ADMINISTRACION

BASICA
CAPITULO III
Recordatorio :

Proceso Administrativo:
a) Planificación
b)…….
c)…….
d)…….
e)…….
 CAPITULO III
ELEMENTOS DEL
PROCESO
ADMINISTRATIVO
 ORGANIZACIÓN

Es el orden que guardan

las diferentes órganos
que constituyen un grupo
humano en cuanto a
relaciones, de
responsabilidad,
interdependencia
jerárquica, comunicación
y división del trabajo,
necesarios.
 ORGANIZACIÓN
Es la estructuración técnica de
las relaciones que deben existir
entre las funciones, niveles y
actividades de los elementos
humanos y materiales de un
organismo social, con el fin de
lograr máxima eficiencia en la
realización de planes y
objetivos.
DIVISION DEL TRABAJO
FORMAS DE ORGANIZACIÓN
ESTRUCTURA ORGANICA

Es la forma en que están

ordenadas las unidades
administrativas de un organismo y
la relación que guardan entre si.
Un Organigrama ¿QUÉ ES UN ORGANIGRAMA?

es la representación gráfica de la estructura orgánica de

una empresa o de una de sus áreas o unidades
administrativas, en la que se muestran las relaciones que
guardan entre sí los órganos que la componen.
Gerente
General

Asesor

Contabilidad Administración Operaciones

¿CUÁL ES EL OBJETO DE LOS ORGANIGRAMAS?
Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en
forma gráfica y objetiva la composición de una organización.

¿CUÁL ES LA UTILIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS?

• Brindan una imagen formal de la organización.

• Son una fuente de consulta oficial.
• Facilitan el conocimiento de una empresa, así como de
sus relaciones de jerarquía.
• Constituyen un elemento técnico valioso para hacer
análisis organizacional.
 ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS PARA
PREPARAR UN ORGANIGRAMA?

a. Precisión.
b. Sencillez.
c. Uniformidad.
d. Presentación.
e. Vigencia.
Presentación Básica de un Organigrama.

Se puede notar en este organigrama que el nivel jerárquico

superior lo conforma la Gerencia General, y ésta tiene cuatro
subordinados, a saber: Producción, Mercadeo, Finanzas y
Personal.
Organigrama Seguridad
JEFE DE OPERACIONES JEFE DE OPERACIONES - Provincia

Coordinador de Coordinador de zona (D) Coordinador de Centro Coordinador de

RRGG e de Control (D) Inspecciones
Investigaciones
Coordinador residente

Supervisor de base (N)

Supervisor Residente

Armero
Supervisor de Ronda ( S/ Sup) (N)

Analista de Operaciones
Conductor (Estadística de Rondas)

Vigilante Motorizado (Ap Sup)

Operador Control
Operativo
Resguardo

Radio operador
Vigilante
 LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los Manuales Administrativos

¿Qué es un Manual Administrativo?

Los manuales administrativos son documentos que
sirven como medios de comunicación y coordinación
que permiten registrar y transmitir en forma ordenada
y sistemática la información de una organización.
¿Cuáles son los objetivos de los manuales?
• Presentar una visión de conjunto de la organización.
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
• Establecer claramente el grado de autoridad y
responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.
• Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al
personal.
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del
trabajo.
• Funcionar como medio de relación y coordinación con otras
organizaciones.
• Servir como vehículo de información a los proveedores de
bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.
¿Cómo se clasifican los manuales?
Por su contenido se clasifican en:
De organización: dónde se especifican las diversas unidades orgánicas
que componen la empresa.
De procedimientos: acá se establecen los principales procedimientos que
ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de
personal, de compras, de pago de sueldos, etc.
De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la
empresa.
De Bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en
este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión,
valores, etc.
Por su ámbito:
Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.
Específicos: que consignan información de un área o específica.
 ¿Qué contiene un Manual de Descripción de Puestos?
Este es el manual que la mayoría de las personas conocemos,
y a continuación se presenta un breve modelo de este tipo de
manual:
La Integración
 ¿CUÁL ES EL FIN DE LA INTEGRACIÓN?

Busca la interacción e integración entre:

• Recursos humanos.

• Recursos materiales y

• Recursos financieros.
 ELEMENTOS DE LA DIRECCIÓN

• Liderazgo

• La Toma de Decisiones

• La Motivación.

• Comunicación.
TOMA DE DECISIONES

Es un factor esencial de la función directiva, ya que, con

base en ellas se marca el cambio a seguir de la
organización.
LA MOTIVACION
• Es la fuerza que nos impulsa a actuar en una forma
consciente para lograr una meta que nos hemos
propuesto.

• La motivación puede darse o nace con uno mismo y

se refleja en nuestras acciones.
 Claves para la motivación:
Si Ud. Desea que sus
subordinados estén
motivados tiene que
lograr con ellos:
 Tres Formas de Lograr que un Trabajador
Colabore mas
1. Llámalo por su nombre:
A usted no le cuesta ni un centavo y el se siente millonario.
2. Una palmadita en la espalda:
A todo el mundo le gusta estar reconocido. Así es la naturaleza
humana. Y los trabajadores son seres humanos.
3. Respete su conocimiento:
Es una excelente oportunidad de demostrar su interés por los
conocimientos que tiene y su experiencia. Mientras tanto usted
no solo ampliara sus conocimientos sino que les habrá dado la
oportunidad de enseñarle algo al jefe.
¿Qué motiva al trabajador?
Los principales motivos que afectan la
motivación del trabajador en su trabajo son:
 Sus motivaciones personales.
 Su relación con su jefe.
 La organización del trabajo.
 El tipo de trabajo.
 Las recompensas ofrecidas.
 La verdad de las comunicaciones.
LA COMUNICACION

Nunca debemos olvidar

que una charla es una
oportunidad de
comunicación, de
enseñanza, por lo que
no debemos perder de
vista los principios
fundamentales de la
comunicación.
 Proceso de la Comunicación

CODIFICA
DECODIFICA
MENSAJE

Barreras

MENSAJE

EMISOR RECEPTOR
•Actitudes •Actitudes
•Emociones •Emociones
•Comportamiento •Comportamiento
•Valores RETROALIMENTACIÓN •Valores
•Educación •Educación
FLUJO DE LA COMUNICACIÓN EN LAS
ORGANIZACIONES

DESCENDENTE
ASCENDENTE

CRUZADA

CRUZADA
El control

se refiere a los mecanismos utilizados para

garantizar que conductas y desempeño se
cumplan con las reglas y procedimientos de
una empresa. El término control tiene una
connotación negativa para la mayoría de las
personas, pues se le asocia con restricción,
imposición, delimitación, vigilancia o
manipulación.
EL CONTROL
¿CUÁL ES EL FIN DEL CONTROL?

La etapa de control no existiría si la planeación

y organización se ajustaran impecablemente a la
integración y a la fase directiva, sin embargo, aún
en planeaciones cuidadosas, surgen algunas
necesidades de ajuste, correcciones o
modificaciones a lo programado.
1) Establecimiento de normas, parámetros y métodos: Acá se
encuentran incluidos todos los estándares o unidades de medición
que se establezcan en la Planificación, y por lo tanto, la cantidad de
unidades a producir, la cantidad de unidades a vender,
requerimientos de calidad, etc.

2) Medición del desempeño o resultado obtenido: aunque no

siempre practicable, la medición del desempeño basada en normas
debe realizarse idealmente con fundamento en lo previsto, a manera
que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y
evitarse mediante las acciones apropiadas. Esto es lo ideal.

3) Ejecución de las acciones correctivas: Esta etapa es necesaria

sobre todo si el desempeño no cumple con los niveles establecidos y
el análisis indica que se requiere una intervención. Las medidas
correctivas pueden necesitar un cambio en una o varias actividades
de las operaciones de la empresa, o bien, un cambio en las normas
establecidas originalmente.
 ESTADISTICO - CONTROL
CONDICIONES SUB ESTANDARES (CSESE) ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL
1 FALLA DE PUERTAS Y VENTANAS (CHAPAS, OTROS) 1 2 2 2 1 4 12
2 FALLA DE COMUNICACIÓN 2 1 3
3 FALLA DE ILUMINACIÓN (INTERNA Y EXTERNA) 1 1 1 1 4
4 FALLA DE ALARMAS (CERCO ELÉCTRICO, SENSORES, OTROS) 2 2 1 1 1 1 1 1 10
5 FALLA DE CCTV (CAMARA, MONITOR, GRABACIÓN) 1 1 2 1 1 6
6 FALLA DE PESAJE, BALANZA 1 1 1 1 4
7 OTROS 1 1 1 2
SUB - TOTAL 2 6 5 4 5 4 2 3 3 8 1 0 0 41

SECURITY ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL
ACTOS SUB ESTANDARES 0 0 0 0 0 0 0 0 12 143 183 22 360
CONDICIONES SUB ESTANDARES 6 5 4 5 4 2 3 3 8 1 0 0 41
TOTAL 6 5 4 5 4 2 3 3 20 144 183 22 401

INCIDENTES DE SAFETY
CONDICIONES SUB ESTANDARES (CSESA) ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL
1 EQUIPOS DEFECTUOSOS / INSTALACIÓN DEFECTUOSA 2 4 5 2 5 18
2 CONATO / INCENDIO 1 3 2 6
3 DAÑOS MATERIALES (CAIDA O DAÑOS DE ACTIVOS DEL CLIENTE) 1 2 1 4
4 CORTE DE FLUIDO ELÉCTRICO INT./ EXT. 1 1 1 3
5 FALTA DE EXTINTORES O FECHAS VENCIDAS 1 1
6 FALTA DE SEÑALIZACIÓN O INADECUADA 5 5 10
7 OTROS 1 1
SUB - TOTAL 1 2 10 7 3 5 3 5 2 0 1 4 1 43
 CONCLUSIONES
• Organización, Es el orden que guardan las diferentes órganos que
constituyen un grupo humano en cuanto a relaciones, de
responsabilidad, interdependencia jerárquica, comunicación y división
del trabajo, necesarios.
• Integración, es la obtención y articulación de los elementos
materiales y humanos que la organización y la planeación señalan
como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo
social.
• En la dirección se ejerce el mando, se delega la autoridad, se toman
decisiones, se coordinan y supervisan actividades y todo ello a través
de un proceso de comunicación que ya de por si es complejo.

• El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que

conductas y desempeño se cumplan con las reglas y procedimientos
de una empresa. El término control tiene una connotación negativa
para la mayoría de las personas, pues se le asocia con restricción,
imposición, delimitación, vigilancia o manipulación.