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Edition 2009

OCCE de Côte d’Or OCCE de la Nièvre


1 rue B. Courtois 1ter rue G. Valette
21000 Dijon 58000 Nevers

Tél. : 03 80 45 50 46 Tél. : 03 86 61 13 05
Mail : ad21@occe.coop Mail : ad58@occe.coop

OCCE de Saône et Loire OCCE de l’Yonne


11 route de Taisey 17 rue Bourneil
71000 St Rémy 89000 Auxerre

Tél. : 03 85 93 39 07 Tél. : 03 86 52 63 55
Mail : ad71@occe.coop Mail : ad89@occe.coop

1
************************* La transparence des comptes *********************

Les Coopératives scolaires, élèves et adultes, pratiquent et vivent une certaine forme de pédagogie,
de société, au sein de l’institution scolaire. Ils ne sont pas isolés comme sur une île déserte, mais vivent au
cœur de la société régie par le profit et la consommation. Ainsi, la gestion économique des Coopératives et
des foyers socio-éducatifs reste une de nos préoccupations essentielles.

Mais l’école et l’association qui y vit sont aussi en prise directe avec l’environnement extérieur :
familles, commune, administration de tutelle. Ces partenaires ont vocation à connaître la vie de la Coopérative
scolaire pour peu qu’ils soient source de financement (cotisations, bénéfices et subventions). Il est
impensable de dissimuler le fonctionnement et la réalité de la gestion de la Coopérative, et l’information à
laquelle ils ont droit se doit donc d’être transparente, complète et accessible.

Les parents d’élèves ont droit à cette information à plusieurs titres :


_ si une cotisation leur est demandée, ils ont droit, en retour, à en connaître l’utilisation ;
_ s’ils participent à des actions au profit de la Coopérative scolaire (fêtes, ventes, etc.), ils ont de
même droit de regard sur les comptes de la Coopérative dans la mesure où il s’agit de leurs contributions.

La municipalité est elle aussi en droit de connaître non pas l’ensemble de la comptabilité de la
Coopérative, mais tout ce qui a trait à ce qu’elle subventionne. Par exemple, si une classe décentrée fait
l’objet pour tout ou partie d’un financement municipal versé sur la Coopérative, il conviendra de rendre
compte à la Municipalité de l’utilisation faite de cet argent, soit en amont par un budget prévisionnel (ce qui
est la plupart du temps le cas pour justifier de la demande de subvention), soit par un récapitulatif de budget
a posteriori, donc à la clôture du projet subventionné.

Enfin, l’IEN est lui aussi garant du bon fonctionnement et de la régularité du fonctionnement de la
Coopérative en tant que supérieur hiérarchique des adultes gestionnaires de celle-ci. A ce titre, il est censé
demander à examiner la comptabilité de la Coopérative à chacune de ses visites dans l’école. Pensez donc à
tenir régulièrement votre comptabilité afin d’éviter toute situation désagréable.

Le but de ce document est de vous aider à la gestion rationnelle et comptable de votre Coopérative
scolaire en respectant les règles de base énoncées ci-dessus.

Vous y trouverez quelques documents officiels qui rappellent les droits et les devoirs de chacun, puis
les documents utiles et nécessaires à la vie de la Coopérative scolaire et à sa gestion.

Dans ce guide, nous insistons aussi sur le rôle du mandataire local et sur celui des vérificateurs aux
comptes.

Nous espérons que ce document pourra vous rendre service. Nous ne cherchons pas à rendre son
contenu obligatoire, bien que certaines dispositions administratives et statutaires soient incontournables.

Il reste cependant à chacun de trouver ses propres adaptations quant aux outils à choisir et aux
pratiques à mettre en œuvre.

Nous restons à votre disposition pour toute aide ou tout renseignement dont vous pourriez avoir besoin ;
n’hésitez pas à prendre contact avec nous.

2
Gestion des fonds destinés aux écoles publiques

Note de service n° 82-214 du 21 mai 1982 (M.E.N. : bureau DE 10)

Texte adressé aux recteurs et aux inspecteurs d'Académie, directeurs des services départementaux de l'Education Nationale.

Texte officiel de référence, tant sur le plan de la définition de la coopérative que dans les bases de son fonctionnement.

Mon attention a été appelée sur le fait que, dans certains départements, une lettre circulaire a été adressée aux directeurs d'école
par le chef du service départemental des Postes en vue de leur permettre d'ouvrir un compte de chèques postaux, non pas à leur
nom personnel, mais sous la forme impersonnelle de " Monsieur le Directeur " ou " Madame la Directrice ". Les directeurs
d'école devraient à cet effet obtenir une attestation de la part de l'Inspecteur d'Académie, directeur des services départementaux
de l'Education Nationale "désignant la personne responsable".

Une telle attestation ne peut en aucun cas être délivrée aux directeurs d'écoles primaires. Il convient en effet de rappeler
que :

1 -Les écoles primaires ne sont pas, à la différence des lycées et des collèges, des établissements publics. Elles n'ont donc
pas la personnalité morale et ne bénéficient pas de l'autonomie financière. A part les traitements des personnels
enseignants à la charge de l'Etat, toutes les dépenses de fonctionnement de l'école sont prises en charge par le budget
communal au titre des dépenses obligatoires d'instruction publique. Le maire en est l'ordonnateur et la comptabilité est tenue
par le comptable public de la commune. Or l'article 44 du décret du 29 décembre 1962 stipule qu' « un seul comptable ne
dispose que d'une seule caisse et d'un seul compte courant postal ".

2 -En outre, l'article premier du décret 64-345 du 18 avril 1964 précise que "les fonctionnaires ou agents des organismes
publics n'ayant pas la qualité de comptable public ou de régisseur ne peuvent être titulaires ès qualités d'un compte courant
postal ".

3 -II me paraît utile de préciser que certains fonds, résultats notamment du produit de fêtes, collectes et accessoirement de
subventions ou de dons, sont gérés au sein de l'école dans le cadre de coopératives scolaires.
Mais, dans ce cas, si un compte courant est ouvert, il doit l'être au nom de la coopérative qui est une association
régulièrement constituée conformément à la loi du 1er juillet 1901. La coopérative est gérée par les élèves, l'instituteur étant le
tuteur légal de la coopérative. Il convient de noter à cet égard que le directeur n'est pas nécessairement le signataire du compte
qui, en tout état de cause, n'est jamais ouvert à son nom.

Toute autre modalité de gestion de fonds revêtirait le caractère d'une gestion de fait, comme le précise la loi de finances
n° 63-156 du 23 février 1963, dans son article 60, susceptible d'être sanctionnée. Il apparaît donc que les directeurs d'école
n'ont pas qualité pour gérer des fonds publics et qu'en aucun cas un compte ne peut être ouvert au nom de "monsieur le
Directeur " ou de "madame la Directrice ". Ces dispositions de régularisation sont indispensables, mais elles peuvent paraître,
dans certains cas, entraver des actions éducatives au sens large, entreprises dans et autour de l'école et qui appelle la réalisation
de ressources et moyens divers. Je vous serais obligé de me faire part des expériences et suggestions qui vous paraîtraient
propres à résoudre cette difficulté.

Pour le ministre et par délégation : Le directeur des Ecoles, J.M. FAVRET.

3
Utilisation des fonds et des biens
des Coopératives scolaires et des foyers socio-éducatifs

Circulaire OCCE 4323 – Novembre 1989

Ce texte fait toujours référence dans ses grandes lignes ;


Cependant, certains points ont subi des modifications avec le temps
et une lecture attentive de la suite s’impose.

1- Les Coopératives et les Foyers ne sont pas des moyens de pallier certaines insuffisances financières ou matérielles :
Ce sont uniquement des moyens de créer des " situations " (psychologiques, sociales, matérielles, morales, etc...) en vue de
l'éducation et de l'instruction des enfants. Les problèmes financiers ne peuvent concerner que ceux visés par l'article du
règlement intérieur déterminant les buts ou objets de la Coopérative ou du Foyer.

2- L'existence des caisses occultes est formellement interdite :


En application de l'article 156 du décret du 29 décembre 1962, " l'existence des caisses occultes dans les établissements
d'enseignement est rigoureusement proscrite ".

SEULS SONT LEGALEMENT HABILITES, EN TANT QUE PERSONNE MORALE,


 à GERER des fonds privés à usage public...
 à PERCEVOIR des cotisations ou participations...
 à ACQUERIR et POSSEDER des biens...

QUAND ILS SONT LEGALEMENT CONSTITUES ET DECLARES : (administrativement et juridiquement)

 La COOPERATIVE SCOLAIRE, au niveau des MATERNELLES et de L'ENSEIGNEMENT ELEMENTAIRE


 Le FOYER COOPERATIF, au niveau du SECOND DEGRE

Les mouvements de fonds appartenant à la Coopérative scolaire ou au Foyer coopératif ne peuvent donc s'effectuer qu'au
moyen d'un compte bancaire, ouvert au nom de la Coopérative scolaire ou du Foyer coopératif, par l'intermédiaire de
l'Association Départementale O.C.C.E.

Conformément à la législation scolaire :


 Les Inspectrices et Inspecteurs départementaux pour les Ecoles Maternelles et Elémentaires,
 Les Inspecteurs d'Académie et les Inspecteurs Généraux, pour le second degré,

sont habilités à vérifier la légalité de la gestion des COOPERATIVES et des FOYERS COOPERATIFS.

3- La législation française ne reconnaissant pas d'existence légale aux associations de mineurs, la présence d'un adulte est
nécessaire, pour les relations avec les banques, la surveillance de la gestion, etc. Cet adulte est le MANDATAIRE.

4- Le mandataire se justifie des responsabilités qu'il assume par :


 La tenue d'un cahier de comptabilité : il doit y avoir autant de cahiers de comptabilité qu'il existe de caisses
coopératives centrales, de classes ou de clubs,
 La tenue d'un cahier de pièces justificatives des dépenses : fiches de caisse, relevés de compte bancaire, factures, bons
de caisse, etc... établis au nom de la Coopérative ou du Foyer. Classées et collées dans ce cahier, les pièces
justificatives recevront un numéro d'ordre chronologique, qui sera reporté sur le cahier de comptabilité (colonne 1 du
cahier de comptabilité O.C.C.E).
 La réunion de la Commission de Contrôle des comptes qui, en fin d'année scolaire, délivre au mandataire son quitus -
commission ne pouvant pas être constituée, que ce soit tout ou partie, du ou des mandataires,
 L'envoi du compte rendu financier annuel à l'Association départementale OCCE en fin d'année scolaire - compte
rendu accompagné d'un exemplaire du quitus - pour archivage (la prescription étant établie, en la matière, au bout de
10 ans). Le compte rendu financier de chaque classe est intégré au compte rendu financier de l'école (celui de chaque
club au compte rendu du Foyer).
 La tenue d'un registre d'inventaire de la coopérative.

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5- Le problème des ressources de la Coopérative ou du Foyer : La cotisation n'est pas la meilleure, ni la seule réponse...
A l'origine des coopératives, aucune cotisation n'était demandée aux parents à la rentrée scolaire. Ce n'était que lorsque la vie
pédagogique, éducative, culturelle, récréative de la classe, du club, avait fait naître des besoins, que le problème des ressources
coopératives était abordé :
 comment financer la correspondance scolaire ?
 comment payer le car ou le train pour réaliser l'enquête, l'échange avec une autre coopérative ?
 comment créer ou enrichir la bibliothèque ?
 comment organiser la fête ? la kermesse des coopératives ?

A ce moment-là, la collectivité enseignant-élèves cherchait en commun des solutions au problème posé - la cotisation n'étant
qu'une solution parmi beaucoup d'autres, et la moins éducative de toutes : il est beaucoup plus éducatif de gagner de l'argent
par un travail collectif que d'en recevoir sans efforts... Les besoins financiers, créant des situations, incitant à la communication
et à la coopération, à la prise de responsabilités, à la prise en compte de la vie collective : ramassage du papier ou de certaines
plantes à usage médical (par exemple les marrons) - cession d'objets reçus (calendriers OCCE, agendas coopératifs, fournitures
scolaires du groupement d'achats) ou fabriqués - organisation d'une fête ou d'une kermesse coopérative, d'une exposition -
élevage d'animaux, etc...
Mais une évolution s'est produite, dénaturant l'aspect éducatif des problèmes financiers : une cotisation est souvent réclamée à
la rentrée scolaire, préalablement à tout besoin pédagogique ou éducatif, cotisation qui est ainsi ressentie par les parents
comme un impôt supplémentaire levé.sur eux...

6- La cotisation :
C'est un geste coopératif, GESTE LIBREMENT CONSENTI, d'appartenance à la Coopérative ou au Foyer. Ce devrait être un
geste symbolique. Il est en tout cas ILLEGAL d'obliger une famille à cotiser et encore plus de faire du règlement de cette
cotisation une condition d'inscription de l'enfant à la coopérative. C'est par une bonne information sur les problèmes posés par
la vie scolaire (réunions de parents), c'est par une vie coopérative riche aux plans matériels, pédagogiques, sociaux, éducatifs,
que les parents doivent être convaincus.

7- Le choix du montant de la cotisation :


Ce choix n'est pas de la compétence de la Directrice, du Directeur, du Chef d'Etablissement - ni même de celle du Conseil
d'Administration du collège ou du lycée - non plus que de la compétence du Conseil des Maîtres ou du Conseil des Professeurs
(sauf au niveau des Ecoles Maternelles, où les élèves sont trop jeunes pour être consultés sur ce point).
Ce choix est de la compétence de l'Assemblée des Coopérateurs (élèves et enseignants). L'assentiment des parents est
dans tous les cas souhaitable : ce sont eux qui paient... (leur avis sera demandé au cours de la réunion de rentrée ou de
pré-rentrée).

8- La gestion de la Coopérative ou du Foyer doit être publique :


Le fait de demander une cotisation aux parents confère des DROITS à ces derniers - entre autres celui d'être tenus au courant
de la gestion financière de la Coopérative ou du Foyer. Il est normal que, au moins une fois par an, les parents reçoivent un
compte rendu financier (par l'intermédiaire du journal scolaire ou du journal du Foyer - du cahier de correspondance ou par
tout autre moyen). C'est leur droit de le demander. Mais c'est aussi notre intérêt le plus strict de le faire : ce n'est généralement
que par manque d'information que les parents sont hostiles au versement d'une cotisation. Lorsqu'ils ont pris connaissance des
réalisations de la Coopérative ou du Foyer, lorsqu'ils ont conscience de ses besoins pédagogiques, matériels, éducatifs, les
difficultés tombent, et -l'expérience le prouve - nombre d'entre eux deviennent de véritables coopérateurs, participant
activement à la vie de l'école.

9- L'acquisition des biens :


Seuls la Coopérative ou le Foyer sont habilités juridiquement à acquérir et à posséder des biens dans l'école ou l'établissement,
en dehors du fonctionnement comptable officiel. Le matériel acquis sur les fonds de la Coopérative est la propriété de la
Coopérative ou du Foyer -c'est-à-dire de la personne morale regroupant enseignants et enfants (et parfois des parents). La tenue
d'un cahier d'inventaire distinct du registre inventoriant les biens acquis sur les fonds officiels est obligatoire (éventuellement
un cahier d'inventaire par Coopérative de classe ou par club). C'est ce registre (ou ces registres), et les pièces comptables
justificatives, qui attestent du bien fondé de la gestion, et feront foi en cas de vol, de changement d'enseignant ou d'animateur
ou de différend...
Un double des cahiers ou registres d'inventaire peut être déposé à l'Association Départementale de l'OCCE, par les
mandataires, les enseignants, les administrateurs qui le souhaiteraient...

10- L'utilisation des fonds et des biens :


L'utilisation de fonds privés à usage public étant proscrite par le Code, il est strictement interdit aux enseignants et/ou aux
administrateurs d'utiliser ou de faire utiliser les fonds et/ou les biens de la Coopérative ou du Foyer à des fins autres que celles
fixées par les Règlements Intérieurs des Coopératives et des Foyers. Les fonds de la Coopérative ou du Foyer ne peuvent être
utilisés par exemple, à régler le montant des collectes scolaires (ce qui dénature totalement le but poursuivi, transformant une
action d'entraide et de solidarité en un impôt) - ni à plus forte raison un apéritif de fin d'année...

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11- Les décisions d'utilisation des fonds et des biens :
Ces décisions ne relèvent pas du choix de la Directrice, du Directeur, du Chef d'Etablissement ou d'un quelconque
administrateur, non plus que du choix des enseignants réunis en Conseil des Maîtres ou en Conseil des Professeurs, non plus
que du Conseil d'Administration du collège ou du lycée.

Dans les ECOLES MATERNELLES où, en raison de leur âge, les enfants ne peuvent intervenir directement dans la gestion de
la Coopérative (on peut essayer d'évaluer leurs désirs), ces décisions sont confiées au Conseil des Maîtres réunis en Conseil de
Coopérative (conseil éventuellement élargi au personnel, aux parents, etc...)

Dans l'ENSEIGNEMENT ELEMENTAIRE et dans ENSEIGNEMENT SECONDAIRE, que ce soit au niveau des classes ou
de l'école, des clubs ou de l'établissement, ces décisions sont du ressort de l'Assemblée des Coopérateurs constituée par
l'ensemble des élèves, des enseignants, des administrateurs intéressés (Réunion Coopérative au niveau de la classe). Dans les
cas où le manque de grande salle de réunion rend impossible une réelle Assemblée, les décisions pourront être prises par une
réunion d'élèves délégués par leurs condisciples, venant présenter les vœux de ces derniers, retournant devant ces derniers pour
porter à leur connaissance les propositions faites, et revenant avec la décision prise dans chaque classe ou club.

12- Les longues absences :


En cas de congé de longue durée (maladie, accident...), le cahier de comptabilité et le cahier d'inventaire n'ont pas à être
emportés par l'enseignant ou l'administrateur s'absentant : ils seront confiés à la Directrice, au Directeur, au Chef
d'Etablissement ou à l'Association Départementale de l'OCCE.

Les fonds de la coopérative ou du club seront :


 soit laissés au compte bancaire de Ja Coopérative de la classe ou du club, quand il y en a un,
 soit versés provisoirement au compte bancaire de la caisse Coopérative Centrale,
 soit versés provisoirement à l'Association Départementale de l'OCCE,

Une certaine somme sera laissée à la libre disposition du (de la) remplacant(e) : l'argent n'est pas la propriété de l'enseignant,
mais celle de la collectivité.

13- Les changements de poste :


II est absolument interdit à tout enseignant ou administrateur animateur changeant de poste d'emporter – au bénéfice de la
Coopérative ou du Foyer de sa nouvelle affectation, des fonds ou du matériel appartenant à la Coopérative ou Foyer quitté(e).
Les biens et les fonds (cotisations, dons, recettes, etc...) de la classe coopérative, de la coopérative de l'école, du club ou foyer
d'élèves, restent, dans tous les cas, propriété inaliénable de la classe coopérative, de la coopérative d'école, du club ou du foyer
d'élèves.
En cas de disparition de la classe, du club ou du foyer, de fermeture de l'école ou de l'établissement, prendre contact avec
l'Association Départementale de l'OCCE qui est, seule, habilitée à la dévolution des biens et des fonds coopératifs.

TOUT ENSEIGNANT ANIMATEUR PARTANT DOIT :


 Verser les fonds restants de la coopérative de la classe ou du club au compte bancaire impersonnel de la caisse centrale, afin
que ces fonds puissent être remis au successeur (au Compte Banque Postale de l'Association Départementale OCCE
éventuellement).
 Confier son cahier de comptabilité, son cahier d'inventaire, et son cahier de pièces comptables justificatives à la Directrice
ou au Directeur, au Chef d'Etablissement (ou à tout autre administrateur ou enseignant responsable - ou à l'Association
Départementale de l'OCCE, dans le cas d'une classe unique) afin qu'ils puissent être remis à son successeur.

14- Ce que doit faire tout nouvel arrivant :


Tout enseignant nouveau dans une classe, tout administrateur prenant une responsabilité d'animateur ou une responsabilité de gestion
devra réclamer :
 soit à la Directrice ou au Directeur
 soit au Chef d'Etablissement ou à tout autre administrateur responsable,
 soit à l'Association Départementale de !'OCCE, ;
o le cahier de comptabilité
o le cahier des pièces comptables justificatives
o le registre d'inventaire du matériel coopératif.
(afférents à la classe occupée ou à la charge d'animation ou de gestion).

15- La dissolution d'une Coopérative ou d'un Foyer :


 fermeture de classe, d'école, d'établissement,
 transfert de classe, d'école, d'établissement
 cessation d'activité coopérative (démission)
 dissolution d'office par le Conseil d'Administration de l'Association Départementale.

Juridiquement, le matériel et les fonds de la Coopérative ou du Foyer reviennent à l'Association Départementale de l'Office
Central de la Coopération à l'Ecole, qui procédera à leur dévolution, au bénéfice de Coopératives et de Foyers en activité.
Le compte bancaire de la Coopérative ou du Foyer est clos par les soins de l'Association Départementale de l'OCCE.

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16- Les comptes bancaires :
a- L'utilisation des comptes bancaires ou d'Epargne PERSONNELS est strictement interdite en ce qui concerne le dépôt
des fonds appartenant à la Coopérative ou au Foyer. Ces fonds doivent être déposés à un compte bancaire
impersonnel, ouvert au nom de la Coopérative ou du Foyer coopératif.
b- Ouverture des comptes bancaires : L'Association Départementale de l'OCCE, par l'intermédiaire de son
Président, mandataire départemental, est seule habilitée à l'ouverture des comptes bancaires, ouverts au nom
des Coopératives Scolaires ou des Foyers Coopératifs.
c- Transfert des signatures : Dans le cas d'un changement de mandataire, le mandataire départemental est seul habilité
à effectuer les formalités nécessaires au changement de signature.
d- Changement d'adresse, de désignation : Le mandataire départemental est seul habilité à effectuer les formalités
rendues nécessaires par un changement d'adresse ou de désignation de l'école ou de l'établissement.
e- Clôture des comptes, des carnets : (voir l'article 15). L'Association Départementale est seule habilitée, par
l'intermédiaire de son mandataire départemental, à la clôture des comptes et des carnets.

17- La reconnaissance administrative :


Elle est obtenue par la rédaction d'un règlement intérieur de Coopérative ou de Foyer (règlement-type à demander à
l'Association départementale O.C.C.E.) Adapté à la vie, aux besoins, aux projets particuliers de chaque Coopérative ou Foyer,
ce règlement est à faire parvenir à l'Association départementale O.C.C.E.
Le service se charge d'obtenir la reconnaissance administrative de l'autorité compétente (les Inspecteurs de l'Education
Nationale pour les écoles maternelles et élémentaires, les Inspecteurs d'Académie et les Inspecteurs Généraux pour le second
degré).
Conformément aux règlements intérieurs, les Inspecteurs de l'Education Nationale, les Inspecteurs d'Académie et les
Inspecteurs Généraux sont habilités à vérifier :
 La légalité des caisses coopératives ou des foyers coopératifs (inscription au fichier départemental de la coopération
scolaire, existence d'une attestation d'inscription, existence d'un règlement intérieur).
 Le respect de la législation en la matière, les fonds privés devant être gérés selon les termes de la loi du 1er juillet
1901.
 La participation des membres actifs (les élèves) à la gestion.
 L’existence des registres légaux (de comptabilité, de pièces justificatives, d'inventaire).
 La soumission des comptes en fin d'année à l'association départementale OCCE (existence d'un quitus délivré par une
commission de contrôle des comptes).

En conclusion :
Même si une coopérative scolaire ou un foyer coopératif ne gère des fonds que d'une faible importance, il est important et
même nécessaire qu'un compte bancaire soit ouvert à son nom par l'intermédiaire de l'Association Départementale.
Fin de Circulaire

Mise en garde : Suite à l'application de la réglementation des comptes épargnes, les coopératives ne sont plus autorisées à
détenir des comptes rémunérateurs (livret de Caisse d'Epargne, Postépargne, SICAV...). Seule l'Association
Départementale est habilitée à posséder un tel compte, d'où la mise en place du dispositif TRESOFT.

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Le mandataire local adulte reçoit mandat

D’après l’article 1984 du Code Civil :


« Le mandat ou procuration est un acte par lequel une personne donne à une autre personne
le pouvoir de faire quelque chose pour le mandant et en son nom. »

L’article du Code Civil précise par ailleurs que


« le mandataire ne peut rien faire au delà de ce qui est porté dans son mandat ».

Dans la Coopérative scolaire ou le foyer coopératif,


c'est la personne qui a reçu le pouvoir d’exécuter certaines décisions des coopérateurs.

Le mandataire adulte est la personne qui représente les dirigeants de l’Association Départementale
au sein d’une Coopérative scolaire ou d’un foyer coopératif.

Il reçoit mandat du Conseil d’Administration de l’Association départementale.

Le mandataire local reçoit, par délégation, la signature du Conseil d’Administration de l’Association


départementale (le mandant). Celle-ci peut également signer sur le compte bancaire des Coopératives et peut,
à tout moment, retirer son mandant si elle le juge opportun.

Le mandataire local dispose notamment des droits suivants :

 Encaisser toutes les recettes et régler toutes les factures relatives au fonctionnement de la
Coopérative scolaire ou du foyer coopératif ;

 Contracter des assurances ;

 Faire tous les versements et tous les retraits sur le compte bancaire ouvert au nom de la
Coopérative ;

 Percevoir des dons.

Il doit respecter les statuts de l’Association ; il est le garant du bon fonctionnement de la Coopérative.

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Le mandataire local adulte respecte les statuts

1. Vis-à-vis de la Coopérative scolaire


 Tenir les registres obligatoires
 Procéder à l’élection d’un conseil de Coopérative
 Intégrer la comptabilité de chaque classe à la comptabilité générale de l’école

2. Vis-à-vis de chaque classe


 S’assurer de la tenue d’une comptabilité
 Contrôler les pièces comptables justificatives correspondantes

3. Vis-à-vis de l’Association départementale


 Renvoyer à l’Association départementale dans le mois qui suivant la rentrée scolaire :
 Un compte-rendu financier et d’activités de l’année scolaire écoulée intégrant la
comptabilité de chaque classe ;
 Le détail du versement de toutes les subventions reçues ainsi de l’utilisation de
celles-ci ;
 Effectuer le règlement des cotisations statutaires dans les trois mois qui suivent la rentrée
scolaire ;
 Justifier, le cas échéant, à l’Association départementale toute opération réalisée par la
Coopérative scolaire ;
 Assurer obligatoirement la Coopérative scolaire en début d’année civile (contrat
établissement MAIF ou MAE, ou contrat OCCE-MAIF) ;
 Restituer tous les documents et toutes les pièces en cas de fermeture ou de dissolution de la
Coopérative ;
 D’une manière générale, respecter les statuts de l’Association départementale et notamment
son statut social.

4. Vis-à-vis des parents et des tiers


 Ne pas utiliser la Coopérative scolaire à des fins personnelles, de manière directe ou
indirecte ;
 Rendre compte de l’utilisation des fonds de la Coopérative (si participation des familles ou
subventions) cf. point 8 de la page 6
 Faire « certifier » les comptes par des vérificateurs aux comptes ;
 Etre en mesure de justifier, en cas de contrôle, l’emploi des subventions reçues ;
 Refuser de subvenir aux charges de fonctionnement de l’école ou de l’établissement qui sont à
la charge, respectivement, de la commune ou de l’EPLE.

Afin de garantir un fonctionnement coopératif et transparent sur le plan local, le mandataire local doit
être accompagné et secondé par le conseil de Coopérative et par les vérificateurs aux comptes.

Remarques :
La tenue des comptes doit être régulière, contemporaine aux actions, et ne pas être reconstituée a posteriori.
L’état de rapprochement bancaire doit être fait régulièrement.
Le mandataire local dispose de pouvoirs dans le cadre du mandat accordé par le Conseil d’Administration
départemental. En contrepartie, il a le devoir de respecter les obligations liées à cette « délégation de pouvoirs »
qu’il a librement acceptée.
Le non-respect des dispositions statutaires engagera la responsabilité du mandataire local de la Coopérative, la
perte de la couverture juridique et l’engagement de la responsabilité civile du fait d’actes qui auraient pu être
commis dans l’exercice de ses fonctions.

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Tout manquement à ces dispositions statutaires engagera la responsabilité du Mandataire de la
office central de la coopération a l'ecole Coopérative Scolaire ou du Foyer Coopératif, et celle-ci perdra la couverture juridique de l'Association
Départementale, en cas de contestation mettant en cause la régularité de sa gestion.
ASSOCIATION DEPARTEMENTALE DE COTE D’OR 3°) L'Association Départementale tient une comptabilité faisant apparaître annuellement un bilan
1 rue Bernard Courtois 21000 Dijon – Tél. : 03 80 45 50 46 - Mail : ad21@occe.coop consolidé, un compte de résultat et l'annexe de l'exercice écoulé.
4°) Le rapport annuel et les comptes de l'Association Départementale sont chaque année mis à la
disposition du Préfet.
ECOLE - ETABLISSEMENT 5°) L'Association Départementale donne toute facilité à l'exercice du droit de visite des délégués des
Adresse: ______________________________________________ Cachet
ministères de l'Intérieur et de l'Education Nationale tel qu'il est défini dans les statuts de la Fédération à
Commune: ____________________________________________ l'article 26.
Code Postal: ___________________________________________ 6°) II est justifié chaque année auprès des autorités compétentes, définies par la loi, de l'emploi des
fonds provenant de toutes les subventions accordées au cours de l'exercice écoulé.
Nom du Mandataire local :
(Signataire du compte) A .............………………………………..................,1e ...……/………/…………....
(Préciser maternelle - primaire ou élémentaire) Mention manuscrite : « lu et approuvé »
Signature :
Je soussigné, M ............................................................................ Mandataire de la Coopérative
Scolaire ou du Foyer Coopératif de l'O.C.C.E. de .................................................................................
(Nom de la coopérative)
Reconnais avoir pris connaissance :
• Des statuts de l'Association Départementale de l'O.C.C.E. Le rôle du Mandataire
• Du règlement-type de la coopérative. Le Mandataire adulte d'une coopérative ou d'un foyer est la personne qui a des rapports privilégiés avec
M'engage : l'Association
 A tenir les registres comptables obligatoires de la Co opérative Scolaire ou du Foyer départementale OCCE.
Coopératif: cahier de comptabilité ou logiciel Compta-Coop O.C.C.E., confor es au plan II est agréé par le Conseil d' Administration de l'OCCE pour procéder à certaines opérations
comptable (caisse et/ou compte chèque), cahier d'inventaire des biens acquis par la administratives, pour le
coopérative, cahier des délibérations. compte des coopérateurs dont il est le représentant légal.
 A retourner au siège de l'Association Départementale O.C.C.E. le compte-rendu financier de C'est donc, dans la coopérative ou le foyer, la personne adulte qui a reçu le pouvoir d'exécuter certaines
Tannée écoulée, dans le mois qui suit la rentrée scolaire (avant le 30 septembre). décisions des
 A ne pas utiliser la Coopérative Scolaire ou le Foyer Coopératif à des fins personnelles coopérateurs.
directes ou indirectes. II est le garant d'une démarche coopérative.
 A effectuer le règlement des cotisations dans les trois mois qui suivent la rentrée scolaire. II est important de noter que le Mandataire n'est pas obligatoirement le directeur ou le Chef
 A fournir le détail du versement de toutes les subventions reçues, ainsi que l'utilisation de d'établissement.
celles-ci. « A garantir une démarche coopérative dans la vie de la Coopérative Scolaire ou Le Mandataire de la coopérative ou du foyer, représentant l'école ou l'établissement est responsable : .
du Foyer Coopératif. de la diffusion des informations envoyées par l'OCCE et l'OCCE, . du paiement des cotisations dans les
 A demander l'accord de l'Association Départementale pour tout investissement supérieur à 3 mois qui suivent la rentrée scolaire, . de l'envoi du compte-rendu financier de l'année écoulée dans le
750.00 €uros, et pour tout emprunt éventuel ou contrats divers. mois qui suit la rentrée scolaire, . de la tenue d'un registre d'inventaire des biens de la coopérative ou du
foyer.
Rappel des statuts de l'Association Départementale de l'O.C.C.E. : Responsable de la tenue comptable de la coopérative ou du foyer, dans le cas d'une coopérative d'école
1°) L'Association Départementale adresse annuellement à la Fédération de l'O.C.C.E. le compte-rendu décentralisée en
d'activités, le bilan financier, le compte de résultat de l'exercice écoulé arrêté au 31 août. Ils pourront coopérative de classes, ou dans le cas d'un foyer organisé en clubs, il a le devoir de contrôler qu'il y a
faire l'objet de toutes vérifications jugées nécessaires par le Conseil autant de cahiers
2°) Chaque Coopérative Scolaire ou Foyer Coopératif : de comptabilité qu'il y a de classes affiliées ou de clubs.
• Tient une comptabilité conforme au plan comptable. Les comptes des classes ou des clubs sont soldés et reversés sur le compte bancaire de la coopérative ou
• Adresse annuellement à l'Association Départementale un compte-rendu d'activités, le bilan financier du foyer à la
et le compte de résultat de l'exercice écoulé au 31 août.d'Administration de la Fédération. Ils pourront fin de l'année scolaire.
faire l'objet de toutes vérifications jugées nécessaires par le Conseil d'Administration de l'Association Les comptes des classes ou des clubs affiliés sont intégrés dans le cahier de comptabilité générale à la
Départementale. même date.

10
Ouverture d’un Compte Banque Postale : processus

1. La Coopérative demande à l’Office Départemental l’ouverture d’un compte bancaire. Lui sont alors
renvoyés les documents suivants :
 Demande d’ouverture d’un Compte Banque Postale ;
 Deux fiches cartonnées « Chèques » et « Retrait à vue » ;
 Un imprimé auto-carbonné « Procuration » à signer avec la mention « Accepte le présent pouvoir ».

Ces documents, dûment complétés et signés par le mandataire local, sont retournés à l’OCCE accompagnés
de la photocopie d’une pièce d’identité valide (Carte Nationale d’Identité ou Passeport uniquement, aucune
autre pièce –permis de conduire notamment- n’étant recevable).

2. Le Président de l’OCCE départemental, seul administrateur départemental reconnu par la Banque Postale,
établit :
 Un extrait de délibérations donnant tous pouvoirs au mandataire local ;
 Une formule de demande d’ouverture autorisant le mandataire local à utiliser le compte dont
l’ouverture est demandée (cette formule porte la seule signature du Président) ;
 Les fiches « Chèques », « Retrait à vue », et « Procuration » dûment signées du mandataire local et du
Président (légalement titulaire du compte).

3. Ces cinq pièces sont adressées par l’OCCE à la Banque Postale du département, détentrice du dossier des
Coopératives scolaires du département, accompagnées des photocopies des pièces d’identité du mandataire
local et du mandataire départemental.

4. La Banque Postale du département demande au Centre Financier de Dijon l’ouverture d’un compte Banque
Postale pour la Coopérative scolaire.

5. Le Centre Financier de Dijon procède à l’ouverture d’un compte et communique à la Coopérative scolaire son
numéro (RIP) et lui transmet le carnet de chèques et les instructions pour son utilisation.

6. Le mandataire local de la Coopérative scolaire pourra alors utiliser le compte ouvert ; il lui appartiendra de
l’approvisionner dans les meilleurs délais.

Remarques importantes :

 Le mandataire local n’est pas le titulaire du compte. De ce fait, il n’est pas habilité à apporter quelque
modification que ce soit (modification du nom du mandataire, de l’intitulé du compte, de l’adresse du
compte) ni à demander sa clôture.

 L’Association départementale est propriétaire de chaque compte courant ouvert par elle au nom d’une
Coopérative. Le Président en est le titulaire officiel. Tout autre signataire ne peut agir que dans le
cadre d’un mandat reçu expressément du Président de l’Association départementale. Ce dernier
nomme, confirme ou révoque le mandataire adulte, sur proposition des membres de la Coopérative pour
laquelle le compte courant a été ouvert.

11
Rentabilisez la trésorerie de votre coopérative avec TRESOFT

LES PRINCIPES ET LES OBJECTIFS...


TRESOFT est un service de La Banque Postale qui centralise la trésorerie des coopératives et place les
montants dans des SICAV. Chaque coopérative bénéficie alors de placements performants, optimise sa
trésorerie et améliore ses ressources.

La totalité de l'avoir est placée et rapporte quotidiennement.

LE FONCTIONNEMENT
Après chaque opération sur le Compte Banque Postale :
• La totalité des sommes disponibles de chaque C.B.P. est transférée sur un compte commun ouvert au nom
de l'Association Départementale.
• Le relevé présente donc un solde à 0. L'avoir réel de la coopérative apparaît alors en Part Tresoft (dans la partie
« Nature de l'opération »).
• Quand vous émettez un chèque, les fonds sont automatiquement retirés du compte de placement pour en
assurer le règlement.
• Quand vous recevez un crédit (virement ou remise de chèques ou d'espèces), cette somme est immédiatement
virée au profit du compte commun. Il peut y avoir des calculs de différences entre débit et crédit.
• Vous ne tenez aucune écriture comptable de ces mouvements.

LES PLUS VALUES...


L'Assemblée Générale a fixé leur répartition à 70% pour les coops et 30% pour l'Association Départementale pour
la constitution d'un fonds spécifique qui permettra de financer de nouveaux services coopératifs et de limiter, dans
le futur, l'augmentation des cotisations.
La Banque Postale calcule les plus values fin août et vous indique la part revenant, en fonction de la
contribution de la coopérative aux placements.

LES AVANTAGES
Simplicité : tout est automatique !
Rentabilité : effectuée tous les jours et sur la totalité de l'avoir !
Disponibilité totale et permanente de la trésorerie !

NOS CONSEILS
La tenue d'une comptabilité régulière est bien sûr indispensable et fait ressortir votre avoir réel.
Comptabilisez vos dépenses et vos recettes au réel, c'est-à-dire dès l'émission d'un chèque ou dès la remise d'un
bordereau.
Barrez sur les relevés les opérations concernant le compte commun.
Pointez vos écritures inscrites sur le cahier ou le logiciel compta coop et votre relevé bancaire et établissez un état
de rapprochement (chèques non débités ou recettes non créditées).
Un relevé «Tresoft» au 31 août vous indiquera les plus-values de l'exercice, vous pourrez alors les enregistrer en
comptabilité (Produits financiers) et établir aussitôt votre Compte-Rendu Financier.

12
13
Transfert de signature sur le compte de la Coopérative

Procédure

1. La Coopérative envoie à l’OCCE départemental une demande de transfert de signature sur le compte
(document téléchargeable sur le site de l’OCCE départemental).

2. A réception de cette demande, deux éventualités :

Si le compte de la Coopérative Si le compte de la Coopérative


est domicilié à la Banque Postale n’est pas domicilié à la Banque Postale

L’OCCE remplit : L’OCCE remplit un extrait de délibération du


 le document auto-carbonné de la Banque Conseil d’Administration de l’OCCE départemental
Postale (en 3 feuillets) qui notifie à celle-ci la révoquant le mandataire précédent et nommant le
modification à effectuer (changement de nouveau mandataire (en double exemplaire), ce
mandataire) ; document portant au verso le récapitulatif des
 une fiche cartonnée « Retrait à vue » et droits et devoirs du mandataire.
« Chèques » portant la signature du titulaire
effectif du compte et destinée à être signée L’OCCE envoie ce document au nouveau
du nouveau mandataire ; mandataire ; à réception, celui-ci signe l’extrait de
 un extrait de délibération du Conseil délibération du Conseil d’Administration, en garde
d’Administration de l’OCCE départemental un exemplaire dans les archives de la Coopérative.
révoquant le mandataire précédent et Puis il se rend dans l’agence bancaire dont dépend
nommant le nouveau mandataire (en double le compte de la Coopérative, muni d’une Carte
exemplaire), ce document portant au verso le Nationale d’Identité ou de son Passeport et
récapitulatif des droits et devoirs du finalise le transfert de signature.
mandataire ;

puis envoie ces documents au nouveau mandataire.

Celui-ci doit alors :


 contresigner le document auto-carbonné de
la Banque Postale en y portant la mention
« Accepte le présent pouvoir » ;
 signer les deux extraits de de délibération
du Conseil d’Administration de l’OCCE
départemental (il doit en conserver un dans
les archives de la Coopérative) ;
 faire une photocopie recto-verso de sa Carte
Nationale d’Identité ou une photocopie de
son Passeport ;
 envoyer l’ensemble de ces documents à la
Banque Postale (Services Financiers de
Dijon).

Environ une semaine après, le transfert est effectif.

14
Le système Tresoft de la Banque Postale

Explication et principes de fonctionnement

Le système Tresoft est un accord passé avec la Banque Postale afin que les comptes des Coopératives
domiciliés chez elle puissent bénéficier d’une rémunération, donc d’intérêts capitalisés.

Le système est le suivant :

Compte de la Compte de
Recette pour la Coopérative l’OCCE
Coopérative départemental

Lorsqu’une rentrée d’argent au profit de la Coopérative arrive sur son compte,


cette somme est transférée sur le compte de l’OCCE départemental.

Compte de la Compte de
Dépense de la Coopérative l’OCCE
Coopérative départemental

Lorsque la Coopérative effectue un paiement,


cette somme est prélevée sur le compte de l’OCCE départemental.

Pourquoi un tel système ?

Le compte de l’OCCE départemental reçoit en permanence tous les avoirs des Coopératives
affiliées. Ces avoirs sont placés (pas dans leur intégralité, un fonds de garantie de paiement est
préservé) sur des placements sécurisés qui permettent de faire fructifier ces sommes. Ces placements
ne peuvent pas induire de pertes, et leur taux de rémunération est au pire égal à 0. La rémunération du
compte est faite au quotidien et suit les valeurs monétaires de la Bourse.
La rémunération des comptes des Coopératives est répartie chaque année à la fin du mois d’Août,
et les intérêts accumulés sur le compte de l’OCCE sont répartis sur les comptes des Coopératives. Ce
système, appelé Mutualisation des Comptes, permet, en plus de rémunérer les comptes des Coopératives,
à l’OCCE départemental de subvenir à ses propres besoins financiers. L’Assemblée Générale de l’OCCE a
fixé la répartition des intérêts perçus à 70 % pour les Coopératives et 30 % pour l’OCCE départemental.
Il explique aussi que sur chaque relevé Tresoft que la Coopérative reçoit, son compte apparaisse
à 0,00 €, ce qui peut paraître déroutant ; cependant, les sommes que la Coopérative possède
effectivement sont inscrites sur le relevé à la ligne suivante « Apports valorisés au … (date) ». Ces
apports constituent la participation de la Coopérative à l’ensemble des avoirs rémunérés.

15
La lecture de votre relevé Tresoft Banque Postale

Exemple de lecture d’un relevé : où trouver les informations, comment les comprendre

Chacune des opérations effectuées sur le compte de la Coopérative fait l’objet d’une compensation sur le
compte de l’OCCE départemental (voir la page «Le système Tresoft de la Banque Postale »).

Pour votre comptabilité, tenez uniquement compte des opérations réelles que vous avez effectuées.
Vous pouvez barrer les opérations de compensation sur votre relevé si vous souhaitez vous y retrouver plus
facilement !

16
Lecture - compréhension de vos relevés Tresoft Banque Postale

Depuis le 1er septembre 2007, les relevés Banque Postale ont changé. A partir de l'exemple ci-joint, nous vous
proposons quelques clés de compréhension.
Sur l'exemple, le solde du compte de la coopérative concernée au 31 août est de 250.27 €. Il n'y a pas d'opération sur ce
compte avant la remise de chèques du 15 septembre.

1- Le solde du compte apparaît dans la zone - Informations TRESOFT* - sous l'appellation APPORTS VALORISES.

2- le 15 septembre :
Des chèques, remis au compte bancaire pour un montant de 250.00 €uros, sont crédités.
Le même jour, arrive sur le compte, la subvention communale d'un montant de 100.00 €uros.
Les 350.00 €uros arrivés au crédit du compte de la coopérative (250.00 + 100.00) sont automatiquement virés sur le compte
associé OCCE 58 et figurent donc au débit du compte de la coopérative. Conseils pour le pointage sur le cahier ou le logiciel :
1- barrez sur le relevé la somme indiquée au débit, faisant référence au compte associé OCCE 58
2- pointez sur votre cahier ou votre logiciel les sommes au crédit qui correspondent à la recette réelle de la coopérative.

3- le 20 septembre :
Le chèque n°3717006 de 50.00 €, émis par la coopérative, est débité.
Un virement automatique du même montant du compte associé est établi au crédit du compte de la coopérative
pour payer la dépense.
Conseils pour le pointage sur le cahier ou le logiciel :
1- barrez sur le relevé la somme indiquée au crédit, faisant référence au compte associé
2- pointez sur votre cahier ou votre logiciel la somme au débit qui correspond à la dépense réelle de la coopérative.

4- le 25 septembre :
Des chèques pour un montant de 110.00 € sont crédités, et dans le même temps, le chèque n°3717007 de
37.00 €, émis par la coopérative, est débité.
Ici, c'est la différence entre la recette et la dépense qui est placée sur le compte associé, soit 73.00 €. Conseils pour le pointage
sur le cahier ou le logiciel :
1- barrez sur le relevé la somme indiquée au débit, faisant référence au compte associé.
2- pointez sur votre cahier la somme au débit qui correspond à la dépense réelle de la coopérative.
3- pointez sur votre cahier la somme au crédit qui correspond à la recette réelle de la coopérative.

Les soldes CCP successifs apparaissent dans la rubrique - Informations TRESOFT - sous l'appellation APPORTS
VALORISES. C'est avec ces sommes que vous devez comparer votre solde comptable, situation calculée sur votre cahier ou
logiciel.

1- La coopérative détient, au 31 août, la somme de 250.27 € (Apports valorisés du relevé précédent ou total avoir),

2- Au 15 septembre, le solde est donc de 600.27 € (250.27 + 250.00 + 100.00).

3- Au 20 septembre, le solde CCP de la coopérative est de 550.27 € (600.27 - 50.00).

4- Au 25 septembre, le solde CCP de la coopérative est de 623.27 € (550.27 + 110.00 - 37.00).

17
Gérer une caisse d’argent liquide

Il n’est absolument pas interdit de détenir des espèces, mais il faut alors se tenir à quelques règles
de bon sens.

1. Les espèces doivent être déposées dans une vraie caisse, pas une enveloppe ou une boîte quelconque,
voire en vrac dans un tiroir. Cette caisse doit être conservée dans un lieu sûr, fermé à clé. En cas de
vol, la preuve de l’effraction sera là… L’assurance que le mandataire doit contracter pour al
Coopérative scolaire doit couvrir les sinistres de ce type, franchise déduite.

2. Les espèces doivent être d’un montant modeste afin de ne pas devenir « tentant ». Elles doivent donc
être transférées sur le compte courant le plus régulièrement possible et à chaque période de congés.
Les détenir chez soi est illégal, et en cas de vol à votre domicile, vous seriez dans l’embarras.

Au niveau des écritures comptables, deux solutions :


 Vous mettez directement les espèces sur le compte bancaire.
Dans ce cas, vous n’avez pas de comptabilité de caisse à tenir. Les sommes créditées sont
directement comptabilisées en entrées sur le compte courant.
Un même versement peut avoir plusieurs natures : cotisations + participation au spectacle par
exemple. Dans ce cas, il faut ventiler dans la comptabilité en différents produits et une seule
ligne du cahier suffit.
Votre remise de liquide sera alors collée sur une feuille A4 en précisant la nature des différentes
recettes.

 Vous utilisez les espèces pour différentes dépenses.


Dans ce cas, vous devez gérer une comptabilité de caisse.
Notez bien sur une feuille les recettes et les dépenses effectuées. Vous pouvez passer des
écritures au fur et à mesure ou bien globaliser en fin de période ou en fin d’année scolaire si les
écritures sont peu nombreuses.
Dans le cas de régies d’avances en liquide ou d’une gestion de classes, chaque enseignant notera
ses dépenses et remettra au mandataire en fin d’année le solde de sa caisse, la globalisation des
dépenses ou des recettes ainsi que toutes les pièces justificatives.

Remarques :
 Dans le cadre des vérifications et de nos aides auprès des mandataires, nous avons souvent
remarqué des difficultés et des problèmes au niveau de la gestion des caisses en espèces.
Cette gestion demande beaucoup de rigueur car souvent les pièces justificatives font défaut.
 Dans le cas de petites dépenses effectuées chez le même commerçant, il est souvent plus
facile de lui demander d’ouvrir un compte et d’établir une facture récapitulative globalisée au
mois ou au trimestre plutôt que d’effectuer de nombreux paiements qui peuvent générer
autant d’erreurs.

18
Les pièces justificatives

Chaque dépense ou recette doit être appuyée par une pièce justificative datée.
Ces documents doivent être conservés dans les archives de la Coopérative pendant 10 ans.

1. Note de dépense.

Toute dépense doit faire l’objet d’une facture à l’ordre de la Coopérative (même manuscrite) ou d’un ticket
de caisse.

Ces pièces justificatives doivent être présentées au même format. C’est pour cela qu’il est souvent plus facile
de les ranger dans un classeur en les collant sur des feuilles perforées.
Ces pièces doivent être numérotées dans l’ordre chronologique pour chaque année comptable (du 1er
septembre au 31 août) : D1 (dépense n°1), D2, D3…
Attention : un bon de livraison n’est pas une facture.

Chaque note de dépense doit comporter :


_ son numéro,
_ la date de l’opération,
_ l’identification du fournisseur par son cachet ou son tampon,
_ le montant,
_ la signature du rédacteur.

Si la facture a été payée par chèque, indiquer les références et la date du chèque.

2. Note de recette

Même démarche. Numéroter RI - R2 - R3, etc... (=> « R » pour Recette)


Penser à bien indiquer sur les bordereaux de remise de chèques ou d'espèces la nature des versements
(participations des familles à la coop - tombola - photos ...). On peut regrouper les dépenses et les recettes
dans des chemises distinctes (par année).
On peut regrouper plusieurs recettes ou plusieurs dépenses de même nature ou concernant la même
opération, sur une feuille unique.

19
Les subventions de fonctionnement

Toute Coopérative légale (donc affiliée à l'O.C.C.E) peut demander une Subvention Municipale de Fonctionnement. Cette
possibilité est offerte à toutes les formes de Coopératives Scolaires reconnues par l'O.C.C.E :
• Foyer Coopératif (Second Degré),
• Coopérative Inter-Etablissements (1er Degré),
• Coopérative d'Etablissement (1er Degré),
• Coopérative Inter-Classes (1er Degré),
• Coopérative de Classe (1er Degré).

Penser à rédiger correctement la demande en précisant son objet, son montant :


• en fournissant une copie du bilan financier annuel de la coopérative,
• en indiquant l'intitulé du compte bancaire de la Coopérative (joignez un RIP).

Cette subvention, comme toutes les subventions provenant des collectivités territoriales (Communauté de Communes, Pays,
Conseil Général, Région) ou de l'Etat, sont à enregistrer dans le compte 741.

D'autres subventions, souvent liées à des projets d'activités bien précis et provenant, le plus souvent d'associations, sont à
enregistrer dans le compte 742 (subvention « A l'Ecole de la Forêt », par exemple).

Il est très important de bien distinguer les subventions provenant de l'administration en général, étant de l'argent public, des
autres structures.

Pour exemple, le total des aides publiques perçues par les coopératives de la Nièvre atteint, au 31 août 2005, 145 354.01 €,
pour un total de subventions reçues de 192 497.84 €. Le dépassement du plafond des 152000 €uros entraîne ainsi le contrôle
des comptes de l'O.C.C.E par un Commissaire aux Comptes professionnel, selon la loi « Sapin » ( pour un coût de 2 870.00
€uros en 2005).

Attention, les subventions liées au fonctionnement de l’école ne peuvent être versées sur un compte de coopérative sous
peine de gestion de fait.

En cas d'obtention, un remerciement est toujours le bienvenu !


Dans tous les cas, vous devez justifier de l'utilisation de la subvention, notamment en page 4 du compte rendu financier au 31
août.

ATTENTION : bien faire la distinction entre subvention et don :


 une subvention est demandée par un dossier, pas un don.
 une subvention doit être justifiée, pas un don.
 un don doit être fait par une personne extérieure à la coopérative, sans contrepartie.

20
Le plan comptable

COMPTES DE CHARGES OU DEPENSES - CLASSE 6

607 ACHATS DE PRODUITS POUR CESSIONS


II s'agit d'objets achetés pour les revendre : calendriers, photos (argent versé au photographe), revues revendues aux
enfants...
618 CHARGES DES ACTIVITES EDUCATIVES
Ensemble des charges résultant des activités pédagogiques de la coopérative : journaux scolaires, correspondance
scolaire, documentation pédagogique, fichiers pédagogiques, voyages, sorties, spectacles, travaux manuels...
6281 COTISATIONS VERSEES A L'OCCE
II s'agit exclusivement des cotisations statutaires versées à l'OCCE, II doit y avoir concordance d'écriture avec le
montant des cotisations réellement versées à l'OCCE, Le paiement à d'autres organismes figurera au compte 65.
6282 ASSURANCES VERSEES
Montant versé pour les assurances de la coopérative (responsabilité civile, biens). 65 AUTRES CHARGES
COURANTES
Charges engagées à l'occasion de la vie quotidienne de la coopérative, à l'exclusion de toute activité éducative
(frais de gestion des activités, cotisations autres qu'OCCE, correspondance administrative de la coop, loto fête,
SACEM, frais tenue de compte...)
67 CHARGES EXCEPTIONNELLES
Charges résultant d'un événement imprévu et non lié à une activité pédagogique (solidarité nationale, internationale...)
68 ACHATS DE BIENS DURABLES
Gros matériel, équipement durable. Figure au cahier d'inventaire du matériel de la coopérative. La décision d'achat
est consignée dans le registre des délibérations.

COMPTES DE PRODUITS OU RECETTES - CLASSE 7

707 VENTE DE PRODUITS POUR CESSIONS


Tout ce que vous revendez sans l'avoir fabriqué et qui a été payé au compte 607.
Ce qui signifie, par exemple, pour les photographies : achat des photos au photographe (607), cessions aux
parents en 707.
La seule indication de la part restant à la coopérative est incorrecte.
708 PRODUIT DES ACTIVITES EDUCATIVES
Eléments comptabilisés, en ternies d'achats, en 618. Vous regroupez ici les sommes versées éventuellement par les
parents pour les activités éducatives de la coopérative (journaux scolaires, objets fabriqués, voyages, sorties,
spectacles...)
741 SUBVENTIONS COLLECTIVITES LOCALES ET TERRITORIALES
Toute subvention provenant de l'Etat, de ses établissements publics ou des collectivités locales.
742 SUBVENTIONS D'ASSOCIATIONS
75 AUTRES PRODUITS COURANTS
Recettes du loto, de la fête... Toutes autres manifestations (exposition...). Cotisations autres qu'OCCE...
756 COTISATIONS REÇUES (ancien compte 7001)
II s'agit exclusivement des cotisations perçues au titre de la coopérative et dans le respect des buts ou objets de
l'association OCCE. Elles peuvent varier suivant la catégorie de membres (actifs, bienfaiteurs, honoraires) mais doivent
être les mêmes pour chaque catégorie. Les cotisations sont déterminées par les statuts, le montant pouvant en être fixé
par l'Assemblée Générale (Le choix n'est pas de la compétence du directeur). Se reporter aux documents statutaires.
76 PRODUITS FINANCIERS Plus-values réalisées (Trésoft).
77 PRODUITS EXCEPTIONNELS
Sommes reçues pour la vente des timbres des collectes - Solidarité nationale ou internationale - Aide de
l'Association départementale.
Dons (BIEN ETABLIR LA DISTINCTION ENTRE : COTISATIONS / SUBVENTIONS / DONS).

21
Le cahier de comptabilité modèle OCCE

C'est le modèle recommandé pour :


1. tenir une comptabilité claire, complète et facile
2. dresser sans difficulté le compte-rendu financier de la coopérative.
3.
La comptabilité se tient sur deux pages en vis-à-vis :
• La page de gauche concerne les mouvements (+ et -) de vos comptes financiers : (Banque,
Caisse). On retiendra pour image la dénomination de « film » des comptes financiers.
• La page de droite reçoit la ventilation des opérations faites par chèques, virements, règlements en
espèces,... On retiendra l'image de « photos » successives des opérations.

La comptabilité de la coopérative est donc « un film constitué d'une succession de photos », le Compte Rendu
Financier étant la photo annuelle de la coopérative du 1er septembre au 31 août suivant.

L'utilisation des colonnes pour un autre usage est interdite : si vous voulez connaître, par
exemple, le solde de vos crédits pour une opération « classe transplantée », utilisez un cahier annexe
en y effectuant vos décomptes.
FEDERATION NAFlONAlf

OFFICE CENTRAL DE LA COOPERATION A L’ECOLE


ASSOCIAT/ON RECONNUE D'UTILITÉ PUBLIQUE
101 bis, rue du Ranelagh - 75016 PARIS
Tél. 01 44 1493 30 -Fax: 01 A517 J983

Année 20 __ / 20___
CAHIER DE COMPTABILITE
Modèle simplifié à l'intention :
- des Coopératives scolaires d'Ecoles Maternelle»
- des Coopératives scolaire» du Premier Degré
- des Clubs de Foyers coopératifs du Second Degré

Pour mémoire :

OCCE - Association départementale de : ………………………………… OCCE – Coopérative du Club :……………………………………………


Adresse : ................................……………………………………………… Adresse : ................................……………………………………………
…………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………
Téléphone :............................. CCP : ...........…………….................. Téléphone :............................. CCP : ...........……………................
Télécopie :............................. Banque :...........................………… Télécopie :............................. Banque :...........................………….

Une comptabilité se tient « normalement » au stylo, sans ratures ni surcharges, ni trace de correcteur.

Il incombe aux IEN, lors de leurs visites d'inspection, de vérifier la bonne tenue des comptes associatifs de
l'école : vous avez tout intérêt à tenir votre comptabilité à jour.

22
Fiche pratique :
l’ordre des opérations comptables pour la tenue du cahier de comptabilité OCCE

1- Les dépenses sont indiquées sur le cahier à la date de l'émission du chèque (date indiquée sur la souche du
chéquier). A chaque dépense doit correspondre une pièce justificative (voir guide de comptabilité).
2- Les recettes sont indiquées sur le cahier à la date du versement sur le compte : la remise de chèque ou de liquide
sert de justificatif (la coller sur une feuille A4), indiquer la nature du versement : participation coop, ou goûters ou
voyage, ou photo .... Un même versement peut avoir plusieurs natures : coop + participations spectacle. Préciser alors
le montant de chaque destination : coop = 40.00 € + participations spectacle : 50.00 € pour un virement total de 90.00
€ : dans ce cas, une seule ligne du cahier suffit, mais la répartition doit se faire dans deux colonnes différentes
(ventilation).
3- A la réception du relevé bancaire, vous devez pointer les écritures indiquées sur ce relevé avec les écritures inscrites
sur le cahier : il faut barrer sur le relevé les écritures correspondant à l'opération Trésoft (virement OCCE COTE
D’OR : voir fiche pratique Trésoft). Cette opération de pointage vous permet de vérifier que vous n'avez pas oublié
d'enregistrer des écritures (notamment les prélèvements directs comme les frais de tenue de compte ou des virements
comme les subventions). Le solde du cahier est recalculé si oubli.
Une fois le pointage terminé, vous devez vérifier la concordance entre le solde calculé sur votre cahier et celui qui
apparaît sur ce relevé sous l'appellation «Part Trésoft». Si toutes vos opérations sont pointées sur le cahier (tous les
chèques sont débités et tous les encaissements crédités), alors pas de problème, les deux soldes sont identiques.
Mais des chèques émis peuvent ne pas être encore débités du compte de la coop, ou des encaissements pas encore
crédités, il faut alors justifier la différence avec un état de rapprochement.

Vérification du solde bancaire calculé sur le cahier avec le solde du relevé ou état de rapprochement.

Un exemple :
Au 31 août, date de l'arrêt de vos comptes, toutes les opérations sont pointées (sont apparues sur les relevés
bancaires) sauf le chèque correspondant à l'achat de l'appareil photo : 125.00 €.

Le montant du solde « Part Trésoft » au


31.08 sera donc supérieur de 125.00 €.

Vous devez donc établir un état de rapprochement :


Au 31 août, toutes les opérations marquées d'une
croix ont été « pointées avec le relevé bancaire ».
Seuls les 125.00 euros n'ont pas été
débités.

Vous devez indiquer sur la photocopie du relevé


faisant apparaître le solde du compte, que vous
devez joindre au compte-rendu financier, le
calcul suivant :
solde du cahier (indiqué sur le compte-rendu
financier) : 703.52
Non débité au 31.08: 125.00

703.52 + 125.00 = 828.52


828.52 = solde identique au relevé «Part Trésoft»
au 31.08.
Vous devez faire cette vérification le plus
souvent possible.

En cas d'un encaissement non crédité, on enlèvera


son montant du solde du cahier pour « retomber »
sur le solde «Part Trésoft».

23
Utilisation du cahier de comptabilité modèle OCCE : des exemples

24
Vérification des situations des comptes financiers :

Situation de départ + total entrées - total des sorties


= situation d'arrivée.

Lorsqu'il y a plusieurs pages, bien prendre le solde


de départ de l'année (et non pas celui du début de
page, les totaux étant cumulés page après page).

Dans l'exemple présent, pour la vérification du


compte bancaire enfin d'année scolaire :
Situation de départ : 1 450.34 €uros
+ total des entrées : 1 889.02 €uros
- total des sorties : 2 635.84 €uros
Situation d'arrivée : 703.52 €uros

Faire cette vérification pour chaque compte


financier (Banque et Caisse), au bas de chaque
page.

Reporter systématiquement le montant de chaque


colonne sur la ligne 1 « Report » de la page
suivante (attention aux erreurs de report).

25
Vérification des ventilations :
Faire le total des produits (toutes les colonnes
commençant par 7).

Faire le total des charges (toutes les colonnes


commençant par 6).

Calculer l'excédent ou le déficit.

Partir de la situation générale du début de l'année,


ajouter l'excédent ou enlever le déficit.

Vous devez retrouver le montant de la situation


générale en fin d'année.

Dans l'exemple présent : -


Total des Produits : 1 913.02 €uros
Total des Charges : 2 659.84 €uros
Déficit: 746.82 €uros
Situation générale de début d'année : 1 450.34 €uros
- Déficit - 746.82 €uros
Situation générale de fin d'année : 703.52 €uros

Faire cette vérification au bas de chaque page.

Reporter systématiquement le montant de chaque


colonne sur la ligne 1 « Report » de la page
suivante (attention aux erreurs de report).

26
Quelques opérations particulières

Correction d'une erreur :

Le cahier doit toujours rester lisible (voir page 22). En cas d'erreur d'écriture, ne pas raturer, ni utiliser de correcteur. On
rectifie Terreur par une écriture supplémentaire.
Exemple : vous inscrivez une dépense de 145,00 €, au lieu de 154,00 €, et le débit sur votre extrait est réellement de 154,00 €,
soit une erreur de 9,00 €
Vous devez inscrire une dépense supplémentaire de 9,00 € à la date de l'extrait de compte et la ventiler dans le même compte
de charges que les 145,00 €.

Mouvement de Fonds Internes : Sortie d'Espèces du compte bancaire pour alimenter la Caisse :

Exemple : 200,00 €. Ils ne font que changer de compte. Il y a une sortie Banque de 200,00 € et une entrée Caisse de 200,00 €.
Faire les deux écritures sur la même ligne : colonne Caisse et colonne Banque.
Aucune écriture page de droite (pas de ventilation).
Le reçu de la Banque Postale sert de pièce justificative (éventuellement numéroter VI, V2...).

Verser des Espèces sur le compte bancaire :

Exemple : 100,00 €. Ce n'est pas une recette nouvelle.


Les 100,00 € vont simplement changer de compte.
Il y a une entrée Banque de 100,00 € et une sortie Caisse de 100,00 €.
Faire les deux écritures sur la même ligne : colonne Banque et colonne Caisse.
Aucune écriture page de droite (pas de ventilation).
Le reçu de la Banque Postale sert de pièce justificative (voir ci-dessus).

En résumé, il y a virement interne chaque fois que vous déplacez une somme d'argent d'un compte à un autre (Banque,
Caisse).
Dans ce cas, il ne s'agit ni d'une charge, ni d'un produit.

28
Régler une dépense avec deux moyens de paiement (Caisse + Banque)
TOUT INSCRIRE SUR LA MEME LIGNE

Exemple : vous réglez la facture d'un fournisseur (d'un montant de 300,00 €), avec les espèces reçues des parents (200,00 €) et
le reste (100,00 €) au moyen d'un chèque.
• Page de gauche ;
• Colonne Sorties Banque : inscrire 100,00
• Colonne Sorties Caisse : inscrire 200,00 €
Page de droite :
Colonne compte de charge correspondant : inscrire 300,00 €

Pensez à noter, sur la facture, les modes de paiement utilisés.


Exemple : « Réglé le 02-04 : 200,00 € en espèces + 100,00 €par chèque Banque n°5760031 ».
Ce type de règlement est possible après accord du fournisseur, il vous évite de verser les espèces sur votre compte bancaire.
Vous pouvez procéder de la même manière pour un spectacle, en reversant les espèces reçues des parents (participation
partielle) et en réglant le complément par chèque (participation coopérative), le tout étant égal à une charge éducative 618.

Percevoir plusieurs recettes avec un seul moyen de paiement

Exemple : Une famille vous règle avec le même chèque :


• la participation à la coopérative OCCE que vous fixez à 5 €,
• la participation pour les spectacles de l'année, à raison de 4 spectacles à 1,50 € chaque, soit 6 €.

Vous demandez donc une participation de 11 € et vous encaissez le chèque.


Vous aurez une entrée Banque de 11 € page de gauche, ventilée, page de droite, au compte 756 des cotisations reçues pour 5 €
et au compte 708 des produits des activités éducatives pour 6 € (tout sur la même ligne).

On peut, sans problème, éclater une somme en deux, voire plusieurs autres sommes.

Le principe d'équilibre est respecté, la même somme étant écrite deux fois (page de gauche :
globalement, et page de droite : ventilée).
Pour les participations familiales à la coopérative (756) et à l'USEP (75), on agit selon la même règle, si elles sont payées par
le même chèque.

Gardez toujours vos pièces de recettes (bordereaux de remises de chèques et/ou d'espèces par exemple).

29
Le compte-rendu financier

Le mandataire local se justifie des


responsabilités qu'il assume par l'envoi du
compte rendu financier à l'Association
Départementale.

Le document statutaire à faire parvenir


(préalablement envoyé au mois de juin par
l'Association) se compose de deux parties :
_ Le compte de fonctionnement général
qui indique les opérations effectuées par la
coopérative entre le 1er septembre (début de
l'année scolaire) et le 31 août (fin de l'année
scolaire), durée de l'exercice.

_ Le bilan simplifié qui fait apparaître la


situation financière générale de la
coopérative.

Ce compte-rendu est accompagné d'un


exemplaire du quitus de la Commission
locale de Contrôle des Comptes. Le quitus
de la Commission locale de Contrôle des
Comptes peut être établi dès la clôture des
comptes, le 31 août.

Il n'est pas nécessaire d'attendre le Conseil


d'Ecole ou d'Etablissement, pour lequel seule
une information est obligatoire.

Doivent apparaître, TOUTES LES RECETTES, TOUTES LES DEPENSES, des différentes coopératives de classes ainsi que
TOUT ce qui concerne les mouvements de la coopérative centrale, lorsqu'elle existe.

Envois, Attention ! !

Les comptes rendus financiers doivent être envoyés à l'OCCE AVANT LE 30 SEPTEMBRE. Cela ne dispense en aucun cas
l'établissement du compte rendu financier, ni l'émargement par les enseignants, avant leur départ dans une autre école, un
autre département ou à la retraite.

Tous les comptes rendus financiers sont vérifiés par l'OCCE de Côte d’Or avant saisie (Report à Nouveau, calculs des
Charges, des Produits, du résultat (excédent ou déficit), solde bancaire annoncé). En cas d'erreur, le document vous sera
renvoyé pour correction.

30
Remplir le compte-rendu financier – Mode d’emploi

31
La vérification des comptes

La réunion d'une Commission de Vérification des comptes est statutaire (loi 1901), donc obligatoire.

Elle délivre au mandataire local son quitus.


Elle permet d'éviter les conflits entre collègues ou avec les parents.
Elle permet d'éviter toute contestation ou suspicion.
En cas de départ de l'enseignant mandataire, cette réunion doit avoir lieu avant son départ.

Désignation :
Les vérificateurs aux comptes sont désignés en Assemblée Générale ou à défaut par le Conseil de coopérative, pour un an,
avec mandat renouvelable. Il conviendra d'éviter le terme de « commissaires aux comptes » qui est réservé aux professionnels.

Membres :
La commission sera composée d'une manière paritaire mixte, d'au moins :
• un enseignant qui n'a pas tenu la comptabilité, afin de ne pas être juge et partie. Le Trésorier de la coopérative et le
mandataire local (signataire du compte chèque) ne peuvent faire partie de cette commission.
• un parent d'élève, non enseignant dans l'école, non nécessairement élu au Conseil d'Ecole ou au Conseil d'Etablissement.

A retenir : le Trésorier et le Mandataire local (ou les mandataires locaux) ne peuvent être vérificateurs aux comptes de
leur propre coopérative.

Rôle:
La commission a pour mission, à l'exclusion de toute immixtion dans la gestion, de vérifier la sincérité des documents
financiers et des documents comptables. Les membres de la commission sont soumis au devoir de réserve.

Modalités :
Les documents sont consultés sur place.
La commission se fait présenter le(s) cahier(s) de comptabilité de la (des) classe(s), le(s) cahier(s) d'inventaire du matériel
appartenant à la coopérative et le cahier des délibérations du Conseil de Coopérative (décisions d'achats). La commission
vérifie, par sondage, un certain nombre de pièces, en dépenses et en recettes, et se fait présenter les justificatifs.
Elle remplit le rapport des vérificateurs aux comptes annexé au compte rendu financier et d'activités de l'année en cours.

En aucun cas, la Commission de Vérification des Comptes ne jugera de l'utilisation des fonds et biens de la coopérative.

32
La commission de contrôle des comptes

Formulaire de quitus donné par les contrôleurs de la comptabilité de la Coopérative

33
La consolidation et la vérification des comptes
de l’Association Départementale de l’OCCE

A chaque rentrée scolaire, et au plus tard au premier octobre, l'OCCE reçoit les Comptes-Rendus Financiers
des Coopératives et Foyers. Chaque document est vérifié (additions - reports - équilibre - solde des comptes
financiers). En cas d'erreur, il est retourné à son expéditeur pour correction.

L'OCCE réalise la saisie informatique de tous ces Comptes-Rendus Financiers et en additionne les résultats. Ils sont ensuite
intégrés à la comptabilité de l'Association Départementale : c'est la sommation des comptes.

Chaque année, dans les 6 mois qui suivent la clôture des comptes (31 août de l'année civile) nous réunissons notre Assemblée
Générale qui se prononce sur les comptes, et parmi ceux-ci :
• le compte d'exploitation sommé (Recettes-Dépenses de l'année écoulée, de l'Association Départementale + des
coopératives).
• le bilan sommé (situation financière au 31 août, de l'Association Départementale + des coopératives).

Ces comptes qui ont été vérifiés au préalable (voir ci-dessous) sont ensuite envoyés à la Fédération Nationale OCCE pour
sommation nationale, et aux ministères de tutelle (Education Nationale et Intérieur).

Vérifications et contrôles :
Tout comme les comptes des coopératives et foyers sont contrôlés par des vérificateurs aux comptes locaux (voir chapitres
précédents), ceux de l'Association Départementale (siège et sommé) sont aussi vérifiés :
• par une Commission de Contrôle de 3 membres élus chaque année par l'Assemblée Générale,
• par un Commissaire aux Comptes professionnel, actuellement appartenant à la Société « Audit-France », désignée pour six
ans par l'Assemblée Générale, en raison de la loi Sapin (plus de 152 000 €uros de subventions perçues dans le département par
les coopératives). Ce contrôle est une prestation payante (2 870 €uros en 2005).

Jusqu'à présent, le Commissaire aux Comptes n'a jamais pu certifier la régularité de nos comptes sommés. En effet, bien que
près de 100% des Comptes-Rendus Financiers des coopératives et foyers sont intégrés aux comptes du siège départemental,
tous ne sont pas vérifiés .

Il nous reste encore cet effort à fournir pour obtenir une transparence totale et sauvegarder ainsi notre reconnaissance d'utilité
publique. Ce contrôle ayant lieu fin décembre, pensez bien à nous retourner vos Comptes-Rendus Financiers vérifiés
avant le 30 septembre !

34
Fermeture d’école – Démission volontaire – Dissolution de la Coopérative

La demande de dissolution d'une coopérative OCCE doit être formulée par écrit. Elle est le résultat d'une décision de
l'Assemblée Générale de la coopérative scolaire.

L'effet essentiel et immédiat de la demande de démission volontaire de la coopérative à l'Association Départementale OCCE
est de mettre fin aux avantages procurés par l'Adhésion à une Association Loi 1901, reconnue d'utilité publique.

L'Association de fait, se disant coopérative, n'appartient plus à l'OCCE et n'a plus d'existence juridique régulière. Un
appel de cotisations ne peut être effectué au nom de la dite Coopérative.

Les labels OCCE, coopératives scolaires et foyers coopératifs sont déposés auprès de l'INPI (Institut National de la Propriété
Industrielle) et bénéficient d'une protection juridique dans le cadre du droit de propriété de la personne morale ou physique
qui a effectué le dépôt.

Un tiers qui reproduit ce sigle, label... en violation de ce droit de propriété, commet une contrefaçon et doit répondre
devant la juridiction civile (Tribunal de Grande Instance).

Le Conseil d'Administration de l'Association Départementale se prononce sur la demande de démission volontaire, prononce
la dissolution de ladite coopérative, réclame le dossier de la coopérative et clôt les comptes financiers de celle-ci.
Juridiquement, le matériel et les fonds reviennent à l'Association Départementale. (Article statutaire du Règlement-
Type).

35
Dévolution des biens

Règles générales actuellement en application :

Après retour des documents afférents à la coopérative ou au foyer coopératif :


(ces documents font partie intégrante de l'association et non de l'école ou de l'établissement).
• Carnet(s) de chèques en service, plus les souches anciennes,
• Cahiers de comptabilité,
• Pièces comptables justificatives,
• Inventaire du matériel acquis par la coopérative, le foyer,
• Cahiers de délibérations...

Et après clôture, par le Président de l'Association Départementale, du compte courant ouvert par l'OCCE :
1- Attribution du solde des comptes financiers et du matériel inscrit au registre d'inventaire de la Coopérative
• à une coopérative proche de celle qui vient de fermer ou qui reçoit les élèves de la coop fermée, :
• à une autre coopérative du département,
• à l'OCCE pour ses activités pédagogiques, ;
• à une autre association complémentaire de l'école ou voisine de l'école,

qui inscrit à son registre d'inventaire, à réception de la décision et des biens.

2- Notification des décisions à l'Inspection de l'Education Nationale, par l'OCCE.

Mise en garde

II semble que, dans certains départements, se développe une campagne tendant à faire accroire aux tuteurs de « coopératives
* » que leur adhésion à n 'importe quelle Association déclarée selon la Loi de 1901 suffit pour donner une existence juridique
régulière à leur « coopérative ».

Il paraît nécessaire de rappeler que cette existence ne peut être reconnue qu 'à la condition explicitement formulée que les
statuts de l'association se donnent pour objet la création, le développement et le fonctionnement des coopératives scolaires, cet
objet étant celui de l'association déclarée et reconnue d'utilité publique dite: «Office Central de la Coopération à l'Ecole ».

A titre d'exemple, nous indiquerons qu 'une association locale de pêcheurs à la ligne ne peut avoir une existence juridique
régulière par son affiliation à une société de coureurs à pied ou de joueurs de billard !

(* terme usurpé dans ce cas.)

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Le rôle de l’IEN

La création des Coopératives Scolaires est une mission de service public confiée à l'OCCE par l'administration de l'Education
Nationale. C'est pourquoi nous vous demandons chaque année un compte-rendu d'activités.

S'il y a un compte bancaire, nous en sommes titulaires. C'est pourquoi nous vous demandons un compte-rendu financier.

Lors de ses inspections, l'I.E.N, représentant de l'Education Nationale dans sa circonscription, doit vous demander :
 le registre des délibérations de la Coopérative,
 le registre d'Inventaire des Biens de la Coopérative,
 le cahier de comptabilité de la Coopérative.

Il est habilité à viser ces documents et à les contrôler, s'étant engagé administrativement lors de la création de la coopérative
par visa du règlement intérieur.

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Une coopérative scolaire ne peut être employeur

Le mandataire local, signataire du compte, n'a reçu qu'une délégation de pouvoirs restreinte qui ne l'autorise pas à signer
des contrats.

L'Association Départementale ne peut donc conserver en son sein des coopératives qui se placeraient en situation
d'employeur.

Quand une coopérative fait appel à des intervenants, artistes, conférenciers, prestataires de services de toutes sortes..., il faut
qu'elle se comporte simplement en client, sans avoir à signer de contrat.

Dans tous les cas, le paiement doit se faire par chèque, sur présentation d'une pièce justificative :
• s'il s'agit d'un spectacle ou d'une prestation produit par une association employant des artistes, en vérifiant la présence d'un
numéro de déclaration à la Préfecture.
• s'il s'agit d'un spectacle ou d'une prestation produit par une société commerciale ou artisanale, en vérifiant la présence d'un
numéro de SIRET, un numéro de SIREN ou encore un code APE.

Pour les artistes indépendants (intermittents du spectacle), vous pouvez utiliser le « chèque-intermittents ».

Le chèque-intermittents offre la possibilité à toutes les coopératives de traiter le salaire des artistes et des techniciens du
spectacle.

Son fonctionnement :
L'Association Départementale a recours au service de l'Association AGETA-Chèques- Intermittents (les numéros
URSSAF, SIRET et APE étant ceux de l'Association Départementale).

Veuillez prendre contact avec le siège de l'OCCE pour obtenir les imprimés, deux semaines avant la prestation.

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