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Guide pratique Projet Intensification de l’Agriculture par le Renforcement des Boutiques d’Intrants Coopératives

Guide pratique

Projet Intensification de l’Agriculture par le Renforcement des Boutiques d’Intrants Coopératives (IARBIC)

sur l’organisation et le fonctionnement d’une boutique d’intrants agricoles

et le fonctionnement d’une boutique d’intrants agricoles Guide pratique sur l’organisation et le fonctionnement
et le fonctionnement d’une boutique d’intrants agricoles Guide pratique sur l’organisation et le fonctionnement

Guide pratique sur l’organisation et le fonctionnement d’une boutique d’intrants agricoles

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Ministère de l’Agriculture et de l’Elevage Direction Générale de l’Agriculture 9854/NIR - GCP/NER/047/MUL

Projet Intensification de l’Agriculture par le Renforcement des Boutiques d’Intrants Coopératives (IARBIC)

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Ministère de l’Agriculture et de l’Elevage Direction Générale de l’Agriculture 9854/NIR - GCP/NER/047/MUL

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des Boutiques d’Intrants Coopératives (IARBIC) Guide pratique sur l’organisation et le fonctionnement

Guide pratique

sur l’organisation et le fonctionnement d’une boutique d’intrants agricoles

Août 2010

Projet Intensification de l’Agriculture par le Renforcement des Boutiques d’Intrants Coopératives (IARBIC)

Projet Intensification de l’Agriculture par le Renforcement des Boutiques d’Intrants Coopératives (IARBIC)

Sommaire

 

Avant propos Introduction Organes de gestion de la BI Gérant/gérante et le gérant-adjoint Partenaires de la Boutique d’intrant ? Entretien de la boutique d’intrants agricoles Approvisionnement de la BI en intrants Contrôle et audit des activités de la boutique d’intrants Auto-évaluation de la boutique d’intrants Annexes

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AVANT-PROPOS

Ce livret a été développé sur la base du manuel de gestion de boutiques d’intrants à caractère coopératif (manuel du gérant). Un atelier de révision de ce manuel a été organisé en mars 2010. Cet atelier après avoir révisé le dit manuel a proposé de le présenter sous forme de trois livrets illustrés pour faciliter sa compréhension.

Un premier livret destiné à tous les promoteurs et les utilisateurs, utilisatrices d’une boutique d’intrants, traite de la définition d’une boutique d’intrants.

Ce deuxième livret destiné aux comités de gestion des boutiques d’intrants, traite de l’organisation et du fonctionnement d’une boutique d’intrants.

Un troisième livret destiné aux gérants et gérantes des boutiques d’intrants, traite de la gestion d’une boutique d’intrants.

Enfin, le Projet IARBIC adresse ses vifs remerciements à tous les acteur/actrices/ actrices et actrices (organisations paysannes, services étatiques, gérants, gérantes des boutiques, projets, ONG…) qui ont voulu apporter leur contribution lors de la réa- lisation de ce document.

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Introduction

Au Niger les producteurs/productrices agricoles ont du mal à s’approvisionner en intrants de qualité pour fonder des systèmes productifs durables. La non disponibilité réelle en intrants au bon moment, au bon endroit et en petits conditionnements est probablement une des principales causes de la faible utilisation en intrants par les producteurs/productrices.

Plusieurs observations faites sur le terrain ont montré que la présence d’une bouti- que d’intrants a permis de répondre à une forte demande d’engrais au détail corres- pondant aux faibles budgets des ménages. Ce qui se traduit par une consommation plus importante de cet intrant, induisant une augmentation des rendements et de

la production agricole dans les villages équipés de boutiques d’intrants. Fort de ce

constat, plusieurs acteur/actrices/actrices en milieu rural sont en train de promouvoir les boutiques d’intrants agricoles. C’est dans le souci de faciliter la tâche de ces acteur/actrices/actrices que le Projet «Intensification de l’Agriculture par le Renforce- ment des Boutiques d’Intrants Coopératives » (IARBIC) a jugé utile de procéder à la révision du manuel de gérant et sa diffusion à grande échelle.

A fin de compléter le premier livret qui traite du processus de la mise en place d’une

boutique d’intrants agricoles, ce livret 2 porte sur l’organisation et le fonctionnement d’une boutique d’intrants agricole.

Nous espérons que cet ouvrage permettent aux acteur/actrices/actrices intéressés par les boutiques d’intrants d’approfondir leur connaissances et de s’organiser au mieux en vue d’aider les producteurs/productrices à intensifier et diversifier leur pro- duction et par voie de conséquences améliorer leur revenu et leur cadre de vie.

C’est une première édition qui sera sans doute amendée à partir des observations et des critiques qui seront formulées par les différents acteur/actrices/actrices/actrices.

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1. Organes de gestion de la BI

Dans la pratique on rencontre deux types de BI : les BI agrées et les BI qui sont créees par les OP, dans ce dernier cas, la BI est une activité de l’OP. Selon le type de BI on a les organes suivants :

1.1 BI appartenant à une organisation de producteurs/productrices

La BI se situe dans le dispositif global de l’0P (groupement de base, unions ou fédéra- tion), sa gestion fait donc intervenir des acteur/actrices jouant des rôles à de niveaux différents. Le rôle des acteur/actrices/actrices/ actrices est défini par les textes de base de l’orga- nisation (statut et le règlement intérieur).

Cependant, parallèlement aux compétences des membres élus-es de l’OP, l’OP re- crute un gérant ou une gérante avec des compétences spécifiques pour assurer la gestion rationnelle de la BI.

A l’unanimité tout le monde est d’accord que Hadjara est désormais notre Gérante !
A l’unanimité
tout le monde est
d’accord que Hadjara
est désormais notre
Gérante !

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1. Organes de gestion de la BI (suite)

1.2 Boutiques d’intrants agrées comme une organisation de producteurs/pro- ductrices

Dans le cas où la BI est une OP les organes peuvent être les suivants :

Assemblée Générale (AG),

L’Assemblée Générale est l’organe central qui (ré) unit les membres du groupement ou de l’Union.

qui (ré) unit les membres du groupement ou de l’Union. ~ Prise de décisions ordinaires et

~ Prise de décisions ordinaires et extraordinaires ;

~ élection du Comité de Gestion ;

~ exclusion d’un/d’une membre du Comité de Gestion (si faute grave p.ex.) ;

~ exclusion d’un/d’une membre du groupement (si non cotisation p.ex.) ;

~ Adoption des rapports d’activités et bilans périodiques ;

~ élaboration et adoption d’un règlement intérieur ;

~ adoption de plans d’actions (programmes d’activités) ;

~ fixation des prix de cession des intrants sur proposition du comité de gestion

~ adoption du budget (affectation des fonds de la BI, partage des dividendes, rému- nération du gérant, etc.) ;

~ adoption du règlement intérieur de la BI ;

~ dissolution de la BI ;

~ etc.

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1. Organes de gestion de la BI (suite)

1.2 Boutiques d’intrants agréees comme une organisation de producteurs/pro- ductrices (suite)

Conseil d’administration

A la prochaine AG nous allons sou- mettre ces deux points pour amendement et
A la prochaine
AG nous allons sou-
mettre ces deux points
pour amendement
et

Le conseil d’administration est chargé de :

~ établir à la fin de chaque campagne la situation de la BI notamment le compte d’exploitation général.

~ prendre des décisions pour les futures orientations stratégiques de la BI notam- ment la diversification des rôles, etc.

~ faire une restitution des activités de la BI à l’AG ;

~ recruter en cas de besoin le gérant ou la gérante.

En fonction de la liste des tâches et responsabilités à assurer, la BI peut décider du nombre de responsables à désigner. Idéalement, le conseil d’administration doit être composé de : 1 Président/e; 1 Secrétaire, 1 Trésorier. Le choix des responsables se fera en tenant compte des qualités nécessaires pour remplir ses taches et responsa- bilités.

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1. Organes de gestion de la BI (suite)

1.2 Boutiques d’intrants agrées comme une organisation de producteurs/pro- ductrices (suite)

Les rôles des membres du conseil d’administration

(suite) Les rôles des membres du conseil d’administration Le président ou la présidente : est chargé
(suite) Les rôles des membres du conseil d’administration Le président ou la présidente : est chargé
(suite) Les rôles des membres du conseil d’administration Le président ou la présidente : est chargé

Le président ou la présidente : est chargé (e) de :

~ convoquer et présider les séances d’Assemblée Générale (AG) ordinaires et extraordinaires ;

~ assurer la représentation de la BI (face aux partenaires, aux autorités, à la justice,…) ;

~ signer les correspondances ;

~ co-signer les autorisations de dépenses avec le trésorier conseiller

~ animer la structure;

~ être garant du bon fonctionnement de la BI et de l’application du règlement intérieur. Veiller à l’application des sanctions le cas échéant ;

Le ou la secrétaire : est chargé (e) de :

~ l’enregistrement des actes posés en Assemblée Générale ;

~ la rédaction des procès verbaux ;

~ la rédaction des correspondances ;

~ la réception et la lecture des correspondances reçues ;

~ la tenue du registre des membres ;

~ la tenue à jour de la situation des biens de la BI (inventaires,

avoirs, etc) ;

~ le classement des archives (courriers entrants et sortants, rè- glement intérieur, procès verbaux, etc.)

Le trésorier ou la trésorière : est chargé (e) de :

~ l’encaissement et le décaissement des fonds de vente des pro-

duits

,

les versements et retraits à la banque ;

~ la tenue du cahier de trésorerie où il notera tous les mouve- ments financiers. Il garde aussi les pièces justificatives ;

~ la récolte périodique des fonds de la caisse du gérant/gérante et le contrôle de la bonne gestion comptable de celui-ci ;

~ l’archivage de toutes les pièces justificatives (bons de comman- de, proforma, facture, livret de banque ou de caisse, …).

~ contresigner, avec le Président/présidente du CA, les autorisa- tions de dépenses demandées par le comité de gestion de la boutique.

~ rendre compte, au CA et à l’AG, de la situation de la boutique, de manière collégiale avec les responsables d’approvisionne- ment et le gérant/gérante de la BI.

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Organes de gestion de la BI (suite et fin)

Boutiques d’intrants agrées comme une organisation de producteurs/produc- trices (suite et fin)

Je pense que la trésorière doit nous expliquer d’abord ce fond a été utilisé.
Je pense que
la trésorière doit
nous expliquer d’abord
ce fond a été utilisé.

Comité de Contrôle

d’abord ce fond a été utilisé. Comité de Contrôle Les membres du Comité de Contrôle sont

Les membres du Comité de Contrôle sont les commissaires aux comptes (3 person- nes dont au moins une femme) et ont pour rôle de vérifier la conformité des opérations commerciales de la BI. Avec notamment :

~ le contrôle du respect des documents de gestion ;

~ le contrôle de la caisse ;

~ le contrôle des comptes (trésorier ou banque) ;

~ le contrôle des stocks ;

~ le contrôle des inventaires (biens mobiliers et immobiliers) ;

~ le contrôle des procédures de fixation des prix de vente ;

~ le contrôle de l’affectation des dotations aux amortissements et provisions ;

~ Etc.

Les Commissaires aux comptes ne préviennent pas de la date ou l’heure de leurs visites. Ils rendent ensuite compte à l’AG.

Qualités recherchées du présidente (e) et du trésorier (e) :

~ Le, la Président (e) sera un homme ou une femme respecté, sage, ayant une cer- taine habitude de l’administration, capable de défendre la BI en public, capable d’animer des réunions;

~ Le, la trésorier (e) doit être avant tout un homme, une femme de confiance, ca- pable de garder de l’argent qui ne lui appartient pas. Il, elle devrait être stable au village car il, elle sera souvent contacté pour des entrées et sorties d’argent de la BI. S’il, elle ne sait pas écrire, il, elle devra trouver un adjoint à qui il, elle a confiance pour tenir le cahier de caisse et vérifier les preuves écrites qu’il, elle reçoit (reçu, facture, ordre de dépense…).

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2. Gérant/gérante et gérant-adjoint (e)

Qui peut être gérant ou gérante d’une boutique d’intrants ?

Le gérant ou la gérante d’une BI doit être un homme ou une femme :

~ qui sait bien lire et bien écrire ;

~ honnête et franc/franche ;

~ disponible pour se déplacer et se former,

~ dynamique ;

~ qui a les qualités d’un bon négociateur/négociatrice ;

~ qui est capable de réfléchir aux stratégies commerciales ;

~ ouvert (e) et accueillant (e) ;

~ compréhensible.

Je me demande pourquoi cette année les recettes de la vente de l’engrais sont plus
Je me demande
pourquoi cette année
les recettes de la vente de
l’engrais sont plus impor-
tantes que celles des
semences !
sont plus impor- tantes que celles des semences ! Guide pratique sur l’organisation et le fonctionnement

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Gérant/gérante et le gérant-adjoint (e) (suite et fin)

Quels sont les rôles du gérant/gérante ?

Le gérant/gérante (et le gérant adjoint) d’une BI est chargé (e) de :

~ l’ouverture et de la fermeture de la BI ;

~ de la vente des produits et selon les dates et les horaires fixés par le règlement intérieur de la BI ;

~ maintient de la caisse avec les recettes journalières ;

~ décaissement périodique vers le trésorier/trésorière ;

~ la tenue des documents de gestion (cahier unique de gestion, inventaires, rapport mensuel, etc.)

~ la gestion des stocks et les prévisions de commandes ;

~ la réception des produits ;

~ le reconditionnement de certains intrants en petits conditionnements ;

~ le maintient de la propreté du magasin de la BI et du rangement des produits ;

~ l’entretien du bâtiment, du petit matériel mis en location et du mobilier de la BI ;

~ l’appui-conseil aux producteurs/productrices ;

~ etc.

~ l’appui-conseil aux producteurs/productrices ; ~ etc. Guide pratique sur l’organisation et le fonctionnement

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3. Partenaires de la Boutique d’intrants

3.1. Projets agricoles et bailleurs de fonds

Au niveau de ce partenariat, la BI bénéficie des appuis techniques et financiers lui permettant de renforcer ses capacités.

3.2.

leur projet est quand même clair et pertinent.
leur projet est
quand même clair
et pertinent.
3.2. leur projet est quand même clair et pertinent. Réseau régional et/ou national de Boutiques d’intrants

Réseau régional et/ou national de Boutiques d’intrants et/ou d’Organisa- tions de Producteurs/productrices/productrices

La BI entretient des relations solides avec les autres boutiques d’Intrants dans le cadre du groupage des commandes d’intrants et l’appui à l’auto-contrôle et à la profession- nalisation.

nous devons mettre l’accent sur l’organisation des grou- pages de commande de cette année.
nous devons
mettre l’accent sur
l’organisation des grou-
pages de commande
de cette année.
des grou- pages de commande de cette année. Guide pratique sur l’organisation et le fonctionnement

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3. Partenaires de la Boutique d’intrants (suite)

3.3. Centrale d’approvisionnement de l’Etat et autres fournisseurs privés d’intrants

A travers ce partenariat, la BI tire beaucoup des avantages tels que la réduction sur le prix de vente, accord de crédits, dépôts, vente

sur le prix de vente, accord de crédits, dépôts, vente 3.4. BI et institutions de micro-finance

3.4. BI et institutions de micro-finance

A ce niveau, la BI ouvre des comptes et négocie des crédits lui permettant de renforcer son fond de roulement.

notre banque vous offre beaucoup des avantages finan- ciers sur le crédit de 1 à
notre
banque
vous offre beaucoup
des avantages finan-
ciers sur le crédit de
1 à 5 ans

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3. Partenaires de la Boutique d’intrants (suite)

3.5. Services techniques de l’Etat

Les services techniques appuient la BI sur plusieurs aspects dont entre autres :

~ accord d’agrément de distribution de pesticides à travers le réseau de BI auquel elle appartient ;

~ conseils techniques ;

~ formations sur des nouvelles technologies ;

Nous avons besoins de votre appui technique pour la campagne de cette année
Nous avons
besoins de votre
appui technique pour la
campagne de cette
année
de votre appui technique pour la campagne de cette année 3.6. Médias : Radios, télévision La

3.6. Médias : Radios, télévision

La BI travaille avec les radios et télévision dans le cadre de la diffusion des informa- tions sur les prix, la disponibilité des intrants, l’utilisation des intrants agricoles, les activités de la BI…

des intrants agricoles, les activités de la BI… Guide pratique sur l’organisation et le fonctionnement

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3. Partenaires de la Boutique d’intrants (suite et fin)

3.7. Communes

La BI peut recevoir des appuis financiers et techniques des communes de sa zone d’intervention.

Monsieur le Maire, notre BI travaille avec tous les paysans de votre commune
Monsieur le
Maire, notre BI
travaille avec tous
les paysans de votre
commune

3.8. Institutions de recherche

La BI collabore avec les institutions de recherche dans le cadre des travaux d’expéri- mentation et informations sur les innovations agricoles.

Dès qu’on aura fini, on vous transmettra le rapport final des tests
Dès qu’on
aura fini, on vous
transmettra le rapport
final des tests

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4. Entretien de la boutique d’intrants agricoles

4.1. Aéréer la BI

Le gérant/gérante doit veiller à ce que la BI soit aérée en ouvrant les fenêtres et portes tous les jours.

aérée en ouvrant les fenêtres et portes tous les jours. 4.2. Dépoussiérer la BI Les matériels

4.2. Dépoussiérer la BI

Les matériels et les étagères de la BI doivent être quotidiennement dépoussiérés à l’aide d’un torchon propre. Les toiles d’araignées éliminées aussi.

torchon propre. Les toiles d’araignées éliminées aussi. Guide pratique sur l’organisation et le fonctionnement

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4. Entretien de la boutique d’intrants agricoles (suite)

4.3. Balayer la BI

Le gérant/gérante doit balayer chaque jour la devanture et l’intérieur de la BI.

balayer chaque jour la devanture et l’intérieur de la BI. 4.4. Ranger bien les sacs Les

4.4. Ranger bien les sacs

Les sacs de l’engrais et des semences doivent être correctement rangés sur les palet- tes, pour faciliter l’inventaire.

Empile les bien sur ces sacs.
Empile les
bien sur ces
sacs.

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4.Entretien de la boutique d’intrants agricoles (suite)

4.5. Ranger bien les produits

Les produits sont rangés sur des étagères par catégorie et ordonnés dans la boutique de manière à faciliter la recherche en cas de besoin

4.6. Orner la BI

à faciliter la recherche en cas de besoin 4.6. Orner la BI Une BI doit être

Une BI doit être attrayante, ornée de posters ou d’images publicitaires en rapport avec les produits vendus, reflétant la qualité des produits vendus, leur usage et avantages, avec des horaires d’ouverture de la BI affichées

avec des horaires d’ouverture de la BI affichées Guide pratique sur l’organisation et le fonctionnement

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4. Entretien de la boutique d’intrants agricoles (suite et fin)

4.7. Mettre en état le bâtiment de la BI

Chaque année, en début et en fin de campagne, il est nécessaire que le comité de gestion face l’état des lieux du bâtiment de la BI et effectue les réparations nécessaires.

le mur du côté Ouest a besoin de crépissage et il présente une grande fissure
le
mur du côté
Ouest a besoin
de crépissage et il
présente une grande
fissure en haut.

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5. Approvisionnement de la BI en intrants

Etape 1 : connaître les besoins de la BI

Le gérant/gérante avec l’appui du comité de gestion fait la situation du stock des pro- duits pour connaître les besoins réels de la BI en matériels et produits.

On aura besoins de 10 boites de semen- ces de carottes
On aura
besoins de 10
boites de semen-
ces de carottes

Etape 2 : s’informer sur les prix

Le comité de gestion doit se déplacer pour recueillir les informations sur les lieux, les prix pratiqués, les quantités et les qualités, les facilitées de groupage et les coûts

d’acheminement.

Faites attention, ce fournis- seur, fait des bons prix mais ses produits sont de mauvaises
Faites
attention, ce fournis-
seur, fait des bons prix
mais ses produits sont
de mauvaises qualités
bons prix mais ses produits sont de mauvaises qualités Guide pratique sur l’organisation et le fonctionnement

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des Boutiques d’Intrants Coopératives (IARBIC) 5. Approvisionnement de la BI en intrants (suite) Etape 3 :

5. Approvisionnement de la BI en intrants (suite)

Etape 3 : sélectionner les meilleurs fournisseurs

Sur la base des factures proformas reçues, le comité de gestion sélectionne le meilleur fournisseur en se référant aux critéres préalablement définis.

tiens, celui-là nous propose un bon prix pour l’achat des produit mais pour le transport
tiens, celui-là
nous propose un bon
prix pour l’achat des
produit mais pour le
transport
Je crois que
ce fournisseur
présente les prix
les plus
compétitifs et

Etape 4 : vérifier la qualité de l’engrais

Le comité de gestion fait appel au service technique de l’Etat pour une reconnaissance de la qualité des engrais avant l’achat.

Je vous recommande cet engrais parce qu’il est visiblement de meilleure qualité !
Je vous
recommande cet
engrais parce qu’il
est visiblement de
meilleure qualité !

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des Boutiques d’Intrants Coopératives (IARBIC) 5. Approvisionnement de la BI en intrants (suite et fin)

5. Approvisionnement de la BI en intrants (suite et fin)

Etape 5 : passer la commande

Le comité de gestion passe la commande des produits et matériels suivant les besoins établis de la BI.

Nous avons besoins de 5 t d’en- grais 15-15-15, 6 t de semence de mil,
Nous avons
besoins de 5 t d’en-
grais 15-15-15, 6 t de
semence de mil, 3 t de
semence de sorgho
15-15-15, 6 t de semence de mil, 3 t de semence de sorgho Etape 6 :

Etape 6 : exiger un reçu de paye et vérifier immédiatement les commandes

Le comité de gestion doit vérifier si tous les produits commandés ont été intégralement livrés. Ceci se fera en référant à la facture du paiement.

Les cartons des pesticides sont ok ainsi que les produits vétérinaires. J’ai vérifié les sacs
Les cartons
des pesticides sont
ok ainsi que les
produits vétérinaires.
J’ai vérifié les
sacs d’engrais et les
semences : il manque
1 sac d’engrais

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6. Contrôle et audit des activités de la boutique d’intrants

Trois (3) types de contrôle des activités de la BI sont prévus :

6.1. Contrôle interne

Un contrôle interne effectué (à tout moment) par les commissaires aux comptes qui ont pour mandat de vérifier sans préavis, au niveau de la boutique, les livres de caisse, le portefeuille, les biens mobiliers et immobiliers etc

cette année nous n’avons acheté que 10 semoirs qui nous ont coûté 850000 fcfa
cette
année
nous n’avons acheté
que 10 semoirs qui
nous ont coûté
850000 fcfa

6.2. Appui au contrôle interne et audit externe indépendant

La BI peut faire appel à un appui externe pour le contrôle interne par les gérants (tes) performants (tes) du réseau de BI auquel elle est affiliée. Elle peut aussi faire appel à un audit indépendant.

Cet écart est dû au retard du paiement des certains membres et puis nous avons
Cet écart est
dû au retard du
paiement des certains
membres et puis nous
avons eu une

6.3. Procédure du contrôle de la BI

Le contrôle de la BI est une opération simple qui comporte les étapes suivantes :

1. le contrôle du respect des procédures de saisie ;

2. le contrôle de la caisse ;

3. le contrôle du trésorier ou de la banque ;

4. le contrôle des stocks ;

5. le contrôle des inventaires.

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7. Auto-évaluation de la boutique d’intrants

C’est un outil de réflexion qui implique tous les membres de l’OP ou de la BI. Elle faci- lite l’analyse de la situation pour voir les points forts et les points faibles de la BI et les mesures à prendre pour les améliorer.

7.1. Présentation du bilan annuel

Dans la pratique le gérant/gérante présente, en Assemblée Générale le bilan annuel des activités de la BI ainsi que ses patrimoines.

au niveau, du
au
niveau, du
stock de semence du mil on constate une augmentation par rapport à l’année
stock de semence
du mil on constate
une augmentation par
rapport à l’année

7.2. Travaux de groupe

Les membres de la BI effectuent des travaux de groupe pendant lesquels ils ou elles apprécient, grâce à un guide d’entretien, les aspects relatifs à la gestion et l’entretien du magasin, la gestion et entretien du stock, l’approvisionnement et l’évolution du Fonds de roulement, la gestion financière, la tenue des documents de gestion, le fonc- tionnement des organes de gestion de la BI

le fonc - tionnement des organes de gestion de la BI Guide pratique sur l’organisation et

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Projet Intensification de l’Agriculture par le Renforcement des Boutiques d’Intrants Coopératives (IARBIC)

Annexe

Projet Intensification de l’Agriculture par le Renforcement des Boutiques d’Intrants Coopératives (IARBIC)

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Exemple de règlement intérieur de la boutique d’intrants

I. création et objet de la boutique d’intrants et de matériels agricoles

Article 1 : L’Organisation des producteurs/productrices (ou les producteurs/productri- ces) de …………………, a procédé ce jour, en son Assemblée Générale du

, de matériels agricoles. Seule l’AG de ………………… est habilitée à appor- ter des amendements aux dispositions du présent règlement intérieur.

……(date)……….à ……(date)…

à la création d’une boutique d’intrants et

Article 2 : La boutique d’intrants et de matériels agricoles dispose d’un local amé- nagé pour abri et étalage des produits, de sa propre personnalité morale, d’un fonds de roulement et d’une gestion distincte des autres activités de l’Union.

Article 3 : La boutique d’intrants et de matériels agricoles a pour activités :

~ Le regroupement saisonnier des commandes prévisibles d’intrants pour toutes les OP membres de l’Union et non membres qui le désirent.

~ La vente, en gros et en détail et au comptant des intrants (engrais, semen- ces, produits phytosanitaires, produits vétérinaires et zootechniques) aux membres et non membres.

~ La mise à la disposition des membres et des non membres, en location de petit outillage et matériels agricoles.

~ La gestion professionnelle des stocks et de l’utilisation des pesticides, en relation avec les brigadiers phytosanitaires agréés.

~ La fourniture gratuite de conseils, à la demande du client ou par afficha- ge, sur les modes d’emploi des intrants et du matériel agricole acheté ou loué.

~ La formation gratuite des membres et payante pour les non membres sur les techniques d’utilisation des intrants et du matériel agricole.

~ La diffusion gratuite des résultats de démonstrations de techniques agri- coles disponibles.

~ La vente de tout produit ou service que les OP jugent bénéfiques pour leur essor.

II. le capital de la boutique d’intrants et de matériels agricoles

Article 4 : Le capital de la boutique d’intrants est constitué des parts sociales sous- crites et libérées par les membres, fixées à …………………FCFA/membre, augmenté par les produits des opérations menées et éventuellement par les cotisations supplémentaires des membres, les emprunts et les subven- tions.

Article 5 : En cas de retrait ou d’exclusion d’un membre, il peut prétendre, uniquement au remboursement de sa part sociale et diminuée, s’il y a lieu, des pertes subies par le capital social.

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III. la gestion de la boutique d’intrants et de matériels agricoles

Article 6 : La boutique est gérée par un comité de gestion placé sous la supervision du Conseil d’Administration et sous l’autorité de l’AG, dont les membres

sont élus tous les ……………

respect des statuts de ……………………. et du présent règlement intérieur. Après fin mandat, démission ou révocation, le membre indélicat doit répa-

et révocable à tout moment pour non

ans,

rer la situation conformément aux dispositions statutaires de ……………. Le comité de gestion est composé au minimum de :

~ un ou deux gérants, recevant une prime de bilan ou une rémunération fixée par l’AG.

~ deux responsables d’approvisionnement (Président, SG).

~ un trésorier.

Article 7 : Après être formé(s) le(s) gérants (homme ou femme) se charge(nt) de :

~ ouvrir la boutique tous les jours de la semaine, en période de contre-sai- son, de …h…à …h…, sauf les …………………. ;

~ ouvrir la boutique tous les jours de la semaine, en période d’hivernage, de …h…à …h…, sauf les …………………. ;

~ ouvrir la boutique le jour de marché, de …h…à …h…, sauf les …………………. ;

~ Réceptionner et enregistrer les stocks entrés ;

~ Reconditionner les produits autorisés pour la vente en détail ;

~ Veiller à la bonne gestion des pesticides dans le kiosque et dans le dépôt de produits phytosanitaires ;

~ Afficher, dans la boutique, les prix de vente des intrants et les règlements intérieurs de location de matériels agricoles tels que décidés par l’AG, les posters publicitaires sur les intrants ainsi que les résultats disponibles des démonstrations d’intrants et matériels agricoles ;

~ Vendre au comptant les intrants en donnant des conseils d’utilisation ;

~ Enregistrer toutes les ventes de produits et location de matériels agricoles, suivant une méthode de suivi facilitant l’évaluation et le contrôle ;

~ Tenir à jour et dans l’exactitude la comptabilité de la boutique (volumes des ventes, versements des recettes au niveau du trésorier, …) ;

~ Entretenir les équipements, les matériels agricoles de location, nettoyer régulièrement les alentours et l’intérieur de la boutique ;

~ Suivre les stocks et formuler des commandes auprès du comité d’achat ;

~ Faire des exposés aux visiteurs ;

~ Rendre compte, au CA et à l’AG, de la situation de la boutique, de manière collégiale avec les responsables d’approvisionnement.

Article 8 : Les responsables d’approvisionnement en intrants sont chargés de :

~ Faire une prospection des prix des intrants au niveau des fournisseurs ;

~ Approvisionner régulièrement la boutique d’intrants, en suivant les stocks ~ Recenser les besoins et les commandes des intrants de la boutique d’in-

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trants ainsi que pour les OP membres de l’union, pour des commandes groupées avantageuses, éventuellement en associant les commandes des autres OP similaires ; ~ Contrôler la qualité des marchandises, négocier les prix des intrants auprès des fournisseurs, négocier la livraison des achats dans les délais oppor- tuns, effectuer les achats ou établir les bons de commandes. ~ Représenter la BI dans les accords de partenariat avec les autres BI/OP, les fournisseurs, les banques, les IMF et les projets de développement ; ~ Rendre compte, au CA et à l’AG, de la situation de la boutique, de manière collégiale avec les gérants.

Article 9 : Le trésorier est chargé de l’encaissement des recettes auprès du gérant de la boutique, du décaissement auprès du système financier où est ouvert le compte de la boutique. Il tient un livre de caisse et les pièces comptables. Il contresigne, avec le Président du CA, les autorisations de dépenses de- mandées par le comité de gestion de la boutique. Il rend compte, au CA et à l’AG, de la situation de la boutique, de manière collégiale avec les responsables d’approvisionnement et les gérants de la BI.

Article 10 : La boutique d’intrants et matériels agricoles ne fait aucune vente à crédit, ni aux membres ni aux non membres.

Article 11 : Les prix de cession des intrants sont proposés par le comité de gestion et adoptés par l’AG. Chaque prix est constitué du prix de revient du produit augmenté d’une dotation aux amortissements et aux provisions couvrant les frais d’entretien et de gestion de la BI.

Article 12 : Les dotations aux amortissements et aux provisions réalisées par la bou- tique sont consacrées à l’augmentation du fonds de roulement ou à la couverture des frais d’entretien et de gestion, sauf décision contraire de l’AG.

IV. le contrôlé et l’audit des activités de la boutique d’intrants

Article 13 : Trois (3) types de contrôle des activités de la BI sont prévus : contrôle interne par les commissaires aux comptes, appui à l’autocontrôle par les gestionnaires performants du réseau de BI, audit externe indépendant. Les contrôles porteront soit à la fois soit sur l’un ou deux des objets sui- vants : la gestion financière, la gestion des biens matériels, le marketing, la gestion des pesticides.

…………………………

A ………………………

L’Assemblée Générale