ASPECTOS CONTABLES

Mucho se habla de la contabilidad de caja o por el sistema de caja, ¿pero qué es en sí la

contabilidad de caja?

La contabilidad de caja, conocida también con contabilidad por el sistema de caja, consiste en
reconocer los ingresos cuando efectivamente son recibidos, y los gastos cuando efectivamente
son pagados, desembolsados.

De allí viene el nombre de contabilidad de caja, puesto que los valores sólo son
reconocidos cuando entran o salen de la caja.

El mejor ejemplo para explicar este sistema de contabilidad, es cuando se hace una venta a
crédito. En este caso, se hace la venta pero por ser a crédito no ingresa nada a caja, por tanto
no se reconoce ninguna venta o ingreso.

Si la venta a crédito se realiza el 10 de enero, en esa fecha no se reconoce ni registra nada. Si el

pago lo hacen un mes después, será en febrero en que se reconozca o registre el ingreso de la
venta.

Igual sucede con los gastos. Estos sólo se reconocen en el momento en que salga el dinero de
la caja, en que sucede afectivamente la erogación.

En la contabilidad de caja nada se registra o reconoce hasta tanto no haya pasado por caja,
hasta tanto no ingrese o salga de la caja.

En la contabilidad por el sistema de caja, como se puede observar, sólo se reconocen hechos
consumados; no se contabilizan derechos, como en el caso de la venta a plazos, que aunque se
ha adquirido el derecho a cobrar un valor y ese derecho está respaldado por un título valor
[factura], no se reconoce hasta tanto ese derecho se haga efectivo, es decir hasta que el
cliente pague la factura.

El concepto de caja en el ámbito contable se aplica para referirse a la parte de la cuenta donde
se registran las entradas de dinero en efectivo o por cheques o en valores representativos de
sumas dinerarias, y los egresos también de dinero efectivo o de cheques. Tiene por finalidad
ordenar las entradas y salidas de dinero.

Figura todo el ingreso y el egreso que no se halla en la cuenta Bancos, dinero este último que
no se tiene disponibilidad inmediata. Cuando se vende a crédito no se registra ese ingreso
pues debe esperarse para efectivizar el cobro.

El Libro de Caja, es un libro auxiliar aunque obligatorio, es un registro contable que muestra la
liquidez de una empresa, su disponibilidad de efectivo en el tiempo, certificados con los
debidos comprobantes que justifican el ingreso o el egreso.

En el sector izquierdo del Libro de Caja se consignan bajo la columna titulada “Debe” los
ingresos y cobros efectivos o por cheque, mientras a la derecha, en el “Haber” van las
erogaciones por pagos o gastos, y depósitos bancarios, más los cheques emitidos, consignando
además la cuenta de la que salieron los fondos o a la que ingresaron. Cada cuadro se completa
con el mes y el año de la transacción que figuran en la parte superior del cuadro
correspondiente.

La cuenta “Caja” se acredita cuando un pago es efectuado, y se debita la cuenta cuando se

produce la recepción del dinero efectivo o en cheque.

Cada mes las operaciones de este libro auxiliar se trasladan a un libro principal, llamado
“Diario”.

Auditoria de caja y bancos es determinar con un cierto grado de seguridad que

las operaciones al contado y los saldos de bancos son adecuados y válidos, el auditor debe
obtener la evidencia suficiente como para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como
aparecen en el balance de situación, reflejan debidamente todas las partidas de efectivo y
equivalentes en efectivo disponibles, en curso, o en depósito, con terceros, y que los saldos de
caja y bancos reflejan una división correcta entre cobros y desembolsos.

Habitualmente la auditoria de caja y bancos estudia fundamentalmente la adecuación y validez

de las operaciones y saldos, puesto que la adecuación y validez de estos elementos describe la
situación que se produce cuando no existen errores o irregularidades.

La auditoría de Caja y Bancos, es el examen de los cobros y desembolsos (operaciones en

efectivo) y del efectivo disponible y en depósito (saldos de caja y bancos, esto con el propósito
de verificación de las operaciones en efectivo y los saldos de caja y Banco resultantes
enfocando hacia una organización comercial cuyos ingresos provienen de las ventas, pero
también se puede aplicar a cualquier tipo de empresa, incluyendo aquellas sin fin de lucro,
para lo cual se tendrá que tener en cuenta los siguientes conceptos:

1. CUENTA GENERAL DE EFECTIVO: Es la cuenta bancaria en la mayoría de las organizaciones a

través de depósitos y desembolsos para todas las demás cuentas de bancos se suelen efectuar
a través de la cuenta general.

2. CUENTA BANCARIA DE FONDO FIJO: En muchas empresas, mantienen una cuenta con un
saldo fijo , los únicos depósitos que se efectúan en esta cuenta son el importe líquido a percibir
por los empleados, de forma periódica, y los únicos desembolsos son los cheques de pago, a
los mismos. Se debe de tener en cuenta la circulación del fondo bancario dentro la auditoría
para verificar de la exactitud de los saldos bancarios recogidos en el balance, y debe analizarse
lo siguiente:

Toda clase de saldos haciendo constar si los mismos son restringidos o no, e indicando
la naturaleza de la restricción en caso de que esta exista.

Cuentas que hayan tenido movimiento durante el pasado año y que aparezcan saldadas al
cierre del ejercicio, indicando los detalles de dichas cuentas.

Préstamos o anticipos pendientes de liquidación y no incluidos en las cuentas de los apartados

anteriores.
Total de las letras.

Pormenores sobre toda clase de valores a favor de la empresa auditada que

hayan estado en poder del banco, en custodia o en depósito.

Personas que figuran en los registros del banco autorizadas para la firma de cheque, letras,
endosos, indicando cuántas de ellas son indispensables.

Estas circulaciones bancarias deben de estar perfectamente controladas por el auditor, desde
su envío hasta su recepción, para que el procedimiento tenga validez.

3. FONDO FIJO DE CAJA CHICA: Es un fondo disponible en efectivo que se emplea

para compras de paca cuantía, dichos gastos se pagan al contado, normalmente este fondo
tiene una cantidad ya establecida que es reembolsable periódicamente.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos82/auditoria-caja-y-bancos/auditoria-caja-y-

bancos.shtml#ixzz4wYfzuX9K

BANCO

La definición técnica que se suele utilizar para la contabilidad bancaria, hace referencia a que
la misma es quien se ocupa de la capacitación, la medición y la valoración de todos aquellos
elementos financieros que circulen internamente en un banco.

Por otra parte comprende también la actividad de control de la información de todo el

dinero que circule en una entidad bancaria con el fin de suministrarles a los gerentes
bancarios, las herramientas para que puedan realizar la toma decisiones que determinarán
cuáles serán los próximos pasos del desarrollo de la contabilidad bancaria.

En este sentido es fundamental que se tenga en cuenta la particularidad que poseen

los bancos, ya que se debe analizar el proceso interno correspondiente a la transformación
de valores, con la finalidad de poder ofrecer flujos de información mucho más adecuados.

Para lograr esto, la contabilidad bancaria debe realizar un análisis técnico de todas las
actividades que se desarrollan en el banco; las particularidades por las cuales se destaca la
entidad; las posibilidades de la misma frente a la obtención de toda la información que
requiere y las necesidades correspondientes al flujo de la misma. Independientemente de cual
sea el caso, el objetivo más importante que posee el desarrollo de la contabilidad bancaria es
mejorar el mismo, aumentando el flujo de información económica que respecta al banco en
cuestión. De esta manera poder planificar una evolución de los productos y servicios ofrecidos
por el banco, será mucho más sencillo.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos85/la-contabilidad-bancaria/la-contabilidad-

bancaria.shtml#ixzz4wYhGXXYW
Aspectos administrativos

a)Ingresos de caja:

Todos los comprobantes de ingresos deben ser pre-numerados enoriginal y dos copias, el
original será archivado con el recibo deingreso de caja, la primera copia será archivada en el
control dedocumentos de cada Programa o Proyecto afectado y la segundacopia será
entregada al depositante en ese instante. Todos loscheques que se reciban deben ser girados a
nombre institucional.No se aceptarán cheques posfechados. Todo cheque ingresado porcaja
debe ser inmediatamente cruzado y endosado mediante unaleyenda que explique a qué
cuenta será depositado, de qué Bancoy el nombre del titular de la cuenta. No se permitirá al
Cajerorecibir dinero o valores en custodia, que no hayan sidopreviamente autorizados por el
Director Ejecutivo.

b)Egresos de caja:

Todos los fondos ingresados a Caja por cualquier concepto debenser depositados en las
cuentas bancarias el mismo día que
ocurrela operación. La persona encargada de realizar los depósitosbancarios debe verificar los
datos de la papeleta de depósito y firmar en ella en señal de haber recibido a satisfacción los
valores que se mencionan en ella. Las copias de las papeletas de
depósitocon el sello del recibidor del Banco, deben ser entregadas elmismo día del depósito al
Cajero, para sustentar los asientoscontables por el egreso de fondos. Los egresos de todas las
operaciones realizadas por caja deben ser pagadas con cheque, para facilitar el control interno.
Los pagos con cheques se efectuarán en los siguientes casos: Las facturas,
Notas de Venta y Comprobantes de liquidación de compras y prestación de servicios
presentados por los Proveedores, que sean
presentados cumpliendo con lo señalado en los numerales
anteriores. La documentación correspondiente al pago deproveedores debe ser entregado al
departamento de Contabilidad al día siguiente para su registro y archivo correspondiente. La
reposición o reembolso de compras efectuadas por el personal, referente a materiales, útiles
de oficina, de aseo, etc. que estén debidamente autorizados. Las reposiciones o reembolsos de
losgastos de viaje en el País o fuera de él y los gastos derepresentación que sean autorizados
debidamente por el
DirectorEjecutivo. Las reposiciones del fondo de Caja Chica; el Cajeroadjuntará la planilla de
liquidación y reposición del fondo de Caja Chica sustentada con los documentos de gastos. Los
pagos
deservicios de electricidad, teléfonos, agua, retenciones fiscales,tributos, impuestos municipal
es, etc. serán cancelados en lasfechas de su vencimiento.

c)Cierre de caja:

•El Cajero debe registrar todos los movimientos de Cajaefectuados durante el día en el parte
diario de ingresos y enel parte diario de pagos, en este último formato seestablecerá el saldo
de Caja.

•El cierre de Caja tendrá definida una hora específica, todaoperación de ingreso y/o egreso de
Caja, posterior al horarioestablecido de cierre, serán considerados como operacionesfuera de
hora y con fecha de registro del día siguiente.