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DE
INVENTARIOS
INTRODUCCION
La administración de los stocks o inventarios merece atención por tres razones básicas:
primera representan buena parte del activo de la empresa; segunda, su conversión en
dinero no es fácil, debido a lo cual un error en su administración genera grandes
pérdidas; y tercera, los cambios en los niveles de inventario se producen rápidamente,
lo que puede originar quiebres de stocks en épocas de recesión. Por lo tanto es fácil
determinar que la planificación y control de lo adquirido y almacenado es
imprescindible para un buen manejo financiero de la organización.
Con frecuencia, todos los procedimientos y normas tienen muy buenas intenciones; sin
embargo, siendo el elemento humano quien las maneja, estos procedimientos afrontan
a menudo errores y dificultades que evitan una mejor marcha de sus tareas. La única
posibilidad de chequear o comprobar que las situaciones se muevan por los caminos
definidos, es verificar, al cabo de un tiempo, cuanto material existe en almacenes y en
función de que causa se ha reducido o incrementado sus niveles. Esta comprobación
está definida como TOMA de Inventario.
ADMINSTRACION DE INVENTARIOS.
Concepto
IMPORTANCIA
Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios
insuficientes, por que los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos
no están disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La
administración de inventario requiere de una coordinación entre los departamentos de
ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar al
fracaso financiero.
Personal calificado.
El personal que labora en el almacén debe ser idóneo y poseer los conocimientos
necesarios para el tratamiento de los materiales con los que estará en contacto.
Frecuentemente, se solicitarán conocimientos de contabilidad, de sistemas y
métodos, con los cuales se disminuirán las posibilidades de errores.
Ambientes apropiados.
En algunas empresas, en las que no existe una división de seguridad o control de
existencias, la función de cautelar daños, deterioros y accidentes que ocasionen
pérdidas u obsolescencias tempranas, recae en el almacenero. Las sugerencias a los
directivos de la empresa para mejorar los sistemas de almacenamiento, seguridad
de lo almacenado, optimización de la codificación y señalización, son funciones que
cumple este mecanismo de prevención.
Rotación de personal.
Para el mejor control del procesamiento de almacenes, debe evitarse que
determinadas ubicaciones en los almacenes sean de propiedad exclusiva de un
único empleado. El atornillamiento se elimina con la rotación de personal,
mecanismo de control para evitar que las pérdidas o fraudes se conviertan en
consuetudinarios. Permite, así mismo, descubrir nuevas capacidades en los
empleados; y si se les incentiva, a tomar de ellos su experiencia en el manejo de lo
almacenado, aceptando y discutiendo las sugerencias que presentan, ayudarían a la
eficiencia del área.
EL CONTROL DE INVENTARIOS.
El control de los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El
inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en
el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal
función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una
constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la
apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos
controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
Inventario (inicial),
Compras,
Devoluciones en compra,
Gastos de compras,
Ventas,
Devoluciones en ventas,
Mercancías en tránsito,
Mercancías en consignación,
Inventario (final).
Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda
aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia;
aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta
compras.
Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirigirse a la cuenta
titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el
Balance General.
Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la
Empresa y que fueron compradas con éste fin. Por otro lado también tenemos.
Devoluciones en Venta, la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por
los clientes a la empresa.
Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no es más
que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en
"consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la
empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.
Como una alternativa, podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal
manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista.
En ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas
relacionados con la programación y planeación de la producción. Si se trata de una
política bien pensada, este bien; sin embargo frecuentemente resulta ser un camino
fácil para obviar una tarea difícil.
Ventas.- Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las
exigencias del mercado.
Compras.- Las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de
compras en general.
Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo
que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado
que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas
de ventas y producción.
Funciones:
TIPOS DE INVENTARIO.
Inventario Perpetuo:
Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio
de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se
llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos
cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan
las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la
cuenta física.
Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales,
trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario
final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener
que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control,
porque los registros de inventario están siempre actualizados.
Inventario Intermitente:
Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre a el, por razones
diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable
permanente, al que se trata de suplir en parte.
Inventario Final:
Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente
al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en
ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho
periodo.
Inventario Inicial:
Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.
Inventario Físico:
Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las
diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del
inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista
detallada y valorada de las existencias.
Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del
peso o a la medida real obtenidos.
Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído.
La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de
que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal.
La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber:
Inventario Mixto:
Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden
identificarse con un lote en particular.
Inventario en Transito:
Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que
ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen
porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se
encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los
clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.
Inventario en Consignación:
Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad
lo conserva el vendedor.
Inventario Máximo:
Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del
inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se
establece un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda
pronosticada.
Inventario Mínimo:
Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.
Inventario Disponible:
Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.
Inventario en Línea:
Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.
Inventario Agregado:
Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un
alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario,
los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales
de acuerdo a su importancia económica, etc.
Inventario en Cuarentena:
Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de
disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u
otros.
Inventario de Previsión:
Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se
diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la
luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra
un menor riesgo.
Inventario de Seguridad:
Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de
incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios
de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de
la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas,
vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se
utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.
Inventario de Mercaderías:
Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento
determinado.
Inventario de Fluctuación:
Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no
pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta
pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios
existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse
completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de
manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las
variaciones aleatorias de la demanda.
Inventario de Anticipación:
Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a
programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Básicamente
los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para
futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción.
Inventario Estaciónales:
Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas
económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para
satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el
nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que
contratarse o despedirse frecuentemente.
Inventario Intermitente:
Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del
periodo contable.
Inventario Permanente:
Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general
representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento
con el valor de los stocks.
Inventario Cíclico:
Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños
de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar
inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta
manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del
sistema.
Las Principales bases de valuación para los inventarios son las siguientes:
Costo
Costo o Mercado, el más bajo
Precio de Venta
Base de realización:
Para ciertas partidas de Inventario, tales como las mercancías o materias primas
desactualizadas, o las recogidas a clientes, puede no ser determinable un valor
de compra o reposición en el mercado y tal vez sea necesario aceptar, como un
valor estimado de mercado el probable precio de venta, menos todos los
posibles costos en que ha de incurriese para reacondicionar las mercancías o
materia prima y venderlas con un margen de utilidad razonable.
Costo Identificado
Costo Promedio
Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS"
Ultimo en entrar, Primero en Salir o "UEPS"
Método Detallista.
El costo de los artículos disponibles para la venta se divide entre el total de las
unidades disponibles también para la venta. El promedio resultante se emplea
entonces para valorizar el inventario final.
El método U.E.P.S. asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las
mercancías que se adquieren de último son las primeras en utilizarse o
venderse, por lo tanto el costo de la mercadería vendida quedara valuado a los
últimos precios de compra con que fueron adquiridos los artículos; y de forma
contraria, el inventario final es valorado a los precios de compra de cada
artículo en el momento que se dio la misma.
Entre los benéficos que ofrece este método para efectos fiscales podemos
citar los siguientes.
Método Detallista:
Con la aplicación de este método el importe de inventarios es obtenido
valuando las existencias a precios de venta deduciéndoles los factores de
margen de utilidad bruta, así obtenemos el costo por grupo de artículos
producidos.
Para la operación de este método, es necesario cuidar los siguientes aspectos:
Para la modificación del sistema de valuación hay que tomar en cuenta que los
inventarios pueden sufrir variaciones importantes por los cambios en los precios de
mercado, obsolescencia y lento movimiento de los artículos que forman parte del
mismo, es indispensable, para cumplir con el principio de realización.
Por ser los inventarios una parte importante de los activos de muchas empresas, su
valuación y presentación tiene un efecto significativo para determinar e informar la
posición financiera y los resultados operativos de la compañía.
Para dar aplicación al sistema integral de ajustes por inflación, por este método, es
indiferente emplear el método anual o mensual por cuanto, de todas maneras, se
tendrá que ajustar tanto los inventarios iniciales como las compras produciendo
resultados iguales de una u otra parte, contrario a lo que ocurre con el sistema
permanente, en el cuál bajo el método mensual no se ajustan las compras.
Este sistema de inventario sólo puede ser utilizado por aquellas empresas que, por
ley, no estén obligadas a tener supervisión fiscal; es decir sólo para pequeñas y
medianas empresas.
Línea de compras.
Inventario inicial más (+) compras, menos (-) costo de la mercancía vendida igual
(=) inventario final.
COSTOS DE INVENTARIOS.
La Gestión de Inventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos de Costos
Esta estructura se plantea sin perjuicio de mantener la clásica estructura de Costos por
naturaleza, según se clasifican en los dos siguientes grandes grupos.
1. Costos de Operación.
2. Costos Asociados a la Inversión
Los primeros, son los necesarios para la operación normal en la consecución del Fin.
Mientras que los asociados a la Inversión son aquellos financieros relacionados con
depreciaciones y amortizaciones.
Dentro del ámbito de los flujos habrá que tener en cuenta los Costos de los flujos de
aprovisionamiento (transportes), aunque algunas veces serán por cuenta del proveedor
(en el caso de contratos tipo CFR, CIF, CPT o CIP, entre otros) y en otros casos estarán
incluidos en el propio precio de la mercancía adquirida. Será necesario tener en cuenta
tanto los Costos de operación como los asociados a la inversión.
Costos asociados a los stocks, en este ámbito deberán incluirse todos los relacionados
con Inventarios. Estos serian entre otros Costos de almacenamiento, deterioros,
perdidas y degradación de mercancías almacenadas, entre ellos también tenemos los
de rupturas de Stock, en este caso cuentan con una componente fundamental los
Costos financieros de las existencias, todo esto ya serán explicados más adelante.
Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de inventarios habrá que tener en
cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los
costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo, para decidir tamaño optimo
del pedido) solamente habrá que tener en cuenta los costos evitables (que podrán
variar en cada caso considerado), ya que los costos no evitables, por propia definición
permanecerán a fuera sea cual fuera la decisión tomada.
Por último, dentro del ámbito de los procesos existen numerosos e importantes
conceptos que deben imputarse a los Costos de las existencias ellos son: Costos de
compras, de lanzamiento de pedidos y de gestión de la actividad. Un caso
paradigmático es el siguiente. En general, los Costos de transporte se incorporan al
precio de compras (¿por qué no incorporar también los Costos de almacenamiento, o
de la gestión de los pedidos?), como consecuencia de que en la mayoría de los casos se
trata de transportes por cuenta del proveedor incluidos de manera más o menos tácita
o explícita en el precio de adquisición. Pero incluso cuando el transporte está
gestionado directamente por el comprador se mantiene esta práctica, aunque muchas
veces el precio del transporte no es directamente proporcional al volumen de
mercancías adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido.
En estas circunstancias el costo del transporte se convierte también en parte del costo
de lanzamiento del pedido.
La clasificación puramente logística de Costos que se ha citado hasta ahora no es la
más frecuentemente utilizada en "la profesión". Ya hemos citado en el párrafo anterior
conceptos como "costo de lanzamiento del pedido" o "costo de adquisición", que no
aparecían entre los conceptos inicialmente expuestos. Pues bien, la clasificación
habitual de costos que utilizan los gestores de los inventarios es la siguiente:
COSTOS DE ALMACENAMIENTO.
Costos variables
Energía
Agua
Mantenimiento de Estanterías
Materiales de reposición
Reparaciones ( relacionadas con almacenaje )
Deterioros, pérdidas y degradación de mercancías.
Gastos Financieros de Stock.
COSTOS DIRECTOS DE MANTENCION.
Costos fijos
Personal
Seguros
Amortización de equipos de manutención
Amortización de equipos informáticos
Gastos financieros del inmovilizado
Costos variables
Energía
Mantenimiento de equipo de manutención
Mantenimiento de equipo informático
Reparaciones de equipos de manutención
Comunicaciones.
Esta hipótesis que es evidente en el caso de los costos financieros de los Stocks se
generaliza en este método a los demás costos que intervienen en el almacenamiento
(Inversiones, personal, energía, deterioros, perdidas...) Asumiéndose que cuanto más
cara es una mercancía más caro es el costo de almacenamiento.
El destino de esta carga es una fabrica que trabaja Just in time, y que solo admite 200
Toneladas diarias. El cargamento de 5.000 Tons. Tardara 25 días en ser retirado,
existiendo a lo largo de dichos 25 días un Stock medio de 2.500 Tons. (5.000 el primer
día y 0 el ultimo).
Hemos invertido $ 400.000 (5.000 x $80), que no recuperaremos hasta el día 25. Si
somos capaces de obtener un rendimiento por nuestro dinero alternativo del 8% anual,
el costo financiero de los Stock que tenemos por inmovilización es del 8%, esto
aplicado al Stock medio nos da (2.500 x $80) durante el tiempo que lo tenemos
inmovilizado (25 días).
Pues bien el método de la tasa ad-valorem se extienden a los demás costos que se
componen el almacenamiento de mercaderías, admitiendo que además del 8% anual
que corresponde al costo de Stock, hay otros puntos porcentuales que corresponden a
la integración de los demás costos que también intervienen en el almacenamiento,
haciendo así tasas superiores a la de almacenamiento de Stock, por ejemplo en España
se cobraba el 25 % cuando la tasa de mercado era del 15 %.
También es muy importante destacar que estos costos que mencionamos "extras" en el
almacenamiento, siempre están en relación directa con el tipo de mercadería que se
trate, así bien no será lo mismo almacenar arena, o leña contra dinero o caviar.
Deterioro o Robo 2% al 5%
Costos implícitos del pedido: Costo de preparación de las máquinas cuando el pedido
lo lanza producción, Costo de conseguir "LUGAR" en el almacén de recepción
(movilización de mercancías o transporte a otras localizaciones, por ejemplo), costos
de transporte exclusivamente vinculados al pedido (la factura de un "courier" en el
caso de una reposición urgente, por ejemplo), costos de supervisión y seguimiento de
la necesidad de lanzar un pedido, etc. Costos Administrativos vinculados al circuito del
pedido. Costos de recepción e inspección.
COSTOS DE ADQUISICIÓN.
Es la cantidad total Invertida en la compra de la mercancía, o el valor contable del
producto cuando se trata de material en curso o productos terminados.
Método FIFO (first in, first out). – ( Primero en entrar, primero en salir ) PEPS
Método LIFO (last in, first out). – (Ultimo en entrar, primero en salir) UEPS equivale
en cierto modo a un precio de reposición.
Método MIFO (midle in, first out) es un promedio ponderado
Precios estandarte de la empresa
Precios estimados de reposición
Costos directos de producción (MOD, depreciaciones etc.)
Costos Indirectos.
Los beneficios del JIT son que en la mayoría de los casos, el sistema justo a tiempo da
como resultado importantes reducciones en todas las formas de inventario. Dichas
formas abarcan los inventarios de piezas compradas, sub-ensambles, trabajos en
proceso (WIP, por sus siglas en ingles) y los bienes terminados. Tales reducciones de
inventario se logran por medio de métodos mejorados no solo de compras, sino
también de programación de la producción.
A menudo quienes compran esas piezas pagan mayores costos unitarios para que se les
entreguen de esta forma. Mientras que los costos de oportunidad de estructurar el
contrato de compra pueden ser importantes, el costo subsecuente de conseguir lotes
de piezas individuales, diaria o semanalmente, puede reducirse a niveles cercanos a
cero. Al no tener que inspeccionar las piezas de ingreso, el comprador puede lograr una
mayor calidad en el producto y menores costos de inspección.
La producción de las piezas por fabricar se programa de tal forma que se minimice el
inventario de trabajo en proceso (WIP), así como las reservas de bienes terminados.
Las normas del justo a tiempo fuerzan al fabricante a solucionar los cuellos de botella
de la producción y los problemas de diseño que antes se cubrían manteniendo
existencias de reserva.
EL SISTEMA ABC.
Una empresa que emplea esté sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B,
C. en los productos “A” se ha concentrado la máxima inversión. El grupo “B” está
formado por los artículos que siguen a los “A” en cuanto a la magnitud de la inversión.
Al grupo ”C” lo componen en su mayoría, una gran cantidad de productos que solo
requieren de una pequeña inversión. La división de su inventario en productos A, B y C
permite a una empresa determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de
inventario necesarios. El control de los productos “A” debe ser el más cuidadoso dada
la magnitud de la inversión comprendida, en tanto los productos “B” y ”C” estarían
sujetos a procedimientos de control menos estrictos.
75,00 0.70
85,00 1.00
90,00 1.30
95,00 1.70
98,00 2.10
99,00 2.30
99,99 3.10
q = k. p
mq = k. mp
s q = s p. k
¿Cuánto Pedir?
Esta es la principal pregunta a la que los analistas han tratado de dar respuesta desde
que se puso de manifiesto la importancia de la gestión científica de stock. La respuesta
más conocida a esta cuestión es la famosa "Formula del modelo de Wilson" para la
determinación del lote económico de compras (LEC) o, en ingles, economic order
quantity (EOQ).
El modelo de Wilson se formulo para el caso de una situación muy simple y restrictiva,
lo que no ha sido óbice para generalizar su aplicación, muchas veces sin el requerido
rigor científico, a otras situaciones más próximas a la realidad.
El costo de adquisición del Stock es invariable sea cual sea la cantidad a pedir no
existiendo bonificaciones por cantidad por ejemplo, siendo por lo tanto un costo no
evitable.
Además se admite que la entrega de las mercaderías es instantánea, es decir con plazo
de reposición nulo.
"V o D": volumen de ventas anuales del producto (en cantidad o en precio)
"a o I": el costo del almacenamiento expresado en una tasa anual sobre el costo del
producto almacenado
C = b * (V/Q)+ a * c * (Q/2)
La condición de que el costo total sea mínimo daría el siguiente valor del lote
económico de compra
Qoptimo = 2.V.b/a.c
Supongamos ahora que, en lugar del lote económico de compra antes calculado,
adquirimos el mínimo número de unidades necesarias para conseguir el descuento, es
decir 32 unidades a $95 c/u, el costo total seria:
En un caso tan sencillo como este, para evitar riesgos en el uso combinado del lote
económico de compra (28 unidades indicadas más atrás) y el nuevo limite (que no
tenemos la seguridad que sea el optimo) de 32 unidades, lo idóneo sería simular con la
ayuda de una hoja de cálculo la evolución del costo total del Reaprovisionamiento para
distintas hipótesis del tamaño del pedido, y elegir la que presente un costo mínimo.
REAPROVISIONAMIENTO CONTINUO.
El punto de pedidos.
Pudiéndose Calcular con relativa simplicidad el tamaño óptimo de pedido, con la ayuda
de la formula de Wilson, la siguiente pregunta que cabria formular seria:
¿Cuanto pedir?
En los modelos de reaprovisionamiento continuo los inventarios se controlan
continuamente y el pedido se cursa en el momento en que los inventarios decrecen
hasta una cierta magnitud o " punto de pedido" (en ingles "order point"). La cantidad a
pedir entonces sería el lote económico de compras. (LEC o EOQ).
El periodo de revisión suele ser fijado por razones de índole practico, relacionadas con
las pautas temporales de gestión de la empresa, y por eso san tan frecuentes periodos
de revisión semanales, quincenales, mensuales, trimestrales, etc. Sin embargo la
fijación del periodo de revisión cabe relacionarla, buscando el óptimo, con el concepto
de lote económico de compra (LEQ o EOQ).
Puede suceder que el periodo de revisión coincida con una unidad de tiempo exacta
(día, semana, mes, trimestre), si no fuera así, habrá que adecuar la revisión según el
buen sentido común del responsable.
Hacer inventario es una de esas tareas ingratas que, por pereza o desconocimiento,
muchas empresas suelen retrasar más de lo razonable. Sin embargo, un control regular
de tus bienes puede ofrecerte ventajas. Te decimos cuales.
La información es poder, dice una de las consignas más antiguas en el mundo de los
negocios, y la mayoría de empresarios suele seguirla a rajatabla cuando se trata de
estar al tanto de cualquier detalle de su sector. De igual forma, todo emprendedor
ambicioso querrá saber lo más posible acerca de sus clientes: quiénes son, dónde están
concentrados, su gasto medio... Sin embargo, en casa del herrero cuchillo de palo: ese
mismo empresario, tan cuidadoso de puertas afuera, es posible que no sepa con
exactitud qué bienes tiene dentro de su empresa ni cuánto valen esos activos. Es decir,
el tipo de información que podría obtener simplemente tomándose la molestia de
hacer inventario.
Con la realización del inventario se busca “comparar las cifras que tenemos según los
libros con las existencias reales que hay en el almacén, calculando su valor y la calidad
de las mismas”, apunta Thierry Casillas, profesor de Pymes de EOI Escuela de Negocios.
Aunque este cálculo parece de sentido común dentro de un negocio dedicado a la
producción o venta de artículos, resulta necesario en cualquier tipo de compañía ya
que, como recuerda Casillas, “incluso una empresa de servicios tiene un volumen de
existencias, aunque sólo sea el material de oficina, y hay que hacer recuento de ellas”.
¿CUÁNDO HACERLO?
Realizar inventario al menos una vez al año no deja de ser una exigencia legal en la
medida en que cualquier sociedad debe valorar sus existencias con vistas al cierre
contable. Por esa razón, muchas empresas suelen aprovechar el final del ejercicio
económico para hacer recuento de sus activos.
Este inventario anual es una opción que “se puede realizar cuando existe un número
limitado de referencias”, dice José Ramón Márquez de la Cuesta, profesor del Instituto
de Formación Empresarial de la Cámara de Madrid. El inconveniente, destaca, “es que
la empresa debe efectuar una interrupción de sus actividades de almacenamiento,
paralizando las entradas y salidas” mientras dure el recuento.
En cuanto a cómo debes clasificar tus bienes, recuerda que en un inventario que
incluya todos los activos deberá existir una división entre lo que llamamos partidas de
activo circulante (existencias del almacén) y las de activo fijo (maquinaria,
instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informáticos, etc). Todo eso, lógicamente,
debe ser también objeto de inventario”, señala Márquez de la Cuesta.
Por lo que se refiere a los bienes consumibles (papel, bolígrafos, papeleras), necesarios
para la actividad pero de menor valor, se deben sumar en el circulante. Lo habitual es
que se fije un límite de precio (con relación a su valor por unidad) y en función de éste
se incluyan en una u otra partida.
EL INVENTARIO, PASO A PASO.
Puede que pienses que los bienes de tu empresa son tan limitados que casi los puedes
ir contando sobre la marcha, pero no olvides que un inventario es un sistema de
control y, cuanto más preciso sea, mejor. Lo primero es verificar la ubicación de los
artículos, es decir, localizarlos. Esa tarea debería ser fácil si has hecho los deberes
previos: codificarlos todos. Asignar a tus activos unos códigos de ubicación y de
producto te servirá tanto para identificar cada uno como su emplazamiento en el
almacén.
Respecto a las herramientas necesarias, se trata de elaborar unas bases de datos, para
lo cual debería bastarte con los programas informáticos más habituales. Desde Internet
es posible descargar modelos de hojas de inventario en Excel.
Según vayas haciendo el recuento de las existencias físicas reales (tal como se les
denomina en la jerga), producto a producto y referencia a referencia, y sepas el
número de unidades que tienes de cada cosa, es importante que introduzcas esa cifra
en una aplicación informática. Eso te permitirá comparar el dato con el que figura en
tus archivos de control. En caso de que haya diferencias en los números, estaremos
ante una desviación, ya sea negativa o positiva (que falten o sobren productos).
Si concluido este recuento resulta que tus existencias no coinciden finalmente con las
que esperabas, has de hacer una valoración de esa desviación o desajuste para
proceder a su regularización. Dicho de forma más sencilla: debes ajustar las cifras de
tus libros de acuerdo con la realidad. Cuando realizas el recuento del inventario, estás
obteniendo también los datos para tu inventario contable, y la regularización es por
tanto “una regularización contable, que afecta al balance de la compañía”, explica
Márquez de la Cuesta.
TUS MÁRGENES DE MANIOBRA.
A modo de referencia, que sepas que siguiendo la llamada clasificación ABC las
empresas suelen considerar admisible una desviación distinta dependiendo del tipo de
producto. Para los artículos de clase A (los más valiosos para tu negocio), la desviación
debería ser de cero; en la clase B se toleraría una máxima del +/-1%, mientras que en
los productos de clase C se admite un margen máximo de hasta dos puntos
porcentuales.
Si los desajustes son graves, puedes plantearte hacer un análisis histórico de los
movimientos de entrada y salida, en busca de posibles fallos en los registros que te
aclaren los bailes de cifras y ayuden a evitar otros. “En ese caso –aclara Márquez de la
Cuesta–, en lugar de una regularización contable lo que tendrías que hacer es la
rectificación de un movimiento erróneo”.
Los códigos de barras son líneas verticales oscuras que alternan espacios en blanco que
etiquetan los artículos de inventario con información codificada digitalmente.
Estos son leíbles con lector óptico (plumas de luz) ligadas o unidas con computadores o
microprocesadores.
La forma de codificación de datos Alfanumérica fue ampliamente estandarizada con la
adopción de la Norma Internacional MIL-STD-1189 en 1982. Los códigos son ahora un
método barato, adaptable y que facilita la automatización de la entrada de datos que
identifican una partida de inventario, su costo, su localización y otra información
necesaria del inventario. Son también muy útiles para concentrar la información de
producción, como la fuente del artículo, el trabajo hecho en él y quién lo hizo, y otros
datos.
Los códigos de barra EAN son utilizados en gran variedad de aplicaciones en empresas
industriales, comerciales y de servicios. Su uso más conocido es la identificación de los
productos comercializados en los supermercados; pero es sólo uno de los campos
donde se puede implementar.
A continuación se les ofrece una lista con algunos programas para control de
inventarios, especificando sus características. Esto les permitirá escoger el que más se
adecue a sus necesidades.
Inflow. Es un producto fabuloso para cualquiera que administra un negocio que tenga
inventario. Es bastante amigable. Posee un soporte gratuito, lo cual hace de este
programa una opción bastante llamativa. El inFlow además tiene un conjunto de
características bastante útiles, como por ejemplo, administración de devoluciones,
control de números de serie y la capacidad para ver el inventario por sucursal o
categoría. Todo esto ayudara a facilitar la labor de administrar cualquier inventario
diariamente. Este software para inventario es en definitiva una opción que vale la pena
considerar.
Stock It Easy. Está dirigido a los negocios pequeños y medianos. El sistema utiliza
íconos que representan las áreas correctas para ingresar la información, la curva de
aprendizaje es corta y sencilla.
Small Business Inventory Control. Es un programa que será de gran ayuda para
cualquier propietario de una empresa pequeña, puesto que contribuirá a que éste
tome el control de la administración de su inventario. Ofrece escaneo de código de
barras, lo que hará que sea más eficiente manejar su negocio.
Sea cual fuere la opción que elija tenga siempre presente que dentro de los programas
para control de inventarios es fundamental que sean de fácil manejo, es decir, que
ofrezcan tutoriales que permitan realizar su instalación de manera cómoda y práctica, y
que, además, cuenten con ayuda en sitios de web fáciles de encontrar, para que
encuentre una solución rápida a cualquier dificultad que se presente.
CONCLUSIÓN.
Los inventarios representan bienes destinados a las ventas en el curso normal de los
negocios. Para mayor amplitud de las funciones y servicios de los inventarios depende
de la naturaleza y el tipo de empresa, la importancia de los gastos de materiales y
bienes de equipo y organización de la empresa.
En cuanto a los costos de inventario; se deben identificar todos los costos que se
relacionan mediante la elaboración del inventario.