Vous êtes sur la page 1sur 16

Kolej Komuniti YPJ Segamat K04006

CONTOH BUKU LOG PANGGILAN TELEFON MASUK

BAKERI & BUTIK ROSHANA SDN BHD

Buku Rekod Panggilan Telefon Masuk Bagi Bulan Mei Tahun 2015

BIL TARIKH/MASA NAMA NO KEPADA PERKARA CATATAN


PEMANGGI TELEFON
L PENERIMA
1. 05/05/2015 En. Zainal 013-7454040 Pn. Rohana Tempahan kek Telah
09.45 pagi (Unit majlis disahkan
Pemasaran) perkahwinan
2. 05/05/2015 Pn. Rosayu 012-7656555 Pn. Rohana Tempahan baju Telah
13.12 ptg (Unit pengantin direkodkan
Pemasaran)
3. 10/05/2015 Cik Aida 012-1145487 Pn. Rohana Tempahan Telah
09.45 pagi (Unit pelamin disahkan
Pemasaran)
4. 10/05/2015 Syarikat 07-7557578 Pn. Rohana Tempahan roti Telah
13.35 ptg Khaleeda (Unit untuk majlis dimaklumkan
Holding Pemasaran) minum petang
5. 10/05/2015 Pn. Khaisara 013-4454545 Pn. Marina Memohon Telah
17.44 ptg (HEP) jawatan kosong direkodkan
sebagai pereka

Siti Hajerah Bibi Binti Johari


971208017058
FB-024-2:2012 OFFICE ADMINISTRATION
Kolej Komuniti YPJ Segamat K04006

fesyen
6. 12/05/2015 TNB 07-7554548 Pn. Shahira Makluman Telah
15.17 ptg (Unit tunggakan bil dimaklumkan
Pentadbiran) elektrik selama 3
bulan(Feb-Apr)
7. 12/05/2015 En. Liew Kim 014-7879632 Pn. Marina Makluman Telah
18.52 ptg Yup (HEP) mengenai disahkan
kenaikan sewa
butik
8. 16/05/2015 Tadika 017-7797212 Pn. Rohana Tempahan kek Telah
09.35 pagi KEMAS (Unit hari jadi direkodkan
Pemasaran) bertemakan
“Lollipop”
9. 21/05/2015 Telekom 07-7557678 Pn. Shahira Makluman Telah
15.24 ptg (Unit tunggakan bil dimaklumkan
pentadbiran) telefon selama 2
bulan
10. 27/05/2015 Pn. Suraya 019-7568231 Pn. Rohana Tempahan baju Telah
13.19 ptg (Unit raya sebanyak 10 dicatatkan
Pemasaran) pasang

Siti Hajerah Bibi Binti Johari


971208017058
FB-024-2:2012 OFFICE ADMINISTRATION
Kolej Komuniti YPJ Segamat K04006

CONTOH BUKU LOG PENERIMAAN FAKSIMILI

BAKERI & BUTIK ROSHANA SDN BHD

Buku Rekod Penerimaan Faksimili Bagi Bulan Mei Tahun 2015

No telefon: 07-7557545 No faks:07-7557546

BI TARIKH PERKARA DARIPADA KEPADA BIL NO FAKS CATATAN


L TERIMA M/S
1. 05/05/2015 Jemputan ke majlis Butik Khaleeda Pn. Shahira 3 07-7558585 Telah
perasmian Butik (Unit dicatatkan
Khaleeda pentadbiran)
2. 07/05/2015 Memohon jawatan Pn. Diah Pn. Marina 2 07-4564566 Telah
kosong sebagai chef (HEP) dimaklumkan
pastri
3. 09/05/2015 Makluman SAJ Pn. Shahira 2 07-858996 Telah
tunggakan bil air (Unit dimaklumkan
selama 3 bulan(Feb- pentadbiran)
Apr)
4. 13/05/2015 Makluman kenaikan Kilang Telur Pn. Shahira 3 07-7811235 Telah
harga telur MOSHI (Unit direkodkan
pentadbiran)
5. 15/05/2015 Jemputan ke Syarikat Binda Pn. Miranda 4 07-7800112 Telah
mesyuarat tahunan (Ketua dimaklumkan
Siti Hajerah Bibi Binti Johari
971208017058
FB-024-2:2012 OFFICE ADMINISTRATION
Kolej Komuniti YPJ Segamat K04006

Pemasaran)
6. 18/05/2015 Tempahan kek ulang Syarikat Madhuri Pn. Rohana 4 07-1234567 Telah
tahun Syarikat yang (Unit dicatatkan
ke 10 tahun Pemasaran)
7. 21/05/2015 Pengesahan pesanan Kilang Am-Ilham Pn. Shahira 8 07-8998999 Telah
bahan mentah (Unit dimaklumkan
pentadbiran)
8. 25/05/2015 Jemputan ke majlis Persatuan Butik Pn. Shahira 2 07-9669696 Telah
minum petang (Unit direkodkan
Persatuan Butik pentadbiran)
9. 27/05/2015 Tempahan 300 biji Smk Bandar Intan Pn. Rohana 7 07-3663656 Telah
pelbagai jenis roti (Unit dicatatkan
untuk majlis amal Pemasaran)
10. 29/05/2015 Makluman tarikh Syarikat Elektrik Pn. Shahira 2 07-5425012 Telah
servis penghawa Fuad (Unit direkodkan
dingin pentadbiran)

Siti Hajerah Bibi Binti Johari


971208017058
FB-024-2:2012 OFFICE ADMINISTRATION
Kolej Komuniti YPJ Segamat K04006

CONTOH BUKU LOG SURAT MASUK

BAKERI & BUTIK ROSHANA SDN BHD

Buku Rekod Surat Masuk Bagi Bulan Mei Tahun 2015

BIL PERKARA TARIKH NO DARIPADA KEPADA CATATAN


TERIMA RUJUKAN
1. Aduan mengenai roti 12/05/2015 - Orang awam En. Zairil Akan diambil
telah tamat tarikh luput (Unit tindakan
Pengeluaran)
2. Notis pembatalan 14/05/2015 KA/Ptd- Kilang Az Pn. Shahira Telah
kontrak penghantaran AQ53/2015/ (Unit direkodkan
bahan mentah 5(1) pentadbiran)
3. Memohon jawatan 19/05/2015 - Pn. Zurilya Pn. Marina Telah
kosong sebagai kerani (HEP) dimaklumkan
4. Memohon tajaan bagi 20/05/2015 KFR/Ptd- Kelab Fesyen Pn. Shahira Telah
pertandingan pertunjukan S411/2015/ Remaja (Unit dicatatkan
fesyen 5(2) pentadbiran)
5. Tawaran kontrak 21/05/2015 SB/Ptd- Syarikat Pn. Shahira Telah
penghantaran bahan PO12/2015/ Berlin (Unit dimaklumkan
mentah 5(3) pentadbiran)

Siti Hajerah Bibi Binti Johari


971208017058
FB-024-2:2012 OFFICE ADMINISTRATION
Kolej Komuniti YPJ Segamat K04006

6. Makluman mengenai 22/05/2015 SB/Ptd- Syarikat Pn. Shahira Telah


kenaikan harga beberapa LK11/2015/ Berlin (Unit direkodkan
bahan mentah 5(2) pentadbiran)
7. Makluman tunggakan bil 22/05/2015 Tcom/Ptd- Telekom Pn. Shahira Telah
telefon selama 2 MN03/2015 (Unit dicatatkan
bulan(Mac-Apr) /5(2) pentadbiran)
8. Tawaran bekerjasama 24/05/2015 BR/Ptd- Butik Pn. Shahira Telah
dengan Butik Rohaizat SA54/2015/ Rohaizat (Unit dimaklumkan
5(1) pentadbiran)
9. Memohon sumbangan 25/05/2015 BAA/Kew- Badan Amal Pn. Marliya Telah
bagi projek kerja amal RM65/2015 Al-Ihsan (Unit maklumkan
/5(2) Kewangan)
10. Tawaran menyertai 29/05/2015 KFR/Ptd- Kelab Fesyen Pn. Shahira Telah
pertandingan pertunjukan WE57/2015 Remaja (Unit dicatatkan
fesyen tahun 2015 /5(2) pentadbiran)

Siti Hajerah Bibi Binti Johari


971208017058
FB-024-2:2012 OFFICE ADMINISTRATION
Kolej Komuniti YPJ Segamat K04006

CONTOH BORANG PESANAN PANGGILAN TELEFON

BAKERI & BUTIK ROSHANA SDN BHD

Borang Pesanan Telefon

1) Nama Pemanggil : Yuan Hen Enterprise


2) Kepada : Encik Ahmad Bin Yusof
3) Tarikh dan Masa : 10/05/2015, 10.20 pagi
4) No. Telefon : 07365555
5) Pesanan : -
(jika ada)

Tandakan kotak yang berkaitan

(a) Sila hubungi semula


(b) Sambungan talian
(c) Kecemasan
(d) Lain-lain

Diterima oleh

..................................................

(Siti Hajerah Bibi Binti Johari)

Tarikh:10/05/2015

Jawatan :Pembantu Pentadbiran

Siti Hajerah Bibi Binti Johari


971208017058
FB-024-2:2012 OFFICE ADMINISTRATION
Kolej Komuniti YPJ Segamat K04006

LANGKAH-LANGKAH MENGHAPUSKAN DOKUMEN E-MAIL

1. Langkah pertama ialah login ke dalam laman web Yahoo mail

Siti Hajerah Bibi Binti Johari


971208017058
FB-024-2:2012 OFFICE ADMINISTRATION
Kolej Komuniti YPJ Segamat K04006

2. Langkah kedua ialah masukkan alamat email dan kata kunci. Kemudian klik ‘sign in’.

Siti Hajerah Bibi Binti Johari


971208017058
FB-024-2:2012 OFFICE ADMINISTRATION
Kolej Komuniti YPJ Segamat K04006

3. Langkah ketiga ialah check mail. Klik pada inbox

Siti Hajerah Bibi Binti Johari


971208017058
FB-024-2:2012 OFFICE ADMINISTRATION
Kolej Komuniti YPJ Segamat K04006

4. Langkah keempat ialah pilih emel yang hendak dilupuskan.

Siti Hajerah Bibi Binti Johari


971208017058
FB-024-2:2012 OFFICE ADMINISTRATION
Kolej Komuniti YPJ Segamat K04006

5. Langkah kelima ialah klik delete.

Siti Hajerah Bibi Binti Johari


971208017058
FB-024-2:2012 OFFICE ADMINISTRATION
Kolej Komuniti YPJ Segamat K04006

PROSEDUR MENJAWAB PANGGILAN TELEFON

1. Angkat ganggang
 Ganggang perlulah diangkat dengan segera
 Sila pastikan deringan tidak lebih dari 3 kali deringan
 Angkat ganggang dengan senyuman

2. Sila nyatakan nama organisasi anda


 Ucapan selamat(elakkan dari mnyebut “hello”
 Contoh(Syarikat Hana Berhad)(selamat sejahtera)
 Memperkenalkan diri
 Sila pastikan siapa yang menelefon dan dengan siapa beliau ingin berhubung

3. Tanyakan tujuan panggilan dibuat


 Pastikan anda mencatat segala maklumat yg dinyatakan pada kertas memo

4. Sambungkan panggilan
 Sekiranya pegawai yang ingin dihubungi tiada,sila berikan alasan yang
munasabah
 Sila nyatakan pesanan yang ditinggalkan untuk kali kedua dan ucapkan terima
kasih
 Contoh pesanan:
 Meninggalkan pesanan
 Disambunkan ke eksekutif lain
 Memanggil semula
 Meminta eksekutif berkenaan memanggil semula

Siti Hajerah Bibi Binti Johari


971208017058
FB-024-2:2012 OFFICE ADMINISTRATION
Kolej Komuniti YPJ Segamat K04006

PROSES PENGEDALIAN SURAT MASUK

1. Terima surat masuk


 Posmen menghantar surat kepada kerani.
 Kerani mengasingkan surat yang bertanda “SULIT” dan
“PERSENDIRIAN/PERIBADI”
2. Buka surat dengan cermat
 Surat dibuka dengan cermat menggunakan
 Pisau pemotong kertas
 Alat pembuka surat
 Mesin pembuka surat

*segala lampiran hendaklah dilampirkan bersama-sama surat tersebut.

3. Rekod maklumat surat


 Dokumen bersetem hendaklah diteliti tarikh dan waktu penerimaan
 Surat berdaftar hendaklah ditandatangani
 Surat yang mengandungi hendaklah direkodkan segera dan bayaran disemak
 Kerani merekodkan maklumat surat seperti perkara,tarikh diterima,no
rujukan,kepada,daripada dan catatan.
4. Asingkan mengikut unit atau jabatan
 Kerani mengasingkan surat mengikut unit dan jabatan masing-masing
5. Edarkan kepada pihak yang berkaitan
 Kerani mengedarkan surat kepada unit jabatan masing-masing
 Sampul diperiksa agar tiada surat yang tertinggal
 Surat yang diterima difailkan

Siti Hajerah Bibi Binti Johari


971208017058
FB-024-2:2012 OFFICE ADMINISTRATION
Kolej Komuniti YPJ Segamat K04006

CONTOH DRAF MUKA DEPAN FAKSIMILI

BAKERI & BUTIK ROSHANA SDN BHD

JALAN MENTARI,15 TAMAN KEJORA,

KLUANG 86000 JOHOR.

Maklumat Faksimili

KEPADA: FAX#:
DARIPADA: FAX#:
BIL M/S:[ ] TARIKH:
RUJUKAN:
 Jika terdapat sebarang masalah pada muka surat,sila hubungi kami pada
talian 07-7558654

Siti Hajerah Bibi Binti Johari


971208017058
FB-024-2:2012 OFFICE ADMINISTRATION
Kolej Komuniti YPJ Segamat K04006

CONTOH JENIS-JENIS GAMBAR MESIN FAKSIMILI

1. Mesin faksimili thermal

2. Mesin faksimili karbon

3. Mesin faksimili toner

Siti Hajerah Bibi Binti Johari


971208017058
FB-024-2:2012 OFFICE ADMINISTRATION

Vous aimerez peut-être aussi