¿POR QUÉ TENER UNA BASE DE DATOS DE CALIDAD?

La falta de calidad de los datos es uno de los principales problemas a los que se
enfrentan las empresas en general, pues representa claramente uno de los
problemas "ocultos" más graves y persistentes en cualquier organización.
En contrapartida, una buena calidad de datos es uno de los activos corporativos
más importantes, ya que permite acelerar el crecimiento y administrar de mejor
manera los costos y las iniciativas para obtener mejores rentabilidades.
Podemos destacar los siguientes beneficios al tener una base de datos
cualificada:
Toma de decisiones de negocio oportunas, en base a información confiable,
validada y limpia.
Ahorro de tiempo y recursos para explotar la información.
Mejorar la confianza, buenas relaciones e imagen de la empresa antes sus
clientes y potenciales frente a la competencia.
Base de datos y CRM:
La calidad de nuestros datos es uno de los pilares básicos del CRM. Después de
más de 15 años realizando implementaciones CRM nos hemos encontrado
situaciones que en un principio pueden parecer simple anécdotas, pero que en
realidad suponen un gran coste para la empresa. Encontrarse con un cliente
moroso de 3 años, una Señora Juan o una dirección errónea de buen seguro
afectará el servicio que realizamos al cliente, la imagen de nuestra empresa y
nuestros costes asociados.
De hecho, algunos pueden pensar que si tenemos mal el correo electrónico de un
contacto o mal informado un dato importante, nuestro CRM lo arreglará
milagrosamente... pero esto no es así...
Si nuestra base de datos está llena de datos irrelevantes, datos mal informados, o
desactualizados, es evidente que lo que saldrá del sistema CRM no nos será
relevante.
¿Cómo mejorar la base de datos de nuestro CRM?
Como hemos mencionado, sea cual sea el tamaño de una empresa, su cartera de
clientes es básica. ¡Vale la pena hacer algún esfuerzo para enriquecer y
actualizarla! Para ayudaros en este tarea, os proponemos 5 pasos que permiten
enriquecer, actualizar y depurar nuestros datos.
IDENTIFICAR LOS DATOS CLAVES NECESARIOS PARA NUESTRO NEGOCIO
Este paso es extremadamente importante a la hora de crear una base de datos de
calidad. Para ello, nos podemos preguntar: ¿Qué información del cliente
necesitamos para optimizar la relación con nuestros clientes? y ¿qué métricas
necesitaremos para valorar el éxito en nuestro proyecto CRM? La elaboración de
estas métricas nos demandará los datos necesarios que deberemos disponer en
nuestro sistema.
Consejos:
- No te excedas. Cuantos más campos añadamos, más esfuerzo requerirá por
parte del responsable del dato actualizarlo.
- Cliente del dato: asegúrate de facilitar información útil al usuario. Una de las
claves para el éxito de un proyecto CRM es el nivel de adopción por parte de los
usuarios, siendo a su vez una de las principales dificultades que nos encontramos
cuando ponemos en marcha una solución CRM. Es difícil encontrar una empresa
que decide despedir a un trabajador que ha logrado el 200% de su objetivo de
ventas por el hecho de no haber introducido sus actividades comerciales en el
sistema, entonces, ¿cómo hago que estos usuarios introduzcan los datos en el
CRM? La forma más efectiva es que el sistema CRM sea una herramienta que le
ayude a lograr sus objetivos, pudiendo encontrar información que no lograría de
otra manera.
- Haz un glosario de conceptos. Es importante unificar los diferentes conceptos
entre los diferentes orígenes, ya que pueden ser diferentes para las diferentes
áreas de negocio o sistemas que nos encontramos en la empresa (ERP, web,
CRM… (Cliente, cuenta, empresa, contacto…)).
2. IDENTIFICAR EL ORIGEN DE LOS DATOS, EXTERNOS AL CRM
Si nos encontramos en la necesidad de depurar nuestra base de datos debido a
un falta de calidad, este paso será de gran importancia. El hecho de identificar
todos los orígenes de datos necesarios para nuestro CRM, la descripción y el valor
de negocio que aporta nos ayudará a dar prioridad a posibles trabajos de
migración, sincronización o integración.
Por ejemplo, podemos hacer una tabla en la que detallamos el origen del dato, su
descripción y importancia.
3. REALIZAR UNA AUDITORÍA DE DATOS ACTUALES
Hacer una auditoría de datos para su depuración y enriquecimiento no es una
tarea sencilla, y en muchos casos deberemos apoyarnos de herramientas
específicas. En cualquier caso, os recomendamos para el análisis de vuestros
datos realizar consultas de base de datos apoyándose en herramientas "Business
Intelligence", pues nos permitirá extraer información de la situación actual y definir
acciones a realizar para los mismos.

4. DEFINIR PROCESOS DE ACTUALIZACIÓN/DEPURACIÓN DE DATOS

En sólo un año, un promedio de 13% de los datos se vuelve obsoleto, a razón de
cambio de empresa por parte de las personas, jubilación, desaparición de
empresa u otros cambios.
Disponer de mecanismos de actualización de estos datos es fundamental para el
éxito de ventas y marketing. Es importante que definamos procesos de
actualización, depuración y enriquecimiento de los datos.
Lo primero que debemos hacer es incluir en los diferentes procesos existentes con
clientes subprocesos de enriquecimiento y depuración de datos. Por ejemplo, las
campañas de email marketing nos permitirán a través de los hardbounce detectar
los correos erróneos o desconocidos. El envío del correo postal también nos
permitirá realizar una acción de corrección evitándonos costes futuros
innecesarios. Después, creamos nuevos procesos de enriquecimiento de datos.
Esporádicamente se pueden realizar acciones de corrección de datos a través de
encuestas o acciones de tele operadoras.
5. UTILIZAR HERRAMIENTAS EXTERNAS
Existen diferentes herramientas que nos pueden ayudar a disponer de una base
de datos óptima para nuestro negocio. Estas herramientas nos permiten, entre
otras funciones, actualizar, enriquecer, estandarizar, de duplicar o fusionar datos
provenientes de diferentes orígenes.
Encontramos en el mercado actual varias opciones, pero podemos destacar la
herramienta de Scribe Software, una herramienta de integración y migración de
datos, que nos ayudará a realizar dichas tareas. Lleva ya 15 años en el mercado y
ha trabajado con más de 12.000 empresas.
Otra herramienta muy interesante es un Addon realizado por nuestra empresa con
la colaboración de eInforma que permite actualizar y enriquecer los datos Online
en nuestra herramienta CRM. Es una solución muy interesante ya que nos ofrece
la posibilidad de conectarse a eInforma, la mayor base de datos Online de
información de empresas en España y además, se integra con nuestra
herramienta CRM. En pocas palabras diría que en un simple y solo clic
disponemos de toda la información actualizada de eInforma en nuestro CRM. Si
quieres saber algo más sobre este Addon, no dudes en preguntarnos vía nuestro
formulario de contacto.
Podemos concluir que disponer de datos limpios y precisos en nuestra
herramienta CRM es esencial tanto para las ventas, marketing o estrategias de
gestión de clientes. Es un método económico que nos aporta muchos beneficios,
entre ellos el hecho de asegurarse que cada contacto recibe la información
correcta.
Escrito por Albert Terrades.