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CONTEÚDO PROGRAMÁTICO

ÍNDICE
Valor do Documento ......................................................................................................................................2
Administrativo - Primário ..........................................................................................................................2
Histórico - Secundário ................................................................................................................................2
Processo Mnemônico ..................................................................................................................................2
Planejamento do Sistema de Arquivamento ................................................................................................4

Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins comerciais ou 1
não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos.
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Valor do Documento
Administrativo - Primário
Suporte/apoio às atividades; valor temporário; valor admi-
nistrativo, finalidade de servir à administração.
Histórico - Secundário
Presente no documento que perdeu o valor admi-
nistrativo; utilizado em pesquisas do público externo ou para a
própria instituição; finalidade de servir à história; será recolhido
ao arquivo permanente; jamais será eliminado.
Processo Mnemônico
» 1ª Idade - Corrente - Ativo - Valor Primário
» 2ª Idade - Intermediário - Semi Ativo - Valor
Primário
» 3ª Idade - Permanente - Inativo - Valor Secundário.
˃ Arquivo Corrente - é onde se localizam os documen-
tos mais utilizados; esta é a fase em que são criados os
documentos; sua tramitação é acentuada e o índice de
consultas é elevado, sua localização deve ser de fácil
acesso, podendo existir arquivos setoriais.
Os documentos com alta frequência de uso ou com grande
possibilidade de uso fazem parte de um arquivo corrente e
um documento de elevado valor primário deve permanecer
próximo ao seu local de uso em função de constantes consultas
por parte dos gestores ou administradores.
→ Rotinas de arquivamento na fase corrente:
˃ Inspeção = verificar se realmente dever ser arquivado.
Se é para anexar ou apensar ou fornecer uma informa-
ção.
˃ Análise = classificar e determinar como será codifica-
do.
˃ Ordenação = dispor os documentos conforme a codi-
ficação.
˃ Arquivamento = inserir o documento na unidade pré
estabelecida.
˃ Empréstimo ou consulta = regras para as retiradas do
documento.
O registro dos documentos é uma atividade típica dos
Arquivos Correntes e deve ser realizado no momento da criação
ou no do recebimento desses documentos. Pela lei 8.159?1991
“Considera-se Gestão de Documentos o conjunto de procedi-
mentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramita-
ção, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e interme-
diária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente”. Os Arquivos Correntes muitas vezes respondem
pelas atividades de recebimento, registro, distribuição, movi-
mentação e expedição dos documentos correntes, por isso, fre-
quentemente encontra-se na estrutura organizacional das insti-
tuições e designação de órgãos de protocolo e arquivo, arquivo
e comunicação. Embora as atividades de protocolo, expedição
e arquivo corrente sejam distintas, o ideal é que funcionem de
forma integrada, com vistas à racionalidade de tarefas comuns.
A eliminação de documentos pode ser feita no arquivo
corrente, pois a gestão de documentos compreende três fases
distintas: produção, utilização e destinação. Após análise e
avaliação dos documentos acumulados em arquivo se estabe-
lece seus prazos de guarda e determinam-se quais serão eli-
minados por não possuírem mais valor administrativo e não
2 Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins comerciais ou
não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos.
apresentarem valor secundário e quais serão recolhidos ao
Arquivo Permanente por apresentarem valor secundário.
As rotinas de classificação são: receber a correspondência;
separar oficial da particular; distribuir a particular - lembran-
do-se que a correspondência pessoal não deve ser expedida
pelas unidades de protocolo - separar as de caráter ostensivo
da sigilosa; encaminhar a sigilosa; abrir a ostensiva; interpretar
e classificar a correspondência; apor o carimbo do protocolo;
anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição;
elaborar um resumo do assunto; encaminhar os papéis ao setor
de registro e movimentação.
˃ Arquivo Intermediário - Os documentos são utiliza-
dos com menor frequência, mas não perderam seu valor
administrativo; a transferência do arquivo corrente para
o intermediário permite a otimização do espaço, pois
não há necessidade de ficarem próximos aos setores.
Documentos deste arquivo podem passar por duas si-
tuações:
» Eliminação, quando cumpriram sua função e não
possuem valor histórico ou secundário;
» Guarda permanente, já cumpriram sua função ad-
ministrativa, mas possuem valor histórico. Este pro-
cedimento é a Destinação Final.
O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica
e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja
evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a
política arquivística da instituição.
A transferência dos documentos do arquivo corrente para
o intermediário e o recolhimento para o permanente objetivam
racionalizar os trabalhos, pois facilita o arquivamento e a loca-
lização dos documentos e libera espaço e economiza recursos
materiais. Saliente-se que a transferência e o recolhimento são
feitos em razão da frequência de uso do documento e não do
seu valor. Assim, a divisão em corrente, intermediário e perma-
nente são gradações de frequência de uso e não de valor docu-
mento.
O arquivo intermediário também pode ser chamado de
transitório, pois os documentos que estão no arquivo interme-
diário conservam a classificação que lhes foi dada no arquivo
corrente. Aqueles que produziram o documento mantém
poder sobre o mesmo podendo dar autorização para que outros
o consultem. O arquivo deve, portanto, ser dirigido por profis-
sionais de arquivo conhecedores dos métodos tradicionais de
classificação e elaboração de instrumentos de pesquisa.
Os arquivos intermediários também são conhecidos como
pré-arquivos e na França a noção de pré-arquivo nasceu após
ter sido adotada nos Estados Unidos e na Inglaterra. No Brasil
a utilização do termo pré-arquivo deve-se à legislação, isso é,
ao decreto 76.387 de 2 de dezembro de 1975 que estabeleceu
que o arquivo nacional passaria a contar, a partir daquela data,
de uma “divisão de pré-arquivo” instalada em Brasília, que
foi o primeiro centro regional de arquivos intermediários que
receberia a documentação dos ministérios e demais órgãos do
governo federal.
Os documentos no arquivo intermediário conservam
a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. Os
símbolos ou notações que lhes foram atribuídos no arquivo
intermediário serão usados apenas para a localização no
momento de atender às consultas. Esses símbolos devem ser
transcritos nas duas vias das listas de transferência antes da res-
tituição ao órgão recolhedor da via que lhe é destinada.
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São objetivos do arquivo intermediário: evitar a manu-
tenção de documentos por um longo período nos setores de
trabalho e o recolhimento prematuro de documentos ao
arquivo permanente, garantir a redução dos custos de conser-
vação de documentos e potencializar o acesso à informação.
Esta fase evita que documentos que ainda possam ser utiliza-
dos sejam arquivados permanentemente e as novas notações
que são feitas no arquivo intermediário tem a única função
de facilitar sua consulta quando necessário. Saliente-se, ainda
que, a classificação feita na fase corrente deve ser mantida.
˃ Arquivo Permanente - lei 8159/1991, Art. 8º, § 3º,
“Consideram-se permanentes os documentos de valor
histórico, probatório e informativo e devem ser defini-
tivamente preservados”, ou seja, possuem Valor Secun-
dário.
Documentos que já perderam seu valor administrativo são
guardados por seu valor histórico, probatório ou informativo e
permitem conhecer a história da instituição, revelam a origem
e constituição da instituição e, portanto, jamais serão elimina-
dos.
O arranjo documental se baseia em dois métodos, estrutu-
ral e funcional, e sua aplicação tem gerado controvérsias na lite-
ratura e na prática arquivística. Contudo, observa-se, tanto na
literatura internacional quanto nacional, que não há a adoção
de um método puramente estrutural ou funcional. Uma das
dificuldades encontradas na aplicação do princípio da prove-
niência refere-se à determinação das unidades administrativas
que irão se constituir em fundos de arquivo. A escolha desses
fundos deverá obedecer a dois critérios: estrutural, quando
constituído de documentos provenientes de uma mesma fonte
geradora de arquivos e funcional, quando constituído de do-
cumentos provenientes de mais de uma fonte, reunidos pela
semelhança de suas atividades, mantido, porém, o princípio da
proveniência.
As cópias de documento desvinculadas de dossiês podem
ser descartadas, desde que o documento original esteja em boas
condições fato comprovado pelo “manual de arranjo e descri-
ção de arquivos” da associação dos arquivistas holandeses que
afirma que esta é uma das regras para o arranjo dos documen-
tos tendo ainda: o método de arranjo deve se sempre baseado
na organização primitiva; o arranjo original pode ser modifi-
cado para corrigir desvios; documentos que não estavam ori-
ginalmente juntos, só devem ser combinados se forem absolu-
tamente da mesma natureza; documentos originais não devem
ser descartados, mesmo estragados ou fragmentados.
A atividade de arranjo é típica dos arquivos permanentes
e é um processo de agrupamento de documentos singulares
em unidades significativas e de agrupamento, é, portanto, a
ordenação dos documentos em fundos, a ordenação das séries
dentro dos fundos e, caso necessário, dos itens documentais
dentro das séries. A escolha das séries e subséries obedecerão
à mesma orientação adotada para os fundos, uma vez que se
constituem em parte dos fundos. Os arquivos intermediários
não existem métodos ou princípios específicos de arranjo, já
que é mantido o feito no arquivo corrente.
A operação do arranjo resume-se à ordenação dos conjun-
tos documentais remanescentes das eliminações, obedecen-
do a critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos,
interna e externamente e a associação dos arquivistas holande-
ses cita que entre as várias regras para o arranjo deve ser esta-
belecida, tanto quanto possível, a ordem originária e só depois
Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins comerciais ou
não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos.
de um levantamento deve-se fazer qualquer alteração, e esta,
quando feita, deve ser para corrigir erros na estrutura geral do
conjunto documental e determinar se os desvios são atribuídos
a enganos ou resultados de modificações temporárias de con-
servação de documentos.
Prazos de Guarda de Documentos
→ É o tempo de permanência nos arquivos Corrente e Inter-
mediário. Relaciona-se ao valor do documento:
˃ Frequência do uso;
˃ Observância das Leis e Decretos que regulam a prescri-
ção legal;
˃ Existência de duplicidade em relação à informação
contida nos documentos;
˃ Precaução em função das práticas administrativas.
→ Características dos documentos de acordo com o prazo
de guarda:
˃ Guarda Eventual: são os documentos de interesse pas-
sageiro que não possuem valor administrativo e jurídico
para o órgão. Exemplo: material de divulgação de ter-
ceiros, convites e correspondência recebida que não se
relacionam com o desempenho de nenhuma atividade
do órgão.
˃ Guarda Temporária: são aqueles em que prevalece o
interesse administrativo como determinante do seu
valor e, consequentemente, do seu prazo de retenção.
Neste grupo estão incluídos, por exemplo, os documen-
tos:
» A. cujos textos tenham sido reproduzidos em sua to-
talidade ou parcialmente e as informações essenciais
acham-se recapituladas em outros;
» B. que apresentem repetição da informação e quali-
dade técnica inferior;
» C. que sejam cópias e duplicatas de originais desti-
nados à guarda permanente;
» D. que, mesmo originais, detêm in-
teresse administrativo apenas por
determinado período.
˃ Guarda Permanente: são documentos de valor pro-
batório, isto é, relativos a direitos, tanto de pessoas
físicas ou jurídicas quanto da coletividade, e de valor
informativo sobre as pessoas, fatos ou fenômenos,
considerados cientificamente relevantes.
→ Quanto aos órgãos públicos a guarda permanente deve
abranger os seguintes documentos:
» A. Relativos à origem, aos direitos e aos objeti-
vos da instituição. Exemplo: atos de criação (leis,
decretos, portarias, resoluções); atos constitutivos
(estatutos, contratos sociais, alvarás); documentos re-
lativos a direitos patrimoniais;
» B. Que reflitam a organização e o desenvolvi-
mento da instituição. Exemplo: todos os atos que
digam respeito à sua organização e funcionamento
(regulamentos, regimentos); planos, projetos e pro-
gramas que tratem das suas atividades-fim; gráficos
(organogramas, fluxogramas); acordos, convênios,
ajustes; atas e relatórios da direção; correspondência
que trate de suas atividades-fim;
» C. Visuais e/ou sonoros referentes a fatos da vida
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da instituição. Exemplo: programas audiovisuais,
ampliações fotográficas, filmes e fitas magnéticas
sobre comemorações, solenidades e obras;
» D. Que firmam jurisprudência. Exemplo: parece-
res normativos apreciados judicial ou administrati-
vamente e que possuam características inovadoras
não encontradas nos textos legais;
» E. Relativos à administração de pessoal. Exemplo:
acordos e reajustes salariais, planos de remunera-
ção e classificação de cargos, pastas de assenta-
mentos funcionais, processos de aposentadoria;
» F. Que respondem a questões técnico- científicas
relacionadas às atividades específicas da insti-
tuição. Exemplo: projetos, pesquisas, marcas e
patentes, plantas, manuais e relatórios técnicos;
» G. De divulgação ou de promoção da institui-
ção, dos quais deve ser guardado pelo menos um
exemplar como amostra. Exemplo: folhetos,
boletins, formulários, cartazes, convites e postais;
» H. Cujas características extrínsecas sejam de
valor artístico e cultural. Exemplo: documentos
que contêm vinhetas, iluminuras, caligrafias espe-
ciais e ortografias obsoletas.
Destinação Final dos Documentos
→ Quando o documento perde o seu Valor Administrativo
ou Valor Primário. Pode seguir os seguintes caminhos:
˃ Eliminação = documento perde o Valor Administrati-
vo e não tem Valor Histórico;
˃ Guarda Permanente = documento perde o Valor Ad-
ministrativo, mas tem Valor Histórico;
˃ Transferência = passagem dos documentos do Arquivo
Corrente para o Intermediário;
˃ Recolhimento = passagem dos documentos do Arquivo
Corrente e Intermediário para o Arquivo Permanente.
A transferência de documentos dos arquivos correntes
para os intermediários deve ser feita mediante registro em uma
listagem de transferência e esta listagem descritiva do acervo
é elaborada com o objetivo de controlar a entrada de docu-
mentos em arquivo intermediário e arquivo permanente. Por
listagem de eliminação entenda-se a relação de documentos
cuja eliminação foi autorizada por autoridade competente.
Também chamada de Lista de Eliminação.
Ciclo Vital dos Documentos
˃ Documento criado na fase Corrente, ao fim deste ele
será eliminado;
˃ Documento criado na fase Corrente; cumpre seu prazo
de guarda e é transferido para o Arquivo Intermediário,
onde cumprirá seu prazo de guarda e após será eliminado;
˃ Documento criado na fase Corrente, ao fim deste será
recolhido ao Arquivo Permanente;
˃ Documento criado na fase Corrente, ao fim deste
é transferido para o Arquivo Intermediário, onde
cumprirá seu prazo de guarda e após segue para o
Arquivo Permanente.
Gestão da Informação de Documentos
Pela lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991, art. 3º “considera-
se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e ope-
rações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
4 Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins comerciais ou
não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos.
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda perma-
nente”.
Gestão = planejamento + organização + controle +
coordenação + recursos humanos + espaço físico +
equipamentos = aperfeiçoar o ciclo documental
Objetivos
˃ Garantir, assegurar de forma eficiente a produção, a
administração, a manutenção e a destinação dos docu-
mentos;
˃ Garantir que a informação estará disponível no
momento necessário;
˃ Eliminação de documentos que não possuem Valor Ad-
ministrativo, Fiscal, Legal ou Valor Histórico;
˃ Assegurar o uso correto da Micrográfica, do processa-
mento automatizado de dados;
˃ Contribuir para o acesso e preservação dos documentos
que deverão ser guardados e preservados.
Planejamento do Sistema de Arquivamento
Definir se há centralização ou descentralização dos
Arquivos Correntes.
A opção pela descentralização ocorre somente na Fase
Corrente. Na fase Intermediária ou Permanente é obrigatória
a centralização.
Arquivos Intermediários tem como principal função a eco-
nômica, em função dos custos de se manter um arquivo com
baixo número de consultas.
Fases da Gestão de Documentos
→ São três fases básicas:
˃ Produção = elaboração dos documentos em razão das
atividades específicas de uma instituição ou setor. É a
1ª fase com as seguintes características: otimização na
criação, evitar a reprodução desnecessária de documen-
tos e ocorre na Fase Corrente.
˃ Utilização = fluxo percorrido pelos documentos; ne-
cessário para o cumprimento de sua função administra-
tiva. É a 2ª fase com as seguintes características: envolve
as atividades de protocolo; classificação dos documen-
tos; controle de acesso e recuperação da informação; é
desenvolvida a gestão de Arquivos Correntes e Interme-
diários.
˃ Destinação = atividades de análise, seleção e fixação de
prazos de guarda dos documentos; deve-se decidir quais
os documentos a serem eliminados e quais serão preser-
vados. Acontece no arquivo Corrente e Intermediário.
Deve-se avaliar e selecionar os documentos para deter-
minar o prazo de vida dos mesmos de acordo com seus
valores informativo e probatório e, caso não os tenha, a
eliminação.
Schellenberg ressaltou que a gestão na fase corrente tem
como objetivo “fazer com que os documentos sirvam aos pro-
pósitos de sua criação, tanto econômica quanto eficiente-
mente possível, e realizar sua adequada destinação depois que
tiverem atendido aos seus objetivos”.
→ Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de
gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em
quatro níveis:
˃ Nível Mínimo: estabelece que os órgãos devem contar,
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ao menos, com programa de retenção e eliminação
de documentos e estabelecer procedimentos para
recolher à instituição arquivística pública aqueles de
valor permanente;
˃ Nível Mínimo Ampliado: complementa o primeiro,
com a existência de um ou mais centros de arquivamen-
to intermediário;
˃ Nível Intermediário: compreende os dois primeiros,
bem como a adoção de programas básicos de elaboração
e gestão de formulários e correspondência e a implanta-
ção de sistemas de arquivos;
˃ Nível Máximo: inclui todas as atividades já descritas,
complementadas por gestão de diretrizes administra-
tivas, de telecomunicações e o uso de recursos da
automação.
→ Em relação ao seu Valor os documentos podem ser:
˃ Permanente Vitais = conservados indefinidamente por
serem de importância vital para a organização;
˃ Permanente = conservados indefinidamente, apesar de
não serem vitais, a informação que possuem devem ser
preservadas em caráter permanente;
˃ Temporários = podem ser descartados, após determi-
nado prazo, quando cessa o Valor do documento.
01. Julgue o item seguinte relativo a ações culturais e edu-
cativas em arquivos permanentes. Entre outras inicia-
tivas, a promoção de um acervo permanente pode ser
feita por meio da exposição de documentos, da divulga-
ção de eventos na imprensa e da publicação de material
impresso.
Certo ( ) Errado ( )
02. Assinale a opção correta com relação aos arquivos inter-
mediários:
a) Os documentos mantidos no arquivo intermediário
possuem, necessariamente, valor fiscal ou legal.
b) Os documentos do arquivo intermediário pertencem
à unidade que tem por atribuição o gerenciamento do
arquivo intermediário.
c) São formados por documentos semiativos, que não
precisam ser mantidos próximos aos usuários diretos.
d) A economia na gestão dos arquivos justifica a descen-
tralização do arquivo intermediário.
e) A passagem pelo arquivo intermediário indica que o
documento vai ter como destinação final a eliminação.
GABARITO
01 - CERTO
02 - C
Anotações:
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não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos.
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