 7.2.4-1. Información de La forma de pago de acuerdo al catálogo publicado por el SAT
Opciones
RFC o Id Fiscal
En este campo se debe seleccionar con el botón l Registro Federal de
Contribuyentes nacional o extranjero, si aún no se ha dado de alta se podrá realizar
De acuerdo a los nuevos requerimientos se pueden asociar más de un CFDI (Comprobante Fiscal Digital
por Internet) a cada partida de la póliza, siempre y cuando se haya configurado el parámetro "Captura de
comprobantes" a la cuenta contable.
"' · 2Alí5Qll3-óFS2--4EB8-900CHXl63F3l7BOA1....
.24/04/2ql4 06:45 a... Archiv
•
24!04/2014 06:42 a... Archiv
[3 2CCDC2Q,6CBD-494E-8806-350880479A6...
EJ 24/04/2014 06:44 a... Archiv .
2Df66A64-49A7-4969-9FFA"lll7688Dl7f47::X...
~-
EJ 24J0412Dl4 06:39 a... A<chiv
4A38C490-7B6Íl-43C8,Al8B-CEF73600C2BEÍ.."
24/04/2014 06:38 a... Ari:hiv .
füjj Ó6DOA2E-D36c-40Íf;.9FcZ-7F0061BC59EF.-..
f9:i!
~ EJ 20E9AA14-375E45ED-81tlD·AD509E966DOC.•.
24/04/201407:38 • - - Arcbiv •
1
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24M/2014 06:47 a. . Archiv
39B26004·FFEA-46lf-!Í488·8f<JOE04282.mil
24,1!)1/2014 06:4'3 1 .. Arcliiv
E'.l 39f671li1-656c-4ASA-8961-1FBDE4Al3269JC-.
24/1)4/2014 06:.41 ¡L.. Archiv"
D 24/04/2014 06:36 a.. ArcÍ\ÍV
59F7DFC4-0967-B41.Jl722-4FB986463354.xml
f':\l 0358F298.07bl -E34H!n8-269FFDB8DE30.xml
2411J4/2014 06:37 a.,. . Arctriy
fEJ64!1f4W·f@~EB4~16.SpF1At244.L-. '24M!lm4 06:41i... <AldW
}E;.O:c:>;!;:+~=-:~-:z:~=c:; d /2014 06:39 a... Archt ' "
Si la operación que se registra no tiene un CFDI, pero se t iene un comprobante extranjero se puede capturar
la información.
-~ ~ !ú;
·:··oe;;os..a;;~e;··.-·--·-·----------:.-::-··--·-·-···-··::-:-:.:-··:·"-·n-···::--·-·-------.:---::"'7.:::.":·-:::·-... ·:::.-:·"-.......- - ····-····-...-:-.-:·:·.-:·:·:.7:·::~"'--"'"""····--···~---.-.:··-
,~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~-'
¡¡ . __!fua.. Fact Id Fiscal Monto_ _
: ¡1'5 ILCF8110161.M9 $100.00
~.
. Elimina el comprobante fiscal asociado.
Borrar
comprobante
Documentos
asociados
o Ruta de acceso:
Una póliza dinámica facilita la captura dado a que se genera a partir de un CFDI la póliza correspondiente, es
décir va a tener la afectación de forma automática en los saldos de las cuentas.
Los pasos a seguir para elaborar una póliza dinámica son los siguientes:
o Ruta de acceso:
• Menú reportes/ Administrador de hojas de cálculo / carpeta "Póliza Dinámica"
En el catálogo se muestran las plantillas en formato Excel para la generación de las pólizas
dinámicas con las cuales se podrá generar la póliza a partir de un CFDI. Se debe revisar que estén
asignadas las cuentas contables de IVA y banco que corresponda (cuentas que no van a
cambiar). Este paso sólo se realizará una sola vez para que el sistema posteriormente las
muestre las cuentas contables de forma automática.
¡PlZ_Venta a c1ecko.idt
Opciones
Da de alta una hoja de cálculo.
Agregar
Modifica la hoja de cálculo.
Modificar
Elimina un archivo de hoja fiscal o financiera en el administrador de hojas de cálculo.
Eliminar
Ayuda
lffJ
Cerrar
Cierra la venta del administrador de hojas de cálculo.
El sistema cuenta con pólizas dinámicas predefinidas, sin embargo se podrán crear nuevas de acuerdo
a las necesidades de la empresa.
RS Para poder crear o modificar, cada póliza dinámica está integrada por etiquetas mediante las cuales
se integra la información en las partidas de las pólizas. Dichas etiquetas pueden ser consultadas al
editar una plantilla en Microsoft Excel® dentro de la pestaña "etiquetas".
;u_v.... Cftditoa. ~·,~-~~~
,,-,
..- - -- -- - -....... _.......... ..,,,,,.,.,,._,,,_,I
D!ttíio Ot-l)i;lna 'fónftuQs ·nitos Rmur Virta ~oor>~<IOr ccm¡»ttamoi a: 8 e ~ El ,
D E f G
eLZ...Y~~~· t~d:<~ ~ Miaow:itt.&:dj~
~
e ~-~
·· ...._:L_..............~~~--~-"-·-'~-"""''"""''"'""-"-'~-~~_._~._.,
B. P.M"oJ montmfDebey H.lbet)
- U -foil. ,ijf.5.,4 ,. , 70 J... i , ·Mfü:.!\,,¡_,fo:H.fü&!il.:J
[<$EOTAI> ~obil, 51Jm1«1os.~anhs-~-~ f <SubtWP
~----==~-~~=--:~~~ ~-~--~~:._---~-----------~--~~-=-:_______-:::;
i~OS> '8.Ll dHtt~la·~nlbutos·<Sl:lbtlnl>tnr:r4S<Dl$CUCfltD> -
...;:..~---------''~---.~~-.-"-
·-·.;.;
lmporte;ftlfVl.•érlido <R.etenciO@.<i~to>
~"'f!O!Í.~·---·
~.~~
21
'-·--··--·-·--··-·-····-·
[<mTAl,_IMl'TO~lMS_lOC>
···-···---·······---·-·----············-···-··--·-··-·---··~
Importe del mibuw fatal de los Impuestos loe.les
--····--····-
<TouldeTrlltados>
trasllldada5,, ~ Cornpie!nvtto deimpuestD$ loailn
1mport.e·~d;·los1mpues10S-louiesrftl!r\tdos, <Tot1l~ncionHi>
••
Figura 7.2.5-2 Póliza dinámica en Microsoft Excel.
o Ruta de acceso:
r""· llf!!!li!!iflUI
.~ooceplo
Selección del
CFDI
Sus campos:
1
lt?:lecc~ del gepóru> J Permite seleccionar el CFDI desde el depósito del sistema.
Póliza Dinámica Se muestran las pólizas disponibles para la generación automática de la póliza
dinámica (Estas plantillas se registraron previamente desde el administrador de
hojas de cálculo).
Detalle de la @ Por comprobante: Al seleccionar esta opción se generarán "N" partidas por
póliza cada XML que se haya seleccionado.
@ Concentrado: Al seleccionar esta opción se generarán las partidas referentes al
tipo de póliza y en una sola partida se agregara la información de todos los XML
seleccionados o arrastrados.
Ubicar y seleccionar uno o más de los CFDl's que conformarán la póliza y arrastrar hacia la
ventana de captura de la póliza, automáticamente aparecerá la ventana "Generación de
póliza dinámica CFDI".
Al finalizar la asociac1on de forma automática creará la póliza cumpliendo con los requerimientos de la
Contabilidad Electrónica, agregando la información del folio fiscal en la partida de la póliza de la que cuenta
que se haya configurado previamente.
1. Contabilidad Electrónica
1 -~--
Cuenta '
1 No. de cuenta 1 2110-003-000
1 ~~-~-
Cuenta ~-e----
i) Ingresar a la consulta de pólizas y en la ventana de Folios iniciales que muestra, establecer los folios de
los tipos de pólizas en 1.
j.2)
• En la partida con cuenta 2110-003-000:
Asociar el comprobante de nombre "AS.xml" proporcionado por el instructor y aceptar la
ventana.
• En la partida con cuenta 1120-003-000:
Seleccionar como banco origen 012=BBVA BANCOMER, cuenta origen 14731269101 y aceptar
la ventana.
1 Cuenta
"''-' -~- ---
1 No.de cuenta j 1190-001-000
1 Descripción 1 Almacén
j RFC 1
1 Código agrupador j 115.01 =Inventario
1 [QI 1 Captura de forma de pago Aplicar a: NA
1 ~ 1 Captura de comprobantes
• ¿Fue necesario capturar nuevamente los datos de la forma de pago? ¿Por qué?
2. Póliza dinámica
a.1) Copiar y pegar en el mismo directorio la plantilla de nombre "PLZ_Pago a proveedores.xls", con la
finalidad de respaldar el archivo original.
a.2) Cambiar el nombre del archivo copiado de tal manera que al final tenga el nombre del
participante. Ejemplo: "Pago a proveedores_Nombre_del_participante.xls"
a.3) Editarlo y modificar sólo las cuentas contables como se muestra a continuación:
4 t---=-----+--+<C
_O _N_
C_EPTO
__,_~
PO
-~ <TO~
5
.~~!:.~ --····· ..... --- .~.~!:~".!.~='.?._!?. _._ ························--·------ - · · · · · --- ------ ----~_v~.,.~ ----------·-------·
li g_00-00
__2_-000
_ _ _·-+---+<C
_O_N_
C_EPf()_~
~------·------!---
7
1~.?:~~~ _ --~-- <CONCE~,,~~l?: ---· ----····-···-····-··-·· -·-···········--·-·---···· - - - - --····-·······--·----···-········
8
t-R-= _ _ _ _- + - - - + - - - - - - - - - - - - - · -------···----- ------····-------.-
N.:.P_ARTIOAS
a.4) Ingresar a menú Reportes / Administrador de hojas de cálculo y seleccionar la pestaña "Póliza
dinámica". Agregar el archivo de la póliza dinámica con los datos a continuación:
c) Comprobar que aparezca con las mismas cuentas y asientos contables que la póliza del paso 1 inciso
j.2, barrer las partidas para observar los datos que adiciona a la póliza de forma automática y finalmente
guardarla.
~ Prestar atención ya que el orden de las cuentas no necesariamente debe ser el mismo, pero sí
las cuentas contables y los montos en el debe o haber, como corresponda a cada una de ellas.
d) Si el usuario tiene más de un comprobante ¿De qué manera se generaría una póliza que asocie la
información de cada uno de forma automática?
3. Póliza privada
b} Cerrar la empresa e ingresar con el usuario "ContAdm" cuya contraseña es "CURS01" (ambos datos sin
las comillas). Editar la póliza del paso 1 inciso l} y barrer las partidas.
• ¿Qué sucede con los datos adicionales de la forma de pago y del comprobante fiscal?
139
• ¿Quiénes tienen derecho a consultar estos datos?
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Catálogo de cuentas
• Menú Archivo / Pólizas / Pólizas
• Menú Archivo / Balanza de comprobación
• Menú Fiscales/ Contabilidad electrónica / Catalogo de cuentas
• Menú Fiscales/ Contabilidad electrónica / Balanza de comprobación
• Menú Fiscales/ Contabilidad electrónica / Pólizas
• Menú Fiscales/ Contabilidad electrónica/ Auxiliares de cuenta
• Menú Fiscales /Contabilidad electrónica /Auxiliares de folio
De esta forma, Aspel-COI integra la funcionalidad requerida para cumplir con las especificaciones de la
Contabilidad Electrónica.
Figura 7.2.6-1 Botón para la generación del archivo XML desde la consulta.
a) Catálogo de cuentas
i i Nivel [C_~=:=~==:==:::.:.:=::~~]~I i
···········•>:
b) Balanza de comprobación
Guaida como
[om1atode0<chivo l~XM
_L_ _ _ _ _ _~[~~l.
¡¡uo. ¡c:\PAOGAAM FILES\CDMMON FILES\ASPGJ :
··Cuentas·····
Tjiodesoicb:I t~-~~~~--.k:J
tli.'.rnerodeordetl
Númerodetr&r-Me ~---~
Guaidar como
foometode~clM> !~XM_L_ _ _ _ _~l-
·I
f!~• ¡c\P!lOGRAM ALESICOMMON FlLES\ASfj¡jJ
• ...,.,.. tAAA010101AAA201S01P\. -
d) Auxiliares de cuentas
1 liMta ¡~------
.til'.meio de orden
Ni'.nleiodebári.e i:iiiiiii
;" Guardaf como · .......................... · ...................................................~
f!w
........ [AAAñiiíiiiiAAA20150iº;:a:-·--·
·--------------
..;.,,_
·foios ·~--.--.,...;
Tigodepóiui Pólizas
.º'Eg ®'"""'
.,.l
. O R..,.o
8""•-
Ejemplo: AAA010101AAA201501CT.xml
Donde se trata de un archivo XML cuyo RFC es AAA010101AAA del mes de Enero del
2015 referente al catálogo de pólizas.
144
a.1) Balanza de comprobación.
1 Opciones
Tipo de solicitud Seleccionar el tipo de solicitud que indica el SAT para generar el archivo XML para la
contabilidad electrónica. Los tipos con los que cuenta son:
• AF=Acto de Fiscalización.
• FC= Fiscalización Compulsa.
• DE= Devolución.
• CO= Compensación.
Número de Atributo opcional para expresar el número de orden asignado al acto de fiscalización
Orden al que hace referencia la solicitud de la póliza.
Es requerido para los tipos de solicitud AF y FC.
Número de Atributo para expresar el número de trámite asignado a la solicitud de devolución o
tramite compensación al que hace referencia la solicitud de la póliza. Este campo es
requerido cuando el tipo de solicitud es DE o CO.
a.3) Pólizas
1 Opciones ..
.., .. .,,, - '""c. _..,,. "'-'-""'·
.~:¡,, ..,.,,.... '
~.¿Cuáles son los totales que muestra el archivo de texto? ¿Es correcto el XML?
1330-000-000 1 Automóviles
l 154=Automóviles, autobuses,
camiones de carga
1 154.01 =Automóviles, autobuses,
1330-001-000 1 VW Jetta Modelo 2005
camiones de carga
1 154.01 =Automóviles, autobuses,
1330-002-000 1 Ford Explorer Modelo 2005
camiones de carga
1 154.01 =Automóviles, autobuses,
1330-003-000 1 Chrysler Voyager Modelo 2005
camiones de carga
1 1346-000-000 1 Maquinaria 153.01 =Maquinaria y equipo
1 1364-000-000 1 Depreciación de maquinaria 613.02=Depreciación acumulada
1 2110-001-000 1 Office Depot 201.01 =Proveedores Nacionales
1 2110-002-000 1 Artículos Especiales, S.A. de C.V. 201 .01=Proveedores Nacionales
1 2111-000-000 1 Proveedores Extranjeros 201 =Proveedores
1 2111-001-000 1 Proveedor Extranjero Especial 201 .02=Proveedores Extranjeros
1 2170-005-000 1 IVA 16% por Trasladar 1 209.1 =IVA trasladado no cobrado
1 2170-004-000 1 IVA 16% 1 207.01 =IVA trasladado
1 3400-001 -000 1 2014 1 304.01 =Utilidad del Ejercicio
a.3) Ingresar a la balanza de comprobación y generar el .XML a nivel Mayor, tipo de envió normal
a.4) ¿Los totales son correctos?
Sincroniza las operaciones contables con ® spacio Aspel y Aspel-COI el cual permite la administración e
intercambio de información entre clientes y despachos de manera sencilla y eficiente. Organiza los
comprobantes fiscales de las operaciones contables para su registro automático en Aspel-COI.
CCJ Contratar o activar el ® spacio gratuito Aspel con esto se obtendrá un nombre de espacio, usuario y
contraseña, para Ingresar a la página de ® spacio Aspel es en https://espacio.aspel.com.mx/.
~ Para conocer el proceso de contratación, las características y funciones del ® spacio Aspel se deberá
tomar el curso "SAE Remoto, SAE Móvil y ®spacio Aspel
Para que sea posible la sincronización de la información, se deberá de configurar el buzón contable en
® spacio Aspel y en el sistema de Aspel-COI.
1) En ®spacio Aspel.
o
a
Ruta de acceso:
El usuario administrador deberá de agregar las carpetas necesarias para la administración de las
operaciones contables solicitadas, estas carpetas son conocidas como "buzones" y pueden ser la razón
social de la empresa o sucursales, el RFC de clientes y proveedores, entre otros.
8 ~ BUZÓN CONTABLE
8 W Aspel de México S.A. de C.V.
'f Compras
1 Ventas !
1±1 ~ Mi e5PAClO ( CURSOESP)
2) En Aspel-COI.
o Ruta de acceso:
• Menú Configuración / Parámetros del Sistema/ Buzón contable.
Los datos que aquí se capturen son los proporcionados por el administrador del ® spacio Aspel o la
información enviada por correo, al realizar la contratación del servicio.
~
AciM.
E~acio:
jJtt.Wio:
CortlMeÑI
v.
Fiscel
Cg'Ó!M cont1aseña
ª""""""-
p--;--------------- --¡
¡euzónCortable D.l IE·~~J
Sus campos:
Opciones
Nombre del ® spacio Aspel al cual se desea tener acceso para consultar las
Espacio
o eraciones.
Usuario Nombre de usuario para el ® spacio Aspel asignado.
Contraseña Contraseña del usuario, sensible a mayúsculas y minúsculas.
Confirma Confirmación de contraseña.
contraseña
Se deberá indicar a que buzón se desea tener acceso y este campo se activará
Buzón contable
des ués de robar conexión.
Permite iniciar sesión con el ® spacio Aspel y envía la confirmación de la conexión
o--
archivos".
"
•Concepto: ¡vientas a credito seunall
~~'.~]
j r¡1
___________________________J'=i.:~~1 1
A.AAIJ1011J1AAAFA0000000010..anl (4.78 Kb) X [
! a Precargado l
¡ f
i ~ AAM10101AAAFll>OOOOOODllJC'nl (5.0S Kb} X l¡
!- ,,,..,.,.. il
i 11
bservadones:
• Operaciones. Son todas aquellas operaciones contables que se requiere contabilizar en Aspel-COI.
• Otros. Contiene todo tipo de archivo que se considera como documentos adicionales,
independientemente de los Comprobantes Fiscales Digitales.
En la consulta principal se visualizará las operación agregadas así como los XML que se adj untaron, se
puede realizar búsquedas fonéticas de las operaciones, filtros, envío por correo o la descarga de cada uno
de los archivos.
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Buzón contable.
Opciones 1
ID 1 Identificador único de la operación, este dato es proporcionado por @ spacio Aspel. 1
Concepto 1
Concepto por el cual se registro la operación en @ spacio Aspel. 1
Fecha de 1 Fecha de registro de la operación en @ spacio Aspel.
operación 1
Fecha de 1
Fecha de la póliza generada desde Aspel-COI y este se actualizará hasta el momento 1
contabilización
Tipo de póliza
de contabilizar la operación.
.
1 Tieo de eóliza generada eara la oeeración. 1
Número de póliza 1 Folio de la eóliza generada eara la oeeración. 1
Presentará el estado actual de la operación. Pudiendo ser los siguientes:
Nueva: La operación no ha sido afectada.
Estado Contabilizada: La operación se encuentra contabilizada en Aspel-COI.
Pendiente: La operación tiene que ser atendida por el cliente desde el @ spacio Aspel.
Atendida: La operación que ha sido atendida por el usuario en @ spacio Aspel.
Adjuntos 1 Indica si la oeeración tiene archivos adjuntos. 1
Observaciones 1 Indica si la oeeración tiene observaciones relacionadas. 1
Icono Descripción
~
Ver óliza asociada
Con este botón se puede ver el detalle de la póliza relacionada con la
operación. También se puede activar esta opción con !~ +I~
m
Ver archivos adjuntos
Con este botón se permitirá ver los archivos que forman parte del "paquete"
de la operación y desde la ventana que presente será posible realizar la
descarga de los CFDI adjuntos. También se puede activar esta opción con
rGEJ+ITJ
1
~
Actualizar
Con este botón se refrescará la información de la lista de operaciones, con la
información de •spacio. También se puede activar esta opción con G +ITJ
~
Opciones avanzadas
Con este botón se podrá realizar filtros y ordenamientos personalizados.
También se puede activar esta opción con 11 Alt l+ITJ
ij
Salir
Este botón permitirá salir de la consulta.
1
1. Seleccionar una operación con estado "Nueva" o "Atendida" y dar clic en el ícono de
ContabilizJ if l.
2. Se presentará la ventana de la generación de póliza dinámica CFDI, seleccionar la plantilla de la
póliza dinámica a utilizar y definir el detalle de la póliza.
~~~~~~~~~~~~~~~~
AAAOl 0101AAAFA0000000009.xml
AAA01 01 01AAAFB000000001 O.xml
jVenta a crédito
DeJalle de la póliza
1 aceptar
Figura 7.3.3-2 Generación de póliza.
Con esto la operación cambia de estado "Nueva" o "Atendida" al estado "Contabilizada". Para cambiar
una operación de estado se presiona el botón 1:1flel cual mostrar~ la siguiente ventana:
1
- ~ - - - - - - - - -- ~------ - .
r.....::...:L:W:'~~ x
Fecha TlllllfF-141-#::J·I
1
Figura 7.3.3-4 Detalle de La operación.
Al dejar una operación en estado "Pendiente" se debe de capturar las observaciones correspondientes. Y al
dejar una operación como contabilizada se habilitará los campos tipo y numero para relacionar la póliza
existente. Solo las operaciones con estado "Pendiente" será posible realizar el cambio a estado "Atendida"
esto solo se realizará en el @ spacio Aspel.
5 ZQ:l..5
L.31\'~il'S Cidp~
l 2¡Verit&S-econtadctde'5.-
1:2/05/2Ql5,
1fst05.l201&· l 26J05/2015
1
11. ¡, jN!le\4 {
l.Coriabizad!l
®
~
o
D
Vertss:.i c<écio·~
lll<l5/2015
c. Con el botón + Ai\adirardiiws selecciona los CFDI que le corresponde a cada operación
1 Concepto 1 Fecha
1 Póliza de Ventas 1
07/01/2015
1
Pago a proveedor 1
06/01/2015
1 Póliza de Compras 1
07/01/2015
g) Ingresar nuevamente al Aspel-COI a la consulta del buzón y revisar el estado de las operaciones.
De acuerdo a las disposiciones fiscales vigentes, es necesario un mayor control del IVA para registrar y
presentar la DIOT y las diferentes declaraciones, así como para cumplir las obligaciones fiscales
correctamente. Para este caso, Aspel-COI ofrece los beneficios siguientes:
• Eficiente cálculo o desglose del IVA relacionado a los movimientos y su retención, desde la captura de
pólizas y de manera automática.
• Diversos reportes con el IVA trasladado y acreditable, con selecciones por tasa de impuesto: 16%,
15%, y 0% y exento.
• Reportes de IVA e ISR retenido, tanto en pagos a proveedores como en ingresos.
• Es posible definir el periodo de causación (de cobro y pago) diferente a la fecha de póliza.
• Genera la Bitácora con los pagos realizados a terceros (proveedores) y desglose por tasa del IVA
relacionado (DIOT), de acuerdo al Art. 32 de la LIVA. Aspel-COI genera el archivo mensual requerido
para la carga batch.
o Ruta de acceso:
Fiscal
- Tasa de IVA def a ult
Fiscal
Apl~iones Li l,=================!l
asociada; •
·~ ·
Figura 8.2- 1 Opciones de configuración para DIOT e IETU.
157
t:i)Aspel'
Sus campos:
Opciones
Es la tasa por omisión con la que el sistema calculará los impuestos tanto
"Para operaciones con terceros" como "Para Ingresos cobrados" y se podrá
definir una tasa de IVA por cada opción:
• Tasa de IVA general
• Tasa cero
Tasa de IVA default • Exento.
Es la tasa por omisión con la que el sistema calculará los impuestos tanto "Para operaciones con terceros"
como "Para Ingresos cobrados" y se podrá definir una tasa de IVA por cada opción:
A través de estos parámetros es posible indicar si el monto de la operación incluye o no el IVA y dependiendo
de ello el sistema deberá desglosarlo o calcularlo, según sea el caso.
Si se activa por ejemplo la opción "En Ingresos cobrados", se le indica al sistema que la cantidad con la que se
haya afectado la cuenta contable definida como de Ingresos, incluye el IVA y el sistema debe hacer el
desglose para obtener el monto sin IVA.
• Ejemplo:
En cambio si el parámetro estuviese inactivo, en el mismo ejemplo, los resultados serían los
siguientes, dado que el sistema asume que el monto no incluye IVA, lo debe calcular:
De manera similar opera la opción "En Operaciones con Terceros", sólo que actúa sobre las cuentas marcadas
como en las que se registran movimientos que deberán ser incluidos en la Declaracióo Informativa de
Operaciones con Terceros.
Este parámetro indica al sistema que proponga el valor de los actos o actividades y el IVA a la tasa de
causación de acuerdo a una operación similar previa, y en su caso el importe de ISR e IVA retenido, en
operaciones con terceros y en el registro de los ingresos efectivamente cobrados. Actúa en conjunto con el
parámetro montos incluyen impuestos.
Con ello se indica al sistema que proponga o no de manera automática al registrar el pago a proveedores, la
tasa de IVA, el valor de los actos o actividades, IVA acreditable, y porcentajes de retención, acorde en cómo
se registró la última vez una operación que asoció el mismo RFC del proveedor o utilizó la misma cuenta
definida en operaciones con terceros.
La configuración de estos parámetros, automatiza la determinación de los importes de los ingresos cobrados,
así como los impuestos en el caso de DIOT, agilizando el registro de la información fiscal a la par que se va
generando la información financiera. ·
En el Art. 32, trace. Vy VIII de la Ley de IVA, se establece que los contribuyentes, deben proporcionar a través
de los medios y formatos electrónicos que señale el SAT, la información de las operaciones con sus
proveedores sobre:
a) El pago,
b) Retenciones,
e) Acreditamiento y,
d) Traslado del IVA.
Esta declaración se deberá presentar de manera mensual, en el formato A-29. Los datos que se requieren en
la Declaración son muy específicos y para obtenerlos se debe tener el registro, control y seguimiento de las
operaciones realizadas con cada proveedor y sus pagos.
Aspel-COI permite a los usuarios generar la información requerida para la Declaración y con ello cumplir con
esta obligación fiscal.
o Ruta de acceso:
• Menú Fiscales I Operaciones con terceros/Ingresos cobrados I Consulta terceros
Dado que la Declaración informativa de operaciones con terceros requiere datos específicos de los
proveedores como el Registro Federal de Contribuyentes, el tipo de proveedor y de operación, se cuenta con
un catálogo de datos de proveedores. Los datos que aquí se almacenan son los necesarios para generar la
declaración y son los siguientes:
03 l 9378764583 25
·~,-~_!~~ .- .
r··-····-··--·-·-··-··-··--·--- .......j !!! E s~dol
L-·····-·-·-····-- · - - - - ---- - -~
-----;- - -
En la consulta terceros se cuenta con una barra de herramientas desde la cual se pueden realizar las
siguientes operaciones: Agregar l~I /Modificar lil /Eliminar IDIy Buscar l~l los datos fiscales de
terceros, se pueden importar los datos del catálogo de proveedores de Aspel-SAE mediante el ícono
También se puede modificar la consulta agregando o quitando columnas así como la manipulación de las
li fl
mismas.
a.1)
1
f
Tipo de RFC
RFC ~- .--O
@ Nacional
- DE_9_5_0_11_0_2_4_8 _ _ _ _.._ __ _ I'~------
País
-:.:; ;·-----=
-------·-----_! (_N_o_a-pl-ic-a)_ __
I
~
1,....E-s-p-
ro
_v_e_
e-
do
-r--'-'--,-,~='[,l¡,,------------ ¡ Nacionalidad I (No aplica)
.--1.N
_o_m
_.b_ r_e_ _ _ _ _ Office Depot i,....M
- .-é t_o_d_o _d_e _p-a g-o- -1 02=Cheque
1Tipo de tercero ..-0- 4-=-P-ro_v_e_e-.,.
do _ r_ N
_ a_c-io_n_a..,..l_ _ _ _ I Banco 1 002=BANAMEX
1 Tipo de operación ~ ,....8_5_=_0_t-ro_s_ _ _ _ _ _ _ _ _ I Cuenta bancaria l 25000148026
a.2)
""'-
1 AES85041 SPC8
- 1 País I (No aplica) "
1 Es proveedor -~
I~ 1Nacionalidad 1 (Noaplica)
I Nombre 1Artículos Especiales, S.A. de C.V. 1 Método de pago 102=Cheque
1 Tipo de.. te,rcero ,. . 104=Proveedor Nacional 1 Banco J
1002=BANAMEX
I Tipo de operación . !BS=Otros ! Cuenta bancaria 100032500014
162
.:m~~,im:
a.3)
a.4) .
Tipo de RFC ·--- 1 @Nacional 1 1
RFC
··--- 1AM0010523AL1 I Pais 1 (No aplica)
Es proveedor
- I~ 1 Nacionalidad 1 (No aplica)
Nombre 1Arrendadora Modelo, S.A. 1 Método de pago 103= Transferencia
Tipo de tercero 1 04=Proveedor Nacional I Banco 1 002=BANAMEX
Tipo de operación 1 06=Arrendamiento de inmuebles I Cuenta bancaria 1 10000125123
a.5)
o Ruta de acceso:
• Menú Fiscales I Operaciones con terceros/Ingresos cobrados I Cuentas para operaciones con terceros.
En esta ventana se registran aquellas cuentas que trabajarán como cuentas de operaciones con terceros.
La ventana se divide en dos secciones, de lado izquierdo despliega el catálogo de cuentas registrado en el
sistema y de lado derecho estarán las cuentas asignadas para operaciones con terceros, la forma de indicar
estas cuentas, es seleccionando las cuentas de la parte izquierda y con la ayuda del botón [_ . ~
Ag.reg.: ,. >. . . .
.J
trasladarlas a la sección derecha de la ventana.
Al definir una cuenta como cuenta para operaciones con terceros por omisión el tipo de movimiento que se le
asigna será Todos es decir se define para Car os A~onos, en caso de querer asignar un solo movimiento, se
deberá especificar mediante los botones . Aplica a]lono 0 [ Aplica cargo l.
Figura 8.3.2-1 Definiendo cuentas para operaciones con terceros I Deducciones IETU
a) ¿Qué cuenta es la que aparece configurada para operaciones con terceros? ¿Por qué?
Al grabar una póliza que afecta cuentas definidas para el manejo de Operaciones con terceros, el sistema
presenta una ventana en donde se debe capturar el t ipo de operación y las cantidades correspondientes a los
impuestos.
Esta ventana aparecerá tantas veces como cuentas definidas para el manejo de operaciones con terceros se
encuentre en la póliza.
Es necesario:
• Indicar el Proveedor relacionado al pago por medio del RFC o ID Fiscal.
• Seleccionar el tipo de operación.
• Indicar el monto deducible para ISR.
Para tener un concepto más claro del uso de operaciones con terceros, a continuación se muestra un ejemplo:
La Empresa Moderna, S. A., realiza un pago a un proveedor por la cantidad de $1, 160.00 por el concepto de
pago de mercancías, el asiento contable podría quedar como se muestra en la figura:
Cuenta del
proveedor
_T,Pa!"hit;:
$1.00
Cuenta de Cuentas
Bancos de IVA
$).00
¡¡::::] La información definida en la ventana que se muestra a continuación, se puede consultar o modificar
desde el catálogo de pólizas o desde el detalle de una póliza con !EJ.
Dependiendo de la
configuración del
sistema, se puede indicar
si el monto incluye
impuesto o no, para este do<l. tsR
caso SÍ lo incluye \:;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;:::;;J %1Y:Aretenido•
..._-;:::S:e:p:u]eldlelinldliclalrle[l:po:r::c-en_t_aJ-
.e-d_e__, ~~
impuesto retenido y el sistema
calcula automáticamente el
monto correspondiente
Sus campos:
Opciones de la operación
% IVA e ISR 8 ¿O~ss que~ ajuste~ valDr de los actos por esta retl~:nción?
retenido
Figura 8.3.3-3 Mensaje sobre el ajuste en el valor de los actos por retención
Al seleccionar la opción Si, el monto del valor de los actos cambia, en caso de que la
respuesta sea negativa, sólo cambiará el monto del IVA /ISR retenido. Esta opción se
ex lica más adelante con ma or detalle.
En estos campos se mostrará el monto de las retenciones de acuerdo al porcentaje
ISR e IVA
indicado en los campos anteriores, sin embargo, se pueden indicar los montos de las
retenido
retenciones de forma manual.
Si el parámetro "Montos incluyen impuestos - En operaciones con terceros" está activo,
Otras el valor de este campo se calculará automáticamente de tal forma que el Monto de la
retenciones Operación y el Total queden cuadrados, sin embargo se podrá modificar, y lo que se
indi ue en ese momento, no afectará el monto de la o eración ni el valor de los actos.
Es la suma del Valor de los actos, IVA acreditable, IVA no acreditable en sus diferentes
Totales
tasas, así como el IVA trasladado, retenido otras retenciones.
Es la suma de los totales de los montos del impuesto, es decir:
Total
Total del valor de los actos+ IVA Trasladado - IVA Retenido - Otras retenciones
(lCJ En algunos campos se cuenta con el botón JI o la tecla I~ el cuál despliega la calculadora.
En la ventana de captura de Operaciones con Terceros, el sistema ahora permite capturar los porcentajes y
montos tanto de IVA Retenido como de ISR Retenido en la operación, esto permite agilizar la captura de
información, ya que el sistema realiza el cálculo de los porcentajes indicados de forma automática.
Para poder tener una idea más clara de lo anterior, se ilustran los ejemplos siguientes.
Ejemplo1 :
• Se genera una póliza por la provisión del pago de honorarios, teniendo los movimientos siguientes:
8 ¿Deseas que Sil!: ajuste e l valor de Jos actos por esta retención?
Figura 8.3.4-3 Seleccionando la opción "Sí" sobre la aplicación del ajuste sobre el valor de los actos
Si se da clic en la opción "Sí", se observa el cambio en el valor de los actos y por ende el IVA
acreditable, al capturar el porcentaje correspondiente al"% ISR retenido", mostrará el mismo mensaje,
al aceptarlo, se observa el cambio en el valor de los actos y el IVA acreditable como se muestra en la
ventana siguiente:
Al cálculo que realiza el sistema, se le conoce como "Piramidación del impuesto", es decir, del monto a
pagar, se obtiene el valor de los actos o actividades y se asemeja a un cálculo inverso.
169
f:i)Asper
Ejemplo 2:
No.Cuenta
1190-001,900
i120.-0Cl\;llQt
O.~o -.Cenl
¡ ~lO-QOJ-OJL__ ní__~LÚPago~~~-
·
1
o¡ o
Pro,
o Pogo de A·200
g p!'"9l> '"'Jí~
----=-
Conc•o del movimiento ,<f2>< J.üuabio,
·n.oo¡
~1:00¡
Debe
~34:00
~o-po
Haber
$1~- $11,SOUqO-- -~rijl '
$0.o,J
,;ti~.tl1
.•
. ~. ... .. .,,
9921l;OJIH120.
oaio. de i...,ua.
a..;,;,. {ZftO:oot:üfóJ
..
fst;~~ ef~;:o';;rd---·-··.. -1 r;..n. !191....m )
Pólu ~ @)
• En el campo "% de IVA retenido" se captura la tasa de retención correspondiente, al realizar esto, se
muestra el mensaje:
Figura 8.3.4-7 Seleccionando la opción "No" sobre la aplicación del ajuste sobre el valor de los actos
Si se da clic en la opción "No", se observa que no cambia el valor de los actos y por ende el IVA
acreditable, al capturar el porcentaje 10 en el campo"% ISR retenido", mostrará el mismo mensaje, al
rechazarlo, se observa el mismo valor de los actos y el IVA acreditable como se muestra en la ventana
siguiente:
~tafo.-oo--~~~ al-.-~:IID
1,600.00
~ ~.lífelerlch'.f'
,JS/l•~.
Al escribir los porcentajes de
retención e indicar que NO
ajuste el valor de los actos,
el sistema mantiene los
valores correspondientes
Figura 8.3.4-8 Mensaje sobre la aplicación del ajuste sobre el valor de los actos
e) Grabar la póliza. Al realizar esto, el sistema mostrará la ventana "Captura de operaciones con
terceros", en la cual se deberá indicar lo siguiente:
g) Grabar la póliza. Al realizar esto, el sistema mostrará la ventana "Captura de operaciones con
terceros", en la cual se deberá revisar lo siguiente:
l) Grabar la póliza. Al realizar esto, el sistema mostrará la ventana "Captura de operaciones con
terceros", en la cual se deberá revisar lo siguiente:
o Ruta de acceso:
• Menú Fiscales I Operaciones con terceros/Ingresos cobrados I Cuentas para ingresos cobrados.
Se deberán definir las cuentas contables en las que se llevará el registro de los ingresos cobrados, de manera
similar a la definición de cuentas para declaración de operaciones con terceros, las cuentas elegidas se deben
pasar a la sección derecha de la ventana y con los botones de la parte inferior es posible definir el tipo de
asiento que genera el ingreso, es decir, si es un cargo, un abono o todos, esta definición agiliza la captura de
pólizas, para definir las cuentas mencionadas, se debe realizar el siguiente procedimiento:
a) Activar la opción Fiscales / Operaciones con Terceros/Ingresos cobrados / Cuentas para ingresos
cobrados.
b) Estando en la ventana de "Cuentas para ingresos cobrados" seleccionar las cuentas contables que
indicarán el registro de los ingresos efectivamente cobrados.
c) Indicar el tipo de movimiento: Aplicar todos, Aplica cargo o Aplica abono. Una vez definido el tipo de
movimiento, dependiendo si la cuenta de ingresos se carga, abona o ambas, el sistema propondrá la
ventana de captura para el registro del ingreso.
Aplica Aplica
No. Cuenta Descripción
Todas Abono
1120-001-000 lnbursa No. Cta. 4953258645
1120-002-000 Banamex No. Cta. 210597-8
1120-003-000 BBVA Bancomer No. Cta. 20041402
1130-001-000 CityBank No. Cta. 23012004
Cada vez que se registre un movimiento, al grabar la póliza el sistema identificará si la cuenta indicada en
alguna partida está definida como ingresos para solicitar los datos específicos dependiendo del caso.
a) Ingresos cobrados
Si en la póliza está afectada una cuenta definida como ingreso, Aspel-COI envía una ventana similar a la
de captura de operaciones con terceros, los datos a indicar son:
• El Tipo de actividad (enajenación de bienes, prestación de servicios personales independientes, u
otorgamiento del uso o goce temporal de bienes) para clasificar los ingresos.
• El monto de la operación que el sistema sugiere y obtiene por el monto indicado en la partida, en
conjunción con el valor del parámetro Montos incluyen IVA y Tasa de IVA omisión.
• El Valor de los actos y el IVA trasladado Aspel-COI lo obtiene a partir del monto indicado en la
partida y la tasa de IVA, y es a partir de la tasa de IVA que el sistema hace el desglose y coloca los
valores en la columna correspondiente, es posible modificar la tasa, ubicando los mont os en otra
columna.
( 10 En ingf....,. cobrodoal
·· Sugerir últimos datos de i•puedos utilizados en captura para---····-······
A~cacionesl.Ji!===================~
asociad& ..
" 111i1Jl!.Mr ~
-------------------------- ------------
¡~ ::;~.(:f::-sl':_ ~.::.,,v -füv->"~~c"'-u"' ~ ""'~x"'ú~&e>"" "'~:'.i:"'11 ~"~ti< ,;?:,,,~~~-xy
1
;,.
ni f,~cj¡¡¡, ¡19/01/2014
Cuenta
definida
para Ingreso ....• ..~.ll!'l'l!>/ l::~".r!,fr"l!.: ....i::.~."P!oilo>.1..~~~3.f?~ ...•.T•.~;.......
1 1 o 1l Cdx~af.1~- l st oo¡
IETU
p c~~-•nzef.1~s _ .$1.09¡
q·c:bbrani~.f-13~--- - --
lil-c=co-=c,.,,--+----+--=t---t $1.ooi
ºI '$J:OO·
~o;de~·
Non'bíé \-'-------""====-----------~
M~
Figura 8.4. 1-2 Generando una póliza con cuenta definida como ingresos IETU
Al guardar la póliza, si alguna de las cuentas se encuentra definida para ingresos IETU, se mostrará la ventana
siguiente:
Sus campos:
-- ··---··
Oeciones de la eartida {Cameos informativos)
.. 1
Cuenta 1 Muestra la cuenta a la gue se aelicará el ingreso. 1
Fecha 1 Indica la fecha de elaboración de la eóliza. 1
Póliza 1 Muestra el tieo y_ número de eóliza gue se generó. .. ..
1
=
Oeciones de la oeeración 1
En este campo se selecciona el tipo de actividad relacionada con el ingreso
efectivamente cobrado que se está capturando. Los tipos de actividad disponible son:
Tipo de actividad
Enajenación de bienes, prestación de servicios independientes y Otorgamiento del uso
o goce temporal de bienes.
Si la operación se trata de una devolución, se deberá seleccionar esta opción, al realizar
Es una esto, los montos capturados serán restados para el cálculo total de ingresos. Esta
devolución opción se podrá utilizar por ejemplo para devoluciones, descuentos o bonificaciones
que afecten a los ingresos de la empresa.
En este campo se muestra el monto total de la operación. En caso de tener activo el
Monto de
parámetro "Montos incluyen impuestos/ En Ingresos cobrados", este valor incluirá el
operación
impuesto.
En esta opción, se podrá indicar la tasa de impuesto a 15% o 16% en la primera 1
Tasa%
1 columna mientras que en la segunda se puede indicar tasa 0% o exento.
El valor de este campo va a depender del parámetro de configuración "Montos incluyen
Impuestos / En ingresos cobrados", es decir, si se encuentra activado el parámetro se
está indicando que la cantidad especificada en el campo "Monto de operación" ya tiene
Valor de los el impuesto especificado en el campo Tasa, por el contrario, si el parámetro está
actos deshabilitado, la cantidad especificada en el campo "Monto de operación" no tiene el
impuesto incluido, por lo que en este campo se tendrá la misma cantidad especificada
en el monto de operación y a este valor se le calculará el impuesto especificado en el
campo Tasa.
Se calcula automáticamente y no podrá ser modificado.
IVA Trasladado
! IVA Trasladado= Valor de los actos•% de impuesto
Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel ______ .__ 176
f'/i)Aspel'
··--e''/- •·N'""'"
·····- &•
% IVA e ISR • ¿Deseas: que se aj uste el valor de tos actos por esta retención?
retenido
le -- ~ . 1. No 1
Figura 8.4.1-4 Mensaje sobre el ajuste en el valor de los actos por retención
Al seleccionar la opción Si, el monto del valor de los actos cambia, en caso de que la
respuesta sea negativa, sólo cambiará el monto del IVA /ISR retenido. El
funcionamiento es el mismo que se revisó en operaciones con terceros.
En el caso de que el parámetro Montos incluyen IVA se encuentre Activado, se
Otras calculará automáticamente de tal forma que el Monto de la Operación y el Total
retenciones queden cuadrados, pero se podrá modificar y lo que se indique en ese momento, no
afectará el monto de la operación ni el valor de los actos.
En este campo se muestra el total de valores de los actos, es decir, la suma de todas las 1
TOTALES
1 cantidades definidas en valores de los actos
Es la suma de los totales de los montos del impuesto, es decir:
Total Total= Total del valor de los actos+ IVA Trasladado - IVA Retenido - Otras
1 retenciones.
Opción Configuración
1 Tasa de IVA omisión para ingresos cobrados Tasa IVA general
1 Montos incluyen impuestos Ambos activados
Sugerir últimos datos de impuestos utilizados en captura 1 C,u entas definidas para ingresos
1 para ingresos cobrados: cobrados
g) ¿Porqué?----------------------------~
h) Observar y validar las cantidades que se proponen.
d) Definir las cuentas 2110-005-000 y 2110-006-000, como cuentas para operaciones con terceros, con
tipo de movimiento cargo.
f) Definir la cuenta 1120-004-000, como una cuenta de ingresos cobrados, con tipo de movimiento
cargo.
h) En la ventana desglose de ingresos efectivamente cobrados, ¿A qué tasa del IVA el sistema sugiere el
valor de los actos y el IVA trasladado?
_ _ _ __ _ _ ¿Porqué? ~----------------------~
Los siguientes ejercicios, ilustran los asientos típicos para la provisión del pago de honorarios, así como el
pago de los mismos.
e) En la ventana de captura de operaciones con terceros, elige el RFC PEJA841212LY1 ¿qué cantidad
propone el sistema para el valor de los actos e IVA Acreditable hasta este momento?
g) ¿Cuál es el importe del valor de los actos y actividades, así como del IVA acreditable?
Por lo anterior, al grabar una póliza, se afectó una cuenta de operaciones con terceros, por la cantidad de
$534 (que es la cantidad que efectivamente se pagó), si está gravada al 16%, se retiene 10.66% de IVA y se
realiza la "Piramidación el impuesto", de acuerdo a la deducción de la operación anterior.
e) ¿Cuál es el importe del valor de los actos y actividades, y del IVA acreditable?
$ _ _ _ _ _ __
$ -----------~
g) ¿Cuál es la diferencia entre este caso y el anterior de retenciones?
o Ruta de acceso:
• Menú Fiscales / Operaciones con terceros/Ingresos cobrados / Causación de IVA en operaciones con
terceros/ ingresos cobrados
La definición del periodo de causación del IVA se compone los siguientes datos:
Datos de la operación:
En esta sección se, muestra la relación de pólizas en donde se afectaron cuentas de operaciones con
terceros e ingresos cobrados respectivamente. La funcionalidad de esta opción es permitir definir un
periodo de causación diferente al de la fecha de la póliza. También es posible eliminar el registro de
la operación con terceros.
1
14/ene/14 112Q.001-0ITT
8.5.1 EnJ>ólizas
o Ruta de Acceso:
• Menú Archivo I Pólizas I Pólizas
• Desde el ícono lliiJI.
Una vez que se han registrado movimientos con operaciones con terceros o ingresos cobrados ~elacionados,
se podrá consultar en el detalle de las pólizas, qué cuentas dentro de cada póliza tienen un movimiento de
Operaciones con terceros (OT) o Ingresos cobrados (IN) relacionado, agilizando así su identificación.
8.5.2 En Cuentas
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Catálogo de cuentas
• Desde el ícono
Una vez que se han registrado movimientos con Operaciones con terceros y/o ingresos IETU relacionados, se
podrá consultar en el detalle de las cuentas, qué pólizas tienen un movimiento de Operaciones con terceros
(OT) o Ingresos cobrados {IN) relacionado, indicando que la cuenta seleccionada en la póliza indicada, tiene
un movimiento asociado agilizando así su identificación .
.AMOATIZAOON DE GASTOS DE
. INSTAlACION . . •
•.~EPüSJ.rqs~!f\J~ri.!.
DEPOSITOS DE·RENTAS
PROVEEDUAES
MAYIJRISTAS
:l!lll!Sm•••Me1er..,~ó:,S:JLt.1e·c.v.
Ma:nt~m~~Pr~.SA
Dloz.Mog.Íñi LoOiiidó
¡>..,.¡;,.. ci.io,;.n1.sA.c1ec.v.
Computociiln ¡o!o1:%.A .de'C.\/.
He11amlenw Beta S.A. de C.V.
i""'!"~•.,~ Co<í,S,A."
RentaAméricaSA,de C.V.
: ~~ae'V
. ~.:f~r~S~.~
Ed!odaHemindez Dml
EXTRAN.¡~IJ.Qs;
laF~ie. Cor~
Figura 8.5.2-1 Pólizas de la cuenta con movimientos de Operaciones con tercero relacionados.
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Pólizas I Detalle de operaciones con terceros Alta cíclica
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Pólizas I Detalle de operaciones con terceros Navegación cíclica
185
Q Práctica 38: Navegación cíclica de ingresos cobrados
Dado que la parte medular de un sistema es la información que éste es capaz de proporcionar, una vez que la
información de cada catálogo ha sido capturada conforme a las necesidades de operación de la empresa, se
procede a la generación de reportes, los cuales ayudarán a responder a las necesidades financieras más
importantes.
~ Los formatos de impresión, hojas de cálculo fiscales y financieras, así como archivos de estadísticas,
entre otros, se almacenan en el directorio de "Plantillas" y cada vez que se crea una empresa en
Aspel-COI, esta información es copiada a carpetas donde el sistema lee los formatos, dichos
directorios se generan bajo el nombre de Datos(e), donde e = número de empresa. La ruta hacia
estos formatos se puede modificar en Configuración / Parámetros del sistema / Cuentas.
o Ruta de acceso:
• Archivos/ Especificar Impresora
En esta opción define y configura el equipo de impresión que se va a utilizar para la emisión de reportes, por
lo que antes de emitir cualquier reporte es importante que se tenga instalada una impresora para poder
generar los reportes correspondientes. Al ingresar a esta opción el sistema presenta las siguientes opciones
de configuración: Tipos de letra para las diferentes secciones de los reportes, márgenes (inferior/superior),
impresora y configuración de la impresora.
Sí se requiere configurar los parámetros de impresión, se debe seleccionar el botón [ Propertie$... l. el cual
permite especificar los parámetros propios del software de impresión como lo son: el tipo de papel,
orientación, fuente de alimentación de papel, calidad de impresión, puerto de conexión, etc.
~
~,,L..:,,,.;~~@$.$$.'.0*;;~ -.;i~~"'v~o«-;gl~~/'c;»~~.J§,ili-t,~~~~ •
Pórt«- - - - - - - - - - - - - ----,
!!;ee: [C<inoo iR3()30PS3 8 ~~- 1 1 ·
SI.rus: Tonerlow: Odocunerú wllii1g
T)!Je: e.nen IR3030 PS3
'Mlere: 192.168.1.96
Commeri: 1
Paper l ¡CAilriáion
~~--- ~,lell-...-_----~a~~ 11 0~¡ j
r~
~--------~
lfdo ajI ~ e~ i
Se pueden emitir los reportes estando en cualquier catálogo del sistema, desde el menú Reportes o desde el
Administrador de reportes. De acuerdo al tipo de reporte, el sistema presentará las opciones correspondientes
en la presentación preliminar.
a) Reportes de tipo FTO: En este caso, el sistema presenta una serie de opciones para visualizar dicho
reporte, sin embargo, dentro del archivo se deberá indicar que la salida es a la impresora, de lo
contrario, esta ventana no aparecerá y se enviará directamente a la impresora.
· ~11·
ffi.. ¡1
. . ,ooz:
.. , ._ ~.
~"I·,··.
ícono Función
Imprimir
Número de página
Porcentaje de zoom
b} Reportes de tipo QR2: Estos reportes, siempre muestran una vista preliminar antes de enviarse a la
impresora, en la cual, se presenta un barra de herramientas que incluye más funciones dado que es un
tipo más avanzado de reporte.
ícono Función
Página completa
Zoom al 100%
188
~Aspef
Ir a página
Configurar impresión
Imprimir
Abrir reporte
o Ruta de acceso:
• Menú Reportes / Catálogo de cuentas /Catálogo de Cuentas
O Tipo: Interno
Este reporte permite obtener la impresión de las cuentas que integran el catálogo, teniendo la posibilidad de
filtrar por un rango de cuentas, por movimientos y saldos, por tipo de moneda, rubro, departamentos, entre
otros. También se tendrá la posibilidad de ordenar los registros resultantes utilizando la sección "Ordenar
por".
~---------------
Seleccion las cuentas que cumplan con ···········-··-·-----
¡ ·· air
¡ -Cuenta~-~~-~~~-
Ver
! J
!
Jlesde 1
~------~
U] @ Iodos
1
l liasta 1 B! lf) SóJo con movimientos
® Sólo con saldo y/o movjmientos
O Ruta de acceso:
• Menú Reportes/ Catálogo de cuentas /Reporte de seguimiento de presupuestos
O Tipo: Interno
Este reporte mostrará un seguimiento del presupuesto ejercido o no para cada cuenta y así saber si se ha
excedido o respetado el presupuesto asignado a las cuentas o departamento.
j liasta
T~decambio
1Ace11"' IL ~ 11 -~ ~ 1
Figura 9.5-1 Reporte de seguimiento de presupuestos.
o Ruta de acceso:
• Menú Reportes/ Emisión de pólizas
0 Tipo: FTO
Este reporte permite imprimir las pólizas del período actual de forma masiva o por un rango especifico. Es de
gran utilidad ya que en ocasiones se requiere imprimir las pólizas nuevamente para que sean revisadas por
contralores, contadores externos o auditores.
Para la emisión de este reporte se definen los siguientes parámetros: t ipo de póliza, números de pólizas,
número de copias. También permite especificar el formato a utilizar para la impresión.
F~ro
, -r;po de póliza
¡ ~ Todos los lipos
l [CJ Dr ® Rango
l !El Eg Qesde
! !El lg
, Periodo de póliza·
' Fechajnicial r=n1 Fechajinal r-----
.El Conlabiizadas
lElEl
1
No conlabilizadas
Pendientes
IEJ No pendientes
:1
1El ~uditad.•s . . I:
1 .. - Formato·-·--··~·,.-··-···-, ······· ················ -..-
B.uta C:\Progr~=~~~~~-File~~~~~~~~fJI
tjombre IEMIPZW.FTO 1 CoQias ~
¡ 1 _ _ _~
~,. s~~!Ol~.ato .. 1
E AcePta1 11 ~ 11 A;uda 1
o Ruta de acceso:
• Menú Fiscales/ Reportes /Contabilidad electrónica /Emisión de pólizas
0 Tipo: QR2
Este reporte permite imprimir las pólizas del período actual de forma masiva o por un rango especifico con
información adicional de la contabilidad electrónica como incluir información de forma de pago e incluir
información de comprobantes.
() A""'°
~··do -
. tfasia
..... m l....
.
. Pe.iodo do pói>a- · · · .
!Fecho;;cioi J----¡¡ Fechofml i fJi
ea;_..., .
~
No ccriabiz&d.u
p..-,,., f
1
No perdentes
Auól..,., -1
Contebiidedelecbónc.e
~ lnc:U Rormación de forma de pago
¡ ~-~--~~de-~obante¡!
¡;. ¡
O Ruta de acceso:
• Menú Reportes / Balanza de comprobación
• Desde el ícono
0 Tipo: Interno
II!fil.
Este reporte permite conocer los movimientos y saldos de las cuentas del periodo.
,@:) La balanza de comprobación muestra cuatro columnas. (Saldo Inicial, debe, haber y saldo Final). Para que
una balanza de comprobación esté cuadrada, el total de la columna de saldo inicial y final debe ser ceros, y el
total de la columna debe y haber debe ser el mismo en ambas columnas.
_____________________
~~~~{,.. ,,~.,.l':m_._;.,,__"'__~""1Í}.~1t.~fttiti= ~ilé?>t. M*&~ ~~lli:»"1t '~?J
, •-Número de cuenlfl ,,.,_,,,,,,....,,.......---..-.-........ ··-- ¡··Mostrar montos en
. Qesde j Di ~M~º"-
eda---~=
~1 g
,-T"°de]!)Oneda ~~=~c=.,......-
L'~~~s ·----
.·· D~1><11tomerlo ·····
~
Cuent.. ~-----
: [lli Ninguno @Iodos
¡. [Ei Todos 10$ deptos.
• O li.ólo con movimientos
: ![!! 1. Ventas
: !El 2- Peádos 6 s* con saldo y/o movimientos
- . ····-··· ··-
¡ ~ 3. Mostrad"'
!:!ivel de la baianz'!__
"
_, ---,.~
~ f j 4. Me1cadotecnia
: [] 5. Atención a Cientes !3.·AuXiOI
! ~!t.~:~
: El 9. Empaque y Entrega
j iFI 1O. Recus s Human
1 Ac<Pt.. I~ 11 ~ 1
Figura 9. 7-1 Parámetros para emisión de la Balanza de Comprobación.
O Ruta de acceso:
• Menú Reportes/ Administrador de reportes/ cuentas/ Balanza de comprobación
• Menú Reportes/ Administrador de reportes/ cuentas/ Balanza de comprobación (Hoja horizontal)
Ó Tipo: QR2
Para una mayor facilidad y manejo de la balanza de comprobación se incluye el reporte en formato QR2, de
esta manera se podrá editar de acuerdo a las diferentes necesidades.
12•* 1 DI
tl... ¡:==========~u~r
Tipo de.monedo
loTodM j,.. j
· O~arnento
"""'"'
Toó:»losdeptos
l . Ventos
~p-
3. MoWada
4. Mercadotecria
5. Atención o Cientes
6. Alnocen
7. Tráíc o
8. Intendencia
9. Efll)aQIJe)'EntreQO
1~ J1~ 1 - 1
Figura 9. 7-2 Parámetros para emisión de la Balanza de Comprobación.
o Ruta de acceso.:
• Menú Reportes I Diario General
• O desde el ícono
O Tipo: Interno
111.
Este reporte proporciona el detalle de las pólizas solicitadas, agrupándolas por tipos de póliza, también nos
proporciona información de la contabilidad electrónica como lo es incluir información de forma de pago y de
comprobantes fiscales.
RS El orden en que se presentan los tipos de póliza en este reporte dependerá de cómo se hayan registrado
en Configuración I Parámetros del sistema/ Pólizas/ Tipos de Pólizas.
foioncioi
193
9.9 Reporte de Auxiliares
c) Reporte de auxiliares.
o Ruta de acceso:
• Menú Reportes I Auxiliares
• O desde el ícono
O Tipo: Interno
Este reporte muestra los saldos y movimientos de las cuentas, de un mes o de un rango de periodos
específico.
Además de los filtros, este reporte cuenta con una opción denominada "Corte de página a nivel", la cual
contiene las opciones de:
• Sin corte: El reporte mostrará todos los movimientos sin saltarse de página.
• Corte por mayor: Mostrará la cuenta de mayor y sus subcuentas sin realizar un corte.
• Corte por subcuentas: Mostrara los movimientos por separado, primero la cuenta de mayor, después
la subcuenta.
• Corte por auxiliares: Mostrará por separado la cuenta mayor, después la subcuenta y al final el
auxiliar de la subcuenta.
-----------------
~~..,~1.~ t:~.,r;;1¡~~~~,=x;
,·· Nline10 de cuenta·-·········-:-- Periodo----~··· .~--'-"-·
D~•de ~
1 1 _ _ __ _~iil=I Jl.e•de l•ne/1 O O!
Fojoi'iciol
··-
li::____j ••'-····-···· ·····-··········--·-----·-·
/' Multimoneda .....~ ,··Meitrar monlO$ en···
~ Moneda
1~11~11~1
RS El orden en que presenta los movimientos este reporte es por fecha de las pólizas.
o Ruta de acceso:
• Menú Fiscales/ Reportes/ Contabilidad electrónica/ Auxiliares
0 Tipo: QR2
Este reporte muestra los saldos y movimientos de las cuentas, de un mes o de un rango de periodos
específico pero con el módulo de contabilidad electrónica va a incluir información de forma de pago e incluir
información de comprobantes fiscales.
A9POM•oeoec•
Hontn~.~.~~esFISc.!lu ............................................. . !.:} ...'
TMiJoóel¡epode jAeoortedeauiiaies31/Eneiol15
fj !rrpft de~!.~complet··
o Ruta de acceso:
• Menú Fiscales/ Reportes /Contabilidad electrónica /Auxiliares con departamentos
0 Tipo: QR2
Este reporte muestra los saldos y movimientos de las cuentas, de un mes o de un rango de periodos
específico y da la opción de seleccionar un departamento y con el módulo de contabilidad electrónica va a
incluir información de forma de pago e incluir información de comprobantes fiscales.
2')Pg~~ Cuerioi
3 .-Mostrador
• .· Mercadolet:nl3
~..•.O!.~---~....~
F•inaal
- M~ ·
; NOfltii"ede~ M,,,...
i: o-TodM H :------- g
TGQdecamblo
ünabi:!ad elécttonic~ ~
~ lncllr infcrmación de ft'rw de pago
o Ruta de acceso:
• Menú Reportes I Activos Fijos I Activos Fijos I Catálogo de activos
O Tipo: Interno
Este reporte muestra un listado de los activos fijos registrados en el sistema.
Oave de activo
Qesde
Fecha !inal 1
o Ruta de acceso:
• Menú Reportes /Activos fijos / Activos fijos / Inventario de Activos fijos
O Tipo: Interno
Este reporte permite llevar un control de la ubicación y número de serie de los activos fijos de la empresa
para registrar de manera más rápida los cambios que pudieran presentarse.
------------------~,
~;:,..:~:~:;a:~.:::t:.:I:~1:::.tt"·"'<t<> , ~ "'" , ·~ ~
Fecha de adquisición--.-............_...__, -
Qesde Fªcha inicial
.1_ 1_ _ _ ___,,rg]
Fecha final
b) Generar nuevamente la póliza de cierre indicando como cuenta inicial 4100-000-000, cuenta final
9200-002-000 y como cuenta de cierre 3400-001 -000, con fecha del 31 -Dic-14.
d) Emitir la balanza de comprobación de Diciembre 2014 y Enero de 2015, ¿a cuánto asciende el total de
movimientos?
Periodo Monto
Dic. 2014
Ene.2015
e) ¿Qué dife rencias hay entre el reporte de Emisión de Pólizas y Diario General?
"La contabilidad financiera tiene como objetivo primordial el de informar, derivado de la naturaleza y relación
que tiene la contabilidad con el medio económico que lo rodea, le permite presentar los resultados que a una
fecha determinada se han obtenido por la entidad económica'".
Esta información se presenta en los documentos llamados estados financieros que se integran básicamente
por Balance general, Estado de resultados y Estado de cambio de situación financiera, entre otros. Estos
documentos generados por el sistema responden a los estándares establecidos por los "principios de
contabilidad", los cuales son los conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente
económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera
cuantitativa por medio de los estados financieros.
El Balance general muestra los activos, pasivos y el capital contable a una fecha determinada, los totales de
estos rubros y la fecha del reporte. Este reporte puede ser emitido en moneda contable y extranjera.
El archivo Bgralw.fto genera el balance general en la moneda contable del sistema y Bgralmow.fto genera el
balance general en moneda extranjera. Si se realizó traducción de archivos los formatos que se deben utilizar
son bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto respectivamente.
o Ruta de acceso:
• Menú Reportes/ Administrador de reportes/cuentas/Balance general.
• Menú Reportes/ Administrador de reportes/cuentas/Balance general moneda extranjera
0 Tipo: QR2
En este formato permite indicarle que numero identifica cada rubro, con esto ya no será necesario modificar
el formato si se maneja rubros personalizados, también se tiene el formato para generar el reporte con
moneda extranjera, donde será posible indicarle la moneda así como el tipo de cambio.
Rubros- -
Act!vocircUante !1 . -Rubros······-· ··········---------·,·-·-,·~·-,---~---~----.,_
~ no ciculonle ¡2 fi]! 11 8l
Pa1ivo a corto plazo r
;4
PasiV2 a laigo plazo
!
C.pílo) conloble !5
!l..uk.do del P01iodo !24
o Ruta de acceso:
El estado de resultados muestra los ingresos, costos, gastos y la utilidad o pérdida resultante en el periodo.
Página
fríQRESOS ':'
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11.
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Figura 9.12.2-1 Vista preliminar de un Estado de Resultados
o Ruta de acceso:
• Menú Reportes/ Administrador de reportes/cuentas/Estado de resultados.
• Menú Reportes/ Administrador de reportes/cuentas/Estado de resultados en moneda extranjera
0 Tipo: QR2
Agrupa los resultados en el siguiente orden:
• Utilidad Bruta
• Utilidad de operación
• Utilidad neta
En este formato permite indicarle que numero identifica cada rubro, con esto ya no será necesario modificar
el formato si se maneja rubros personalizados, también se tiene el formato para generar el reporte con
moneda extranjera, donde será posible indicarle la moneda así como el tipo de cambio.
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0!1os ingiesos y gestos rs=--------li)J Ottos ingesOl y gastos
:=====:;::~
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l!!J)Ue$l:OS a la utilidad rro==---..·- · · --·-m Í !~estos ala tddad ~rw== _____
~----=
--=
g =·~
o Ruta de acceso:
Este reporte, conocido como Libro mayor auxiliar, permite listar los saldos y afectaciones efectuadas a cada
una de las cuentas de Mayor en uno o varios períodos, hasta llegar a un año.
Muestra el saldo inicial, el total de cargos y abonos y el saldo final de las cuentas.
Este reporte se emite por medio de un formato y se puede modificar dependiendo de las necesidades de la
empresa, el archivo a editar se llama mayorw.fto.
-....
ASPEL DE MEJOCO, S.A. DE C.V. (EMPRESAS)
LUJl'tO MAYOR
R>HDC>fl.100[ CA.14
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Figura 9.12.3- 1 Vista preliminar de un Libro Mayor
o Ruta de acceso:
• Menú Reportes / Administrador de reportes
• O con el ícono
/j Tipo: FTO y QR2
1~ 1 .
Los sistemas de la línea Aspel cuentan con reportes que satisfacen las necesidades más importantes de la
empresa, no obstante, pueden existir reportes los cuales por necesidades específicas de las empresas no se
adapten a los estándares.
Por tal motivo en los sistemas se cuenta con editores de reportes que permiten a través del Administrador de
Reportes, facilitar la manipulación de los mismos, es decir, se encargará de listar, editar, crear y emitir los
reportes ya sea por formatos FTO o QR2 (Quick Report).
Gl!>!!OS J!Lulo_ - -
líír kW~ l?Jl·!•ililill!lll!llllilllllilllíl
liil AU>iliore>· BALANCE GENERAL
lil BAIANCE.SRAL.EN MONEDAEXTAANJEl!Jl:TTO
·liiil· cU..rJ!ó~de¡íartomental ' ES TADO.DE RESULTADOS' no· EOOAEW
• fi>lz~.' . ESTADO DE RESULfADOS:EN'MONEOA·EX' HO EOOAEMOW
·liil Aub<~ · AEEXPAESIDN O_E SALDOS FlO' A[E:)<l"o;I
LIBRO MÁY)JR FTO MAYOR '
a) Emitir el reporte del Balance general del mes de Enero, mostrando la salida a pantalla. Indica los
montos obtenidos en los siguientes conceptos:
Total Activ o $ - - - - - - - - -
Total de pasivo y capital: $ _ _ _ __ _ __
203
Notas del asistente
ícff~ Definición
Las utilerías son un conjunto de herramientas que están disponibles en los sistemas Aspe! para asegurar la
integridad de los archivos.
o Ruta de acceso:
• Menú Utilerías /Traducción de archivos
Es recomendable ejecutar este proceso antes de capturar movimientos para evitar que se sobrescriba la
información anteriormente capturada.
Aspel-COI permite traducir los archivos de datos, los parámetros del sistema y los perfiles del usuario.
205
Antes de realizar el proceso de traducción se recomienda realizar la recuperación y regeneración de los datos
en la versión anterior.
Sus Campos:
1 Opciones
Se debe seleccionar la versión de la cual se va a traducir la información, que
Versión a traducir ·
puede ser 5.x o 6.0
Ruta de instalación Es la ruta donde se encuentra instalada la versión anterior de COI.
Número de empresa a traducir. El número de empresa origen puede ser diferente
Empresa
1 al número de empresa destino.
,..-~~~~~~~~~-
Al aceptar la ventana comienza el proceso de traducción, y cuando concluya el proceso enviará el siguiente
mensaje:
Acq>ttr
Al aceptar el mensaje envía una bitácora con un resumen de los archivos traducidos:
Traducción exitosa.
Traduciendo C C021001
Traducción exitosa.
Traduciendo CC011001
Traducción exitosa.
Traduciendo CC130901
Traducción exitosa.
Traduciendo CC120901
Traducción exitosa.
Traduciendo CD021001
Traducción exitosa.
lrraduciendo C D011001
DJ . \
Datos empres 2
Datos de la empresa
/ .ª~~aies ~~-"-----------~
ll D-*'s requeridos para contabiidad electrónica
!:'oblación L
j MAG
_ D_AL
_ E_NA
_ _ _ _ _ _ _ ___,
Cuentas
• R.f.C. ILAAAD_1_01_01_AAA
_ _ _ _ _ _ _ __
~
Pólizas
Después enviara el mensaje de que si se desea establecer la ruta destino como predeterminada, al indicar que
sí, la base traducida será la ruta de trabajo predeterminada.
Si en la ventana de traducción se habilito la opción para traducir los parámetros del sistema, se mostrara el
mensaje:
Aceptar · 1
Figura 10.2-6 Traducción de parámetros exitosa.
Por último, si en la ventana de traducción se habilito la opción para traducir perfiles de usuario, se mostrara la
ventana donde muestra los usuarios disponibles a traducir.
o Ruta de acceso:
• Menú Utilerías I Conversión de Cuentas a Activos
• O desde el ícono ~l
Esta opción está diseñada para que los activos que se dieron de alta como cuentas (de tipo detalle) dentro del
Catálogo de cuentas, se trasladen al catálogo de activos. Las sub-cuentas desaparecen y el saldo queda
integrado en la cuenta de mayor del catálogo y los nuevos activos forman parte del catálogo del sistema.
1 Opciones
1 Cuenta utilizada como Indicar la cuenta de Mayor (Acumulativa) cuyas subcuentas se t rasladarán a
Tipo de activo 1 activos
1 Tipo de. activo c~n que Señala el tipo de activo a asignar para cada una de las subcuentas.
se requiere asociar 1
En este campo se muestran los activos (subcuentas de cada uno de ellos) que se
1
Subcuentas (activos)
1 van a transportar al catálogo de activos.
1 Datos generales para convertir las cuentas a activos.
Clave Indicar una clave que identifique a los nuevos activos.
,,,_ c.
-
1 1
Es la clasificación que se tiene diseñada para ordenar los activos de acuerdo a una
Localización
1 1 localización física en la empresa.
El sistema sugiere la misma descripción de la subcuenta pero puede ser
Descripción
1 1 modificada.
En caso de manejar departamentos, se debe seleccionar el departamento al que
Departamento
1 1 reportará el activo.
1 Tasa de depreciación 1 Tasa de depreciación que por ley aplica a los activos, sin que sea mayor al 100%
% de vida útil remanente Porcentaje de vida útil que le queda a los activos.
Monto original 1 Valor original de los activos.
Depreciación acumulada 1 Monto de la depreciación que presenta el activo hasta el momento actual.
Una vez definidos los datos que solicita la ventana de conversión de subcuentas a activos, basta con dar clic
en el botón ( é,ceptar ;: J, para que la operación sea efectuada.
Una vez terminado el traslado, se recomienda que se genere la póliza de depreciación de activos, para que
quede registrado el movimiento.
-e! Los Datos generales para convertir las cuentas a activos deben ser capturados para cada una de las
subcuentas a trasladar.
a) Estando en el mes de enero 2015, ingresar al menú Utilerías I Conversión de cuentas a activos,
seleccionar la cuenta 1330-000-000 (Automóviles) para que muestre en la sección de sub-cuentas los
datos para los activos.
- ·· Activo 1
~
! Activo 2
Subcuenta 1 1330-001-000 1 Subcuenta 1 1330-002-000
Tieo de Activo 1 3 1 Tieo de Activo 1 3
Clave 1 VW Jetta 1 Clave 1 FExelo
Localización 1 P.B. 1 Localización 1 P.B.
Descrieción 1 VW jetta 2005 1 Descrieción 1 Exelorer 2005
Deeartamento 1 4 1 Deeartamento 1 2
Fecha Adguisición 1 01-Ene-15 1 Fecha Adguisición 1 01-Ene-15 1
Tasa de Deereciación 1 25 1 Tasa de Deereciación 1 25 1
Monto Original 1 $ 70,000.00 1 Monto Original 1 $100,000.00 1
% Vida Útil 1 100 1 % Vida Útil 1 100 1
Deereciación Acumulada 1 o 1 Deereciación Acumulada 1 o 1
- Activo 3
---·-- - -
1 1
Subcuenta 1330-003-000 1 Tasa de Deereciación 1 25 1
Tieo de Activo 3 1 Monto Original 1 $ 95,000.00 1
Clave CVoy_a 1 % Vida Útil 1 100 1
Localización P.B. 1 Depreciación Acumulada 1 o 1
Descrieción Voy_ager 2005 1 1
Deeartamento 5 1 1
Fecha Adguisición 01 -Ene-15 1 1
b) Una vez capturados los datos para cada una de las cuentas, ejecutar el proceso de Traslado.
Se podrá importar información al sistema ya sea desde otras aplicaciones o desde un archivo de Excel,
procesos que agilizarán la puesta en marcha del sistema.
• O desde el ícono
Esta opción permite importar la información que se encuentre en otra aplicación hacia Aspel-COI. Los
formatos o versiones que se pueden importar son CONTPAQ® 2003, 2004, 2005°. Al seleccionar esta opción
se inicia un asistente el cual guía paso a paso en la importación de la información.
210
~Aspef
Med"iante este asistente usted podrá importar
· fiicilmente·su información dei sistema
ConlPAQ®' en sus.todas sus versiones .
El primer paso es indicar la ruta en donde se encuentran los archivos ContPAQ®. Al dar clic en el botón
l;~igyísit'*..-J , aparece una ventana en donde se debe indicar la empresa, el ejercicio y los periodos a importar.
~~-~---------·____·_· ______ij
s...-""°"""'.
f.w;
Seloo""'°b>¡¡orio<boc - - - - - - - ,
(9 Todí>llac~
05<11>o!f)i»c)~}
~.... ' J.;;,
F.U..o ~~
MS"n> i~S...-
Allff W'o-.
"""°
JU!'li:> ~N-"
W OM:cielrbe
Ya indicada la información a importar, se debe especificar la ruta donde quedarán los datos para el manejo en
el sistema Aspel-COI. Una vez recabada la información para la importación, se debe dar clic en el botón
•=Finalizar
- para comenzar la .importación. Por último se de ben asociar
. las cuentas a los ru b ros d'1sponi bles en e l
catálogo de cuentas de Aspel-COI.
o Ruta de acceso:
• Menú Utilerías / Importación de archivos/ Desde Excel
Desde esta opción se podrán importar a Aspel-COI catálogos previamente capturados en un archivo de Excel,
los cuales deben de cumplir con una estructura requerida por el sistema para poder ser reconocidos. Los
catálogos que se podrán importar desde este asistente son:
o Ruta de acceso:
• Menú Utilerías I Control de archivos
También es útil cuando se detecta alguna anomalía en los datos, para revisar que los archivos no estén
dañados y en caso de encontrar algún daño, tratar de corregirlo.
CatáloQO·de cuentas,departamentales·
J1i\xos
PIÍlilas
J:bncept°' de póliza
D.epartarñentos
i:.nu,;; deCÓOtoiq
:i~~· . .
Tro\9~. aethto.. ·.~ .
,D,atos,nscó!e• de t'1'="'
Cuentas cc:n operaciones con te1ceros·
Aréhivo•·d<í la bltac:oca de~aciones:con1ercero•·.c.
·euentas de ingresos
1~de!tiFf .
l!lóne~•.
_H1st,~~~o'ae;tiP~~~#amb~
jNombruktabla::<!JENTASiSO: jNO. de regiStr=285. \<fMARQliEZ:C:xAAOGRAM fll.ES\CoMMOÑfñ.~\Sist.
Figura 10.5-1 Control de Archivos.
Desde la ventana de control de archivos se cuenta con una barra de herramientas desde la cual se pueden
realizar las siguientes operaciones:
212
t:ilAspeI'
! Icono Descripción
Al seleccionar esta opción se mostrara una ventana desde la cual se podrá revisar la
integridad de las tablas del sistema mediante los procesos de Diagnóstico y
reparación. De acuerdo al color en que se muestre la información en la ventana de
resultados, será el estatus de las tablas del sistema.
' Opcione
~ Djagnóstico de tablas a nivel físico
f 1Prog
. eso...
5 · ns , s r · tstrs r E a
~
Diagnóstico y
Reparación
il]
Crear
Conexión de datos destino:
_Q;ff "" ~ _2ob1eescribir tablas existentes
'O
Recuperación
Se va a intentar ra:uperar la información,
es posib~ que existen perdidas en el proceso. ¿Deseas continuar?
Respaldar la Este proceso te permite respaldar la base de datos en la que se está trabajando.
base de datos
La información que se maneja por medio de los sistemas, se convierte en un factor muy importante para la
toma de decisiones en las empresas, por lo tanto el almacenamiento y recuperación de la información en un
sistema administrativo, contable o de cualquier índole, requiere que cuente con herramientas capaces de
cumplir con esta tarea, Aspel-COI permite realizar estos procesos por medio del Respaldo de archivos.
o Ruta de acceso:
• Menú Utilerías /Respaldo de archivos/ Generación de Respaldo
El asistente crea un archivo z1p· con el nombre que se le indique. Esta operación permite contar con un
resguardo de todos los movimientos que se efectuaron, en caso de que algún archivo se dañe
definitivamente, pueda ser restablecido en el directorio de trabajo.
Respoldo ti; bose ~ dltlos Frebitd o·SQL. E•l• opción no esto cisponible .cuando-lo ba'se .de
d~s rc·s~ ~nc,,Ue~a ~-~1-e~-~ -~ ~~-á 1~1aa~~· ·
• Solo base de datos: Respalda todos' los archivos de datos y sus índices, en general
todos los archivos contenidos en el directorio que se encuentre configurado para
leer la base de datos.
• Ruta de trabajo: Respalda todos los archivos contenidos en el directorio de
trabajo.
• Archivos de configuración: Permite respaldar todos los archivos donde se
encuentra almacenada la configuración del sistema y datos de la empresa.
¿Qué quieres • Perfiles de usuario: Respalda los archivos relacionados con los perfiles de usuario
respaldar? definidos para los sistemas Aspel.
• Documentos asociados: Esta opción respaldara los documentos asociados al
sistema
• eSPAClO Aspel: Esta opción se utiliza para respaldar todos los archivos y
configuración de las cuentas y espacios en Internet para la publicación de la
información de Aspel-COI.
• DAC: Respalda todo el Directorio de Archivos Comunes.
• Bitácora: Respaldara la bitácora del sistema.
La periodicidad de los respaldos depende mucho de las políticas de cada empresa, pero se recomienda que
se realicen por lo menos una vez al día, con esto se garantiza que la información siempre estará disponible y
actualizada bajo cualquier 'circunstancia.
o Ruta de acceso:
• Menú Utilerías I Respaldo de archivos I Reinstalación de Respaldo
Opciones
1 - - -- ..
-
Ruta de
Ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI.
instalación
1 Ruta de datos 1 Ruta donde se reinstalarán los a rchivos contenidos en el respaldo.
Ruta de
archivos Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes (DAC}.
comunes
Directorio B arch.ivo de respaldo no contiene la información necesaria para ser restaurado por &e asistente..
origen
En caso de que el respaldo este protegido con contraseña, se deberá indicar la misma para
Contraseña poder reinstalarlo.
Se deben seleccionar los archivos a reinstalar. Al seleccionar el respaldo, el sistema
¿Qué quieres
detecta los archivos que se encuentran en el mismo, habilitando las casillas
restaurar?
correspondientes (Sólo Base de datos, Rutas de trabajo, perfiles de usuario, etc.).
e) Seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo "RespCOIC1 ", ¿qué opciones se habilitan para
restaurar y por qué?
Aspel es una empresa 100% mexicana líder en el mercado de software administrativo que desarrolla y
comercializa sistemas de cómputo y servicios relacionados que automatizan los procesos administrativos de
las micro, pequeñas y medianas empresas, favoreciendo la correcta toma de decisiones y simplificando sus
actividades administrativas. Los sistemas Aspel facilitan el cumplimiento de las obligaciones fiscales
electrónicas incluyendo facturación, nómina y contabilidad. Aspel cuenta actualmente con más de 720,000
empresas usuarias en México y Latinoamérica.
Estimado Distribuidor:
Agradecemos su participación en este curso y aprovechamos para recordarle algunos de los beneficios a los
que tendrá acceso por ser Distribuidor Aspel.
a) Soporte técnico
Con su póliza de servicio podrá acceder al Escritorio de servicios, desde www.aspel.com, en la sección
"Mi cuenta" (indicando la contraseña relacionada con la póliza):
Secuón e>«:lt1,.1va para u<>uar10,. registrados •campos obhgatortoi>
Micuénta
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Las clases a distancia contienen explicaciones de la forma en la que se realizan procesos específicos del
sistema. Están clasificadas por niveles para que tú, como distribuidor o tus asesores elijan las que les
sean útiles, al final de la misma, se abre una sesión de preguntas y respuestas en vivo.