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Table des matières
Didacticiels
1. Case Manager
...........................................................................................................8
1.1 ..............................................................................................................................
Ajout de fichiers à un dossier 8
1.2 ..............................................................................................................................
Procédure de recherche en texte intégral dans un dossier 8
1.3 ..............................................................................................................................
Création de documents basés sur un dossier 9
1.4 ..............................................................................................................................
Exportation et envoi de dossiers ou de documents associés à un dossier 11
1.5 ..............................................................................................................................
Fermeture d'un dossier 12
2. Capture
...........................................................................................................14
Client
2.1 ..............................................................................................................................
Création ou modification d'un profil de capture 14
2.2 ..............................................................................................................................
Capture et enregistrement de documents 25
2.3 ..............................................................................................................................
Définition de données d'index pour un lot de documents entier 29
2.4 ..............................................................................................................................
Ajout de pages à un document Therefore™ existant 30
2.5 ..............................................................................................................................
Reconnaissance OCR ad-hoc 32
2.6 ..............................................................................................................................
Changement de scanner 33
2.7 ..............................................................................................................................
Lots et groupes 34
2.8 ..............................................................................................................................
Répertoires observés 34
2.9 ..............................................................................................................................
Comment signer un document PDF 37
3. Console
...........................................................................................................40
3.1 .............................................................................................................................. 40
Historique
3.2 ..............................................................................................................................
Identification des utilisateurs connectés 43
3.3 ..............................................................................................................................
Vérification de l'intégrité des documents 44
3.4 ..............................................................................................................................
Réparation de documents erronés 45
3.5 ..............................................................................................................................
Suppression de documents erronés 46
3.6 ..............................................................................................................................
Restauration de documents supprimés de Navigator 47
4. Document
...........................................................................................................48
Loader
4.1 ..............................................................................................................................
Importation d'un lot de fichiers à partir d'un fichier de données 48
4.2 ..............................................................................................................................
Migration d'un lot de fichiers à partir d'une structure arborescente 59
5. Export
...........................................................................................................69
Utility
5.1 ..............................................................................................................................
Création d'un profil 69
5.2 ..............................................................................................................................
Exportation de documents 70
6. Intégration
...........................................................................................................71
à eCopy® PDF Pro Office
6.1 ..............................................................................................................................
Mémorisation de documents dans Therefore™ 71
6.2 ..............................................................................................................................
Recherche et modification de documents dans Therefore™ 72
7. Intégration
...........................................................................................................76
avec les applications Microsoft
7.1 ..............................................................................................................................
Explorateur Microsoft® Windows® 76
7.2 ..............................................................................................................................
Microsoft® Office 81
7.3 ..............................................................................................................................
SharePoint® 2010 85
8. Applications
...........................................................................................................91
Therefore™
8.1 ..............................................................................................................................
Therefore™ Mobile App 91
9. Navigator
...........................................................................................................122
9.1 ..............................................................................................................................
Ajout de pages à un document existant 122
9.2 ..............................................................................................................................
Configuration de l'affichage Favoris 123
9.3 ..............................................................................................................................
Configuration des listes de résultats associées aux workflows 126
9.4 ..............................................................................................................................
Création de document 128
9.5 ..............................................................................................................................
Recherche multicatégories par données d'index 132
9.6 ..............................................................................................................................
Modification des données d'index 136
9.7 ..............................................................................................................................
Exportation de documents 138
9.8 ..............................................................................................................................
Recherche et réclamation de tâches de workflow 139
9.9 ..............................................................................................................................
Liaison de documents 140
9.10 ..............................................................................................................................
Recherche et affichage de rapports 142
9.11 ..............................................................................................................................
Restauration de documents ou de dossiers supprimés 146
9.12 ..............................................................................................................................
Mémorisation de fichiers électroniques 149
9.13 ..............................................................................................................................
Recherche de documents ou de dossiers 151
9.14 ..............................................................................................................................
Calcul de la somme des champs monétaires 161
9.15 ..............................................................................................................................
Tâches Therefore™ 162
9.16 ..............................................................................................................................
Mode hors ligne activé 164
11. Viewer
...........................................................................................................169
11.1 ..............................................................................................................................
Signature numérique d'un document 169
11.2 ..............................................................................................................................
Signature d'un document via une plateforme DTM 170
11.3 ..............................................................................................................................
Ajout et suppression de fichiers 172
11.6 ..............................................................................................................................
Modification de documents 175
11.7 ..............................................................................................................................
Exportation et envoi de documents 176
11.8 ..............................................................................................................................
Recherche de documents 177
11.9 ..............................................................................................................................
Affichage et modification des données d'index 178
11.10 ..............................................................................................................................
Affichage de l'historique des versions 181
11.11 ..............................................................................................................................
Workflow Therefore™ 182
12. Solution
...........................................................................................................187
Designer
12.1 ..............................................................................................................................
Présentation de la création de système 187
12.2 ..............................................................................................................................
Objet Therefore 187
12.3 ..............................................................................................................................
Objet Serveur 201
13. Web...........................................................................................................416
Navigator
13.1 ..............................................................................................................................
Mémorisation de fichiers électroniques 416
13.2 ..............................................................................................................................
Recherche de documents ou de dossiers 416
13.3 ..............................................................................................................................
Recherche multicatégories par données d'index 416
13.4 ..............................................................................................................................
Nouveau document Therefore™ basé sur un modèle Microsoft Office 416
13.5 ..............................................................................................................................
Tâches Therefore™ 416
13.6 ..............................................................................................................................
Modification des données d'index 416
13.7 ..............................................................................................................................
Recherche et réclamation de tâches de workflow 416
13.8 ..............................................................................................................................
Exportation de documents depuis la liste de résultats 416
13.9 ..............................................................................................................................
Liaison de documents 418
13.10 ..............................................................................................................................
Fin de session 418
13.11 ..............................................................................................................................
Restauration de documents ou de dossiers supprimés 419
13.12 ..............................................................................................................................
Recherche et affichage de rapports 419
14. Web...........................................................................................................420
Case Manager
14.1 ..............................................................................................................................
Ajout de fichiers à un dossier 420
14.2 ..............................................................................................................................
Exécution d'une recherche en texte intégral 420
14.3 ..............................................................................................................................
Création de tâches Therefore™ associées aux dossiers 420
14.4 ..............................................................................................................................
Exportation et envoi de dossiers ou de documents associés à un dossier 421
14.5 ..............................................................................................................................
Fermeture d'un dossier 421
15. Web...........................................................................................................422
Viewer
15.1 ..............................................................................................................................
Affichage et modification des données d'index 422
15.2 ..............................................................................................................................
Historique de contrôle de la version 422
15.3 ..............................................................................................................................
Modification de documents 422
15.6 ..............................................................................................................................
Téléchargement et envoi d'un document 424
Référence
1. Case...........................................................................................................426
Manager
1.1 .............................................................................................................................. 426
Fichier
1.2 ..............................................................................................................................
Menus du ruban 427
1.3 ..............................................................................................................................
Barre d'outils d'accès rapide 431
1.4 ..............................................................................................................................
Volets de l'interface utilisateur 431
2. Capture
...........................................................................................................434
Client
2.1 .............................................................................................................................. 435
Fichier
2.2 ..............................................................................................................................
Barre d'outils Accès rapide 441
2.3 ..............................................................................................................................
Menu du ruban 441
2.4 ..............................................................................................................................
Affichage Détails document 472
2.5 ..............................................................................................................................
Ligne de commande 476
3. Console
...........................................................................................................477
3.1 ..............................................................................................................................
Migrate View (Affichage de migration) 477
4. Document
...........................................................................................................500
Loader
4.1 .............................................................................................................................. 500
Configuration
5. Export
...........................................................................................................504
Utility
6. Intégration
...........................................................................................................505
6.1 ..............................................................................................................................
Integration with eCopy® ShareScan® 505
6.2 ..............................................................................................................................
Configuration requise 505
6.3 ..............................................................................................................................
Installation et configuration 506
6.4 ..............................................................................................................................
Archivage dans Therefore™ 509
6.5 ..............................................................................................................................
Intégration via Therefore™ PDF Printer 512
6.6 ..............................................................................................................................
Microsoft® Office 514
6.7 ..............................................................................................................................
Microsoft® Outlook® 515
7. MFP...........................................................................................................517
Scan 4.2
7.1 ..............................................................................................................................
Configuration requise 517
7.2 ..............................................................................................................................
Installation et configuration 521
7.3 ..............................................................................................................................
Mise à niveau de la version 525
7.4 ..............................................................................................................................
Numérisation et archivage dans Therefore™ 526
8. MFP...........................................................................................................536
Print
8.1 ..............................................................................................................................
Configuration requise 536
8.2 ..............................................................................................................................
Connexion approuvée 536
8.3 ..............................................................................................................................
Impression à partir de Therefore™ 537
8.4 ..............................................................................................................................
Systèmes à plusieurs locataires 541
9. Application
...........................................................................................................542
Therefore™ Mobile
9.1 ..............................................................................................................................
Installation et configuration 543
9.2 ..............................................................................................................................
Modes et paramètres 543
10. Legal
...........................................................................................................555
11. Navigator
...........................................................................................................556
11.1 .............................................................................................................................. 556
Fichier
11.2 ..............................................................................................................................
Menus du ruban 569
11.3 ..............................................................................................................................
Barre d'outils Accès rapide 598
11.4 ..............................................................................................................................
Volets de l'interface utilisateur 601
12.2 ..............................................................................................................................
Objet Serveur 639
13. Viewer
...........................................................................................................905
13.1 ..............................................................................................................................
Onglet Application 906
13.4 ..............................................................................................................................
Menus du ruban 911
13.5 ..............................................................................................................................
Volets d'affichage 935
13.6 ..............................................................................................................................
Paramètres de ligne de commande 942
14. Web...........................................................................................................944
Access
14.1 ..............................................................................................................................
Web Navigator 944
14.2 ..............................................................................................................................
Web Viewer 984
14.3 ..............................................................................................................................
Web Case Manager 999
14.4 ..............................................................................................................................
Actions à exécuter par le biais d'URL 1005
15. Ligne
...........................................................................................................1008
de commande
15.1 ..............................................................................................................................
Therefore™ Navigator 1008
15.2 ..............................................................................................................................
Therefore™ Viewer 1009
15.3 ..............................................................................................................................
Therefore™ Case Manager 1009
15.4 ..............................................................................................................................
Therefore™ Capture Client 1010
15.5 ..............................................................................................................................
Therefore™ Document Loader 1010
15.6 ..............................................................................................................................
Therefore ™ Export Utility 1010
15.7 ..............................................................................................................................
Command line utility 1011
Ressources complémentaires
Mentions légales
Didacticiels
Didacticiels
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Didacticiels
1. Case Manager
1.1 Ajout de fichiers à un dossier
Cette fonctionnalité est similaire à Therefore™ Navigator.
1. Il suffit d'entrer la chaîne de recherche et d'appuyer sur la touche Entrée. Cochez la case
Contenu du document pour effectuer la recherche dans le contenu d'un document, la case
Données de l'index pour inclure également les données d'index du document.
2. Pour limiter la recherche à des catégories déterminées ou configurer les paramètres avancés,
cliquez sur Recherche avancée. Vous pouvez y définir les paramètres de troncature et activer
l'affichage du contexte dans la liste de résultats.
· Toutes les recherches fulltexte exécutées dans le cadre de la session en cours sont
répertoriées sous l'objet de recherche. Cliquez dessus pour les récupérer.
· Pour désactiver la troncature par défaut, désélectionnez-la dans les options de
Therefore™ Navigator.
3. Une liste de résultats contenant les documents correspondants s'affiche alors. Cliquez sur un
document pour l'ouvrir.
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Didacticiels
1. Cliquez sur le bouton Gabarits dans le menu du ruban. Les gabarits associés au dossier et pour
lesquels vous disposez d'une permission de lecture s'affichent dans la liste déroulante.
Sélectionnez le gabarit approprié.
2. Le gabarit s'affiche alors dans Microsoft Office et les valeurs d'index mappées extraites du
dossier sélectionné sont automatiquement insérées. Vous pouvez ensuite modifier et traiter le
document en fonction de vos besoins.
2. Choisissez les paramètres de conversion, puis cliquez sur OK pour exporter ou envoyer les
documents du dossier.
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Didacticiels
1. Cliquez sur l'onglet Therefore™ Web Case Manager et choisissez Fermer dossier.
2. Lorsqu'un dossier est fermé, une barre de notification s'affiche au-dessus de la liste de
résultats contenant les documents. Cette barre permet à un administrateur de rouvrir le
dossier.
1. Les utilisateurs dotés des permissions Admin peuvent cliquer sur Rouvrir dans la barre de
notification située au-dessus de la liste de résultats contenant les documents pour rouvrir un
dossier. Pour plus d'informations concernant les permissions, reportez-vous au Guide de
l'administrateur.
Voir aussi
13
13
Didacticiels
2. Capture Client
2.1 Création ou modification d'un profil de capture
Comment créer ou modifier un profil de capture ?
Pour supprimer un profil existant, sélectionnez-le dans la liste déroulante et cliquez sur
Supprimer.
2. L'assistant profil s'ouvre à la première page, Paramètres numérisation. Ces paramètres sont
automatiquement appliqués quel que soit le scanner utilisé pour numériser le document.
Configurez-les en fonction de vos besoins.
15
15
Didacticiels
3. Pour optimiser la qualité/taille des images, vous pouvez appliquer diverses options de
traitement des images à la page numérisée. Tentez d'appliquer une seule option à la fois et
testez les résultats. Évitez également de sélectionner des options d'image dont les effets
s'annulent mutuellement, telles que les filtres de rétrécissement et d'épaississement, par
exemple. Pour plus d'informations sur chaque paramètre, consultez Amélioration de l'image.
La fonction Supprimer l'asymétrie est prise en charge par la numérisation en couleur, mais
toutes les autres fonctions ne sont gérées que par la numérisation en noir et blanc.
4. Vous renseignez la boîte de dialogue suivante si la catégorie ou les données d'index doivent
être extraites d'un code à barres. Therefore™ prend en charge divers types de codes à barres
et autorise l'utilisation de plusieurs codes à barres sur une même page d'un document. Le
nombre de codes à barres est illimité, mais pour raisons pratiques, il est recommandé de ne
pas en utiliser plus de 10. Cliquez sur Nouveau, puis entrez un nom descriptif. Cliquez ensuite
sur Exemple et ouvrez un fichier contenant le code à barres. Cliquez deux fois sur le code à
barres. S'il est pris en charge, il est automatiquement identifié. Vous devez également indiquer
la page sur laquelle figure le code à barres, sa fréquence et son orientation sur la page. Pour
plus d'informations sur les autres paramètres et l'utilisation de la fonction de vérification,
reportez-vous à Définitions de code à barres.
La valeur d'un code à barres identifié est affichée au bas de la fenêtre Prévisualisation.
Appuyez sur Ctrl+C pour la copier.
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Didacticiels
Si une page contient plusieurs codes à barres du même type, vous devez définir une zone
pour les distinguer.
5. Vous renseignez la boîte de dialogue suivante si la catégorie ou les données d'index doivent
être extraites du texte issu de l'image numérisée. Ces données permettent également de créer
des interruptions de document. Pour plus d'informations, reportez-vous à Zones ROC.
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19
Didacticiels
6. Vous devez ensuite spécifier le mode d'identification des interruptions de document. Notez que
ces paramètres seront utilisés en conjonction avec toute interruption définie dans Zones ROC.
Pour définir la catégorie et/ou les données d'index à partir d'informations extraites d'un
code à barres ou d'une reconnaissance optique de caractères (ROC), vous pouvez utiliser
un script. Pour plus d'informations, reportez-vous à Profil d'indexation.
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21
Didacticiels
8. L'étape suivante permet de définir les paramètres Zoom sur zone, qui simplifient l'indexation
manuelle. Ainsi, lorsque le champ contenant le numéro de facture est sélectionné, la vue
effectue automatiquement un zoom sur la zone où devrait figurer le numéro de facture. Vous
pouvez également ajouter un champ d'index à la vue détaillée du document.
9. L'étape suivante consiste à indiquer le format dans lequel seront mémorisées les images
numérisées. Pour que la reconnaissance optique de caractères (ROC) fonctionne
correctement, il est important de choisir la langue du texte du document. Vous pouvez
également spécifier les paramètres PDF (la signature du fichier PDF, par exemple).
10. En dernier lieu, si vous devez exécuter des fichiers DLL (Dynamic Link Libraries) à divers
stades du processus de capture d'un document, configurez-les sous AddIns et DLL utilisateur.
Cliquez sur OK pour mémoriser les paramètres.
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23
Didacticiels
Vous définissez les permissions associées au profil de capture dans Therefore™ Solution
Designer.
2. Un lot est généré dans le volet de gauche. Chaque objet lot contient un ou plusieurs
documents, selon les paramètres d'interruption de document définis. Chaque document
contient une ou plusieurs pages. L'icône identifie les lots et documents actifs.
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25
Didacticiels
5. Pour ajouter des pages à document par le biais d'une numérisation, sélectionnez une page du
document et cliquez sur Numériser page simple. (Pour ajouter plusieurs pages, cliquez sur
Numériser plusieurs pages.)
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27
Didacticiels
6. Pour ajouter d'autres documents au lot, utilisez les fonctions Numériser ou Importer. Notez
toutefois que si le profil que vous avez sélectionné ne spécifie pas d'interruption de document,
les pages sont ajoutées au document actuellement actif . Notez également que si vous
changez de profil de capture, un nouveau lot est généré. Le nombre de pages d'un document
est indiqué dans le titre de ce dernier. Pour modifier l'ordre des pages, il suffit de glisser-
déposer ces dernières.
7. Pour classer un document, Therefore™ requiert une catégorie et des données d'index. Vous
pouvez définir un profil de capture pour assigner automatiquement une catégorie et des
données d'index. L'icône indique que la catégorie et/ou les champs d'index obligatoires
n'ont pas été automatiquement définis. Pour définir manuellement la catégorie et/ou les
données d'index, cliquez sur le document. Le nom de la catégorie s'affiche alors en tant qu'en-
tête du document et l'icône est remplacée par l'icône . Lorsqu'une catégorie et des
données d'index obligatoires ont été assignées à tous les documents d'un lot, une coche verte
est affichée en regard de l'objet lot. Vous pouvez à présent mémoriser le lot dans Therefore™.
Pour ce faire, sélectionnez-le et cliquez sur Mémoriser le lot dans le menu.
29
29
Didacticiels
2. Pour définir les données d'index de tous les documents d'un lot, cliquez sur l'en-tête du champ
d'index et entrez la valeur requise. Celle-ci s'applique à tous les documents du lot.
31
31
Didacticiels
3. Les pages supplémentaires sont ajoutées au document. Lorsque vous enregistrez dans
Therefore™, le document est enregistré en tant que nouvelle version du document Therefore™
existant.
1. Numérisez un document ou importez un fichier (TIFF) à partir d'un disque. L'image numérisée
s'affiche dans le volet droit de l'application Capture Client.
3. Cliquez sur le champ d'index à renseigner à l'aide de la valeur OCR pour le sélectionner, soit,
dans le cas présent, Invoice Date.
4. Utilisez la fonction de zoom pour agrandir l'image afin de lire clairement la valeur.
5. Placez la souris dans le coin supérieur gauche de la valeur à reconnaître via OCR.
2. Fermez Capture Client et vérifiez que le nouveau scanner est correctement connecté, et les
drivers, installés.
4. La boîte de dialogue qui s'affiche recense tous les scanners pouvant être configurés pour
Capture Client.
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Didacticiels
Lorsque la numération n'a pas lieu et seul l'indexage est nécessaire, aucune licence
Capture Client n'est nécessaire. C'est ce que l'on appelle le mode d'indexage (ou
indexation).
1. Ouvrez Capture Client, cliquez sur le bouton d'application, puis sur Options.
Sélectionnez Répertoires observés.
· Pour déclencher le processus lorsqu'un utilisateur se sert de Capture Client (Capture Client est
lancé sans paramètres de ligne de commande), sélectionnez Toujours traiter les répertoires
observés. Dans ce cas, les répertoires observés sont contrôlés selon la fréquence
d'interrogation spécifiée.
Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter des répertoires. Définissez le profile de capture à
utiliser.
2. Tout document placé dans le répertoire observé sera traité selon les paramètres définis. Dans
cet exemple, le traitement aura lieu une minute après l'ouverture de Capture Client par
l'utilisateur.
· Les administrateurs doivent définir les répertoires observés avec précaution car tous les
documents qu'ils contiennent sont automatiquement traités, puis supprimés.
· Chaque document figurant dans le répertoire observé est traité comme un document à
part entière dans Capture Client. Les documents comportant plusieurs pages doivent être
enregistrés au format TIFF multipage.
· Une seule instance de Capture Client peut s'exécuter sur le PC. Veillez donc à ce qu'une
instance ne soit pas déjà en cours d'exécution lorsque le Planificateur de tâches de
Windows® déclenche la tâche.
· Planificateur de tâches de Windows® : utilisez l'option Tâche de base et veillez à définir
les arguments appropriés, sans quoi Capture Client est lancé mais aucune action ne se
produit. Dans l'illustration ci-dessous, tous les répertoires observés sont traités (-
importall) et Capture Client est fermé au terme du traitement (-exit).
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35
Didacticiels
37
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Didacticiels
Vous pouvez configurer le serveur d'horodatage externe à utiliser dans Solution Designer
dans les paramètres avancés. Développez le groupe Général et faites défiler la liste
jusqu'à Timestamp Server (serveur d'horodatage). Vous pouvez alors indiquer l'URL du
serveur et, le cas échéant, un mot de passe associé au serveur d'horodatage et un
utilisateur associé au serveur d'horodatage.
2. Lorsqu'un utilisateur donné mémorise pour la première fois un document dans Therefore™, la
boîte de dialogue Sélectionner la signature s'ouvre. Sélectionnez l'ID numérique approprié
dans la liste déroulante ou cliquez sur le bouton Ajouter... pour ouvrir l'Assistant Importation
de certificat Microsoft®, dans lequel vous pouvez ajouter un nouveau certificat. Cliquez sur le
bouton OK pour terminer le processus et utiliser le certificat. Cette opération n'est requise
que lors de la première mémorisation d'un document, mais vous pouvez modifier le certificat
sous Options générales.
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39
Didacticiels
3. Console
3.1 Historique
Console permet de contrôler les opérations effectuées par un utilisateur sur le système
Therefore™. Il demeure possible d'afficher certaines opérations utilisateur par le biais de l'afficheur
de messages, mais depuis Therefore™ 2009 R/2, vous disposez d'une fonction d'historique. Un
journal d'audit permanent est inscrit dans le fichier journal du système Therefore™ au fur et à
mesure que se produisent les événements. Lorsqu'un fichier journal actif atteint une limite définie,
il est mémorisé dans la catégorie Logfiles du système Therefore™.
1. La première étape consiste à spécifier les événements à consigner. Vous utilisez à cet effet
l'onglet Journaux du serveur dans Solution Designer.
2. Via le menu Tools (Outils) de Therefore™ Console, sélectionnez Audit Log (Historique). La
première étape consiste à sélectionner les fichiers journaux à inclure dans la recherche. La
liste des fichiers journaux disponibles est déterminée par la plage de dates figurant au bas du
formulaire. Pour sélectionner plusieurs fichiers journaux, surlignez-les en maintenant enfoncée
la touche MAJ ou CTRL, puis cliquez sur l'une des cases à cocher pour indiquer leur inclusion.
Une fois les fichiers journaux requis sélectionnés, cliquez sur OK. Ce paramètre est
automatiquement mémorisé et sera conservé une fois l'application Console fermée.
Pour effectuer une recherche dans les données journalisées les plus récentes, vous
devez (re)charger le journal actuel. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le
journal en cours, puis cliquez sur Reload current log (Recharger le journal actuel).
41
41
Didacticiels
3. Cliquez sur Log (Journal), puis sélectionnez Search (Rechercher). Une boîte de dialogue de
recherche s'affiche. Elle vous permet de filtrer les résultats de la recherche en fonction de
divers critères de recherche. Cliquez ensuite sur OK pour démarrer la recherche.
4. Les résultats de la recherche s'affichent sous forme de liste, que vous pouvez exporter au
format texte.
1. Ouvrez la fenêtre Active User (Utilisateur actif) en cliquant sur Window (Fenêtre) et
Active User (Utilisateur actif).
2. Vous pouvez déconnecter un utilisateur, mais dès qu'il commence à travailler, il est
automatiquement connecté sous réserve de disposer d'une licence disponible.
· Évitez d'utiliser cette option pour déconnecter un utilisateur avant une opération de
maintenance, car dès qu'il ouvre une session, il est automatiquement connecté.
· Vous pourriez par exemple l'utiliser pour libérer une licence simultanée qui a été bloquée
par un utilisateur parti en congés.
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43
Didacticiels
1. Cliquez sur Verify (Vérifier), puis sur Documents (Documents)... La boîte de dialogue
suivante s'affiche. Sélectionnez les volumes à vérifier et cochez la case mark suspect
documents as faulty (marquer les documents suspects comme erronés). Cliquez sur
OK pour lancer le processus de vérification.
2. Les documents erronés sont affichés, le cas échéant, sinon une boîte de dialogue indiquant
qu'aucun document erroné n'a été détecté apparaît. Il est alors possible d'exécuter un
processus de réparation sur les documents erronés.
1. Cliquez sur Verify (Vérifier), puis sur Repair (Réparer)... La boîte de dialogue suivante
s'affiche.
3. Dans la liste de droite, sélectionnez le support « source » (en d'autres termes, le support qui
contient les fichiers en bon état).
4. Indiquez si tous les documents (remplacement du disque entier) ou seuls les documents
erronés (marqués comme « erronés » dans la base de données) doivent être réparés.
5. Cliquez sur OK pour lancer le processus de réparation. Tous les documents à réparer sont
copiés du support en bon état vers le buffer. Ils sont ensuite transférés du buffer vers le
nouveau support final dans le cadre de la migration standard.
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Didacticiels
1. Cliquez sur Tools (Outils) et sur Manage Faulty (Gérer documents erronés)... Les
documents erronés sont répertoriés.
1. Cliquez sur Tools (Outils), puis sur Recycle Bin (Corbeille)... La corbeille s'affiche.
2. Sélectionnez les éléments à restaurer. Si vous choisissez un document unique, une boîte de
dialogue de données d'index s'affiche et vous permet de modifier les données d'index du
document Appuyez sur View (Afficher) pour afficher une copie locale du document. Si vous
choisissez un dossier, vous êtes invité à restaurer également tous les documents qu'il
contient.
Cette procédure n'est pas à confondre avec la politique de destruction de documents, qui
permet à l'administrateur de supprimer des documents définitivement.
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Didacticiels
4. Document Loader
4.1 Importation d'un lot de fichiers à partir d'un fichier
de données
Comment importer un lot de fichiers dans Therefore™ si les données d'index sont
mémorisées dans un fichier de données associé ?
1. Pour créer un profil, une catégorie appropriée, dans laquelle les documents exportés peuvent
être mémorisés, doit être définie dans Therefore™. Mettez au point une indexation adaptée,
car elle a une incidence majeure sur la gestion future des documents.
Vous pouvez également créer et gérer des profils dans Therefore™ Solution Designer.
3. La boîte de dialogue Profil s'affiche. Entrez le nom du profil. L'étape suivante consiste à
définir un extracteur de données afin de récupérer les données d'index du fichier de données.
Cliquez sur le bouton Parcourir associé au champ Extracteur de données :
La boîte de dialogue Extracteur de données qui s'affiche contient un aperçu du fichier XML.
Vous devez à présent spécifier le marqueur XML qui définit le document. Dans ce cas de
figure, les informations relatives aux documents figurent entre les marqueurs <Document>
...</Document>. Dans le volet gauche, cliquez sur le nom de marqueur Document. Si vous
définissez cet unique marqueur, l'extracteur de données XML peut extraire tous les marqueurs
de champs d'index de document que nous utiliserons ultérieurement pour mapper les
affectations de champs de catégorie.
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Didacticiels
Avant de cliquer sur OK, nous devons également identifier le marqueur qui définit les fichiers
de référence composant le document. L'exemple illustré se rapporte au fichier
« Invoice2009_002.pdf », indiqué entre les marqueurs <FileName>Invoice2009_002.pdf</
FileName>. Prenez note de ce marqueur, car vous l'utiliserez à l'étape suivante de la création
du profil. Lorsque le fichier de données XML correspond au fichier à mémoriser, ce marqueur
est inutile.
Le fichier de données est au format texte (TXT, CSV, DAT, par exemple).
La boîte de dialogue Extracteur de données qui s'affiche contient un aperçu du fichier texte.
Renseignez le champ Séparateur. Les numéros de section contenant des valeurs sont
automatiquement recensés. Entrez le nom des numéros de section (champs d'index) à
extraire. Dans cet exemple, « Invoice No. » (Numéro de facture) est également utilisé à titre
de séparateur de document. Nous pouvons donc activer l'option En cas de modification.
Selon les paramètres du fichier texte, vous pouvez aussi définir les paramètres Guillemets.
Continuez à définir tout autre élément contenant les données d'index requises.
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Didacticiels
Une fois tous les champs d'index définis, nous devons également assigner un nom à l'élément
qui définit les fichiers de référence composant le document. Dans l'exemple illustré, il s'agit du
4e élément, que nous allons appeler FileName. Cliquez ensuite sur OK pour fermer la boîte de
dialogue Extracteur de données.
6. Cliquez ensuite sur le bouton Parcourir en regard de Script et entrez le script suivant :
FilesToSave = ExtractList("FileName") où FileName correspond au nom du marqueur
identifié à l'étape précédente. Il est important d'utiliser ExtractList plutôt que Extract
uniquement, car un même document peut contenir plusieurs fichiers référencés. Cliquez sur OK
pour fermer la boîte de dialogue contenant le script.
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Didacticiels
7. Sélectionnez la catégorie dans laquelle seront mémorisés les documents. Si vous avez
configuré l'ajout automatique dans les propriétés de catégorie, vous pouvez spécifier dans
Mode d'ajout automatique une option autre que Catégorie par défaut. Vous pouvez
maintenant mettre en correspondance les champs de la catégorie. Cliquez dans la liste
déroulante et sélectionnez le champ d'index correct dans la liste de champs d'index extraits
définis dans la boîte de dialogue Extracteur de données.
Lignes
· L'importation de lignes requiert un script. Prenons l'exemple d'un fichier de données XML
contenant un tableau appelé « myTable » à deux colonnes : « Text » et « Number ».
<myTable>
<Text> Text1 </Text>
<Number> 1 </Number>
</myTable>
<myTable>
<Text> Text2 </Text>
<Number> 2 </Number>
</myTable>
Où PDF Import Test Profile est le nom du premier profil créé (à l'aide de
l'extracteur PDF) et PDF file est le nom du champ défini dans l'extracteur de données
de ligne de texte. Comme vous pouvez l'observer dans le script, ce profil commence
par appeler le profil de l'extracteur PDF, puis extrait et mémorise les données de
chaque fichier PDF traité.
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Didacticiels
3. Notez que le champ Script du profil d'indexation s'affiche en rouge, puisque le script
n'est pas valide. N'en tenez pas compte, car le script s'exécutera correctement.
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Didacticiels
7. Pour tester le profil, cliquez sur Test et sélectionnez un fichier de données test. Cliquez sur
OK pour mémoriser le profil d'indexation.
8. Indiquez l'emplacement du fichier de données à importer, ainsi que celui du fichier Log.
Sélectionnez ensuite le profil approprié. Vous trouverez dans Références des informations
détaillées relatives aux cases à cocher. Cliquez sur Processus pour démarrer l'importation des
fichiers.
9. Lorsque tous les documents ont été importés, démarrez Therefore™ Navigator, puis
recherchez, extrayez et affichez quelques documents pour vous assurer que l'opération s'est
déroulée normalement.
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Didacticiels
1. Pour créer un profil, une catégorie appropriée, dans laquelle les documents exportés peuvent
être mémorisés, doit être définie dans Therefore™. Mettez au point une indexation adaptée,
car elle a une incidence majeure sur la gestion future des documents. Dans l'exemple illustré,
nous allons utiliser la catégorie suivante :
2. Démarrez ensuite Therefore™ Document Loader et cliquez sur Nouveau sous Profil.
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Didacticiels
4. Sélectionnez à présent la catégorie dans laquelle mémoriser les documents. Vous pourrez
ensuite assigner aux champs de catégorie les valeurs Affectation extraites de la structure
arborescente et des propriétés des fichiers. Cliquez sur la liste déroulante Affectation pour
afficher une liste d'options préconfigurées. Vous pouvez par exemple affecter File Object: Title
(nom de fichier sans extension) au champ d'index : File Name et File Object: Modified au
champ d'index : Last Modified.
· Pour extraire uniquement les quatre premiers caractères du nom de fichier, utilisez :
Mid(File.Title, 1, 4).
· Lorsque le format de date des documents à importer n'est pas identique au format de
date utilisé par le système d'exploitation, vous pouvez utiliser la fonction ToDate. Si,
par exemple, le format de date en vigueur dans les documents correspond à
JJ.MM.AAAA, mais que le système utilise un autre format, vous pouvez entrer le texte
suivant dans Affectation : ToDate((File.Modified), "DD.MM.YYYY")
5. Pour assigner des valeurs extraites des noms de répertoire, vous pouvez utiliser File Object:
GetPath en conjonction avec le niveau arborescent approprié. Le niveau 0 correspond aux
répertoires qui contiennent les fichiers. Chaque niveau d'arborescence supérieur est
incrémenté d'une unité.
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Didacticiels
6. Dans l'exemple illustré, le profil d'indexation finalisé se présente alors comme suit. Pour tester
le profil, cliquez sur Test et sélectionnez un fichier test. Cliquez sur OK pour mémoriser le
profil.
7. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la boîte de dialogue Document Loader et
sélectionnez Options.
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Didacticiels
9. Sélectionnez le profil créé. Si vous voulez supprimer les fichiers au terme de leur mémorisation,
cochez la case Fichier de données. Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres.
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Didacticiels
10. Cliquez à nouveau avec le bouton droit de la souris dans la boîte de dialogue Document Loader
et sélectionnez Processus automatique. Le processus de migration des documents du
répertoire d'entrée sélectionné vers le système Therefore™ débute.
5. Export Utility
5.1 Création d'un profil
Comment créer un profil d'exportation ?
3. Attribuez un nom au profil et sélectionnez la catégorie dans la liste déroulante. Vous pouvez
également définir des conditions d'exportation facultatives pour limiter les documents à
exporter. Dans cet exemple, une condition stipulant que seules les factures antérieures à la
date indiquée doivent être exportées a été définie. Par ailleurs, vous pouvez définir une action
de mise à jour qui renomme un champ d'index défini (« Info » devient « Exported », dans cet
exemple).
Conditions d'exportation : ET, OU, =, <=, etc. sont pris en charge par un champ d'index
unique. Pour utiliser plusieurs champs d'index, remplacez toutefois ET par « ; ». Exemple :
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Didacticiels
1. Exécutez l'utilitaire.
2. Cliquez sur le bouton Parcourir, puis indiquez l'emplacement et le nom des documents
exportés.
Vous pouvez aussi modifier les profils par le biais du bouton Edit (Modifier) et les
supprimer par le biais du bouton Delete (Supprimer).
1. Pour mémoriser le fichier PDF actuellement ouvert, sélectionnez Connexions dans le menu du
ruban, cliquez sur Therefore™ et choisissez l'option Ouvrir dans Therefore™.
2. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, choisissez une catégorie Therefore™, indiquez les
données d'index, puis sélectionnez Mémoriser dans Therefore™.
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Didacticiels
1. Pour rechercher un document mémorisé dans Therefore™, cliquez sur Connexions dans le
menu du ruban, puis sur Therefore™ et sélectionnez l'option Ouvrir dans Therefore™.
2. La boîte de dialogue qui s'affiche vous permet de rechercher les documents à ouvrir. Sa
structure est similaire à celle de l'affichage des catégories dans Therefore™ Navigator et vous
pouvez démarrer les recherches basées sur les index de la même façon.
3. En outre, si une vue arborescente (voir le Guide de l'administrateur pour plus d'informations) a
été définie, elle est également disponible et peut être utilisée. Si la case Afficher les
sections du document est cochée, l'utilisateur est en mesure de visualiser les divers fichiers
qui composent un document Therefore™.
4. Vous pouvez également effectuer une recherche fulltexte en entrant une chaîne à rechercher
et en cliquant sur l'icône de recherche. Sous l'icône de recherche, vous pouvez spécifier si la
recherche doit porter à la fois sur le contenu et les données d'index.
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Didacticiels
5. Si la case Afficher les sections du document est cochée, l'utilisateur est en mesure de
visualiser les divers fichiers qui composent un document Therefore™. Double-cliquez sur le
document Therefore™ ou l'un des fichiers qu'il contient pour l'ouvrir dans eCopy® PDF Pro
Office. Remarque : tout fichier non PDF est converti au format PDF avant son
ouverture.
6. Le document s'ouvre et si l'utilisateur dispose des droits requis pour le modifier, il est
automatiquement bloqué. Si le document se compose de plusieurs fichiers, il n'est pas ouvert
dans eCopy® PDF Pro Office, mais dans Therefore™ Viewer. Vous pouvez alors modifier le
document dans eCopy® PDF Pro Office en fonction de vos besoins. Une fois cette opération
terminée, cliquez sur Therefore™, puis sélectionnez Mémoriser dans Therefore™ pour
libérer le document dans Therefore™ sous forme de nouvelle version. S'ils sont configurés,
vous devez entrer des commentaires de libération avant de mémoriser le document.
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Didacticiels
Vous pouvez également glisser-déposer tout simplement des fichiers dans une catégorie
Therefore™ à partir de Therefore™ Navigator.
2. La boîte de dialogue qui s'affiche vous permet de sélectionner une catégorie Therefore™.
3. La boîte de dialogue des données d'index associées à la catégorie s'affiche. Si vous avez
sélectionné plusieurs documents, vous pouvez indiquer sous le bouton Mémoriser si vous
souhaitez enregistrer les fichiers sélectionnés sous forme de document unique ou sous
forme de documents distincts. Diverses valeurs par défaut telles que le nom ou l'extension
du fichier permettent de renseigner automatiquement les champs d'index. Vous devez les
configurer lors de la conception des catégories (voir le Guide de l'administrateur). Si vous
sélectionnez l'option Sous forme de document unique, les valeurs par défaut sont extraites du
fichier sélectionné. Si vous sélectionnez l'option Sous forme de documents distincts, ces
valeurs par défaut sont grisées pour indiquer qu'elles seront automatiquement renseignées lors
de la mémorisation. Vous pouvez remplacer manuellement les valeurs par défaut. Si tel est le
cas, les valeurs saisies manuellement sont appliquées à tous les documents. Pour plus
d'informations, reportez-vous au Guide de l'administrateur. Une fois toutes les données
d'index spécifiées, cliquez sur Mémoriser pour ajouter les documents dans Therefore™.
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Didacticiels
1. Si une vue arborescente associée à une catégorie a été configurée dans Solution Designer,
elle est visible dans l'Explorateur Windows® Explorer et se comporte comme tout autre
dossier. Glissez-déposez le(s) document(s) dans le dossier approprié.
2. La boîte de dialogue des données d'index associées à la catégorie s'affiche. Si vous avez
sélectionné plusieurs documents, vous pouvez indiquer sous le bouton Mémoriser si vous
souhaitez enregistrer les fichiers sélectionnés sous forme de document unique ou sous
forme de documents distincts. Les données d'index sont automatiquement renseignées en
fonction du niveau d'arborescence sur lequel vous avez déposé le document. Une fois toutes
les données d'index spécifiées, cliquez sur Mémoriser pour ajouter les documents dans
Therefore™.
1. Pour rechercher des documents dans Therefore™, vous pouvez parcourir les dossiers de la
vue arborescente Therefore™, puis double-cliquer sur le document pour l'ouvrir dans
Therefore™ Viewer.
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Didacticiels
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet racine Therefore™ pour ouvrir un menu
contextuel. Pour actualiser la vue arborescente, cliquez avec le bouton droit de la souris sur
Therefore™, puis cliquez sur Rafraîchir.
Pour savoir quelles applications Microsoft Office sont prises en charge, reportez-vous à la
configuration requise.
Comment mémoriser des documents Microsoft Office ou des e-mails Outlook dans
Therefore™?
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Didacticiels
Si vous utilisez Outlook 2013 et ultérieur, pour mémoriser des e-mails sans pièces
jointes ou des e-mails avec pièces jointes dans des fichiers distincts, vous
devez activer l'option Outlook « Ouvrir les réponses et les transferts dans une nouvelle
fenêtre ».
2. Sélectionnez la catégorie dans laquelle doivent être mémorisés les e-mails et spécifiez les
données d'index appropriées.
Si vous mémorisez plusieurs e-mails, une autre boîte de dialogue s'affiche. Chaque e-
mail est mémorisé en tant que document distinct par défaut. Cliquez avec le bouton
droit de la souris sur le document pour définir individuellement les données d'index
relatives à chaque document. L'option Tout mémoriser permet également de
mémoriser tous les e-mails dans un document unique (remarque : si vous modifiez ce
paramètre, il est activé par défaut lors de la mémorisation suivante des e-mails).
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Didacticiels
1. Accédez à l'onglet Therefore™. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe à
mémoriser, puis cliquez sur Mémoriser les pièces jointes dans Therefore™. Choisissez
ensuite un profil d'indexation configuré ou l'option Aucun profil pour indexer vous-même le
document.
2. Sélectionnez le champ de données d'index et spécifiez une chaîne de recherche. Pour définir
d'autres champs, cliquez sur le bouton Add Search Statement (Ajouter instruction de
recherche). Les champs multiples sont assimilés à des instructions AND. Cliquez sur le bouton
de recherche pour démarrer la recherche.
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Didacticiels
3. La liste des documents détectés s'affiche. Cliquez sur un document pour l'ouvrir dans
Therefore™ Web Access.
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Didacticiels
1. Accédez au site sur lequel a été configurée la fonction de recherche fulltexte de Therefore™
(Recherche, par exemple).
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Didacticiels
Le document est automatiquement copié ou transféré entre les deux systèmes. Il est
également possible de définir un lien sur un serveur SharePoint.
Comment ouvrir un document mémorisé dans Therefore™ si un lien a été défini dans
SharePoint ?
8. Applications Therefore™
8.1 Therefore™ Mobile App
8.1.1 Recherche et envoi
1. Démarrez l'application à partir du menu principal ou via un raccourci défini sur votre page de
démarrage. La liste des catégories Therefore™ pour lesquelles vous disposez de permissions
s'affiche. Vous pouvez effectuer une recherche en texte intégral sur toutes les catégories qui
prennent en charge ce type de recherche ou vous limiter à une catégorie donnée en appuyant
dessus.
· Si vous utilisez l'application pour la première fois, vous devez définir les paramètres de
connexion.
· La recherche en texte intégral portant sur l'ensemble des catégories n'est pas prise en
charge sur un téléphone portable.
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Didacticiels
2. La boîte de dialogue de recherche s'ouvre et permet d'exécuter soit une recherche en texte
intégral (si la catégorie prend en charge ce type de recherche), soit une recherche dans les
données d'index. Pour plus d'informations sur les opérandes de recherche en texte intégral pris
en charge, cliquez ici.
3. La liste des documents détectés s'affiche. Pour ouvrir un document, appuyez dessus dans la
liste de résultats.
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Didacticiels
4. Le document est alors affiché sur le périphérique (à condition que le fichier soit dans l'un des
400 formats pris en charge). Vous pouvez modifier les données d'index du document. Vous
pouvez exécuter d'autres actions en appuyant sur le bouton .
5. Le document Therefore™ s'affiche dans l'en-tête et les fichiers associés sont répertoriés au-
dessous. Sélectionnez l'en-tête pour afficher les options disponibles. Sur un périphérique
Android, vous pouvez afficher et envoyer le document à l'aide de n'importe quelle application
appropriée installée. Sur un périphérique iOS et Windows, vous pouvez ouvrir le document à
l'aide de n'importe quelle application appropriée installée, puis l'envoyer si l'application prend
en charge cette action.
· Sur un téléphone portable, les options associées aux documents sont affichées sur
l'écran contenant la liste de résultats via une touche Flèche.
· Pour afficher ou lire les fichiers audio et vidéo, utilisez Therefore™ Mobile App.
· Pour modifier les données d'index d'un document, cliquez sur le bouton . En ce qui
concerne les champs d'index de table, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer le
contenu d'une ligne et ajouter ou supprimer des lignes.
Notez que des restrictions risquent de s'appliquer à la taille des fichiers pouvant être
ouverts dans Therefore™ Mobile App. L'ouverture de fichiers volumineux à des fins
d'affichage risque de présenter des problèmes pour certains périphériques. La prise en
charge de ces fichiers varie selon les caractéristiques des périphériques, notamment en
termes de RAM et de stockage. Elle risque également d'être affectée par l'exécution
simultanée d'autres applications sur le périphérique.
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Didacticiels
2. La boîte de dialogue Workflow s'affiche. Toutes les instances qui vous ont été assignées sont
affichées par défaut dans Tous les processus. Vous pouvez filtrer la liste par processus. Pour
ce faire, appuyez sur le bouton Tous les processus et sélectionnez un processus. Pour ouvrir
une tâche à des fins de traitement, appuyez dessus.
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Didacticiels
3. Le document est alors affiché sur le périphérique (à condition que le fichier soit dans l'un des
400 formats pris en charge). Vous pouvez modifier les données d'index du document. Vous
pouvez exécuter d'autres actions (modification, par exemple) en appuyant sur le bouton .
4. Pour traiter la tâche, sélectionnez l'icône Processus. Vous traitez la tâche en sélectionnant
l'une des options de processus. Vous pouvez également déléguer l'instance à un autre
utilisateur.
Sur un téléphone portable, vous traitez la tâche en sélectionnant l'une des options de
processus.
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Didacticiels
1. Appuyez sur le bouton Rapport dans le menu à onglets situé dans l'angle inférieur
gauche.
2. Les types de rapports dont dispose l'utilisateur sont recensés dans le volet de gauche.
Sélectionnez un type de rapport pour afficher tous les rapports correspondants dans la liste
de résultats.
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Didacticiels
3. Sélectionnez un rapport dans la liste de résultats pour l'afficher. Appuyez sur le bouton et
sélectionnez l'action appropriée pour envoyer le rapport.
1. Cliquez sur un type de rapport pour afficher tous les rapports correspondants dans la liste de
résultats. Faites défiler la liste de résultats jusqu'à la fin et sélectionnez Créer rapport ad-
hoc.
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Didacticiels
3. Le rapport s'affiche alors dans le volet de droite. Appuyez sur le bouton pour afficher ou
envoyer le rapport.
Cette fonction est prise en charge par les applications tierces qui autorisent l'exportation de
documents dans un format géré par l'application Therefore™ Mobile (à savoir un large éventail de
types de fichier, mais en raison de différences techniques entre les plateformes, aucune liste
complète n'est actuellement disponible).
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Didacticiels
2. Sélectionnez la catégorie dans laquelle vous voulez mémoriser le document. Si l'un de vos
documents est bloqué, une autre boîte de dialogue s'affiche et vous permet de le mémoriser
en tant que nouveau document.
· Si le document existe déjà dans Therefore™, les options d'ajout automatique s'affichent.
· Si les applications tierces n'autorisent pas l'envoi direct de documents à Therefore™,
mais prennent en charge leur mémorisation dans le système de fichiers du périphérique,
procédez comme suit :
1. Mémorisez le document dans le système de fichiers du périphérique.
2. Tentez d'utiliser le gestionnaire de fichiers pour ouvrir le document et l'envoyer à
Therefore™.
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Didacticiels
1. Une fois le document requis sélectionné dans la liste de résultats, appuyez sur le bouton
Actions dans le ruban inférieur.
2. La page suivante affiche la liste des fichiers que contient le document sélectionné. Si vous
sélectionnez l'en-tête (en gras) du document, vous pouvez choisir une action à appliquer à
l'ensemble du document. Pour modifier un fichier déterminé, sélectionnez-le, puis choisissez
Bloquer et modifier. Le document est automatiquement bloqué dès que vous démarrez la
modification d'un fichier.
· Les fichiers en cours de modification sont identifiés par un symbole en forme crayon.
· Pour annuler l'opération de blocage, sélectionnez l'en-tête (en gras) du document et
choisissez Annuler blocage.
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Didacticiels
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Didacticiels
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Didacticiels
7. Si les commentaires de libération sont activés et/ou requis pour la catégorie, vous devez les
renseigner. Appuyez sur Mémoriser pour poursuivre l'opération.
Les tâches de workflow et les documents peuvent être envoyés par e-mail sous forme de
documents Therefore™ (dotés de l'extension .thex ou .thel). Vous pouvez ouvrir ces types de
fichiers directement dans l'application Therefore™ Mobile pour poursuivre leur traitement.
Comment ouvrir directement des fichiers .thex ou .thel dans l'application Therefore™ ?
1. Dans votre application de messagerie, sélectionnez le fichier .thex ou .thel à ouvrir dans
l'application Therefore™ Mobile.
3. Une fois le document ouvert, vous pouvez exécuter des actions de type affichage,
modification ou traitement du document.
Si votre application de messagerie ne prend pas en charge l'ouverture directe d'un fichier
.thex ou .thel en pièce jointe, vous pouvez tenter de mémoriser temporairement le
fichier sur le périphérique, puis de l'ouvrir à partir du système de fichiers.
L'application Therefore™ Mobile permet aux utilisateurs de prendre des photos et de les mémoriser
immédiatement dans Therefore™.
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Didacticiels
2. Vous pouvez maintenant prendre une photo à l'aide d'une application appareil photo installée
sur le périphérique.
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Didacticiels
Lorsqu'un utilisateur est connecté, la session nécessite une licence utilisateur Therefore™. Une
session est automatiquement déconnectée si elle est inactive pendant 60 minutes environ par
défaut. Un utilisateur peut également mettre fin à sa session, libérant ainsi immédiatement sa
licence simultanée ou en lecture seule à l'intention d'un autre utilisateur. S'il s'agit d'une licence
assignée à un utilisateur identifié, ce même utilisateur peut ouvrir une autre session sur un autre
périphérique.
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Didacticiels
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Didacticiels
9. Navigator
9.1 Ajout de pages à un document existant
Pour ajouter des pages à un document existant, vous disposez de la fonction d'ajout automatique,
qui peut être configurée via Solution Designer. Si un identifiant de document unique existant est
indiqué lors de l'enregistrement d'un nouveau document, celui-ci est ajouté au document existant
au lieu d'être mémorisé en tant que nouveau document. Dans ce cas de figure, Therefore™
insère automatiquement dans tous les autres champs les données issues du document existant.
En outre, la barre d'outils d'ajout automatique s'affiche en bas de la boîte de dialogue. L'utilisateur
peut alors :
Vous obtenez le même résultat en glissant-déposant un document sur un autre document dans la
liste de résultats de Therefore™ Navigator ou Therefore™ Case Manager.
1. Ouvrez l'Explorateur Windows® et accédez aux fichiers qui vous intéressent. Glissez-déposez
les fichiers sur un document dans la liste de résultats.
2. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, sélectionnez le mode d'ajout des fichiers au document.
Cochez la case Ouvrir dans Viewer pour ouvrir le document dans Therefore™ Viewer avant de
le libérer.
1. Nous allons commencer par créer un dossier. Activez l'affichage Favoris, cliquez avec le
bouton droit de la souris sur l'icône Favoris et choisissez Nouveau répertoire. Attribuez au
dossier le nom « My IT work ».
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Didacticiels
2. Nous allons maintenant ajouter une catégorie à ce dossier. Activez l'affichage Catégories/
recherches et cliquez avec le bouton droit de la souris sur la catégorie à ajouter. Choisissez
ensuite Ajouter aux favoris.
3. Procédez de même pour ajouter des recherches, des documents et des workflows. Vous
pouvez également renommer les objets figurant dans les favoris, les placer dans des dossiers
et les classer en fonction de vos besoins.
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Didacticiels
1. Cliquez sur Configurer vues et sélectionnez la boîte de réception du workflow pour laquelle
vous configurez la liste de résultats. Cliquez sur Champs... pour modifier les champs d'index
affichés et leur ordre d'affichage. Cliquez sur Trier... pour trier et/ou regrouper les résultats
par champs d'index.
2. Choisir Champs... permet à l'utilisateur de déterminer les champs affichés et leur ordre
d'affichage (de droite à gauche).
3. Choisir Trier... permet à l'utilisateur de déterminer comment la liste de résultats est triée et
regroupée.
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Didacticiels
1. Vous pouvez accéder à tous les formulaires Therefore™ configurés à l'aide de l'icône Gabarits.
Seuls les formulaires pour lesquels vous disposez des permissions appropriées sont affichés.
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129
Didacticiels
1. Cliquez sur le bouton Gabarits. Les profils de gabarit pour lesquels vous disposez d'une
permission de lecture s'affichent alors dans la liste déroulante. Sélectionnez le profil requis, qui
s'ouvre alors dans l'application associée.
1. Recherchez le document ou le dossier dont vous voulez extraire les valeurs d'index.
Sélectionnez le document ou le dossier dans la liste de résultats et cliquez dessus avec le
bouton droit de la souris pour afficher le menu contextuel. Développez la liste Gabarits. Tous
les profils de gabarit associés au document ou au dossier et pour lesquels vous disposez d'une
permission de lecture s'affichent dans la liste déroulante. Sélectionnez le profil de gabarit
approprié.
2. Le gabarit s'affiche alors dans Microsoft Office et les valeurs d'index mappées extraites du
document ou du dossier sélectionné sont automatiquement insérées.
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Didacticiels
Le didacticiel suivant crée une recherche multicatégories basée sur un gabarit de recherche
multicatégorie intitulé Accounts Payable, que nous avons créé dans le cadre des didacticiels
Solution Designer. Cette recherche multicatégories a pour objet de rapprocher un bon de livraison
et le devis du fournisseur correspondant. Pour ce faire, vous devez effectuer une recherche dans
les catégories Quote et Signed PODs en utilisant le nº de salarié que connaît le responsable qui
vérifie la facture. Pour plus d'informations sur ce processus de workflow, reportez-vous à la
section consacrée aux didacticiels dans Solution Designer.
1. Sélectionnez Nouvelle recherche dans le menu du ruban, puis Nouvelle recherche multi-
catégorie.
2. La boîte de dialogue qui s'affiche recense les gabarits de recherche. Sélectionnez le gabarit de
recherche approprié, soit dans ce cas Accounts Payable, puis cliquez sur OK.
4. Cliquez sur Options et sélectionnez Choisissez les catégories. La boîte de dialogue qui
s'affiche vous permet de sélectionner et d'ajouter des catégories, soit dans ce cas Quote et
Signed PODs. Une fois l'opération terminée, cliquez sur OK.
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133
Didacticiels
5. Les catégories choisies apparaissent à présent dans le gabarit sous forme d'onglets.
Choisissez la première catégorie, puis cliquez avec le bouton droit de la souris sur le champ
d'index qui renverra aux catégories. Dans le menu contextuel, choisissez la variable
correspondante, soit dans ce cas $Employee_No. Procédez de même pour les autres
catégories. Pour exécuter la recherche, cliquez sur Trouve.
6. Cliquez sur l'icône en forme de disque et choisissez de la mémoriser au format local ou global.
7. Pour utiliser une requête multicatégories une fois qu'elle est enregistrée, accédez au volet
Catégories/recherches et cliquez sur l'icône Dossier de la catégorie. La requête est
répertoriée sous Requêtes sauvées. Double-cliquez dessus pour lancer la recherche.
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135
Didacticiels
2. Une boîte de dialogue de données d'index s'affiche. Si vous avez sélectionné un seul
document, elle contient les données d'index actuelles correspondantes. Si vous avez
sélectionné plusieurs documents, les champs contenant des données d'index identiques pour
tous les documents sont automatiquement renseignés. Les champs dans lesquels les données
d'index varient selon les documents contiennent <Valeurs multiples>. Si vous spécifiez la
valeur de l'un de ces champs, elle est appliquée à tous les documents. Dans le cas contraire,
les données d'index d'origine sont conservées. Cliquez sur Mise à jour pour appliquer les
modifications.
· Par défaut, modifier les données d'index d'un document ne crée pas une nouvelle version
du document. Vous pouvez toutefois modifier cette valeur dans les propriétés de
catégorie avancées de Therefore™ Solution Designer.
Comment ajouter un mot clé à un dictionnaire de mots clés lors de la modification des
données d'index ?
1. Tout utilisateur doté de permissions d'administration pour un dictionnaire de mots clés est
autorisé à ajouter directement des mots clés dans Therefore™ Navigator ou Viewer. Il lui suffit
de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le champ de mot clé et de sélectionner l'option
Nouveau mot clé....
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137
Didacticiels
1. Sélectionnez le(s) document(s) à exporter ou à envoyer. (Utilisez les touches standard MAJ et
CTRL pour sélectionner plusieurs documents.)
2. Cliquez sur Exporter ou Envoyer, définissez les paramètres appropriés, puis cliquez sur OK
pour exporter ou envoyer les documents.
· Vous pouvez également faire glisser les documents hors de Navigator et les déposer dans
Windows® Explorer.
· Vous pouvez également signer un document PDF avec un certificat personnel et
appliquer un horodatage externe.
1. Activez le mode d'affichage Workflow et double-cliquez sur un workflow donné pour trouver les
tâches correspondantes. Cliquez sur <Tous processus> pour trouver toutes les tâches de
workflow assignées à vous-même et à votre groupe. Pour réclamer une tâche ouverte ou
ouvrir une tâche déjà assignée, double-cliquez sur la tâche.
· Pour afficher une tâche sans la réclamer, répondez « Non » en réponse à la question :
« Voulez vous réclamer l'instance de workflow pour la traiter ? ». (Notez que cette boîte
de dialogue peut être désactivée sous Options.)
· Vous pouvez également traiter les tâches directement à partir de la liste de résultats.
Après avoir sélectionné une ou plusieurs tâches issues du même processus de workflow,
cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Traiter/terminer tâche, puis
choisissez l'option appropriée. Un administrateur doit configurer cette option dans
Therefore™ Solution Designer.
· La présence d'une marque rouge indique qu'un état d'erreur est assigné à une instance.
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Didacticiels
1. Sélectionnez les instances de workflow que vous souhaitez déléguer. Cliquez dessus avec le
bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel, puis sélectionnez Déléguer.
Choisissez l'utilisateur auquel vous souhaitez déléguer les instances, puis cliquez sur OK.
une instance ne peut être déléguée que si l'utilisateur qui la délègue et l'utilisateur auquel
elle est déléguée disposent des permissions requises.
Vous pouvez également créer des liens automatiques entre documents qui partagent des
données d'index identiques.
1. Ouvrez le document à lier dans Therefore™ Viewer et, le cas échéant, cochez la case
Afficher Objets liés du menu Affichage.
2. Pour rechercher le document à lier au document ouvert, effectuez une recherche dans
Navigator. Faites glisser le document de la liste de résultats de Navigator vers le volet Objets
liés de Viewer.
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Didacticiels
1. Pour trouver des rapports dans Therefore™ Navigator, commencez par activer la vue Rapports
en cliquant sur le bouton Rapports.
2. Les définitions de rapport disponibles sont répertoriées dans le volet de gauche. Cliquez sur
une définition de rapport pour afficher la liste des rapports disponibles dans le volet de droite.
Double-cliquez sur un rapport de la liste pour l'ouvrir dans Therefore™ Viewer. Vous pouvez
également afficher rapidement le rapport le plus récent en cliquant avec le bouton droit de la
souris sur une définition de rapport. Sélectionnez ensuite Afficher rapport le plus récent.
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Didacticiels
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une définition de rapport et sélectionnez Créer
rapport ad-hoc. L'aperçu du rapport s'ouvre dans le volet principal de Therefore™ Navigator.
2. Vous pouvez modifier certains paramètres de rapport (les dates de début et de fin et l'ordre
de tri, par exemple) en cliquant sur Paramètres du rapport. Le rapport est alors recompilé.
3. Pour mémoriser le rapport dans le système de fichiers local, cliquez sur Exporter le rapport.
Pour mémoriser le rapport dans Therefore™ et l'intégrer à la liste des rapports disponibles,
cliquez sur Mémoriser le rapport et choisissez le format approprié. Certains champs sont
automatiquement renseignés, mais vous pouvez les modifier si besoin est. Cliquez sur
Mémoriser.
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Didacticiels
2. La liste des documents et des dossiers que vous avez supprimés s'affiche. Sélectionnez Filtre
pour choisir diverses options permettant d'affiner la recherche.
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Didacticiels
3. Sélectionnez les éléments à restaurer. Si vous choisissez un document unique, une boîte de
dialogue de données d'index s'affiche et vous permet de modifier les données d'index du
document Appuyez sur Afficher pour afficher une copie locale du document. Si vous
choisissez un dossier, vous êtes invité à restaurer également tous les documents qu'il
contient.
· Les documents affichés à partir de la corbeille sont des copies locales que vous ne
pouvez absolument pas modifier tant qu'elles ne sont pas restaurées.
· Si vous avez sélectionné plusieurs documents, ils seront restaurés sans faire appel au
préalable à la boîte de dialogue des données d'index.
1. Ouvrez l'Explorateur Windows® et accédez aux fichiers qui vous intéressent. Glissez-déposez
les fichiers vers la catégorie requise dans Therefore™ Navigator (ou une catégorie de
l'affichage Favoris).
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Didacticiels
2. La boîte de dialogue des données d'index associées à la catégorie s'affiche. Si vous avez
sélectionné plusieurs documents, vous pouvez indiquer sous le bouton Mémoriser si vous
souhaitez mémoriser les fichiers sélectionnés sous forme de document unique ou sous forme
de documents distincts. Diverses valeurs par défaut telles que le nom ou l'extension du fichier
permettent de renseigner automatiquement les champs d'index. Ces derniers doivent être
configurés lors de la phase de conception des catégories. Si vous sélectionnez l'option Sous
forme de document unique, les valeurs par défaut sont extraites du fichier sélectionné. Si
vous sélectionnez l'option Sous forme de documents distincts, ces valeurs par défaut sont
grisées pour indiquer qu'elles seront automatiquement renseignées lors de la mémorisation.
Vous pouvez remplacer manuellement les valeurs par défaut. Si tel est le cas, les valeurs
saisies manuellement sont appliquées à tous les documents. Pour plus d'informations,
reportez-vous aux propriétés d'un champ d'index. Une fois toutes les données d'index
spécifiées, cliquez sur Mémoriser pour ajouter les documents dans Therefore™.
· Si la catégorie dans laquelle est placé le fichier appartient à une définition de dossier,
vous pouvez l'ajouter à un dossier existant ou créer un dossier.
· Si vous mémorisez un document unique, vous pouvez l'ouvrir pour le consulter et l'indexer
dans Therefore™ Viewer en cliquant sur l'icône d'affichage dans la boîte de dialogue
« Envoi à Therefore™ ».
1. Pour effectuer une recherche fulltexte dans toutes les catégories compatibles, il suffit d'entrer
la chaîne de recherche et d'appuyer sur la touche Entrée. Cochez la case Contenu du
document pour effectuer la recherche dans le contenu d'un document, la case Données de
l'index pour inclure également les données d'index du document.
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Didacticiels
2. Pour limiter la recherche à des catégories déterminées ou configurer les paramètres avancés,
cliquez sur Recherche avancée. Vous pouvez alors configurer un grand nombre de paramètres
qui permettent d'afficher la recherche.
3. Une liste de résultats contenant les documents correspondants s'affiche alors. Cliquez sur un
document pour l'ouvrir.
2. Indiquez les critères de recherche. Si un champ est surligné, il est obligatoire et doit être
renseigné lors de la mémorisation du document. Vous obtenez ainsi toujours un résultat
identique si votre requête porte sur ces champs. Cliquer sur l'icône des opérandes ouvre la
liste opérande, qui permet d'affiner la recherche. Cliquez sur Trouver pour démarrer la
recherche.
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Didacticiels
· Cliquer avec le bouton droit de la souris sur un champ d'index entraîne l'ouverture d'un
menu contextuel. Outre quelques options standard telles que couper et coller, des
options supplémentaires sont associées aux champs de date, de mot clé et aux champs
primaires et dépendants.
· Sous Options, vous pouvez définir les options avancées, ainsi que les paramètres de la
liste de résultats associés aux champs d'index et au tri.
3. Dans les catégories qui prennent en charge la recherche en texte intégral, vous pouvez
rechercher des chaînes de texte ainsi que des données d'index. Cliquez sur Options, puis sur
Activer recherche en texte intégral. Entrez la chaîne à rechercher. Si ce paramètre est
activé, seuls les documents contenant les données d'index correspondantes ET le terme
recherché sont détectés.
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Didacticiels
5. La boîte de dialogue Options recherche avancées s'ouvre. Indiquez les paramètres internes,
puis cliquez sur OK.
6. S'il s'agit d'une recherche qui sera répétée, vous pouvez la mémoriser localement (utilisateur
actuel uniquement) ou globalement (à l'intention de tous les utilisateurs autorisés à accéder à
la catégorie). Pour ce faire, cliquez sur la flèche en regard de l'icône de mémorisation et
sélectionnez l'option appropriée dans la liste déroulante. Vous disposez également de la
fonction Charger la dernière requête, qui extrait des informations de la dernière recherche
effectuée dans la catégorie.
Si vous souhaitez que cette recherche remplace la recherche par défaut, il suffit de
sélectionner Sauver recherche et d'activer le remplacement de la recherche par défaut.
La recherche par défaut est alors remplacée pour l'utilisateur actuel.
7. La liste de résultats s'affiche. Vous pouvez filtrer, grouper et trier les résultats, ainsi que
modifier l'ordre des champs.
· Pour rechercher les documents qui sont automatiquement liés aux documents affichés
dans la liste de résultats, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document
approprié et sélectionnez l'option Afficher liens.
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Didacticiels
Vous disposez de trois méthodes pour exécuter une recherche dans plusieurs catégories au sein
de Therefore™.
1. Accédez au dossier approprié. Développez-le pour afficher les catégories que contient la
définition du dossier.
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Didacticiels
3. La liste de résultats répertorie tous les dossiers qui correspondent aux critères de recherche
définis. Le volet Documents du dossier répertorie les catégories et documents du dossier.
Pour ouvrir un dossier entier, double-cliquez dessus dans la liste de résultats. Pour ouvrir un
document, double-cliquez dessus.
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Didacticiels
2. Sélectionnez tous les documents dont vous voulez calculer la somme (utilisez Maj et Ctrl pour
sélectionner plusieurs documents ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur un document
et choisissez Tout sélectionner). La somme de tous les champs monétaires s'affiche dans le
volet d'informations supplémentaires.
2. Dans la boîte de dialogue Nouvelle tâche, entrez un objet qui décrit la tâche, puis assignez-la
à un ou plusieurs utilisateurs. Vous pouvez également vous assigner à vous-même une tâche
(une tâche de rappel, par exemple). Pour ce faire, ne renseignez pas ce champ. Vous pouvez
par ailleurs entrer une date de début et une date d'échéance, puis sélectionner l'un des
modes de tâche prédéfinis qui déterminent les options proposées à l'utilisateur lorsqu'il traite
la tâche. Par défaut, les utilisateurs sont notifiés par e-mail qu'une nouvelle tâche leur a été
assignée. Pour ne pas envoyer d'e-mail, désactivez la case à cocher. Il en va de même pour
les e-mails qui vous notifient de la mise à jour d'une tâche par un utilisateur.
En ce qui concerne les utilisateurs Therefore™ Web Access, un lien sera automatiquement
inséré dans l'e-mail de notification si l'URL Therefore™ Web Access est définie dans les
paramètres avancés de Therefore™ Solution Designer.
3. Toute tâche peut être modifiée à tout moment dans Therefore™ Navigator. Activez la vue
Tâches et accédez à la liste des tâches Démarré.
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Didacticiels
1. Vous pouvez également accéder à votre liste de tâches À faire dans Therefore™ Navigator.
Pour ce faire, activez la vue Tâches. Trois listes de tâches sont affichées : une liste de
tâches à exécuter (À faire), une liste de tâches déjà exécutées (Terminé) et une liste de
tâches que vous avez créées (Démarré). Sélectionnez l'une de ces listes pour créer une liste
de tâches disponibles.
2. Pour ouvrir une tâche, cliquez deux fois dessus. Si vous avez reçu une notification par e-mail,
vous pouvez ouvrir la tâche directement depuis le lien que contient l'e-mail. Une fois la tâche
terminée, la tâche suivante de la liste À faire s'affiche automatiquement. Vous pouvez
également naviguer manuellement dans la liste de tâches À faire en cliquant sur le bouton
Tâche suivante ou Tâche précédente.
· Pour qu'un utilisateur puisse manipuler un document en mode hors ligne, il doit posséder
le statut d'utilisateur hors ligne.
· La catégorie doit être disponible en mode hors ligne.
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur les documents à manipuler en mode hors ligne.
Cliquez sur Disponible hors ligne pour disposer des documents en mode hors ligne. (Vous
pouvez également effectuer une recherche de documents, puis accéder à des documents
déterminés en mode hors ligne.)
· Tous les dossiers et les documents associés d'une définition de dossier peuvent être
manipulés hors ligne. Cliquez pour ce faire avec le bouton droit de la souris sur la
définition de dossier et sélectionnez Disponible hors ligne. Vous pouvez également
manipuler hors ligne un dossier donné en le sélectionnant dans la liste de résultats.
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Didacticiels
3. Un bouton de statut figure à présent dans l'angle inférieur droit de l'écran. Son libellé
correspond à Connecté au serveur. Cliquez sur le bouton Connecté au serveur et
sélectionnez l'option Travail hors ligne dans le menu contextuel. Le libellé du bouton de
statut est remplacé par Mode hors ligne activé.
4. Vous pouvez à présent manipuler les documents disponibles en mode hors ligne. Aucun autre
document Therefore™ n'est disponible. Lorsque vous êtes prêt à synchroniser le système ou
pour activer à nouveau le mode en ligne, cliquez sur le bouton de statut Mode hors ligne
activé et sélectionnez l'option Connexion au serveur. La synchronisation est alors
automatiquement exécutée. Si un conflit est identifié, il est indiqué une fois la
synchronisation terminée. Vous pouvez ensuite résoudre les conflits à l'aide du menu du
ruban Synchronisation. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un document à l'origine
d'un conflit. Le menu contextuel qui s'affiche permet d'afficher la version locale, la version
hébergée sur le serveur ou la version d'origine. Sélectionnez l'option appropriée pour afficher le
document dans Viewer. Une fois la source du conflit résolue, vous disposez de l'option
Ignorer les modifications locales, qui restaure la version hébergée sur le serveur, ou de
l'option Ecraser les changements de serveur, qui écrase la version hébergée sur le serveur.
Si la version correcte est un mélange de deux documents, vous pouvez bloquer le document
et effectuer manuellement les modifications. En libérant le document, vous créez une nouvelle
version et résolvez le conflit.
5. Le bouton Statut ouvre une boîte de dialogue qui indique le statut de synchronisation. Vous
pouvez également démarrer manuellement la synchronisation à l'aide du bouton Début.
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167
Didacticiels
10 PDF Printer
.
10.1 Intégration via Therefore™ PDF Printer
Cette fonction permet aux utilisateurs de mémoriser des documents dans Therefore™ par le biais
de la fonction d'impression d'applications tierces.
2. Définissez les propriétés en fonction de vos besoins, puis cliquez sur OK. Dans la boîte de
dialogue qui s'affiche, choisissez une catégorie Therefore™, indiquez les données d'index et
mémorisez le document dans Therefore™. Vous pouvez également sélectionner une imprimante
sur laquelle imprimer une copie du document.
11 Viewer
.
11.1 Signature numérique d'un document
Vous pouvez signer un document à l'aide d'un certificat personnel.
Signer un document PDF mémorisé dans Therefore™ (méthode manuelle)
1. Ouvrez le document dans Therefore™ Viewer, cliquez sur l'onglet Annotations, puis sur le
bouton Signer.
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169
Didacticiels
2. Pour ajouter un composant visuel à la signature, cliquez sur la flèche orientée vers le bas de
l'outil Signer et sélectionnez Paramètres. Vous pouvez sélectionner une image bitmap
(24 bits) en tant qu'image de signature. Vous pouvez également ajouter du texte sous
l'image de signature. Sélectionnez les options de Texte généré dans la signature visuelle
pour afficher ces éléments sous l'image de signature. Si vous utilisez ces options, il est
recommandé de conserver une zone vide sous l'image de signature, dans laquelle s'afficheront
le nom d'utilisateur et la date et l'heure. Consultez à titre d'exemple l'illustration suivante :
3. Faites glisser la signature vers l'emplacement requis et déposez-la pour l'insérer sur la page.
Signer un document PDF mémorisé dans Therefore™ (méthode automatique)
1. Créez un workflow déclenché par le document PDF en cours de mémorisation dans
Therefore™. Utilisez ensuite la tâche Conversion de document pour appliquer la signature
numérique (remarque : la signature visuelle n'est pas prise en charge).
1. Ouvrez le document sélectionné dans Therefore™ Viewer. Cliquez sur le bouton A signer et
spécifiez vos informations de connexion à DocuSign®.
2. La plateforme DocuSign® s'ouvre alors dans une fenêtre imbriquée et vous pouvez configurer
et envoyer le document à signer (pour plus d'informations, reportez-vous à documentation
DocuSign®).
3. Une fois signé, le document est renvoyé par DocuSign® dans une pièce jointe par défaut.
Renseignement et signature de formulaires
1. Créez un formulaire contenant les champs requis dans DocuSign®.
2. Lorsqu'un formulaire vide est envoyé à DocuSign® depuis Therefore™, manuellement ou
automatiquement, il est reconnu et appliqué. Le destinataire peut ensuite renseigner et signer
le formulaire.
· Le contenu du formulaire peut être extrait et utilisé en tant que données d'index en
ajoutant un extracteur de données PDF au profil d'indexation.
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Didacticiels
1. Bloquez le document afin de pouvoir le modifier. Cliquez sur l'icône Ajouter fichier du ruban.
Accédez à l'emplacement du nouveau fichier et cliquez sur Ouvrir. Le nouveau fichier est
ajouté au document et s'affiche dans le volet Imagettes. Vous pouvez aussi faire glisser le
document à partir de l'Explorateur Windows® vers le volet Imagettes.
2. Vous pouvez aussi ajouter des pages par le biais d'un scanner TWAIN. Ouvrez le menu
déroulant Numériser et ajouter. Pour numériser des pages et les ajouter à la fin du
document, choisissez Numériser et ajouter (option par défaut). En revanche, pour les
insérer avant la page sélectionnée, cliquez sur Numériser et insérer.
· Pour supprimer des fichiers, sélectionnez-les et cliquez sur l'icône Supprimer fichier.
· Les utilisateurs disposant des droits adéquats peuvent également supprimer un
document entier. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Application et sélectionnez
Supprimer de l'archive.
11.4 Annotations
Vous pouvez ajouter des notes et d'autres informations aux fichiers TIFF et PDF à l'aide des outils
d'annotation. Notez que l'onglet Annotations n'est pas visible lorsque le fichier n'est pas au
format TIFF ou PDF.
Voir aussi
Signer numériquement un document
173
173
Didacticiels
1. Cliquez sur le bouton Gabarits. Tous les profils liés à la catégorie ou au dossier pour lesquels
vous disposez d'une permission de lecture s'affichent dans la liste déroulante. Sélectionnez le
profil requis.
2. Le modèle lié s'ouvre ensuite dans Microsoft Office et les données d'index extraites du
document sélectionné y sont automatiquement insérées.
Vous pouvez modifier les informations que contient le nouveau document comme dans tout
document standard.
3. Cliquez sur l'icône Modifier fichier du ruban. Le fichier est ouvert dans l'application associée.
Si aucune application associée n'est détectée, vous pouvez choisir un programme dans lequel
ouvrir le fichier.
· Les documents sont ouverts en mode lecture seule s'ils n'ont pas encore été bloqués.
175
175
Didacticiels
4. Une fois toutes les modifications effectuées, mémorisez le fichier et quittez l'application
utilisée. Cliquez sur l'icône Libérer. Selon les paramètres relatifs aux commentaires configurés
par l'administrateur, vous pouvez ou devez ajouter un commentaire. Une nouvelle version du
document est créée et mise à la disposition de tous les autres utilisateurs. Le document
d'origine peut toujours être affiché en tant qu'ancienne version.
2. Cliquez sur Exporter, choisissez les paramètres d'exportation, puis cliquez sur OK pour
exporter le document.
Comment envoyer des documents ou des liens associés à des documents par e-mail ?
2. Cliquez sur Envoyer, choisissez les paramètres appropriés, puis cliquez sur OK pour envoyer le
document.
1. Entrez le terme à rechercher dans le volet de recherche pour afficher la liste des résultats
correspondants. Le volet de recherche s'affiche sur la droite de l'écran par défaut. S'il ne
s'affiche pas, appuyez sur le bouton Rechercher dans le ruban pour activer son affichage.
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177
Didacticiels
· Si les documents sont détectés dans le cadre d'une recherche en texte intégral dans
Therefore™ Navigator, les termes recherchés sont automatiquement affichés en
surbrillance lorsqu'ils sont ouverts dans Therefore™ Viewer.
· La mise en surbrillance des correspondances fonctionne dans la plupart des formats texte
de fichier. Les formats image tels que TIFF et Image PDF ne prennent pas en charge
cette fonction.
· La mise en surbrillance de toutes les correspondances n'est prise en charge que dans les
documents Microsoft® Office affichés dans Therefore™ Multi-Format Viewer. Lorsque
vous effectuez une recherche, toutes les correspondances sont immédiatement affichées
en surbrillance.
1. Cliquez sur l'icône Données d'index du ruban. La boîte de dialogue Données Index
correspondant à la catégorie du document s'affiche. Tout utilisateur disposant de permissions
de modification peut modifier la valeur des champs. Pour confirmer toute modification, cliquez
sur le bouton Mise à jour : vous créez ainsi une nouvelle version du document.
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179
Didacticiels
Comment ajouter un mot clé à un dictionnaire de mots clés lors de la modification des
données d'index ?
1. Tout utilisateur doté de permissions d'administration pour un dictionnaire de mots clés est
autorisé à ajouter directement des mots clés dans Therefore™ Navigator ou Viewer. Il lui suffit
de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le champ de mot clé et de sélectionner l'option
Nouveau mot clé....
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181
Didacticiels
1. Ouvrez une tâche de workflow depuis votre boîte de réception du Workflow ou via un lien
inséré dans un e-mail (selon le mode de création du workflow). Les instructions relatives à la
tâche sont indiquées dans Informations relatives au workflow. Si une date d'échéance a
été définie pour la tâche, elle est également affichée. Toute information complémentaire
importante qui s'applique à la tâche peut être spécifiée dans la zone de texte
correspondante.
2. Vous pouvez ajouter d'autres fichiers au document par le biais de la technique du glisser-
déposer dans le volet Imagettes. Pour lier de nouveaux documents à l'instance de workflow,
vous pouvez les glisser-déposer dans le volet Objets liés. Une liste d'actions prises en charge
s'affiche sous Traiter/terminer tâche. Si l'utilisateur dispose des permissions appropriées, il
peut également déléguer la tâche. Lorsqu'une tâche est terminée, la tâche suivante dans la
boîte de réception du Workflow de l'utilisateur est automatiquement affichée par défaut. Si la
boîte de réception du Workflow ne contient pas d'autres tâches, Therefore™ Viewer est
automatiquement refermé. (Viewer peut également être configuré de sorte à se fermer
lorsqu'une tâche est terminée.) L'utilisateur peut également accéder à ses tâches à l'aide des
boutons Elément précédent et Elément suivant.. Pour plus d'informations, consultez Onglet
Workflow à la section Référence.
Une instance ne peut être déléguée que si l'utilisateur qui la délègue et l'utilisateur auquel
elle est déléguée disposent des permissions requises.
183
183
Didacticiels
1
Certaines éditions de Therefore™ ne sont disponibles que dans des régions
déterminées.
Certaines tâches de workflow contiennent parfois des erreurs (lorsqu'un problème de tâche
automatique a interrompu le workflow, par exemple).
· Seuls les utilisateurs qui disposent de la permission Opérateur peuvent visualiser les
informations concernant l'erreur et la résoudre.
1. Lorsque vous affichez une boîte de réception du workflow, les instances de workflow
contenant des erreurs sont identifiées par un symbole rouge, comme illustré ci-dessous. Seuls
les utilisateurs qui disposent de la permission Opérateur peuvent visualiser le message d'erreur
dans la liste de résultats.
2. Double-cliquez sur une instance contenant une erreur pour l'ouvrir. Dans Therefore™ Viewer,
un avertissement s'affiche au-dessus du document et vous indique que le workflow contient
une erreur. Vous trouverez des informations détaillées concernant l'erreur à la section Détails
d'instance du volet Informations relatives au workflow. Une fois l'erreur résolue, cliquez
sur Effacer erreurs dans le menu du ruban pour désactiver l'état d'erreur et tenter d'exécuter
à nouveau automatiquement l'instance de workflow. Si l'erreur n'est pas résolue, le traitement
échoue et l'état d'erreur de l'instance est à nouveau activé.
185
185
Didacticiels
12 Solution Designer
.
12.1 Présentation de la création de système
Les catégories et les définitions de dossier sont les principaux modes de classement des
documents dans le système Therefore™. Lorsqu'une catégorie ou une définition de dossier est
créée, un ou plusieurs champs d'index peuvent être ajoutés à l'aide d'un outil de conception avec
interface utilisateur graphique. Il est alors possible de renseigner ces champs lors de la
mémorisation d'un document ou de la création d'un dossier. Lorsque vous exécutez une recherche,
vous pouvez l'affiner en entrant des valeurs de champ d'index spécifiques. Les recommandations
ci-dessous se réfèrent aux catégories, mais elles s'appliquent également directement aux dossiers
dans la plupart des cas.
· Vous trouverez des informations concernant les objets et les fonctions dans le white
paper consacré à la conception de catégories, disponible à partir de notre extranet.
Lorsqu'une licence Therefore™ change, par exemple, lorsque des licences d'utilisateurs
supplémentaires sont acquises, elle doit être mise à jour avant que les modifications puissent être
activées.
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Therefore™ et choisissez Licence.
187
187
Didacticiels
2. La boîte de dialogue Licence s'affiche. Si le serveur dispose d'une connexion Internet, cliquez
sur Mise à jour licence pour actualiser la licence automatiquement. Dans le cas de serveurs
sans connexion Internet, vous pouvez télécharger un fichier de licence depuis l'adresse
http://license.therefore.net/update/ et actualiser à l'aide du bouton Importer licence.
Vous pouvez importer diverses définitions de configuration (associées aux catégories, mots clés,
types de données et processus de workflow) créées dans un système Therefore™. Vous devez au
préalable les exporter d'un système existant.
Si vous utilisez un système de test pour tester les configurations avant de les importer
dans un système de production, une étape supplémentaire s'impose lorsque vous effectuez
la mise à niveau vers Therefore™ 2015. Consultez les informations complémentaires que
contient le guide de mise à niveau avant de mettre à niveau un système de test ou de
production vers Therefore™ 2015.
1. Sélectionnez le bouton Importer dans la barre d'outils. (Vous pouvez également sélectionner
le menu Fichier, puis l'option de menu Importer....)
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189
Didacticiels
3. Des conflits peuvent se produire si le fichier importé comporte une définition portant le même
nom qu'une définition déjà définie, par exemple. Si tel est le cas, une boîte de dialogue affiche
la liste des conflits. Pour les résoudre, cliquez sur le bouton Résoudre....
4. En cas de conflit de nom, conservez le fichier existant et n'importez pas l'objet ou changez le
nom existant.
5. En cas de conflit d'utilisateur, deux possibilités s'offrent à vous. Si vous savez que tous les
utilisateurs ou certains d'entre eux figurent dans le système cible, cliquez sur Résolution
auto... Cette fonction tente d'établir une correspondance pour tous les utilisateurs. S'il est
impossible de définir automatiquement une correspondance pour certains utilisateurs,
définissez-la manuellement. Pour ce faire, cliquez dans le champ et recherchez l'utilisateur
correct.
12.2.3 Sécurité
Lors de l'installation, vous devez définir un groupe Administrateur et un groupe Utilisateur. Ces
deux groupes sont alors ajoutés par défaut à Therefore™.
Le groupe Administrateur possède par défaut des droits d'administration sur l'objet Therefore™ et
tous les objets de niveau inférieur.
Le groupe Utilisateur possède des permissions de lecture/écriture standard sur l'objet Therefore™
et les objets de niveau inférieur. Notez toutefois que pour l'objet Catégorie, le groupe Utilisateur
par défaut détient, outre les permissions des groupes Read et Write, une permission du groupe
Delete, « Effacer des pages du document », et une permission du groupe Admin, « Politique de
conservation » (qui permet à un utilisateur de supprimer un document donné d'une politique de
conservation).
Les permissions sont répercutées par défaut sur les objets de niveau inférieur, mais il est toutefois
possible de les désactiver en cas de besoin.
Si, par exemple, les permissions associées à un groupe de catégories RH ne doivent pas être
identiques à celles de l'objet de catégorie racine, vous pouvez créer un répertoire « RH » et y
transférer les catégories RH. Il est alors possible de désactiver les permissions héritées par le
répertoire RH et de les définir en fonction des besoins. Ces permissions sont répercutées sur
toutes les catégories du répertoire, puisque celles-ci sont encore définies de sorte à hériter des
permissions de l'objet parent. Vous pourriez également adopter une autre approche en ajoutant un
utilisateur ou un groupe et lui assigner d'autres permissions.
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191
Didacticiels
Notez que « Refuser » prime sur « Permettre ». Si, par exemple, vous définissez une permission de
groupe sur « Refuser », mais qu'un utilisateur donné de ce groupe détient « Permettre », l'accès
est refusé à l'utilisateur.
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Therefore™ et choisissez Sécurité.
Pour définir les permissions associées aux objets de niveau inférieur dans la hiérarchie,
cliquez avec le bouton droit de la souris sur un objet et sélectionnez Sécurité...
Pour les besoins de ce didacticiel, nous partons du principe qu'un client souhaite réserver les
permissions Imprimer document et Exporter / Envoyer document à certains utilisateurs.
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Therefore™ et sélectionnez Paramètres.
193
193
Didacticiels
3. Nous devons maintenant créer un groupe contenant deux permissions. Cliquez sur Ajouter...
Entrez le nom du groupe de permissions, tel que Print/Send, et appuyez sur la touche
ENTRÉE. Cochez les cases associées aux permissions Imprimer document et Exporter /
Envoyer document, puis cliquez sur OK.
Les licences en lecture seule limitent les utilisateurs au groupe de permissions de lecture. Elles
sont attribuées à un groupe d'utilisateurs qui consomment un point de licence chaque fois qu'ils
accèdent au système. Dès qu'ils se déconnectent, ce point est mis à la disposition des autres
membres du groupe.
Les utilisateurs qui disposent d'une licence en lecture seule ne peuvent pas faire partie d'un
workflow.
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Therefore™ et choisissez Licence.
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Didacticiels
2. La boîte de dialogue Licence qui s'affiche indique le nombre de licences en lecture seule.
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Didacticiels
3. Cliquez sur l'onglet Utilisateurs en lecture seule. Cliquez sur Ajouter pour ajouter des
utilisateurs au groupe d'utilisateurs dotés de licences en lecture seule.
Pour des raisons de sécurité, il peut être souhaitable d'interdire la mémorisation dans Therefore™
de certains types de fichiers (html, par exemple). Pour ce faire, vous pouvez utiliser la boîte de
dialogue des paramètres avancés (Avancé).
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Therefore™ et choisissez Paramètres ->
Avancé. Faites défiler la boîte de dialogue jusqu'à ce que le paramètre Blocked Extensions
(Extensions interdites) s'affiche. Spécifiez les types de fichiers à interdire en les séparant
par des points-virgules. (Les fichiers exe et dll sont bloqués par défaut.)
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Didacticiels
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Therefore™ et sélectionnez Paramètres.
Sous Avancé/Général, faites défiler la liste jusqu'au paramètre Active DS Mode (Mode DS
actif). Définissez ce paramètre sur 1.
· Therefore™ Server doit appartenir au même domaine que le serveur LDAP et vous devez
disposer de SAMBA pour vérifier que les communications avec le serveur qui héberge
Therefore™ sont mises en œuvre.
· Les domaines Active Directory® ne fonctionneront plus tant que cette fonction sera
active.
Vous pouvez installer d'autres serveurs Therefore™ Server dans l'édition Therefore™ Business ou
Enterprise.
12.4 Création
La section de création vous permet de créer et de modifier des objets tels que des catégories,
des dictionnaires de mots clés et des tables référencées. Dans le cadre de ce didacticiel, nous
allons utiliser un processus de facturation associé à l'achat d'équipement configuré comme suit :
4. Le produit arrive et le bon de livraison (POD) est signé par le service de logistique.
6. Un code à barres contenant tous les détails pertinents est imprimé et appliqué à la facture, qui
est ensuite numérisée et automatiquement indexée dans Therefore™.
7. Cette opération démarre un processus de workflow Therefore™ et les factures qui dépassent
un montant donné sont automatiquement envoyées au responsable du service pour être
approuvées.
8. Une fois approuvée, la facture est renvoyée à l'employé du service financier, qui peut alors la
traiter dans le système ERP.
12.4.1 Référentiel
Pour comprendre le concept sur lequel s'appuient les dossiers ou classeurs électroniques,
considérons leur équivalent papier. Il pourrait se composer d'un classeur, dans lequel figurerait
peut-être une page de couverture contenant des informations globales telles que le numéro du
dossier et les coordonnées du client. À l'intérieur du classeur figureraient divers intercalaires qui
séparent les différents types de documents qui relèvent du dossier (rapports, devis et
correspondance, par exemple). Dans Therefore™, l'équivalent électronique de ce système
comporte une définition de dossier, qui contient des informations globales, puis des catégories
individuelles qui définissent le type des documents du dossier.
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Didacticiels
Cette fonction prend également en charge le concept de workflows sans documents. Un workflow
d'assistance client pourrait par exemple être déclenché par un appel téléphonique, auquel cas
aucun e-mail ou autre document ne démarre le workflow.
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Catégories ou un répertoire. Sélectionnez
Nouvelle définition de dossier…
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Catégories au sein de la nouvelle
définition de dossier et sélectionnez Ajouter nouvelle catégorie.
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Didacticiels
2. La boîte de dialogue de nouvelle catégorie qui s'affiche contient une copie des champs d'index
de la définition de dossier. Vous pouvez maintenant ajouter ou supprimer des champs de
catégorie. En règle générale, les informations de l'en-tête principal sont conservées et
certains champs d'index propres à la catégorie sont ajoutés. Vous pouvez ensuite mémoriser la
catégorie et lui assigner un nom.
· Il est possible de créer automatiquement des dossiers par le biais d'une synchronisation
avec une base de données externe.
· Le champ CaseNo affiché dans l'angle supérieur droit de la boîte de dialogue de
catégorie est un identifiant interne unique. Il est impossible de le supprimer et il NE
s'affiche PAS sur l'écran des utilisateurs.
· Vous pouvez séparer les sections en ajoutant une étiquette, puis des traits de
soulignement (« _ ») ou des tirets (« - ») pour créer une ligne horizontale.
· Vous pouvez à tout moment ajouter de nouvelles catégories à une définition de dossier.
· Un dossier permet également de démarrer un processus de workflow.
Un dossier peut être créé manuellement dans Therefore™ Navigator ou automatiquement par le
biais d'une synchronisation avec une base de données externe.
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Didacticiels
Comment créer un dossier par le biais d'une synchronisation avec une base de données
externe ?
1. Commencez par vous assurer que vous avez créé une table référencée et que vous l'avez
utilisée pour créer un champ primaire et tout champ dépendant requis. Une fois la définition du
dossier créée, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la boîte de dialogue de définition
du dossier et sélectionnez Propriétés.
2. Cliquez sur l'onglet Synchronisation des dossiers. Choisissez dans la zone de liste
déroulante un champ primaire à utiliser pour la synchronisation. Les champs dépendants
correspondants seront également synchronisés. L'index de base de données de ce champ doit
être réglé sur Unique pour qu'il figure dans la liste déroulante.
3. Si la case Synchroniser les suppressions est cochée, les dossiers sont automatiquement
fermés lorsque l'entrée d'origine correspondante est supprimée de la base de données. Un
dossier peut être rouvert par l'administrateur, mais aucun champ dépendant réglé sur
Référencé(e) ne sera restauré.
Si vous avez configuré cette fonction, le processus peut également démarrer un workflow
pour chaque nouveau dossier créé.
Vous pouvez ajouter rétrospectivement des champs d'en-tête de dossier à des catégories de
dossier existantes. Il est ainsi possible d'ajouter un champ à l'en-tête de dossier après avoir créé
les catégories de dossier. En d'autres termes, l'ajout de champ est pris en charge sans avoir à
redéfinir la catégorie de dossier.
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Didacticiels
1. Une fois le nouveau champ ajouté à l'en-tête de dossier, cliquez avec le bouton droit de la
souris dans la boîte de dialogue de la catégorie de dossier et sélectionnez Nouveau champ
dépendant, puis CaseNo.
Nous allons commencer par créer la catégorie destinée à la mémorisation des devis de
fournisseurs.
1. Développez la section Création. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet
Catégories. Sélectionnez l'option Nouvelle catégorie... du menu contextuel.
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Didacticiels
2. Une nouvelle fenêtre de catégorie vide s'affiche. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans
la fenêtre vide pour afficher un menu contextuel contenant plusieurs types de champs d'index.
Si l'option Aligner sur grille est sélectionnée, une grille s'affiche dans la boîte de dialogue des
catégories et permet de régler la position des champs d'index avec plus de précision.
3. Sélectionnez un type de champ d'index, soit dans notre exemple : Nouveau champ texte.
La boîte de dialogue Propriétés s'affiche. Nous allons commencer par le champ : "Supplier ».
Notez que lorsque vous modifiez la désignation, elle est automatiquement répercutée dans le
champ Nom colonne. Cette fonction est conçue à des fins pratiques et crée
automatiquement un champ portant ce nom de colonne dans la base de données. Elle ne
fonctionne que si le contenu du champ Nom colonne n'est pas modifié indépendamment de
celui du champ Désignation. Acceptez les valeurs par défaut des autres champs et cliquez
sur le bouton OK.
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Didacticiels
4. Le nouveau champ d'index s'affiche dans la fenêtre Nouvelle catégorie. Vous pouvez modifier
la position du champ en cliquant dessus avec le bouton gauche de la souris et en le faisant
glisser vers la position requise. Vous pouvez également modifier les dimensions du champ. Pour
augmenter ou réduire la taille du champ, placez la souris sur l'un des petits carrés noirs, puis
cliquez dessus et faites-le glisser dans la direction appropriée.
5. En vous basant sur les concepts passés en revue précédemment, ajoutez un nouveau
champ date, Quote date et un nouveau champ texte, Description of purchase. Vous
pouvez maintenant déplacer, redimensionner et aligner manuellement les champs pour assurer
une répartition harmonieuse approximative dans la boîte de dialogue.
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Didacticiels
6. Nous pouvons à présent affiner l'alignement. Sélectionnez l'étiquette Supplier puis, tout en
maintenant enfoncée la touche MAJ, sélectionnez les étiquettes Quote date et Description
of purchase. Le premier champ sélectionné est surligné et entouré de carrés noirs, ce qui
indique qu'il sert de champ de référence. Vous pouvez également sélectionner plusieurs
champs en utilisant la souris pour « dessiner » une boîte autour des champs appropriés. Nous
allons commencer par aligner verticalement les étiquettes : cliquez avec le bouton droit de la
souris sur l'un des objets sélectionnés et choisissez Aligner, puis Gauche. Nous allons
ensuite les répartir harmonieusement : cliquez avec le bouton droit de la souris sur les objets
sélectionnés et choisissez Répartir harmonieusement, puis Bas.
Pour sélectionner un autre champ d'ancrage, maintenez enfoncée la touche CTRL, puis
cliquez sur le champ approprié.
7. Procédez de même pour aligner à gauche les champs (noms de colonne), mais n'utilisez PAS
l'option Répartir harmonieusement, puisque nous allons aligner horizontalement les
étiquettes sur les boîtes de champ. Sélectionnez l'étiquette Supplier puis, tout en maintenant
enfoncée la touche MAJ, sélectionnez le champ Supplier. Cliquez avec le bouton droit de la
souris sur l'un des objets sélectionnés et choisissez Aligner, puis Milieu.
9. Pour mémoriser la catégorie, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la boîte de dialogue
et choisissez Mémoriser catégorie. Assignez-lui le nom Quotes.
Vous pouvez également définir des options d'affichage spécialement adaptées aux boîtes
de dialogue des catégories en modifiant les couleurs, les propriétés des polices et en
ajoutant des images, par exemple.
Si vous utilisez une catégorie existante en tant que catégorie de dossier, vous pouvez la déplacer
pour l'intégrer à la définition de dossier. Ce processus déplace également l'ensemble des
documents mémorisés dans la catégorie. Cette fonction permet d'intégrer les catégories créées
avant la mise en œuvre de la fonction de gestion des dossiers.
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Didacticiels
Comment déplacer une catégorie et les documents qu'elle contient vers une définition
de dossier ?
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une catégorie qui ne fait actuellement pas partie
d'un dossier et sélectionnez Migration de catégorie vers dossier.
3. Sélectionnez ensuite les champs de catégorie à mapper sur les champs de l'en-tête de la
définition de dossier. Ce paramètre identifie les champs de catégorie qui seront remplacés par
les champs de l'en-tête issus de la définition de dossier sélectionnée. L'assistant tente
d'identifier les correspondances les plus adaptées, mais il vous incombe de les vérifier. Vous
pouvez bien entendu les modifier. Cette correspondance entre les champs est particulièrement
efficace si la catégorie et l'en-tête de dossier se rapportent à la même table référencée. Si
vous choisissez l'option Conserver dans catégorie, le champ ne sera pas intégré à l'en-tête
de dossier et sera conservé dans la catégorie copiée en tant que champ de catégorie. Toutes
les valeurs issues de la catégorie d'origine seront également conservées.
Ces paramètres sont particulièrement importants, car ils déterminent les champs de
catégorie qui seront remplacés par les champs d'en-tête. Les données issues des
catégories locales seront par conséquent ignorées si elles ne correspondent pas aux
données issues de l'en-tête de dossier, puisque les données locales sont écrasées pendant
le processus de migration. Si la configuration de ces paramètres est incorrecte, la migration
des documents échouera.
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Didacticiels
4. Une fois le processus terminé, cliquez sur Suivant. Une boîte de dialogue de confirmation
s'affiche. Cliquez sur Oui pour copier la catégorie vers la définition de dossier sélectionnée.
Notez que cette opération est irréversible !
5. Vous devez ensuite définir les paramètres de transfert des documents issus de la catégorie
d'origine. S'il s'avère nécessaire de créer des dossiers contenant des documents dont les
données d'index ne correspondent à aucun dossier existant, sélectionnez l'option Créer un
dossier si aucun dossier correspondant n'est détecté. En regard de Nombre de
documents à transférer, entrez 0 (zéro) pour déplacer tous les documents. Vous pouvez
également entrer une valeur faible (comprise entre 1 et 10) pour tester au préalable la
procédure de transfert. La valeur entrée dans Transférer les documents par blocs de
détermine le nombre de documents à déplacer dans le cadre d'un même appel client/serveur.
Une valeur élevée se traduit par un long délai avant la mise à jour du déroulement de
l'opération, tandis qu'une valeur faible donne lieu à un nombre élevé d'appels, qui risquent
d'affecter les performances globales du processus. La valeur entrée dans Abandonner le
transfert après X erreurs détermine le nombre d'erreurs autorisées avant que l'opération de
transfert ne soit abandonnée. Les motifs d'erreurs sont doubles (mappage incorrect ou
instance de workflow encore liée à un document à déplacer). Les tâches et les liens associés
à des documents ne provoquent toutefois pas d'erreurs.
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Didacticiels
7. Une fois le processus terminé, une page de synthèse s'affiche. Elle indique également le
nombre d'erreurs éventuelles. Vérifiez le journal des événements de Therefore™ Server, qui
contient des informations détaillées relatives aux erreurs.
L'ordre des champs d'une catégorie détermine également l'ordre des champs de données
d'index lorsque l'utilisateur affiche les données d'index dans l'application Therefore™ Mobile
et Therefore™ MFP Scan ou Print.
1. Ouvrez la catégorie appropriée. Dans cet exemple, nous allons ouvrir la catégorie Incoming
Invoices. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans une zone vide de la fenêtre de
catégorie. Un menu contextuel s'affiche. Sélectionnez l'option de menu Ordre des champs.
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Didacticiels
3. Dans cet exemple, nous allons modifier l'ordre des champs pour que le champ d'index
Customer Name devienne la première colonne de la liste de résultats de Therefore™
Navigator. Sélectionnez le champ d'index Customer Name. Cliquez sur le bouton En haut
pour faire passer le champ en tête de liste. Cliquez sur OK pour confirmer les modifications.
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Didacticiels
Il est possible de lier automatiquement des documents Therefore™. À cet effet, deux champs
d'index sont liés. Lorsque les valeurs de ces deux champs sont égales, un lien est
automatiquement créé. Nous allons, par exemple, lier un bon de commande, une facture et un avis
de livraison sur la base du champ Order No., qui figure sur ces trois documents.
Il est également possible de créer des liens manuels à l'aide de Navigator et Viewer.
1. Ouvrez la catégorie Purchase Order et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le champ
Order No. Sélectionnez Propriétés.
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Didacticiels
3. Procédez de même pour créer un lien avec la catégorie Signed POD. Lorsque vous avez
terminé, enregistrez la catégorie. Tous les documents nouveaux et existants possédant la
même valeur d'index (Order No.) sont désormais liés automatiquement. Pour afficher les
documents liés, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un document dans la liste de
résultats de Navigator et sélectionnez Afficher documents liés.
· Il est également possible de créer des liens vers des documents d'une même
catégorie.
· Seuls des champs du même type peuvent être liés. Il est également possible d'établir
un lien entre les champs suivants :
o Champ de type compteur numérique et champ numérique, puisqu'il s'agit dans les
deux cas de champs numériques.
o Champ de type compteur formaté et champ texte, puisqu'il s'agit dans les deux
cas de champs texte.
o Champs primaires ou dépendants d'un même type
Il est possible d'appliquer des expressions régulières à des champs de texte pour s'assurer que
des données d'index correspondent à un format spécifique (adresses électroniques, par exemple).
En pratique, cette fonction permet de s'assurer que les données d'index sont correctes lors de
l'enregistrement de documents dans Therefore™. La syntaxe d'expression régulière utilisée est
compatible avec celle en vigueur dans JavaScript.
1. Ouvrez la catégorie souhaitée et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le champ de
texte à vérifier à l'aide d'une expression régulière. Sélectionnez Propriétés.
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Didacticiels
3. Dans ce cas, nous avons choisi l'exemple d'e-mail de la liste de référence. Le deuxième champ
permet de tester l'expression et renvoie la mention « Aucune correspondance » jusqu'à ce que
l'utilisateur entre une expression correspondant à l'expression régulière spécifiée. Le dernier
champ est facultatif. Son contenu est affiché en tant qu'exemple lorsqu'un utilisateur entre
une valeur non gérée.
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Didacticiels
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la catégorie, le dossier ou le répertoire pour
lesquels vous voulez définir les permissions, puis sélectionnez Sécurité. La boîte de dialogue
Sécurité associée à la catégorie s'affiche et vous permet de définir les permissions requises.
Vous pouvez également définir des permissions plus spécifiques sur un document ou un dossier à
l'aide des entrées d'un dictionnaire de mots clés ou des champs primaires. Vous utilisez à cet effet
des sous-catégories.
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Didacticiels
1. Ouvrez la définition de dossier ou la catégorie pour laquelle vous voulez définir des permissions
basées sur des mots clés, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une zone vide et
choisissez Propriétés.
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Didacticiels
3. Développez la catégorie ou la définition de dossier pour laquelle vous avez créé des sous-
catégories ou des sous-dossiers. Un objet Sous-catégories/Sous-dossiers est affiché.
Cliquez dessus pour afficher la liste des sous-catégories ou sous-dossiers dans le volet droit.
4. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un mot clé et choisissez Sécurité.... Sélectionnez
ou ajoutez l'utilisateur/le groupe requis et définissez les permissions. Si, par exemple, un
utilisateur ne possède pas de permissions Lire pour un mot clé donné, il ne voit pas les
documents mémorisés dont le champ d'index contient ce mot clé.
Si un champ primaire est utilisé, l'identifiant unique doit IMPÉRATIVEMENT être un nombre
entier, mais les champs dépendants sont recensés dans la colonne de noms.
Il est possible de définir des permissions sur les champs d'index. Un champ peut être protégé pour
interdire sa lecture ou la modification de sa valeur, par exemple. Il est alors possible de stipuler
que des permissions spéciales sont accordées aux utilisateurs lors du traitement d'une tâche de
workflow spécifique. Ce mécanisme permet donc de protéger des champs d'index et d'accorder
des droits d'écriture à des utilisateurs pour l'exécution d'une tâche d'indexation déterminée
seulement, en s'assurant que la valeur n'est plus modifiable par la suite.
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Didacticiels
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le champ d'index et choisissez Sécurité....
2. Vous pouvez alors définir les utilisateurs et groupes, ainsi que les permissions appropriées.
3. En outre, il est possible d'accorder des permissions sur des champs d'index pour une tâche de
workflow manuelle seulement. Libre à vous, par exemple, d'accorder une permission de
modification à un champ doté d'une permission de lecture seule pour une tâche spécifique du
workflow. Pour ce faire, ouvrez la tâche manuelle et cliquez sur l'onglet Permissions
relatives aux champs d'index. La liste de tous les champs d'index de la catégorie ou de la
définition de dossier s'affiche. Vous pouvez définir des permissions individuellement ou
collectivement. Elles s'appliqueront uniquement à la tâche de workflow manuelle en question.
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Didacticiels
3. Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres, puis la catégorie. Lorsqu'un document est
mémorisé dans Therefore™ sous le même identifiant unique, Therefore™ insère dans tous les
autres champs les données issues du document existant.
Outre la fonctionnalité Mémoriser dans Therefore™, Therefore™ peut également être intégré à
l'Explorateur Windows® en affichant le référentiel de documents sous forme de vue arborescente.
Les administrateurs définissent le mode de mappage des valeurs de données d'index en une
structure arborescente, dans laquelle les utilisateurs peuvent ensuite naviguer. Un utilisateur
peut, par exemple, ouvrir le dossier « Finance », puis la catégorie « Facture », le dossier « Mars »
et, enfin, cliquer sur le nom du client pour afficher tous les documents associés à un client donné
en mars 2010.
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Didacticiels
1. Développez la catégorie pour laquelle vous souhaitez créer la vue. Cliquez avec le bouton droit
de la souris sur l'objet Vues arborescentes et sélectionnez Nouvelle vue arborescente...
2. La boîte de dialogue Nouvelle vue s'affiche. Assignez un nom à la vue arborescente. Vous
pouvez ensuite définir des niveaux basés sur les valeurs de champs d'index, qui seront affichés
sous forme de fichiers dans l'Explorateur Windows®. Dans le cas présent, nous allons définir le
premier niveau « Année ». Cliquez sur Ajouter et sélectionnez le champ d'index Date de
facture. Dans la zone de liste déroulante Fonction, sélectionnez ensuite Année. Nous
souhaitons activer l'ordre de tri Croissant. Nous allons donc sélectionner cette valeur dans
la dernière zone de liste déroulante.
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Didacticiels
3. Le deuxième niveau doit correspondre à « Mois ». Nous allons donc répéter la procédure
précédente, mais sélectionnons la fonction Mois au lieu d'Année.
4. Pour le troisième niveau, nous souhaitons stipuler les initiales des fournisseurs. Cliquez donc
sur Ajouter, puis sélectionnez le champ d'index Supplier Name (Nom du fournisseur).
Sous Fonction, sélectionnez ensuite Premier caractère.
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Didacticiels
5. Nous souhaitons enfin que le quatrième niveau corresponde au nom du fournisseur. Procédez
comme pour le troisième niveau, mais sans stipuler de fonction.
7. Pour utiliser cette vue, ouvrez l'Explorateur Windows® et, sous Poste de travail, cliquez sur
le dossier Therefore. Accédez ensuite via Finance (dossier Therefore™) à Facture
(catégorie Therefore™). Sélectionnez à présent l'année (premier niveau défini à l'étape 2),
puis le mois (2e niveau défini), puis l'initiale du client (3e niveau) et, enfin, le nom du client
(4e niveau défini).
En Amérique du Nord, seule une vue arborescente par catégorie peut être utilisée.
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Didacticiels
2. Vous définissez les sections Gauche, Centre et Droite du texte de l'en-tête/du pied de page
en entrant une chaîne ou en cliquant sur le bouton et en sélectionnant une variable dans
la liste. Diverses variables standard sont recensées, conjointement avec les champs d'index de
la catégorie.
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Didacticiels
3. Vous pouvez également définir les propriétés de la police et ajuster les marges de droite et de
gauche. Ceci fait, cliquez sur OK et mémorisez la catégorie.
Pour appliquer l'en-tête/le pied de page aux documents imprimés dans Therefore™, l'option
d'affichage doit être réglée sur Therefore Multi-format Viewer, plutôt que sur l'application
native.
Seules les traductions dans les langues prises en charge par l'interface utilisateur de
Therefore™ sont acceptées.
1. Ouvrez la catégorie ou la définition de dossier. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur
une partie vide de la boîte de dialogue, puis sélectionnez Langue. Le menu latéral qui
s'affiche contient la liste des langues actuellement disponibles. Sélectionnez Traduction pour
ouvrir la boîte de dialogue de traduction.
2. Sélectionnez la langue source à partir de laquelle seront traduits les termes. Sélectionnez
ensuite la langue cible. La colonne Texte source contient les termes dans la langue source.
La colonne Typevous indique où sont utilisés les termes (désignation de champ, désignation
d'étiquette, nom de catégorie ou description de catégorie, par exemple). Entrez la traduction
de chaque terme dans la colonne Traduction.
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Didacticiels
3. Étant donné que les désignations de champ et d'étiquette sont souvent identiques, de
nombreuses entrées apparaissent deux fois. Utilisez la fonction de traduction automatique
pour éviter d'avoir à entrer deux fois le même texte. Entrez la traduction d'un des types, puis
sélectionnez les champs vides et cliquer sur le bouton Traduction automatique dans la barre
supérieure. Les champs traduits automatiquement sont identifiés par la couleur verte.
· Pour que la fonction de traduction automatique fonctionne, les noms doivent être
exactement identiques.
· Vous pouvez également utiliser la fonction de traduction automatique pour des
catégories ou des dossiers distincts, afin de simplifier la traduction d'objets
complémentaires.
4. Vérifiez tout terme traduit automatiquement. Cliquez ensuite sur la coche verte dans la barre
supérieure pour vous assurer que vos traductions ne dépassent pas la longueur des champs
d'étiquette de l'original. Si aucun terme traduit n'est tronqué, le message « Aucun problème
détecté » s'affiche. Si un terme traduit dépasse la longueur de l'étiquette correspondante,
un avertissement s'affiche. Il est recommandé de retourner dans la boîte de dialogue de la
catégorie et d'agrandir l'étiquette pour éviter que le texte ne soit tronqué.
5. Lorsque tous les termes sont traduits, mémorisez vos modifications. Pour vérifier vos
traductions, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la catégorie, ouvrez l'option Langue
et sélectionnez la nouvelle langue. Le contenu de la boîte de dialogue Catégorie est
immédiatement disponible dans la langue que vous avez sélectionnée.
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Didacticiels
Les traductions issues d'un fichier texte Unicode doivent être importées sur le système
d'où elles ont été exportées.
1. Pour afficher et gérer toutes les traductions que contient le référentiel, cliquez sur l'icône
de traduction dans le menu d'en-tête de Therefore™ Solution Designer.
12.4.2 Répertoires
Vous pouvez créer et imbriquer des répertoires pour classer les catégories par groupes logiques et
proposer un groupement hiérarchique simple de catégories. Un répertoire permet également
d'ajouter des permissions à plusieurs catégories. En réglant toutes les catégories d'un répertoire
sur Hérite les permissions de l'objet parent, seules les permissions du répertoire doivent être
définies, plutôt que celles de chaque catégorie.
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Didacticiels
1. Développez la section Création. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet
Catégories. Sélectionnez l'option Nouveau répertoire du menu contextuel.
3. Vous disposez des techniques glisser-déposer standard pour placer une catégorie dans un
répertoire.
Vous pouvez définir les permissions associées au répertoire, puis transférer toutes les
catégories que contient le répertoire, sous réserve que l'option Hérite les permissions de
l'objet parent soit activée, ce qui est le cas par défaut.
Un dictionnaire des mots clés contient des chaînes de texte prédéfinies qui peuvent être ajoutées
à une catégorie sous forme de champ d'index de mot clé. Si les documents sont mémorisés dans
cette catégorie, l'utilisateur peut sélectionner un mot clé dans une liste déroulante. Lorsqu'il
recherche un document, il peut sélectionner une valeur de mot clé pour affiner les résultats de la
recherche.
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Dictionnaire des mots clés et
sélectionnez l'option de menu Nouveau dictionnaire....
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Didacticiels
2. La fenêtre Dictionnaire s'ouvre. Entrez le nom du nouveau dictionnaire des mots clés, soit
dans le cas présent New Purchases. Cliquez sur le bouton Ajouter. Un nouveau mot clé est
ajouté la liste de mots clés. Assignez-lui le nom « General Office ».
· les mots clés sont des valeurs d'index de type chaîne de caractères. Leur longueur
maximale est de 60 caractères.
· Les mots clés devraient être courts, surtout s'ils sont utilisés dans un champ Mot clé
multiple.
· Une liste de mots clés ne doit pas dépasser 300 entrées par défaut. Si vous ajoutez plus
de 300 mots clés, seuls les 300 premiers sont affichés dans la liste déroulante. Vous
pouvez modifier cette limite sur l'onglet Avancé à l'aide de Max Size of Keyword List
sous l'objet Général.
Nous allons à présent ajouter un champ de mot clé à la catégorie Quotes créée à la rubrique
Création d'une catégorie.
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la boîte de dialogue de la catégorie pour afficher
le menu contextuel. Sélectionnez l'option de menu Nouveau mot clé simple, puis New
Purchases.
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Didacticiels
2. Une fenêtre Propriétés s'affiche. Donnez à la catégorie le nom Reason for purchase? et
cliquez sur le bouton OK.
3. Une fois alignée, la catégorie se présente comme suit. Mémorisez-la lorsque vous aurez
terminé.
1. Cliquez sur le dictionnaire des mots clés à renommer. Le volet droit recense tous les mots clés.
Double-cliquez sur un mot clé et renommez-le, puis appuyez sur la touche ENTRÉE du clavier
ou cliquez sur la souris.
Si une entrée de mot clé existante est modifiée, TOUS les documents contenant ce mot clé
sont automatiquement mis à jour, y compris les documents ayant fait l'objet d'une migration.
Les tables référencées permettent aux champs d'index de faire référence à des données
hébergées dans une base de données externe.
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Didacticiels
Dans cet exemple, nous partons du principe que la table de base de données externe Employees
correspond à une vue de notre base de données Therefore™.
1. La table doit être intégrée à la base de données Therefore™. Pour ce faire, vous créez
généralement une vue de la base de données externe. Dans les systèmes Therefore™ où le
serveur Therefore™ ne peut pas accéder à la base de données externe (Therefore™ Online,
par exemple), vous disposez de la fonction de réplication de table.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Tables référencées et sélectionnez Nouvelle
table référencée...
Lorsqu'une table référencée est définie, vous pouvez ajouter les champs qu'elle contient à une
catégorie en tant que champs d'index. Nous allons l'ajouter à la catégorie Quotes, créée à la
rubrique Création d'une catégorie, puis étendue en ajoutant un dictionnaire des mots clés à une
catégorie.
Comment ajouter les champs extraits d'une table référencée à une catégorie ?
1. Ouvrez la catégorie et cliquez avec le bouton droit de la souris dans la boîte de dialogue.
Sélectionnez l'option de menu Nouveau champ primaire. Un sous-menu des tables
référencées s'affiche alors. Sélectionnez Employees.
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Didacticiels
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Didacticiels
4. Nous allons maintenant ajouter un champ Department. Il s'agit d'un champ dépendant qui
est lié au champ d'index Employee No. que nous venons de créer. Cliquez avec le bouton
droit de la souris dans la boîte de dialogue et choisissez Nouveau champ dépendant,
Employee No., puis Department.
5. Renseignez le champ Désignation comme indiqué et acceptez la valeur par défaut des autres
propriétés. Cliquez sur le bouton OK.
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265
Didacticiels
Les gabarits de requête multi-catégories permettent d'interroger plusieurs catégories en une seule
requête. Dans le cadre de ce didacticiel, nous allons créer un gabarit de requête associé à deux
catégories, Devis et Bons de livraison, en vue de vérifier la facture entrante.
Depuis Therefore™ 2014, la fonction de gestion des dossiers permet de regrouper les
catégories en classeurs numériques. À moins qu'il ne soit préférable de ne pas intégrer les
catégories à une définition de dossier, nous recommandons d'utiliser la fonction de gestion
des dossiers pour rechercher des documents dans plusieurs catégories.
267
267
Didacticiels
3. Ces deux catégories partagent un élément commun, Réf salariés. Cliquez avec le bouton droit
de la souris dans la boîte de dialogue et sélectionnez Nouveau champ type de données
défini par l'utilisateur, puis Salariés. (Réf salariés correspond à la clé primaire de la table
Salariés.)
6. Mémorisez le gabarit de requête en cliquant avec le bouton droit de la souris dans la boîte de
dialogue et sélectionnez Mémoriser gabarit de requête. Assignez-lui le nom Accounts
Payable.
269
269
Didacticiels
12.4.6 Rapports
Les rapports vous proposent une vue d'ensemble des processus métier gérés par le système
Therefore™. Therefore™ prend en charge la création de rapports à l'aide de Microsoft® SQL
Server® Reporting Services et Microsoft® Power BI.
Le module Reporting s'appuie sur Microsoft SQL Server Reporting, c'est pourquoi Reporting
Services doit être installé. Un lien est établi entre ce service et la base de données Therefore™.
Les définitions de rapport (fichiers .rdl) et les informations concernant l'abonnement sont
mémorisées dans Reporting Services. Qu'il s'agisse d'une demande ponctuelle (rapport ad-hoc) ou
qu'ils soient planifiés dans le cadre d'un abonnement, les rapports sont générés par Reporting
Services, puis mémorisés dans Therefore™.
Pour gérer ce module dans Therefore™ Solution Designer, SQL Server Reporting Service doit être
configuré correctement. Vous devez enfin définir divers paramètres dans l'assistant Therefore™
Configuration Wizard.
Voir aussi
· Configuration requise
· Comment définir un rapport ?
· Comment créer un abonnement au rapport ?
· Comment personnaliser un rapport ou un gabarit de rapport ?
Microsoft Power BI
Les rapports sont définis et gérés dans Therefore™ Solution Designer. Le didacticiel suivant décrit
la procédure de définition d'un rapport à partir des gabarits de rapport par défaut importés dans le
cadre de l'installation.
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nœud Rapports dans Therefore™ Solution
Designer et sélectionnez Définir nouveau rapport.
Vous pouvez également utiliser vos propres fichiers .rdl en sélectionnant Ajout du rapport
existant. Recherchez ensuite le fichier.
271
271
Didacticiels
3. Assignez au rapport le nom Sales Report. Le rapport apparaîtra sous ce nom dans
Therefore™ Solution Designer. Le titre Sales per Customer (Ventes par client) figurera
dans le document en tant que tel. Une fois la catégorie choisie, sélectionnez l'option de
regroupement Customer Name (Nom client). Sélectionnez les champs de date et de
montants appropriés dans la catégorie. Définissez le paramètre d'ordre sur Name (Nom) pour
classer les clients par ordre alphabétique.
· Seuls les champs mémorisés dans la définition de catégorie peuvent être utilisés à titre
de paramètres du rapport.
· Définissez les champs dépendants sur Redondance synchronisée ou Eléments
redondants modifiables pour pouvoir les utiliser à titres de paramètres du rapport.
273
273
Didacticiels
Vous pouvez également définir des périodes personnalisées à l'aide des fonctions VBScript.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation VBS de Microsoft.
1. Une fois les paramètres du rapport définis, accédez à l'onglet Abonnement dans le haut de la
fenêtre. Ces paramètres permettent de générer automatiquement des rapports et de les
mémoriser dans la catégorie Rapports de Therefore™ à fréquence prédéfinie. Dans cet
exemple, définissez le format du rendu sur PDF et la fréquence de génération du rapport sur
Tous les mois. Étant donné que nous voulons générer un nouveau rapport le premier de
chaque mois, ne désactivez pas les cases associées aux mois et entrez 1 dans le champ Jours
civils. Cochez la case Envoyer courrier et renseignez tous les champs requis si vous
souhaitez qu'une notification soit envoyée lorsqu'un nouveau rapport est généré.
275
275
Didacticiels
2. Maintenant que vous avez défini le rapport, il apparaît dans la liste associée au nœud
Rapports. Pour tester la configuration, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rapport
que vous venez de définir et sélectionnez Afficher rapport ad-hoc. Le rapport s'affiche alors
directement dans Therefore™ Solution Designer. Notez qu'il ne s'agit que d'un aperçu que
vous ne pouvez pas mémoriser.
Étant donné que le module Reporting s'appuie sur SQL Server Reporting, vous pouvez
personnaliser les rapports en fonction de vos besoins. Pour personnaliser les rapports, vous devez
installer un éditeur .rdl. Nous vous recommandons de télécharger la version gratuite de Microsoft
SQL Report Builder compatible avec la version de votre base de données.
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un rapport défini ou un gabarit de rapport et
sélectionnez Modifier rapport. Le rapport s'ouvre dans Microsoft SQL Report Builder.
277
277
Didacticiels
2. Vous pouvez le personnaliser en fonction de vos besoins en modifiant les paramètres, les
images, les styles et autres réglages. Bien que certaines fonctions SQL Report Builder soient
décrites à la section Référence, consultez la documentation Microsoft pour obtenir des
informations détaillées. Vous y accédez aisément en appuyant sur F1 lorsque l'application est
ouverte.
· Pour tester à tout moment votre rapport, sélectionnez Exécuter dans l'angle supérieur
gauche. Vous devez pour ce faire disposer d'un accès au serveur de rapports, c'est
pourquoi la fonctionnalité n'est pas disponible dans des systèmes hébergés tels que
Therefore™ Online. Si vous utilisez un système hébergé, nous vous recommandons de
modifier le rapport en mode hors ligne, puis de le télécharger à l'aide de la fonction Ajout
du rapport existant.
· Cette procédure ne fonctionne que si vous modifiez un rapport défini et NON un gabarit.
· Tout paramètre utilisé dans Therefore™ Solution (The_Category, par exemple) requiert le
préfixe : The_ dans la définition du rapport. Les paramètres liés aux rapports de catégorie
et de workflow (figurant dans les gabarits de rapport) sont les suivants :
· The_Title
· The_Category
· The_WFProcessNo
· The_WFTaskName
· The_ReportStart
· The_ReportEnd
· The_Field_String_XXX
· The_Field_Date_XXX
· The_Field_Money_XXX
· The_Select_XXX
· Vous pouvez utiliser des paramètres de catégories autres que Therefore issus de
rapports personnalisés. Types de données valides que vous pouvez utiliser dans ces
paramètres : chaîne, nombre entier, valeur décimale, date, booléen.
3. Une fois le rapport modifié, enregistrez-le et fermez Report Builder. Therefore™ Solution
Designer détecte les modifications et vous pouvez les confirmer et les mémoriser à l'aide de la
fenêtre contextuelle qui s'affiche.
279
279
Didacticiels
12.4.6.2 Power BI
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nœud Power BI et sélectionnez Nouveau jeu
de données...
2. Assignez un nom au jeu. Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez le
type de jeu de données à télécharger.
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281
Didacticiels
Sélectionnez la catégorie ou le dossier d'où seront téléchargées les données. Tous les champs
d'index sont recensés. Cochez les champs à inclure dans le téléchargement.
· Vous pouvez définir des fonctions pour certains types de champs.
· Vous pouvez filtrer les jeux de données à l'aide d'un champ de date.
· Vous pouvez configurer la fréquence à laquelle les données doivent être téléchargées.
Sélectionnez le processus de workflow d'où seront téléchargées les données. Sélectionnez ensuite
le type de rapport. En ce qui concerne les types de tâches, vous devez également sélectionner
une tâche. Définissez ensuite la granularité du rapport et les états de tâche à télécharger.
· Vous pouvez filtrer le jeu de données.
· Vous pouvez configurer la fréquence à laquelle les données doivent être téléchargées.
Voir aussi
· Configuration requise
1. Une fois les jeux de données téléchargés, vous pouvez configurer les rapports directement
dans l'application Power BI. Pour obtenir des informations complémentaires sur la création de
rapports, consultez la documentation Microsoft : https://powerbi.microsoft.com/en-us/
support/.
2. Pour afficher les rapports dans le tableau de bord Therefore™ Navigator, vous devez au
préalable extraire l'URL de partage de l'application Power BI. Entrez-la dans le champ URL des
tableaux de bord dans la boîte de dialogue Options de Therefore™ Navigator.
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283
Didacticiels
2. Lors de l'installation, vous devez également spécifier la langue de la liste de mots parasites
(tels que « je », « suis »). Ces mots sont exclus de l'indexation. Remarque : vous pouvez
modifier cette liste si besoin est. Remarque : certaines combinaisons de langues excluent les
mots parasites des deux langues.
3. Outre la prise en charge prédéfinie d'un nombre élevé de formats de fichier (voir http://
support.dtsearch.com/faq/dts0103.htm), Therefore™ gère la recherche fulltexte dans divers
formats d'image. Pour activer cette fonction, ouvrez les paramètres de recherche fulltexte et
sélectionnez les langues OCR qui seront utilisées pour effectuer une reconnaissance OCR dans
les fichiers d'image. Les fichiers TIFF et PDF contenant des images uniquement sont traités
par défaut, mais vous pouvez inclure d'autres types d'image dans les paramètres fulltexte
avancés.
4. La recherche fulltexte est activée par défaut dans une nouvelle catégorie. Le cas échéant,
vous pouvez la désactiver dans les paramètres avancés de la catégorie.
2. Ouvrez Therefore™ Console, sélectionnez le menu Full-Text, puis l'option Rebuild Index
(Régénérer l'index). L'index est alors régénéré en fonction de la nouvelle liste de mots
parasites et de la langue définie dans la section Fulltexte de l'onglet Avancé de la boîte de
dialogue Paramètres.
Notez que le fichier de mots parasites modifié est remplacé lors d'une mise à niveau. Il est
donc nécessaire de le copier et de le remplacer après la mise à niveau. Il n'est toutefois
pas nécessaire de régénérer l'index.
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285
Didacticiels
La configuration d'un dictionnaire des synonymes permet d'aider les utilisateurs à rechercher des
documents dans Therefore™ Navigator. Vous pouvez configurer le dictionnaire des synonymes de
sorte à proposer des synonymes et les termes équivalents dans d'autres langues. Si le dictionnaire
des synonymes est configuré correctement, toute recherche du terme « paiement » identifierait
également les documents contenant « règlement » et « encaissement ». Le dictionnaire des
synonymes permet également d'effectuer des recherches dans plusieurs langues. Une recherche
portant sur le terme « Facture » identifierait par exemple « Invoice » (anglais) ou
« Rechnung » (allemand).
Le dictionnaire des synonymes est configuré comme un fichier XML et doit être mémorisé dans le
répertoire de Therefore™ Server. Indiquez ensuite le nom du fichier dans les paramètres avancés
de l'objet Recherche texte intégral. Vous trouverez facilement des informations complémentaires
concernant XML et sa syntaxe sur Internet.
<Item>
<Name>Facture</Name>
<Synonyms>Invoice Rechnung Facture</Synonyms>
</Item>
où le terme d'origine est placé entre les marqueurs <Name> et ses synonymes entre les
marqueurs <Synonyms>.
3. Le format de votre fichier de dictionnaire des synonymes devrait être similaire à l'exemple ci-
dessous.
Vous pouvez créer directement dans Therefore™ des utilisateurs et des groupes qui sont
totalement indépendants de Windows® Active Directory® ou LDAP. Les utilisateurs et les groupes
Active Directory® ou LDAP existants qui sont associés à Therefore™ (parce qu'ils sont utilisés
dans un workflow, par exemple) figurent également dans la liste.
1. La première étape consiste à vérifier que dans les paramètres avancés, Enable Mixed
Security (Activer la sécurité mixte) est réglé sur « True ». Si Enable Mixed Security
(Activer la sécurité mixte) est réglé sur « False », activez le paramètre en le réglant sur
« True ». Redémarrez ensuite le service Therefore™ Server et ouvrez à nouveau Solution
Designer. Cette opération peut être exécutée lors de l'installation (consultez le guide
d'installation).
287
287
Didacticiels
3. Dans la boîte de dialogue Paramètres utilisateur, entrez un nom d'utilisateur et une adresse
électronique. Le compte est activé et l'utilisateur doit changer de mot de passe lors de la
connexion suivante. Pour ajouter l'utilisateur à un groupe, cliquez sur Ajouter..., pour le
supprimer d'un groupe, cliquez sur Supprimer. Une fois l'opération terminée, cliquez sur OK.
289
289
Didacticiels
4. Entrez le mot de passe et cliquez sur OK. Les règles qui régissent la complexité des mots de
passe sont configurées dans les paramètres avancés.
5. Le nouvel utilisateur figure maintenant dans la liste. Les utilisateurs Therefore™ sont identifiés
à l'aide de l'icône .
· Répétez la procédure pour créer des groupes. Vous pouvez également ajouter des groupes à
partir d'Active Directory®, par exemple.
· Un utilisateur peut être ajouté à un groupe via la boîte de dialogue Paramètres
utilisateur.
· Pour que les nouveaux utilisateurs ou groupes soient autorisés à manipuler les
répertoires, les documents et autres objets, vous devez définir les permissions
appropriées.
Les profils d'indexation permettent de capturer des données d'index lors de la mémorisation de
documents dans Therefore™. Vous trouverez ci-dessous une liste d'exemples d'utilisation.
· Comment importer un lot de fichiers dans Therefore™ si les données d'index sont mémorisées
dans un fichier de données XML associé ?
· Comment importer un lot de fichiers dans Therefore™ si les données d'index sont mémorisées
dans un fichier de données texte associé ?
· Comment assurer la migration de fichiers vers Therefore™ à partir d'une structure
arborescente ?
Mémorisation automatique
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291
Didacticiels
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Profils d'indexation et sélectionnez Nouveau
profil de fichier.
2. Entrez un nom descriptif. Cliquez sur le bouton Parcourir en regard d'Extracteur de données et
sélectionnez Extracteur de données PDF.
293
293
Didacticiels
À l'aide de la souris, dessinez un rectangle autour des données requises. Dans la boîte de dialogue
d'indexation qui s'affiche, la position des données au sein du fichier est déjà renseignée. Assignez
un nom (Nº de facture, par exemple) à l'élément. Nous souhaitons également utiliser cet élément
pour créer un séparateur de document, c'est pourquoi nous sélectionnons l'option En cas de
modification. Cliquez sur OK pour mémoriser les paramètres. Le cas échéant, ajoutez d'autres
données d'index. Pour tester les données d'index, cliquez sur Test. Une fois l'opération terminée,
cliquez sur OK.
Les informations résident dans une pièce jointe XML intégrée au fichier PDF/A-3 (une
facture conforme à la norme ZUGFeRD, par exemple)..
1. Cliquez sur Ajouter, puis choisissez Ajouter une pièce jointe. Assignez un nom à l'élément,
puis spécifiez la pièce jointe à extraire. S'il n'existe qu'un seul fichier XML, vous pouvez stipuler
*.xml. Dans le cas contraire, définissez le nom exact.
2. Vous devez ensuite définir un nouvel extracteur de données XML. Reportez-vous à Extraction
de données d'un fichier XML. Définissez à présent l'extracteur de données XML de sorte à
utiliser la pièce jointe PDF en tant que source de données. Pour ce faire, cliquez sur l'icône
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295
Didacticiels
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Profils d'indexation et sélectionnez Nouveau
profil de fichier.
2. Entrez un nom descriptif. Cliquez sur le bouton Parcourir en regard d'Extracteur de données et
sélectionnez Extracteur de données XML.
297
297
Didacticiels
· En ce qui concerne les fichiers XML qui utilisent des espaces de noms, copiez la
déclaration namespace dans le fichier XML et utilisez-la dans le cadre de la fonction
SetNamespaces.
Reportez-vous au script.
Prenons l'exemple d'un fichier XML avec trois espaces de noms (extraits de ZUGFeRD
Datenformat Version 1.0, 25.6.2014 Beispiel Version 29.09.2014) :
<rsm:CrossIndustryDocument
xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:15"
xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusine
ssInformationEntity:12"
xmlns:rsm="urn:ferd:CrossIndustryDocument:invoice:1p0">
<rsm:SpecifiedExchangedDocumentContext>
<ram:TestIndicator>
<udt:Indicator>true</udt:Indicator>
</ram:TestIndicator>
<!-- Im Echtbetrieb muss der TestIndicator entweder
vollständig entfallen oder auf false stehen. -->
<ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
<ram:ID>urn:ferd:CrossIndustryDocument:invoice:1p0:basic</
ram:ID>
</ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
</rsm:SpecifiedExchangedDocumentContext>
<rsm:HeaderExchangedDocument>
<ram:ID>471102</ram:ID>
<ram:Name>RECHNUNG</ram:Name>
<ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
<ram:IssueDateTime>
<udt:DateTimeString format="102">20130305</
udt:DateTimeString>
</ram:IssueDateTime>
<ram:IncludedNote>
<ram:Content>Rechnung gemäß Bestellung vom 01.03.2013.</
ram:Content>
</ram:IncludedNote>
<ram:IncludedNote>
<ram:Content>Lieferant GmbH Lieferantenstraße 20 80333
München Deutschland Geschäftsführer: Hans Muster
Handelsregisternummer: H A 123 </ram:Content>
</ram:IncludedNote>
<ram:IncludedNote>
<ram:Content>Unsere GLN: 4000001123452 Ihre GLN:
4000001987658 Ihre Kundennummer: GE2020211 Zahlbar innerhalb
30 Tagen netto bis 04.04.2013, 3% Skonto innerhalb 10 Tagen
bis 15.03.2013.</ram:Content>
</ram:IncludedNote>
</rsm:HeaderExchangedDocument>
<rsm:SpecifiedSupplyChainTradeTransaction>
</rsm:CrossIndustryDocument>
Le script correspondrait à :
dim namespaces(2)
namespaces(0) =
"xmlns:udt='urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:15
'"
namespaces(1) =
"xmlns:ram='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusin
essInformationEntity:12'"
namespaces(2) =
"xmlns:rsm='urn:ferd:CrossIndustryDocument:invoice:1p0'"
SetNamespaces(namespaces)
Pour faire appel à toute fonction Extract, utilisez le marqueur et l'espace de noms. À
titre d'exemple, pour extraire l'ID, utilisez :
ExtractListXPath("rsm:CrossIndustryDocument/
rsm:HeaderExchangedDocument/ram:ID")
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299
Didacticiels
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Profils d'indexation et sélectionnez Nouveau
profil de fichier.
2. Une fois tous les champs d'index définis, nous devons également assigner un nom à l'élément
qui définit les fichiers de référence composant le document. Dans l'exemple illustré, il s'agit du
4e élément, que nous allons appeler FileName. Cliquez ensuite sur OK pour fermer la boîte de
dialogue Extracteur de données.
301
301
Didacticiels
1. Dans l'application Microsoft Office, accédez à l'onglet Therefore™, puis sélectionnez Nouveau
profil d'indexation sous Création de profil.
2. Définissez le nom du profil et assignez la catégorie dans laquelle seront mémorisés les
documents. Vous pouvez maintenant mettre en correspondance les champs de la catégorie.
Cliquez dans la liste déroulante, qui contient tous les contrôles de gabarit dont le titre a été
défini. Sélectionnez le contrôle correspondant au champ d'index. Vous pouvez également
cliquer sur le bouton Parcourir associé à Affectation pour définir des fonctions de script
avancées.
3. Les permissions associées au profil d'indexation peuvent être définies dans Therefore™
Solution Designer.
Vous pouvez également créer et gérer des profils d'indexation directement dans
Therefore™ Solution Designer.
303
303
Didacticiels
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Profils d'indexation et sélectionnez Nouveau
profil pour e-mail.
2. Entrez un nom descriptif. Vous pouvez ajouter un filtre en vue d'exclure certains e-mails, par
exemple. Sélectionnez à présent la catégorie de mémorisation des documents. Si vous avez
configuré l'ajout automatique dans les propriétés de catégorie, vous pouvez spécifier dans
Mode d'ajout automatique une option autre que Catégorie par défaut. Vous pouvez
maintenant mettre en correspondance les champs de la catégorie. La liste déroulante contient
divers champs e-mail standard, mais vous pouvez également affecter des champs et gérer les
erreurs par le biais de fonctions de script.
305
305
Didacticiels
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Profils d'indexation et sélectionnez Nouveau
profil de document signé.
2. Définissez le nom du profil, puis sélectionnez la catégorie dans laquelle sera mémorisé le
document signé. Pour extraire les données d'index du document envoyé pour signature, cliquez
sur la flèche Affectation et sélectionnez le champ de données d'index sous Catégorie de
document existante.
3. Si les données d'index doivent être extraites du contenu du document signé, vous pouvez
utiliser un extracteur de données PDF, comme indiqué dans le didacticiel ci-dessus.
1. Utilisez un profil d'indexation adapté au type de fichier en pièce jointe (voir exemples ci-
dessus).
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Profils d'indexation et sélectionnez Nouveau
profil de fichier.
2. Entrez un nom descriptif. Dans ce cas de figure, il est inutile de définir un extracteur de
données. Il suffit d'utiliser l'objet File.Name (voir Objets et fonctions) lors de l'assignation des
données d'index.
Une fois l'extraction des données d'index définie, l'étape suivante consiste à définir les éléments à
mémoriser dans Therefore™.
Le fichier en tant que tel doit être mémorisé.
Puisque cette option est activée par défaut, il suffit de définir la catégorie dans laquelle le
document doit être mémorisé.
Les fichiers à mémoriser sont définis par un fichier de données XML ou texte.
Sélectionnez la catégorie dans laquelle doit être mémorisé le document, puis cliquez sur le bouton
Parcourir associé à Script et entrez le script :
307
307
Didacticiels
dim IxDataCaseHeader
dim CreateParams(0)
CreateParams(0) = "IndexData" ' we want an index data object - currently
that's the only one supported
dim CreateParamsVar
CreateParamsVar = CreateParams
309
309
Didacticiels
1. La dernière étape de la procédure de définition d'un profil d'indexation consiste à assigner les
champs d'index. Tous les champs d'index spécifiés dans le cadre de l'étape d'extraction de
données sont recensés dans la zone de liste déroulante. Vous pouvez toutefois définir d'autres
fonctions de script et activer la validation ou la gestion des erreurs en cliquant sur le bouton
Parcourir associé à Affectation. Pour tester le profil entier, cliquez sur Test et sélectionnez un
document test. Cliquez sur OK pour mémoriser le profil d'indexation.
· Si une variable a été définie dans un script, entrez son nom afin de l'utiliser pour assigner
un champ d'index.
· Lorsque le format de date des documents à importer n'est pas identique au format de
date utilisé par le système d'exploitation de la machine sur laquelle s'exécute Document
Loader, vous pouvez utiliser la fonction ToDate. Si, par exemple, le format de date en
vigueur dans les documents correspond à JJ.MM.AAAA, mais que le système utilise un
autre format, vous pouvez entrer le texte suivant dans le cadre de l'affectation de
champs d'index ci-dessus : ToDate(Extract("Invoice Date"), "DD.MM.YYYY").
· L'importation de lignes nécessite l'utilisation d'un script. Exemple : une table intitulée
« myTable » contenant deux colonnes : « Text » et « Number ».
<myTable>
<Text> Text1 </Text>
<Number> 1 </Number>
</myTable>
<myTable>
<Text> Text2 </Text>
<Number> 2 </Number>
</myTable>
Les profils de gabarit Therefore™ permettent de créer des documents à l'aide de deux types de
gabarits :
Formulaires Therefore™
· Création d'un document Therefore™ basé sur un gabarit (modèle) Microsoft Office
· Création d'un document Microsoft Word basé sur un dossier ou un document Therefore™
· Création d'un e-mail Outlook basé sur un dossier ou un document Therefore™
Conçu par le créateur plus évolué de catégories, qui intègre des options d'ajout d'images, de
couleurs, de polices, etc., un formulaire Therefore™ s'apparente à une boîte de dialogue
contenant des données d'index. Le concept de formulaire s'appuie sur deux niveaux d'accès, l'un
authentifié, l'autre, non authentifié. Les utilisateurs authentifiés disposent d'un compte
Therefore™. Ils sont autorisés à accéder aux formulaires, à les renseigner et à les envoyer à l'aide
de Therefore™ Navigator ou de Therefore™ Web Access. Les utilisateurs non authentifiés, en
revanche, ne possèdent pas de compte utilisateur Therefore™. Ils entrent et envoient des
données en accédant à un formulaire Therefore™ hébergé sur un site Web public.
311
311
Didacticiels
1. Ouvrez la catégorie ou le dossier à partir desquels sera créé le document. Créez la disposition
requise en personnalisant la boîte de dialogue. Si besoin est, ajoutez une image à partir du
menu contextuel associé aux catégories. Dans les paramètres de catégorie avancés, vous
pouvez régler Mode document vide de sorte à autoriser, imposer ou interdire l'ajout de fichiers
au formulaire. Si un formulaire ne contient que des données d'index et pas de fichier, Mode
page de garde peut être réglé de sorte à afficher le document en tant que formulaire
renseigné.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Profils de gabarit et choisissez Nouveau profil
de gabarit de formulaire. Assignez un nom au profil, puis spécifiez :
· La catégorie ou le dossier à renseigner (Catégorie/dossier cible)
· Si le formulaire renseigné doit être basé sur un document existant, la catégorie/le
dossier source doivent être spécifiés et les champs requis assignés. Cliquez dans la liste
déroulante Affectation pour recenser tous les champs de données d'index dans
Catégorie/dossier source.
· Pour limiter le formulaire à certains utilisateurs ou groupes, ouvrez Therefore™ Solution
Designer, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le profil de gabarit et sélectionnez
Sécurité. Les utilisateurs qui disposent de la permission Lire sont autorisés à ouvrir et
utiliser le gabarit à partir du menu du ruban Therefore™ Navigator. Pour mémoriser un
nouveau formulaire, les utilisateurs doivent également être autorisés à mémoriser des
documents dans la catégorie.
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313
Didacticiels
3. Le groupe d'utilisateurs Therefore™ pourra par défaut afficher et ouvrir ce gabarit à partir du
menu du ruban dans Therefore™ Navigator ou Therefore™ Web Navigator. Pour renseigner le
formulaire à partir des données d'index d'un document existant, commencez par sélectionner
ce dernier, puis choisissez le gabarit.
Création d'un document à partir d'un formulaire Therefore™ (accès non authentifié)
315
315
Didacticiels
3. Pour intégrer un formulaire à un site Web, vous pouvez utiliser un iFrame HTML :
NOM_SERVEUR : Nom ou adresse IP de la machine sur laquelle s'exécute Therefore™ Web Access.
Nº CATÉGORIE : Pour extraire le numéro de la catégorie, ouvrez-la et cliquez sur Propriétés.
BORDURE : Largeur de la bordure qui entoure le cadre en pixels.
LARGEUR/HAUTEUR : Largeur et hauteur en pixels.
· Si cette fonction est autorisée ou obligatoire dans les paramètres avancés de catégorie,
vous pouvez ajouter des fichiers au formulaire en cliquant sur Pièces jointes et en
sélectionnant Ajouter une pièce jointe.
· Il est également possible d'accéder directement au formulaire à l'aide de l'URL.
· Chaque formulaire Web possède par défaut un bouton d'envoi libellé comme suit :
ENVOYER. Pour modifier la désignation, ajoutez &submit=TEXTE DU BOUTON ENVOYER.
· Un message s'affiche par défaut lorsqu'un formulaire a été envoyé. Si vous préférez
renvoyer l'utilisateur à une autre page Web, ajoutez &form_suc=URL DE PAGE APRÈS
ENVOI
<iframe id="theIFrame" src="http://NOM_SERVEUR/TWA/Form.aspx?CtgryNo=Nº
CATÉGORIE&submit=TEXTE DU BOUTON ENVOYER&form_suc=URL DE PAGE APRÈS ENVOI"
frameborder="BORDURE" width="LARGEUR" height="HAUTEUR"></iframe>
· Si le formulaire doit être signé par l'utilisateur avant d'être envoyé, reportez-vous à
Remplissage et signature d'un formulaire.
Pour ajouter des contrôles à un modèle Microsoft Office, l'onglet Développeur doit être
activé dans le ruban. Pour ce faire, sélectionnez Options sur l'onglet Fichier dans Microsoft
Office 2013, par exemple.
1. Ouvrez le modèle Microsoft Office (un modèle Microsoft Word, par exemple). Cliquez sur
l'onglet Therefore™ dans le menu. Sous Création de profil, sélectionnez Nouveau profil de
gabarit.
317
317
Didacticiels
2. Assignez un nom au profil. Cliquez sur le bouton Parcourir et spécifiez le modèle Microsoft
Office actuellement ouvert. Pour achever la configuration du profil de gabarit, nous devons
configurer un profil d'indexation qui mappe les contrôles extraits du gabarit sur la catégorie
Therefore™ dans laquelle sera mémorisé le document. Cliquez sur OK pour mémoriser le
paramétrage actuel du profil de gabarit.
6. Par ailleurs, si le document est configuré de sorte à être mémorisé dans Therefore™, il peut
également être envoyé par e-mail via Outlook®. Cochez la case Envoyer le nouveau
document par e-mail. Si besoin est, vous pouvez utiliser un modèle (gabarit) Outlook. Vous
pouvez choisir le format du document et renseigner les propriétés e-mail à partir des données
d'index extraites du document à mémoriser dans Therefore™. Ceci fait, cliquez sur OK pour
mémoriser le gabarit.
319
319
Didacticiels
7. Le groupe d'utilisateurs Therefore™ pourra par défaut afficher et ouvrir ce gabarit à partir du
menu du ruban dans Therefore™ Navigator.
Pour limiter cette fonction à certains utilisateurs ou groupes, ouvrez Therefore™ Solution
Designer, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le profil de gabarit et sélectionnez
Sécurité. Configurez les permissions utilisateur en fonction de vos besoins. Les utilisateurs
qui disposent de la permission Lire sont autorisés à ouvrir et utiliser le gabarit à partir du
menu du ruban Therefore™ Navigator.
Création d'un document Microsoft Word basé sur un dossier ou un document Therefore™
Pour ajouter des contrôles à un modèle Microsoft Office, l'onglet Développeur doit être
activé dans le ruban. Pour ce faire, sélectionnez Options sur l'onglet Fichier dans
Microsoft Office 2013, par exemple.
1. Ouvrez le modèle Microsoft Office (un modèle Microsoft Word, par exemple). Cliquez sur
l'onglet Therefore™ dans le menu. Sous Création de profil, sélectionnez Nouveau profil de
gabarit.
321
321
Didacticiels
2. Assignez un nom au profil. Dans la zone Modèle Microsoft Office, assignez un nom au profil,
puis cliquez sur le bouton Parcourir et choisissez l'option Mémoriser nouveau document en
tant que gabarit. Cliquez sur Mémoriser pour mémoriser le gabarit dans Therefore™.
Sélectionnez à présent la catégorie ou le dossier d'où seront extraits les champs d'index.
Selon le type du gabarit, vous pouvez ajouter divers contrôles Microsoft Office. Cliquez sur
Ajouter un contrôle de contenu pour ajouter des contrôles de contenu, des champs de
formulaires ou des propriétés de document. Vous pouvez assigner une valeur de champ d'index
à chaque contrôle à l'aide de la liste déroulante Affectation associée à chaque contrôle.
Cliquez sur OK pour mémoriser le profil de gabarit.
3. Le groupe d'utilisateurs Therefore™ pourra par défaut afficher et ouvrir ce gabarit à partir du
menu contextuel du dossier ou de la catégorie auxquels il est lié.
Vous pouvez ajouter des liens vers des profils de gabarit déterminés à des tâches
manuelles de workflow. Il est ainsi possible de créer une lettre de réponse dans laquelle les
coordonnées du client sont prérenseignées à partir des données d'index du document ou du
dossier Therefore™ à l'origine du workflow.
Pour limiter cette fonction à certains utilisateurs ou groupes, ouvrez Therefore™ Solution
Designer, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le profil de gabarit et sélectionnez
Sécurité. Configurez les permissions utilisateur en fonction de vos besoins. Les utilisateurs
qui disposent de la permission Lire sont autorisés à ouvrir et utiliser le gabarit à partir du
menu du ruban Therefore™ Navigator.
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323
Didacticiels
1. Ouvrez Microsoft Outlook et créez un e-mail vide. Enregistrez-le en tant que modèle Outlook
(*.oft).
2. Ouvrez Therefore™ Solution Designer et créez un nouveau profil Microsoft Office.
3. Assignez un nom au profil. Dans la zone Modèle Microsoft Office, assignez un nom au modèle
(gabarit), puis cliquez sur le bouton Parcourir et choisissez le modèle Outlook mémorisé à
l'étape 1. Dans Type de gabarit, sélectionnez Office.
4. Sélectionnez à présent la catégorie ou le dossier d'où seront extraits les champs d'index.
Cliquez sur Ajouter un contrôle de contenu pour ajouter les contrôles e-mail requis. Vous
pouvez assigner une valeur de champ d'index à chaque contrôle à l'aide de la liste déroulante
Affectation associée à chaque contrôle. Cliquez sur OK pour mémoriser le profil de gabarit.
Ajout de tous les fichiers du document Therefore™ en tant que pièces jointes
Entrez le script suivant dans le champ Script :
count = FileCount
for i= 0 To FileCount -1
myDoc = GetFile(i)
AddMailAttachment myDoc, "MyDocName" & i
next
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Didacticiels
3. Le groupe d'utilisateurs Therefore™ pourra par défaut afficher et ouvrir ce gabarit à partir du
menu contextuel du dossier ou de la catégorie auxquels il est lié.
Vous pouvez ajouter des liens vers des profils de gabarit déterminés à des tâches
manuelles de workflow. Il est ainsi possible de créer une lettre de réponse dans laquelle les
coordonnées du client sont prérenseignées à partir des données d'index du document ou du
dossier Therefore™ à l'origine du workflow.
Pour limiter cette fonction à certains utilisateurs ou groupes, ouvrez Therefore™ Solution
Designer, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le profil de gabarit et sélectionnez
Sécurité. Configurez les permissions utilisateur en fonction de vos besoins. Les utilisateurs
qui disposent de la permission Lire sont autorisés à ouvrir et utiliser le gabarit à partir du
menu du ruban Therefore™ Navigator.
12.4.11 Timbres
Vous pouvez définir un timbre destiné à annoter un fichier PDF ouvert dans Therefore™ Viewer.
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Timbre et sélectionnez Nouveau timbre.
2. Dans la boîte de dialogue Timbre, indiquez le nom du timbre, puis le fichier d'image au format
PNG ou PDF à utiliser. Cliquez sur OK pour mémoriser le timbre.
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327
Didacticiels
3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le timbre que vous venez de créer et
sélectionnez Sécurité. Configurez les permissions utilisateur en fonction de vos besoins. Si un
utilisateur dispose de la permission Appliquer le timbre, le timbre est intégré à la liste des
timbres disponibles lorsqu'il annote des fichiers PDF dans Therefore™ Viewer.
12.5 Workflow
12.5.1 Workflow : Prise en main
La dernière étape de la conception d'un workflow consiste à créer un processus de workflow dans
Therefore™. Avant de créer le système définitif, il est impératif de maîtriser parfaitement le
processus métier du client et de l'optimiser pour un workflow électronique. Il est également
important que l'élément déclencheur du workflow dans Therefore™ soit clairement compris.
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329
Didacticiels
3. Sélectionnez l'onglet Notifications par e-mail pour configurer les notifications par e-mail.
· Si les notifications par e-mail ne sont pas modifiées et que vous avez coché la case
Envoi notifications par Mail, le système envoie les e-mails de notification et de
délégation définis par défaut. Le destinataire doit toutefois être défini pour les e-mails
de dépassement.
· Vous pouvez également personnaliser ces paramètres pour chaque tâche manuelle
du workflow. Si tel est le cas, ces paramètres priment sur les paramètres de
notification par e-mail définis par défaut. Cette fonction s'avère utile lorsque la
notification par e-mail varie selon la tâche.
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Didacticiels
4. Une fois l'opération terminée, cliquez sur OK. Le volet Création contient à présent deux
tâches système, (Start et End). Le cas échéant, vous pouvez modifier le nom des tâches
Start et End. Pour ce faire, double-cliquez sur l'icône et entrez un nouveau nom.
Lorsqu'un nouveau processus a été généré, vous pouvez y ajouter des tâches. Les tâches
disponibles sont divisées en trois groupes.
Tâches manuelles
Une tâche manuelle correspond fondamentalement à toute fonction que doit exécuter un
utilisateur (vérifier un document ou approuver une commande, par exemple). Outre les tâches
manuelles standard, il existe également les tâches manuelles de changement de catégorie, qui
requièrent qu'un utilisateur transfère le document vers une nouvelle catégorie.
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Didacticiels
1. Il suffit de faire glisser la tâche manuelle de la barre d'outils vers le volet de création.
La boîte de dialogue relative aux tâches manuelles s'ouvre et permet de définir la
nouvelle tâche.
· L'onglet Assigner à permet de définir l'utilisateur auquel est assignée la tâche.
· L'onglet Permissions relatives aux champs d'index permet d'accorder des
permissions associées aux champs d'index pour la tâche de workflow donnée.
· L'onglet Notifications par e-mail permet de définir des e-mails de notification
spécifiques à la tâche de workflow.
· L'onglet Création de document permet d'insérer des liens vers des gabarits dans la
tâche de workflow.
1. Il suffit de faire glisser la tâche manuelle de la barre d'outils vers le volet de création.
La boîte de dialogue relative aux tâches de changement de catégorie s'ouvre et permet
de définir la nouvelle tâche.
· L'onglet Assigner à permet de définir l'utilisateur auquel est assignée la tâche.
· L'onglet Permissions relatives aux champs d'index permet d'accorder des
permissions associées aux champs d'index pour la tâche de workflow donnée.
· L'onglet Notifications par e-mail permet de définir des e-mails de notification
spécifiques à la tâche de workflow.
· L'onglet Création de document permet d'insérer des liens vers des gabarits dans la
tâche de workflow.
· L'onglet Sélection des catégories permet de spécifier l'ensemble de catégories.
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335
Didacticiels
2. Une tâche manuelle de changement de catégorie n'est parfois pas précédée d'une autre
tâche et ne peut donc mener qu'à la tâche de fin (End). Il est donc important
d'assigner à la transition un nom descriptif (Sélectionner la catégorie appropriée, par
exemple), sous peine que le nom soit extrait de la tâche de fin (End).
Tâches de réacheminement
Les tâches de ce type permettent d'acheminer le workflow et/ou de le fractionner en chemins
parallèles susceptibles de s'exécuter simultanément.
Acheminement d'un workflow à l'aide de conditions
Vous pouvez utiliser des conditions à des fins de réacheminement intelligent du workflow.
Supposons qu'un workflow doive réacheminer des documents vers différents employés selon
le montant des factures et le service. Vous pouvez définir à cet effet une tâche de
réacheminement associée à des conditions.
Double-cliquez sur la transition pour ouvrir les propriétés. Cliquez sur le bouton Macro...
pour afficher la liste des champs d'index de la catégorie. Sélectionnez les champs d'index
appropriés et créez la condition. Pour plus d'informations sur les instructions SQL, reportez-
vous à Conditions. Une fois toutes les conditions possibles créées, vous pouvez définir une
condition ELSE pour couvrir tous les autres cas de figure.
Pour utiliser des champs dépendants dans une condition, reportez-vous à Mode de
dépendance.
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337
Didacticiels
Il est possible de créer des workflows parallèles à l'aide de quatre tâches spéciales :
Fractionner, Fractionnement par utilisateurs, Fusionner et Abandon de fusion.
Chaque tâche Fractionner doit être associée à une tâche Fusionner pour garantir la
fusion de toutes les variables.
Fractionnement et fusion
Ce premier exemple simple illustre le fractionnement d'une instance du workflow en
plusieurs chemins à l'aide des tâches Fractionner et Fusionner. Dans cet exemple, un
contrat est envoyé au Directeur financier et au Directeur des ventes pour approbation.
Si sa valeur est supérieure à 100 000 €, le contrat est également envoyé au PDG. La
tâche Fusionner calcule dynamiquement le nombre de variables inachevées et attend
qu'elles soient toutes présentes avant de les fusionner à nouveau.
Il n'est cependant pas nécessaire qu'une même tâche Fractionner soit fusionnée en une
seule tâche Fusionner. Il est possible de fusionner différentes variables de l'instance du
workflow à tout moment au cours du processus. Chaque tâche Fusionner calcule
dynamiquement les variables qui sont potentiellement inachevées et attend qu'elles
soient toutes présentes. L'exemple ci-dessous illustre le même processus, mais lorsque le
Directeur financier et le Directeur des ventes ont approuvé le contrat, celui-ci doit être
envoyé à un correcteur pour une vérification finale. La première tâche Fusionner calcule
dynamiquement les variables inachevées et attend celles en provenance des deux
directeurs avant d'exécuter la fusion. Elle « sait » qu'une troisième variable a été créée à
l'intention du PDG, mais comme il est impossible de fusionner celle-ci, elle n'est pas prise
en compte. De même, la dernière tâche Fusionner vérifie dynamiquement le nombre de
variables susceptibles d'être encore inachevées. Dans le cas des contrats inférieurs à
100 000 €, elle « sait » qu'elle doit uniquement attendre la variable en provenance du
correcteur, mais pour les contrats supérieurs à cette somme, elle attend les variables en
provenance du correcteur ET du PDG.
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339
Didacticiels
Abandon de fusion
Nous allons à présent examiner la tâche Abandon de fusion, qui annule tous les
fractionnements actifs. Ainsi, lors de la négociation d'un contrat, si l'autre partie décide
brusquement d'arrêter les négociations, aucune des autres tâches n'a plus lieu d'être et
le workflow doit se terminer. Lorsqu'une tâche Abandon de fusion est déclenchée, elle
« collecte » TOUTES les variables inachevées et les fusionne. Dans l'exemple ci-
dessous, dès l'annulation du contrat, TOUTES les variables actives du processus sont
immédiatement collectées, où qu'elles se trouvent, et fusionnées. Cela signifie que les
tâches du workflow sont effacées de la boîte de réception du workflow de l'utilisateur et
que le workflow passe à la tâche suivante (en l'occurrence, il s'agit de mettre fin au
workflow).
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341
Didacticiels
Dans l'exemple ci-dessous, le contrat est acheminé vers une tâche Fractionnement par
utilisateurs, qui fractionne automatiquement le workflow pour obtenir le nombre de
variables requis par la tâche manuelle.
Il n'existe qu'une seule tâche d'approbation, mais chaque utilisateur affecté reçoit une
variable indépendante et peut exécuter la tâche, comme avec la tâche Fractionner
standard. Une fois que tous les utilisateurs concernés ont terminé la tâche, elle est
fusionnée à nouveau.
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Didacticiels
Il serait également possible d'utiliser une tâche Abandon de fusion, auquel cas, dès
qu'un responsable rejette le contrat, toutes les variables seraient collectées et le
fractionnement annulé.
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Didacticiels
1. Chaque tâche Fractionner doit être associée à une tâche Fusionner au moins. Dans
l'exemple ci-dessous, aucune tâche Fusionner n'est définie, et la définition du
processus n'est donc pas valide.
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Didacticiels
Les boucles sont bien entendu autorisées, mais elles doivent figurer au sein du
processus de fractionnement/fusion ou se trouver totalement en dehors de celui-ci.
Dans l'exemple ci-dessous, la boucle Verify - Send for Approval est valide, car elle
intervient en dehors du processus de fractionnement/fusion.
3. Deux tâches Fusionner ne doivent jamais être connectées par une transition, car
chacune d'elles attendrait d'abord que l'autre se termine.
Tâches automatiques
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Didacticiels
Ces tâches sont exécutées par le système sans intervention de l'utilisateur. Elles sont très
régulièrement utilisées pour exécuter un large éventail d'opérations de processus standard.
· Les conditions permettent également de filtrer dynamiquement les options qui s'offrent à un
utilisateur pour achever une tâche. Si, par exemple, deux transitions sont associées à une
tâche manuelle, deux options d'achèvement de la tâche sont proposées à l'utilisateur qui
effectue la tâche.
· Les transitions permettent également de modifier le chemin d'un workflow si une tâche
dépasse le délai qui lui est imparti (acheminement du workflow vers un responsable, par
exemple).
Dans Therefore™, vous devez assigner une catégorie ou une définition de dossier à chaque
workflow, mais une même catégorie ou définition de dossier peut être liée à plusieurs workflows.
Vous disposez de plusieurs options pour démarrer un workflow :
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Didacticiels
1. Une nouvelle version d'un document est générée lorsque son contenu est modifié ou, si cette
fonctionnalité est configurée, lorsque ses données d'index sont modifiées. Ouvrez la boîte de
dialogue des propriétés, puis sélectionnez l'onglet Workflow. Sélectionnez le workflow qui doit
démarrer lorsqu'un document est mis à jour, puis cliquez sur OK.
1. En premier lieu, la personne qui démarre le workflow doit impérativement disposer des
permissions appropriées. En second lieu, le démarrage manuel doit être activé dans les
propriétés de workflow.
2. Vous pouvez ensuite démarrer un workflow :
· À partir d'une liste de résultats
· À partir d'un document ou d'un dossier ouvert
La tâche Démarrer workflow permet de déclencher un nouveau workflow. Tout workflow associé
à la même catégorie peut démarrer. En ce qui concerne les catégories de dossier, tout workflow
associé à la catégorie ou à la définition de dossier correspondante peut être démarré.
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Didacticiels
La tâche doit être assignée à des utilisateurs et/ou des groupes déterminés.
Vous pouvez assigner une tâche à un utilisateur unique, à plusieurs utilisateurs et à des
groupes d'utilisateurs. Si une tâche est assignée à plusieurs utilisateurs ou à un groupe,
elle figure dans la liste de résultats associée aux workflows de tous ces utilisateurs, qui
reçoivent également une notification par e-mail (si elle est configurée). Dès que l'un des
utilisateurs réclame la tâche, les autres utilisateurs n'y ont plus accès.
Il peut s'avérer nécessaire de limiter les permissions associées aux champs d'index d'une
catégorie. L'état d'un contrat devrait être accessible en lecture seule, par exemple. Lors d'une
étape déterminée du workflow, cet état devrait toutefois être modifiable.
Pour ce faire, assignez des permissions supplémentaires associées à ce champ d'index sur l'onglet
Permissions relatives aux champs d'index.
Pour collecter des signatures de tierces parties, vous pouvez transférer les documents à une
société chargée de gérer le processus de signature. Ce processus porte le nom de gestion des
transactions numériques (DTM). À l'heure actuelle, Therefore™ prend en charge l'intégration à la
plateforme DTM DocuSign®.
Envoi automatique de documents à signer
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Didacticiels
1. L'étape initiale consiste à définir le compte DocuSign® qui sera utilisé pour envoyer et
récupérer les documents. Vous utilisez pour ce faire le nœud Signatures dans les paramètres
avancés de Therefore™ Solution Designer.
2. Vous devez ensuite créer un workflow et ajouter une tâche de type DLL personnalisée.
Assignez un nom à la tâche, puis cliquez sur Modifier. Sélectionnez le nom de classe COM :
Therefore™ Integration for DocuSign, puis cliquez sur Paramètres...
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Didacticiels
4. Vous devez ensuite définir le contexte si le document doit être récupéré automatiquement par
le mode Surveillance de signature de Therefore™ Content Connector. Il correspond par défaut
au nom de la catégorie de workflow. Ce contexte est transmis à DocuSign® lors du
téléchargement du document. Il fait office de filtre lors de la récupération automatique de
documents pour les associer au profil d'indexation approprié.
· La première transition créée est exécutée par défaut si la tâche aboutit. Si la tâche
échoue, la transition n'est pas exécutée. En ce qui concerne la gestion des erreurs, vous
pouvez créer d'autres chemins : une transition portant le nom S est exécutée si la tâche
aboutit, une transition portant le nom E est exécutée en cas d'erreur (la transition « E »
pourrait mener à une tâche de type e-mail qui avertit l'administrateur qu'il s'est produit
une erreur).
· Lorsque vous cliquez sur le bouton DocuSign®, l'utilisateur est connecté à DocuSign®
avec le compte configuré.
Voir aussi
· Configuration requise par l'intégration à DocuSign®
· Récupération automatique de documents signés
Un processus métier peut requérir l'exportation des fichiers ou des données d'index du document
qui a démarré le workflow. Utilisez à cet effet la tâche Exportation de document.
Comment exporter les fichiers et les données d'index
1. Indiquez le chemin et le nom du fichier XML qui contient les données d'index. Il peut
comporter des variables par le biais de macros. Vous pouvez également configurer une
exportation vers FTP.
2. Spécifiez le format d'exportation des fichiers, ainsi que le modèle des noms de fichiers.
1. Indiquez le chemin et le nom du fichier XML qui contient les données d'index. Il peut
comporter des variables par le biais de macros. Vous pouvez également configurer une
exportation vers FTP.
2. Dans Données d'index, supprimez les marqueurs Fichiers (marqueur racine) et Fichier.
1. Dans Nom du fichier d'export. XML, indiquez le chemin d'accès au document (c:\temp\export
\, par exemple). Il peut comporter des variables par le biais de macros. Vous pouvez
également configurer une exportation vers FTP.
2. Spécifiez le format d'exportation des fichiers, ainsi que le modèle des noms de fichiers.
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Didacticiels
Vous pouvez utiliser des conditions pour filtrer en mode dynamique les options dont dispose un
utilisateur pour terminer une tâche. Supposons qu'un utilisateur soit chargé d'exécuter diverses
activités (commander un ordinateur pour une nouvelle recrue, par exemple). Pour s'assurer que la
tâche soit terminée avant que l'utilisateur ne passe à une autre tâche, les données d'index du
document doivent être mises à jour en cochant une case libellée « Ordinateur commandé ». Pour
que l'utilisateur comprenne la marche à suivre, renseignez le champ Texte d'erreur (condition).
Ce texte s'affiche sur l'écran de l'utilisateur s'il sélectionne une transition alors que la condition
correspondante n'est pas réglée sur True. Dans cet exemple, le texte d'erreur associé à la
condition explique à l'utilisateur qu'il doit cocher la case « Ordinateur commandé » avant de
passer à une autre tâche.
Il s'avère parfois utile de concevoir un workflow dans un système donné, tel que Therefore™
Testing Edition, puis de l'importer dans le système de production au terme d'une phase de test.
S'il s'agit d'un nouveau workflow, adoptez la procédure standard. Il suffit toutefois parfois
d'importer une nouvelle version du workflow.
Comment importer une nouvelle version d'une configuration de workflow à partir d'un
autre système ?
2. Dans le nouveau système, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le workflow à mettre à
jour et sélectionnez Importer nouvelle version de XML...
12.6 Intégrations
12.6.1 Therefore Content Connector
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Didacticiels
1. Profil d'indexation
Ce profil définit les éléments à mémoriser dans Therefore™ et la source des données d'index.
Exemples d'utilisation
1. La première étape consiste à créer un profil d'indexation pour déterminer les éléments à
mémoriser dans Therefore™ et la source des données d'index.
· Extrayez les données d'index.
· Définissez les éléments à mémoriser.
· Assignez les données d'index.
1. La première étape consiste à créer un profil d'indexation pour déterminer les éléments à
mémoriser dans Therefore™ et la source des données d'index.
· Extrayez les données d'index.
· Définissez les éléments à mémoriser.
· Assignez les données d'index.
1. La première étape consiste à créer un profil d'indexation pour déterminer les éléments à
mémoriser dans Therefore™ et la source des données d'index.
· Extrayez les données d'index.
· Définissez les éléments à mémoriser.
· Assignez les données d'index.
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Didacticiels
Therefore™ Content Connector peut « surveiller » les boîtes aux lettres, puis mémoriser
automatiquement les e-mails et/ou les pièces jointes dans Therefore™. En conjonction avec un
profil d'indexation des e-mails, les données d'index peuvent également être extraites
automatiquement des propriétés des e-mails, voire du corps de ces derniers.
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Profils d'indexation et sélectionnez Nouveau
profil pour e-mail.
2. Entrez un nom descriptif. Vous pouvez ajouter un filtre en vue d'exclure certains e-mails, par
exemple. Sélectionnez à présent la catégorie de mémorisation des documents. Si vous avez
configuré l'ajout automatique dans les propriétés de catégorie, vous pouvez spécifier dans
Mode d'ajout automatique une option autre que Catégorie par défaut. Vous pouvez
maintenant mettre en correspondance les champs de la catégorie. La liste déroulante contient
divers champs e-mail standard, mais vous pouvez également affecter des champs et gérer les
erreurs par le biais de fonctions de script.
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Didacticiels
3. Vous devez ensuite définir le profil de surveillance des boîtes aux lettres que doit utiliser
Therefore™ Content Connector pour surveiller, puis traiter les e-mails à l'aide du profil
d'indexation que vous avez créé. Sous le nœud Therefore™ Content Connector, cliquez avec
le bouton droit de la souris sur Surveillance des boîtes aux lettres et sélectionnez
Nouveau...
4. Vous devez maintenant définir la boîte aux lettres à surveiller. Assignez un nom au profil, puis
choisissez le type de boîte aux lettres. Entrez l'adresse électronique du compte à surveiller
Entrez le nom d'utilisateur et le mot de passe, puis spécifiez l'URL du service Microsoft®
Exchange Web. En ce qui concerne les boîtes aux lettres IMAP4, vous devez définir le nom du
serveur, le numéro du port et les paramètres de sécurité. Si un répertoire déterminé doit être
surveillé, définissez-le. Vous pouvez ensuite ajouter, supprimer et modifier l'ordre des travaux.
Le système utilise le premier travail correspondant de la liste. Si vous ne cochez pas la case
Supprimer au terme du traitement, vous devez créer un répertoire (dans la boîte aux
lettres de l'utilisateur) et le spécifier. Tous les e-mails traités y seront transférés. Vous devez
également créer un répertoire (dans la boîte aux lettres de l'utilisateur) qui gérera les e-mails
qu'il est impossible de mémoriser.
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Didacticiels
Therefore™ Content Connector permet de surveiller les documents envoyés à DocuSign®, puis de
les mémoriser à nouveau dans Therefore™ lorsqu'ils sont signés.
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Didacticiels
3. Ajoutez ensuite des travaux composés d'un profil d'indexation et d'un contexte.
Voir aussi
· Configuration requise par une intégration à DocuSign®
· Envoi automatique des documents à signer
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Didacticiels
1. Sous le nœud Therefore™ Content Connector, cliquez avec le bouton droit de la souris sur
Répertoire d'entrée et sélectionnez Nouveau...
2. Définissez à présent le répertoire d'entrée, puis le travail à utiliser pour traiter les fichiers que
contient le répertoire. Assignez au répertoire d'entrée un nom descriptif (Factures, par
exemple), et sélectionnez Ajouter pour définir le nouveau travail. Un travail se compose d'un
profil d'indexation associé à d'autres paramètres que vous pouvez définir en fonction de vos
besoins. Dans le cas présent, les répertoires d'entrée seront également utilisés par d'autres
profils. C'est pourquoi vous pouvez définir un filtre pour ne traiter que les documents portant
un nom de fichier déterminé.
· Lorsque vous utilisez un répertoire d'entrée dans Therefore™ Online, il n'est pas
nécessaire d'entrer son chemin d'accès FTP complet. Entrez uniquement le nom du
répertoire dans lequel sera téléchargé le document.
· En ce qui concerne les fichiers texte et XML, vous pouvez définir un formulaire
d'affichage.
· Le cas échéant, vous pouvez modifier le format de stockage. En ce qui concerne les
formats PDF, vous pouvez signer les documents et leur assigner un horodatage.
· Pour les fichiers texte contenant des sauts de ligne différents, par exemple, vous pouvez
définir l'utilisation d'un pré-processeur.
· Consultez Travaux pour plus d'informations sur les autres paramètres.
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Didacticiels
3. Therefore™ Content Connector traite désormais automatiquement les documents placés dans
le répertoire en fonction de la fréquence d'interrogation et des horaires configurés. Pour vérifier
que le processus fonctionne correctement, vous pouvez l'exécuter manuellement. Ouvrez
Therefore™ Console, cliquez sur Window (Fenêtre), puis sur Content Connector View (Vue
Content Connector). Sous Content Connector, cliquez sur Stop, puis sur Start Scheduler
(Démarrer service de programmation). Le nouveau répertoire d'entrée est maintenant
recensé et tous les documents qu'il contient sont traités correctement. Si le processus
s'exécute normalement, ouvrez les documents de test dans Therefore™ Navigator à titre de
vérification ultime.
12.6.2 Portal
Therefore™ Portal est une plateforme de partage de documents avec les utilisateurs externes via
le Web. Portal peut être intégré à un site Web et calqué sur la charte graphique de votre société.
L'application Portal est hautement sécurisée, car les utilisateurs externes accèdent à leurs
propres documents uniquement en lecture seule. En d'autres termes, les utilisateurs sont
autorisés à afficher et télécharger leurs propres documents uniquement. L'administrateur peut
ajouter de nouveaux utilisateurs Portal et gérer leurs permissions d'accès via Therefore™ Solution
Designer. La configuration de Therefore™ Portal peut être divisée en trois étapes principales :
1. Création de recherches associées à une catégorie ou un dossier pour afficher des documents
déterminés.
2. Création d'utilisateurs Portal dans Therefore™ Solution Designer et affectation de recherches
et de paramètres d'affichage déterminés.
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Didacticiels
3. Une fois la recherche mémorisée, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Portal
dans Therefore™ Solution Designer et sélectionnez Gérer catégories Portal pour ouvrir la
boîte de dialogue Configuration de Therefore™ Portal.
4. Cliquez sur Ajouter recherche et naviguez dans la vue arborescente pour trouver les
recherches appropriées. Cochez la case associée à chaque recherche à ajouter. Sélectionner
un objet sélectionne également tous les objets sous-jacents. Une fois l'opération terminée,
cliquez sur OK.
5. Le nom de la catégorie ou du dossier apparaît dans la liste, ainsi que l'ID de recherche et le
nom de recherche affiché. Le nom de recherche affiché correspond au nom que voit
l'utilisateur dans Portal (Mes devis, par exemple).
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377
Didacticiels
6. Une fois l'opération terminée, cliquez sur OK. L'affectation de recherches aux utilisateurs est
passée en revue à la section suivante.
Les recherches portant sur plusieurs catégories ne sont actuellement pas prises en charge.
Chaque utilisateur externe qui accède à Therefore™ Portal requiert son propre compte Portal. Les
comptes utilisateur Portal sont créés et gérés dans Therefore™ Solution Designer. Notez que les
utilisateurs Portal ne sont PAS identiques aux utilisateurs Therefore™ internes. Seuls les comptes
recensés dans la liste d'utilisateurs Portal peuvent accéder à Therefore™ Portal.
1. Développez l'objet Portal, cliquez avec le bouton droit de la souris sur Utilisateurs et
choisissez l'option Nouvel utilisateur...
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379
Didacticiels
3. La section Recherches recense toutes les recherches disponibles dans Portal. Sélectionnez
les recherches dont devra disposer le nouvel utilisateur.
5. Cliquez sur OK pour définir le mot de passe de l'utilisateur. Si vous avez coché précédemment
la case L'utilisateur doit changer de mot de passe lors de la connexion suivante,
l'utilisateur n'utilisera ce mot de passe que lors de sa première connexion.
6. Pour recenser tous les utilisateurs Therefore™ Portal, cliquez sur Utilisateurs sous l'objet
Portal. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un utilisateur pour sélectionner des
options complémentaires.
Si vous devez créer en une seule opération un nombre élevé d'utilisateurs Portal, le processus
peut être automatisé par le biais d'une synchronisation avec une base de données externe. Cette
opération est effectuée dans la base de données Therefore™ à l'aide d'instructions SQL et
s'appuie sur l'extraction de valeurs d'autres tables.
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381
Didacticiels
Les nouvelles entrées sont insérées dans la table TheUserSync de la base de données
Therefore™. Le serveur synchronise alors automatiquement les modifications toutes les 10
minutes.
Chaque ligne de la table TheUserSync correspond à une recherche par utilisateur. Pour
associer plusieurs recherches à un même utilisateur, vous devez ajouter plusieurs lignes en
utilisant les mêmes valeurs dans les colonnes Email et UserName.
1. Pour créer des utilisateurs Therefore™ Portal à partir d'une base de données externe, la base
de données ou la table doit contenir au moins l'adresse électronique et le nom de
l'utilisateur (ces deux valeurs peuvent être identiques si besoin est).
2. Exécutez une instruction SQL pour insérer de nouvelles entrées dans les colonnes de la table
TheUserSync de la base de données Therefore™. Le script suivant illustre l'extraction de
valeurs de la table « CustomerData ».
Colonne Description/remarques
Email Adresse électronique de l'utilisateur, qui permet d'identifier de manière unique
chaque utilisateur Portal. Ce champ est obligatoire.
QueryNo ID de la recherche assignée à l'utilisateur. L'ID de recherche figure soit dans la
table TheQuery, soit dans la boîte de dialogue Configuration de Therefore™
Portal.
UserName Nom de l'utilisateur Portal. Si vous ajoutez plusieurs recherches à un même
utilisateur, le nom de ce dernier doit être identique pour chaque entrée.
UserType Réglez toujours cette valeur sur 4 pour les utilisateurs Portal. Toute valeur qui
n'est pas réglée sur 4 sera ignorée.
UserPwd Mot de passe en clair de l'utilisateur. Si cette valeur est réglée sur NULL, le
serveur générera un mot de passe pour l'utilisateur. Le mot de passe ne peut être
utilisé qu'une seule fois et devra être modifié par l'utilisateur lors de la connexion
suivante.
OneTimeP Les seules valeurs gérées sont 0 et 1.
wd 0 : Le mot de passe de l'utilisateur est indiqué dans la colonne UserPwd.
1 : Le mot de passe de l'utilisateur est indiqué dans la colonne UserPwd, mais il
doit être modifié lors de la connexion suivante.
Le réglage n'a pas d'effet si UserPwd est réglé sur NULL.
ConditionX Chaîne XML utilisée pour limiter les conditions d'affichage de l'utilisateur et la
ML recherche. Reportez-vous à l'étape 3 ci-dessous pour consulter des informations
complémentaires concernant cette valeur.
SyncState État de synchronisation actuel de chaque entrée. Les valeurs valides sont
comprises entre 0 et 4.
0 : L'entrée est synchronisée, aucune action requise par serveur. Les utilisateurs
créés sont réglés sur cet état par le serveur. Ne créez pas d'entrées dotées de
l'état 0 sous peine de ne pas générer d'utilisateur.
1 : L'entrée n'est pas encore synchronisée, mais est marquée pour
synchronisation. Lorsque vous créez ou que vous modifiez un utilisateur, réglez
cette valeur sur 1 pour que le serveur le synchronise.
2 : Cette entrée est marquée pour suppression. L'entrée et l'utilisateur Portal
correspondant seront supprimés. Il est recommandé d'utiliser cette méthode pour
supprimer un utilisateur Portal. Ne supprimez pas manuellement d'entrée dans la
table. Réglez simplement la valeur SyncState sur 2 pour que les utilisateurs soient
automatiquement supprimés lors de la synchronisation suivante.
3 : Il s'est produit une erreur lors de l'ajout d'une nouvelle entrée ou de la
modification d'une entrée existante. L'état précédent correspondait à 1. Pour plus
d'information, consultez le journal des événements. Une fois le problème résolu,
réglez à nouveau l'état sur 1 pour tenter à nouveau la synchronisation.
4 : Il s'est produit une erreur lors de la suppression d'une entrée existante. L'état
précédent correspondait à 2. Pour plus d'information, consultez le journal des
événements. Une fois le problème résolu, réglez à nouveau l'état sur 2 pour
tenter à nouveau la suppression.
3. Il est impératif de régler correctement la valeur ConditionXML pour limiter les permissions
d'affichage de chaque utilisateur. La procédure suivante est recommandée :
i. Créez un exemple d'utilisateur Portal dans Therefore™ Solution Designer.
ii. Associez la condition appropriée à l'utilisateur.
iii. Accédez à la base de données Therefore™ et ouvrez la table ThePortalAccess.
383
383
Didacticiels
1. Un utilisateur dont vous avez créé le compte par synchronisation doit d'abord activer son
compte pour recevoir son mot de passe. L'administrateur doit envoyer une notification à
chaque utilisateur en spécifiant son nom d'utilisateur et un lien vers la page d'activation de
Therefore™ Portal. Le lien est le suivant : http://server/TWA/Portal/PortalActivation.aspx.
Remplacez server par le nom du serveur et TWA par le nom du locataire dans les systèmes à
plusieurs locataires uniquement.
2. Les utilisateurs doivent entrer leur nom d'utilisateur et cliquer sur Activer pour recevoir par e-
mail le mot de passe généré. Ils utiliseront ensuite ce mot de passe pour se connecter à
Therefore™ Portal.
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Utilisateurs et sélectionnez Rechercher
utilisateur.
2. Entrez la chaîne à rechercher dans la zone et cliquez sur Trouver. Tous les résultats
correspondants sont affichés dans le tableau. Le nom d'utilisateur et son ID sont tous deux
affichés.
385
385
Didacticiels
Pour que les utilisateurs externes puissent accéder à Therefore™ Portal, il peut être intégré à un
site Web et adapté à la charte graphique de votre société. L'intégration de Therefore™ Portal à
un site Web nécessite l'ajout d'un contrôleur d'éléments iframe HTML sur la page requise :
Dans ce cas de figure, remplacez server par le nom du serveur sur lequel s'exécute IIS.
L'URL de Portal peut comporter divers paramètres qui définissent ce que verra un utilisateur
lorsqu'il se connecte. Ces paramètres s'appliquent aux options d'affichage de Therefore™ Portal
uniquement. Ne les confondez pas avec les conditions utilisées pour limiter chaque utilisateur à
ses propres documents.
qList
Les utilisateurs ont accès à l'arborescence de navigation et peuvent ainsi accéder aux différentes
recherches. Activez ce paramètre si plusieurs recherches sont assignées aux utilisateurs. Ce
paramètre n'est pas activé par défaut et doit être ajouté au contrôleur iframe comme suit :
qNo
Ce paramètre exécute automatiquement une recherche, ce qui signifie que l'utilisateur a
immédiatement accès à la liste de résultats lorsqu'il se connecte. Cette fonction s'avère utile dans
les cas de figure où tous les utilisateurs utilisent une même recherche. Si le paramètre qList
indiqué ci-dessus n'est pas activé, seul le paramètre qNo permet d'exécuter une recherche. La
valeur entrée doit être identique à l'ID de la recherche à exécuter. Ce paramètre n'est pas activé
par défaut et doit être ajouté au contrôleur iframe comme suit :
Les ID de recherche sont indiqués dans Therefore™ Solution Designer. Développez une
catégorie et cliquez sur l'objet Recherches. Les recherches disponibles et l'ID
correspondant sont affichés dans le volet de droite.
Therefore™ Portal peut être personnalisé afin de le calquer sur la charte graphique de votre
société. Vous modifiez pour ce faire un fichier XML et les images que vous souhaitez utiliser pour
personnaliser Portal. La version personnalisée doit être placée dans le répertoire du serveur IIS
\TWA\Portal\Customization. Un gabarit par défaut est proposé dans le répertoire des gabarits
et peut être copié, renommé, puis personnalisé.
387
387
Didacticiels
1. Si votre système est de type Locataire unique, créez un sous-répertoire sous le répertoire
\TWA\Portal\Customization et assignez-lui le nom TWA.
2. Copiez le contenu du répertoire du gabarit par défaut et collez-le dans le répertoire que vous
venez de créer, TWA. Veillez à assigner le nom TWA.xml au fichier XML.
Dans un système à plusieurs locataires, vous devez définir un répertoire distinct par
locataire et le fichier XML doit porter le même nom que le répertoire. À titre d'exemple, pour
personnaliser Portal pour le locataire NewYork, créez un répertoire intitulé NewYork, puis
assignez au fichier de personnalisation le nom NewYork.xml.
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389
Didacticiels
3. Modifiez le fichier XML dans un éditeur de texte. Remplacez éventuellement les images et leurs
références dans le fichier XML. Un gabarit de page HTML est proposé à des fins de test dans
le répertoire \TWA\Portal\Portal.html. Pour accéder à cette page sur le serveur, ouvrez un
navigateur et entrez http://localhost/TWA/Portal/Portal.html.
Vous pouvez modifier tous les éléments placés entre les marqueurs <Portal> en fonction de vos
besoins pour personnaliser l'apparence de Portal. Les principaux types d'éléments sont décrits ci-
dessous.
<Skin>
Choisissez l'une des valeurs d'apparence indiquées dans le commentaire.
<Display...>
Ces valeurs se rapportent aux options d'affichage du nom de l'utilisateur.
<Login...>
Ces valeurs se rapportent à la page de connexion de l'utilisateur.
<Hitlist...>
Ces valeurs se rapportent à la liste de résultats contenant des documents.
<Activation...>
Ces valeurs se rapportent à la page d'activation de l'utilisateur.
Les liens suivants sont pris en charge pour ouvrir et télécharger des documents et des dossiers.
NOMSERVEUR correspond au nom du serveur.
Ouverture de document :
http://NOMSERVEUR/TWA/Portal/Portal.aspx?pDocNo=XX
Téléchargement/exportation de document :
http://NOMSERVEUR/TWA/Portal/Portal.aspx?pDocNo=XX&xprt=true
Ouverture de dossier :
http://NOMSERVEUR/TWA/Portal/Portal.aspx?pCaseNo=XX
Téléchargement/exportation de dossier :
http://NOMSERVEUR/TWA/Portal/Portal.aspx?pCaseNo=XX&xprt=true
La réplication de table s'adresse en particulier aux clients Therefore™ Online ou aux systèmes
Therefore™ dans lesquels le serveur Therefore™ ne dispose pas d'un accès direct au serveur de
base de données. Elle permet aux clients de répliquer les données dans Therefore™ et de les
utiliser pour créer une table référencée.
391
391
Didacticiels
1. Merci de vous assurer que vous comprenez bien les pré-requis de connexion avec de vous
lancer.
4. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la connexion à la base de données que vous avez
créée et sélectionnez Nouvelle table...
393
393
Didacticiels
5. Sélectionnez la table source dans la base de données. Sous Table de destination, entrez
un nom descriptif pour la table répliquée et choisissez la colonne principale de la table.
Cette colonne doit être unique et ne pas contenir de valeurs NULLES. Désélectionnez ensuite
toute colonne que vous ne souhaitez pas répliquer et cliquez sur OK pour créer la table
répliquée.
6. Vous êtes maintenant prêt à créer une table référencée. Pour plus d'informations, consultez le
didacticiel Création d'une table référencée.
12.7 Stockage
12.7.1 Définition d'un support de stockage
Pour plus d'informations sur le concept sur lequel s'appuie le stockage Therefore™, consultez la
section Stockage.
Comment définir un nouveau support de stockage ?
1. Ouvrez la section Stockage de Solution Designer. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur
l'objet Supports. Sélectionnez Nouveau support...
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395
Didacticiels
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397
Didacticiels
5. Procédez de même pour créer un support destiné au stockage de type backup, à une
exception près : à l'étape 2, cochez la case C’est un support de backup.
Les lignes directrices permettent de lier les définitions de supports Therefore™ aux catégories. Par
défaut, tous les documents mémorisés dans Therefore™ sont tout d'abord inscrits dans le
répertoire Buffer. Si une ligne directrice est déterminée pour une catégorie, les documents migrent
automatiquement de Buffer vers des supports spécifiques, selon la ligne directrice définie par
l'utilisateur.
1. Ouvrez la section Stockage de Solution Designer. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur
l'objet Lignes directrices. Choisissez Nouvelle politique de conservation... dans le menu
contextuel.
399
399
Didacticiels
2. La boîte de dialogue Politique de conservation s'affiche. Puisque nous n'avons pas divisé les
supports en zones de mémorisation, nous allons assigner la racine au stockage de type
primaire et backup.
3. Nous devons ensuite indiquer les catégories à associer à cette politique de conservation.
Sélectionnez la politique de conservation par défaut <Conserver dans le buffer>. C'est en
effet là que tous les documents sont initialement placés après avoir été mémorisés dans
Therefore™. Faites glisser toutes les catégories à associer à cette politique. Une même
politique de conservation s'applique à tous les documents, c'est pourquoi nous allons faire
glisser toutes les catégories vers celle-ci.
4. Une fois l'horaire de migration configuré, les documents sont automatiquement transférés vers
les supports de stockage primaires et de backup.
401
401
Didacticiels
1. Ouvrez la section Stockage de Solution Designer. Cliquez avec le bouton droit de la souris
sur l'objet Stockage. Choisissez Paramètres... dans le menu contextuel.
403
403
Didacticiels
3. Modifier l'horaire est simple. Il suffit de double-cliquer sur les zones Défaut associées à un jour
et de modifier les paramètres de l'horaire. À titre d'exemple, vous pouvez cliquer avec le
bouton droit de la souris et sélectionner Ajouter... pour ajouter une période inactive débutant
à 9:00.
4. Définissez l'heure de début sur 9:00 et le profile sur Inactive (Inactif). Configurez ensuite le
profil par défaut pour qu'il débute à 17:00. En d'autres termes, aucun document ne sera
transféré pendant la phase Inactive (comprise entre 9:00 et 17:00 dans l'exemple présent).
405
405
Didacticiels
5. Pour assigner des périphériques de stockage à un profil, double-cliquez sur le profil dans la
liste Profils. La fenêtre Ajouter/modifier profils s'affiche. Sélectionnez les périphériques
vers lesquels seront transférés les documents lorsque le profil est actif. Dans le cas présent,
nous avons décidé de transférer les documents vers des solutions primaires et de sauvegarde
pendant la phase par défaut (active).
Après avoir défini un horaire et une politique de migration dans Therefore™ Solution Designer, leur
état peut être affiché dans Therefore™ Console.
1. Assurez-vous que vous avez enregistré des documents dans les catégories, dans la politique
de stockage.
3. Relancez Therefore™ Service (cliquez sur File (Fichier) et sur Stop Service (Arrêter
service), puis sur File (Fichier)et Start Service (Démarrer service).
4. Cliquez sur Tools (Outils), puis sur Migrate Backlog (Migrations en attente). Si la politique
est correctement configurée, les opérations de migration en attente sont affichées.
6. Sélectionnez Active, puis cliquez sur OK. Cliquez ensuite sur Window (Fenêtre) et
choisissez Migrate View (Affichage de migration).
407
407
Didacticiels
7. La section Media Pools (Pools de média) recense les disques actifs et indique le nombre de
documents en attente de migration (Pending Docs). La section Migrate Worker (État de
migration) indique le nombre de documents dont la migration a abouti.
1. Vous devez commencer par activer le chargement dans l'horaire de migration. Ouvrez les
paramètres de stockage et sélectionnez l'onglet Horaire de migration. Ouvrez le profil actif.
409
409
Didacticiels
Pour les besoins de ce didacticiel, nous allons définir une politique de destruction de documents
destinée à gérer les documents RH des ex-salariés. Ces documents doivent être supprimés dans
les six mois qui suivent le départ des salariés.
1. Ouvrez la section Stockage de Solution Designer. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur
l'objet Politique de conservation. Un menu contextuel s'affiche. Choisissez Nouvelle
politique de destruction de documents.
2. Assignez un nom à la politique et cochez la case Supprime les anciens documents, puisque
nous souhaitons supprimer les documents et toutes les versions connexes. Entrez une période
de destruction de documents de 6 mois. Activez le bouton d'option date conservée dans les
données d'index. Nous souhaitons que la période soit mesurée à partir de la date de départ
du salarié. Ces informations sont conservées dans un champ dépendant caché intitulé
EndDate. Tapez EndDate dans la zone de texte proposée. Notez également que la case
Supprime les documents du média est cochée. Les documents seront ainsi supprimés du
média de stockage de backup.
411
411
Didacticiels
4. Cliquez sur la politique de conservation créée. Toutes les catégories requises sont recensées.
Vous pouvez également supprimer par filtrage certain documents d'une politique de
conservation en fonction de sous-catégories.
5. Ouvrez maintenant Therefore™ Console et cliquez sur Tools (Outils), puis sur Retention
Policy (Politique de destruction de documents).
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413
Didacticiels
7. Tous les documents qui ont atteint la fin de leur période de destruction s'affichent.
8. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un document pour afficher un menu contextuel
permettant de supprimer le document de la liste ou de l'ouvrir en vue de l'afficher. Une fois la
liste des documents à supprimer finalisée, fermez cette boîte de dialogue et cliquez sur Move
to Retention Queue (Placer dans file d'attente de conservation). Les documents sont
alors introuvables dans Therefore™, mais ils ne sont supprimés définitivement que lors de la
prochaine migration programmée (sauf si vous avez désactivé l'option Supprimer les
documents du média à l'étape 2).
Si un document est supprimé de la liste, il n'est pas placé dans la file d'attente de
conservation. Toutefois, la prochaine fois que l'administrateur exécute l'étape 6 ci-
dessus, le document figure à nouveau dans la liste des documents dont le délai de
conservation est dépassé. Pour supprimer définitivement un document d'une politique de
conservation, ouvrez-le dans Viewer et désactivez la politique de conservation dans le
menu associé au bouton Application.
415
415
Didacticiels
13 Web Navigator
.
13.1 Mémorisation de fichiers électroniques
Cette fonctionnalité est similaire à Therefore™ Navigator.
1. Sélectionnez le(s) document(s) à exporter ou à envoyer. (Utilisez les touches standard MAJ et
CTRL pour sélectionner plusieurs documents.)
2. Cliquez sur Exporter ou Envoyer, définissez les paramètres appropriés, puis cliquez sur OK
pour exporter ou envoyer les documents.
417
417
Didacticiels
2. Recherchez le document auquel établir une liaison et cliquez dessus avec le bouton droit de la
souris dans Web Navigator. Sélectionnez Lier à pour recenser tous les documents ouverts
dans Web Viewer. Cliquez sur les documents à lier pour les sélectionner. Une coche noire
indique qu'un document est sélectionné. Cliquez sur Lier document(s) pour mémoriser la
sélection.
3. Pour afficher les documents liés, sélectionnez Liens dans le menu contextuel du document ou
consultez-les directement dans le volet Objets liés de Web Viewer.
Quelle est la marche à suivre pour mettre fin à une session en vue de libérer ma licence
utilisateur ?
· Si vous avez opté pour la connexion automatique, vous disposez des options
Fermeture de session et Déconnexion. Dans le cas contraire, seule l'option
Déconnexion est disponible.
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419
Didacticiels
2. Choisissez les paramètres de conversion, puis cliquez sur OK pour exporter ou envoyer les
documents du dossier.
421
421
Didacticiels
15 Web Viewer
.
15.1 Affichage et modification des données d'index
Cette fonctionnalité est similaire à Therefore™ Viewer.
Avant d'intervenir sur un document, il est nécessaire de le bloquer (verrouiller) pour empêcher
tout autre utilisateur de le modifier simultanément. D'autres utilisateurs peuvent consulter un
document verrouillé, mais en mode de lecture seule uniquement.
3. Cliquez sur l'icône dans le ruban. Le fichier s'ouvre dans l'application associée. Si aucune
application associée n'est détectée, vous pouvez choisir un programme dans lequel ouvrir le
fichier.
4. Une fois toutes les modifications effectuées, enregistrez le fichier et quittez l'application
utilisée.
5. Cliquez enfin sur l'icône pour libérer le document et le mémoriser en tant que nouvelle
version. (Vous pouvez continuer à afficher le document d'origine en tant qu'ancienne
version.)
2. Sélectionnez le fichier à modifier, puis cliquez sur le menu Fichier et choisissez Exporter.
Choisissez un répertoire du système local pour le fichier du document.
4. Ouvrez l'exemplaire local du fichier dans le programme approprié, modifiez-le, puis enregistrez
localement la modification.
7. Cliquez enfin sur l'icône pour libérer le document et le mémoriser en tant que nouvelle
version. (Vous pouvez continuer à afficher le document d'origine en tant qu'ancienne
version.)
15.4 Annotations
Il est possible d'ajouter des notes et d'autres informations aux fichiers TIFF à l'aide des outils
d'annotation. Pour les annotations :
2. Sélectionnez une des options d'annotation dans le ruban puis, à l'aide de la souris, spécifiez la
zone de la page à annoter (voir la barre d'outils d'annotation pour plus d'informations).
423
423
Didacticiels
1. Bloquez le document afin de pouvoir le modifier. Cliquez sur l'icône Ajouter page du ruban.
Accédez à l'emplacement du nouveau fichier et cliquez sur Ouvrir. Le nouveau fichier est
ajouté au document et s'affiche dans le volet Imagettes.
2. Cliquez sur Exporter ou Envoyer, définissez les paramètres appropriés, puis cliquez sur OK
pour exporter ou envoyer les documents.
Référence
425
425
Référence
1. Case Manager
L'outil Therefore™ Case Manager permet de gérer le contenu d'un dossier et d'exécuter les
workflows et tâches associés aux dossiers.
1.1 Fichier
Nouveau...
Permet de créer un dossier.
Ouvrir...
Permet d'ouvrir un dossier existant.
Supprimer
Permet de supprimer le dossier actuellement ouvert, ainsi que tous les documents qu'il contient.
Fermer dossier
Permet de fermer le dossier actuellement ouvert pour empêcher les utilisateurs de continuer à le
modifier.
Exporter...
La boîte de dialogue Exporter qui s'affiche permet d'exporter le dossier actuel.
Envoyer...
La boîte de dialogue Envoyer qui s'affiche permet d'envoyer le dossier actuel à d'autres
utilisateurs.
Imprimer...
Un document affiché dans Therefore™ Viewer peut être imprimé. Cliquez sur la flèche pour
développer le menu et effectuer un aperçu avant impression.
Sécurité...
Ouvre la boîte de dialogue de sécurité, qui permet de définir les permissions associées au dossier.
Quitter
Ferme le programme.
Options
Divers paramètres peuvent être configurés par le biais de la boîte de dialogue des options.
1.1.1 Options
1.1.1.1 Général
1.1.1.4 Ressources
427
427
Référence
Dossier précédent
Accède au dossier précédent dans la liste de résultats actuellement active de Therefore™
Navigator.
Dossier suivant
Accède au dossier suivant dans la liste de résultats actuellement active de Therefore™ Navigator.
Recherche rapide
Vous pouvez effectuer une recherche en texte intégral en entrant une chaîne de texte à
rechercher. Par défaut, la recherche comprend toutes les catégories qui gèrent la recherche en
texte intégral et la recherche de radical (troncature) est activée. Vous pouvez modifier ces
paramètres dans Recherche avancée et désactiver la recherche de radical (troncature) dans le
menu Options de Therefore™ Navigator.
Contenu du document
Si cette case est cochée, le contenu du document est affiché dans la liste de résultats.
Données d'index
Si cette case est cochée, les données d'index sont affichées dans la liste de résultats.
Recherche avancée
Ouvre la boîte de dialogue de recherche en texte intégral.
En-tête de dossier
Ouvre la boîte de dialogue En-tête du dossier associée au dossier. Les utilisateurs détenant la
permission appropriée peuvent modifier l'en-tête du dossier comme s'il s'agissait des données
d'index d'un document.
Supprimer documents
Supprime les documents sélectionnés du dossier.
Gabarits
Tous les profils de gabarit auxquels l'utilisateur est autorisé à accéder et qui s'appliquent au
dossier sont recensés. Vous pouvez alors créer de nouveaux documents à partir de ces profils.
Affichage
Ouvre le document sélectionné dans Therefore™ Viewer.
Exporter
Les documents sélectionnés peuvent être exportés vers un système de fichiers. Cliquez sur la
flèche pour développer l'option de menu et inclure une option Envoyer permettant d'envoyer par
e-mail les documents.
Sécurité
Ouvre la boîte de dialogue de sécurité qui permet de définir les permissions associées au
document sélectionné.
Historique
Affiche l'historique du document sélectionné.
Nouvelle tâche
Ouvre la boîte de dialogue Nouvelle tâche, dans laquelle vous pouvez créer des tâches associées
au dossier et les assigner à d'autres utilisateurs.
Démarrer workflow
Démarre une nouvelle instance de workflow associée aux documents sélectionnés. La liste des
workflows associés au dossier s'affiche et l'utilisateur peut y choisir l'instance appropriée.
Lier à
Affiche une boîte de dialogue contenant toutes les instances de workflow auxquelles peut accéder
l'utilisateur. Le bouton Lier permet de lier le document à l'instance de workflow sélectionnée.
Disposition du panneau
Mémoriser disposition
Mémorise la disposition de panneau actuelle dans un fichier.
Charger disposition
Charge une disposition de panneau mémorisée dans un fichier.
Réinitialiser disposition
Rétablit la disposition de panneau par défaut.
1.2.2 Affichage
429
429
Référence
Modifier vue
Cliquez sur la flèche déroulante pour modifier la disposition de la liste de résultats contenant les
documents. Le cas échéant, effectuez cette procédure pour chaque catégorie d'un dossier.
Champs...
Permet de sélectionner les champs de données d'index à afficher dans la liste de résultats
contenant les documents. Déplacez les champs disponibles entre les colonnes à l'aide des
boutons Ajouter et Supprimer et modifiez l'ordre d'affichage grâce aux boutons En haut et
En bas.
Tri...
Permet de personnaliser le tri et le regroupement de la liste de résultats contenant les
documents. Sélectionnez le premier paramètre et choisissez l'ordre de tri Croissant ou
Décroissant. Vous pouvez également entrer d'autres paramètres dans la zone située sous le
premier paramètre.
Réinitialiser vue
Réinitialise la vue standard. Si un administrateur a publié une vue par défaut destinée à tous les
utilisateurs, elle est réinitialisée.
Publier vue
Option réservée aux administrateurs. La vue actuelle peut être publiée pour en faire la vue par
défaut de tous les utilisateurs. La vue mémorisée localement de chaque utilisateur prime toutefois
dans tous les cas de figure. Un administrateur ne peut publier qu'une seule vue par catégorie. Il
est possible de supprimer une vue et de définir des permissions dans Therefore™ Solution Designer
sous l'objet de recherche de la catégorie du dossier.
Disposition du panneau
Mémoriser disposition
Mémorise la disposition de panneau actuelle dans un fichier.
Charger disposition
Charge une disposition de panneau mémorisée dans un fichier.
Réinitialiser disposition
Rétablit la disposition de panneau par défaut.
Elément précédent
Accède à la tâche de workflow précédente dans la boîte de réception de l'utilisateur.
Elément suivant
Accède à la tâche de workflow suivante dans la boîte de réception de l'utilisateur.
Traiter/terminer tâche
Traite la tâche de workflow en cours en sélectionnant une option de traitement.
Déléguer
S'il dispose des permissions appropriées, un utilisateur peut déléguer une tâche à un autre
utilisateur.
Recharger
Recharge l'instance de workflow en cours. Toutes les transitions sont également réévaluées en
fonction des règles de processus définies.
Supprimer
Les utilisateurs qui disposent des droits appropriés peuvent supprimer une instance.
Ajouter fichier
Mémorisez un nouveau fichier dans Therefore™ et liez-le à l'instance de workflow en cours.
Réclamer
Cette option n'est disponible que si un utilisateur ouvre une instance sans la réclamer.
Refuser
Un utilisateur peut refuser une instance réclamée dans un groupe. L'instance est alors renvoyée
au groupe.
Historique
Affiche une représentation graphique de l'historique du workflow.
Réacheminer instance
Les utilisateurs auxquels a été assignée la permission de sécurité Opérateur sont autorisés à
réacheminer les instances de workflow actives.
1.2.4 Tâches
431
431
Référence
Actualiser
Actualise la liste de résultats associée aux
catégories.
1.4.3 Aperçu
Imprimer historique
Cliquez dans le volet avec le bouton droit de la souris
et sélectionnez l'option permettant d'imprimer
l'historique du dossier.
433
433
Référence
2. Capture Client
En règle générale, les documents sur papier sont numérisés par lots et les pages sont classées,
groupées et assignées à une catégorie Therefore™ automatiquement ou manuellement par
l'utilisateur. Les données d'index du document sont générées automatiquement (codes à barres ou
OCR, par exemple) ou saisies manuellement par l'utilisateur.
Therefore™ Capture Client permet de définir des paramètres personnalisés dans un profil, qui peut
appliquer automatiquement des paramètres d'amélioration de l'image, assigner une catégorie,
capturer des données d'index à l'aide de codes à barres ou de la technologie OCR et diviser des
pages en documents distincts. Une fois le document numérisé, toutes ces propriétés peuvent
toutefois être modifiées manuellement.
Outre le moteur de numérisation par défaut, qui utilise les pilotes ISIS®, il est également possible
d'utiliser Kofax® VirtualReScan®.
· Pour assurer le traitement des documents électroniques (les fichiers numérisés à l'aide
d'une imprimante multifonction, par exemple), il est recommandé de les mémoriser au
format TIFF.
· Si vous utilisez Therefore™ Capture Client en mode de travail d'indexation uniquement
sur certains clients, tel un environnement de groupe, ces derniers ne nécessitent pas de
licence Capture Client, mais doivent disposer d'une licence de type utilisateur identifié ou
simultané.
· Dans les deux autres modes de travail, aucune licence utilisateur n'est nécessaire, mais
une licence Capture Client est obligatoire.
2.1 Fichier
Info
Assistant profil
Démarre l'assistant profil pour créer, modifier et supprimer les profils de numérisation et
d'importation.
Paramètres du scanner
Cette option de menu permet de configurer des paramètres associés à un scanner donné. Ces
paramètres s'ajoutent aux paramètres généraux définis dans l'assistant profil.
Param.utilisateur
Permet de définir les paramètres du scanner et de les mémoriser pour des supports
spécifiques.
435
435
Référence
Imprimer...
Permet d'imprimer la page ou le document sélectionné.
Options
Divers paramètres peuvent être configurés par le biais de la boîte de dialogue des options.
Quitter
Ferme l'application Therefore™ Capture Client.
2.1.1 Options
2.1.1.1 Général
2.1.1.2 Options
437
437
Référence
Disque source
Définit le nom du disque source Kofax à utiliser.
Source de numérisation
Définit le nom de la source de numérisation Kofax à utiliser.
La source Kofax de type : Import from disk with image processing doit exister.
Mode de travail
Définit le mode de fonctionnement de Capture Client :
· Numérisation avec traitement d'image : ce mode par défaut permet de numériser des pages
à partir d'un scanner pris en charge. La reconnaissance optique de caractères et le traitement
des codes à barres sont pris en charge. Une licence Capture Client est nécessaire, mais aucune
licence utilisateur Therefore™ ne s'impose.
· Importation avec traitement d'image : ce mode permet d'importer des pages numérisées à
distance (à partir d'une imprimante multifonction dans un répertoire partagé, par exemple). La
reconnaissance optique de caractères et le traitement des codes à barres sont pris en charge.
Une licence Capture Client est nécessaire, mais aucune licence utilisateur Therefore™ ne
s'impose.
· Indexation uniquement : ce mode permet aux utilisateurs d'indexer des pages numérisées ou
importées par un autre utilisateur, une fois ces pages déverrouillées. Il permet également
d'importer des fichiers numérisés à distance (à partir d'une imprimante multifonction dans un
répertoire partagé, par exemple), mais la reconnaissance optique de caractères et le traitement
des codes à barres ne sont pas pris en charge. Une licence Capture Client n'est pas nécessaire,
mais une licence de type utilisateur identifié ou simultané Therefore™ s'impose.
Répertoire de travail
Définit le chemin d'accès au répertoire de lots en cours. Les lots, pages et données d'index sont
conservés dans le répertoire de travail jusqu'à leur archivage dans Therefore™. Si plusieurs
utilisateurs doivent intervenir sur un même lot, leur client Capture Client doit être configuré de
sorte à utiliser le même répertoire de travail. Utilisez à cet effet la clé de registre :
HKEY_LOCAL_MACHINE/Software/Therefore/Capture via l'entrée :WorkingDir. Créez-la le cas
échéant.
Lorsque cette option est activée, elle permet le démarrage de Capture Client et l'utilisation de
l'Assistant profil sans qu'un scanner ne soit connecté. Ce mode s'utilise à des fins de
démonstration ou de formation et permet à un administrateur de définir un profil utilisateur avant
d'installer le scanner.
Ne pas afficher les messages d'erreur pendant la saisie de données (case à cocher)
Si cette option est activée, les messages d'erreur relatifs à la saisie de données d'index ne sont
pas affichés. Les messages d'erreur sont affichés par défaut.
· Pour activer ce paramètre, vous devez exécuter Therefore™ Capture Client en tant
qu'administrateur. À cet effet, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône du
programme et choisissez Exécuter en tant qu'administrateur dans le menu
contextuel.
· Les modifications effectuées dans cette boîte de dialogue ne sont activées qu'après le
redémarrage de Therefore™ Capture Client.
2.1.1.4 Ressources
439
439
Référence
Traiter les répertoires observés dans le cadre d'une tâche programmée seulement
Lorsque vous sélectionnez ce bouton d'option, les documents enregistrés dans le répertoire
observé sont uniquement traités lors du déclenchement d'une tâche par le Planificateur de tâches
Windows® (autrement dit, lorsque Capture Client est lancé avec des paramètres de ligne de
commande).
Fréquence d'interrog.
Cette option définit la fréquence à laquelle Capture Client recherche de nouveaux documents dans
les répertoires observés.
Ajouter
Permet d'ajouter un répertoire observé.
Supprimer
Permet de supprimer un répertoire observé existant.
Lorsque vous sélectionnez le bouton OK, tous les paramètres sont immédiatement mis à
jour à l'exception de deux options de traitement des répertoires observés. Ces
modifications exigent la fermeture de Capture Client.
Assistant profil
Permet de créer des profils de capture ou de modifier des profils de capture existants.
Configuration du scanner
Cette option de menu permet de configurer des paramètres associés à un scanner donné. Ces
paramètres s'ajoutent aux paramètres de scanner généraux définis dans l'Assistant profil.
Gérer paramètres
Permet de définir les paramètres du scanner et de les mémoriser pour des supports
spécifiques. Les paramètres mémorisés précédemment peuvent être récupérés et utilisés.
Profil
Le profil de capture sélectionné est utilisé pour numériser ou importer (format TIFF) des
documents.
Paramètre
Le paramètre de scanner sélectionné est utilisé pour numériser des documents.
Numérisation
Démarre la numérisation des documents.
441
441
Référence
Renumériser
Numérise à nouveau une page en raison d'une asymétrie extrême, par exemple. La page est
remplacée par la nouvelle image numérisée.
Rétablir la machine
Réinitialise le scanner.
Importer
Il est possible d'importer des fichiers à partir d'un disque dur local ou d'un chemin UNC. Les pages
importées sont traitées exactement comme les pages numérisées (en d'autres termes, les codes à
barres et la reconnaissance optique de caractères sont pris en charge).
· Bien qu'il soit possible d'importer des fichiers PDF, il est recommandé d'utiliser le format
TIFF.
Ajouter fichier
Il est possible d'ajouter des fichiers au document actif à partir d'un disque dur local ou d'un
chemin UNC. Les paramètres issus du profil ne sont pas pris en compte.
Arrêter la numérisation
Arrête un processus de numérisation en cours d'exécution.
Mémoriser le lot
Mémorise le lot de documents sélectionné dans Therefore™. Tout document non mémorisé
demeure dans le répertoire temporaire de Capture Client et peut être traité ultérieurement.
Lot complet
Clôture un lot. Toute nouvelle page numérisée ou importée entraîne la création d'un nouveau lot.
Document complet
Le document sélectionné va être fermé. Une fois le document clôturé, l'ajout de nouvelles
pages entraîne la création d'un document distinct.
Refresh
Actualise la liste de documents issus du répertoire de travail de Therefore™ Capture Client.
Données d'index
Affiche la boîte de dialogue Données d'index associée au document.
Insérer interruption
Vous pouvez ajouter une interruption à tout document contenant 2 pages ou plus.
Supprimer interruption
Vous pouvez fusionner des documents en supprimant les interruptions de document. Les pages
sont ajoutées au document précédent dans la vue arborescente.
Réviser précédent
Passe au document précédent de la liste pour lequel aucune catégorie n'a été définie.
Précédent
Passe au document précédent de la liste.
Réviser suivant
Passe au document suivant de la liste pour lequel aucune catégorie n'a été définie.
Suivant
Passe au document suivant de la liste.
Amélioration de l'image
Une liste d'options d'amélioration de l'image « active » est également proposée. Pour plus
d'informations sur chaque paramètre, consultez Amélioration de l'image.
Rotation gauche/droite
Fait pivoter le document affiché. Vous pouvez sélectionner une rotation droite ou gauche.
443
443
Référence
Zoom à
Ouvre un menu déroulant contenant plusieurs valeurs de zoom. Vous disposez en outre d'une
glissière dans l'angle inférieur droit de l'écran.
Taille originale
Rétablit le facteur de zoom par défaut.
Ajuster à la fenêtre
Adapte l'image afin que la totalité de la page tienne dans la fenêtre.
Ajuster à la largeur
Adapte l'image afin que la largeur de page tienne dans la fenêtre.
Sélectionne le profil
Tous les profils existants sont recensés. Pour créer un nouveau profil, il suffit d'entrer son nom et
de cliquer sur Démarrage.
Démarrage
Le profil sélectionné s'ouvre pour modification.
Supprimer
Le profil sélectionné est supprimé après confirmation.
Annuler
La boîte de dialogue se referme.
Aide
Ouvre l'aide de Capture Client.
Les paramètres associés à un scanner donné varient selon les fonctionnalités de celui-ci et les
fonctions exportées par le driver ISIS®. Tous les pilotes ISIS® ne prennent pas en charge toutes
les fonctionnalités d'un appareil.
Dimension papier
Sélectionnez les paramètres de la dimension papier d'une page de document dans la zone de liste
déroulante ou définissez la dimension papier requise en entrant la hauteur et la largeur. Vous
pouvez aussi indiquer si le document doit être affiché en mode paysage.
· Paysage : si cette option est sélectionnée, le document est affiché en mode paysage.
· Taille sur mesure : si vous sélectionnez Taille sur mesure, vous pouvez entrer les
dimensions papier requises (largeur x hauteur). Il est réservé au mode administration.
445
445
Référence
Résolution
Définit en points par pouce (PPP) la résolution de numérisation d'un document. Augmenter la
résolution entraîne une hausse de la taille des fichiers et le ralentissement du traitement.
Faire pivoter
Angle, en degrés, de la rotation à appliquer à la page après sa numérisation. (La rotation est
effectuée dans le sens des aiguilles d'une montre.)
Luminosité/Contraste
Paramètres relatifs à la luminosité utilisée lors de la numérisation de l'image. (Remarque :
l'échantillonnage et le pourcentage sont réservés au mode administration.)
Pour définir des paramètres de luminosité et de contraste optimaux, il est généralement préférable
de faire des essais. Ces valeurs dépendent fortement de la qualité d'impression de l'original,
susceptible de varier au sein d'un lot. Il est donc essentiel de régler les paramètres du profil lors
du processus de numérisation. La barre des tâches de Capture Client comprend un menu
permettant de modifier les paramètres du profil. Ces modifications sont perdues à l'ouverture
suivante du profil.
Mode couleur
Varie en fonction du scanner et des options de couleur du driver ISIS. Lorsque vous numérisez
des documents en couleur, surveillez la taille du fichier car, en règle générale, elle est
considérablement plus importante que lors d'une numérisation en noir et blanc ou en échelle de
gris.
Éliminer couleur
Selon les fonctionnalités du scanner, vous pouvez supprimer (éliminer) les couleurs ROUGE, VERT
ou BLEU de l'image numérisée.
Mode
Paramètres relatifs au mode de numérisation de l'image : Mode ligne (texte et traits),
Échantillonnage ou Mode photo (photos).
Source
Zone de liste déroulante permettant de choisir entre la vitre et l'introducteur automatique.
Démarrage manuel
Définit si les pages d'un document doivent être numérisées en continu ou si le processus de
numérisation doit s'arrêter après la numérisation de chaque page. Il est réservé au mode
administration.
Pages de contrôle
Définit si les pages de contrôle fournies par le fabricant du scanner doivent être utilisées. Pour
plus d'informations, référez-vous au guide de l'utilisateur du scanner. Il est réservé au mode
administration.
Supprimer l'asymétrie
Pendant le processus d'introduction des pages, le scanner tente de corriger les problèmes
d'alignement de l'image.
Haute vitesse
Ce mode permet d'accélérer le processus de numérisation. Il est réservé au mode administration.
Pour optimiser la qualité et la taille de l'image des pages, cette étape de l'Assistant profil permet
d'appliquer diverses options de traitement de l'image à la page numérisée.
447
447
Référence
La fonction Supprimer l'asymétrie est prise en charge par la numérisation en couleur, mais
toutes les autres fonctions ne sont gérées que par la numérisation en noir et blanc.
Filtre de l'image
Lissage du caractère :
Ce filtre non destructif lisse les caractères et les lignes afin d'en augmenter la lisibilité et la
précision de la reconnaissance OCR. Il réduit systématiquement la taille des fichiers
compressés.
Réduire le filtre :
Ce filtre destructif peut endommager la qualité des images. Il réduit les caractères et les lignes
et supprime parfois les bruits de fond. Il est susceptible de réduire la taille des fichiers
compressés.
Épaissir le filtre :
Ce filtre destructif peut endommager la qualité des images. Il épaissit les caractères et les
lignes et amplifie parfois les bruits de fond. Il est particulièrement adapté à l'optimisation des
points des images de fax et aux caractères générés sur des périphériques matriciels. Il est
susceptible d'augmenter la taille des fichiers compressés.
Lisser et nettoyer :
Ce filtre destructif optimise généralement la qualité des images. Il lisse les caractères,
supprime les bruits de fond, améliore la lisibilité et la précision de la reconnaissance OCR. Il
réduit systématiquement la taille des fichiers compressés.
Contour :
Ce filtre destructif optimise généralement la qualité des images. Il extrait le contour de tous
les éléments d'image. Il réduit la taille des fichiers compressés (s'ils contiennent des images).
Supprimer l'asymétrie
Une introduction mécanique risque d'entraîner un alignement incorrect de l'image. Si tel est le cas,
l'alignement peut être corrigé à concurrence de 12 degrés.
Angle min :
Si l'alignement incorrect est inférieur à cette valeur, il n'est pas ajusté.
Angle max :
Si l'alignement incorrect est supérieur à cette valeur, il n'est pas ajusté.
Rotation automatique
Si les documents numérisés comportent une combinaison de pages en mode portrait et paysage,
cette fonction détecte automatiquement l'orientation des pages et exécute une rotation
automatique. La fonction Rotation automatique corrige également l'orientation du papier chargé
dans le mauvais sens. Notez qu'elle est prise en charge par le moteur de numérisation ISIS
uniquement.
449
449
Référence
Suppression de la striure
La présence de marques sur la page, de poussière dans le scanner ou un scanner défectueux
risque de provoquer des striures. Pour les supprimer, activez cette fonction et indiquez la largeur
maximale des striures à supprimer.
Suppression de l'ombre
Les zones d'ombre sont des rectangles composés d'un motif granulaire. Le processus de
suppression de l'ombre enlève l'effet granulaire tout en conservant le texte. Cliquer sur Valeurs...
ouvre une boîte de dialogue de paramétrage.
451
451
Référence
Nettoyage de la bordure :
Définit le nettoyage du bruit noir une fois les
lignes supprimées.
Intervalle max :
Taille maximale d'un effet granulaire blanc dans
la ligne.
Largeur max :
Épaisseur maximale d'une ligne à supprimer.
Longueur min :
Longueur minimale d'une ligne à supprimer.
Reconstruction du caractère
Si cette option est activée, le texte qui croise la
ligne supprimée est reconstruit.
Hauteur min :
Hauteur minimale des caractères à reconstruire.
Largeur max :
Largeur maximale des caractères à reconstruire.
· Les codes à barres de différents types sont identifiés sans définir de coordonnées.
· Les codes à barres de même type sont localisés par des coordonnées horizontales/
verticales.
· Therefore™ prend également en charge l'identification des codes à barres par le biais du
moteur de codes à barres de Kofax®.
Codes à barres
453
453
Référence
Pour ajouter un code à barres, cliquez sur Nouveau et entrez un nom. Pour supprimer un code à
barres existant, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur Supprimer. Le premier code à
barres de la liste est utilisé pour interrompre un document si cette fonction est configurée
à l'étape suivante de l'Assistant profil.
Exemple
Le type de code à barres peut être automatiquement lu à partir d'un exemple. Sélectionnez le
bouton Exemple, ouvrez un exemple de document contenant le code à barres, puis cliquez deux
fois sur ce dernier pour en capturer le type.
Somme de contrôle
Si un code à barres contient un caractère de somme de contrôle, cochez cette case, sous
peine d'inclure le caractère de somme de contrôle aux caractères capturés.
unique : le code à barres n'apparaît qu'une seule fois. Dans ce cas de figure, la page sur
laquelle il apparaît peut également être indiquée.
Longueur (min)
Longueur minimale du code à barres, en caractères.
Hauteur de la barre
Hauteur du code à barres en incréments de 1/100 de pouce. Cette valeur ne peut être modifiée
qu'en mode administration. Vous pouvez généralement accepter la valeur par défaut.
Qualité
Qualité attendue du code à barres. Cette valeur ne peut être modifiée qu'en mode administration.
Vous pouvez généralement accepter la valeur par défaut. Toutefois, si le code à barres n'est pas
correctement identifié, réduisez la qualité attendue jusqu'à ce qu'il soit reconnu.
455
455
Référence
Expression régulière
Vous pouvez définir le format du code à barres requis à l'aide d'une expression régulière. Il est
ainsi plus facile d'associer des codes à barres uniquement au format correct. Lorsque vous cliquez
sur le bouton contenant une flèche, une liste d'éléments de base et d'exemples d'expressions
s'affiche.
Données de test
Les données entrées dans ce champ sont comparées à l'expression régulière pour confirmer si elles
sont valides ou non. Cette fonction s'utilise à des fins de test uniquement. Si les données entrées
sont valides, le texte s'affiche en vert. Si elles ne sont pas valides, le texte s'affiche en rouge.
Orientation
Définit l'orientation du code à barres sur une page. Ce paramètre autorise l'identification d'un code
à barres à l'envers ou auquel une rotation a été appliquée. Choisissez une rotation de 0, 90, 180
ou 270 degrés.
Vérification
Ce paramètre est utilisé lorsque le code à barres contient un caractère constant ou un caractère
à ascendance linéaire. Cette information est proposée à des fins de vérification à l'opérateur du
scanner. Une icône d'avertissement signale à l'opérateur qu'il s'est produit un problème de
vérification. Pour ajouter une définition de vérification, cliquez sur Vérification, entrez la position
et la longueur dans les zones proposées, choisissez une condition dans la zone de liste
déroulante, puis cliquez sur Ajouter. Pour modifier les définitions de vérification, sélectionnez la
définition, modifiez les valeurs, puis cliquez sur Appliquer. Vous pouvez également supprimer une
définition.
Afficher page
457
457
Référence
Une prévisualisation du document actuellement actif s'affiche. Vous pouvez utiliser la souris pour
tracer une zone autour de la zone requise. Vous pouvez par ailleurs charger un fichier
préalablement enregistré, en cliquant sur l'icône d'ouverture de fichier de la barre de menus de la
fenêtre Prévisualisation. Lorsque vous avez sélectionné une zone, la boîte de dialogue Zone OCR
s'affiche. La position et la taille sont automatiquement renseignées. Vous devez renseigner les
champs Nom, Page et Interruption de document. Si vous sélectionnez le type d'interruption de
document En cas de valeur, vous devez également spécifier une valeur. Vous pouvez par
ailleurs spécifier un jeu de caractères ROC afin d'optimiser la fiabilité des résultats. Si, par
exemple, vous savez que la valeur est toujours numérique, vous pouvez spécifier [0-9] pour
éviter de capturer « O » au lieu de zéro (« 0 »). Cliquez sur le bouton contenant une flèche pour
afficher une liste de valeurs prédéfinies. Vous pouvez aussi configurer les zones OCR en cliquant
sur le bouton Ajouter. Spécifiez ensuite la zone OCR. Vous pouvez modifier et supprimer les zones
OCR définies antérieurement. Diverses polices bancaires spéciales sont également prises en
charge. Vous pouvez stipuler la police adaptée à la zone en cours de définition.
Outre les interruptions de document utilisées dans les zones OCR, vous pouvez configurer d'autres
interruptions de document.
Manuel
L'utilisateur définit manuellement l'interruption du document au terme de la numérisation de celui-
ci.
Page simple
Chaque page numérisée est intégrée au lot en tant que nouveau document.
Pages du séparateur
Permet d'utiliser des pages de séparation spécifiques à un scanner pour interrompre un
document.
459
459
Référence
Code à barre
Une interruption de document est insérée lorsque le premier code à barres spécifié à l'étape
précédente de l'Assistant profil est détecté.
Ignorer la page : si cette option est sélectionnée, la page comportant le code à barres est
supprimée des pages numérisées. Cette case à cocher n'est activée que si l'option
« Fréquence du code barre » de la boîte de dialogue Code à barre est définie sur
« Unique ».
Catégorie :
Indique la catégorie à laquelle le document sera affecté.
Script :
Vous pouvez créer un script qui sera exécuté avant l'exécution de l'affectation des champs. Ce
script peut également contenir des fonctions susceptibles d'être appelées à partir des
affectations.
461
461
Référence
À titre d'exemple, pour extraire la position 1 à 9 d'un code à barres intitulé « Barcode1 »,
utilisez le script suivant :
Mid(GetValue("Barcode1"), 1, 9)
S'il s'agissait d'une date, vous pourriez également utiliser la fonction ToDate pour assurer une
conversion correcte. Exemple :
ToDate(Mid(GetValue("Barcode1"),1,9),"DD/MM/YYYY")
Vous pouvez également utiliser un script pour définir la catégorie. À titre d'exemple, le script
permettant de définir la catégorie à partir du premier et du deuxième caractères d'un code à
barres correspond à :
Dim myBarcode
'Extraire la valeur du code à barres
myBarcode = Barcode.GetValue(„nomcodebarres“)
Vous pouvez créer automatiquement des valeurs de code à barres à partir d'un code à barres
2D possédant un séparateur. Prenons l'exemple d'un code à barres 2D contenant 4 valeurs
séparées par le symbole « – » : Facture – 12345 – 10/10/2014 – Therefore
Dim BarcodeValues
BarcodeValues = Split(Barcode.GetValue("Barcode1"), "-")
Affectation :
Une fois la catégorie sélectionnée, une liste de champs d'index s'affiche. Cliquez sur la flèche vers
le bas associée aux affectations pour afficher la liste des variables correspondantes. Cliquez sur le
bouton Parcourir pour ouvrir une boîte de dialogue permettant de configurer la validation et la
gestion des erreurs.
463
463
Référence
Cette étape permet de définir les paramètres Zoom sur zone, qui simplifient l'indexation manuelle.
Ainsi, lorsque le champ contenant le numéro de facture est sélectionné, la vue effectue
automatiquement un zoom sur la zone où devrait figurer le numéro de facture. Vous pouvez
également ajouter un champ d'index à la vue détaillée du document.
Zoom zone
465
465
Référence
Pour faciliter la lecture des valeurs de la page numérisée, vous pouvez définir un numéro de page,
une position et un facteur de zoom pour chaque champ de données d'index. Si vous sélectionnez
ce champ dans la boîte de dialogue Données de l'index, la zone définie est automatiquement
agrandie. Vous pouvez également saisir ces valeurs automatiquement, en cliquant sur Afficher
page... puis en faisant glisser une zone sur un document numérisé ou importé. Notez que pour les
documents comportant des pages multiples, le numéro de la page est lu automatiquement.
2.3.1.8 Stockage
Mode de stockage
Original : les documents électroniques TIFF ne sont pas convertis. (Les pages numérisées
sont mémorisées au format TIFF à une page.)
Single TIFF : le document mémorisé contient une image TIFF distincte pour chaque page du
document.
TIFF multipage : toutes les pages numérisées sont converties en un document TIFF unique
contenant plusieurs images.
PDF : les pages numérisées et importées sont converties en un fichier PDF unique.
467
467
Référence
Compression (notez que ces paramètres sont réservés aux documents en couleur. Les images
noir et blanc font appel à la compression par défaut.)
JPEG 2000 (s'applique au format PDF, mais non à PDF/A) : utilisez la compression JPEG
2000 (de qualité supérieure à JPEG).
PDF recherchable : les pages numérisées et importées sont converties en un fichier PDF
unique. Le document entier est traité par reconnaissance OCR et converti au format PDF avec
texte.
Cette étape permet l'exécution de fichiers DLL (Dynamic Link Libraries) à divers stades du
processus de capture d'un document.
Classe .NET or COM : les utilisateurs peuvent indiquer le nom de la classe .NET ou COM, qui
met en œuvre certaines fonctions de rappel du processus de capture.
469
469
Référence
Définit les données de l'index : ce fichier DLL s'exécute avant le début de l'indexation.
Entrez le nom d'un fichier DLL et la fonction à appeler.
Modifier : ce fichier DLL s'exécute lorsqu'un utilisateur modifie la valeur d'un champ d'index.
Entrez le nom d'un fichier DLL et la fonction à appeler.
Vérification : ce fichier DLL s'exécute au terme de l'indexation. Entrez le nom d'un fichier DLL
et la fonction à appeler.
Déclencheur : ce fichier DLL s'exécute une fois le document archivé dans Therefore™. Entrez
le nom d'un fichier DLL et la fonction à appeler.
La boîte de dialogue des paramètres spécifiques contient des options qui varient d'un scanner à
l'autre. Ces paramètres priment sur les paramètres définis dans le profil et peuvent être utilisés
pour accéder à une fonction propre à un scanner donné. Ils ne sont pas mémorisés, sauf si
l'utilisateur crée un nouveau paramètre sous Gérer paramètres.
Les scanners ne gèrent pas tous le même éventail de paramètres. Ainsi, un DR-9080C peut
numériser des pages extrêmement longues. Il est possible d'utiliser des paramètres propres à un
scanner donné dans Capture Client, et d'assigner des fonctions déterminées à un profil Capture
Client. Pour ce faire, entrez un nouveau nom de paramètre, puis cliquez sur Paramètres. Une
boîte de dialogue contenant des paramètres propres au scanner sélectionné s'affiche alors.
Modifiez ces paramètres, puis cliquez sur OK pour les assigner au paramètre enregistré. Le
paramètre peut être enregistré. Il s'affiche ensuite dans la liste déroulante Paramètre du menu
du ruban. Pour assigner ce paramètre à un profil, cliquez sur <Cliquez ici pour assigner un
profil>. À partir de ce stade, lorsque le profil assigné est sélectionné, les paramètres sont
automatiquement sélectionnés dans la liste déroulante Paramètre. Lorsque des paramètres
spécifiques sont utilisés pour la numérisation, ils ont la priorité sur les paramètres de l'Assistant
profil.
Par défaut, les paramètres sont associés à un utilisateur donné, puisqu'ils sont enregistrés
localement dans le dossier de travail Capture.
Nom paramètre
Choisissez un paramètre existant enregistré ou entrez un nouveau nom.
Paramètres
Ouvre une boîte de dialogue contenant des paramètres propres au scanner sélectionné.
Touche de raccourci
Touche de raccourci permettant d'activer un paramètre.
471
471
Référence
Supprimer
Permet de supprimer un paramètre.
Enregistrer
Permet d'enregistrer un paramètre, qui est alors intégré au menu Numérisation.
Trois icônes permettent de distinguer entre les lots, les documents et les pages. Une icône
supplémentaire indique le lot et le document actuellement actifs.
Icône Description
Lot inactif. Pour ajouter des documents à ce lot, sélectionnez-le avant de numériser ou
d'importer des pages supplémentaires.
Document inactif. Pour ajouter des pages à ce document, sélectionnez-le avant de
numériser ou d'ajouter des pages supplémentaires.
Cette icône montre une page dans un document.
Lot ou document actif. Lorsque les pages sont numérisées ou importées, elles sont
ajoutées à ce lot ou à ce document. (Remarque : les fonctions de numérisation et
d'importation utilisent les paramètres d'interruption de document du profil sélectionné).
En outre, quatre icônes d'état s'affichent, qui fournissent des informations sur l'état des lots et
des documents.
Icône Description
Cette icône montre qu'un document ou un lot contient des informations de catégorie ou
d'index en attente.
Cette icône montre que toutes les informations de catégorie et d'index sont complètes et
que le document ou le lot est prêt à être enregistré. Remarque : un lot ne peut être
enregistré tant que tous les documents de ce lot ne sont pas prêts à être enregistrés.
Cette icône montre qu'un contrôle de code à barres a échoué et que des informations de
catégorie ou d'index sont absentes.
Cette icône montre qu'un contrôle de code à barres a échoué, mais que les informations
de catégorie ou d'index sont complètes.
Cette icône indique une erreur. Le message d'erreur s'affiche sous forme d'infobulle et
dans le volet d'information de la vue Aff. détails.
Verrouiller/Déverrouiller
Par défaut, un lot est verrouillé par un utilisateur qui dispose ensuite de droits exclusifs. Un autre
utilisateur peut manipuler tout lot déverrouillé. Cette fonction s'avère utile lorsqu'un document est
numérisé sur un système et indexé sur un autre système.
Importer...
Permet d'importer des fichiers image depuis le système de fichiers. Les pages importées sont
473
473
Référence
traitées exactement comme les pages numérisées (en d'autres termes, les codes à barres et la
ROC sont pris en charge).
Terminer
Permet de fermer un lot et d'en créer un nouveau. Tous les documents appartenant à un même
lot sont archivés en même temps. Les documents nouveaux ou ne devant pas être archivés à ce
moment précis doivent être archivés dans un nouveau lot.
Supprimer
Supprime le lot actuel.
Propriétés
Affiche la boîte de dialogue Propriétés Batch, qui contient les informations suivantes : profil
utilisé, nombre de documents, nombre de pages, identité de la personne qui a verrouillé le lot et
date de création.
Données de l'index
Affiche la boîte de dialogue Données de l'index associée au document.
Renumériser
Renumérise le document.
Ajouter fichier
Tout fichier électronique peut être importé à partir d'un disque dur local ou d'un chemin UNC.
Supprimer
Supprime le document.
Imprimer
Le document est envoyé directement à l'imprimante par défaut.
Renumériser
Renumérise le document.
475
475
Référence
Supprimer interruption
Les documents peuvent être fusionnés en supprimant les interruptions. Les pages sont ajoutées
au document qui suit dans l'arborescence.
Supprimer
Supprime la page.
Imprimer
La page est envoyée directement à l'imprimante par défaut.
3. Console
L'application Therefore™ Console est un jeu d'outils d'administration qui permet de surveiller l'état
actuel de Therefore™ Server et les événements correspondants. Outre le contrôle des
événements, cette application permet également d'exécuter un certain nombre de tâches, telles
que la vérification des documents mémorisés et l'effacement du contenu de la corbeille.
L'état des opérations de migration est indiqué. Les travaux de migration en attente sont
répertoriés dans le volet supérieur. Le nom de la zone de mémorisation et le nombre de documents
en attente sont affichés. Le nombre de documents défectueux, ainsi que l'espace disponible et
l'état sont également indiqués. Les opérations de migration actives ou terminées sont répertoriées
dans le volet inférieur.
La barre d'état indique l'état du processus de migration. Dans ce cas, elle indique la migration
planifiée suivante.
3.2 Affichages
Console propose plusieurs fenêtres permettant de régir l'état d'un certain nombre de processus et
d'activités. Ces fenêtres peuvent être affichées ou masquées.
La liste de tous les événements survenus dans Therefore™ Document Management System est
affichée. Les messages associés aux événements générés par les divers composants Therefore™
permettent d'assurer le suivi des activités utilisateur et des modifications de documents.
Ils proposent à l'administrateur Therefore™ une vue détaillée de toutes les activités en cours en
« temps réel » et indiquent la date/l'heure, l'utilisateur concerné, l'ordinateur utilisé, l'opération
exécutée, tout code d'erreur généré et le nom des composants Therefore™ utilisés. Toutes les
données affichées sont consignées dans un fichier journal. Les journaux sont archivés
périodiquement par Therefore. L'administrateur peut déterminer le cycle d'archivage.
477
477
Référence
La fonction Active User (Utilisateur actif), qui est disponible dans les installations Workgroup et
Business, indique le nom de connexion (Microsoft Windows) de l'utilisateur, le nom d'ordinateur du
PC utilisé (par cet utilisateur), le nom de l'application Therefore™ en cours d'utilisation et l'activité
en cours de chaque utilisateur. L'état de l'activité en cours et l'heure de démarrage sont
également indiqués.
Un administrateur Therefore™ peut se fonder sur ces informations pour déterminer si un utilisateur
est « actif », afin de décider si la connexion de ce dernier au serveur Therefore™ peut être
désactivée en toute sécurité. Ce cas de figure s'applique, par exemple, à un utilisateur qui a
oublié de se déconnecter du système en fin de journée ou si le nombre maximal d'utilisateurs
disposant d'une licence a été atteint et qu'un utilisateur doté d'une priorité supérieure doit pouvoir
ouvrir une session.
Pour réduire l'impact sur les utilisateurs, il est fortement recommandé à l'administrateur de
contacter un utilisateur (en envoyant un message instantané à son poste de travail, par
exemple) et de lui demander de quitter toutes les applications Therefore™, plutôt que
d'exécuter une déconnexion imposée sur le serveur.
L'affichage Therefore™ Content Connector propose à l'administrateur des informations sur l'état
du traitement des fichiers Therefore™ Content Connector. Les fichiers prêts à être traités sont
recensés dans le volet Files to Process (Fichiers à traiter). Ce volet indique le nom et la taille
du fichier, le profil correspondant et l'état des documents.
Le volet Activity Log (Journal d'activité) contient les détails de tout fichier en cours de
traitement. Il indique le nom et la taille du fichier, le profil correspondant, le nombre de documents
et l'état de ces derniers. Il précise également le nombre de documents terminés et les numéros de
document correspondants.
Le traitement Therefore™ Content Connector est géré à partir du menu Therefore™ Content
Connector.
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479
Référence
3.3 Menu
Les options de menu affichées dans Console varient en fonction de la version et des
composants installés.
3.3.1 Fichier
· Ces trois options n'affectent que les services qui s'exécutent sur le serveur local.
· L'application Console doit également être exécutée en tant qu'administrateur (via l'option
« Exécuter en tant qu'administrateur »).
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481
Référence
Exit (Quitter)
Ferme Therefore™ Console et toutes les sous-fenêtres.
Cascade
Chaque sous-fenêtre (afficheur de messages, de volumes, etc.) s'affiche décalée par rapport à la
fenêtre précédente. En mode d'affichage Cascade, la sous-fenêtre « cochée » s'affiche par-
dessus les autres sous-fenêtres.
Stop (Arrêter)
Tout processus de migration en cours de traitement est arrêté en mode contrôlé. Avant l'arrêt du
service, tout document en cours de migration est d'abord déplacé intégralement.
Les options de désactivation (Disable) s'utilisent dans des cas rares en conjonction avec
l'utilitaire Therefore™ Move, qui replace dans le buffer les documents précédemment
transférés sur un support, puis les transfère sur un autre support.
483
483
Référence
Status (Statut)
Une boîte de dialogue de statut s'affiche. Documents indique le nombre de documents indexés,
Streams (Flux) indique le nombre réel de fichiers d'index, étant donné qu'un document peut
contenir plusieurs fichiers, Queued Jobs (Travaux en attente) indique le nombre de documents
en attente d'indexation et Error Jobs (Travaux donnant lieu à erreur) indique le nombre de
documents qu'il a été impossible d'indexer.
Ce menu est disponible dans les installations disposant du module Therefore™ Content Connector.
Stop
Tout traitement Therefore™ Content Connector actuellement actif est arrêté.
Statistics (Statistiques)
La boîte de dialogue Statistics (Logfile) (Statistiques (Journal)) de Therefore™ Content Connector
s'ouvre. Elle indique l'état et les résultats de toutes les séquences de traitement Therefore™
Content Connector exécutées. L'administrateur peut filtrer les informations affichées en fonction
de la date et de l'heure, du nom du serveur et de la catégorie. Le nombre de documents traités
par chaque séquence est également indiqué.
485
485
Référence
Corbeille
La corbeille contient tous les dossiers et documents Therefore™ qui ont été supprimés par les
utilisateurs. En d'autres termes, les documents et dossiers supprimés peuvent être restaurés
ultérieurement à partir de la corbeille, si besoin est. Pour des raisons de sécurité, Therefore™ ne
permet ni d'éviter l'utilisation de la corbeille, ni de supprimer physiquement les documents. La
corbeille contient tous les documents supprimés depuis la mise en production du système.
Pour filtrer la liste, cliquez sur Filtre et sélectionnez les paramètres de recherche. Vous pouvez
restaurer les documents et les dossiers ou les effacer à titre définitif. Si vous effacez un
document ou un dossier, les données correspondantes sont supprimées de la base de données
Therefore™ et il est transféré dans la file d'attente de conservation, où les fichiers à proprement
parler sont effacés à titre définitif par le service de migration Therefore™.
· Chaque utilisateur peut également accéder à une corbeille personnelle dans Therefore™
Navigator. Toutefois, seuls les utilisateurs dotés de la permission Opérateur sur l'objet
Therefore™ peuvent effacer le contenu de leur corbeille dans Therefore™ Navigator.
· Lorsqu'un document ou un dossier est restauré, une boîte de dialogue apparaît. Vous
pouvez modifier les données d'index si besoin est. Cliquez sur Afficher pour ouvrir une
copie locale du document supprimé dans Therefore™ Viewer ou sur Restaurer pour
restaurer le document. Remarque : si vous avez sélectionné plusieurs documents, ils
seront tous restaurés sans que cette boîte de dialogue ne s'affiche.
· Lorsqu'un document ou un dossier est effacé, une boîte de dialogue apparaît. Si la case
Effacer les documents du média n'est pas activée, les fichiers sont conservés sur le
support de stockage, mais le système Therefore™ ne peut pas y accéder, puisque les
références de base de données ont été effacées.
487
487
Référence
Log d'historique
Le log d'historique permet de rechercher, de recenser et d'exporter les opérations réalisées sur le
serveur.
L'outil Migrate Backlog (Migration en retard) propose des informations sur le nombre de documents
dont la migration n'est pas encore terminée. Dans une installation comprenant plusieurs serveurs
Therefore™, ces informations sont affichées pour chaque serveur. Il est possible de sélectionner
dans les zones de liste déroulante le serveur, le groupe de stockage et l'opération. La fonction
Update View (Mettre à jour affichage) actualise la liste de résultats en fonction des paramètres
choisis.
489
489
Référence
Les installations Therefore™ qui utilisent d'autres bases de données (Microsoft SQL Server, Oracle
ou IBM DB2) doivent faire appel aux outils de sauvegarde intégrés à ces bases de données.
La commande Backup DB (Sauvegarder BD) crée une copie de sauvegarde de la base de données
Therefore™ conservée dans Microsoft SQL Express. Cette copie de sauvegarde est dotée de
l'extension de fichier « .bak ». Vous pouvez restaurer manuellement ce fichier .bak dans Microsoft
SQL Express via l'utilitaire Microsoft « osql ».
Pour restaurer un fichier de sauvegarde, entrez les commandes suivantes à partir d'une invite de
commande :
osql -E
restore database Therefore from disk = 'lecteur:\chemin\nom_fichier.bak'
go
Nettoyage Buffer
Cette fonction démarre le nettoyage du buffer. Elle est disponible dans les installations Workgroup
et Business. Therefore™ vérifie tous les fichiers du buffer et supprime tout élément superflu.
Search (Recherche)
La boîte de dialogue de critères de recherche s'ouvre.
491
491
Référence
Last 6 months (6 derniers mois ) : seuls les fichiers d'historique des 6 derniers mois sont
inclus dans la recherche.
Last 12 months (12 derniers mois ) : seuls les fichiers d'historique des 12 derniers mois
sont inclus dans la recherche.
Custom time range (Plage de dates personnalisée) : une plage de dates peut être
définie.
Server (Serveur)
La recherche porte soit sur tous les serveurs, soit sur un serveur spécifique. (Ce paramètre
s'applique à un environnement à serveurs multiples.)
User (Utilisateur)
Soit tous les utilisateurs sont inclus, soit un certain utilisateur est spécifié.
Operation (Opération)
All (Tous) : tous les types d'opérations sont inclus.
Document events (Événements documents) : seuls les événements documents sont
inclus.
Workflow events (Événements workflow) : seuls les événements workflow sont inclus.
Administrative events (Événements administration) : seuls les événements
administration sont inclus.
Specific events (Événements spécifiques) : un ou plusieurs événements spécifiques
peuvent être sélectionnés. Utilisez la touche CTRL pour sélectionner des événements
multiples.
Export (Exporter)
Les résultats de la recherche peuvent être exportés sous forme de fichier texte. Vous pouvez
sélectionner les paramètres de séparateurs dans les paramètres d'exportation.
Clear (Effacer)
Tous les résultats de la recherche en cours sont effacés.
La liste de fichiers logs disponibles est déterminée par la plage de dates au bas du formulaire. Pour
sélectionner plusieurs fichiers, utilisez la touche MAJ ou CTRL du clavier, puis cliquez sur l'une des
cases à cocher pour les marquer comme inclus. Une fois les fichiers désirés sélectionnés, cliquez
sur OK. Ce paramètre est automatiquement mémorisé et est conservé lorsque la console est
refermée.
Exit (Quitter)
Le fichier log se referme.
493
493
Référence
L'administrateur peut sélectionner la cohérence des données à vérifier : index, catégorie, supports
et supports de sauvegarde. Il peut également déterminer la portée de la vérification : tous les
documents (valeur par défaut) ou seuls les documents marqués comme erronés. Les entrées
suspectes détectées peuvent éventuellement être marquées comme erronées.
Il est par ailleurs possible de stipuler l'emplacement et le nom du journal. (Remarque : vous devez
indiquer le chemin d'accès complet et le dossier doit être créé au préalable (C:\Logfiles\log.txt,
par exemple).)
Media (Supports)
Cette fonction est disponible dans les installations Workgroup et Business.
Cet outil vérifie l'espace disponible et l'état du disque. Il est possible de sélectionner tous les
supports ou un support déterminé. Si vous sélectionnez l'option « repair inconsistencies » (réparer
les incohérences), tout problème détecté est résolu automatiquement.
L'administrateur peut également indiquer l'emplacement et le nom d'un journal. (Remarque : vous
devez indiquer le chemin d'accès complet et le dossier doit être créé au préalable (C:\Logfiles
\log.txt, par exemple).)
495
495
Référence
Documents
Cet outil permet de vérifier les documents en tant que tels. Les données d'index doivent être
vérifiées en premier. L'outil permet ensuite de vérifier l'existence des documents dans la base de
données d'un support déterminé. La vérification porte, au choix, sur des volumes de stockage
déterminés ou sur les documents déjà marqués comme erronés.
Il est possible de stipuler que tout document suspect détecté doit être marqué comme erroné, ce
qui permet de le réparer par le biais de l'outil Repair (Réparation), sous réserve qu'il existe un
support de sauvegarde. Il est également possible d'indiquer le chemin/nom d'un journal.
(Remarque : vous devez indiquer le chemin d'accès complet et le dossier doit être créé au
préalable (C:\Logfiles\log.txt, par exemple).)
Code Description
300 Numéro de catégorie non valide
304 Le fichier du document est introuvable sur le support final
305 Une page du document ne figure pas dans le fichier du document
315 Le nombre de flux du fichier composé Therefore™ ne correspond pas au nombre de pages dans
la base de données
316 Le fichier du document existe, mais il est altéré
Repair (Réparation)
Cette fonction est disponible dans les installations Workgroup et Business.
Pour des raisons de sécurité, il est recommandé de sauvegarder les documents sur des supports
primaires et de sauvegarde. Si, pour une raison quelconque, le document mémorisé sur le support
primaire ou de sauvegarde est altéré, vous disposez de l'outil Repair (Réparation) pour recréer une
copie à partir du support non altéré.
497
497
Référence
Repair faulty documents (according to database) (Réparer les documents erronés (selon
la base de données))
Seuls les documents erronés sont réparés.
Include deleted documents in repair operation (Inclure les documents supprimés lors de
la réparation)
Les documents que contient la corbeille sont également réparés.
3.3.9 Aide
499
499
Référence
4. Document Loader
Document Loader est généralement utilisé dans deux cas de figure :
1. Importation d'un lot de fichiers dans Therefore™, les données d'index étant
mémorisées dans un fichier XML ou TXT associé.
2. Migration d'un lot de fichiers d'une structure arborescente et extraction des données
d'index à partir des noms de répertoire et de fichier.
4.1 Configuration
Fichiers données
Fichier de données qui définit le lot de documents à charger. Le bouton permet de rechercher le
fichier.
Si vous cochez cette case, les fichiers référencés sont supprimés lorsque le traitement est
terminé.
Fichier Log
Vous pouvez sélectionner le nom et le chemin du fichier Log.
Profil
Tous les profils existants sont recensés dans la zone de liste déroulante.
Nouveau
Permet de créer un profil.
Édition
Permet de modifier le profil sélectionné.
Supprimer
Permet de supprimer le profil sélectionné.
Processus
Démarre le processus de chargement.
Fermer
Ferme Document Loader.
Aide
Ouvre l'aide en ligne.
Cliquer avec le bouton droit de la souris dans la boîte de dialogue ouvre un menu contextuel.
501
501
Référence
Processus automatique
Ce mode permet la détection et le traitement automatiques des nouveaux fichiers de données.
Vous devez ouvrir Document Loader en mode automatique et vous devez configurer les options.
Options
Ouvre la boîte de dialogue des options de processus automatique.
Connexion serveur
Ouvre la boîte de dialogue Connexion serveur.
Consultez Profils d'indexation dans Therefore™ Solution Designer pour obtenir des informations
complémentaires concernant les profils d'indexation.
4.1.2 Options
Pour exécuter Document Loader en mode automatique, il est nécessaire de définir les paramètres
Options. Ces paramètres définissent le répertoire à contrôler et le nom/type des fichiers de
données (ainsi que les profils correspondants). Les fichiers de données peuvent être identifiés à
l'aide de caractères génériques (*.txt = tous les fichiers TXT, jean.* = tous les fichiers intitulés
« jean »).
Répertoire d'entrée
Chemin\nom du répertoire à contrôler.
Répertoire traité : Vous devez spécifier le répertoire dans lequel seront transférés les fichiers
dont le traitement a abouti.
Répertoire incorrect : Vous devez spécifier le répertoire dans lequel seront transférés tous les
fichiers incorrects.
Nom fichier
Nom du fichier de données à traiter. Les caractères génériques sont également pris en charge.
Exemple :
« *.txt » = tous les fichiers TXT
« fred.* » = tous les fichiers intitulés « fred ».
Profil
Profil d'indexation à utiliser pour traiter le fichier de données et les fichiers référencés.
Nouveau
Pour ajouter une nouvelle définition, cliquez sur Nouveau et entrez le nom du fichier de
données (ou tapez *.txt pour afficher les fichiers de type TXT, par exemple). Sélectionnez un
profil existant dans la liste déroulante, puis cliquez sur Appliquer.
Supprimer
Pour supprimer une définition (paire) existante, surlignez-la dans la liste et cliquez sur
Supprimer.
503
503
Référence
5. Export Utility
Therefore™ Export Utility est une application autonome qui transfère des documents d'une
catégorie Therefore™ vers un système de fichiers local.
6. Intégration
6.1 Integration with eCopy® ShareScan®
L'intégration à eCopy™ ShareScan® permet aux utilisateurs de numériser, d'indexer et d'archiver
des documents directement d'un périphérique MFP vers Therefore™.
1
Certaines éditions de Therefore™ ne sont disponibles que dans des régions déterminées.
505
505
Référence
1. Vous devez installer l'extension correspondant à eCopy® ShareScan® sur l'ordinateur eCopy®
ShareScan®. Exécutez le programme d'installation de Therefore™ Client et sélectionnez
l'option d'installation Custom (Personnalisée). Dans la boîte de dialogue des composants
Therefore™, développez la section Integrations et sélectionnez la version appropriée
d'eCopy® ShareScan®. Vous pouvez désélectionner toutes les autres options facultatives.
Terminez l'installation.
2. Assurez-vous que le compte utilisateur qui exécute le service ShareScan Manager dispose des
droits requis pour établir une connexion DCOM à Therefore™ Server (pour savoir quel compte
exécute le service, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le service ShareScan Manager
et, sous Propriétés, sélectionnez l'onglet Log On (Ouverture de session)).
507
507
Référence
6.3.1 Profils
Tenant (Locataire)
Réservé à un système Therefore™ à plusieurs locataires. Dans ce cas de figure, vous devez
indiquer le nom du locataire.
Hide Domain field on Login Panel (Masquer les champs de domaine sur le panneau
d'ouverture de session)
Le champ de domaine du panneau d'ouverture de session n'est pas affiché. Cette option s'avère
utile dans les environnements de groupes de travail qui ne requièrent pas de domaine. Dans un
environnement qui requiert un domaine, l'utilisateur doit entrer le domaine avant le nom
d'utilisateur (DOMAINE\nom_utilisateur) si aucun domaine par défaut n'est indiqué. Si un domaine
par défaut est indiqué et que le champ du domaine est masqué, l'utilisateur se connecte au
domaine par défaut uniquement.
2. Chaque page numérisée est affichée sur l'écran. Une fois la dernière page numérisée,
l'utilisateur peut passer en revue les images numérisées, supprimer des pages et en ajouter. Le
bouton Suivant permet de démarrer le processus d'archivage.
509
509
Référence
3. Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Si Therefore™ Server appartient à un
domaine distant, le nom d'utilisateur doit comporter le domaine en préfixe (DOMAINE
\utilisateur_x, par exemple).
4. Sélectionnez ensuite la catégorie utilisée pour archiver le(s) document(s). Seules les
catégories auxquelles l'utilisateur a accès sont affichées.
5. Vous pouvez maintenant entrer les données d'index. Une fois toutes les données d'index
requises entrées, cliquez sur le bouton Suivant pour mémoriser le document.
511
511
Référence
· Pour parer à toute utilisation non autorisée (qui serait imputée à votre compte), ne
laissez pas votre ordinateur sur lequel est installé eCopy ShareScan sans surveillance si
vous êtes connecté.
· Chaque instance d'eCopy ShareScan actuellement connectée utilise une licence
Therefore™ (utilisation identifiée/simultanée). Les utilisateurs doivent donc se
déconnecter lorsqu'ils ont terminé pour ne pas verrouiller inutilement les licences.
· L'administrateur peut surveiller les utilisateurs connectés via l'application Therefore™
Console. Elle lui permet de déconnecter les utilisateurs qui ont oublié de fermer leur
session.
513
513
Référence
Données d'index
Ouvre la boîte de dialogue des données d'index du document. Les utilisateurs détenant la
permission appropriée peuvent modifier les données d'index.
Mémoriser modifications...
Cette option s'applique aux documents ouverts dans Therefore™ Viewer.
<nom du profil>
Si des profils d'indexation ont été configurés, l'utilisateur peut en sélectionner un.
Aucun profil
Un utilisateur peut également décider de mémoriser le document sans lui associer de profil,
auquel cas il doit spécifier une catégorie et des données d'index obligatoires avant de
mémoriser le document.
Format de stockage :
Cette option permet de sélectionner le format de mémorisation du document dans Therefore™.
En cas de succès :
Une fois le document mémorisé dans Therefore™, il peut rester ouvert (valeur par défaut), être
supprimé ou l'application peut être refermée.
Création/Modification/Suppression de profil
Les utilisateurs qui disposent des permissions d'administration peuvent créer des profils ou modifier
et supprimer des profils existants.
515
515
Référence
<nom du profil>
Si des profils d'indexation ont été configurés, l'utilisateur peut en sélectionner un.
Aucun profil
Un utilisateur peut également décider de mémoriser le document sans lui associer de profil,
auquel cas il doit spécifier une catégorie et des données d'index obligatoires avant de
mémoriser le document.
Format de stockage :
Cette option permet de sélectionner le format de mémorisation du document dans Therefore™.
En cas de succès :
Une fois le document mémorisé dans Therefore™, il peut rester ouvert (valeur par défaut), être
supprimé ou fermé.
Contenu :
Choisissez le type de contenu à mémoriser et le mode de mémorisation requis. Les options
disponibles sont E-mail sans pièces jointes, E-mail avec pièces jointes dans fichier unique,
E-mail avec pièces jointes dans fichiers distincts et Pièces jointes uniquement.
Création/Modification/Suppression de profil
Les utilisateurs qui disposent des permissions d'administration peuvent créer des profils ou modifier
et supprimer des profils existants.
Therefore™ MFP Application se compose d'une application qui tourne sur le périphérique
multifonction et d'un service Web qui fournit des instructions à l'application cliente via SOAP. Le
service Web utilise l'API Therefore™ pour obtenir les informations requises du serveur Therefore™
et pour archiver des documents sur le serveur Therefore™.
517
517
Référence
519
519
Référence
4. Une fois l'installation terminée, cliquez sur Therefore MFP Application dans la liste
d'applications, puis configurez l'authentification en utilisant un ID de service et un code PIN.
Clavier matériel connecté lors de l'installation : vous devez connecter le clavier avant
le démarrage de l'application.
Clavier matériel connecté après l'installation : arrêtez Therefore™ MFP Application,
connectez le clavier, puis redémarrez l'application.
521
521
Référence
6. Si vous utilisez Therefore™ MFP Application pour la première fois, vous devez spécifier le nom
du serveur ou son adresse IP, le numéro de port et le protocole du serveur qui héberge le
service Therefore™ MFP Manager (généralement le serveur Therefore™). Pour les systèmes à
plusieurs locataires ou hébergés, vous devez également indiquer le nom du locataire.
· Si vous avez défini le nom du serveur et que l'adresse IP de ce dernier est modifiée,
vous devez relancer MFP Application (voir étape 5) pour activer la modification.
· À moins que le mode multilocataires soit activé, ne renseignez pas le champ Locataire.
· Depuis la version 3.2, il n'est plus nécessaire de configurer la boîte aux lettres.
· Pour éviter toute interruption de service lors de l'utilisation d'une application,
l'administrateur doit s'assurer que le délai d'annulation automatique est suffisamment
élevé pour pouvoir exécuter des opérations clés telles que l'envoi d'une page unique.
7. Vous devez également définir le numéro de port et le type de connexion côté service Web.
Cette opération peut être effectuée via Therefore™ Solution Designer. Ce port (80 par défaut)
doit être distinct du port de transfert de fichiers (8373 par défaut) et les deux ports doivent
être disponibles. Pour assurer des connexions sûres, il est nécessaire de disposer d'un
certificat. Pour plus d'informations, consultez le manuel Therefore™ Solution Designer.
Vous pouvez utiliser n'importe quel port pour établir une connexion à Therefore™ MFP
Manager, mais notez que les ports inférieurs à 1024 risquent d'être soumis à certaines
restrictions en raison du périphérique multifonction. Pour plus d'informations sur les ports
soumis à des restrictions, consultez la documentation du périphérique.
S'il vous plaît noter que le Therefore ™ MFP Manager n'est pas en conflit avec d'autres
services tels que IIS, XML Web Service ou Mobile Manager, qui sont tous en cours
d'exécution sur le port 80.
Périphériques Canon iR
La langue par défaut d'un clavier est l'anglais, mais vous pouvez la modifier en procédant comme
suit :
3. Vous pouvez alors sélectionner les paramètres de langue appropriés du clavier logiciel et du
clavier physique.
523
523
Référence
Pour disposer de la fonctionnalité uniFLOW ou Universal Login Manager dans votre système
Therefore™, procédez comme suit.
Version requise
uniFLOW:
Les matériels iR nécessitent un serveur uniFLOW v4.0 ou plus récent.
Les imageRUNNER ADVANCE de Canon nécessitent un serveur uniFLOW v4.0.5 et le fichier JAR
v2.4.0 pour le uniFLOW Login Manager.
· Universal Login Manager: Celui-ci doit être executé en mode serveur. Cliquez ici pour
consulter la documentation NT-ware.
· Si le Universal Login Manager n'est pas en mode serveur uniFLOW, la connexion
automatique à Therefore™ est pas possible. En ce cas là, le paramètre "Login Manager"
de la Therefore™ application MFP doit être réglé sur "Ignorer Login Manager" dans
Therefore™ Solution Designer. Pour plus d'informations sur ces paramètres, consultez le
Guide Utilisateurs Pour Administrateurs.
Configuration
1. Installez et configurez Therefore™ MFP Application.
Etape 2: Etape 2 n’est demandée que lorsque nous faisons la mise à jour de 3 .6 et
antérieur. Pour la version 3.7 ou ultérieur, sautez l’étape 2 et aller à l’étape 3.
525
525
Référence
1. La première étape consiste à ouvrir une session en utilisant votre nom d'utilisateur et votre
mot de passe, puis à choisir le domaine approprié dans la liste déroulante. L'option de domaine
n'est pas disponible si l'ordinateur (et le serveur) n'appartiennent pas au domaine. Vous
pouvez également entrer les informations relatives au domaine avant le nom d'utilisateur
(moyaware\jean dupont, par exemple), mais la zone de liste déroulante doit dans ce cas rester
vide).
2. La boîte de dialogue de numérisation s'affiche et vous permet, le cas échéant, de modifier les
paramètres. Pour démarrer la numérisation, appuyez sur le bouton vert à l'écran ou sur le
bouton physique du panneau du périphérique MFP. Une fois le document numérisé, il s'affiche
en tant qu'aperçu dans le volet gauche. Supprimez les pages superflues à l'aide du bouton
Supprimer et numérisez d'autres pages à l'aide du bouton de démarrage vert. Une fois
l'opération terminée, appuyez sur Suivant.
Vous pouvez définir des paramètres de numérisation par défaut dans Therefore™ Solution
Designer pour chaque périphérique ou pour l'ensemble des périphériques.
527
527
Référence
3. Vous pouvez maintenant choisir la catégorie Therefore™ dans la liste affichée (seules les
catégories pour lesquelles l'utilisateur dispose d'une permission sont recensées). Une fois la
sélection effectuée, appuyez sur Suivant.
Vous pouvez définir une catégorie par défaut dans Therefore™ Solution Designer pour
chaque périphérique ou pour l'ensemble des périphériques. Si une catégorie par défaut est
définie, la liste de catégories ne s'affiche pas. Toutes les numérisations sont enregistrées
dans la catégorie prédéfinie.
4. Les champs d'index associés à la catégorie sélectionnée s'affichent. Vous pouvez les
renseigner. Une fois l'opération terminée, cliquez sur Suivant. Vous pouvez entrer les données
d'index par le biais des claviers logiciel ou matériel.
529
529
Référence
6. S'il se produit un problème d'archivage du document, qu'elle qu'en soit la cause, un message
d'erreur s'affiche. Dans le cas contraire, une boîte de dialogue s'affiche. Elle contient les
options Numériser encore et Déconnexion (Finir pour uniFLOW). L'option Numériser
encore permet de retourner à la boîte de dialogue de numérisation, l'option Déconnexion de
retourner à l'écran de connexion et l'option Finir (uniFLOW) de retourner à l'écran d'accueil.
531
531
Référence
Les paramètres disponibles dans cette boîte de dialogue varient selon les fonctionnalités du
périphérique. Ils sont répartis sur deux onglets : Paramètres numérisation et Avancé.
Paramètres numérisation
Couleur
Couleur, niveau de gris et noir et blanc
Résolution
Définissez la valeur DPI en fonction de la qualité requise. Le paramètre le plus bas est
100x100, le paramètre le plus élevé est 600x600.
Luminosité
Réglez ce paramètre à l'aide de la barre de luminosité.
Format de fichier
Vous pouvez numériser une page au format TIFF à une page, TIFF à plusieurs pages, PDF, PDF
recherchable ou PDF/A recherchable.
Recto verso
Vous pouvez numériser les pages imprimées en recto et en recto verso.
Avancé
Qualité
Les paramètres de qualité sont fonction du périphérique.
Taille de numérisation
Définissez la taille de numérisation du lot de documents à numériser.
Orientation de numérisation
Définissez l'orientation de numérisation du lot de documents à numériser. Remarque : certaines
tailles de numérisation ne gèrent que l'orientation paysage.
Déconnexion
Si vous vous déconnectez de l'application, vous retournez à l'écran de connexion. Remarque : si
uniFLOW/Universal Login Manager est installé, vous pouvez utiliser le bouton ID du panneau de
commande du périphérique MFP pour vous déconnecter.
Suivant
Démarre le processus d'archivage en ouvrant la boîte de dialogue de catégorie.
533
533
Référence
Ce bouton renvoie l'application MFP à la boîte de dialogue de numérisation et réinitialise tous les
paramètres du scanner.
Ce bouton affiche une boîte de dialogue de type À propos associée à l'application MFP. Sur
imageRUNNER ADVANCE, maintenez enfoncée la touche * pendant plusieurs secondes.
Si uniFLOW/Universal Login Manager est installé, le bouton Déconnexion n'est pas visible sur
l'écran tactile. Utilisez le bouton ID pour vous déconnecter.
535
535
Référence
8. MFP Print
MFP Print est une application Web MEAP® qui s'exécute sur les périphériques Canon imageRUNNER
ADVANCE. Elle se connecte au serveur Therefore™ et permet aux utilisateurs de rechercher,
d'afficher et d'imprimer des documents.
1. Ouvrez l'application Web sur le périphérique Canon imageRUNNER ADVANCE. L'URL par défaut
de Therefore™ MFP Print est https://<nom du serveur>/TWA. Le nom <TWA> est dérivé
du nom du dossier d'installation, qu'il est possible de modifier à l'installation. Entrez votre nom
d'utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur Annonce.
· Pour simplifier l'ouverture de l'application, vous pouvez définir un raccourci dans les
favoris. Nous recommandons d'utiliser le nom : « MFP Print ».
· Dans un système Therefore™ à plusieurs locataires, le format de l'URL par défaut est le
suivant : http://nom_serveur/tenant/... Vous pouvez toutefois raccourcir cette URL en
utilisant le mode sous-domaine. Le format de l'URL correspond alors à : http://
tenant.nom_serveur/... Pour activer le mode sous-domaine, définissez la valeur de la clé
SubdomainMode sur true dans le fichier « web.config » de l'application Web cliente.
537
537
Référence
2. Une liste de catégories pour lesquelles l'utilisateur dispose de permissions s'affiche. Choisissez
la catégorie appropriée, puis cliquez sur Suivant.
3. Dans la boîte de dialogue de recherche qui s'affiche, vous pouvez entrer des critères de
recherche pour filtrer la recherche. Cliquez ensuite sur Next (Suivant).
Pour afficher une liste de documents, l'utilisateur doit disposer des permissions Imprimer et
Télécharger dans Therefore™.
539
539
Référence
5. Une boîte de dialogue en incrustation contenant diverses options s'affiche. Le document peut
être affiché, imprimé ou enregistré dans la boîte de réception de l'utilisateur. Sélectionnez
l'option appropriée, puis cliquez sur Suivant.
· Il est impossible d'afficher les documents de plus de 10 Mo, mais vous pouvez les
imprimer directement ou les enregistrer dans la boîte de réception de l'utilisateur, puis les
prévisualiser avant de les imprimer.
· Si le nombre de documents de la liste de résultats excède 200, celle-ci est tronquée.
Pour éviter ce cas de figure, définissez des critères de recherche plus spécifiques.
· Si l'option Imprimer de cette boîte de dialogue est grisée, vérifiez que :
1. Direct Print Kit pour PDF/XPS est installé (voir la configuration requise).
2. Le paramètre de restriction de l'impression du navigateur est désactivé.
6. Si vous avez sélectionné l'option Afficher, le document est ouvert dans le visualisateur interne.
Pour retourner à la liste de résultats, cliquez sur l'icône de retour dans le menu inférieur.
Vous pouvez toutefois raccourcir cette URL en utilisant le mode sous-domaine. Le format de l'URL
correspond alors à :
http://tenant.nom_serveur/...
Pour activer le mode sous-domaine, définissez la valeur de la clé SubdomainMode sur true dans le
fichier « web.config » de l'application Web cliente sur le serveur qui héberge Microsoft® IIS :
<add key="SubdomainMode" value="true" />
541
541
Référence
Téléphone Tablette
Android™ iOS Windows® Android™ iOS Windows
Interface Volet unique Volets multiples
Extraction Toujours en Toujours en Toujours en Aperçu de la Pas Aperçu de la
et affichage plein écran plein écran plein écran première d'aperçu, première
dans dans le dans dans le page intégré document page intégré
l'applicatio visualisateur l'application visualisateur au volet entier au volet
n mobile externe externe principal, intégré au principal,
document volet document
entier en principal entier en
plein écran plein écran
dans le dans le
visualisateur visualisateur
externe externe
Intégration Affichage et Le document Le document Affichage et Le document Affichage et
à d'autres envoi via peut être peut être envoi via peut être envoi via
application toute ouvert dans ouvert dans toute ouvert dans toute
s application toute toute application toute application
appropriée application application appropriée application appropriée
installée appropriée appropriée installée appropriée installée
installée. installée. installée.
L'envoi à
partir
d'autres
applications
n'est
actuellement
pas pris en
charge.
Recherche Non Oui
fulltexte
simultanée
dans toutes
les
catégories
Affichage Non Oui
d'historique
d'instance
de workflow
4. Une fois tous les paramètres configurés, cliquez sur Connexion pour démarrer l'application.
Active le mode Recherche, qui permet de rechercher des documents et des dossiers.
543
543
Référence
Active le mode Appareil photo, qui permet de prendre et de mémoriser des photos.
En mode Recherche, un utilisateur peut effectuer à la fois des recherches en texte intégral et des
recherches de données d'index, puis consulter le document détecté.
Active la vue Données d'index, qui affiche la boîte de dialogue des données d'index.
L'utilisateur qui possède les permissions appropriées peut également modifier les données
d'index.
Bloquer et modifier
Avant d'intervenir sur un document, il est nécessaire de le bloquer (verrouiller) pour empêcher
tout autre utilisateur de le modifier simultanément. D'autres utilisateurs Therefore™ peuvent
consulter un document verrouillé, mais en mode de lecture seule uniquement.
Annuler blocage
Le document sera libéré sans que les modifications exécutées soient mémorisées.
545
545
Référence
Annuler
Quitte la boîte de dialogue et retourne dans le document.
· Si vous cliquez sur un objet lié, le document s'ouvre et vous permet de modifier ses
données d'index.
· Si l'objet lié est une instance de workflow, le document lié à ce dernier s'affiche.
Active la vue Données d'index, qui affiche la boîte de dialogue des données d'index.
L'utilisateur qui possède les permissions appropriées peut également modifier les données d'index.
Active le mode Tâche, qui affiche la boîte de dialogue des tâches de workflow.
En mode Rapport, un utilisateur peut afficher les rapports pour lesquels il dispose des permissions
appropriées. Les types de rapports sont recensés dans le volet de gauche. Sélectionnez l'un d'eux
pour afficher tous les rapports disponibles dans la liste de résultats figurant dans le volet de
droite. Pour ouvrir un rapport, sélectionnez-le dans la liste.
Active la vue Données d'index, qui affiche la boîte de dialogue des données d'index.
L'utilisateur qui possède les permissions appropriées peut également modifier les données d'index.
547
547
Référence
En mode Appareil photo, un utilisateur peut prendre et mémoriser des photos à l'aide de
l'application Therefore™ Mobile.
Envoyer à Therefore™
Mémorise la photo dans Therefore™.
Supprimer tout
Supprime toutes les photos répertoriées et retourne à l'écran d'accueil.
Nom du serveur
Nom du serveur sur lequel est installé Therefore™ Server.
SSL (https)
· Paramètre recommandé et activé par défaut. Il permet de communiquer avec le service Web
via https.
· Vous pouvez obtenir un certificat par le biais des autorités de certification, telles que :
http://www.dmoz.org/Computers/Security/Public_Key_Infrastructure/PKIX/
Tools_and_Services/Third_Party_Certificate_Authorities//
· Pour utiliser une connexion sécurisée, vous devez configurer un certificat. L'ID de
l'application correspond à 7c47ed09-ed84-470d-ac1d-94964af2ce0a. Pour apprendre à
configurer un certificat SSL, consultez l'article Microsoft suivant : http://
msdn.microsoft.com/en-us/library/ms733791.aspx
http
· Bien que ce paramètre ne soit pas recommandé, vous pouvez également communiquer avec
le service Web via http.
· Pour ce faire, vous devez commencer par désactiver le paramètre dans l'application, puis
modifier le fichier de configuration « TheMobileManager.exe.config ». Il réside dans le
répertoire d'installation de Therefore sur le serveur qui héberge Therefore™ Mobile Manager.
Dans le fichier de configuration, remplacez les lignes suivantes :
549
549
Référence
Vous devez enfin indiquer le port à utiliser à des fins de communication dans Therefore™
Solution Designer (80, par exemple). Assurez-vous que le port n'est pas bloqué par le pare-
feu.
Locataire
Dans les environnements serveur hébergés ou à plusieurs locataires, vous devez indiquer le nom
du locataire. Vous devez également modifier le fichier de configuration
« TheMobileManager.exe.config ». Il réside dans le répertoire d'installation de Therefore sur le
serveur qui héberge Therefore™ Mobile Manager. Dans le fichier de configuration, activez ensuite
la section appropriée.
Connexion
Appuyez sur ce bouton pour démarrer la connexion à Therefore™ Server.
Journalisation
La journalisation est désactivée par défaut, mais vous pouvez l'activer et la configurer.
Remarque : n'activez la journalisation que lorsqu'elle est absolument nécessaire, car elle entraîne
une dégradation des performances. Notez également que si vous activez la journalisation, il est
recommandé de vider les données du journal une fois le problème résolu.
Charger les données du journal : le journal en cours (mémorisé sur le périphérique mobile)
est chargé sur le serveur qui héberge Therefore™ Mobile Manager. Vous trouverez son chemin
d'accès dans l'entrée correspondante du journal des événements Windows®.
Nettoyer les données du journal : vide le journal en cours qui est mémorisé sur le
périphérique mobile.
Domaine
Si vous faites partie d'un domaine, entrez son nom. Si votre système est hébergé, ne renseignez
pas le champ.
Connexion automatique
L'utilisateur est automatiquement connecté au redémarrage de l'application. Remarque : cette
fonction peut être désactivée par un administrateur. Pour plus d'informations, reportez-vous à
Therefore™ Solution Designer.
551
551
Référence
Vous pouvez configurer certains paramètres via l'onglet Avancé de la boîte de dialogue
Paramètres de Therefore™ Solution Designer.
553
553
Référence
Sécurité
Automatic log in on Mobile Devices (Connexion automatique sur les périphériques
mobiles)
Si ce paramètre est défini sur True (valeur par défaut), l'utilisateur peut se connecter
automatiquement sur son périphérique mobile.
10 Legal
.
Tous droits réservés. Aucune partie de ce travail ne peut être copiée, sous quelque forme que ce
soit -graphique, éléctronique, méchanique, y compris photocopie, enregistrement, systèmes de
stockage et extraction d'information - sans la permission de l'éditeur.
Safari une marque déposée de Apple Inc., aux Etats Unis et/ou dans d'autres pays.
IOS est une marque ou marque déposée de Cisco aux États-Unis et d'autres pays et est utilisée
sous licence.
Les produits auxquels il est fait réference dans ce documents peuvent être des marques et/ou
des marques déposées des propriétaires respectifs.
Il est entendu que malgré l'attention qui a été porté à la production de ce document, Therefore
Corporation n'est pas responsable des erreurs et oublis ou d'incidents résultant de l'utilisation
d'informations contenues dans ce document.
555
555
Référence
11 Navigator
.
Therefore™ Navigator permet de rechercher et de récupérer des informations mémorisées dans le
système Therefore™.
11.1 Fichier
Info
Assistant Absences...
Lancez l'assistant Absences pour gérer les absences.
Actualiser
Cette option charge à nouveau les informations les plus récentes depuis Therefore™ Server
(si par exemple une catégorie a été modifiée dans Therefore™ Solution Designer ou qu'un
autre utilisateur a créé une recherche globale).
Corbeille
Ouvre votre corbeille personnelle pour restaurer des documents ou des dossiers supprimés.
Nouveau
Permet de créer un document ou un dossier. Cliquez sur la flèche pour développer cette option de
menu.
Tableau de bord
Ouvre l'URL du tableau de bord configuré dans un nouvel onglet.
Options
Divers paramètres peuvent être configurés par le biais de la boîte de dialogue des options.
Quitter
Ferme le programme.
557
557
Référence
11.1.1 Options
11.1.1.1 Général
Langue
Interface utilisateur
Liste déroulante des langues de l'interface utilisateur. Remarque : seules les langues
sélectionnées lors de l'installation sont recensées.
Aide
Liste déroulante des langues de l'aide de Therefore™. Remarque : seules les langues
sélectionnées lors de l'installation sont recensées.
Interface utilisateur
Schéma de couleur
Permet de sélectionner le style et le schéma de couleur.
Proposition automatique
Efface tout
Permet d'effacer l'historique de proposition automatique.
Information utilisateur
Utilisateur annoncé
Affiche des informations sur l'utilisateur connecté.
Certificat utilisateur :
Nom du certificat actuellement sélectionné utilisé pour signer les documents PDF.
Modifier...
Permet de changer de certificat.
559
559
Référence
11.1.1.2 Navigator
Langue de troncature
Langue utilisée pour la troncature.
Recherche partielle
Si cette option est activée, les termes similaires, mais non exactement identiques au terme
recherché, sont identifiés. Elle permet d'identifier les termes contenant des fautes de frappe.
À titre d'exemple, la recherche partielle de « Dupont » recenserait « Dupond » ou « Duponte ».
Choisissez un niveau compris entre 1 et 5. Plus le niveau est élevé, moins les termes identifiés
se rapprochent du terme recherché.
561
561
Référence
Therefore™ Multi-format Viewer est utilisé par défaut pour afficher la plupart des types de
fichiers. Il fait appel à une technologie tierce pour prendre en charge la visualisation d'un large
éventail de types de fichiers sans qu'il ne soit nécessaire d'installer une application native sur
l'ordinateur. Il est toutefois possible de modifier ces paramètres pour l'utilisateur en cours. Les
options par défaut de tous les utilisateurs peuvent également être modifiées via les paramètres
avancés dans Therefore™ Solution Designer.
Ajouter...
Cliquer sur Ajouter... permet d'ajouter une extension et de sélectionner l'application d'affichage
correspondante.
Supprimer
Permet de supprimer l'extension sélectionnée.
L'application Navigator doit se connecter à un serveur Therefore™ pour exécuter les requêtes et
afficher les résultats correspondants.
Réseau local
Nom serveur
Entrez le nom DNS ou l'adresse IP. Si le nom du serveur Therefore™ n'est pas indiqué, le
serveur Therefore™ par défaut inscrit dans le registre Windows est utilisé.
563
563
Référence
Internet
Adresse service
Entrez l'URL du service XML Web Therefore™.
Utilise ce proxy
Pour utiliser un autre serveur proxy, cochez la case Utilise ce proxy et tapez le nom DNS ou
l'adresse IP du serveur, ainsi que le numéro de port requis pour la connexion.
Effacer
Efface les informations d'ouverture de session mémorisées pour interdire aux clients qui se
connectent via XML Web Service de se connecter automatiquement.
Paramètres multilocataires
Nom locataire:
RÉSERVÉ aux systèmes à PLUSIEURS LOCATAIRES. Entrez le nom du locataire.
11.1.1.5 Ressources
Aide
Ouvre l'aide Navigator en ligne.
565
565
Référence
Mises à jour
Info
Permet d'obtenir des informations relatives à la
dernière version sur le site Web de Therefore™.
Maintenance
Permet d'obtenir des informations relatives à la
maintenance sur le site Web.
M'avertir lorsque des mises à jour Therefore™ sont disponibles (case à cocher)
Par défaut, les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs ne sont pas avertis de la sortie de
nouvelles versions de Therefore™ Server. S'ils le souhaitent, ils peuvent recevoir une notification
en cochant cette case. Notez que cette alerte ne s'applique qu'à la version du serveur. En
d'autres termes, une fois le serveur mis à jour, elle disparaît, même si la version du client n'a pas
été mise à jour.
Aller Online
Ouvre le site Web de Therefore™ www.therefore.net
A propos
Affiche une boîte de dialogue À propos.
11.1.2 Corbeille
Filtre
Ouvre une boîte de dialogue permettant de définir des critères de recherche déterminés.
Type :
Choisissez le type d'élément à rechercher (dossiers, documents ou les deux à la fois).
Supprimé par :
Permet de rechercher les documents supprimés par un utilisateur déterminé. Cette option est
réservée aux administrateurs.
567
567
Référence
Catégorie :
Le cas échéant, indiquez une catégorie ou une définition de dossier déterminée.
Date :
Entrez la plage de dates à utiliser pour la recherche.
Restaurer le dossier lors de la restauration d'un document issu d'un dossier supprimé
Si vous cochez cette case, le dossier supprimé associé est restauré lors de la restauration d'un
document de dossier.
Restaurer
Lorsqu'un document ou un dossier est restauré, une boîte de dialogue apparaît. Vous pouvez
modifier les données d'index si besoin est. Cliquez sur Afficher pour ouvrir une copie locale du
document supprimé dans Therefore™ Viewer ou sur Restaurer pour restaurer le document.
Remarque : si vous avez sélectionné plusieurs documents, ils seront tous restaurés sans que
cette boîte de dialogue ne s'affiche.
Les utilisateurs qui disposent de la permission Opérateur peuvent restaurer les documents
de tous les utilisateurs.
Fermer
Ferme la boîte de dialogue Corbeille.
Pour déléguer à un autre utilisateur vos responsabilités Therefore™, cochez la case Je suis
absent et sélectionnez la personne appropriée en cliquant sur le bouton Parcourir.
569
569
Référence
Réduire le ruban
Le ruban est réduit et seuls les onglets sont visibles. Cliquer sur un onglet affiche le ruban. Pour
agrandir à nouveau le ruban, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'un des onglets, puis
désélectionnez Réduire le ruban.
Ajouter élément
Ajoute l'élément sélectionné à votre liste de favoris.
Enlever élément
Enlève un élément sélectionné de la liste des favoris.
Haut/Bas
Modifie l'ordre des éléments dans la liste des favoris.
Nouvelle recherche
Démarre une nouvelle recherche au sein d'une catégorie ou une recherche multi-catégories.
Ouvrir recherche
Recense toutes les recherches mémorisées disponibles.
Mémoriser recherche
Permet de mémoriser la recherche, y compris la disposition de la liste de résultats (groupement, tri
et ordre des colonnes). Les utilisateurs qui disposent des permissions d'administration peuvent
également écraser la recherche associée par défaut à la catégorie.
Recherche rapide
Vous pouvez effectuer une recherche en texte intégral en entrant une chaîne de texte à
rechercher. Par défaut, la recherche comprend toutes les catégories qui gèrent la recherche en
texte intégral et la recherche de radical (troncature) est activée. Vous pouvez modifier ces
paramètres dans Recherche avancée et désactiver la recherche de radical (troncature) dans le
menu Options.
Contenu du document
Si cette case est cochée, le contenu du document est affiché dans la liste de résultats.
Données d'index
Si cette case est cochée, les données d'index sont affichées dans la liste de résultats.
Recherche avancée
Ouvre la boîte de dialogue de recherche en texte intégral.
Gabarits
Recense tous les profils de gabarit sans catégorie source ni dossier définis auxquels l'utilisateur
est autorisé à accéder.
Afficher
Ouvre le(s) document(s) sélectionné(s) dans Viewer.
Imprimer
Imprime le(s) document(s) sélectionné(s) directement sur l'imprimante par défaut.
Données d'index
Permet de modifier les données d'index d'un ou de plusieurs documents.
Exporter
Les documents sélectionnés peuvent être exportés vers un système de fichiers. Cliquez sur la
flèche pour développer l'option de menu et inclure une option Envoyer permettant d'envoyer par
e-mail les documents.
Liens
Ouvre la boîte de dialogue Objets liés contenant tous les objets auxquels est lié le document
sélectionné.
Sécurité
Ouvre la boîte de dialogue de sécurité qui permet de définir les permissions associées au
document/dossier sélectionné.
Historique
Affiche l'historique du document sélectionné.
Supprimer
Supprime le document sélectionné.
Nouvelle tâche
Ouvre la boîte de dialogue Nouvelle tâche, dans laquelle l'utilisateur peut créer des tâches et les
assigner à d'autres utilisateurs.
Démarrer workflow
Démarre une nouvelle instance de workflow associée aux documents sélectionnés. La liste des
workflows associés à la catégorie s'affiche et l'utilisateur peut y choisir l'instance appropriée.
Lié à
Permet de lier le dossier aux tâches de workflow qui vous sont assignées.
571
571
Référence
Création
Ouvre Therefore™ Solution Designer.
Numérisation
Ouvre Therefore™ Capture Client.
Trouver
La recherche démarre.
Interrompre
Interrompt une recherche en cours d'exécution.
Enregistrement
Restaurer la requête
Réinitialise la valeur d'origine des champs d'index (s'il s'agit d'une nouvelle recherche, son effet
est identique à Effacer la requête).
Effacer la requête
Efface tous les champs d'index.
573
573
Référence
Opérandes
Divers opérandes permettent d'affiner la recherche. Les recherches mémorisées prennent en
charge plusieurs langues. À titre d'exemple, si une recherche est générée sur un système français
à partir des critères : "Société A" OU "Société B", ces termes sont automatiquement traduits
lorsque Therefore™ Navigator est ouvert dans une autre langue. Remarque : pour éviter la
traduction d'un opérateur, vous pouvez l'entourer de guillemets doubles ("Société A et fils"
OU "Société B", par exemple).
Opérande Description
* La fonction de caractères génériques s'applique uniquement aux champs Texte
ou Mot clé unique (et non aux champs Mot clé multiple). Exemple : « a* »
renvoie les champs commençant par la lettre « a ».
> Recense les documents dont la valeur est « supérieure à » la valeur entrée (telle
que > 10).
>= Recense les documents dont la valeur est « supérieure ou égale à » la valeur
entrée.
< Recense les documents dont la valeur est « inférieure à » la valeur entrée (telle
que < 10).
<= Recense les documents dont la valeur est « inférieure ou égale à » la valeur
entrée.
ET Des résultats ne sont générés que si les deux termes recherchés sont
détectés.
OU Des résultats sont générés si l'un des deux termes recherchés est détecté.
A Des résultats sont générés pour une plage de valeurs (100 A 110 ; ab* A am*,
par exemple).
VIDE Des résultats ne sont générés que pour les documents dont le champ d'index est
vide. Cela signifie généralement que le champ n'est pas encore utilisé. Exemple :
un champ de type « Departure Date » (date de départ - le départ n'a pas
encore eu lieu) ou « Final Cost » (coût final - le coût n'est pas encore finalisé).
Notez qu'un champ obligatoire ne peut jamais être vide.
NON VIDE La recherche porte sur tous les documents dont le champ d'index n'est pas
vide.
AUJOURD'HUI À titre d'exemple, >AUJOURD'HUI-7 correspond à la semaine dernière.
>AUJOURD'HUI-0.33 détecte tous les documents créés pendant les 8 dernières
heures. (Cet opérande est réservé aux champs de type Date.)
PAS À titre d'exemple, PAS p* exclut tout champ contenant des valeurs qui
commencent par p*.
Vous pouvez combiner des fonctions pour composer des expressions de recherche complexes.
Exemple :
Si une recherche utilise l'un des opérandes texte (AUJOURD'HUI, par exemple) et qu'elle est
mémorisée, c'est la langue associée à l'interface utilisateur de Therefore™ qui lui est
appliquée. Si cette recherche est exécutée dans un client Therefore™ dans une autre
langue, elle ne fonctionne pas.
Options
Options avancées
Vous pouvez stipuler des paramètres de fichier internes en tant que filtre de recherche.
Champs...
Les champs affichés en tant qu'en-têtes de colonne dans la liste de résultats peuvent être
configurés.
Trier
Un filtre de tri et de groupe peut être prédéfini en 4 niveaux.
575
575
Référence
Taille du document
Options Paramètres
Égal Recense les documents dont la taille de fichier est égale à la valeur
(exprimée en Ko) entrée dans le premier champ.
Entre Recense les documents dont la taille de fichier est comprise entre la
valeur entrée dans le premier champ et la valeur entrée dans le second
champ.
Plus petit que Recense les documents dont la taille de fichier est inférieure à la valeur
entrée dans le premier champ.
Plus grand que Recense les documents dont la taille de fichier est supérieure à la
valeur entrée dans le premier champ.
Création de document
Option Paramètres
Par utilisateur La recherche peut être limitée à un utilisateur unique.
Créé le Seuls les documents créés à la date indiquée sont détectés.
Créé entre Seuls les documents créés entre les deux jours sélectionnés sont
détectés.
Créé avant Seuls les documents créés avant le jour indiqué sont détectés.
Créé depuis Seuls les documents créés après le jour indiqué sont détectés.
Avancé Utilisez des opérandes pour étendre la recherche.
Versions document
Option Paramètres
Par utilisateur La recherche peut être limitée à un utilisateur unique.
N'a pas été modifié Seules les versions de documents non modifiées sont détectées.
A été modifié Seules les versions de documents qui ont été modifiées sont
détectées.
Modifié le Seules les versions de documents qui ont été modifiées à la date
indiquée dans le premier champ sont détectées.
Modifié entre Seules les versions de documents qui ont été modifiées entre les deux
jours sélectionnés sont détectées.
Modifié avant Seules les versions de documents qui ont été modifiées avant le jour
indiqué sont détectées.
Modifié depuis Seules les versions de documents qui ont été modifiées après le jour
indiqué sont détectées.
Avancé Utilisez des opérandes pour étendre la recherche.
État blocage
Option Paramètres
Utilisateur La recherche peut être limitée à un utilisateur unique.
Libérer Seuls les documents mémorisés sont détectés.
Bloqué Seuls les documents bloqués sont détectés.
Bloqué le Détecte les documents bloqués à la date indiquée dans le premier
champ.
Bloquer entre Détecte les documents bloqués entre les deux jours sélectionnés.
Bloquer avant Détecte les documents bloqués avant le jour indiqué.
Bloqué après Détecte les documents bloqués après le jour indiqué.
Avancé Utilisez des opérandes pour étendre la recherche.
577
577
Référence
11.2.1.1.2 Champs
Les champs affichés dans l'en-tête de la liste de résultats peuvent être modifiés. Vous pouvez
ainsi ajouter et supprimer des champs ou modifier leur ordre.
11.2.1.1.3 Trier
Puis par
Vous pouvez indiquer trois autres niveaux de tri et de groupement.
579
579
Référence
Un clic droit sur un champ entraîne l'affichage d'un menu contextuel contenant diverses fonctions,
dont certaines varient selon le type de champ.
Aujourd'hui
Cette option est disponible pour les champs de date, dans lesquels elle permet de coller la
date du jour.
Mots clés...
Cette option affiche la liste des valeurs disponibles.
Parcourir...
Ouvre une boîte de dialogue permettant de filtrer la base de données et d'y effectuer des
recherches.
Mots clés...
Cette option affiche la liste des mots clés disponibles.
Parcourir...
Ouvre une boîte de dialogue permettant de filtrer le dictionnaire de mots clés et d'y effectuer
des recherches.
Les recherches multicatégories permettent aux utilisateurs de rechercher des documents dans
plusieurs catégories. Pour effectuer une recherche multicatégories, un gabarit de recherche
multicatégories adapté doit être conçu dans Solution Designer. Pour apprendre à configurer une
recherche multicatégories, reportez-vous à Recherche multicatégories par données d'index.
Cette boîte de dialogue est identique à celle d'une recherche de catégories, à l'exception des
options. La recherche de fichiers est identique, mais vous disposez d'une option complémentaire,
Choisissez les catégories.
581
581
Référence
Catégories disponibles
Toutes les catégories disponibles sont recensées.
Ajouter
Vous pouvez sélectionner et ajouter des catégories dans la liste Rechercher dans ces
catégories.
Supprimer
Vous pouvez sélectionner et supprimer des catégories dans la liste Rechercher dans ces
catégories.
Haut/Bas
Vous pouvez régler l'ordre des catégories. L'ordre dans lequel elles sont affichées dans la liste de
résultats est modifié en conséquence.
Pour pouvoir activer la fonctionnalité de recherche fulltexte, vous devez sélectionner l'option
Recherche Full-texte lors de l'installation du serveur Therefore™ et chaque catégorie à inclure
dans une recherche fulltexte doit être compatible avec la fonctionnalité fulltexte. Par défaut, les
catégories ne gèrent pas la recherche fulltexte. Pour plus d'informations sur l'activation de la
fonction fulltexte pour les catégories, reportez-vous au manuel de l'application Therefore™
Solution Designer.
583
583
Référence
Langue de troncature
Langue utilisée pour la troncature.
Recherche partielle
Si cette option est activée, une recherche partielle identifie les éléments qui sont similaires, mais
non exactement identiques au terme recherché. Cette fonction permet de détecter les fautes de
frappe, puisqu'une recherche partielle portant sur « Dupont » identifierait également les termes
« Dupond » et « Duponte ». Choisissez un niveau compris entre 1 et 5. Les niveaux élevés
gèreront un périmètre de recherche plus large et renverront donc des résultats susceptibles d'être
indirectement liés au terme recherché.
585
585
Référence
11.2.1.4 Exporter
Nom du fichier : le nom du fichier correspond par défaut au titre du document défini dans les
paramètres de catégorie. Vous pouvez toutefois le modifier si besoin est.
Format de fichier : vous pouvez convertir le document dans un autre format ou conserver le
format d'origine. Vous pouvez par ailleurs exporter/envoyer le document Therefore™ entier ou
uniquement un lien associé à ce dernier.
Les documents vides qui ne contiennent que des données d'index peuvent uniquement être
exportés sous forme de document Therefore™ (.thex) ou de lien vers un document
Therefore™.
Signer avec certificat personnel : avant d'exporter le document, vous pouvez sélectionner un
certificat personnel avec lequel signer le document en cours d'exportation au format PDF ou PDF/
A-1b.
· La méthode la plus sécurisée consiste à envoyer un lien, car le document est alors
récupéré sur le serveur Therefore™ et seuls les utilisateurs dotés des permissions
appropriées peuvent l'afficher. L'envoi d'un lien permet également d'optimiser la vitesse
de transmission par e-mail et de réduire la charge du réseau.
587
587
Référence
11.2.1.5 Liens
Le volet Objets liés recense tous les objets liés à un document. Les icônes identifient les types
d'objets liés et le texte indique le nom de chaque objet lié.
589
589
Référence
Sujet :
Titre de la tâche.
Assignée à :
La tâche peut être assignée à un ou plusieurs utilisateurs. Si vous ne renseignez pas ce champ,
elle peut être assignée à l'utilisateur qui crée la tâche.
Date de début :
Date à laquelle l'utilisateur est notifié qu'une tâche lui a été assignée. Selon les paramètres en
vigueur, la notification est effectuée par E-mail et/ou apparaît dans sa liste de tâches.
Date d'échéance :
Date à laquelle la tâche doit être terminée. Après cette date, elle est libellée en retard.
Notifications :
La notification des utilisateurs par E-mail est activée par défaut.
Instructions :
D'autres instructions facultatives peuvent être spécifiées pour expliquer la marche à suivre.
11.2.2 Rapports
Mémoriser le rapport
Sélectionnez un format et mémorisez le rapport dans Therefore™. Les formats PDF, MHTML, Word,
Excel et TIFF sont pris en charge.
Exporter le rapport
Sélectionnez un format et mémorisez le rapport dans le système de fichiers local. Les formats
PDF, MHTML, Word, Excel et TIFF sont pris en charge.
Paramètres du rapport
Cliquez sur cette option pour modifier les paramètres d'un rapport ad-hoc (la date de début ou de
fin ou l'ordre des paramètres, par exemple). Le rapport est alors recompilé immédiatement.
11.2.3 Afficher
Navigation
Affiche/masque le volet Navigation.
Informations supplémentaires
Affiche/masque le volet Informations supplémentaires.
Documents du dossier
Affiche/masque le volet Documents du dossier.
Fenêtre de la requête
Si vous sélectionnez cette option, la fenêtre de la requête s'affiche au-dessus de la liste de
résultats lorsque vous effectuez une recherche.
591
591
Référence
Disposition du panneau
Mémoriser disposition
Mémorise la disposition de panneau actuelle dans un fichier.
Charger disposition
Charge une disposition de panneau mémorisée dans un fichier.
Réinitialiser disposition
Rétablit la disposition de panneau par défaut.
Fenêtres en cascade
Affiche en cascade toutes les fenêtres Therefore™ Viewer ouvertes.
Ajouter élément
Ajoute l'élément sélectionné à votre liste de favoris.
Supprimer élément
Supprime un élément sélectionné de la liste des favoris.
En haut/En bas
Modifie l'ordre des éléments dans la liste des favoris.
Mes instances
Affiche toutes les instances de workflow assignées à l'utilisateur actuel. Un processus de workflow
qui démarre porte le nom d'instance et contient un numéro séquentiel unique. Un processus de
workflow démarre lorsqu'un document (document principal) est mémorisé dans la catégorie
associée au processus de workflow. Par ailleurs, la tâche principale, l'identité de la personne à
laquelle elle est assignée, la date d'échéance de la tâche et de l'instance, ainsi que la liste des
champs d'index de la catégorie, sont affichées.
Toutes instances
Toutes instances
Affiche toutes les instances du workflow (pour lesquelles des permissions ont été accordées).
Toutes ouvertes
Affiche toutes les instances de workflow ouvertes (pour lesquelles des permissions ont été
accordées).
Toutes finies
Affiche toutes les instances de workflow finies (pour lesquelles des permissions ont été
accordées).
Configurer vues
Un utilisateur peut configurer des listes de résultats associées aux workflows (lorsqu'il souhaite
supprimer certains champs, modifier l'ordre des champs, les trier et/ou les regrouper, par
exemple). Ces paramètres sont mémorisés localement et par utilisateur. Il est donc nécessaire de
les définir pour chaque ordinateur sur lequel travaille l'utilisateur.
Afficher statistiques
Affiche les statistiques relatives au processus.
Ouvrir
Ouvre l'instance de workflow à traiter sélectionnée dans Therefore™ Viewer.
Historique
Affiche l'historique de l'instance de workflow sélectionnée.
Déléguer...
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et déléguées. Remarque : une instance ne
peut être déléguée que si l'utilisateur qui la délègue et l'utilisateur auquel elle est déléguée
disposent des permissions requises.
Effacer erreurs
Efface toutes les erreurs de workflow que contiennent les instances sélectionnées.
Seuls les utilisateurs qui disposent de la permission Opérateur sont autorisés à effacer les
erreurs.
Réclamer
Une ou plusieurs instances peuvent êtresélectionnées et réclamées dans le groupe. Les autres
membres du groupe ne peuvent alors plus afficher cette instance.
Renvoyer
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et renvoyées. Elles sont alors à nouveau
proposées au groupe entier.
Effacer
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et effacées (option réservée aux
utilisateurs autorisés).
593
593
Référence
Les événements produits par une instance de workflow sont automatiquement consignés par le
système Therefore™. Pour afficher les informations historiques associées à une instance
sélectionnée, cliquez sur Affiche historique dans le menu du ruban ou cliquez avec le bouton
droit de la souris sur l'instance et sélectionnez Affiche historique. Une représentation graphique
du processus de workflow s'affiche avec le log de tous les événements qui se sont produits.
Date
Date et heure de l'événement.
Tâche
Nom de la tâche traitée.
Utilisateur
Utilisateur qui a lancé l'événement.
Info
Description de l'événement.
La boîte de dialogue Statistiques processus contient des informations sur la version la plus
récente du processus uniquement, tandis que la boîte de réception du workflow se réfère à
l'ensemble des versions. La boîte de dialogue Statistiques processus risque donc d'afficher
un nombre plus réduit d'instances que la boîte de réception du workflow si une nouvelle
version du processus est utilisée.
595
595
Référence
11.2.5 Tâches
Ajout élément
Ajoute l'élément sélectionné à votre liste de favoris.
Supprime élément
Enlève un élément sélectionné de la liste de favoris.
Haut/Bas
Modifie l'ordre des éléments dans la liste de favoris.
Ouvrir
Ouvre la tâche sélectionnée.
Modifier
Modifie la tâche sélectionnée.
Effacer
Efface la tâche sélectionnée.
Toutes
Affiche toutes les tâches.
Aujourd'hui
Affiche les tâches à terminer aujourd'hui.
7 prochains jours
Affiche les tâches à terminer dans les 7 prochains jours.
En retard
Affiche les tâches en retard.
Non démarrées
Affiche les tâches dont la date de début est postérieure à la date en cours.
Actives
Affiche les tâches qui ont démarré, mais ne sont pas encore terminées.
Terminées
Affiche les tâches terminées.
11.2.6 Synchronisation
Statut
Affiche une boîte de dialogue qui indique le statut de synchronisation.
Démarrer
Permet de démarrer manuellement le processus de synchronisation, le cas échéant.
597
597
Référence
Version locale
Version locale
La version locale du document à l'origine du conflit sélectionné est ouverte dans Viewer.
Version serveur
La version serveur du document à l'origine du conflit sélectionné est ouverte dans Viewer.
Version d'origine
Permet d'afficher la version commune la plus récente du document à l'origine du conflit
sélectionné.
Fonctions
Celles-ci peuvent être affichées ou masquées.
Autres commandes...
Vous pouvez ajouter des commandes au menu Accès rapide.
Réduire le ruban
Permet de réduire le menu Accès rapide.
Cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'une des icônes de la barre d'outils ouvre un autre
menu contextuel.
Réduire le ruban
Le ruban est réduit et seuls les onglets sont visibles. Cliquer sur un onglet affiche le ruban. Pour
agrandir à nouveau le ruban, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'un des onglets, puis
désélectionnez Réduire le ruban.
Personnaliser le ruban
Permet de personnaliser le menu du ruban.
Ajouter
Permet d'ajouter les commandes issues de la liste de gauche.
Supprimer
Permet de supprimer des commandes.
599
599
Référence
Restaurer
Restaure les commandes initiales.
Raccourcis clavier
Configurez des raccourcis clavier à l'aide du bouton Personnaliser...
Ajouter
Permet d'ajouter les commandes issues de la liste de gauche.
Supprimer
Permet de supprimer des commandes.
Restaurer
Restaure les commandes initiales.
Nouvel onglet
Permet de créer un onglet de ruban.
Nouveau groupe
Permet de créer un groupe de commandes.
Renommer
Permet de renommer un onglet ou un groupe.
Raccourcis clavier
Configurez des raccourcis clavier à l'aide du bouton Personnaliser...
11.4.1 Référentiel
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un dossier donné pour ouvrir un menu contextuel.
601
601
Référence
Nouveau dossier...
Ouvre la boîte de dialogue des en-têtes de dossier
pour créer un dossier.
Nouvelle recherche
Ouvre un gabarit de recherche vide.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une catégorie donnée pour ouvrir un menu
contextuel.
Nouveau document
Ouvre la boîte de dialogue des catégories permettant
de créer un document.
Nouvelle recherche
Ouvre un gabarit de recherche vide.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une recherche pour ouvrir un autre menu contextuel.
Ouvrir
Ouvre la boîte de dialogue de recherche.
Ouvrir dernier
Charge les valeurs d'index utilisées lors de la
dernière utilisation en date de cette recherche.
Exécuter
La recherche démarre.
Mémoriser
Permet de mémoriser le document.
Renommer
Permet de renommer la recherche mémorisée.
Remarque : cette fonction n'est prise en
charge que lorsque la recherche n'est pas
active.
Supprimer
Permet de supprimer la recherche mémorisée.
603
603
Référence
Afficher tout
Affiche toutes les instances du workflow (pour
lesquelles des permissions ont été accordées).
Afficher statistiques
Affiche les statistiques relatives au processus.
11.4.3 Favoris
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un objet pour ouvrir un menu contextuel.
Renommer
Permet de renommer l'objet. Ce nom n'a aucune
incidence sur le nom d'origine dans Therefore™.
En haut/Vers bas
Modifie l'ordre des éléments dans la liste des
favoris.
Ce volet affiche les listes de résultats associées aux documents et workflows. Vous pouvez
effectuer une recherche dans la liste de résultats, la trier, la grouper, l'imprimer et reclasser les
index. Vous pouvez également ajouter des onglets (fenêtres). Ces onglets permettent de
manipuler simultanément plusieurs listes de résultats.
605
605
Référence
Pour filtrer dynamiquement la liste de résultats, renseignez la zone Recherche dans liste de
résultats. Pour modifier l'ordre des champs, glissez-déposez un champ à un autre emplacement.
Lorsque vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur un onglet, un menu contextuel s'affiche.
Il vous permet d'ouvrir un nouvel onglet, de fermer un onglet et d'actualiser la liste de résultats.
Cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'un des en-têtes ouvre un menu contextuel.
Tri Ascendant/Descendant
Trie la liste en fonction de la colonne sélectionnée par ordre ascendant/descendant. Pour
effectuer un tri, il suffit de cliquer sur l'en-tête d'un champ. Pour trier en fonction de plusieurs
champs, maintenez enfoncée la touche MAJ.
Pas de tri
Les flèches ascendant/descendant sont supprimées des en-têtes de champ sans modifier les
résultats du tri.
Alignement
Le contenu de la colonne sélectionnée peut être aligné à gauche, à droite ou au centre.
Renvoi à la ligne
Le contenu de la colonne sélectionnée est renvoyé à la ligne si le champ d'index est trop long
pour s'afficher sur une seule ligne.
607
607
Référence
Plus adapté
La colonne sélectionnée est automatiquement redimensionnée en fonction des champs d'index les
plus longs.
Voir aussi
Configuration des listes de résultats associées aux workflows
La liste de résultats associée aux workflows recense les tâches dont dispose l'utilisateur/qu'il peut
consulter. Cliquer avec le bouton droit de la souris ouvre un menu contextuel.
Traiter/terminer tâche
Si le paramètre Autoriser le traitement des instances dans Therefore™ Navigator a été
sélectionné lors de la phase de conception, l'utilisateur peut sélectionner une action de processus
dans la liste de résultats sans ouvrir la tâche dans Therefore™ Viewer.
Processus...
Ouvre l'instance sélectionnée à traiter.
Historique
Affiche l'historique de l'instance de workflow sélectionnée.
Déléguer...
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et déléguées. Remarque : Une instance ne
peut être déléguée que si l'utilisateur qui la délègue et l'utilisateur auquel elle est déléguée
disposent des permissions requises.
Réclamer instances
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et réclamées (option réservée aux
utilisateurs autorisés).
Refuser instances
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et refusées (option réservée aux
utilisateurs autorisés).
Supprimer Instances
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et supprimées (option réservée aux
utilisateurs autorisés).
Les deux premières colonnes indiquent l'état d'un document à l'aide d'icônes.
Icô Description
ne
Représente un document mémorisé pendant les 7 derniers jours.
Représente un document modifié pendant les 7 derniers jours.
609
609
Référence
La troisième colonne indique le type du document. Si le document contient des fichiers de types
différents, une icône générique s'affiche.
Cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'un des documents de la liste de résultats ouvre un
autre menu contextuel.
Workflow
Démarrer workflow (cette option n'est visible que si la catégorie est associée à un
workflow lié qui peut être démarré manuellement.)
Tous les workflows liés qui peuvent être démarrés manuellement sont recensés, afin que
l'utilisateur puisse en choisir un pour démarrer un workflow en conjonction avec le(s)
document(s) sélectionné(s).
Gabarits
Tous les profils de gabarit auxquels l'utilisateur est autorisé à accéder et qui s'appliquent au
document ou au dossier sont recensés. L'utilisateur peut alors créer de nouveaux documents à
partir de ces profils.
Afficher
Ouvre le document sélectionné dans Viewer.
Imprimer
Imprime le document sélectionné.
Exporter
Les documents sélectionnés peuvent être exportés vers un système de fichiers.
Envoyer...
La boîte de dialogue Envoyer s'ouvre pour permettre d'envoyer le document à d'autres
utilisateurs.
Nouvelle tâche
Ouvre la boîte de dialogue Nouvelle tâche, dans laquelle l'utilisateur peut créer des tâches et les
assigner à d'autres utilisateurs.
Historique
Affiche la boîte de dialogue contenant l'historique du document sélectionné. À partir de cette
boîte de dialogue, vous pouvez imprimer l'historique, ainsi que le copier (CTRL+C) et le coller
(CTRL+V) dans une autre application.
Liens
Ouvre la boîte de dialogue Objets liés contenant tous les objets auxquels est lié le document
sélectionné.
Sécurité
Ouvre la boîte de dialogue de sécurité qui permet de définir les permissions associées au
document/dossier sélectionné.
Supprimer
Supprime le document sélectionné.
11.4.7 Rapports
611
611
Référence
11.4.8 Tâches
A faire
Ces tâches sont assignées à l'utilisateur actuel
et sont en cours d'exécution.
Démarré
Ces tâches ont été créées par l'utilisateur
actuel.
Terminé
Ces tâches ont été assignées à l'utilisateur
actuel et sont maintenant terminées.
613
613
Référence
12 Solution Designer
.
Therefore™ Solution Designer est l'application centrale d'administration du système Therefore™.
Licence...
Ouvre la boîte de dialogue licence.
Paramètres...
Ouvre la boîte de dialogue Paramètres.
Exporter...
Vous pouvez exporter des définitions de configuration (relatives aux catégories, aux mots clés,
aux types de données et aux processus de workflow).
Rapport de sécurité...
Le rapport de sécurité contient tous les paramètres de sécurité du système. Il permet de
documenter la configuration finale de la sécurité au terme de l'installation d'un système. Le
rapport de sécurité est mémorisé sous forme de fichier « .csv » et peut être consulté dans
Microsoft Excel. Vous pouvez produire des rapports de sécurité pour les objets Therefore™ de
premier niveau ou pour des zones fonctionnelles spécifiques, telles que les catégories ou les
processus de workflow.
Sécurité...
Vous pouvez définir des permissions qui contrôlent la capacité d'un utilisateur à exécuter des
requêtes, ou à afficher et modifier des documents.
12.1.1 Licence
Le nombre d'utilisateurs et les fonctionnalités de votre système varient selon les licences
achetées. Solution Designer vous permet d'afficher la configuration de votre licence actuelle. Les
informations incluent le numéro d'identification client, le numéro de licence et le nom du produit.
La fenêtre Licence vous permet également d'importer une nouvelle licence. Si, par exemple, votre
système d'origine ne possède pas de point de licence associé à Therefore™ Connector for
Microsoft® Exchange Server, vous pouvez acheter une licence et la mettre à niveau pour activer
cette fonctionnalité. Vous n'avez pas besoin d'acheter de nouveaux logiciels.
Reportez-vous au livre blanc consacré à la gestion des licences pour obtenir des informations
complémentaires concernant l'utilisation des différentes licences, leur verrouillage et leur
libération.
615
615
Référence
Id client
Numéro d'identification unique assigné au système Therefore™.
Nom client
Nom du client.
Numéro licence
Chaîne de caractères alphanumériques unique qui identifie la licence assignée au produit
Therefore™.
Nom du produit
Édition du produit Therefore™. La mise à niveau vers une édition Therefore™ qui intègre des
fonctionnalités complémentaires ne présente aucune difficulté.
Maintenance jusqu'au
Date d'expiration de la licence. Après expiration de la licence, toute maintenance de votre
système est suspendue et aucun support logiciel n'est proposé. Les administrateurs peuvent
continuer à exécuter l'application Therefore™ Solution Designer et importer une licence de
rechange, mais certaines restrictions entrent en vigueur, selon le type de licence :
· Licence d'essai : L'utilisateur n'a pas le droit de se connecter. Il est impossible de réinstaller le
système et d'ajouter de nouveaux utilisateurs. L'unique action possible consiste à importer une
licence de rechange.
· Licence complète : Les utilisateurs existants peuvent continuer à utiliser le système et
l'administrateur peut modifier les paramètres du système, mais il est impossible de passer à une
version supérieure.
License Point
Indique le nom et le nombre de points de licence.
617
617
Référence
Ajouter
Vous pouvez assigner des points de licence à des utilisateurs déterminés et les autoriser à
travailler sur les documents en mode hors ligne. Puisqu'elles sont liées à titre définitif à un
utilisateur donné, il s'agit généralement de licences de type utilisateur identifié Therefore™.
Supprimer
Permet de supprimer les points de licence réservés.
619
619
Référence
Ajouter
Ce bouton permet de spécifier un groupe d'utilisateurs auxquels sont affectées des licences en
lecture seule, en fonction de la disponibilité. Les utilisateurs de ce groupe ont uniquement accès
au système en lecture seule.
Supprimer
Ce bouton permet de supprimer des utilisateurs du groupe d'accès en lecture seule.
Cet onglet est réservé aux installations Therefore™ dotées de plusieurs licences de serveur.
Choisir un serveur
Tous les serveurs disponibles sont recensés dans la zone de liste déroulante. Les licences
assignées et non assignées sont recensées dans la zone inférieure. Vous pouvez les modifier si
besoin est.
12.1.2 Paramètres
La fenêtre Paramètres de Therefore™ Solution Designer permet de configurer une série d'options
importantes. Elle comporte sept onglets, illustrés ci-après.
621
621
Référence
12.1.2.1 Général
Buffer
Emplacement du répertoire Buffer de Therefore™.
Cache
Nom du répertoire de cache.
Nettoyage Buffer
Identifie tous les fichiers antérieurs au nombre d'heures indiqué et supprime ceux qui ne doivent
pas se trouver dans le buffer.
Serveur SMTP
Le serveur Therefore™ utilise ce serveur SMTP pour l'envoi d'e-mail (notifications de workflow, par
exemple). Le numéro de port utilisé correspond à 25 par défaut, mais vous pouvez régler
manuellement cette valeur en spécifiant le numéro de port après le nom ou l'adresse IP du serveur
(127.0.0.1:49, par exemple).
Expéditeur SMTP
Adresse électronique de l'expéditeur de l'e-mail.
Utiliser TLS/SSL
Si vous cochez cette case, le protocole TLS/SSL est utilisé.
Param.test....
Envoie un e-mail à des fins de test.
623
623
Référence
Plate-forme
Parmi les plateformes de bases de données figurent : Microsoft® SQL Server®, IBM® DB2®,
Oracle® Server.
Nom
Nom de la base de données utilisée par le système Therefore™. La valeur par défaut est
« Therefore ».
Utilisateur
Utilisateur de la base de données auquel fait appel Therefore™ lors des demandes de connexion.
Mot de passe
Mot de passe de l'utilisateur de la base de données.
12.1.2.3 Cache
625
625
Référence
Therefore™ propose une liste complète de permissions destinées à contrôler les répertoires, les
catégories et les dossiers. Pour simplifier la gestion des permissions, elles sont divisées en
groupes. Les administrateurs peuvent ensuite configurer les permissions associées aux catégories,
en déterminant les utilisateurs détenant la permission Read (Lire), Write (Écrire), Delete
(Supprimer) et Admin au lieu de gérer la liste entière des permissions individuelles.
Permission Explication
Groupes de permission : Read (Lire)
Accéder au répertoire/à la Permet à l'utilisateur d'ouvrir le répertoire, la catégorie ou le
catégorie/au dossier dossier.
Lancer requête Permet à l'utilisateur d'exécuter une requête. Remarque :
actualisez la vue arborescente de Therefore™ Navigator
(menu Afficher) ou quittez Navigator et redémarrez
l'application pour que cette modification soit activée.
Afficher dans liste de résultats Permet à l'utilisateur d'afficher les résultats d'une requête
dans la liste de résultats. Si la permission Ouvrir/afficher est
refusée, l'utilisateur peut afficher les données d'index dans la
liste de résultats, mais non le document ou le dossier en tant
que tel.
Ouvrir/afficher Permet à l'utilisateur d'ouvrir les documents ou les dossiers
pour les afficher.
Imprimer Permet à l'utilisateur d'imprimer les documents ou les dossiers.
Exporter/Envoyer Permet à l'utilisateur d'envoyer les documents ou les dossiers
par e-mail ou les exporter sur un disque.
Afficher historique Permet à l'utilisateur d'afficher l'historique des documents ou
des dossiers.
Afficher annotations (fonction Permet à l'utilisateur d'afficher les annotations appliquées à
obsolète) un document (fichiers TIFF uniquement).
Cacher annotations (fonction Permet à l'utilisateur de cacher les annotations (fichiers TIFF
obsolète) uniquement).
Lecture des permissions Permet à l'utilisateur de consulter les permissions associées à
un objet.
Groupes de permission : Write (Écrire)
Ajouter annotations Permet à l'utilisateur d'ajouter des annotations.
Effacer annotations Permet à l'utilisateur d'effacer les annotations.
Ajouter des documents Permet à l'utilisateur de mémoriser des documents dans
Therefore™.
Ajouter des dossiers Permet à l'utilisateur de créer des dossiers.
Créer des tâches Permet à l'utilisateur de créer une tâche associée à un
document ou un dossier.
Modifier données d'index/en-tête Permet à l'utilisateur de modifier les données d'index ou l'en-
du dossier tête d'un dossier.
Modifier le document Permet à l'utilisateur de modifier les documents.
Ajouter des fichiers aux Permet à l'utilisateur d'ajouter des fichiers à un document.
documents
Gérer les objets liés Permet à l'utilisateur de créer et de supprimer des liens
manuels entre les objets.
Fermer dossier Permet à l'utilisateur de fermer un dossier pour empêcher ses
collègues de continuer à le modifier.
Groupes de permission : Delete (Supprimer)
Supprimer des fichiers dans les Permet à l'utilisateur de supprimer des fichiers dans un
documents document.
Supprimer le document Permet à l'utilisateur de supprimer un document (qui est placé
dans la corbeille et peut être restauré).
Supprimer dossier Permet à l'utilisateur de supprimer un dossier.
627
627
Groupes de permission : Admin
Ouvrir à nouveau le dossier Permet à l'utilisateur d'ouvrir à nouveau un dossier fermé.
Nom politique de conservation Permet à l'utilisateur d'activer ou de désactiver la politique de
Référence
Ces groupes de permissions sont configurables et peuvent être modifiés en fonction des besoins
d'un client. Vous pouvez ajouter de nouveaux groupes, supprimer les groupes existants, les
renommer ou les modifier.
Groupes de permissions
Permet de définir les paramètres de sécurité d'un groupe de permissions spécifiques.
Ajouter...
Permet de créer un groupe de permissions.
Renommer...
Permet de renommer un groupe de permissions.
Effacer...
Permet d'effacer un groupe de permissions.
Permissions pour...
Liste complète des permissions.
L'onglet Journaux du serveur permet d'effectuer le suivi détaillé des événements qui se
produisent sur le serveur Therefore™. Un journal d'audit permanent est inscrit dans le journal
système de Therefore™ au fur et à mesure que se produisent les événements. Lorsqu'un fichier
journal en cours atteint une limite donnée, il est mémorisé dans la catégorie Logfiles du système
Therefore™. La fonction d'audit permet d'effectuer une recherche dans ces fichiers journaux et
de les exporter.
629
629
Référence
Archive
La fréquence de création du fichier journal peut être définie en fonction de l'heure ou de la taille.
Chaque jour : le fichier journal est archivé chaque jour à l'heure indiquée.
Chaque semaine : le fichier journal est archivé une fois par semaine, le jour et à l'heure
indiqués.
Chaque mois : le fichier journal est archivé le premier du mois.
A taille : le fichier journal est archivé dès que la taille indiquée est dépassée.
631
631
Référence
Domaine annonce
Si un domaine est spécifié dans ce champ, les utilisateurs de Therefore™ Web Access ne sont pas
tenus de spécifier le domaine en même temps que leur nom d'utilisateur lorsqu'ils ouvrent une
session.
Si des utilisateurs Therefore™ internes sont définis, ce domaine par défaut n'est pas pris
en compte et les utilisateurs du domaine ne sont pas obligés de spécifier celui-ci lorsqu'ils
ouvrent une session. Ce mécanisme a pour but de les distinguer des utilisateurs internes,
qui sont identifiés par leur nom d'utilisateur.
Original Les fichiers TIFF sont affichés au format TIFF d'origine (compression 4
TIFF à une ou plusieurs pages).
PDF Les fichiers TIFF sont convertis au format PDF avant d'être affichés.
Seulement navigateurLes fichiers TIFF sont convertis au format JPEG avant d'être affichés.
(JPEG)
Original Les fichiers sont affichés conformément aux valeurs par défaut du
navigateur.
Original (Image Viewer) Les fichiers sont affichés dans Therefore™ Image Viewer. Le navigateur
doit correspondre à une version prise en charge d'Internet Explorer®.
PDF Les fichiers sont convertis au format PDF avant d'être affichés.
Seulement navigateurLes fichiers sont convertis au format JPEG avant d'être affichés.
(JPEG)
Fréquence nettoyage
Nettoyage de la boîte de réception Web. Ce paramètre détermine la fréquence à laquelle la tâche
doit être exécutée (La valeur par défaut correspond à 5 heures.)
Âge - nettoyage
Supprime tous les fichiers de plus de... (valeur par défaut : 10 080 minutes, soit 1 semaine).
Nom service
Nom du serveur XML. Vous pouvez modifier ce nom, mais vous devez alors relancer XML Web
Service et configurer correctement les clients.
Port
Port sur lequel le serveur XML attend les connexions.
Vous pouvez obtenir un certificat par le biais des autorités de certification, telles que :
633
633
Référence
http://www.dmoz.org/Computers/Security/Public_Key_Infrastructure/PKIX/Tools_and_Services/
Third_Party_Certificate_Authorities//
Vous pouvez créer des certificats temporaires par le biais d'un utilitaire Microsoft, Makecert.exe.
Vous pouvez télécharger cet utilitaire, mais conjointement à Windows SDK uniquement, à l'adresse
suivante : http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/aa386968(VS.85).aspx
Pour disposer d'un certificat SSL, vous devez créer un certificat d'autorité racine. Pour ce faire,
utilisez la commande suivante (le nom de certificat, « Dev Certification Authority », peut être
modifié si besoin est) :
Dans Microsoft Management Console (MMC), ajoutez le composant logiciel enfichable Certificates
et transférez le certificat « Dev Certification Authority » (ou le nom que vous avez choisi) du
dossier Certificates sous Personal vers le dossier Certificates dans Trusted Root Certification
Authorities, par glisser-déposer.
Utilisez ensuite la commande suivante pour créer le certificat SSL (HôteLocal correspondant au
nom de domaine qualifié complet de l'ordinateur local) :
makecert -iv SignRoot.pvk -ic signroot.cer -cy end -pe -n CN="HôteLocal" -eku
1.3.6.1.5.5.7.3.1 -ss my -sr localmachine -sky exchange -sp "Microsoft RSA SChannel
Cryptographic Provider" -sy 12
L'étape suivante consiste à configurer le certificat pour un port déterminé. Vous devez également
exécuter cette étape pour les certificats obtenus auprès d'une autorité de certification. Le port
est identique à celui défini dans Solution Designer (voir ci-dessus). L'ID de l'application
correspond à 89eb48e3-aa5d-4732-84ae-a83862d269d6. La configuration est décrite sur le
site Web suivant : http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/ms733791.aspx
Pour plus d'informations sur Makecert.exe, en particulier sur la création de certificats, voir :
http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/bfsktky3.aspx
12.1.2.8 Avancé
Rechercher
Exécute une recherche portant sur les noms de paramètre. (Remarque : les noms sont tous en
anglais. Si un paramètre est sélectionné, la description correspondante s'affiche dans la langue de
l'interface utilisateur sélectionnée).
Pour en savoir plus sur un paramètre déterminé, sélectionnez-le. Des informations s'affichent alors
dans le volet situé sous la liste.
Pour que les modifications apportées aux paramètres avancés entrent en vigueur, il est
généralement nécessaire de redémarrer le service Therefore™ Server.
635
635
Référence
12.1.3 Exporter
Therefore™ permet d'exporter les définitions de configuration d'exportation pour divers objets
affichés sous l'objet Création. Ces définitions sont exportées dans un fichier XML et peuvent
ensuite être importées dans d'autres systèmes Therefore™, vous permettant ainsi d'économiser le
temps et l'argent inhérents à la recréation de ces définitions. Cette méthode est aussi un moyen
pratique de sauvegarder les informations de configuration Therefore™ en phases de test et de
développement. Vous pouvez ensuite mémoriser ces fichiers dans le système Therefore™ à des
fins de contrôle de version.
Exporter
Ouvre une boîte de dialogue qui vous permet d'indiquer l'emplacement de mémorisation du fichier
de configuration.
12.1.4 Sécurité
La politique de sécurité propose un groupe détaillé de permissions qui contrôlent la capacité d'un
utilisateur à rechercher, afficher et modifier des documents, ainsi qu'à utiliser des profils de
capture et réclamer des tâches de workflow.
Les permissions de sécurité peuvent être configurées à différents niveaux de la hiérarchie d'objet
de Therefore™ Solution Designer. L'objet Therefore™ est la racine de tous les autres objets. Les
permissions configurées à ce niveau peuvent être répercutées sur les objets de niveau inférieur. Il
s'agit là d'un moyen pratique d'appliquer des permissions de sécurité constantes à tout le système
Therefore™ Document Management. Il est également possible de définir la sécurité de chaque
objet de niveau inférieur dans la hiérarchie (sécurité des catégories, sécurité des mots clés,
sécurité du workflow, etc.).
Lors de l'installation, vous devez définir un groupe Administrateur et un groupe Utilisateur. Ces
deux groupes sont alors ajoutés par défaut à Therefore™.
Le groupe Administrateur possède par défaut des droits d'administration sur l'objet Therefore™ et
tous les objets de niveau inférieur.
Le groupe Utilisateur possède des permissions de lecture/écriture standard sur l'objet Therefore™
et les objets de niveau inférieur. Notez toutefois que pour l'objet Catégorie, le groupe Utilisateur
par défaut détient, outre les jeux de permissions des groupes Read et Write, une permission du
groupe Delete, « Effacer des pages du document », et une permission du groupe Admin,
« Politique de conservation » (qui permet à un utilisateur de supprimer un document donné d'une
politique de conservation).
Les permissions sont répercutées par défaut sur les objets de niveau inférieur, mais il est toutefois
possible de les désactiver en cas de besoin.
Si, par exemple, les permissions associées à un groupe de catégories RH ne doivent pas être
identiques à celles de l'objet de catégorie racine, vous pouvez créer un répertoire « RH » et y
transférer les catégories RH. Il est alors possible de désactiver les permissions héritées par le
répertoire RH et de les définir en fonction des besoins. Ces permissions sont répercutées sur
toutes les catégories du répertoire, puisque celles-ci sont encore définies de sorte à hériter des
permissions de l'objet parent. Vous pourriez également adopter une autre approche en ajoutant un
utilisateur ou un groupe et lui assigner d'autres permissions.
Notez que « Refuser » prime sur « Permettre ». Si, par exemple, vous définissez une permission de
groupe sur « Refuser », mais qu'un utilisateur donné de ce groupe détient « Permettre », l'accès
est refusé à l'utilisateur.
637
637
Référence
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Utilisateur / Lire
L'utilisateur ou le groupe peut afficher les objets.
Utilisateur / Écrire
L'utilisateur ou le groupe peut modifier et mémoriser les objets.
Opérateur
L'utilisateur ou le groupe peut exécuter les options configurées.
Administrateur
L'utilisateur ou le groupe dispose de droits de configuration.
Permissions avancées
Aucun groupe de permissions n'a été configuré pour cet objet. La liste complète de permissions
est donc affichée par défaut.
Ajouter serveur
Ouvre la boîte de dialogue Propriétés du serveur pour définir un nouveau serveur.
639
639
Référence
Nom du serveur
Nom affiché du serveur Therefore™.
Nom ordinateur
Nom du serveur sur lequel tourne Therefore™ Server.
Domaine
Domaine auquel appartient le serveur.
Site
Informations facultatives qui identifient l'emplacement physique du serveur.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un serveur existant pour ouvrir un autre menu
contextuel.
Paramètres
Ouvre la boîte de dialogue des paramètres du serveur, qui contient un sous-groupe des
paramètres de l'objet Therefore™.
Supprimer serveur
Permet de supprimer le serveur sélectionné.
Propriétés
Ouvre la boîte de dialogue Propriétés du serveur.
Sécurité
La boîte de dialogue Sécurité s'affiche.
641
641
Référence
12.2.1 Sécurité
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Utilisateur / Connecter
Permet à l'utilisateur ou au groupe de se connecter au serveur.
Opérateur
Permission générique associée aux opérateurs.
Administrateur
L'utilisateur ou le groupe dispose de droits de configuration.
12.3 Création
12.3.1 Objet Référentiel
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Référentiel pour ouvrir un menu contextuel.
Nouvelle catégorie...
Démarre le processus de création d'une catégorie (voir Création d'une catégorie).
Nouveau répertoire
Crée un répertoire destiné à classer les catégories par groupes logiques (voir Création d'un
répertoire).
Exporter...
Exporte les définitions de configuration des catégories.
Rapport de sécurité...
Le rapport de sécurité contient l'ensemble des paramètres de sécurité. Il permet de documenter la
configuration finale de la sécurité au terme de l'installation d'un système. Le rapport de sécurité
est mémorisé sous forme de fichier « .csv » et peut être consulté dans Microsoft Excel.
643
643
Référence
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée aux catégories.
En développant l'objet Catégories, vous affichez tous les répertoires et catégories créés.
12.3.1.1 Répertoires
Vous pouvez créer et imbriquer des répertoires pour classer les catégories ou définitions de
dossier par groupes logiques et proposer un groupement hiérarchique simple de catégories ou de
définitions de dossier. Un répertoire permet également d'assigner les mêmes permissions à un
groupe de catégories. En définissant un répertoire et en partageant les permissions, il n'est
nécessaire d'ajouter des utilisateurs et des groupes qu'une seule fois, au lieu d'exécuter cette
procédure pour chaque catégorie.
Nouvelle catégorie...
Démarre le processus de création d'une catégorie dans le répertoire.
Nouveau répertoire
Crée un répertoire (sous-répertoire) dans le répertoire.
Renommer
Permet de modifier le nom du répertoire.
Effacer répertoire
Permet d'effacer un répertoire.
Exporter...
Permet d'exporter les définitions de configuration du répertoire et de la structure sous-jacente. La
structure arborescente n'est pas exportée par défaut. Pour l'exporter, cochez la case Inclure la
structure des répertoires dans la boîte de dialogue Exporter.
Rapport de sécurité...
Le rapport de sécurité contient l'ensemble des paramètres de sécurité associés à toutes les
catégories du répertoire. Il permet de documenter la configuration finale de la sécurité au terme
de l'installation d'un système. Le rapport de sécurité est mémorisé sous forme de fichier « .csv »
et peut être consulté dans Microsoft Excel.
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée au répertoire sélectionné. Les paramètres de
sécurité sont identiques à ceux d'une catégorie et peuvent être transmis aux objets enfant.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une définition de dossier pour ouvrir un menu
contextuel.
645
645
Référence
Exporter...
Exporte la définition de dossier sélectionnée au format XML.
Propriétés...
Affiche la boîte de dialogue des propriétés associée aux définitions de dossier.
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue de sécurité associée aux définitions de dossier.
Le développement d'une définition de dossier affiche les catégories du dossier, les vues
arborescentes et les recherches appartenant à la définition du dossier.
Pour afficher les propriétés d'une définition de dossier, cliquez avec le bouton droit de la souris
sur une zone vide de la boîte de dialogue et sélectionnez l'option de menu Propriétés.
Nom
Nom de référence de la définition de dossier.
Description
Vous pouvez entrer une description de la définition de dossier.
Sous-dossier
Liste déroulante contenant des dictionnaires de mots clés et des champs primaires. La sélection
d'un de ces éléments entraîne la division de la catégorie en sous-dossiers sur la base des entrées
du dictionnaire de mots clés ou du champ primaire. Ces sous-dossiers permettent alors de définir
des permissions relatives aux documents pour chaque entrée. Les sous-dossiers permettent par
ailleurs d'affiner les politiques de conservation de documents.
647
647
Référence
Fréquence d'interrogation
Cette option détermine la fréquence à laquelle le service vérifie la présence de nouvelles entrées
ou d'entrées supprimées à synchroniser. Elle est réglée sur 10 minutes par défaut.
La plupart des permissions qui régissent la sécurité des dossiers sont identiques à celles qui
régissent la sécurité des catégories. Certaines permissions ne s'appliquent toutefois qu'aux
dossiers.
12.3.1.3 Catégories
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une catégorie donnée pour ouvrir un autre menu
contextuel.
Ouvrir catégorie
Ouvre la boîte de dialogue de catégorie.
Exporter...
Exporte la catégorie sélectionnée en tant que fichier xml.
649
649
Référence
Effacer catégorie
Efface la catégorie sélectionnée.
Propriétés
Affiche la boîte de dialogue des propriétés de la catégorie sélectionnée.
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée à la catégorie sélectionnée.
Pour afficher les propriétés d'une catégorie, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une
zone vide de la boîte de dialogue de définition de la catégorie et sélectionnez l'option de menu
Propriétés.
Nom
Nom de référence de la catégorie.
Description
Vous pouvez entrer une description de la catégorie.
Sous-catégorie
Liste déroulante contenant des dictionnaires de mots clés et des champs primaires. La sélection
d'un de ces éléments entraîne la division de la catégorie en sous-catégorie sur la base des
entrées du dictionnaire de mots clés ou du champ primaire. Ces sous-catégories permettent alors
de définir des permissions relatives aux documents pour chaque entrée. Par ailleurs, les sous-
catégories permettent d'affiner les politiques de conservation de documents.
Si un champ primaire est utilisé, l'identifiant unique doit IMPÉRATIVEMENT être un nombre
entier, mais les champs dépendants sont recensés dans la colonne de noms.
Couleur de fond :
Une couleur de fond peut être appliquée à la boîte de dialogue.
L'onglet Filigrane permet de superposer automatiquement une image aux documents imprimés à
partir de Therefore™. Il est possible d'imprimer des filigranes sur de nombreux types de fichiers
courants pris en charge par Therefore Multi-format Viewer (voir le Guide de l'utilisateur pour plus
d'informations).
Par défaut, les fichiers PDF ne sont pas affichés dans Therefore Multi-format Viewer et il
est donc impossible d'y imprimer un filigrane. Pour ce faire, il est possible de modifier les
paramètres d'affichage par défaut. Notez cependant que cette opération peut donner
lieu à des problèmes d'affichage.
Document
Nom de l'image à utiliser pour le filigrane. Celui-ci doit être une image TIFF précédemment
mémorisée dans la catégorie Templates dans le répertoire System. L'option Template Type doit
être réglée sur Form Images.
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651
Référence
0,0 Sommet
50,50 Milieu
100,100 Bas
Résolution
Entrez la résolution de l'image en filigrane en points par pouce. La taille de l'image est ainsi
déterminée. Si l'image en filigrane est plus grande que le document imprimé, elle est
redimensionnée. Une valeur de 0 met l'image à l'échelle, pour l'ajuster à la taille de la page.
Champs disponibles
La fonction d'ajout automatique exige un identifiant de document unique. Par conséquent, si un
seul champ est choisi comme champ ID, il doit être défini comme étant unique. Si plusieurs
champs sont sélectionnés, les documents sont ajoutés lorsque les valeurs correspondent à celles
que contient le document existant. Lorsqu'un document est mémorisé dans Therefore™ sous le
même identifiant unique, Therefore™ insère dans tous les autres champs les données issues du
document existant. En outre, une barre d'outils d'ajout automatique s'affiche en bas de la boîte de
dialogue.
Automatique
Il s'agit du paramètre par défaut. Il active automatiquement l'ajout automatique si la
catégorie possède un champ d'index unique. Le paramètre par défaut proposé à l'utilisateur
lors de la mémorisation d'un document est : Ajouter à la fin d'un document existant.
Désactivé
Permet de désactiver la fonction d'ajout automatique.
Les workflows assignés suivants ont été activés de sorte à autoriser le démarrage manuel
(qui peut être configuré dans les propriétés des workflows) :
À titre de référence, la liste des workflows assignés dont le démarrage manuel a été activé est
affichée.
653
653
Référence
entrant une chaîne ou en cliquant sur le bouton et en sélectionnant une variable dynamique
dans la liste. Diverses variables standard sont recensées, conjointement avec les champs d'index
de la catégorie.
Police :
Permet de définir les attributs de la police.
Marges (mm) :
Permet de définir les marges Gauche et Droite.
Pour appliquer l'en-tête/le pied de page aux documents imprimés dans Therefore™, l'option
d'affichage doit être réglée sur Therefore Multi-format Viewer, plutôt que sur l'application
native.
Activer aperçus
Les aperçus de document dans Therefore™ Navigator peuvent être activés (défaut) ou
désactivés.
655
655
Référence
Commentaires de libération
Indique si les commentaires de libération doivent être obligatoires ou non. La valeur par défaut
est Facultatif. Il est également possible de désactiver les commentaires (Désactivé) ou
d'imposer leur définition (Obligatoire).
Jamais affichée
Une page de garde contenant les données d'index n'est jamais affichée, même si le document
ne comporte aucun fichier.
Toujours affichée
Une page de garde contenant les données d'index est toujours affichée, même si le document
comporte des fichiers affichables.
12.3.1.3.2 Sous-catégorie
Les catégories peuvent être divisées en sous-catégories en fonction des entrées que contient un
dictionnaire de mots clés ou un champ primaire. Ces sous-catégories permettent alors de définir
des permissions relatives aux documents pour chaque entrée. Par ailleurs, les sous-catégories
permettent d'affiner les politiques de conservation de documents. (Un dictionnaire de mots clés
contenant des noms de service, par exemple, pourrait être utilisé pour exclure certains documents
d'une politique de conservation de documents.)
Si un champ primaire est utilisé, l'identifiant unique doit IMPÉRATIVEMENT être un nombre
entier, mais les champs dépendants sont recensés dans la colonne de noms.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une sous-catégorie donnée pour ouvrir un menu
contextuel. Remarque : s'applique uniquement aux dictionnaires de mots clés.
Modifier sous-catégorie...
Ouvre le dictionnaire des mots clés correspondant.
Cliquer avec le bouton droit de la souris sur une sous-catégorie ouvre un autre menu contextuel.
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657
Référence
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée au mot clé sélectionné. Les paramètres de sécurité
sont identiques à ceux d'une catégorie et permettent de fonder les permissions relatives aux
documents sur des valeurs individuelles.
Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la zone vide de la boîte de dialogue pour ouvrir un
menu contextuel.
Annuler
Cliquez sur cette option pour annuler l'action précédente.
Rétablir
Cliquez sur cette option pour rétablir l'action précédente.
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Référence
Il est possible de lire la valeur d'une case à cocher. Dans un processus de workflow, par exemple,
la valeur de la case à cocher peut être lue lors de l'exécution pour déclencher l'exécution d'une
transition. Si un champ de case à cocher est intitulé Ma case à cocher, la transition peut vérifier
si la case à cocher a été marquée (c'est-à-dire cochée) par la condition « Ma case à cocher =
1 ». Si vous définissez la couleur de fond d'une case à cocher sur « Automatique », le fond
devient transparent.
Nouvelle table
Champ de table dont le nombre de colonnes peut être défini. Les types de champs d'index de
colonne pris en charge sont les suivants : Texte, Numérique, Monétaire, Date et Case à cocher.
Une fois les colonnes créées, vous pouvez modifier et supprimer les colonnes.
Nouvelle étiquette
Les étiquettes sont des chaînes de texte libre qui peuvent être placées n'importe où dans une
boîte de dialogue. Elles peuvent faire office de titre ou fournir des informations complémentaires
(longueur maximale : 500 caractères). Si vous définissez la couleur de fond d'une étiquette sur
« Automatique », le fond devient transparent.
Notez que les étiquettes ne sont pas visibles lorsque vous affichez les données d'index à
l'aide de Therefore™ Mobile App ou Therefore™ MFP Scan ou Print.
Nouvelle image
Vous pouvez placer cette image dans la boîte de dialogue. Formats pris en charge : BMP, GIF,
JPEG, PNG et TIFF.
Notez que les champs d'onglet ne sont pris en charge ni par Therefore™ Mobile App, ni par
Therefore™ MFP Scan ou Print. Les champs d'index sont visibles, mais ils ne sont pas
disposés visuellement en onglets.
661
661
Référence
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663
Référence
Propriétés
Cette option permet d'afficher les propriétés d'une catégorie.
Langue
Sélectionnez la langue de la catégorie. Toutes les langues pour lesquelles il existe une traduction
sont recensées. Pour ajouter une traduction, cliquez sur Traduction afin d'ouvrir la boîte de
dialogue de traduction. Pour plus d'informations, reportez-vous à Traduction d'une catégorie ou
d'une définition de dossier.
Titre du document
Choisissez les champs d'index qui doivent composer le titre et l'ordre de ces derniers.
Mémoriser catégorie
Cette option permet de mémoriser une définition de catégorie après l'entrée de modifications.
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Référence
· Certains paramètres, tels que la longueur des chaînes, ne peuvent être définis que lors de
la création d'un champ d'index. Une fois la catégorie mémorisée, il est impossible de la
modifier. Pour contourner ce problème, supprimez le champ et créez-en un nouveau.
Notez toutefois que les documents précédemment mémorisés ne pourront plus utiliser le
champ supprimé dans les critères de recherche. Tous les documents mémorisés à l'avenir
utiliseront le nouveau champ. La recherche de documents sera alors moins cohérente.
Vous pouvez également rendre le champ invisible, afin de ne pas perdre de donnée
d'index. Il serait toutefois impossible de l'utiliser dans le cadre d'une recherche.
· Une fois la catégorie utilisée pour mémoriser les documents, il convient de bien réfléchir
avant toute modification. Si vous ajoutez un champ d'index, il sera vide pour tous les
documents précédemment mémorisés.
· Le fait de supprimer un champ supprime également les valeurs de tous les documents
mémorisés. Vous serez invité à confirmer la suppression.
Cliquez avec le bouton droit de la souris dans un champ d'index pour ouvrir un menu contextuel :
Propriétés
Ouvre les propriétés d'un champ d'index.
Aligner
Un premier champ est sélectionné à titre de point d'ancrage. À l'aide de la touche CTRL, vous
pouvez sélectionner d'autres champs et les aligner par rapport au premier champ. (Voir Création
d'une catégorie.)
Même taille
Vous sélectionnez un premier champ à titre de référence. À l'aide de la touche CTRL, vous pouvez
ensuite sélectionner d'autres champs et leur assigner la même taille que le premier champ.
Répartir harmonieusement
Vous pouvez sélectionner plusieurs champs et les répartir également horizontalement ou
verticalement en utilisant les champs boutoirs à titre de limites.
Supprimer
Permet de supprimer le champ d'index.
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue de sécurité associée aux champs d'index.
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Référence
Désignation
Nom du champ qui s'affiche en tant que colonne dans la liste des résultats sous Therefore™
Navigator. Notez que lorsque vous modifiez la désignation, elle est automatiquement répercutée
dans le champ Nom de colonne. Cette fonction a pour objet de simplifier le processus et crée
automatiquement un champ portant le nom de la colonne dans la base de données Therefore™.
Notez qu'elle ne fonctionne que si le contenu du champ Nom de colonne n'est pas modifié
indépendamment de celui du champ Désignation.
Nom de colonne
Nom du champ (de la colonne) dans la table de base de données associée à l'index. Remarque :
les noms de colonnes ne doivent pas commencer par un caractère numérique et ne doivent
contenir ni caractères spéciaux, ni espaces.
Longueur
La longueur s'applique aux champs texte et numérique uniquement.
· La longueur d'une chaîne de texte ne peut être définie qu'au moment de la création du champ.
La longueur par défaut est de 50 caractères, 2 000 caractères au maximum (selon le type de
base de données).
· Les champs numériques sont mis en œuvre sous forme de nombres entiers signés de 32 bits. Les
valeurs prises en charge sont comprises entre :
-2,147,483,648 et 2,147,483,648.
Aucun : le champ n'est pas indexé (valeur par défaut). Aucun index de base de données
n'est créé. Les utilisateurs peuvent se servir de ce champ lorsqu'ils recherchent des
documents, mais la recherche est plus lente qu'avec les champs indexés.
Normal : un index de base de données est créé pour accélérer la recherche avec ce
champ. Notez qu'un index de base de données nécessite des ressources de base de
données supplémentaires. Ne définissez d'index que si un champ est fréquemment utilisé à
des fins de recherche.
Unique : l'index ne gère que les valeurs uniques. Cela signifie que les documents
mémorisés doivent contenir une valeur de champ d'index unique. Dans le cas contraire, le
système Therefore™ affiche une erreur. Le fait d'utiliser un index unique force le champ à
être obligatoire.
Défaut
Le champ d'index est réglé sur cette valeur par défaut. Il peut s'agir d'une valeur fixe entrée dans
le champ ou d'une variable d'exécution.
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669
Référence
· En ce qui concerne les champs de mot clé, elle est activée par défaut. Le champ s'affiche
donc sous forme de liste déroulante.
· En ce qui concerne les champs primaires et dépendants, elle est désactivée par défaut. Pour
afficher les champs d'un tableau, vous cliquez sur un bouton Parcourir (applications Web et
de bureau). Sur tous les autres clients, les valeurs s'affichent dans une liste déroulante.
Tri décroissant
Si vous cochez cette case, la liste est triée par ordre décroissant.
Type de compteur :
Compteur numérique ou formaté.
Le champ Compteur est renseigné avant l'affichage de la boîte de dialogue des données
d'index (bouton d'option)
Si vous activez cette option, la valeur est définie côté client avant la mémorisation du document
et est affichée lorsque l'utilisateur mémorise le document.
Valeur initiale :
Première valeur numérique utilisée dans le champ Compteur (1 par défaut).
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Référence
Valeur suivante :
Cette valeur correspond par défaut à 1, mais vous pouvez définir la valeur de votre choix pour
démarrer une nouvelle séquence numérique en début d'année. Le numéro spécifié dans le champ
Valeur suivante est assigné au document suivant mémorisé dans Therefore™.
Il est possible d'appliquer des expressions régulières à des champs de texte pour s'assurer que les
données d'index correspondent à un format spécifique (adresses électroniques, par exemple). La
syntaxe d'expression régulière utilisée est compatible avec celle en vigueur dans JavaScript. Des
informations supplémentaires sont disponibles sur Internet.
Ajouter lien
Il est possible de définir un lien de catégories, qui se compose de trois éléments.
Sens du lien : Depuis catégorie source Les liens de documents sont uniquement
visibles à partir de cette catégorie.
Depuis catégorie cible Les liens de documents sont uniquement visibles à
partir de la catégorie liée.
Bidirectionnel Les liens de documents sont visibles à partir des deux
catégories.
Nom du champ: nom du champ de liaison. Seuls des champs du même type peuvent
être liés. Lorsque les valeurs des champs sont égales, un lien automatique est créé.
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673
Référence
Supprimer lien
Pour supprimer des liens de documents, sélectionnez-les et cliquez sur ce bouton.
Cet onglet est uniquement disponible pour les champs dépendants et, dans ce cas, les
expressions régulières et les liens automatiques, ne sont pas gérés.
Nom de colonne
Il s'agit du nom de la colonne de la table ou de la vue qui sera utilisée pour renseigner le champ.
Mode de dépendance :
Référencé(e)
Ce paramètre est activé par défaut. La valeur du champ est extraite de la table référencée.
Police :
Permet de spécifier une police et ses attributs.
Couleur de fond :
Permet de sélectionner la couleur de fond de la zone qui entoure l'étiquette.
675
675
Référence
Désignation
Nom du champ d'onglet (et non d'un onglet donné).
Style d'onglet
Style visuel de l'en-tête de l'onglet. Options disponibles : 3D, Pointillés, 2D, Microsoft OneNote,
Arrondi.
Position d'onglet
Détermine la position des en-têtes d'onglet (au-dessus ou au-dessous du champ d'onglet).
Visible
Détermine si le champ d'onglet est visible ou non.
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Lire
Autorise les utilisateurs à consulter le champ de données d'index. Par défaut, cette valeur est
héritée de la permission Afficher document dans la liste de résultats du jeu de permissions
Lire.
Définir
Permet de définir ce champ d'index lors de la mémorisation de nouveaux documents. Par
défaut, cette valeur est héritée de la permission Ajouter des documents du jeu de
permissions Écrire.
Modifier
Autorise les utilisateurs à modifier ce champ d'index. Par défaut, cette valeur est héritée de la
permission Mise à jour données index du jeu de permissions Écrire.
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677
Référence
Sous l'objet Catégorie figurent les objets Recherches et Vues arborescentes. En développant
l'objet Recherches, vous affichez la recherche par défaut, Nouvelle recherche, et toute
recherche globale mémorisée dans Navigator. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un
objet Recherches pour ouvrir un menu contextuel.
En ce qui concerne les catégories qui font partie d'un dossier, un administrateur peut
publier des vues par défaut directement dans Therefore™ Case Manager (pour plus
d'informations, voir Case Manager). Une seule vue par catégorie est publiée et elle est
recensée au format <Vue Case Manager> dans Therefore™ Solution Designer sous
l'objet Recherches de chaque catégorie (voir ci-dessus). L'administrateur peut ainsi
configurer la sécurité et supprimer des vues, si besoin est.
Effacer requête
Cette opération s'applique uniquement aux requêtes mémorisées. La requête en question est
effacée.
Exporter
Exporte la configuration.
Sécurité...
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Exécuter recherche
L'utilisateur ou le groupe peut utiliser cette boîte de dialogue de recherche dans Navigator.
Onglet catégorie
Si cette permission est refusée, la catégorie n'est pas utilisable dans une recherche portant
sur plusieurs catégories.
Administrateur
L'utilisateur/le groupe peut modifier et déplacer des recherches globales mémorisées.
679
679
Référence
Permissions avancées
Aucun groupe de permissions n'a été configuré pour cet objet. La liste complète de permissions
est donc affichée par défaut.
12.3.1.3.6 Traduction
La boîte de dialogue Traduction vous permet d'entrer plusieurs traductions personnalisées pour les
catégories et les définitions de dossier. Pour plus d'informations, reportez-vous au didacticiel
Traduction d'une catégorie ou d'une définition de dossier.
OK
Confirme les modifications effectuées dans la boîte de dialogue Traduction et retourne à la boîte
de dialogue associée à a catégorie ou la définition de dossier. Vous devez mémoriser la catégorie
ou la définition de dossier pour valider toute modification effectuée.
Traduction automatique
Recherche les traductions correspondant aux champs en surbrillance dans la colonne Traduction.
Pour que la fonction de traduction automatique fonctionne, les noms doivent être exactement
identiques. Vous pouvez également utiliser la fonction de traduction automatique pour des
catégories ou des dossiers distincts, afin de simplifier la traduction d'objets complémentaires. Les
termes traduits automatiquement sont identifiés par la couleur verte.
Vérifier
Vérifie si la traduction du terme dans la langue cible en cours correspond aux dimensions des
étiquettes et des champs à case à cocher de la catégorie ou de la définition de dossier.
Vérifier tout
Vérifie si la traduction du terme dans toutes les langues cibles correspond aux dimensions des
étiquettes et des champs à case à cocher de la catégorie ou de la définition de dossier.
Supprimer
Supprime les traductions dans la langue cible sélectionnée.
Les traductions issues d'un fichier texte Unicode doivent être importées sur le système d'où
elles ont été exportées.
Source :
Langue de référence à traduire. Vous pouvez sélectionner toute langue à laquelle correspond une
traduction dans la catégorie/définition de dossier existante.
Cible :
Langue de destination.
Seules les traductions dans les langues prises en charge par l'interface utilisateur de
Therefore™ sont acceptées.
Texte source
Liste de tous les textes en langue source que vous pouvez traduire.
Traduction
Liste des textes traduits dans la langue cible. Vous pouvez entrer directement les traductions des
textes en langue source dans cette colonne.
Type
Liste des types associés aux textes en langue source, à savoir : description de catégorie,
désignation d'étiquette, désignation de champ et nom de catégorie.
Développer l'objet Vues arborescentes permet d'afficher les vues arborescentes associées à la
catégorie que vous pouvez visualiser à l'aide de la fonctionnalité Vue arborescente. Cliquez avec
le bouton droit de la souris sur une vue arborescente pour ouvrir un menu contextuel permettant
de créer une vue arborescente. Pour modifier une vue arborescente existante, double-cliquez
dessus.
681
681
Référence
Boîte de dialogue associée à une nouvelle vue arborescente ou à une vue arborescente
existante
La boîte de dialogue de création et de modification des vues arborescentes s'affiche.
Nom
Nom de la vue arborescente. Ce nom s'affiche dans l'Explorateur Windows® en tant que dossier
de premier niveau.
Ajouter
Permet d'ajouter un nouveau dossier basé sur l'un des champs d'index de catégorie. Pour
supprimer un niveau existant, sélectionnez-le et cliquez sur Supprimer. Vous pouvez modifier la
hiérarchie des niveaux à l'aide des boutons Haut et Bas.
Fonction
Permet de créer plusieurs niveaux à partir d'un champ d'index unique. Les options associées aux
champs de date sont Aucun, Mois, Année ou Mois/Année. Les options associées aux champs
de chaîne sont Aucun et Premier caractère.
En Amérique du Nord, seule une vue arborescente par catégorie peut être utilisée.
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Lire
L'utilisateur ou le groupe peut afficher la vue arborescente.
Administrateur
L'utilisateur ou le groupe peut ajouter, modifier et supprimer des vues arborescentes.
683
683
Référence
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions. Pour plus d'informations sur ces paramètres,
consultez Groupes de permissions.
Permissions avancées
Si vous ne cochez pas cette case, les permissions sont regroupées en groupes de permissions. Si
vous cochez cette case, la liste complète de permissions est affichée.
Un dictionnaire des mots clés contient des chaînes de texte prédéfinies qui peuvent être ajoutées
à une catégorie sous forme de champ d'index de mot clé. Si les documents sont mémorisés dans
cette catégorie, l'utilisateur peut sélectionner un mot clé dans une liste déroulante. Lorsqu'il
recherche un document, il peut sélectionner une valeur de mot clé pour affiner les résultats de la
recherche.
· les mots clés sont des valeurs d'index de type chaîne de caractères. Leur longueur
maximale est de 60 caractères.
· Les mots clés devraient être courts, surtout s'ils sont utilisés dans un champ Mot clé
multiple.
· Une liste de mots clés ne doit pas dépasser 300 entrées par défaut. Si vous ajoutez plus
de 300 mots clés, seuls les 300 premiers sont affichés dans la liste déroulante. Vous
pouvez modifier cette limite sur l'onglet Avancé à l'aide de Max Size of Keyword List
sous l'objet Général.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Dictionnaire des mots clés pour ouvrir un
menu contextuel.
Nouveau dictionnaire...
Ouvre la boîte de dialogue Dictionnaire (voir Création d'un dictionnaire des mots clés).
685
685
Référence
Nouveau répertoire
Crée un répertoire (sous-répertoire) qui permet de classer les dictionnaires des mots clés.
Exporter...
Therefore™ permet d'exporter les définitions de configuration des dictionnaires des mots clés.
Therefore™ vous permet d'exporter un dictionnaire unique ou un groupe de dictionnaires. Ces
définitions sont exportées dans un fichier XML. Les fichiers de configuration exportés peuvent être
ensuite importés dans d'autres systèmes Therefore™, vous permettant ainsi d'économiser du
temps et de l'argent en évitant d'avoir à recréer des définitions de mots clés de toutes pièces.
Rapport de sécurité...
Le rapport de sécurité contient l'ensemble des paramètres de sécurité associés à tous les
dictionnaires des mots clés. Il vous permet de documenter la configuration finale de la sécurité au
terme de l'installation d'un système. Le rapport de sécurité est mémorisé sous forme de fichier
« .csv » et peut être consulté dans Microsoft Excel.
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée aux dictionnaires des mots clés (voir Sécurité d'un
dictionnaire des mots clés).
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un objet Dictionnaire des mots clés donné pour ouvrir
un autre menu contextuel.
Ouvrir dictionnaire
Ouvre le dictionnaire sélectionné.
Il est impossible de supprimer un dictionnaire des mots clés s'il est utilisé par une ou
plusieurs catégories. Il convient de supprimer en premier lieu le champ de mot clé de
chaque catégorie liée au dictionnaire.
Lorsque vous supprimez un champ d'index d'une définition de catégorie, TOUTES les
valeurs existantes de mots clés de TOUS les documents mémorisés dans Therefore™ sont
supprimées.
Exporter...
Le dictionnaire des mots clés sélectionné peut être exporté au format XML.
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée aux dictionnaires des mots clés (voir Sécurité d'un
dictionnaire des mots clés).
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un mot clé donné pour ouvrir un autre menu
contextuel.
687
687
Référence
12.3.2.1 Répertoires
Vous pouvez créer et imbriquer des répertoires pour classer les dictionnaires de mots clés par
groupes logiques et proposer un groupement hiérarchique simple. Un répertoire permet également
d'assigner les mêmes permissions à un groupe de profils.
Nouveau dictionnaire...
Ouvre la boîte de dialogue Dictionnaire (voir Création d'un dictionnaire des mots clés).
Nouveau répertoire
Crée un répertoire (sous-répertoire) dans le répertoire.
Effacer...
Permet d'effacer un répertoire.
Exporter...
Permet d'exporter les définitions de configuration du répertoire et de la structure sous-jacente. La
structure arborescente n'est pas exportée par défaut. Pour l'exporter, cochez la case Inclure la
structure des répertoires dans la boîte de dialogue Exporter.
Rapport de sécurité...
Le rapport de sécurité contient l'ensemble des paramètres de sécurité associés à toutes les
catégories du répertoire. Il permet de documenter la configuration finale de la sécurité au terme
de l'installation d'un système. Le rapport de sécurité est mémorisé sous forme de fichier « .csv »
et peut être consulté dans Microsoft Excel.
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée au répertoire sélectionné. Les paramètres de
sécurité sont identiques à ceux d'une catégorie et peuvent être transmis aux objets enfant.
La boîte de dialogue Dictionnaire recense tous les mots clés. Cliquez avec le bouton droit de la
souris sur un mot clé donné pour ouvrir un menu contextuel.
689
689
Référence
La politique de sécurité des dictionnaires des mots clés est un groupe de permissions qui contrôle
la capacité d'un utilisateur à administrer les mots clés. Ces permissions couvrent l'ajout, la
suppression et la modification de dictionnaires des mots clés.
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Modifier
Permet à l'utilisateur ou au groupe d'ajouter, de renommer et de supprimer des entrées de
mots clés.
Administrateur
L'utilisateur ou le groupe peut créer et supprimer des dictionnaires des mots clés entiers.
Permissions avancées
Aucun groupe de permissions n'a été configuré pour cet objet. La liste complète de permissions
est donc affichée par défaut.
Voir aussi
· Ajout de champs issus d'une table référencée à une catégorie
· Dépendance
Les tables référencées permettent aux champs d'index d'une catégorie ou d'une
définition de dossier de référencer les données d'une base de données externes. Cette méthode
est un moyen pratique de lier un champ d'index à une table de base de données depuis un autre
système. Pour ce faire, vous définissez généralement une vue de la base de données externe
dans la base de données Therefore™.
La table doit figurer dans la base de données Therefore™. La méthode généralement utilisée
consiste à créer une vue associée à la base de données externe. En ce qui concerne les systèmes
Therefore™ Online où le serveur ne peut pas accéder à la base de données externe, la réplication
de table est utilisée.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Tables référencées pour ouvrir un menu
contextuel.
691
691
Référence
Nouveau répertoire...
Crée un répertoire (sous-répertoire) dans lequel vous pouvez classer les tables référencées.
Exporter...
Exporte la configuration de la définition.
Rapport de sécurité...
Le rapport de sécurité contient l'ensemble des paramètres de sécurité. Il permet de documenter la
configuration finale de la sécurité au terme de l'installation d'un système. Le rapport de sécurité
est mémorisé au format CSV.
Sécurité...
Ouvre la boîte de dialogue Sécurité.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une table référencée déterminée pour ouvrir un autre
menu contextuel.
Il est impossible de supprimer une table référencée si elle est utilisée par une ou plusieurs
catégories. Il convient de supprimer en premier lieu le champ de chaque catégorie qui
référence la table.
Lorsque vous supprimez un champ d'index d'une définition de catégorie, TOUTES les
valeurs existantes de TOUS les documents mémorisés dans Therefore™ sont supprimées
693
693
Référence
Exporter...
Exporte les définitions de configuration associées à la table référencée sélectionnée.
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée à la table référencée sélectionnée.
12.3.3.1 Répertoires
Vous pouvez créer et imbriquer des répertoires pour classer les tables référencées par groupes
logiques et définir une arborescence facile à comprendre. Vous pouvez également placer dans un
même répertoire un groupe de tables référencées dotées de permissions identiques.
Nouveau répertoire
Crée un répertoire (sous-répertoire) dans le répertoire.
Effacer...
Permet d'effacer un répertoire.
Exporter...
Permet d'exporter les définitions de configuration du répertoire et de la structure sous-jacente. La
structure arborescente n'est pas exportée par défaut. Pour l'exporter, cochez la case Inclure la
structure des répertoires dans la boîte de dialogue Exporter.
Rapport de sécurité...
Le rapport de sécurité contient l'ensemble des paramètres de sécurité. Il permet de documenter la
configuration finale de la sécurité au terme de l'installation d'un système. Le rapport de sécurité
est mémorisé sous forme de fichier « .csv » et peut être consulté dans Microsoft Excel.
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée au répertoire sélectionné.
La politique de sécurité des tables référencées est un groupe de permissions qui contrôle la
capacité d'un utilisateur à administrer les tables référencées. Ces permissions couvrent l'ajout, la
suppression et la modification des définitions.
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Administrateur
L'utilisateur ou le groupe peut ajouter, modifier et supprimer des tables référencées.
695
695
Référence
Un gabarit de requête multi-catégories permet aux utilisateurs d'effectuer des requêtes portant
sur plusieurs catégories. Ils peuvent ainsi extraire un fichier client entier contenant tous les bons
de livraison, commandes et factures qui le concernent.
La création d'un gabarit de requête est similaire à la création d'une catégorie. Toutefois, puisqu'un
gabarit de requête multi-catégories ne contient aucun document, les propriétés des champs sont
différentes.
L'administrateur peut configurer des noms de champs génériques qu'il est facile de faire
correspondre aux champs de catégories réels dans Therefore™ Navigator.
Cliquez avec le bouton droit de la souris dans le gabarit de requête multi-catégories pour
ouvrir un menu contextuel.
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée aux gabarits de requête multi-catégories (voir
Sécurité).
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un gabarit de recherche multi-catégories donné pour
ouvrir un autre menu contextuel.
Exporter...
Exporte la configuration de gabarit sélectionnée au format XML.
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée au gabarit de requête multi-catégories sélectionné
(voir Sécurité).
697
697
Référence
La politique de sécurité des gabarits de requête multi-catégories est un groupe de permissions qui
contrôle la capacité d'un utilisateur à administrer ces requêtes. Elle comprend l'ajout, la
suppression et la modification des définitions des gabarits de requête multi-catégories. Lorsque
vous sélectionnez un groupe ou un utilisateur déterminé, les permissions associées aux divers
attributs de gabarits multi-catégories peuvent être activées ou refusées.
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Lire
L'utilisateur ou le groupe peut utiliser le gabarit pour créer de nouvelles requêtes multi-
catégories dans Navigator.
Administrateur
L'utilisateur ou le groupe peut créer, modifier ou supprimer le gabarit.
Permissions avancées
Aucun groupe de permissions n'a été configuré pour cet objet. La liste complète de permissions
est donc affichée par défaut.
12.3.5 Rapports
Tous les rapports définis sont recensés sous l'objet Rapports, où ils peuvent être gérés
individuellement. Les gabarits de rapport, que vous pouvez utiliser pour définir de nouveaux
rapports, sont mémorisés dans le répertoire Gabarits.
Paramètres...
Ouvre la boîte de dialogue Paramètres, qui permet de configurer les paramètres d'abonnement aux
rapports.
699
699
Référence
Nouveau répertoire
Crée un répertoire (sous-répertoire) dans lequel vous pouvez classer les rapports définis.
Exporter...
Permet d'exporter tous les objets figurant sous le nœud Rapports, gabarits et rapports définis
inclus.
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité, qui permet de définir les permissions associées au module
Reporting entier.
12.3.5.1.1 Gabarits
Vous pouvez utiliser différents gabarits de rapport selon le type d'informations auquel est
consacré le rapport. Lorsque vous ajoutez un nouveau gabarit de rapport, trois options vous sont
proposées (Catégorie, Workflow ou Système). Certains gabarits de rapport par défaut sont
installés lors de la configuration de la solution si l'option correspondante est activée dans
l'assistant Therefore™ Configuration Wizard.
Rapport de catégorie
Cette option permet de générer un rapport basé sur les informations extraites d'une catégorie.
Il est par exemple possible de générer un rapport consacré à une catégorie réservée aux
factures entrantes pour savoir combien de factures n'ont pas encore été payées. À l'inverse,
des rapports de vente peuvent être générés pour une catégorie réservée aux factures
sortantes afin de regrouper les ventes par clients ou de comparer les ventes d'une année à
l'autre.
Rapport de workflow
Cette option permet de générer un rapport basé sur les informations extraites d'un workflow. Il
est par exemple possible de générer un rapport consacré à un workflow pour identifier le
nombre d'instances traitées par utilisateur ou la durée moyenne d'exécution d'une tâche de
workflow donnée.
Rapport système
Cette option permet de générer un rapport basé sur les informations système. Il est par
exemple possible de générer un rapport visant à identifier le nombre de documents d'une
catégorie.
Exporter
Permet d'exporter le répertoire Gabarits et son contenu.
Sécurité
Ouvre la boîte de dialogue de sécurité associée au répertoire Gabarits.
701
701
Référence
12.3.5.1.2 Paramètres
Propriétés du rapport
Ouvre la boîte de dialogue Propriétés du rapport.
Modifier rapport
Ouvre le Générateur de rapports Microsoft SQL Server, qui permet de modifier les rapports.
Supprimer rapport
Supprime le rapport.
Exporter
Exporte le rapport.
Sécurité
Ouvre la boîte de dialogue de sécurité associée au rapport.
703
703
Référence
Gabarit de rapport
Sélectionnez un gabarit de rapport mémorisé dans le répertoire Gabarits.
Nom du rapport
Nom du rapport qui sera recensé dans Therefore™ Solution Designer.
Titre
Titre qui s'affiche dans le document du rapport à proprement parler.
Catégorie/Dossier/Processus de workflow
Nom de la catégorie, du dossier ou du workflow auxquels se réfère le rapport.
Générer rapport
Sélectionnez la fréquence à laquelle sera généré le rapport (tous les jours, toutes les semaines ou
tous les mois).
Format du rendu
Le rapport est mémorisé dans le format sélectionné (XML, CSV, PDF, MHTML, Excel, TIFF ou
Word).
705
705
Référence
Heure de début
Sélectionnez l'heure de la journée à laquelle sera généré le rapport.
Jours
Sélectionnez le jour où sera généré le rapport.
Mois
Sélectionnez le mois où sera généré le rapport.
Semaine du mois
Pour les rapports mensuels, sélectionnez la semaine du mois où sera généré le rapport.
Jours civils
Sélectionnez le jour civil où sera généré le rapport.
Envoyer courrier
Cochez cette case pour accéder aux propriétés de configuration de l'envoi des rapports générés
par e-mail.
Si vous décidez de modifier un rapport défini ou un gabarit de rapport, le fichier de rapport s'ouvre
dans le Générateur de rapports SQL. Bien que certaines fonctions du Générateur de rapports SQL
soient décrites ci-dessous, consultez la documentation Microsoft pour plus d'informations. Il suffit
pour ce faire d'appuyer sur la touche F1 lorsque l'application est ouverte.
Paramètres
Ces champs sont identiques aux champs définis dans Propriétés du rapport. Le paramètre
The_Category correspond par exemple à la catégorie sélectionnée dans Propriétés du
rapport. Les paramètres réglés sur « Visible » peuvent être modifiés par les utilisateurs dans
Therefore™ Navigator lorsqu'ils créent des rapports ad-hoc. Pour modifier ce réglage, cliquez
avec le bouton droit de la souris sur un paramètre, sélectionnez Propriétés du paramètre et
réglez le paramètre sur masqué ou visible.
Images
Toute image utilisée dans le rapport peut être gérée à partir de ce répertoire.
Sources de données
La source de données contient des informations sur la base de données Therefore™ et lie
Reporting Service à la base de données Therefore™.
Datasets
Les jeux de données (datasets) contiennent les requêtes SQL requises pour obtenir les
informations appropriées de la source de données. Chaque jeu de données n'interroge qu'une
seule source de données.
· Vous pouvez à tout moment tester votre rapport en sélectionnant Exécuter dans l'angle
supérieur gauche. Vous devez à cet effet disposer d'un accès au serveur de rapports.
C'est pourquoi il est impossible de tester un rapport sur un système hébergé tel que
Therefore™ Online. Sur un système hébergé, il est recommandé de modifier le rapport en
mode hors ligne, puis de le télécharger à l'aide de la fonction Ajout du rapport existant.
· Cette procédure ne fonctionne que si vous modifiez un rapport défini et NON un gabarit.
Si vous souhaitez utiliser des fichiers de rapport existants (.rdl) dans Therefore™ Solution
Designer, vous pouvez les ajouter en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le nœud
Rapports. Sélectionnez ensuite Ajout du rapport existant.
Nom du rapport
Nom du rapport qui sera recensé dans Therefore™ Solution Designer.
707
707
Référence
12.3.5.1.5 Sécurité
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Afficher le rapport
L'utilisateur ou le groupe peut afficher les rapports.
Mémoriser le rapport
L'utilisateur ou le groupe peut mémoriser les rapports ad-hoc.
Administrateur
L'utilisateur ou le groupe peut définir des rapports Therefore™.
Permissions avancées
Aucun groupe de permissions n'a été configuré pour cet objet. La liste complète de permissions
est donc affichée par défaut.
12.3.5.2 Power BI
Vous pouvez télécharger automatiquement des jeux de données contenant des informations
issues de workflows, de catégories ou de dossiers dans Power BI conformément à un calendrier
défini. Ces données permettent ensuite de créer des rapports dans Power BI qui sont mis à jour
en mode dynamique.
Paramètres...
Ouvre la boîte de dialogue des paramètres de connexion.
709
709
Référence
Exporter
Exporte la configuration.
Renommer
Permet de renommer le jeu de données.
Supprimer
Permet de supprimer le jeu de données.
Exporter
Permet d'exporter la configuration.
Définition de dossier/catégorie
Catégorie ou dossier d'où seront téléchargées les données d'index.
Nom de table :
Nom qui sera assigné à la table dans Power BI.
Tous les champs seront recensés dans la table. Sélectionnez les champs à télécharger.
Vous pouvez appliquer des fonctions aux champs de date, ainsi qu'aux champs contenant des
données numériques (nombres entiers ou valeurs monétaires, par exemple). En ce qui concerne les
champs monétaires, par exemple, vous pouvez choisir sum.
Plage de temps
Tous les enregistrements sont téléchargés par défaut. Si la catégorie ou le dossier contient un
champ de date, vous pouvez sélectionner ce paramètre afin de ne télécharger que les
enregistrements inclus dans la période sélectionnée (l'année précédente par défaut).
Horaire d'actualisation
Fréquence de téléchargement des données et date de démarrage chaque jour.
711
711
Référence
Workflow
Workflow d'où seront téléchargées les données d'index.
Nom de table :
Nom qui sera assigné à la table dans Power BI.
Type de rapport
Sélectionnez le type de rapport à télécharger.
Tâche
Si l'un des rapports de tâche est sélectionné, la tâche doit être définie.
Granularité
La granularité du rapport définit les périodes en lesquelles est divisé le rapport.
Etat de dépassement
En retard
Seuls les processus/tâches en retard sont téléchargés.
A l'heure
Seuls les processus/tâches terminés à l'heure sont inclus.
Les deux
Les processus/tâches en retard et terminés à l'heure sont téléchargés.
Ignorer
Le statut En retard est ignoré.
Plage de temps
Vous pouvez définir les informations à télécharger à compter de la date en cours moins une
période définie.
Horaire d'actualisation
Fréquence de téléchargement des données et date de démarrage chaque jour.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Recherche texte intégral pour ouvrir un
menu contextuel.
713
713
Référence
Paramètres...
Ouvre la boîte de dialogue Paramètres.
Emplacement d'index
Répertoire contenant les catalogues de texte intégral Therefore™.
Fréquence de compactage
Intervalle (en jours) qui sépare les opérations de compactage de l'index fulltexte.
12.3.6.1 Avancé
Fréquence de compactage
Intervalle (en jours) qui sépare les opérations de compactage de l'index fulltexte.
Full-Text Max Block (Taille maximale des blocs pour une recherche fulltexte)
Longueur maximale autorisée de la liste de résultats
715
715
Référence
Retry Errors Interval (Fréquence des nouvelles tentatives de traitement des erreurs)
Nombre d'heures qui sépare les nouvelles tentatives de traitement des travaux donnant lieu à une
erreur par le service d'indexation (48 par défaut).
Langues OCR
Langues à inclure si vous exécutez une indexation en texte intégral des fichiers d'image par le
biais d'OCR. Tous les fichiers TIFF et PDF contenant des images uniquement sont traités par
défaut, mais les formats JPG, GIF, PNG, BMP et JPEG2000 sont également pris en charge. Vous
pouvez les sélectionner via les paramètres Avancé.
Vous pouvez créer directement dans Therefore™ des utilisateurs et des groupes qui sont
totalement indépendants de Windows® Active Directory® ou LDAP. Les utilisateurs et groupes
Active Directory® ou LDAP existants qui sont associés à Therefore™ (utilisés dans un workflow,
par exemple) sont toutefois également recensés. Vous devez activer une sécurité mixte pour
utiliser les utilisateurs Therefore™ internes (reportez-vous au didacticiel pour obtenir des
informations complémentaires concernant la création d'utilisateurs et de groupes internes).
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Utilisateurs et groupes pour ouvrir un menu
contextuel permettant d'accéder à la boîte de dialogue Sécurité.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Utilisateurs pour ouvrir un autre menu
contextuel.
717
717
Référence
Nouvel utilisateur...
La boîte de dialogue Paramètres utilisateur s'ouvre et vous permet de créer un utilisateur.
Les utilisateurs et groupes Therefore™ sont identifiés à l'aide de l'icône . Cliquez avec le bouton
droit de la souris sur un utilisateur pour ouvrir un autre menu contextuel.
Désactiver utilisateur
Sélectionnez cette option pour désactiver un utilisateur. Pour activer à nouveau l'utilisateur,
répétez la procédure ou utilisez Propriétés.
719
719
Référence
Propriétés
La boîte de dialogue Paramètres utilisateur s'affiche.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Groupes pour ouvrir un autre menu
contextuel.
Nouveau groupe...
La boîte de dialogue Propriétés groupe s'ouvre et vous permet de créer un groupe.
Ajouter groupe...
Permet d'ajouter des groupes (issus d'Active Directory®, par exemple).
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un groupe pour ouvrir un autre menu contextuel.
Supprimer...
Permet de supprimer un groupe. Les groupes externes (issus d'Active Directory®, par exemple)
seront bien entendu supprimés de cette liste uniquement et ne seront sinon pas affectés.
Propriétés
La boîte de dialogue Propriétés groupe s'affiche.
721
721
Référence
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Administrateur
L'utilisateur ou le groupe peut créer, modifier ou désactiver des utilisateurs ou des groupes.
Nom d'utilisateur :
Nom d'utilisateur associé au compte.
Nom d'affichage :
Nom d'affichage associé au compte.
E-Mail :
Adresse e-mail associée au compte. Cette valeur est facultative, mais si vous ne la spécifiez pas,
l'utilisateur ne peut pas utiliser la fonction de mot de passe perdu dans Therefore™ Web Access
et aucun e-mail de notification de workflow n'est envoyé.
L'utilisateur doit changer de mot de passe lors de la connexion suivante (case à cocher)
Cette fonction de sécurité est activée par défaut. Si elle est désactivée, l'utilisateur ne sera pas
obligé de changer de mot de passe lors de la connexion initiale.
Membre de :
L'utilisateur peut être assigné à un groupe ou supprimé de ce dernier. Pour ce faire, cliquez sur
Ajouter... ou Supprimer...
723
723
Référence
Nom d'utilisateur :
Nom d'utilisateur associé au compte.
Domaine SAML :
Domaine SAML associé au compte. Tout domaine SAML dont Therefore™ doit accepter les jetons
doit être recensé dans les paramètres avancés de Therefore™ Solution Designer (Sécurité/
Domaines SAML).
Nom d'affichage :
Nom d'affichage associé au compte.
E-Mail :
Adresse e-mail associée au compte. Cette valeur est facultative, mais si vous ne la spécifiez pas,
l'utilisateur ne peut pas utiliser la fonction de mot de passe perdu dans Therefore™ Web Access
et aucun e-mail de notification de workflow n'est envoyé.
L'utilisateur doit changer de mot de passe lors de la connexion suivante (case à cocher)
Cette fonction de sécurité est activée par défaut. Si elle est désactivée, l'utilisateur ne sera pas
obligé de changer de mot de passe lors de la connexion initiale.
Membre de :
L'utilisateur peut être assigné à un groupe ou supprimé de ce dernier. Pour ce faire, cliquez sur
Ajouter... ou Supprimer...
Voir aussi :
Synchronisation des utilisateurs/groupes
Mot de passe :
Spécifiez le mot de passe.
Confirme MdP :
Confirmez le mot de passe.
725
725
Référence
Membres :
Pour ajouter/supprimer un utilisateur du groupe, cliquez sur Ajouter... ou Supprimer...
Domaine SAML
Domaine SAML du groupe. Tout domaine SAML dont Therefore™ doit accepter les jetons doit être
recensé dans les paramètres avancés de Therefore™ Solution Designer (Sécurité/Domaines
SAML).
Membres :
Pour ajouter ou supprimer des utilisateurs du groupe, cliquez sur Ajouter... ou Supprimer...
Voir aussi :
Synchronisation des utilisateurs/groupes
Nouveau répertoire
Crée un répertoire (sous-répertoire) dans lequel vous pouvez classer les profils.
Exporter...
Permet d'exporter les profils.
Rapport de sécurité...
Le rapport de sécurité contient l'ensemble des paramètres de sécurité associés à la totalité des
profils. Il permet de documenter la configuration finale de la sécurité au terme de l'installation d'un
système. Le rapport de sécurité est mémorisé sous forme de fichier « .csv » et peut être consulté
dans Microsoft Excel.
727
727
Référence
Sécurité
La politique de sécurité d'un profil Capture Client propose un groupe de permissions (voir Sécurité
Capture Client).
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un profil Capture Client donné pour ouvrir un
autre menu contextuel contenant un lien vers les paramètres de sécurité correspondants.
12.3.8.1 Répertoires
Vous pouvez créer et imbriquer des répertoires pour classer les profils par groupes logiques et
proposer un groupement hiérarchique simple. Un répertoire permet également d'assigner les mêmes
permissions à un groupe de profils.
Nouveau répertoire
Crée un répertoire (sous-répertoire) dans le répertoire.
Effacer...
Permet d'effacer un répertoire.
Exporter...
Permet d'exporter les définitions de configuration du répertoire et de la structure sous-jacente. La
structure arborescente n'est pas exportée par défaut. Pour l'exporter, cochez la case Inclure la
structure des répertoires dans la boîte de dialogue Exporter.
Rapport de sécurité...
Le rapport de sécurité contient l'ensemble des paramètres de sécurité associés à toutes les
catégories du répertoire. Il permet de documenter la configuration finale de la sécurité au terme
de l'installation d'un système. Le rapport de sécurité est mémorisé sous forme de fichier « .csv »
et peut être consulté dans Microsoft Excel.
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée au répertoire sélectionné. Les paramètres de
sécurité sont identiques à ceux d'une catégorie et peuvent être transmis aux objets enfant.
La politique de sécurité des profils Capture Client est un groupe de permissions qui contrôle la
capacité de l'utilisateur à utiliser les profils dans Capture Client. Elle inclut la création et
l'utilisation des profils Capture Client.
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
729
729
Référence
Lire
L'utilisateur ou le groupe peut lire et utiliser les profils Capture Client.
Administrateur
L'utilisateur ou le groupe peut créer, modifier et supprimer des profils.
Cet objet permet de créer et de gérer les profils d'indexation. Cliquez dessus avec le bouton droit
de la souris pour ouvrir un menu contextuel.
New Generic Profile for Microsoft Office (Nouveau profil générique pour Microsoft Office)
Ouvre une boîte de dialogue permettant de créer un profil d'indexation associé à d'autres
documents Microsoft Office (Microsoft® PowerPoint®, par exemple).
Nouveau répertoire
Crée un répertoire (sous-répertoire) au sein de cet objet.
Export...
Permet d'exporter les profils.
Rapport de sécurité...
Le rapport de sécurité contient l'ensemble des paramètres de sécurité associés à la totalité des
profils. Il vous permet de documenter la configuration finale de la sécurité au terme de
l'installation d'un système. Le rapport de sécurité est mémorisé au format CSV.
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée aux profils d'indexation (voir Sécurité d'un profil
d'indexation).
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un profil donné pour ouvrir un autre menu contextuel.
731
731
Référence
Export...
Exporte le profil sélectionné.
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée au profil d'indexation sélectionné (voir Sécurité d'un
profil d'indexation).
Didacticiels
· Exemples d'utilisation standard
· Extraction des données
· Définition des éléments à mémoriser
· Affectation des données d'index
Nom du profil :
Ce champ contient le nom du profil.
Filtre :
La création d'un filtre permet d'exclure ou d'inclure des fichiers. Exemple :
File.Name<>"Gabarit.pdf" ne traite aucun fichier intitulé « Gabarit.pdf ».
File.Extension="pdf" ne traite que les fichiers PDF.
Les caractères génériques ne sont pas pris en charge, mais les profils associés à
Therefore™ Content Connector peuvent également contenir un second filtre qui analyse
les fichiers au sein d'un répertoire d'entrée. Ce filtre de travail prend quant à lui en charge
les caractères génériques.
Extracteurs de données :
Vous pouvez utiliser des extracteurs de données pour extraire des données de sources diverses.
733
733
Référence
Catégorie :
Indiquez la catégorie dans laquelle doivent être mémorisés les fichiers.
Script :
Vous pouvez créer un script qui sera exécuté avant l'exécution de l'affectation des champs.
Affectation
Une fois la catégorie sélectionnée, une liste de champs d'index s'affiche. Cliquez sur la flèche
orientée vers le bas associée à l'affectation pour afficher la liste des variables d'affectation. Si
vous cliquez sur le bouton Parcourir, une boîte de dialogue s'ouvre et permet de configurer la
validation et la gestion des erreurs.
Test
Vous pouvez tester le profil d'indexation à l'aide d'un exemple de fichier.
Voir aussi
· Comment mémoriser automatiquement les documents signés issus d'une plateforme DTM dans
Therefore™ ?
Extracteurs de données :
Vous pouvez utiliser des extracteurs de données pour extraire des données de sources diverses.
Pour créer un extracteur de données, cliquez sur .
Pour modifier un extracteur existant, cliquez sur
Si plusieurs extracteurs ont été définis, l'ordre d'exécution peut être modifié en en modifiant
l'ordre dans la liste
Pour utiliser la sortie d'un extracteur de données antérieur, cliquez sur
Pour supprimer un extracteur de données, cliquez sur
Catégorie :
Indiquez la catégorie dans laquelle doivent être mémorisés les fichiers.
Script :
Vous pouvez créer un script qui sera exécuté avant l'exécution de l'affectation des champs.
735
735
Référence
Affectation
Une fois la
catégorie
sélectionnée,
cliquez sur la
flèche déroulante
du champ d'index
à définir. Si la
valeur du champ
d'index provient
du document
d'origine envoyé
pour être signé,
spécifiez la
catégorie
existante du
document et
sélectionnez le
champ d'index
dans la liste.
Test
Vous pouvez tester le profil d'indexation à l'aide d'un exemple de fichier.
Didacticiels
· Exemples d'utilisation standard
· Extraction des données
· Définition des éléments à mémoriser
· Affectation des données d'index
Nom du profil :
Ce champ contient le nom du profil.
Filtre :
Vous pouvez créer un filtre qui renvoie la valeur true lorsque le profil d'indexation est autorisé à
s'exécuter ou la valeur false pour interdire son exécution. Exemple : pour limiter ce profil à un
gabarit Microsoft Word déterminé intitulé « ordre », entrez : Template="Order.dotx".
Catégorie :
Indiquez la catégorie dans laquelle doivent être mémorisés les fichiers.
Script :
Vous pouvez créer un script qui sera exécuté avant l'exécution de l'affectation des champs.
737
737
Référence
Affectation
Une fois la catégorie sélectionnée, une liste de champs d'index s'affiche. Cliquez sur la flèche
orientée vers le bas associée à l'affectation pour afficher la liste des variables d'affectation. Si
vous cliquez sur le bouton Parcourir, une boîte de dialogue s'ouvre et permet de configurer la
validation et la gestion des erreurs.
Test
Vous pouvez tester le profil d'indexation à l'aide d'un exemple de fichier.
12.3.9.4 Affectations
Validation : ce champ permet de définir un script de validation. Si, par exemple, l'affectation
renvoie un nombre entier, utilisez l'élément suivant pour vérifier qu'il est compris entre 1 et
100 : CheckRange(1,100)
Assimiler un champ vide à une erreur : si vous cochez cette case, un champ vide est
assimilé à une erreur et traité comme indiqué ci-dessous.
Mode d'erreur :
Utiliser valeur de repli : la valeur erronée est remplacée par la valeur de repli spécifiée ci-
dessous.
Valeur de repli : cette valeur est utilisée en cas d'erreur si vous avez activé l'option Utiliser
valeur de repli.
Objets...
Les affectations et les validations sont exécutées par le biais de VBScript (pour plus
d'informations, consultez la documentation Microsoft). Divers objets et fonctions prédéfinis
sont toutefois proposés. Cliquez sur le bouton Objets... pour les afficher.
Voir aussi
Les fichiers à mémoriser sont définis par un fichier de données
Les fichiers à mémoriser résident dans un répertoire accessible
Aucun fichier ne doit être mémorisé
Un nouveau dossier doit être créé
Vous pouvez créer un script qui sera exécuté avant l'exécution de l'affectation des champs.
· Ce script peut également contenir des fonctions et des variables susceptibles d'être appelées
à partir des affectations.
· Cliquez avec le bouton droit de la souris pour ouvrir la liste des objections, scriptlets et
fonctions disponibles.
· Cliquez sur Objets... pour ouvrir une fenêtre contenant des objets prédéfinis.
739
739
Référence
Profil de fichier
Profil e-mail
12.3.9.7 Sécurité
La politique de sécurité associée aux profils d'indexation est un groupe de permissions qui contrôle
la capacité de l'utilisateur à utiliser, modifier et créer des profils.
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Lire
L'utilisateur ou le groupe peut lire et utiliser les profils.
Administrateur
L'utilisateur ou le groupe peut créer, modifier et supprimer des profils.
Exporter...
Permet d'exporter les profils.
Rapport de sécurité...
Le rapport de sécurité contient l'ensemble des paramètres de sécurité associés à la totalité des
profils. Il permet de documenter la configuration finale de la sécurité au terme de l'installation d'un
système. Le rapport de sécurité est mémorisé sous forme de fichier .csv, qui peut être consulté
dans Microsoft® Excel®.
Sécurité
Lire
L'utilisateur ou le groupe peut lire et utiliser les profils.
Administrateur
L'utilisateur ou le groupe peut créer, modifier et supprimer des profils.
749
749
Référence
Nouveau répertoire
Crée un répertoire (sous-répertoire) au sein de cet objet.
Exporter...
Permet d'exporter les profils.
Rapport de sécurité...
Le rapport de sécurité contient l'ensemble des paramètres de sécurité associés à la totalité des
profils. Il permet de documenter la configuration finale de la sécurité au terme de l'installation d'un
système. Le rapport de sécurité est mémorisé au format CSV.
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée aux profils de gabarit.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un profil donné pour ouvrir un autre menu contextuel.
Exporter...
Exporte le profil sélectionné.
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée au profil d'indexation sélectionné.
751
751
Référence
Nom du profil
Nom descriptif du profil.
Définition de dossier/catégorie
Nom de la catégorie ou de la définition de dossier source.
Script
Vous pouvez créer un script qui sera exécuté avant l'exécution de l'affectation des champs.
Supprimer
Permet de supprimer le contrôle sélectionné.
Profil d'indexation
Profil d'indexation utilisé pour mémoriser le nouveau document dans Therefore™.
Format de stockage
Le document est mémorisé dans Therefore™ dans le format sélectionné.
753
753
Référence
Script
Vous pouvez créer un script qui sera exécuté avant l'exécution de l'affectation des champs. Il
contient peut-être des fonctions susceptibles d'être appelées à partir des affectations. Cliquez
sur Objets... pour ouvrir une fenêtre contenant des objets prédéfinis.
Ajouter affectation
Permet d'ajouter au profil d'autres affectations associées aux contrôles Office.
Supprimer affectation
Supprime l'affectation sélectionnée.
755
755
Référence
Nom du profil
Nom descriptif du profil.
Catégorie/dossier cible
Indique la catégorie ou le dossier à renseigner.
Catégorie/dossier source
Si le formulaire renseigné doit être basé sur un document existant, le paramètre Catégorie/
dossier source doit être spécifié et les champs requis assignés. Cliquez dans la liste déroulante
Affectation pour recenser tous les champs de données d'index dans Catégorie/dossier source.
Script
Vous pouvez créer un script qui sera exécuté avant l'exécution de l'affectation des champs.
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Lire
L'utilisateur ou le groupe peut lire et utiliser les profils.
Administrateur
L'utilisateur ou le groupe peut créer, modifier et supprimer des profils.
757
757
Référence
12.3.12 Timbres
Vous pouvez définir un timbre destiné à annoter un fichier PDF ouvert dans Therefore™ Viewer.
Nouveau timbre
Ouvre une boîte de dialogue permettant d'ajouter une nouvelle image de timbre.
Nouveau répertoire
Crée un répertoire (sous-répertoire) au sein de cet objet.
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée aux timbres.
Nom
Nom du timbre.
Fichier timbre :
Sélectionnez l'image à utiliser pour le timbre (fichier PNG ou PDF). Si vous utilisez des fichiers PDF,
ils peuvent comporter des macros destinées à insérer des informations relatives à l'utilisateur à la
date. En ce qui concerne les fichiers PDF, nous recommandons l'utilisation de graphiques
vectoriels pour assurer un redimensionnement correct.
759
759
Référence
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Appliquer le timbre
L'utilisateur ou le groupe peut utiliser des timbres.
Administrateur
L'utilisateur ou le groupe peut créer, modifier et supprimer des profils.
12.4 Workflow
Therefore™ Solution Designer comprend un module de workflow intégré qui permet de créer,
modifier et mémoriser des processus de workflow Therefore™. Cliquez avec le bouton droit de la
souris sur un workflow donné pour ouvrir un menu contextuel.
Nouveau processus...
Crée un processus de workflow.
Paramètres...
Affiche les paramètres de workflow.
Exporter...
Therefore™ autorise l'exportation des définitions de processus de workflow au format XML. Il est
ensuite possible d'importer les processus exportés dans ce système ou dans d'autres systèmes.
Vous pouvez également exporter la version la plus récente d'un workflow uniquement.
Rapport de sécurité...
Le rapport de sécurité contient l'ensemble des paramètres de sécurité associés à tous les
workflows. Il permet de documenter la configuration finale de la sécurité au terme de l'installation
d'un système. Le rapport de sécurité est mémorisé sous forme de fichier « .csv » et peut être
consulté dans Microsoft® Excel.
Sécurité...
Ouvre la boîte de dialogue Sécurité.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un workflow donné pour ouvrir un autre menu
contextuel.
761
761
Référence
Effacer processus
Permet d'effacer le workflow.
Exporter...
Therefore™ autorise l'exportation des définitions de processus de workflow au format XML. Il est
ensuite possible d'importer les processus exportés dans ce système ou dans d'autres systèmes.
Vous pouvez également exporter la version la plus récente d'un workflow uniquement.
Sécurité...
Ouvre la boîte de dialogue Sécurité.
12.4.1 Répertoires
Vous pouvez créer et imbriquer des répertoires pour classer les workflows par groupes logiques et
proposer un groupement hiérarchique simple de workflows. Un répertoire permet également
d'assigner les mêmes permissions à un groupe de worflows. En définissant un répertoire et en
partageant les permissions, il n'est nécessaire d'ajouter des utilisateurs et des groupes qu'une
seule fois, au lieu d'exécuter cette procédure pour chaque catégorie.
Nouveau processus...
Crée un processus de workflow.
Nouveau répertoire
Crée un répertoire (sous-répertoire) dans le répertoire.
Supprimer...
Permet de supprimer un répertoire.
Exporter...
Permet d'exporter les définitions de configuration du répertoire et de la structure sous-jacente.
La structure arborescente n'est pas exportée par défaut. Pour l'exporter, cochez la case Inclure la
structure des répertoires dans la boîte de dialogue Exporter configuration.
Rapport de sécurité...
Le rapport de sécurité contient l'ensemble des paramètres de sécurité associés à toutes les
catégories du répertoire. Il permet de documenter la configuration finale de la sécurité au terme
de l'installation d'un système. Le rapport de sécurité est mémorisé sous forme de fichier « .csv »
et peut être consulté dans Microsoft Excel.
Sécurité...
Ouvre la boîte de dialogue Sécurité.
763
763
Référence
Nom
Nom descriptif du processus.
Description
Vous pouvez entrer une description du processus.
Définition de dossier/catégorie
Vous devez assigner une catégorie ou une définition de dossier unique à chaque workflow, mais
une même catégorie ou définition de dossier peut être liée à plusieurs workflows.
Durée
Durée totale autorisée du processus, au terme de laquelle des e-mails de dépassement sont
envoyés.
Fixe
Ce champ permet de définir une durée fixe.
Processus Désactivé
Si vous cochez cette case, le processus est désactivé.
765
765
Référence
Mail de notification : Cet email est envoyé lorsqu'une nouvelle instance de workflow est
attribuée à un utilisateur.
Cet e-mail est automatiquement envoyé à l'utilisateur auquel est assigné le workflow. D'autres
personnes peuvent être ajoutées par le biais de Cc.
Mail de dépassement : Cet e-mail est envoyé lorsqu'une instance de workflow n'a pas été
traitée dans le temps imparti.
Cet e-mail n'est pas envoyé automatiquement à tous les utilisateurs. Vous devez en indiquer les
destinataires.
Mail de délégation : Cet e-mail est envoyé lorsqu'une instance de workflow est déléguée.
Cet e-mail est envoyé lorsque l'utilisateur choisit l'action Déléguer dans la boîte de dialogue de la
tâche du workflow. L'adresse de l'expéditeur correspond à celle de l'utilisateur qui a délégué la
tâche, l'adresse du destinataire principal est entrée lors de l'exécution, mais vous pouvez indiquer
une adresse Cc lors de la phase de création.
Modifier
Ouvre la boîte de dialogue Paramètres e-mail. Selon le type d'e-mail (voir ci-dessus), vous
pouvez indiquer l'adresse de l'expéditeur, du destinataire et de Cc, ainsi que le sujet et le
message. Vous disposez également de macros pour ajouter des informations lors de
l'exécution. Le corps de l'e-mail (du message) peut être entré en texte brut ou au format
HTML.
· Les e-mails sont envoyés au format HTML si les marqueurs de début <html> et de fin
</html> sont détectés. Le code HTML à proprement parler n'est toutefois pas validé.
Si le code n'est pas valide, l'e-mail ne s'affichera pas correctement.
· Le format de date utilisé par Therefore™ Server lors de l'envoi d'e-mails est issu des
paramètres régionaux/linguistiques du serveur. L'administrateur peut définir un format
de date déterminé dans les paramètres avancés de Therefore™ Solution Designer
via Général/Format date.
Effacer
Toute entrée personnalisée est effacée et les valeurs par défaut de l'e-mail sont restaurées.
767
767
Référence
Onglet Vacances
Vous pouvez définir des vacances qui seront prises en compte lors du calcul de la durée d'une
tâche et des notifications de dépassement.
Supprimer
Vous pouvez supprimer une définition de vacances.
Importer
Vous pouvez importer une définition de vacances (fichier XML).
Exporter
Exporte la définition de vacances au format XML.
769
769
Référence
Ajouter
Ajoute une nouvelle définition de vacances
Date
Vous pouvez taper la date des vacances (format système par défaut) ou la choisir dans un
calendrier graphique.
Nom
Le cas échéant, vous pouvez assigner un nom aux vacances.
Cet onglet définit les heures de travail standard et permet de calculer la durée des tâches et la
date d'envoi des e-mails de dépassement.
Supposons que les heures de travail d'une organisation correspondent à lundi - vendredi de 8
heures à 17 heures (journée ouvrée de 9 heures). Si une tâche de 18 heures a été assignée à un
utilisateur à 8 heures le lundi, elle doit être terminée le mardi à 17 heures, puisque la journée de
travail de l'utilisateur dure 9 heures.
771
771
Référence
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Participer
L'utilisateur ou le groupe peut lire et réclamer les instances.
Démarrer workflow
L'utilisateur ou le groupe peut démarrer manuellement des workflows.
Déléguer l'instance
L'utilisateur ou le groupe peut déléguer l'instance à un autre utilisateur ou groupe.
Effacer l'instance
L'utilisateur ou le groupe peut effacer à tout moment une instance dans le cadre du workflow.
Opérateur
L'utilisateur ou le groupe peut réacheminer la tâche de workflow actuelle vers une nouvelle
tâche du workflow. Il peut également réclamer toutes les instances même si elles sont
actuellement assignées à un autre utilisateur.
Administrateur
L'utilisateur ou le groupe peut concevoir, modifier et mémoriser des processus de workflow.
Permissions avancées
Aucun groupe de permissions n'a été configuré pour cet objet. La liste complète de permissions
est donc affichée par défaut.
La création de workflow fait appel à une interface graphique et repose sur des tâches que vous
pouvez glisser-déposer sur le volet de création. Ces tâches sont ensuite jointes à l'aide de
transitions, que vous pouvez également glisser-déposer à partir de la barre d'outils. Un élément
est choisi par défaut et permet de sélectionner, déplacer et configurer des objets dans le volet de
création. Pour afficher un menu contextuel, cliquez avec le bouton droit de la souris dans une
section vide du volet droit.
773
773
Référence
Propriétés processus
Affiche les propriétés du processus (icône dans la barre d'outils).
Historique processus...
Therefore™ Workflow intègre un système de contrôle des révisions qui permet de mettre à jour
une définition de processus et de la mémoriser en tant que nouvelle version. Il est possible
d'exécuter simultanément plusieurs versions d'un même processus. Cette option de menu affiche
l'historique des révisions du processus, dont le numéro de version et la date et l'heure de
libération du processus. La version la plus récente est identifiée par le symbole * et la version
actuellement active par (A). Notez que les versions antérieures peuvent être modifiées et
affichées. Toute version peut devenir la version active (icône dans la barre d'outils).
Effacer sélection
Les tâches en surbrillance et les transitions correspondantes sont effacées. Pour mettre en
surbrillance plusieurs tâches/transitions, cliquez dessus avec le bouton gauche de la souris tout
en maintenant la touche CTRL enfoncée.
Effacer tout
Efface toutes les tâches et transitions comprises entre les tâches de démarrage et de fin. Notez
que les tâches de démarrage et de fin ne sont pas supprimées.
Agrandir
Agrandit la taille de l'image du volet de création de workflow (icône dans la barre d'outils).
Diminuer
Réduit la taille de l'image du volet de création de workflow (icône dans la barre d'outils).
Adapter à la fenêtre
Adapte la totalité du processus de workflow à la taille du volet de création (icône dans la
barre d'outils).
775
775
Référence
12.4.5.1 Tâches
Le menu de création de workflow figure sur la gauche de la fenêtre de workflow. Le premier objet
correspond à Sélection. Si vous sélectionnez cet objet, l'utilitaire de création est en mode
Sélection. Examinons à présent de plus près tous les autres objets.
12.4.5.1.1 Transitions
Les transitions permettent au workflow de passer d'une tâche à l'autre. Pour créer une transition,
sélectionnez la tâche Transition et placez la souris sur la tâche précédente. Le pointeur de la
souris se transforme en main blanche pour identifier la tâche. Cliquez une fois sur la souris pour
démarrer le dessin de la transition et maintenez enfoncé le bouton pour faire glisser la transition
vers la tâche suivante. Lorsque vous survolez la tâche, le cercle barré disparaît. Relâchez le
bouton de la souris pour terminer la transition.
Pour faciliter la procédure, chaque tâche dispose de plusieurs points d'ancrage des
transitions. La tâche manuelle possède ainsi six points d'ancrage.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une transition pour ouvrir un menu contextuel.
Propriétés
Permet d'ouvrir la boîte de dialogue Propriétés de la transition.
Effacer transition
Permet d'effacer la transition sélectionnée.
Style
Vous disposez de trois types de transition.
Bezier
777
777
Référence
Polyline
Ce paramètre limite la forme de la transition à une ligne droite, mais libre à vous d'en choisir
l'angle.
Perpendiculaire
Ce paramètre limite la forme de la transition à une ligne perpendiculaire.
Ordre automatique
Permet de créer automatiquement la forme de la transition.
Nom
Entrez le
nom de
la
transitio
n. S'il
s'agit
d'une
transitio
n depuis
une
tâche
manuelle
, ce nom
apparaît
dans la
liste
Traiter/
terminer
tâche
que voit
l'utilisate
ur dans
Therefor
e™
Viewer.
Descrip
tion
Cette
descripti
on de la
transitio
n est
facultati
ve et
s'affiche
sous
forme
d'info-
bulle
dans
Therefor
e™
Viewer.
Condition
Vous pouvez associer des conditions à la transition. Cliquez sur le bouton Macro... pour afficher
la liste des champs de la catégorie ou de la définition de dossier. Une fois la condition créée,
cliquez sur le bouton Valider pour la vérifier.
779
779
Référence
Texte de l'historique
Vous pouvez définir le texte de l'historique qui s'affichera dans l'historique du workflow. Vous
pouvez utiliser des macros de workflow et de champ d'index pour insérer automatiquement des
valeurs dans le texte de l'historique.
Paramètres supplémentaires
Utiliser transition pour les instances en retard En retard depuis plus de ___
Cette transition est réservée aux cas de figure où une tâche d'instance a un retard
supérieur à la valeur spécifiée. Supposons qu'une tâche a une durée de 2 jours. Si vous
cochez ce paramètre et que vous réglez la valeur associée sur 1 jour, la transition est
déclenchée si la tâche n'est pas terminée au bout de 3 jours.
Vous pouvez utiliser des conditions dans une transition dans les cas de figure suivants :
La syntaxe décrite est spécifique à Microsoft® SQL Server®. Elle est de type SQL (Structured
Query Language) et, à ce titre, devrait être compatible avec d'autres SGBDR. Il se peut toutefois
que des différences mineures existent entre Microsoft SQL Server, Oracle® et IBM® DB2®. Pour
toute information sur la syntaxe des opérandes spécifique à Oracle® et IBM® DB2®, reportez-
vous à la documentation appropriée.
OR Opérateur OR logique
BETWEEN Compris dans une plage
inclusive
LIKE Recherche d'un modèle
GetDate Extrait la date en cours.
Macros...
Vous pouvez également utiliser les macros de champs de données d'index dans les conditions, y
compris les champs primaires et dépendants. Cliquez sur le bouton Macros... pour ouvrir une boîte
de dialogue contenant toutes les macros disponibles.
12.4.5.1.2 Manuel
781
781
Référence
Nom
Nom de la tâche manuelle. S'affiche en tant que nom de tâche dans Workflow Designer et les
utilisateurs visualisent ce nom lorsque la tâche leur est assignée.
Durée
Durée totale autorisée de la tâche, au terme de laquelle des e-mails de dépassement sont
envoyés.
Fixe
Permet de définir une durée fixe.
Options
Empêcher délégation
La tâche ne peut pas être déléguée à d'autres utilisateurs pour qu'ils la terminent.
Pour plus d'informations sur les autres onglets, consultez Assigné à, Permissions relatives aux
champs d'index, Ordre des actions et Notifications par e-mail.
Exemple : deux tâches manuelles sont définies, Tâche1 et Tâche2. La case à cocher
Utilisateurs/groupes est activée lors de la conception de Tâche2 et les utilisateurs et groupes
appropriés sont assignés. À l'exécution, lorsqu'un utilisateur termine Tâche1, il est invité à
spécifier un utilisateur ou un groupe pour Tâche2.
783
783
Référence
L'onglet Permissions relatives aux champs d'index permet de modifier les permissions relatives
aux champs d'index dans une étape de workflow déterminée. C'est le cas, par exemple, si l'état du
contrat est généralement défini en lecture seule, mais doit pouvoir être modifié dans une étape
spécifique.
Accorder des permissions sur tous les champs de données d'index (case à cocher)
Lorsque cette case est cochée, tous les champs d'index sont rassemblés en un même objet et la
permission leur est transférée.
Lire
Cette permission permet de consulter la valeur d'index.
Lire et modifier
Cette permission permet de consulter et de modifier la valeur d'index.
Pour éviter d'allonger inutilement le temps de traitement, ne modifiez les permissions sur
cet onglet que s'il est impossible d'accorder aux utilisateurs les privilèges requis via les
paramètres de sécurité standard.
Cet onglet n'est disponible que lorsque plus d'une transition émane d'une tâche manuelle. Cet
ordre sera celui que l'utilisateur verra dans le Therefore™ Viewer lorsqu'il traitera sa tâche de
Workflow. L'ordre des éléments peut être modifié en cliquant sur le bouton Haut ou Bas.
785
785
Référence
Les e-mails de processus global sont utilisés par défaut pour les tâches manuelles s'ils ne sont pas
configurés pour une tâche donnée.
Voir aussi
· Création de documents à l'aide de profils de gabarit
Vous pouvez ajouter des liens vers des profils de gabarit donnés à des tâches manuelles de
workflow (pour créer une lettre de réponse dans laquelle les coordonnées du client sont déjà
renseignées après avoir été extraites des données d'index du document ou du dossier Therefore™
à l'origine du workflow, par exemple).
· Si le profil de gabarit contient un dossier ou une catégorie source définis, ils sont
réservés aux workflows associés au dossier ou à la catégorie.
· Si le gabarit ne contient ni dossier, ni catégorie source définis, il peut être utilisé avec
n'importe quel workflow.
· Vous pouvez également sélectionner des profils de gabarit de formulaire pour envoyer
un nouveau formulaire.
Ajouter
Permet d'ajouter un nouveau lien vers la tâche.
Titre du lien
Nom du lien (que verra l'utilisateur).
Profil
Choisissez le profil de gabarit approprié dans la liste déroulante.
Transition
Permet de spécifier une transition qui sera automatiquement utilisée, une fois le document
créé.
787
787
Référence
Supprimer
Pour supprimer un lien, sélectionnez-le et cliquez sur Supprimer.
Macros de workflow
Ces macros contiennent des informations de niveau système.
Macro Description
[@AdditionalInfo] Contenu de la zone de texte d'information relative au workflow.
[@AssignedToUserDis Nom d'affichage de l'utilisateur auquel l'instance actuelle est assignée.
pName]
[@AssignedToUserNa Nom de l'utilisateur auquel l'instance actuelle est assignée.
me]
[@CurrentDate] Date du jour.
[@CurrentDateTime] Date et heure actuelles.
[@InitiatorDispName] Nom d'affichage de l'initiateur de l'instance actuelle.
[@InitiatorEmail] Adresse électronique de l'initiateur de l'instance actuelle.
[@InitiatorName] Nom d'utilisateur de l'initiateur de l'instance actuelle.
[@InstanceNo] Numéro unique de l'instance.
[@MainDocNo] Numéro Therefore™ unique du document principal.
[@PrevTaskUserDispN Nom d'affichage de l'utilisateur qui a terminé la tâche manuelle
ame] précédente.
[@PrevTaskUserDomai Domaine de l'utilisateur qui a terminé la tâche manuelle précédente.
n]
[@PrevTaskUserEmail] Adresse électronique de l'utilisateur qui a terminé la tâche manuelle
précédente.
[@PrevTaskUserName Nom de l'utilisateur qui a terminé la tâche manuelle précédente.
]
[@ProcessDueDate] Date à laquelle le processus de workflow doit être terminé (date de début
du workflow plus durée de traitement spécifiée).
[@ProcessDueDateTim Date et heure auxquelles le processus de workflow doit être terminé
e] (date et heure de début du workflow plus durée de traitement spécifiée).
[@ProcessName] Nom du processus de workflow.
[@ProcessStartDate] Date à laquelle le processus de workflow a été déclenché.
[@ProcessStartDateTi Date et heure auxquelles le processus de workflow a été déclenché.
me]
[@Server] Nom DNS du serveur Therefore™ Server qui a démarré l'instance actuelle.
[@TaskDueDate] Date à laquelle une tâche déterminée doit être terminée (date de début
de la tâche plus durée de traitement spécifiée).
[@TaskDueDateTime] Date et heure auxquelles une tâche déterminée doit être terminée (date
et heure de début de la tâche plus durée de traitement spécifiée).
[@TaskNameFrom] Nom de la tâche précédente.
[@TaskNameTo] Nom de la tâche vers laquelle une transition sera effectuée.
[@TaskStartDate] Date à laquelle une tâche déterminée a commencé.
[@TaskStartDateTime Date et heure auxquelles une tâche déterminée a commencé.
]
[@UserDisplayName] Nom d'affichage de l'utilisateur qui a exécuté la dernière action.
En ce qui concerne les utilisateurs Therefore internes, les macros associées au nom
d'affichage renvoient le nom d'utilisateur.
789
789
Référence
Nom
Nom de la tâche manuelle. S'affiche en tant que nom de tâche dans Workflow Designer et les
utilisateurs visualisent ce nom lorsque la tâche leur est assignée.
Durée
Durée totale autorisée de la tâche, au terme de laquelle des e-mails de dépassement sont
envoyés.
Fixe
Ce champ permet de définir une durée fixe.
Options
Empêcher délégation
La tâche ne peut pas être déléguée à d'autres utilisateurs pour qu'ils la terminent.
Pour plus d'informations sur les autres onglets, consultez Assigné à, Permissions relatives aux
champs d'index et Notifications par e-mail sous Tâche manuelle.
791
791
Référence
12.4.5.1.4 Réacheminement
Nom
Nom de la tâche. S'affiche en tant que nom de tâche dans Workflow Designer et les utilisateurs
visualisent ce nom lorsque la tâche leur est assignée.
Durée
Définissez une durée spécifique ou déterminée par un champ d'index de type Date. Ce champ
indique le délai d'exécution imparti de la tâche, après quoi elle arrive à échéance. Vous pouvez
ensuite l'utiliser en conjonction avec une transition d'escalade.
793
793
Référence
Modifier
Cliquez sur le bouton Modifier pour accéder à une boîte de dialogue permettant de configurer la
gestion des erreurs. Si la case à cocher Traiter en tant qu'erreur en l'absence d'une
transition valide est cochée, le workflow est immédiatement annulé et une erreur est consignée.
Si la tâche de réacheminement doit attendre qu'une valeur d'index donnée soit valide, ne cochez
pas cette case.
Une tâche de réacheminement unique peut prendre en charge plusieurs transitions vers
d'autres tâches. Vous devez toutefois définir des conditions de sorte qu'une seule d'entre
elles soit valide lors de l'exécution de la tâche de réacheminement. Si tel n'est pas le cas,
la tâche renvoie une erreur.
12.4.5.1.5 Fractionner
Nom
Nom de la tâche de fractionnement. Apparaît en tant que nom de tâche dans l'outil de création
des workflow.
Durée
Conservez la valeur 0 pour les tâches automatiques.
Cette tâche a été conçue spécialement pour couvrir l'éventualité où une même
tâche doit être traitée en parallèle par plusieurs personnes. Dans ce cas spécial,
l'instance du workflow est fractionnée en fonction des utilisateurs suivants (d'où
son nom), et non en fonction des transitions. Dans la pratique, il pourrait par
exemple s'agir d'une tâche d'approbation pour laquelle il n'est pas clair, au moment
de sa création, combien de personnes doivent approuver un élément, ni qui sont
ces personnes.
795
795
Référence
Nom
Nom de la tâche. Apparaît en tant que nom de tâche dans l'outil de création des workflow.
Durée
Conservez la valeur 0 pour les tâches automatiques.
12.4.5.1.7 Fusionner
Nom
Nom de la tâche. Apparaît en tant que nom de tâche dans l'outil de création des workflow.
Durée
Conservez la valeur 0 pour les tâches automatiques.
Dès qu'une variable atteint la tâche d'abandon de fusion, TOUTES les autres
variables du processus sont supprimées. Cette tâche est particulièrement utile en
cas d'exception, lorsque toute décision rend les autres tâches superflues.
Imaginons un processus de commande comprenant plusieurs chemins. Lorsque le
client annule la commande, il est inutile que les trois chemins traitent toutes les
étapes jusqu'à ce que la fusion des variables soient possibles (puisque le client a
annulé la commande).
797
797
Référence
Nom
Nom de la tâche. Apparaît en tant que nom de tâche dans l'outil de création des workflow.
Durée
Conservez la valeur 0 pour les tâches automatiques.
Nom
Nom de la tâche. S'affiche en tant que nom de tâche dans l'outil de création des workflow et les
utilisateurs visualisent ce nom lorsque la tâche leur est assignée.
Durée
Conservez la valeur 0 pour les tâches automatiques.
Modifier...
L'e-mail est automatiquement envoyé à l'utilisateur assigné lors de l'exécution. Pour configurer l'e-
mail, cliquez sur Modifier..., puis à nouveau sur Modifier... dans la boîte de dialogue suivante. La
boîte de dialogue Paramètres e-mail s'affiche alors. Pour plus d'informations sur l'utilisation des
macros de workflow et de champ d'index dans le courrier électronique, consultez Macros de
courrier électronique.
799
799
Référence
Il est possible d'écrire des tâches personnalisées en tant que fichier DLL exécuté
automatiquement par le système (afin d'envoyer un document à signer, par
exemple).
Nom
Nom de la tâche
Durée
Conservez la valeur 0 pour les tâches automatiques.
Modifier...
Ouvre la boîte de dialogue Configuration activité automatique. Vous pouvez renseigner le
champ Nom classe COM. (Exemple : TheTask.SendMail.)
801
801
Référence
Nom
Nom de la tâche Démarrer workflow. Apparaît en tant que nom de tâche dans l'outil de création
des workflows.
Durée
Conservez la valeur 0 pour les tâches automatiques.
Démarrer workflow
Sélectionnez le processus de workflow à démarrer. Vous pouvez sélectionner tout processus
associé à la même catégorie. En ce qui concerne les catégories de dossier, tout workflow associé
à la catégorie ou à la définition de dossier correspondante peut être sélectionnée.
12.4.5.1. Attendre
12
Cette tâche est en veille pendant une période spécifique, puis est exécutée. Il
s'agit d'une tâche automatique exécutée par le système sans intervention de
l'utilisateur.
Nom
Nom de la tâche Attendre. Apparaît en tant que nom de tâche dans l'outil de création des
workflows.
Durée
Conservez la valeur 0 pour les tâches automatiques.
Modifier...
Affiche la boîte de dialogue Configuration de la tâche Attendre, dans laquelle vous pouvez définir
les paramètres d'attente.
803
803
Référence
Durée fixe : cochez cette case si vous souhaitez définir un délai d'attente donné pour la tâche,
que vous pouvez exprimer en minutes, heures, jours ou années.
Durée calculée à partir du champ Données d'index : sélectionnez cette option pour que la
tâche soit mise en veille jusqu'à la date définie par le champ d'index sélectionné dans la liste
déroulante. Vous pouvez également spécifier un écart par rapport à cette date. Si le champ
d'index contient la date d'expiration du contrat, vous pourriez par exemple définir un écart de -30,
auquel cas la tâche attend 30 jours avant la date d'expiration du contrat.
Nom
Nom de la tâche Apparaît en tant que nom de tâche dans l'outil de création des workflows.
Durée
Conservez la valeur 0 pour les tâches automatiques.
Modifier...
Affiche la boîte de dialogue Configuration d'Attente de document, dans laquelle vous pouvez
définir les paramètres d'attente.
805
805
Référence
Ajouter recherche...
Pour créer une recherche, sélectionnez au préalable la catégorie dans laquelle sera mémorisé le
document. Vous pouvez ensuite définir une condition pour identifier le document. Si par ailleurs il
est nécessaire d'attendre plusieurs documents correspondant aux critères de recherche, modifiez
la valeur Nbre min. de résultats.
Supprimer recherche
Vous pouvez sélectionner et supprimer de la liste les recherches configurées.
Nom
Nom de la tâche de type Mise à jour index. Apparaît en tant que nom de tâche dans Workflow
Designer.
Durée
Conservez la valeur 0 pour les tâches automatiques.
807
807
Référence
Modifier...
Vous pouvez modifier les paramètres de configuration de la mise à jour.
Script
Les options avancées d'utilisation de scripts sont identiques aux options figurant dans les profils
d'indexation.
Pour chaque champ de la catégorie, entrez la valeur requise dans Affectation. Le texte entré doit
être entouré de guillemets ("Moyaware", par exemple). Vous pouvez également utiliser des scripts
personnalisés pour les affectations.
809
809
Référence
Hôte :
Nom de l'hôte ou adresse IP du serveur FTP.
Port :
Numéro de port à utiliser.
Utilisateur :
Nom d'utilisateur requis pour la connexion au serveur FTP.
Mot passe :
Mot de passe associé au nom d'utilisateur indiqué ci-dessus.
Test
Ce bouton teste la connexion FTP en utilisant les informations d'identification en cours. Si la
connexion aboutit, une boîte de dialogue s'affiche.
Format d'exportation : vous pouvez convertir le document dans un autre format ou conserver le
format d'origine. Formats disponibles : PDF, PDF/A-1b, TIFF multipage.
Données d'index :
Ce champ permet de spécifier les données d'index à exporter. Toutes les données d'index sont
exportées par défaut, mais la suppression d'un marqueur les définit sur <ne pas exporter>..
Vous pouvez également modifier le nom des marqueurs XML en fonction des besoins.
· Pour exporter uniquement les données d'index plutôt que le document en tant que tel,
supprimez les fichiers (marqueur racine) et le marqueur File.
· Pour exporter uniquement le document sans fichier XML, supprimez tous les marqueurs
XML et entrez le chemin du répertoire dans Nom du fichier d'export. XML (c:\temp
\export\, par exemple).
Nom
Nom de la tâche Conversion de document. Apparaît en tant que nom de tâche dans l'outil de
création des workflows.
811
811
Référence
Durée
Conservez la valeur 0 pour les tâches automatiques.
Format du fichier
Format dans lequel doit être converti le document.
PDF consultable
Les documents image de type TIFF ou PDF image sont soumis à une reconnaissance optique de
caractères pour pouvoir prendre en charge la recherche en texte intégral.
Signer le document
Applique une signature côté serveur au document converti.
Nom
Nom de la tâche Changement de catégorie (automatique). Utilisé en tant que nom de tâche
dans Workflow Designer.
Durée
Conservez la valeur 0 pour les tâches automatiques.
813
813
Référence
Modifier...
Vous pouvez modifier les paramètres de configuration de la mise à jour.
Catégorie
Sélectionnez la catégorie dans laquelle mémoriser le document.
Script
Les options avancées d'utilisation de scripts sont identiques aux options figurant dans les profils
d'indexation.
Pour chaque champ de la nouvelle catégorie, entrez la valeur requise dans Affectation. La zone
de liste déroulante contient les champs issus de la catégorie source. Vous pouvez ensuite les
associer aux champs de la catégorie de destination, qui sont répertoriés sur la gauche sous
Champ de catégorie. Vous pouvez également utiliser des scripts VB personnalisés pour les
affectations.
· Notez que l'utilisation de scripts pour définir la catégorie ou utiliser plusieurs catégories
dans le cadre de la procédure d'affectation à l'aide de cette tâche n'est pas autorisée.
Nom
Nom de la tâche Mettre à jour en-tête de dossier. Apparaît en tant que nom de tâche dans
Workflow Designer.
Durée
Conservez la valeur 0 pour les tâches automatiques.
815
815
Référence
Modifier...
Vous pouvez modifier les paramètres de configuration de la mise à jour.
Script
Les options avancées d'utilisation de scripts sont identiques aux options figurant dans les profils
d'indexation.
Pour chaque champ de la définition de dossier, entrez la valeur requise dans Affectation. La zone
de liste déroulante contiendra les champs issus de l'en-tête de dossier et de la catégorie, ainsi
que des objets de workflow. Vous pouvez également utiliser des scripts VB personnalisés pour les
affectations.
Nom
Nom de la tâche à effacer. Apparaît en tant que nom de tâche dans l'outil de création des
workflow.
Durée
Conservez la valeur 0 pour les tâches automatiques.
12.5 Intégrations
Ces objets permettent de configurer la sécurité et/ou les paramètres de divers types
d'intégration. Pour plus d'informations sur ces types d'intégration, consultez les manuels
Therefore™ pertinents.
Intégration à Description
Microsoft® Permet de définir les permissions de sécurité associées à ce connecteur.
Exchange Server
817
817
Référence
Therefore™ MFP Tous les périphériques multifonctions sont recensés. Vous pouvez
Application configurer les paramètres système et les paramètres par défaut de tous les
périphériques multifonctions ou d'un périphérique déterminé.
Therefore™ Content Permet de configurer les permissions de sécurité et divers paramètres.
Connector
SAP NetWeaver® Permet de définir les permissions de sécurité associées à ce connecteur.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Therefore™ Content Connector pour ouvrir
un menu contextuel. Un double-clic ouvre Therefore™ Content Connector Administrator.
Paramètres...
Ouvre la boîte de dialogue Paramètres.
Exporter...
Permet d'exporter les profils.
Sécurité...
Ouvre la boîte de dialogue Sécurité.
12.5.1.1 Serveur
Cet objet n'est visible que dans une installation de Therefore™ associée à une licence Therefore™
Content Connector et à plusieurs licences de serveur. En développant l'objet, l'utilisateur peut
accéder aux profils de surveillance des boîtes aux lettres et aux répertoires d'entrée de Content
Connector pour chaque serveur Therefore™. Si vous disposez d'un système à serveur unique, cas
de figure plus fréquent, les objets Répertoires d'entrée et Surveillance des boîtes aux lettres sont
recensés directement sous l'objet Therefore™ Content Connector.
Ces objets définissent les répertoires que doit surveiller Therefore™ Content Connector et
déterminent le mode de traitement des documents entrants. L'utilisation de filtres permet
d'appliquer différents profils aux fichiers que contient un répertoire donné. Therefore™ Content
Connector passe en revue la liste de profils dans l'ordre indiqué et applique à chaque fichier le
premier profil correspondant.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet pour ouvrir le menu contextuel correspondant.
Nouveau...
Ouvre la boîte de dialogue Répertoire d'entrée, dans laquelle vous pouvez définir un nouveau
répertoire d'entrée.
Exporter...
Exporte les profils associés aux répertoires d'entrée.
819
819
Référence
Répertoire d'entrée :
Vous pouvez définir l'emplacement du nouveau répertoire d'entrée à l'aide du bouton Parcourir. Il
est impératif de pouvoir accéder au répertoire à partir de Therefore™ Server.
Nom :
Entrez le nom du répertoire d'entrée.
Travaux
Vous pouvez ajouter, supprimer et modifier l'ordre des travaux. Le système utilise le premier travail
correspondant de la liste.
Transfert des fichiers au terme du traitement (Il est impératif de pouvoir accéder à ces
répertoires à partir de Therefore™ Server.)
Traités : si l'option Supprimer les fichiers au terme du traitement n'est pas activée, les
fichiers traités sont transférés dans ce répertoire.
Incorrects : vous devez spécifier le répertoire dans lequel transférer tous les fichiers
incorrects.
Fréquence d'interr. :
Cette option détermine la fréquence à laquelle le service vérifie la présence de nouveaux fichiers.
Elle est définie sur 10 minutes par défaut.
Pour les répertoires NTFS, Therefore™ est averti de l'arrivée d'un nouveau fichier et le traite
immédiatement. L'option Fréquence d'interr. est donc ignorée.
821
821
Référence
Filtre : permet de spécifier un filtre. À titre d'exemple, pour traiter les fichiers PDF dont le nom
débute par « PO » uniquement, entrez : "PO*.pdf". Remarque : cette option s'ajoute à tout
script de filtrage défini dans le profil d'indexation.
DLL du pré-processeur
Nom de la DLL de prétraitement personnalisée et nom de la fonction à utiliser. Lorsque cette
option est utilisée, le préprocesseur générique est remplacé.
Pré-processeur
Nom de la définition de préprocesseur générique à utiliser, le cas échéant. Sélectionnez la
définition requise dans la liste déroulante de préprocesseurs définis.
Vous pouvez définir des boîtes aux lettres qui seront surveillées et mémoriser automatiquement les e-
mails et/ou les pièces jointes dans Therefore™.
En ce qui concerne les boîtes aux lettres EWS, vous devez installer le service Microsoft®
Web Exchange et ce dernier doit pouvoir accéder aux boîtes aux lettres.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet pour ouvrir un menu contextuel permettant de
créer un profil de surveillance des boîtes aux lettres.
Nouveau...
Ouvre la boîte de dialogue Surveillance des boîtes aux lettres, qui permet de définir de nouveaux
profils de surveillance des boîtes aux lettres.
Exporter...
Permet d'exporter des profils de surveillance des boîtes aux lettres.
823
823
Référence
Nom :
Nom du profil de surveillance des boîtes aux lettres
Type :
Sélectionnez le type de boîte aux lettres (Exchange Web Service ou IMAP4). Les paramètres
varient légèrement selon l'option sélectionnée.
E-mail
Adresse électronique du compte à surveiller
Nom d'utilisateur
Nom d'utilisateur du compte à surveiller
Mot de passe
Mot de passe du compte à surveiller
Répertoire d'entrée
Nom du répertoire à surveiller. Entrez le nom du répertoire uniquement et non son chemin.
Travaux
Vous pouvez ajouter, supprimer et modifier l'ordre des travaux. Le système utilise le premier travail
correspondant de la liste.
Traités : Si vous ne cochez pas la case Supprimer au terme du traitement, vous devez
créer un répertoire (dans la boîte aux lettres de l'utilisateur) et le spécifier. Tous les e-
mails traités y seront transférés.
Incorrects : vous devez créer un répertoire (dans la boîte aux lettres de l'utilisateur) et le
spécifier. Tous les e-mails non mémorisés y seront transférés. Les erreurs d'indexation sont
traitées dans le profil d'indexation et signalées par défaut à l'Observateur d'événements
Windows®.
Fréquence d'interrog. :
Cette option détermine la fréquence à laquelle le service vérifie la présence de nouveaux e-mails.
Elle est définie sur 10 minutes par défaut.
825
825
Référence
Filtre de sujet : vous pouvez spécifier un filtre permettant d'inclure les e-mails en fonction de
leur sujet. Exemple : si vous entrez Facture*, seuls les e-mails dont la ligne de sujet débute par
« Facture » sont pris en compte.
Format de stockage : format de mémorisation des fichiers. Le format par défaut correspond à
EML (format de courrier Microsoft Exchange natif). Vous pouvez également mémoriser le courrier
au format MSG (format Outlook par défaut). Si vous sélectionnez PDF ou PDF/A-1b, vous pouvez
également spécifier un certificat personnel et un horodatage externe.
Contenu :
Cette option permet de spécifier les éléments mémorisés. Vous pouvez mémoriser l'e-mail et les
pièces jointes dans un même fichier, les mémoriser dans des fichiers distincts ou mémoriser seul
l'e-mail ou la pièce jointe dans Therefore™.
Voir aussi
· Configuration requise par une intégration à DocuSign
· Récupération automatique des documents signés
· Envoi automatique des documents à signer
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet pour ouvrir le menu contextuel correspondant.
Nouveau...
Ouvre la boîte de dialogue Surveillance de signature, dans laquelle vous pouvez définir une
configuration.
Exporter...
Permet d'exporter un profil configuré.
827
827
Référence
Nom :
Entrez le nom du répertoire d'entrée.
Travaux
Vous pouvez ajouter, supprimer et modifier l'ordre des travaux.
Fréquence d'interrogation :
Cette option détermine la fréquence à laquelle le service vérifie la présence de nouveaux fichiers.
Elle est réglée sur 10 minutes par défaut.
Interruption du traitement
Cette option abandonne le processus d'indexation en cas d'erreur.
Consigner et continuer
L'erreur est consignée et le processus d'indexation passe au champ suivant.
Ignorer
La valeur d'index n'est pas renseignée et aucune erreur n'est signalée.
12.5.1.5 Pré-processeurs
L'utilisation du pré-processeur est une étape facultative mise en œuvre lorsque le fichier d'entrée
n'est pas un fichier texte au format ASCII Windows® standard. Le pré-processeur identifie les
caractères de contrôle dans le fichier et émule le contrôleur d'impression standard. Il crée une
image du document identique à celle qui serait imprimée sur une imprimante.
Les fichiers texte ASCII très simples peuvent être traités par un pré-processeur générique. Pour
les flux de données de sortie plus complexes, tels que les fichiers spool AS400, il est nécessaire
d'utiliser une DLL de prétraitement spéciale.
DLL de prétraitement
Nous avons créé une DLL réservée aux fichiers spool AS400 (pour plus d'informations, contactez
votre chargé de clientèle Canon local). Vous pouvez tester la DLL à l'aide d'un exemple de fichier.
Nous vous recommandons de commencer par analyser le contenu du fichier pour vérifier que la
sortie AS400 est correctement exportée avec les codes d'impression associés, afin de pouvoir
décompresser le contenu et d'émuler correctement l'imprimante ligne. Si vous utilisez un autre
type de flux qui ne peut pas être traité par notre pré-processeur générique, contactez notre
service de support.
Pré-processeur générique
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Pré-processeur pour ouvrir le menu
contextuel correspondant.
829
829
Référence
Nouveau...
Ouvre la boîte de dialogue Pré-processeur - Paramètres, dans laquelle vous pouvez définir un
nouveau pré-processeur.
Nouveau répertoire
Vous pouvez créer une structure arborescente de répertoires afin de faciliter le classement des
objets créés.
Exporter...
Permet d'exporter les profils de pré-processeur.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un pré-processeur donné pour ouvrir le menu
contextuel correspondant.
Ouverture du pré-processeur
Ouvre la boîte de dialogue Pré-processeur - Paramètres, dans laquelle vous pouvez modifier un
pré-processeur.
Suppression du pré-processeur
Permet de supprimer le pré-processeur sélectionné.
Exporter...
Exporte le profil de pré-processeur.
831
831
Référence
Nom
Nom défini par l'utilisateur attribué au pré-processeur. Choisissez un nom descriptif qui reflète le
type de prétraitement à effectuer.
Longueur de page
Le cas échéant, entrez le nombre fixe de lignes que comporte chaque page.
Substitutions...
Ce bouton permet d'indiquer les codes de caractères qu'il est nécessaire de convertir. Entrez le
code de caractère ASCII de chaque caractère d'entrée et le caractère de sortie requis, puis
cliquez sur Définir pour ajouter la substitution. Pour supprimer un code de caractère, sélectionnez
l'entrée dans la liste et cliquez sur le bouton Supprimer.
12.5.1.6 Formulaires
Un formulaire définit le mode d'affichage des documents du point de vue des utilisateurs
Therefore™.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Formulaires pour ouvrir le menu contextuel
correspondant.
833
833
Référence
Nouveau...
Ouvre la boîte de dialogue Formulaire - Paramètres, dans laquelle vous pouvez définir un nouveau
formulaire.
Nouveau répertoire
Vous pouvez créer une structure arborescente de répertoires afin de faciliter le classement des
objets créés.
Exporter...
Permet d'exporter les formulaires.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un formulaire donné pour ouvrir le menu contextuel
correspondant.
Ouverture du formulaire
Ouvre la boîte de dialogue Formulaire - Paramètres, dans laquelle vous pouvez modifier un
formulaire.
Suppression du formulaire
Supprime le formulaire sélectionné.
Export...
Exporte le formulaire sélectionné.
Nom
Nom défini par l'utilisateur attribué au formulaire.
Image du formulaire
Lorsque cette option est activée, le fond de page par défaut correspond à l'image de formulaire
sélectionnée.
___pages
Nombre de pages que contient la définition de formulaire.
Param. page
835
835
Référence
Ouvre la boîte de dialogue Page de formulaire - Paramètres, qui permet de définir l'agencement
d'une page de formulaire.
La boîte de dialogue Page de formulaire - Paramètres définit les options d'affichage des pages
de documents.
Taille
Taille de la page (en pixels), exprimée sous la forme hauteur sur largeur.
Décalage
Décalage (en pixels) du début du texte par rapport aux bords supérieur/gauche de la page.
Correction
Ignorer colonnes
Nombre de caractères à ignorer dans chaque ligne affichée.
Largeur tabulation
Nombre de caractères représentant un espace de tabulation.
Interligne
Valeur de l'interligne, exprimée en pixels.
Barres vertes
Définit un fond composé de barres vertes.
Décalage
Espacement des barres vertes (en pixels).
Hauteur
Hauteur des barres vertes (en pixels).
Précédent
Ce bouton est activé si l'image de formulaire comprend plusieurs pages (fichier TIFF multi-page,
par exemple). Il permet d'afficher la page précédente.
Suivant
Ce bouton est activé si l'image de formulaire comprend plusieurs pages (fichier TIFF multi-page,
par exemple). Il permet d'afficher la page suivante.
Police
Ouvre la boîte de dialogue Sélection de police.
Zones
La boîte de dialogue Page de formulaire - Paramètres définit une zone (de forme
rectangulaire). Cliquez sur Ajouter pour créer une zone, sur Modifier pour modifier la zone
sélectionnée et sur Supprimer pour l'effacer.
837
837
Référence
Nom
Nom défini par l'utilisateur attribué à cette zone (ex. « En-tête », « Titre », « Corps », « Pied de
page »).
Interligne
Interligne du texte, en pixels, figurant dans cette zone.
Position du texte
Définition (emplacement, taille) de cette zone (en caractères).
Police
Ouvre la boîte de dialogue Sélection de police associée à cette zone.
La boîte de dialogue Sélection de police permet de définir les options d'affichage de la police sur
une page ou une zone définie du document. Pour ouvrir la boîte de dialogue Sélection de police,
appuyez sur le bouton Police dans la boîte de dialogue Page de formulaire - Paramètres ou
dans la boîte de dialogue de définition de zone.
Nom de police
Sélectionnez le type de police à utiliser pour afficher le texte du document ou de la zone du
document. (S'il s'agit d'une police True Type, la case Police TrueType est cochée.)
Hauteur
Hauteur de la police, en pixels.
Largeur
Largeur de la police, en pixels.
Gras/Italique/Soulignement
Options d'affichage définissant le style de la police.
Vous pouvez utiliser les images de formulaire à titre de fond lorsque vous affichez des documents
texte et XML. En règle générale, ces images sont générées par numérisation du papier préimprimé
utilisé par l'imprimante mainframe.
Pour vous simplifier la tâche, vous pouvez définir plusieurs images de formulaire et les regrouper
dans des sous-répertoires.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Images de formulaire pour ouvrir le menu
contextuel correspondant.
839
839
Référence
Nouveau...
Ouvre la boîte de dialogue Formulaire - Image, dans laquelle vous pouvez définir une nouvelle
image de formulaire.
Nouveau répertoire
Vous pouvez créer une structure arborescente de répertoires afin de faciliter le classement des
objets créés.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un objet Images de formulaire donné pour ouvrir le
menu contextuel correspondant.
Fichier du form. :
Nom et emplacement de l'image de formulaire. Pour les fichiers texte, entrez un fichier TIFF. Pour
les fichiers XML, entrez une feuille de style XSL.
841
841
Référence
Événement Description
Démarrer/arrêter le Consigne le démarrage ou l'arrêt du service Therefore™ Import.
service
Traitement des fichiers Consigne l'enregistrement d'un fichier spool dans Therefore™.
ou des e-mails
Archiver
La fréquence de création du fichier journal peut être définie en fonction de l'heure ou de la taille.
Chaque jour : le fichier journal est archivé chaque jour à l'heure indiquée.
843
843
Référence
Chaque semaine : le fichier journal est archivé une fois par semaine, le jour et à l'heure
indiqués.
Chaque mois : le fichier journal est archivé le premier du mois.
A taille : le fichier journal est archivé dès que la taille indiquée est dépassée.
La plupart des paramètres sont identiques à ceux des deux onglets précédents. Si toutefois le
service Therefore™ Content Connector s'exécute sur une autre machine que Therefore™ Server,
vous devez renseigner le paramètre Content Connector Server (Serveur Content Connector).
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Administrateur
L'utilisateur ou le groupe peut définir des processus Therefore™ Content Connector.
Opérateur
Permission générique associée aux opérateurs.
845
845
Référence
Permissions avancées
Aucun groupe de permissions n'a été configuré pour cet objet. La liste complète de permissions
est donc affichée par défaut.
Rapport de sécurité...
Le rapport de sécurité contient l'ensemble des paramètres de sécurité. Il permet de documenter la
configuration finale de la sécurité au terme de l'installation d'un système. Le rapport de sécurité
est mémorisé sous forme de fichier CSV, qui peut être consulté dans Microsoft Excel.
Sécurité...
Ouvre la boîte de dialogue Sécurité de Portal.
Catégorie/définition de dossier
Définition de dossier ou catégorie de la recherche qui sera affichée.
ID de recherche
Numéro d'identification unique de la recherche.
Rechercher
Recherche spécifique qui sera affichée.
Ajouter recherche
Ajoute une nouvelle recherche dans Portal.
Supprimer recherche
Supprime la recherche sélectionnée.
847
847
Référence
12.5.2.1 Utilisateurs
Nouvel utilisateur...
Ouvre la boîte de dialogue permettant de créer un utilisateur.
Rechercher utilisateur
Ouvre la boîte de dialogue permettant de rechercher un utilisateur donné. Entrez la chaîne requise
et cliquez sur Trouver.
Désactiver utilisateur
Si vous activez cette option, l'utilisateur est désactivé. Pour réactiver l'utilisateur, répétez la
même procédure ou utilisez l'option Propriétés.
Propriétés
Ouvre la boîte de dialogue Paramètres utilisateur.
849
849
Référence
12.5.2.1.1 Propriétés
Nom d'utilisateur
Nom de connexion de l'utilisateur.
Adresse électronique
Adresse électronique de l'utilisateur. C'est à cette adresse que sont envoyées les demandes de
réinitialisation du mot de passe.
Catégorie/définition de dossier
Catégorie ou définition de dossier de la recherche.
ID de recherche
Numéro d'identification unique de la recherche.
Rechercher
Nom de la recherche. Il ne s'agit pas nécessairement du nom affiché lorsque l'utilisateur se
connecte à Therefore™ Portal.
Condition
Cette condition permet de limiter les documents que l'utilisateur est autorisé à consulter dans la
définition de dossier ou la catégorie. Vous pouvez par exemple la régler sur un ID client déterminé
afin que l'utilisateur ne puisse consulter que ses propres documents.
851
851
Référence
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Administrateur
L'utilisateur ou le groupe peut définir des processus Therefore™ Portal.
Permissions de lecture
S'il y est autorisé, l'utilisateur peut consulter les permissions associées à un objet.
Permissions avancées
Aucun groupe de permissions n'a été configuré pour cet objet. La liste complète de permissions
est donc affichée par défaut.
Toutes les imprimantes multifonctions connectées sont recensées. Les paramètres de sécurité,
les paramètres système et les paramètres par défaut relatifs à tous les périphériques
multifonctions ou à un périphérique donné peuvent être configurés.
12.5.3.1 Paramètres
Format de la date
Permet d'entrer le format de la date. Tout type de séparateur (à l'exception des lettres) peut être
utilisé (tel « / » ou « . »). Remarque : si vous entrez une valeur dans ce champ, le format par
défaut du système d'exploitation n'est plus utilisé.
Format Restrictions
j Deux chiffres (01) ou un seul chiffre (1)
jj Deux chiffres (01) uniquement
M Deux chiffres (01) ou un seul chiffre (1)
MM Deux chiffres (01) uniquement
aa Deux derniers chiffres (09) uniquement
aaaa Date entière (2009)
853
853
Référence
Timeout
Au terme de la mémorisation d'un document dans Therefore™, délai qui précède la déconnexion de
l'utilisateur ou, dans le cas d'uniFLOW, le retour à l'écran d'accueil (soit 30 secondes par défaut).
Vous pouvez obtenir un certificat par le biais des autorités de certification, telles que :
http://www.dmoz.org/Computers/Security/Public_Key_Infrastructure/PKIX/Tools_and_Services/
Third_Party_Certificate_Authorities//
Vous pouvez créer des certificat auto-signé par le biais d'un utilitaire Microsoft, Makecert.exe.
Vous pouvez télécharger cet utilitaire, mais conjointement au SDK Windows uniquement, à
l'adresse suivante : http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/aa386968(VS.85).aspx
· Pour disposer d'un certificat SSL, vous devez créer un certificat d'autorité racine. Pour ce
faire, utilisez la commande suivante (le nom de certificat, « Dev Certification Authority »,
peut être modifié si besoin est) :
· Utilisez ensuite la commande suivante pour créer le certificat SSL (HôteLocal correspondant
au nom de domaine qualifié complet de l'ordinateur local) :
makecert -iv SignRoot.pvk -ic signroot.cer -cy end -pe -n CN="HôteLocal" -eku
1.3.6.1.5.5.7.3.1 -ss my -sr localmachine -sky exchange -sp "Fournisseur de services de
chiffrement Microsoft RSA SChannel" -sy 12
· Pour plus d'informations sur Makecert.exe, en particulier sur la création de certificats, voir :
http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/bfsktky3.aspx
L'étape suivante consiste à configurer le certificat pour un port du service Web. Vous devez
également exécuter cette étape pour les certificats obtenus auprès d'une autorité de
certification. Le port est identique à celui défini dans Solution Designer (voir ci-dessus). L'ID de
l'application correspond à 1d728dd3-2b81-489e-9af2-57bd847ee271. La configuration est
décrite sur le site Web suivant : http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/ms733791.aspx
Store
Emplacement
Empreinte digitale
Ouvrez le certificat et accédez à l'onglet Détails. Recherchez l'empreinte digitale, puis copiez et
collez cette valeur dans la zone de texte. Remarque : vous devez supprimer manuellement
tous les espaces.
855
855
Référence
Vous pouvez définir les paramètres par défaut de Therefore™ MFP Application.
L'onglet Paramètres numérisation permet de définir les paramètres de numérisation par défaut
que doit utiliser Therefore™ MFP Application.
857
857
Référence
Il est possible de définir les paramètres par défaut propres à un périphérique MFP.
Modèle/Série/Adresse IP
Ces champs en lecture seule fournissent des informations sur le périphérique.
Emplacement
Ce champ facultatif permet d'indiquer l'emplacement physique du périphérique.
L'onglet Paramètres numérisation permet de définir les paramètres de numérisation par défaut
que doit utiliser le périphérique. Il peut s'agir des valeurs par défaut système ou de valeurs
spécifiées manuellement.
Avant de définir ces valeurs par défaut pour un périphérique donné, démarrez Therefore™
MFP Application pour enregistrer les fonctionnalités du périphérique (opération requise
lors d'une première utilisation uniquement).
859
859
Référence
12.5.3.4 Sécurité
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Administrateur
L'utilisateur ou le groupe dispose de permissions d'administration sur l'objet.
Permissions de lecture
L'utilisateur ou le groupe peut consulter les paramètres de sécurité de l'objet.
Permissions avancées
Aucun groupe de permissions n'a été configuré pour cet objet. La liste complète de permissions
est donc affichée par défaut.
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée à Therefore™ Connector for Microsoft® Exchange
Server. Les paramètres de sécurité sont similaires à ceux de Therefore™ Content Connector.
861
861
Référence
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée à l'intégration de Therefore™ Connector à SAP
NetWeaver®. Les paramètres de sécurité sont similaires à ceux de Therefore™ Content
Connector.
Nouveau
Ouvre la boîte de dialogue Référentiel de contenus, qui permet de créer un référentiel de contenus
et de le lier à une catégorie. L'utilisateur peut en outre spécifier si ce référentiel gère l'envoi de
codes à barres.
863
863
Référence
Nouveau
Ouvre la boîte de dialogue Type MIME et permet de créer un type MIME. Ajoutez une extension
correspondant au type MIME.
12.6 Réplication/synchronisation
12.6.1 Réplications de table
Connexions requises
· En premier lieu, Therefore™ Replication Service doit pouvoir accéder à la base de données.
Therefore™ Replication Service doit être installé et s'exécuter sur un ordinateur qui accède à la
base de données source ou sur un client ou un poste de travail disposant d'un accès 24 heures
sur 24, 7 jours sur 7 à la base de données source.
· En second lieu, il doit pouvoir accéder à Therefore™.
Par ailleurs, le compte Windows® utilisé pour démarrer Therefore™ Solution Designer nécessite
au moins des droits de connexion à la base de données externe.
Pour consulter la liste des champs à utiliser avec la réplication de table, reportez-vous aux types
de colonnes pris en charge.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet pour ouvrir le menu contextuel correspondant.
865
865
Référence
Plate-forme de base de
données : permet de créer la
plate-forme de la base de
données à répliquer.
Authentification : deux
options vous sont proposées,
Authentification Windows®
ou Authentification de base
de données. Si vous
sélectionnez l'option
Authentification Windows,
l'utilisateur doit disposer au
moins des permissions
suivantes sur la base de
données : connexion, création
de table, insertion, mise à
jour et suppression. Si vous
sélectionnez l'option
Authentification de base de
données, vous devez spécifier
un nom d'utilisateur et un mot
de passe.
Définir le compte...
Reportez-vous à Connexions requises pour consulter des informations sur les paramètres
d'authentification à utiliser et savoir comment et quand utiliser Définir le compte... Remarque : le
paramètre Définir le compte... est affiché en grisé si l'utilisateur qui exécute Therefore™
Solution Designer ne dispose pas des permissions requises pour écrire dans la section
HKEY_LOCAL_MACHINE du registre. Le compte de Replication Service doit également disposer de
privilèges d'administrateur local.
Sécurité...
Ouvre la boîte de dialogue Sécurité.
867
867
Référence
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une connexion à une base de données existante pour
ouvrir un autre menu contextuel.
Nouvelle table...
Ouvre la boîte de dialogue Paramètres de table.
Effacer...
La connexion à la base de données est supprimée.
Sécurité...
Ouvre la boîte de dialogue Sécurité.
869
869
Référence
12.6.1.2 Tables
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une table existante pour ouvrir un autre menu
contextuel.
Effacer...
La table répliquée est effacée.
Sécurité...
Ouvre la boîte de dialogue Sécurité.
12.6.1.3 Sécurité
La politique de sécurité des réplications de table est un groupe de permissions qui contrôle la
capacité d'un utilisateur à administrer les mots clés.
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Administrateur
L'utilisateur ou le groupe dispose de permissions d'administration sur l'objet.
871
871
Référence
Permissions avancées
Aucun groupe de permissions n'a été configuré pour cet objet. La liste complète de permissions
est donc affichée par défaut.
Seuls les types de colonnes suivants sont pris en charge pour la réplication de table Therefore™.
SQL Server®
Varchar Char Text NText NChar NVarchar
Int1 Int2 Int4 Int8 DateTime DateTime4
Float4 Float8 Decimal Numeric Money Money 4
Oracle
Varchar2 Char NVarchar2 Nchar Number
Timestamp Clob Nclob Date
IBM DB2
Varchar Char Integer SmallInt Decimal
Real Double Date Timestamp DBClob
Nom d'affichage
Nom d'affichage associé au compte.
Ajouter...
Permet d'ajouter un utilisateur ou un groupe à synchroniser avec le fournisseur d'identité.
Supprimer...
Permet de supprimer un utilisateur ou un groupe pour ne pas le synchroniser avec le fournisseur
d'identité.
873
873
Référence
12.7 Stockage
Par défaut, tous les documents mémorisés dans Therefore™ sont inscrits dans le répertoire
Buffer. Au cas où le buffer principal ou les tables d'index Therefore™ seraient détruits, altérés ou
perdus, il est indispensable de disposer d'une copie de « backup » qui permettrait de régénérer les
index de document Therefore™ et de restaurer les fichiers à leur emplacement d'origine. Il est
recommandé d'utiliser un stockage primaire et un stockage « backup » (hors site) pour assurer la
sécurité absolue des documents.
La section Stockage de Solution Designer est divisée en trois parties principales : supports, lignes
directrices et politiques de destruction de documents.
Les supports sont utilisés par Therefore™ pour assurer la migration des documents du répertoire
Buffer vers un média physique particulier (RAID, par exemple). Therefore™ gère divers supports
physiques tels que les disques durs standard, les disques en réseau (NAS), les disques RAID et
NetApp, y compris la fonction Snaplock, qui autorise le stockage WORM.
Ces supports utilisent des zones de stockage correspondant à des répertoires du support de
stockage. Les documents migrent sur un support selon une politique de conservation et un horaire
définis par l'administrateur. Ce support est soit « primaire », soit « backup ». Les supports
primaires sont utilisés par Therefore™ sous forme de stockage « direct » ; autrement dit, les
documents sont récupérés activement selon les besoins. Un support backup est une copie d'un
support primaire et est utilisé si la récupération d'urgence s'impose.
Les paramètres de stockage déterminent la manière dont les documents migrent du buffer
Therefore™ vers un support de mémorisation séparé et permanent. Les motifs de cette opération
sont divers, notamment la mémorisation de documents sur un média à long terme.
875
875
Référence
12.7.1.1 Migration
Durée de vidage
Délai, exprimé en minutes, après lequel le système vérifie à nouveau si des documents doivent
faire l'objet d'une migration.
Garder libre
Quantité minimale (kilooctets) devant rester libre sur chaque support.
Cet onglet permet de contrôler la consignation détaillée des événements du service de migration
et les fichiers Log correspondants. Les fichiers Log complets sont mémorisés dans le système
Therefore™. Pour les extraire, vous interrogez la catégorie Fichiers Log. Notez que les
événements Therefore™ sont inscrits dans le fichier de journalisation d'événements Windows,
quels que soient les paramètres activés .
Événements migration
Les événements sont répartis en catégories pour en faciliter la surveillance. Chaque événement
fait l'objet de quatre paramètres possibles.
877
877
Référence
Événement Description
Démarrer/Arrêter Consigne le démarrage ou l'arrêt du processus de migration.
Construire liste Consigne la création d'une liste de documents en attente.
résultat
Tâche terminée Consigne la fin de la migration des documents associés à une politique
de stockage.
Tâche démarrée Consigne le début de la migration des documents associés à une
politique de stockage.
Disque plein Consigne la saturation du disque.
Archive
La fréquence de création du fichier Log peut être définie sur la base du temps ou de la taille.
Chaque jour : le fichier est archivé tous les jours, à l'heure spécifiée.
Chaque semaine : le fichier est archivé une fois par semaine, le jour de la semaine et à
l'heure spécifiés.
Chaque mois : le fichier est archivé le premier jour de chaque mois.
A taille : le fichier est archivé dès que la taille spécifiée est dépassée.
Un horaire de migration est une opération qui déplace les documents du répertoire Buffer d'un
support Therefore™, sur la base des politiques de conservation de documents et des définitions
de supports. Il inclut un calendrier hebdomadaire des périodes définies par défaut (actives) et
inactives. Une migration se produit pendant une période définie par défaut. Il ne se produit
aucune migration de documents pendant une période inactive.
879
879
Référence
Double-cliquez sur un horaire défini par défaut (actif) ou inactif pour ouvrir la boîte de dialogue
Entrées dans planificateur correspondante. Elle vous permet de modifier la durée des périodes
définies par défaut (actives )et inactives.
Double-cliquez sur un profil pour ouvrir une boîte de dialogue permettant de sélectionner les
supports connectés pour les activer.
12.7.1.4 Avancé
12.7.2 Supports
Nouveau support...
Définit un nouveau support.
Sécurité...
Permet d'afficher et de modifier les paramètres de sécurité.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un support donné pour ouvrir un autre menu
contextuel.
881
881
Référence
Ouvrir support
Ouvre la boîte de dialogue associée au support sélectionné.
Ajouter zone de mémorisation (ou Ajouter pool de médias pour les juke box)
Ouvre la boîte de dialogue Zones de mémorisation, qui permet d'associer une nouvelle zone de
mémorisation au support sélectionné.
Effacer support
Supprime le support sélectionné. Un support ne peut être supprimé que s'il n'est plus utilisé.
Cliquez sur l'une des zones de mémorisation/l'un des pools de médias pour modifier la vue du volet
droit.
Lorsque vous double-cliquez sur un objet, vous ouvrez la boîte de dialogue Propriétés des supports.
Nom
Nom du support.
Espace libre
Espace libre dont dispose le support.
Serveur
Nom du serveur.
Pool de médias
Nom du pool de média.
Emplacement offline
Description facultative si le support est mémorisé hors site (exemple : étagère nº 5).
883
883
Référence
Support de backup
Indique s'il s'agit d'un support de backup défini lors de la configuration (lecture seule).
Média WORM
Règle le support sur un type non réinscriptible.
Compteurs supports
Fournit des informations modifiables sur le support.
Les supports NAS (Network Attached Storage) et RAID (Redundant Array of Inexpensive Disks)
ont généralement recours à des disques durs standard. Ils peuvent et doivent être configurés
pour assurer une redondance ou, dans le cas de RAID 1, un effet miroir.
Marquer les documents en lecture seule après copie sur ce support (case à cocher)
Les documents copiés sur ce support sont réglés sur lecture seule pour interdire leur modification.
Modifier
Modifie une zone de mémorisation existante.
Delete
Supprime une zone de mémorisation existante.
Ajouter
Ajoute une nouvelle zone de mémorisation.
885
885
Référence
Nom
Nom de la zone de mémorisation.
Nom répertoire
Ce champ est automatiquement renseigné.
Nom média
Ce champ est automatiquement renseigné.
Pool de médias
Ce champ est automatiquement renseigné.
12.7.2.2 Sécurité
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Utilisateur / Connecter
Permet à l'utilisateur ou au groupe de se connecter au périphérique.
Opérateur
Permission générique associée aux opérateurs.
Administrateur
Permet à un utilisateur ou à un groupe de déplacer des catégories vers une définition de ligne
directrice qui inclut un horaire de migration.
887
887
Référence
Permissions avancées
Aucun groupe de permissions n'a été configuré pour cet objet. La liste complète de permissions
est donc affichée par défaut.
Les lignes directrices permettent de lier les définitions de supports Therefore™ aux catégories. Par
défaut, tous les documents mémorisés dans Therefore™ sont tout d'abord inscrits dans le
répertoire Buffer. Si une ligne directrice est déterminée pour une catégorie, les documents
migrent automatiquement vers des supports spécifiques, selon l'horaire de migration défini par
l'utilisateur.
Exporter...
Exporte la configuration de politique en tant que fichier xml.
Rapport de sécurité...
Le rapport de sécurité contient l'ensemble des paramètres de sécurité associés à la totalité des
lignes directrices. Il permet de documenter la configuration finale de la sécurité au terme de
l'installation d'un système. Le rapport de sécurité est mémorisé sous forme de fichier .csv, qui
peut être consulté dans Microsoft Excel.
Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée aux lignes directrices.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une ligne directrice donnée pour ouvrir un autre menu
contextuel.
889
889
Référence
Migration primaire
Sélectionnez la migration primaire dans la liste déroulante.
Migration de sauvegarde
Sélectionnez la migration de sauvegarde dans la liste déroulante.
Remarque : sur les systèmes équipés de plusieurs serveurs, la boîte de dialogue est légèrement
différente. Outre les options de stockage primaire et de backup, vous pouvez également charger
des documents d'un serveur à l'autre. Voir le didacticiel Activation du chargement dans les
systèmes équipés de plusieurs serveurs.
12.7.3.2 Sécurité
891
891
Référence
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Administrateur
L'utilisateur ou le groupe peut créer, modifier et supprimer des lignes directrices.
Permissions avancées
Aucun groupe de permissions n'a été configuré pour cet objet. La liste complète de permissions
est donc affichée par défaut.
Sécurité...
Permet d'afficher et de modifier les paramètres de sécurité.
893
893
Référence
Si vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur une catégorie donnée d'une politique de
conservation, un menu contextuel qui permet d'affiner des règles en fonction de sous-catégories
s'affiche.
Toutes les sous-catégories sont répertoriées et la politique de conservation peut être réglée sur
<Ne jamais supprimer> ou être affectée à une autre politique de conservation. En pratique, cela
signifie que les documents contenant cette valeur d'index sont affectés à la nouvelle politique de
conservation.
895
895
Référence
12.7.4.2 Sécurité
de documents donnée.
Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.
Administrateur
S'il possède les permissions appropriées, l'utilisateur ou le groupe peut créer, modifier et
supprimer des politiques de conservation de documents.
897
897
Référence
Permissions avancées
Aucun groupe de permissions n'a été configuré pour cet objet. La liste complète de permissions
est donc affichée par défaut.
12.8 Menu
12.8.1 Fichier
Connexion...
Permet aux applications Therefore™ clientes de se connecter à un serveur Therefore™, soit via
un réseau local, soit par Internet via les services Web (voir Connexion).
Exporter...
Permet d'exporter tout ou partie des informations de configuration Therefore™ dans un fichier XML
(voir Exportation de définitions Therefore™).
Importer...
Permet d'importer un fichier de configuration Therefore™ au format XML (voir Importation de
définitions Therefore™).
Recharger configuration
Actualise Solution Designer et recharge tous les éléments.
Quitter
Permet de quitter l'application Solution Designer.
12.8.1.1 Connexion
Réseau local
La connexion est établie avec un serveur Therefore™ au sein d'un réseau local utilisant DCOM et
la sécurité intégrée de domaine Windows. Entrez le nom DNS ou l'adresse IP du serveur.
Si le nom du serveur Therefore™ n'est pas indiqué, le serveur Therefore™ par défaut
inscrit dans le registre Windows est utilisé.
Internet
Si cette option est sélectionnée, l'application Therefore™ établit la connexion au serveur
Therefore™ à l'aide d'Internet. Cochez la case correspondante et tapez l'URL du service
Therefore™ XML Web.
Pour cette connexion, un serveur proxy peut être utilisé. Si vous souhaitez utiliser les mêmes
paramètres proxy que Microsoft Internet Explorer, cochez la case à cocher correspondante. Dans
le cas contraire, indiquez le DNS ou l'adresse IP d'un autre serveur proxy et le numéro de port
correspondant.
Le service Therefore™ XML Web doit être installé sur le serveur Therefore™. Les
paramètres de pare-feu associés à la connexion au service Therefore™ XML Web doivent
autoriser les connexions entrantes.
899
899
Référence
Effacer
Efface les informations d'ouverture de session mémorisées pour interdire aux clients qui se
connectent via XML Web Service de se connecter automatiquement.
Paramètres multilocataires
Nom locataire:
RÉSERVÉ aux systèmes à PLUSIEURS LOCATAIRES. Entrez le nom du locataire.
Pour pouvoir activer ce paramètre, vous devez exécuter Solution Designer en tant
qu'administrateur. À cet effet, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône du
programme et choisissez Exécuter en tant qu'administrateur dans le menu contextuel.
12.8.1.2 Importation
Si vous utilisez un système test pour tester les configurations avant de les importer dans
un système de production, une étape supplémentaire est nécessaire lors de la mise à
niveau de ces systèmes vers Therefore™ 2015. Pour plus d'informations, reportez-vous au
guide de mise à niveau avant de mettre à niveau l'un ou l'autre de ces systèmes vers
Therefore™ 2015.
Source
Objets présents dans le fichier XML de configuration importé.
Cible
En ce qui concerne les nouveaux objets, cette colonne est vide. En ce qui concerne les objets
existants, elle contient le nom de l'objet correspondant dans le système de destination de
l'importation.
Action
Action à exécuter par la configuration de l'importation.
Aucun
Aucune action n'est exécutée. Il s'agit là de l'action par défaut si aucune modification n'est
détectée dans un objet.
Mise à jour
Les modifications effectuées dans l'objet source sont utilisées pour mettre à jour l'objet cible.
Si vous sélectionnez cette option, l'objet cible est écrasé par les données extraites de l'objet
source importé. Par conséquent, toute modification apportée à l'objet cible après l'exportation
de la configuration est écrasée lors de la réimportation de l'objet source.
Ajouter
L'objet est ajouté au système cible.
901
901
Référence
Déplacer
Cette option n'est disponible que si l'objet source a changé d'emplacement par rapport à
l'objet cible correspondant (transfert vers un autre répertoire, par exemple). Si vous
sélectionnez l'option Déplacer, l'objet cible est transféré vers le nouvel emplacement associé
à l'objet source. Notez que le transfert d'objets entre répertoires risque d'avoir une incidence
sur les permissions.
Avertissement
Tout problème potentiel détecté par la configuration d'importation est affiché dans cette colonne.
À titre d'exemple, un message d'avertissement s'affiche si une action de type Mise à jour supprime
des informations issues d'un objet du système cible (un champ d'index, par exemple). Cette action
supprimerait irrémédiablement le champ d'index de la base de données du système cible.
Langues importées :
Si un objet contient des traductions, vous pouvez sélectionner les langues à importer.
Les objets du système Therefore™ peuvent comporter plusieurs traductions personnalisées. Pour
plus d'informations, reportez-vous au didacticiel Traduction d'une catégorie ou d'une définition de
dossier. Si vous ouvrez la boîte de dialogue de traduction à partir de ce menu, vous pouvez
afficher et gérer les traductions de tous les objets du système, plutôt qu'un objet donné. Les
textes sont automatiquement regroupés par objets tels que les catégories ou les définitions de
dossier. Libre à vous de réduire les objets que vous ne souhaitez pas afficher. Cette boîte de
dialogue possède les mêmes fonctions que la boîte de dialogue de traduction standard.
12.8.2 Édition
Annuler
Cliquez sur ce bouton pour annuler l'action précédente.
Couper
Cliquez sur cette option pour couper l'élément sélectionné.
Copier
Cliquez sur cette option pour copier l'élément sélectionné.
Coller
Cliquez sur cette option pour coller l'élément dans le Presse-papiers.
903
903
Référence
12.8.3 Affichage
Standard
Affiche/masque la barre d'outils.
Barre d'état
Affiche/masque la barre d'état dans le ruban inférieur.
12.8.4 Aide
Aide
Affiche les fichiers d'aide de Therefore™.
3. Ouvre l'aide.
13 Viewer
.
Les documents Therefore™ peuvent comporter des images numérisées (images TIFF, par exemple)
et des documents électroniques (tels que des documents Microsoft® Office). Chaque document
est mémorisé dans son format d'origine et le fichier Therefore™ contient tous les documents
individuels.
Therefore™ Multi-format Viewer est utilisé par défaut pour afficher la plupart des types de
fichiers. Il permet de visualiser un large éventail de types de fichiers sans qu'il ne soit nécessaire
d'installer une application native sur l'ordinateur de l'utilisateur. Il est toutefois possible de modifier
ces paramètres pour l'utilisateur en cours. Les options par défaut de tous les utilisateurs peuvent
également être modifiées dans les paramètres de serveur avancés de Therefore™ Solution
Designer. Il n'est bien entendu possible de modifier les documents que si une application
appropriée est installée sur l'ordinateur de l'utilisateur.
Therefore™ Viewer permet également aux utilisateurs de participer à des workflows et d'effectuer
des tâches Therefore™.
La prise en charge de la numérisation à l'aide d'un pilote TWAIN est aussi assurée.
905
905
Référence
Info
Sécurité...
Gère les permissions relatives au document actuellement ouvert.
Protection conservation
Active/désactive la conservation du document en cours. Si cette option est désactivée, le
document n'est PAS supprimé si une politique de conservation est définie pour la catégorie du
document.
Actualiser document
Actualise le document en cours en le chargeant à nouveau à partir du serveur.
Supprimer document
Supprime le document en cours. Vous pouvez restaurer un document supprimé à partir de la
corbeille.
Nouveau...
Ouvre un nouveau document Therefore™.
Ouvrir...
Ouvre une boîte de dialogue permettant de rechercher des fichiers « *.thex » dans le système de
fichiers.
Exporter...
La boîte de dialogue Exporter qui s'affiche permet d'exporter le document actuel.
Envoyer...
La boîte de dialogue Envoyer qui s'affiche permet d'envoyer le document actuel à d'autres
utilisateurs.
Enregistrer sous...
Permet de mémoriser une copie du document en cours dans une autre catégorie. Lorsque vous
sélectionnez cette option de menu, la liste des catégories Therefore™ valides s'affiche et permet
de copier le document dans la catégorie appropriée.
Déplacer vers...
Permet de placer le document dans une autre catégorie. Lorsque vous sélectionnez cette option
de menu, la liste des catégories Therefore™ valides vers lesquelles le document peut être déplacé
s'affiche.
Imprimer...
Un aperçu avant impression s'affiche. Vous pouvez imprimer le document dans ce mode.
Options
Divers paramètres peuvent être configurés par le biais de la boîte de dialogue des options.
Quitter
Ferme l'application.
13.1.1 Options
13.1.1.1 Général
907
907
Référence
13.1.1.2 Viewer
Invite de verrouillage
Si cette option est cochée (valeur par défaut), l'utilisateur doit confirmer le blocage avant de
pouvoir modifier le document.
13.1.1.5 Ressources
909
909
Référence
13.2 Exporter/Envoyer
Nom du fichier : le nom du fichier correspond par défaut au titre du document défini dans les
paramètres de catégorie. Vous pouvez toutefois le modifier si besoin est.
Format du fichier : vous pouvez convertir le document dans un autre format ou conserver le
format d'origine. Vous pouvez par ailleurs exporter/envoyer le document Therefore™ entier ou
uniquement un lien associé à ce dernier.
Les documents vides qui ne contiennent que des données d'index peuvent uniquement être
exportés sous forme de document Therefore™ (.thex) ou de lien vers un document
Therefore™.
Sélection de fichier :
Permet de spécifier les fichiers à exporter ou envoyer que contient le document Therefore™.
Remarque : s'il s'agit de fichiers TIFF multipage, le numéro du fichier correspond au
numéro de page.
Signer avec certificat personnel : avant la phase d'exportation, l'utilisateur peut sélectionner
un certificat personnel permettant de signer le document PDF.
· Les annotations TIFF sont exportées ou envoyées si elles sont activées sur l'onglet
Annotations. Les annotations PDF sont systématiquement envoyées, puisqu'elles sont
intégrées au document PDF.
· La méthode la plus sécurisée consiste à envoyer un lien, car le document est alors
récupéré sur le serveur Therefore™ et seuls les utilisateurs dotés des permissions
appropriées peuvent l'afficher. L'envoi d'un lien permet également d'optimiser la vitesse
de transmission par e-mail et de réduire la charge du réseau.
Réduire le ruban
Le ruban est réduit et seuls les onglets sont visibles. Cliquer sur un onglet affiche le ruban. Pour
réafficher le ruban à sa taille maximale, il suffit de cliquer avec le bouton droit sur un des onglets
et de désélectionner Réduire le ruban.
911
911
Référence
Numériser et ajouter
Permet de numériser d'autres pages et de les insérer à la fin du document.
Numériser et insérer
Permet de numériser d'autres pages et de les insérer avant la page actuellement
sélectionnée.
Sélectionner scanner
Permet de sélectionner tout scanner TWAIN connecté en tant que source de numérisation.
Document précédent
Accède au document précédent dans la liste de résultats actuellement active de Therefore™
Navigator.
Document suivant
Accède au document suivant dans la liste de résultats actuellement active de Therefore™
Navigator.
Afficher fichier
Permet d'ouvrir le fichier sélectionné dans le volet Imagettes à des fins de lecture uniquement
dans le programme associé.
Modifier fichier
Permet de modifier le fichier sélectionné dans le volet Imagettes dans le programme associé.
Ajouter fichier
Permet d'ajouter un fichier au document.
Supprimer fichier
Les fichiers actuellement sélectionnés sont supprimés du document ou, s'il s'agit d'un fichier TIFF
à plusieurs pages, les pages actuellement sélectionnées sont supprimées du document.
Trouver
Ouvre le volet de recherche dans lequel vous pouvez rechercher le texte indiqué. Outre les
fichiers TIFF et d'autres formats d'image non texte, cette option est disponible pour la plupart des
documents. Pour plus d'informations, reportez-vous au volet de recherche.
Bloquer le document
Avant d'intervenir sur un document, il est nécessaire de le bloquer (verrouiller) pour empêcher
tout autre utilisateur de le modifier simultanément. D'autres utilisateurs Therefore™ peuvent
consulter un document verrouillé, mais en mode de lecture seule uniquement. Tant que des
modifications sont apportées, le document réside dans la boîte de réception locale de l'utilisateur.
Le fait de supprimer le document de la boîte de réception entraîne l'annulation de toutes les
modifications éventuelles. Un administrateur peut surveiller les documents verrouillés et, si
nécessaire, contourner ce verrouillage (à savoir, forcer le déverrouillage sans mémorisation). C'est
le cas, par exemple, lorsqu'un utilisateur a verrouillé un document, mais se voit forcé de quitter le
système Therefore™ à cause d'une panne de courant.
Mémoriser
La sélection de cette icône entraîne l'affichage d'une liste déroulante contenant les options
Mémoriser et Libérer le document. Mémoriser mémorise une nouvelle version du document,
tandis que Libérer le document annule simplement les modifications et conserve la version en
cours.
Actualiser
Actualise le document actuellement affiché. Vous pouvez également appuyer sur la touche F5.
Données d'index
Ouvre la boîte de dialogue des données d'index du document. Les utilisateurs détenant la
permission appropriée peuvent modifier les données d'index.
Signature Therefore™
Affiche des informations relatives à la signature.
Nouvelle tâche
Ouvre la boîte de dialogue Nouvelle tâche, dans laquelle l'utilisateur peut créer des tâches et les
assigner à d'autres utilisateurs.
Démarrer workflow
Démarre une nouvelle instance de workflow associée aux documents sélectionnés. La liste des
workflows liés à la catégorie est affichée et permet à l'utilisateur de sélectionner le workflow
approprié.
Lier à...
Affiche une boîte de dialogue contenant toutes les instances de workflow auxquelles peut accéder
l'utilisateur. Le bouton Lier permet de lier le document à l'instance de workflow sélectionnée.
Gabarits
Répertorie tous les profils de gabarit associés au document ou au dossier auxquels l'utilisateur est
autorisé à accéder. De nouveaux documents peuvent alors être créés à partir de ces profils de
gabarit.
À signer
Faire signer un document via une plateforme DTM
Informations d'identification
Mémorise vos informations de connexion.
Historique
Affiche l'historique de signature.
913
913
Référence
Gauche
Fait pivoter l'image de 90° dans le sens antihoraire.
Droite
Fait pivoter l'image de 90° dans le sens horaire.
Zoom à
Effectue un zoom en fonction d'une valeur définie. Une commande de réglage du zoom est
également disponible dans l'angle inférieur droit de l'écran.
Taille originale
Affiche le document à sa taille d'origine.
Ajuster à la fenêtre
Adapte l'image pour afficher la totalité de la page dans la fenêtre.
Ajuster à la largeur
Adapte l'image pour en afficher la largeur entière dans la fenêtre.
Page précédente
Permet d'atteindre la page précédente du document.
Page suivante
Permet d'atteindre la page suivante du document.
Première page
Permet d'atteindre la première page du document (le premier fichier du volet Imagettes).
Dernière page
Permet d'atteindre la dernière page du document (le dernier fichier du volet Imagettes).
Atteindre la page
Ouvre une boîte de dialogue permettant d'indiquer la page à atteindre.
Imagettes
Permet d'afficher ou de masquer le volet Imagettes.
Détails
Permet d'afficher ou de masquer le volet Détails document.
Historique
Permet d'afficher ou de masquer le volet Historique document.
Barre d'état
Permet d'afficher ou de masquer la barre d'état.
Objets liés
Cette option permet d'afficher ou de masquer le volet Objets liés.
Formulaire - Image
Cette option est réservée aux documents Therefore™ Content Connector. Elle permet d'activer
ou de désactiver l'affichage de l'image d'arrière-plan.
Disposition du panneau
Mémoriser disposition
Mémorise la disposition actuelle du panneau dans un fichier.
Charger disposition
Charge une disposition de panneau mémorisée dans un fichier.
Réinitialise layout
Rétablit la disposition de panneau par défaut.
Il est possible d'ajouter des notes et d'autres informations aux fichiers TIFF à l'aide des outils
d'annotation. Notez que l'onglet Annotations n'est pas visible lorsque le fichier n'est pas au
format TIFF.
Texte
Une case de texte « flottante » permettant d'ajouter du texte à la page s'affiche.
Crayon
Il est possible de dessiner une ligne à main levée (1. clic gauche, 2. dessiner, 3. relâcher).
Flèche
Il est possible de dessiner une ligne se terminant par une pointe de flèche (1. clic gauche, 2.
dessiner, 3. relâcher)
Surligne
Il est possible de dessiner un rectangle de surlignage translucide (1. clic gauche pour définir
l'angle supérieur, 2. faire glisser pour définir le rectangle, 3. relâcher pour définir l'angle inférieur).
La couleur de surlignage par défaut est le jaune, mais il est possible d'en changer par le biais des
propriétés de l'élément.
Rectangle
Il est possible de dessiner un rectangle vide en procédant comme pour un rectangle de surlignage.
Il est possible de modifier la bordure et le remplissage par le biais des propriétés de l'élément.
915
915
Référence
Ellipse
Il est possible de tracer une ellipse vide (1. clic gauche pour définir le centre, 2. faire glisser pour
définir le rayon majeur). La direction de glissement définit le rapport entre l'axe majeur et l'axe
mineur. Faites glisser la souris à 45 degrés, et vous tracez un cercle. Il est possible de modifier la
bordure et le remplissage par le biais des propriétés de l'élément.
Élément texte
Il est possible de masquer du texte dans un élément texte : cliquez sur le point d'ancrage, et la
boîte s'ouvre (1. clic gauche pour définir le point d'ancrage).
Timbre
Ouvre une boîte de dialogue de recherche permettant à l'utilisateur de sélectionner un fichier au
format BMP à superposer à l'image.
Sélecte
Lorsque ce bouton est sélectionné, il est possible d'utiliser le bouton gauche de la souris pour
sélectionner une annotation existante et le bouton droit pour ouvrir la fenêtre des propriétés de
l'annotation. Une fois sélectionnées, les annotations peuvent être déplacées, redimensionnées ou
supprimées.
Affiche annotations
Lorsque ce bouton est sélectionné, les annotations de page sont affichées, auquel cas la barre
d'outils d'annotation est disponible. Lorsqu'il est désélectionné, l'affichage des annotations est
désactivé et les icônes de la barre d'outils sont grisées.
Texte
Ouvre une zone de texte permettant d'ajouter du texte à la page.
Crayon
Permet de dessiner une ligne à main levée.
Flèche
Permet de dessiner une flèche.
Surligne
Affiche en surbrillance une zone sélectionnée.
Rectangle
Permet de dessiner un rectangle, dont vous pouvez modifier la bordure et le remplissage par le
biais des propriétés de l'élément.
Ellipse
Permet de dessiner une ellipse vide. La direction de glissement définit le rapport entre l'axe majeur
et l'axe mineur. Faites glisser la souris à 45 degrés, et vous tracez un cercle. Il est possible de
modifier la bordure et le remplissage par le biais des propriétés de l'élément.
Elément texte
Ajoute un appel de note à la page. Vous pouvez ajouter du texte dans une boîte de dialogue en
incrustation.
Timbre
Ajoute une image de timbre à la page, qui doit être au format bitmap.
Sélecte
Lorsque ce bouton est activé, vous pouvez utiliser le bouton gauche de la souris pour sélectionner
une annotation existante en vue de la déplacer, de la redimensionner ou de la supprimer. Le
bouton droit de la souris permet d'ouvrir les propriétés de l'annotation.
Affiche annotations
Lorsque ce bouton est sélectionné, les annotations de page sont affichées, auquel cas la barre
d'outils d'annotation est disponible. Lorsqu'il est désélectionné, l'affichage des annotations est
désactivé et les icônes de la barre d'outils sont grisées.
Cliquer avec le bouton droit de la souris sur une annotation Texte entraîne l'affichage de la boîte
de dialogue de propriétés correspondante.
917
917
Référence
Font (Police)
Il est possible de modifier la police.
Justification (Justification)
Il est possible de modifier la justification.
Orientation (Orientation)
Il est possible de modifier l'orientation.
919
919
Référence
921
921
Référence
Il est possible de spécifier les coordonnées des points. D'autres points peuvent être insérés et des
points existants supprimés.
Si la case Closed (Fermé) est cochée, une ligne reliant le point de début et le point final est
tracée.
Consultez Propriétés du texte pour plus d'informations sur les autres onglets.
923
923
Référence
Style (Style)
Solid (Solide)
La pointe de flèche est d'une seule couleur unie.
Hollow (Contour)
La pointe de flèche est dessinée sous forme de contour.
Open (Ouverte)
La partie arrière de la pointe de flèche n'est pas fermée.
Framed (Encadré)
La pointe de flèche se compose d'un contour et d'un remplissage.
Fill (Remplissage)
Selon le style choisi, il est possible de modifier la couleur de remplissage.
Frame (Cadre)
Selon le style choisi, il est possible de modifier la couleur du contour.
Par défaut, la tige n'est pas active mais il est possible de la configurer, à l'instar de la pointe.
Consultez Propriétés du texte pour plus d'informations sur les autres onglets.
Framed (Encadré)
Active ou désactive le tracé du contour des rectangles.
925
925
Référence
Consultez Propriétés du texte pour plus d'informations sur les autres onglets.
Consultez Propriétés des rectangles pour plus d'informations sur les onglets.
Orientation (Orientation)
Il est possible de sélectionner l'orientation de l'élément de texte.
Change (Modifier)
Il est possible de rechercher une image personnalisée (« .bmp »).
Change (Modifier)
Il est possible de rechercher un masque personnalisé (« .bmp »).
Style (Style)
Il est possible de sélectionner le style de l'objet dropout.
Consultez Propriétés du texte pour plus d'informations sur les autres onglets.
927
927
Référence
Consultez Propriétés des éléments de texte pour plus d'informations sur les onglets.
Texte
Ouvre une zone de texte permettant d'ajouter du texte à la page.
Légende
Ouvre une zone de texte contenant un curseur mobile qui permet d'ajouter du texte à la page.
Surbrillance
Affiche le texte sélectionné en surbrillance.
Soulignement
Souligne le texte sélectionné.
Barré
Barre le texte sélectionné.
Insérer du texte
Cliquez dans le texte pour ajouter un appel de note où un nouveau texte peut être ajouté
dans une boîte de dialogue en incrustation.
Remplacer le texte
Barre le texte sélectionné et ouvre une boîte de dialogue en incrustation où vous pouvez
ajouter un nouveau texte.
Pense-bête
Ajoute un appel de note à une page. Vous pouvez ajouter du texte dans une boîte de dialogue en
incrustation.
Crayon
Permet de dessiner une ligne à main levée.
Effacer
Permet d'effacer les lignes dessinées au crayon.
Rectangle
Permet de dessiner un rectangle.
Ellipse
Permet de dessiner une ellipse.
Ligne
Permet de dessiner une ligne.
Polyligne
Permet de dessiner plusieurs lignes connectées. Cliquez sur l'écran pour commencer à
dessiner, faites glisser la ligne, puis cliquez sur un autre point. Double-cliquez pour cesser de
dessiner.
Polygone
Permet de dessiner un polygone. Cliquez sur l'écran pour commencer à dessiner, faites glisser
la forme, puis cliquez sur un autre point. Double-cliquez pour cesser de dessiner.
Timbre
Ajoute une image de timbre à la page.
Timbre personnalisé
Ouvre une boîte de dialogue de recherche permettant de sélectionner un fichier .png ou .pdf à
utiliser en tant que timbre.
Signer
Ajoute une signature numérique au fichier.
Paramètres
Permet de configurer la signature numérique.
Sélection
Lorsque ce bouton est activé, vous pouvez utiliser le bouton gauche de la souris pour sélectionner
une annotation existante en vue de la déplacer, de la redimensionner ou de la supprimer. Le
bouton droit de la souris permet d'ouvrir les propriétés de l'annotation.
929
929
Référence
Affiche annotations
Lorsque ce bouton est sélectionné, les annotations de page sont affichées, auquel cas la barre
d'outils d'annotation est disponible. Lorsqu'il est désélectionné, l'affichage des annotations est
désactivé et les icônes de la barre d'outils sont grisées.
13.4.4 Workflow
Elément précédent
Affiche la tâche de workflow précédente dans la boîte de réception de l'utilisateur.
Elément suivant
Affiche la tâche de workflow suivante dans la boîte de réception de l'utilisateur.
Traiter/terminer tâche
Affiche une liste déroulante d'options permettant de poursuivre le processus de workflow.
Données d'index
Tous les documents liés sont recensés dans la zone Documents. Cliquez sur Données d'index pour
afficher les données d'index du document sélectionné.
Déléguer
S'il dispose des permissions appropriées, un utilisateur peut déléguer une tâche à un autre
utilisateur.
Supprimer
Les utilisateurs qui disposent des droits appropriés peuvent supprimer une instance.
Ajouter fichier
Mémorise un nouveau fichier dans Therefore™ et le lie à l'instance de workflow en cours.
Effacer erreurs
Efface toutes les erreurs de workflow relatives aux instances sélectionnées.
Seuls les utilisateurs qui disposent de la permission Opérateur sont autorisés à effacer les
erreurs.
Réclamer
Cette option n'est disponible que si un utilisateur ouvre une instance sans la réclamer.
Refuser
Un utilisateur peut refuser une instance réclamée dans un groupe. L'instance est alors renvoyée
au groupe.
Historique
Affiche une représentation graphique de l'historique du workflow.
Effacer erreurs
Efface toutes les erreurs de workflow associée à l'instance.
Réacheminer
Les utilisateurs auxquels a été assignée la permission de sécurité Opérateur sont autorisés à
réacheminer les instances de workflow actives.
13.4.4.1 Déléguer
Si vous sélectionnez le bouton d'option d'action Déléguer, puis que vous cliquez sur le bouton OK
de la tâche, la boîte de dialogue Choisir utilisateurs / groupes afin de leur déléguer
l'instance s'affiche. Vous pouvez assigner la tâche à un utilisateur ou à un groupe.
Domaine
Sélectionnez le
domaine.
Type Objet
· Utilisateur
· Groupes
· Utilisateurs et
groupes
Recherche par
Champ de saisie
destiné aux critères
de recherche du
nom d'affichage ou
à une recherche
basée sur des
caractères
génériques.
Liste
Liste d'utilisateurs
et de groupes à
sélectionner.
Choix -->
Utilisateur ou
groupe auquel sera
assignée la tâche.
931
931
Référence
13.4.4.2 Réacheminer
Il est indispensable que les utilisateurs qui réacheminent des instances dans un workflow
parallèle connaissent la structure de ce dernier. Ils doivent également comprendre le
fonctionnement des variables dans un workflow parallèle. Voir Workflow parallèle.
Les événements produits par une instance de workflow sont automatiquement consignés par le
système Therefore™. Pour afficher les informations historiques associées à une instance
sélectionnée, cliquez sur Historique dans le menu du ruban ou cliquez avec le bouton droit de la
souris sur l'instance et sélectionnez Historique. Une représentation graphique du processus de
workflow, que vous pouvez exécuter dans sa totalité ou étape par étape, s'affiche en conjonction
avec le fichier journal de tous les événements qui se sont produits. Modifiez la vitesse de
l'animation sous Paramètres d'animation.
Date
Date et heure de l'événement.
Tâche
Nom de la tâche traitée.
Utilisateur
Utilisateur qui a lancé l'événement.
Info
Description de l'événement.
933
933
Référence
13.4.5 Tâches
Tâche précédente
Active la tâche précédente dans la liste des tâches de l'utilisateur.
Tâche suivante
Active la tâche suivante dans la liste des tâches de l'utilisateur.
En cours
Si cette icône est affichée en surbrillance, un utilisateur a démarré la tâche, mais ne l'a pas
terminée.
Différées
Si cette icône est affichée en surbrillance, l'utilisateur ne peut pas manipuler la tâche à l'heure
actuelle.
Terminées
Si cette icône est affichée en surbrillance, la tâche est terminée.
Révoquées
Si cette icône est affichée en surbrillance, le créateur de la tâche a effacé l'utilisateur de la liste
des utilisateurs assignés. Dans ce cas de figure, la tâche est libellée terminée et transférée dans
la liste Terminé de l'utilisateur.
La capture d'écran ci-après illustre les icônes de positionnement qui s'affichent lorsque vous faites
glisser un volet. Il suffit de placer le pointeur de la souris sur l'une de ces icônes pour positionner
le volet à l'emplacement correspondant. Outre les quatre positions principales (haut, bas, gauche
et droite), quatre autres positions sont possibles pour chaque volet (ce qui permet de placer un
volet dans un autre). Si aucune position n'est choisie, le volet devient un objet flottant.
935
935
Référence
937
937
Référence
Informations document
Affiche des informations internes sur le document
Therefore™.
Données de l'index
Affiche les données d'index du document et permet
d'accéder directement à la boîte de dialogue de
champs d'index à des fins de modification.
Information fichier
Affiche des informations sur la page ou, dans le cas
d'un document multipage, les pages sélectionnées.
Le volet Historique document indique l'historique des versions et affiche : le numéro de version,
l'auteur et la date des modifications, ainsi que tout commentaire saisi par l'utilisateur.
Afficher...
Permet d'ouvrir la version sélectionnée du document dans Therefore™ Viewer.
Imprimer historique
Permet d'imprimer l'historique du document.
Vous pouvez également copier (CTRL+C) et coller (CTRL+V) dans une autre application.
Le volet Objets liés recense tous les objets liés à un document. Les icônes identifient les types
d'objets liés et le texte indique le nom de chaque objet lié.
939
939
Référence
Création de document
Si des liens ont été définis pour créer des documents
à partir de profils de gabarit, ils sont affichés.
Traiter/terminer tâche
Affiche les options dont dispose l'utilisateur pour
poursuivre le processus de workflow. Il est également
possible d'accéder à ces options en cliquant sur le
bouton Traiter/terminer tâche dans le menu du
ruban.
Informations complémentaires
Zone de texte dans laquelle l'utilisateur peut ajouter
des informations complémentaires.
Détails d'instance
Affiche des informations sur l'instance de workflow en
cours, notamment des détails concernant les
instances contenant des erreurs.
Respecter la casse
Si vous cochez cette case, les recherches respectent la casse.
Liste de résultats
Les résultats de la recherche sont affichés sous forme de liste. Pour faire défiler la liste, cliquez
sur les flèches orientées vers le haut ou le bas ou appuyez sur F3 (Précédent) et Maj+F3
(Suivant).
941
941
Référence
Le volet Annotations affiche la liste des annotations que contient le document en cours. Pour
vous déplacer dans la liste, utilisez les icônes situées au-dessus du volet d'affichage.
Rechercher
Recherchez des termes pour créer une liste
de mots associés extraits des annotations
disponibles.
Haut et Bas
Utilisez ces flèches pour accéder à
l'annotation précédente ou suivante.
943
943
Référence
14 Web Access
.
L'URL associée par défaut à Therefore™ Web Access correspond à http://<nom du serveur>/
TWA Le nom <TWA> provient du nom du répertoire d'installation, que vous pouvez modifier au
cours de l'installation.
En tant que composant général, Therefore™ Web Access prend en charge l'authentification
unique Windows®, sous réserve que cette fonction soit également gérée par le navigateur. En ce
qui concerne les connexions HTTP, le navigateur Web doit être configuré de sorte à transmettre
les informations d'identification de l'utilisateur à Therefore™ Server. Si tel n'est pas le cas, une
page d'ouverture de session personnalisable permettant d'accéder à l'application s'affiche.
L'utilisateur est invité à entrer son nom d'utilisateur et son mot de passe (voir le tableau ci-
dessous). De plus, pour que l'accès soit accordé, une licence utilisateur doit être disponible.
Mot de passe oublié : les utilisateurs Therefore™ internes (mais non Active Directory®) qui
disposent d'une adresse électronique configurée dans Therefore™ peuvent utiliser le bouton « Mot
de passe oublié » sur la page d'ouverture de session pour réinitialiser leur mot de passe.
Therefore™ Server doit par ailleurs être configuré pour envoyer du courrier électronique.
14.1.1 Fichier
Nouveau...
Crée un document ou un dossier dans Therefore™.
Nouveau document
Ouvre une instance vide de Therefore™ Web Viewer. Vous pouvez ajouter, indexer et
mémoriser des fichiers pour créer un document Therefore™.
Nouveau dossier
Une fois la définition de dossier sélectionnée, Therefore™ Web Case Manager s'ouvre et vous
permet de créer un dossier.
Corbeille
Ouvre la boîte de dialogue Corbeille permettant de gérer les documents supprimés.
945
945
Référence
Actualiser
Charge à nouveau les informations les plus récentes depuis Therefore™ Server (si, par exemple,
une catégorie a été modifiée dans Therefore™ Solution Designer ou qu'un autre utilisateur a créé
une recherche globale).
Assistant absences...
Ouvre la boîte de dialogue Paramètres d'absences.
Options
Divers paramètres peuvent être configurés par le biais de la boîte de dialogue des options.
Déconnexion
Un utilisateur peut mettre fin à sa session, libérant ainsi immédiatement sa licence de type accès
simultané ou lecture seule, qui peut ensuite être utilisée par un autre utilisateur. S'il s'agit d'une
licence de type utilisateur identifié, le même utilisateur peut l'utiliser sur un autre appareil.
14.1.1.1 Options
OK
Permet de mémoriser toute modification apportée aux options.
A propos de
Affiche une boîte de dialogue À propos.
Fermer
Ferme la boîte de dialogue Options.
947
947
Référence
Les utilisateurs peuvent configurer les paramètres d'affichage des documents en fonction de
l'extension de fichier. Si aucun paramètre d'affichage n'est associé à une extension donnée, le
paramètre serveur par défaut est systématiquement utilisé.
Ajouter...
Cliquez sur Ajouter... pour ajouter une extension et sélectionner l'application d'affichage
correspondante.
Supprimer
Permet de supprimer l'extension sélectionnée.
· Les paramètres d'affichage de chaque utilisateur sont mémorisés sous forme de cookie
dans le navigateur. Si l'utilisateur change d'ordinateur ou de navigateur, les paramètres
mémorisés ne sont pas activés.
· Les paramètres sont conservés si un utilisateur accède à plusieurs locataires depuis le
même navigateur.
14.1.1.2 Paramètres
Vider le cache
Pour accélérer les accès aux informations sous Therefore™, les éléments sont mis en cache sur le
serveur. Si des modifications d'ordre conceptuel sont apportées au système Therefore™ (à une
catégorie, par exemple), vider le cache permet aux utilisateurs d'accéder immédiatement aux
modifications.
L'onglet « Gérer modules complémentaires » est situé à côté de l'onglet « Paramètres » dans la
même boîte de dialogue des paramètres Therefore™. Cette option permet aux utilisateurs de
développer les fonctionnalités de Therefore™ Web Access à l'aide de technologies Web telles que
HTML, CSS et JavaScript.
949
949
Référence
Lorsqu'il dispose du fichier manifeste et des fichiers de fonctions (ainsi que des images si des
boutons ont été ajoutés à la barre du ruban), l'utilisateur peut télécharger les fichiers configurés
via Web Access. La permission de gestion des modules complémentaires peut être assignée à des
utilisateurs spécifiques pour que le développeur qui crée la personnalisation puisse télécharger et
tester le produit dans un système de production.
Modules complémentaires
Dans l'angle supérieur droit de la boîte de dialogue figurent trois icônes :
· Sécurité : permet de configurer et de gérer les permissions relatives aux modules
complémentaires.
· Ajouter module complémentaire : permet de télécharger les fichiers des modules
complémentaires.
· Supprimer module complémentaire : permet de supprimer les fichiers des modules
complémentaires.
Fichiers
La section supérieure recense les modules complémentaires (XML) actuellement téléchargés. La
section inférieure contient tous les fichiers associés au module complémentaire actuellement
sélectionné (HTML, JPEG, etc.).
Sur la droite au-dessus de la section inférieure figurent deux autres icônes :
· Ajouter fichier : permet d'ajouter des fichiers au module complémentaire actuellement
sélectionné.
· Supprimer fichier : permet de supprimer des fichiers du module complémentaire actuellement
sélectionné.
14.1.1.3 Corbeille
Filtre
Ouvre une boîte de dialogue permettant de définir des critères de recherche déterminés.
Type :
Choisissez le type d'élément à rechercher (dossiers, documents ou les deux à la fois).
Supprimé par :
Permet de rechercher les documents supprimés par un utilisateur déterminé. Cette option est
réservée aux administrateurs.
Catégorie :
Le cas échéant, indiquez une catégorie ou une définition de dossier déterminée.
951
951
Référence
Date :
Entrez la plage de dates à utiliser pour la recherche.
Restaurer le dossier lors de la restauration d'un document issu d'un dossier supprimé
Si vous cochez cette case, le dossier supprimé associé est restauré lors de la restauration d'un
document de dossier.
Restaurer
Lorsqu'un document ou un dossier est restauré, une boîte de dialogue apparaît. Vous pouvez
modifier les données d'index si besoin est. Cliquez sur Afficher pour ouvrir une copie locale du
document supprimé dans Therefore™ Viewer ou sur Restaurer pour restaurer le document.
Remarque : si vous avez sélectionné plusieurs documents, ils seront tous restaurés sans que
cette boîte de dialogue ne s'affiche.
Les utilisateurs qui disposent de la permission Opérateur peuvent restaurer les documents
de tous les utilisateurs.
Fermer
Ferme la boîte de dialogue Corbeille.
Ajouter
Une boîte de dialogue Active Directory® s'affiche et permet de sélectionner l'utilisateur ou le
groupe. Ceci fait, la boîte de dialogue Assistant Absences s'ouvre et permet à l'utilisateur de
déléguer toutes ses tâches à un utilisateur ou à un groupe.
14.1.2.1 Accueil
Nouvelle recherche
Permet de démarrer une nouvelle recherche de catégorie ou une nouvelle recherche
multicatégories.
Ouvrir recherche
Affiche la liste de tous les masques de recherche disponibles. Choisissez l'un des masques et
cliquez sur OK pour démarrer la recherche.
Recherche rapide
Vous pouvez effectuer une recherche en texte intégral en entrant une chaîne de texte à
rechercher. Par défaut, la recherche comprend toutes les catégories qui gèrent la recherche en
texte intégral et la recherche de radical (troncature) est activée. Vous pouvez toutefois modifier
ce comportement dans Recherche avancée.
Contenu du document
Si cette case est cochée, le contenu du document est affiché dans la liste de résultats.
Données d'index
Si cette case est cochée, les données d'index sont affichées dans la liste de résultats.
953
953
Référence
Recherche avancée
Ouvre la boîte de dialogue de recherche en texte intégral.
Afficher
Permet d'afficher la liste de résultats en mode Détails ou Imagettes (le mode Détails étant activée
par défaut).
Gabarits
Les utilisateurs qui disposent des permissions appropriées sont autorisés à ouvrir les gabarits de
documents mémorisés.
Affichage
Ouvre le(s) document(s) sélectionné(s) dans Viewer.
Imprimer
Imprime le(s) document(s) sélectionné(s) directement sur l'imprimante par défaut.
Exporter
Les documents sélectionnés peuvent être exportés vers un système de fichiers. Cliquez sur la
flèche pour développer l'option de menu et inclure une option Envoyer permettant d'envoyer par
e-mail les documents.
Liens
Ouvre la boîte de dialogue Objets liés contenant tous les objets auxquels est lié le document
sélectionné.
Sécurité
Ouvre la boîte de dialogue de sécurité qui permet de définir les permissions associées au
document/dossier sélectionné.
Historique
Affiche l'historique du document sélectionné.
Supprimer
Supprime le(s) document(s) sélectionné(s).
Nouvelle tâche
Ouvre la boîte de dialogue Nouvelle tâche, dans laquelle l'utilisateur peut créer des tâches et les
assigner à d'autres utilisateurs.
Démarrer workflow
Démarre une nouvelle instance de workflow associée aux documents sélectionnés. La liste des
workflows associés à la catégorie s'affiche et l'utilisateur peut y choisir l'instance appropriée.
Lier à
Affiche une boîte de dialogue contenant toutes les instances de workflow auxquelles peut accéder
l'utilisateur. Le bouton Lier permet de lier le document à l'instance de workflow sélectionnée.
Une nouvelle recherche ouvre une boîte de dialogue de sélection du dossier ou de la catégorie.
Une fois un dossier ou une catégorie sélectionnée, la boîte de dialogue de recherche appropriée
s'affiche. Vous disposez alors d'un ou de plusieurs champs d'index pour stipuler les critères de
recherche. Si un champ est surligné (Invoice No. et Invoice Date), il est obligatoire et doit être
renseigné lors de l'enregistrement du document. Vous obtenez ainsi toujours un résultat identique
si votre requête porte sur ces champs.
L'utilisateur spécifie alors une valeur adaptée au type de champ d'index désiré.
955
955
Référence
Trouver
La recherche démarre.
Enregistrer
Restaurer la requête
Réinitialise la valeur d'origine des champs d'index (s'il s'agit d'une nouvelle requête, son effet
est identique à Effacer la requête).
Effacer la requête
Efface tous les champs d'index.
Opérandes
Divers opérandes permettent d'affiner la requête.
Opérande Résultat
* Fonction de caractères génériques standard qui s'applique uniquement aux
champs Texte ou Mot clé unique (et non aux champs Mot clé multiple).
Exemple : « a* » renvoie les champs commençant par la lettre « a ».
> Recense les documents dont la valeur est « supérieure à » la valeur entrée
(telle que > 10).
>= Recense les documents dont la valeur est « supérieure ou égale à » la valeur
entrée.
< Recense les documents dont la valeur est « inférieure à » la valeur entrée (telle
que < 10).
<= Recense les documents dont la valeur est « inférieure ou égale à » la valeur
entrée.
Et Des résultats ne sont générés que si les deux termes recherchés sont
détectés.
Ou Des résultats sont générés si l'un des deux termes recherchés est détecté.
DANS Des résultats sont générés pour une plage de valeurs (par exemple 100 DANS
110 ; ab* DANS am*).
VIDE Des résultats ne sont générés que pour les documents dont le champ d'index
est vide. Cela signifie généralement que le champ n'est pas encore utilisé.
Exemple : un champ de type « Departure Date » (date de départ - le départ n'a
pas encore eu lieu) ou « Final Cost » (coût final - le coût n'est pas encore
finalisé). Notez qu'un champ obligatoire ne peut jamais être vide.
NON VIDE La recherche porte sur tous les documents dont le champ d'index n'est pas
vide.
AUJOURD'HUI Exemple : >AUJOURD'HUI-7 correspondrait à la semaine dernière. (Cet opérande
est réservé aux champs de date.)
Vous pouvez combiner des fonctions pour composer des expressions de recherche complexes.
Exemple :
Si une recherche utilise l'un des opérandes texte (AUJOURD'HUI, par exemple), elle est
mémorisée dans la langue de l'interface de Therefore™. Si cette recherche est exécutée
dans un client Therefore™ dans lequel une autre langue est activée, elle ne fonctionne
pas.
Options
Options avancées
Vous pouvez stipuler des paramètres de fichier internes en tant que filtre de recherche..
957
957
Référence
Champs...
Les champs affichés en tant qu'en-têtes de colonne dans la liste de résultats peuvent être
configurés.
Trier...
Un filtre de tri et de groupe peut être prédéfini à 4 niveaux.
Taille document
Options Paramètres
Égal à Recense les documents dont la taille de fichier est égale à la valeur
(exprimée en Ko) entrée dans le premier champ.
Entre Recense les documents dont la taille de fichier est comprise entre la
valeur entrée dans le premier champ et la valeur entrée dans le second
champ.
Plus petit que Recense les documents dont la taille de fichier est inférieure à la valeur
entrée dans le premier champ.
Plus grand que Recense les documents dont la taille de fichier est supérieure à la
valeur entrée dans le premier champ.
Création document
Options Paramètres
Utilisateur La recherche peut être limitée à un utilisateur unique.
Créé le Seuls les documents créés à la date indiquée sont détectés.
Créé entre Seuls les documents créés entre les deux jours sélectionnés sont
détectés.
Créé avant Seuls les documents créés avant le jour indiqué sont détectés.
Créé depuis Seuls les documents créés après le jour indiqué sont détectés.
Avancé Permet d'utiliser des macros. Exemple : >AUJOURD'HUI-7 détecte tous
les documents créés pendant les 7 derniers jours. En revanche,
>AUJOURD'HUI-0.33 détecte tous les documents créés pendant les
8 dernières heures.
959
959
Référence
Versions document
Options Paramètres
Utilisateur La recherche peut être limitée à un utilisateur unique.
n'a pas été modifié Seuls les documents non modifiés sont détectés.
a été modifié Seuls les documents modifiés sont détectés.
Modifié le Les documents détectés ont été modifiés à la date indiquée dans le
premier champ.
Modifié entre Détecte les documents modifiés entre les deux jours sélectionnés.
Modifié avant Les documents détectés ont été modifiés avant le jour indiqué.
Modifié depuis Les documents détectés ont été modifiés après le jour indiqué.
Avancé Permet d'utiliser des macros. Exemple : >AUJOURD'HUI-7 détecte tous
les documents modifiés pendant les 7 derniers jours. En revanche,
>AUJOURD'HUI-0.33 détecte tous les documents modifiés pendant les
8 dernières heures.
État blocage
Options Paramètres
Utilisateur La recherche peut être limitée à un utilisateur unique.
Libéré Seuls les documents mémorisés sont détectés.
Bloqué Seuls les documents bloqués sont détectés.
Bloqué le Détecte les documents bloqués à la date indiquée dans le premier
champ.
Bloquer entre Détecte les documents bloqués entre les deux jours sélectionnés.
Bloquer avant Détecte les documents bloqués avant le jour indiqué.
Bloqué après Détecte les documents bloqués après le jour indiqué.
Avancé Permet d'utiliser des macros. Exemple : >AUJOURD'HUI-7 détecte tous
les documents modifiés pendant les 7 derniers jours. En revanche,
>AUJOURD'HUI-0.33 détecte tous les documents modifiés pendant les
8 dernières heures.
Les champs affichés dans l'en-tête de la liste de résultats peuvent être modifiés. Vous pouvez
ainsi ajouter et supprimer des champs ou modifier leur ordre.
961
961
Référence
Puis par
Vous pouvez indiquer trois autres niveaux de tri et de groupement.
Un clic droit sur un champ entraîne l'affichage d'un menu contextuel contenant diverses fonctions,
dont certaines varient selon le type de champ.
Aujourd'hui
Cette option est disponible pour les champs de date, dans lesquels elle permet de coller la date du
jour.
963
963
Référence
Pour pouvoir activer la fonctionnalité de recherche fulltexte, vous devez sélectionner l'option
Recherche Full-texte lors de l'installation du serveur Therefore™ et chaque catégorie à inclure
dans une recherche fulltexte doit être compatible avec la fonctionnalité fulltexte. Par défaut, les
catégories ne gèrent pas la recherche fulltexte. Pour plus d'informations sur l'activation de la
fonction fulltexte pour les catégories, reportez-vous au manuel de l'application Therefore™
Solution Designer.
Opérandes Résultat
"texte Vous pouvez rechercher des expressions précises en les entourant de guillemets
recherché" droits. (Exemple : "Contrat nº12345" détecte les documents contenant cette
chaîne de texte.)
+ Ajoutez ce symbole avant tout mot pour l'inclure dans les critères de recherche.
(Exemple : +facture +Moyaware)
- Ajoutez ce symbole avant tout mot pour l'exclure des critères de recherche.
(Exemple : +facture -Moyaware)
? Correspond à tout caractère unique. (Exemple : Fac? détecte Fact ou Fac1, mais
non Facture)
* Correspond à un nombre illimité de caractères.
Langue de troncature
Langue utilisée pour la troncature.
965
965
Référence
Recherche partielle
Si cette option est activée, une recherche partielle identifie également les éléments qui sont
similaires, mais non exactement identiques au terme recherché. Cette fonction permet de
détecter les fautes de frappe, puisqu'une recherche partielle portant sur « Dupont » identifierait
également les termes « Dupond » et « Duponte ». Choisissez un niveau compris entre 1 et 5. Les
niveaux élevés gèreront un périmètre de recherche plus large et renverront donc des résultats
susceptibles d'être indirectement liés au terme recherché.
14.1.2.1.3 Liens
Le volet Objets liés recense tous les objets liés à un document. Les icônes identifient les types
d'objets liés et le texte indique le nom de chaque objet lié.
Objet :
Titre de la tâche.
Assignée à :
La tâche peut être assignée à un ou plusieurs utilisateurs. Si vous ne renseignez pas ce champ,
elle peut être assignée à l'utilisateur qui crée la tâche.
Date de début :
Date à laquelle l'utilisateur est notifié qu'une tâche lui a été assignée. Selon les paramètres en
vigueur, la notification est effectuée par E-mail et/ou apparaît dans sa liste de tâches.
Date d'échéance :
Date à laquelle la tâche doit être terminée. Après cette date, elle est libellée en retard.
Notifications :
La notification des utilisateurs par E-mail est activée par défaut.
Instructions :
D'autres instructions facultatives peuvent être spécifiées pour expliquer la marche à suivre.
967
967
Référence
14.1.2.1.5 Exporter
Nom du fichier : le nom du fichier correspond par défaut au titre du document défini dans les
paramètres de catégorie. Vous pouvez toutefois le modifier si besoin est.
Format du fichier : vous pouvez convertir le document dans un autre format ou conserver le
format d'origine. Vous pouvez par ailleurs exporter/envoyer le document Therefore™ entier ou
uniquement un lien associé au document Therefore.
La méthode la plus sécurisée consiste à envoyer un lien, car le document est alors
récupéré sur le serveur Therefore™ et seuls les utilisateurs dotés des permissions
appropriées peuvent l'afficher. L'envoi d'un lien permet également d'optimiser la vitesse
de transmission par e-mail et de réduire la charge du réseau.
14.1.2.2 Rapports
Mémoriser le rapport
Sélectionnez un format et mémorisez le rapport dans Therefore™. Les formats PDF, MHTML, Word,
Excel et TIFF sont pris en charge.
Exporter le rapport
Sélectionnez un format et mémorisez le rapport dans le système de fichiers local. Les formats
PDF, MHTML, Word, Excel et TIFF sont pris en charge. La sélection de cette option démarre le
téléchargement du rapport dans le navigateur.
Paramètres du rapport
Cliquez sur cette option pour modifier les paramètres d'un rapport ad-hoc (la date de début ou de
fin ou l'ordre des paramètres, par exemple). Le rapport est alors recompilé immédiatement.
14.1.2.3 Workflow
Mes instances
Affiche toutes les instances de workflow assignées à l'utilisateur actuel. Un processus de workflow
qui démarre porte le nom d'instance et contient un numéro séquentiel unique. Un processus de
workflow démarre lorsqu'un document (document principal) est mémorisé dans la catégorie
associée au processus de workflow. Par ailleurs, la tâche principale, l'identité de la personne à
laquelle elle est assignée, la date d'échéance de la tâche et de l'instance, ainsi que la liste des
champs d'index de la catégorie, sont affichées.
Toutes instances
Toutes instances
Affiche toutes les instances du workflow (pour lesquelles des permissions ont été accordées).
Configurer vues
Un utilisateur peut configurer des listes de résultats associées aux workflows (lorsqu'il souhaite
supprimer certains champs, modifier l'ordre des champs, les trier et/ou les regrouper, par
exemple). Ces paramètres sont mémorisés par utilisateur, par navigateur et par client.
Ouvrir
Ouvre l'instance de workflow à traiter sélectionnée dans Therefore™ Viewer.
969
969
Référence
Historique
Affiche l'historique de l'instance de workflow sélectionnée.
Déléguer...
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et déléguées. Remarque : une instance ne
peut être déléguée que si l'utilisateur qui la délègue et l'utilisateur auquel elle est déléguée
disposent des permissions requises.
Effacer erreurs
Efface toutes les erreurs de workflow relatives aux instances sélectionnées.
Seuls les utilisateurs qui disposent de la permission Opérateur sont autorisés à effacer les
erreurs.
Réclamer
Une ou plusieurs instances peuvent êtresélectionnées et réclamées dans le groupe. Les autres
membres du groupe ne peuvent alors plus afficher cette instance.
Refuser
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et refusées. Elles sont alors à nouveau
proposées au groupe entier.
Supprimer
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et supprimées (option réservée aux
utilisateurs autorisés).
Les événements produits par une instance de workflow sont automatiquement consignés par le
système Therefore™. Pour afficher les informations historiques associées à une instance
sélectionnée, cliquez sur Affiche historique dans le menu du ruban ou cliquez avec le bouton
droit de la souris sur l'instance et sélectionnez Affiche historique. Une représentation graphique
du processus de workflow s'affiche avec le log de tous les événements qui se sont produits.
Date
Date et heure de l'événement.
Tâche
Nom de la tâche traitée.
Utilisateur
Utilisateur qui a lancé l'événement.
Info
Description de l'événement.
14.1.2.4 Tâches
Ouvrir
Ouvre la tâche sélectionnée.
Modifier
Modifie la tâche sélectionnée.
Supprimer
Efface la tâche sélectionnée.
Toutes
Affiche toutes les tâches.
Aujourd'hui
Affiche les tâches à terminer aujourd'hui.
7 prochains jours
Affiche les tâches à terminer dans les 7 prochains jours.
En retard
Affiche les tâches en retard.
Non démarrées
Affiche les tâches dont la date de début est postérieure à la date en cours.
Actives
Affiche les tâches qui ont démarré, mais ne sont pas encore terminées.
Terminées
Affiche les tâches terminées.
971
971
Référence
14.1.2.5 Affichage
Navigation
Active/désactive le panneau Navigation.
Informations supplémentaires
Active/désactive le panneau Informations supplémentaires.
14.1.3.1 Référentiel
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une définition de dossier donnée pour ouvrir un menu
contextuel.
Nouveau dossier
Ouvre la boîte de dialogue des en-têtes de dossier
pour créer un dossier.
Nouvelle recherche
Ouvre un gabarit de recherche vide.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une catégorie donnée pour ouvrir un autre menu
contextuel.
Nouveau document
Cette option ouvre une boîte de dialogue permettant
de télécharger et d'indexer des fichiers, ainsi que de
les mémoriser en tant que documents Therefore™.
Nouvelle recherche
Ouvre un gabarit de recherche vide.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un répertoire pour ouvrir un autre menu contextuel.
973
973
Référence
Cliquer avec le bouton droit de la souris sur une recherche ouvre un autre menu contextuel.
Ouvrir
Ouvre la boîte de dialogue de recherche.
Ouvrir dernier
Charge les valeurs d'index utilisées lors de la dernière
exécution de la recherche.
Exécuter
Permet d'exécuter la recherche.
Renommer
Permet de renommer la recherche mémorisée.
Remarque : cette fonction n'est prise en charge
que lorsque la recherche n'est pas active.
Supprimer
Permet de supprimer la recherche mémorisée.
Dans les paramètres avancés de Solution Designer, il est possible de bloquer certaines
extensions de fichiers pour empêcher la mémorisation dans Therefore™ de fichiers
potentiellement nuisibles.
Rechercher...
L'utilisateur peut sélectionner les fichiers à télécharger.
Mémoriser
Une fois les données d'index entrées, il est possible de mémoriser le document dans Therefore™.
Notez que les fichiers téléchargés sont inclus dans le document Therefore™ composé.
975
975
Référence
14.1.3.4 Rapports
14.1.3.5 Tâches
A faire
Tâches assignées à l'utilisateur actuel et en cours.
Démarré
Tâches créées par l'utilisateur actuel.
Terminé
Tâches qui avaient été assignées à l'utilisateur actuel
et sont maintenant achevées.
977
977
Référence
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un processus de workflow pour ouvrir un menu
contextuel.
Toutes instances
Affiche toutes les instances du workflow (pour
lesquelles des permissions ont été accordées).
Toutes ouvertes
Affiche toutes les instances de workflow ouvertes
(pour lesquelles des permissions ont été accordées).
Toutes finies
Affiche toutes les instances de workflow finies (pour
lesquelles des permissions ont été accordées).
Ce volet affiche les listes de résultats associées aux documents et workflows. Vous pouvez
effectuer une recherche dans la liste de résultats, la trier, la grouper, l'imprimer et reclasser les
index. Vous pouvez également ajouter des onglets (fenêtres). Ces onglets permettent de
manipuler simultanément plusieurs listes de résultats.
979
979
Référence
Vous pouvez afficher la liste de résultats sous forme de détails ou d'imagettes. Les fonctions
suivantes sont par ailleurs prises en charge :
Filtrage
Pour filtrer dynamiquement la liste de résultats, renseignez la zone Recherche dans liste résultats.
Tri Ascendant/Descendant
Pour effectuer un tri, il suffit de cliquer sur l'en-tête d'un champ. Pour trier en fonction de
plusieurs champs, maintenez enfoncée la touche MAJ.
Tous les documents détectés par le biais d'une recherche sont recensés dans la liste de résultats.
Les colonnes d'index de la liste de résultats indiquent les données d'index de chaque document.
Vous pouvez modifier l'ordre d'affichage des colonnes d'index. Cliquez deux fois sur une entrée de
la liste et une copie du document correspondant est extraite de Therefore™ Server et ouverte
dans Therefore™ Web Viewer. Cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'un des documents de
la liste de résultats ouvre un autre menu contextuel.
Workflow
Démarrer workflow (cette option n'est visible que si la catégorie est associée à un
workflow lié qui peut être démarré manuellement.)
Tous les workflows liés qui peuvent être démarrés manuellement sont recensés, afin que
l'utilisateur puisse en choisir un pour démarrer un workflow en conjonction avec le(s)
document(s) sélectionné(s).
Affichage
Ouvre le document sélectionné dans Viewer.
Données d'index
Permet de modifier les données d'index d'un ou de plusieurs documents sélectionnés.
Nouvelle tâche
Ouvre la boîte de dialogue Nouvelle tâche, dans laquelle l'utilisateur peut créer des tâches et les
assigner à d'autres utilisateurs.
Historique
Affiche l'historique du document sélectionné.
Liens...
Ouvre la boîte de dialogue Objets liés contenant tous les objets auxquels est lié le document
sélectionné.
Lier à
Les documents peuvent être liés manuellement.
Exporter
Permet de télécharger des fichiers au sein de documents Therefore™.
Sécurité
Ouvre la boîte de dialogue de sécurité qui permet de définir les permissions associées au
document/dossier sélectionné.
Supprimer
Supprime le document sélectionné.
Voir aussi
Configuration des listes de résultats associées aux workflows
981
981
Référence
La liste de résultats associée aux workflows recense les tâches dont dispose l'utilisateur/qu'il peut
consulter. Cliquer avec le bouton droit de la souris ouvre un menu contextuel.
Traiter/terminer tâche
Si le paramètre Autoriser le traitement des instances dans Therefore™ Navigator a été
sélectionné lors de la phase de conception, l'utilisateur peut sélectionner une action de processus
dans la liste de résultats sans ouvrir la tâche dans Therefore™ Viewer.
Processus...
Ouvre l'instance sélectionnée à traiter.
Historique
Affiche l'historique de l'instance de workflow sélectionnée.
Déléguer...
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et déléguées. Remarque : Une instance ne
peut être déléguée que si l'utilisateur qui la délègue et l'utilisateur auquel elle est déléguée
disposent des permissions requises.
Réclamer instances
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et réclamées (option réservée aux
utilisateurs autorisés).
Refuser instances
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et refusées (option réservée aux
utilisateurs autorisés).
Supprimer Instances
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et supprimées (option réservée aux
utilisateurs autorisés).
Le menu Accès rapide peut être personnalisé pour inclure les fonctions les plus régulièrement
utilisées. Vous pouvez également réduire et développer le menu du ruban.
983
983
Référence
Ajouter/Supprimer
Pour ajouter à la barre d'outils d'accès rapide une commande figurant dans la liste de gauche,
sélectionnez-la, puis cliquez sur le bouton Ajouter >>. Pour supprimer une commande,
sélectionnez-la dans la liste de droite, puis cliquez sur le bouton Supprimer.
Restaurer
Ce bouton réinitialise l'état d'origine des commandes de la barre d'outils d'accès rapide.
Ces paramètres sont stockés dans un cookie. Ils sont donc propres à un utilisateur, un
navigateur et un ordinateur spécifiques. Si l'utilisateur change d'ordinateur ou de
navigateur, les paramètres ne sont pas conservés.
14.2.1 Fichier
Actualiser
Actualise le document en cours en le chargeant à nouveau à partir du serveur.
Supprimer...
Le document affiché actuellement est supprimé et déplacé vers la corbeille Therefore™. (Les
documents supprimés peuvent être restaurés par l'administrateur Therefore™, si nécessaire.)
Exporter...
Permet de mémoriser le document en cours d'affichage dans le système de fichiers local. Une
boîte de dialogue de recherche permet à l'utilisateur de sélectionner l'emplacement de
mémorisation. Le document composite Therefore™ est divisé en plusieurs composants individuels
et chacun est exporté dans son format de fichier d'origine (.tif, .pdf, .doc, etc.).
Envoyer...
La boîte de dialogue Envoyer qui s'affiche permet d'envoyer le document actuel à d'autres
utilisateurs.
Enregistrer sous...
Permet de mémoriser une copie du document en cours dans une autre catégorie. Lorsque vous
sélectionnez cette option de menu, la liste des catégories Therefore™ valides s'affiche et permet
de copier le document dans la catégorie appropriée.
985
985
Référence
Déplacer vers...
Permet de placer le document dans une autre catégorie. Lorsque vous sélectionnez cette option
de menu, la liste des catégories Therefore™ valides vers lesquelles le document peut être déplacé
s'affiche.
Imprimer...
Permet d'imprimer les fichiers et/ou la page de garde des formulaires d'un document.
Sécurité...
Ouvre la boîte de dialogue de sécurité qui permet de définir les permissions associées au
document sélectionné.
Options
Divers paramètres peuvent être configurés par le biais de la boîte de dialogue des options.
Quitter
Ferme l'application.
14.2.1.1 Options
Nom du fichier : le nom du fichier correspond par défaut au titre du document défini dans les
paramètres de catégorie. Vous pouvez toutefois le modifier si besoin est.
Format du fichier : vous pouvez convertir le document dans un autre format ou conserver le
format d'origine. Vous pouvez par ailleurs exporter/envoyer le document Therefore™ entier ou
uniquement un lien associé à ce dernier.
Sélection de fichier :
Permet de spécifier les fichiers à exporter ou envoyer que contient le document Therefore™.
Remarque : s'il s'agit de fichiers TIFF multipage, le numéro du fichier correspond au
numéro de page.
· Les annotations sont exportées ou envoyées si elles sont activées sur l'onglet
Annotations (documents TIFF uniquement).
· La méthode la plus sécurisée consiste à envoyer un lien, car le document est alors
récupéré sur le serveur Therefore™ et seuls les utilisateurs dotés des permissions
appropriées peuvent l'afficher. L'envoi d'un lien permet également d'optimiser la vitesse
de transmission par e-mail et de réduire la charge du réseau.
Document précédent
Accède au document précédent dans la liste de résultats actuellement active de Navigator.
Document suivant
Accède au document suivant dans la liste de résultats actuellement active de Navigator.
Afficher fichier
Ouvre le fichier pour l'afficher en lecture seule dans le programme associé.
Modifier fichier
Ouvre le fichier sélectionné pour le modifier dans le programme associé.
Ajouter fichiers
Permet d'ajouter des fichiers au document.
Remplacer fichier
Permet de remplacer le fichier actuellement sélectionné par un nouveau fichier.
Supprimer fichier
Permet de supprimer le fichier actuel du document.
987
987
Référence
Bloquer le document
Avant d'intervenir sur un document, il est nécessaire de le bloquer (verrouiller) pour empêcher
tout autre utilisateur de le modifier simultanément. D'autres utilisateurs Therefore™ peuvent
consulter un document verrouillé, mais en mode de lecture seule uniquement. Tant que des
modifications sont apportées, le document réside dans la boîte de réception locale de l'utilisateur.
Le fait de supprimer le document de la boîte de réception entraîne l'annulation de toutes les
modifications éventuelles. Un administrateur peut surveiller les documents verrouillés et, si
nécessaire, contourner ce verrouillage (à savoir, forcer le déverrouillage sans mémorisation). Ce
cas s'applique, par exemple, lorsqu'un utilisateur verrouille un document, mais se voit forcé de
quitter le système Therefore™ à cause d'une panne de courant.
Mémoriser
La sélection de cette icône entraîne l'affichage d'une liste déroulante contenant les options
Mémoriser et Libérer le document. Mémoriser mémorise une nouvelle version du document,
tandis que Libérer le document annule simplement les modifications et conserve la version en
cours.
Actualiser
Actualise le document actuellement affiché. Vous pouvez également appuyer sur la touche F5.
Données d'index
Permet de modifier les données d'index du document.
Signature Therefore™
Affiche des informations associées à la signature Therefore™.
Nouvelle tâche
Ouvre la boîte de dialogue Nouvelle tâche, dans laquelle l'utilisateur peut créer des tâches et les
assigner à d'autres utilisateurs.
Démarrer workflow
Démarre une nouvelle instance de workflow associée aux documents sélectionnés. L'utilisateur
peut sélectionner le workflow approprié dans la liste des workflows liés à la catégorie qui
s'affiche.
Lier à...
Lie ce dossier aux instances de workflow qui vous sont assignées.
Taille par défaut (option réservée aux images affichées au format JPEG)
Rétablit le facteur de zoom par défaut.
Page précédente
Permet d'atteindre la page précédente du document.
Page suivante
Permet d'atteindre la page suivante du document.
Première page
Permet d'atteindre la première page du document (le premier fichier du volet Imagettes).
Dernière page
Permet d'atteindre la dernière page du document (le dernier fichier du volet Imagettes).
Atteindre la page
Ouvre une boîte de dialogue permettant d'indiquer la page à atteindre.
Imagettes
Permet d'afficher ou de masquer le volet Imagettes.
Détails
Permet d'afficher ou de masquer le volet Détails document.
Historique/Liens
Permet d'afficher ou de masquer le volet Historique document/Liens.
Barre d'état
Permet d'afficher ou de masquer la barre d'état.
989
989
Référence
Il est possible d'ajouter des notes et d'autres informations aux fichiers TIFF à l'aide des outils
d'annotation. Notez que l'onglet Annotations n'est pas visible lorsque le fichier n'est pas au
format TIFF. Reportez-vous au didacticiel consacré à la configuration requise.
Texte
Une case de texte « flottante » permettant d'ajouter du texte à la page s'affiche.
Crayon
Dessinez une ligne à main levée (1. clic gauche, 2. dessiner, 3. relâcher).
Flèche
Dessinez une ligne se terminant par une pointe de flèche (1. clic gauche, 2. dessiner, 3. relâcher).
Surbrillance
Dessinez un rectangle de surbrillance translucide (1. clic gauche pour définir l'angle supérieur, 2.
faire glisser pour définir le rectangle, 3. relâcher pour définir l'angle inférieur). La couleur de
surbrillance par défaut est le jaune, mais il est possible de la modifier par le biais des propriétés de
l'élément.
Rectangle
Dessinez un rectangle vide en procédant comme pour un rectangle de surbrillance. Modifiez la
bordure et le remplissage par le biais des propriétés de l'élément.
Ellipse
Tracez une ellipse vide (1. clic gauche pour définir le centre, 2. faire glisser pour définir le rayon
majeur). La direction de glissement définit le rapport entre l'axe majeur et l'axe mineur. Faites
glisser la souris à 45 degrés, et vous tracez un cercle. Modifiez la bordure et le remplissage par le
biais des propriétés de l'élément.
Popup texte
Permet de masquer le texte dans un popup. Cliquez sur le point d'ancrage, et la case s'ouvre (1.
clic gauche pour définir le point d'ancrage).
Timbre
Ouvre une boîte de dialogue de recherche permettant à l'utilisateur de sélectionner un fichier au
format BMP à superposer à l'image.
Sélection
Si cette option est activée, utilisez le bouton gauche de la souris pour sélectionner une
annotation existante et le bouton droit pour ouvrir la fenêtre des propriétés de l'annotation. Une
fois sélectionnées, les annotations peuvent être déplacées, redimensionnées ou supprimées.
Afficher annotations
Si cette option est activée, les annotations de page sont affichées, auquel cas les icônes de la
barre d'outils d'annotation sont disponibles. Dans le cas contraire, l'affichage des annotations est
désactivé et les icônes de la barre d'outils sont grisées.
14.2.2.4 Workflow
Elément précédent
Affiche la tâche de workflow précédente de la liste de résultats.
Elément suivant
Affiche la tâche de workflow suivante de la liste de résultats.
Traiter/terminer tâche
Traite la tâche de workflow en cours en sélectionnant une option de traitement.
Données d'index
Permet de modifier les données d'index du document.
Déléguer
Permet de déléguer l'instance de workflow à un autre utilisateur (requiert la permission « Déléguer
l'instance »).
Supprimer
Les utilisateurs qui disposent des droits appropriés peuvent supprimer une instance.
Ajouter fichier
Mémorise un nouveau fichier dans Therefore™ et le lie à l'instance de workflow en cours.
Effacer erreurs
Efface toutes les erreurs de workflow relatives aux instances sélectionnées.
Seuls les utilisateurs qui disposent de la permission Opérateur sont autorisés à effacer les
erreurs.
Réclamer
Permet de réclamer une instance de workflow.
Refuser
Permet de refuser une instance de workflow, qui est alors renvoyée à son propriétaire précédent.
Historique
Affiche l'historique du workflow.
Réacheminer
Réachemine l'instance de workflow (requiert la permission « Opérateur »).
991
991
Référence
14.2.2.4.1 Déléguer
Si vous sélectionnez le bouton d'option d'action Déléguer, puis que vous cliquez sur le bouton OK
de la tâche, la boîte de dialogue Choisir utilisateurs / groupes afin de leur déléguer
l'instance s'affiche. Vous pouvez assigner un utilisateur ou un groupe à la tâche.
Domaine
Sélectionnez le domaine.
Type Objet
· Utilisateur
· Groupes
· Utilisateurs et groupes
Recherche par
Champ de saisie destiné aux critères de
recherche du nom d'affichage ou à une
recherche basée sur des caractères
génériques.
Liste
Liste d'utilisateurs et de groupes Active
Directory à sélectionner.
Choix -->
Utilisateur ou groupe auquel sera assignée la
tâche.
14.2.2.4.2 Réacheminer
Les utilisateurs auxquels a été assignée la permission de sécurité Opérateur sont autorisés à
réacheminer les instances de workflow actives. Une tâche active peut être réacheminée vers une
autre tâche du processus de workflow. La boîte de dialogue Instance envoyée à s'affiche. La
liste déroulante Envoyer à recense toutes les tâches vers laquelle peut être réacheminée la
tâche actuelle. Tous les utilisateurs auxquels peut être assignée la nouvelle tâche sont affichés
dans la liste déroulante Assigné à. Il incombe à l'opérateur chargé du workflow de sélectionner un
utilisateur ou un groupe auquel assigner la tâche. Une fois l'opération terminée, cliquez sur le
bouton OK. Une case à cocher supplémentaire est associée aux workflows parallèles :
Supprimer toutes les autres variables d'instance de workflow actives. Lorsqu'elle est
cochée, toutes les variables restantes sont supprimées lors du réacheminement du workflow.
Il est indispensable que les utilisateurs qui réacheminent des instances dans un workflow
parallèle connaissent la structure de celui-ci. Ils doivent également comprendre le
fonctionnement des variables dans un workflow parallèle. Pour plus d'informations,
consultez le Guide de l'administrateur.
Les événements produits par une instance de workflow sont automatiquement consignés par le
système Therefore™. Pour afficher les informations historiques associées à une instance
sélectionnée, cliquez sur Affiche historique dans le menu du ruban ou cliquez avec le bouton
droit de la souris sur l'instance et sélectionnez Affiche historique.
Date
Date et heure de l'événement.
Tâche
Nom de la tâche traitée.
Utilisateur
Utilisateur qui a lancé l'événement.
Info
Description de l'événement.
993
993
Référence
14.2.2.5 Tâches
Tâche précédente
Active la tâche précédente dans la liste des tâches de l'utilisateur.
Tâche suivante
Active la tâche suivante dans la liste des tâches de l'utilisateur.
En cours
Si cette icône est affichée en surbrillance, un utilisateur a démarré la tâche, mais ne l'a pas
terminée.
Différées
Si cette icône est affichée en surbrillance, l'utilisateur ne peut pas manipuler la tâche à l'heure
actuelle.
Terminées
Si cette icône est affichée en surbrillance, la tâche est terminée.
Révoquées
Si cette icône est affichée en surbrillance, le créateur de la tâche a effacé l'utilisateur de la liste
des utilisateurs assignés. Dans ce cas de figure, la tâche est libellée terminée et transférée dans
la liste Terminé de l'utilisateur.
Outre le volet d'affichage principal, l'interface utilisateur comporte trois volets personnalisables,
que vous pouvez réduire ou supprimer.
995
995
Référence
Informations document
Affiche des informations internes sur le document
Therefore™.
Index
Affiche les données d'index du document et permet
d'accéder directement à la boîte de dialogue de
champs d'index à des fins de modification.
Information fichier
Affiche des informations sur la page ou, dans le cas
d'un document multipage, les pages sélectionnées.
997
997
Référence
Création de document
Si des liens ont été définis pour créer des documents à
partir de profils de gabarit, ils sont affichés.
Traiter/terminer tâche
Affiche les options dont dispose l'utilisateur pour
poursuivre le processus de workflow. Il est également
possible d'accéder à ces options en cliquant sur le bouton
Traiter/terminer tâche dans le menu du ruban.
Informations supplémentaires
Zone de texte dans laquelle l'utilisateur peut ajouter des
informations complémentaires.
Détails d'instance
Affiche des informations sur l'instance de workflow en
cours, notamment des détails concernant les instances
contenant des erreurs.
Le volet Objets liés recense tous les objets liés à un document. Les icônes identifient les types
d'objets liés et le texte indique le nom de chaque objet lié.
Cette barre d'outils est similaire à la barre d'outils d'accès rapide de Therefore™ Web Navigator.
14.3.1 Fichier
Nouveau
Permet de créer un dossier.
999
999
Référence
Ouvrir
Permet d'ouvrir un dossier existant.
Supprimer...
Permet de supprimer le dossier actuel et de le transférer dans votre corbeille.
Fermer dossier
Ferme le dossier actuellement ouvert pour interdire toute autre modification.
Exporter...
Permet d'exporter tous les documents que contient le dossier actuel vers le système de fichiers.
Les documents sont subdivisés en fichiers distincts.
Envoyer...
Permet d'envoyer tous les documents que contient le dossier actuel par e-mail. Les documents
sont subdivisés en fichiers distincts.
Imprimer...
Imprime les documents d'un dossier.
Sécurité...
Permet de gérer les permissions associées au dossier actuellement ouvert.
Options
Permet de configurer les options de l'application.
Quitter
Ferme l'application.
14.3.1.1 Options
Les menus du ruban permettent d'accéder aux principales fonctions d'un programme. Double-
cliquer sur l'onglet Accueil réduit le menu, auquel vous pouvez néanmoins accéder par le biais d'un
clic simple de souris. Il suffit de double-cliquer à nouveau pour rétablir le menu.
Les menus du ruban permettent d'accéder aux principales fonctions d'un programme. Double-
cliquer sur l'onglet Accueil réduit le menu, auquel vous pouvez néanmoins accéder par le biais d'un
clic simple de souris. Il suffit de double-cliquer à nouveau pour rétablir le menu.
Dossier précédent
Accède au dossier précédent dans la liste de résultats en cours.
Dossier suivant
Accède au dossier suivant dans la liste de résultats en cours.
Recherche rapide
Vous pouvez effectuer une recherche texte intégral en entrant une chaîne de texte à rechercher.
Par défaut, la recherche comprend toutes les catégories dans laquelle la recherche en texte
intégral a été activée et la troncature est active. Vous pouvez modifier ces paramètres dans
Recherche avancée et désactiver la troncature par défaut dans les options de Therefore™
Navigator.
Contenu du document
Si cette case est cochée, le contenu du document est affiché dans la liste de résultats.
Données d'index
Si cette case est cochée, les données d'index sont affichées dans la liste de résultats.
Recherche avancée
Ouvre la boîte de dialogue associée à une recherche en texte intégral.
En-tête du dossier
Ouvre la fenêtre d'en-tête du dossier et modifie les données d'en-tête.
Supprimer documents
Efface les documents sélectionnés du dossier et les place dans votre corbeille.
Afficher
Modifie le mode d'affichage de la liste de résultats.
Afficher
Ouvre les documents sélectionnés.
Exporter
Permet d'exporter les documents sélectionnés dans un système de fichiers. Si vous cliquez sur la
flèche, l'option de menu se développe et comprend une option Envoyer qui permet d'envoyer par
e-mail les documents.
Sécurité
Définit les droits d'accès au document sélectionné.
1001
1001
Référence
Historique
Affiche l'historique du document sélectionné.
Nouvelle tâche
Démarre une nouvelle tâche associée au dossier.
Démarrer workflow
Démarre un nouveau workflow associé au dossier.
Lier à...
Lie ce dossier aux instances de workflow qui vous sont assignées.
Elément précédent
Accède à la tâche de workflow précédente dans la boîte de réception de l'utilisateur.
Elément suivant
Accède à la tâche de workflow suivante dans la boîte de réception de l'utilisateur.
Traiter/terminer tâche
Affiche une liste déroulante d'options permettant de poursuivre le processus de workflow.
Déléguer
S'il dispose des permissions appropriées, un utilisateur peut déléguer une tâche à un autre
utilisateur.
Supprimer
Les utilisateurs qui disposent des droits appropriés peuvent supprimer une instance.
Ajouter fichier
Mémorise un nouveau fichier dans Therefore™ et le lie à l'instance de workflow en cours.
Réclamer
Cette option n'est disponible que si un utilisateur ouvre une instance sans la réclamer.
Renvoyer
Un utilisateur peut refuser une instance réclamée dans un groupe. L'instance est alors renvoyée
au groupe.
Afficher historique
Affiche une représentation graphique de l'historique du workflow.
Réacheminer
Les utilisateurs auxquels a été assignée la permission de sécurité Opérateur sont autorisés à
réacheminer les instances de workflow actives.
14.3.2.3 Tâches
L'interface utilisateur se compose de volets que vous pouvez déplacer, redimensionner, réduire ou
supprimer. Ils sont configurés comme dans Therefore™ Web Viewer.
1003
1003
Référence
14.3.4.3 Aperçu
Le volet Historique du dossier indique l'historique des versions et contient les informations
suivantes : date, auteur des modifications et résultat.
http://nom du serveur/TWA/TheGetDoc.aspx?CtgryNo=X&NomChamp1=valeur du
filtre&NomChamp2=valeur du filtre
Si la recherche ne renvoie qu'un seul élément, il est automatiquement ouvert dans Web
Viewer. Dans le cas contraire, la liste de résultats s'affiche dans Web Navigator.
http://nom du serveur/TWA/TheGetDoc.aspx?fulltext=true&fulltextfilter=valeur
Vous pouvez spécifier la catégorie concernée par la recherche en texte intégral (depuis
Therefore 2015) :
http://nom du serveur/TWA/Client/thegetdoc.aspx?
fulltext=true&fulltextfilter=test&CtgryNo=11
Vous pouvez également définir d'autres catégories en séparant les numéros de catégorie à
l'aide d'une virgule (depuis Therefore 2015) :
http://nom du serveur/TWA/Client/thegetdoc.aspx?
fulltext=true&fulltextfilter=test&CtgryNo=11,12
http://nom du serveur/TWA/TheGetDoc.aspx?
CreateNew=true&CaseDefNo=xx&NomChamp1=valeur du filtre&NomChamp2=valeur du filtre
http://nom du serveur/TWA/TheGetDoc.aspx?
CreateNew=true&CaseDefNo=xx&NomChamp1=valeur du filtre&NomChamp2=valeur du filtre
1005
1005
Référence
http://nom du serveur/TWA/TheGetDoc.aspx?CtgryNo=xx&NomChamp1=valeur du
filtre&NomChamp2=valeur du filtre...
http://nom du serveur/TWA/theGetDoc.aspx?fulltext=true&fulltextfilter=chaîne
http://nom du serveur/TWA/TheGetDoc.aspx?CtgryNo=X&Index1=Valeur1&Index2=Valeur2
Remplacez X par le numéro de la catégorie, Index1, Index2, etc. par le nom de colonne réel
du champ d'index et Valeur1, Valeur2, etc. par les valeurs recherchées. Si un seul document
est détecté, il est ouvert dans Viewer.
http://nom du serveur/TWA/Viewer.aspx?DocNo=X
http://nom du serveur/TWA/Viewer.aspx?TaskNo=X
http://nom du serveur/TWA/Viewer.aspx?InstanceNo=X
OU
http://nom du serveur/TWA/TheGetDoc.aspx?ProcessNo=X
Remplacez X par l'ID du workflow. Si la recherche ne renvoie qu'un seul élément, il est
automatiquement ouvert dans Web Viewer. ProcessNo doit correspondre à l'ID du workflow
sur lequel porte la recherche ou à « all », qui recense tous les processus. Si la recherche ne
renvoie qu'un seul élément, il est automatiquement ouvert dans Viewer.
http://nom du serveur/TWA/Client/thegetdoc.aspx?ProcessNo=all
Si la recherche ne renvoie qu'un seul élément, il est automatiquement ouvert dans Web
Viewer.
1007
1007
Référence
15 Ligne de commande
.
15.1 Therefore™ Navigator
Commande Résultat Commentaires
TheNavigator Ouvre l'application.
-nosplash Aucun écran d'accueil ne
s'affiche.
-cat:<nom de catégorie> Affiche une liste de résultats Pas d'espace entre : et
associée à tous les documents <nom de catégorie> et
de la catégorie. placez le nom de la catégorie
entre guillemets ("") s'il
contient des espaces.
-catno:<numéro de catégorie> Affiche une liste de résultats Pas d'espace entre : et
associée à tous les documents <numéro de catégorie>.
de la catégorie.
-case:<nom du dossier> Affiche une liste de résultats Pas d'espace entre : et <nom du
associée à tous les dossiers de la dossier> et placez le nom du
définition de dossier. dossier entre guillemets ("")
s'il contient des espaces.
-caseno:<numéro du dossier> Affiche une liste de résultats Pas d'espace entre : et
associée à tous les dossiers de la <numéro du dossier>.
définition de dossier.
-createnew Ouvre un formulaire Therefore™ Doit être utilisée en
directement sans démarrer conjonction avec une autre
Therefore™ Navigator. commande pour spécifier
l'élément à ouvrir. Exemples :
-CreateNew - CatNo:10 (affiche
une boîte de dialogue vide
pour la catégorie/le
formulaire 10)
-CreateNew - CaseNo:10
(affiche une boîte de dialogue
vide pour le dossier/le
formulaire 10)
-CreateNew -CatNo:10 -
fieldnamevalue:Quantité;20
(affiche une boîte de
dialogue vide pour la
catégorie/le formulaire 10, le
champ "Quantité" étant
défini sur 10)
1009
1009
Référence
1011
1011
Ressources complémentaires
Ressources complémentaires
Cliquez ici pour accéder à des guides Therefore™ complémentaires (en anglais) consacrés aux
connecteurs aux logiciels tiers, ainsi qu'à d'autres sujets avancés.
Rubriques disponibles :
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