ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Documento con el que formalmente se acepta o se aprueba un proyecto. Se puede dividir en

dos grandes bloques:

1er. bloque. Aspectos relacionados con el qué, el por qué y cómo del proyecto – Objeto del
Proyecto

2do bloque. Sujeto del proyecto: quiénes y a quiénes.

BLOQUE 1: Objeto del proyecto

Epígrafe 1: Racionalidad del proyecto. Debe responder a una de las preguntas más importantes
en la planificación de un proyecto – El por qué de la existencia de este proyecto, por qué es
importante que hagamos este proyecto. Qué hemos identificado como problemas sociales que
pretendemos atajar y solucionar con nuestro proyecto. Es importante que todos los datos sean
específicos, que contemos con indicadores que hayamos obtenido del diagnóstico del proyecto.

Epígrafe 2: Objetivos del proyecto. Responde a la pregunta “¿qué?”, ante la realidad que hemos
visto en el epígrafe 1 “de la racionalidad”, en este momento que es inicial a la planificación, el
acta de constitución de proyecto es la primera herramienta que da paso al diseño y planificación
del proyecto. Todavía no se tienen estructurados los objetivos jerárquicamente, por eso este
epígrafe dice Objetivos en plural, no se refiere al objetivo final del proyecto, al objetivo de mayor
impacto del proyecto, sino en general qué objetivos después pueden convertirse en resultados
intermedios, qué objetivos pretendemos alcanzar cuando finaliza el proyecto.

Tenemos la realidad social a la que nos enfrentamos, la racionalidad – Epígrafe 1

Qué vamos a hacer con la situación problemática o ese reto que nos encontramos – Epígrafe 2

Epígrafe 3: Estrategia. Responde a cómo lo vamos a hacer, encontramos nuestro problema,

nuestros objetivos, y cómo vamos a pasar de nuestra situación problemática a nuestro escenario
futuro positivo, es decir, el cómo. El cómo cual toda estrategia es una opción para cada
organización o proyecto se puede definir una solución distinta a una realidad de problemas que
todas las organizaciones van a identificar. Nuestro diagnóstico responde a la realidad, nuestra
estrategia responde a la solución que nuestra organización para este proyecto ha decidido que
es la mejor.

BLOQUE 2: Sujeto del Proyecto. Aquellas personas que están detrás de la operación, quién va a
formar parte de este esfuerzo.

Epígrafe 1: Estructura de gobernabilidad. Son aquellos actores que definen las reglas de un
proyecto, quién es quién, la toma de decisiones de este proyecto. Se tiene que identificar todos
aquellos factores que pueden cambiar el curso del proyecto o decidir cuál es el curso idóneo de
un proyecto.

Epígrafe 2: Estructura de Gestión del Proyecto. Es equipo del proyecto y enlace, el actor que
enlaza al equipo del proyecto con la estructura de gobernabilidad. La gerencia del proyecto y su
equipo son aquellos que ejecutan las decisiones estratégicas que se han tomado al máximo nivel
de la estructura de gobernabilidad que suele conformarse en forma de junta.
Cuando ya se sabe quién es quién, se debe decidir el mecanismo de control de cambios: todos
los equipos enfrentan a un conjunto de retos, a la realidad, llena de novedades, factores
externos impredecibles, cuando identificamos el diseño y empezamos a planificarlo.

Para poder gestionar esa realidad constantemente hay que incorporar cambios en la
planificación para que esta no quede obsoleta por parte de los que toman decisiones en el
proyecto, a ese mecanismo que es importante para alimentar a la planificación y que siga vigente
se le llama “mecanismo de control de cambios”. Este debe ser coherente con lo definido en la
estructura de gobernabilidad y en la gestión del equipo del proyecto. Se debe identificar cuáles
son las decisiones estratégicas que deben escalar, subir hasta el nivel de las juntas que es el
máximo representante de la estructura de gobernabilidad y que decisiones pueden quedarse en
el nivel operativo. Esa coherencia se debe ver en que el equipo del proyecto es el nivel operativo
de la ejecución y la junta de gobierno o la estructura máxima de gobernabilidad se refiere a la
toma de decisiones estratégicas.

En el sistema de control de cambios se hará un control de calidad de qué tan bien se han definido
los puntos anteriores de la estructura de gobernabilidad y el equipo del proyecto. El último
punto que queda es aprobar el acta de constitución, en donde se hará otro control de calidad
ya que el acta es el documento que formalmente aprueba un proyecto, este debe ser firmado
por la estructura de gobernabilidad, por los representantes de esa junta que toman las
decisiones más importantes y estratégicas de un proyecto.