SISTEMA UNIFICADO DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO-9001

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INDICE

1. OBJETIVO ____________________________________________________________________ 2
2. ALCANCE_____________________________________________________________________ 2
3. REFERENCIAS ________________________________________________________________ 2
4. DEFINICIONES_________________________________________________________________ 3
5. DISPOSICIONES GENERALES ____________________________________________________ 4
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES _________________________________________________ 6
6.1 Diagrama de Flujo ______________________________________________________________ 6
6.2 Descripción ___________________________________________________________________ 7
7. TABLA DE CONTROL DE REGISTROS _____________________________________________ 9
8. ANEXOS _____________________________________________________________________ 10
8.1 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN __________________________________________ 10
8.1.1 Carátula y contenido __________________________________________________________________ 10
8.1.2 Formato ___________________________________________________________________________ 11
8.1.3 Codificación de los Documentos __________________________________________________________ 11
8.2 Versiones de los documentos ____________________________________________________ 12
8.3 Listado Maestro de Documentos Internos __________________________________________ 12
8.4 Listado Maestro de documentos Externos _________________________________________ 12
8.5 Tabla de control de cambios _____________________________________________________ 12
9. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS ______________________________________________ 13

Preparado por Revisada Adecuación por: Revisado y Aprobado por:

Apoyo al Depto. De Gestión y Jefa Unidad de Gestión de la Calidad Representante de la Dirección
Desarrollo
UGECAL
Firma Firma
Firma
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1. OBJETIVO

Asegurar el adecuado control y disponibilidad de los documentos requeridos por el Sistema Unificado de
Gestión de la Calidad (SUGC) a través de una metodología para la generación, actualización, revisión,
aprobación, distribución y control de los documentos, tanto internos y/o externos de la Dirección del
Trabajo.

2. ALCANCE

La documentación del Sistema Unificado de Gestión de la Calidad de la Dirección del Trabajo incluye
Manual de Calidad, Política de la Calidad, Objetivos de la Calidad, Procedimientos transversales,
Procedimientos operativos, Instrucciones de Trabajo, Fichas de Procesos y los Planes de la Calidad.

3. REFERENCIAS

Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y vocabulario Norma ISO 9000

Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos NCh-ISO 9001
Manual de Calidad de la Dirección del Trabajo.
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4. DEFINICIONES

Nº Término Definición Abreviación

Es un documento que pertenece al Sistema Unificado de
1 Documento controlado DC
Gestión de Calidad que cumple el punto 4.2.3 de la norma.
2 Documento electrónico Documento digital que ingresa vía correo electrónico y/o web.
Son aquellos generados fuera del SUGC, pero que son
3 Documento externo necesarios y/u obligatorios para la operación de los Sistemas DE
PMG que forman parte del mismo.
Persona responsable del sistema PMG, que habitualmente
4 Encargado/a Sistema PMG
corresponde a una jefatura de Unidad o Departamento.
Listado Maestro de Es un listado en el que se encuentran los documentos
5 LMI
Documentos Internos internos controlados del SUGC (ver anexo 9.3).
Listado Maestro de Es un listado en el que se encuentran los documentos
6 LME
Documentos Externos externos controlados del SUGC (ver anexo 9.4).
Documento que especifica el Sistema Unificado de Gestión
7 Manual de Calidad MC
de la Calidad de una organización (3.7.4: ISO 9000).
Documentos utilizados por el SUGC para describir su
Procedimientos
8 operación. Los procedimientos responden a las preguntas: PR
Documentados
qué, quién, con qué, cuándo y dónde realizar algo.
9 Procedimiento Operativo Son aquellos procedimientos propios de cada sistema. PRO
Son aquellos procedimientos exigidos por la Norma ISO 9001
10 Procedimiento Transversal o bien que el SUGC ha definido como aplicables al conjunto PRT
del Sistema Unificado de Gestión de la Calidad.
Descripción detallada de cómo realizar y registrar las
11 Instrucción de Trabajo IT
tareas. (10013)
Documento que específica qué procedimientos y
recursos asociados deben aplicarse, quién debe
12 Plan de la Calidad PDA
aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto,
proceso, producto o contrato específico (3.7.5: ISO 9000)
Sistema de gestión para dirigir y controlar los procesos
Sistema Unificado de con criterios de calidad que se encuentran bajo el
13 SUGC
Gestión de la Calidad alcance de la certificación externa tanto a nivel central
como a nivel regional.
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5. DISPOSICIONES GENERALES

Nº DISPOSICION
Para el Manual de Calidad y los Procedimientos Transversales (PRT), su preparación corresponde a
la Unidad de Gestión de la Calidad (exceptuando PR-CPC-16 que corresponde al Sistema asignado),
la revisión y la aprobación al Representante de la Dirección, sólo en el caso del Manual de Calidad la
aprobación siempre será de la Alta Dirección.
Para los Procedimientos Operativos (PRO) existen dos formas de activación excluyentes entre sí:
Solicitar directamente al dueño del proceso certificado
Enviar a la UGECAL a través del correo electrónico isocalidad@dt.gob.cl quien lo derivará al
1
dueño de proceso respectivo, cuando corresponda.
En cuanto a la preparación, ésta corresponde al funcionario(a) del SUGC, la revisión se comparte
entre el Encargado/a PMG y el coordinador(a) de Gestión, ambas responsabilidades en cuanto a su
contenido; respecto a la adecuación a los requerimientos del SUGC, ésta es responsabilidad de la
Unidad de Gestión de Calidad, y por último la aprobación corresponderá al Jefe de Departamento o
División donde radiquen los respectivos procesos, con la excepción del SAI que por requerimientos
del CAIGG los PRO deben ser aprobados por la Alta Dirección.
Todos los funcionarios bajo el alcance del SUGC que elaboren un documento, deben ceñirse al
2
presente Procedimiento Control de Documentos.
La Dirección del Trabajo ha convenido en utilizar como medio de difusión oficial y vigente de la
documentación del SUGC, el sistema digital en la intranet. La documentación se encuentra publicada
en formato digital, con timbre de agua “impresión no controlada” y sin las respectivas firmas y timbres,
es para todos los efectos la versión vigente en la medida que esta sea leida mediante este canal
3
(intranet), ya que corresponde fidedignamente a la documentación oficial que se mantiene en papel y
firmada en el sistema de archivos del SUGC.
Cualquier documento del SUGC que sea impreso desde la intranet automáticamente se considerará
un documento no controlado y no oficial.
Se dispondrá de un LMI para el SUGC en la Intranet de la Dirección del Trabajo, su construcción,
actualización y difusión corresponderá a la Unidad de Gestión de la Calidad.
En el caso que corresponda a un LME de cada sistema PMG, serán el encargado/a del PMG los
4 responsables de su actualización. La documentación externa, física es administrada en los libros de
registro en las oficinas de parte. La Unidad de Gestión de la Calidad utilizará el correo electrónico para
dar a conocer a los Jefes de los Sistemas y coordinadores de Gestión vinculados al SUGC, sobre las
actualizaciones a los Listados Maestros y ellos a su vez deberán comunicarlo a sus funcionarios(as).
El archivo de los documentos controlados y obsoletos corresponde a la Unidad de Gestión de la Calidad.
El tiempo de conservación mínimo de la documentación obsoleta se establece en 5 años para los
5 documentos originales, y en el caso de las copias controladas se conserva solamente la carátula. Toda
solicitud de copia controlada se debe realizar formalmente, al igual que la devolución de las copias
obsoletas. La eliminación de un procedimiento se tratará como documentación obsoleta.
Todos los documentos que correspondan a procedimientos del SUGC deberán ceñirse al punto 8.1.1
6
Carátula y contenido, de este documento. En la construcción de Diagramas de Flujo, cuando fuese
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necesario incorporar las actividades de la región, existen dos opciones:

1.- Ingresar una columna a la derecha del flujo para identificar al cargo responsable en la región.
2.- Realizar un diagrama de flujo aparte que represente la región, bajo el diagrama del nivel central.
Para ambos diagramas de flujo, tanto del nivel central como del nivel regional, se deben numerar los
pasos para la mejor comprensión de las descripciones de las actividades y en el desarrollo de la
misma responde a qué se hace, cómo se hace, cuándo se hace, quién lo hace y que registro genera
la actividad, según corresponda.
Cada Instrucción de Trabajo, Ficha de Proceso y Planes de la Calidad, serán emitidos, revisados,
aprobados y controlada su disposición por el Sistema que requiera su aplicación. Toda Instrucción de
7 trabajo y planes de calidad debe ceñirse a los formatos establecidos en este documento en el punto
8.1.3 e identificar preparación, revisión y aprobación. Cada Sistema que genere estos documentos
debe mantener un Listado actualizado y su disposición para cuando sea requerido.
La elaboración de los Documentos del SUGC deben seguir el formato señalado en el punto 8.1.1, con
la salvedad que por expresa solicitud del cliente se requiera otro formato y que sea necesario para
8
validación del Sistema PMG, se puede solicitar a la Unidad de Gestión de Calidad la adecuación del
formato, sin eliminar contenidos básicos y mínimos señalados para carátula y contenidos.
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6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
6.1 Diagrama de Flujo

Control de Documentos

Apoyo al Depto. De Gestión y

Representante de la Jefatura de División o Departamento /
Alta Dirección Desarrollo/ Analista de Gestión
Dirección Encargado Sistema PMG
y/o Jefatura UGECAL

Inicio

(1) Recepción de
requerimiento sobre creación
o modificación al MC, PRT y/
o PRO correo
electrónico

(8) Elabora o modifica

no (2) Es PRT y/o MC? no PRO

no (3) Revisa adecuación y

solicita cambios si no
si
corresponde.
correo
electrónico (9) Autoriza
(4) Elabora o modifica Lista de revisión y
(5) Aprueba y revisa,
PRT y/o MC, según Verificación aprueba,
según corresponda?
corresponda Lista de según
Verificación corresponda?

no
Si sólo si si
MC
(10) Verifica Pase
correcciones?
(6) Envia a la Alta Si sólo
(7) Aprueba?
Dirección documentos SAI
si
Pase

(11) Archiva en
Pase documentos controlado y
si
envía copia controlada
Pase

(12) Confecciona,
actualiza, publica y
comunica LMI. Revisa LME
Correo
Electrónico

(13) Retira documentos

obsoletos y mantiene su
archivo
Pase o correo
electrónico

Fin
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6.2 Descripción
N Actividad Responsable Registro
Recepciona requerimiento de creación o modificación de MC, PRT y/o
Jefatura Correo
1 PRO, por parte de los encargados de Sistema PMG o Coordinadores
UGECAL electrónico
de Gestión.
Si corresponde a la categoría MC y/o PRT (exceptuando el CPC que Apoyo al Depto.
corresponde su modificación al sistema asignado para su gestión), la de Gestión y
Unidad de Gestión de Calidad procede a su creación o modificación. Desarrollo,
2 En el caso que corresponda a un PRO y/o PR-CPC-16, se comunica la Analista de
solicitud de cambio, pero si la solicitud de cambio proviene del mismo Gestión y/o
sistema que administra los PR se procede a la revisión de su Jefatura
adecuación. UGECAL
Revisión de la adecuación. Cuando un Sistema que tiene a cargo un
Apoyo al Depto.
documento, activa una solicitud de modificación y/o creación, debe
de Gestión y
enviar al Correo electrónico isocalidad@dt.gob.cl para la revisión de la Correo
Desarrollo,
adecuación. Para la revisión del documento se utiliza una lista de electrónico,
3 Analista de
verificación y se informa por Correo electrónico si se requieren Lista de
Gestión y/o
correcciones o no, y se solicita una vez incorporadas las mismas, el Verificación
Jefatura
envío del documento mediante pase y el envío digital del archivo al
UGECAL
email isocalidad@dt.gob.cl para su publicación en la intranet.
Manual de Calidad y/o Procedimiento Transversal
Prepara o modifica los documentos, procede el cambio considerando,
al menos, los siguientes puntos: Apoyo al Depto.
1. Conformidad con requisitos de la Norma ISO 9001 de Gestión y
2. Conformidad con requisitos establecidos en documento “Control de Desarrollo, Lista de
4
Documentos”. Analista de verificación
3. Conformidad con formato corporativo establecido por la institución. Gestión y/o
4. No existan contradicciones con otros documentos del SUGC. Jefatura
Aplica Lista de Verificación. UGECAL
Una vez recepcionado los documentos se procede a: Representante
1. Su revisión y aprobación en el caso PRT. de la Dirección
2. Aprobación en el caso del PR-CPC
3. Revisión en el caso del MC
Si la revisión y/o aprobación no es autorizada, el documento es
5
devuelto a la Unidad de Gestión de Calidad con las observaciones
pertinentes para su corrección.
Si los PRT y PR-CPC son aprobados se devuelven a la UGECAL
Si la revisión es autorizada, el MC se envía a la Alta Dirección para su
aprobación.
Envía a la Alta Dirección documentos, para ello confecciona Pase y Representante
6 Pase
adjunta documentos. de la Dirección
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Nº Actividad Responsable Registro

Revisa el o los documentos, si estima procedente podrá
solicitar complementarlo y/o corregirlo. Si no tiene Alta Dirección
7 observaciones lo aprueba y lo devuelve al Representante de Pase
la Dirección, quien lo deriva a la Unidad de Gestión de
Calidad.
Documentos propios de cada Sistema PMG (Procedimientos Operativos y PR-CPC-16)
Elabora o modifica PRO, con las correcciones si Encargado de
8 corresponde, y envía a la revisión y aprobación Sistema PMG
correspondiente.
Una vez preparado el documento se procede a la
autorización de la revisión y aprobación, según corresponda.

Si el Encargado del Sistema PMG no autoriza la revisión, el Jefatura de División o Pase

documento es devuelto al funcionario(a) con las Departamento/
observaciones pertinentes para su corrección. Encargado de
9 Si la revisión es autorizada, el documento se envía a la Sistema PMG
Jefatura de Departamento o División para su aprobación.

La Jefatura revisa el o los documentos, si estima procedente

podrá solicitar complementarlo y/o corregirlo. Si no tiene
observaciones lo aprueba y lo envía a la Unidad de Gestión
de Calidad.

Una vez recepcionado el documento con la autorización y

aprobación, se procede a verificar las correcciones.
Si las correcciones corresponden, se firma su adecuación. Si
no están incorporadas las correcciones, se devuelve. Jefatura UGECAL
10
En el caso de los procedimientos del SAI estos se envían a
través de la actividad Nº6 del Representante de la Dirección
a la Aprobación de la Alta Dirección para su aprobación.
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N Actividad Responsable Registro

Archivo y distribución de documentos
Recepciona el documento original con las autorizaciones y
aprobación correspondientes y procede a su archivo en Apoyo al Depto. de
carpeta denominada “Documentos Vigentes” y recepciona Gestión y Desarrollo, Pase
11
archivo digital. Envía copia controlada del PRO, en el caso Analista de Gestión
que se requiera mediante Pase. y/o Jefatura
UGECAL
Confecciona y/o actualiza el LMI con los documentos
aprobados por la Alta Dirección y/o por cada Sistema Apoyo al Depto. de
(según corresponda). En el caso de la documentación Gestión y Desarrollo,
externa revisará los LME enviados por cada sistema y Analista de Gestión Correo
procederá a su publicación. y/o Jefatura electrónico
12 Publica en la intranet los documentos internos en formato UGECAL
PDF con el fin de evitar modificaciones por parte de los
usuarios a la versión vigente.
Comunica la nueva actualización del LMI que se
encuentran disponibles en la intranet, mediante correo
electrónico.
Retiro de documentos
Retira documentos obsoletos y mantiene su archivo. Para
ello solicita mediante Correo electrónico el retiro de los Apoyo al Depto. de
Pase y/o correo
documentos obsoletos a los involucrados. Una vez Gestión y Desarrollo,
electrónico,
13 recepcionados el Pase que adjunta los documentos los Analista de Gestión
según
marca con un timbre distintivo y los archiva en carpeta de y/o Jefatura
corresponda.
documentos obsoletos. Sólo en el caso de las copias UGECAL
controladas conserva la caratula y el resto lo destruye.

7. TABLA DE CONTROL DE REGISTROS

N Registros
1 Pase
2 Correo Electrónico
3 Lista de Verificación
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8. ANEXOS

8.1 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN

8.1.1 Carátula y contenido

Los procedimientos documentados generados por el SUGC deben obedecer la siguiente estructura:

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Código: PR-XX-YY
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Versión: X
DOCUMENTADO
Hoja: x de yy

INDICE
1. Objetivo (para que trabajar con el procedimiento).
2. Alcance (donde, a que aplica el procedimiento).
3. Referencias (con que documento(s) se relaciona este procedimiento).
4. Definiciones.
5. Disposiciones generales (condiciones a considerar)
6. Requisitos del Producto (Se define el producto que esta en la ficha de proceso y se
relacionan con los requisitos de los clientes. Este punto sólo lo definen los PRO).
7. Descripción de actividades (primero diagrama, después explicación)
8. Tabla de Control de Registros
9. Anexos
10. Tabla de control de cambios
Preparado por: Revisado por: (Jefe(a) Sistema PMG) Aprobado por:
Cargo /firma/timbre (en el Cargo /firma/timbre Cargo/firma/timbre
caso que corresponda)
Revisada Adecuación por (Jefa Unidad de
Gestión de la Calidad)
Cargo/firma/timbre Pie de página sólo
en la primera hoja

Otros documentos generados por el SUGC que no puedan ceñirse al formato ya señalado, lo adecuarán
manteniendo contenidos mínimos a saber: Identificación, Objetivo, Alcance, Actividades, Control de registros
y Control de Cambios. De ser pertinentes, se deben incorporar los Anexos, Referencias, las Disposiciones
Generales, y las Definiciones.
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8.1.2 Formato

El formato tipo estará a disposición de todos los usuarios de Intranet de la Dirección del Trabajo mediante
plantilla Word, la que contendrá automáticamente los siguientes atributos:

Hoja Tamaño Carta (216 x 279 mm)

Fuente Arial Narrow 11 ó 12 normal (tablas y figuras puede ser menor)
Justificación Perfecta
Interlineado 1.15 ó 1.5 (en tablas puede ser sencillo)
Escritura Derecho: 2,5 cm
Izquierdo: 2,5 cm
Márgenes
Superior: 3,0 cm
Inferior: 3,0 cm
Son numerados con viñetas y la elección del modelo tiene que ser
Numeración
Títulos único para todo el documento.
Formato Se escriben con mayúsculas y letra negrita

8.1.3 Codificación de los Documentos

Manual de Calidad MC
Política de Calidad PC
Procedimientos PR : Procedimiento.
PR-XX-YY XX : Sigla del Procedimiento y/o proceso.
YY : Correlativo.
Instrucciones de XX : Procedimiento al cual pertenece (ej.: AIC, CD…etc.), en el caso que sea
Trabajo una instrucción no relacionada con los procedimientos que administra se debe
XX-IT-YY colocar la sigla del Sistema PMG (ej.: SED, SAI…etc.)
IT : Instrucción de Trabajo
YY : Correlativo.
XX : Sigla del Sistema PMG
Ficha de Proceso FP : Ficha de Proceso
XX-FP-YY YY : Correlativo asignado por la UGECAL. Para SPCG corresponde 02, SAI
corresponde 03, SISCAP corresponde 04, SED corresponde 05, HSYMAT
corresponde 06, SCCP corresponde 07 y SIAC corresponde 08.
Plan de la Calidad XX : Sigla del Sistema PMG
XX-PDA-YY PDA : Plan de Calidad
YY : Correlativo.
Documentos Administración de acuerdo a procedimientos establecidos de la Dirección del
externos Trabajo.
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8.2 VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS

 La documentación sometida a todo el proceso de elaboración, revisión y primera aprobación final

tendrá la numeración 1.0.y las nuevas versiones incrementan en una la numeración.

8.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS

El listado maestro de documentos estará en la intranet y debe seguir el siguiente formato:

Ejemplo:

Fecha
Código Título Documento Versión Estado Autor Ubicación
de vigencia
Procedimiento Balance Intranet,
PR-BGI-11 SPCG
Gestión Integral carpeta SPCG

8.4 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Dónde se Fecha de
Código Título Documento Autor
encuentra vigencia

El Listado Maestro de Documentos Externos de cada Sistema, se encuentra disponible en la intranet en el

sitio del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección del Trabajo.

8.5 TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

Se deben conservar la última actualización en la tabla del documento y se debe destacar con cursiva el
texto del documento que fue cambiado con respecto a la versión anterior. Se debe seguir la siguiente tabla
para el control de cambio:

Persona que
Versión Ítem Aspecto cambiado Razones solicitó
el cambio
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Hoja: 13 de 13

9. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

Persona que
Versión Ítem Aspecto cambiado Razones solicitó
el cambio
Punto 3 se modifica la
descripcion de la Observaciones de Auditorías Nº 12
5 UGECAL
13 información vigente para Los Lagos y Coquimbo Nº 10.
el SUGC en la intranet.