La metodología de las 5s.

Implantación y concepto
21 Abril, 2016 Pro OptimLas 5s

La implantación de la metodología de
las 5S en una organización está siempre relacionada con la mejora de procesos en aspectos tan
importantes como son la calidad del trabajo, la productividad de la empresa, y la competitividad
que ésta pueda ofrecer.
Asimismo, las tareas realizadas durante una implantación y posterior mantenimiento de
las 5S están orientadas a reforzar las prestaciones y el buen hacer en cada uno de los puestos de
trabajo. Estos hábitos de trabajo disciplinado, ordenado y con método son la premisa básica que
permite ir más allá de las 5S y conseguir otras metas de calidad y productividad superiores, e
implantar otras metodologías más complejas.
Por tanto se puede afirmar que las 5S suponen uno de los mejores entrenamientos para afrontar
cambios organizativos y culturales y un magnífico apoyo para mejorar nuestros sistemas
productivos. Es una metodología / filosofía para organizar el trabajo de una manera que
minimice el desperdicio, asegurando que las zonas de trabajo estén sistemáticamente limpias y
organizadas, mejorando la productividad, la seguridad y proveyendo las bases para la
implementación de las otras herramientas Lean.
La metodología Lean de las 5s fue desarrollada en Japón durante la década de los 60, debido al
éxito conseguido durante los sucesivos años posteriores la metodología de las 5s se ha extendido
e implantado en numerosas organizaciones y empresas de todo tipo, centros hospitalarios,
oficinas bancarias, talleres metalúrgicos, escuelas y colegios e incluso restaurantes han
implantado con éxito esta metodología.
Las 5s deben su nombre a las iniciales japonesas que describen cada una de las 5 etapas que
compone dicha metodología:

1s – Separar y eliminar innecesarios (Seiri)

Consiste en identificar, separar y eliminar todas aquellas cosas que resultan innecesarias en
nuestro trabajo diario, durante esta primera fase examinamos con detenimiento todos los
materiales, herramientas y equipos que rodean al puesto de trabajo y definimos la necesidad o no
de los mismos. Nos preguntaremos siempre: ¿Para qué sirve? ¿Es lo mejor para realizar mi
trabajo?
Una vez finalizado con éxito la primera S observaremos que hemos ganado espacio útil en
nuestro puesto de trabajo.

2s – Situar e identificar necesarios (Seiton)

Una vez los puestos de trabajo quedan libres de objetos inútiles es momento de clasificar aquellos
que se han considerado útiles de manera que puedan ser encontrados rápidamente con el
consiguiente descenso de pérdida de tiempo que conlleva la búsqueda de herramientas para
realizar el trabajo. Utilizaremos la siguiente frase: “un lugar para cada cosa, y cada cosa en su
lugar”.
Una vez finalizado con éxito la segunda S observaremos que hemos reducido la sensación de
desorden, obteniendo un puesto de trabajo amigable y con todos los materiales, herramientas y
equipos siempre a mano.

3s – Suprimir la suciedad (Seiso)

Su objetivo es detectar fuentes de suciedad y eliminarlos, consiguiendo puestos de trabajo
realmente limpios, hecho que ayuda a mejorar la autoestima de los trabajadores, con lo que se
puede observar en un aumento de productividad. Utilizaremos la frase: “no es más importante
limpiar, sino tratar de no ensuciar”.
Una vez finalizado con éxito la tercera S observaremos que estamos trabajando en un ambiente
limpio y amigable, encontrándonos mejor y más motivados, por otro lado recuerda que no es más
limpio el que más limpia, sino el que menos ensucia.

4s – Señalizar (Seiketsu)
Su objetivo es que, las tres fases anteriores, se queden bajo control. Para ello se estandarizan las
medidas de clasificación, orden y limpieza en el puesto de trabajo, de manera que sean medidas
preventivas y no reactivas.
Una vez finalizado con éxito la cuarta S observaremos como de un simple vistazo podemos
controlar todo el proceso que se desarrolla en nuestro puesto de trabajo.

5s – Sostener, mejorar continuamente (Shitsuke)

La quinta y última S (Shitsuke) consiste en realizar una serie de auditorías planificadas en el
tiempo cuyo objetivo es mantener los logros conseguidos con las 4´s anteriores, construyendo el
hábito y disciplina en dicha metodología, así como seguir mejorando día a día nuestro puesto de
trabajo.
Una vez alcancemos con éxito y mantengamos a lo largo del tiempo las 5´s observaremos que
hemos ganado espacio útil de trabajo, se han reducido los stocks de materiales y herramientas,
hemos eliminado tiempos improductivos en búsquedas, fallos de máquinas, etc… hemos
reducido posibles riesgos de accidentes laborales, hemos aumentado la calidad de nuestro trabajo,
en fin podemos resumir que al final hemos creado un puesto de trabajo agradable con el que
estamos comprometidos.
La mejora de procesos es nuestro objetivo. Por ello hemos redactado otra serie de artículos
cómo:

 La estructura organizativa
 El concepto de Lean Manufacturing
 Mejorar a partir de la reducción de costes
 La gestión del tiempo y la productividad.
 Sin una gestión del cambio correcta, tu empresa peligra.

Las 5S. Beneficios de la primera:

SEIRI / Organización
El primer paso en la implantación del Seiri o Organización consiste en la identificación de los
elementos innecesarios en el lugar seleccionado para implantar las 5S. En este paso se pueden
emplear las siguientes ayudas:

Lista de Elementos Innecesarios:

La lista de elementos innecesarios se debe diseñar y enseñar durante la fase de preparación. Esta
lista permite registrar el elemento innecesario, su ubicación, cantidad encontrada, posible causa
y acción sugerida para su eliminación. Esta lista es cumplimentada por el operario, encargado o
supervisor durante el tiempo en que se ha decidido realizar la campaña Seiri.

Tarjetas de Color:
Este tipo de tarjetas permiten marcar o “denunciar” que en el sitio de trabajo existe algo
innecesario y que se debe tomar una acción correctiva. En algunas empresas utilizan colores
verde para indicar que existe un problema de contaminación, azul si está relacionado el elemento
con materiales de producción, roja si se trata de elementos que no pertenecen al trabajo como
envases de comida, desechos de materiales de seguridad como guantes rotos, papeles
innecesarios, etc. En Japón se utiliza frecuentemente la tarjeta roja para mostrar o destacar el
problema identificado.
Las preguntas habituales que se deben hacer para identificar si existe un elemento innecesario
son las siguientes:

 ¿Es necesario este elemento?

 ¿Si es necesario, es necesario en esta cantidad?
 ¿Si es necesario, tiene que estar localizado aquí?
 ¿Cuanto tiempo hace que no se utiliza?
En la reunión de equipo se toman las decisiones para cada elemento identificado. Algunas
acciones son simples, como guardar en un sitio, eliminar si es de bajo coste y no es útil o moverlo
a un almacén. Otras decisiones más complejas y en las que interviene la dirección deben
consultarse y exigen una espera y por o tanto, el material o equipo debe quedar en su sitio,
mientras se toma la decisión final, por ejemplo, eliminar una máquina que no se utiliza
actualmente. Nuestra recomendación es intentar tirar siempre el máximo de cosas, ya que nos
ayudará a tomar decisiones y sobretodo a trabajar en un espacio más amplio.

Características de las Tarjetas:

Las tarjetas utilizadas pueden ser de diferentes tipos:

 Una ficha con un número consecutivo. Esta ficha puede tener un hilo que facilite su
ubicación sobre el elemento innecesario. Estas fichas son reutilizables, ya que
simplemente indican la presencia de un problema y en un formato se puede saber para el
número correspondiente, la novedad o el problema.
 Tarjetas de colores intensos. Estas tarjetas se fabrican en papel de color fosforescente
para facilitar su identificación a distancia. El color intenso sirve ayuda como mecanismos
de control visual para informar que sigue presente el problema “denunciado”. Estas
tarjetas contienen la siguiente información:
o Nombre del elemento innecesario.
o Cantidad.
o Por qué creemos que es innecesario.
o Área de procedencia del elemento innecesario.
o Posibles causas de su permanencia en el sitio.
o Plan de acción sugerido para su eliminación.

Plan de Acción de los elementos innecesarios:

Durante la jornada o día de campaña se logró eliminar una gran cantidad de elementos
innecesarios. Sin embargo, quedaron varias herramientas, materiales, equipos, etc. que no se
pudieron retirar por problemas técnicos o por no tener una decisión clara sobre que hacer con
ellos.
Para estos materiales se debe preparar un plan para eliminarlos gradualmente. El plan debe
contener los siguientes puntos:

 Mantener el elemento en igual sitio.

 Mover el elemento a una nueva ubicación dentro de la planta.
 Almacenar el elemento fuera del área de trabajo.
 Eliminar el elemento.

El plan debe indicar los métodos para eliminar los elementos: desecharlo, venderlo, devolverlo
al proveedor, destruirlo o utilizarlo, etc.

Control e informe final:

Es necesario preparar un informe donde se registre y se informe el avance de las acciones
planificadas, como las que se han implantado y los beneficios aportados. El jefe del área debe
preparar este documento y publicarlo en el tablón informativo sobre el avance del proceso 5S.
La mejor manera de documentar la implantación de la primera fase del Seiri (Innecesarios) es
realizar las fotos del ANTES y DESPUÉS, así todo el mundo podrá ver la evolución de sacar los
innecesarios de la zona. Ganaremos en espacio, en agilidad y sobretodo empezaremos a obtener
opiniones de todos los miembros del equipos sobre con qué elementos quieren trabajar en su
puesto de trabajo.

Las 5S – beneficios de la segunda:

SEITON / Orden
23 Febrero, 2017 Pro OptimLas 5s

SEITON consiste en ordenar los elementos

que hemos clasificado como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad.
Aplicar la segunda de las 5s, tendrá el beneficio de encontrar fácilmente lo que estamos
buscando, aumentando nuestra agilidad en el trabajo y por tanto nuestra productividad.
Tal vez nos resulten familiares situaciones tales como no encontrar la llave de un armario
donde tenemos los papeles que necesitamos, o encontrar en nuestras maletas o carros todo tipo
de herramientas menos la que necesitamos de urgencia para reparar la máquina averiada. Tal
vez es común enviar a otra persona a buscar algo y esperar muchísimo tiempo para que
finalmente vuelva sin lo solicitado.
El Orden implica colocar los elementos necesarios de modo que se facilite su uso, e
identificarlos para que cualquiera pueda encontrarlos y utilizarlos si los necesita. El Orden debe
practicarse siempre en paralelo con la primera S: la Organización.
¿Cuál es el principal beneficio de esta segunda S? Principalmente la de eliminar muchas
pérdidas, sobre todo de tiempo en la búsqueda de elementos o datos.
El Orden para las 5S no es solo ordenar, sino quiere decir ordenar de manera extremadamente
meticulosa, y sobretodo identificar la ubicación donde tiene que ir el objeto a colocar. Es decir,
en un almacén donde se coloca el precinto siempre tiene que ser un sitio concreto, y en ese sitio
donde hemos decidido colocar el precinto debe estar identificado con la palabra “Precinto”.
El lema para esta segunda S de Orden será: “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su
lugar”.
Al Ordenar se puede utilizar gama de colores o marcas para identificar más facilmente lo que
estamos buscando. Eso quiere decir que podríamos empezar a plantear temas de la 4S
Estandarización – Control Visual.

Beneficios del ORDEN para el trabajador

 Facilita el acceso rápido a elementos que se requieren para el trabajo
 Se mejora la información en el sitio de trabajo para evitar errores y acciones de riesgo
potencial
 La limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y seguridad
 La presentación y estética de la planta se mejora, comunica orden, responsabilidad y
compromiso con el trabajo
 Se libera espacio
 El ambiente de trabajo es más agradable y seguro

Beneficios organizativos para la empresa

 La empresa puede contar con sistemas simples de control visual de materiales y
materias primas en stock de proceso
 Eliminación de pérdidas por errores y mejora de la productividad
 Mayor cumplimiento de las órdenes de trabajo
 El estado de los equipos se mejora y se evitan averías
 Todo el miembro de la organización puede encontrar fácilmente lo que está buscando
sin necesidad de estar totalmente familiarizado con el entorno

El Orden te dará un gran resultado visual, y hará que tu implantación de las 5S luzca
beneficiando a todas aquellas personas que trabajen en esa zona.
Quédate en este punto con esta frase – “Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar”

Las 5S – Implementación de la
segunda: SEITON / Orden
3 Abril, 2017 Pro OptimLas 5s
 El propósito
principal del Seiton (Orden) es ubicar los elementos necesarios en sitios concretos donde se
puedan encontrar fácilmente para su uso y nuevamente retornarlos al correspondiente sitio.Las
metodologías utilizadas en Seiton facilitan su codificación, identificación y ubicación de áreas
para facilitar su conservación en un mismo sitio durante el tiempo y en perfectas condiciones.
Desde el punto de vista de la aplicación del Orden esta “S” tiene como propósito que “cada
cosa tenga un sitio, y un sitio para cada cosa”, es decir deberemos decidir dónde tiene que ir
todos los objetos de mi área, ubicarlos y identificar la ubicación claramente con fotos del objeto
o un cartel con su nombre. Esta S lo que pretende es mejorar el ambiente de trabajo y la
productividad gracias a que todo se encuentra a simple vista y de una manera ágil.
La segunda de las 5S se puede aplicar fácilmente en cualquier sector, como en oficinas, Seiton
tiene como propósito facilitar los archivos y la búsqueda de documentos, mejorar el control
visual de las carpetas y la eliminación de la pérdida de tiempo de acceso a la información. El
orden en el disco duro de un ordenador se puede mejorar si se aplican los conceptos Seiton al
manejo de archivos.

Justificación de la implantación del ORDEN

(2ªS)
El no aplicar el Seiton en el sitio de trabajo conduce a los siguientes problemas:

 Incremento del número de movimientos innecesarios. El tiempo de acceso a un

elemento para su utilización se incrementa.
 Se puede perder el tiempo de varias personas que buscan elementos para realizar un
trabajo. No sabemos donde se encuentra el elemento y la persona que conoce su
ubicación no se encuentra. Esto indica que falta una buena identificación de los
elementos.
 El desorden no permite controlar visualmente los stocks en proceso y de materiales de
oficina.
 Errores en la manipulación de productos. Se alimenta la máquina con materiales
defectuosos no previstos para el tipo de proceso. Esto conduce a defectos, pérdida de
tiempo, crisis del personal y un efecto final de pérdida de tiempo y dinero.
 La falta de identificación de lugares inseguros o zonas del equipo de alto riesgo puede
conducir a accidentes y pérdida de moral en el trabajo.
¿Cómo implantar el ORDEN (2ªS)?
La implantación del Seiton requiere la aplicación de métodos simples y desarrollados por los
trabajadores. Los métodos más utilizados son:

1. Definir un nombre, código o color para cada clase de artículo.

2. Determinar la cantidad exacta que debe haber de cada artículo.
3. Decidir donde guardar las cosas tomando en cuenta la frecuencia de su uso.
4. Crear los medios para asegurar que cada artículo regrese a su lugar.
5. Colocar las cosas útiles por orden según criterios de: Seguridad / Calidad / Eficacia.
Seguridad: Que no se puedan caer, que no se puedan mover, que no estorben. Calidad:
Que no se oxiden, que no se golpeen, que no se puedan mezclar, que no se deterioren.
Eficacia: Minimizar el tiempo perdido.

Para la implantación recomendamos empezar por ubicar y identificar de más grande a más
pequeño. Es decir, empezaremos a identificar zonas de trabajo (Almacén, Fábrica, Oficinas),
luego identificaremos zonas concretas (Mantenimiento, almacén, Zona de Recepción),
seguiremos por la maquinaria o equipos (Maquina UV32, Empaquetadora, Zona de Pallets) y
acabaremos identificando cosas concretas y herramientas (precinto, transpallet, cubos de
basura, llave inglesa, etc…)
El Orden es la esencia de la estandarización, un sitio de trabajo debe estar completamente
ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarización. “Todo funciona cuando todo está
en su sitio”

Las 5s – Beneficios de la tercera –

SEISO / Limpieza
2 Mayo, 2017 Pro OptimLas 5s

Seiso se traduce como Limpieza pero es más

que limpiar. Consiste en combatir las fuentes de suciedad de forma tal que desaparezcan las
causas que producen el deterioro o el mal hábitat de trabajo.
Limpiar significa que se deben hallar en óptimas condiciones de uso: máquinas, equipos,
herramientas, documentos, mesas de trabajo, armarios, estanterías, tableros, escritorios, suelos,
paredes, áreas peatonales, ventanas, etc., ya que está comprobado que tanto la limpieza como el
orden están relacionados con la habilidad de realizar las tareas con destreza y calidad.
La limpieza implica no únicamente mantener los equipos dentro de una estética agradable
permanentemente, sino también crear y mantener un pensamiento superior al simple de limpiar.
Exige que identifiquemos las fuentes de suciedad y contaminación para tomar acciones de
raíz para su eliminación; de lo contrario, sería imposible mantener limpio y en buen estado el
área de trabajo. Puede jugar una parte importante para ayudar a la eficiencia y la seguridad en el
trabajo. Está también ligada con la moral de los empleados y su actitud hacia las mejoras.
Para aplicar Seiso se debe…

 “No es más limpio quien más limpia sino quien menos ensucia”
 Integrar la limpieza como parte del trabajo diario.
 Asumir la limpieza como una actividad de mantenimiento autónomo.
 Se debe abolir la distinción entre operario de proceso, operario de limpieza y técnico de
mantenimiento.
 El trabajo de limpieza genera conocimiento sobre el equipo. No se trata de una
actividad simple que se pueda delegar en personas de menor cualificación.
 Se debe elevar la limpieza a la búsqueda de las fuentes de contaminación con el objeto
de eliminar sus causas primarias.

BENEFICIOS DEL SEISO

 Reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes.
 Mejora el bienestar físico y mental del trabajador.
 Se incrementa el la vida útil del equipo al evitar su deterioro por contaminación y
suciedad.
 Las averías se pueden identificar más fácilmente cuando el equipo se encuentra en
estado óptimo de limpieza
 La limpieza conduce a un aumento significativo de la Productividad
 Se reducen los despilfarros de materiales y energía debido a la eliminación de fugas y
escapes.
 La calidad del producto se mejora y se evitan las pérdidas por suciedad y
contaminación del producto y empaque.

La clave de esta “S” consiste en crear un ambiente de trabajo saludable ya que la limpieza
alivia el estrés y la fatiga mejorando los resultados operacionales en forma
consistente. Dado que como principio metodológico no está asociado al trabajo con máquinas
esto muestra la aplicabilidad del sistema a cualquier tipo de empresas de todo tamaño y sector.
Pero seguramente el valor más importante de esta estrategia consiste en entender a la
Limpieza como inspección, dado que es a partir de esta mirada crítica que cada uno de los
trabajadores comienza a prevenir el deterioro y así contribuir a la sistemática eliminación de
pérdidas.
Como ayuda memoria, podríamos resumir el contenido de esta tercera S en dos frases:
 “La limpieza es inspección”

“No es más limpio quien más limpia, sino quien menos

ensucia”

Las 5s – Implantación de la tercera

– SEISO / Limpieza
19 Junio, 2017 Pro OptimLas 5s

El Seiso o Limpieza debe implantarse

siguiendo una serie de pasos que ayuden a crear el hábito de mantener el sitio de trabajo en
correctas condiciones. El proceso de implantación se debe apoyar en un fuerte programa de
entrenamiento y suministro de los elementos necesarios para su realización, como también del
tiempo requerido para su ejecución.

Paso 1. Campaña o jornada de limpieza

Es aconsejable que una empresa realice una jornada de organización y limpieza como un
primer paso para implantar las 5S. En esta jornada se eliminan los elementos innecesarios y se
limpia el equipo, pasillos, armarios, almacenes, etc.
Esta clase de limpieza no se puede considerar un Seiso totalmente desarrollado, pero se trata de
un buen inicio y preparación para la práctica de la limpieza permanente. Esto crea la
motivación y sensibilización para iniciar el trabajo de mantenimiento de la limpieza y progresar
a etapas superiores Seiso.
Paso 2. Planificar el mantenimiento de la
limpieza
El encargado del área debe asignar el trabajo de limpieza en la planta. Si se trata de un equipo
de gran tamaño o una línea compleja, será necesario dividirla y asignar responsabilidades por
zona a cada trabajador. Esta asignación se debe registrar en un gráfico en el que se muestre la
responsabilidad de cada persona.
Es decir deberá haber siempre un responsable de limpieza por cada zona de trabajo.

Paso 3. Preparar el manual de limpieza

Es muy útil la elaboración de un manual de entrenamiento para limpieza. Este manual debe
incluir además del gráfico de asignación de áreas, la forma de utilizar los elementos de
limpieza, detergentes, jabones, aire, agua; como también, la frecuencia y tiempo medio
establecido para esta labor.
Las actividades de limpieza deben incluir la inspección antes del comienzo de turnos, las
actividades de limpieza que tienen lugar durante el trabajo, y las que se hacen al final del turno,
es importante establecer tiempos para estas actividades de modo que lleguen a formar parte
natural del trabajo diario,
El manual de limpieza debe incluir:

 Propósitos de la limpieza.
 Fotografía o gráfico del equipo donde se indique la asignación de zonas o partes del
taller.
 Mapa de seguridad del equipo indicando los puntos de riesgo que nos podemos
encontrar durante el proceso de limpieza.
 Fotografía del equipo humano que interviene en el cuidado de la sección.
 Elementos de limpieza necesarios y de seguridad.
 Diagrama de flujo a seguir.

Es frecuente encontrar que estos estándares han sido preparados por los operarios, debido a que
han recibido un entrenamiento especial sobre esta habilidad.

Paso 4. Preparar elementos para la limpieza

Aquí aplicamos el Seiton (Orden) a los elementos de limpieza, almacenados en lugares fáciles
de encontrar y devolver. El personal debe estar entrenado sobre el empleo y uso de estos
elementos desde el punto de vista de la seguridad y conservación de estos. Marcaremos todos
los utensilios de limpieza con su nombre y se colocarán en un sitio concreto.

Paso 5. Concienciación de la limpieza

La clave de esta “S” consiste en crear un ambiente de trabajo saludable y más seguro ya
que la Limpieza alivia el estrés y la fatiga, creamos un ambiente más seguro, mejorando
los resultados operacionales en forma consistente. Dado que como principio metodológico
no está asociado al trabajo con máquinas esto muestra la aplicabilidad del sistema a
cualquier tipo de empresas de todo tamaño y sector.
Pero seguramente el valor más importante de esta estrategia consiste en entender a la Limpieza
como inspección, dado que es a partir de esta mirada crítica que cada uno de los trabajadores
comienza a prevenir el deterioro y así contribuir a la sistemática eliminación de pérdidas.
Tendremos como objetivo reducir los focos de suciedad por tanto nuestro lema será “no es más
limpio quien más limpia sino quien menos ensucia”.
Como ayuda memoria, podríamos resumir el contenido de esta tercera S en una frase:

“LA LIMPIEZA ES INSPECCIÓN”