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MANUAL BASICO DE ACTIVO FIJO

2009

UNIDAD DE ACTIVO FIJO


INDICE

INTRODUCCION…………………………………………………………………………………..
.

OBJETIVOS DEL MANUAL……………………………………………………………………….

ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL MANUAL………………………………………………………

POLITICAS GENERALES DE GESTION……………………………………………………….

OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE ACTIVO FIJO……………………………………………….

OBLIGACIONES Y FUNCIONES DE LA UNIDAD DE


ACTIVO FIJO……………………………………………………………………………………….

OBLIGACIONES Y FUNCIONES DE LOS JEFES DE


UNIDADES OPERATIVAS………………………………………………………………………..

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OBLIGACIONES Y FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES
DE BIENES (CUSTODIOS)……………………………………………………………………….

10

CÓMO OPERAR EN CASOS DE: TRASPASOS, REASIGNACIONES,


SALIDAS, SINIESTROS, BAJAS, INCORPORACION DE BIENES.
TRASPASOS…………………………………………………………………………..
12

REASIGNACIONES DE BIENES DE ACTIVOS FIJOS…………………………..


15

SALIDA DE ACTIVOS FIJOS………………………………………………………..


16

ADMISION TEMPORAL (SAT)………………………………………………………


17

SALIDAS ESPECIALES DE ACTIVOS FIJOS AUTORIZADAS.

POR DERECHO CONTRACTUAL………………………………………………….


20

SALIDAS ESPECIALES CONTROLADAS POR

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LIBRO DE CIRCULACIONES……………………………………………………….
20
DESVINCULACION LABORAL DE FUNCIONARIOS…………………………….

22

SINIESTROS DE BIENES INVENTARIABLES……………………………………


23

BAJA DE ACTIVOS FIJOS…………………………………………………………..


24
INFORME TECNICO…………………………………………………………………
25
CURSAR SOLICITUD DE BAJA…………………………………………………….
26
PREPARAR PROPUESTA DE BAJA………………………………………………
27
CONFECCIONAR ACTA DE BAJA…………………………………………………
27
DESTINO FINAL (BAJA DE BIENES)………………………………………………
27
BAJA DE BIENES CON ENAJENACION…………………………………………..
27
BAJA DE BIENES SIN ENAJENACION……………………………………………
28

SOLICITUD DE COMPRA DE BIENES………………………………………………………….


29

TERMINOS Y DEFINICIONES……………………………………………………………………

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29

INTRODUCCION
Este manual básico de Activo Fijo permitirá a los funcionarios comprender mejor los

procedimientos que deberán seguir cuando tengan que informar traspasos o salidas

de bienes (temporales o definitivas), reasignaciones, siniestros y bajas de activos

fijos, para lo cual se han diseñado formularios destinados a controlar cada evento,

permitiendo así supervisar los movimientos de los bienes fiscales y salvaguardar los

intereses institucionales. Este manual es un extracto del “Manual de Procedimientos

de la Unidad de Activo Fijo”, aprobado por Decreto Exento N° 1591 del 30-10-2008, el

cual se encuentra en el enlace

http://www.unap.cl/p4_finanzas/site/artic/20081114/pags/menu.html, donde se puede

profundizar sobre la normativa vinculada a cada proceso, consiguiendo de esta

manera un mayor entendimiento de los procedimientos que se tratarán a continuación.

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OBJETIVOS DEL MANUAL

Este Manual Básico, tiene la finalidad de acercar a la comunidad universitaria los


procedimientos establecidos por la unidad de Activo Fijo, los cuales han sido
elaborados sobre la base de los criterios contables internos de la Unap, y según la
normativa de la Contraloría General de la Republica.

ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL MANUAL

El cumplimiento de las disposiciones contenidas en este manual básico, abarcará a


todos los funcionarios y a todas las sedes y centros universitarios a nivel nacional, y se
aplicaran a todos los bienes de Activo Fijo adquiridos por la Unap, incluyéndose
donaciones, herencias y proyectos.

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POLÍTICAS GENERALES DE GESTIÓN
Todos los bienes de activo fijo comprados por la UNAP son Bienes de Propiedad
Fiscal, por lo cual sólo deben ser utilizados para fines institucionales, ya que cualquier
otro uso que se les diera, estará prohibido por considerarse de carácter particular y en
consecuencia se aplicarán las medidas disciplinarias que correspondan.

La administración y control de los bienes fiscales recaerá en diferentes Unidades y


Funcionarios dependiendo del Nivel Geográfico en que sea consultado. Debido a esto
se establecen los niveles Institucional, Zonal y Regional.

a) Nivel Institucional:

La Dirección General de Finanzas, por conducto de la Unidad de Activo Fijo, tendrá


la obligación de administrar y controlar, a nivel nacional, el patrimonio fiscal que
pertenezca a la Universidad Arturo Prat.

La Unidad de Activo Fijo, ubicada en la Casa Central, por lo tanto, tendrá la


Jerarquía Funcional sobre su homologo de la Sede Victoria y del resto de los
Asistentes Regionales de esta área de control, por consiguiente, también actuará
como organismo supervisor y fiscalizador del manejo del activo fijo institucional.

b) Nivel Zonal:

Este nivel se divide en Zona Norte y Zona Sur, como consecuencia del crecimiento
y desarrollo que cada una ha alcanzando en el desempeño de sus actividades.

 Zona Norte: Compuesta por la Casa Central y las sedes comprendidas


entre Arica y Santiago.

 Zona Sur: Compuesta por la Sede Victoria, más todos los Institutos y
Centros de Estudios administrados por ella.

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c) Nivel Regional:

Se entenderá por administración y control de Bienes Fiscales a nivel regional,


aquel que se aplica dentro de una jurisdicción, por causa de la descentralización de
Unidades Académicas, y principalmente por la lejanía entre las sedes.

1. Administración Central: Compuesta por las Áreas Administrativas y


Académicas que están centralizadas en la Casa Central. La fiscalización a
cargo de la unidad de Activo Fijo.

2. Sede Victoria: El Encargado de Activo Fijo de esta Sede tendrá la


responsabilidad de administrar y controlar todos los Bienes Fiscales que sean
adquiridos por su Área de Compras, incluyendo (Institutos y Centros
administrados por ella).

3. Sedes Regionales: En las sedes regionales el jefe de Administración y


Finanzas será denominado Asistente de Activo Fijo, el cual estará a cargo de
controlar todos los bienes Inventariables de la sede.

4. Departamentos Académicos: El Oficial Administrativo correspondiente a cada


Departamento Académico, será denominado Asistente de Activo Fijo, quien
estará a cargo de ejercer la función de administrar y controlar los bienes
Inventariables que estén asignados a cada departamento.

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OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE ACTIVO FIJO
La tareas principales de la Unidad de Activo Fijo, son las de mantener, actualizar y
controlar en el ICON la correcta descripción, ubicación y estado de los bienes
considerados Inversión Real y de igual manera, aquellos bienes considerados como
Control Administrativo, así como la supervisión directa de éstos, para constatar su
existencia, correcto uso y estado de conservación.

OBLIGACIONES Y FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ACTIVO FIJO

 Para todos los efectos de este Manual de Procedimientos, la Unidad de Activo


Fijo de la Zona Norte y el Encargado de Activo Fijo de la Zona Sur, actuarán
como entidades homologas.

 Asimismo, todas las instrucciones dadas a la Unidad de Activo Fijo sobre la


administración de los bienes, y las obligaciones que tendrá que cumplir, serán
extensibles al resto de los niveles, recayendo la responsabilidad de su
ejecución, en los Asistentes de Activo Fijo de cada uno de ellos.

 La Unidad de Activo Fijo, en conjunto con la Dirección General de Finanzas y la


Unidad de Contabilidad, elaborará y difundirá la normativa integral para el
control de los Bienes Inventariables.

 Será responsable de exigir la confección de los formularios que respalden los


movimientos que provoquen variaciones en el inventario de los Bienes
Fiscales.

 En el caso de los Asistentes de Activo Fijo, enviarán los formularios a su Área


de Activo Fijo Zonal. Del mismo modo, notificarán a dicha Área, de todos los
siniestros que ocurran en las Unidades Operativas de su jurisdicción.

 También corresponderá que ellos, a solicitud de la Unidad de Activo Fijo, se


encarguen de organizar y ejecutar, un Inventario Físico General de la Unidad
Operativa a la cual pertenecen.

 La Unidad de Activo Fijo, analizará y validará la información entregada en cada


formulario, de presentarse alguna inconsistencia, la documentación será
devuelta a la Unidad Operativa de origen.

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 Mantendrá registros individuales y actualizados de los activos fijos (Inversión
Real y Control Administrativo), detallando sus características generales y
particulares.
 Efectuará y controlará la identificación de los Bienes de Activo Fijo, sean estos
antiguos o nuevas incorporaciones.

 Asegurará, mediante la verificación de las Actas de Entrega y Recepción de


Activo Fijo, que la asignación de los bienes se haya realizado conforme a lo
indicado en ellas.

 Gestionará ante la Secretaría General las Solicitudes de Baja de Bienes, para


que sean decretadas oportunamente.

 Fiscalizará cada Unidad Operativa, mediante recuentos físicos periódicos,


selectivos y rotativos de los Bienes Inventariables.

 A Nivel Regional, la función anterior la cumplirán los Asistentes de Activo Fijo,


pero las irregularidades tendrán que informarlas a la Unidad de Activo Fijo.

 Preparará la Minuta Clasificada de Bienes para la Licitación del Programa de


Seguros Generales.

 Conocerá la cobertura de las pólizas que componen el programa de seguros


generales vigente.

 Controlará que la Unidad de Tesorería realice en la fecha pactada el pago de


cuotas acordadas para el programa de seguros generales.

 Solicitará, a la Autoridad pertinente, la ejecución de investigaciones sumarias si


a consecuencia del incumplimiento de las obligaciones del Custodio de Bienes
respectivo, se hayan producido la pérdida o deterioro de alguna especie.

 A Nivel Zonal, elaborará informes relativos al Activo Fijo que hayan sido
solicitados por el Jefe de Contabilidad.
 A Nivel Zonal, revisará los informes de revalorización y depreciación de bienes
que emita el Sistema de Activo Fijo.

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 Entregará al Departamento de Contabilidad la información cuantitativa del
periodo en curso, para la conciliación correspondiente.

OBLIGACIONES Y FUNCIONES DE LOS JEFES DE UNIDADES OPERATIVAS

 Los Jefes de Unidades Operativas serán los responsables de verificar la


correcta administración de los Bienes Inventariables asignados a los
funcionarios adscritos a su área, debiendo poner énfasis en el cumplimiento de
las siguientes funciones:

 Supervisar el correcto uso, conservación y cuidado de los bienes de


su Unidad.
 Supervisar la custodia y los movimientos de los bienes de su
Unidad.
 Evaluar las necesidades de mantenimiento que requieran ciertos
bienes.

 Exigirán la aplicación de la normativa y procedimientos contenidos en el


presente Manual, y velarán por el estricto cumplimiento de ellos; así como
también de aquellas que impartan sobre la materia los organismos contralores
internos o externos. Entre estos últimos, se cuentan la Contraloría General de
la República (CGR) y la Superintendencia de Valores y Seguros (SVS).

 Los Jefes de Unidades Operativas, de acuerdo con su criterio profesional,


tendrán la facultad de designar o reasignar entre los funcionarios de su Unidad,
los Bienes Inventariables adscritos a ella, como asimismo, reubicarlos
físicamente, pero siempre y cuando se envíen a la Unidad de Activo Fijo, los
formularios de traspaso correspondientes.
La custodia de aquellos Bienes Inventariables que no están asignados a ningún
funcionario, será asumida por el Jefe de la Unidad Operativa a la cual estén
adscritos, mediante la firma del Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo.

 Tratándose de bienes con uso compartido por dos o más funcionarios, el Jefe
de la Unidad Operativa decidirá quién debe asumir la responsabilidad ante la

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UNAP. Sin embargo, cuando no sea posible tal aclaración, será él mismo quien
asuma la custodia de dichos bienes.

OBLIGACIONES Y FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DE BIENES


(CUSTODIOS)

 Estará obligado a velar por el uso, abuso, empleo ilegal y por toda pérdida o
deterioro de los bienes que tenga asignados, sin perjuicio de la responsabilidad
del Jefe de la Unidad Operativa, cuando se compruebe negligencia en su
función fiscalizadora.

 Asimismo, cuando se trate de equipos específicos o delicados, será su


responsabilidad leer los instructivos o guías de referencia que se incluyan con
el producto y que explican el modo de instalación y de operación correcto. De
este modo, evitará asumir los daños provocados como consecuencia de un uso
negligente o despreocupado.

 Utilizará los Bienes Fiscales sólo para el desarrollo de actividades académicas,


administrativas, investigativas o de extensión, debiendo adoptar todas las
medidas de resguardo que correspondan, siendo las siguientes algunas de las
más importantes:
 Que estén destinados para los fines institucionales que motivaron su
adquisición.
 Que no sean sometidos a usos inadecuados.
 Que estén bajo su custodia sólo aquellos que le hayan sido
asignados.
 Que estén adecuadamente resguardados y no expuestos a
situaciones riesgosas.
 Que reciban mantenimiento preventivo conforme lo requiera.

 El Resguardo Individual es válido sólo con la firma del Acta de Entrega y


Recepción de Activo Fijo, mediante la cual se acreditará la conformidad del
funcionario designado, respecto de las condiciones de los bienes recibidos,
descartándose impedimentos que afecten su correcto uso, control y custodia.
Conservará una copia de cada Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo que

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firme, ya que le serán pedidas al momento de etiquetar los bienes nuevos o
cuando se realicen controles de inventario.

 Dejará constancia en la “Sección 4 – Observaciones”, toda vez que encuentre


alguna disconformidad al momento de recibir los bienes solicitados.

 Solicitará la actualización de su Plancheta Personal cada vez que se


produzcan movimientos en el inventario de bienes que tiene a cargo; o bien,
solicitará que se corrija cuando aparezcan bienes que no son de su
responsabilidad o no estén respaldados por algún Acta de Entrega y Recepción
de Activo Fijo firmada por él. Esto último lo puede solicitar a la Unidad de Activo
Fijo mediante Memorando con V° B° de su Jefe de Unidad.

 Consultará los Bienes que tiene a su cargo en el Sistema de “Planchetas


Electrónicas”, que estará disponible en la Página Web de Finanzas a contar del
01 de marzo de 2010. Cualquier disconformidad con este reporte, tendrá que
comunicarla a Nivel Zonal, para su verificación y posterior corrección o
regularización. En la Zona Norte contactarse a la casilla activo.fijo@unap.cl, y
en la Zona Sur a la casilla activo.fijo.victoria@unap.cl.

 Notificará a la Unidad de Activo Fijo las diversas decisiones que involucren


Bienes Inventariables que están bajo su custodia. Para ello confeccionará los
formularios adecuados para cada caso y así dicha Unidad podrá verificar los
datos informados y otorgar su V° B° correspondiente.

 No tomará decisiones arbitrarias sobre los bienes de activo fijo, como por
ejemplo, redestinarlos a otra Unidad, desecharlos o donarlos, sin antes pedir
autorización a la Unidad de Activo Fijo; ni tampoco podrá omitir la confección
de los formularios dispuestos para cada caso o desestimar los procedimientos
establecidos en este Manual.

 Tampoco adoptará conductas reticentes sobre los bienes que tenga a su cargo,
particularmente cuando deban ser inspeccionados por las Unidades de Control
Interno o las Unidades Técnicas Internas.

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 Cuando un funcionario extravíe algún bien, que no encuentre cobertura en las
pólizas de seguro contratadas, cumplirá las formalidades estatutarias vigentes,
que generalmente obligan al Responsable de Bienes a la reposición del bien
o al pago del valor que rija en ese momento en el mercado, ya sea para uno
igual o equivalente al extraviado.

 De haberse dispuesto la destrucción de los bienes, la Unidad de Activo Fijo


confeccionará la respectiva Acta de Destrucción.

 La Unidad de Activo Fijo, una vez efectuada la donación o destrucción de los


bienes, procederá a excluirlos de los registros del inventario y posteriormente
enviará la información pertinente a la Unidad de Contabilidad.

CÓMO OPERAR EN CASOS DE:

TRASPASOS, REASIGNACIONES, SALIDAS, SINIESTROS Y BAJAS E


INCORPORACION DE BIENES

A continuación se indican los pasos a seguir en cada evento:

Traspasos de bienes Inventariables

1. El Responsable de Bienes completará el formulario “Traspaso de Bienes de


Activo Fijo”:
 Registrar Fecha y Folio interno de cada Unidad Operativa.
 Seleccionar el Tipo de Traspaso.
 Cuando se elija “Temporal” se debe indicar además el plazo acordado
para la devolución de los bienes.
 Seleccionar la Reubicación Física que corresponda.
 Indicar el Motivo del Traspaso.
 Completar los datos de las partes involucradas y el detalle de los bienes
que serán traspasados.

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2. Enviará a la Unidad de Activo Fijo una copia de este documento, debidamente
firmado por quienes entregan y reciben conforme la custodia de los bienes
involucrados. Todo formulario con datos incompletos o erróneos será
rechazado y devuelto para su corrección y posterior reenvío.
3. La Unidad de Activo Fijo, antes de archivar el formulario, dará su V°B° al
traspaso, verificando físicamente que se haya realizado conforme a lo
informado, y así procederá con la actualización de las planchetas de ambas
Unidades Operativas.

4. Cuando la Unidad que recibió el préstamo de los bienes, tenga que retornarlos
a la Unidad de Origen porque se cumplió el plazo del traspaso temporal,
concurrirá con su copia del formulario y exigirá al Responsable Titular que firme
conforme la devolución de los mismos.

5. Finalmente, La Unidad de Activo Fijo, tendrá que verificar físicamente si el


traspaso se realizó conforme a lo estipulado en el formulario. En ese momento,
plasmará su firma y timbre, registrando la fecha en que se efectuó el control.

6. En el caso de los traspasos temporales, el control se efectuará posteriormente


a la devolución de los bienes prestados.

A continuación se muestra Formulario de Traspaso de Bienes de Activo Fijo.

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NOTA: Para el llenado del formulario, consultar instructivo de llenado, para traspaso de
bienes de Activo Fijo.

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Reasignaciones de Bienes de activos Fijos

1. El Responsable de Bienes, clasificará los bienes excedentes que pueda tener a


su cargo y confeccionará un listado ordenado de ellos.

2. Cursará a la Unidad de Activo Fijo, una Solicitud de Traspaso Definitivo cuando


vaya a cederlos directamente.

3. Por el contrario, si él quisiera publicarlos en la página web de reasignaciones,


deberá solicitarlo por escrito a la Unidad de Activo Fijo, y mantener estos
bienes en su Unidad Operativa hasta que se determine el destino final de ellos.

4. En este último caso, y hasta el término del plazo de publicación, la Unidad de


Activo Fijo avisará al Responsable de Bienes respectivo, cuando existan
interesados en los bienes a su cargo, con el objeto de que formalice el traspaso
a la brevedad posible.

5. La Unidad de Activo Fijo, dará su V°B° a los movimientos, verificando


físicamente que se hayan realizado conforme a lo informado.

6. Asimismo, actualizará y reimprimirá las Planchetas Personales asociadas a


estos movimientos.

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Salida de activos fijos

1. El Responsable de Bienes completará el formulario “Control de Salida de Activo


Fijo”, teniendo presente lo siguiente:

 Dirigirá siempre el formulario a “Señor: Portería”.

 Completará todos los datos exigidos para sacar los bienes del Campus,
estos son: descripción, modelo, número de serie, código de inventario,
motivo de la salida y el plazo estimado para que retornen los bienes a
su ubicación habitual.

 Firmarán el Custodio de los bienes y el funcionario de la UNAP que los


entregará dentro o fuera del campus universitario.

2. Se entregará el formulario original con dos copias a la Unidad de Activo Fijo


para proceder con la verificación física de los datos registrados en la solicitud.
Todo formulario con datos incompletos o erróneos será rechazado y devuelto
para su corrección y posterior reenvío.

3. Una vez verificados los datos, la Unidad de Activo Fijo firmará todas las copias,
registrando la fecha y hora del retiro, y reteniendo la copia “Control de
Inventario” para su archivo propio.

4. El Responsable archivará el formulario original “Interesado”, porque tendrá que


ser firmado por la Unidad de Activo Fijo cuando los bienes sean reingresados.

5. En Portería, el personal de seguridad verificará que el código de inventario


corresponda a los bienes que son retirados. El guardia archivará la primera
copia “Control de Portería”, y anotará en el Libro de Novedades el folio de cada
formulario y todos los detalles del movimiento en cuestión.

6. Cuando se produzca el reingreso de los bienes al campus de origen, el


Responsable de Bienes concurrirá a la Unidad de Activo Fijo, con el original
“Interesado”, para que verifique físicamente que los bienes retornados son los
mismos que salieron.

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7. Una vez efectuada esta verificación, la Unidad de Activo Fijo firmará y timbrará
el Original y su copia de Archivo, registrando la fecha y hora del reingreso.

8. La Unidad de Activo Fijo, mantendrá un archivo especial de control de salida de


bienes, y conforme se vayan cumplido los plazos autorizados, pedirá al
Custodio correspondiente el reingreso de los bienes.

Normativa sobre Solicitud de Admisión Temporal (SAT)

a. Solicitud de Admisión Temporal: Corresponde al trámite que permite


autorizar la salida de Bienes de Activo Fijo al resto del País, siempre que estén
acogidos al Régimen de Zona Franca de Extensión, ya sea desde la Primera
Región de Tarapacá o de la Decimo Segunda Región de Magallanes y de la
Antártica Chilena. Este movimiento se hará ante el Servicio de Aduanas
mediante la “Solicitud de Admisión Temporal al Resto del País” (SAT).
b. La Unidad de Activo Fijo y el Encargado de Sede Victoria, realizarán todos los
trámites aduaneros inherentes a la Solicitud de Admisión Temporal al Resto del
País (SAT). A Nivel Regional, esta función será cumplida por los Asistentes de
Activo Fijo.
c. La SAT se otorgará por un plazo máximo de 90 días, dentro del cual las
mercaderías deberán retornar a la Primera Región.

d. Siempre que existan razones justificadas para que los bienes permanezcan por
más tiempo fuera de la Primera Región, se pedirá prorrogar el plazo al Director
Regional de Aduana. El cual podrá aceptar o rechazar dicha petición.

e. Debido a lo anterior, el Jefe Directo tendrá que confirmar la llegada del


funcionario en cometido, a fin de cumplir con este trámite si fuera necesario. Si
no se es informado la UNAP, esta sería multada por incumplimiento de
procedimiento estatal.

f. A Nivel Regional, la prórroga será tramitada por el Encargado o Asistente de


Activo Fijo correspondiente, a más tardar, cinco días hábiles antes que termine
el plazo.

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g. Cuando los bienes sean reingresados a la Primera Región, existe la obligación
de registrarlos ante el Servicio de Aduanas. Esta responsabilidad será del
funcionario que los tuvo a cargo durante el cometido al resto del País.

h. En el caso que los bienes vayan a ser reingresados con posterioridad a la


llegada del funcionario que los tuvo a cargo durante el cometido, existirá la
obligación por parte de éste, o de su Jefe Directo, de informar por escrito
(memorando o email) a la Unidad de Activo Fijo o Asistente de Activo Fijo que
corresponda, todos los detalles y excusas de la situación, para los efectos de
coordinar el trámite pendiente ante el Servicio de Aduanas.

i. Todos los Jefes de Unidades Operativas y demás funcionarios que hayan


solicitado una SAT y que no informen oportunamente el reingreso de los bienes
o que no hayan solicitado la prórroga correspondiente, serán responsables de
las sanciones, multas e intereses que la UNAP deba pagar por el
incumplimiento de las disposiciones legales vigentes, estando obligados a
reintegrar en forma inmediata el total de las multas e intereses.

j. será responsabilidad de los Asistentes de Activo Fijo, despachar


oportunamente a la Unidad de Activo de Fijo, toda la documentación
relacionada con los trámites aduaneros realizados.

NOTA: El funcionario interesado en cursar una SAT, solicitará el formulario


respectivo, directamente en las oficinas del Servicio de Aduanas.

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NOTA: Para el llenado del formulario, consultar instructivo de llenado, para solicitud de
Admisión Temporal (SAT).

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Salidas Especiales de activos fijos Autorizadas por Derecho Contractual

1. Como consecuencia de la naturaleza especial de esta normativa, el


procedimiento se simplifica a que los Responsables de Bienes procederán de
acuerdo con su criterio y en todo momento los bienes inventariables estarán
bajo su responsabilidad, principalmente, cuando no se encuentren al interior de
un Campus Universitario.

2. Asimismo, tampoco habrán formularios ni solicitudes que cursar, tan sólo


tendrán que mostrar los bienes cuando sean requeridos durante la fiscalización
de la Unidad de Activo Fijo o de cualquier otro ente contralor, ya sea interno o
externo a la UNAP.

3. No obstante, el Responsable de Bienes tendrá la obligación permanente de


asistir a su jornada laboral con los bienes que haya retirado con esta
modalidad, ya que en caso de ser controlados dichos bienes y no encontrados
físicamente en las dependencias de la UNAP, sólo tendrá una oportunidad para
coordinar una nueva inspección, en la cual si llegará fallar otra vez, se
procederá con las sanciones disciplinarias correspondientes.

Salidas Especiales Controladas por Libro de Circulaciones

1. El funcionario que requiera utilizar alguno de los Bienes Inventariables


mantenidos para préstamo en su Unidad Operativa, tendrá que solicitarlo,
personalmente, al Encargado del Libro de Circulaciones.

2. El Encargado de este libro, completará los datos solicitados, procurando que el


“Correlativo de Equipo” que se esté entregando, coincida con el equipo
detallado en el inventario de bienes asociado a la propia Unidad Operativa.

3. Al momento de la entrega de los Bienes se establecerá el plazo estimado para


su devolución, anotándose claramente la fecha y hora en fue retirado.

4. El funcionario solicitante, después de cerciorarse de que estén todos los


accesorios indicados en la descripción del inventario de bienes asociado,
firmará sólo el casillero que corresponde a “Salida”.

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5. Cuando se cumpla el plazo fijado anteriormente, ineludiblemente, el mismo
funcionario que recibió el préstamo de los Bienes, tendrá que devolverlos
personalmente al Encargado del Libro de Circulaciones, quien se dará el
tiempo para confirmar que los equipos devueltos correspondan a los que
fueron prestados y que estén todos los accesorios asociados a ellos.

6. El funcionario que utilizó los Bienes, al momento de devolverlos, informará de


posibles fallas que pudieron presentarse durante su funcionamiento o si
sufrieron daños físicos o de cualquier otra naturaleza, a fin de que el
Encargado del Libro de Circulaciones, pueda registrar la “Observación”
correspondiente.

7. Una vez que los equipos se hayan recibido conforme, el usuario que los
entrega, firmará el casillero de “Ingreso”, cerrando así el ciclo del préstamo.

8. Cuando existían equipos móviles con daños físicos o lógicos, el Encargado del
Libro de Circulaciones se lo notificará al Responsable de Bienes, quien primero
solicitará una Investigación Sumaria Administrativa para determinar
responsabilidades; y paralelamente, cursará una Solicitud de Traspaso para
enviarlos a “Soporte Técnico UNAP”, cuyo diagnóstico dictaminará si serán
reparados o dados de baja.

Procedimiento para Desvinculación Laboral de Funcionarios

a. El funcionario que se desvincule laboralmente de la UNAP, pedirá en la Unidad


de Recursos Humanos un Informe de Cargo, y será su obligación tramitar las
firmas que se exigen en su ruta.

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b. Para solicitar el V° B° del ítem “Inventario” a la Unidad de Activo Fijo, es
necesario que el Responsable de Bienes que esté tramitando la
desvinculación, confeccione y adjunte los formularios de traspasos
correspondientes.

c. Antes de firmar el Informe de Cargo, la Unidad de Activo Fijo actuará


dependiendo de si el funcionario desvinculado es o no Responsable de Bienes:

 Cuando sea Responsable de Bienes, verificará la existencia y


el estado actual de los bienes, validándolos con la Plancheta
correspondiente, con el fin de acreditar que el funcionario
desvinculado ha cumplido con su deber de reasignar la Custodia
de todos los Bienes que estaban a su cargo.
 Cuando no sea Responsable de Bienes, no corresponderá
exigirle obligaciones en esta materia.

d. No obstante, cuando se detecten diferencias entre la Plancheta Personal y la


revisión física, o se encuentren Bienes defectuosos por razones imputables al
funcionario desvinculado, la Unidad de Activo Fijo cumplirá con dejar
constancia de estos hechos en el Informe de Cargo y luego firmará y timbrará,
a efectos de que la Unidad de Recursos Humanos tome las medidas
estatutarias que correspondan sobre el particular.

La Unidad de Activo Fijo actualizará las planchetas de la Unidad Operativa donde se


produjo el movimiento de bienes.

Siniestros de Bienes Inventariables

1. El Responsable de Bienes, estampará la denuncia judicial y redactará la


relación de los hechos.

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2. Una vez terminada la inspección del liquidador de seguros, el Coordinador de
Siniestros exigirá una copia firmada del Acta de Inspección y Solicitud de
Antecedentes.

3. El Responsable de Bienes, gestionará dentro de un plazo no mayor a tres días,


la entrega de toda la documentación solicitada por la compañía liquidadora de
seguros.

4. La Unidad de Activo Fijo, reenviará a la compañía liquidadora de seguros toda


la documentación relacionada con el siniestro, generalmente, proporcionada
por el Responsable de Bienes o por el Coordinador de Siniestros.

5. La Unidad de Activo Fijo y el Coordinador de Siniestros, efectuarán


seguimiento al reclamo de cobertura y en consecuencia, atenderán las
diferentes solicitudes que la Compañía Liquidadora pueda realizar.

6. La Compañía Liquidadora, enviará copia del informe final de liquidación a la


Compañía de Seguros y a la Unidad de Activo Fijo.

7. La Compañía Aseguradora emitirá el finiquito de liquidación de siniestro, y lo


enviará a la Unidad de Activo Fijo.

8. La Compañía Aseguradora, después de recibir el finiquito de liquidación de


siniestro legalizado, entregará el cheque de indemnización a la Unidad de
Activo Fijo.

9. La Unidad de Tesorería ingresará el monto del cheque según las indicaciones


de la Unidad de Activo Fijo.

10. La Unidad Operativa, reemplazará los bienes siniestrados utilizando el monto


recuperado del seguro, mediante el procedimiento normal de adquisiciones.

Baja de Bienes de Activos Fijos

Normativa General sobre Baja de Activos Fijos.

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Tiene por finalidad identificar y documentar en forma íntegra y oportuna los bienes que
por su desgaste u obsolescencia ya no son útiles para el desarrollo de las actividades
institucionales.
El Jefe de Activo Fijo o su homologo regional que corresponda, conjuntamente con el
Jefe de una Unidad Operativa, podrán autorizar la baja de bienes faltantes,
abandonados y chatarra.
La elección de los bienes sujetos al proceso de baja, se hará a propia consideración
del Responsable de Bienes.
Para materializar la desincorporación de los bienes seleccionados, será necesario que
las siguientes actividades se cumplan en estricto orden: definir causal de baja, emitir
informe técnico, cursar solicitud de baja, preparar propuesta de baja, confeccionar acta
de baja y emitir decreto de baja.

1. Causales de baja de Activo Fijo, las más comunes son:


1.1. Bienes En Mal Estado
1.2. Bienes En Regular Estado
1.3. Bienes Obsoletos
1.4. Bienes Abandonados
1.5. Bienes Chatarra
1.6. Bienes Excedentes
1.7. Bienes Siniestrados

El Responsable de Bienes, tendrá que solicitar la evaluación de los bienes a la Unidad


Técnica que corresponda, por conducto de un formulario de traspaso temporal.

2. Emitir Informe Técnico


Las Unidades Técnicas acreditadas para realizar el informe técnico de los bienes de la
UNAP, de acuerdo con su naturaleza, son las siguientes:

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 Unidad de Equipamiento y Operaciones
 Área de Soporte Técnico
 Área de Audiovisuales
 Área de Redes y Comunicaciones.

NOTA: Para el llenado del formulario, consultar instructivo de llenado, para certificado
de Informe Técnico.

3. Cursar Solicitud de Baja

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En caso que el informe técnico descarte la baja de bienes, como por ejemplo, si éste
concluyera que los bienes están en buen estado, entonces el Responsable de ellos
aplicará la normativa y el procedimiento establecidos para la Reasignación de
Bienes.
A continuación se muestra formulario de solicitud de baja de bienes de activo fijo

NOTA: Para el llenado del formulario, consultar instructivo de llenado, solicitud de baja
de bienes de Activo Fijo.

4. Preparar Propuesta de Baja

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 La Unidad de Activo Fijo, evaluará cada Solicitud de Baja recibida, con
el objeto de verificar en qué condiciones se encuentran los bienes.
 Cuando considere que sean reutilizables, tendrá que reasignarlos
mediante la publicación en la página Web de reasignaciones.
 Una vez aprobada la solicitud, la Unidad de Activo Fijo preparará una
Propuesta de Baja, clasificando los bienes por su naturaleza y estado
físico para corroborar el destino final sugerido por el responsable de
bienes.

5. Confeccionar Acta de Baja

 El Comité de Baja, será la entidad que finalmente decidirá qué destino


tendrán los bienes fiscales propuestos para ser eliminados del activo fijo.
 El comité enviará a Secretaría General una copia del Acta de Baja
acompañada de toda la documentación recopilada, para solicitar la
emisión del decreto exento que formalice la baja en cuestión.

6. Destino Final
 Para disponer un destino final, el comité podrá optar entre baja con
enajenación (Subasta Pública) o baja sin enajenación (Donación o
Destrucción).

6.1. Baja de Bienes Con Enajenación

 El Responsable de Bienes, definirá una causal de baja.


 Se enviara(n) los bienes seleccionados a la Unidad Técnica que
corresponda, mediante un formulario de traspaso
 La Unidad de Activo Fijo, preparará la propuesta de baja con
enajenación.
 La Unidad Operativa deberá conservar en sus dependencias estos
bienes hasta que se haya emitido el Decreto Exento que apruebe su
baja.
 Derivará el expediente completo a Secretaría General.
 El Comité de Baja analizará la propuesta, y si está conforme,
confeccionará el acta de baja con enajenación respectiva.

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 Secretaría General, emitirá el decreto en cuestión y enviará una copia a
la Unidad de Activo Fijo.
 La Subasta Pública, podrá ser realizada por intermedio de la Dirección
de Crédito Prendario (DICREP), o por la contratación directa de un
Martillero Público, debidamente registrado.

6.2. Baja de Bienes Sin Enajenación.

 El Responsable de Bienes, definirá una causal de baja válida para los


bienes que estime necesarios desincorporar.
 Se enviaran los bienes seleccionados a la Unidad Técnica que
corresponda, mediante un formulario de traspaso.
 Se cursará ante la Unidad de Activo Fijo, la solicitud de baja anexando el
informe técnico correspondiente.
 La Unidad Operativa deberá conservar en sus dependencias estos
bienes hasta que se haya emitido el Decreto Exento que apruebe su
baja.
 La Unidad de Activo Fijo, preparará la propuesta de baja sin
enajenación.
 Derivará el expediente completo a Secretaría General.
 El Comité de Baja analizará la propuesta, y si está conforme,
confeccionará el acta de baja sin enajenación respectiva.
 Secretaría General, emitirá el decreto en cuestión y enviará una copia a
la Unidad de Activo Fijo.
 En caso de haberse dispuesto la donación de los bienes, la Unidad de
Activo Fijo confeccionará la respectiva Acta de Entrega y Aceptación,
luego, con el decreto en mano, formalizará la donación en el domicilio
del beneficiario.
 En cambio, de haberse dispuesto la destrucción de los bienes, la Unidad
de Activo Fijo confeccionará la respectiva Acta de Destrucción, luego,
con el decreto en mano, formalizará la destrucción en presencia del
Ministro de Fe designado por Contraloría Interna.

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SOLICITUD DE COMPRA DE BIENES

Toda Unidad Operativa que requiera un producto o servicio, debe realizar su petición al
Área de Compras respectiva, mediante el formulario “Solicitud de
Materiales/Servicios”.

Asimismo, quien solicita la compra indicará, obligatoriamente, al funcionario


Responsable del Bien (Custodio) y la Ubicación Física que tendrá (Dependencia).

TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

 Activo Fijo (1): Conjunto de Bienes Fiscales, Tangibles e Intangibles, que


cumplen un rol fundamental en el normal desarrollo de la actividades
institucionales, siendo susceptibles de la asignación de un código de inventario
y resguardo individual, cuya permanencia debe ser por más de un año como
mínimo, y que hayan sido adquiridos por la UNAP, recibidos en donación, o
bien, elaborados por ella misma, pues no son destinados para la venta.

 Activo Fijo (2): Todos los bienes tangibles, adquiridos por la UNAP, recibidos
en donación, o bien, elaborados por ella misma, con el fin de ser destinados a
sus diferentes dependencias para el normal desarrollo de sus funciones y que
serán usados por más de un año, o de un ejercicio contable, ya que no están
destinados para la venta, si no que integran el Patrimonio de la UNAP”.

 Bienes Fiscales: Comprende todos los Bienes que forman parte del
Patrimonio de la UNAP y que hayan sido adquiridos con fondos aportados por
el Fisco o donados por algún Organismo Estatal, incluyendo proyectos de
investigación o de extensión.

Como política interna de administración y control del Activo Fijo, en la UNAP los
Bienes Fiscales se clasifican en Bienes de Uso, Bienes Intangibles y Bienes de
Consumo.

 Bienes de Uso: Son aquellos bienes muebles e inmuebles de larga duración


dentro de la UNAP y que no se extinguen cuando ellos son utilizados,

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independientemente de su naturaleza; por ejemplo, computadores, muebles,
edificios, herramientas, automóviles, etc.

 Bienes Intangibles: Son aquellos Bienes que no tienen una existencia física y
que sólo pueden percibirse mental o intelectualmente; por ejemplo, derechos
de patentes o marcas y licencias de software.

 Bienes de Consumo: Son aquellos bienes muebles que se extinguen o se


destruyen por su uso natural y que son adquiridos con el ánimo de consumirlos
en las actividades normales de la UNAP; por ejemplo, útiles de oficina, tintas
para impresoras, insumos de laboratorios, alimentos, bebidas, etc.

Para los fines del inventario y de la contabilización, los Bienes de Activo Fijo se
diferenciarán entre Bienes Inventariables y Bienes No Inventariables.

 Bienes Inventariables: Son aquellos Bienes que cumplen con los siguientes
requisitos:
 Que sean propiedad de la UNAP.
 Que estén destinados para actividades Académicas, Administrativas, de
Investigación o de Extensión.
 Que su vida útil sea igual o superior a un año.
 Que por su costo de adquisición puedan ser catalogados como Inversión
Real o Control Administrativo, de acuerdo con el siguiente detalle:

 Bienes de Inversión Real: Son aquellos cuyo costo de adquisición es mayor


a 15 UTM, a la fecha de la compra; como por ejemplo, automóviles,
computadores portátiles, edificaciones, etc.

 Bienes con Control Administrativo: Son aquellos cuyo costo de adquisición


varía entre 2 y 15 UTM, a la fecha de la compra; como por ejemplo,
computadores, estaciones de trabajo, etc.

 Bienes Sujetos a Control por Excepción: Sobre la base del Principio


Contable de “Importancia Relativa”, excepcionalmente, algunos Bienes No

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Inventariables serán considerados Bienes con Control Administrativo;
como por ejemplo, impresoras, routers, switchs, sillones, etc.

 Bienes No Inventariables: Son aquellos que siendo propiedad de la UNAP,


estando destinados para actividades institucionales y teniendo probablemente
una vida útil igual o superior a un año, tienen un costo de adquisición menor a
2 UTM; o los que solamente por resolución contable, serán cargados a
Existencias (tema de la Unidad de Adquisiciones); como por ejemplo, artículos
de oficina, artículos de aseo, instrumental médico, insumos, materias primas,
utensilios de cocina, libros, revistas, publicaciones, planos de arquitectura, etc.

Considerando su estado de conservación se clasifican en Bueno, Regular, Malo,


Abandonado y Chatarra:

 Bienes en Buen Estado: Es la condición de los Bienes de Activo Fijo que


están operativos en perfectas condiciones técnicas y físicas, y no han sufrido
ningún tipo de reparación o de mantenimiento. Su utilidad está a un 100%.

 Bienes en Regular Estado: Es la condición que adopta un Bien de Activo Fijo


cuando se altera su calidad de "buen estado", ya sea por algún deterioro físico
o porque su desempeño presenta pequeñas fallas, pero los cuales no son lo
suficientemente graves como para calificarla de "mal estado". Su utilidad está a
un 75%.

 Bienes en Mal Estado (1): Es la condición de un Bien de Activo Fijo que llega
a un estado de desgaste total, se deteriora o se vuelven obsoletos, tanto física
como tecnológicamente, y por lo tanto fallan al prestar su servicio normal, y
tampoco es posible reutilizar o reacondicionar sus partes. Por lo general no
recibe mantenimiento. Su utilidad está a un 50% y menos.

 Bienes en Mal Estado (2): Condición de un bien cuando no puede ser puesto
en marcha con la estructura y/o el sistema de encendido que viene de fábrica,
y que tampoco es posible repararlos para recuperar su funcionamiento. Su
utilidad está a un 50% y menos.
 Bienes en Estado de Abandono: Situación en que se encuentran los bienes
muebles que fueron depositados en dependencias no habitadas o a la

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intemperie dentro de un Campus, al no ser reclamados por sus propietarios. Su
utilidad generalmente es inferior al 30%.

 Bienes en Estado de Chatarra: Estado avanzado de deterioro de un Bien de


Activo Fijo, que hace imposible su recuperación y en el caso de vehículos no
deben inscribirse en el Registro Civil. Su utilidad es nula.

 Unidad Operativa: Se entenderá por Unidad Operativa, cualquier área en que


se divida una Dirección Superior, a cuyo nivel se practica el inventario físico de
bienes de activo fijo. Dentro de estas áreas se incluyen Departamentos
Académicos, Unidades Administrativas, Escuelas, Centros e Institutos, como
asimismo, cualquiera de las secciones, oficinas o estaciones de investigación
que formen parte de su estructura organizativa, ya sea que estén dentro o
fuera de los campus universitarios.
 Incorporación de Bienes (Alta): Es la operación que registra la adición de
bienes de uso al Patrimonio de la UNAP.

 Baja de Bienes (Desincorporación): Es la operación que registra la


eliminación de Bienes Fiscales del Patrimonio de la UNAP.

 Reasignación: Tipo de traspaso definitivo, mediante el cual una Unidad


Operativa redistribuye su excedente de bienes entre otras Unidades
Operativas, ya sea directamente o mediante su publicación en la página web
de reasignaciones.

 Vida Útil: Período durante el cual se espera que un Bien Depreciable sea
usado por la UNAP. Generalmente, la vida útil de un activo fijo puede ser
expresada en años o meses y la misma varía de acuerdo con su naturaleza.

 Erogación: Cualquier transacción que implique el pago de una suma de dinero


(desembolso) o que se comprometa para un pago futuro.

 Siniestro: Todo daño causado por un hecho súbito, accidental e imprevisto,


ocurrido dentro del período de vigencia de la póliza, cuyas consecuencias
estén total o parcialmente cubiertas. Se considerará como un solo y único
siniestro el conjunto de daños y/o perjuicios derivados de una misma causa.

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 Hurto: Apropiación ilegitima de lo bienes ajenos, contra la voluntad de su
dueño, sin intimidación en las personas ni fuerza en las cosas.

 Robo: Apoderarse de los bienes ajenos empleando fuerza en las cosas o bien
violencia o intimidación en las personas.

 Daño: Detrimento o destrucción de los bienes o en perjuicio de ellos, causados


voluntaria o involuntariamente.
 Deducible: Es la suma de dinero después de la cual empieza la protección del
seguro y que se descontará de la indemnización que corresponda. En otras
palabras, cuando ocurre un siniestro, el asegurado asume las pérdidas hasta el
límite del deducible y la aseguradora cubre el resto, hasta el límite de la póliza.

 Baja de Bienes: Es la operación que registra la eliminación de los Bienes


Inventariables del Patrimonio de la UNAP.

 Asistente de Activo Fijo: Reciben esta denominación funcional todos los


Oficiales Administrativos y Jefes de Unidad adscritos a la Casa Central,
además de los Jefes de Administración y Finanzas que pertenecen a las
Sedes. Todos ellos cumplirán con la obligación de auxiliar en el control de los
Bienes de Uso adquiridos o cedidos por su respectiva Unidad Operativa. Los
Asistentes de Activo Fijo tendrán la facultad para delegar las atribuciones de
Control de Bienes de Uso en otros funcionarios subordinados.

 Plancheta Personal: Documento impreso que relaciona todos los Bienes


Inventariables existentes en cada una de las dependencias de la UNAP, y que
están a cargo de un Custodio en particular. En ella se registrará el código de
inventario, la descripción detallada de los Bienes, número de serie y el estado
de conservación actual. Cada Plancheta será firmada en duplicado por el
Responsable de Bienes, por el Jefe de la Unidad Operativa y por el Jefe de
Activo Fijo, quedando una copia en poder del primero y del último.

 Investigación Sumaria Administrativa (ISA): Consiste en un proceso breve


que se instruye con el objeto de esclarecer hechos que constituyen faltas

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administrativas no muy graves y además, en todos aquellos casos en que la ley
lo dispone expresamente.

 Sumario Administrativo: Consiste en un proceso formal de plazo mayor que


la ISA, con el fin objeto esclarecer faltas graves.

SANCIONES DERIVADAS DE UNA ISA O DE UN SUMARIO ADMINISTRATIVO

a) El incumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente Manual de


Procedimientos Administrativos se considerará falta grave y será sancionado en
los términos que resuelva la Investigación Sumaria Administrativa o el Sumario
Administrativo.

b) Las sanciones pueden ir desde anotaciones en la Hoja de Vida del


Funcionario, hasta sanciones económicas, conforme a lo establecido en el Estatuto
Administrativo que rige a la UNAP.

c) En las peores circunstancias, como dolo, mala fe, negligencia, etc., se


solicitará la intervención de la Asesoría Jurídica para derivar el caso a la justicia
ordinaria.

d) Cuando la Investigación Sumaria Administrativa o Sumario Administrativo


determine que hubo responsabilidad del Custodio de Bienes, éste restituirá los
bienes extraviados por otros de iguales o superiores características, dentro del
plazo de 30 días calendario, contados desde que se notificó al funcionario; o bien
por medio del pago al mismo valor que rija en el mercado para un bien similar o
equivalente.

e) El decreto exento que aplique sanción al funcionario deberá tener Toma de


Razón de la Contraloría Regional. En circunstancias calificadas la Dirección
General de Finanzas podrá determinar un mayor plazo al funcionario para la
restitución del Bien.

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