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DIRECCIÓN EJECUTIVA

Ref. DE-1770-2015
Guatemala, 03 de agosto de 2015

Regulro Nsci^de la, Persona,


Licenciado
Dante Antonio Ávalos Aguilar
Director de Gestión y Control Interno
Registro Nacional de las Personas -RENAP-
Presente
DKCC
VCONTBOtlWTERNO
Firma;
¡Z-OO
Licenciado Avales:

Adjunto al presente remito Manual Original de Normas y Procedimientos para la


Emisión del Documento Personal de Identificación -DPI- de solicitudes realizadas en el
Extranjero, el cual se traslada debidamente firmado por las áreas correspondientes y
aprobadas por este Despacho para que continúe con la divulgación e implementación del
mismo.

Atentamente,

Lic. Rud^ Leonel Gallardo Rosales


Director Ejecutivo

c.c. Archivo
RLGR/alsc

Adjunto 01 Folder engargolado de 19 páginas

Calzada Rooseveit 13-46, zona 7


3 Nivel Edificio RENAP CENTRAL
PBX 2416-1900 CALI CENTER; 1516 www renap gob.gt
REGISTRO CENTRAL DE LAS PERSONAS

DIRECCIÓN DE PROCESOS
DIRECCIÓN DE VERIFICACIÓN DE IDENTIDAD Y
APOYO SOCIAL

DIRECCIÓN ADMINIS TRATIVA

DTA-MNP-08-15

Registro Nacional de las PefS/oaas^^AvahsAguuar


Dírectcí ds Gestión y Control Interno

APROBACION MANUAL DÉ NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA


DEL: EMISIÓN DEL DOCUMENTO PERSONAL DE
IDENTIFICACIÓN -DPI- DE SOLICITUDES
^ REALIZADAS EN EL EXTRANJERO


S£DECEhtSí^';®iAP ^ [iilio,2015
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Registro Notionol de los PejKÍnas -RENAP-
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RENAP
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Departamento de Planificación y Organización
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1 C^.adaRoosevelt 13-46, zona 7
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E^CIOÑ' A''^'<V¡STRATI\/A
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS PARA LA EMISIÓN DEL DOCUMENTO PERSONAL DE IDENTIFICACIÓN
Julio 201S
-DPI- DE SOLICITUDES REALIZADAS EN EL EXTRAN|ERO Versión 1

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Contenido

I. Introducción

Objetivo del Manual 3

Campo de Aplicación 3

IV. Base Legal 4

V. Monitoreo y Seguimiento del Manual

Vi. Simbología Utilizada 5

1. Procedimiento para la emisión del DPI de las solicitudes realizadas en el extranjero 6

2. Procedimiento de enmienda solicitada desde la oficina consular 11

3. Procedimiento para el trámite de solicitudes de pre-registro de los guatemaltecos


migrantes cuyos datos regístrales no se encuentran digitados en SIRECI 14

4. Procedimiento para entrega de los DPI al MINEX 16

Control de Cambios
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA EMISIÓN DEL DOCUMENTO PERSONAL DE IDENTIFICACIÓN Julio 2015
Versión 1
•DPI- DE SOLICITUDES REALIZADAS EN EL EXTRANJERO
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I. Introducción

El presente documento técnico-administrativo contiene los lineamientos para el proceso de


emisión del Documento Personal de identificación -DPi- de las solicitudes realizadas en ei
extranjero por guatemaltecos migrantes. En este documento se encuentran ios objetivos que se
persiguen con la elaboración del mismo, así como el campo de aplicación y la base legal.

La descripción de ios procedimientos muestra el número de pasos, actividades y responsables


de las mismas: también está representado de forma gráfica en un flujograma que muestra su
recorrido lógico. Se utiliza ia simbología del instituto Nacional Estadounidense de Estándares
(ANSI por sus siglas en inglés: American Nationai Standards Institute), que se presenta en un
cuadro para facilitar ia comprensión del lector.

II. Objetivo del Manual

Proveer un documento técnico-administrativo que norme ios procedimientos para la emisión del
DPi de las solicitudes realizadas en ei extranjero y que debe seguir ei personal de las
dependencias involucradas.

III. Campo de Aplicación

El presente Manual será de aplicación y observancia obligatoria para el personal de las


dependencias involucradas en la emisión del DPI para los guatemaltecos migrantes que residen
en ei extranjero.

Elaborad por: ftevisado por. Revlsado por VaRdado por: Validado por VaRdado por: Validadopor Aprc^aw por^

inw- iliMiai C
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MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS PARA LA EMISIÓN DEL DOCUMENTO PERSONAL DE IDENTIFICACIÓN Julio 2015
-DPI- DE SOLICITUDES REALIZADAS EN EL EXTRANJERO Versión 1

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IV. Base Legal

Decreto número 90-2005 de! Congreso de la República de Guatemala, Ley del Registro Nacional
de las Personas y sus reformas.

Acuerdo de Directorio número 25-2011, inscripción de nacidos en el extranjero de padres


guatemaltecos.

Acuerdos de Directorio números 76-2012, 24-2013 y 27-2013, "Criterios Regístrales".

Acuerdo de Directorio número 55-2014, Reglamento de Inscripciones del Registro Civil de las
Personas.

Acuerdo de Directorio número 58-2014, solicitud del DPI de personas que residen en el
extranjero.

Acuerdo de Directorio número 106-2014, Reglamento para la emisión del Documento Personal
de Identificación -DPI- y sus reformas.

Acuerdo de Directorio número 32-2015, aprobación del "Convenio de cooperación


interinstitucíonal para la documentación de los guatemaltecos en el extranjero".

Acuerdo de Directorio número 33-2015, aprobación del costo del DPI en el extranjero.

Acuerdo de Directorio número 34-2015, documentación de guatemaltecos en el extranjero.

Convenio de cooperación interinstitucíonal para la documentación de guatemaltecos que residen


en el extranjero, suscrito por el Ministerio de Relaciones Exteriores, Registro Nacional de las
Personas y Ministerio de Gobernación.

V. Monitoreo y Seguimiento del Manual

Para garantizar la vigencia y efectividad del Manual, el Jefe del Departamento de Atención al
Migrante y Servicios en el Extranjero, el Subregistrador Central de las Personas, el Registrador
Central de las Personas, Director de Procesos, Director de Verificación de Identidad y Apoyo
Social y Director Administrativo, deberán mantener un proceso constante de revisión y solicitar la
actualización oportuna para realizar la inclusión de ajustes y modificaciones que se consideren
pertinentes, debiendo efectuarse cada vez que cualquiera de las normas y procedimientos
establecidos lo requieran.

Etoboraho por: Revisado^: Revisado por: VaHdadoTCE: Validado por: VatIdad&Bor: Validada ppr: ^ Validada por: Aproado
.—
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA EMISIÓN DEL DOCUMENTO PERSONAL DE IDENTIFICACIÓN Julio 2015
•DPI- DESOLICITUDES REALIZADAS ENELEXTRANJERO Versión 1

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VI. Simbologia Utilizada

Con el fin de facilitar la representación visual de los procedimientos, se realizan los diagramas de
flujo o flujogramas, los cuales se basan en la utilización de diversos símbolos para representar
las actividades. La simbologia utilizada para la construcción de los flujogramas del presente
Manual es la siguiente:

Simbologia utilizada (ANSI)

Inicio y Fm

Actividad

Decisión

Archivo

Llamado de procedimiento

Conector

Conector de página
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-DPI- DE SOLICITUDES REALIZADAS EN ELEXTRANJERO Versión 1

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1. Procedimiento para la emisión del DPI de las solicitudes realizadas en el extranjero

1.1. Normas

1.1.1. La información capturada será cotejada por la Dirección de Procesos por medio del
Sistema Automático de Identificación de Huellas Dactilares (AFIS) y el Sistema de
Reconocimiento Facial (FRS):

La identificación 1:N^ se realizará cuando el tipo de trámite sea:


• Primer DPI.

La identificación 1:1^, se reaiizará cuando el tipo de trámite sea:


• Reposición del DPi por actualización de datos.
• Reposición del DPi por robo o pérdida.
• Renovación.

1.1.2. El DPI será emitido con base a ia información biográfica disponible en el Sistema de
Registro Civil -SIRECI-.

1.1.3. La información capturada a través del ID o Código Único de identificación -CUi-, será
cotejada por ia Dirección de Procesos a través del "Método automático de verificación",
que comparará los datos biográficos del solicitante.

1.1.4. Cuando el "Método automático de verificación" advierta inconsistencia en los datos


biográficos y/o biométricos del solicitante, la Dirección de Procesos o ei Registro Central
de las Personas según corresponda, ejecutará ia revisión a través del denominado
"Método de verificación manual", validando la información contra el SIRECI, la base de
datos del Padrón Electoral del Tribunal Supremo Electoral y otras bases de datos
disponibles.

^Uno a varios: (1 :N) Un registro se coteja con muchos registros.


^Unb a Uno: (1:1) Ún registro se coteia con solo un registro.
HAS'* V/aJImÍ
MANUAL DE NORMASY PROCEDIMIENTOS PARA LA EMISIÓN DEL DOCUMENTO PERSONAL DE IDENTIFICACIÓN Julio 2015
Versión 1
-DPI- DE SOLICITUDES REALIZADAS EN ELEXTRANJERO

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1.1.5. La Dirección de Procesos o el Registro Central de las Personas a través de la


dependencia responsable, deberá informar al Departamento de Atención al Migrante y
Servicios en el Extranjero, en adelante DAMSE, los motivos de la suspensión del
trámite, procedimiento a seguir y documentación que fuera necesaria.

/
Elaboradomr: Revisado pon Revisado por: Validado pon Validado por: Validado por Apnbbado
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DPI-DE SOLICITUDES REALIZADAS EN EL EXTRANJERO Versión 1

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1.2. Descripción dei procedimiento para ia emisión dei DPi de las solicitudes realizadas en el
extranjero

H Responsable No. ^1

1
Recibe solicitud del guatemalteco migrante en el
extranjero para la emisión del DPI.
Dirección de Procesos a 2 Verifica datos biométricos y biográficos.
través del método
Si los datos biométricos y biográficos son
automático de 2.1
consistentes, continúa en el paso No. 10.
verificación
Si los datos biométricos o biográficos son
2.2 inconsistentes, traslada la solicitud a verificación
manual. Continúa procedimiento.
Verifica si la inconsistencia corresponde a los datos
3
biográficos.
Si los datos biográficos son inconsistentes, traslada al
Dirección de Procesos 3.1 Registro Central de las Personas para el análisis
correspondiente. Continúa en el paso No. 4.
Si los datos biográficos son consistentes, realiza el
3.2 análisis correspondiente a los datos biométricos e
informa a DAMSE. Continúa en el paso No. 5.
Registro Central de las Realiza el análisis correspondiente e informa a
4
Personas DAMSE.
Comunica al guatemalteco migrante cuál es el
DAMSE 5 problema y cómo resolverlo a través de correo
institucional.

Completa documentos de respaldo y envía a


Guatemalteco migrante 6
DAMSE.

Traslada documentos de respaldo a la Dirección de


DAMSE 7 Procesos o al Registro Central de las Personas según
corresponda.
Dirección de Procesos
Registro Central de las Resuelve realizando el procedimiento correspondiente
8
según sea el caso y traslada al estatus "Verificado".
Personas

Envía solicitud al estatus "Y-Lísto para Impresión


9
ORI".

10 Imprime el DPI.
Dirección de Procesos 11 Verifica el DPI y el contenido del chlp.
11.1 Si el DPI está correcto, continúa en el paso No. 12.
Si el DPI contiene errores, solicita reimpresión.
11.2
Regresa al paso No. 10.

Ebl Revisado pon Revisado pon Validadopon Validado por VsHdadopor. Validado por:
i f

^ < 1\
I' CÜKCMr Baaetto i
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-DPl- DE SOLICITUDES REALIZADAS EN ELEXTRANJERO Versión 1

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Responsable

12
Empaca el DPI que será enviado al extranjero y
elabora el Manifiesto de Entrega.
Traslada el DPl a la Dirección Administrativa e
13
informa a DAMSE.

DAMSE 14
Informa al guatemalteco migrante que su DPl fue
impreso y por ser enviado.
Fin del procedimiento.
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-DPI- DE SOLICITUDES REALIZADAS EN EL EXTRAN)ERO Versión 1

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1.3. Flujograma del procedimiento para la emisión del DPI de las solicitudes realizadas en el
extranjero

RENAP Versión: 1
Página: 1 de 1

ÜMltlre'CiBlnl da lia

Raabra al andtaia
Radbe aofcdud
cotraapondaMa a
para la emtUn del
loa dato
DPI
biemétrtcos a
Informa a DMdSE

Verinca datos
bioméirícosy
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Corrunieaal
Completa
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Registro Cantnl corraapondanta a documentos de
informa a DAMSE
proUenaycúmo
dalas Personas respaldo
raaofcarlo

Traslada Varncaalla
soicituda Inconsiatends
verificación corraaponda a los
maniial datos tioalfcos

RMUóM
Envía edídtud •I proCddkrniniD Traslada
al estatus-Y- Doro^on^nlt documantos de
Imprime ai DPI M^ín tM •(
Ustopara respaldo a la
Impresión OPf* Dirección

verifica el DPI y
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Empacsal DPI y
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Traslada al DPI a
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nfgranla que tu
AdminMraliva a
DPI fuá Impreso y
informa a CMM5E
por sai enviado
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-DPI- DESOLICITUDES REALIZADAS ENELEXTRANJERO Versión 1

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2. Procedimiento de enmienda soiioitada desde la oficina consuiar

2.1. Normas

2.1.1. El guatemalteco migrante inscrito o interesado, deberá proporcionar la información


pertinente, según la enmienda que se solicite, utilizando el formulario establecido para el
efecto; siendo éstas:

a. Enmienda en tilde, letra o número.

b. Enmienda por error u omisión de datos para guatemaltecos de origen o


naturalizados, adjuntado al formulario, copla de cualquiera de los siguientes
documentos:

• Cédula de vecindad.

• Certificación de la resolución de guatemalteco naturalizado o de origen


emitido por el MINEX.
• Pasaporte.
• Carta de generalidades u otro documento significativo de la identidad de la
persona.

c. Enmienda por alteración de partida en un solo campo, adjuntado al formulario,


documentos de soporte.

2.1.2. Para el trámite de la enmienda, la documentación de soporte digitalizada será recibida


por la plataforma informática creada para el efecto; la cual, deberá cumplir con lo
establecido en el Reglamento para la emisión del DPI vigente.

2.1.3. En las enmiendas por alteración en la partida, se deberá recibir la declaración jurada
administrativa ante Embajador o Cónsul guatemalteco acreditado en el extranjero,
digitalizada por la plataforma Informática creada para el efecto.
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•DPI- DESOLICITUDES REALIZADAS ENELEXTRANJERO Versión 1

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2.2. Descripción del procedimiento de enmienda solicitada desde la oficina consular

Recibe solicitud de enmienda con documentos de


1 soporte de conformidad con los Acuerdos de
Directorio vigentes.
2 Verifica si procede la enmienda registral.
Dirección de Procesos Si la enmienda registral procede. Continúa en el paso
2.1
No. 6.
Si la enmienda registral no procede, traslada a
2.2 DAMSE para que realice el análisis de la información.
Continúa procedimiento.
3 Recibe información y la analiza.
Si soluciona caso, devuelve a la Dirección de
DAMSE
3.1 Procesos para que realice la enmienda. Continúa en
el paso No. 6.
Si no soluciona el caso, traslada a la Dirección de
3.2
Verificación de Identidad y Apoyo Social -DVIAS-.
Realiza el análisis de la información y establece el
Dirección de Verificación 4 procedimiento que deberá seguir el usuario para
de Identidad y Apoyo poder solventar su situación.
Social Informa a DAMSE para que este último informe al
5
guatemalteco migrante. Continúa en el paso No. 8.
6 Realiza la enmienda solicitada.
Dirección de Procesos
7 Informa a DAMSE que realizó la enmienda.
DAMSE 8 Informa al consulado y al guatemalteco migrante.
Fin del procedimiento.
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2.3. Flujograma del procedimiento de enmienda solicitada desde la oficina consular

RENAP
HAitv HeeiMQi M ^ ^lunot
Versión: 1
Página: 1 de 1

Recibe solicitud
de enmienda

Vefiftca al
precédela
enmienda
registral

¿Ennianda
procade?

Traslada
DAMSE para
raaSce elanáisis
da la Iniermación analiza

Ra^
¿SMudona Trasladas proeadnSantoa
caso? OVIAS sagúnsaa al
caso

Realiza la Devuelve a la
enmienda Oirecddnde
soldtada Procesos

Inrorma a ireonna ai
OAMSEque cortsulado inrerma a
reaUzdla guatemalteco DAMSE
enmienda migrante
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3. Procedimiento para el trámite de solicitudes de pre-registro de los guatemaltecos


migrantes cuyos datos regístrales no se encuentran digitados en SIRECI

3.1. Descripción del procedimiento para el trámite de solicitudes de pre-registro de los


guatemaltecos migrantes cuyos datos regístrales no se encuentran digitados en SIRECI

r Responsabi

Recibe solicitud de pre-registro y documentos de


1
respaldo si los hubiere.
Realiza búsqueda de información del guatemalteco
2
migrante.
2.1 Si existe Información, continúa en el paso No. 3.
Si no existe información, traslada el expediente a
2.2 DAMSE para que indique el proceso que debe seguir
Dirección de Procesos
el usuario. Continúa en el paso No. 4.
3 Verifica si la información es correcta,
Si la Información es correcta, ingresa en SIRECI e
3.1
informa a DAMSE. Continúa en el paso No. 6.
SI la Información presenta alguna inconsistencia de
3.2 carácter registral, analiza y establece sí procede
enmienda.

j Traslada a DVIAS para análisis de información y


DAMSE 4
asesoría al usuario.
Indica procedimiento que debe seguir usuario y
DVIAS 5
notifica a DAMSE.

DAMSE 6 Notifica a Consulado y Usuario.


Fin del procedimiento.
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3.2. Flujograma del procedimiento para el trámite de solicitudes de pre-registro de los


guatemaltecos migrantes cuyos datos regístrales no se encuentran digitados en SIRECI

IRENAP Versión: 1
Página: 1 de 1

wmcoon ver R88S


SecM.fó

^ INICIO ^

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Raciba soicitud de
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Inlormadón y
OAMSE aaaaoria al usuario
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OAMSE

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corraca

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Consulado y
\eorraela7/ * alnionna a
OAMSE Usuario

No

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Versión 1
-DPI- DESOLICITUDES REALIZADAS ENELEXTRANJERO

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4. Procedimiento para entrega de los DPI al MINEX

4.1. Normas

4.1.1. La Dirección de Procesos entregará a través de manifiesto a la Dirección Administrativa


los DPI emitidos que serán enviados al extranjero; quien a su vez, será la responsable
con el acompañamiento del DAMSE de entregar al MINEX.

4.1.2. El personal de la Dirección Administrativa y del DAMSE deberán revisar los DPI
individuales contra el Packing List de la bolsa de seguridad, de forma conjunta con el
delegado del MINEX.

4.1.3. El Manifiesto de Entrega original quedará en resguardado en la Dirección Administrativa,


debiendo entregar copia del mismo y del archivo electrónico al delegado del MINEX.

4.1.4. El personal de la Dirección Administrativa deberá actualizar y enviar vía correo


electrónico a la Dirección de Procesos y Registro Central de las Personas, el reporte
electrónico de entrega; el cual, indicará la fecha que fueron entregados al MINEX y
datos de quien recibió (nombre, cargo, fecha y hora, DPI, firma y sello).
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-DPl- DE SOLICITUDES REALIZADAS EN EL EXTRANJERO Versión 1

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4.2. Descripción del procedimiento para entrega de ios DPl al MiNEX

Recibe paquetes de los DPl de la Dirección de


1
Procesos.

2
Verifica que los paquetes estén en buen estado y sin
alteraciones en su envoltorio.
Dirección Administrativa Coteja la información del Manifiesto de Entrega contra
3
el archivo electrónico.
Elabora Manifiesto de Entrega según sea el
4 Consulado y/o Estado al cual se dirigen los DPl para
ser entregados al MINEX.

5
Realizan entrega de los paquetes y el Manifiesto de
Entrega al MINEX.
Revisan con el delegado del MINEX, los DPl
6 individuales contra el Packing LIst de la bolsa de
Dirección
seguridad.
Administrativa/DAMSE
7
Solicitan firma y sello de conformidad, al delegado del
MINEX.

8
Entregan copia de! Manifiesto de Entrega y del
archivo electrónico al delegado del MINEX.
9 Actualiza el reporte electrónico.
Dirección Administrativa Envía el reporte actualizado por correo electrónico a
10 las direcciones descritas en la norma No. 4.1.4 de
este Manual.

DAMSE 11
Recibe del MINEX comprobantes de entrega del DPl
al titular o de quien éste designe.
Fin del procedimiento.
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4.1. Flujograma del procedimiento para entrega de los DPl al MINEX

RENAP Versión: 1
Página: 1 de 1

Piraoáón AdmiRietmUva Departemento de Atencmn «t Wgp-eRte t


AteRdÓii el Morertto v Setvledos en el

Recibe
paquetes de DPl

Verifica
paquetes

Cotaishi
Informaóón del
manllesto de
entrega corrtn
archivo electrdnico

Elabora ' Reeben entrego


manifiesto de
; tie loe pequetee y
. el maniieetQ de
entrega ; entrega sIMifCX

Rwleen con el
delegedodel
MNEX k» OPI
IndMduiiei

SoSdlan bme y
ueode
contomVdad de lo
tedbWe el diHgiBc
del MINEX

Actualiza el menífbA de ervege


reporta jrde erelMo
eiecbónico etfceOTKD «
delegedo del MINEX

Envía el reporte Redbe


electrónico comprabentee de
eclualzado por entrega del OPI el
correo electrOnIco Mkiar o de qiian
sdkeccionee _eete designe

( ~ )
MANUAL DE NORMAS YPROCEDIMIENTOS PARA LA EMISIÓN DEL DOCUMENTO PERSONAL DE IDENTIFICACIÓN Julio 2015
-DPI- DESOLICITUDES REALIZADAS EN ELEXTRANJERO Versión 1

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Control de Cambios

•¡|S,V©rSfiPÍ;?'a;i3 :¿SNO.FolioS^v:a lililUnidades involücradas.^:


Departamento de Atención al
Migrante y Servicios en el
Extranjero.
Registro Central de las Personas.
1 Julio 2015 19
Dirección de Procesos.
Dirección de Verificación de
Identidad y Apoyo Social.
Dirección Administrativa.
Descripción Diseño y elaboración del Manual de Normas y Procedimientos para la
emisión del Documento Personal de Identificación -DPI- de solicitudes
realizadas en el extraniero.

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