Curso Excel Avanzado Senati PDF

PROGRAMA NACIONAL DE INFORMATICA
Excel 2007
Avanzado
EXPERTO EN OFIMATICA
MANUAL DEL PARTICIPANTE

TA
ABLA DE
E CONTE
ENIDO
ONES DE TE
FUNCIO EXTO ................................................................................................................ 1
CIONES DE TEXTO ................................................................................................................... 2
FUNC
ARGO ................................................................................................................................... 2
LA
MAYUSC
MA ................................................................................................................................ 3
MINUSC........
M .......................................................................................................................... 3
NOOMPROPIO O ......................................................................................................................... 3
ZQUIERDA ............................................................................................................................ 4
IZ
DEERECHA .............................................................................................................................. 4
EXXTRAE ................................................................................................................................. 5
HAALLAR .................................................................................................................................. 6
ENNCONTRAR R ......................................................................................................................... 7
CONCCATENAR FUN NCIONES ............................................................................................................. 8
Fuunción conca atenar ................................................................................................................ 8
FUNCIO
ONES DE FE
ECHA Y HORA.............................................................................................. 13
LA SE
ERIE DE FECHAS DE EXCEL L ................................................................................................... 14
FORMMATO A LAS CELDAS QUE CONTIENEN FECHAS ....................................................................... 15
Applicar formato general ..................................................................................................... 15
Foormatos pred definidos ....................................................................................................... 16
Foormatos perssonalizados .................................................................................................. 17
Arritmética de fechasf .......................................................................................................... 18
Suumar días a una fecha .................................................................................................... 18
Reestar dos fecchas .............................................................................................................. 20
FUNCCIONES DE FECHA E ................................................................................................................. 21
FEECHA............................................................................................................................... 21
FEECHANUME ERO .............................................................................................................. 22
FEECHA.MES ...................................................................................................................... 23
FIIN.MES ............................................................................................................................ 23
DIIA.LAB ............................................................................................................................. 24
DIIAS.LAB........................................................................................................................... 25
DIIASEM ............................................................................................................................. 26
DIIAS360 ............................................................................................................................ 27
NUUM.DE.SEM MANA ............................................................................................................ 28
HOOY ................................................................................................................................... 29
AHHORA .............................................................................................................................. 29
DIIA ..................................................................................................................................... 30
M ................................................................................................................................... 30
MES
AÑÑO ................................................................................................................................... 30
APLIC
CACIONES DE LAS FUNCION NES DE FECHA A ............................................................................... 30
Caalcular la ed dad ................................................................................................................ 30
Caalcular el 1err día del mess de una fech ha .......................................................................... 31
FUNCIO
ONES DE BÚSQUEDA ....................
. ................................................................................ 37
FUNC
CIÓN BUSCA ARV .................................................................................................................. 38
Fu
unción BUSC CARV como parte de una a fórmula o función.
fu .............................................. 42
uscar valoress específicoss ................................................................................................ 43
Bu
Pe
ermitir entreg
ga de valoress aproximad dos.......................................................................... 44
FUNC
CIÓN BUSCA ARH .................................................................................................................. 47
CIÓN INDICE ....................................................................................................................... 49
FUNC
MEJO
ORAR LA PRES SENTACIÓN DE E LOS RESULT TADOS ...................................................................... 50
Programa N
Nacional de Informática
a I
Microsoftt Office Excell 2007 Avan
nzado
Fuunción ESBLANCO ............................................................................................................ 50 5

Fuunción COINNCIDIR ............................................................................................................. 51 5
Fuunción ESNO OD ................................................................................................................... 51
5
Búúsqueda por referencia cruzada. ...................................................................................... 51 5
Fuunción ELEG GIR ................................................................................................................... 52
5
VALID
DACIÓN DE DAATOS EN CELD DAS ............................................................................................ 53 5
Vaalidación porr Listas ............................................................................................................ 54
5
Quuitar una valiidación ............................................................................................................ 55
5
Vaalidación porr intervalo de e números, .................................................................................. 55 5
FILTRO
OS AVANZA
ADOS, HERR
RAMIENTAS
S DE DATOS
S Y ESQUEM
MAS ................................. 61
FILTR
ROS AVANZAD DOS ................................................................................................................... 62
Crriterios en un na columna................................................................................................... 63
Crriterios en un na Fila .......................................................................................................... 65
Crriterios que incluyan
in fórmmulas ......................................................................................... 66
Obbtener valore es únicos ...................................................................................................... 68
USO DE LAS HERR RAMIENTAS DE E DATOS ........................................................................................ 69
Te
exto en colum mnas ............................................................................................................ 69
Quitar valoress duplicados .................................................................................................. 71
Vaalidación de datos ........................................................................................................... 72
Coonsolidar.......................................................................................................................... 74
Annálisis Y si ....................................................................................................................... 78
Esscenarios ......................................................................................................................... 78
Crrear un esce enario ............................................................................................................ 78
Buuscar objetivvo .................................................................................................................. 82
Ta
abla de datoss ................................................................................................................... 82
TRABBAJANDO CON N ESQUEMAS ...................................................................................................... 86
Aggrupar .............................................................................................................................. 87
Deesagrupar ........................................................................................................................ 89
Crrear Subtotales ................................................................................................................ 90
Coondiciones parap crear su ubtotales .................................................................................... 90
Ussar múltipless niveles de subtotales.
s ................................................................................ 92
TABLA
AS Y GRÁFIC
COS DINÁM
MICOS.......................................................................................... 95
TRABBAJANDO CON N TABLAS DINÁ ÁMICAS ......................................................................................... 96
Insertar una ta abla dinámica a ............................................................................................... 97
Interactuar con n la tabla .................................................................................................... 100
Cóómo funciona la lista de campos c de tabla
t dinámicca ..................................................... 100
M
Modificar el disiseño de una a tabla dinám mica ...................................................................... 101
Orrganizar los campos ...................................................................................................... 102
Auumentar o diisminuir regisstros en el orrigen .................................................................... 103
Orrdenar............................................................................................................................ 103
Aggrupar y mosstrar detalless .............................................................................................. 104
Annalizar un reg gistro específico ........................................................................................ 107
Coonfigurar el campo c de da atos. ........................................................................................ 108
Foormato de Nú úmero ........................................................................................................ 109
MODIFICAR EL DISEÑO DE LA TA ABLA DINÁMICA A ............................................................................ 111
Suubtotales ........................................................................................................................ 111
M
Mostrar u oculltar totales generales ................................................................................. 112
Esstablecer el comportamie
c ento predeterrminado para a mostrar u ocultar o totale es generales
......................................................................................................................................... 113
II Program
ma Nacional de Informática
Diiseño de info orme .............................................................................................................. 114
Inssertar filas en n blanco ....................................................................................................... 115
Esstilos de tabla a dinámica .................................................................................................... 115
GRÁFFICOS DINÁMIC COS ............................................................................................................ 12 27
Crrear un inform me de gráfico o dinámico a partir de un n informe de tabla dinámiica existente
............................................................................................................................................. 12
29
Intteractuar con n gráficos din námicos .................................................................................... 13 30
CREAAR TABLAS DE ADMINISTRAC CIÓN Y ANÁLIS SIS DE DATOS RELACIONADO OS ................................ 13 30
ONES DE BA
FUNCIO ASE DE DA
ATOS ......................................................................................... 135
E DE DATOS ........................................................................................................................ 136
BASE
CIONES BD ......................................................................................................................... 136
FUNC
Siintaxis generral de las fun nciones de ba ase de datoss ........................................................ 136 1
ULARIOS Y MACROS ..................................................................................................... 143

FORMU
ACTIVVACIÓN DE LA A FICHA PROG GRAMADOR R ............................................................................ 144
DISEÑO DE FORMU ULARIOS .......................................................................................................... 144
Mostrar
M y oculltar elemento os ............................................................................................ 144
Us so de Contro oles ............................................................................................................. 147
Aggregar contro oles ............................................................................................................ 147
Foormato de co ontrol .......................................................................................................... 149
Fóórmulas relaccionadas a controles.
c ................................................................................ 152
SEGUURIDAD DE MA ACROS ............................................................................................................ 153
Fiirmas digitale es y cómo fu uncionan .................................................................................. 154
Fiirmar macros s digitalmentte ............................................................................................. 155
GRABBAR UNA NUEV VA MACRO ...................................................................................................... 155
Paara ejecutar una macro ................................................................................................. 156
Assigne su mac cro a un botó ón de coman ndos ..................................................................... 157
Veea su macro con el editor. ............................................................................................. 158
Re eferencias Relativas
R ...................................................................................................... 160
Elliminar una macro
m .......................................................................................................... 161
NTILLAS .............................................................................................................................. 162
PLAN
Us sar plantillass predefinidass ............................................................................................. 162
Crrear plantillas s personaliza adas ....................................................................................... 163
Uttilizar plantilla
as personaliz izadas ..................................................................................... 165
HERRA
AMIENTAS DE ÓN .............................................................................................. 167
D REVISIÓ
UTILIIDAD DE LAS HERRAMIENTA
H AS DE REVISIÓ ÓN ........................................................................... 168
Orrtografía............................................................................................................................ 168
1
Re eferencia, Siinónimos y trraducir ...................................................................................... 169 1
ASIGNACIÓN DE CO OMENTARIOS ................................................................................................. 170
Aggregar un co omentario ....................................................................................................... 170 1
Edditar un comentario .......................................................................................................... 171 1
Elliminar un co omentario ....................................................................................................... 171 1
M
Mostrar los co
omentarios ..................................................................................................... 172 1
HERRRAMIENTAS DE E CONTROL DE CAMBIO ................................................................................... 172
Prroteger elem mentos de la hoja h de cálcu ulo ......................................................................... 172
1
Prroteger elem mentos del lib bro.............................................................................................. 1761
Co ompartir libro
o .................................................................................................................... 178
1
Peermitir que varios
v usuario os modifique en un libro al mismo tiemp po .................................. 178
1
Co ompartir un libro
l ............................................................................................................... 179
1
Prroteger y com mpartir un lib bro ............................................................................................. 1811
Co ontrol de cammbios ............................................................................................................. 182 1
Programa Nacional dee Informática

a III
Capíttulo
Fun
ncion
nes de
d Tex
xto
En esste capítulo aprend
deremos a
a:
C
Comparar cadenas
c de caracteres
E
Emplear s funciones de texto
las
C
Crear códigos autogen
nerados
Programa N
a 1
nzado
Funcciones de
d texto
o
Funciones que nos permiten trabajar con
n el texto qu
ue contiene
en las celda
as.
portante haccer notar qu
Es imp ue en el moomento quee utilizamoss estas func
ciones, en los
argumeentos, tanto
o podemos utilizar texto ente entre ccomillas o una referenccia
o directame
a una celda
c la cua
al contiene texto. En los
l ejemplo os de las funciones utilizaremos las
dos opcciones.
LARG
GO
Sintaxis:
GO (texto)
=LARG
LARGO O, devuelvee el númerro de carac cteres de una

u cadena
a de texto. Observe los
resultad
dos de apliccar esta fun
nción en la imagen
i
2 Program
Cap
pítulo I: Funcciones de Texxto
MAYU
USC
Convie
erte el texto a mayúsculas
Sintaxis:
SC(texto)
MAYUS
Donde::
Texto: Es el texto que desea convertir a mayúsculas. El argu
umento texxto
ncia o una cadena
puede ser una referen c de texto
t
MINUSC
Convie
erte el texto a minúsculas
Sintaxis:
SC(texto)
MINUS
Donde::
Texto: Es ele texto que
e desea con
nvertir a min
núsculas. El argumento
o texto pued
de
ser una refferencia o una
u cadena de texto
NOMP
PROPIO
Cambia a a mayúsccula la prim
mera letra del
d argumen a de las otras
nto texto y cualquiera
letras de
d texto qu ue se encuuentren desspués de un
u carácterr que no se ea una letrra.
Convieerte todas la
as demás le
etras a minú
úsculas.
Sintaxis
xto)
NOMPROPIO(tex
Texto es el texto
o entre com millas, una fórmula
f que
e devuelve texto o una
a referencia
aa
una celda que con
ntiene el texxto al que desea agreg
gar mayúscu
ulas

a 3
nzado
IZQUIERDA
Devuelve el prime
er carácter o caracteres
s de una ca
adena de texto, según el número de
d
caracte
eres que especifique el usuario.
Sintaxis
ERDA(texto
IZQUIE o;núm_de_ccaracteres)
Donde::
na de texto que contien
Texto, es la caden ne los caraccteres que d aer.
desea extra
Núm_dde_caracte
eres, especcifica el número de caracteres
c que desea
a extraer co
on
IZQUIE
ERDA.
Debem
mos tener en
n cuenta lass siguientes
s consideracciones:
• Núm_d de_caracterres debe ser mayor o ig gual que ce
ero.
• Si núm
m_de_caraccteres es mayor
m que la longitud del texto, IZQUIERD
DA
devolve
erá todo el texto.
t
• Si núm
m_de_caractteres se ommite, se calcculará comoo 1.
DEREC
CHA
DERECCHA devuelve el últimoo carácter o caracteress de una ca exto, según el
adena de te
número
o de caracte
eres que el usuario esp
pecifica.
Sintaxis
CHA(texto;núm_de_ca
DEREC aracteres)
Texto, es la caden
ne los caraccteres que d
desea extra
aer.
de_caracte
Núm_d eres, especcifica el número de caracteres
c que desea
a extraer co
on
DEREC
CHA.
4 Program
Cap
Observ
vaciones
• Núm_d de_caracterres debe ser mayor o ig gual que ce
ero.
• Si núm
m_de_caraccteres es mayor
m que la longitud d del texto
o, DERECH
HA
devolve
erá todo el texto.
t
• Si núm
m_de_caractteres se ommite, se calcculará comoo 1.
EXTRA
AE
Devuelve un número específfico de cara acteres de una cadenaa de texto, comenzand do
en la po
osición que
e especifique y en func
ción del núm
mero de cara
acteres quee especifiqu
ue.
Sintaxis
EXTRA
AE(texto;po
osición_inicial;núm_d
de_caracte
eres)
Texto, es la caden
ne los caraccteres que d
desea extra
aer.
Posicióón_inicial, es la posicción del primer caráctter que dessea extraerr de texto. La
posició el primer carácter de te
ón_inicial de exto es 1 y así
a sucesivaamente.
Núm_dde_caracte eres, especcifica el núm
mero de ca
aracteres que desea que
q EXTRA
AE
devuelvva del argumento texto
o.
Observ
vaciones
• Si posición_inicial es mayor que la long gitud de textto, EXTRAE E devuelve ""
(texto vacío).
v
• Si posición_inicial es menor que la long gitud de texxto, pero po
osición_iniccial
más nú úm_de_caracteres exc cede la lon
ngitud de teexto, EXTRRAE devuelvve
los cara
acteres hassta el final de
d texto.
• Si posición_inicial es menorr que 1, EX XTRAE devvuelve el valor
v de errror
#¡VALO OR!
• Si númm_de_caraccteres es negativo, EX XTRAE devvuelve el valor
v de errror
#¡VALO OR!

a 5
nzado
HALL
LAR
HALLAAR busca unau cadena
a de texto dentro de una segun nda cadena de texto y
devuelvve el númeero de la posición
p inic
cial de la primera
p cad exto desde el
dena de te
primer carácter de
e la segunda
a cadena dee texto.
Sintaxis
HALLA
AR(texto_b
buscado;de
entro_del_ttexto;núm_
_inicial)
Texto__buscado es el textto que des sea enconttrar. Puede e utilizar loos caracteres
comodines, signo de interrog gación (?) y asterisco (*)
( en el arg gumento tex xto_buscaddo.
El signo de interro
ogación corresponde a un carácte er cualquierra y el asterrisco equiva
ale
a cualqquier secueencia de carracteres. Sii lo que dessea encontrar es un asterisco
a o un
u
signo de
d interroga ación, escrib
ba una tilde (~) antes del
d carácter.
Dentro
o_del_texto
o es el textto en el que
e desea enccontrar texto
o_buscado..
Núm_inicial es el número de carácte
er en dentro
o_del_texto
o donde de
esea iniciar la
búsque
eda.
Observ
vaciones
• Utilice HALLAR parap determminar la ubbicación dee un caráctter o de un na
cadena a de texto dentro de otra caden na de texto o, de modo o que pued da
utilizar las funciones EXTRAE E o REEMP PLAZAR, pa ara cambiarr el texto.
• HALLA AR no distin ngue mayúsculas de minúsculass. Si desea a realizar un
na
búsque eda que disttinga mayúsculas de minúsculas,
m utilice ENC
CONTRAR.
• Si no se
s puede ha allar el argu
umento texxto_buscado o, la funciónn devuelve el
valor de error #¡VA ALOR!
• Si el arrgumento nú úm_inicial se
s omite, el valor prede
eterminado es 1.
• Si el valor
v del arg
gumento núm_inicial no es mayyor que 0 (cero) o si es
mayor que el larg go del argumento dentro_del_texxto, se devu uelve el vallor
de erroor #¡VALOR R!
• Utilice núm_inicia al para sa altar un número esp pecífico de e caractere es.
Toman ndo HALLAR R como eje emplo, supoonga que eestá utilizando la caden na
de texto: "AYF009 93.AtuendoP ParaJóvene es". Para enncontrar el número de la
primera a "A" en la a parte de escriptiva de
e la caden na de texto o, establezca
núm_in nicial igual a 8, de manera que la función no busque e en la parrte
corresp pondiente al
a número de d serie. HAALLAR com mienza por el carácter 8,
localizaa texto_busscado en el e siguiente carácter y devuelve el número 9.
HALLA AR siempre devuelve el e número ded caractere es desde ele principio de
d
dentro_ _del_texto, contando lo os caractere
es omitidoss si núm_inicial es mayyor
que 1.
6 Program
Cap
ENCO
ONTRAR
Encuenntra una ca adena de te exto dentro
o una segu unda y devu uelven el número
n de la
posició
ón inicial de la primera cadena dee texto desd
de el primerr carácter de
d la segund
da
cadenaa de texto.
Sintaxis
ENCON
NTRAR(tex
xto_buscad
do;dentro_
_del_texto;n
núm_inicial))
Texto_
_buscado es el texto que desea encontrar.
Dentro
o_del_texto
o es el textto que a su vez contien
ne el texto q
que desea encontrar.
e
Núm_inicial esp pecifica el carácter a partir del cual come enzará la búsqueda.
b El
primer carácter de
e dentro_de úm_inicial, se
el_texto es el carácter número 1. Si omite nú
asume que es 1.
Observ
vaciones
ENCONTR RAR disting gue mayúsc culas de minúsculas
m y no permitte caracteres
comodín. Si no dese ea realizar una búsquueda que d distinga ma
ayúsculas ded
minúsculass ni usar ca
aracteres co
omodín, pue
ede utilizar H
HALLAR.
Si texto_buscado es "" (texto vacío),
v ENCCONTRAR coincide con c el prim
mer
carácter de
e la cadena
a de búsque
eda (es deciir, el carácte
er de núm_
_inicial o 1).
Texto_buscado no puede conten
ner ningún carácter
c com
modín.
Si texto_buuscado no aparece en
n dentro_de
el_texto, EN R devuelve el
NCONTRAR
valor de errror #¡VALO
OR!
Si núm_inicial no es mayor
m que cero,
c ENCO
ONTRAR de
evuelve el valor
v de errror
#¡VALOR!
Si núm_inicial es maayor que la
a longitud de
d dentro_d
del_texto, ENCONTRA
E AR
devuelve el
e valor de error
e #¡VALO
OR!
Utilice núm
m_inicial paara saltar un
u número específico o de caractteres. Utilizzar
ENCONTR RAR como ejemplo,
e su
uponga que está utilizaando la cadena de textto:
"AYF0093..AtuendoPa araJóvenes"". Para enccontrar el núúmero de laa primera "A"
en la parte
e descriptiva
a de la cadeena de textto, establezca núm_inicial igual a 8,
de manera a que la función no bussque en la parte
p corresspondiente al número de d
serie. ENCCONTRAR comienza
c por buscado en el
p el caráccter 8, localliza texto_b
siguiente carácter
c y devuelve
d el número 9. ENCONTR RAR siempre e devuelve el
número de e caractere es desde el principio de dentro_ _del_texto, contando los
caracteres omitidos sii núm_inicia
al es mayorr que 1.

a 7
nzado
Conccatenarr Funcio
ones
Funció
ón concatenar
Concattena dos o más
m cadena
as en una cadena
c de texto.
t
Sintaxis
CONCA
ATENAR (ttexto1;texto
o2; ...)
Texto11, texto2... son de 2 a 255 elem
mentos de teexto que se
e unirán en un elemen
nto
de textto único. Los elementtos de textto pueden ser cadena o, números o
as de texto
referen
ncias a celda
as únicas.
Tambiéén puede utilizar el op
perador de cálculo sím
mbolo de "y" comerciall (&) en lug
gar
de la función
f COONCATENA AR para unir elementoos de texto
o. Por ejem
mplo =A1&B B1
o valor que =CONCAT
devuelvve el mismo TENAR(A1;B B1).
magen ante
En la im erior puede
e notar que si usa conccatenar con
n texto cons
stantes estos
deben estar enceerrados enttre comillas
s, esto tam a para los espacios en
mbien aplica e
blanco..
8 Program
Cap
La función CONC CATENAR también puede ser usada u para

a concatena ar funcionees,
dandolee así a lass funciones de texto antes
a ncia extraorrdinaria en el
vistass una poten
tratamiento de las cadenas de texto en excel.
e
Acttividad 01: Uso de las

s funciones de texto
nen los siguientes nombres y ap

Se tien pellidos que
e representan los clie
entes de un
na
determinada entidad:
Se le solicita
s form
mar codigoss autogenerados a pa
artir de los nombres y apellidos de
d
estos clientes
c de esta
e maneraa:
a. Las dos prrimeras letraas de su no
ombre
La función sería: =IZQQUIERDA(D D2;2)
b. La tercera letra de su apellido paaterno
La función sería: =EX XTRAE(B2;3 3;1)
c. La ultima le
etra de su apellido
a matterno
La función sería: =DE ERECHA(C2 2;1)
d. Para form mar el codiigo usted tendría qu ue concate es funciones
enar las tre
anteriores, escriba la siguiente fó
órmula en la
a celda A2:
=IZQUIERDA(D2;2) & EXTRAE(B B2;3;1) & DERECHA(C
D C2;1)
e. El resultado final sería
a el mostrad
do en la imaagen:
f. Una modiificación y//o ajuste de la fórmula anteriormente usada serría

empleando
o la función
n MAYUSC C a fin de que los co
odigos se muestren en
e
mayúscula
a.

a 9
nzado
A
Actividad 0 Activida
02: ad Propues
sta
1. Se pide esscribir una fórmula
f que
e permita mostrar
m sólo
o el turno (4to
( caráctter
del código)). Use la fun
nción EXTRRAE
2. Escriba ottra fórmula para coge er el nombre del usuario de la dirección de d
correo (del 1er caráccter hasta el @ Use la función IZQ
e arroba @). QUIERDA y la
función HA
ALLAR para a poder dete
erminar la ubicación
u deel arroba
3. Luego, se pide crear otra fórmula go de área (3 caracteres
a que muesstre el códig
después del
d guión del d código). Use la función EXTRAE junto a la funció ón
HALLAR para
p determinar la posic
ción del guiión.
Su tabla debe quedar com

mo:
Puede usar funcioones condiccionales y concatenarr textos de acuerdo al resultado de

d
dicha función.
f Poor ejemplo, se pide hallar
h la co
olumna Trattamiento, la cual deb
be
mostrar el Sr o Srrta (de acue
erdo al sexo
o) y el Apellido de los E
Empleados..
En la celda H3, esscriba:
=SI(E3="F";"Srta
a.";"Sr.")) & " " & C3
10 Program
Cap
Pregu
untas de
d Repa
aso
1. Si se tiene la siguiente
e tabla, cuá
ál es el resu
ultado de lass siguientes
s funciones:
ARGO(B4)
=LA
=IZ
ZQUIERDA((B4;3)
=IZ
ZQUIERDA((B5; HALLA
AR(“ “;B5)-1)
=HA
ALLAR(“ “; B6) – HAL
LLAR(“,”;B6)
2. Escriba loss datos mosstrados en la

l imagen de
d la página
a siguiente, agregue un
na
columna para
p generrar un código el cua
al estará fo
ormado de la siguien nte
manera:
mera letra del
a. Prim d nombre
b. Prim
mera letra del
d apellido
c. Ultima letra de
el apellido
d. Un guión
o
e. Un Correlativo
Tener en cuenta
c que el
e nombre y el apellido
o están en u
una misma celda.

a 11
nzado
12 Program
Capíttulo
Fun
ncion
nes de
d fec
cha y hora
a
deremos a
a:
A
Aprender a usar la seriie de fechass de Excel
A
Aplicar las funciones
f de Fechas
C
Calcular la edad
e de una persona
Programa N
a 133
nzado
La se
erie de fechas
f de Exce
el
Excel considera
c a las fechass como valo
ores numéricos. Estos valores esttán entre 1 el
cual ess considerado como 1 de enero ded 1900 al 2958465 ccorrespondie ente al 31 de
d
diciembbre de 99999. Así, el número
n 5 co
orresponde al 5 de enero de 1900 y el 32 all 1
de febrrero de 190
00. Al conteener número das pueden ser usadas para defin
os, las celd nir
fórmulaas.
El ingre
eso de fechas debe se oja 1 de su libro de Ex
er muy preciiso. En la ho xcel, escriba
a:
12-Nov
12-11
12/11
12/11/71
Observve que ahorra, Excel mu
uestra estos
s datos com
mo fechas.
Si usted no escrib
be el año, la
as fechas so
on considerradas del añ
ño actual.
Si usted escribe: 1-4 Exc
cel lo consid
dera como 1 de abril de
e 2007
Si usted escribe: 20-10 Exc
cel lo consid
dera como 2 bre de 2007.
20 de octub
a las fechass propuestas y luego, pulse F2 pa
Escriba ara ver el co
ontenido:
Si uste
ed escribe una
u fecha y solo indica
a 2 dígitos para el año
o, Excel com
mpleta el añ
ño
2000 para fechas menores a 1930 y 19000 para añoos posteriore
es.
ed escribe:
Si uste 30-mar-10 Exc
cel la consid
dera como 3
30-mar-2010
Si escrribe : 30-mar-72 Exc
cel la consid
dera como 3
30-mar-1972
Escriba
a las fechass propuestas y observe
e el año:
14 Program
Capítulo II: Funciones de
d fecha y ho
ora
Form
mato a las
l celd
das que
e contien
nen fecchas
Excel aplica
a un formato
f auttomático a las celdass que contiiene fechas s. El forma
ato
aplicad
do es dd-mm
mm (2 dígiitos para el día y 3 cara
acteres parra el mes).
Aplica
ar formato
o general
Para ap
plicar forma
ato general a las celdas
s que contie
enen fechass haga lo siiguiente:
1. Seleccionee la celda qu
ue contiene e la fecha
2. En la ficha
a Inicio haga
a clic en fle
echa que de espliega el formato a las celdas en
e
el grupo Número. (Ta ambién pued de pulsar la
a combinaciión CTRL+1 1)
3. En el cuadro de diálog
go seleccione la ficha Número
N yh
haga clic en
n General.
Programa Nacional
N dee Informática
a 15
nzado
4. Pulse Acep
ptar para ap
plicar el form
mato Generral.
5. Note comoo ahora lass celdas qu ue antes mostraban
m la
a fecha con formato se
muestran como
c núme eros.
Forma
atos predeefinidos
Para cambiar
c el formato de
e fechas ap
plicado a usa
u celda o aun rang
go, realice el
siguien
nte procedim
miento:
• Seleccionee las celdass a cambiar el formato.
• Presione CTRL+1
C
• En la ficha Número, haga
h clic en
n la categoría Fecha
• Seleccionee uno de loss formatos integrados.
16 Program
d fecha y ho
ora
En la siguiente
s ilu
ustración, se
s muestra algunos de
d los formaatos de este cuadro de
d
diálogo
o. Para proobar estas opciones,
o escriba
e a 12-11-71 y
en alguna cellda la fecha
aplique
e los formatoos integrados:
Forma
atos perso
onalizadoss
Al igua
al que con los númerros, Excel permite crrear formato os persona alizados pa
ara
mostrar las fechass de acuerdo a las especificacione ed necesite. Por ejemplo,
es que uste
m de una fecha, qu
mostrar sólo el mes e del día a una fecha
uizás incluirr el nombre a o
incluso
o mostrar un
n texto que acompañe a una fecha a:
La fech
ha 30-3 de mostrar como:
se pued Marzo
se pued
de mostrar como: martes 30 de marzo
se pued
de mostrar como: 3 – mar Cumpleaños de Doris
30
ealizar estass acciones es necesarrio conocer los códigoss que tiene Excel para el
Para re
tratamiento de fecchas.
Códig
go Utilidad
d mue
estra dígitos
s para el día
a
ddd mue
estra la abre
eviatura dell día
dddd mue
estra el nom
mbre del día
a
m mue
estra dígitos
s para el me
es
mmm
m mue
estra la abre
eviatura dell mes
mmm
mm mue
estra el nom
mbre del me
es
aa mue
estra dígitos
s para el añ
ño
aaaa mue
estra 4 dígittos para el año
a
Tabla: Códigos a usar:

bla veremoss el resultad
En la siguiente tab ar formatos a la fecha 12-11-71
do de aplica
Tabla: Ejemplos de
d formatoss personalizados básico
os
Formato Resu
ultado
dd-mmm 12-nov
dd-mm 12-11
dd/mm 12/11

a 177
nzado
dd/mm//aa 12/11/71
dd-mm-aaaa 12-11-1971
En la siguiente ilusstración, ve
emos más fo
ormatos personalizado
os.
Aritmética de fechas
Las fecchas son trratadas com mo número os. Así usteed podrá ussar celdas que contienne
fechas para usar funciones
f mulas. Podrá sumar días a una fecha
o definir fórm f o resttar
dos fecchas para hallar el intervalo de díaas entre ella
as.
Sumar días a una fecha

Al sum
mar númeross a una celda que con ntenga fechhas, Excel cconsidera que se suma
an
días y el
e resultado
o se represe
enta con forrmato de feccha.
Veamo os un ejemp plo práctico
o. En el libro
o mostrado
o, se pide ccalcular el Vencimient
V to.
Para reealizar esto, es necesaario sumar a la Fecha de
d Préstam mo el núme ero de días de
d
la colum
mna D.
La fórm
mula será:
= C5 + D5
D
18 Program
d fecha y ho
ora
En el caso
c de quue la fórmu
ula creada no muestre como rresultado una fecha, es
necesa o de fecha. Revise el tema Form
ario aplicar un formato matos de Fe
echa en esste
mismo capítulo.
En el siguiente
s ejjemplo, obsserve que los
l que se desea incrrementar a la Fecha de
d
Préstam
mos son seemanas, enttonces, la fó
órmula para
a el vencimiiento será:
= C5 + (D
D5 * 7)
La celd
da D5 (semanas) se multiplica
m po
or 7 para po
oder increm
mentar 7 día
as a la Fech
ha
de Préstamo.
En casso de que quiera
q suma ar meses, podría
p considerar que ccada mes tiene
t 30 día
as,
así en el
e siguiente
e ejemplo la
a fórmula pa
ara calcular la fecha de
e vencimien
nto sería:
=C5 + (D
D5*30)

a 19
nzado
Restarr dos fecha

as
Excel permite resstar celda as que con ntengan fecchas, de e
esa forma usted pued
de
calcula
ar el intervalo de días entre
e dos 2 fechas.
En el siguiente
s eje
emplo, se pide
p calcula
ar los días de
d atraso p para cada leetra. Observve
que enn la celda F2
F se tienee una fecha a, entoncess para calccular los díías de atraso
debemos restar laa fecha de pago
p de la fecha
f de la celda F2 (3
30 – ene).
mula propue
La fórm esta será:
=$F$2-E
E5
Se usa
a la referenccia absoluta
a para que todas
t las fechas se ressten con la misma
m celd
da.
En casso de que el resultad

do se mues
stre como una fecha, aplique un
n formato de
d
númeroo General.
aActividad
Usar laAaritmética01:
0de Uso depara
fechas pAritmética
aerde
resolve losfechasss propuesto
casos os:
1. En la siguiente ima
agen, escribba la fórmula para calccular el Ven
ncimiento.
2. Escriba
a otra fórmuula para ca alcular la fe
echa del Avviso de Co obranza, quue
será 10
0 días antess de la fecha de vencim miento.
3. Aplique
e un formatoo de dd-mm mm-aaaaa a todas las ffechas.
20 Program
d fecha y ho
ora
Funcio
ones de Fecha
Excel posee
p un coonjunto de funciones
f que manipullan fechas. Entre las cuales se va
aa
desarro
ollar las sigu
uientes:
FECHA
A
Devuelve el númeero de serie
e secuencial que representa una ffecha deterrminada. Si el
formato
o de celda era
e Genera al antes de escribir la función,
f el rresultado te
endrá forma
ato
de fech
ha.
Sintaxis
A(año;mes;;día)
FECHA
Año El argume ento año puede
p tener de uno a cuatro d dígitos. Mic
crosoft Exccel
interpre
eta el arguumento añño según el e sistema de fechass empleado o. De formma
predeteerminada, Excel
E para Windows
W uttiliza el siste
ema de fech
has 1900.
Si el año está
e entre 0 (cero) y 18
899 (inclusive), Excel a
agrega ese valor a 19000
para calcular el año. Por
P ejemplo o, DATE(108,1,2) devu uelve la fech
ha 2 de ene
ero
de 2008 (1900+108).
Si el año está
e entre 1900 y 9999
9 (inclusive)), Excel utiliza ese valor como añ
ño.
Por ejempllo, DATE(20008,1,2) de echa 2 de enero de 200
evuelve la fe 08.
Si el año es
e inferior a 0 o superrior a 10000, Excel de
evuelve el valor
v de errror
#¡NUM!.
Mes ese un enteroo positivo o negativo que represen
nta el mes d
del año, desde el 1 al 12
(de ene
ero a diciem
mbre).
Si el mes es
e superior a 12, el mees agrega ese número de meses al
a primer mes
del año esspecificado. FECHA(2 2008,14,2) devuelve e
el número de
d serie quue
representa
a el 2 de feb
brero de 200
09.
Programa Nacional
N dee Informática
a 21
nzado
Si el mes es menor que

q 1, se re esta del primer mes ddel año especificado ese
número de e meses máás 1. Por eje
emplo, FECCHA(2008,-3,2) devuellve el númeero
de serie qu
ue represen
nta el 2 de septiembre
s de 2007.
Día ess un entero positivo o negativo
n qu
ue represen
nta el día de
el mes, desd
de el 1 al 31
1.
Si el día es
e superiorr al número
o de días que
q tiene e
el mes esp
pecificado, se
agrega diicho núme ero de díaas al prim
mer día del mes. PorP ejemplo,
FECHA(20 008,1,35) devuelve
d el número de
d serie que represeenta el 4 ded
febrero de 2008.
Si el valorr especificado por día es menor que 1, se resta del primer
p día del
d
mes dicho o número de días más m uno. Por ejemp plo, FECHA A(2008,1,-15)
devuelve el
e número de serie que e representa
a el 16 de diciembre de
e 2007.
La funcción FECHA A es muy útil en fórm
mulas en las que el añ
ño, el mes y el día so
on
fórmula
as, no consttantes.
FECHA
ANUMER
RO
Devuelve el núme
ero de serie de la fec
cha represeentada por texto_de_ffecha. Pued
de
usar FE
ECHANUMERO para convertir
c un
na fecha rep
presentada por texto en
e un númeero
de serie
e.
Sintaxis
ANUMERO(texto_de_
FECHA _fecha)
Texto__de_fecha es el texto o que repre
esenta unaa fecha en un formato de fecha ded
Microsooft Excel. Por
P ejemplo, "30-1-20 008" o "30-ene-2008" son cadenas de texxto
entre comillas
c quee representtan fechas. Con el sisttema de fecchas predeterminado de
d
Excel para Windows, texto_ _de_fecha debe representar un na fecha entre el 1 ded
diciembbre de 1900 e diciembre de 9999. FECHANUM
0 y el 31 de F MERO devu uelve un vallor
de erro
or #¡VALOR R! si texto_de_fecha qu
ueda fuera de
d este ranggo.
Si omitte la parte te
exto_de_fecha corresp a año, FECHANUMER
pondiente al RO usa el añ
ño
corriente del reloj integrado a su PC. La
L informacción de horra de texto_
_de_fecha se
pasa po or alto.
Para ver el númeero como una fecha, seleccione

s a Hoja, en el
la celda y, en la ficha
grupo Número,
N haga clic enn la flecha que aparecce junto a FFormato de número; a
continu
uación, haga
a clic en Fe
echa corta o Fecha larrga.
22 Program
d fecha y ho
ora
FECHA
A.MES
Devuelve el núme ero de serie
e que repres
senta la feccha que indica el núme
ero de meses
anteriores o posteriores a la fecha especificad da (argume ento fecha__inicial). Use
FECHA A.MES para a calcular la
as fechas de
d vencimie ento que ca
aen en el mismo
m día del
d
mes quue el día de emisión.
Sintaxis
A.MES(fech
FECHA ha_inicial;m
meses)
Fecha__inicial ese una fech ha que rep
presenta laa fecha iniccial. Las fe
echas debeen
especifficarse meddiante la fuunción FEC
CHA o com mo resultad do de otrass fórmulas o
funcion
nes. Por eje
emplo, utilice
e FECHA(22008;5;23) para
p el día 2
23 de mayoo de 2008.
Meses es el núm mero de me eses anterio
ores o postteriores al a
argumento fecha_inicial.
Cuando o meses ess un valor positivo el resultado es
e una fech ha futura; cuando
c es un
u
valor ne
egativo, el resultado
r ess una fecha
a pasada.
Si el arrgumento fe
echa_inicial no es una
a fecha válida, FECHA
A.MES devu
uelve el vallor
de erro
or #¡VALORR!.
FIN.M
MES
Devuelve el núm mero de se erie del último día de
el mes, an
nterior o posterior a la
fecha_inicial del número
n de mes indicado. Use FINN.MES parra calcular las fechas de
d
vencim
miento que caen
c en el último
ú día de
el mes.
Sintaxis
ES(fecha_in
FIN.ME nicial;mese
es)
Fecha__inicial es e una fech ha que rep
presenta laa fecha iniccial. Las fe
echas debeen
especifficarse utilizzando la fu
unción FEC
CHA o com mo resultaddo de otras s fórmulas o
funcion
nes. Por ejeemplo, utilice
e FECHA(22008;5;23) para
p de mayo de 2008.
el 23 d
Meses es el núm mero de me eses anterio
ores o postteriores al a
argumento fecha_inicial.
Cuando o meses ess un valor positivo el resultado es
e una fech ha futura; cuando
c es un
u
valor ne
egativo, el resultado
r ess una fecha
a pasada.
Si el argumento fe
echa_inicia
al no es una
a fecha válida, FIN.ME
ES devuelv
ve el valor de
d
error #¡NUM!.
Si el arrgumento fe
echa_inicial más el arg
gumento meses da co omo resultado una fech
ha
que no es válida, FIN.MES
F de
evuelve el valor
v de erro
or #¡NUM!.

a 23
nzado
DIA.LA
AB
Devuelve un número que rep presenta unna fecha qu ue es el númmero de díaas laborables
antes o después de d una fech ha (la fecha inicial). Los días laborables excluyen los días
de fin de seman na y cualquier fecha identificada en el arrgumento festivos.
f Use
DIA.LAAB para exxcluir fines de semana a o días fe estivos cuaando calcule fechas ded
vencim
miento de fa acturas, lass fechas dee entrega esperadas
e o el número o de días de
d
trabajo realizado.
Sintaxis
DIA.LA
AB(fecha_in
nicial;días_
_lab;festivo
os)
_inicial ess una fecha que repres

Fecha_ senta la fech
ha inicial.
Días_la ab es el número de días
d laborabbles (días qu emana ni días
ue no sean fines de se
festivoss) anteriore
es o posterio umento fecha_inicial. U
ores al argu Un valor poositivo para el
argume ento días_la ab produce una fecha futura; un número
n neg
gativo produuce una fechha
pasada a.
Festivo
os es una a lista opcional de un na o variass fechas q que deben excluirse del
d
calendaario laboral, como los días festivo
os nacionalles y locale
es. La lista puede ser un
u
rango de
d celdas que
q conteng gan las fechhas o una constante
c m
matricial dee los números
de serie
e que repreesenten las fechas.
Si uno de los argu
umentos no
o es una fec
cha válida DIA.LAB de
evuelve el valor
v de errror
#¡VALOOR!.
Si el arrgumento fe
echa_inicial más el argumento día
as_lab produce una fec
cha no válid
da,
DIA.LAAB devuelve e el valor de
e error #¡NU
UM!.
24 Program
d fecha y ho
ora
DIAS.L
LAB
Devuelve el núme es entre feccha_inicial y fecha_fin
ero de días laborable nal. Los días
laborab
bles no incluyen los fin
nes de sem
mana ni otraas fechas q que se identifiquen en el
argumeento festivo
os. Utilice DIAS.LAB
D para
p calcula
ar el incremmento de loos beneficios
acumulados de lo os empleados basándo ose en el número
n de días trabajados duran nte
un perííodo especíífico.
Sintaxis
LAB(fecha_
DIAS.L _inicial;fecha_final;fes
stivos)
_inicial ess una fecha que repres

Fecha_ senta la fech
ha inicial.
Fecha_
_final es una
u fecha que representa la fecha
a final.
Festivo
os es un rango opccional de una o varias fechas q que deben excluirse del
d
calendaario laboral, como los días festivo
os nacionalles y locale
es. La lista puede ser un
u
rango de
d celdas que
q conteng gan las fechhas o una constante
c m
matricial dee los números
de serie
e que repreesenten las fechas.
Si uno de los argu
umentos no es una fec
cha válida DIAS.LAB
D devuelve el valor
v de errror
#¡VALOOR!.

a 25
nzado
DIASE
EM
Devuelve el día de
e la semana correspon ndiente al argumento
a n
núm_de_se
erie. El día se
devuelvve como un
n número enntero entre 1 (domingo o) y 7 (sábad
do).
Sintaxis
e_serie;tipo)
DIASEM(núm_de
Núm_d de_serie ese un núme ero secuenc
cial que representa la ffecha del díía que inten
nta
buscar. Las fechas deben especificarse mediante laa función FECHA o co omo resultad do
de otra
as fórmulas o funcioness.
Tipo es
e un núme
ero que dete
ermina el tip
po de valor que debe d
devolverse.
Tipo Nú
úmero devu
uelto
1 u om
mitido Números del 1 (domin ngo) al 7 (sábado). Igual a en
e versiones
antteriores de Microsoft Excel.
E
2 Números del 1 (lunes) al 7 (domingo

o).
3 Números del 0 (lunes) al 6 (domingo

o).
26 Program
d fecha y ho
ora
DIAS3360
Calcula a el número o de días en
ntre dos fec
chas basánndose en un n año de 36
60 días (doce
meses de 30 días) que se utiliza en algu unos cálculo
os contables. Use esta
a función pa
ara
facilitarr el cálculo de pagos si ma de contabilidad se b
s su sistem basa en 12 meses de 30 3
días.
Sintaxis
DIAS36
60(fecha_in
nicial;fecha
a_final;méttodo)
Fecha_
_inicial, fec
cha_final son las do os fechas entre
e las qu
ue se deseea calcular el
número
o de días. Si
S la fecha_
_inicial es po
osterior a la
a fecha_fina
al, DIAS360
0 devuelve un
u
número
o negativo.
Métodoo es un va
alor lógico que
q especifiica si se utillizará el mé
étodo de cállculo europe
eo
o amerricano.
Método Modo de cálculo

c
FALSO O u Método US S (NASD). SiS la fecha inicial es e el último día

a del mes, se
omitido
o e el 30 del mismo me
convierte en es. Si la feccha final es el último día
d
del mes y la
a fecha inic
cial es anterrior al 30, la
a fecha final se convierrte
en el 1 del mes siguieente; de lo contrario
c la fecha finall se convierrte
en el 30 de
el mismo me es.
VERDA
ADERO Método eurropeo. Las fechas iniciales o finales que corrresponden al
31 del mes se conviertten en el 30
0 del mismo
o mes.

a 277
nzado
NUM.DE.SEMA
ANA
Devuelve un núme
ero que indica dónde cae
c la sema
ana numériccamente de
entro un año
o.
La funcción NUM.D DE.SEMAN NA considerra la seman na en la qu
ue se encuentra el 1 de
d
enero como
c la primera semaana del añoo. Sin embaargo, hay un estándar europeo qu ue
define la primera semana co omo la que tiene la maayoría de días (cuatro o más) en el
año nuevo. Esto significa
s quee, para los años en lo
os que la prrimera semaana de ene
ero
tiene trres días o menos,
m la fu
unción NUM M.DE.SEMA ANA devuelve número os de semanna
que son incorrecto os según el estándar europeo.
e
Sintaxis
DE.SEMANA
NUM.D A(núm_de_
_serie;tipo))
de_serie es
Núm_d a en la semana.
e una fecha contenida
Tipo es un núm mero que determina en qué díía comienzza la sema
ana. El vallor
predete
erminado ess 1.
Tipo Una sema

ana comien
nza
1 El domingo
o. Los días de la sema
ana se numeran del 1 a
al 7.
2 El lunes. Los
L días de la semana se numeran del 1 al 7.
28 Program
d fecha y ho
ora
A continuación mo
ostramos ottras funcion
nes para el tratamiento
o de las fec
chas en exccel
2007.
HOY
Devuelve el númeero de serie e de la fechha actual. El
E número d de serie es el código ded
fecha-h
hora que Miicrosoft Exccel usa paraa los cálculo
os de fechaa y hora. Si el formato de
d
celda era
e Generall antes de escribir
e la fu
unción, el re
esultado ten
ndrá formatoo de fecha.
Sintaxis
HOY( )
AHOR
RA
Devuelve el númeero de seriee de la fech ha y hora actuales.
a Si el formato de celda era
e
Genera
al antes de escribir la función,
f el resultado
r te
endrá forma
ato de fecha
a.
Sintaxis
AHORA
A( )
En los números de serie, loss dígitos a la derecha del separad
dor decimal representa
an
la hora
a; los números a la izqquierda representan la
a fecha. Porr ejemplo, el
e número de
d
serie 0,5 represen
nta la hora 12:00
1 del mediodía.
La funcción AHORAA sólo cam
mbia cuando
o se realiza
a un cálculo
o en la hoja
a de cálculo
oo
cuandoo se ejeccuta una macro qu ue contiene e la funcción. No se actualiza
constanntemente.

a 29
nzado
DIA
Devuelve el día de
e una fecha
a, representtada por un número de
e serie. El día se expresa
como un
u número entero
e comprendido en ntre 1 y 31.
Sintaxis
DIA(nú
úm_de_serrie)
MES
Devuelve el mes de una feecha repres
sentada por un número de serie e. El mes se
expresa
a como núm
mero entero
o comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembrre).
Sintaxis
MES(núm_de_se
erie)
AÑO
Devuelve el año correspond diente a un
na fecha. El
E año se d
devuelve como
c núme
ero
entero comprendid
do entre 1900 y 9999.
Sintaxis
AÑO(n
núm_de_se
erie)
Ejemplos de funcio
ones. (Se considera
c co
omo fecha actual
a el 18
8 de marzo)
Funció
ón Valorr devuelto
=HOY( ) 18/03
3/2007
=AHOR
RA( ) 18/03
3/2007 13:10
=DIA(H
HOY( ) ) 18
=MES( HOY( ) ) 3
=AÑO(( HOY( ) ) 2007
Aplicaciones de
d las funcion
f nes de fe
echa
Calcullar la eda
ad
Una dee las aplica
aciones de las funcion
nes podría ser la de ccalcular la edad de un
na
persona. En el sig mplo se pide calcular la
guiente ejem os paciente
a edad de lo es:
30 Program
d fecha y ho
ora
Lo prim
mero que de
ebemos hacer el calcu ular el número de díass de la fech
ha actual a la
fecha de
d nacimiennto. La fórmula será:
=HOY ( ) - B4
Esto daa como resu
ultado días,, los cuales deben ser convertidoss a años, es
sto dividiend
do
entre 365
3 (días de e un año)
= (HOY ( ) –B4) / 365
Finalme
ente, debem
mos quedarrnos con la parte enterra de este re
esultado:
= ENTER
RO((HOY
Y ( ) –B4)) / 365)
orma de calccular la eda

Otra fo ad, podría ser
s a travéss de la funcción Año. Po
or ejemplo, la
siguien
nte fórmula puede ser considerada
c a.
= AÑO(H
HOY( )) – AÑO(B4
4)
Calcullar el 1er día

d del mees de una fecha
Si uste
ed tiene una fecha, po
odrá mostra ar el 1er día del mess corresponndiente a esa
fecha. Por ejempllo, para ell 15-febrero ará 1-febrerro, para el 30-marzo se
o se mostra
mostrará 1-marzo, etc.
En la hola de cálculo mostrarr escriba la siguiente fó
órmula en la
as celdas va
acías:

a 31
nzado
=FECH
HA(AÑO
O(A11);ME
ES(A11);;1)
Se escribe 1 porqu
ue se desea
a mostrar el
e 1er día de
e dicho mess.
Tambié én se puedee calcular el primer día
a del mes siguiente de una fecha, es decir pa
ara
el 15-fe
ebrero se mostrará
m marzo, para el 30-marzzo se mostra
1-m ará 1-abril, etc.
Acttividad 02: Uso de las

s funciones de fecha
Para realizzar esta actividad se trrabajará conn la hoja de

e cálculo Fe
echas, si aú
ún
no lo ha heecho pida a su instructo or una copia de la mism
ma.
Calcular da
ada una feccha, el primer lunes dee la semana
a a que corrresponde y el
lunes siguiente, partie
endo de la fe
echa origina
al dada.
En este ejercicio,
e p
partiendo de un númmero de fecchas especificadas, se
determinarra en primer lugar la a fecha de
e comienzoo de la semana a qu ue
correspondde la fecha, consideran
ndo como comienzo
c el día lunes.
Como segu unda operaación, partieendo siemp
pre de la fecha origen,, el comienzo
de la sema
ana siguientte a la fecha
a dada.
En la siguie
ente imagen se muestra una imag
gen resumid
da del archiivo fechas:
32 Program
d fecha y ho
ora
1. Ubíquese en la celda C3 y escriba la siguiente

s fórmula:
=C3
2. Ahora vamos a dar formato a la celda c C3 de tal mane era que so

olo
muesstre el día, por
p lo tanto haga lo sig
guiente:
a. Con la celd
da C3 selecccionada, pulse CTRL+ +1
b. En la ficha
a Número del
d cuadro de diálogo haga clic ene
Personaliz
zar, en Tipo
o escriba “d
dddd” y puls
se Aceptar
3. Selecccione la ce
elda D3 y es
scriba la sig
guiente fórm
mula:
=
=SI(B3="
"";"";B3-DIASEM(B3;3))
La fo
ormula comiienza con la n de la funcción SI, donde determin
a aplicación na
que si la celdaa donde co ontiene la fecha orige en se encu uentra vacía,
devuelva celda vacía. Es sto se rea aliza para poder emp plear la hooja
elabo
orada sin qu
ue de error, al no encoontrar dato.
En la
a segunda parte
p de la formula,
f a la
a fecha orig
gen se le resta la funció
ón
DIASSEM, de essa misma celda
c e parámetrro tipo 3, donde en ese
con el
caso devuelve valor
v ero), para ell día lunes y 6 para el día doming
0 ( ce go,
por lo tanto como se verifica en este caso o, al día domingo
d quue
corre
esponde a la fecha de d la celda a B3, que devuelve 6 la funció ón

a 33
nzado
DIASSEM tipo 3,, se le resta la misma a función, d

dando como o resultado
o 0
(cero
o), que corre
esponde al día lunes.
La fo
ormula se coopia hasta la celda D333 y produce
e el mismo efecto.
e
4. Selecccione la ce
elda E3 y es
scriba la sig
guiente fórm
mula:
=SI(B3=""";"";B3+
= +SI(RESIIDUO(-
DIASEM(B
B3;3);7)>0
0;RESIDUO(-DIAASEM(B3;3);7);7)))
Se emplea
e la función
f RES SIDUO parra obtener los días que se debe en
agreggar a la feccha de la ce
elda B3, paara obtener el lunes siguiente de la
mismma. Aplicado de esta manera se puede o observar qu ue la funció
ón
devuelve 0 (cerro) para lunes, 6 parra martes, 5 para mié ércoles y así
a
sucesivamente.
La fu
unción SI se e aplica en primer luga
ar para detterminar que en caso de
d
no existir
e ninguuna fecha en e la celdaa B3, devuuelva celdaa vacía, y en
e
segundo luga ar, para de eterminar que
q en caaso de que e la funció
ón
RESIDUO devu uelva un vaalor menor o igual a ccero, como el día lune es,
devuelva el num mero 7
La fo
ormula se co opia hasta la celda E33
3
5. Grab
be y cierre su
s trabajo.
A
Actividad 0 Calcula
03: ar la cantida
ad de días del mes an
nterior
Este es un ejercicio qu
ue permite ver cómo actúan
a las fu
unciones de
e MES y AÑ
ÑO
en forma desagregad
d das. Permitte determinnar sobre u una fecha dada
d cuantos
días tiene el
e mes anteerior a la fec
cha especifiicada.
En la celda
a C2 escriba
a la siguiente fórmula
=(FECHA
A(AÑO(B2));MES(B2)-1;1)-FECHA(AÑO(B
B2);MES(B
B2);1))*-1
34 Program
d fecha y ho
ora
Pregu
untas de
d Repa
aso
1. Marque la forma incorrrecta para ingresar fecchas en Exccel:

a. 15--mar
b. 12--1-2003
c. 10--25-90
d. 15--2
2. El número 35 ¿qué fe
echa represe
entaría en Excel?
E
3. Teniendo la fecha: 30-mar-72,

3 escriba el resultado al aplicar lo
os siguientes
formatos personalizad
p dos:
dd-mmmm
yyyyy
mm
mm/dd
mm
mmm
4. ¿Cuál es la
a diferencia
a entre usarr la función =HOY y =A
AHORA?
5. En este ejercicio
e se
e solicita determinar,
d partiendo de la feccha actual e
incorporando la fechaa de nacimmiento, la edad
e de la persona y el día de la
semana quue se produujo el nacimiento.
a hoja con un listado de

6. Para realizzar el ejerccicio se soliicita confecccionar una d
personal, la fecha de ingreso de cada uno u y el sueldo básic
co según su
categoría.

a 35
nzado
Se debe calcular
c la antigüedad
d de cada uno a la ffecha, y el sueldo total,
teniendo en
e cuenta el increme s establecce por antiigüedad y el
ento que se
descuento del 12,50%% que sufre cada sueld
do sobre el ttotal.
36 Program
Capíttulo
Fun
ncion
nes de
d bú
úsque
eda
deremos a
a:
A
Aplicar las funciones
f de búsqueda
a
V
Validar dato
os en celdass
Programa N
a 377
nzado
Funcción BU
USCARV
V
Busca un valor esspecífico en la primer columna
c de una matrizz de tabla y devuelve, en
e
la mism
ma fila, un valor
v de otra
a columna de atriz de tabla.
d dicha ma
La V de BUSCAR RV significa vertical. Uttilice BUSC
CARV en luggar de BUSSCARH si los
valoress de compa
aración se encuentran
e ada a la izquierda de los
en una columna situa
datos que
q desea buscar
b
BUSCA
ARV(valor_
_buscado;ttabla;indica
ador_colum
mnas;orden
nado)
Valor_
_buscado
Valor que
q se va a buscar en la l primera columna
c de de tabla. Valor_buscad
e la matriz d do
puede ser un valo or o una re
eferencia. Si uscado es inferior al menor
S valor_bu m de los
valoress de la prime
era columna de tabla, BUSCARV V devuelve a al valor de error
e #N/A.
Tabla
Dos o más
m column nas de dato
os. Use una a referencia
a a un rango
o o un nomb
bre de rang
go.
Los vaalores de la primerra columna de tabla son lo os valores que busca
valor_b
buscado. Estos valorres pueden o, números o valores lógicos. Las
n ser texto
mayúscculas y minúsculas dell texto son equivalente
e es.
Indicad
dor_columnas
Númeroo de columna de tabla
a desde la cual
c debe devolverse e ncidente. Si el
el valor coin
argumeento indica
ador_colummnas es ig gual a 1, la
a función d
devuelve ele valor de la
primera
a columna del
d argumento tabla; sis el argumeento indica
ador_colum mnas es igu ual
evuelve el valor de la segunda columna de
a 2, de d tabla y así suces sivamente. Si
dor_columnas es:
indicad
Si es inferior a 1, BUS
SCARV dev
vuelve al valor de error #VALUE!
Si es supeerior al núm
mero de colu
umnas de tabla,
t BUSCARV devu
uelve el vallor
de error #R
REF!
Ordena
ado
Valor lógico que especifica si BUSCA
ARV va a buscar
b una ncia exacta o
a coinciden
aproxim
mada:
• Si se omite
o o es VERDADE ERO, se de evolverá una
a coinciden
ncia exacta
a o
aproxim
mada. Si non localiza ninguna coincidenci
c a exacta, devolverá el
siguien
nte valor má
ás alto inferiior a valor_
_buscado.
Los vallores de la primera columna de taabla deben estar clasifficados segú
ún
un crite
erio de orddenación asscendente; en caso coontrario, ess posible quue
BUSCA ARV no devvuelva el va
alor correcto
o.
• Si es FALSO,
F BUUSCARV só ólo buscaráá una coinccidencia exa acta. En esste
caso, no
n es necessario ordena mna de tabla.
ar los valores de la priimera colum
Si hay dos o máss valores en n la primera columna de tabla, se s utilizará el
primer valor encoontrado. Si no se encu uentra una coincidenc cia exacta, se
devolve
erá el valor de error #N
N/A.
Por eje
emplo:
= BUSCA
ARV(A2;;A5:D35;;3;Falso))
38 Program
Capítulo III: Funciones de búsqued
da
Esta fu
unción busccará el valor de la celdda A2 (criteerio) en el rango A5:D
D35. Ubicad do
este valor,
v se mostrará
m la columna 3 (indicado or_columnas) de dic cho rango. El
último parámetro
p (
(falso) indicca que la ta á ordenada, por lo que realizará un
abla no está na
búsqueeda exacta.
En caso de que el valor no sea ubicado o en el rango A5:D35, se mostrarrá el mensa
aje
de erro
or: #N/A (no
ot available)) (no dispon
nible).
Para entender
e me
ejor esta fu
unción, des sarrollaremo
os un caso
o práctico. Abra el lib
bro
Boletas de Pago y observe las tablas de la Hoja1 y Hoja3.
En la Hoja3
H se tiene una bole
eta de pago
os.

a 39
nzado
Para el
e ejemplo, en la Ho oja3 se pid
de mostrar el Apelllido del Código A00 05,
introducido en la celda
c D5. Como
C habrá o, este dato debe ser buscado
á observado b en la
Hoja1.
Así, la fórmula de la celda D7
7 para mosttrar el Apelllido será:
= BUSCA
ARV(D5;; Hoja1!A
A3:E13;2
2)
El valor de la celd
da D5 se bu
uscará en el
e rango A3
3:E13 de la Hoja1. Al encontrase
e el
valor, se mostrarrá el conten
nido de la 2da
2 column na. Al omitirrse el último
o argumentto,
este toma el valor de Verdade
ero.
mula de la celda F7 parra mostrar la Categoríía será:

La fórm
= BUSCA
ARV(D5;; Hoja1!A
A3:E13;5
5)
Observve que el va
alor que cambia es el indicador_ s muestre la
_columnas para que se
5ta colu
umna.
Es prefferible traba
ajar con no
ombres de rango
r para el argumen
nto de la tabla.
t Así, en
e
d usar Ho
lugar de oja1!A3:E E13 comoo argumentoo, se puede asignar un nombre a
este rango y trabaajar con dich
ho nombre.
En el siguiente
s ejemplo, se ha
h asignado el nombrre de Datos
s al rango A3:E13
A de la
Hoja1.A
Ahora la fóórmula será
á:
= BUSCA
ARV(D5;; Datos;5
5)
Puede probar la funcionalid dad de estas fórmula as, basta con escrib bir un códig go
diferente en la celd
da D5. Para
a nuestro ejjemplo, al escribir
e A00
01, observe
e el resultad
do:
Cód
digo: A00
01
Cate
eg
Apelliidos: May
yuri A
A
Actividad 0 Usar Fu
01: unción BUS
SCARV
1. Observve los datoss de la Hojja2 del libro

o Boleta de
e Pago. Es
sta hoja
muestra informaciión de las horas
h progrramadas y horas dicta
adas de
cada trabajador
40 Program
da
2. Ahora, en la Hoja2
2, al rango A5:C14, asígnele
a el n
nombre de Horas.
3. Luego, en la celdda C10 de la Hoja3, escriba la fórmula ne

ecesaria
para mostrar las Horas
H Dictad
das.
4. Ademá ás, en la ce
elda D10 escriba la fóórmula paraa mostrar el
e Pago
Hora. Este
E datos debe
d salir del rango de
e la Hoja1

a 41
nzado
5. Finalme
ente, calculle el Monto (Horas Dictadas por e
el Pago Hora
a).
6. Su hoja
a se debe mostrar
m com
mo la figura:
Funció
ón BUSCA
ARV como
o parte dee una fórm
mula o fun
nción.
La funcción BUSCAARV puede e ser usada a como parte
e de una fó
órmula o de
e una funció
ón.
Incluso
o puede ser parte de ottra función BUSCARV
B .
Por eje
emplo, en la
a celda E12
2 de la Hoja
a3 se necesita calcula
ar las Horas
s Falta. Esste
valor se
s obtiene de la differencia de e las Horaas Program madas y de d las Hora as
Dictadas.
En estee caso, en n la Hoja3 yay tenemos s el valor de
e las Horass Dictadas (celda
( C10)) y
nos falttaría hallar el valor de las Horas Programada
P as. Este valor debe se
er buscado de
d
la Hoja
a2. Así, la fórmula
f será
á:
=BUSCAR
RV(D5;Ho
oras;2)-C
C10
Ahora, la Retenciión será de

el 10% del Monto
M para
a los trabajjadores Con
ntratados. En
E
este ca
aso, en la Hoja3
H tenemos que ubicar el Es
stado del EEmpleado, valor
v que se
encuenntra en la a Hoja1 y que debe ser buscad do. Luego se debe evaluar
e si es
contratado o no. La
L fórmula será:
s
=SI(BUSCARV
V(D5;Dattos;4)="C
Contratado";E10**10%;0)
42 Program
da
La funcción BUSCCARV puede, en algun nos casos, reemplaza ar a la funcción =SI. Por
P
ejemplo
o en la Hojoja3 se pide
e calcular la
a Bonificacción de acu
uerdo a la Categoría
C d
del
empleaado. En la Hoja1
H se muuestra la Bo
onificación para
p cada ccategoría.
La fórm
mula usando
o la función SI sería:
=S
SI(F7="A";60;SI(F
F7="B";4
40;SI(F7=
="C";30;2
20)))
Si usa la funciónn BUSCARV V la fórmula puede ub bicar la cate

egoría (celd
da F7) en la
e Bonificaciones de la Hoja1. Ob
tabla de bserve la sig
guiente fórm
mula:
=BUSC
CARV(F7;Bonif;2))
En este caso, se
e debe considerar que
e el rango
o Hoja1!A1
16:B19 tien
ne el nomb
bre
Bonif.
Buscar valores específicos

e s
Cuando o usa la fu
unción BUS SCARV, pue ede especifficar que ddesea ubica ar los valores
exactoss en su rang
go. Para essto sólo es necesario
n e
especificar e
el último arg
gumento.
Por ejeemplo, en la Hoja3, escriba el código A0015. Obse erve que see muestra el
emplea ado Herrera
a, a pesar de
d que dich
ho empleado tiene el ccódigo A010
0. Para evittar
esto, la
a fórmula de la celda D7
D será:
= BUSCA
ARV(D5;; Datos;2
2;Falso)
El resultado será ahora
a #N/A
A ya que dic
cho código no existe.

a 43
nzado
Código: A015
A
Apellidos: #N/A
Realice
e el cambio en las fórm
mulas definid
das en la Hoja3
Permiitir entreg
ga de valo
ores aproxximados.
Ordenaado es un valor lógico que es specifica sis BUSCAR RV debe localizar un
na
coincidencia exaccta o aproxximada. Si se omite o es VERDA ADERO, devolverá unna
coincidencia apro oximada. EnE otras pa alabras, si no localiza ninguna coincidenccia
exacta,, devolverá el siguiente
e valor más
s alto inferio
or a valor_bu
uscado.
En la Hoja4,
H teneemos una ta abla que muestra los descuentos
d s por faltas.. Por ejemp
plo
para 8 faltas, se debe mosttrar 30 com mo descuento. Para 10
0 faltas se debe
d mostrrar
también 30 y si tuvviera 14 falttas será de 50. tc.
En la Hoja3
H se pidde calcular el
e descuentto para cada empleado o. En este caso,
c se deb
be
ubicar un valor ap
proximado ded las Horas falta ya que q en nuesstra tabla dee descuentos
tenemoos sólo los límites de la
as faltas. As
sí, la fórmula será:
=BUSCA
ARV(E12
2;Dsctos;2;Verda
adero)
Por eje
emplo, escriba el códiggo A001. Observe que e tiene 10 h
horas falta, por lo que su
descueento será 300, recuerde Excel busc
ca el valor 10 en la ta
abla y ubicaa el valor más
próximoo, en este caso
c será 6.
Actividad 02: usar BUSC

CARV
Nuestra em mpresa, deddicada la distribución y venta de bbebidas refrrescantes, ha

h
decidido (ccomo méto odo de proomoción y vía v de inve estigación de mercad do)
premiar a aquellos
a co
onsumidoress que envíe en las etiquetas de los
s refrescos de
d
dos litros a un determinado aparttado de correos.
Vamos a suponer
s que
e nuestros consumido
ores particip
pan para los premios de
d
la Promoción 2. Haga lo siguiente
e:
1. Abre unn nuevo Libbro de Excel y llámalo Premios.
P
2. La tabla
a de corresspondencia de premioss, que copia
arás en el ra
ango A9:D1
13
de la Hoja 1, es la siguiente:
44 Program
da
3. Al cabbo de un mes se elabora la lista de lo os primeross ganadorees,

incluyendo los puntos obte enidos por cada uno o y el premio que les
corresp
ponde. Estaa lista, ante ducir los prremios conseguidos por
es de introd p
los gan
nadores, pre
esenta la sigguiente apa
ariencia:
4. Se trata de confeeccionar dic

cha lista, enn el rango A1:C7 de la l Hoja 1, de
d
modo que el premio conseguido
c por cad da ganado or aparezca
automááticamente en la tercerra columna sólo con in ntroducir el nº de puntos
obtenid
do.
5. Selecciione el Ran
ngo A10:D13 3 y póngale e como nommbre Premio os
6. Sitúese
e en la celda
a C2 y activ
va el asisten
nte para fun
nciones.

a 45
nzado
7. En Cattegorías de
d funciones, selecciione Búsqueda y referencia. En
E
Nombre
e de la funcción, selecc CARV y pulsa Aceptarr
ciona BUSC
8. En el cuadro de diiálogo:
a. En el argum mento Valo
or_buscado o, seleccion
ne la celda B2.
B
b. En el argum mento Matrriz_buscar_
_en, escribaa Premios
c. En el argumento Indicador_co olumnas, e escriba 3 (es decir, la
tercera columna de la matriz)
d. En el argum mento Orde e necesario que introd
enado, no es duzca nada
a
9. Pulsa Aceptar,
A cop
pia la fórmu
ula para todas las celda
as necesariias
10. Guarde
e y cierre su
u trabajo.
46 Program
da
Funcción BU
USCARH
H
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a
continuuación, devuelve un va alor en la misma
m mna de una fila espec
colum cificada en la
tabla o matriz. Use BUSCAR RH cuando los valores de comparración se encuentren en e
una fila
a en la parte
e superior de
d una tabla a de datos y desee en ncontrar info
ormación quue
se encuentre denttro de un número
n esppecificado de filas. Use
e BUSCARV V cuando los
valoress de compa aración se encuentren
e en una columna a la izquierda o de los datos
que desee enconttrar.
e BUSCARH significa "Horizontal".
La H de
Sintaxis
ARH(valor_
BUSCA _buscado;ttabla;indica
ador_filas; ordenado)
Valor_
_buscado es el va alor que se s busca en la prim mera fila de la tabla.
Valor_b uede ser un valor, una referencia o una caden
buscado pu na de texto.
Tabla es una ta abla de infformación en
e la que se buscan
n los datos
s. Utilice un
na
referen
ncia a un ran
ngo o el nombre de un
n rango.
Los valoress de la prim
mera fila del argumento
o tabla pued
den ser textto, númeross o
valores lóg
gicos.
Si ordenad
do es VERDADERO, los valoress de la prim mera fila dee tabla debeen
colocarse en orden n ascenden nte: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z,
A FALSO,
VERDADE ERO; de lo contrario,
c BUSCARH
B p
puede devoolver un valor incorrectto.
Si ordenad
do es FALSOO, no es neecesario ord
denar tabla..
El texto en mayúscula
as y en minú
úsculas es equivalente
e.
Ordena loos valores en orden ascendente e, de izqu
uierda a de
erecha. Pa
ara
obtener máás informacción, vea Orrdenar datos.
Indicad dor_filas es el núme ero de fila en tabla dessde el cual d
debe devolv verse el vallor
coincidente. Si ind dicador_fila
as es 1, de evuelve el valor
v de la primera filaa en tabla; si
indicad
dor_filas es 2, devuelve e el valor dee la segund bla y así sucesivamentte.
da fila en tab
Si indiccador_filas es menor que
q 1, BUSC CARH devu or de error #¡VALOR!; si
uelve el valo
indicad
dor_filas es mayor que el número de filas en tabla, BUS SCARH devuelve el vallor
de erro
or #¡REF!
Ordena ado es un u valor lógico que especifica
e si BUSCARH debe localizar un na
coincidencia exaccta o aproxximada. Si es VERDA ADERO o sse omite, devolverá un na
coincidencia apro oximada. Es decir, si no encuentra ningun na coincideencia exactta,
devolveerá el siguiiente valor mayor quee sea inferio S es FALSO,
or a valor_buscado. Si
BUSCA ARH enconttrará una co oincidencia exacta. Si no encuenttra ninguna, devolverá el
valor de
e error #N/A
A.
Consideraciones:
• Si BUSSCARH no logra encon ntrar valor_
_buscado, u utiliza el mayor valor qu ue
sea meenor que vaalor_buscad do.
• Si valor_buscado es menor que q el men nor valor dee la primera fila de tabla,
BUSCA ARH devuelve el valor de error #N N/A.
• Si Ordeenado es FALSO
F y va
alor_buscad do es un va alor de textoo, se puede en
usar los caracteres comodín de signo de e interrogacción (?) y as
sterisco (*) en
e
el argu
umento valo or_buscado o. El signo de
d interrogación corre esponde a un u
solo caarácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia
s d
de
Programa Nacional
N dee Informática
a 477
nzado
caracteeres. Si lo que desea a buscar es un signo o de interro

ogación o un
u
asteriscco, escriba una tilde (~
~) antes del carácter.
Ejemplo:
= BUSC
CARH(A5
5; Ventas
s!A5:F10
0;2;Falso
o)
unción busccará el valorr de la celd
Esta fu da A5 (crite
erio) en el rrango A5:F10 de la ho oja
Ventas s (tabla). Ubicado
U este valor, se e mostrará la fila 2 (in
ndicador_ffila) de dich
ho
rango. El último parámetro
p (
(falso) indic
ca que la ta
abla no esttá ordenada, por lo qu ue
realizarrá una búsq
queda exacta.
En casso de que el valor no sea
s ubicado o en el rango A5:F10, se mostrarrá el mensa
aje
de erro
or: #N/A (no
ot available)) (no dispon
nible)
Para probar esta función, se
e tiene la Hoja5 con lo
os datos de
e las cotizac
ciones en los
últimoss 6 años.
En esta a misma ho elda D9 se debe escribir el año a consultar y mostrar la

oja, en la ce
cotizacción más alta y baja de
e dicho año.
En este
e caso, al ra
ango de daatos de B3:G
G6 se le haa asignado e d Cotiza. La
el nombre de
fórmula
a para la ce
elda D11 (co
otización má
ás alta) será
á:
= BUSCA
ARH(D9; Cotiza;2;Falso)
Se ha agregado
a el parámetro
o FALSO, pa
ara que la búsqueda
b ssea exacta.
48 Program
da
Acttividad 02: usar BUSC

CARH
1. Complete la
l tabla, ubiicando la Cotización más
m baja y el valor dell Intervalo.
u hoja debe quedar com

Su mo la figura
a:
ón INDICE
Funció
Devuelve el valor de un elemmento de un
na tabla o matriz
m selecccionado po
or los índices
de núm
mero de fila y de columna.
Use la forma matrricial si el prrimer argum
mento de INDICE es un
na constante
e matricial.
E(rango;núm_fila;núm_
INDICE _columna)
Rango
o es un ran
ngo de celda
as o una co
onstante de matriz.
Si rango contiene sólo una fila o columna, el argumento
o núm_fila o
núm_colum
mna corresp
pondiente es
e opcional.
Si rango tiiene más de una fila y más de un na columna y sólo utilizza núm_fila
ao
núm_colummna, INDICE devuelve e una matrizz con toda u
una fila o co
olumna.
Núm_ffila seleccciona, en el rango, la fila
f desde la
a cual se devolverá un
n valor. Si se
omite núm_fila,
n se
e requiere el
e argumentoo núm_colu
umna.
Núm_c columna selecciona,
s en el rang
go, la colum
mna desde la cual se devolverá un
u
S se omite núm_colum
valor. Si uiere el argumento núm
mna, se requ m_fila.
Observ
vaciones
Si se utilizzan los argumentos núm_fila y núm_column
n E devuelve el
na, INDICE
valor de la celda dondde se produce la intersección de lo
os argumen
ntos.
Si se definne núm_filaa o núm_c columna co omo 0 (cero E devuelve la
o), INDICE
matriz de valores de e toda la columna
c o fila,
f respecctivamente. Para utilizzar
valores deevueltos commo una ma atriz, introdu
uzca la funnción INDICCE como un na
fórmula dee matriz en un
u rango ho orizontal de
e celdas parra una fila y en un rang go
vertical de celdas parra una colu
umna. Para especificarr una fórmu ula de matrriz,
presione CTRL+MAYÚ
C ÚS+ENTRA AR.
Los argum
mentos núm_ _fila y núm_
_columna deben
d indiccar una celd
da incluida en
e
rango; de lo contrario,, INDICE deevuelve el valor
v de erroor #¡REF!
Programa Nacional
N dee Informática
a 49
nzado
Por eje
emplo, en la
a Hoja6, se
e presenta una
u tabla co
omo:
Se neccesita mostrrar el númerro en letras. Entonces,, la fórmula será:

=INDIC
CE (A3:A
A17; C6)
Siendo
o un resultad
do como:
Mejora
ar la presentacción de
e los resu
ultadoss
Las fun
nciones de Búsqueda y Referenc cia vistas so
on muy útile
es para crear soluciones
como consultas
c d producto
de os, ubicar valores aprooximados, e etc. En esta
a sección del
d
manual, veremos cómo mejo orar la prese
entación dee datos, evittando menssajes de errror
debido a diversos factores co
omo celdas en blanco, valores no encontrado os, etc.
Funció
ón ESBLA
ANCO
Esta función devuelve VERDADERO si la celda eva
aluada está
á vacía. La sintaxis
s es:
=ESBLA
ANCO (CELDA)
emplo, en la solución creada en
Por eje n la Hoja3, se presen
ntan mensa
ajes de errror
(#N/A) si la celda a buscar (D
D5} está vac
cía.
50 Program
da
En este
e caso se debe mostrar un men nsaje “Escri
riba un cód
digo” si la celda
c B5 esstá
vacía. En caso contrario debe usa arle la función BUS SCARV qu ue ya ten nía
implem
mentada. Assí, la fórmula
a será:
=SI(ES
SBLANCO
O(D5);"Esc
criba un có
ódigo";BU
USCARV(D
D5;Datos;2))
Funció
ón COINC
CIDIR
Devuelve la posicción relativ
va de un ele
emento en una
u lista, que coincidaa con un vallor
especifficado en un orden esspecificado. Utilice CO
OINCIDIR enn lugar de las funciones
BUSCA AR cuando necesite co onocer la posición
p de
e un elemen
nto en un ra
ango en lug
gar
del elem
mento en sí.
=COINC
CIDIR( valor; rang
go; tipoco
oinciden
ncia)
Por eje
emplo, si en la tabla de
e la Hoja6, si
s usted esccriba la sigu
uiente fórmu
ula:
=COINC
CIDIR("Oc
cho";A3::A17; fals
so)
En estee ejemplo, el
e resultado
o será el número 8 quee es la posicción donde se encuenttra
el texto
o OCHO. Se e usa Falso ar que ubique el valor exacto en el
o para indica e rango.
Funció
ón ESNOD
D
La funcción ESNOD D devuelve VERDADE ERO si el vaalor de la ce
elda se refie
ere al valor de
d
error #N/A (el valo
or no dispoonible). En el caso de las funcionnes BUSCA AR, este errror
se mueestra al no ubicarse
u al elemento
e en la tabla de búsqueda a.
emplo, la fórrmula para ubicar la ca

Por eje ategoría es:
=BUSCA
ARV(D5;D
Datos;5))
Si usteed escribe un código como 0, es sta fórmula
a muestra e el error #N//A. Podemos
evitar este
e mensaaje de errorr mediante la función ESNOD. L Lo que hare emos es ussar
esta función para saber si da
a como resuultado VERD DADERO. S Si es Verdadero significa
que el código no o existe, si es falso, dicho
d códig
go existe y debe bus scarse con la
fórmulaa planteada
a. La fórmula
a será comoo:
=SI(ESNOD
D(BUSCARV
V(D5;Datos;5
5));"No Ubic
cado";BUSC
CARV(D5;Da
atos;5))
Búsqu
ueda por referencia
r a cruzada..
Este tip
po de búsqueda ubica
a un valor en
e base a su
s posición de fila y co
olumna de un
u
rango de
d datos. Se usarán las funciones INDICEE y COINCCIDIR para poder ubiccar
alor en una tabla
este va
En nue estro ejempplo, se tien
nen la Hoja
a7 con una
a tabla que
e muestra los contratos
tramitados por distrito

a 51
nzado
En la parte
p inferior de la missma hoja, se
e desea obttener el núm
mero de contratos de un
u
Distrito
o en un mess determinad do.
Como notará, se debe ubiccar el valorr de acuerdo a 2 entradas (Dis

strito y Mess).
Considere la siguiente fórmulla:
=COINC
CIDIR(C11
1;A3:A8;;FALSO)
órmula devu
Esta fó uelve el núm
mero de fila
a en que se
e encuentra
a el Distrito escrito en la
celda C11.
C En este
e caso devu
uelve 2.
Esta ottra fórmula:
=COINC
CIDIR(C12
2;A3:E3;FALSO)
…devuuelve el núm
mero de coolumna en que
q se enccuentra el Mes escrito
o en la celd
da
C12. En este caso
o devuelve 4.
4
Así, ussando estoss 2 valoress junto a la función IN
NDICE, la fó
órmula para
a devolver el
número o de contrattos será:
=INDIC
CE(A3:E8;C
COINCIDIR((C11;A3:A8
8;FALSO); COINCIDIR
R(C12;A3:E
E3;FALSO)))
Funció
ón ELEGIR
R
Utiliza el
e argumen nto núm_índdice para de
evolver un valor
v de unaa lista de arrgumentos de
d
valoress. Utilice EL
LEGIR para a selecciona
ar uno de lo
os 254 valo ores posiblees a partir del
d
rango del argume ento índice
e. Por ejemmplo, si va
alor1 a valo or7 son los s días de la
semana a, ELEGIR devuelve unou de los días cuand do se utiliza
a un númerro entre 1 y 7
como argumento
a n
núm_índicee.
Sintaxis
dice;valor1;valor2;...)
ELEGIR(núm_índ
52 Program
da
Núm_ííndice esp pecifica el argumentoo de valor que se se elecciona. ElE argumen nto
núm_ínndice debe ser un núm
mero entre 1 y 254, o bien,
b erencia a una
una fórrmula o refe
celda que
q conteng ga un númeero entre 1 y 254.
Si núm_índ dice es 1, ELEGIR
E dev
vuelve valorr1; si es 2, E
ELEGIR devuelve valo
or2
y así sucessivamente.
Si núm_índdice es me
enor que 1 o mayor qu ue el número del últim
mo valor de la
lista, ELEG
GIR devuelvve el valor de
d error #¡V
VALOR!.
Si núm_ín ndice es un
na fracción
n, se truncca al entero
o inferior antes
a de ser
s
utilizada.
Valor1,valor2,... son de 1 a 254 argumentos de valores entre los cualles la funció
ón
ELEGIR R seleccionna un valorr o acción que se eje
ecuta basándose en el e argumennto
núm_ín ndice. Los argumentos pueden ser s número das, nombres
os, referenccias a celd
definido
os, fórmulass, funcioness o texto.
Observ
vaciones
ndice es una matriz, cada valo
Si núm_ín or se evalu
uará cuand
do se evalú
úe
ELEGIR.
mentos de valor
Los argum v para ELEGIR
E pue
eden ser re
eferencias de
d rango, así
a
como valorres individuales.
Por eje
emplo, la fórrmula:
=SUMA 2;A1:A10;B1:B10;C1:C
A(ELEGIR(2 C10))
evalúa::
=SUMA
A(B1:B10)
que después devu
uelve un vallor basado en
e los valorres del rang
go B1:B10.
La funcción ELEGIIR se evalú
úa primero, devolviend
do la referencia B1:B10. La funció ón
SUMA se evalúa a continuacción utilizan
ndo B1:B100, que es ell resultado de la funció
ón
ELEGIR R, como su argumentoo.
Valida
ación de
e datos en celd
das
La seccción anterio or se encarg
go de contrrolar los divversos errorres que pue
eden surgir al
usar funciones BU USCAR. Otrra estrategiaa para evitaar esos men nsajes de errror sería qu
ue
se conttrole el ingrreso de dato
os a buscarr, por ejemp plo que se ingrese sólo
o códigos qu ue
Programa Nacional
N dee Informática
a 53
nzado
existan
n en su tablla, o se limite el ingres
so a númerros entre un
n determina
ado intervalo,
etc.
Valida
ación por Listas
Por eje
emplo, se pide
p que en la celda D5
D se limite el ingreso de datos a códigos qu
ue
existan
n en nuestrra tabla dee empleado os. Para realizar esta acción, de
ebe seguir el
procedimiento en el libro Bole
etas de pag
go:
1. Selecciione el rango de los códigos
c de la Hoja1 (A3:A12) y asígnele un
u
nombre e de rango. Para nuesttro ejemplo, se llamará
á CODIGOS
S.
2. Luego, lleve el ind
dicador a la celda D5 de la Hoja3.
3. Elija la
a ficha Datoos, en el grupo
g Herrramientas de datos Haga clic en
e
Validac ción de dattos…
4. Elija de
e la lista Vallidación de datos…
5. En este
e cuadro:
6. En la lissta Permitirr: elija LISTA

A
7. En Origen: escrib ba el signo o IGUAL (=
=) y el nom
mbre del ra
ango definid
do
anteriormente. En nuestro caso escriba =CODIGOS S.
8. Haga clic
c en Acep ptar.
54 Program
da
9. Ahora, en la celda D5 se muestra

m una
a lista para selecciona
ar el código
o a
ubicar.
Quitar una valiidación

a opciones de validació
Si usted desea que su celda ya no tenga ón, sólo deb
be:
1. Selecciione la celd
da
2. Elija la
a ficha Datoos, en el grupo
g Herrramientas de datos Haga clic en
e
3. En el cuadro Perm
mitir elija Cu
ualquier va
alor
4. Haga clic
c en Acep ptar.
Valida
ación por intervalo de números,
Otra fo
orma de va alidar el ingreso de datos
d es a través de e controlar que sólo se
ingrese
en valores entre
e un ra
ango de números. Porr ejemplo, e
en la Hoja55, los valores
permitid
dos para la a celda D9 van de 199 os siguientes pasos pa
98 a 2003. Realice lo ara
aplicar este tipo de
e validación
n:
1. Lleve el
e indicador a la celda D9 D de la Hooja5
2. Elija la
a ficha Dato os, en el grupo
g Herrramientas de datos Haga clic ene
3. En la lissta Permitirr: elija Núme
ero Entero
4. En Dattos: elija En ntre
5. Como valor
v Mínimmo: escriba 1998. Com mo valor Máx
ximo: escriiba 2003.

a 55
nzado
6. Haga clic
c en Acep ptar.
7. Para probar esta opción, esc criba un valor fuera deel intervalo definido. Por
P
ejemploo, escriba 2005, paraa ver los va alores escrritos no vallidos haga lo
siguien
nte:
a. En la ficha
a Datos, en el grupo Herramienta
H s de datos,, haga clic en
e
Validación de datos y elija: Rodear con círcu
ulo datos noo válidos
a
b. Se muestra
Mensa
ajes de Ingrreso y de Error.
E
Incluso
o, puede de efinir un me
ensaje de entrada
e (me
ensaje quee se muestrra al llevar el
indicad
dor sobre la celda validdada) o un mensaje de e error (men
nsaje perso
onalizado quue
se mueestra al ingrresar un valor fuera del rango definido).
Para de
efinir un me
ensaje entra
ante.
56 Program
da
1. Lleve el
e indicador a la celda a definir. En
n nuestro caaso a la celd
da D9
2. Elija la
a ficha Da atos, grup po Herram mientas de e datos hagah clic en
e
Validacción de dattos…
3. En la ficha Mensaje entrante, esccriba como o Título: Consulta de d
Cotizacciones.
4. En el Mensaje
M esccriba: Escrib
ba el año a consultar.
5. Haga clic
c en Acep
ptar.
Si lleva
a el indicado
or a la celda
a D9 observ
ve el mensa
aje:
Para de
efinir un me
ensaje de error.
1. Lleve el ind
dicador a la
a celda a deefinir. En nuestro caso a la celda D9
D
2. Haga clic en
e Validación de dato os…
3. En la ficha Mensaje ded error, es scriba como o Título: Co
onsulta de Cotizaciones
C s.
4. En el Mens saje escribaa: Error en el ingreso de
d datos. Va alor no perm
mitido.
5. Haga clic en
e Aceptar.

a 577
nzado
1. En la celda
a D9 escriba
a un valor fuera del inttervalo. Por ejemplo es
scriba 2005.
Pregu
untas de
d Repa
aso
1. ¿Qué dife
erencias haay entre usar
u VERD
DADERO o FALSO en
e el últim
mo
argumento
o de las fun
nciones BUS
SCAR?
á la función =BUSCAR
2. ¿Qué valor devolverá RV("AZ35";A
A2:B6;2;FAL
LSO)? Si usa
=BUSCAR RV("AZ35";A
A2:B6;2;VER RDADERO) que valoor será aho
ora? (Use la
siguiente ta
abla)
3. En el libro Costos de Producció

ón se tiene la tablas:
58 Program
da
Hoja1
H
Hoja2
Consideranndo las tablas de la fig

gura anterio
or, en la Ho
oja2 se desea hacer un
na
consulta de
e acuerdo a las siguienntes especifficaciones:
El Código
C y lass unidades a producir son
s ingresa
ados por tec
clado
La Descripción
n y el Porc
centaje deben ser busscados de la Hoja1. La
L
bússqueda debe
e ser de valores exacto
os.
De la semana 2 a la 4 se
e incrementa
ará de acue
erdo al Porc
centaje.
Parra Hallar el Costo Pro
oducción se s debe multiplicar el Total (celd
da
G111) por el Co ad (valor que debe ser buscado de
osto Unida e la Hoja1)
4. Valide la ta
abla de acuerdo a las siguientes
s e
especificacio
ones:
La Descrippción y el Porcentaje nunca deeben mostra ar errores de
d tipo #N//A.
Use las fun
nciones ESB
BLANCO, ESNOD
E y ottras que considere.
Las unidad
des sólo deb
ben aceptarr valores en
nteros entre
e 250 y 550
0 unidades.
El código se
s debe mostrar en una
a lista.
e, personalice los mensajes entrantes y de e

Finalmente error para la
a celda de las
Unidades.
5. Inserta una
a nueva hojja (Hoja 2) en el Libro
o Premios. C
Crea en ella
a el siguien
nte
modelo de pedido (ran
ngo A1:D15 5):

a 59
nzado
HE
ERMAN
NOS LÓ
ÓPEZ
Jr. De La
L Unión
Cercado
o de Lima
PEDIDO Nº FECHA:
Cód.
Destin
natario:
destina
atario
CON
NDICIONES
S
Forma envío Plazo entrega

e
Forma pago Lugar entrega

e
Can
ntidad Arttículo Prec
cio unit. Importe total
6. En la mism
ma hoja, má
ás abajo, cre
ea la siguiente tabla de
e correspon
ndencias:
Códdigo Forma Forrma Plazo Lugar

Destinatario
destina
atario envío pago e
entrega entrega
a
Tallleres
T3
32 Aéreo Al contado 24 hs. Fábrica
Ramírez
ayoristas
Ma Aplazaado
AK
K7 Camión
n 3 días Almacén
Centrales (30 d.//vta.)
N12 El dedal,
d SL Tren Al contado 2 días Almacén
A coontinuación, en las celdas del mo odelo de pe

edido correspondientes a los datos
de Destinatarioo, Forma envío, Forrma pago, Plazo entrega y Lu ugar entreg ga
intro
oduce funcio
ones BUSC CARV de fo orma que al
a escribir el código de
el destinatarrio
aparrezcan auto
omáticamen nte los datos correspon
ndientes a ddicho código
o.
60 Program
Capíttulo
Filttros avanz
a zado os, He
erram
mienttas
de dato os y Esque
E emass
deremos a
a:
C
Crear filtros
s avanzadoss
U
Usar herram
mientas de datos
d
U
Usar esquemas
Programa N
a 6
61
nzado
Filtro
os avan
nzados
A pesa ar de que sean
s muy útiles y senc cillos de ma
anejo los filtros autom
máticos, está
án
limitadoos a sólo uno
u o dos criterios
c porr cada cammpo. Por esto, se tieneen los Filtro
os
avanza ados cuyo manejo ess similar al de los filtros automátticos pero con mayores
posibilidades de criterios.
c Loos criterios se definen en la mismma hoja de cálculo. Los
criterioss de filtro avanzado pueden inc cluir varias condicione
es aplicadas s a una so ola
column na, varios criterios
c apllicados a varias
v colum
mnas y con ndiciones creadas com mo
resultad do de una fórmula.
f
Para usar criterioss avanzadoos, debe tener un Ra ango de la lista, dond de aparece la
referen
ncia de las celdas que contienen n la lista. Excel
E omáticamente detecta el
auto
d la lista cuando está
rango de á el cursor colocado
c n ella, pero con un clic en la caja se
en
puede escribir un nuevo rang go o cambia ar el actual.. También sse puede uttilizar el rató
ón
y hacerr un arrastre
e para marccar el área de
d trabajo.
Ademá ás es necessario un Rango
R de Criterios.
C E
Este rango debe ser otra área de d
celdas donde se determine
d e criterio, debe
el d n área con los nombre
ser un es exactos de
d
los cam
mpos de su lista y por lo menos una
u fila quee contenga llos criterios
s escritos qu
ue
se estáán buscand
do. Con loss criterios se pueden utilizar siggnos de co omparación y
comodines.
A continuación abra el libro Listas,
L en la hoja1 se muestra:
m
ese en la Ho
Ubíque oja3 se mue
estra un eje
emplo de un
n rango de ccriterios:
62 Program
Capíítulo IV: Filtrros avanzado
os, Herramieentas de datos y Esquem
mas
Criteriios en una
a columna
a.
A
Actividad 01
1: Usar critterios en una column
na
En el Libro o Listas, se
e necesita tener una relación de e los prod ductos de las
categorías: Lácteos, Pescados / Mariscos y de Carn nes. No se pueden ussar
autofiltros ya
y que se necesitan
n más
m de 3 criiterios en ell mismo cam
mpo.
Para este caso, se usaran
u filtro
os avanzad
dos y crearemos nues
stro rango de
d
criterios en
n una colum
mna de la sigguiente man
nera:
1. Ubíqueese en la hoja3
h y esc
criba el rang
go de criterrios como se
s muestra
a a
continu
uación:

dicador sobbre alguna celda
c de su lista en la hoja1
h
3. Use la
a ficha Datoos, bajo el grupo Ordennar y filtrar h
haga clic en
n Avanzada
as
4. Excel detecta
d go de Lista mostrando lo siguiente
automáticamente el Rang e:

a 63
nzado
5. En el Rango de criterios
c debe seleccio
onar el rang
go definido en el paso
o1
(C3:C66)
6. Observve en el cu uadro de diáálogo Filtro

o avanzado o que si lo desea pued
de
indicarr que el resultado de aplicar este filtro
f se cop
piará en otro
o lugar.
7. c en Aceptar
Haga clic
8. Observve que ahora la lista muestra
m los productos d
de esas 3 categorías
9. v la lista completa, use la fich
Para ver ha Datos een el grupoo Ordenar y
Filtrarr haga clic en
e Borrar.
64 Program
mas
Criteriios en una
a Fila
Acttividad 02: usar Crite

erios en una fila
n el Libro Listas,
En L se necesita
n ob
btener los productos dde la categ
goría Carne
es
cuyyo stock sea mayor de 80 unid dades y loss Lácteos con stock menor a 30 3
unidades.
En
n este caso:
1. Proceda a estableccer un rang go de criteerios en la
a hoja3 de la siguiennte
manera:
2. Luego lleve el indica

ador sobre alguna
a celda
a de la lista
a de la hoja1
1
3. Haga clicc en Avanzaadas de la ficha
f Datos
s.
4. En esta ventana observe

o qu
ue el ranggo de la lista se ha h detectad
do
automáticcamente.
5. En el ranngo de critterios debe
e selecciona
ar el rango e el paso 1
o definido en
(C3:D5)
6. na debe quedar como

Su ventan a la imagen siguiente:
o lo muestra

a 65
nzado
7. Haga clicc en Acepta

ar para aplic
car el criterio.
Criteriios que inccluyan fórrmulas

En ciertos casos se necesiitan usar fórmulas co omo criterioos para obbtener ciertos
registro
os. Por ejemplo ver loos producto
os cuyo Stock se en ncuentra po
or debajo del
d
promed dio o aquellos producto
os que emp
piecen con la letra C.
Cuando o definimoss un criterio a través dee una fórmu ula no debeemos utiliza
ar el rótulo de
d
la colum
mna como lol hicimos ene los casos s anterioress, sino deja
ar esa celda
a vacía y ussar
ambas celdas com mo rango de e criterios.
Actividad 03: usar Criterios

C qu
ue incluyan
n fórmulas
Se desea mostrar los registros cuya long

gitud del no
ombre sea de hasta 15
caracteres. En este ca
aso:
1. En la Hoja3
H del lib
bro Listas, escriba
e en la
l celda B2 la siguientte fórmula:
=LA
ARGO(B4
4)<15
Se usaa la celda B4
B porque es la prime era celda qque contiene el Nomb bre
del Prroducto. Laa función LARGO
L obttiene la long cha celda. El
gitud de dic
resulta
ado de esta
a fórmula noos muestra
a un valor VVERDADER RO o FALSO,
dependiendo de la evaluacióón hecha en
n la celda BB4.
go de criterios debe qu
2. Su rang uedar como
o:

dicador sobrre alguna ce
elda de su llista.
66 Program
mas
4. Use la ficha Datos

s y haga clic
c en Avanzzadas
5. En estta ventana, observe que el Ra ango de la lista se ha h detectad

do
automááticamente.
6. En el Rango
R de crriterios, debe seleccion
nar el rango
o definido (B
B1:B2).
7. Haga clic
c en Acep ptar
8. Observve en resulta
ado al aplic
car este crite
erio
emplo de criterios de rangos,

Otro eje r será
á por ejemp
plo para moostrar los prroductos cuyyo
Stock este
e por de
ebajo del proomedio. En este caso, la fórmula empleada será:
s
=F4<PR
ROMEDIO
O(F4:F80))
Para esste ejemplo
o la fórmula debe ser in
ntroducida en
e la misma
a hoja1
El rang
go de criterio
os se muesstra en la fig
gura:

a 677
nzado
Aquí se
s usa la función
f PR
ROMEDIO para calcular el prom medio del Stock
S (rang
go
F4:F80
0), Se evalú
úa si la celd
da F4 (prim
mera fila dell Stock) es mayor que
e el promed dio
obtenid
do.
Obten
ner valorees únicos
Filtrar valores
v úniicos y quita
ar valores duplicados
d son dos taareas muy relacionadas
porque e los resulta
ados mostraados son loos mismos: una lista de valoress únicos. Sin
S
embarg go, la difeerencia es importante e: cuando filtra por valores ún nicos, oculta
temporralmente loss valores duplicados pero
p cuando quita valo
ores duplica
ados, elimin
na
los valoores duplica
ados de maanera perma anente.
Un vallor duplicado es aqu uél en el que todos los valore es de la fila
f coincide
en
exactam
mente con n todos lo os valores
s de otra.. Los valo ores duplic cados estáán
determinados porr el valor mostrado en la celd da y no necesariame ente el vallor
guarda emplo, si tiene el mismo valor de fecha
ado. Por eje f en ceeldas diferen
ntes, una co
on
o "8/3/2006" y la otra como
formato c "8 de marzo de 2006",
2 los va
alores son únicos.
ú
Es una
a buena idea
a Filtrar valo
ores únicos
s antes de confirmar
c qu
ue los resultados son los
desead
dos antes de
e quitar valoores duplica
ados
Proced
da de la sigu
uiente mane
era para ob
btener valore
es únicos e
en una lista:
1. Seleccione
e el rango de celdas
s o asegú
úrese de q da activa se
que la celd
encuentra en una tablla.
a Datos, en
2. En la ficha e el grupo
o Ordenar y filtrar, h
haga clic en
e Opcione
es
avanzadas s.
3. En el cuadro de diálogo Filtro avanzado o de los prrocedimientos

o, siga uno
siguientes::
68 Program
mas
a) Parra filtrar el rango de las celdas o la tabla colocada, haga clic en

e
Filttrar la lista sin moverrla a otro lu
ugar.
b) Parra copiar loss resultados
s del filtro a otra ubicacción, haga lo
l siguiente
e:
1. Haga clic
c en Copiiar a otro lu
ugar.
2. En el cuadro
c Copiar a, escrib
ba una referencia de ce
elda.
Otra
a alternativva es haceer clic en Contraer
C d
diálogo para oculttar
tem
mporalmente e el cuadro de diálogo
o, seleccion
nar una celd
da de la ho
oja
de cálculo
c y, a continuació
ón, presiona
ar Expandiir diálogo .
4. Active la ca
asilla de verificación Sólo registrros únicos y haga clic en Aceptar.
Los valoress únicos de
el rango sele
eccionado se
s copian en la nueva ubicación.
Uso de
d las herrami
h ientas de
d dato
os
Texto en colum
mnas
Utilice el Asistentte para con
nvertir texto
o en colummnas para sseparar el contenido de
d
celdas simples, coomo nombre es y apellidos, en colum
mnas distin
ntas.
Según los datos, puede

p dividir el contenido de las celdas
c en fu
unción de un
n delimitadoor,
como un
u espacio o una coma a, o en funcción de la ub
bicación esp
pecífica de un salto de
e
column
na en los da
atos.
Programa Nacional
N dee Informática
a 69
nzado
Actividad 04: Dividir en columnas

c cuando
c el delimitado
or es el esp
pacio
Para re
ealizar estoss pasos, co
opie los dato
os de la ima
agen siguien
ntes en una
a hoja de
cálculo
o en blanco
1. Seleccionee el rango de datos que

e desea con
nvertir.
2. En la ficha Datos, en el grupo He
erramienta s, haga clic en Texto en
as de datos
columnas.
3. En el pasoo 1 del Asisttente para convertir

c mnas, haga clic en
texxto en colum
Delimitado os y luego en
e Siguiente.
4. En el pasoo 2, active la n Espacio y desactive las demás
a casilla de verificación
casillas bajjo Delimita
adores.
70 Program
mas
En el cuadro Vista pre evia de los

s datos se muestra
m el n
nombre y el apellido en n
dos columnnas distintas.
5. Haga clic en
e Siguientte.
6. En el paso
o 3, haga clic en una coolumna en ele cuadro Vista previa de los
datos y lue
ego en Texto bajo Forrmato de lo os datos enn columnas s.
Repita este
e paso para a cada colummna del cuaadro Vista pprevia de los datos.
7. Si desea in
nsertar el co
ontenido seeparado en las columna as junto al nombre
n
completo, haga clic enn el icono situado a la derecha deel cuadro De estino y, a
continuació
ón, seleccioone la celda
a colocada junto al nommbre en la liista (B2, en
n
este ejempplo).
Si no especifica un nu
uevo destino o para las nuevas
n colu
umnas, los datos
d
divididos re
eemplazaráán los datoss originales.
8. Haga clic en
e el icono situado
s a derecha del Asistentte para con
a la nvertir texto
o
en column nas.
9. Haga clic en
e Finalizarr.
Quitar valores duplicado

d os
Cuando o quita valo
ores duplica s afecta a los valores del rango
ados, sólo se o de celdass o
tabla. No
N se modiffica ni se mueve ningún otro valorr fuera del rrango de ce eldas o tabla
a.
Debido o a que borra los datoss de manerra permane ente, es bueena idea coopiar el rang
go
original de celdass o tabla enn otra hoja de cálculo o libro anttes de quitaar los valores
duplicaados.
Proced da de la sigu
uiente maneera para Quuitar valoress duplicadoss en una Lista:
1. Seleccionee el rango de celdas o asegúrese de que la ccelda activa se

encuentra en una tablla.
erramientaas de datos s, haga clic en Quitar
duplicado os.

a 71
nzado
3. Siga uno o varios de los procedim

mientos siguientes:
En Columnas, seleccione e una o más columnass.

Parra seleccion
nar rápidam mente todas las column nas, haga clic en
Selleccionar toodo.
Parra borrar rápidamente todas las co olumnas, ha aga clic en Anular
selección.
Si el ra
ango de celddas o tabla contiene muchas
m columnas y sóloo desea
seleccionar alguna as, le será más
m fácil ha acer clic en Anular sellección y, a
continuuación, en Columnas,
C seleccionar dichas collumnas.
4. Haga clic en
e Aceptar.
Aparece un n mensaje indicándole
i cuántos vaalores dupliccados se ha
an quitado y
cuántos vaalores único
os permanec cen o si no se han quittado valores
s duplicado
os.
5. Haga clic en
e Aceptar.
Valida
ación de datos
d
En mu uchas hoja as de cálcculo que cree, los
usuarioos escribirrán datos para obttener los
resultad
dos y cálcculos que desee. As segurar la
entradaa válida de datos es una
u tarea im mportante.
Puede que desee restringir la a entrada de
d datos a
un ran ngo determminado de fechas, limitar las
opcionees emplean ndo una lissta o asegurarse de
que só ólo se entrran número os enteros positivos.
Tambié én es esenccial proporccionar una ayuda inmeediata para
a dar instruc
cciones a los
usuarioos y mensaajes claros cuando se escriban datos
d álidos para hacer que el
no vá
proceso da de datos se lleve a cabo
o de entrad c sin pro
oblemas.
Una veez que deccida qué va alidación desea utiliza
ar en una hoja de cá
álculo, pued
de
configu
urarla haciendo lo siguiiente:
1. Seleccione
e una o máss celdas parra validar.
erramienta
as de datos
s, haga clic en
Validaciónn de datos.
72 Program
mas
Se muestra
a el cuadro de diálogo Validación
n de datos.
3. Haga clic en
e la ficha Configurac
C ción.
4. Para especcificar el tipo de validac
ción que de
esea, realice
e una de las
s siguientess
acciones:
Permitir valores de una lista
Permitir un número entero den
ntro de límites
Permitir un número decimal de
entro de lím
mites
Permitir una fecha dentro
d de un
u período de
d tiempo
Permitir una hora dentro de un
n período de
e tiempo
Permitir texto de un
na longitud específica
e
Calcularr qué se perrmite según
n el contenid
do de otra ccelda
Utilizar una
u fórmula
a para calcu
ular lo que se
s permite
5. Para especcificar cómo o desea admministrar loss valores en
n blanco (nu
ulos), active
e
o desactive
e la casilla de
d verificac
ción Omitir blancos.
b
Si los valoores permittidos se ba asan en un rango de celdas con n un nomb bre
definido y existe un na celda en e blanco en cualquiier lugar del d rango, la
configuraciión de la casilla
c de verificación
n Omitir blancos perrmite escrib bir
cualquier valor
v en la celda
c valida
ada. Lo missmo puede decirse de e las celdass a
las que se haga referrencia mediante fórmullas de valid dación: si un
na celda esstá
en blanco, la configuraación de la casilla de verificación
v Omitir blancos permite
escribir cua
alquier valo
or en la celda validada.

a 73
nzado
6. Otra opció
ón es mosttrar un men
nsaje de entrada cua
ando se haga clic en la
celda.
ga clic en la
1. Hag a ficha Mensaje de entrada.
2. Aseegúrese de e que la casilla
c n Mostrar mensaje de
de verificación
v d
enttrada al selleccionar la
a celda está activada.
3. Relllene el título y el texto del mensajje.
7. Especifique
e cómo de esea que Microsoft Office
O Exce a cuando se
el responda
especifique
en datos no
o válidos.
1. Hagga clic en la ficha Mensaje
M de
e error y a
asegúrese de que essté
activada la ca
asilla de ve
erificación Mostrar m
mensaje dee error si se
s
esc
criben datoos no válido
os.
2. Seleccione una de las sig
guientes opcciones en e
el cuadro Es
stilo:
Para mostrar un mensaje e informattivo que no evite la
especifficación de datos no vá
álidos, selecccione Información.
Para mostrar
m un
n mensaje de adverttencia que no evite la
especifficación de datos no vá
álidos, selecccione Adv
vertencia.
Para evitar
e la especificación
n de datoss no válidos
s, seleccion
ne
Detene
er.
3. Esccriba el título y el texto del mensajje (máximo 225 caractteres).
Si no
n escribe unu título o un texto, de forma preddeterminadaa el título se
erá
"Miccrosoft Exccel" y el meensaje seráá: "Valor no
o válido. El usuario só ólo
pueede escribir ciertos valo
ores en esta
a celda".
8. Pruebe la validación
v d datos pa
de ara asegurarse de que funciona co
orrectamentte.
Trate de escribir dato
os válidos y no válidoss en las celdas para asegurarse de
d
que la coonfiguración funciona como prettende y qu ue los mensajes está án
do como espera.
apareciend
Si realiiza cambioss a la valida
ación en unna celda, puede aplica
arlos autom
máticamente
ea
todas laas demás celdas
c que tengan
t la misma
m config
guración.
Conso
olidar
Para resumir
r y registrar reesultados de
d hojas de d cálculo independie entes, pued de
consolidar datos de d cada un na de estass hojas en una hoja d de cálculo maestra. Las
hojas pueden
p esta
ar en el missmo libro qu
ue la hoja de cálculo m
maestra o en
n otros libro
os.
Al conssolidar dato os, lo que se hace es e ensamblarlos de m modo que sea
s más fáácil
actualizzarlos y agrregarlos de una forma periódica o específica.
Por ejeemplo, si tie
ene una ho oja de cálcu ulo de cifra
as de gastoos para cadda una de las
ón para resumir estas cifras en un
oficinass regionaless, podría uttilizar una consolidació
c na
hoja dee cálculo dee gastos co orporativa. Esta
E hoja de
d cálculo mmaestra pod dría conten
ner
totales de ventas y promediios, niveles s de inventa es y los prroductos más
ario actuale
vendido os de toda la organización.
Para consolidar
c d
datos, utilice el coman
ndo Conso
olidar del g
grupo Herra
amientas de
d
datos de
d la ficha Datos.
D
74 Program
mas
1. Configure los datos que

q se van da una de las hojas de
n a consoliidar en cad d
cálculo independiente
es.
Ase
egúrese de que cada rango de datos está e en formato de
d lista: cadda
colu
umna tiene un rótulo en
e la primera fila, conttiene hecho
os similaress y
no tiene filas o columnas en blanco.
Colloque cada rango en una
u hoja de cálculo difeerente. No ponga
p ningú
ún
rango en la ho
oja de cálculo donde va
aya a coloca
ar la consollidación.
Ase
egúrese de que cada rango
r tiene el mismo diseño.
Asigne un nom mbre a cada
a rango: seeleccione to
odo el rango
o y, luego, en
e
la ficha
f Fórmulas, en ell grupo Celldas con n nombre, ha aga clic en la
fleccha situada
a junto a Asignar
A no
ombre a u un rango y escriba un u
nom mbre para el
e rango en el cuadro Nombre.
N
2. Haga clic en
e la celda superior iz
zquierda dell área dondde desee qu
ue aparezca
an
los datos consolidado
c os en la hoja
a de cálculo
o maestra.
Asegúrese e de dejar suficientes celdas
c a la derecha
d yp
por debajo de
d esta celd
da
para los da
atos de consolidación. El comando Consolid dar rellena el
e área segú
ún
proceda.
ha Datos, en el gru
3. En la fich upo Herram
mientas de
e datos, haga
h clic en
e
Consolidaar.
4. En el cuad dro Funció ón, haga clic en la función de re esumen que desea qu
ue
utilice Micrrosoft Office
e Excel para
a consolidar los datos.

a 75
nzado
5. Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, haga a clic en Exxaminar pa ara

buscar el archivo
a y, a continuació
ón, haga cliic en Acepttar para cerrar el cuad
dro
de diálogo Examinar..
La ruta de acceso del archivo se
e escribe en
n el cuadro
o Referencia seguido de
d
e exclamacción.
un signo de
6. Escriba el nombre que le asignó al rango y, a con
ntinuación, haga clic en
e
Agregar. Repita
R este paso para cada rango
o.
7. Decida cómo dese ea actualiz
zar la co
onsolidación
n. Siga uno
u de los
procedimie
entos siguie
entes:
Parra configurar la con nsolidación de manera que se actualice
automáticamente cuando o cambien loos datos de
e origen, ac
ctive la casilla
de verificación
n Crear víncculos con los
l datos d de origen.
Solamente pu uede activa
ar esta cassilla de verificación si
s la hoja de
d
cálcculo se en ncuentra enn otro libro
o. Cuando active estta casilla de
d
verrificación ya
a no podrá á cambiar las celdass y los ran ngos que se
inclluyen en la consolidación.
Parra configurrar la cons solidación de
d modo que puede e actualizarla
manualmente cambiando o las celdas y los rango
os incluidos
s, desactive la
cassilla de verifficación Cre
ear vínculoos con los ddatos de orrigen.
8. Deje en blanco las ca
asillas de Usar
U rótulos
s en. Excel no copia los rótulos de
d
fila o colum
mna de loss rangos dee origen a la consolid
dación. Si desea
d rótulos
para los datos
d consolidados, cópielos
c e uno de los rangos de origen o
de
introdúzcalos manualmmente.
A
Actividad 0 Consolidar Datos
05:
La Empressa Frutales S.A, elabo ora mensualmente una a planilla en la que ano
ota
su produccción, se dessea elaboraar un cuadrro consolida ado del primer trimesttre
de produccción. Para re
ealizar esta
a actividad abra
a el arch
hivo FrutalesSA.
El archivo FrutalesSA
A cuenta coon 3 hojas con
c datos (Enero, Febbrero, Marzoo),
en cada unna de estass hojas se ha creado Rangos co on nombress que define
en
los rangos de celdas a consolidar, por ejem
mplo en la Hoja Enero
o el rango de
d
celdas A1:B8 tiene el nombre Ennero.
ga clic en la
1. Hag a Celda A1 de la Resumen
2. En la ficha Datos
D en el grupo Herramientas de datos haga clic en
e
Con
nsolidar
76 Program
mas
3. En el cuadro de diálogo que se ab bre; en Funnción elija Suma

S y baajo
Refferencias escriba
e Ene
ero y pulse el
e botón Ag gregar. Agreegue Febreero
y Marzo
M de la misma form
ma, finalmennte el cuadrro debe mosstrarse así:
4. Acttive las casillas de verifficación Fila

a Superior y Columna
a izquierda
a.
5. Ase
egúrese quee la casilla de verificacción Crear v
vínculos con los dato
os
de origen se encuentra
e desmarcada
d a.
6. Pulse Aceptar

a 777
nzado
Análissis Y si
Es un proceso de d cambio de los valores de ce eldas para ver cómo afectan esos
cambioos al resulta
ado de fórmmulas de la hoja de cálculo. Por ejjemplo, varriar la tasa de
d
interés que se utilliza en una tabla de amortización
n para dete mporte de los
erminar el im
pagos.
Escena
arios
Un esccenario es un conjunto o de valorees que Micrrosoft Officee Excel gua arda y pued de
sustituir automáticcamente en n la hoja de cálculo. Puede utilizzar los esc cenarios paara
prever el resultadoo de un moddelo de hoja de cálculo dar diferentes
o. Puede crrear y guard
grupos de valoress en una hoja de cálc culo y, a coontinuación, pasar a cualquiera
c d
de
estos nuevos
n esce enarios para
a ver distinttos resultad
dos.
Los esscenarios forman
f partte de una serie de comandos a veces denominad
d os
herram
mientas de análisis
a Y si.
s
Por ejeemplo, uste ed podría uttilizar un esscenario si quisiera prreparar un presupuestto,
pero no o supiera con
c exactitu
ud sus ingre esos. En este
e caso, ccon un esceenario podrría
definir valores diferentes parap dichoss ingresos y, seguid damente, pasar
p de un
u
escena ario a otro para
p realizarr un análisis
s Y si.
En el ejemplo
e anterior, cuyo escenario podría denominarse PPeor opciónn, establezca
a B1 como 50.000 $ y el de la celd
el valorr de la celda da B2 como
o 13.200 $.
Al segu
undo escennario podría
a denominarrlo Mejor opción
o y ca
ambiar los valores
v de B1
B
a 150.0
000 $ y de B2
B a 26.0000 $.
Crear un escena
ario
1. En la fichaa Datos, en el grupo Herramienta
H as de dato
os, haga clic
c en Anális
sis
Y si y, desspués, en Administrad
A dor de esce
enarios.
2. Haga clic en
e Agregarr.
78 Program
mas
3. En el cuadro Nombre
e del escenario, escrib
ba un nomb
bre para el escenario.
e
dro Celdas
4. En el cuad s cambianttes, especiffique las re
eferencias de
d las celdas
que desee cambiar.
Para prese ervar los valores
v orig
ginales de las celdas cambiantes, cree un
u
escenario que utilicee los valore es de las celdas antes de cre
es originale ear
escenarioss que cambiien los valores.
5. En Proteger, seleccio
one las opciiones que desee.
d
6. Haga clic en
e Aceptar.

a 79
nzado
7. En el cuad
dro de diálo ogo Valore
es del esce
enario, intrroduzca los
s valores qu
ue
desee para
a las celdass cambiante
es.
8. Para crearr el escenarrio, haga clic
c en Acepta
ar.
9. Si desea crear
c escena
arios adicio
onales, repitta los pasoss 2 a 8. Cuando termin
ne
de crear lo
os escenarios, haga clic
c en Ace eptar y en Cerrar en el cuadro de d
diálogo Ad
dministradoor de escennarios.
Actividad 06: Usar escen

narios
Queeremos haccer un segu e las ventass de un detterminado producto

uimiento de p a lo
larg
go del prime
er semestre ndo el importe de las ventas de mes en mes.
e, comparan
En este caso, existe una serie de fac
ctores que no
n varían:
¾ El nom
mbre del artículo
¾ El preccio unitario del artículo
o
¾ El Imp
puesto IGV
¾ El descuento com
mercial aplic
cado en la venta.
v
En cambio, exxisten dos fa
actores que sí varían:
¾ El mess analizado
¾ La canntidad de unidades vendidas del artículo: de or depende el
e este facto
ado final (el importe de
resulta e las ventas del mes).
La pregunta aquí
a es: ¿cuál será el importe de
e las venta
as si cambia
a la cantida
ad
ven
ndida?
1. Abra un nuevo librro de Exce el y digite los datos que a con
ntinuación se
muestran
n en la siguiente imagen:
5. Seleccionaa la ficha Datos

D en ell grupo Herrramientas
s de datos haga clic en
e
Análisis Y si y lueg go en Admministrador de Escenarios. En el cuadro de d
diálogo quee aparezca, pulse Agrregar.
6. En el cuadro de texto Nombre de
el escenario escriba E
Enero.
dro de texto
7. En el cuad o celdas cammbiantes, selecciona, e en primer lu
ugar, la celd
da
B3; luego, pulsando laa tecla Con
ntrol, seleccciona la celd
da A1 (obse erva que, por
p
defecto, Excel
E conssidera las celdas como c referrencias ab bsolutas);. A
continuació
ón, pulsa Aceptar.
A
80 Program
mas
8. En el cuad
dro de diálo
ogo que apa
arece, nos solicita
s que introduzca
amos un vallor
para las celdas
c cammbiantes (A
A1 y B3): aparecen
a p o los valores
por defecto
correspond
dientes al mes
m de enerro, es decir,, Enero y 3. Pulsa Ace
eptar.
9. Repite la operación
o pa
ara los sigu
uientes cincco meses, ccambiando el
e nombre del
d
escenario; cuando see te pidan valores
v para
a las celdas cambianttes (A1 y B3)
B
escribe, para A1, loos nombres s de los diferentes
d m
meses (unoo para cad da
escenario) y, para B3, valores dis
stintos de 3.
3
10. Una vez creado

c el escenario para Junio o, en el cuuadro de diálogo
d iniccial
apareceránn los nombbres de los seis escennarios creaddos. Para alternar
a enttre
ecciona el escenario
ellos, sele o que quie eras consu ultar y pullsa Mostra ar.
Finalmentee, pulsa Ceerrar. A pa
artir de aho
ora, podráss consultar en cualquiier
momento cualquier escenario, agregar otroso nuevos o modificar los ya
existentes.
on el nombre
11. Guarde el ejercicio co e Escenariios.

a 81
nzado
Buscar objetivo
o
Si conooce el resultado que desea
d de una fórmula, pero no ddel valor dee entrada quue
necesitta la fórmu
ula para ob btener dicho
o resultado
o, puede uttilizar la fun
nción Busccar
objetivo
o. Por ejem
mplo, utilice
e Buscar objetivo paraa cambiar el tipo de interés de la
B hasta que el valor del pago de B4 sea igua
celda B3 al a 900,00 $.
1. En la fichaa Datos, en el grupo Herramienta

H as de dato
os, haga clic
c en Anális
sis
Y si y, desspués, en Buscar objeetivo.
2. En el cuaddro Definir la celda, escriba
e la re
eferencia de
e la celda que
q conteng
ga
la fórmula que desee resolver. (E
En el ejemplo esta es la
a celda B4.)
3. En el cuaddro Con el valor,
v espe
ecifique el re
esultado qu
ue desee. (E
En el ejemp
plo
sería -900..)
4. En el cuadro Cambiiando la celda,
c indiq
que la referencia de la celda quue
contenga el
e valor que desee ajus
star. (En el ejemplo
e estta es la celd
da B3.)
A esta celda debe hacer refferencia la fórmula en
n la celda e
especificad
da del cuad
dro
Definirr la celda
Tabla de datos
Una tabla de dato os es un ra ango de ce eldas que muestra
m cóm
mo afecta el cambio de
d
algunoss valores de las fórmu ulas a los reesultados de
d las mism blas de datos
mas. Las tab
constitu
uyen un método
m abreviado pa ara calcula
ar varias vversiones en
e una so ola
operación, así co omo una manera
m de ver y comparar los rresultados de todas las
ones distinttas en la hojja de cálcullo.
variacio
Puede crear tablaas de datoss de una o dos varia
ables, dependiendo de
el número de
d
variante
es que dese
ee probar.
Tablas
s de datos de
d una varriable
Utilice una tabla de datos de una variable si desea ver d de qué ma anera afecta an
distinto
os tipos de interés
i ago mensual de una hipoteca.
al pa h n el siguientte ejemplo, la
En
celda D2
D contiene e la fórmulaa de pago, =PAGO(B3 3/12;B4;-B5)), que hace
e referenciaaa
la celdaa de entrada B3.
82 Program
mas
Tabla de
d datos de
e dos varia
ables
Una tabbla de datoss de dos va
ariables pue
ede mostrarr cómo afecctan los disttintos tipos de
d
interés y plazos del
d préstam mo al pago de una hip poteca. En el siguiente e ejemplo, la
celda C2
C contienee la fórmulaa de pago, =PAGO(B3 3/12;B4;-B5), que utilizza dos celdas
variable
es, B3 y B4
4.
Supón que has crreado en Exxcel un mod delo de facttura que inccluye la aplicación de un
u
tipo de descuento comercial del 3% y qu ue te interesa saber cuuál sería el importe de la
factura en caso de
e aplicar otrros tipos de descuento diferentes: 2%, 4%, 5%...
De accuerdo conn lo visto de Excel hasta el momento se nos plantean
p dos
posibilidades:
¾ En el moodelo de facctura cread
do, ir sustitu
uyendo el ttipo de desscuento en la
celda don
nde hemos introducido o este dato y anotar loss nuevos res
sultados.
¾ Crear un escenario diferente
d pa
ara cada nuevo tipo de e descuentoo.
Existe, no obstantte, una terc
cera posibiilidad, útil cuando
c noss interesa contemplar
c d
de
una vezz todos los posibles re
esultados: la
a creación de
d tablas.
Las tab
blas permiteen conocer la influencia de una o dos variab bles (dos co
omo máximmo)
sobre una
u fórmulaa dada, y estudiar
e los diferentes resultados de esa fórrmula cuand
do
dichas variables to
oman una serie
s de valoores concreetos.
En el ejemplo
e proopuesto, la variable se
erá el tipo de descuento y la fórrmula, la qu
ue
calcula
a el importe total de la factura.
f
Un ejemmplo más interesante será el que
e utilizarem
mos para mo
ostrar el funcionamien
nto
de las tablas
t en Excel.
Actiividad 06: usar

u Tablas de datos
Vamoss a confecccionar una tabla que calcule ell importe lo os pagos mensuales a
realizarr en la devo
olución de un
u préstamo
o, variando el tipo de in
nterés.
Para ello,
e el primer paso se erá crear un
na hoja de cálculo quue resuelvaa el problem
ma
e los pagos mensualess, conociend
básico:: calcular el importe de d interés, la
do: el tipo de
cantidaad prestada y el plazo o de devoluución del préstamo.
p
1. A
Abre el libro de Excel Calculadora
C a de Presta
amos:

a 83
nzado
2. En la celda B7 se ha utilizado
E u la función
f PAG
GO, que inccluye varios
s argumentos
n
necesarios y alguno op pcional. Centrándonoss en los arg
gumentos ne ecesarios, su
e
estructura ess la siguiente:
PAGO(tasa
a de interés por periodo
o; nº de periodos de pag
go; cantidad
d prestada)
Tassa
Nper Va
En nuesstro caso,, esto se s traducce en la siguien nte funció

ón:
=PAGO(B4 4/12;B5*12
2;B3). El resultado
r d esta fun
de nción será
á un númeero
negativo; Excel lo considera
c negativo
n poor tratarse de devolución de un
u
préstamo.
3. En la celda B11 se ha introducido
E o la siguiennte fórmula:: =B7. Con esta fórmu
ula
in
ndicamos que
q el conte enido de la
a celda B11 1 ha de serr el mismo que el de la
c
celda B7. Ottra posibilid
dad sería reescribir la misma
m fórm
mula que apaarece en B11
a
aunque adapptando las referencias
r de celdas; pero es un trabajo inn
necesario.
4. S
Selecciona el rango A11:B18. Luego ve a la fich ha Datos en el grup po
H
Herramienta as de datos seleccion na Análisis Y si luego Tabla de datos.
d
84 Program
mas
5. En el cuadro
E o Celda de entrada (ffila) no escribas nada,, dado que en esta tab bla
sólo hay una e tipo de interés, y está dispuesta
a variable, el a en una columna.
6. E el cuadro
En o Celda de e entrada (columna)
( escribe (o sselecciona con el rató
ón)
B que es la celda en
B4, n la que see encuentra a el tipo dee interés implicado en la
fó
órmula de B7.
B
7. P
Pulsa Acepptar y obsserva cómo o se ha llenado
l la tabla con los valorres
c
correspondie
entes.
Así, cuando se tra

ata de crearr una tabla con
c una sola variable e
el proceso básico
b es:
• Situar en la
a primera columna
c (a la izquierda
a) de la tabbla los difere
entes valores
de la variable
• Situar en la primera a fila la(s) referencia(s) (en form ma de fórm mula del tipo
=CELDA) a la fórmula a o fórmulas s que operaa(n) con diccha variablee
• Introducir, en el cuaddro de diáloogo Tablas, como variable la celda en la qu ue
aparece aq quel valor de la variable con el que se ha ope erado en la fórmula.
Es posible, no obsstante, que nos interes
se operar co
on dos variaables: por ejemplo,
e en el
caso anterior,
a ave
eriguar el importe de los pagoss mensuale es a diferenntes tipos de
d
interés y partiendo
o de cantida
ades diferen
ntes (como principal de
el préstamo o).
En tal caso el prroceso será algo dife erente. Ante
es de iniciarlo, guard
da el libro. A
uación, sigue los siguie
continu entes pasos
s:
1. En A11 esccribe la fórmmula =B7
2. En el rango o A12:A18 deja los tipos de interé
és tal como están.
3. En el rang go B11:F11 has de introducir 5 valores p posibles deel principal a
devolver: desde
d 6500
0 hasta 800 00 € (puedes
00 €, variando en interrvalos de 50
utilizar el sistema
s de llenado de series
s de la forma ante
es vista).
4. En A11 esccribe la fórmmula =B7

a 85
nzado
5. Seleccionaa toda la ta
abla (el ran
ngo A11:F1 18) a Tabla a de datoss en el grup
po
Herramien ntas de Dattos en la Ficha Datos
6. En el cuaddro Celda variable fila selecciona la celda a B3 (dondde aparece el
valor de la
a cantidad prestada
p co
on el que se órmula). En el
e ha operado en la fó
cuadro Celda variable columna a, selecciona
a la celda B
B4.
7. Pulsa Ace eptar y obbserva cóm mo se completa la ta os resultados
abla con lo
corresponddientes.
Por tan
nto, el proce
eso básico para
p crear una
u tabla co
on dos varia
ables es el siguiente:
¾ Situuar:
ª en la prim mera column na (a la izqquierda) dee la tabla, los diferenttes valores a
analizar dee una de lass variable
ª en la prim mera fila dee la tabla, los diferen ntes valoress a analiza ar de la ottra
variable
ª en la celda a que formaa el vértice superior
s izq
quierdo de la
a tabla, la referencia
r (e
en
forma de fórmula de el tipo =CE ELDA) a la a fórmula que opera a con ambas
variables.
¾ Intrroducir, en el cuadro ded diálogo Tablas, co omo variables las celd das en la qu ue
apa arecen aquellos valore es de cada a variable con
c los que se ha op perado en la
fórmmula.
Los missmos resulttados que se
s consigue en con el prrocedimientto de creaciión de tablaas
podríann conseguirse tambié én mediantee el proced dimiento de l fórmula o
e escribir la
función
n corresponndiente en una
u de las celdas
c de la tabla (p.eej., en B14) y copiarla a
ero eso nos obligaría a pensar bien en la fórmula o función a
las resstantes. Pe
introducir y, sobre
etodo, en la
as referenc
cias a utilizzar en dicha
a fórmula o función. ElE
procedimiento de creación dee tablas nos
s ahorra tod da esa tarea
a.
Trab
bajando
o con essquema
as
Un esquema podríamos
p definirlo co
omo un re
esumen prreciso que refleja loss
concceptos máás importa
antes o de d mayor trascendencia del documento o
esquuematizado
o.
Así pues, un esquema
e puede ser perfectamen
p nte un índicce de un liibro, donde
e
mos todos lo
vem os puntos trratados en el
e libro, tam
mbién podem mos ver commo ejemploo
de esquema
e el índice de este
e curso, el cual contiene los pu
untos más importantes
i s
que se tratan en
e él y ade emás está estructurad do por niveeles de profundización
n
sobrre un tema a en concrreto, vamos s desplega ando el esq quema de los puntoss
conttenidos en el
e tema.
Ante
es de pone
ernos a crear un esq
quema deb
bemos tene
er en cuen
nta algunoss
aspe
ectos.
Debbemos asegurarnos de d que los s datos se ean apropiados para a crear unn
esquuema. Los datos apropiados para p crear un esquem ma deben tener una a
jerarrquía o disp
poner de un
na estructurra por niveles, por ejemmplo si teneemos datoss
sobrre las precipitaciones ocurridas a lo largo del
d año en toda Espa aña con lass
preccipitaciones mensuale es de todas s las proviincias, estoos datos sons buenoss
canddidatos a foormar un esquema. Pero si única amente ten nemos datos sobre loss
gasttos efectuaddos en una compra, coon una estru uctura compuesta por Producto ---
ecio, no disponemos de
- Pre d niveles suuficientes para
p hacer uun esquema a.
En una
u hoja so olo podemoos incluir un
n esquema,, para tenerr más de un esquema
a
sobrre los mism
mos datos, debemos
d co
opiar los dattos a otra ho
oja.
86 Program
mas
Se mue estra una fila

a de datos de
d ventas agrupados
a por regiones geográficass y meses con
varias filas
f de resum
men y detalles.
Agrup
par
Para ag
grupar siga el siguiente
e procedimiento:
1. Asegúresee de que caada column
na tiene un rótulo en la primera fila, contien
ne
datos similares en ca
ada column
na y el ranngo no tien
ne filas ni columnas en e
blanco.
2. Seleccione
e una celda del rango.
3. Ordene lass columnas que forman
n los gruposs.
4. Seleccione
e las filas qu
ue contiene
en datos sim
milares a fin de agruparrlas
Por ejempplo en el libro Listas s, despuéss de haberr ordenado
o la lista por
p
categorías seleccione
e los registro
os de la cattegoría Beb
bidas
5. En la ficha Datos en el
e grupo Es
squema, ha
aga clic en A
Agrupar

a 877
nzado
go Agruparr haga clic en
e Filas y p
pulse Acepttar
a:
7. Se muestra
8. Si lo desea
a puede hacer un Sub
bgrupo, para
a esto ordene la lista por
p Categorría
y luego por Nombre de producto..
9. A continuaación, den ntro del grrupo Bebid
das creado o en pasos anteriore
es,
seleccione
e los registro
os que emp
piezan con la palabra C
Cerveza…
10. Haga clic en
e Agruparr y elija Fila
as, se muesstra:
88 Program
mas
Observve que a la izquierda ded su rótulo

o de filas se
e ven símbo
olos, los cua
ales permite
en
ver/ocu
ultar los deta
alles de cad
da uno de lo
os grupos.
Parra mostrar los datos de detalle de un gru

upo, haga clic en d
del
grupo.
Parra ocultar lo
os datos de detalle de un
u grupo, h
haga clic en del grupo
o.
En la parte
p superior de su hoja se mue
estran nivele
es de esqu
uema, los cuales oculta
an
compleetamente loss detalles:
En los símbolos de esquuema , haga clicc en el núm mero del nivvel

que os datos de detalle de los niveles iinferiores se
e desee. Lo e ocultan.
Porr ejemplo, si un esqu uema tienee cuatro nivveles, pued
de ocultar el
cua
arto y mostra
ar los restantes hacien
ndo clic en .
Por lo general see agrupan datos paraa mostrar subtotales,
s por ejempllo podríamos
agrupa
ar la categoría Bebidass para mosttrar el Total de bebida
as, pero estto lo veremos
más addelante cuando usemos Subtotale es
Desag
grupar
1. Haga clic en
e la hoja de cálculo.
2. En la ficha
a Datos, en el grupo Es
squema, haga clic en la flecha siituada junto
oa
Desagrupa ar y, despué
és, en Borra
ar esquema
a.
3.

a 89
nzado
4. Si las filas o columnass todavía esstán ocultass, arrastre los encabez

zados de filas
o columna as visibles a ambos lados de las filas y columnas ocultas, elija
Ocultar y mostrar en el comand do Formato o, en el grrupo Celdas de la ficha
Inicio y, a continuacióón, haga clic
c en Mostra ar filas o en Mostrar columnas.
c
Si quita
q un esquema mie entras los datos de detalle están ocultos, las s columnass o
filass de detalle
e permaneccen ocultas.. Para mosttrar los dato e los números
os, arrastre
de fila visibless o las letras de columna adyacen ntes a las ccolumnas o filas ocultaas.
En la ficha Iniccio, en el grrupo Celdas
s, haga clic en Formato o, elija Ocultar y mostrrar
y, a continuaciión, haga cllic en Mostrrar filas o en
n Mostrar coolumnas.
Crear Subtotalees
Condiciones parra crear su

ubtotales
Uno dee los cálculo
os más communes que se ases de datos
s hacen en las listas y en las ba
es el de los Subtootales. Es decir,
d que se
s haga una
a operación e los registros
n parcial de
que se e especifiquen en el rango, as na operación general de toda la
sí como un
búsqueeda.
Para usar
u esta herramienta
h , es neces sario que laa lista se encuentre ordenada de d
acuerdo al campo o que se va v a usar para obten ner los sub
btotales. Poor ejemplo si
deseam
mos obtene er subtotaless por Proveeedores, es necesario o que la tab
bla se ordenne
por Nombre del proveedor.
p Incluso pod
drá definir más
m de una a nivel de su
ubtotales, por
p
ejemplo
o un subtota
al por país y por Nomb bre de Provveedor.
El cuad
dro Subtotales se muesstra en la fig
gura:
90 Program
mas
En la lista Para cada cam mbio en, se e determina

a cuando E
Excel debe e insertar el
Subtota
al, es decir que se basse en un determinado
o campo parra realizar el
e cambio. Es
E
onde usted selecciona el campo por
aquí do p el que desea obten
ner el subtottal.
La listaa Usar func
ción contien
ne las funcio
ones dispon
nibles para realizar los
s cálculos co
on
la lista.
Tabla: Funciones de SubTota

ales
Funcióón Utilid
dad
Suma Sumaa de los elem
mentos
Cuentaa Cantiidad de valo
ores que no son blancoss
Promeddio Prom
medio de los elementos en el grupo del Subtotaal
Máx Valorr numérico más grandee en el grupoo del Subtottal
Mín Valorr numérico más pequeñño en el gruupo del Subttotal
Produccto Produucto de todo
os los valorees del grupoo del Subtottal
Cuentaa núm Cantiidad de regiistros o filass que contieenen datos numéricos
n
Desvesst Estim
mación de laa desviaciónn estándar
Desvesstí Desviación están
ndar
Var Estim
mación de laa varianza
Varp Variaanza de una población
En la liista Agregaar Subtotall a se deterrmina que campos
c van a contar con Subtotal.
Se pueeden selecccionar todoss si así se desea
d pero el cambio sse va a realizar según lo
determinado en la a lista Para cada
c camb bio en.
Reemp plazar Subbtotales ac ctuales, cambia los Subtotales
S a
anteriores e inserta los
nuevoss. Si apaga esta casilla
a podrá aplic
car más de un nivel de
e subtotales
s.
Salto de
d página entre
e grupos inserta automáticam
a mente un ssalto de pág
gina cada vez
que terrmina un Su
ubtotal, muyy útil para la
a impresión.
Resum men debajo o de los dattos va a co olocar cada Subtotal al finalizar ca
ada rango, de
d
otra forrma lo colocca al inicio de cada ra
ango. Si apaga esta ccasilla, los subtotales se
muestrran al iniciarr el grupo.
Para qu
uitar todos los Subtota
ales, utilice el
e botón Qu
uitar todos..
Ac
ctividad 06:: usar Tablas de dato
os
Veamo os un ejemplo práctico o: Se pide obtener el total de S Stock por Categoría

C d
de
Produccto de su Ho
oja1 del librro Listas. Es
E decir se pide
p calcula oria del Stock
ar la sumato
para ca
ada una de las categorrías de su taabla.
1. Ordene su tabla usand do como crriterio la Cattegoría.
2. Luego, elija
a la ficha Da
atos, en el grupo Esqu uemas hagga clic en Su
ubtotal
3. En esta ventana, cam mbie los cuadros:

a 91
nzado
Para cada cambio en : Categoría

Usar Funciión : Sum
ma
Agregar su
ubtotal a : marrque la casilla del Stoc
ck
4. Haga clic en
e Aceptar y observe lo
os resultado
os:
Usar múltiples
m n
niveles dee subtotalees.
Para aplicar
a 2 o más nivele es de esqu uema es necesario
n o
ordenar tammbién la lissta
usando
o 2 criterioss. En nuesstro caso, queremos
q c
crear un subtotal porr Categoría y
Provee
edor. Es asíí que debe realizar
r lo siguiente:
s
92 Program
mas
1. Ordene la lista: como primer crite

erio use la Categoría y como seg gundo criterrio
use el Nom
mbre del Pro oveedor.
2. Luego haga clic en Su ubtotal del grupo Esqu uema en la ficha Datos
Parra cada cammbio en : Categoría
Usaar Función : Suma
Agrregar subtottal a : marque e la casilla d
del Stock
4. Haga clic en
e Aceptar.
5. Ahora, hagga clic nue evamente en
e Subtota al del grupo o Esquema a en la fichha
Datos
Parra cada cammbio en : Nombre e del Provee edor
Usaar Función : Suma
Agrregar subtottal a : marque e la casilla d
del Stock
7. Desactive la casilla Re
eemplazar Subtotales actuales.
8. Haga clic en
e Aceptar y observe lo os resultadoos, para ver el resumeen use el nivvel
de esquemma 2

a 93
nzado
Pregu
untas de
d Repa
aso
1. ¿Cuándo es
e útil usar Filtros avan
nzados en lu
ugar de los Autofiltros?
?
2. En la ima agen, se muestra
m un
na relación de bienes de una determinad da
empresa. ¿Cuál
¿ sería
a el criterio si mos filtrar la información por Cuen
s quisiéram nta
y por Trabajador del área de Alm macén?
_________
_________
__________
__________
__________
__________
______
_________
_________
__________
__________
__________
__________
______
_________
_________
__________
__________
__________
__________
______
3. Siga los pasos

p necesarios para e como en la
a que la infformación sse muestre
siguiente im
magen:
94 Program
Capíttulo
Tab
blas y Grá
áficoss diná
ámico
os
deremos a
a:
C
Crear tablas
s dinámicass
C
Crear cos dinámicos
gráfic
Crear tabla
C as de adm
ministración
n y anális
sis de datos
r
relacionado
os
Programa N
a 955
nzado
Trab
bajando
o con ta
ablas diinámica
as
Un infoorme de taabla dinámmica es unaa forma innteractiva d
de resumir rápidamen nte
grandees volúmenes de dato blas dinámicas se ussan para analizar datos
os. Las tab
numéricos en proffundidad y para
p respon ntas no anticipadas sob
nder pregun bre los dato
os.
Un info
orme de tabla dinámica
a está espec
cialmente diseñado
d pa
ara:
• Consulltar grandess cantidade es de datoss de mucha as maneras s diferentess y
cómodas para el usuario.
u
• Calcula ar el subto otal y agrregar datos numérico os, resumir datos por p
categorías y subca ategorías, y crear cálculos y fórmulas person nalizados.
• Expand dir y contrraer niveless de datoss para desstacar los resultados y
desplazzarse haciaa abajo para a ver los deetalles de lo
os datos dee resumen de d
las áreas de interéés.
• Despla azar filas a columnas s y columnas a filass para ver resúmenes
diferentes de los datos
d de origen.
• Filtrar, ordenar, agrupar y da ar formato condiciona al a los subbconjuntos ded
m útiles e interesantes para pod
datos más der centrarsse en la info
ormación qu ue
le interesa.
• Presen ntar informees electrónnicos o imp presos con ncisos, atraactivos y co on
comenttarios.
A men nudo utilizaa un inform me de tabla a dinámicaa cuando d desea comparar totales
relacionnados, sob bre todo si tiene una lista larga de número os para sumar y dese ea
realizarr comparacciones distin ntas con ca
ada número abla dinámica
o. En el infforme de ta
mostrado a contin nuación, pue ede ver fác
cilmente cóm
mo se comparan las ventas
v de golf
del terccer trimestre
e en la celd
da F3 con la
as ventas de
e cualquier otro deportte o trimestrre,
o con laas ventas tootales.
Dattos de orige
en, en este
e caso de una hoja de
d
cálcu
ulo
Los valores de e origen de el resumen del Trim3 de
d
n el informe de tabla dinámica
Golf en
El in
nforme de ta
abla dinámiica entero
sumen de los valores de origen en C2 y C8
Res C
desde los datos de
e origen
En los informes de tabla dináámica, cadaa columna o campo de e los datos de origen se
convierrte en un ca
ampo de ta abla dinámic ume varias filas de info
ca que resu ormación. En
E
el ejem
mplo anterioor, la colum
mna Deportte se conviierte en el campo De eporte y cad
da
registro
o de Golf se
e resume enn un solo elemento Go
olf.
96 Program
C
Capítulo V: Tablas y Gráfficos dinámiccos
Un cam mpo de vallores, como o Suma de e ventas, proporciona

p a los valore
es que van a
resumirse. La celd da F3 del informe anterior contiene la suma d del valor Ve
entas de cad da
fila de los datos de
e origen paara la cual la
a columna Deporte contiene Golf y la column na
Trimestre contien ne Trim3. DeD forma predetermin
p nada, los d
datos del área
á Valores
resume en los datoos de origen subyacen ntes en el informe dee gráfico dinnámico de la
siguiennte forma: lo
os valores numéricos
n utilizan
u la fu
unción SUM
MA, y los vallores de texxto
la funciión CONTA AR.
Para crrear un info
orme de tab bla dinámica a, debe deffinir los dato
os de origen, especificcar
una ubicación en ele libro y disseñar los ca
ampos.
Inserta
ar una tab
bla dinám
mica
A
Actividad 01
1: Insertar tabla dinám
mica
En este ejemplo te enemos un na Tabla de d pagos realizados s a distintos

es en distinttos meses e imputable
proveedore es a distinta
as obras
Estos datos se encuentran en el Libro ObrassTD, abra e

este archivo
o.
esante sabe
Sería intere er:
a) Cuantoo se le pago
o a cada prooveedor, o por
p cada ob bra.
b) Que monto
m e pago a un determinado provveedor en concepto de
se le d
trabajos realizadoss en una ob
bra especificca, etc.
1. Coloca ar el cursor en cualquie
er celda de la tabla
2. Ir a la ficha Inserrtar en el grupo
g Tablaas, haga cliic en Tabla
as dinámica
as
finalmeente en el menú
m que se despliegaa haga clic e
en Tabla diinámica.

a 977
nzado
3. Excel muestra el siguiente cu

uadro
Note como
c a o rango se ha llena
Tabla ado automá áticamente, sin embarg go
asegúrese que seea el rango correcto.
4. En Elijja dónde desea
d car el inforrme de tabla dinámica elija Nuev
coloc va
hoja de
d cálculo. Es posible insertar unna hoja de ccálculo en la
a misma ho
oja
donde están nue estros dato
os para essto debe e elegir Hojaa de cálcu ulo
existe
ente. Haga clic en Ac ceptar para empezar a diseñar nuestra tab bla
dinámica
98 Program
C
5. Haga clic en el campo Ob

bra y arrástrelo hastta la zona Rótulos de
d
colum
mna
6. Haga clic en el campo

c en el
e campo Co
oncepto y arrástrelo hasta
h la zon
na
Rótulo
os de fila.
7. mente tome el campo Importe y arrástrelo hasta la zo
Finalm ona que dice
Valore
es.
Note como
c a meddida que us
sted arrastrra los camp a dinámica se
pos, la tabla
fue forrmando, que
edando de esta manerra:

a 99
nzado
8. Guarde su trabajo
o.
Intera
actuar con
n la tabla
Despué és de crearr un informe e de tabla dinámica
d o gráfico dinnámico, utiliice la lista de
d
camposs de tabla dinámica para p agregaar campos. Si desea cambiar un informe de d
tabla dinámica
d námico, utiliice la lista de campos para ordenar y quittar
o gráfico din
camposs. De mane era predeteerminada, la a lista de campos
c de tabla dinámmica contien ne
dos seecciones: un na sección de campo os en la pa arte superio or para agre egar o quittar
camposs, y una seccción de disseño en la parte
p inferio
or para volvver a organizzar camposs y
ajustar su posición n. Puede accoplar la lista de camp pos de tabla a dinámica ene algún lad do
de la ventana
v y cambiarle
c el tamaño horizontalme ente. También puede desacoplarrla,
en cuyoo caso podrrá cambiarle e el tamañoo tanto vertiical como horizontalme ente.
Si no aparece
a la lista de ca
ampos de ta abla dinámica, asegúrrese de hac cer clic en el
informee de tabla dinámica
d o gráfico
g dináámico. Si aú ún así no ap parece, en un
u informe de d
tabla dinámica, en n la ficha Opciones, en n el grupo Mostrar
M u occultar, haga
a clic en Lissta
de cammpos, y en un informe e de gráfico o dinámico, en la fich ha Analizar,, en el grup po
Datos, haga clic en Lista de campos.
c
Si no aparecen
a lo
os camposs que desea utilizar en
e la lista d
de campos, actualice el
e de tabla dinámica o gráfico dinámico
informe d p
para que se
e muestrenn los nuevos
camposs, campos calculados, medidas, medidas ca alculadas o dimension
nes que hayya
agregaado desde la
a última ope
eración.
Es imp portante co
omprender el modo en que funcciona la lista de campos de tab bla
dinámicca y el moddo en que puede
p organizar difere
entes tipos d
de campos para obten ner
los resu
ultados desseados al diiseñar un in abla dinámicca o gráfico
nforme de ta o dinámico.
Cómo
o funciona
a la lista dee campos de tabla dinámica
a
100 Program
C
Un origen de datos exte

erno contien
ne datos esstructuradoss organizad
dos como un no
o va
arios campo
os (denomin
nados tambbién columnnas) que see muestran en la lista de
d
cam
mpos.
Mueeva un cam
mpo al área de filtro de d informe en la lista de campos s, lo que a su
vez moverá el campo
c al árrea de filtro de informe
e en el inform
me de tabla
a dinámica.
Mueeva un cam
mpo al área de etiqueta de colum
mna en la lista de cam
mpos, lo que
ea
su vez
v moverá á el campo al área dee etiqueta de
d columnaa en el info
orme de tabbla
diná
ámica.
Mueeva un campo al área de
d etiqueta a de fila en la lista de campos, lo que a su vez
movverá el camp
po al área de
d fila de co
olumna en el
e informe d de tabla diná
ámica.
Mue eva un campo al área de
d valores en la lista de
d campos,, lo que a su
u vez move
erá
el ca
ampo al áre
ea de valore
es en el info
orme de tab
bla dinámica
a.
Modificar el diseeño de un
na tabla dinámica
d
Una ve ez terminada la tabla , existe la posibilidad
p de cambiar el Diseño, la estructu
d ura
definida
a. Simplemmente tomam mos los cam mpos con el e ratón y lo
os llevamos
s a la nuevva
posició
ón, según coonvenga.

a 101
nzado
Organ
nizar los ca
ampos
Puede cambiar el orden o la a posición ded los camp pos existentes utilizando alguna de
d
las cua
atro áreas situadas en la parte infe
erior de la sección
s de d
diseño:
Inform
me de
tabla Gráfiico
dinámica De
escripción dinámmico Descrip
pción
Valore
es Se utilizan para mosttrar Valorres Se uttilizan paara
dattos num
méricos de mostrarr datos
ressumen. numéric
cos d
de
resume
en.
Etiqueetas Se utilizan para mosttrar Campo de eje e Se utiliza

u pa
ara
de fila cam mpos como filas en el (cate
egorías) mostrarr los campos
laddo del inform
me. Una fila
a en como unu eje en el
una a posición n inferior se gráfico.
aniida con otraa fila que está
e
jussto encima de
d ella.
Etique
etas Se utilizan para mosttrar Etiqu
uetas de
e Se uttilizan pa ara
de cammpos como o columnas en camp pos de
e mostrarr los campos
columna la parte superior
s del leyen
nda en la leyenda deld
info
orme. Una columna en (serie
es) gráfico.
unaa posición n inferior se
aniida con otraa columna que
q
esttá justo enccima de ella.
Filtro de Se utiliza para a filtrar todo

o el Filtro
o de
e Se utilizza para filtrrar
informme info
orme en función del inforrme todo ell informe en e
ele
emento seleccionado en función d
del
el filtro
f de info
orme. elemento
seleccio onado en el
filtro de informe.
Para orrganizar loss campos, haga

h clic en
n el nombre de campo en una de las áreas y,, a
continu
uación, seleeccione uno de los commandos sigu
uientes:
Subir Sube
S el cam
mpo una po
osición en el área.
Baja
ar Baja
B el cam
mpo una possición en el área.
102 Program
C
Mov
ver al princ
cipio Mueve
M el ca
ampo al prin
ncipio del área.
á
Mov
ver al final Mueve
M el ca
ampo al fina
al del área.
Mov
ver al filtro de informe
e Mueve
M el ca
ampo al áre
ea de filtro de
d informe.
Mov
ver a rótulo
os de fila Mueve
M el ca
ampo al áre
ea de etique
etas de fila.
Mov
ver a rótulo
os de colum
mna Mueve
M el campo al área de etiquetas de
d
columna.
c
Mov
ver a valore
es Mueve
M el ca
ampo al áre
ea de valore
es.
Connfiguración de cam mpo de Muestra

M los cuadros de
d diálog
go
valo
or, Connfiguración
n de Configurac
C ción de ca
ampo o Co
onfiguracióón
cam
mpo de
d campo de
d valor.
Aumeentar o dissminuir reegistros en el origen

Si usted agrega re egistros en su origen de
d datos, esstos se podrá “refresca
ar” en la tab
bla
dinámicca, es deciir, se actuaalizará cualquier camb
bio que reaalice en suss datos. Pa ara
actualizzar su tabla
a:
1. Lleve el ind
dicador a su
u tabla diná
ámica
2. Haga clic en
e el botón Actualizarr en el grup
po Datos e
en la ficha Opciones
O d
de
Herramien ntas de tab
bla dinámic ca
Orden
nar
Usted puede
p orde a dinámica ubicándose
enar la tabla e en la seccción que de
esee ordena
ar,
por eje
emplo en nuestra
n tablla de la ac
ctividad 1 sitúese
s en cualquier registro
r de la
sección
n filas y luego haga clic en Orden nar en la ficcha Opcionnes en Herrramientas de
d
Tabla dinámica.
d

a 103
nzado
Agrup
par y mosttrar detalles
Puede agrupar loss elementoss de un cammpo de formma personalizada con ele fin de aisllar
el subcconjunto de los datos que
q necesita a para traba
ajar y que nno puede ag
grupar de ottro
modo, por ejemplo o, con las opciones de ordenaciónn y filtrado.
Agrupa
ar elementos numéric
cos
1. Seleccione
e el campo numérico en
e el inform
me de tabla de dinámic
ca que dese
ea
agrupar.
2. En la ficha Opciones, en el grup
po Agrupar,, haga clic e
en Agruparr campos.
3. En el cuadro Comenzzar en, escrriba el prime

er elemento
o que desee
e agrupar.
4. En el cuadro Termina
ar en, escrib
ba el último
o elemento q
que desee agrupar.
a
dro Por, esscriba un nú
5. En el cuad úmero que represente
e el intervalo incluido en
e
cada grupo
o.
ar fechas u horas
Agrupa
1. Seleccione o de fecha u hora en el informe de tabla dinámica
e el campo d qu
ue
desea agru
upar.
en Agruparr campos.
104 Program
C
3. Escriba la primera horra o fecha que

q desee agrupar
a en el cuadro Comenzar
C e
en
y la última en el cuadrro Terminar en.
4. En el cuadro Por, hag
ga clic en un
no o más pe
eríodos de tiempo para
a los gruposs.
Para agrup par los elemmentos por semanas,
s h
haga clic en
n Días en el
e cuadro Poor,
asegúrese de que Días D es el único pe eríodo de ttiempo sele eccionado y,
después, haga
h clic en
n 7 en el cu
uadro Núme ero de díass. A continu
uación, pued
de
hacer clic en
e otros perríodos de tieempo por lo
os que deseee agrupar, como Mes s.
ar elementos seleccio
Agrupa onados
1. Seleccionee los eleme entos del in
nforme de tabla
t dinám
mica que de esea agrupaar;
para ello, haga
h clic enn los eleme
entos y arrá
ástrelos o p
presione la tecla
t CTRL
Lo
MAYÚS mientras hace clic en los s elementoss.
en Agruparr selección
n.
Para los campos organizados

o s en niveles, sólo pueden ag gruparse los
elementos que tengan n el mismo elemento en
e el siguien
nte nivel. Po
or ejemplo, si
el campo tiiene los nivveles País y Ciudad, no
o podrá agru
upar ciudad des de países
diferentes.
Desagrupar elem
mentos
1. Seleccione
e los elemen
ntos que de
esea desagrupar.
en Desagru
upar.
En una sellección de grupo,
g sólo
o se desagrupan los elementos seeleccionado
os.
En un cam
mpo numéricco o de fech ha u hora, se
s desagrup
pan todos lo
os grupos del
d
campo.

a 105
nzado
Acttividad 02: Agrupar datos

d en un
na Tabla dinámica
ara efectuarr esta actividad vamos

Pa s a necesitar del archivo Ventas
sTD. Ábralo
o y
pro
oceda de la
a siguiente manera:
m
1. Seleccion 1, en esta hoja se encuentra

ne la Hoja1 e u
una tabla dinámica
d quue
muestra los datos de ventas s de una empresa fficticia. Las s ventas por
p
departam
mento están
n registrada
as días porr día por lo
os 6 primerro meses del
d
año.
2. Haga clicc en el cam

mpo Fecha y luego seleccione A
Agrupar ca
ampos en la
ficha Opc
ciones de Herramient
H tas de Tabla dinámicaa
3. En el cua
adro que se muestra en
n:
a. Commenzar en: 01/01/2006 6
b. Terrminar en: 01/07/2006
0
c. Porr: elija Mese
es
106 Program
C
4. Pulse Aceptar y obsserve el resultado

5. Se muesstra una tabbla mucho más fácil de
d leer ya que está agrupada
a p
por
meses.
Analizzar un reg
gistro espeecífico
Una tabbla dinámicca permite analizar
a los detalles de
d la sección Valores, así para ver
v
el detalle de las ventas
v del mes
m de May yo debe realizar:
1. Ubique el total de donde desea ver sus deetalles. En n
nuestro cas
so el total de
d
Mayo (1110860)
2. Haga doble clic sobrre este valo
or. Los deta
alles se muuestran en otra hoja dde
cálculo.

a 107
nzado
Config
gurar el ca
ampo de datos.
d
Cambiar la funció
ón de Resu
umen
Cuandoo usted agrrega un cammpo al áreaa de datos de una tabla dinámicaa, por defeccto
se asumme una función de ressumen. Si el dato es de érico (como el Monto), se
e tipo numé
asume la función SUMA en caso de se er de tipo texto (como el rubro) se asume la
n CONTAR. Usted puede cambiarr la función usada como resumen..
función
En nueestro ejemplo de la acttividad 2, se
e desea obtener el pro
omedio de las
l ventas en
e
lugar de la sumato
oria del mon
nto. Para reealizar esta acción:
1. Haga clic en
e cualquier celda del área
á de dattos.
2. Haga clic en
e el botón derecho de el ratón en cualquier dato del área
a Valores
3. Haga clic en
e Configuración de campo
c de valor…
v
108 Program
C
go seleccione Promedio en la lista
a de funcion
nes.
5. Pulse Aceptar.
6. Al Aceptarr, los cambiios se aplica
an sobre la tabla.
Forma
ato de Nú
úmero
Los nú
úmeros obttenidos en su resume en pueden ser formateados parra mejorar la
presentación. Los formatos aplicados
a so
on los mism
mos que usa
aba para sus
s números.
estro ejemplo, se desea mostrar el
En nue e resumen con un form
mato person
nalizado pa
ara
que se muestren 3 dígitos.
1. Haga clic en
e cualquier celda del área
á de dattos.
2. Haga clic en el botó o del ratón sobre cua
ón derecho alquier dato
o del área de
d
valores y elija
e Formatto de Númeero

a 109
nzado
3. En esta ventana,
v haaga clic en Número o. Luego, sseleccione la categorría
Contabilida
ad y Selecccione la mon
neda S/. Esspañol (Perú
ú)
4. Al Aceptarr, los cambiios se aplica

an sobre la tabla.
110 Program
C
Modiificar ell diseño

o de la tabla dinámic
d ca
Subto
otales
Al traba
ajar con un
n informe de
e tabla diná ámica, puedde mostrar u ocultar lo os subtotales
de cammpos de columnas y de e filas individuales, mostrar u oculltar los totales generales
de coluumnas y filas para el
e informe completo,
c y calcular llos subtota ales y totales
generaales con o sin elemento
os filtrados.
1. Seleccionee un elemen
nto de un campo
c de fila
f o de columna de un
u informe de
d
tabla dinám
mica.
po Campo activo,
a haga clic en Co
onfiguració
ón
de campo.
a el cuadro de diálogo Configura

Se muestra ación de ca
ampo.
Programa Nacional
N dee Informática
a 111
nzado
3. Siga uno de
d los proce
edimientos siguientes:
s
Calcular el
e subtotal de
d un rótullo de fila o columna e
exterior
1. Parra calcular el subtotal con la funnción de re
esumen pre
edeterminad
da,
den
ntro de Subbtotales, haaga clic en Automático
A os.
2. De manera op pcional, para utilizar un
na función d
diferente o para mostrrar
varrios tipos de subtotales, haga a clic en Personalizados y, a
conntinuación, seleccione
s una función n.
3. Parra los rótulos exteriores en form mulario commpacto o esquemáticco,
pueede mostrar los subto ma o debajjo de sus elementos, o
otales encim
bien ocultar loss subtotales
s haciendo lo siguiente
e:
1. En la ficha Dis
seño, en el grupo Diseño, haga
h clic en
e
Subtottales.
2. Siga un
no de los prrocedimienttos siguientes:
Seleccione
e No mostrrar subtotales.
Seleccionee Mostrar todos
t los subtotales
s en la parrte
inferior de
el grupo.
Seleccione
e Mostrar todos
t los subtotales
s en la parrte
superior del
d grupo.
Calcular el
e subtotal de
d un rótullo de fila o columna interior
Para selecccionar una función, en n Subtotale onalizados, si
es, haga clicc en Perso
está disponnible esta fu
unción y, a continuació
ón, seleccione una funcción.
Quitar sub
btotales
Haga clic en
e Ninguno
o en Subtottales.
Si un camp
po contiene
e un elemen
nto calculad
do, no es po
osible camb
biar la funció
ón
de resumen de subtottales.
Active o de
esactive la casilla de verificación
n Incluir nu uevos elem mentos en el
filtro manual
m para
a incluir o excluir
e nuev
vos elemen ntos al apliccar un filtro en el que se
han seleccionado elementos específicos s en el menú Filtro.
Puede mostrar u ocultar
o los to
otales del in
nforme de tabla
t dinámica actual.
Mostra
ar u ocultar totaless generalees
1. Haga clic en
e el informe de tabla dinámica.
d
112 Program
C
2. En la ficha
a Diseño, en
e el grupo Diseño, ha aga clic en Totales ge
enerales y,, a
continuació
ón, seleccio
one una de las siguienttes opcione
es:
Des
sactivado para
p filas y columnas
s
Acttivado para
a filas y columnas
Des
sactivado sólo
s para filas
f
Acttivado sólo
o para colu
umnas
Establlecer el co
omportam
miento preedeterminado para
a mostrar u ocultar
totalees generalees
1. Haga clic en
d
po Tabla din
námica, haga clic en Opciones.
O
a el cuadro de diálogo Opciones de tabla diinámica.

Se muestra

a 113
nzado
3. Haga clic en
e la ficha Totales
T y filtros.
4. Siga uno de
d los proce
s
Mostrar to
otales gene
erales
Acttive la casilla de verificación Totaales generrales de las columna
as,
Mo
ostrar totale es generale es de las filas o amba
as.
Ocultar totales generales
Dessactive la casilla
c de verificación Mostrar to
otales gene erales de la
as
columnas, Mo ostrar totalles generalles de las ffilas o amba
as.
Diseño
o de inform
me
Ajusta la forma como
c se muestra la tabla dinám
mica. Para realizar estto siga estos
pasos:
1. Haga clic en
e una celdaa dentro de
e la tabla din
námica
2. En la ficha
a Diseño dee Herramienntas de tabblas dinámiccas haga clic en Diseñ
ño
de informe en el grupo
o Diseño
a:
3. Se muestra
114 Program
C
4. Elija la op
pción desea
ada y vea los cambios que se
e producen
n en la tab
bla
dinámica.
Inserta
ar filas en blanco
Usted puede agre
egar una líínea en bla
anco entre cada elemento agrup
pado, haga lo
siguien
nte:
1. Haga clic en
e una celda
a de la tabla dinámica
2. Haga clic en
e Filas en
n blanco en n la ficha Diseño
D de H
Herramienttas de tabla
as
dinámicas s
Estiloss de tabla dinámica

a
Seleccione un valor en la tab bla dinámica, en la fich usted puede seleccion

ha Diseño u nar
un estillo disponible para su ta
abla dinámica

a 115
nzado
A continuación de
esarrollarem
mos una serrie de activid
dades para demostrar el uso de las
tablas dinámicas.
d
A
Actividad 0 Crear el área de diseño
03: d del informe
i de tabla diná
ámica
En este ejeercicio prep

parará el árrea de diseñ ño del inforrme para pooder crear un
u
informe dee tabla dináámica. Para a tal fin se trabajará ccon el archhivo de Exccel
“Trabajar con
c tablas dinámicas”,
d pida a u insstructor una
a copia del mismo.
m
Dedique unnos minutos a revisar los datos ded la hoja d de cálculo de
d Excel. Las
columnas tienen títulos en la primera
p fila. Cada títullo aparecerrá más tard
de
como nombre de cam mpo en la Lista
L de cam mpos de la a tabla dinámica. Cadda
columna contiene un tipo de datos, ya sea a texto, númmeros o fecchas. No hay
columnas ni filas vacías entre lo
os datos qu ue se utilice
en para el informe
i de la
tabla dinám
mica. Ahora
a ya puede empezar.
e
1. Va a uttilizar todoss los datos de la hoja de cálculo. Haga clic en los dato
os.
Por eje
emplo, en la a celda B5.
2. Haga clic
c en la pestaña Inserrtar. En el grupo
g Tabla
as, haga clic en la flech
ha
de Tab
bla dinámic
ca y, en el menú,
m haga clic en Tab
bla dinámic
ca.
Aparecce el cuadro
o de diálogo
o Crear tablla dinámica
a.
116 Program
C
3. Selecccionar tabla a o rango está selecccionado. El cuadro Tabla o Rang go

muestra todos loss datos de la hoja seleeccionada, desde la celda
c A1 a la
E800, que
q es lo que quiere (son
( todos los
l datos de e cálculo). La
e la hoja de
opción Nueva ho oja de cálc
culo está seleccionad
s da donde se s ubicará el
informe
e. Haga clicc en Acepta
ar.
Se inseerta una nu ueva hoja de
d cálculo (Hoja1). A la izquierda a está el áreea
de diseeño para elaborar
e el informe de e tabla diná
ámica. A la a derecha se
encuenntra la Listaa de campo os de la tabbla dinámicca (si la listta de campos
no apaarece en la a hoja de cálculo, ha aga clic en el área de diseño del d
informe
e). En la lista figuran lo
os nombress de todas las columnas de la ho oja
de cálcculo. Esas columnas
c ahora
a son campos.
c Puede coloc car cualquieera
de los campos de el diseño de
el informe de
d la tabla d
dinámica (p pero no tien
ne
que utillizar todos los
l campos).
Tenga en cuenta que Herram mientas de
e la tabla d
dinámica aparece
a en la
Cinta, que
q incluye las fichas Opciones
O y Diseño.

a 1177
nzado
Ac
ctividad 04:: Crear un informe de
e tabla diná
ámica
Ahora creaará su inforrme. Empie

ece planteá
ándose estaa pregunta:: ¿Cuánto ha
h
vendido cada
c vende edor? Paraa responde a agregar los campos
er, necesita
Vendedor e Importe del pedido al
a informe.
1. En la Lista
L de caampos de la tabla dinámica, ha
aga clic en la casilla de
d
verifica
ación junto a Vendedorr.
El camp
po se agreg
ga al inform
me.
2. A continuación, en n la Lista de
d campos de la tabla a dinámica, haga clic en
e
la casilla de verificcación junto
o a Importe del pedido
o.
po se agreg
El camp ga al inform
me.
118 Program
C
Ahora puede
p ver cuánto
c ha ve
endido cada
a vendedorr
Si hace e clic en la hoja
h de cálcculo, fuera del
d informe de la tabla dinámica, non
puede ver la lista de campos s de la tablaa dinámica.. Para recuperarlo, hagga
clic en cualquier lu ugar del info
orme; por ejemplo,
e hag a celda A3. Si
ga clic en la
la lista de camposs no aparece, significa que se ha desactivado o. En la parrte
superio or de la venttana, en la ficha Opcio ones, en el grupo Mos strar/Oculta
ar,
haga cllic en Lista de campos para volver a activarr la lista de los camposs.
Acttividad 05: Cambiar el nombre del

d encabezzado
Como ya hemos ind dicado en este

e capítulo, dice "S
Suma de ca antidades de
d
pedidos" encima
e del campo porque Excel ha utilizad do la funcióón Sumatorrio
para sumaar las cifras.. Ahora pue
ede dejar el nombre ta ambiarlo, a lo
al cual, o ca
que le ense
eñaremos en e este ejerrcicio.
1. Haga clic
c en el no ombre del campo del informe, Suma de ca
antidades de
d
pedido
os, de la cellda B3.
2. En la parte
p superior de la ven
ntana, en la
a Cinta, en la ficha Oppciones, vayya
al grup
po Campo activo. En n el cuadro
o de texto Campo ac ctivo (verá el
nombree "Suma de e cantidade es de pediddos" allí), escriba el nuevo nomb bre
para el campo.

a 119
nzado
Por ejemplo, escriba Cantida

ad vendida y pulse EN
NTRAR.
El nombre nuevo, "Cantidad vendida",
v ap
parece en e
el informe.
El nuevo nombre
n quee utilice no puede serr el mismo que el del campo de la
mpos de la tabla dinám
lista de cam mica (Importte del pedid
do).
Si se pregu unta si puede modificaar el nombrre de un en
ncabezado, selecciónelo.
Vea si ap parece en la casilla de texto Campo
C acttivo. Si es
s así, pued
de
cambiarlo. Simplemen nte recuerde que no puede
p indica
ar el mismoo nombre qu
ue
el de la listta de camp
pos de la tabla dinámicca. Tenga een cuenta que
q no pued de
modificar loos nombress de los enccabezados Etiquetas de filas y Etiquetas ded
columnas del informe e.
Acttividad 06: Ordenar ell informe de

d tabla din
námica
ercicio averriguará cuáll es el ranking de los V

En este eje Vendedoress en cuanto
oa
pedidos, y verá quién ha ven ndido más y quién menos. Pu uede hacerrlo
rápidamente ordenan ndo por el campo
c Canntidad venddida (nuevo
o nombre del
d
campo Sum ma de la caantidad de pedidos,
p o el
e nombre que le haya dado).
1. Haga clic
c con ell botón secundario en
e una de las celdas s del camppo
Cantidad vendida mplo, haga clic con el botón secu
a; por ejem undario en la
celda B6.
B
2. Selecciione Orden
nar y haga clic
c en Orde
enar de ma
ayor a menor.
Ahora Peacock
P ess el primero de la lista, con lo que puede ver que Peacock
es el que ha venddido más; a continuaciión aparece e Leverling,, y Buchana
an
es el qu
ue menos ha
h vendido.
120 Program
C
Actividad 07: Agregar

A ottro campo a la tabla dinámica
d
En este ejercicio agre

egará el caampo Fecha del pedido al inform me. Después
agrupará la
as fechas de
d las venta as por trimestre a fin de poder ver
v cuánto ha
h
vendido ca
ada comerciial por trime
estre.
1. En la Lista
d
ación junto a Fecha del pedido.
verifica
Tenga en cuenta que dado que el cam mpo no co ontiene cifra
as (las fichas
puedenn ser númerros, pero se
e les da form
mato de feccha), el cam
mpo se agreg ga
automááticamente a la izquierrda del informe. Ya qu ue es el seg
gundo camp po
no nummérico (Com
mercial era ele primero),, aparece ccon sangría a la derecha
de los nombres
n de
e los comerc ciales.
El cam
mpo Fecha del pedido o aparece en
e el inform me como días
d del añ
ño,
porque así se intro
odujeron los
s datos en los datos orriginales.
Cuando o tiene muchos dato os que co ontienen feechas u horas,

h pued
de
agruparlos. Por eje emplo, con las fechas,, puede agrruparlas en días, mesees,
trimestrres o años.
2. Haga clic
c en una celda
c del ca
ampo fecha
a. Por ejemp
plo, haga clic en la celd
da
A6.
3. En la parte
p superio
or de la ven
ntana, en la
a Cinta, en la ficha Opciones, en el
grupo Agrupar,
A aga clic en el Campo del grupo. En el cuad
ha dro de diáloggo
Agrupa aciones, seleccione
s Trimestress. Si tamb bién seleccciona Mese es,
haga cllic para can
ncelar la selección. Hag
ga clic en A
Aceptar.

a 121
nzado
Ahora el
e informe muestra
m las fechas agru
upadas porr trimestre.
Tambié én puede agrupar

a los datos haciendo clic ccon el botón secundarrio
del rató
ón en los da
atos que deesea agrupa
ar y hacienddo clic en Agrupar
A en el
menú contextual.
c
122 Program
C
4. Antes de
d pasar al siguiente ejercicio, observe
o el ssigno meno
os (-) junto al
nombree de Buchan
nan.
Haga clic
c en el signo
s menoos. Esto co ampo Fecha del pedid
ontrae el ca do
debajo de Buchanan para que q a la información de la
no vea a fecha pa
ara
Buchan nan, y hace
e que Callah
han asciend
da en el info
orme. Ahorra aparece un
u
signo más
m (+) jun nto al nombbre de Buchhanan, lo q
que indica que
q hay más
datos.
Ahora haga clic en
e el signo menos (-) junto a Ca
allahan parra contraer el
campo Fecha del pedido también.
Puede controlar cuántos dato os están exxpuestos en n el informe
e. Cuando ve
no menos, puede
un sign p utiliza
arlo para coontraer el in
nforme, y uttilizar el sign
no
más paara ampliarlo
o cuando lo o necesite.
Ahora amplíe
a todo
os los datoss de Buchan
nan y Callahan haciendo clic con el
botón secundario
s n Callahan. Seleccione
del ratón en e Ampliar/C
Contraer y,, a
continu a clic en Ampliar todo el campo
uación, haga o. Se amplían todos los
datos de
d Buchanan y Callaha an.
Activ
vidad 08: Agregar
A un filtro de informes de tabla dinámica
En este ejeercicio agre

egará el caampo País ala informe para ver el desglose de d
las ventass por país. Agregará el campo País de d dos manera as diferente
es:
primero como una etiq queta de fila
a y despuéss como un ffiltro de info
orme.
1. En la Lista
d
verifica
ación junto a País.

a 123
nzado
Dado que
q el camp po es no nuumérico, se agrega a la izquierda a. Es el terccer
campo agregado a la izquie erda, y su lugar es e en el camp po Fecha del d
pedido.. No es muuy fácil com
mparar las ventas
v de EEE.UU con las del Rein no
Unido (puede
( versse si se des
splaza hacia
a el final dell informe).
2. Intente mover el campo
c país para ver si eso mejora
a la legibilid
dad. Haga clic
c
con el botón secuundario del ratón en uno
u de los elementos de país; porp
ejemploo, haga clic con el botón
b secun a celda A6
ndario en la 6. Seleccion
ne
Mover y vea todass las opcion
nes que tien
ne para movver el camp po País.
Haga clic
c en Move er "País" al
a principioo. El campo
o País subirrá dos niveles
(por encima del ca
ampo Fechaa del pedido
o y el campo Comercia al).
Ahora los camposs Vendedor y Fecha del pedido van debajjo del camp
po
País.
3. Haga clic
c en el sig gno menos s (-) junto a EE.UU para contraerr los datos de
d
EE.UU. Ahora haga clic en el signo menos (-) junto a Reino o Unido paara
contrae
er esos datos. Puede e ver las ventas
v de a
ambos país ses, pero no
n
puede ver las venttas por com
mercial. Así pues, agregar el camppo País commo
una etiq
queta de fila e demasiado útil.
a no parece
124 Program
C
4. En la Lista
L de cam
mpos de laa tabla diná
ámica, dese eleccione la
a casilla jun
nto
a País. Esto elimina el camp
po del inforrme de la ttabla dinám
mica para qu ue
pueda probar otro método.
Tambié én puede elliminar el ca
ampo hacie endo clic co
on el botón secundario oy
seleccioonando Elim minar "País". También puede eliminar el ca ampo mirand do
al final de la Lista
a de campo os de la tab
bla dinámic ca, en el árrea Arrastrrar
campo os entre lass siguiente
es áreas, haaciendo clicc en la flech
ha del camp po
y, a conntinuación, en Elimina
ar campo.
5. En la Lista de campos
c dee la tabla dinámica, haga clic con el botó ón
secunddario en el campo
c Paíss, y en Agre
egar al filtrro del inforrme. (O bie
en,
si prefiere utilizar el método de arrastraar y soltar, arrastre el campo Pa aís
hasta la casilla Filtro del informe.) Utilice un filtro de informe pa ara
centrarrse en un su d informe, que suele ser una líne
ubconjunto de datos del ea
de prodducto, un pe eriodo de tie
empo o una
a región geo ográfica.
El camppo País se agrega enc cima del infoorme. (Todo) a la dere

echa del títu
ulo
País sig
gnifica que se visualizan los datoos de ambos países (R Reino Unido oy
Estados Unidos). En
E otras pa alabras, los datos no se
e filtran.
6. Para filtrar el informe por pa

aís, haga cllic en la fle
echa del infforme junto
o a
(Todass). Seleccio one Reino Unido o Estados
E Un nidos y, a continuacióón,
haga clic
c en Ac ceptar. Ap
parece un icono de filtro ju
unto al paaís

a 125
nzado
seleccionado, lo que
q signific
ca que los datos se ffiltran. Si desea
d ver los
datos para
p el otro país, selecciónelo y ha
aga clic en Aceptar.
7. Volvammos a ver a los dos países

p de nuevo: Hag
ga clic en (Todas) y, a
continu
uación, haga
a clic en Ac
ceptar.
Activ
vidad 09: Mover
M el infforme de ta
ablas dinám
micas
A continuación moverrá el informe

e desplazan
ndo los dato
os de la fila
a al área de la
columna.
1. Haga clic
c con el botón secu undario del ratón en u
una celda del
d campo de d
fecha. Por ejemplo
o, haga clic
c con el botó
ón secunda
ario del rató
ón en la celd
da
A5.
2. Selecciione Moverr y haga clic
c en Mover "Fecha de
el pedido" a Columna
as.
Ahora los trimestre
es se alinea
an arriba. Al
A final del in
nforme pued
de ver el total
para ca
ada trimestrre.
126 Program
C
Actividad 10: Agregar

A fo
ormato de moneda
m al informe
Para termminar, agre egue forma ato al info orme. Los números del inform me
representa
an dinero, pero su fo ormato no es de mon neda. En este
e ejerciccio
aprenderá una manerra práctica para dar fo ormato a to
odos los daatos al mismmo
tiempo, en lugar de te
ener que selleccionar un
n rango de celdas indiv
viduales.
1. Haga clic
c con el botón
b secun
ndario en la
a celda A3 (encabezad
do del camp
po
Cantidades vend didas, o el nombre que haya elegido). A continuacióón,
haga cllic en Form
mato de núm
meros del menú
m conte
extual.
2. En la ficha Númerro, en la listta Categoríía, haga clicc en Moned
da.
3. En la casilla
c Pos
siciones de
ecimales, haga
h clic e
en la flecha
a hacia aba
ajo
hasta que
q haya 0 posiciones decimales.
4. Haga clic
c en la caasilla Símbo
olo y en un n símbolo p
para selecciionarlo. Dad
do
que haa seleccion
nado un formato de moneda,
m suu símbolo ya se hab bía
seleccionado. Pue
ede modifica
arlo si lo de
esea.
5. Haga clic
c en Acep
ptar.
Ahora todo
os los núme matean como divisas.
eros se form
Gráficos din
námicoss
Un infoorme de grá áfico dinámmico represeenta gráfica
amente los datos de unu informe de d
tabla dinámica. Pu uede modifiicar el diseñño y los datos que se muestran ene un informme
de gráffico dinámicco tal y com
mo se hace con un info orme de tab bla dinámica
a. Un inform
me
de gráffico dinámicco siempre tiene un infforme de tab o que utiliza el
bla dinámicca asociado
diseño correspon ndiente. Am mbos inform mes tienen n campos que se corresponde
c en.
Cuando o modifica la posición de un campoc en uno de loss informes,, también se
modificca el campo
o correspond diente del otro
o informe e.
Ademá ás de las series, cattegorías, marcadores
m de datos y ejes de los gráficos
estándaar, los inforrmes de grá
áficos dinám
micos tienen specializados
n algunos ellementos es
que see corresponden con los informes de tablas dinámicas,
d como se muestra
m en la
siguien
nte ilustracióón.
Programa Nacional
N dee Informática
a 1277
nzado
C
Campo de fiiltro del info
orme
C
Campo de vvalores
C
Campo de sserie
E
Elementos
C
Campo de ccategoría
Campo
o de filtro del
d informe
e
Campo o que se uttiliza para filtrar
f datos por elementos especcíficos. En el
e ejemplo, el
campo de página Región mu uestra los datos
d de todas las reg
giones. Paraa mostrar los
datos de
d una sola a región, puuede hacerr clic en la flecha de lista despleg
gable junto
oa
(Todass) y seleccio
onar la regió
ón.
Utilizarr campos de
d filtro de informe es s una forma cómoda de resumir y centrarse
rápidam mente en un subconjunto de dato os sin modificar la info
ormación de e la serie y la
categoría. Por ejeemplo, si está
e realiza
ando una presentació
p ón, puede hacer
h clic ene
(Todoss) en un cammpo de filtroo Año para mostrar las ventas de e todos los años y lueg go
centrarrse en añoss concretos haciendo clicc en un año cada ve ez. Cada pá ágina del filttro
del infoorme del gráfico tienee el mismo diseño de categoríass y series para p distintos
años, ded modo qu ue resulta fáácil comparrar los datoss de cada a año. Ademá ás, al permitir
recuperar sólo un na página deld filtro a la vez de un conjuntto grande de d datos, los
camposs de página a del filtro conservan
c a cuando ell gráfico utiiliza datos de
la memoria d
origen externo.
Campo
o de valore
es
Campo o del origen de datos (datos de orrigen: lista o tabla quee se utiliza para
p crear un
u
informee de tabla dinámica
d o gráfico
g diná
ámico. Los datos
d de origen puede en tomarse ded
d un cubo o base de datos exterrna o de otrro informe de
una listta o rango de Excel, de d
tabla dinámica.)
d s
subyacente que propo orciona valoores para ccomparar o medir. En el
ejemploo, Suma de e ventas es un valor dee datos quee resume lass ventas trimmestrales por
p
región para cada deporte. El E marcadorr de datos de primera a categoría (Trim1) lleg ga
casi a 250 en el e eje de valores
v (y). Esta can ntidad es la suma de e las ventas
corresppondientes a Tenis, Saafari y Golf durante
d el primer
p trime
estre. Según n el origen de
d
datos utilizado
u pa
ara el inforrme, puede e cambiar la función d de resumen n (función de
d
resume en: tipo dee cálculo que
q combinna datos de origen e en un inforrme de tab bla
dinámicca o una taabla de connsolidación, o cuando se insertan n subtotaless automáticos
en una lista o basee de datos. Algunos ejjemplos de funciones d de resumen n son: Suma ar,
Contar y Promedio o.) a Prome
edio, Contarr, Producto u otro cálcuulo.
128 Program
C
Campo
o de serie
Campo o que se assigna a una a orientaciónn de serie en
e un informe de gráffico dinámicco.
Los elementos del d campo proporcion nan las serries de da atos individuales. En el
ejemploo, Deporte es un camp ementos: Tenis, Safarii y Golf. En el
po de serie con tres ele
gráfico, las series se representan en la le
eyenda.
Elemen
nto
Los ele
ementos re epresentan entradas únicas
ú en un
u campo d de columna a o de fila, y
aparecen en las listas desp plegables de
d los cam mpos de filtro del infoorme, en los
camposs de catego oría y en los campos ded serie. En o, Trim1, Trim2, Trim3
n el ejemplo 3y
Trim4 son
s elemen ntos del cammpo de cate egoría Trim
mestre, mien
ntras que Tenis,
T Safari y
Golf so
on elementtos del cam mpo de serrie Deporte. Los elem mentos de un u campo de d
categoría apareceen como rótulos en el eje de categorías dell gráfico. Lo os elementos
de un campo
c de serie apareccen en la ley oporcionan los nombres de las serrie
yenda y pro
de dato
os individua
ales.
Campo
o de catego
oría
Campo o de los datos de origen que se asigna a una u orientacción de cattegoría en un
u
informee de gráficco dinámico o. Un cammpo de cate egoría prop as categorías
porciona la
individu
uales cuyoss puntos de d datos se represen ntan gráfica amente. En n el ejemplo,
Trimestre es un ca ampo de ca ategoría. En
n un gráfico, las categoorías suelen
n aparecer en
e
el eje x,
x o eje horizzontal, del gráfico.
g
Person
nalizar el in
nforme
Puede cambiar el tipo de gráfico y otras opciones, como los títtulos (títulos s de gráficoos:
texto descriptivo que
q se alinea automáticamente con c un eje o se centra en la parrte
superioor de un grááfico.), la ubicación
u de
e las leyend das (leyend q identifica
da: cuadro que
los dise
eños o coloores asignad dos a las se
eries de dattos o categorías de un n gráfico.), los
rótulos de datos (etiqueta
( e datos: etiqueta que proporcion
de na informac ción adicion nal
acerca de un marrcador de datos, que representa un u solo pun nto de datos o valor qu ue
se origina a partir de una celdda de una hoja
h de cálcculo.), la ubiicación del gráfico, etc
Crear un inform
me de gráffico dinám
mico a parrtir de un informe de
d tabla
dinám
mica existeente
1. Haga clic en
d
2. En la ficha Insertar, en
e el grupo Gráficos, haga
h clic en
n un tipo de gráfico.
Puede utilizar cualquier tipo de gráfico

g exce
epto los grá
áficos xy (diispersión), de
d
burbujas o de cotizaciiones.

a 129
nzado
Intera
actuar con
n gráficos dinámicos
d s
Tal como lo hicieera con grráficos communes los Gráficos
G de
e tablas dinámicas so on
totalmeente person
nalizables, por
p ejemplo o puede mo ostrar los ró
ótulos de da
atos, elimin
nar
ciertos elementos o cambiar la alineació
ón de las categorías.
ambiar esta
Para ca as opcioness use:
ando el gráffico use la ficha Presen
1. Selecciona ntación
2. Use la ficha Diseño
Creaar tabllas de
e adm
ministracción y anállisis de
e dato
os
relaccionado
os
Para simplificar la
a administración y el análisis de e un grupo de datos relacionado os,
puede convertir un rango de datos en una tabla de Microsoft Office Exccel
(denomminada ante eriormente lista de Excel).
E Unaa tabla es un conjuntto de filas y
columnnas que con ntienen dato os relacionados que ses administrran indepen
ndientemennte
de los datos
d de otras filas y columnas
c de
e la hoja de
e cálculo.
Para ha
acer de un rango de da
atos una tabla para ad
dministración haga lo siguiente:
1. Ubique el indicador dee celda en cualquier
c ce
elda dentro de su tablaa
2. Haga clic en
e la ficha Insertar en el grupo Taablas, hagaa clic en Tab
bla
130 Program
C
3. En el cuadro que aparece asegúrese que el rango es e

el correcto
4. Pulse Aceptar
De form
ma predete erminada, ca ada column na de la tab bla tiene ell filtrado ha
abilitado en el
encabeezado de fiila para qu ue pueda fiiltrar u ordenar la tab bla rápidam mente. Pued de
agregaar una fila de totales a la tabla a que prop porcione un na lista des splegable de
d
nes de agregado para cada
funcion c celda de la fila de
e totales. Un controlador de tamañ ño
situado
o en la esquuina inferiorr derecha de
d la tabla permite
p arra
astrar la tabbla hasta quue
obtenga el tamañoo deseado.
A travé
és de la cinta de opcciones pued
de utilizar las siguientes caracte
erísticas pa
ara
adminisstrar los dattos de la tabla:
as propiedades de la tabla
Cambiar la

a 131
nzado
Ordenar y filtrar
A la fila de
d encabezzado de un na tabla se e agregan automática amente listas
desplegables de filtro os. Puede ordenar la as tablas e en orden ascendente
a o
descenden nte o por colores, o puede crear un criterio de e ordenació ón
personaliza
ado. Puede e filtrar las tablas paraa que sólo muestren lo os datos qu
ue
satisfacen los criterioss que espec cifique, o pu
uede filtrar p
por colores..
Aplicar formato a los

s datos de la tabla
Puede darr formato rá ápidamente a los datoss de la tabla aplicando o un estilo de

d
tabla prede efinido o personalizaddo. Puede elegir
e bién opciones de estilos
tamb
rápidos paara mostrar una tabla con
c o sin un na fila de encabezado o de totale es,
para aplicaar bandas de olumnas con el fin de ffacilitar la le
d filas o co ectura o pa
ara
diferenciarr la primera o última co
olumna de otras
o columnnas de la ta abla.
132 Program
C
Insertar y eliminar filas y colum

mnas de la tabla
Existen varios modoss de agrega ar filas y columnas a un na tabla. Pu
uede agreg
gar
una fila en
n blanco al final de la tabla,
t incluiir filas o co
olumnas ady yacentes a la
hoja en la tabla, o innsertar filas y columna as de tabla en el luga ar que deseee.
Puede elimminar filas y columnas cuando sea necesario o. También puede quittar
rápidamente filas que contengan datos duplicados de u una tabla.
Usar una columna
c ca
alculada
Para usar una fórmulaa que se ad
dapte a cada
a fila de una
a tabla, pue
ede crear un na
columna calculada.
c L columna se amplía automática
La amente parra incluir filas
adicionaless de modo que
q la fórmula se extie
enda inmediatamente a dichas fila as.
Mostrar y calcular to atos de una tabla
otales de da
Puede halllar el total rápidamente
r e de los dattos de una tabla mostrrando una fila
f
de totales al final de la tabla y utilizando
u la
as funcione s en las listas
es incluidas
desplegables para cad da una de las celdas de
d la fila de totales.

a 133
nzado
Pregu
untas de
d Repa
aso
1. ¿Qué utilid
dad tienen la
as tablas dinámicas?
En la imaagen, se muestra
m un
na relación de bienes de una determinad
da
empresa.
Siga los pasos

p necesarios para a tabla y gráficos diná
a crear una ámicos com
mo
muestra la imagen
134 Program
Capíttulo
Fun
ncion
nes de
d Ba
ase de
e dattos
deremos a
a:
A
Aplicar func
ciones de ba
ase de dato
os
Programa N
a 1355
nzado
Base
e de dattos
En Exccel las bases de datos no son máss que tablass en las cua
ales se ha in
ntroducido de
d
maneraa ordenada a datos refeerentes a algún
a temaa en particu ular. Por ejjemplo uste
ed
podría generar una tabla en la que almacene
a lo
os datos d de sus contactos y qu ue
funcion
ne a modo de
d agenda.
En las bases de datos de Exccel se conoce como re egistros a ccada una de
e las filas quue
conform
ma la tabla y como ca ampo a ca ada columna a. El asuntto más impportante en la
creació
ón de base de datos ese saber de eterminar que camposs son los qu ue deben sers
almaceenados, es decir
d que ess lo que va almacenar en cada re
egistro.
Funcciones BD
B
Las funnciones de Base de datos
d operaan sobre ra angos que ppueden abaarcar más de
d
una coolumna o filla. Una de las ventaja as clave de e estas funciones es su
s capacidaad
para esstablecer ra
angos de criiterio para crear
c criterio
os complejo
os.
Aunque e las funcio
ones de ba ase de dattos, así com mo muchass otras, son útiles paara
gestion
nar y busccar datos, se deben utilizar en la medida a de lo posible tablas
dinámiccas para la gestión de
e listas larga
as, almacennamiento dee datos o base
b de datos
informa
ativas. Este
e método no o es solo más
m rápido y eficaz pa ara gestiona
ar datos, sin
no
que tam
mbién se pu uede aplicar cualquieraa de las fun
nciones para
a base de datos
d a través
de las tablas
t dinám
micas.
Sintaxxis general de las funciones dee base dee datos

Las funciones ba
ase de dato
os comienz
zan todas con BD y tienen una
a sintaxis en
e
común:
Función BD(base_de
B e_datos, ca
ampo ,crite
erios).
Base_d
de_datos es
e la tabla/liista que con
ntiene los datos
Campo o es la columna sobre cuyos dato os queremo os realizar e
el cálculo. Campo
C puedde
ser texxto con el rótulo encerrrado entre dobles commillas, com
mo por ejem mplo “Edad”” o
“Campo o”, o un número que represente
r la
l posición de la colummna en la lista: 1 para la
primeraa columna, 2 para la seegunda y assí sucesivamente.
Criterio
os es el rango que contiene los criterio os para filttrar la bas
se de dato os.
Necesitará usar una colum mna con do os filas si los registrros deben cumplir un na
condición para un
u campo. Por ejemp plo si uste
ed desea o obtener la cantidad de d
productos pertene
ecientes a la
a categoría “Bebidas” debería
d esp
pecificar un criterio com
mo
el siguiente:
Es possible emple
ear los op peradores relacionales
r s dentro de
e las cond
diciones. Por
P
ejemplo
o si usted necesita co onsiderar lo
os producto os cuyo Stock sea su
uperior a 10
00
unidade
es deberá utilizar
u un criterio como
o el siguientte:
136 Program
Ca
apítulo VI: F
Funciones de Base de dattos
Si nece
esitara toma ar en cuentta los registros que cu
umplan con dos o más s condiciones
en un determinad do campo, entonces debe con nsiderar unn área de criterios qu
ue
contengga una columna y má ás de dos filas. Por ejemplo,
e si usted nece
esita saber la
ad de productos que pertenecen
cantida n a las caategorías Bebidas y lá
ácteos, debbe
especifficar un crite
erio como el
e siguiente:
Si lo que usted desea

d es emmplear los registros que
q cumplan condicion nes en doss o
más campos, en ntonces necesitará un na columna a por cada a campo que q necesite
consideerar. Por ejjemplo, si usted
u necesita saber cuantos productos de e la categorría
“Condimmentos” tienen stock innferior a 20, deberá utiilizar el crite
erio siguientte:
Es imp portante quee conozca la diferenciaa ente un ra

ango de criterio de dos columnass y
uno de e dos filas. Las condicciones en laa zona de criterios se
e leen por filas,
f y por lo
tanto Excel
E evalúaa los registrros que cum ondiciones ffila por fila. Por ejemplo,
mplan las co
si se tie
ene el rango
o de criterio
os:
En estte ejemplo existen do ones. La prrimera indicca que se requiere los

os condicio
productos de la caategoría “C Condimentoss” y la seguunda indica miento de los
a el requerim
productos cuyo Sttock sea superior a 50 sin importa a. Al estar las
ar cual sea la categoría
condiciones en disstintas filas, Excel mos
strará los re
egistros que
e cumplan cualquiera
c d
de
las doss condicione
es.
A conttinuación see tiene la siguiente lista de la cual tomarremos com
mo base pa
ara
explica
ar algunas fu
unciones co
on más detaalle:

a 137
nzado
El rang
go A5:E20 está
e asociad
do al nombrre "alumno
os"
Si queeremos calcular la cantidad
c de alumnoss que cum mplen dos condiciones
simultá
áneamente: han recibiddo por lo me atemática y por lo menos
enos 80 puntos en ma
75 puntos en histo
oria, hacemos lo siguie
ente:
138 Program
Ca
apítulo VI: F
Nótese
e que en la primer fila de la hoja hemos rep
plicado los e
encabezam
mientos de las
column
nas de la tab
bla de datoss.
En la celda E22 he
emos puestto la fórmula
a
=BDC
CONTARA
A(alumno
os;1;B1:D
D2)
Donde::
alumno
os =Hoja1!$
$A$5:$E$20
0 es el rango
o de la tabla
a de datos
1 Indica qu
ue queremo os contar las
l miembrros de la primera
p
columna de la tabla
B1:D2 Es el ran
ngo de crite ueremos "filtrar" la
erios con loss cuales qu
tabla
En lugaar de usar el número de column na, podemo

os usar el e miento, con lo
encabezam
cual la fórmula se vuelve tota
almente legiible
=BDCO
ONTARA(alu
umnos;"nom
mbre";B1:D
D2)
Al pone
er las definiciones de lo
os criterios en la mism
ma fila, estam
mos indican
ndo el uso del
d
operador Y, es decir, toda as las condiciones deben cump plirse simu
ultáneamentte.
Para usar el operrador O, ponemos las condicione es en filas d or ejemplo, si

distintas. Po
querem
mos contar cuantos allumnos hay y en la lista
a que recibbieron por lo menos 80 8
puntos en matemá ática o 75 en
e historia, arreglamos
a la hoja de la siguiente
e manera:

a 139
nzado
Por suppuesto, tam

mbién hemo os modificad
do el rango
o de los critterios en la fórmula pa
ara
que inccluya todas las filas:
=BDCONT
TARA(alu
umnos;"n
nombre";B
B1:C3)
Tambiéén podemo os combinar los opera adores Y y O en el rango de criterios. Por

P
ejemplo
o, si quere
emos saberr cuantos alumnos
a hay que recib
bieron por lo menos 80
8
puntos en matemá ática Y 75 en
e historia O más de 855 de prome
edio, usamoos el modelo
o
én aquí he
Tambié emos modifficado la fórmula
f parra que incluya todos los criterios
=BDCO
ONTARA(alumnos;"nom
mbre";B1:E
E3)
Las fun nciones basse de datoss son fácile

es de usar,, una vez qque hemos entendido la
sintaxiss básica. So er cálculos que con más facilidad
on muy flexxibles y perrmiten hace dy
velocidad que las funciones matriciales
m
a de algunass funcioness base de da
La lista atos:
BDPRO OMEDIO Devuelve

D el promedio de
d las entradas seleccionadas de
d la base de
d
datos
NTAR Cuen
BDCON nta las celdas que contienen núm
meros en una
a base de datos
d
BDCON
NTARA Cuenta las celdas que no
o están en blanco
b en u
una base de
e datos
140 Program
Ca
apítulo VI: F
BDEXT TRAER Exttrae de la base de datos

d un ún
nico registrro que coin
ncida con los
criterioss especifica
ados
BDMAX
X Devuelve
e el valor má
áximo de la
as entradas seleccionadas de la base de dato
os
BDMIN
N Devuelve el valor mín
nimo de las entradas seleccionada
s as de la base de datoss
BDPRO ODUCTO Multiplica
M lo
os valores ded un campo determinado de re
egistros de la
base de
e datos que
e coinciden con los critterios especcificados
BDDES SVEST Calcula la desvviación está
ándar basándose en u
una muestra
a de entradas
seleccionadas de la base de datos
BDDES SVESTP Ca alcula la de
esviación es
stándar bassándose en la població
ón total de las
entrada
as seleccion
nadas de un na base de datos.
BDSUM MA Suma lo
os númeross de la colu umna del caampo de loss registros de
d la base de
d
datos que
q coincida
an con los criterios
c esp
pecificados
BDVAR R Calcula la varian nza basán
ndose en una mue
estra de las entradas
seleccionadas de una base de
d datos
BDVAR RP Calculaa la varian
nza basánd
dose en la
a población
n total de las entradas
seleccionadas de una base de
d datos

a 141
nzado
Pregu
untas de
d Repa
aso
1. Abra el librro Listas y seleccione la Hoja1:
2. Resuelva las siguiente

es pregunta
as:
al es la cantidad total de
a. Cua d producto
os de la cate
egoría Bebiidas
b. Cuaal es prome goría Bebidas
edio de precios de los productos de la categ
y Condimentos
C s
c. Cua
al es la ca
antidad de productos
p q
que proporrciona el prroveedor “M
Ma
Maison”
d. A cuanto
c asciende el Va
alor de los productos de la Categoría Carnes
cuyyo stock es mayor a 30
0
e. Cua
antos produ
uctos de la categoría
c C
Carnes tiene
en stock me
enor a 50
142 Program
Capíttulo
Forrmula
arioss y Ma
across
deremos a
a:
Crear formu
C ularios que incluyan el uso de mac
cros sencillas
p
para automatizar tarea
as rutinariass
Una macro son n un conjuntto de instru

ucciones que sirven pa
ara
auto
omatizar procesos.
p Supongam mos que realizamos
frecuuentemente e la acciónn de selecccionar un rango pa ara
apliccarle negrita
a, cambio de
d fuente y centrado. En lugar de d
hace er estas accciones mannualmente, se puede elaborar un na
macro e invoc carla para que ejeccute los trres procesos
auto
omáticamente.
Programa N
a 1433
nzado
Activ
vación de
d la ficha PR
ROGRAM
MADOR
R
Debe mostrar
m la ficha
f Prograamador o ejecutar
e en modo para programaddores cuanddo
vaya a escribir macros,
m eje
ecutar macrros que haaya grabado previame
ente, o cre
ear
aplicacciones para utilizar con programass de Microso
oft Office.
Siga los siguientess pasos parra activar la
a ficha Prog
gramador:
1. Haga clic en
e el botón
n de Micros
soft Office y, a continuación en
e Opcione
es
de Excel.
2. Haga clic en cuentes y, a continuacción, active la casilla de verificació

e Más frec ón
Mostrar fic
cha Progra
amador en la cinta dee opciones
Diseñ
ño de fo
ormula
arios
Un forrmulario es una hoja de cálculo co on un forma ato y diseño ya establecido. Pued
de
contene er fórmulass, funcionees e incluso controle es (una lissta, botoness de opcióón,
casillass de verifica
ación). Graccias a un fo
ormulario limitamos el ingreso y manipulacióón
de dattos a nuesstras hojas, así como o brindamo os solucionnes de neg gocios pa ara
nuestro os clientes.
Mostra
ar y oculta
ar elemen
ntos
Lo prim
mero que debemos
d m
modificar, es la pan ntalla de p presentaciónn de nuesttra
solució
ón, interfaz que
q debe sers mucho más m elabora ada, más lim os elementos
mpia, sin lo
propioss de una hooja de cálculo, como las
s líneas de división o la
as etiquetas
s de hojas.
Mucho de los ele ementos quue usted no ota en Exccel pueden ser oculta ados, de essta
maneraa lograr que
e su pantallla sea visua
almente má os elementos
ás sencilla y simple. Lo
que se ocultaran son:
s
• Líneas de división
• Encabezad dos de fila y Columna
• Etiquetas de
d hojas
Para occultar o mosstrar cualqu
uiera de esttos elementtos, debe ussar:
1. Haga clic en el bootón de Microsoft

M O
Office y, a conntinuación en
e
Opciones de Excel.
2. Haga clic en Avanza go busque la sección a la derec
adas y lueg cha: Mostrrar
opciones para este Libro.
L
144 Program
Capítulo
o VII: Formullarios y Macrros
3. En esta se
ección puedde encontrar algunas opciones
o co
omo Mostrrar fichas de d
hojas, dessmarque la casilla
c de verificación para
p ocultar las fichas de hojas.
a esta hoja, puede encontrar las siguien

4. En la seccción Opciones para nte
opciones:
5. Haga clic en la cassilla de verificación parap mosttrar/ocultar el elemen

nto
correspond
diente.
6. Por ejempllo si desactiva las línea
as de divisió
ón la hoja sse verá así:

a 145
nzado
Una ve ez que hem mos definiddo el diseñño de nuesstra hoja de

e cálculo, es necesarrio
agregaar el texto estándar, aplicar
a form
mato de ceeldas y otrras. Diseñe
e su hoja ded
acuerdo a la solución que de esee implementar. Esscriba tambiién las hoja
as que sirva
an
para re
ealizar cálcu
ulos y búsqu
uedas.
En las actividades que realiizaremos ene este cap pítulo se ussara el libro
o Proforma as
observe
e que la Ho
oja1 tiene el texto estándar, así co
omo un diseeño de fuen ntes y borde
es.
En la Hoja2
H u libro, se tiene una ta
de su abla de Cosstos por ciu
udad que no
os va a servvir
para re
ealizar cálcu
ulos posterioores.
146 Program
Capítulo
A
Actividad 01
1: Ocultar elementos
e
En esta acctividad se ocultará lo

os elementtos de una hoja de cálculo,
c com
mo
dos de fila y columna, líneas de división y etiq
encabezad quetas de hojas
h
1. Abra ell libro Proformas si es que aun no o lo ha hech
ho
2. Ubíqueese en la Ho oja1 y haga clic en el botón
b Microosoft Officee
3. A continuación seleccione Av vanzadas y busque en n la lista de la derecha la
sección
n Opciones s para esta hoja.
4. Haga clic
c en la casilla
c de verificación
v Mostrar lííneas de división
d pa
ara
desactiivarla.
5. Desacttive también n los encabeezados de fila
f y columna
6. Repita el mismo proceso para a la Hoja2
Uso dee Controlees

Los controles nos permiten in
nteractuar con a ventana en forma más intuitiva,, a
c nuestra
través de listas, botones dee opción y botones de
d comand do, tal com
mo si fuera an
cuadros de diálogoos de Windows.
Agreg
gar contro
oles
Para in
nsertar los controles,
c de
ebe activar la ficha Pro
ogramadorr
1. Haga clic en
e la ficha Programad
P or
2. En el grupo
o Controless haga clic en Insertarr
3. A continua
ación elija un
n control pa
ara insertar en la hoja d
de cálculo

a 1477
nzado
1. Botones Nombres
s
Etiqueta
a. Sirve pa
ara agregarr rótulos y textos al
formulario
2.
Cuadro de Grupo. Para agrupar contro
oles como
casillas y botones de
e opción.
3.
Botón. Para
P ejecuta
ar una macrro.
4.
Casilla de
d verifica
ación. Perm
mite definirr opciones
como Si/No
5.
Botón de
d Opción.. Sólo podrá elegir una
u de un
grupo de
e opciones.
6.
Cuadro de Lista. Para
P mostra
ar distintos elementos
en una lis
sta
7.
Cuadro Combinado
C o. Muestra una lista de
e opciones
8.
Control de Número
o. Para cambiar el va
alor de una
celda.
9.
Aña
ada los con ntroles de formulario
f a su hoja de cálculo, p
para tener un diseño de
d
acu
uerdo a la figura:
148 Program
Capítulo
Pruebee la funcionalidad de cada

c uno de
e los botone
es: así por ejemplo, lo
os botones de
d
comand do (Normal y Express) permiten n sólo elegir una de la
as opcioness. Si hace clic
c
sobre una,
u se desactiva la otrra.
Las Caasillas de veerificación, permiten hacer clic so
obre ellas. Si usted elige la casilla
Deliverry, notará como
c se ma
arca/desmarca con cad da clic que h
haga.
Forma
ato de con
ntrol
Para teerminar con n el diseño
o, debe mo odificar el formato
f de los controoles para qu ue
interacttúen con ceeldas de suu hoja de cálculo.
c Es decir, por ahora los controles
c so
on
sólo ele
ementos qu ue no se relacionan con la hoja dee cálculo, a
al modificar el formato de
d
los conntroles, logramos que dichos co ontroles se vinculen a celdas y así podemos
uir fórmulas basadas en los valore
constru es de esas celdas.
c
Para modificar
m el formato
f de un control
• Use el men
nú contextu
ual sobre el control. Elijja Formato
o de control…
emplo, se pide
Por eje p modificcar el control Número e al hacer clic en dich
o, para que ho
control, el valor de
e la celda C7
C se increm mente en 1.
1. Use el botón derecho o sobre el control
c Númmero y elija la opción Formato del
d
Control.
2. En el cuadro Vincularr con celdaa, escriba C7.
C
3. También, se
s indicará un valor mínimo
m (1) y máximo (50). Su veentana debbe
quedar commo la figura
a:

a 149
nzado
4. Haga clic en
e Aceptar
Para prrobar la fun
ncionalidad del control,, haga clic sobre
s las fle
echas. Obs
serve como el
valor de
e la celda C7
C se incremmenta.
De igual manera, debe mod dificar el formato

f de cada uno de los con ntroles de su
formula
ario. En el caso
c de loss botones de opción (N
Normal y Exxpress) deb
bemos indiccar
una celda con la que
q se vincu ule.
1. Use el bottón derecho
o sobre el control
c Normmal y elija la opción Formato del
d
Control.
2. En el cuadro Vincularr con celda
a, escriba H1.
H
3. Haga clic en
e Aceptar.
150 Program
Capítulo
Observve que al ha
acer clic sob
bre el botón
n Normal, la
a celda H1 muestra el valor de 1. Si
selecciona el botó
ón Express,, la celda H1 toma el valor
v de 2.
Ademá e formato de la casilla de verificacción (Delive

ás, se debe modificar el ery) para qu
ue
se vinccule con una
a celda.
1. Use el botó
ón derecho
o sobre el control
c Deliv
very y elija la opción Formato del
d
Control.
2. En el cuadro Vincularr con celda
a, escriba H2.
H
3. Haga clic en
e Aceptar.
Observve que al hacer

h clic sobre
s el bo
otón Delive
ery, la celd
da H2 muestra un vallor
lógico, si la casilla
a esta marcaada muestra
a VERDAD DERO, si no, muestra FALSO.
F
Finalmeente, debe modificar el

e formato de
d la lista. En
E el caso d
de una lista
a o un cuad
dro
combinnado, en necesario indicar un Ranngo de Enttrada, es d
decir el rang
go que tengga
los elementos quee desea mo ostrar en su
u lista. Ade
emás, debe
e vincular la
a celda a un
na
celda de
d su hoja de
d cálculo.
1. Use el bottón derecho
o sobre el control Lis
sta y elija la opción Formato del
d
Control.
2. En el cuad
dro Rango de entrada, marque el rango donde se en ncuentran las
ciudades (B5:B11 de la Hoja2 )

a 151
nzado
3. Además, la
a celda vincculada debe
e ser la celd
da H3
4. Finalmente
e, haga clic en Acep ptar. Observe que la
a lista se llena con las
ciudades in
ndicadas en
n el rango de
d entrada.
Observve que al hacer

h clic sobre
s algunas de las ciudades,
c la celda H3
H muestra el
númeroo del eleme
ento seleccioonado de la
a lista.
Fórmu
ulas relaciionadas a controless.
Graciass a las celd
das vinculaddas de sus controles, usted
u podrá
á definir cie
ertas fórmulas
basadoos en los vaalores de lass celdas vin
nculadas.
Así porr ejemplo, para
p calcula
ar el Costo Básico debe multipliccar los Kilog
gramos por el
Costo de
d acuerdo a la ciudad bla Cargos). En la celda C16 escriba:
d (vea la tab
=BUSC
CARV( IND
DICE( Hoja
a2!B5:B11; H3); Hoja2!B5:C11
1; 2) * C7
152 Program
Capítulo
Graciass a la funnción INDIC CE podem mos ubicar la ciudad en base al elemen nto
seleccionado de su
s lista (recu elda H3 posee este valor). Una vez con el texxto
uerde, la ce
de la ciudad, esse valor ess buscado en la Hojja2 con la función BUSCARV,
B al
ubicarsse, se toma
a la segundaa columna.
Para calcular el Recargo
R Se
ervicio, debe conside erar un reca argo del 50
0% del Cossto
Básico sí el serviccios es Exprress. En la celda C17 escriba la ffórmula:
=SI( H1=2; C16 * 50%; 0
0)
Recuerrde: el valorr 2 en la cellda H1 indic
ca que se ha elegido el tipo Expre
ess
Para ca
alcular el monto
m de De
elivery, deb
be considerrar: si la ca
asilla esta activa la celd
da
C18 ten
ndrá un valoor de 10. E
En otro caso
o será de 0..
=S
SI (H2 = VERDAD
V DERO; 10
0; 0)
Actividad 02: Fórmulas
Esccribir fórmullas en base

e las celdas vinculadass de sus con
ntroles.
Com
mplete su hoja
h de cálcculo de acue
erdo al siguiente enuncciado.
• Total del Servicio:

S Suma del Costo, Reccargo y De ncluye IGV el
elivery. (In
cual debe ser
s desagre egado)
• IGV: el 19% del Tottal del Servicio
• Total a Pa
agar: Total del
d Servicio o + IGV
• Pruebe la funcionalida
ad de sus fórmulas,
f in
nteractuando con sus controles,
c p
por
ejemplo, ha
aga clic en su control número
n o elija otra ciud
dad.
Seguridad de
d macrros
En Miccrosoft Officce Excel puede elegir la
l configura
ación de se eguridad de macros paara
controla
ar qué ocu urre cuandoo se abre un libro qu ue contiene e macros. Por ejemplo,
puede elegir ejeccutar macro os en función de si están
e firmaddas digitalm
mente por un
u
programmador incluuido en su lista de fuen
ntes de conffianza.
La conffiguración de
d seguridad de macro
os se puede
e cambiar en el Centro de confianzza
(botón de Micros soft Officee , botó
ón Opcione es de Exce el, categoríía Centro de
d
confiannza, botón Configurac ción del Ce entro de coonfianza, ccategoría Co onfiguració
ón
de maccros. O bieen, en la ficha Program mador, en ele grupo Cóódigo, botóón Segurida ad
de maccros). Sin embargo,
e sii trabaja en una empre esa, puede que el adm ministrador del
d
sistema
a haya cam mbiado la configuració
c ón predeterrminada e impida que los usuarios
modifiq
quen la conffiguración.
Programa Nacional
N dee Informática
a 153
nzado
Utilice
e esta
configuración de
e
macro os Con este objetivo
Desha
abilitar toddas las Utilice estte ajuste si
s no conffía en las macros. Se S
macro
os sin notifiicación deshabilita
an todas las macro os conteniidas en los
documento os, así commo todos loos avisos ded segurida ad
que inform
man de que e las macro
os están de eshabilitada
as.
Si hay doccumentos coon macros sin firmar que
q conside era
de confiannza, puede colocar essos docume entos en un na
ubicación de confianzza. Se permmite la ejec
cución de los
documento os situadoss en ubicacciones de confianza
c s
sin
que los coompruebe ele sistema d
de segurida ad del Centtro
de confian
nza.
Desha
abilitar tod
das las Ésta es la configura ación predeterminadaa. Utilícela si
macro
os con notifficación desea des shabilitar lass macros p
pero desea recibir avisos
de seguriddad si existeen macros. De esta manera, pued de
elegir cuán
ndo habilitaar las macro
os caso por caso.
Deshaabilitar toddas las Este ajus ste es el mismo q que el de e la opció ón

macroos excep
pto las Deshabilittar todas las macro os con no otificación, a
firmad
das digitalm
mente excepción de que, si la macro e está firmadaa digitalmennte
por un editor de confiianza, podrá á ejecutarse si ya conffía
en el edito e confianza, se le notifica
or. Si el editor no es de
este hecho para que e, de esa m manera, pu ueda elegir si
desea habilitar las macros firm madas o confiar
c en el
editor. Toddas las ma acros no firmadas dig gitalmente se
deshabilita
an sin ningu una notificacción.
Habilittar toda
as las Utilice esta
a configuracción para permitir tempporalmente la
macroos (no ejecución de todas las macross. Puesto que q con esste
recomendado, puede ajuste el equipo
e es vulnerable a código posiblemen nte
ejecuta arse código peligroso, no es re ecomendable utilizarlo o de mane era
posiblemente pe eligroso) permanente.
Confia
ar en el ac
cceso al Esta configuración está d
dirigida sólo a los
modelo de ob bjeto de programad
dores.
proyec
ctos de VB
BA
Firma
as digitaless y cómo funcionan
f n
versión n Office 200
07 utiliza la tecnología Authenticoode de Micrrosoft para permitir a los
creadores de ma acros firmarr digitalmen nte un archivo o un proyecto de d macro. El
certifica
ado utilizad
do para cre ear esta firrma confirm
ma que la macro o el e documen nto
proceden del firm mante y la firma
f certifica que la macro o el documentto no se ha an
alterado posteriorm mente.
és de instalar su certificado digital, puede firm
Despué mar archivo
os y proyecttos de macrro.
154 Program
Capítulo
Firma
ar macros digitalmeente
Sólo deebería firma ar las macro
os una vez probada la solución y lista para su distribució ón
ya que, siempre que q se mod difica de alg
guna manerra el código o de una macro firmad da,
se quita su firma digital. Sin embargo, si posee el certificado o digital en su equipo, el
proyectto de macro se firma ará de nue evo automá áticamente al guardarrlo. Si dese ea
impedirr que los usuarios
u dee su solucióón cambien n automáticcamente su proyecto de d
macro e invaliden n así su firm
ma, bloquee e el proyeccto de macrro antes de e firmarlo. Su
S
firma digital sólo inndica que garantiza
g quue este proyyecto es seguro. No de emuestra qu ue
es el autor
a del prroyecto. Por tanto, bloqueando su u proyecto de macro no se impid de
que ottro usuario reemplace e la firma digital porr otra firma. Los adm ministradores
corporaativos debe en volver a firmar las s plantillas y los commplementos s para pod der
controla
ar con exacctitud lo quee los usuario
os ejecutan n en sus equuipos.
Si crea
a un comple
emento que e agrega có
ódigo a un proyecto de e macro, el código deb
be
determinar si el proyecto está
e firmado ente e informar al us
o digitalme suario de las
conseccuencias que puede ten
ner cambiar un proyeccto firmado.
Grab
bar una
a nueva
a macro
o
Si ejeccuta frecue
entemente una tarea a en Micro osoft Exceel, puede automatizar
a rla
mediannte una maccro. Una ma acro consisste en una serie
s de com
mandos y funciones qu ue
se almaacenan en un módulo de Visual Basic
B y que puede ejeccutarse siem
mpre que seea
necesaario ejecuta
ar la tarea.. Podemos s crear macros para borrar el contenido
c d
de
nuestro
o detalle enn una factuura, para imprimir una tabla o para modifficar el zoo om
rápidam
mente. Es importante
i mencionar que usted puede cre ear macros directamen nte
desde el Editor de Visual Ba asic, aunquue es necessario conta
ar con cono ocimientos de
d
program
mación y coonocer los objetos
o disp
ponibles a programar
p e
en Excel.
Para nuestro
n eje
emplo, se nos pide crear una macro qu ue “limpie”” los valores
ingresaados en nue estra proforrma (en el libro Proform
ma). Es deccir, la macrro, debe dejjar
el formulario listo para
p ingresar nuevos datos.
d
PRIME
ERO: Planiffique corrrectamente
e la secuen
ncia de pas
sos que de
eba realizzar
su mac
cro.
Si dese
ea automatiizar su tare
ea, debe conocer exactamente loss pasos nec
cesarios pa
ara
hacerlo
o. En el ejem ebe realizar la siguiente
mplo, se de e tarea:
• Llevar el in
ndicador a la a celda de los
l kilogrammos (C7) y b
borrarla
• Selecciona ar las celda H1:H3 y bo orrarlas.
• Finalmente e, llevar el in
ndicador nu
uevamente a la celda CC7
SEGUN
NDO: Grab
be su macro
o.
Aquí, debe
d especificar un No ombre paraa la macro e indicar si desea que
e dicha maccro
trabaje en cualquie
er libro de Excel
E o en el libro activo.
o sólo
1. En la ficha Programa
ador en el grupo Códig
go haga clicc en Grabarr Macro
Programa Nacional
N dee Informática
a 155
nzado
2. En esta ventana,
v esspecifique un
u nombre para la m macro. En nuestro caso
Limpiar. Además,
A ind ecla de méttodo abreviado, en nuestro caso la
dique un te
letra h y fin
nalmente indique el ám uestro caso será Este libro.
mbito. En nu l
3. Al hacer clic
c en Ace grabación de todas las
eptar, Excel comienzza con la g
acciones que
q usted reealice en la hoja de cálculo.
TERCE
ERO: Realic
ce la secue
encia que desea
d auto
omatizar
Todo lo
o que usted
d haga a partir
p bará en su macro. Re
de ahora se grab ealice paso
o a
a tarea a automatizar. Una vez
paso la z concluida
a haga clic en el bootón Detenner
grabac
ción.
Para ell ejemplo:
1. Lleve el ind
dicador a la os kilogramos (C7) y bórrela.
a celda de lo
2. Seleccione e las celdass H1:H3 y bó órrelas.
3. Finalmente e, lleve el in
ndicador nueevamente a la celda CC7
4. Haga clic en
e el botón Detener Grabación
Para ejecutar
e u macro
una o
Para probar
p si la macro funciona
f correctamen
nte, modifiqque los va
alores de su
proform
ma, elija un tipo de servvicio, selecc
cione una ciudad,
c etc.
Para ejjecutar la macro
m por la tecla de método abrevviado:
• ombinación de teclas asignadas
Pulse la co a a su macro : Ctrl + Letra
L
Otra forma de ejeccutar una macro
m es a través
t de:
go haga clicc en Macros
s
156 Program
Capítulo
2. Seleccione
e la macro a usar y hag
ga clic en el botón Ejec
cutar.
Al ejeccutar la macro, observve que las celdas vincculadas se eliminan y el indicad

dor
regresaa a la celda C7.
Asignee su macro
o a un bo
otón de co
omandos
Una ve
ez creada y probada su macro, se
e asignará la macro a un botón de
d comandos
que se dibujará en
n su formula
ario.
En la Hoja1,
H realicce:
1. Dibuje un botón
b usanndo la barra
a Formularios.
2. Al soltar el
e mouse, observe qu ue se pressenta una vventana do
onde se pid
de
relacionar la macro con el botón dibujado.

a 1577
nzado
3. Seleccione
e la macro Limpiar
L y haga clic en Aceptar.
4. Modifique el
e texto del botón. Su formulario
f d
debe tener lla siguiente apariencia:
5. Para proba
ar el botón, modifique la proforma y luego haga clic en este
e botón.
Vea su
u macro con
c el edittor.
Como ya
y se indicoo, una maccro es una secuencia de comand
dos. Usted puede
p ver los
comand
dos insertad
dos en la macro.
m
1. Haga clic en
e Macros de la ficha Programad
dor en el grrupo Código
2. En esta ca
aja de dialoggo, seleccio
one la maccro creada ((Limpiar) y haga clic en
e
el botón Modificar...
158 Program
Capítulo
3. Observe que
q Excel abrirá el editor
e de Visual
V Basic con la secuencia
s d
de
comandos almacenad
dos.
Observve las sente encias y ceeldas absolutas de la

a macro Lim os comandos
mpiar. Esto
realizan
n diferentess tareas, po
or ejemplo:
Range(“C7
7”).Select (selecciona la celda
c C7)
Selection.C
ClearConten
ns (elim
mina el conttenido de la
a celda sele
eccionada)
4. Para salir del
d editor de
e Visual Ba
asic, elija la opción Cerrrar y volve
er a Excel del
d
menú Arch hivo.

a 159
nzado
Incluso
o, si cono oce progrramación, podrá ag gregar cód digo para mejorar el
funcion
namiento dee la macro. Por ejempllo, regrese al editor de
e Visual Basic y escrib
ba
esta se mando END SUB
entencia anttes del com
Range(""F4").Value = Ran
nge("F4"").Value + 1
Regresse a Excel y haga clic en el botón n Nueva Prooforma, ob
bserve que cada
c vez qu
ue
hace cllic en este botón,
b la ce
elda F4 se in
ncrementa.
Refereencias Rela
ativas
Para lo
ograr que las celdas em mpleadas en su macro sean consideradas co
omo relativa
as,
debe activar
a el botón
b Usar Referenciias relativa mbinar celdas
as. Usted puede com
absoluttas y relativvas en una macro.
m
Para veer un ejemp

plo: se pide crear una macro que permita llevvar el indica
ador de celd
da
a la fila siguien mo registro ingresado.. Es decir al ejecutar la macro, el
nte del últim
indicad
dor debe ser llevado a la celda A8 (vea la ima
agen)
e la hoja de cálculo y lu
Diseñe uego:
1. Empiece laa grabación de una maacro
2. En la venta
ana Macro, escriba el nombre
n parra su macro
o Demo
3. Haga clic en
e Aceptar
Luego, siga las insstrucciones para resollver el caso
o:
1. Haga clic en
e la celda A4
A
2. Active el bo
otón Usar Referencia
R relativas
3. Pulse la tecla End + Flecha Abaajo

4. Pulse nuevvamente la tecla Flech
ha Abajo
160 Program
Capítulo
5. Apague el botón Usarr Referenciia relativa

6. Detenga la
a grabación.
e la macro y observe como está trrabajando.
Ejecute
Vea su macro por el editor:
Observve que esta macro posee sentenc

cias de Visual Basic con celdas ab
bsolutas…
Range(““A4”).Select
... y otrras con celd
das relativass…
Selectio
on.End(xlDown).S
Select
Para ve
er como trabaje, en su hoja de cálculo, escrib
ba valores e
en la fila 8
Ahora, lleve el indicador a un
na celda, po
or ejemplo a la D3.
e la macro. Observe qu
Ejecute ue el indicador se desp
plaza ahora
a a a la fila 9.
9
Elimin
nar una macro
m
ea eliminar alguna de las macros creadas, de
Si dese ebe usar:
go haga clicc en Macros
s
e la macro y haga clic en

2. Seleccione e el botón Eliminar

a 161
nzado
Plantilllas
Una dee las formass de implem mentar solu
uciones a ca asos o prob
blemas esp
pecíficos ess a
través de crear pllantillas y fo
ormularios. Estas herrramientas p
permiten crrear hojas de
d
cálculo
o rápidamente, usar hojash modelos previa amente cre ar soluciones
eadas, crea
automaatizadas para problema as de negoccios, etc.
Usar plantillas
p p
predefinid
das
Excel, viene
v con plantillas
p pre
edefinida, lis
stas para usar. Para usar estas plantillas:
1. Haga clic en
e el botón Microsoft Office
2. Haga clic en
e Nuevo
3. A continuaación, bajo la
a sección Plantillas,
P e
elija Plantilllas instaladas
4. Al lado derrecho elija por
p ejemplo o Informe de gastos y haga clic en e Crear
5. Se muestra
a:
162 Program
Capítulo
6. Observe que
q en estta plantilla hay texto y formato predefinid do, así com
mo
e algunas celdas. Ade
fórmulas en emás la ho otegida y muchas celdas
oja está pro
contienen comentario
c s y están va
alidadas.
Crear plantillas personaliizadas

Una plantilla es unu libro com mún y corrriente que presenta u un contenido y formatos
específficos y qu ue puede utilizarse
u co
omo modelo para otro os libros siimilares. Unna
plantilla
a puede inccluir texto estándar
e como encabe ezados de p página, rótu
ulos de filass y
column nas, macross de Visual Basic y barrras de herramientas p personalizadas. Una vez
creada una plantilla, puede abrirse
a como cualquierr libro y pue arse todos los
eden realiza
cambio os que se deesee.
PRIMEERO: inserte el texto estándar (títulos,
( enccabezados, comentariios, etc.). En
E
nuestro
o ejemplo, debemos
d bla de la figura:
esscribir la tab
SEGUN NDO: escriba fórmulas, incluya las fórmulas necesa

arias para solucionar
s u
un
problem
ma o tarea específico
e
En el ejemplo
e las fórmulas
f im
mplementadas son:
C3: =Hoy
y( )
Monto: = E9 * F9
ma(G9:G1
Subtotal: =Sum 13)
IGV: =G14 * 19%
Total: =G14 + G15
TERCE ERO, apliqu
ue formatoss (formato de celdas, de número o condicional,
os, formato
etc.). En
E el ejemplo se han ap
plicado los siguientes
s f
formatos pe
ersonalizado
os:

a 163
nzado
Columna Formato Personaliza

P ado
Precio: 00,00
Cantidad 00
Monto 00,00;;
(Este último formato permite
p que si las celda
as contienen 0 no se visualice)
v
GV y Total: formato de
Subtotal, IG e moneda.
CUART alidar que las celdas de
TO: valide el ingreso de datos. Por ejempllo, debe va d
cantida
ad y precio se
s escriban
n sólo valore
es numérico
os.
1. Seleccione e las celdass de la colum
mna de Preecio
2. Elija el menú Ficha Da atos, Validación
3. En esta veentana, mod difique el cuadro Permitir a Decim
mal.
4. Especifique
e un valor mínimo
m (0) y máximo (p
por ejemplo
o 100).
5. Además, valide
v la columna del d campo Cantidad para que sólo soporrte
números enteros
e entre
e 1 y 30.
QUINT TO: Proteja su Hoja. De
e esta forma evita que los usuario
os modifique
en los rótulos
y fórmu
ulas de la so
olución que
e acaba de crear. Recuuerde debe e desbloqueear las celdas
que el usuario SI PUEDE
P MOODIFICAR.
Así, pa
ara el ejempplo las celd
das a las que el usuario debe tener acceso
o son: Clien
nte
(D5), Dirección
D D6), las celdas del Prec
(D cio, etc.
SEXTO
O: Lo más im
mportante y sencillo, guarde el libro como pla
antilla:
1. Haga clic en
e botón Microsoft Office y haga clic
c en Guarrdar Como
2. En el cuadro Guardarr como tipoo, seleccion
ne la opción
n Plantilla
164 Program
Capítulo
3. Observe que al elegirr el tipo Pla

antilla, Exccel cambia lla ruta dond
de se guard
da
dicho libro..
4. Haga clic en
e Guardarr.
Utiliza
ar plantilla
as persona
alizadas
Una ve
ez creadas sus
s plantilla
as es muy fá
ácil utilizarla
as:
1. Haga clicc en el botó
ón Microsofft Office
2. Haga clicc en Nuevo
3. En el cuaadro seleccione Mis Pla
antillas…
4. Luego ha
aga clic en la
a plantilla que
q usted crreó y pulse Aceptar

a 165
nzado
Pregu
untas de
d Repa
aso
1. ¿Cómo acttiva la ficha

a Programad
dor?
2. Mencione algunos
a de los elemen
ntos que pue
ede Mostra
ar/Ocultar
a. ......................................................................................................
b. ......................................................................................................
c. ......................................................................................................
3. ¿Cuáles so
on los paso
os para crea
ar una nueva Macro?
4. ¿Qué utilid
dad tiene el botón ?
5. ¿Cómo asigna una macro a un botón
b de com
mando?
ede cuando se muestra
6. ¿Qué suce a:
166 Program
Capíttulo
He
erram
mienta
as de
e reviisión
deremos a
a:
R
Revisar el contenido
c de
e una hoja d
de cálculo
A
Asignar com
mentarios a las hojas d
de cálculo
P
Proteger y compartir
c in
nformación
Programa N
a 1677
nzado
Utilid
dad de las herrramien
ntas de revisió
ón
Cuando o se acerca a una fechaa límite, no suele habeer tiempo ssuficiente pa
ara revisar la
ortogra
afía de un documento o. Microsofft Excel offrece herramientas qu ue ayudan a
corregir los erroress más rápid
damente.
Para ello puede usar
u las herrramientas de
d la ficha Revisar en
n el grupo Revisión
R qu
ue
proporcciona Micro
osoft Excel 2007
2
Ortografía
En la mayoría de e los casoss, la revisión ortográffica es muy sencilla en todos los
program
mas de Miccrosoft Offiice. Presionne F7 y, a continuación, utilice el cuadro de
d
diálogo
o o el paneel de tareass que apare ecorrer el archivo o ele
ece para re emento en el
que estté trabajand
do.
Sin embargo es bu
ueno tener en mente estas
e consid
deraciones:
• Haga clic dentro
d de una hoja de cálculo que e esté edita
ando para revisar la hooja
activa commpleta, incluidos los vallores de lass celdas, comentarios ded las celdaas,
gráficos inccrustados, cuadros
c de texto, botones, encabezados de página y pies
de página.
• Excel no revisa las hojas de cálculo pro otegidas, laas fórmulas s ni el texxto
resultante de una fórmula. Ade emás, si la barra de fórmulas está e activa al
revisar la ortografía,
o E
Excel sólo re
evisará el contenido
c e la barra de fórmulas.
de
• Opcionalm mente, para revisar sólo una partte específicca del texto o, seleccion
ne
dicha partee
168 Program
C
Capítulo VIIII: Herramien
ntas de revisión
Refereencia, Sinó
ónimos y traducir
t
Puede consultar en
e libros, en nciclopedias s, etc. Algunos término
os de su ho
oja de cálcu
ulo
para ello
e bastaráá que sele eccione la celda que e contiene el términoo y pulse la
combin
nación Alt + clic para acctivar el pan
nel de Refeerencia
En estee panel ustted puede buscar

b Sinó oma a otro el
ónimos incluso traducir de un idio
d la celda seleccionada. Usted debe despllegar el cua
texto de adro combiinado que se
muestrra en la imagen para ellegir la referencia corre e según su necesidad.
espondiente

a 169
nzado
Asign
nación de com
mentario
os
En Miccrosoft Offiice Excel, puede agrregar una nota a unna celda innsertando un
u
comenttario. Pued
de editar ele texto de los comentarios y e
eliminar los
s que ya no
n
necesitte.
Agreg
gar un com
mentario
1. Haga clic en e la que desea agreg
e la celda en gar el comen
ntario.
2. En el gru
upo Come
entarios de
e la ficha
a Revisar, haga clic
c en Nuev
vo
comentariio.
3. En el cuadro de texto de comenta

ario, escriba
a el texto de
el comentario.
En un com mentario, Exxcel muestraa automáticcamente el nombre que aparece en
e
la casilla Nombre de d Configu uración gllobal de O Office de la categorría
Personalizzar del cuad dro de diálo
ogo Opcion nes de Exc
cel (Botón de
d Microsooft
Office , botón Oppciones de Excel). Si lo necesita, puede editar el nomb
bre
de la casilla Nombre e. Si no desea utiliza
ar un nombre, selecc ciónelo en el
comentario
o y, a contin
nuación, pre
esione SUPPR.
4. Para dar foormato al te

exto, selecc
ciónelo y uttilice las op
pciones de formato
f de la
ficha Inicio
o del grupo Fuente.
Las opcionnes Color de

d relleno y Color de fuente del grupo Fue ente no estáán
disponibless para texto
o de comenntario. Para
a modificar el color de
el texto, hag
ga
clic con el botón secuundario en el comentaario y, a co
ontinuación, haga clic en
e
Comentario de forma ato.
170 Program
C
ntas de revisión
5. Cuando termine de esscribir y dar formato al

a texto, hag
ga clic fuera
a de la casilla
del comenttario.
Un triángulo pequeño
o de color rojo
r en la esquina de la celda ind
dica que éssta
tiene un comentario.
c Si deja el cursor soobre el triángulo, se visualizará
v el
comentario
o.
Cuando ordena, los comentarios se ordenan n junto con los datos. Sin embarg
go,
en los info
ormes de taabla dinámica, los com mentarios nno se desp plazan con la
celda cuanndo modifica
a el diseño del informe
e.
Editarr un comeentario
1. Haga clic en
e la celda que
q contien
ne el comen
ntario que d
desea editarr.
2. A continua
ación:
En la ficha Re
evisar, en el omentarios, haga clic en Modific
e grupo Co car
com
mentario.
Mod dificar com
mentario está
e disponible en el grupo Commentarios en
e
lugaar de Nuevo comen ntario cuan
ndo se sele ecciona un
na celda qu
ue
conntiene un co
omentario.
En la ficha Revisar, en el gru upo Comentarios, hagah clic en
e
Mo
ostrar/Oculttar comenttario para visualizarlo
v y, a contin
nuación, hag
ga
dob
ble clic en el
e texto del comentario.
c .
3. En el cuadro de texto de comenta e texto del ccomentario.

ario, edite el
Elimin
nar un com
mentario
1. Haga clic en
e la celda que
q contien
ne el comen
ntario que d
desea elimin
nar.
2. A continua
ación:
e el grupo Comentarios, haga cllic en Eliminar.
3. En la ficha Revisar, en

a 171
nzado
Mostra
ar los com
mentarios
Para que el come entario perm
manezca viisible en la celda, pue
ede seleccio
onar la celd
da
que co
ontiene el comentario
c y hacer clic en Mostrar/Ocultarr comentarrio del gruppo
Comen ntarios de la ficha Revisar.
R Pa
ara visualiza
ar todos lo
os comentaarios con sus
celdas en la hoja de
d cálculo, haga clic en
n Mostrar todos
t los c
comentarioos.
Herra
amienttas de control
c de cam
mbio
Para impedir qu ue un ussuario cam mbie, muevva o elim mine por accidente o
premedditadamente e datos imp portantes, puede
p prote minados elementos de la
eger determ
hoja de
e cálculo o libro, con o sin una con
ntraseña
La prottección de elementos del libro u hoja no debe
d confundirse con la segurida ad
median nte contrase
eña de nive
el de libro. La
L protecció
ón de elemeentos no pro
otege un lib
bro
frente a usuarios malintencio
m nados.
Proteg
ger elemeentos de la
a hoja de cálculo
1. Seleccione
e las hojas de
d cálculo que
q desea proteger.
p
2. Para desb bloquear ce eldas o rangos de fo
orma que otros usua
arios pueda
an
modificarlo
os, haga lo siguiente:
s
1. Seleccione cad
da celda o rango que desea
d desb
bloquear.
172 Program
C
ntas de revisión
2. En la ficha Inic
cio, en el grupo Celda
as, haga clicc en Forma
ato y luego en
e
Forrmato de celdas.
3. En la ficha Prootección, desactive

d la
a casilla de verificación
n Bloquead
da
y, a continuaciión, haga cllic en Acep
ptar.
3. Para oculta
ar las fórmu
ulas que no desea mosstrar, haga llo siguiente
e:
1. En la ficha Prooteger, del cuadro de diálogo antterior active
e la casilla de
d
verrificación Oc
culta y, a co
ontinuación
n, haga clic en Aceptarr.
4. En la ficha Revisión, en el grupo
o Cambios,, haga clic e
en Proteger hoja.
5. En la lista Permitir a los usuarrios de estta hoja de cálculo, seleccione los

elementos que desee que los usuarios pued dan cambiar.

a 173
nzado
Des
sactive esta
casiilla de
verificación Pa
ara impedir que los usuarios
u
Sele
eccionar celdas
c Muevan el puntero a ce
M eldas que tienen activa
ada la casilla
bloq
queadas dee verificación Bloque eado en laa ficha Pro otección del
d
cu
uadro de diálogo Formato
F d
de celdas. De form ma
prredeterminaada, los ussuarios pue
eden selecc cionar celdas
bloqueadas.
Sele
eccionar celdas
c Muevan el puntero
M p a celdas que e tienen de esactivada la
desbloqueadaas ca
asilla de ve
erificación Bloqueado
B en la ficha
a Proteccióón
deel cuadro de diálogo o Formato de celdas. De form ma
prredetermina
ada, los ussuarios pue eden selecc cionar celdas
deesbloqueaddas, y pued den presio
onar la tecla TAB pa ara
deesplazarse por las celddas desbloqqueadas de e una hoja de
d
cá
álculo prote
egida.
Form
mato de ce
eldas Cambien cualquiera de e las opcio
ones de loss cuadros ded
diálogo Form mato de ce eldas o Fo ormato con ndicional. Si
applicó formattos condicio
onales ante
es de proteg
ger la hoja de
d
cá
álculo, el formato se eguirá cammbiando si un usuarrio
n valor que satisfaga una condició
esspecifica un ón diferente.
Form
mato de Utilicen cua
alquiera dee los comandos de formato de d
colu
umnas co
olumnas, in
ncluidos los que permitten cambiar el ancho de
d
co
olumna u ocultar lass columna as (ficha Inicio, grup po
Celdas, botó
ón Formato o).
Form
mato de fila
as Utilicen cualq
quiera de los
l comanddos de form
mato de fila
as,
incluidos los
s que perm miten camb cho de fila u
biar el anc
occultar las filas (fich
ha Inicio, grupo Ce eldas, botóón
Foormato).
Inse
ertar colum
mnas In
nserten colu
umnas.
Inse
ertar filas In
nserten filas
s.
Inse
ertar In
nserten nuuevos hip
pervínculos, incluso en celdas
hipe
ervínculos deesbloquead
das.
Elim
minar colum
mnas Eliminen colu
umnas.
N
Nota Si Elliminar collumnas esstá protegid
da e Inserttar
coolumnas non está tammbién protegida, un us suario podrría
insertar colum
mnas que no
n puede eliminar.
174 Program
C
ntas de revisión
Elim
minar filas Eliminen filas
s.
N
Nota Si Eliiminar filas
s está prote
egida e Inse
ertar filas no
n
esstá también
n protegida, un usuarioo podría inse
ertar filas qu
ue
noo puede elim
minar.
Ordenar Utilicen cualquier com

mando para a ordenar datos (fich
ha
Datos, grupo
o Ordenar y filtrar).
N
Nota Los usuarios no
n pueden n ordenar rangos qu
ue
coontienen celdas
c en una hoja de cálcullo protegid
da,
independienttemente de esta config
guración.
Usa
ar Autofiltro
o Usen las fle
echas desplegables pa ara cambia
ar el filtro en
e
ra
angos al apllicar autofilttros.
N
Nota Los usuarios
u no pueden ap
plicar ni quittar rangos de
d
auutofiltros en una hoja de e cálculo o protegid da,
independienttemente de esta configguración.
Usaar informees de Apliquen foormato, caambien el diseño, actualicen

a o
tabla dinámica
a m
modifiquen de algún otro mod do informe
es de tab
bla
dinámica, o creen
c nuevo
os informess.
Mod
dificar obje
etos Realicen algu
uno de esto
os procedim
mientos:
Efectúen cambios e en los obje
etos gráficoos,
incluidos mapas, gráficos incrustado os,
formas, cuadros
c de
e texto y coontroles, qu
ue
no se blooquearon antes de pro
oteger la hooja
de cálcuulo. Por eje
emplo, si una hoja de d
cálculo tiene
t un b
botón que ejecuta un na
macro, puede
p hace
er clic en el
e botón pa ara
ejecutar la
l macro, pero no puedde eliminar el
botón.
Efectúen cambios, como modificar el
formato, en un gráfico incrustado. El gráfico
sigue actualizándosse cuando cambian sus
datos de origen.
Agreguen
n o editen ccomentarios
s.
Moddificar Veean escena arios que ha ocultado, realicen cambios en e

esce
enarios esscenarios protegidos
p f
frente a moodificacione
es y elimine
en
dichos esce enarios. Loos usuarioss pueden cambiar los
va
alores de laas celdas modificadas
m s, si las celd
das no está
án
prrotegidas, y agregar nu
uevos escenarios.

a 175
nzado
Actiive esta casilla

c
de verificación
v n Pa
ara impedir que los usuarios
u
Con
ntenido Effectúen cambios en elementos que forma an parte del
d
grráfico, comoo series de
e datos, eje as. El gráfico
es y leyenda
co
ontinúa reflejando los cambios q que se efecctúan en sus
daatos de orig
gen.
Obje
etos Effectúen cam
mbios en objetos
o grá
áficos, inclu
uidas forma
as,
cu
uadros de te
exto y controles, a meenos que de esbloquee los
ob
bjetos antes
s de protege
er la hoja de
e gráfico.
En el cuaddro Contrasseña para desprotege er la hoja, escriba una contraseñ ña

para la
a hoja, haga ceptar y, a continuación, vuelva a escribir la contraseñ
a clic en Ac ña
para co
onfirmarla.
La contrasseña es opcional. Si no propoorciona una a contraseñña, cualquiier
usuario puuede desprroteger la hoja y moodificar los elementos s protegido
os.
Asegúresee de elegir una contra
aseña que sea
s e recordar, porque si la
fácil de
pierde, no podrá tenner acceso a los elementos pro otegidos dee la hoja de
d
cálculo.
Proteg
ger elemeentos del liibro
1. En la ficha Revisión, en el grupo
o Cambios,, haga clic e
en Proteger libro.
2. En Proteger en el lib
bro, siga uno
o de los pro
ocedimiento
os siguiente
es:
Parra proteger la estruc

ctura de un
u libro, h
haga clic en Proteg
ger
esttructura y ventanas
v
Parra que las ventanas del
d libro tengan siemp pre el mism mo tamaño o y
possición cada vez que se
e abra el lib
bro, active la casilla de verificació
ón
Venntanas.
176 Program
C
ntas de revisión
Active esta
A a
c
casilla de
v
verificació n Pa
ara impedirr que los us
suarios
E
Estructura Vean ho
ojas de cálcculo que hayya ocultado.
Muevan, eliminen, oculten o cambie
en los
nombres
s de las hojas de cálcu
ulo.
Inserten
n nuevas hojas de cá
álculo u ho
ojas de
gráfico.
Los us suarios po odrán inse ertar un gráfico
g
incrusttado en una
a hoja de cá
álculo existe
ente.
Muevan o copien hojas de cálc
culo en otro
o libro.
En inforrmes de ta
abla dinámica, muestrren los
datos de origen de una celd da en el árrea de
datos, o muestren páginas de campos de
e hojas de cálculo ind
página en dependiente
es.
En esce
enarios, cre
een un info
orme de res
sumen
de escenario.
En el co
omplemento
o Herramien
ntas para an
nálisis,
usen lass herramien álisis que colocan
ntas de aná
los resultados en una nueva hoja de cálcuulo.
Graben nuevas ma
acros.
Si ejeccuta una macro que incluye e una
operació
ón que no ses puede re
ealizar en un
u libro
protegido, aparece nsaje y la macro
erá un men
dejará de ejecutarsse.
V
Ventanas Cambien
n el tama
año y la posición de
d las
ventanas del libro cuando
c éste
e se abre.
Muevan, cambien de tamañ
ño o cierre
en las
ventanas.
Los usuuarios pod
drán oculta
ar y mostrrar las
ventanas.

a 1777
nzado
3. Para impeedir que otrros usuarios s quiten la protección

n del libro, en el cuad
dro
Contraseñ ña (opcion nal), escriba una con ntraseña, haga clic en Aceptar y
vuelva a esscribir la co
ontraseña paara confirmarla.
Comp
partir libro
o
Existen
n muchas fo ormas de coompartir, annalizar y communicar infoormación emmpresarial en
e
Microsooft Office Exxcel 2007. El modo en n que decida a compartirr los datos dependerá
d d
de
muchoss factores, como la fo orma en que desee qu ue otros ussuarios veann los datoss o
trabajen con elloss. Por ejem mplo, ¿desea impedirr que se m modifique la a informacióón
confide
encial o imp portante, o desea perm mitir a los usuarios
u quue cambien n y editen los
datos? Tal vez necesite com mpartir los datos con usuarios q que no tien nen Microso oft
Office Excel o qu ue trabajan con versio ones diferentes de Exxcel. Quizás s sólo deseee
compartir una verrsión fija de e un libro que
q pueda enviarse p por correo electrónico e
imprimirse fácilmeente.
Permiitir que va
arios usua
arios modiffiquen un
n libro al m
mismo tiem
mpo
Si tiene
e un libro en
n el que de
esea que va
arias personnas agregue quen datos al
en o modifiq
mismo tiempo, pu uede config ardar el librro como "ccompartido"" y ponerlo a
gurar y gua
disposición de essos usuarios en un re ecurso compartido de red (no en n un servid
dor
Web).
178 Program
C
ntas de revisión
Utilice la característica Comp

partir libro cu
uando:
• Desee que varios usuarios pu uedan modificar los da atos de un libro al mismmo
tiempo y convenga en que lo os datos originales dell libro se alteren, ya seea
modificcándolos, elliminándolos o incorporando nuevvos datos.
• Tenga un recurso o de red dissponible en el que alm macenar el libro y al quue
los usuuarios tienen
n acceso.
• Desee conservar un u registro de los cambios efectua ados en el libro.
l
• No prevea que se e vayan a modificar
m lass siguientess caracterís
sticas, que no
n
se pue eden cambiar despué és de comp partir el libro: celdas combinada as,
formatoos condicioonales, validdación de datos,
d gráfficos, imágeenes, objetos
(incluid
dos los de dibujo),
d hipeervínculos, escenarioss, esquemas s, subtotale
es,
tablas de
d datos, innformes de tabla dinámmica, proteccción de librros y de hojas
de cálcculo, y macrros.
Al guarrdar un libro o compartid
do de Office e Excel 20007 en un forrmato de arrchivo de un na
versiónn anterior, ses desactivva el uso co ompartido del
d libro y sse pierde el
e historial de
d
revision
nes que describe los conflictos
c y las soluciones. Si neccesita guard
dar el libro en
e
un form
mato de una a versión an
nterior, tal vez sea convveniente gu
uardar primeero una cop pia
del histtorial de revvisiones.
Como autor
a origin
nal del libro,, puede pre
epararlo parra compartirrlo escribien
ndo los datos
que deeben estar presentes y aplicánd doles forma ato. Cuandoo termine, haga clic en e
Compa artir libro en
e el grupo o Cambios de la ficha a Revisar, seleccione las opciones
que desee y, a continuación, guarde el libro en un recurso
r com
mpartido de e red que essté
disponiible para loss usuarios a quienes va
v dirigido.
Cada vez
v que gua arde el libro
o compartido, se le avisará de loss cambios re ealizados por
p
los dem
más usuario os desde la a última vez
z que lo gua ardó. Si dessea dejar abierto
a el lib
bro
compartido para realizar
r un seguimiento de los progresos,
p puede hacer que Exccel
actualicce los camb bios automá os de tiempo determina
áticamente,, a intervalo ados, tanto si
guardaa el libro perrsonalmente e como si no.
n
Al guaardar camb bios en un libro com mpartido, pu uede que otra persona que essté
modificcando el librro haya gua eldas. Si es el
ardado cambios que affecten a lass mismas ce
caso, los cambio os entrarán n en conflicto y apa arecerá el cuadro de e diálogo ded
resolucción de confflictos, en el á elegir qué cambios de
e que podrá esea conse
ervar.
Comp
partir un liibro
1. Cree un nuuevo libro e escriba los
s datos que
e desea prop
porcionar o abra un lib
bro
existente que
q desea que esté disponible e para su modificacióón por varios
usuarios.
e el grupo Cambios, haga
h clic en
n Compartiir libro.

a 179
nzado
3. En la fich
ha Modific
cación, ac asilla de vverificación Permitir la
ctive la ca
modificación por varios
v usu
uarios a la vez. E Esto tamb bién permiite
combinar libros.
4. En la ficha
a Uso avannzado, seleeccione lass opciones que desea a utilizar pa
ara
realizar un
n seguimien
nto de los cambios
c y actualizarlo
a os; a contin
nuación, hag ga
clic en Ace
eptar.
5. Siga uno de
d los proce
s
Si es un libro
o nuevo, es
scriba un nombre
n en el cuadro Nombre de
d
arc
chivo.
Si se
s trata de un libro ex
xistente, hag
ga clic en A ara guardar el
Aceptar pa
libro
o, haga clicc en el botó
ón de Microsoft Offic
ce y, a continuació
ón,
hagga clic en Guardar
G com
mo.
6. En el cuaddro Guardaar en, selecccione una ubicación d
de red a la
a que pueda
an
tener acceso los usua
arios previsttos y haga clic
c en Guardar.
Debe utilizzar una carp
peta de red compartida
a, no un serrvidor Web.
7. Si el libro contiene vínculos a otros libro
os o docum ompruebe los
mentos, co
os que esté
vínculos y actualice lo én rotos; po
or último, ha
aga clic en Guardar
a de herram
en la barra mientas de acceso rápido, o presione CTRL L+G.
Todos los usuario os con acce

eso al recu
urso compa cceso total al
artido de red tienen ac
ompartido a menos que
libro co q bloque a hoja de cálculo pa
ee celdas y proteja la ara
restring
gir el acceso
o.
180 Program
C
ntas de revisión
Proteg
ger y com
mpartir un libro
Si el lib
bro ya está compartido
o y desea asignar
a una
a contraseñ
ña para protegerlo, deb
be
anular el uso compartido del libro mediante el proce
edimiento siguiente:
ga que to
1. Hag odos los demás
d usuarios guarrden y cierren el lib
bro
com
mpartido pa
ara evitar qu
ue pierdan su
s libro.
2. En el libro com
mpartido, en n la ficha Re
evisar, en e
el grupo Ca
ambios, hag
ga
clicc en Compaartir libro.
3. En la ficha Edición, aseggúrese de que es el ún
nico usuario
o que aparece
en la lista Los siguientes
s usuarios tienen abieerto este libro.
4. Dessactive la casilla de verificació
ón Permitirr la modifficación por
varrios usuario
os a la vez
z. Esto también permiite combinaar libros.
Si esta
e casilla de verifica
ación no esstá disponibble, debe desproteger la
hoja
a de cálculoo antes de desactivar
d la
a casilla de
e verificación
n.
5. Cuaando se le pregunte sobre
s los effectos que e
esta acción
n puede ten
ner
en los demás usuarios, ha
aga clic en Sí.
Ahora que
q el libro dejó de esttar comparttido debe ha
acer lo sigu
uiente:
e el grupo Cambios, haga clic en
n Protegerr y Comparrtir
libro.
2. Active la ca
asilla Comp
partir con control
c de cambios.

a 181
nzado
3. Para exigirr que otros usuarios prroporcionen

n una contra
aseña para desactivar el
historial de cambios o anular el uso co ompartido ddel libro, en
e el cuaddro
Contraseñ ña (opcion nal), escriba una con ntraseña, haga clic en Aceptar y
vuelva a esscribirla parra confirmarla.
4. Si se solicita, guarde el
e libro.
Contro
ol de cam
mbios
Al esta
ar compartid
do un libro existe
e la ne
ecesidad dee controlar/m
mostrar los cambios qu ue
cada usuario del libro
l haya realizado,
r para
p ga los siguientes paso
esto sig os en un lib
bro
compartido:
e el grupo Cambios, haga
h clic en
n Control de
d cambios
sy
después en n Resaltar cambios.
2. En la lista Cuándo,
C se
eleccione Todos.
3. Desactive las casillas de verificac

ción Quién y Dónde.
4. Active la casilla de ve
erificación Mostrar
M cambios en u
una hoja nueva
n y hag
ga
clic en Ace
eptar.
én puede uttilizar la opcción Acepta
Tambié ar o rechazzar cambio
os para realizar el contrrol
de cam
mbios
182 Program
C
ntas de revisión
Esta op
pción muestra los cambios y le pe
ermite decid
dir si se ace
eptarán o no
o

a 183
nzado
Pregu
untas de
d Repa
aso
1. ¿Cuál es la
l utilidad del
d uso de las herram
mientas de O
Ortografía y Referencia:
Sinónimos, Traducir, etc.?
e
a utilidad de
2. ¿Cuál es la e insertar co
omentarios en las celd
das?
3. ¿Cómo insserta un com
mentario?
4. ¿Cómo elim
mina un com
mentario?
5. ¿Cómo mu
uestra todoss los comen
ntarios de una hoja de cálculo?
6. ¿Cuál es el
e procedimiiento para compartir
c un
n libro?
7. Cuando empleo
e com
mentarios en una ta
abla dinám
mica. ¿Los comentarios
también so
on dinámico
os?
8. ¿Es posible compartirr un archivo
o de Excel en
e un servid
dor Web?
9. La imagen siguiente. ¿Qué signiffica?
10. Al usar laa protección

n para Hojjas de cálcculo todas las celdas
s de mi hooja
permanece en bloquead das, que hago para que
q n un rango de celdas se
solo en
permita la edición de datos.
d
184 Program
PROPIEDAD INTELECTUAL DEL SENATI
PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN Y VENTA
SIN LA AUTORIZACIÓN CORRESPONDIENTE
AÑO DE EDICIÓN 2005

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PROGRAMA NACIONAL DE INFORMATICA

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Fuunción ESBLANCO ............................................................................................................ 50 5

ULARIOS Y MACROS ..................................................................................................... 143

Programa Nacional dee Informática

LARGO O, devuelvee el númerro de carac cteres de una

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La función CONC CATENAR también puede ser usada u para

Acttividad 01: Uso de las

nen los siguientes nombres y ap

f. Una modiificación y//o ajuste de la fórmula anteriormente usada serría

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Su tabla debe quedar com

Puede usar funcioones condiccionales y concatenarr textos de acuerdo al resultado de

2. Escriba loss datos mosstrados en la

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Tabla: Códigos a usar:

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Sumar días a una fecha

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Restarr dos fecha

En casso de que el resultad

Si el mes es menor que

Para ver el númeero como una fecha, seleccione

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_inicial ess una fecha que repres

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2 Números del 1 (lunes) al 7 (domingo

3 Números del 0 (lunes) al 6 (domingo

Método Modo de cálculo

FALSO O u Método US S (NASD). SiS la fecha inicial es e el último día

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Tipo Una sema

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=AÑO(( HOY( ) ) 2007

orma de calccular la eda

Calcullar el 1er día

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Acttividad 02: Uso de las

Para realizzar esta actividad se trrabajará conn la hoja de

1. Ubíquese en la celda C3 y escriba la siguiente

2. Ahora vamos a dar formato a la celda c C3 de tal mane era que so

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DIASSEM tipo 3,, se le resta la misma a función, d

1. Marque la forma incorrrecta para ingresar fecchas en Exccel:

3. Teniendo la fecha: 30-mar-72,

a hoja con un listado de

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mula de la celda F7 parra mostrar la Categoríía será:

1. Observve los datoss de la Hojja2 del libro

3. Luego, en la celdda C10 de la Hoja3, escriba la fórmula ne

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Si usa la funciónn BUSCARV V la fórmula puede ub bicar la cate

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Actividad 02: usar BUSC

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