Carta A La Gerencia Final

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: 022860-267/0993984990 Casilla Postal: 19930714
Dirección: Av. Chillo Jijón S18-155 y Esmeraldas "CONOCOTO"

E-mail: brendaandarde1993@hotmail.com Registro oficial: 04-0000027679
Quito-Ecuador
CARTA DE LA AUDITORIA EXTERNA A LA DIRECCIÓN EJECUTIVA DE

“MICHELIN S.A”
A los miembros del Directorio y
Accionistas de la empresa MICHELIN S.A
Quito, 11 de Julio del 2015
Con relación al examen preliminar de los estados financieros de MICHELIN S.A al 31 de

diciembre del 2014, efectuamos un estudio y evaluación del sistema de control interno contable de
la entidad en la extensión que consideramos necesaria para evaluar dicho sistema como lo
requieren las Normas Internacionales de Auditoría aplicables a exámenes de estados financieros.
Dichos estudio y evaluación tuvieron como único propósito establecer la naturaleza, extensión y
oportunidad de los procedimientos de auditoría necesarios para expresar una opinión sobre los
estados financieros de MICHELIN S.A.
La Administración de la empresa es la única responsable por el diseño y operación del sistema de

control interno contable. En cumplimiento de esa responsabilidad, la Administración realiza
estimaciones y formula juicios para determinar los beneficios esperados de los procedimientos de
control interno y los costos correspondientes. El objetivo del sistema de control interno contable es
proporcionar a la Administración una razonable (no absoluta) seguridad de que los activos están
salvaguardados contra pérdidas por uso o disposición no autorizados, y que las transacciones hayan
sido efectuadas de acuerdo con las autorizaciones de la Administración y registradas
adecuadamente para permitir la preparación de los estados financieros de acuerdo con normas
contables establecidas por la Superintendencia de Compañías del Ecuador.
En vista de las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno contable, es posible
que existan errores e irregularidades no detectados. Igualmente, la proyección de cualquier
evaluación del sistema hacia períodos futuros está sujeta al riesgo de que los procedimientos se
tornen inadecuados por cambios en las condiciones o que el grado de cumplimiento con los mismos
se deteriore.
Nuestro estudio y evaluación, realizados con el exclusivo propósito descrito en el primer párrafo,
no necesariamente tienen que haber revelado todas las debilidades significativas en el sistema.
Basados en nuestra revisión de ciertas áreas seleccionadas, hemos redactado algunas

recomendaciones tendientes a mejorar el sistema de control interno. Dichas recomendaciones no
incluyen todas las posibles mejoras que un examen pormenorizado podría haber revelado, sino las
de aquellas áreas que requieren mejoramiento potencial y que llamaron nuestra atención durante
nuestras visitas interinas. De surgir recomendaciones adicionales durante la ejecución del trabajo
restante de la auditoría en curso, éstas serán informadas mediante comunicaciones posteriores, al
igual que el seguimiento a las medidas correctivas que se desprenden de auditorías realizadas por
los entes de control.
Las recomendaciones incluidas en este informe fueron analizadas con los funcionarios
responsables, cuyos comentarios se incluyen al final de cada recomendación.
ANDRADE & ASOCIADOS S.A
Dra. Andrade Posso Brenda

Jefa De Auditoría
Registro oficial: 04-0000027679
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ÍNDICE GENERAL
INFORME SOBRE LA EVALUACION Y RECOMENDACIONES DE CONTROL

INTERNO
I. FONDOS DISPONIBLES FUNCIONAMIENTO .............................................5
1. Manual de Caja Chica mal elaborado ..............................................................................5
2. No existe manual de Fondos Rotativos ...........................................................................5
3. Dinero no Depositado ......................................................................................................6
4. Caja Chica sin Movimiento .............................................................................................6
5. Fondo de Gerencia General Insuficiente .........................................................................7
6. Fondo Rotativo sin Movimiento ......................................................................................7
7. Fondo Rotativo Inseguro .................................................................................................8

II. NORMA GENERALES ...........................................................................................8
8. Incumplimiento de Políticas ............................................................................................8
9. No existe Código de Ética ...............................................................................................9

III. ACTIVOS FIJOS .......................................................................................................9
10. Cámaras inutilizadas ........................................................................................................9
11. Vehículos sin Mantenimiento ........................................................................................10
12. No existe Bitácoras de Control de Combustible ............................................................10
13. Bitácora de uso de vehículos desactualizada .................................................................11
14. Licencias de manejo no Controladas .............................................................................11
15. No se emite informes sobre el mantenimiento de vehículos y motocicletas .................12
16. Cartas de Entrega-Recepción sin Validez......................................................................12
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IV. BANCOS ....................................................................................................................13
17. Cheques no Validos .......................................................................................................13
18. Conciliaciones no Supervisadas ....................................................................................14
19. Gastos de Giros Bancarios sin Contabilizar ..................................................................14

V. SISTEMA CONTABLE ................................................................................................8
20. Ingresos no Contabilizados ............................................................................................13
21. Gastos no Contabilizados .............................................................................................14
22. Faltantes en Base de Datos ...........................................................................................14
23. Falta de Análisis para cálculo de Provisiones ...............................................................14
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INFORME SOBRE LA EVALUACION Y RECOMENDACIONES DE CONTROL
INTERNO
Trabajo realizado: En nuestra evaluación de Control Interno y pruebas sustantivas y de acuerdo

con la planificación de nuestro trabajo en MICHELI S.A en esta visita con corte al 31 de diciembre
del 2014; detallamos los hallazgos encontrados en cada una de las áreas examinadas adicionando
una recomendación para sanear las irregularidades detalladas bajo el término de “Observaciones”
I. FONDOS DISPONIBLES FUNCIONAMIENTO
1. MANUAL DE CAJA CHICA MAL ELABORADO.
Nivel de Riesgo: Moderado
Observación:
El instructivo de caja chica no tiene fecha de elaboración ni el nombre de la persona que debe
actualizarlo y a demás este no contempla los aspectos impositivos a cumplir.
Recomendación:
Actualizar el instructivo de caja chica adicionando su fecha de elaboración y la persona responsable

de su actualización incluyendo en estas actualizaciones aspectos impositivos a cumplir y un detalle
del uso de estas comenzando desde el tipo de gastos a realizarse su monto y a nombre de quienes se
debe realizar las compras.
Comentario del Funcionario Responsable
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación a la observación planteada.
Fecha de Implementación:
Se implementara hasta el 31 de Julio de 2015.
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2. NO EXISTE MANUAL DE FONDOS ROTATIVOS.
Nivel de Riesgo: Alto
Observación:
La empresa no tiene elaborado un instructivo para el manejo de fondos rotativos.

Recomendación:
Elaborar un instructivo en el que conste la apertura, manejo y políticas a cumplir para el

funcionamiento de los fondos rotativos a ser utilizados en la entidad.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación a la observación planteada.
Se implementara hasta 10 de Julio de 2015.
3. DINERO NO DEPOSITADO.
Observación:
Existe un dinero en caja chica que no fue depositado puesto que había un faltante de USD 120.00
ya que físicamente existe solo USD 4680.00, este valor es producto de una recaudación del mes de
Diciembre por un total de USD 4800.00.
Recomendación:
Depositar el valor existente en Caja chica por la recaudación de clientes y realizar una
investigación del faltante con el custodio de la Caja y de ser necesario mandar este faltante como
un egreso en el Rol del trabajador si fuese una perdida por culpa del mismo.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que el faltante será
analizado y regularizado.
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4. CAJA CHICA SIN MOVIMIENTO.
Observación:
La caja chica perteneciente a la Secretaria de Gerencia General no tiene movimiento desde hace 23
meses, la última reposición que se realizó a esta caja fue en el mes de enero del año 2013.
Recomendación:
Cerrar esta caja chica puesto que no tiene movimiento y más bien destinar este fondo para alguna
cuyo movimiento sea bastante extenso como lo es la caja chica de Gerencia Financiera ya que esta
existen reposiciones consecutivas.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que el fondo será
5. FONDO DE GERENCIA GENERAL INSUFICIENTE.
Observación:
El fondo de caja chica destinado a la Gerencia General por un valor de $1000.00 dólares debe ser
analizado ya que existen dos reposiciones por semana y no como señala el instructivo de caja chica.
Recomendación:
Analizar el valor que contiene este fondo puesto que es insuficiente y por ende debe destinársele un
valor más alto en este caso quitando a aquellos fondos de los cuales no existen movimientos, como
lo es el fondo de tramites legales.
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6. FONDO ROTATIVO SIN MOVMIENTO.
Observación:
El fondo rotativo cuyo destino es los trámites legales contiene un valor de $2000.00 que no ha
tenido movimientos.
Recomendación:
Cerrar el fondo que no mantiene movimiento o destinarlo al fondo cuyo movimiento es bastante
extenso.
analizado, regularizado y se hará que el custodio retire de su cuenta de ahorros dicho fondo.
7. FONDO ROTATIVO INSEGURO.
Observación:
El fondo rotativo cuyo destino son los trámites legales ha sido depositado en la cuenta personal del
custodio del mismo.
Recomendación:
Retirar el dinero de la cuenta personal del custodio y ponerlo en una cuenta a nombre de la empresa
hasta que se destine cuál será su uso.
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II. NORMAS GENERALES
8. INCUMPLIMIENTO DE POLITICAS.
Observación:
Tras la prueba de cumplimiento al instructivo de caja chica se puede denotar que existen
incumplimientos en las siguientes políticas:
1. Monto de Caja chica no puede exceder de $500.00
2. Los gastos individuales no pueden exceder de los $50.00 dólares.
3. Los gastos Caja chica son realizados según lo que establece el instructivo de caja chica.
4. Las facturas o recibos que justifican los gastos están a nombre de las personas que realizaron
la compra.
5. Los vales provisionales no deben tener una antigüedad mayor a las 72 horas hábiles.
Recomendación:
Actualizar el instructivo de caja chica y emitir a los custodios para que lo lean detenidamente a su
vez tomar una prueba de conocimientos generales sobre el mismo para poder obtener mejores
resultados al cumplimiento de las políticas.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación planteada.
9. NO EXISTE CODIGO DE ETICA.
Observación:
La entidad no tiene elaborado ni difundido un código de ética hacia los empleados.
Recomendación:
Crear un Código de ética para la entidad y difundirlo tanto para empleados como para los
directivos.
Dr. María Angélica García, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se procede a
crear el código de ética y posteriormente a difundirlo a toda la entidad.
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Se implementara hasta 05 de Agosto de 2015.
III. ACTIVOS FIJOS
10. CÁMARAS INUTILIZADAS
Observación:
La entidad tiene cámaras para controlarla entrada y salida de los vehículos de la entidad pero estas
desde el periodo de 2014 hasta la actualidad no se encuentran en funcionamiento.
Recomendación:
Realizar mantenimiento a las cámaras para que puedan entrar en funcionamiento nuevamente y
establecer un calendario para que cada cierto tiempo se realicen revisiones a las cámaras.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se realizara el
mantenimiento de las cámaras de la entidad.
11. VEHICULOS SIN MANTENIMIENTO.
Observación:
El mantenimiento que se debe realizar tanto a los vehículos como a las motocicletas se realiza cada
vez que se dañan y no de manera preventiva.
Recomendación:
Realizar los mantenimientos a los vehículos y motocicletas cada 3 meses para que de esta manera
se prevenga posibles accidentes.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se informara a los
responsables de cada vehículo el cronograma que se acogen para que se den mantenimiento a los
vehículos y motocicletas.
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12. NO EXISTEN BITACORAS DE CONTROL DE COMBUSTIBLE.
Observación:
Para el control respectivo en el uso de combustible de vehículos y motocicletas de la entidad no

existe la Bitácora respectiva.
Recomendación:
Crear una Bitácora para el control del combustible que gastan entre vehículos y motocicletas en las
que se anote la fecha y la hora en la que el vehículo recibió combustible además del lugar en donde
lo recibió adjuntando la factura de lo que este gasto.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se creara la
bitácora y se hará un seguimiento a los gastos por combustible para los vehículos y motocicletas de
la entidad.
13. BITÁCORA DE USO DE VEHÍCULOS DESACTUALIZADA.
Observación:
La bitácora sobre el uso de vehículos y motocicletas de la entidad no ha sido actualizada desde el

mes de Junio del año 2014.
Recomendación:
Actualizar la bitácora sobre el uso de los vehículos, si esta no está siendo completada cada día
prohibir el uso del vehículo para así crear una cultura de responsabilidad.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo será analizada la
bitácora, actualizada y regularizada periódicamente.
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14. LICENCIAS DE MANEJO NO CONTROLADAS.
Observación:
Los conductores de los vehículos y motocicletas de la entidad cuentan con licencia para manejar
sin embargo no son revisadas para constatar su validez y vigencia.
Recomendación:
Realizar un proceso de revisión de las licencias para determinar cuales se encuentran vigentes y
sobre las que ya no tienen vigencia comenzar el trámite para reactivarlas, crear una bitácora con las
anotaciones de las fechas de cuando fueron actualizadas y de la fecha hasta la que tendrá vigencia
para así actualizarlas de manera oportuna.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se procede a la
revisión de licencias.
15. NO SE EMITEN INFORMES SOBRE EL MANTENIMIENTO DE LOS

VEHICULOS Y MOTOCICLETAS.
Observación:
Existe un control para los mantenimientos a los vehículos y motocicletas de la entidad en el cual
debe emitirse un informe el mismo que desde hace más de ocho meses no ha sido emitido.
Recomendación:
Realizar un cambio de la persona que realiza los informes sobre el mantenimiento de los vehículos
y motocicletas puesto que no las entregas, antes de cambiar el personal pedir el informe de manera
urgente.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se procede al
cambio del responsable de la emisión de los informes.
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16. CARTAS ENTREGA-RECEPCION SIN VALIDEZ.
Observación:
Existen actas de entrega y recepción de vehículos cuando se cambian de área pero estas no han sido
firmadas al momento de su recepción en el departamento respectivo.
Recomendación:
Realizar una revisión de todas las actas y hacerlas firmara y si no están firmadas no proceder al
cambio de área de los vehículos o motocicletas.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se procede a su
cumplimiento.
IV. BANCOS
17. CHEQUES NO VÁLIDOS.
Observación:
Existen unos cheques que han sido girados y no cobrados en el banco del pichincha existiendo así
una deficiencia de control porque la empresa no ha hecho gestión para que estos sean efectivizados.
Recomendación:
Comunicarse con las personas a las cuales se les pago mediante estos cheques de Banco del
Pichincha y anularlos para no tener problemas al momento de que quieran efectivizarlos.
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que se procede a su
cumplimiento.
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18. CONCILIACIONES NO SUPERVISADAS.
Observación:
Las conciliaciones bancarias correspondientes a al Banco del Pichincha, Banco del Austro y al
cuenta corriente en el exterior en el Banco Navisco no tienen firmas de aprobación y supervisión tal
como se encuentra estipulado en el Instructivo de conciliaciones bancarias.
Recomendación:
Revisar las conciliaciones y hacer firmar aquellas que no se encuentran firmadas, posterior a esto se
debe dar un charla a las personas que las realizan para que cuando las realizan las emitan con las
firmas respectivas de lo contrario no deben ser aceptadas
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que será realizado el
proceso respectivo.
19. GASTOS GIROS BANCARIOS SIN CONTABILIZAR
Observación:
Existen gastos por giros bancarios que se realizaron pero que no han sido contabilizados.
Recomendación:
Realizar un análisis sobre los giros bancarios
Dr. Andrés Calderón, acepta y está de acuerdo con la recomendación por lo que será realizado el
proceso respectivo.
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V. SISTEMA CONTABLE
20. INGRESOS NO CONTABILIZADOS.
Observación:
La empresa no tiene registrada unos ingresos por diferencias de servicios, no existe un análisis para
la misma.
Recomendación:
Se recomienda realizar un ajuste por el valor de los ingresos por servicios acreditándolos a la
cuenta otras cuentas por pagar y debitando la cuenta de bancos.
ajuste respectivo.
21. GASTOS NO CONTABILIZADOS.
Observación:
La entidad no ha contabilizado de forma oportuna los costos por emisión de chequera respecto a la
cuenta corriente del Banco Pichincha.
Recomendación:
Se recomienda realizar un ajuste por el valor de los gastos por emisión de la chequera del banco
Pichincha acreditándolos a la cuenta bancos y debitando la gastos financieros.
ajuste respectivo.
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22. FALTANTES EN LAS BASES DE DATOS.
Observación:
Existen clientes cuyo número de teléfono convencional no se encuentra registrado solo aparece un
numero secuencial de 99999.
Recomendación:
Se recomienda hacer una análisis y una investigación para llenar todos los campos que se
encuentren vacías dentro de la base de daos de los clientes para así obtener una cobranza más
efectiva.
ajuste respectivo.
Se implementara hasta 01 Agosto de 2015.
23. FALTANTES EN LAS BASES DE DATOS.
Observación:
Dos de los clientes contienen en su ficha de datos dentro del campo de teléfono celular el mismo
número.
Recomendación:
Se recomienda hacer una análisis y una investigación para llenar todos los campos que se
encuentren vacías dentro de la base de daos de los clientes para así obtener una cobranza más
efectiva.
ajuste respectivo.
Página 16 de 17
24. FALTA ANÁLISIS PARA CÁLCULO DE LAS PROVISIONES.
Observación:
La empresa no tiene la política de hacer una análisis individual por cliente para determinar la
provisión únicamente se realiza un análisis global.
Recomendación:
Se recomienda realizar un análisis de la provisión por cliente dado que de esta manera la revisar su
antigüedad podemos dar cuenta de si este dinero es realmente cobrable o no.
ajuste respectivo.
Página 17 de 17

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: 022860-267/0993984990 Casilla Postal: 19930714

Dirección: Av. Chillo Jijón S18-155 y Esmeraldas "CONOCOTO"

CARTA DE LA AUDITORIA EXTERNA A LA DIRECCIÓN EJECUTIVA DE

A los miembros del Directorio y

Accionistas de la empresa MICHELIN S.A

Quito, 11 de Julio del 2015

Con relación al examen preliminar de los estados financieros de MICHELIN S.A al 31 de

La Administración de la empresa es la única responsable por el diseño y operación del sistema de

Basados en nuestra revisión de ciertas áreas seleccionadas, hemos redactado algunas

ANDRADE & ASOCIADOS S.A

Dra. Andrade Posso Brenda

INFORME SOBRE LA EVALUACION Y RECOMENDACIONES DE CONTROL

I. FONDOS DISPONIBLES FUNCIONAMIENTO .............................................5

1. Manual de Caja Chica mal elaborado ..............................................................................5

2. No existe manual de Fondos Rotativos ...........................................................................5

3. Dinero no Depositado ......................................................................................................6

4. Caja Chica sin Movimiento .............................................................................................6

5. Fondo de Gerencia General Insuficiente .........................................................................7

6. Fondo Rotativo sin Movimiento ......................................................................................7

7. Fondo Rotativo Inseguro .................................................................................................8

8. Incumplimiento de Políticas ............................................................................................8

9. No existe Código de Ética ...............................................................................................9

10. Cámaras inutilizadas ........................................................................................................9

11. Vehículos sin Mantenimiento ........................................................................................10

12. No existe Bitácoras de Control de Combustible ............................................................10

13. Bitácora de uso de vehículos desactualizada .................................................................11

14. Licencias de manejo no Controladas .............................................................................11

15. No se emite informes sobre el mantenimiento de vehículos y motocicletas .................12

16. Cartas de Entrega-Recepción sin Validez......................................................................12

17. Cheques no Validos .......................................................................................................13

18. Conciliaciones no Supervisadas ....................................................................................14

19. Gastos de Giros Bancarios sin Contabilizar ..................................................................14

20. Ingresos no Contabilizados ............................................................................................13

21. Gastos no Contabilizados .............................................................................................14

22. Faltantes en Base de Datos ...........................................................................................14

23. Falta de Análisis para cálculo de Provisiones ...............................................................14

Trabajo realizado: En nuestra evaluación de Control Interno y pruebas sustantivas y de acuerdo

I. FONDOS DISPONIBLES FUNCIONAMIENTO

1. MANUAL DE CAJA CHICA MAL ELABORADO.

Nivel de Riesgo: Moderado

Actualizar el instructivo de caja chica adicionando su fecha de elaboración y la persona responsable

Comentario del Funcionario Responsable

Se implementara hasta el 31 de Julio de 2015.

Nivel de Riesgo: Alto

La empresa no tiene elaborado un instructivo para el manejo de fondos rotativos.

Elaborar un instructivo en el que conste la apertura, manejo y políticas a cumplir para el

Comentario del Funcionario Responsable

Se implementara hasta 10 de Julio de 2015.

Nivel de Riesgo: Moderado

Comentario del Funcionario Responsable

Se implementara hasta 10 de Julio de 2015.

Nivel de Riesgo: Moderado

Comentario del Funcionario Responsable

Se implementara hasta 15 de Julio de 2015.

5. FONDO DE GERENCIA GENERAL INSUFICIENTE.

Nivel de Riesgo: Alto

Comentario del Funcionario Responsable

Se implementara hasta 20 de Julio de 2015.

Nivel de Riesgo: Moderado

Comentario del Funcionario Responsable

Se implementara hasta 10 de Julio de 2015.

7. FONDO ROTATIVO INSEGURO.