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Table des matières
Didacticiels
1. Case Manager
...........................................................................................................8
1.1 ..............................................................................................................................
Ajout de fichiers à un dossier 8

1.2 ..............................................................................................................................
Procédure de recherche en texte intégral dans un dossier 8

1.3 ..............................................................................................................................
Création de documents basés sur un dossier 9

1.4 ..............................................................................................................................
Exportation et envoi de dossiers ou de documents associés à un dossier 11

1.5 ..............................................................................................................................
Fermeture d'un dossier 12

2. Capture
...........................................................................................................14
Client
2.1 ..............................................................................................................................
Création ou modification d'un profil de capture 14

2.2 ..............................................................................................................................
Capture et enregistrement de documents 25

2.3 ..............................................................................................................................
Définition de données d'index pour un lot de documents entier 29

2.4 ..............................................................................................................................
Ajout de pages à un document Therefore™ existant 30

2.5 ..............................................................................................................................
Reconnaissance OCR ad-hoc 32

2.6 ..............................................................................................................................
Changement de scanner 33

2.7 ..............................................................................................................................
Lots et groupes 34

2.8 ..............................................................................................................................
Répertoires observés 34

2.9 ..............................................................................................................................
Comment signer un document PDF 37

3. Console
...........................................................................................................40
3.1 .............................................................................................................................. 40
Historique
3.2 ..............................................................................................................................
Identification des utilisateurs connectés 43

3.3 ..............................................................................................................................
Vérification de l'intégrité des documents 44

3.4 ..............................................................................................................................
Réparation de documents erronés 45

3.5 ..............................................................................................................................
Suppression de documents erronés 46

3.6 ..............................................................................................................................
Restauration de documents supprimés de Navigator 47

4. Document
...........................................................................................................48
Loader
4.1 ..............................................................................................................................
Importation d'un lot de fichiers à partir d'un fichier de données 48

4.2 ..............................................................................................................................
Migration d'un lot de fichiers à partir d'une structure arborescente 59

5. Export
...........................................................................................................69
Utility
5.1 ..............................................................................................................................
Création d'un profil 69

5.2 ..............................................................................................................................
Exportation de documents 70

6. Intégration
...........................................................................................................71
à eCopy® PDF Pro Office
6.1 ..............................................................................................................................
Mémorisation de documents dans Therefore™ 71

6.2 ..............................................................................................................................
Recherche et modification de documents dans Therefore™ 72

7. Intégration
...........................................................................................................76
avec les applications Microsoft
7.1 ..............................................................................................................................
Explorateur Microsoft® Windows® 76
7.2 ..............................................................................................................................
Microsoft® Office 81

7.3 ..............................................................................................................................
SharePoint® 2010 85

8. Applications
...........................................................................................................91
Therefore™

8.1 ..............................................................................................................................
Therefore™ Mobile App 91

9. Navigator
...........................................................................................................122
9.1 ..............................................................................................................................
Ajout de pages à un document existant 122

9.2 ..............................................................................................................................
Configuration de l'affichage Favoris 123

9.3 ..............................................................................................................................
Configuration des listes de résultats associées aux workflows 126

9.4 ..............................................................................................................................
Création de document 128

9.5 ..............................................................................................................................
Recherche multicatégories par données d'index 132

9.6 ..............................................................................................................................
Modification des données d'index 136

9.7 ..............................................................................................................................
Exportation de documents 138

9.8 ..............................................................................................................................
Recherche et réclamation de tâches de workflow 139

9.9 ..............................................................................................................................
Liaison de documents 140

9.10 ..............................................................................................................................
Recherche et affichage de rapports 142

9.11 ..............................................................................................................................
Restauration de documents ou de dossiers supprimés 146

9.12 ..............................................................................................................................
Mémorisation de fichiers électroniques 149

9.13 ..............................................................................................................................
Recherche de documents ou de dossiers 151

9.14 ..............................................................................................................................
Calcul de la somme des champs monétaires 161

9.15 ..............................................................................................................................
Tâches Therefore™ 162

9.16 ..............................................................................................................................
Mode hors ligne activé 164

10. PDF ...........................................................................................................168


Printer
10.1 ..............................................................................................................................
Intégration via Therefore™ PDF Printer 168

11. Viewer
...........................................................................................................169
11.1 ..............................................................................................................................
Signature numérique d'un document 169

11.2 ..............................................................................................................................
Signature d'un document via une plateforme DTM 170

11.3 ..............................................................................................................................
Ajout et suppression de fichiers 172

11.4 .............................................................................................................................. 173


Annotations
11.5 ..............................................................................................................................
Création de document 174

11.6 ..............................................................................................................................
Modification de documents 175

11.7 ..............................................................................................................................
Exportation et envoi de documents 176

11.8 ..............................................................................................................................
Recherche de documents 177

11.9 ..............................................................................................................................
Affichage et modification des données d'index 178

11.10 ..............................................................................................................................
Affichage de l'historique des versions 181

11.11 ..............................................................................................................................
Workflow Therefore™ 182

12. Solution
...........................................................................................................187
Designer
12.1 ..............................................................................................................................
Présentation de la création de système 187

12.2 ..............................................................................................................................
Objet Therefore 187

12.3 ..............................................................................................................................
Objet Serveur 201

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12.4 .............................................................................................................................. 201
Création
12.5 .............................................................................................................................. 329
Workflow
12.6 .............................................................................................................................. 361
Intégrations

12.7 .............................................................................................................................. 395


Stockage

13. Web...........................................................................................................416
Navigator
13.1 ..............................................................................................................................
Mémorisation de fichiers électroniques 416

13.2 ..............................................................................................................................
Recherche de documents ou de dossiers 416

13.3 ..............................................................................................................................
Recherche multicatégories par données d'index 416

13.4 ..............................................................................................................................
Nouveau document Therefore™ basé sur un modèle Microsoft Office 416

13.5 ..............................................................................................................................
Tâches Therefore™ 416

13.6 ..............................................................................................................................
Modification des données d'index 416

13.7 ..............................................................................................................................
Recherche et réclamation de tâches de workflow 416

13.8 ..............................................................................................................................
Exportation de documents depuis la liste de résultats 416

13.9 ..............................................................................................................................
Liaison de documents 418

13.10 ..............................................................................................................................
Fin de session 418

13.11 ..............................................................................................................................
Restauration de documents ou de dossiers supprimés 419

13.12 ..............................................................................................................................
Recherche et affichage de rapports 419

14. Web...........................................................................................................420
Case Manager
14.1 ..............................................................................................................................
Ajout de fichiers à un dossier 420

14.2 ..............................................................................................................................
Exécution d'une recherche en texte intégral 420

14.3 ..............................................................................................................................
Création de tâches Therefore™ associées aux dossiers 420

14.4 ..............................................................................................................................
Exportation et envoi de dossiers ou de documents associés à un dossier 421

14.5 ..............................................................................................................................
Fermeture d'un dossier 421

15. Web...........................................................................................................422
Viewer
15.1 ..............................................................................................................................
Affichage et modification des données d'index 422

15.2 ..............................................................................................................................
Historique de contrôle de la version 422

15.3 ..............................................................................................................................
Modification de documents 422

15.4 .............................................................................................................................. 423


Annotations
15.5 ..............................................................................................................................
Ajout et suppression de fichiers 424

15.6 ..............................................................................................................................
Téléchargement et envoi d'un document 424

Référence
1. Case...........................................................................................................426
Manager
1.1 .............................................................................................................................. 426
Fichier
1.2 ..............................................................................................................................
Menus du ruban 427

1.3 ..............................................................................................................................
Barre d'outils d'accès rapide 431

1.4 ..............................................................................................................................
Volets de l'interface utilisateur 431

2. Capture
...........................................................................................................434
Client
2.1 .............................................................................................................................. 435
Fichier
2.2 ..............................................................................................................................
Barre d'outils Accès rapide 441

2.3 ..............................................................................................................................
Menu du ruban 441

2.4 ..............................................................................................................................
Affichage Détails document 472

2.5 ..............................................................................................................................
Ligne de commande 476

3. Console
...........................................................................................................477
3.1 ..............................................................................................................................
Migrate View (Affichage de migration) 477

3.2 .............................................................................................................................. 477


Affichages
3.3 .............................................................................................................................. 480
Menu

4. Document
...........................................................................................................500
Loader
4.1 .............................................................................................................................. 500
Configuration

5. Export
...........................................................................................................504
Utility

6. Intégration
...........................................................................................................505
6.1 ..............................................................................................................................
Integration with eCopy® ShareScan® 505

6.2 ..............................................................................................................................
Configuration requise 505

6.3 ..............................................................................................................................
Installation et configuration 506

6.4 ..............................................................................................................................
Archivage dans Therefore™ 509

6.5 ..............................................................................................................................
Intégration via Therefore™ PDF Printer 512

6.6 ..............................................................................................................................
Microsoft® Office 514

6.7 ..............................................................................................................................
Microsoft® Outlook® 515

7. MFP...........................................................................................................517
Scan 4.2
7.1 ..............................................................................................................................
Configuration requise 517

7.2 ..............................................................................................................................
Installation et configuration 521

7.3 ..............................................................................................................................
Mise à niveau de la version 525

7.4 ..............................................................................................................................
Numérisation et archivage dans Therefore™ 526

8. MFP...........................................................................................................536
Print
8.1 ..............................................................................................................................
Configuration requise 536

8.2 ..............................................................................................................................
Connexion approuvée 536

8.3 ..............................................................................................................................
Impression à partir de Therefore™ 537

8.4 ..............................................................................................................................
Systèmes à plusieurs locataires 541

9. Application
...........................................................................................................542
Therefore™ Mobile
9.1 ..............................................................................................................................
Installation et configuration 543

9.2 ..............................................................................................................................
Modes et paramètres 543

10. Legal
...........................................................................................................555

11. Navigator
...........................................................................................................556
11.1 .............................................................................................................................. 556
Fichier
11.2 ..............................................................................................................................
Menus du ruban 569

11.3 ..............................................................................................................................
Barre d'outils Accès rapide 598

11.4 ..............................................................................................................................
Volets de l'interface utilisateur 601

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12. Solution
...........................................................................................................614
Designer
12.1 ..............................................................................................................................
Objet Therefore 614

12.2 ..............................................................................................................................
Objet Serveur 639

12.3 .............................................................................................................................. 643


Création
12.4 .............................................................................................................................. 761
Workflow
12.5 .............................................................................................................................. 817
Intégrations
12.6 .............................................................................................................................. 864
Réplication/synchronisation
12.7 .............................................................................................................................. 874
Stockage
12.8 .............................................................................................................................. 898
Menu
12.9 ..............................................................................................................................
Barre d'outils 904

13. Viewer
...........................................................................................................905
13.1 ..............................................................................................................................
Onglet Application 906

13.2 .............................................................................................................................. 910


Exporter/Envoyer
13.3 ..............................................................................................................................
Barre d'outils Accès rapide 911

13.4 ..............................................................................................................................
Menus du ruban 911

13.5 ..............................................................................................................................
Volets d'affichage 935

13.6 ..............................................................................................................................
Paramètres de ligne de commande 942

14. Web...........................................................................................................944
Access
14.1 ..............................................................................................................................
Web Navigator 944

14.2 ..............................................................................................................................
Web Viewer 984

14.3 ..............................................................................................................................
Web Case Manager 999

14.4 ..............................................................................................................................
Actions à exécuter par le biais d'URL 1005

15. Ligne
...........................................................................................................1008
de commande
15.1 ..............................................................................................................................
Therefore™ Navigator 1008

15.2 ..............................................................................................................................
Therefore™ Viewer 1009

15.3 ..............................................................................................................................
Therefore™ Case Manager 1009

15.4 ..............................................................................................................................
Therefore™ Capture Client 1010

15.5 ..............................................................................................................................
Therefore™ Document Loader 1010

15.6 ..............................................................................................................................
Therefore ™ Export Utility 1010

15.7 ..............................................................................................................................
Command line utility 1011

Ressources complémentaires

Mentions légales
Didacticiels

Didacticiels

77
Didacticiels

1. Case Manager
1.1 Ajout de fichiers à un dossier
Cette fonctionnalité est similaire à Therefore™ Navigator.

1.2 Procédure de recherche en texte intégral dans un


dossier
Si les catégories gèrent la recherche fulltexte (réglage par défaut), Therefore™ Case Manager
vous permet de rechercher les documents contenant des chaînes de texte déterminées au sein du
dossier actuellement ouvert.

Comment exécuter une recherche fulltexte dans un dossier ?

1. Il suffit d'entrer la chaîne de recherche et d'appuyer sur la touche Entrée. Cochez la case
Contenu du document pour effectuer la recherche dans le contenu d'un document, la case
Données de l'index pour inclure également les données d'index du document.

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Didacticiels

2. Pour limiter la recherche à des catégories déterminées ou configurer les paramètres avancés,
cliquez sur Recherche avancée. Vous pouvez y définir les paramètres de troncature et activer
l'affichage du contexte dans la liste de résultats.

· Toutes les recherches fulltexte exécutées dans le cadre de la session en cours sont
répertoriées sous l'objet de recherche. Cliquez dessus pour les récupérer.
· Pour désactiver la troncature par défaut, désélectionnez-la dans les options de
Therefore™ Navigator.

3. Une liste de résultats contenant les documents correspondants s'affiche alors. Cliquez sur un
document pour l'ouvrir.

1.3 Création de documents basés sur un dossier


Comment un utilisateur Therefore™ peut-il créer un document Microsoft® Office basé
sur un dossier Therefore™ ?

Cette fonction nécessite un gabarit (modèle) Microsoft Office et un profil de gabarit


qui mappe les données d'index sur les contrôles ou cellules du gabarit.

99
Didacticiels

1. Cliquez sur le bouton Gabarits dans le menu du ruban. Les gabarits associés au dossier et pour
lesquels vous disposez d'une permission de lecture s'affichent dans la liste déroulante.
Sélectionnez le gabarit approprié.

2. Le gabarit s'affiche alors dans Microsoft Office et les valeurs d'index mappées extraites du
dossier sélectionné sont automatiquement insérées. Vous pouvez ensuite modifier et traiter le
document en fonction de vos besoins.

· Vous pouvez également configurer un profil d'indexation de sorte à autoriser un


utilisateur à mémoriser ce document en tant que nouveau document dans Therefore™.
· Vous pouvez également envoyer le document via Microsoft® Outlook®.

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Didacticiels

1.4 Exportation et envoi de dossiers ou de documents


associés à un dossier
Vous pouvez exporter ou envoyer des dossiers entiers ou uniquement les documents sélectionnés
dans la liste de résultats.

Comment exporter ou envoyer tous les documents d'un dossier ?

1. Cliquez sur l'onglet Therefore™ Case Manager et sélectionnez Exporter ou Envoyer.

2. Choisissez les paramètres de conversion, puis cliquez sur OK pour exporter ou envoyer les
documents du dossier.

· Pour n'exporter ou n'envoyer que certains documents du dossier, sélectionnez-les dans la


liste de résultats et choisissez Exporter ou Envoyer dans le menu du ruban.
· Vous pouvez également signer un document PDF avec un certificat personnel et
appliquer un horodatage externe.

11
11
Didacticiels

1.5 Fermeture d'un dossier


Il est possible de fermer un dossier pour interdire aux utilisateurs de continuer à le modifier. Si
besoin est, un administrateur peut également rouvrir un dossier.
Comment fermer un dossier ?

1. Cliquez sur l'onglet Therefore™ Web Case Manager et choisissez Fermer dossier.

2. Lorsqu'un dossier est fermé, une barre de notification s'affiche au-dessus de la liste de
résultats contenant les documents. Cette barre permet à un administrateur de rouvrir le
dossier.

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Didacticiels

Comment rouvrir un dossier ?

1. Les utilisateurs dotés des permissions Admin peuvent cliquer sur Rouvrir dans la barre de
notification située au-dessus de la liste de résultats contenant les documents pour rouvrir un
dossier. Pour plus d'informations concernant les permissions, reportez-vous au Guide de
l'administrateur.

Voir aussi

Fermeture/réouverture de plusieurs dossiers

13
13
Didacticiels

2. Capture Client
2.1 Création ou modification d'un profil de capture
Comment créer ou modifier un profil de capture ?

1. Cliquez sur Assistant profil... Sélectionnez un profil existant (à modifier) ou entrez un


nouveau nom relatif à la catégorie dans laquelle seront mémorisés les documents. Cliquez sur
le bouton Démarrage.

Pour supprimer un profil existant, sélectionnez-le dans la liste déroulante et cliquez sur
Supprimer.

14 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

2. L'assistant profil s'ouvre à la première page, Paramètres numérisation. Ces paramètres sont
automatiquement appliqués quel que soit le scanner utilisé pour numériser le document.
Configurez-les en fonction de vos besoins.

15
15
Didacticiels

3. Pour optimiser la qualité/taille des images, vous pouvez appliquer diverses options de
traitement des images à la page numérisée. Tentez d'appliquer une seule option à la fois et
testez les résultats. Évitez également de sélectionner des options d'image dont les effets
s'annulent mutuellement, telles que les filtres de rétrécissement et d'épaississement, par
exemple. Pour plus d'informations sur chaque paramètre, consultez Amélioration de l'image.

La fonction Supprimer l'asymétrie est prise en charge par la numérisation en couleur, mais
toutes les autres fonctions ne sont gérées que par la numérisation en noir et blanc.

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Didacticiels

4. Vous renseignez la boîte de dialogue suivante si la catégorie ou les données d'index doivent
être extraites d'un code à barres. Therefore™ prend en charge divers types de codes à barres
et autorise l'utilisation de plusieurs codes à barres sur une même page d'un document. Le
nombre de codes à barres est illimité, mais pour raisons pratiques, il est recommandé de ne
pas en utiliser plus de 10. Cliquez sur Nouveau, puis entrez un nom descriptif. Cliquez ensuite
sur Exemple et ouvrez un fichier contenant le code à barres. Cliquez deux fois sur le code à
barres. S'il est pris en charge, il est automatiquement identifié. Vous devez également indiquer
la page sur laquelle figure le code à barres, sa fréquence et son orientation sur la page. Pour
plus d'informations sur les autres paramètres et l'utilisation de la fonction de vérification,
reportez-vous à Définitions de code à barres.

La valeur d'un code à barres identifié est affichée au bas de la fenêtre Prévisualisation.
Appuyez sur Ctrl+C pour la copier.

17
17
Didacticiels

Si une page contient plusieurs codes à barres du même type, vous devez définir une zone
pour les distinguer.

18 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

5. Vous renseignez la boîte de dialogue suivante si la catégorie ou les données d'index doivent
être extraites du texte issu de l'image numérisée. Ces données permettent également de créer
des interruptions de document. Pour plus d'informations, reportez-vous à Zones ROC.

19
19
Didacticiels

6. Vous devez ensuite spécifier le mode d'identification des interruptions de document. Notez que
ces paramètres seront utilisés en conjonction avec toute interruption définie dans Zones ROC.

7. L'étape suivante consiste à définir le mode d'affectation de la catégorie et des données


d'index Therefore™. Pour plus d'informations, reportez-vous à Profil d'indexation.

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Didacticiels

Pour définir la catégorie et/ou les données d'index à partir d'informations extraites d'un
code à barres ou d'une reconnaissance optique de caractères (ROC), vous pouvez utiliser
un script. Pour plus d'informations, reportez-vous à Profil d'indexation.

21
21
Didacticiels

8. L'étape suivante permet de définir les paramètres Zoom sur zone, qui simplifient l'indexation
manuelle. Ainsi, lorsque le champ contenant le numéro de facture est sélectionné, la vue
effectue automatiquement un zoom sur la zone où devrait figurer le numéro de facture. Vous
pouvez également ajouter un champ d'index à la vue détaillée du document.

22 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

9. L'étape suivante consiste à indiquer le format dans lequel seront mémorisées les images
numérisées. Pour que la reconnaissance optique de caractères (ROC) fonctionne
correctement, il est important de choisir la langue du texte du document. Vous pouvez
également spécifier les paramètres PDF (la signature du fichier PDF, par exemple).

10. En dernier lieu, si vous devez exécuter des fichiers DLL (Dynamic Link Libraries) à divers
stades du processus de capture d'un document, configurez-les sous AddIns et DLL utilisateur.
Cliquez sur OK pour mémoriser les paramètres.

23
23
Didacticiels

Vous définissez les permissions associées au profil de capture dans Therefore™ Solution
Designer.

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Didacticiels

2.2 Capture et enregistrement de documents


Comment capturer et mémoriser des documents ?

1. Avant de démarrer la numérisation d'un document, sélectionnez le profil de capture


correspondant et, le cas échéant, un paramètre de scanner. Pour capturer un document par
le biais d'une numérisation, cliquez sur Numériser. Pour capturer des documents
électroniques, cliquez sur Importer.

Lors de l'importation de documents, il est possible de spécifier si les documents doivent


être effacés après l'importation et si une interruption de document doit être définie après
chaque fichier.

2. Un lot est généré dans le volet de gauche. Chaque objet lot contient un ou plusieurs
documents, selon les paramètres d'interruption de document définis. Chaque document
contient une ou plusieurs pages. L'icône identifie les lots et documents actifs.

25
25
Didacticiels

3. Pour ajouter n'importe quel type de fichier électronique à un document, sélectionnez le


document, puis cliquez sur Ajouter fichier.

4. La nouvelle page apparaît sous l'objet document.

26 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

5. Pour ajouter des pages à document par le biais d'une numérisation, sélectionnez une page du
document et cliquez sur Numériser page simple. (Pour ajouter plusieurs pages, cliquez sur
Numériser plusieurs pages.)

27
27
Didacticiels

6. Pour ajouter d'autres documents au lot, utilisez les fonctions Numériser ou Importer. Notez
toutefois que si le profil que vous avez sélectionné ne spécifie pas d'interruption de document,
les pages sont ajoutées au document actuellement actif . Notez également que si vous
changez de profil de capture, un nouveau lot est généré. Le nombre de pages d'un document
est indiqué dans le titre de ce dernier. Pour modifier l'ordre des pages, il suffit de glisser-
déposer ces dernières.

28 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

7. Pour classer un document, Therefore™ requiert une catégorie et des données d'index. Vous
pouvez définir un profil de capture pour assigner automatiquement une catégorie et des
données d'index. L'icône indique que la catégorie et/ou les champs d'index obligatoires
n'ont pas été automatiquement définis. Pour définir manuellement la catégorie et/ou les
données d'index, cliquez sur le document. Le nom de la catégorie s'affiche alors en tant qu'en-
tête du document et l'icône est remplacée par l'icône . Lorsqu'une catégorie et des
données d'index obligatoires ont été assignées à tous les documents d'un lot, une coche verte
est affichée en regard de l'objet lot. Vous pouvez à présent mémoriser le lot dans Therefore™.
Pour ce faire, sélectionnez-le et cliquez sur Mémoriser le lot dans le menu.

2.3 Définition de données d'index pour un lot de


documents entier
L'affichage Détails document permet de définir les valeurs d'index pour tous les documents d'un lot
en une même opération.

29
29
Didacticiels

Comment définir les données d'index d'un lot ?

1. Cliquez sur un objet lot. L'affichage Détails document apparaît.

2. Pour définir les données d'index de tous les documents d'un lot, cliquez sur l'en-tête du champ
d'index et entrez la valeur requise. Celle-ci s'applique à tous les documents du lot.

2.4 Ajout de pages à un document Therefore™ existant


Capture Client peut être utilisé pour ajouter des pages à un document Therefore™ existant. Tout
d'abord, créez un document dans Capture Client, en numérisant ou en important des pages.
Ensuite, spécifiez la catégorie (il doit s'agir de la catégorie dans laquelle le document Therefore™
existant est enregistré). Vous pouvez alors rechercher le document Therefore™ existant et
l'importer dans Capture Client. Le document Capture Client d'origine est fusionné au document
Therefore™ existant et les données d'index sont empruntées au document existant. Une fois ce
document fusionné enregistré, il devient la nouvelle version du document Therefore™.

30 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

Comment ajouter des pages à un document déjà enregistré dans Therefore™ ?

1. Numérisez ou importez les pages à ajouter. Définissez la catégorie du document à faire


correspondre au document Therefore™ existant. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le
document et sélectionnez la commande Ajouter à un document existant.

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Didacticiels

2. Therefore™ Navigator s'ouvre et une boîte de dialogue de requête associée à la catégorie


assignée s'affiche. Entrez les critères de recherche et cliquez sur Trouve. Dans la liste des
résultats, cliquez avec le bouton droit sur le document désiré et choisissez Envoie à Capture
Client.

3. Les pages supplémentaires sont ajoutées au document. Lorsque vous enregistrez dans
Therefore™, le document est enregistré en tant que nouvelle version du document Therefore™
existant.

2.5 Reconnaissance OCR ad-hoc


Capture Client propose une fonction de reconnaissance OCR ad-hoc. Une fois une image
numérisée, vous pouvez automatiquement renseigner un champ d'index à l'aide des informations
provenant de l'image.

Comment exécuter une reconnaissance OCR ad-hoc ?

1. Numérisez un document ou importez un fichier (TIFF) à partir d'un disque. L'image numérisée
s'affiche dans le volet droit de l'application Capture Client.

2. Ouvrez la fenêtre des données d'index de l'image numérisée.

3. Cliquez sur le champ d'index à renseigner à l'aide de la valeur OCR pour le sélectionner, soit,
dans le cas présent, Invoice Date.

4. Utilisez la fonction de zoom pour agrandir l'image afin de lire clairement la valeur.

5. Placez la souris dans le coin supérieur gauche de la valeur à reconnaître via OCR.

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Didacticiels

6. Maintenez enfoncée la touche CTRL et dessinez un rectangle autour de la valeur.

7. Une fois l'opération terminée, relâchez la souris.

8. La valeur est automatiquement insérée dans le champ d'index de la catégorie.

2.6 Changement de scanner


La première fois qu'un scanner est configuré dans Capture Client, l'utilisateur peut choisir le
driver. Le paramètre est alors mémorisé, pour que l'utilisateur ne soit pas obligé de sélectionner
le driver chaque fois qu'il lance le programme. Toutefois, cela signifie que si vous changez de
scanner, le driver mémorisé est utilisé avec la nouvelle unité. Dans ce cas, vous devez changer
de driver.

Comment changer de scanner ?

1. Cliquez sur le bouton de l'application et sélectionnez Options. Sous Paramètres du scanner,


supprimez le nom du driver existant.

2. Fermez Capture Client et vérifiez que le nouveau scanner est correctement connecté, et les
drivers, installés.

3. Ouvrez Capture Client.

4. La boîte de dialogue qui s'affiche recense tous les scanners pouvant être configurés pour
Capture Client.

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Didacticiels

5. Sélectionnez le scanner requis et cliquez sur OK.

6. Capture Client s'ouvre. Vous pouvez maintenant démarrer la numérisation.

2.7 Lots et groupes


Si un système Therefore™ est utilisé pour numériser un grand nombre de documents, un groupe
d'utilisateurs sera peut-être nécessaire pour traiter le lot. Dans ce type d'environnement, les
fonctions de numérisation, d'indexation et de vérification seront peut-être réparties entre
différents utilisateurs travaillant sur plusieurs postes de travail. Une fois la numérisation initiale
d'un lot terminée, celui-ci peut être déverrouillé pour permettre à un autre utilisateur de
s'approprier le lot et de finir le traitement. C'est pourquoi les documents traités par Capture Client
sont archivés sur volume partagé, et non sur le PC local de l'utilisateur. Le lot de documents est
ainsi à la disposition des utilisateurs travaillant sur d'autres systèmes physiques.

Lorsque la numération n'a pas lieu et seul l'indexage est nécessaire, aucune licence
Capture Client n'est nécessaire. C'est ce que l'on appelle le mode d'indexage (ou
indexation).

2.8 Répertoires observés


Capture Client permet de traiter des documents par le biais de répertoires observés. Il est possible
d'automatiser ce processus en utilisant le Planificateur de tâches de Windows® pour lancer
Capture Client à une heure donnée. Les documents sont alors automatiquement traités selon un
profile de capture défini et peuvent ensuite être enregistrés, automatiquement ou manuellement,
dans Therefore™. Il est également possible de déclencher le traitement en ouvrant Capture Client
à intervalles réguliers, en déterminant la fréquence d'interrogation des répertoires observés.

Comment configurer les répertoires observés dans Capture Client ?

1. Ouvrez Capture Client, cliquez sur le bouton d'application, puis sur Options.
Sélectionnez Répertoires observés.

· Si vous souhaitez déclencher le traitement par le biais du Planificateur de tâches de Windows®


(autrement dit, Capture Client est lancé avec des paramètres de ligne de commande),
sélectionnez Traiter les répertoires observés dans le cadre d'une tâche programmée
seulement.

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Didacticiels

· Pour déclencher le processus lorsqu'un utilisateur se sert de Capture Client (Capture Client est
lancé sans paramètres de ligne de commande), sélectionnez Toujours traiter les répertoires
observés. Dans ce cas, les répertoires observés sont contrôlés selon la fréquence
d'interrogation spécifiée.

Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter des répertoires. Définissez le profile de capture à
utiliser.

· Pour enregistrer automatiquement les documents au terme du traitement, cochez la case


Enregistrer automatiquement. Remarque : si des erreurs, telles que des erreurs
d'indexation, se produisent, les documents ne sont pas enregistrés et l'utilisateur peut les
vérifier la prochaine fois qu'il ouvre Capture Client.

Enfin, cochez la case Activé pour activer le répertoire observé.

2. Tout document placé dans le répertoire observé sera traité selon les paramètres définis. Dans
cet exemple, le traitement aura lieu une minute après l'ouverture de Capture Client par
l'utilisateur.

· Les administrateurs doivent définir les répertoires observés avec précaution car tous les
documents qu'ils contiennent sont automatiquement traités, puis supprimés.
· Chaque document figurant dans le répertoire observé est traité comme un document à
part entière dans Capture Client. Les documents comportant plusieurs pages doivent être
enregistrés au format TIFF multipage.
· Une seule instance de Capture Client peut s'exécuter sur le PC. Veillez donc à ce qu'une
instance ne soit pas déjà en cours d'exécution lorsque le Planificateur de tâches de
Windows® déclenche la tâche.
· Planificateur de tâches de Windows® : utilisez l'option Tâche de base et veillez à définir
les arguments appropriés, sans quoi Capture Client est lancé mais aucune action ne se
produit. Dans l'illustration ci-dessous, tous les répertoires observés sont traités (-
importall) et Capture Client est fermé au terme du traitement (-exit).

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2.9 Comment signer un document PDF


Capture Client permet de signer des documents PDF à l'aide d'un certificat personnel avant qu'ils
ne soient mémorisés dans Therefore™.

Comment signer un document PDF ?

1. La première étape de la procédure consiste à modifier le profil et à sélectionner le format de


stockage PDF. Dans la section Paramètres PDF, cochez également la case Signer avec
certificat personnel. Pour associer un horodatage externe à la signature, cochez la case
Appliquer horodatage externe.

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Didacticiels

Vous pouvez configurer le serveur d'horodatage externe à utiliser dans Solution Designer
dans les paramètres avancés. Développez le groupe Général et faites défiler la liste
jusqu'à Timestamp Server (serveur d'horodatage). Vous pouvez alors indiquer l'URL du
serveur et, le cas échéant, un mot de passe associé au serveur d'horodatage et un
utilisateur associé au serveur d'horodatage.

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2. Lorsqu'un utilisateur donné mémorise pour la première fois un document dans Therefore™, la
boîte de dialogue Sélectionner la signature s'ouvre. Sélectionnez l'ID numérique approprié
dans la liste déroulante ou cliquez sur le bouton Ajouter... pour ouvrir l'Assistant Importation
de certificat Microsoft®, dans lequel vous pouvez ajouter un nouveau certificat. Cliquez sur le
bouton OK pour terminer le processus et utiliser le certificat. Cette opération n'est requise
que lors de la première mémorisation d'un document, mais vous pouvez modifier le certificat
sous Options générales.

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3. Console
3.1 Historique
Console permet de contrôler les opérations effectuées par un utilisateur sur le système
Therefore™. Il demeure possible d'afficher certaines opérations utilisateur par le biais de l'afficheur
de messages, mais depuis Therefore™ 2009 R/2, vous disposez d'une fonction d'historique. Un
journal d'audit permanent est inscrit dans le fichier journal du système Therefore™ au fur et à
mesure que se produisent les événements. Lorsqu'un fichier journal actif atteint une limite définie,
il est mémorisé dans la catégorie Logfiles du système Therefore™.

L'historique permet de créer :

1. l'historique d'un utilisateur,


2. l'historique d'un document,
3. l'historique d'un workflow.

Comment utiliser la fonction d'historique ?

1. La première étape consiste à spécifier les événements à consigner. Vous utilisez à cet effet
l'onglet Journaux du serveur dans Solution Designer.

2. Via le menu Tools (Outils) de Therefore™ Console, sélectionnez Audit Log (Historique). La
première étape consiste à sélectionner les fichiers journaux à inclure dans la recherche. La
liste des fichiers journaux disponibles est déterminée par la plage de dates figurant au bas du
formulaire. Pour sélectionner plusieurs fichiers journaux, surlignez-les en maintenant enfoncée
la touche MAJ ou CTRL, puis cliquez sur l'une des cases à cocher pour indiquer leur inclusion.
Une fois les fichiers journaux requis sélectionnés, cliquez sur OK. Ce paramètre est
automatiquement mémorisé et sera conservé une fois l'application Console fermée.

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Pour effectuer une recherche dans les données journalisées les plus récentes, vous
devez (re)charger le journal actuel. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le
journal en cours, puis cliquez sur Reload current log (Recharger le journal actuel).

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3. Cliquez sur Log (Journal), puis sélectionnez Search (Rechercher). Une boîte de dialogue de
recherche s'affiche. Elle vous permet de filtrer les résultats de la recherche en fonction de
divers critères de recherche. Cliquez ensuite sur OK pour démarrer la recherche.

4. Les résultats de la recherche s'affichent sous forme de liste, que vous pouvez exporter au
format texte.

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3.2 Identification des utilisateurs connectés


Comment vérifier si des utilisateurs sont connectés à Therefore™ ?

1. Ouvrez la fenêtre Active User (Utilisateur actif) en cliquant sur Window (Fenêtre) et
Active User (Utilisateur actif).

2. Vous pouvez déconnecter un utilisateur, mais dès qu'il commence à travailler, il est
automatiquement connecté sous réserve de disposer d'une licence disponible.

· Évitez d'utiliser cette option pour déconnecter un utilisateur avant une opération de
maintenance, car dès qu'il ouvre une session, il est automatiquement connecté.
· Vous pourriez par exemple l'utiliser pour libérer une licence simultanée qui a été bloquée
par un utilisateur parti en congés.

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3.3 Vérification de l'intégrité des documents


Console offre une fonction importante, à savoir la possibilité de vérifier les documents mémorisés
et de s'assurer qu'ils ne sont pas erronés.

Comment vérifier des documents ?

1. Cliquez sur Verify (Vérifier), puis sur Documents (Documents)... La boîte de dialogue
suivante s'affiche. Sélectionnez les volumes à vérifier et cochez la case mark suspect
documents as faulty (marquer les documents suspects comme erronés). Cliquez sur
OK pour lancer le processus de vérification.

2. Les documents erronés sont affichés, le cas échéant, sinon une boîte de dialogue indiquant
qu'aucun document erroné n'a été détecté apparaît. Il est alors possible d'exécuter un
processus de réparation sur les documents erronés.

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3.4 Réparation de documents erronés


Si des documents erronés ont été identifiés, il est possible de les réparer à partir des supports de
sauvegarde.

Comment réparer des documents erronés ?

1. Cliquez sur Verify (Vérifier), puis sur Repair (Réparer)... La boîte de dialogue suivante
s'affiche.

2. Dans la liste de gauche, sélectionnez le disque endommagé ou le disque contenant les


documents altérés.

3. Dans la liste de droite, sélectionnez le support « source » (en d'autres termes, le support qui
contient les fichiers en bon état).

4. Indiquez si tous les documents (remplacement du disque entier) ou seuls les documents
erronés (marqués comme « erronés » dans la base de données) doivent être réparés.

5. Cliquez sur OK pour lancer le processus de réparation. Tous les documents à réparer sont
copiés du support en bon état vers le buffer. Ils sont ensuite transférés du buffer vers le
nouveau support final dans le cadre de la migration standard.

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3.5 Suppression de documents erronés


Comment supprimer un document erroné de Therefore™ ?

1. Cliquez sur Tools (Outils) et sur Manage Faulty (Gérer documents erronés)... Les
documents erronés sont répertoriés.

2. Sélectionnez (surlignez) le document à supprimer de Therefore™ et cliquez sur Delete


Permanently (Supprimer définitivement).

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3.6 Restauration de documents supprimés de Navigator


Il peut arriver qu'un utilisateur supprime par mégarde des documents de Therefore™ Navigator et
souhaite ensuite les restaurer. Les utilisateurs peuvent également restaurer les documents qu'ils
ont eux-mêmes supprimés par le biais de leur corbeille personnelle dans Therefore™ Navigator.

Comment restaurer des documents mémorisés ?

1. Cliquez sur Tools (Outils), puis sur Recycle Bin (Corbeille)... La corbeille s'affiche.

2. Sélectionnez les éléments à restaurer. Si vous choisissez un document unique, une boîte de
dialogue de données d'index s'affiche et vous permet de modifier les données d'index du
document Appuyez sur View (Afficher) pour afficher une copie locale du document. Si vous
choisissez un dossier, vous êtes invité à restaurer également tous les documents qu'il
contient.

3. Vous pouvez également effacer un document de la corbeille. Pour plus d'informations,


reportez-vous à la section Référence.

Cette procédure n'est pas à confondre avec la politique de destruction de documents, qui
permet à l'administrateur de supprimer des documents définitivement.

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4. Document Loader
4.1 Importation d'un lot de fichiers à partir d'un fichier
de données
Comment importer un lot de fichiers dans Therefore™ si les données d'index sont
mémorisées dans un fichier de données associé ?

1. Pour créer un profil, une catégorie appropriée, dans laquelle les documents exportés peuvent
être mémorisés, doit être définie dans Therefore™. Mettez au point une indexation adaptée,
car elle a une incidence majeure sur la gestion future des documents.

2. Démarrez Document Loader et cliquez sur Nouveau sous Profil.

Vous pouvez également créer et gérer des profils dans Therefore™ Solution Designer.

3. La boîte de dialogue Profil s'affiche. Entrez le nom du profil. L'étape suivante consiste à
définir un extracteur de données afin de récupérer les données d'index du fichier de données.
Cliquez sur le bouton Parcourir associé au champ Extracteur de données :

Le fichier de données est au format XML.


Sélectionnez Extracteur de données XML.

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La boîte de dialogue Extracteur de données qui s'affiche contient un aperçu du fichier XML.
Vous devez à présent spécifier le marqueur XML qui définit le document. Dans ce cas de
figure, les informations relatives aux documents figurent entre les marqueurs <Document>
...</Document>. Dans le volet gauche, cliquez sur le nom de marqueur Document. Si vous
définissez cet unique marqueur, l'extracteur de données XML peut extraire tous les marqueurs
de champs d'index de document que nous utiliserons ultérieurement pour mapper les
affectations de champs de catégorie.

Le chargement et l'actualisation des fichiers XML volumineux risquent d'être longs. Si


tel est le cas, vous pourriez faire une copie du fichier XML et supprimer tous les
documents, sauf un. Utilisez ensuite ce nouveau fichier XML pour créer le profil, mais
utilisez le fichier d'origine avec le profil définitif.

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Avant de cliquer sur OK, nous devons également identifier le marqueur qui définit les fichiers
de référence composant le document. L'exemple illustré se rapporte au fichier
« Invoice2009_002.pdf », indiqué entre les marqueurs <FileName>Invoice2009_002.pdf</
FileName>. Prenez note de ce marqueur, car vous l'utiliserez à l'étape suivante de la création
du profil. Lorsque le fichier de données XML correspond au fichier à mémoriser, ce marqueur
est inutile.

Le fichier de données est au format texte (TXT, CSV, DAT, par exemple).

50 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

Sélectionnez Extracteur de données de ligne de texte.

La boîte de dialogue Extracteur de données qui s'affiche contient un aperçu du fichier texte.
Renseignez le champ Séparateur. Les numéros de section contenant des valeurs sont
automatiquement recensés. Entrez le nom des numéros de section (champs d'index) à
extraire. Dans cet exemple, « Invoice No. » (Numéro de facture) est également utilisé à titre
de séparateur de document. Nous pouvons donc activer l'option En cas de modification.
Selon les paramètres du fichier texte, vous pouvez aussi définir les paramètres Guillemets.
Continuez à définir tout autre élément contenant les données d'index requises.

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Une fois tous les champs d'index définis, nous devons également assigner un nom à l'élément
qui définit les fichiers de référence composant le document. Dans l'exemple illustré, il s'agit du
4e élément, que nous allons appeler FileName. Cliquez ensuite sur OK pour fermer la boîte de
dialogue Extracteur de données.

6. Cliquez ensuite sur le bouton Parcourir en regard de Script et entrez le script suivant :
FilesToSave = ExtractList("FileName") où FileName correspond au nom du marqueur
identifié à l'étape précédente. Il est important d'utiliser ExtractList plutôt que Extract
uniquement, car un même document peut contenir plusieurs fichiers référencés. Cliquez sur OK
pour fermer la boîte de dialogue contenant le script.

Afin d'expliquer cette étape, voici quelques exemples de scripts incorrects :


FilesToSave = Extract(“FileName”) : extrait uniquement le PREMIER fichier de chaque
document. Si les documents contiennent plusieurs fichiers, l'opération échoue.
FilesToSave = Extract(“FileNames”): n'importe aucun fichier.
FilesToSave = ExtractList(“FileNames”): n'importe aucun fichier.

52 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


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L'UNIQUE script adapté à l'exemple de fichier XML est FilesToSave =


ExtractList("FileName")

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7. Sélectionnez la catégorie dans laquelle seront mémorisés les documents. Si vous avez
configuré l'ajout automatique dans les propriétés de catégorie, vous pouvez spécifier dans
Mode d'ajout automatique une option autre que Catégorie par défaut. Vous pouvez
maintenant mettre en correspondance les champs de la catégorie. Cliquez dans la liste
déroulante et sélectionnez le champ d'index correct dans la liste de champs d'index extraits
définis dans la boîte de dialogue Extracteur de données.

Gestion des formats de date


Lorsque le format de date des documents à importer n'est pas identique au format de date
utilisé par le système d'exploitation de la machine sur laquelle s'exécute Document Loader,
vous pouvez utiliser la fonction ToDate. Si, par exemple, le format de date en vigueur
dans les documents correspond à JJ.MM.AAAA, mais que le système utilise un autre
format, vous pouvez entrer le texte suivant dans le champ Affectation ci-dessus :
ToDate(Extract("Invoice Date"), "DD.MM.YYYY").

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Lignes
· L'importation de lignes requiert un script. Prenons l'exemple d'un fichier de données XML
contenant un tableau appelé « myTable » à deux colonnes : « Text » et « Number ».

<myTable>
<Text> Text1 </Text>
<Number> 1 </Number>
</myTable>
<myTable>
<Text> Text2 </Text>
<Number> 2 </Number>
</myTable>

Dans Affectation, utilisez : ExtractListTable("Text,"MyTable") et


ExtractListTable("Number","MyTable")

Extraction d'informations du contenu d'un fichier PDF


1. Commencez par définir un profil d'indexation (à l'aide de l'option Extracteur de
données PDF) pour extraire les données requises du fichier PDF. Mémorisez le profil.
Définissez à présent un second profil d'indexation qui traitera le fichier de données.
Dans ce cas de figure, notre fichier de données est un fichier TXT qui contient le nom
des fichiers PDF à importer. L'extracteur de données de ligne de texte utilise le
séparateur « ; » et le nom « fichier PDF » (nom quelconque) est assigné au champ.

2. Ajoutez maintenant un script à ce profil d'indexation :

ExecuteProfile "PDF Import Test Profile", Extract("PDF file")


FilesToSave = Extract("PDF file")

Où PDF Import Test Profile est le nom du premier profil créé (à l'aide de
l'extracteur PDF) et PDF file est le nom du champ défini dans l'extracteur de données
de ligne de texte. Comme vous pouvez l'observer dans le script, ce profil commence
par appeler le profil de l'extracteur PDF, puis extrait et mémorise les données de
chaque fichier PDF traité.

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3. Notez que le champ Script du profil d'indexation s'affiche en rouge, puisque le script
n'est pas valide. N'en tenez pas compte, car le script s'exécutera correctement.

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Didacticiels

4. Dans Therefore™ Document Loader, sélectionnez le fichier de données et choisissez le


profil contenant l'extracteur de données de ligne de texte (c'est-à-dire le second profil
créé). Cliquez sur Processus pour démarrer l'importation des fichiers.

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7. Pour tester le profil, cliquez sur Test et sélectionnez un fichier de données test. Cliquez sur
OK pour mémoriser le profil d'indexation.

8. Indiquez l'emplacement du fichier de données à importer, ainsi que celui du fichier Log.
Sélectionnez ensuite le profil approprié. Vous trouverez dans Références des informations
détaillées relatives aux cases à cocher. Cliquez sur Processus pour démarrer l'importation des
fichiers.

9. Lorsque tous les documents ont été importés, démarrez Therefore™ Navigator, puis
recherchez, extrayez et affichez quelques documents pour vous assurer que l'opération s'est
déroulée normalement.

Therefore™ Document Loader s'exécute également en mode automatique.

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Didacticiels

4.2 Migration d'un lot de fichiers à partir d'une structure


arborescente
Dans le cadre de ce didacticiel, nous allons utiliser à titre d'exemple un service de marketing qui
souhaite mémoriser dans Therefore™ les fichiers multimédias publiés. Le diagramme ci-dessous
illustre la structure arborescente existante :

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Didacticiels

Comment effectuer la migration de fichiers à partir d'une structure arborescente en


mode automatique ?

1. Pour créer un profil, une catégorie appropriée, dans laquelle les documents exportés peuvent
être mémorisés, doit être définie dans Therefore™. Mettez au point une indexation adaptée,
car elle a une incidence majeure sur la gestion future des documents. Dans l'exemple illustré,
nous allons utiliser la catégorie suivante :

2. Démarrez ensuite Therefore™ Document Loader et cliquez sur Nouveau sous Profil.

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Didacticiels

3. La boîte de dialogue Profil s'affiche. Entrez le nom du profil.

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4. Sélectionnez à présent la catégorie dans laquelle mémoriser les documents. Vous pourrez
ensuite assigner aux champs de catégorie les valeurs Affectation extraites de la structure
arborescente et des propriétés des fichiers. Cliquez sur la liste déroulante Affectation pour
afficher une liste d'options préconfigurées. Vous pouvez par exemple affecter File Object: Title
(nom de fichier sans extension) au champ d'index : File Name et File Object: Modified au
champ d'index : Last Modified.

· Pour extraire uniquement les quatre premiers caractères du nom de fichier, utilisez :
Mid(File.Title, 1, 4).
· Lorsque le format de date des documents à importer n'est pas identique au format de
date utilisé par le système d'exploitation, vous pouvez utiliser la fonction ToDate. Si,
par exemple, le format de date en vigueur dans les documents correspond à
JJ.MM.AAAA, mais que le système utilise un autre format, vous pouvez entrer le texte
suivant dans Affectation : ToDate((File.Modified), "DD.MM.YYYY")

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Didacticiels

5. Pour assigner des valeurs extraites des noms de répertoire, vous pouvez utiliser File Object:
GetPath en conjonction avec le niveau arborescent approprié. Le niveau 0 correspond aux
répertoires qui contiennent les fichiers. Chaque niveau d'arborescence supérieur est
incrémenté d'une unité.

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6. Dans l'exemple illustré, le profil d'indexation finalisé se présente alors comme suit. Pour tester
le profil, cliquez sur Test et sélectionnez un fichier test. Cliquez sur OK pour mémoriser le
profil.

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Didacticiels

7. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la boîte de dialogue Document Loader et
sélectionnez Options.

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8. À titre de répertoire d'entrée, sélectionnez le niveau le plus élevé de l'arborescence (soit


"Published" dans l'exemple illustré). Cochez ensuite la case Inclure les sous-dossiers.
Spécifiez un répertoire de fichiers traités et un répertoire de fichiers incorrects.

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Didacticiels

9. Sélectionnez le profil créé. Si vous voulez supprimer les fichiers au terme de leur mémorisation,
cochez la case Fichier de données. Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres.

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Didacticiels

10. Cliquez à nouveau avec le bouton droit de la souris dans la boîte de dialogue Document Loader
et sélectionnez Processus automatique. Le processus de migration des documents du
répertoire d'entrée sélectionné vers le système Therefore™ débute.

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5. Export Utility
5.1 Création d'un profil
Comment créer un profil d'exportation ?

1. Exécutez l'utilitaire ; il se trouve dans le menu de démarrage de Therefore™.

2. Cliquez sur le bouton New (Nouveau).

3. Attribuez un nom au profil et sélectionnez la catégorie dans la liste déroulante. Vous pouvez
également définir des conditions d'exportation facultatives pour limiter les documents à
exporter. Dans cet exemple, une condition stipulant que seules les factures antérieures à la
date indiquée doivent être exportées a été définie. Par ailleurs, vous pouvez définir une action
de mise à jour qui renomme un champ d'index défini (« Info » devient « Exported », dans cet
exemple).

Conditions d'exportation : ET, OU, =, <=, etc. sont pris en charge par un champ d'index
unique. Pour utiliser plusieurs champs d'index, remplacez toutefois ET par « ; ». Exemple :

[ObjecttNo.] = 119 OU 120; [DateSaved] >= 01.01.2007 ET <= 01.02.2007

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Didacticiels

5.2 Exportation de documents


Comment exporter des documents ?

1. Exécutez l'utilitaire.

2. Cliquez sur le bouton Parcourir, puis indiquez l'emplacement et le nom des documents
exportés.

3. Choisissez le profil d'exportation approprié dans la zone de liste déroulante.

4. Cliquez sur Start (Démarrer).

Vous pouvez aussi modifier les profils par le biais du bouton Edit (Modifier) et les
supprimer par le biais du bouton Delete (Supprimer).

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6. Intégration à eCopy® PDF Pro Office


6.1 Mémorisation de documents dans Therefore™
Comment mémoriser des documents dans Therefore™ ?

1. Pour mémoriser le fichier PDF actuellement ouvert, sélectionnez Connexions dans le menu du
ruban, cliquez sur Therefore™ et choisissez l'option Ouvrir dans Therefore™.

2. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, choisissez une catégorie Therefore™, indiquez les
données d'index, puis sélectionnez Mémoriser dans Therefore™.

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Didacticiels

6.2 Recherche et modification de documents dans


Therefore™
Comment rechercher et modifier des documents Therefore™ ?

1. Pour rechercher un document mémorisé dans Therefore™, cliquez sur Connexions dans le
menu du ruban, puis sur Therefore™ et sélectionnez l'option Ouvrir dans Therefore™.

2. La boîte de dialogue qui s'affiche vous permet de rechercher les documents à ouvrir. Sa
structure est similaire à celle de l'affichage des catégories dans Therefore™ Navigator et vous
pouvez démarrer les recherches basées sur les index de la même façon.

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Didacticiels

3. En outre, si une vue arborescente (voir le Guide de l'administrateur pour plus d'informations) a
été définie, elle est également disponible et peut être utilisée. Si la case Afficher les
sections du document est cochée, l'utilisateur est en mesure de visualiser les divers fichiers
qui composent un document Therefore™.

4. Vous pouvez également effectuer une recherche fulltexte en entrant une chaîne à rechercher
et en cliquant sur l'icône de recherche. Sous l'icône de recherche, vous pouvez spécifier si la
recherche doit porter à la fois sur le contenu et les données d'index.

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Didacticiels

5. Si la case Afficher les sections du document est cochée, l'utilisateur est en mesure de
visualiser les divers fichiers qui composent un document Therefore™. Double-cliquez sur le
document Therefore™ ou l'un des fichiers qu'il contient pour l'ouvrir dans eCopy® PDF Pro
Office. Remarque : tout fichier non PDF est converti au format PDF avant son
ouverture.

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Didacticiels

6. Le document s'ouvre et si l'utilisateur dispose des droits requis pour le modifier, il est
automatiquement bloqué. Si le document se compose de plusieurs fichiers, il n'est pas ouvert
dans eCopy® PDF Pro Office, mais dans Therefore™ Viewer. Vous pouvez alors modifier le
document dans eCopy® PDF Pro Office en fonction de vos besoins. Une fois cette opération
terminée, cliquez sur Therefore™, puis sélectionnez Mémoriser dans Therefore™ pour
libérer le document dans Therefore™ sous forme de nouvelle version. S'ils sont configurés,
vous devez entrer des commentaires de libération avant de mémoriser le document.

7. Vous disposez également des options suivantes :

Enregistrer sous dans Therefore™... : permet de mémoriser le document PDF actuellement


ouvert sous forme de document Therefore™ totalement nouveau.
Insérer à partir de Therefore™... : permet d'insérer un document Therefore™ dans le
document PDF actuellement ouvert. Sélectionnez au choix le document Therefore™ entier ou
un fichier du document Therefore™. Les fichiers sont convertis au format PDF avant d'être
insérés.
Extraire dans Therefore™... : permet de mémoriser une plage de pages du document PDF
actuellement ouvert sous forme de nouveau document Therefore™.
Joindre un fichier dans Therefore™... : permet de joindre un document Therefore™ au
document PDF actuellement ouvert. Sélectionnez au choix le document Therefore™ entier ou
un fichier du document Therefore™. Les fichiers sont joints dans leur format d'origine.
Propriétés du document Therefore™ : permet d'afficher les données d'index d'un document.
Vous ne pouvez pas modifier ces données.

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75
Didacticiels

7. Intégration avec les applications Microsoft


7.1 Explorateur Microsoft® Windows®
Comment mémoriser des documents dans Therefore™ à partir du menu contextuel de
l'Explorateur Windows® ?

1. Sélectionnez le(s) document(s) à mémoriser. Cliquez avec le bouton droit de la souris et


sélectionnez l'option Envoi à Therefore™ dans le menu contextuel.

Vous pouvez également glisser-déposer tout simplement des fichiers dans une catégorie
Therefore™ à partir de Therefore™ Navigator.

2. La boîte de dialogue qui s'affiche vous permet de sélectionner une catégorie Therefore™.

76 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

3. La boîte de dialogue des données d'index associées à la catégorie s'affiche. Si vous avez
sélectionné plusieurs documents, vous pouvez indiquer sous le bouton Mémoriser si vous
souhaitez enregistrer les fichiers sélectionnés sous forme de document unique ou sous
forme de documents distincts. Diverses valeurs par défaut telles que le nom ou l'extension
du fichier permettent de renseigner automatiquement les champs d'index. Vous devez les
configurer lors de la conception des catégories (voir le Guide de l'administrateur). Si vous
sélectionnez l'option Sous forme de document unique, les valeurs par défaut sont extraites du
fichier sélectionné. Si vous sélectionnez l'option Sous forme de documents distincts, ces
valeurs par défaut sont grisées pour indiquer qu'elles seront automatiquement renseignées lors
de la mémorisation. Vous pouvez remplacer manuellement les valeurs par défaut. Si tel est le
cas, les valeurs saisies manuellement sont appliquées à tous les documents. Pour plus
d'informations, reportez-vous au Guide de l'administrateur. Une fois toutes les données
d'index spécifiées, cliquez sur Mémoriser pour ajouter les documents dans Therefore™.

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Didacticiels

7.1.1 Vue arborescente Therefore™

Comment mémoriser des documents à l'aide de la fonction Vue arborescente


Therefore™ ?

1. Si une vue arborescente associée à une catégorie a été configurée dans Solution Designer,
elle est visible dans l'Explorateur Windows® Explorer et se comporte comme tout autre
dossier. Glissez-déposez le(s) document(s) dans le dossier approprié.

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Didacticiels

2. La boîte de dialogue des données d'index associées à la catégorie s'affiche. Si vous avez
sélectionné plusieurs documents, vous pouvez indiquer sous le bouton Mémoriser si vous
souhaitez enregistrer les fichiers sélectionnés sous forme de document unique ou sous
forme de documents distincts. Les données d'index sont automatiquement renseignées en
fonction du niveau d'arborescence sur lequel vous avez déposé le document. Une fois toutes
les données d'index spécifiées, cliquez sur Mémoriser pour ajouter les documents dans
Therefore™.

Comment rechercher des documents à l'aide de la fonction Vue arborescente


Therefore™ ?

1. Pour rechercher des documents dans Therefore™, vous pouvez parcourir les dossiers de la
vue arborescente Therefore™, puis double-cliquer sur le document pour l'ouvrir dans
Therefore™ Viewer.

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Didacticiels

Comment actualiser la vue arborescente Therefore™ et modifier les propriétés par


défaut ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet racine Therefore™ pour ouvrir un menu
contextuel. Pour actualiser la vue arborescente, cliquez avec le bouton droit de la souris sur
Therefore™, puis cliquez sur Rafraîchir.

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Didacticiels

2. Cliquez sur Propriétés pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés Therefore™.

Afficher message de réussite après enregistrement


Si cette case est cochée, un message de réussite s'affiche après la mémorisation du document
dans Therefore™.

Ouvrir dans Therefore™ Viewer avant d'enregistrer


Si cette case est cochée, le document s'ouvre dans Therefore™ Viewer en vue d'être vérifié
avant d'être mémorisé.

7.2 Microsoft® Office


7.2.1 Enregistrement de documents depuis Microsoft® Office

Pour savoir quelles applications Microsoft Office sont prises en charge, reportez-vous à la
configuration requise.
Comment mémoriser des documents Microsoft Office ou des e-mails Outlook dans
Therefore™?

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Didacticiels

1. Affichez l'onglet Therefore™. Sélectionnez Mémoriser dans Therefore™. Choisissez ensuite


un profil d'indexation configuré ou sélectionnez Aucun profil pour indexer manuellement le
document.

7.2.2 Microsoft® Outlook®

L'intégration à Microsoft Outlook est une fonction Therefore™ standard.


Comment mémoriser des e-mails dans Therefore™ ?
1. Accédez à l'onglet Therefore™. Sélectionnez les e-mails à mémoriser, puis cliquez sur
Mémoriser dans Therefore™. Choisissez ensuite un profil d'indexation configuré ou l'option
Aucun profil pour indexer vous-même le document.

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Didacticiels

Si vous utilisez Outlook 2013 et ultérieur, pour mémoriser des e-mails sans pièces
jointes ou des e-mails avec pièces jointes dans des fichiers distincts, vous
devez activer l'option Outlook « Ouvrir les réponses et les transferts dans une nouvelle
fenêtre ».

2. Sélectionnez la catégorie dans laquelle doivent être mémorisés les e-mails et spécifiez les
données d'index appropriées.

Si vous mémorisez plusieurs e-mails, une autre boîte de dialogue s'affiche. Chaque e-
mail est mémorisé en tant que document distinct par défaut. Cliquez avec le bouton
droit de la souris sur le document pour définir individuellement les données d'index
relatives à chaque document. L'option Tout mémoriser permet également de
mémoriser tous les e-mails dans un document unique (remarque : si vous modifiez ce
paramètre, il est activé par défaut lors de la mémorisation suivante des e-mails).

Comment mémoriser des pièces jointes dans Therefore™ ?

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Didacticiels

1. Accédez à l'onglet Therefore™. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe à
mémoriser, puis cliquez sur Mémoriser les pièces jointes dans Therefore™. Choisissez
ensuite un profil d'indexation configuré ou l'option Aucun profil pour indexer vous-même le
document.

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Didacticiels

7.3 SharePoint® 2010


7.3.1 Recherche de documents à l'aide de Therefore™ Document
Navigator
1. Sélectionnez une catégorie dans la zone de liste déroulante.

2. Sélectionnez le champ de données d'index et spécifiez une chaîne de recherche. Pour définir
d'autres champs, cliquez sur le bouton Add Search Statement (Ajouter instruction de
recherche). Les champs multiples sont assimilés à des instructions AND. Cliquez sur le bouton
de recherche pour démarrer la recherche.

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Didacticiels

3. La liste des documents détectés s'affiche. Cliquez sur un document pour l'ouvrir dans
Therefore™ Web Access.

7.3.2 Recherche de documents à l'aide de la vue arborescente


Therefore™
1. Naviguez dans la vue arborescente jusqu'à ce que vous trouviez le document approprié.
Cliquez sur le document pour l'ouvrir dans Therefore™ Web Access.

· La vue arborescente Therefore™ doit être configurée dans Therefore™ Solution


Designer.

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Didacticiels

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Didacticiels

7.3.3 Recherche de documents à l'aide de la fonction de recherche en


texte intégral de Therefore™

1. Accédez au site sur lequel a été configurée la fonction de recherche fulltexte de Therefore™
(Recherche, par exemple).

2. Dans la zone de recherche, entrez la chaîne à rechercher (invoice +moyaware, par


exemple).

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Didacticiels

7.3.4 Mémorisation d'un document dans Therefore™ Crawler

Therefore™ Crawler permet de transférer des documents de SharePoint vers Therefore™ et


inversement. Outre copier et déplacer un document, vous pouvez insérer un lien menant au
document d'origine mémorisé dans Therefore™ et affiché dans SharePoint.

· Toutes ces actions sont automatiquement exécutées.

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Didacticiels

Comment mémoriser un document dans Therefore™ ?

Le document est automatiquement copié ou transféré entre les deux systèmes. Il est
également possible de définir un lien sur un serveur SharePoint.

Comment ouvrir un document mémorisé dans Therefore™ si un lien a été défini dans
SharePoint ?

1. Accédez à une bibliothèque de documents connectée à Therefore™.

2. Cliquez sur un lien associé au document que vous souhaitez ouvrir.


3. Le document s'ouvre dans Therefore™ Web Access.

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Didacticiels

8. Applications Therefore™
8.1 Therefore™ Mobile App
8.1.1 Recherche et envoi

Comment rechercher mes dossiers ou mes documents, et envoyer des documents à


d'autres utilisateurs ?

1. Démarrez l'application à partir du menu principal ou via un raccourci défini sur votre page de
démarrage. La liste des catégories Therefore™ pour lesquelles vous disposez de permissions
s'affiche. Vous pouvez effectuer une recherche en texte intégral sur toutes les catégories qui
prennent en charge ce type de recherche ou vous limiter à une catégorie donnée en appuyant
dessus.

· Si vous utilisez l'application pour la première fois, vous devez définir les paramètres de
connexion.
· La recherche en texte intégral portant sur l'ensemble des catégories n'est pas prise en
charge sur un téléphone portable.

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Didacticiels

2. La boîte de dialogue de recherche s'ouvre et permet d'exécuter soit une recherche en texte
intégral (si la catégorie prend en charge ce type de recherche), soit une recherche dans les
données d'index. Pour plus d'informations sur les opérandes de recherche en texte intégral pris
en charge, cliquez ici.

· Pour rechercher un dossier, sélectionnez la définition correspondante et utilisez les


informations que contient l'en-tête du dossier pour filtrer la recherche.
· Sur un téléphone portable, vous pouvez basculer entre une recherche en texte intégral
(si elle est prise en charge) et une recherche dans les données d'index.

92 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

3. La liste des documents détectés s'affiche. Pour ouvrir un document, appuyez dessus dans la
liste de résultats.

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Didacticiels

4. Le document est alors affiché sur le périphérique (à condition que le fichier soit dans l'un des
400 formats pris en charge). Vous pouvez modifier les données d'index du document. Vous
pouvez exécuter d'autres actions en appuyant sur le bouton .

94 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

5. Le document Therefore™ s'affiche dans l'en-tête et les fichiers associés sont répertoriés au-
dessous. Sélectionnez l'en-tête pour afficher les options disponibles. Sur un périphérique
Android, vous pouvez afficher et envoyer le document à l'aide de n'importe quelle application
appropriée installée. Sur un périphérique iOS et Windows, vous pouvez ouvrir le document à
l'aide de n'importe quelle application appropriée installée, puis l'envoyer si l'application prend
en charge cette action.

· Sur un téléphone portable, les options associées aux documents sont affichées sur
l'écran contenant la liste de résultats via une touche Flèche.
· Pour afficher ou lire les fichiers audio et vidéo, utilisez Therefore™ Mobile App.
· Pour modifier les données d'index d'un document, cliquez sur le bouton . En ce qui
concerne les champs d'index de table, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer le
contenu d'une ligne et ajouter ou supprimer des lignes.

Notez que des restrictions risquent de s'appliquer à la taille des fichiers pouvant être
ouverts dans Therefore™ Mobile App. L'ouverture de fichiers volumineux à des fins
d'affichage risque de présenter des problèmes pour certains périphériques. La prise en
charge de ces fichiers varie selon les caractéristiques des périphériques, notamment en
termes de RAM et de stockage. Elle risque également d'être affectée par l'exécution
simultanée d'autres applications sur le périphérique.

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Didacticiels

8.1.2 Recherche et traitement des tâches de workflow

Comment rechercher et traiter mes tâches de workflow ?

1. Sélectionnez Workflow dans le menu à onglets.

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Didacticiels

2. La boîte de dialogue Workflow s'affiche. Toutes les instances qui vous ont été assignées sont
affichées par défaut dans Tous les processus. Vous pouvez filtrer la liste par processus. Pour
ce faire, appuyez sur le bouton Tous les processus et sélectionnez un processus. Pour ouvrir
une tâche à des fins de traitement, appuyez dessus.

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Didacticiels

3. Le document est alors affiché sur le périphérique (à condition que le fichier soit dans l'un des
400 formats pris en charge). Vous pouvez modifier les données d'index du document. Vous
pouvez exécuter d'autres actions (modification, par exemple) en appuyant sur le bouton .

Sur un téléphone portable, ouvrez le document en sélectionnant Affichage de document.


Vous accédez aux options associées au document par le biais d'une touche Flèche affichée
en regard d'Affichage de document.

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Didacticiels

4. Pour traiter la tâche, sélectionnez l'icône Processus. Vous traitez la tâche en sélectionnant
l'une des options de processus. Vous pouvez également déléguer l'instance à un autre
utilisateur.

Sur un téléphone portable, vous traitez la tâche en sélectionnant l'une des options de
processus.

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Didacticiels

8.1.3 Affichage et génération de rapports

Comment rechercher, afficher ou envoyer des rapports ?

1. Appuyez sur le bouton Rapport dans le menu à onglets situé dans l'angle inférieur
gauche.

100 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

2. Les types de rapports dont dispose l'utilisateur sont recensés dans le volet de gauche.
Sélectionnez un type de rapport pour afficher tous les rapports correspondants dans la liste
de résultats.

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Didacticiels

3. Sélectionnez un rapport dans la liste de résultats pour l'afficher. Appuyez sur le bouton et
sélectionnez l'action appropriée pour envoyer le rapport.

102 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

Comment générer des rapports ad-hoc ?

1. Cliquez sur un type de rapport pour afficher tous les rapports correspondants dans la liste de
résultats. Faites défiler la liste de résultats jusqu'à la fin et sélectionnez Créer rapport ad-
hoc.

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103
Didacticiels

2. Si besoin est, modifiez les paramètres du rapport.

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Didacticiels

3. Le rapport s'affiche alors dans le volet de droite. Appuyez sur le bouton pour afficher ou
envoyer le rapport.

8.1.4 Mémorisation de documents dans Therefore

Cette fonction est prise en charge par les applications tierces qui autorisent l'exportation de
documents dans un format géré par l'application Therefore™ Mobile (à savoir un large éventail de
types de fichier, mais en raison de différences techniques entre les plateformes, aucune liste
complète n'est actuellement disponible).

Comment mémoriser un document dans Therefore™ à partir d'une application tierce ?


1. Dans l'application tierce, sélectionnez l'option d'envoi ou d'exportation de document. Reportez-
vous au tableau ci-dessous pour identifier le nom de cette option selon le système
d'exploitation de votre périphérique. Si le type de fichier est pris en charge, Therefore™ est
recensé dans la liste des applications cibles disponibles. Sélectionnez Therefore™.

Android iOS Windows


Exporter Ouvrir dans Partager
Partager Ouvrir avec

Plateformes Windows uniquement :

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105
Didacticiels

Vous pouvez mémoriser un document dans Therefore™ à partir de tout emplacement du


système de fichiers en appuyant sur l'icône « + » ou en sélectionnant un fichier et en
choisissant l'option Ouvrir dans > Therefore™ dans le menu contextuel. Cette
fonctionnalité est disponible pour les tablettes qui exécutent Windows RT 8 et 8.1, ainsi
que les téléphones qui tournent sous Windows 8.1.

106 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

2. Sélectionnez la catégorie dans laquelle vous voulez mémoriser le document. Si l'un de vos
documents est bloqué, une autre boîte de dialogue s'affiche et vous permet de le mémoriser
en tant que nouveau document.

3. Entrez les données d'index et cliquez sur Mémoriser.

· Si le document existe déjà dans Therefore™, les options d'ajout automatique s'affichent.
· Si les applications tierces n'autorisent pas l'envoi direct de documents à Therefore™,
mais prennent en charge leur mémorisation dans le système de fichiers du périphérique,
procédez comme suit :
1. Mémorisez le document dans le système de fichiers du périphérique.
2. Tentez d'utiliser le gestionnaire de fichiers pour ouvrir le document et l'envoyer à
Therefore™.

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Didacticiels

8.1.5 Modification de documents

Comment modifier un document et le mémoriser dans Therefore™ ?

1. Une fois le document requis sélectionné dans la liste de résultats, appuyez sur le bouton
Actions dans le ruban inférieur.

2. La page suivante affiche la liste des fichiers que contient le document sélectionné. Si vous
sélectionnez l'en-tête (en gras) du document, vous pouvez choisir une action à appliquer à
l'ensemble du document. Pour modifier un fichier déterminé, sélectionnez-le, puis choisissez
Bloquer et modifier. Le document est automatiquement bloqué dès que vous démarrez la
modification d'un fichier.

108 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

· Les fichiers en cours de modification sont identifiés par un symbole en forme crayon.
· Pour annuler l'opération de blocage, sélectionnez l'en-tête (en gras) du document et
choisissez Annuler blocage.

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Didacticiels

3. Sélectionnez l'application tierce à utiliser pour modifier le document.

4. Effectuez les modifications requises, puis choisissez l'option permettant d'exporter/d'envoyer/


d'ouvrir le document dans d'autres applications. Sélectionnez l'application Therefore™.

110 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

Le nom et l'emplacement de cette option varient selon la plate-forme et l'application tierce


utilisées pour modifier le document.

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Didacticiels

5. La boîte de dialogue de mémorisation de l'application Therefore™ s'affiche. Libre à vous de


mémoriser le document en tant que nouveau document ou de mettre à jour un document
bloqué. L'application recense tous les documents actuellement bloqués et tente de placer le
document correct en tête de liste. Vous devez toutefois sélectionner manuellement le
document approprié.

112 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

6. Dans la boîte de dialogue de sélection de fichier, choisissez le fichier du document Therefore™


à mettre à jour. Une fois le fichier correct sélectionné, choisissez Ajouter à la fin ou
Remplacer pour exécuter l'action correspondante et mémoriser le document.

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Didacticiels

7. Si les commentaires de libération sont activés et/ou requis pour la catégorie, vous devez les
renseigner. Appuyez sur Mémoriser pour poursuivre l'opération.

8. Le document sera mémorisé et libéré. Si vous ajoutez un fichier au document Therefore™, il


apparaît à présent dans la liste de fichiers.

8.1.6 Ouverture de documents et de workflows

Les tâches de workflow et les documents peuvent être envoyés par e-mail sous forme de
documents Therefore™ (dotés de l'extension .thex ou .thel). Vous pouvez ouvrir ces types de
fichiers directement dans l'application Therefore™ Mobile pour poursuivre leur traitement.

Comment ouvrir directement des fichiers .thex ou .thel dans l'application Therefore™ ?

1. Dans votre application de messagerie, sélectionnez le fichier .thex ou .thel à ouvrir dans
l'application Therefore™ Mobile.

2. L'application Therefore™ Mobile s'ouvre et une boîte de dialogue d'avertissement apparaît. Si


vous choisissez d'ouvrir le fichier .thex ou .thel, toute action en cours (la modification de
données d'index, par exemple) ainsi que toute modification non mémorisée est perdue. Cette
règle ne s'applique toutefois pas aux documents actuellement bloqués à des fins de
modification.

3. Une fois le document ouvert, vous pouvez exécuter des actions de type affichage,
modification ou traitement du document.

Si votre application de messagerie ne prend pas en charge l'ouverture directe d'un fichier
.thex ou .thel en pièce jointe, vous pouvez tenter de mémoriser temporairement le
fichier sur le périphérique, puis de l'ouvrir à partir du système de fichiers.

114 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

8.1.7 Prise et mémorisation de photos

L'application Therefore™ Mobile permet aux utilisateurs de prendre des photos et de les mémoriser
immédiatement dans Therefore™.

Comment prendre des photos dans l'application Therefore™ Mobile ?

1. Sélectionnez l'icône Appareil photo dans le menu à onglets.

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Didacticiels

2. Vous pouvez maintenant prendre une photo à l'aide d'une application appareil photo installée
sur le périphérique.

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Didacticiels

3. Une fois la photo prise, un volet contenant le nom de la photo s'affiche.

· Les fonctions et paramètres varient selon l'application appareil photo utilisée.


· Si vous souhaitez que le document contienne plusieurs photos, cliquez sur Prendre une
autre photo. Vous pouvez également supprimer des photos de la liste.
· Si les photos ne sont pas immédiatement mémorisées, elles demeurent dans le volet des
photos jusqu'à ce qu'elles soient mémorisées ou supprimées. Dans ce cas de figure,
appuyez sur l'icône Appareil photo dans le menu à onglets pour ouvrir la liste des
photos prises antérieurement.

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Didacticiels

4. Cliquez sur Envoyer à Therefore™ pour envoyer la photo à Therefore™.

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Didacticiels

5. Sélectionnez la catégorie dans laquelle vous voulez mémoriser la photo.

6. Entrez les données d'index et appuyez sur Mémoriser.

8.1.8 Fin de session

Lorsqu'un utilisateur est connecté, la session nécessite une licence utilisateur Therefore™. Une
session est automatiquement déconnectée si elle est inactive pendant 60 minutes environ par
défaut. Un utilisateur peut également mettre fin à sa session, libérant ainsi immédiatement sa
licence simultanée ou en lecture seule à l'intention d'un autre utilisateur. S'il s'agit d'une licence
assignée à un utilisateur identifié, ce même utilisateur peut ouvrir une autre session sur un autre
périphérique.

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Didacticiels

Quelle est la marche à suivre pour mettre fin à une session ?

1. Cliquez sur l'icône .

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Didacticiels

2. Sélectionnez Fermeture de session pour mettre fin à la session et désactiver la connexion


automatique. Sélectionnez Déconnexion pour quitter la session. Sélectionnez Annuler pour
rester connecté.

· Si l'utilisateur a sélectionné l'option de connexion automatique, les options Fermeture


de session ou Déconnexion lui sont proposées lors de la première ouverture de
session. L'option Fermeture de session met fin à la session et efface les informations de
connexion automatique. L'option Déconnexion met fin à la session, mais conserve les
informations de connexion automatique.

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Didacticiels

9. Navigator
9.1 Ajout de pages à un document existant
Pour ajouter des pages à un document existant, vous disposez de la fonction d'ajout automatique,
qui peut être configurée via Solution Designer. Si un identifiant de document unique existant est
indiqué lors de l'enregistrement d'un nouveau document, celui-ci est ajouté au document existant
au lieu d'être mémorisé en tant que nouveau document. Dans ce cas de figure, Therefore™
insère automatiquement dans tous les autres champs les données issues du document existant.
En outre, la barre d'outils d'ajout automatique s'affiche en bas de la boîte de dialogue. L'utilisateur
peut alors :

· Sélectionner le mode d'ajout du document.


· Afficher le document existant.
· Annuler l'ajout automatique en cas de faute de frappe dans les données d'index.

Vous obtenez le même résultat en glissant-déposant un document sur un autre document dans la
liste de résultats de Therefore™ Navigator ou Therefore™ Case Manager.

Comment ajouter des fichiers à des documents dans la liste de résultats ?

1. Ouvrez l'Explorateur Windows® et accédez aux fichiers qui vous intéressent. Glissez-déposez
les fichiers sur un document dans la liste de résultats.

2. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, sélectionnez le mode d'ajout des fichiers au document.
Cochez la case Ouvrir dans Viewer pour ouvrir le document dans Therefore™ Viewer avant de
le libérer.

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Didacticiels

9.2 Configuration de l'affichage Favoris


L'affichage Favoris permet aux utilisateurs de créer un espace de travail personnalisé, et donc
plus convivial, plus rapide et plus efficace à utiliser.

Comment personnaliser l'affichage Favoris ?

1. Nous allons commencer par créer un dossier. Activez l'affichage Favoris, cliquez avec le
bouton droit de la souris sur l'icône Favoris et choisissez Nouveau répertoire. Attribuez au
dossier le nom « My IT work ».

123
123
Didacticiels

2. Nous allons maintenant ajouter une catégorie à ce dossier. Activez l'affichage Catégories/
recherches et cliquez avec le bouton droit de la souris sur la catégorie à ajouter. Choisissez
ensuite Ajouter aux favoris.

124 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

3. Procédez de même pour ajouter des recherches, des documents et des workflows. Vous
pouvez également renommer les objets figurant dans les favoris, les placer dans des dossiers
et les classer en fonction de vos besoins.

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125
Didacticiels

9.3 Configuration des listes de résultats associées aux


workflows
Comment configurer les listes de résultats associées à mes workflows ?

1. Cliquez sur Configurer vues et sélectionnez la boîte de réception du workflow pour laquelle
vous configurez la liste de résultats. Cliquez sur Champs... pour modifier les champs d'index
affichés et leur ordre d'affichage. Cliquez sur Trier... pour trier et/ou regrouper les résultats
par champs d'index.

126 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

2. Choisir Champs... permet à l'utilisateur de déterminer les champs affichés et leur ordre
d'affichage (de droite à gauche).

3. Choisir Trier... permet à l'utilisateur de déterminer comment la liste de résultats est triée et
regroupée.

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127
Didacticiels

9.4 Création de document


Pour créer un dossier ou un document, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la catégorie ou
l'en-tête de dossier dans le volet Navigation. Les profils de gabarit Therefore™ permettent
également de créer des documents à partir de deux types de gabarits.
Formulaires Therefore™

· Créer un document à partir d'un formulaire Therefore™


Modèles Microsoft Office

· Créer un document Therefore™ à partir d'un modèle Microsoft Office


· Créer un document Microsoft Word à partir d'un document ou d'un dossier Therefore™

9.4.1 Création d'un document à partir d'un formulaire Therefore™

Comment créer un document Therefore™ à partir d'un formulaire Therefore™ ?

1. Vous pouvez accéder à tous les formulaires Therefore™ configurés à l'aide de l'icône Gabarits.
Seuls les formulaires pour lesquels vous disposez des permissions appropriées sont affichés.

2. Le formulaire s'ouvre et vous pouvez le renseigner. Si le mode document vide de la


catégorie n'est pas réglé sur Les documents doivent être vides, vous pouvez également
ajouter des pièces jointes avant de mémoriser le document.

128 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

9.4.2 Nouveau document Therefore™ basé sur un modèle Microsoft


Office
Comment créer un document Therefore™ à partir d'un modèle Microsoft Office vide ?

· Cette fonction nécessite un modèle Microsoft Office, un profil de gabarit et un profil


d'indexation.

129
129
Didacticiels

1. Cliquez sur le bouton Gabarits. Les profils de gabarit pour lesquels vous disposez d'une
permission de lecture s'affichent alors dans la liste déroulante. Sélectionnez le profil requis, qui
s'ouvre alors dans l'application associée.

2. Renseignez le modèle, puis mémorisez-le dans Therefore™ en cliquant sur le bouton


Mémoriser dans Therefore™.

· Vous pouvez également configurer le profil de gabarit de sorte à envoyer le document


par e-mail à l'aide d'Outlook.

9.4.3 Nouveau document Microsoft Office basé sur un document


Therefore™
Comment créer un document Microsoft Office basé sur un dossier ou un document
Therefore™ existant ?

Cette fonction nécessite un gabarit (modèle) Microsoft Office et un profil de gabarit


qui mappe les données d'index sur les contrôles ou cellules du gabarit.

130 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

1. Recherchez le document ou le dossier dont vous voulez extraire les valeurs d'index.
Sélectionnez le document ou le dossier dans la liste de résultats et cliquez dessus avec le
bouton droit de la souris pour afficher le menu contextuel. Développez la liste Gabarits. Tous
les profils de gabarit associés au document ou au dossier et pour lesquels vous disposez d'une
permission de lecture s'affichent dans la liste déroulante. Sélectionnez le profil de gabarit
approprié.

2. Le gabarit s'affiche alors dans Microsoft Office et les valeurs d'index mappées extraites du
document ou du dossier sélectionné sont automatiquement insérées.

3. Vous pouvez ensuite modifier et traiter le document en fonction de vos besoins.

· Vous pouvez également configurer un profil d'indexation de sorte à autoriser un


utilisateur à mémoriser ce document en tant que nouveau document dans Therefore™.
· Vous pouvez aussi le configurer de sorte à autoriser l'envoi du document via Microsoft
Outlook.

131
131
Didacticiels

9.5 Recherche multicatégories par données d'index


Pour exécuter une requête dans plusieurs catégories, vous devez configurer au préalable un
gabarit de requête multi-catégories.

Le didacticiel suivant crée une recherche multicatégories basée sur un gabarit de recherche
multicatégorie intitulé Accounts Payable, que nous avons créé dans le cadre des didacticiels
Solution Designer. Cette recherche multicatégories a pour objet de rapprocher un bon de livraison
et le devis du fournisseur correspondant. Pour ce faire, vous devez effectuer une recherche dans
les catégories Quote et Signed PODs en utilisant le nº de salarié que connaît le responsable qui
vérifie la facture. Pour plus d'informations sur ce processus de workflow, reportez-vous à la
section consacrée aux didacticiels dans Solution Designer.

Comment exécuter une recherche multicatégories ?

1. Sélectionnez Nouvelle recherche dans le menu du ruban, puis Nouvelle recherche multi-
catégorie.

2. La boîte de dialogue qui s'affiche recense les gabarits de recherche. Sélectionnez le gabarit de
recherche approprié, soit dans ce cas Accounts Payable, puis cliquez sur OK.

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Didacticiels

3. La boîte de dialogue du gabarit s'ouvre.

4. Cliquez sur Options et sélectionnez Choisissez les catégories. La boîte de dialogue qui
s'affiche vous permet de sélectionner et d'ajouter des catégories, soit dans ce cas Quote et
Signed PODs. Une fois l'opération terminée, cliquez sur OK.

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Didacticiels

5. Les catégories choisies apparaissent à présent dans le gabarit sous forme d'onglets.
Choisissez la première catégorie, puis cliquez avec le bouton droit de la souris sur le champ
d'index qui renverra aux catégories. Dans le menu contextuel, choisissez la variable
correspondante, soit dans ce cas $Employee_No. Procédez de même pour les autres
catégories. Pour exécuter la recherche, cliquez sur Trouve.

6. Cliquez sur l'icône en forme de disque et choisissez de la mémoriser au format local ou global.

7. Pour utiliser une requête multicatégories une fois qu'elle est enregistrée, accédez au volet
Catégories/recherches et cliquez sur l'icône Dossier de la catégorie. La requête est
répertoriée sous Requêtes sauvées. Double-cliquez dessus pour lancer la recherche.

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Didacticiels

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Didacticiels

9.6 Modification des données d'index

Comment modifier les données d'index d'un document ?


1. Exécutez une recherche pour générer une liste de résultats. Cliquez sur les documents dont
vous souhaitez modifier les données d'index. Cliquez avec le bouton droit de la souris et
sélectionnez Modifier les données d'index dans le menu contextuel.

2. Une boîte de dialogue de données d'index s'affiche. Si vous avez sélectionné un seul
document, elle contient les données d'index actuelles correspondantes. Si vous avez
sélectionné plusieurs documents, les champs contenant des données d'index identiques pour
tous les documents sont automatiquement renseignés. Les champs dans lesquels les données
d'index varient selon les documents contiennent <Valeurs multiples>. Si vous spécifiez la
valeur de l'un de ces champs, elle est appliquée à tous les documents. Dans le cas contraire,
les données d'index d'origine sont conservées. Cliquez sur Mise à jour pour appliquer les
modifications.

· Par défaut, modifier les données d'index d'un document ne crée pas une nouvelle version
du document. Vous pouvez toutefois modifier cette valeur dans les propriétés de
catégorie avancées de Therefore™ Solution Designer.

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Didacticiels

Comment ajouter un mot clé à un dictionnaire de mots clés lors de la modification des
données d'index ?

1. Tout utilisateur doté de permissions d'administration pour un dictionnaire de mots clés est
autorisé à ajouter directement des mots clés dans Therefore™ Navigator ou Viewer. Il lui suffit
de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le champ de mot clé et de sélectionner l'option
Nouveau mot clé....

2. L'utilisateur entre ensuite le mot clé, puis clique sur Ajouter.

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Didacticiels

9.7 Exportation de documents


Vous pouvez exporter les documents figurant dans la liste de résultats vers un périphérique de
stockage connecté ou les envoyer par e-mail.

Comment exporter ou envoyer un document ou un lien associé à un document ?

1. Sélectionnez le(s) document(s) à exporter ou à envoyer. (Utilisez les touches standard MAJ et
CTRL pour sélectionner plusieurs documents.)

2. Cliquez sur Exporter ou Envoyer, définissez les paramètres appropriés, puis cliquez sur OK
pour exporter ou envoyer les documents.

· Vous pouvez également faire glisser les documents hors de Navigator et les déposer dans
Windows® Explorer.
· Vous pouvez également signer un document PDF avec un certificat personnel et
appliquer un horodatage externe.

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Didacticiels

9.8 Recherche et réclamation de tâches de workflow


Les tâches peuvent être assignées à un utilisateur donné, auquel cas il est généralement notifié
par e-mail de l'arrivée d'une nouvelle tâche. Il est également possible d'assigner une tâche à un
groupe. Lorsqu'un membre du groupe réclame une tâche, les autres membres n'y ont alors plus
accès.

Comment trouver et réclamer une instance ouverte de workflow ?

1. Activez le mode d'affichage Workflow et double-cliquez sur un workflow donné pour trouver les
tâches correspondantes. Cliquez sur <Tous processus> pour trouver toutes les tâches de
workflow assignées à vous-même et à votre groupe. Pour réclamer une tâche ouverte ou
ouvrir une tâche déjà assignée, double-cliquez sur la tâche.

· Pour afficher une tâche sans la réclamer, répondez « Non » en réponse à la question :
« Voulez vous réclamer l'instance de workflow pour la traiter ? ». (Notez que cette boîte
de dialogue peut être désactivée sous Options.)
· Vous pouvez également traiter les tâches directement à partir de la liste de résultats.
Après avoir sélectionné une ou plusieurs tâches issues du même processus de workflow,
cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Traiter/terminer tâche, puis
choisissez l'option appropriée. Un administrateur doit configurer cette option dans
Therefore™ Solution Designer.
· La présence d'une marque rouge indique qu'un état d'erreur est assigné à une instance.

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Didacticiels

2. La tâche de workflow s'ouvre pour être traitée dans Therefore™ Viewer.

Comment rechercher et déléguer des instances de workflow ?

1. Sélectionnez les instances de workflow que vous souhaitez déléguer. Cliquez dessus avec le
bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel, puis sélectionnez Déléguer.
Choisissez l'utilisateur auquel vous souhaitez déléguer les instances, puis cliquez sur OK.

une instance ne peut être déléguée que si l'utilisateur qui la délègue et l'utilisateur auquel
elle est déléguée disposent des permissions requises.

9.9 Liaison de documents


Il est possible de lier des documents Therefore™. Vous pouvez, par exemple, lier un devis à une
facture et à un avis de livraison. Tout lien créé représente par défaut une connexion
bidirectionnelle. Si vous ouvrez le document lié, un lien au document d'origine est affiché dans le
volet Object liés.

Vous pouvez également créer des liens automatiques entre documents qui partagent des
données d'index identiques.

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Didacticiels

Comment lier des documents manuellement ?

1. Ouvrez le document à lier dans Therefore™ Viewer et, le cas échéant, cochez la case
Afficher Objets liés du menu Affichage.

2. Pour rechercher le document à lier au document ouvert, effectuez une recherche dans
Navigator. Faites glisser le document de la liste de résultats de Navigator vers le volet Objets
liés de Viewer.

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Didacticiels

9.10 Recherche et affichage de rapports


Vous trouverez les rapports créés par la fonction de génération de rapports dans Therefore™
Navigator. Vous pouvez également générer et mémoriser immédiatement des rapports ad-hoc. La
fonction de génération de rapports et les permissions appropriées doivent être configurées par un
administrateur.

Comment rechercher et afficher des rapports ?

1. Pour trouver des rapports dans Therefore™ Navigator, commencez par activer la vue Rapports
en cliquant sur le bouton Rapports.

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Didacticiels

2. Les définitions de rapport disponibles sont répertoriées dans le volet de gauche. Cliquez sur
une définition de rapport pour afficher la liste des rapports disponibles dans le volet de droite.
Double-cliquez sur un rapport de la liste pour l'ouvrir dans Therefore™ Viewer. Vous pouvez
également afficher rapidement le rapport le plus récent en cliquant avec le bouton droit de la
souris sur une définition de rapport. Sélectionnez ensuite Afficher rapport le plus récent.

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Didacticiels

Comment créer un rapport ad-hoc ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une définition de rapport et sélectionnez Créer
rapport ad-hoc. L'aperçu du rapport s'ouvre dans le volet principal de Therefore™ Navigator.

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Didacticiels

2. Vous pouvez modifier certains paramètres de rapport (les dates de début et de fin et l'ordre
de tri, par exemple) en cliquant sur Paramètres du rapport. Le rapport est alors recompilé.

3. Pour mémoriser le rapport dans le système de fichiers local, cliquez sur Exporter le rapport.
Pour mémoriser le rapport dans Therefore™ et l'intégrer à la liste des rapports disponibles,
cliquez sur Mémoriser le rapport et choisissez le format approprié. Certains champs sont
automatiquement renseignés, mais vous pouvez les modifier si besoin est. Cliquez sur
Mémoriser.

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Didacticiels

9.11 Restauration de documents ou de dossiers supprimés


Les utilisateurs qui disposent des permissions appropriées peuvent supprimer des documents ou
des dossiers dans Therefore™ Navigator. Les documents ne sont pas immédiatement supprimés du
système Therefore™, mais sont placés dans la corbeille. Les utilisateurs peuvent restaurer tout
document qu'ils ont supprimé en accédant à leur corbeille. Ils sont alors en mesure de restaurer
les documents ou les dossiers précédemment supprimés. Les utilisateurs standard ne sont
autorisés à gérer que les documents qu'ils ont personnellement supprimés, tandis que les
administrateurs peuvent accéder à n'importe quel élément supprimé par n'importe quel utilisateur.
Les administrateurs peuvent également accéder à une corbeille globale dans Therefore™ Console
(reportez-vous au Guide de l'administrateur).

Comment restaurer les documents ou les dossiers que j'ai supprimés ?

1. Cliquez sur l'onglet de l'application Therefore™ Navigator et sélectionnez Corbeille.

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Didacticiels

2. La liste des documents et des dossiers que vous avez supprimés s'affiche. Sélectionnez Filtre
pour choisir diverses options permettant d'affiner la recherche.

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Didacticiels

3. Sélectionnez les éléments à restaurer. Si vous choisissez un document unique, une boîte de
dialogue de données d'index s'affiche et vous permet de modifier les données d'index du
document Appuyez sur Afficher pour afficher une copie locale du document. Si vous
choisissez un dossier, vous êtes invité à restaurer également tous les documents qu'il
contient.

· Les documents affichés à partir de la corbeille sont des copies locales que vous ne
pouvez absolument pas modifier tant qu'elles ne sont pas restaurées.
· Si vous avez sélectionné plusieurs documents, ils seront restaurés sans faire appel au
préalable à la boîte de dialogue des données d'index.

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Didacticiels

9.12 Mémorisation de fichiers électroniques


Vous disposez de plusieurs méthodes pour mémoriser des fichiers électroniques dans Therefore™.
Vous pouvez utiliser l'Explorateur Windows® et l'intégration directe à des produits tiers, mais vous
pouvez également effectuer une opération glisser-déposer directement dans Therefore™
Navigator à partir de l'Explorateur Windows®.

Comment mémoriser des fichiers dans Therefore™ ?

1. Ouvrez l'Explorateur Windows® et accédez aux fichiers qui vous intéressent. Glissez-déposez
les fichiers vers la catégorie requise dans Therefore™ Navigator (ou une catégorie de
l'affichage Favoris).

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Didacticiels

2. La boîte de dialogue des données d'index associées à la catégorie s'affiche. Si vous avez
sélectionné plusieurs documents, vous pouvez indiquer sous le bouton Mémoriser si vous
souhaitez mémoriser les fichiers sélectionnés sous forme de document unique ou sous forme
de documents distincts. Diverses valeurs par défaut telles que le nom ou l'extension du fichier
permettent de renseigner automatiquement les champs d'index. Ces derniers doivent être
configurés lors de la phase de conception des catégories. Si vous sélectionnez l'option Sous
forme de document unique, les valeurs par défaut sont extraites du fichier sélectionné. Si
vous sélectionnez l'option Sous forme de documents distincts, ces valeurs par défaut sont
grisées pour indiquer qu'elles seront automatiquement renseignées lors de la mémorisation.
Vous pouvez remplacer manuellement les valeurs par défaut. Si tel est le cas, les valeurs
saisies manuellement sont appliquées à tous les documents. Pour plus d'informations,
reportez-vous aux propriétés d'un champ d'index. Une fois toutes les données d'index
spécifiées, cliquez sur Mémoriser pour ajouter les documents dans Therefore™.

· Si la catégorie dans laquelle est placé le fichier appartient à une définition de dossier,
vous pouvez l'ajouter à un dossier existant ou créer un dossier.
· Si vous mémorisez un document unique, vous pouvez l'ouvrir pour le consulter et l'indexer
dans Therefore™ Viewer en cliquant sur l'icône d'affichage dans la boîte de dialogue
« Envoi à Therefore™ ».

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Didacticiels

9.13 Recherche de documents ou de dossiers


Therefore™ propose diverses méthodes de recherche de documents, à savoir :
· Recherches fulltexte
· Recherches basées sur des valeurs de champ d'index
· Recherches dans plusieurs catégories

Comment exécuter une recherche fulltexte ?

1. Pour effectuer une recherche fulltexte dans toutes les catégories compatibles, il suffit d'entrer
la chaîne de recherche et d'appuyer sur la touche Entrée. Cochez la case Contenu du
document pour effectuer la recherche dans le contenu d'un document, la case Données de
l'index pour inclure également les données d'index du document.

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Didacticiels

2. Pour limiter la recherche à des catégories déterminées ou configurer les paramètres avancés,
cliquez sur Recherche avancée. Vous pouvez alors configurer un grand nombre de paramètres
qui permettent d'afficher la recherche.

Pour désactiver la troncature par défaut, désélectionnez-la sous Options.

3. Une liste de résultats contenant les documents correspondants s'affiche alors. Cliquez sur un
document pour l'ouvrir.

Comment exécuter une recherche filtrée en fonction de valeurs de champ d'index ?

1. Activez l'affichage Catégories/recherches. Pour démarrer une nouvelle recherche, double-


cliquez sur la catégorie concernée. Procédez de même pour démarrer toute recherche
mémorisée (répertoriée dans le volet inférieur).

La fonction Vue arborescente de Therefore™ vous permet d'effectuer des recherches


directement dans l'Explorateur Windows®. Pour plus d'informations, voir Vue arborescente.

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Didacticiels

2. Indiquez les critères de recherche. Si un champ est surligné, il est obligatoire et doit être
renseigné lors de la mémorisation du document. Vous obtenez ainsi toujours un résultat
identique si votre requête porte sur ces champs. Cliquer sur l'icône des opérandes ouvre la
liste opérande, qui permet d'affiner la recherche. Cliquez sur Trouver pour démarrer la
recherche.

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Didacticiels

· Cliquer avec le bouton droit de la souris sur un champ d'index entraîne l'ouverture d'un
menu contextuel. Outre quelques options standard telles que couper et coller, des
options supplémentaires sont associées aux champs de date, de mot clé et aux champs
primaires et dépendants.
· Sous Options, vous pouvez définir les options avancées, ainsi que les paramètres de la
liste de résultats associés aux champs d'index et au tri.

3. Dans les catégories qui prennent en charge la recherche en texte intégral, vous pouvez
rechercher des chaînes de texte ainsi que des données d'index. Cliquez sur Options, puis sur
Activer recherche en texte intégral. Entrez la chaîne à rechercher. Si ce paramètre est
activé, seuls les documents contenant les données d'index correspondantes ET le terme
recherché sont détectés.

· Les options de recherche en texte intégral (notamment Troncature, Dictionnaire des


synonymes et Recherche partielle) sont issues des valeurs par défaut définies dans les
options Therefore™ Navigator.
· A la différence d'une recherche en texte intégral standard, la liste de résultats qui
s'affiche ne contient pas d'informations contextuelles relatives au terme sur lequel porte
la recherche en texte intégral.

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Didacticiels

4. Vous pouvez également affiner le filtrage de la recherche à l'aide de paramètres de document.


Cliquez sur Options, puis sur Options avancées.

Vous pouvez également personnaliser la disposition de la liste de résultats à l'aide des


options Champs... et Trier...

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Didacticiels

5. La boîte de dialogue Options recherche avancées s'ouvre. Indiquez les paramètres internes,
puis cliquez sur OK.

6. S'il s'agit d'une recherche qui sera répétée, vous pouvez la mémoriser localement (utilisateur
actuel uniquement) ou globalement (à l'intention de tous les utilisateurs autorisés à accéder à
la catégorie). Pour ce faire, cliquez sur la flèche en regard de l'icône de mémorisation et
sélectionnez l'option appropriée dans la liste déroulante. Vous disposez également de la
fonction Charger la dernière requête, qui extrait des informations de la dernière recherche
effectuée dans la catégorie.

Si vous souhaitez que cette recherche remplace la recherche par défaut, il suffit de
sélectionner Sauver recherche et d'activer le remplacement de la recherche par défaut.
La recherche par défaut est alors remplacée pour l'utilisateur actuel.

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Didacticiels

7. La liste de résultats s'affiche. Vous pouvez filtrer, grouper et trier les résultats, ainsi que
modifier l'ordre des champs.

· Pour rechercher les documents qui sont automatiquement liés aux documents affichés
dans la liste de résultats, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document
approprié et sélectionnez l'option Afficher liens.

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Didacticiels

Comment exécuter une recherche dans plusieurs catégories ?

Vous disposez de trois méthodes pour exécuter une recherche dans plusieurs catégories au sein
de Therefore™.

Liaison automatique des catégories


Vous pouvez lier automatiquement des documents appartenant à des catégories différentes s'ils
possèdent des valeurs d'index communes et uniques (le même numéro de facture, par exemple).
Les liens automatiques sont configurés dans Solution Designer et sont automatiquement
proposés aux utilisateurs. Un utilisateur peut également créer des liens de document manuels.

Exécution de recherches multi-catégories dans Therefore™


Pour exécuter une recherche multi-catégorie, il est nécessaire de concevoir un gabarit de
recherche multi-catégorie adapté dans Therefore™ Solution Designer et de configurer une
recherche multi-catégorie dans Therefore™ Navigator.

Gestion de dossiers Therefore™


Pour comprendre le concept sur lequel s'appuient les dossiers ou classeurs électroniques,
considérons leur équivalent papier. Il pourrait se composer d'un classeur, dans lequel figurerait
peut-être une page de couverture contenant des informations globales telles que le numéro du
dossier et les coordonnées du client. À l'intérieur du classeur figureraient divers intercalaires qui
séparent les différents types de documents qui relèvent du dossier (rapports, devis et
correspondance, par exemple). Dans Therefore™, l'équivalent électronique de ce système
comporte une définition de dossier, qui contient des informations globales, puis des catégories
individuelles qui définissent le type des documents du dossier. La configuration d'un dossier et des
catégories correspondantes doit être effectuée dans Solution Designer.

158 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

Comment rechercher des dossiers et des documents au sein d'un dossier ?

1. Accédez au dossier approprié. Développez-le pour afficher les catégories que contient la
définition du dossier.

2. Double-cliquez sur le dossier approprié pour ouvrir la boîte de dialogue de recherche de


dossiers. Entrez les critères de recherche requis et cliquez sur Trouver.

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Didacticiels

3. La liste de résultats répertorie tous les dossiers qui correspondent aux critères de recherche
définis. Le volet Documents du dossier répertorie les catégories et documents du dossier.
Pour ouvrir un dossier entier, double-cliquez dessus dans la liste de résultats. Pour ouvrir un
document, double-cliquez dessus.

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Didacticiels

9.14 Calcul de la somme des champs monétaires


Ce volet permet également d'additionner des champs monétaires.

Comment additionner les champs monétaires ?

1. Recherchez tous les documents dont vous voulez calculer la somme.

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Didacticiels

2. Sélectionnez tous les documents dont vous voulez calculer la somme (utilisez Maj et Ctrl pour
sélectionner plusieurs documents ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur un document
et choisissez Tout sélectionner). La somme de tous les champs monétaires s'affiche dans le
volet d'informations supplémentaires.

9.15 Tâches Therefore™


Vous pouvez créer des tâches relatives aux documents dans Therefore™ (une tâche qui demande
à un collaborateur d'approuver une version non définitive d'un document, par exemple).
Envoi d'une tâche Therefore™ à un autre utilisateur
1. Vous pouvez créer une tâche relative à un document à partir de la liste de résultats dans
Therefore™ Navigator, Therefore™ Case Manager ou Therefore™ Viewer. Sélectionnez le
document et cliquez sur Nouvelle tâche.

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Didacticiels

2. Dans la boîte de dialogue Nouvelle tâche, entrez un objet qui décrit la tâche, puis assignez-la
à un ou plusieurs utilisateurs. Vous pouvez également vous assigner à vous-même une tâche
(une tâche de rappel, par exemple). Pour ce faire, ne renseignez pas ce champ. Vous pouvez
par ailleurs entrer une date de début et une date d'échéance, puis sélectionner l'un des
modes de tâche prédéfinis qui déterminent les options proposées à l'utilisateur lorsqu'il traite
la tâche. Par défaut, les utilisateurs sont notifiés par e-mail qu'une nouvelle tâche leur a été
assignée. Pour ne pas envoyer d'e-mail, désactivez la case à cocher. Il en va de même pour
les e-mails qui vous notifient de la mise à jour d'une tâche par un utilisateur.

En ce qui concerne les utilisateurs Therefore™ Web Access, un lien sera automatiquement
inséré dans l'e-mail de notification si l'URL Therefore™ Web Access est définie dans les
paramètres avancés de Therefore™ Solution Designer.

3. Toute tâche peut être modifiée à tout moment dans Therefore™ Navigator. Activez la vue
Tâches et accédez à la liste des tâches Démarré.

Traitement et gestion de mes tâches Therefore™

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Didacticiels

1. Vous pouvez également accéder à votre liste de tâches À faire dans Therefore™ Navigator.
Pour ce faire, activez la vue Tâches. Trois listes de tâches sont affichées : une liste de
tâches à exécuter (À faire), une liste de tâches déjà exécutées (Terminé) et une liste de
tâches que vous avez créées (Démarré). Sélectionnez l'une de ces listes pour créer une liste
de tâches disponibles.

2. Pour ouvrir une tâche, cliquez deux fois dessus. Si vous avez reçu une notification par e-mail,
vous pouvez ouvrir la tâche directement depuis le lien que contient l'e-mail. Une fois la tâche
terminée, la tâche suivante de la liste À faire s'affiche automatiquement. Vous pouvez
également naviguer manuellement dans la liste de tâches À faire en cliquant sur le bouton
Tâche suivante ou Tâche précédente.

9.16 Mode hors ligne activé


Les utilisateurs peuvent copier certains documents d'une catégorie ou la totalité d'entre eux dans
leur référentiel local et les manipuler en mode hors ligne. Lorsqu'ils se connectent à nouveau à
Therefore™ Server, toutes les modifications sont synchronisées (les documents modifiés sur le
serveur sont téléchargés dans le référentiel local et les modifications effectuées en mode hors
ligne sont téléchargées sur le serveur, par exemple). S'il se produit un conflit de version,
l'utilisateur est invité à le résoudre.

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Didacticiels

· Pour qu'un utilisateur puisse manipuler un document en mode hors ligne, il doit posséder
le statut d'utilisateur hors ligne.
· La catégorie doit être disponible en mode hors ligne.

Comment travailler en mode hors ligne ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur les documents à manipuler en mode hors ligne.
Cliquez sur Disponible hors ligne pour disposer des documents en mode hors ligne. (Vous
pouvez également effectuer une recherche de documents, puis accéder à des documents
déterminés en mode hors ligne.)

· Tous les dossiers et les documents associés d'une définition de dossier peuvent être
manipulés hors ligne. Cliquez pour ce faire avec le bouton droit de la souris sur la
définition de dossier et sélectionnez Disponible hors ligne. Vous pouvez également
manipuler hors ligne un dossier donné en le sélectionnant dans la liste de résultats.

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Didacticiels

2. Dans la boîte de dialogue de filtrage, vous pouvez définir un sous-ensemble de documents à


manipuler en mode hors ligne. Une fois l'opération terminée, cliquez sur Appliquer.
Therefore™ crée alors une copie hors ligne des documents.

3. Un bouton de statut figure à présent dans l'angle inférieur droit de l'écran. Son libellé
correspond à Connecté au serveur. Cliquez sur le bouton Connecté au serveur et
sélectionnez l'option Travail hors ligne dans le menu contextuel. Le libellé du bouton de
statut est remplacé par Mode hors ligne activé.

166 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

4. Vous pouvez à présent manipuler les documents disponibles en mode hors ligne. Aucun autre
document Therefore™ n'est disponible. Lorsque vous êtes prêt à synchroniser le système ou
pour activer à nouveau le mode en ligne, cliquez sur le bouton de statut Mode hors ligne
activé et sélectionnez l'option Connexion au serveur. La synchronisation est alors
automatiquement exécutée. Si un conflit est identifié, il est indiqué une fois la
synchronisation terminée. Vous pouvez ensuite résoudre les conflits à l'aide du menu du
ruban Synchronisation. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un document à l'origine
d'un conflit. Le menu contextuel qui s'affiche permet d'afficher la version locale, la version
hébergée sur le serveur ou la version d'origine. Sélectionnez l'option appropriée pour afficher le
document dans Viewer. Une fois la source du conflit résolue, vous disposez de l'option
Ignorer les modifications locales, qui restaure la version hébergée sur le serveur, ou de
l'option Ecraser les changements de serveur, qui écrase la version hébergée sur le serveur.
Si la version correcte est un mélange de deux documents, vous pouvez bloquer le document
et effectuer manuellement les modifications. En libérant le document, vous créez une nouvelle
version et résolvez le conflit.

5. Le bouton Statut ouvre une boîte de dialogue qui indique le statut de synchronisation. Vous
pouvez également démarrer manuellement la synchronisation à l'aide du bouton Début.

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Didacticiels

10 PDF Printer
.
10.1 Intégration via Therefore™ PDF Printer
Cette fonction permet aux utilisateurs de mémoriser des documents dans Therefore™ par le biais
de la fonction d'impression d'applications tierces.

Comment mémoriser des documents ?

1. Ouvrez la boîte de dialogue d'impression dans le programme source, puis sélectionnez


Therefore™ PDF Printer.

2. Définissez les propriétés en fonction de vos besoins, puis cliquez sur OK. Dans la boîte de
dialogue qui s'affiche, choisissez une catégorie Therefore™, indiquez les données d'index et
mémorisez le document dans Therefore™. Vous pouvez également sélectionner une imprimante
sur laquelle imprimer une copie du document.

Vous pouvez également définir divers paramètres d'impression.

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Didacticiels

11 Viewer
.
11.1 Signature numérique d'un document
Vous pouvez signer un document à l'aide d'un certificat personnel.
Signer un document PDF mémorisé dans Therefore™ (méthode manuelle)

1. Ouvrez le document dans Therefore™ Viewer, cliquez sur l'onglet Annotations, puis sur le
bouton Signer.

Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité d'exportation ou d'envoi dans Therefore™


Navigator et Viewer.

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169
Didacticiels

2. Pour ajouter un composant visuel à la signature, cliquez sur la flèche orientée vers le bas de
l'outil Signer et sélectionnez Paramètres. Vous pouvez sélectionner une image bitmap
(24 bits) en tant qu'image de signature. Vous pouvez également ajouter du texte sous
l'image de signature. Sélectionnez les options de Texte généré dans la signature visuelle
pour afficher ces éléments sous l'image de signature. Si vous utilisez ces options, il est
recommandé de conserver une zone vide sous l'image de signature, dans laquelle s'afficheront
le nom d'utilisateur et la date et l'heure. Consultez à titre d'exemple l'illustration suivante :

3. Faites glisser la signature vers l'emplacement requis et déposez-la pour l'insérer sur la page.
Signer un document PDF mémorisé dans Therefore™ (méthode automatique)
1. Créez un workflow déclenché par le document PDF en cours de mémorisation dans
Therefore™. Utilisez ensuite la tâche Conversion de document pour appliquer la signature
numérique (remarque : la signature visuelle n'est pas prise en charge).

Signer un document à l'aide de Therefore™ Capture Client


1. Créez un profil de capture qui mémorise les documents au format PDF et applique la signature
numérique.

11.2 Signature d'un document via une plateforme DTM


Pour collecter des signatures d'intervenants externes, vous pouvez transmettre les documents à
une organisation qui gère le processus de signature. Ce processus porte le nom de gestion des
transactions numériques (DTM, acronyme de Digital Transaction Management). À l'heure actuelle,
Therefore™ prend en charge l'intégration à la plateforme DTM phare qu'est DocuSign®.
Envoi manuel des documents à signer

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Didacticiels

1. Ouvrez le document sélectionné dans Therefore™ Viewer. Cliquez sur le bouton A signer et
spécifiez vos informations de connexion à DocuSign®.

· Tous les fichiers du document sont téléchargés.


· Un utilisateur peut également mémoriser ses informations d'identification et consulter
l'historique de signature.

2. La plateforme DocuSign® s'ouvre alors dans une fenêtre imbriquée et vous pouvez configurer
et envoyer le document à signer (pour plus d'informations, reportez-vous à documentation
DocuSign®).

3. Une fois signé, le document est renvoyé par DocuSign® dans une pièce jointe par défaut.
Renseignement et signature de formulaires
1. Créez un formulaire contenant les champs requis dans DocuSign®.
2. Lorsqu'un formulaire vide est envoyé à DocuSign® depuis Therefore™, manuellement ou
automatiquement, il est reconnu et appliqué. Le destinataire peut ensuite renseigner et signer
le formulaire.

· Le contenu du formulaire peut être extrait et utilisé en tant que données d'index en
ajoutant un extracteur de données PDF au profil d'indexation.

Récupération manuelle des documents signés


Une fois le document signé, DocuSign® le renvoie par défaut en tant que pièce jointe aux
personnes qui ont signé le document et à son auteur. Les profils de document signé Therefore™
permettent de mémoriser à nouveau le document signé dans Therefore™ en utilisant le document
Therefore™ d'origine à titre de référence.

1. Créez un profil de document signé.


2. Cliquez ensuite sur OK. Pour utiliser le profil, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le
document signé en pièce jointe dans Outlook et sélectionnez votre profil.
Voir aussi
· Configuration requise par une intégration à DocuSign®
· Envoi automatique des documents à signer
· Récupération automatique des documents signés

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Didacticiels

11.3 Ajout et suppression de fichiers


Vous pouvez ajouter ou supprimer des fichiers dans un document existant.

Comment ajouter des fichiers à un document ?

1. Bloquez le document afin de pouvoir le modifier. Cliquez sur l'icône Ajouter fichier du ruban.
Accédez à l'emplacement du nouveau fichier et cliquez sur Ouvrir. Le nouveau fichier est
ajouté au document et s'affiche dans le volet Imagettes. Vous pouvez aussi faire glisser le
document à partir de l'Explorateur Windows® vers le volet Imagettes.

2. Vous pouvez aussi ajouter des pages par le biais d'un scanner TWAIN. Ouvrez le menu
déroulant Numériser et ajouter. Pour numériser des pages et les ajouter à la fin du
document, choisissez Numériser et ajouter (option par défaut). En revanche, pour les
insérer avant la page sélectionnée, cliquez sur Numériser et insérer.

· Pour supprimer des fichiers, sélectionnez-les et cliquez sur l'icône Supprimer fichier.
· Les utilisateurs disposant des droits adéquats peuvent également supprimer un
document entier. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Application et sélectionnez
Supprimer de l'archive.

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11.4 Annotations
Vous pouvez ajouter des notes et d'autres informations aux fichiers TIFF et PDF à l'aide des outils
d'annotation. Notez que l'onglet Annotations n'est pas visible lorsque le fichier n'est pas au
format TIFF ou PDF.

Ajout d'annotations à un fichier PDF ou TIFF


1. Sélectionnez un fichier TIFF ou PDF dans le volet Imagettes. Cliquez sur l'onglet
Annotations. Sélectionnez une des options d'annotation dans le ruban puis, à l'aide de la
souris, spécifiez la zone de la page à annoter. Pour plus d'informations sur les options
d'annotation, reportez-vous aux options TIFF ou aux options PDF.

· Ajouter et supprimer des annotations crée une nouvelle version du document.


· Les annotations TIFF sont comparables à une couche supplémentaire qui recouvre la
page numérisée d'origine. (Lorsqu'une page de document est imprimée, les annotations
sont automatiquement superposées au résultat final imprimé.)
· Les annotations PDF sont intégrées au document PDF à proprement parler.

Voir aussi
Signer numériquement un document

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Didacticiels

11.5 Création de document


Vous pouvez créer des documents en utilisant les données d'index d'un document dans
Therefore™ pour renseigner automatiquement un modèle Microsoft® Office.
Comment créer un document à partir d'un modèle Microsoft Office et le renseigner
automatiquement ?

· Cette fonction nécessite un modèle Microsoft Office, un profil de gabarit et un profil


d'indexation.

1. Cliquez sur le bouton Gabarits. Tous les profils liés à la catégorie ou au dossier pour lesquels
vous disposez d'une permission de lecture s'affichent dans la liste déroulante. Sélectionnez le
profil requis.

2. Le modèle lié s'ouvre ensuite dans Microsoft Office et les données d'index extraites du
document sélectionné y sont automatiquement insérées.

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Didacticiels

Vous pouvez modifier les informations que contient le nouveau document comme dans tout
document standard.

3. Vous pouvez également configurer le profil de sorte à autoriser un utilisateur à mémoriser le


nouveau document dans Therefore™ et à l'envoyer à l'aide de Microsoft Outlook.

11.6 Modification de documents


Avant d'intervenir sur un document, il est nécessaire de le bloquer (verrouiller) pour empêcher
tout autre utilisateur de le modifier simultanément. D'autres utilisateurs peuvent consulter un
document verrouillé, mais en mode de lecture seule uniquement. Pour pouvoir modifier des
documents, l'utilisateur doit disposer du logiciel approprié.

Comment modifier des documents ?

1. Cliquez sur l'icône Bloquer document du ruban.

2. Sélectionnez le fichier à modifier dans le volet Imagettes.

3. Cliquez sur l'icône Modifier fichier du ruban. Le fichier est ouvert dans l'application associée.
Si aucune application associée n'est détectée, vous pouvez choisir un programme dans lequel
ouvrir le fichier.

· Les documents sont ouverts en mode lecture seule s'ils n'ont pas encore été bloqués.

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Didacticiels

4. Une fois toutes les modifications effectuées, mémorisez le fichier et quittez l'application
utilisée. Cliquez sur l'icône Libérer. Selon les paramètres relatifs aux commentaires configurés
par l'administrateur, vous pouvez ou devez ajouter un commentaire. Une nouvelle version du
document est créée et mise à la disposition de tous les autres utilisateurs. Le document
d'origine peut toujours être affiché en tant qu'ancienne version.

Avant de libérer certains types de document, la boîte de dialogue suivante s'affiche.


L'utilisateur doit activer la mise à jour du document sous peine de ne pas prendre en
compte les modifications éventuellement effectuées dans l'application tierce.

11.7 Exportation et envoi de documents


Il est possible d'exporter des documents sur un disque dur ou de les envoyer en tant que pièces
jointes ou liens par e-mail. La disponibilité de la fonction d'envoi d'un document varie selon
l'installation locale d'un client de messagerie.

Comment exporter un document sur mon disque dur ?

1. Cliquez sur l'onglet Therefore™ Viewer.

2. Cliquez sur Exporter, choisissez les paramètres d'exportation, puis cliquez sur OK pour
exporter le document.

Comment envoyer des documents ou des liens associés à des documents par e-mail ?

1. Cliquez sur l'onglet Therefore™ Viewer.

2. Cliquez sur Envoyer, choisissez les paramètres appropriés, puis cliquez sur OK pour envoyer le
document.

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11.8 Recherche de documents


Lorsqu'un document contenant du texte est ouvert dans Therefore™ Viewer, vous pouvez y
rechercher des termes déterminés.

Comment effectuer une recherche dans un document ?

1. Entrez le terme à rechercher dans le volet de recherche pour afficher la liste des résultats
correspondants. Le volet de recherche s'affiche sur la droite de l'écran par défaut. S'il ne
s'affiche pas, appuyez sur le bouton Rechercher dans le ruban pour activer son affichage.

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Didacticiels

2. Lorsque vous cliquez sur un résultat, vous accédez immédiatement au document


correspondant. Pour naviguer dans la liste de résultats, vous disposez également des touches
F3 (Précédent) et Maj+F3 (Suivant) ou des flèches orientées vers le haut ou le bas situées
au-dessus de la liste.

· Si les documents sont détectés dans le cadre d'une recherche en texte intégral dans
Therefore™ Navigator, les termes recherchés sont automatiquement affichés en
surbrillance lorsqu'ils sont ouverts dans Therefore™ Viewer.
· La mise en surbrillance des correspondances fonctionne dans la plupart des formats texte
de fichier. Les formats image tels que TIFF et Image PDF ne prennent pas en charge
cette fonction.
· La mise en surbrillance de toutes les correspondances n'est prise en charge que dans les
documents Microsoft® Office affichés dans Therefore™ Multi-Format Viewer. Lorsque
vous effectuez une recherche, toutes les correspondances sont immédiatement affichées
en surbrillance.

11.9 Affichage et modification des données d'index


Il est possible d'afficher la boîte de dialogue des données d'index à partir de Therefore™ Viewer.
Un utilisateur disposant de permissions de modification peut ainsi modifier les valeurs d'index d'un
document.

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Comment afficher et modifier les données d'index ?

1. Cliquez sur l'icône Données d'index du ruban. La boîte de dialogue Données Index
correspondant à la catégorie du document s'affiche. Tout utilisateur disposant de permissions
de modification peut modifier la valeur des champs. Pour confirmer toute modification, cliquez
sur le bouton Mise à jour : vous créez ainsi une nouvelle version du document.

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Didacticiels

Comment ajouter un mot clé à un dictionnaire de mots clés lors de la modification des
données d'index ?

1. Tout utilisateur doté de permissions d'administration pour un dictionnaire de mots clés est
autorisé à ajouter directement des mots clés dans Therefore™ Navigator ou Viewer. Il lui suffit
de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le champ de mot clé et de sélectionner l'option
Nouveau mot clé....

2. L'utilisateur entre ensuite le mot clé, puis clique sur Ajouter.

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11.1 Affichage de l'historique des versions


0
Lorsque vous mémorisez un document auquel vous avez apporté des modifications, une nouvelle
version de ce document est créée. (Remarque : selon les paramètres activés, la modification des
données d'index entraîne également la création d'une nouvelle version.) Les nouvelles versions
sont numérotées par ordre croissant. Toute modification mémorisée apportée à un document
entraîne l'écriture d'une entrée dans le journal d'historique. L'entrée du journal indique le numéro
de version, le nom de l'auteur des modifications et la date et l'heure de création de la version. En
outre, selon les paramètres définis dans les propriétés des catégories, la saisie de commentaires
est possible ou obligatoire lors de la mémorisation d'une nouvelle version. L'historique des versions
est affiché dans le volet Historique document. Pour afficher une version antérieure, cliquez deux
fois dessus dans le volet Historique document.

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11.1 Workflow Therefore™


1
Therefore™ Business, Essentials, Enterprise et les éditions1 de Therefore™ Online intègrent un
module complet de workflow qui prend en charge l'automatisation des processus métier. Résultat :
une hausse de la productivité et une réduction des coûts. Les workflows sont configurés dans
Therefore™ Solution Designer, et les utilisateurs accèdent aux tâches directement depuis
Therefore™ Navigator or via un lien inséré dans un e-mail. Lorsqu'un utilisateur ouvre une tâche
de workflow, le document ou le dossier associé s'ouvre.

Comment traiter mes tâches de workflow ?

1. Ouvrez une tâche de workflow depuis votre boîte de réception du Workflow ou via un lien
inséré dans un e-mail (selon le mode de création du workflow). Les instructions relatives à la
tâche sont indiquées dans Informations relatives au workflow. Si une date d'échéance a
été définie pour la tâche, elle est également affichée. Toute information complémentaire
importante qui s'applique à la tâche peut être spécifiée dans la zone de texte
correspondante.

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2. Vous pouvez ajouter d'autres fichiers au document par le biais de la technique du glisser-
déposer dans le volet Imagettes. Pour lier de nouveaux documents à l'instance de workflow,
vous pouvez les glisser-déposer dans le volet Objets liés. Une liste d'actions prises en charge
s'affiche sous Traiter/terminer tâche. Si l'utilisateur dispose des permissions appropriées, il
peut également déléguer la tâche. Lorsqu'une tâche est terminée, la tâche suivante dans la
boîte de réception du Workflow de l'utilisateur est automatiquement affichée par défaut. Si la
boîte de réception du Workflow ne contient pas d'autres tâches, Therefore™ Viewer est
automatiquement refermé. (Viewer peut également être configuré de sorte à se fermer
lorsqu'une tâche est terminée.) L'utilisateur peut également accéder à ses tâches à l'aide des
boutons Elément précédent et Elément suivant.. Pour plus d'informations, consultez Onglet
Workflow à la section Référence.

Une instance ne peut être déléguée que si l'utilisateur qui la délègue et l'utilisateur auquel
elle est déléguée disposent des permissions requises.

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3. L'utilisateur peut également mémoriser un nouveau document dans Therefore™ et le lier à


l'instance de workflow en cliquant sur l'icône Ajouter fichier. S'il s'agit d'une facture, par
exemple, il pourrait mémoriser le bon de livraison correspondant dans Therefore™ afin qu'il soit
automatiquement lié à l'instance de workflow et affiché dans le volet Objets liés.

1
Certaines éditions de Therefore™ ne sont disponibles que dans des régions
déterminées.

Comment gérer les instances contenant des erreurs ?

Certaines tâches de workflow contiennent parfois des erreurs (lorsqu'un problème de tâche
automatique a interrompu le workflow, par exemple).

· Seuls les utilisateurs qui disposent de la permission Opérateur peuvent visualiser les
informations concernant l'erreur et la résoudre.

1. Lorsque vous affichez une boîte de réception du workflow, les instances de workflow
contenant des erreurs sont identifiées par un symbole rouge, comme illustré ci-dessous. Seuls
les utilisateurs qui disposent de la permission Opérateur peuvent visualiser le message d'erreur
dans la liste de résultats.

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2. Double-cliquez sur une instance contenant une erreur pour l'ouvrir. Dans Therefore™ Viewer,
un avertissement s'affiche au-dessus du document et vous indique que le workflow contient
une erreur. Vous trouverez des informations détaillées concernant l'erreur à la section Détails
d'instance du volet Informations relatives au workflow. Une fois l'erreur résolue, cliquez
sur Effacer erreurs dans le menu du ruban pour désactiver l'état d'erreur et tenter d'exécuter
à nouveau automatiquement l'instance de workflow. Si l'erreur n'est pas résolue, le traitement
échoue et l'état d'erreur de l'instance est à nouveau activé.

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Didacticiels

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Didacticiels

12 Solution Designer
.
12.1 Présentation de la création de système
Les catégories et les définitions de dossier sont les principaux modes de classement des
documents dans le système Therefore™. Lorsqu'une catégorie ou une définition de dossier est
créée, un ou plusieurs champs d'index peuvent être ajoutés à l'aide d'un outil de conception avec
interface utilisateur graphique. Il est alors possible de renseigner ces champs lors de la
mémorisation d'un document ou de la création d'un dossier. Lorsque vous exécutez une recherche,
vous pouvez l'affiner en entrant des valeurs de champ d'index spécifiques. Les recommandations
ci-dessous se réfèrent aux catégories, mais elles s'appliquent également directement aux dossiers
dans la plupart des cas.

· Vous trouverez des informations concernant les objets et les fonctions dans le white
paper consacré à la conception de catégories, disponible à partir de notre extranet.

12.2 Objet Therefore


L'objet Therefore™ permet d'accéder aux paramètres de sécurité et de configuration, aux
informations concernant les licences et aux fonctions d'exportation.

12.2.1 Mise à jour de licence

Lorsqu'une licence Therefore™ change, par exemple, lorsque des licences d'utilisateurs
supplémentaires sont acquises, elle doit être mise à jour avant que les modifications puissent être
activées.

Comment mettre une licence à jour ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Therefore™ et choisissez Licence.

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2. La boîte de dialogue Licence s'affiche. Si le serveur dispose d'une connexion Internet, cliquez
sur Mise à jour licence pour actualiser la licence automatiquement. Dans le cas de serveurs
sans connexion Internet, vous pouvez télécharger un fichier de licence depuis l'adresse
http://license.therefore.net/update/ et actualiser à l'aide du bouton Importer licence.

12.2.2 Importation d'une configuration

Vous pouvez importer diverses définitions de configuration (associées aux catégories, mots clés,
types de données et processus de workflow) créées dans un système Therefore™. Vous devez au
préalable les exporter d'un système existant.

Si vous utilisez un système de test pour tester les configurations avant de les importer
dans un système de production, une étape supplémentaire s'impose lorsque vous effectuez
la mise à niveau vers Therefore™ 2015. Consultez les informations complémentaires que
contient le guide de mise à niveau avant de mettre à niveau un système de test ou de
production vers Therefore™ 2015.

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Comment importer une configuration ?

1. Sélectionnez le bouton Importer dans la barre d'outils. (Vous pouvez également sélectionner
le menu Fichier, puis l'option de menu Importer....)

2. Le système vous demande de spécifier un fichier à importer. Entrez le chemin et le nom du


fichier appropriés, puis cliquez sur le bouton OK. Tous les éléments à importer sont
sélectionnés par défaut. Les éléments dotés du symbole sont importés. Les éléments dotés
du symbole ne sont pas importés. La configuration de l'importation tente de prédire l'action
la plus logique à appliquer à chaque élément en fonction de la configuration du système. Elle
est recensée dans la colonne Action et peut être modifiée si besoin est. Si aucune
modification d'élément n'est détectée, l'action correspond à « Aucun(e) ». Les messages
d'avertissement relatifs à des problèmes potentiels sont recensés dans la colonne
Avertissement. Une fois l'opération terminée, cliquez sur OK.

· Reportez-vous à la section Importation pour obtenir des informations complémentaires


concernant les diverses options d'importation.
· Si vous choisissez l'option Mise à jour, l'objet cible (existant) est simplement remplacé
par les données extraites de l'objet source en cours d'importation. Par conséquent, toute
modification effectuée dans l'objet cible après l'exportation de la configuration est
remplacée lors de la réimportation de l'objet source.

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3. Des conflits peuvent se produire si le fichier importé comporte une définition portant le même
nom qu'une définition déjà définie, par exemple. Si tel est le cas, une boîte de dialogue affiche
la liste des conflits. Pour les résoudre, cliquez sur le bouton Résoudre....

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4. En cas de conflit de nom, conservez le fichier existant et n'importez pas l'objet ou changez le
nom existant.

5. En cas de conflit d'utilisateur, deux possibilités s'offrent à vous. Si vous savez que tous les
utilisateurs ou certains d'entre eux figurent dans le système cible, cliquez sur Résolution
auto... Cette fonction tente d'établir une correspondance pour tous les utilisateurs. S'il est
impossible de définir automatiquement une correspondance pour certains utilisateurs,
définissez-la manuellement. Pour ce faire, cliquez dans le champ et recherchez l'utilisateur
correct.

· Lors de l'importation d'un workflow, les méthodes de démarrage automatique du


workflow NE sont PAS conservées. Vous devez donc les réinitialiser manuellement.
· Pour importer les catégories en conservant la structure des répertoires, cochez la
case Inclure la structure des répertoires lors de l'exportation de la configuration.

12.2.3 Sécurité

Lors de l'installation, vous devez définir un groupe Administrateur et un groupe Utilisateur. Ces
deux groupes sont alors ajoutés par défaut à Therefore™.

Le groupe Administrateur possède par défaut des droits d'administration sur l'objet Therefore™ et
tous les objets de niveau inférieur.

Le groupe Utilisateur possède des permissions de lecture/écriture standard sur l'objet Therefore™
et les objets de niveau inférieur. Notez toutefois que pour l'objet Catégorie, le groupe Utilisateur
par défaut détient, outre les permissions des groupes Read et Write, une permission du groupe
Delete, « Effacer des pages du document », et une permission du groupe Admin, « Politique de
conservation » (qui permet à un utilisateur de supprimer un document donné d'une politique de
conservation).

Les permissions sont répercutées par défaut sur les objets de niveau inférieur, mais il est toutefois
possible de les désactiver en cas de besoin.

Si, par exemple, les permissions associées à un groupe de catégories RH ne doivent pas être
identiques à celles de l'objet de catégorie racine, vous pouvez créer un répertoire « RH » et y
transférer les catégories RH. Il est alors possible de désactiver les permissions héritées par le
répertoire RH et de les définir en fonction des besoins. Ces permissions sont répercutées sur
toutes les catégories du répertoire, puisque celles-ci sont encore définies de sorte à hériter des
permissions de l'objet parent. Vous pourriez également adopter une autre approche en ajoutant un
utilisateur ou un groupe et lui assigner d'autres permissions.

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Didacticiels

Notez que « Refuser » prime sur « Permettre ». Si, par exemple, vous définissez une permission de
groupe sur « Refuser », mais qu'un utilisateur donné de ce groupe détient « Permettre », l'accès
est refusé à l'utilisateur.

Comment modifier les paramètres de sécurité ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Therefore™ et choisissez Sécurité.

2. La fenêtre Sécurité s'affiche et permet de définir les permissions appropriées.

Pour définir les permissions associées aux objets de niveau inférieur dans la hiérarchie,
cliquez avec le bouton droit de la souris sur un objet et sélectionnez Sécurité...

12.2.4 Utilisation des groupes de permissions

Consultez la rubrique consacrée aux groupes de permissions de la section Référence avant


d'exécuter ce didacticiel.

Pour les besoins de ce didacticiel, nous partons du principe qu'un client souhaite réserver les
permissions Imprimer document et Exporter / Envoyer document à certains utilisateurs.

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Didacticiels

Comment modifier les groupes de permissions ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Therefore™ et sélectionnez Paramètres.

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Didacticiels

2. La boîte de dialogue Paramètres s'ouvre. Sélectionnez l'onglet Groupes de permissions.


Puisque les permissions Imprimer document et Exporter / Envoyer document
appartiennent au groupe de permissions Read, la première étape de la procédure consiste à
le modifier. Cliquez sur Read pour le sélectionner. Le titre du volet inférieur correspond
maintenant à Permissions pour Read. Désactivez les cases à cocher associées aux
permissions Imprimer document et Exporter / Envoyer document.

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Didacticiels

3. Nous devons maintenant créer un groupe contenant deux permissions. Cliquez sur Ajouter...
Entrez le nom du groupe de permissions, tel que Print/Send, et appuyez sur la touche
ENTRÉE. Cochez les cases associées aux permissions Imprimer document et Exporter /
Envoyer document, puis cliquez sur OK.

12.2.5 Utilisation des licences en lecture seule

Les licences en lecture seule limitent les utilisateurs au groupe de permissions de lecture. Elles
sont attribuées à un groupe d'utilisateurs qui consomment un point de licence chaque fois qu'ils
accèdent au système. Dès qu'ils se déconnectent, ce point est mis à la disposition des autres
membres du groupe.

Les utilisateurs qui disposent d'une licence en lecture seule ne peuvent pas faire partie d'un
workflow.

Comment configurer les utilisateurs dotés de licences en lecture seule ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Therefore™ et choisissez Licence.

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Didacticiels

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Didacticiels

2. La boîte de dialogue Licence qui s'affiche indique le nombre de licences en lecture seule.

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3. Cliquez sur l'onglet Utilisateurs en lecture seule. Cliquez sur Ajouter pour ajouter des
utilisateurs au groupe d'utilisateurs dotés de licences en lecture seule.

12.2.6 Blocage de certaines extensions de fichier

Pour des raisons de sécurité, il peut être souhaitable d'interdire la mémorisation dans Therefore™
de certains types de fichiers (html, par exemple). Pour ce faire, vous pouvez utiliser la boîte de
dialogue des paramètres avancés (Avancé).

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Didacticiels

Comment interdire la mémorisation dans Therefore™ de certains types de fichiers ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Therefore™ et choisissez Paramètres ->
Avancé. Faites défiler la boîte de dialogue jusqu'à ce que le paramètre Blocked Extensions
(Extensions interdites) s'affiche. Spécifiez les types de fichiers à interdire en les séparant
par des points-virgules. (Les fichiers exe et dll sont bloqués par défaut.)

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12.2.7 Configuration de la prise en charge LDAP pour l'authentification


des utilisateurs

Comment configurer Therefore™ de sorte à assurer l'authentification des utilisateurs


via LDAP/SAMBA ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Therefore™ et sélectionnez Paramètres.
Sous Avancé/Général, faites défiler la liste jusqu'au paramètre Active DS Mode (Mode DS
actif). Définissez ce paramètre sur 1.

· Therefore™ Server doit appartenir au même domaine que le serveur LDAP et vous devez
disposer de SAMBA pour vérifier que les communications avec le serveur qui héberge
Therefore™ sont mises en œuvre.
· Les domaines Active Directory® ne fonctionneront plus tant que cette fonction sera
active.

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Didacticiels

12.3 Objet Serveur


Cet objet n'est visible que dans les installations de Therefore™ associées à plusieurs licences de
serveur. Il permet d'ajouter et de configurer les serveurs Therefore™ Server.

12.3.1 Ajout d'autres serveurs Therefore™ Server

Vous pouvez installer d'autres serveurs Therefore™ Server dans l'édition Therefore™ Business ou
Enterprise.

12.4 Création
La section de création vous permet de créer et de modifier des objets tels que des catégories,
des dictionnaires de mots clés et des tables référencées. Dans le cadre de ce didacticiel, nous
allons utiliser un processus de facturation associé à l'achat d'équipement configuré comme suit :

1. Un employé obtient un devis pour un achat interne (nouvel ordinateur).

2. L'employé reçoit un accord verbal de son supérieur et commande le produit.

3. L'employé mémorise alors le devis dans le système Therefore™.

4. Le produit arrive et le bon de livraison (POD) est signé par le service de logistique.

5. Le responsable de l'entrepôt numérise le POD et l'indexe manuellement avant de le mémoriser


dans Therefore™.

6. La facture arrive ensuite au service financier.

7. Un employé du service financier enregistre la facture dans le système ERP.

6. Un code à barres contenant tous les détails pertinents est imprimé et appliqué à la facture, qui
est ensuite numérisée et automatiquement indexée dans Therefore™.

7. Cette opération démarre un processus de workflow Therefore™ et les factures qui dépassent
un montant donné sont automatiquement envoyées au responsable du service pour être
approuvées.

8. Une fois approuvée, la facture est renvoyée à l'employé du service financier, qui peut alors la
traiter dans le système ERP.

12.4.1 Référentiel

12.4.1.1 Création d'une définition de dossier

Pour comprendre le concept sur lequel s'appuient les dossiers ou classeurs électroniques,
considérons leur équivalent papier. Il pourrait se composer d'un classeur, dans lequel figurerait
peut-être une page de couverture contenant des informations globales telles que le numéro du
dossier et les coordonnées du client. À l'intérieur du classeur figureraient divers intercalaires qui
séparent les différents types de documents qui relèvent du dossier (rapports, devis et
correspondance, par exemple). Dans Therefore™, l'équivalent électronique de ce système
comporte une définition de dossier, qui contient des informations globales, puis des catégories
individuelles qui définissent le type des documents du dossier.

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201
Didacticiels

Cette fonction prend également en charge le concept de workflows sans documents. Un workflow
d'assistance client pourrait par exemple être déclenché par un appel téléphonique, auquel cas
aucun e-mail ou autre document ne démarre le workflow.

Comment créer une définition de dossier ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Catégories ou un répertoire. Sélectionnez
Nouvelle définition de dossier…

2. Pour ajouter de nouveaux champs, exécutez la procédure de création d'une catégorie.

Il est recommandé que chaque définition de dossier contienne un champ d'identifiant


unique (qu'il s'agisse d'un champ de compteur, d'un champ de compteur formaté ou
d'un champ primaire tel qu'ID de déclaration de sinistre). Il sera ainsi possible
d'effectuer une distinction entre les dossiers lorsque les autres champs d'index ne sont
pas uniques.

202 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

Comment créer une catégorie au sein de la définition de dossier ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Catégories au sein de la nouvelle
définition de dossier et sélectionnez Ajouter nouvelle catégorie.

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203
Didacticiels

2. La boîte de dialogue de nouvelle catégorie qui s'affiche contient une copie des champs d'index
de la définition de dossier. Vous pouvez maintenant ajouter ou supprimer des champs de
catégorie. En règle générale, les informations de l'en-tête principal sont conservées et
certains champs d'index propres à la catégorie sont ajoutés. Vous pouvez ensuite mémoriser la
catégorie et lui assigner un nom.

204 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

· Il est possible de créer automatiquement des dossiers par le biais d'une synchronisation
avec une base de données externe.
· Le champ CaseNo affiché dans l'angle supérieur droit de la boîte de dialogue de
catégorie est un identifiant interne unique. Il est impossible de le supprimer et il NE
s'affiche PAS sur l'écran des utilisateurs.
· Vous pouvez séparer les sections en ajoutant une étiquette, puis des traits de
soulignement (« _ ») ou des tirets (« - ») pour créer une ligne horizontale.
· Vous pouvez à tout moment ajouter de nouvelles catégories à une définition de dossier.
· Un dossier permet également de démarrer un processus de workflow.

12.4.1.1.1 Création automatique de dossiers

Un dossier peut être créé manuellement dans Therefore™ Navigator ou automatiquement par le
biais d'une synchronisation avec une base de données externe.

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205
Didacticiels

Comment créer un dossier par le biais d'une synchronisation avec une base de données
externe ?

1. Commencez par vous assurer que vous avez créé une table référencée et que vous l'avez
utilisée pour créer un champ primaire et tout champ dépendant requis. Une fois la définition du
dossier créée, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la boîte de dialogue de définition
du dossier et sélectionnez Propriétés.

206 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

2. Cliquez sur l'onglet Synchronisation des dossiers. Choisissez dans la zone de liste
déroulante un champ primaire à utiliser pour la synchronisation. Les champs dépendants
correspondants seront également synchronisés. L'index de base de données de ce champ doit
être réglé sur Unique pour qu'il figure dans la liste déroulante.

3. Si la case Synchroniser les suppressions est cochée, les dossiers sont automatiquement
fermés lorsque l'entrée d'origine correspondante est supprimée de la base de données. Un
dossier peut être rouvert par l'administrateur, mais aucun champ dépendant réglé sur
Référencé(e) ne sera restauré.

4. Renseignez le champ Fréquence d'interr. pour déterminer la fréquence à laquelle le service


vérifie la présence de nouvelles entrées ou d'entrées supprimées à synchroniser. Elle est
réglée sur 10 minutes par défaut. Une fois la procédure terminée, cliquez sur OK , puis
mémorisez la définition du dossier. Les dossiers seront créés lors de l'interrogation suivante.
Vérifiez les nouveaux dossiers dans Therefore™ Navigator pour vous assurer qu'ils ont été
créés correctement.

Si vous avez configuré cette fonction, le processus peut également démarrer un workflow
pour chaque nouveau dossier créé.

12.4.1.1.2 Synchronisation des champs d'en-tête de dossier

Vous pouvez ajouter rétrospectivement des champs d'en-tête de dossier à des catégories de
dossier existantes. Il est ainsi possible d'ajouter un champ à l'en-tête de dossier après avoir créé
les catégories de dossier. En d'autres termes, l'ajout de champ est pris en charge sans avoir à
redéfinir la catégorie de dossier.

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207
Didacticiels

Comment synchroniser les nouveaux champs d'en-tête de dossier et les catégories de


dossier existantes ?

1. Une fois le nouveau champ ajouté à l'en-tête de dossier, cliquez avec le bouton droit de la
souris dans la boîte de dialogue de la catégorie de dossier et sélectionnez Nouveau champ
dépendant, puis CaseNo.

2. Sélectionnez le champ dans lequel ajouter l'en-tête de dossier.

12.4.1.2 Création d'une catégorie

Nous allons commencer par créer la catégorie destinée à la mémorisation des devis de
fournisseurs.

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Didacticiels

Comment créer une catégorie ?

1. Développez la section Création. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet
Catégories. Sélectionnez l'option Nouvelle catégorie... du menu contextuel.

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Didacticiels

2. Une nouvelle fenêtre de catégorie vide s'affiche. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans
la fenêtre vide pour afficher un menu contextuel contenant plusieurs types de champs d'index.
Si l'option Aligner sur grille est sélectionnée, une grille s'affiche dans la boîte de dialogue des
catégories et permet de régler la position des champs d'index avec plus de précision.

210 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

3. Sélectionnez un type de champ d'index, soit dans notre exemple : Nouveau champ texte.
La boîte de dialogue Propriétés s'affiche. Nous allons commencer par le champ : "Supplier ».
Notez que lorsque vous modifiez la désignation, elle est automatiquement répercutée dans le
champ Nom colonne. Cette fonction est conçue à des fins pratiques et crée
automatiquement un champ portant ce nom de colonne dans la base de données. Elle ne
fonctionne que si le contenu du champ Nom colonne n'est pas modifié indépendamment de
celui du champ Désignation. Acceptez les valeurs par défaut des autres champs et cliquez
sur le bouton OK.

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Didacticiels

4. Le nouveau champ d'index s'affiche dans la fenêtre Nouvelle catégorie. Vous pouvez modifier
la position du champ en cliquant dessus avec le bouton gauche de la souris et en le faisant
glisser vers la position requise. Vous pouvez également modifier les dimensions du champ. Pour
augmenter ou réduire la taille du champ, placez la souris sur l'un des petits carrés noirs, puis
cliquez dessus et faites-le glisser dans la direction appropriée.

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Didacticiels

5. En vous basant sur les concepts passés en revue précédemment, ajoutez un nouveau
champ date, Quote date et un nouveau champ texte, Description of purchase. Vous
pouvez maintenant déplacer, redimensionner et aligner manuellement les champs pour assurer
une répartition harmonieuse approximative dans la boîte de dialogue.

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213
Didacticiels

6. Nous pouvons à présent affiner l'alignement. Sélectionnez l'étiquette Supplier puis, tout en
maintenant enfoncée la touche MAJ, sélectionnez les étiquettes Quote date et Description
of purchase. Le premier champ sélectionné est surligné et entouré de carrés noirs, ce qui
indique qu'il sert de champ de référence. Vous pouvez également sélectionner plusieurs
champs en utilisant la souris pour « dessiner » une boîte autour des champs appropriés. Nous
allons commencer par aligner verticalement les étiquettes : cliquez avec le bouton droit de la
souris sur l'un des objets sélectionnés et choisissez Aligner, puis Gauche. Nous allons
ensuite les répartir harmonieusement : cliquez avec le bouton droit de la souris sur les objets
sélectionnés et choisissez Répartir harmonieusement, puis Bas.

Pour sélectionner un autre champ d'ancrage, maintenez enfoncée la touche CTRL, puis
cliquez sur le champ approprié.

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Didacticiels

7. Procédez de même pour aligner à gauche les champs (noms de colonne), mais n'utilisez PAS
l'option Répartir harmonieusement, puisque nous allons aligner horizontalement les
étiquettes sur les boîtes de champ. Sélectionnez l'étiquette Supplier puis, tout en maintenant
enfoncée la touche MAJ, sélectionnez le champ Supplier. Cliquez avec le bouton droit de la
souris sur l'un des objets sélectionnés et choisissez Aligner, puis Milieu.

8. Procédez de même pour les autres objets.

9. Pour mémoriser la catégorie, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la boîte de dialogue
et choisissez Mémoriser catégorie. Assignez-lui le nom Quotes.

Vous pouvez également définir des options d'affichage spécialement adaptées aux boîtes
de dialogue des catégories en modifiant les couleurs, les propriétés des polices et en
ajoutant des images, par exemple.

12.4.1.2.1 Transfert d'une catégorie existante vers une définition de dossier

Si vous utilisez une catégorie existante en tant que catégorie de dossier, vous pouvez la déplacer
pour l'intégrer à la définition de dossier. Ce processus déplace également l'ensemble des
documents mémorisés dans la catégorie. Cette fonction permet d'intégrer les catégories créées
avant la mise en œuvre de la fonction de gestion des dossiers.

· Notez que ce processus implique plusieurs opérations de base de données irréversibles. Il


est fortement recommandé de sauvegarder la base de données avant de lancer le
processus.
· Bien que ce processus s'avère utile pour assurer la migration de catégories existantes, il
est fortement recommandé de créer directement dans le cadre de la définition de dossier
toute catégorie à intégrer à un dossier.
· Nous vous conseillons de ne migrer que les catégories dont les champs d'index
correspondent directement aux champs d'index de l'en-tête du dossier (les champs qui se
rapportent à la même table référencée, par exemple).

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Didacticiels

Comment déplacer une catégorie et les documents qu'elle contient vers une définition
de dossier ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une catégorie qui ne fait actuellement pas partie
d'un dossier et sélectionnez Migration de catégorie vers dossier.

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2. Pour démarrer un nouveau processus de migration, sélectionnez Migration de catégorie vers


définition de dossier et choisissez la définition de dossier dans laquelle sera transférée la
catégorie. Si vous avez précédemment lancé un processus de migration, vous pouvez
également sélectionner Modifier les paramètres en cours pour mettre en œuvre la
migration de la catégorie ou Poursuivre transfert des documents vers catégorie de
dossier selon paramètres en cours. Utilisez cette dernière option si un processus de
migration antérieur a été interrompu ou a échoué.

3. Sélectionnez ensuite les champs de catégorie à mapper sur les champs de l'en-tête de la
définition de dossier. Ce paramètre identifie les champs de catégorie qui seront remplacés par
les champs de l'en-tête issus de la définition de dossier sélectionnée. L'assistant tente
d'identifier les correspondances les plus adaptées, mais il vous incombe de les vérifier. Vous
pouvez bien entendu les modifier. Cette correspondance entre les champs est particulièrement
efficace si la catégorie et l'en-tête de dossier se rapportent à la même table référencée. Si
vous choisissez l'option Conserver dans catégorie, le champ ne sera pas intégré à l'en-tête
de dossier et sera conservé dans la catégorie copiée en tant que champ de catégorie. Toutes
les valeurs issues de la catégorie d'origine seront également conservées.

Ces paramètres sont particulièrement importants, car ils déterminent les champs de
catégorie qui seront remplacés par les champs d'en-tête. Les données issues des
catégories locales seront par conséquent ignorées si elles ne correspondent pas aux
données issues de l'en-tête de dossier, puisque les données locales sont écrasées pendant
le processus de migration. Si la configuration de ces paramètres est incorrecte, la migration
des documents échouera.

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Didacticiels

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Didacticiels

4. Une fois le processus terminé, cliquez sur Suivant. Une boîte de dialogue de confirmation
s'affiche. Cliquez sur Oui pour copier la catégorie vers la définition de dossier sélectionnée.
Notez que cette opération est irréversible !

5. Vous devez ensuite définir les paramètres de transfert des documents issus de la catégorie
d'origine. S'il s'avère nécessaire de créer des dossiers contenant des documents dont les
données d'index ne correspondent à aucun dossier existant, sélectionnez l'option Créer un
dossier si aucun dossier correspondant n'est détecté. En regard de Nombre de
documents à transférer, entrez 0 (zéro) pour déplacer tous les documents. Vous pouvez
également entrer une valeur faible (comprise entre 1 et 10) pour tester au préalable la
procédure de transfert. La valeur entrée dans Transférer les documents par blocs de
détermine le nombre de documents à déplacer dans le cadre d'un même appel client/serveur.
Une valeur élevée se traduit par un long délai avant la mise à jour du déroulement de
l'opération, tandis qu'une valeur faible donne lieu à un nombre élevé d'appels, qui risquent
d'affecter les performances globales du processus. La valeur entrée dans Abandonner le
transfert après X erreurs détermine le nombre d'erreurs autorisées avant que l'opération de
transfert ne soit abandonnée. Les motifs d'erreurs sont doubles (mappage incorrect ou
instance de workflow encore liée à un document à déplacer). Les tâches et les liens associés
à des documents ne provoquent toutefois pas d'erreurs.

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Didacticiels

6. Sélectionnez Suivant pour démarrer le processus de transfert des documents vers la


catégorie de la définition de dossier. Une boîte de dialogue illustre le déroulement de
l'opération. Notez que cette opération est irréversible ! Un document dont le transfert a
abouti ne peut pas réintégrer sa catégorie d'origine.

7. Une fois le processus terminé, une page de synthèse s'affiche. Elle indique également le
nombre d'erreurs éventuelles. Vérifiez le journal des événements de Therefore™ Server, qui
contient des informations détaillées relatives aux erreurs.

12.4.1.3 Définition de l'ordre de tabulation et de l'ordre des champs de la liste de


résultats
Lorsqu'une catégorie est interrogée dans Therefore™ Navigator, la liste de résultats contenant les
documents détectés qui s'affiche intègre les champs d'index en tant qu'en-têtes de colonnes. La
fonction Ordre des champs des propriétés de catégorie permet de définir l'ordre des colonnes. Ce
dernier détermine également l'ordre d'affichage en surbrillance des champs d'index (en d'autres
termes, lorsqu'un document est mémorisé dans une catégorie déterminée, le champ d'index en
première position dans l'ordre configuré est initialement affiché en surbrillance et lorsqu'un
utilisateur appuie sur la touche Tab, le champ suivant selon l'ordre configuré est alors affiché en
surbrillance).

L'ordre des champs d'une catégorie détermine également l'ordre des champs de données
d'index lorsque l'utilisateur affiche les données d'index dans l'application Therefore™ Mobile
et Therefore™ MFP Scan ou Print.

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Comment définir l'ordre de tabulation et l'ordre des champs de la liste de résultats ?

1. Ouvrez la catégorie appropriée. Dans cet exemple, nous allons ouvrir la catégorie Incoming
Invoices. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans une zone vide de la fenêtre de
catégorie. Un menu contextuel s'affiche. Sélectionnez l'option de menu Ordre des champs.

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Didacticiels

2. La boîte de dialogue Ordre des champs s'affiche.

3. Dans cet exemple, nous allons modifier l'ordre des champs pour que le champ d'index
Customer Name devienne la première colonne de la liste de résultats de Therefore™
Navigator. Sélectionnez le champ d'index Customer Name. Cliquez sur le bouton En haut
pour faire passer le champ en tête de liste. Cliquez sur OK pour confirmer les modifications.

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Didacticiels

4. Si nous recherchons maintenant des documents dans la catégorie Incoming Invoices, la


première colonne de champ d'index de la liste de résultats correspond à Customer Name. De
même, lorsque vous enregistrez un document, l'ordre de tabulation des champs d'index
correspond à l'ordre défini à l'étape 3.

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Didacticiels

12.4.1.4 Liaison de documents

Il est possible de lier automatiquement des documents Therefore™. À cet effet, deux champs
d'index sont liés. Lorsque les valeurs de ces deux champs sont égales, un lien est
automatiquement créé. Nous allons, par exemple, lier un bon de commande, une facture et un avis
de livraison sur la base du champ Order No., qui figure sur ces trois documents.

Il est également possible de créer des liens manuels à l'aide de Navigator et Viewer.

À compter de Therefore™ 2014, la fonction de gestion des dossiers permet de regrouper


les catégories en classeurs. À moins qu'une raison valide ne vous mène à exclure les
catégories d'une définition de dossier, nous vous recommandons de faire appel à cette
fonction pour rechercher des documents dans plusieurs catégories.

Comment configurer la liaison automatique de documents ?

1. Ouvrez la catégorie Purchase Order et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le champ
Order No. Sélectionnez Propriétés.

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2. Dans la boîte de dialogue Propriétés du champ, sélectionnez Liens automatiques. Cliquez


sur Ajouter lien. Dans la première colonne, sélectionnez le sens du lien (en l'occurrence, nous
souhaitons définir un lien bidirectionnel). Choisissez ensuite la catégorie cible (dans notre
exemple, Outgoing Invoices). Enfin, choisissez le champ de la catégorie cible (en
l'occurrence, Order No.).

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Didacticiels

3. Procédez de même pour créer un lien avec la catégorie Signed POD. Lorsque vous avez
terminé, enregistrez la catégorie. Tous les documents nouveaux et existants possédant la
même valeur d'index (Order No.) sont désormais liés automatiquement. Pour afficher les
documents liés, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un document dans la liste de
résultats de Navigator et sélectionnez Afficher documents liés.

· Il est également possible de créer des liens vers des documents d'une même
catégorie.
· Seuls des champs du même type peuvent être liés. Il est également possible d'établir
un lien entre les champs suivants :
o Champ de type compteur numérique et champ numérique, puisqu'il s'agit dans les
deux cas de champs numériques.
o Champ de type compteur formaté et champ texte, puisqu'il s'agit dans les deux
cas de champs texte.
o Champs primaires ou dépendants d'un même type

12.4.1.5 Utilisation des expressions régulières

Il est possible d'appliquer des expressions régulières à des champs de texte pour s'assurer que
des données d'index correspondent à un format spécifique (adresses électroniques, par exemple).
En pratique, cette fonction permet de s'assurer que les données d'index sont correctes lors de
l'enregistrement de documents dans Therefore™. La syntaxe d'expression régulière utilisée est
compatible avec celle en vigueur dans JavaScript.

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Didacticiels

Comment utiliser les expressions régulières ?

1. Ouvrez la catégorie souhaitée et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le champ de
texte à vérifier à l'aide d'une expression régulière. Sélectionnez Propriétés.

2. Dans la boîte de dialogue Propriétés du champ, sélectionnez Expression régulière. Entrez


l'expression régulière ou cliquez sur le bouton contenant une flèche pour afficher une liste
d'éléments de base et d'exemples d'expressions. Le tableau suivant illustre certains exemples
de base.

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227
Didacticiels

Exemple Commentaires Expression


Valeurs régulière possible
PN001 Les deux premiers caractères correspondent à PN et PN\d{3}
PN293 sont suivis de trois chiffres.
GH001 Les deux premiers caractères peuvent désormais [A-Z][A-Z]\d{3}
HZ673 correspondre à toute lettre majuscule non
accentuée.
GHSTE001 Tout nombre de lettres majuscules suivies de trois [A-Z]+\d{3}
Z999 chiffres.
HJ.001 Tout nombre de lettres majuscules suivies d'un [A-Z]+\.\d{3}
J.676 point, puis de trois chiffres.
AAB.346/ Tout nombre de lettres majuscules suivies d'un [A-Z]+\.\d{3}/[A-Z]{3}
GHT point, de trois chiffres, d'une barre oblique puis de
AAB.346/ trois autres lettres majuscules.
AAA
AAA.000/ Tout nombre de lettres majuscules suivies d'un [A-Z]+\.\d{3}/[A-Z]{3}-
BBZ-Tz1 point, de trois chiffres, d'une barre oblique, de trois \w{3}
AAA.000/ autres lettres majuscules, puis d'un tiret et de trois
BBZ-AFz autres caractères alphanumériques.
ÄÜÖ.000/ Tout nombre de lettres majuscules Unicode suivies [[:upper:]]+\.\d{3}/
ÄÄÄ-AFz d'un point, de trois chiffres, d'une barre oblique, de [[:upper:]]{3}-\w{3}
ÄDD.111/ trois autres lettres majuscules Unicode, puis d'un
ÄÄÄ-00e tiret et de trois autres caractères alphanumériques.

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Didacticiels

3. Dans ce cas, nous avons choisi l'exemple d'e-mail de la liste de référence. Le deuxième champ
permet de tester l'expression et renvoie la mention « Aucune correspondance » jusqu'à ce que
l'utilisateur entre une expression correspondant à l'expression régulière spécifiée. Le dernier
champ est facultatif. Son contenu est affiché en tant qu'exemple lorsqu'un utilisateur entre
une valeur non gérée.

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Didacticiels

12.4.1.6 Définition de permissions sur des documents à l'aide de valeurs de champ


d'index
Therefore™ propose une liste détaillée de permissions destinées à contrôler les répertoires, les
catégories et les dossiers.

Comment définir les permissions associées aux documents et aux dossiers ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la catégorie, le dossier ou le répertoire pour
lesquels vous voulez définir les permissions, puis sélectionnez Sécurité. La boîte de dialogue
Sécurité associée à la catégorie s'affiche et vous permet de définir les permissions requises.

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Didacticiels

Vous pouvez également définir des permissions plus spécifiques sur un document ou un dossier à
l'aide des entrées d'un dictionnaire de mots clés ou des champs primaires. Vous utilisez à cet effet
des sous-catégories.

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Didacticiels

Comment utiliser des mots clés pour définir des permissions ?

1. Ouvrez la définition de dossier ou la catégorie pour laquelle vous voulez définir des permissions
basées sur des mots clés, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une zone vide et
choisissez Propriétés.

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Didacticiels

2. Dans la zone de liste déroulante Sous-catégorie/Sous-dossier, choisissez le dictionnaire de


mots clés approprié. Cliquez sur OK, puis mémorisez vos modifications. La catégorie est alors
divisée en sous-catégories et le dossier en sous-dossiers sur la base des entrées du
dictionnaire de mots clés.

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Didacticiels

3. Développez la catégorie ou la définition de dossier pour laquelle vous avez créé des sous-
catégories ou des sous-dossiers. Un objet Sous-catégories/Sous-dossiers est affiché.
Cliquez dessus pour afficher la liste des sous-catégories ou sous-dossiers dans le volet droit.

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Didacticiels

4. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un mot clé et choisissez Sécurité.... Sélectionnez
ou ajoutez l'utilisateur/le groupe requis et définissez les permissions. Si, par exemple, un
utilisateur ne possède pas de permissions Lire pour un mot clé donné, il ne voit pas les
documents mémorisés dont le champ d'index contient ce mot clé.

Si un champ primaire est utilisé, l'identifiant unique doit IMPÉRATIVEMENT être un nombre
entier, mais les champs dépendants sont recensés dans la colonne de noms.

12.4.1.7 Définition de permissions sur les champs d'index

Il est possible de définir des permissions sur les champs d'index. Un champ peut être protégé pour
interdire sa lecture ou la modification de sa valeur, par exemple. Il est alors possible de stipuler
que des permissions spéciales sont accordées aux utilisateurs lors du traitement d'une tâche de
workflow spécifique. Ce mécanisme permet donc de protéger des champs d'index et d'accorder
des droits d'écriture à des utilisateurs pour l'exécution d'une tâche d'indexation déterminée
seulement, en s'assurant que la valeur n'est plus modifiable par la suite.

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Didacticiels

Comment définir des permissions sur des champs d'index ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le champ d'index et choisissez Sécurité....

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Didacticiels

2. Vous pouvez alors définir les utilisateurs et groupes, ainsi que les permissions appropriées.

3. En outre, il est possible d'accorder des permissions sur des champs d'index pour une tâche de
workflow manuelle seulement. Libre à vous, par exemple, d'accorder une permission de
modification à un champ doté d'une permission de lecture seule pour une tâche spécifique du
workflow. Pour ce faire, ouvrez la tâche manuelle et cliquez sur l'onglet Permissions
relatives aux champs d'index. La liste de tous les champs d'index de la catégorie ou de la
définition de dossier s'affiche. Vous pouvez définir des permissions individuellement ou
collectivement. Elles s'appliqueront uniquement à la tâche de workflow manuelle en question.

12.4.1.8 Ajout automatique à des documents existants

La fonction d'ajout automatique permet aux administrateurs de définir le comportement d'un


document mémorisé une deuxième fois. Le nouveau document peut être ajouté au document
existant ou le remplacer. Une fois la fonction configurée dans Solution Designer, l'utilisateur est
averti, lors de la saisie des données d'index, de l'existence du document et de l'action qui sera
appliquée. Le cas échéant, il peut contourner le paramètre d'ajout automatique par défaut avant
de mémoriser le document.

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Didacticiels

Comment configurer la fonction d'ajout automatique ?

1. Ouvrez la catégorie à laquelle appliquer la fonction d'ajout automatique. Cliquez avec le


bouton droit de la souris sur la boîte de dialogue et choisissez Propriétés.

2. Choisissez l'onglet Ajout automatique. Choisissez le mode d'ajout automatique. L'option


Automatique est activée par défaut. Elle active automatiquement l'ajout automatique si la
catégorie possède un champ d'index unique. Sélectionnez les champs d'index à utiliser pour
vérifier si le nouveau document correspond à un document existant.

La fonction d'ajout automatique exige un identifiant de document unique. Par conséquent,


si un seul champ est choisi comme Champ ID, il doit être défini comme étant unique. Si
plusieurs champs sont sélectionnés, les documents sont ajoutés lorsque les valeurs
correspondent à celles que contient le document existant.

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Didacticiels

3. Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres, puis la catégorie. Lorsqu'un document est
mémorisé dans Therefore™ sous le même identifiant unique, Therefore™ insère dans tous les
autres champs les données issues du document existant.

4. En outre, la barre d'outils d'ajout automatique s'affiche en bas de la boîte de dialogue.


L'utilisateur peut alors remplacer l'action d'ajout automatique par défaut en sélectionnant un
nouveau paramètre dans la zone de liste déroulante. Lorsque l'utilisateur clique sur
Mémoriser et que l'icône de confirmation est active, le nouveau document s'ouvre dans
Therefore™ Viewer pour que l'utilisateur le libère. Lorsque l'icône est désactivée , le
document est mémorisé sans être ouvert dans Therefore™ Viewer. L'icône est activée
initialement. Toutefois lorsqu'un utilisateur modifie ce paramétrage, il est conservé pour
l'utilisateur en cours. Il est également possible d'afficher le document existant dans
Therefore™ Viewer, ainsi que d'annuler l'ajout automatique si les données d'index saisies sont
incorrectes.

12.4.1.9 Configuration des vues arborescentes

Outre la fonctionnalité Mémoriser dans Therefore™, Therefore™ peut également être intégré à
l'Explorateur Windows® en affichant le référentiel de documents sous forme de vue arborescente.
Les administrateurs définissent le mode de mappage des valeurs de données d'index en une
structure arborescente, dans laquelle les utilisateurs peuvent ensuite naviguer. Un utilisateur
peut, par exemple, ouvrir le dossier « Finance », puis la catégorie « Facture », le dossier « Mars »
et, enfin, cliquer sur le nom du client pour afficher tous les documents associés à un client donné
en mars 2010.

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Didacticiels

Comment configurer les vues arborescentes ?

1. Développez la catégorie pour laquelle vous souhaitez créer la vue. Cliquez avec le bouton droit
de la souris sur l'objet Vues arborescentes et sélectionnez Nouvelle vue arborescente...

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Didacticiels

2. La boîte de dialogue Nouvelle vue s'affiche. Assignez un nom à la vue arborescente. Vous
pouvez ensuite définir des niveaux basés sur les valeurs de champs d'index, qui seront affichés
sous forme de fichiers dans l'Explorateur Windows®. Dans le cas présent, nous allons définir le
premier niveau « Année ». Cliquez sur Ajouter et sélectionnez le champ d'index Date de
facture. Dans la zone de liste déroulante Fonction, sélectionnez ensuite Année. Nous
souhaitons activer l'ordre de tri Croissant. Nous allons donc sélectionner cette valeur dans
la dernière zone de liste déroulante.

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Didacticiels

3. Le deuxième niveau doit correspondre à « Mois ». Nous allons donc répéter la procédure
précédente, mais sélectionnons la fonction Mois au lieu d'Année.

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Didacticiels

4. Pour le troisième niveau, nous souhaitons stipuler les initiales des fournisseurs. Cliquez donc
sur Ajouter, puis sélectionnez le champ d'index Supplier Name (Nom du fournisseur).
Sous Fonction, sélectionnez ensuite Premier caractère.

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Didacticiels

5. Nous souhaitons enfin que le quatrième niveau corresponde au nom du fournisseur. Procédez
comme pour le troisième niveau, mais sans stipuler de fonction.

6. La vue arborescente créée est à présent affichée sous l'objet catégorie.

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Didacticiels

7. Pour utiliser cette vue, ouvrez l'Explorateur Windows® et, sous Poste de travail, cliquez sur
le dossier Therefore. Accédez ensuite via Finance (dossier Therefore™) à Facture
(catégorie Therefore™). Sélectionnez à présent l'année (premier niveau défini à l'étape 2),
puis le mois (2e niveau défini), puis l'initiale du client (3e niveau) et, enfin, le nom du client
(4e niveau défini).

En Amérique du Nord, seule une vue arborescente par catégorie peut être utilisée.

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Didacticiels

12.4.1.10 En-tête/pied de page


Comment configurer un en-tête et un pied de page à imprimer depuis Therefore™
Viewer ?

1. Ouvrez les propriétés de la catégorie et sélectionnez l'onglet En-tête/pied de page.

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Didacticiels

2. Vous définissez les sections Gauche, Centre et Droite du texte de l'en-tête/du pied de page

en entrant une chaîne ou en cliquant sur le bouton et en sélectionnant une variable dans
la liste. Diverses variables standard sont recensées, conjointement avec les champs d'index de
la catégorie.

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Didacticiels

3. Vous pouvez également définir les propriétés de la police et ajuster les marges de droite et de
gauche. Ceci fait, cliquez sur OK et mémorisez la catégorie.

Pour appliquer l'en-tête/le pied de page aux documents imprimés dans Therefore™, l'option
d'affichage doit être réglée sur Therefore Multi-format Viewer, plutôt que sur l'application
native.

12.4.1.11 Traduction d'une catégorie ou d'une définition de dossier

Les catégories et les définitions de dossier peuvent comporter plusieurs traductions


personnalisées. La traduction proposée aux utilisateurs se réfère aux paramètres linguistiques du
client. Si, par exemple, une traduction allemande est disponible et que l'interface utilisateur du
client est réglée sur Allemand, la traduction en allemand de la catégorie est affichée. Si aucune
traduction ne correspond à la langue de l'interface utilisateur du client, la langue système par
défaut est activée.

Seules les traductions dans les langues prises en charge par l'interface utilisateur de
Therefore™ sont acceptées.

Comment ajouter des traductions à une catégorie ou une définition de dossier ?

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Didacticiels

1. Ouvrez la catégorie ou la définition de dossier. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur
une partie vide de la boîte de dialogue, puis sélectionnez Langue. Le menu latéral qui
s'affiche contient la liste des langues actuellement disponibles. Sélectionnez Traduction pour
ouvrir la boîte de dialogue de traduction.

2. Sélectionnez la langue source à partir de laquelle seront traduits les termes. Sélectionnez
ensuite la langue cible. La colonne Texte source contient les termes dans la langue source.
La colonne Typevous indique où sont utilisés les termes (désignation de champ, désignation
d'étiquette, nom de catégorie ou description de catégorie, par exemple). Entrez la traduction
de chaque terme dans la colonne Traduction.

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249
Didacticiels

3. Étant donné que les désignations de champ et d'étiquette sont souvent identiques, de
nombreuses entrées apparaissent deux fois. Utilisez la fonction de traduction automatique
pour éviter d'avoir à entrer deux fois le même texte. Entrez la traduction d'un des types, puis
sélectionnez les champs vides et cliquer sur le bouton Traduction automatique dans la barre
supérieure. Les champs traduits automatiquement sont identifiés par la couleur verte.

· Pour que la fonction de traduction automatique fonctionne, les noms doivent être
exactement identiques.
· Vous pouvez également utiliser la fonction de traduction automatique pour des
catégories ou des dossiers distincts, afin de simplifier la traduction d'objets
complémentaires.

250 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

4. Vérifiez tout terme traduit automatiquement. Cliquez ensuite sur la coche verte dans la barre
supérieure pour vous assurer que vos traductions ne dépassent pas la longueur des champs
d'étiquette de l'original. Si aucun terme traduit n'est tronqué, le message « Aucun problème
détecté » s'affiche. Si un terme traduit dépasse la longueur de l'étiquette correspondante,
un avertissement s'affiche. Il est recommandé de retourner dans la boîte de dialogue de la
catégorie et d'agrandir l'étiquette pour éviter que le texte ne soit tronqué.

5. Lorsque tous les termes sont traduits, mémorisez vos modifications. Pour vérifier vos
traductions, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la catégorie, ouvrez l'option Langue
et sélectionnez la nouvelle langue. Le contenu de la boîte de dialogue Catégorie est
immédiatement disponible dans la langue que vous avez sélectionnée.

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251
Didacticiels

Comment supprimer une traduction ?


1. Pour supprimer une langue, ouvrez la boîte de dialogue Traduction, sélectionnez la langue
cible, puis cliquez sur l'icône de suppression. Le contenu de la colonne Traduction est
alors effacé. La langue que vous avez supprimée disparaît de la liste des langues
disponibles dans le menu contextuel associé à la catégorie ou au dossier.

Comment faire traduire des objets en externe ?


Vous pouvez exporter des objets et les envoyer à un service de traduction tiers, puis importer
ultérieurement la traduction terminée.

1. Ouvrez la boîte de dialogue Traduction et sélectionnez la langue cible à exporter. Cliquez


sur le bouton Exporter dans le menu supérieur pour exporter un fichier Unicode, que vous
pouvez ensuite faire traduire en externe.

2. Pour importer une traduction, ouvrez la boîte de dialogue Traduction et sélectionnez la


langue cible à importer. Cliquez sur le bouton Importer dans le menu supérieur et
sélectionnez le fichier traduit. La boîte de dialogue qui s'affiche vous indique combien de
traductions ont été importées ou ont échoué.

Les traductions issues d'un fichier texte Unicode doivent être importées sur le système
d'où elles ont été exportées.

Comment afficher et gérer l'ensemble des traductions du référentiel ?

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Didacticiels

1. Pour afficher et gérer toutes les traductions que contient le référentiel, cliquez sur l'icône
de traduction dans le menu d'en-tête de Therefore™ Solution Designer.

12.4.2 Répertoires

Vous pouvez créer et imbriquer des répertoires pour classer les catégories par groupes logiques et
proposer un groupement hiérarchique simple de catégories. Un répertoire permet également
d'ajouter des permissions à plusieurs catégories. En réglant toutes les catégories d'un répertoire
sur Hérite les permissions de l'objet parent, seules les permissions du répertoire doivent être
définies, plutôt que celles de chaque catégorie.

253
253
Didacticiels

Comment créer un répertoire ?

1. Développez la section Création. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet
Catégories. Sélectionnez l'option Nouveau répertoire du menu contextuel.

2. Assignez au répertoire un nom descriptif.

3. Vous disposez des techniques glisser-déposer standard pour placer une catégorie dans un
répertoire.

Vous pouvez définir les permissions associées au répertoire, puis transférer toutes les
catégories que contient le répertoire, sous réserve que l'option Hérite les permissions de
l'objet parent soit activée, ce qui est le cas par défaut.

12.4.3 Dictionnaire des mots clés

Un dictionnaire des mots clés contient des chaînes de texte prédéfinies qui peuvent être ajoutées
à une catégorie sous forme de champ d'index de mot clé. Si les documents sont mémorisés dans
cette catégorie, l'utilisateur peut sélectionner un mot clé dans une liste déroulante. Lorsqu'il
recherche un document, il peut sélectionner une valeur de mot clé pour affiner les résultats de la
recherche.

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Didacticiels

12.4.3.1 Création d'un dictionnaire des mots clés

Comment créer un dictionnaire des mots clés ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Dictionnaire des mots clés et
sélectionnez l'option de menu Nouveau dictionnaire....

255
255
Didacticiels

2. La fenêtre Dictionnaire s'ouvre. Entrez le nom du nouveau dictionnaire des mots clés, soit
dans le cas présent New Purchases. Cliquez sur le bouton Ajouter. Un nouveau mot clé est
ajouté la liste de mots clés. Assignez-lui le nom « General Office ».

3. Ajoutez à présent les mots clés suivants : « IT », « Training », « Marketing » et « Other ».


Une fois la liste du dictionnaire des mots clés terminée, cliquez sur le bouton OK pour
mémoriser les modifications.

· les mots clés sont des valeurs d'index de type chaîne de caractères. Leur longueur
maximale est de 60 caractères.
· Les mots clés devraient être courts, surtout s'ils sont utilisés dans un champ Mot clé
multiple.
· Une liste de mots clés ne doit pas dépasser 300 entrées par défaut. Si vous ajoutez plus
de 300 mots clés, seuls les 300 premiers sont affichés dans la liste déroulante. Vous
pouvez modifier cette limite sur l'onglet Avancé à l'aide de Max Size of Keyword List
sous l'objet Général.

12.4.3.2 Ajout d'un dictionnaire des mots clés à une catégorie

Nous allons à présent ajouter un champ de mot clé à la catégorie Quotes créée à la rubrique
Création d'une catégorie.

256 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

Comment ajouter un dictionnaire des mots clés à une catégorie ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la boîte de dialogue de la catégorie pour afficher
le menu contextuel. Sélectionnez l'option de menu Nouveau mot clé simple, puis New
Purchases.

257
257
Didacticiels

2. Une fenêtre Propriétés s'affiche. Donnez à la catégorie le nom Reason for purchase? et
cliquez sur le bouton OK.

3. Une fois alignée, la catégorie se présente comme suit. Mémorisez-la lorsque vous aurez
terminé.

Au moment de l'exécution, lorsqu'un utilisateur ouvre la fenêtre de requête dans


Therefore™ Navigator, il peut sélectionner dans une liste déroulante diverses valeurs
définies dans le dictionnaire des mots clés New Purchases.

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Didacticiels

12.4.3.3 Attribution de nouveaux noms aux mots clés

Comment renommer un mot clé ?

1. Cliquez sur le dictionnaire des mots clés à renommer. Le volet droit recense tous les mots clés.
Double-cliquez sur un mot clé et renommez-le, puis appuyez sur la touche ENTRÉE du clavier
ou cliquez sur la souris.

Si une entrée de mot clé existante est modifiée, TOUS les documents contenant ce mot clé
sont automatiquement mis à jour, y compris les documents ayant fait l'objet d'une migration.

12.4.4 Tables référencées

Les tables référencées permettent aux champs d'index de faire référence à des données
hébergées dans une base de données externe.

259
259
Didacticiels

12.4.4.1 Création d'une table référencée

Dans cet exemple, nous partons du principe que la table de base de données externe Employees
correspond à une vue de notre base de données Therefore™.

Comment créer une table référencée ?

1. La table doit être intégrée à la base de données Therefore™. Pour ce faire, vous créez
généralement une vue de la base de données externe. Dans les systèmes Therefore™ où le
serveur Therefore™ ne peut pas accéder à la base de données externe (Therefore™ Online,
par exemple), vous disposez de la fonction de réplication de table.

2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Tables référencées et sélectionnez Nouvelle
table référencée...

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Didacticiels

3. Entrez le nom de table référencée Employees. Sélectionnez la table de base de données


Employees dans la liste déroulante Nom de table (ou vue). Sélectionnez EmployeeNo en
tant qu'identifiant unique. Remarque : vous pouvez sélectionner toute colonne de la vue à
condition qu'elle soit unique.

12.4.4.2 Ajout d'une table référencée à une catégorie

Lorsqu'une table référencée est définie, vous pouvez ajouter les champs qu'elle contient à une
catégorie en tant que champs d'index. Nous allons l'ajouter à la catégorie Quotes, créée à la
rubrique Création d'une catégorie, puis étendue en ajoutant un dictionnaire des mots clés à une
catégorie.

Comment ajouter les champs extraits d'une table référencée à une catégorie ?

1. Ouvrez la catégorie et cliquez avec le bouton droit de la souris dans la boîte de dialogue.
Sélectionnez l'option de menu Nouveau champ primaire. Un sous-menu des tables
référencées s'affiche alors. Sélectionnez Employees.

261
261
Didacticiels

2. La fenêtre Propriétés s'affiche. Renseignez le champ Désignation comme indiqué et acceptez


la valeur par défaut des autres propriétés. Cliquez sur le bouton OK.

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Didacticiels

3. Une fois alignée, la catégorie se présente comme suit:

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263
Didacticiels

4. Nous allons maintenant ajouter un champ Department. Il s'agit d'un champ dépendant qui
est lié au champ d'index Employee No. que nous venons de créer. Cliquez avec le bouton
droit de la souris dans la boîte de dialogue et choisissez Nouveau champ dépendant,
Employee No., puis Department.

5. Renseignez le champ Désignation comme indiqué et acceptez la valeur par défaut des autres
propriétés. Cliquez sur le bouton OK.

264 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

6. Une fois les champs alignés, la catégorie se présente comme suit.

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265
Didacticiels

12.4.5 Gabarits de requête multi-catégories

Les gabarits de requête multi-catégories permettent d'interroger plusieurs catégories en une seule
requête. Dans le cadre de ce didacticiel, nous allons créer un gabarit de requête associé à deux
catégories, Devis et Bons de livraison, en vue de vérifier la facture entrante.

Depuis Therefore™ 2014, la fonction de gestion des dossiers permet de regrouper les
catégories en classeurs numériques. À moins qu'il ne soit préférable de ne pas intégrer les
catégories à une définition de dossier, nous recommandons d'utiliser la fonction de gestion
des dossiers pour rechercher des documents dans plusieurs catégories.

Comment créer un gabarit de requête multi-catégories ?

1. Sélectionnez l'objet Gabarit de requête multi-catégories dans le volet gauche. Cliquez


avec le bouton droit de la souris et sélectionnez l'option Nouveau gabarit de requête...
dans le menu contextuel.

266 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

2. Une fenêtre Nouveau gabarit de requête vide s'affiche.

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Didacticiels

3. Ces deux catégories partagent un élément commun, Réf salariés. Cliquez avec le bouton droit
de la souris dans la boîte de dialogue et sélectionnez Nouveau champ type de données
défini par l'utilisateur, puis Salariés. (Réf salariés correspond à la clé primaire de la table
Salariés.)

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Didacticiels

4. Tapez le nom du champ, puis cliquez sur OK.

5. La boîte de dialogue se présente alors comme suit.

6. Mémorisez le gabarit de requête en cliquant avec le bouton droit de la souris dans la boîte de
dialogue et sélectionnez Mémoriser gabarit de requête. Assignez-lui le nom Accounts
Payable.

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Didacticiels

Pour proposer à l'utilisateur final un gabarit de requête pertinent, l'administrateur doit


définir une requête multi-catégories basée sur le gabarit. Il utilise à cet effet Therefore™
Navigator, qui permet d'indiquer les catégories à rechercher. Pour plus d'informations,
reportez-vous à Création de requête multi-catégories.

12.4.6 Rapports

Les rapports vous proposent une vue d'ensemble des processus métier gérés par le système
Therefore™. Therefore™ prend en charge la création de rapports à l'aide de Microsoft® SQL
Server® Reporting Services et Microsoft® Power BI.

Microsoft SQL Server Reporting Services

Ce module permet de générer des rapports hautement personnalisables consacrés à un large


éventail d'informations stratégiques. Les rapports sont configurés dans Therefore™ Solution
Designer et peuvent être consultés dans Therefore™ Navigator, Therefore™ Web Access ou dans
l'application Therefore™ Mobile.

Le module Reporting s'appuie sur Microsoft SQL Server Reporting, c'est pourquoi Reporting
Services doit être installé. Un lien est établi entre ce service et la base de données Therefore™.
Les définitions de rapport (fichiers .rdl) et les informations concernant l'abonnement sont
mémorisées dans Reporting Services. Qu'il s'agisse d'une demande ponctuelle (rapport ad-hoc) ou
qu'ils soient planifiés dans le cadre d'un abonnement, les rapports sont générés par Reporting
Services, puis mémorisés dans Therefore™.

Pour gérer ce module dans Therefore™ Solution Designer, SQL Server Reporting Service doit être
configuré correctement. Vous devez enfin définir divers paramètres dans l'assistant Therefore™
Configuration Wizard.

Voir aussi
· Configuration requise
· Comment définir un rapport ?
· Comment créer un abonnement au rapport ?
· Comment personnaliser un rapport ou un gabarit de rapport ?

Microsoft Power BI

Des jeux de données contenant des informations issues de workflows, de catégories ou de


dossiers peuvent être automatiquement téléchargés dans Power BI conformément à un horaire
défini. Ces données permettent ensuite de créer des rapports dans Power BI qui sont mis à jour
en mode dynamique.
Voir aussi
· Configuration requise
· Comment télécharger des jeux de données ?
· Comment configurer les rapports ?

270 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

12.4.6.1 Microsoft SQL Server Reporting Services

12.4.6.1.1 Définition de rapports et d'abonnements

Les rapports sont définis et gérés dans Therefore™ Solution Designer. Le didacticiel suivant décrit
la procédure de définition d'un rapport à partir des gabarits de rapport par défaut importés dans le
cadre de l'installation.

Comment définir un rapport ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nœud Rapports dans Therefore™ Solution
Designer et sélectionnez Définir nouveau rapport.

Vous pouvez également utiliser vos propres fichiers .rdl en sélectionnant Ajout du rapport
existant. Recherchez ensuite le fichier.

271
271
Didacticiels

2. La boîte de dialogue Propriétés du rapport s'affiche. Sélectionnez un gabarit dans la zone de


liste déroulante et renseignez les paramètres requis. Dans l'exemple présent, nous souhaitons
créer un rapport consacré aux chiffres de vente extraits de la catégorie « Outgoing Invoices
(Factures sortantes) ». Le rapport doit indiquer les ventes par client pour l'année en cours.

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Didacticiels

3. Assignez au rapport le nom Sales Report. Le rapport apparaîtra sous ce nom dans
Therefore™ Solution Designer. Le titre Sales per Customer (Ventes par client) figurera
dans le document en tant que tel. Une fois la catégorie choisie, sélectionnez l'option de
regroupement Customer Name (Nom client). Sélectionnez les champs de date et de
montants appropriés dans la catégorie. Définissez le paramètre d'ordre sur Name (Nom) pour
classer les clients par ordre alphabétique.

· Seuls les champs mémorisés dans la définition de catégorie peuvent être utilisés à titre
de paramètres du rapport.
· Définissez les champs dépendants sur Redondance synchronisée ou Eléments
redondants modifiables pour pouvoir les utiliser à titres de paramètres du rapport.

273
273
Didacticiels

4. En ce qui concerne la période couverte par le rapport, sélectionnez l'option Définition de la


période et choisissez Année en cours.

Vous pouvez également définir des périodes personnalisées à l'aide des fonctions VBScript.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation VBS de Microsoft.

274 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

Comment créer un abonnement au rapport ?

1. Une fois les paramètres du rapport définis, accédez à l'onglet Abonnement dans le haut de la
fenêtre. Ces paramètres permettent de générer automatiquement des rapports et de les
mémoriser dans la catégorie Rapports de Therefore™ à fréquence prédéfinie. Dans cet
exemple, définissez le format du rendu sur PDF et la fréquence de génération du rapport sur
Tous les mois. Étant donné que nous voulons générer un nouveau rapport le premier de
chaque mois, ne désactivez pas les cases associées aux mois et entrez 1 dans le champ Jours
civils. Cochez la case Envoyer courrier et renseignez tous les champs requis si vous
souhaitez qu'une notification soit envoyée lorsqu'un nouveau rapport est généré.

275
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Didacticiels

· La fonction d'abonnement nécessite l'installation de Reporting Extension lors de


l'installation de Therefore™. Pour plus d'informations, reportez-vous au guide
d'installation.
· Les rapports générés dans le cadre d'un abonnement sont mémorisés dans la catégorie
Rapports sous le répertoire système. Les utilisateurs peuvent accéder aux rapports par
type dans Therefore™ Navigator.

2. Maintenant que vous avez défini le rapport, il apparaît dans la liste associée au nœud
Rapports. Pour tester la configuration, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rapport
que vous venez de définir et sélectionnez Afficher rapport ad-hoc. Le rapport s'affiche alors
directement dans Therefore™ Solution Designer. Notez qu'il ne s'agit que d'un aperçu que
vous ne pouvez pas mémoriser.

Étant donné que le module Reporting s'appuie sur SQL Server Reporting, vous pouvez
personnaliser les rapports en fonction de vos besoins. Pour personnaliser les rapports, vous devez
installer un éditeur .rdl. Nous vous recommandons de télécharger la version gratuite de Microsoft
SQL Report Builder compatible avec la version de votre base de données.

276 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

Comment personnaliser un rapport ou un gabarit de rapport ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un rapport défini ou un gabarit de rapport et
sélectionnez Modifier rapport. Le rapport s'ouvre dans Microsoft SQL Report Builder.

277
277
Didacticiels

2. Vous pouvez le personnaliser en fonction de vos besoins en modifiant les paramètres, les
images, les styles et autres réglages. Bien que certaines fonctions SQL Report Builder soient
décrites à la section Référence, consultez la documentation Microsoft pour obtenir des
informations détaillées. Vous y accédez aisément en appuyant sur F1 lorsque l'application est
ouverte.

· Pour tester à tout moment votre rapport, sélectionnez Exécuter dans l'angle supérieur
gauche. Vous devez pour ce faire disposer d'un accès au serveur de rapports, c'est
pourquoi la fonctionnalité n'est pas disponible dans des systèmes hébergés tels que
Therefore™ Online. Si vous utilisez un système hébergé, nous vous recommandons de
modifier le rapport en mode hors ligne, puis de le télécharger à l'aide de la fonction Ajout
du rapport existant.
· Cette procédure ne fonctionne que si vous modifiez un rapport défini et NON un gabarit.
· Tout paramètre utilisé dans Therefore™ Solution (The_Category, par exemple) requiert le
préfixe : The_ dans la définition du rapport. Les paramètres liés aux rapports de catégorie
et de workflow (figurant dans les gabarits de rapport) sont les suivants :
· The_Title
· The_Category
· The_WFProcessNo
· The_WFTaskName
· The_ReportStart
· The_ReportEnd
· The_Field_String_XXX
· The_Field_Date_XXX
· The_Field_Money_XXX
· The_Select_XXX

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Didacticiels

· Vous pouvez utiliser des paramètres de catégories autres que Therefore issus de
rapports personnalisés. Types de données valides que vous pouvez utiliser dans ces
paramètres : chaîne, nombre entier, valeur décimale, date, booléen.

3. Une fois le rapport modifié, enregistrez-le et fermez Report Builder. Therefore™ Solution
Designer détecte les modifications et vous pouvez les confirmer et les mémoriser à l'aide de la
fenêtre contextuelle qui s'affiche.

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279
Didacticiels

12.4.6.2 Power BI

12.4.6.2.1 Téléchargement des données

Comment télécharger des jeux de données ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nœud Power BI et sélectionnez Nouveau jeu
de données...

2. Assignez un nom au jeu. Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez le
type de jeu de données à télécharger.

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Didacticiels

Téléchargement des données d'index

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Didacticiels

Sélectionnez la catégorie ou le dossier d'où seront téléchargées les données. Tous les champs
d'index sont recensés. Cochez les champs à inclure dans le téléchargement.
· Vous pouvez définir des fonctions pour certains types de champs.
· Vous pouvez filtrer les jeux de données à l'aide d'un champ de date.
· Vous pouvez configurer la fréquence à laquelle les données doivent être téléchargées.

Téléchargement des données de workflow

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Didacticiels

Sélectionnez le processus de workflow d'où seront téléchargées les données. Sélectionnez ensuite
le type de rapport. En ce qui concerne les types de tâches, vous devez également sélectionner
une tâche. Définissez ensuite la granularité du rapport et les états de tâche à télécharger.
· Vous pouvez filtrer le jeu de données.
· Vous pouvez configurer la fréquence à laquelle les données doivent être téléchargées.

Voir aussi
· Configuration requise

12.4.6.2.2 Configuration des rapports

Comment configurer des rapports et les afficher dans Therefore™ Navigator ?

1. Une fois les jeux de données téléchargés, vous pouvez configurer les rapports directement
dans l'application Power BI. Pour obtenir des informations complémentaires sur la création de
rapports, consultez la documentation Microsoft : https://powerbi.microsoft.com/en-us/
support/.

2. Pour afficher les rapports dans le tableau de bord Therefore™ Navigator, vous devez au
préalable extraire l'URL de partage de l'application Power BI. Entrez-la dans le champ URL des
tableaux de bord dans la boîte de dialogue Options de Therefore™ Navigator.

283
283
Didacticiels

12.4.7 Recherche en texte intégral

12.4.7.1 Activation de la recherche en texte intégral dans une catégorie

Le moteur de la fonctionnalité de recherche fulltexte de Therefore™ correspond à dtSearch®,


www.dtsearch.com. Cette fonctionnalité permet de rechercher des documents contenant des
chaînes de texte spécifiques.

Procédure de recherche fulltexte dans Therefore™ :

1. Lors de l'installation du produit Therefore™, sélectionnez l'option Recherche Full-texte.

2. Lors de l'installation, vous devez également spécifier la langue de la liste de mots parasites
(tels que « je », « suis »). Ces mots sont exclus de l'indexation. Remarque : vous pouvez
modifier cette liste si besoin est. Remarque : certaines combinaisons de langues excluent les
mots parasites des deux langues.

3. Outre la prise en charge prédéfinie d'un nombre élevé de formats de fichier (voir http://
support.dtsearch.com/faq/dts0103.htm), Therefore™ gère la recherche fulltexte dans divers
formats d'image. Pour activer cette fonction, ouvrez les paramètres de recherche fulltexte et
sélectionnez les langues OCR qui seront utilisées pour effectuer une reconnaissance OCR dans
les fichiers d'image. Les fichiers TIFF et PDF contenant des images uniquement sont traités
par défaut, mais vous pouvez inclure d'autres types d'image dans les paramètres fulltexte
avancés.

4. La recherche fulltexte est activée par défaut dans une nouvelle catégorie. Le cas échéant,
vous pouvez la désactiver dans les paramètres avancés de la catégorie.

· Le service de recherche fulltexte recherche les nouveaux documents toutes les


5 minutes. Pour démarrer manuellement le service dans Therefore™ Console, arrêtez-le,
puis relancez-le.
· Pour plus d'informations sur les paramètres de recherche fulltexte, reportez-vous à
Recherche fulltexte dans la section de référence.

12.4.7.2 Modification de la liste de mots parasites pour une recherche en texte


intégral
Les mots parasites ne sont pas pris en compte lors d'une indexation. Ils comprennent des termes
tels que : « un », « le », « et », « donc », etc. Dans certains cas, vous pouvez être amené à
modifier cette liste. Therefore Corporation ne considère par exemple pas « therefore » (qui signifie
donc, en anglais) comme un mot parasite ! Vous pouvez supprimer ou ajouter des entrées dans la
liste, mais notez que vous devrez régénérer l'index fulltexte.

284 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

Comment modifier la liste de mots parasites pour une recherche fulltexte ?

1. Le répertoire d'installation de Therefore™ contient le sous-répertoire « Language\Stop ». Ce


sous-répertoire comprend divers fichiers « .dat », à savoir des listes de mots parasites en
plusieurs langues prédéfinis. Vous pouvez personnaliser ces listes en supprimant ou ajoutant
des entrées dans la liste active (qui correspond à la langue sélectionnée lors de l'installation).

2. Ouvrez Therefore™ Console, sélectionnez le menu Full-Text, puis l'option Rebuild Index
(Régénérer l'index). L'index est alors régénéré en fonction de la nouvelle liste de mots
parasites et de la langue définie dans la section Fulltexte de l'onglet Avancé de la boîte de
dialogue Paramètres.

Notez que le fichier de mots parasites modifié est remplacé lors d'une mise à niveau. Il est
donc nécessaire de le copier et de le remplacer après la mise à niveau. Il n'est toutefois
pas nécessaire de régénérer l'index.

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285
Didacticiels

12.4.7.3 Configuration d'un dictionnaire des synonymes

La configuration d'un dictionnaire des synonymes permet d'aider les utilisateurs à rechercher des
documents dans Therefore™ Navigator. Vous pouvez configurer le dictionnaire des synonymes de
sorte à proposer des synonymes et les termes équivalents dans d'autres langues. Si le dictionnaire
des synonymes est configuré correctement, toute recherche du terme « paiement » identifierait
également les documents contenant « règlement » et « encaissement ». Le dictionnaire des
synonymes permet également d'effectuer des recherches dans plusieurs langues. Une recherche
portant sur le terme « Facture » identifierait par exemple « Invoice » (anglais) ou
« Rechnung » (allemand).

Le dictionnaire des synonymes est configuré comme un fichier XML et doit être mémorisé dans le
répertoire de Therefore™ Server. Indiquez ensuite le nom du fichier dans les paramètres avancés
de l'objet Recherche texte intégral. Vous trouverez facilement des informations complémentaires
concernant XML et sa syntaxe sur Internet.

Comment configurer un dictionnaire des synonymes ?

1. Créez un fichier dans un éditeur XML.

2. Commencez par définir l'élément racine <dtSearchUserThesaurus>. Utilisez ensuite la syntaxe


suivante pour chaque entrée du dictionnaire des synonymes :

<Item>
<Name>Facture</Name>
<Synonyms>Invoice Rechnung Facture</Synonyms>
</Item>

où le terme d'origine est placé entre les marqueurs <Name> et ses synonymes entre les
marqueurs <Synonyms>.

· N'oubliez pas d'inclure la déclaration XML et le marqueur de fin de l'élément racine.


· Les termes contenant des espaces doivent être entourés de guillemets. Si vous
souhaitez par exemple que l'expression week end soit considérée comme un terme
unique, placez-la entre les marqueurs <Synonyms> sous la forme "week end".

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Didacticiels

3. Le format de votre fichier de dictionnaire des synonymes devrait être similaire à l'exemple ci-
dessous.

12.4.8 Utilisateurs et groupes

Vous pouvez créer directement dans Therefore™ des utilisateurs et des groupes qui sont
totalement indépendants de Windows® Active Directory® ou LDAP. Les utilisateurs et les groupes
Active Directory® ou LDAP existants qui sont associés à Therefore™ (parce qu'ils sont utilisés
dans un workflow, par exemple) figurent également dans la liste.

Comment créer un utilisateur ?

1. La première étape consiste à vérifier que dans les paramètres avancés, Enable Mixed
Security (Activer la sécurité mixte) est réglé sur « True ». Si Enable Mixed Security
(Activer la sécurité mixte) est réglé sur « False », activez le paramètre en le réglant sur
« True ». Redémarrez ensuite le service Therefore™ Server et ouvrez à nouveau Solution
Designer. Cette opération peut être exécutée lors de l'installation (consultez le guide
d'installation).

287
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Didacticiels

2. Développez à présent l'objet Utilisateurs et groupes, cliquez avec le bouton droit de la


souris sur l'objet Utilisateurs et sélectionnez Nouvel utilisateur...

288 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

3. Dans la boîte de dialogue Paramètres utilisateur, entrez un nom d'utilisateur et une adresse
électronique. Le compte est activé et l'utilisateur doit changer de mot de passe lors de la
connexion suivante. Pour ajouter l'utilisateur à un groupe, cliquez sur Ajouter..., pour le
supprimer d'un groupe, cliquez sur Supprimer. Une fois l'opération terminée, cliquez sur OK.

289
289
Didacticiels

4. Entrez le mot de passe et cliquez sur OK. Les règles qui régissent la complexité des mots de
passe sont configurées dans les paramètres avancés.

5. Le nouvel utilisateur figure maintenant dans la liste. Les utilisateurs Therefore™ sont identifiés
à l'aide de l'icône .

· Répétez la procédure pour créer des groupes. Vous pouvez également ajouter des groupes à
partir d'Active Directory®, par exemple.
· Un utilisateur peut être ajouté à un groupe via la boîte de dialogue Paramètres
utilisateur.
· Pour que les nouveaux utilisateurs ou groupes soient autorisés à manipuler les
répertoires, les documents et autres objets, vous devez définir les permissions
appropriées.

12.4.9 Profils d'indexation

Les profils d'indexation permettent de capturer des données d'index lors de la mémorisation de
documents dans Therefore™. Vous trouverez ci-dessous une liste d'exemples d'utilisation.

Mémorisation manuelle ponctuelle

Intégration de Therefore™ à Microsoft Office (mémorisation manuelle)

290 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

· Comment indexer automatiquement un document Microsoft Office et le mémoriser dans


Therefore ?
· Comment indexer automatiquement une pièce jointe et la mémoriser dans Therefore ?

Document Therefore™ Loader

· Comment importer un lot de fichiers dans Therefore™ si les données d'index sont mémorisées
dans un fichier de données XML associé ?
· Comment importer un lot de fichiers dans Therefore™ si les données d'index sont mémorisées
dans un fichier de données texte associé ?
· Comment assurer la migration de fichiers vers Therefore™ à partir d'une structure
arborescente ?

Mémorisation automatique

Therefore™ Content Connector

· Comment mémoriser automatiquement des documents PDF dans Therefore™ ?


· Comment mémoriser automatiquement des documents PDF/A-3 dans Therefore™ ?
· Comment mémoriser automatiquement des formulaires PDF dans Therefore™ ?
· Comment mémoriser automatiquement des fichiers spool au format texte dans Therefore™ ?
· Comment mémoriser automatiquement des fichiers XML accompagnés de feuilles de style dans
Therefore™ ?
· Comment mémoriser automatiquement des documents à partir des données d'index issues du
nom de fichier ?
· Comment mémoriser automatiquement des informations issues d'un e-mail Therefore™ ?
· Comment mémoriser automatiquement les documents signés issus d'une plateforme DTM dans
Therefore™ ?
· Comment créer automatiquement un dossier dans Therefore™ ?
· Comment renseigner automatiquement un formulaire Therefore™ ?

Document Therefore™ Loader

· Comment mémoriser automatiquement des documents PDF dans Therefore™ ?


· Comment mémoriser automatiquement des documents PDF/A-3 dans Therefore™ ?
· Comment mémoriser automatiquement des formulaires PDF dans Therefore™ ?
· Comment mémoriser automatiquement des documents à partir des données d'index issues du
nom de fichier ?
· Comment créer automatiquement un dossier dans Therefore™ ?
· Comment renseigner automatiquement un formulaire Therefore™ ?

Indexation générale Foire aux questions relative aux profils

· Gestion des fichiers XML dotés de dispositions différentes

291
291
Didacticiels

12.4.9.1 Extraction des données d'index

Comment extraire des données d'un fichier PDF ou PDF/A-3 ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Profils d'indexation et sélectionnez Nouveau
profil de fichier.

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Didacticiels

2. Entrez un nom descriptif. Cliquez sur le bouton Parcourir en regard d'Extracteur de données et
sélectionnez Extracteur de données PDF.

3. La boîte de dialogue Extracteur de données s'ouvre. Cliquez sur Exemple et recherchez un


exemple de document similaire à celui que vous souhaitez traiter.

Les informations résident dans le contenu du fichier PDF.

293
293
Didacticiels

À l'aide de la souris, dessinez un rectangle autour des données requises. Dans la boîte de dialogue
d'indexation qui s'affiche, la position des données au sein du fichier est déjà renseignée. Assignez
un nom (Nº de facture, par exemple) à l'élément. Nous souhaitons également utiliser cet élément
pour créer un séparateur de document, c'est pourquoi nous sélectionnons l'option En cas de
modification. Cliquez sur OK pour mémoriser les paramètres. Le cas échéant, ajoutez d'autres
données d'index. Pour tester les données d'index, cliquez sur Test. Une fois l'opération terminée,
cliquez sur OK.

Les informations résident dans une pièce jointe XML intégrée au fichier PDF/A-3 (une
facture conforme à la norme ZUGFeRD, par exemple)..
1. Cliquez sur Ajouter, puis choisissez Ajouter une pièce jointe. Assignez un nom à l'élément,
puis spécifiez la pièce jointe à extraire. S'il n'existe qu'un seul fichier XML, vous pouvez stipuler
*.xml. Dans le cas contraire, définissez le nom exact.

2. Vous devez ensuite définir un nouvel extracteur de données XML. Reportez-vous à Extraction
de données d'un fichier XML. Définissez à présent l'extracteur de données XML de sorte à
utiliser la pièce jointe PDF en tant que source de données. Pour ce faire, cliquez sur l'icône

et sélectionnez la pièce jointe XML en tant que source de données.

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Didacticiels

Comment extraire des données d'un fichier XML ?

295
295
Didacticiels

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Profils d'indexation et sélectionnez Nouveau
profil de fichier.

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Didacticiels

2. Entrez un nom descriptif. Cliquez sur le bouton Parcourir en regard d'Extracteur de données et
sélectionnez Extracteur de données XML.

3. La boîte de dialogue Extracteur de données s'ouvre. Cliquez sur Exemple et recherchez un


exemple de document similaire à celui que vous souhaitez traiter. Vous devez spécifier le
marqueur XML qui définit le document.
Le fichier XML contient des informations relatives à un seul document.
Si le fichier XML contient des informations relatives à un seul document, vous pouvez sélectionner
le marqueur racine (root). Tous les autres marqueurs sont ensuite analysés et peuvent être
assignés ultérieurement aux champs d'index.
Le fichier XML contient des informations relatives à plusieurs documents.

297
297
Didacticiels

Si le fichier XML contient plusieurs documents, sélectionnez le marqueur d'interruption de


document. Remarque : Le chargement et l'actualisation des fichiers XML volumineux risquent
d'être longs. Si tel est le cas, vous pourriez faire une copie du fichier XML et supprimer tous
les documents, sauf un. Utilisez ensuite ce nouveau fichier XML pour créer le profil, mais
utilisez le fichier d'origine avec le profil définitif.

· En ce qui concerne les fichiers XML qui utilisent des espaces de noms, copiez la
déclaration namespace dans le fichier XML et utilisez-la dans le cadre de la fonction
SetNamespaces.

Reportez-vous au script.
Prenons l'exemple d'un fichier XML avec trois espaces de noms (extraits de ZUGFeRD
Datenformat Version 1.0, 25.6.2014 Beispiel Version 29.09.2014) :

<rsm:CrossIndustryDocument
xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:15"
xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusine
ssInformationEntity:12"
xmlns:rsm="urn:ferd:CrossIndustryDocument:invoice:1p0">
<rsm:SpecifiedExchangedDocumentContext>
<ram:TestIndicator>
<udt:Indicator>true</udt:Indicator>
</ram:TestIndicator>
<!-- Im Echtbetrieb muss der TestIndicator entweder
vollständig entfallen oder auf false stehen. -->
<ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
<ram:ID>urn:ferd:CrossIndustryDocument:invoice:1p0:basic</
ram:ID>
</ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
</rsm:SpecifiedExchangedDocumentContext>
<rsm:HeaderExchangedDocument>
<ram:ID>471102</ram:ID>
<ram:Name>RECHNUNG</ram:Name>
<ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
<ram:IssueDateTime>

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Didacticiels

<udt:DateTimeString format="102">20130305</
udt:DateTimeString>
</ram:IssueDateTime>
<ram:IncludedNote>
<ram:Content>Rechnung gemäß Bestellung vom 01.03.2013.</
ram:Content>
</ram:IncludedNote>
<ram:IncludedNote>
<ram:Content>Lieferant GmbH Lieferantenstraße 20 80333
München Deutschland Geschäftsführer: Hans Muster
Handelsregisternummer: H A 123 </ram:Content>
</ram:IncludedNote>
<ram:IncludedNote>
<ram:Content>Unsere GLN: 4000001123452 Ihre GLN:
4000001987658 Ihre Kundennummer: GE2020211 Zahlbar innerhalb
30 Tagen netto bis 04.04.2013, 3% Skonto innerhalb 10 Tagen
bis 15.03.2013.</ram:Content>
</ram:IncludedNote>
</rsm:HeaderExchangedDocument>
<rsm:SpecifiedSupplyChainTradeTransaction>
</rsm:CrossIndustryDocument>

Le script correspondrait à :
dim namespaces(2)
namespaces(0) =
"xmlns:udt='urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:15
'"
namespaces(1) =
"xmlns:ram='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusin
essInformationEntity:12'"
namespaces(2) =
"xmlns:rsm='urn:ferd:CrossIndustryDocument:invoice:1p0'"
SetNamespaces(namespaces)

Pour faire appel à toute fonction Extract, utilisez le marqueur et l'espace de noms. À
titre d'exemple, pour extraire l'ID, utilisez :

ExtractListXPath("rsm:CrossIndustryDocument/
rsm:HeaderExchangedDocument/ram:ID")

Comment extraire des données d'un fichier texte ?

299
299
Didacticiels

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Profils d'indexation et sélectionnez Nouveau
profil de fichier.

2. Entrez un nom descriptif.


Le fichier texte en tant que tel contient les données d'index et correspond également
au document à mémoriser.
Sélectionnez Extracteur de données de page de texte. Cliquez ensuite sur Exemple et accédez à
un exemple de document similaire à celui que vous souhaitez traiter (une facture, par exemple).
Affichez en surbrillance un bloc de texte à l'aide de la souris. Dans la boîte de dialogue
d'indexation qui s'affiche, la position des données au sein du fichier est déjà renseignée. Assignez
un nom (Nº de facture, par exemple) à l'élément. Nous souhaitons également utiliser cet élément
pour créer un séparateur de document, c'est pourquoi nous sélectionnons l'option En cas de
modification. Cliquez sur OK pour mémoriser les paramètres. Le cas échéant, ajoutez d'autres
données d'index. Pour tester les données d'index, cliquez sur Test. Une fois l'opération terminée,
cliquez sur OK.

300 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

Le fichier texte contient des informations relatives à plusieurs documents.


1. Renseignez le champ Séparateur. Les numéros de section contenant des valeurs sont
automatiquement recensés. Entrez le nom des numéros de section (champs d'index) à extraire.
Dans cet exemple, « Invoice No. » (Numéro de facture) est également utilisé à titre de
séparateur de document. Nous pouvons donc activer l'option En cas de modification. Selon
les paramètres du fichier texte, vous pouvez aussi définir les paramètres Guillemets.
Continuez à définir tout autre élément contenant les données d'index requises.

2. Une fois tous les champs d'index définis, nous devons également assigner un nom à l'élément
qui définit les fichiers de référence composant le document. Dans l'exemple illustré, il s'agit du
4e élément, que nous allons appeler FileName. Cliquez ensuite sur OK pour fermer la boîte de
dialogue Extracteur de données.

Comment extraire des données d'un document Microsoft Office ?

301
301
Didacticiels

1. Dans l'application Microsoft Office, accédez à l'onglet Therefore™, puis sélectionnez Nouveau
profil d'indexation sous Création de profil.

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Didacticiels

2. Définissez le nom du profil et assignez la catégorie dans laquelle seront mémorisés les
documents. Vous pouvez maintenant mettre en correspondance les champs de la catégorie.
Cliquez dans la liste déroulante, qui contient tous les contrôles de gabarit dont le titre a été
défini. Sélectionnez le contrôle correspondant au champ d'index. Vous pouvez également
cliquer sur le bouton Parcourir associé à Affectation pour définir des fonctions de script
avancées.

3. Les permissions associées au profil d'indexation peuvent être définies dans Therefore™
Solution Designer.

Vous pouvez également créer et gérer des profils d'indexation directement dans
Therefore™ Solution Designer.

Comment extraire des données des propriétés ou du contenu d'un e-mail ?

303
303
Didacticiels

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Profils d'indexation et sélectionnez Nouveau
profil pour e-mail.

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Didacticiels

2. Entrez un nom descriptif. Vous pouvez ajouter un filtre en vue d'exclure certains e-mails, par
exemple. Sélectionnez à présent la catégorie de mémorisation des documents. Si vous avez
configuré l'ajout automatique dans les propriétés de catégorie, vous pouvez spécifier dans
Mode d'ajout automatique une option autre que Catégorie par défaut. Vous pouvez
maintenant mettre en correspondance les champs de la catégorie. La liste déroulante contient
divers champs e-mail standard, mais vous pouvez également affecter des champs et gérer les
erreurs par le biais de fonctions de script.

Comment extraire des données d'une pièce jointe ?

Document signé provenant de DocuSign®

305
305
Didacticiels

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Profils d'indexation et sélectionnez Nouveau
profil de document signé.
2. Définissez le nom du profil, puis sélectionnez la catégorie dans laquelle sera mémorisé le
document signé. Pour extraire les données d'index du document envoyé pour signature, cliquez
sur la flèche Affectation et sélectionnez le champ de données d'index sous Catégorie de
document existante.
3. Si les données d'index doivent être extraites du contenu du document signé, vous pouvez
utiliser un extracteur de données PDF, comme indiqué dans le didacticiel ci-dessus.

· Si vous souhaitez mémoriser le document dans sa catégorie d'origine, vous pouvez


configurer les paramètres d'ajout automatique requis. Il est ainsi possible d'ajouter le
document à la fin ou de remplacer le document existant.
· Les informations relatives à la signature (document signé ou non) sont transmises à
Therefore™ et peuvent être utilisées dans les affectations. Vous pouvez par exemple
associer un mot clé à Refusé. Dans l'exemple ci-dessous, la catégorie est associée à une
liste de mots clés contenant trois entrées : En attente, Signé, Refusé.
Exemple de script
keyword = "PEn attente"
if Docusign.Status = "completed" then
'completed
keyword = "Signé"
elseif Docusign.Status = "declined" then
' declined
keyword = "Refusé"
end if

Dans Affectation, utilisez simplement « Mot clé ».

Autres pièces jointes

1. Utilisez un profil d'indexation adapté au type de fichier en pièce jointe (voir exemples ci-
dessus).

Comment extraire des données d'un nom de fichier ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Profils d'indexation et sélectionnez Nouveau
profil de fichier.

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Didacticiels

2. Entrez un nom descriptif. Dans ce cas de figure, il est inutile de définir un extracteur de
données. Il suffit d'utiliser l'objet File.Name (voir Objets et fonctions) lors de l'assignation des
données d'index.

12.4.9.2 Définition des éléments à mémoriser

Une fois l'extraction des données d'index définie, l'étape suivante consiste à définir les éléments à
mémoriser dans Therefore™.
Le fichier en tant que tel doit être mémorisé.
Puisque cette option est activée par défaut, il suffit de définir la catégorie dans laquelle le
document doit être mémorisé.
Les fichiers à mémoriser sont définis par un fichier de données XML ou texte.
Sélectionnez la catégorie dans laquelle doit être mémorisé le document, puis cliquez sur le bouton
Parcourir associé à Script et entrez le script :

FilesToSave = ExtractList ("FileName")

Filename correspond au marqueur qui définit les fichiers composant le contenu du


document.

Afin d'expliquer cette étape, voici quelques exemples de scripts incorrects :


FilesToSave = Extract(“FileName”) : extrait uniquement le PREMIER fichier de
chaque document. Si les documents contiennent plusieurs fichiers, l'opération échoue.
FilesToSave = Extract(“FileNames”) : n'importe aucun fichier.
FilesToSave = ExtractList(“FileNames”) : n'importe aucun fichier.

307
307
Didacticiels

Les fichiers à mémoriser résident dans un répertoire accessible.


S'il est nécessaire de mémoriser un autre fichier, sélectionnez la catégorie dans laquelle doit être
mémorisé le document. Cliquez sur le bouton Parcourir en regard de Script et entrez le script :
FilesToSave = "<chemin d'accès ou chemin d'accès relatif au fichier>"

Aucun fichier ne doit être mémorisé.


Si aucun fichier ne doit être mémorisé (formulaire Therefore™), sélectionnez la catégorie dans
laquelle doit être mémorisé le document. Cliquez sur le bouton Parcourir en regard de Script et
entrez le script : FilesToSave = empty

Un dossier doit être créé.


Si un dossier doit être créé, NE sélectionnez PAS de catégorie. Cliquez sur le bouton Parcourir en
regard de Script et utilisez le script ci-dessous.

dim IxDataCaseHeader
dim CreateParams(0)
CreateParams(0) = "IndexData" ' we want an index data object - currently
that's the only one supported
dim CreateParamsVar
CreateParamsVar = CreateParams

' Créez un objet Données d'index.


set IxDataCaseHeader = CreateThereforeObject(CreateParamsVar)

' Définissez la définition de dossier à utiliser (CaseDefNo ou CaseDefName).


' Notez que si le nom de la définition de dossier n'est pas unique (cas de
figure géré dans TF2014), la première définition de dossier détectée est
utilisée.
IxDataCaseHeader.SetCaseDef("TestCase")

' Définissez les champs de l'en-tête du dossier - opération à exécuter avec la


fonction SetField uniquement.
' Définissez vos propres champs.
'IxDataCaseHeader.SetField "<nom de colonne>", "<valeur à définir>"
IxDataCaseHeader.SetField "CaseHeaderData1", "My case header data 1"
IxDataCaseHeader.SetField "CaseHeaderData2", "My case header data 2"
IxDataCaseHeader.SetField "CaseNumberData1", 9001

' SearchCase(true) : renverra soit 0 si aucun dossier n'est détecté, soit le


numéro du dossier si un dossier a été détecté. Si plusieurs dossiers sont
détectés, il renverra le numéro du premier dossier.
' SearchCase(false) : mêmes valeurs que précédemment, mais renverra -1 si
plusieurs dossiers sont détectés au lieu du numéro du premier dossier détecté.
nCaseNo = IxDataCaseHeader.SearchCase(true)
if nCaseNo > 0 then
' Il existe déjà un dossier associé à ces données d'index.
' Ne créez pas de nouveau dossier, utilisez le dossier existant.
SetCaseNo(nCaseNo)
elseif nCase = 0 then
' Aucun dossier associé à ces données d'index n'a été détecté.
' Créez un dossier.
nCreatedCaseNo = IxDataCaseHeader.CreateCase
SetCaseNo(nCreatedCaseNo)

308 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

elseif nCase = -1 then


' Ne se produit que si vous utilisez SearchCase(false) au lieu de
SearchCase(true).
' Signifie que plusieurs dossiers associés à ces données d'index ont été
détectés.
' Vous pourriez renvoyer une erreur dans ce cas de figure, comme par
exemple
ScriptError("Plusieurs dossiers détectés.")
end if

309
309
Didacticiels

12.4.9.3 Affectation des données d'index

1. La dernière étape de la procédure de définition d'un profil d'indexation consiste à assigner les
champs d'index. Tous les champs d'index spécifiés dans le cadre de l'étape d'extraction de
données sont recensés dans la zone de liste déroulante. Vous pouvez toutefois définir d'autres
fonctions de script et activer la validation ou la gestion des erreurs en cliquant sur le bouton
Parcourir associé à Affectation. Pour tester le profil entier, cliquez sur Test et sélectionnez un
document test. Cliquez sur OK pour mémoriser le profil d'indexation.

· Si une variable a été définie dans un script, entrez son nom afin de l'utiliser pour assigner
un champ d'index.

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Didacticiels

· Lorsque le format de date des documents à importer n'est pas identique au format de
date utilisé par le système d'exploitation de la machine sur laquelle s'exécute Document
Loader, vous pouvez utiliser la fonction ToDate. Si, par exemple, le format de date en
vigueur dans les documents correspond à JJ.MM.AAAA, mais que le système utilise un
autre format, vous pouvez entrer le texte suivant dans le cadre de l'affectation de
champs d'index ci-dessus : ToDate(Extract("Invoice Date"), "DD.MM.YYYY").
· L'importation de lignes nécessite l'utilisation d'un script. Exemple : une table intitulée
« myTable » contenant deux colonnes : « Text » et « Number ».
<myTable>
<Text> Text1 </Text>
<Number> 1 </Number>
</myTable>
<myTable>
<Text> Text2 </Text>
<Number> 2 </Number>
</myTable>

Pour assigner les champs d'index, utilisez : ExtractListTable("Text,"MyTable") et


ExtractListTable("Number","MyTable")

12.4.10 Profils de gabarit

Les profils de gabarit Therefore™ permettent de créer des documents à l'aide de deux types de
gabarits :
Formulaires Therefore™

· Création d'un document à partir d'un formulaire Therefore™


Modèles Microsoft Office

· Création d'un document Therefore™ basé sur un gabarit (modèle) Microsoft Office
· Création d'un document Microsoft Word basé sur un dossier ou un document Therefore™
· Création d'un e-mail Outlook basé sur un dossier ou un document Therefore™

12.4.10.1 Création d'un document à partir d'un formulaire Therefore™

Conçu par le créateur plus évolué de catégories, qui intègre des options d'ajout d'images, de
couleurs, de polices, etc., un formulaire Therefore™ s'apparente à une boîte de dialogue
contenant des données d'index. Le concept de formulaire s'appuie sur deux niveaux d'accès, l'un
authentifié, l'autre, non authentifié. Les utilisateurs authentifiés disposent d'un compte
Therefore™. Ils sont autorisés à accéder aux formulaires, à les renseigner et à les envoyer à l'aide
de Therefore™ Navigator ou de Therefore™ Web Access. Les utilisateurs non authentifiés, en
revanche, ne possèdent pas de compte utilisateur Therefore™. Ils entrent et envoient des
données en accédant à un formulaire Therefore™ hébergé sur un site Web public.

Création d'un document à partir d'un formulaire Therefore™ (accès authentifié)

311
311
Didacticiels

1. Ouvrez la catégorie ou le dossier à partir desquels sera créé le document. Créez la disposition
requise en personnalisant la boîte de dialogue. Si besoin est, ajoutez une image à partir du
menu contextuel associé aux catégories. Dans les paramètres de catégorie avancés, vous
pouvez régler Mode document vide de sorte à autoriser, imposer ou interdire l'ajout de fichiers
au formulaire. Si un formulaire ne contient que des données d'index et pas de fichier, Mode
page de garde peut être réglé de sorte à afficher le document en tant que formulaire
renseigné.

312 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Profils de gabarit et choisissez Nouveau profil
de gabarit de formulaire. Assignez un nom au profil, puis spécifiez :
· La catégorie ou le dossier à renseigner (Catégorie/dossier cible)
· Si le formulaire renseigné doit être basé sur un document existant, la catégorie/le
dossier source doivent être spécifiés et les champs requis assignés. Cliquez dans la liste
déroulante Affectation pour recenser tous les champs de données d'index dans
Catégorie/dossier source.
· Pour limiter le formulaire à certains utilisateurs ou groupes, ouvrez Therefore™ Solution
Designer, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le profil de gabarit et sélectionnez
Sécurité. Les utilisateurs qui disposent de la permission Lire sont autorisés à ouvrir et
utiliser le gabarit à partir du menu du ruban Therefore™ Navigator. Pour mémoriser un
nouveau formulaire, les utilisateurs doivent également être autorisés à mémoriser des
documents dans la catégorie.

313
313
Didacticiels

3. Le groupe d'utilisateurs Therefore™ pourra par défaut afficher et ouvrir ce gabarit à partir du
menu du ruban dans Therefore™ Navigator ou Therefore™ Web Navigator. Pour renseigner le
formulaire à partir des données d'index d'un document existant, commencez par sélectionner
ce dernier, puis choisissez le gabarit.

314 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

4. Le formulaire s'ouvre et vous pouvez le renseigner. Si cette fonction est autorisée ou


obligatoire dans les paramètres avancés de catégorie (Mode document vide), vous pouvez
ajouter des fichiers au formulaire en cliquant sur Pièces jointes et en sélectionnant Ajouter
une pièce jointe.

Création d'un document à partir d'un formulaire Therefore™ (accès non authentifié)

315
315
Didacticiels

1. Configurez le formulaire Therefore™ en vous référant aux étapes 1 et 2 du didacticiel ci-


dessus.
2. Pour autoriser les utilisateurs externes à envoyer des données via un formulaire, vous devez
ensuite configurer un compte utilisateur anonyme. Ce compte sera partagé par tous les
utilisateurs externes qui accèdent au formulaire pour envoyer des données, puisqu'ils ne
possèdent pas de compte propre. Pour configurer ce compte, ouvrez Therefore™ Web Access
sous une identité qui dispose d'une permission Opérateur. Cliquez sur le menu Fichier, puis
sur Paramètres. Entrez les informations d'identification de l'utilisateur réservé à cet usage.

3. Pour intégrer un formulaire à un site Web, vous pouvez utiliser un iFrame HTML :

<iframe id="theIFrame" src="http://NOM_SERVEUR/TWA/Form.aspx?CtgryNo=Nº


CATÉGORIE" frameborder="BORDURE" width="LARGEUR" height="HAUTEUR"></iframe>

NOM_SERVEUR : Nom ou adresse IP de la machine sur laquelle s'exécute Therefore™ Web Access.
Nº CATÉGORIE : Pour extraire le numéro de la catégorie, ouvrez-la et cliquez sur Propriétés.
BORDURE : Largeur de la bordure qui entoure le cadre en pixels.
LARGEUR/HAUTEUR : Largeur et hauteur en pixels.

· Si cette fonction est autorisée ou obligatoire dans les paramètres avancés de catégorie,
vous pouvez ajouter des fichiers au formulaire en cliquant sur Pièces jointes et en
sélectionnant Ajouter une pièce jointe.
· Il est également possible d'accéder directement au formulaire à l'aide de l'URL.
· Chaque formulaire Web possède par défaut un bouton d'envoi libellé comme suit :
ENVOYER. Pour modifier la désignation, ajoutez &submit=TEXTE DU BOUTON ENVOYER.

316 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

· Un message s'affiche par défaut lorsqu'un formulaire a été envoyé. Si vous préférez
renvoyer l'utilisateur à une autre page Web, ajoutez &form_suc=URL DE PAGE APRÈS
ENVOI
<iframe id="theIFrame" src="http://NOM_SERVEUR/TWA/Form.aspx?CtgryNo=Nº
CATÉGORIE&submit=TEXTE DU BOUTON ENVOYER&form_suc=URL DE PAGE APRÈS ENVOI"
frameborder="BORDURE" width="LARGEUR" height="HAUTEUR"></iframe>
· Si le formulaire doit être signé par l'utilisateur avant d'être envoyé, reportez-vous à
Remplissage et signature d'un formulaire.

12.4.10.2 Nouveau document Therefore™ basé sur un modèle Microsoft Office


Création d'un document Therefore™ basé sur un gabarit (modèle) Microsoft Office

Pour ajouter des contrôles à un modèle Microsoft Office, l'onglet Développeur doit être
activé dans le ruban. Pour ce faire, sélectionnez Options sur l'onglet Fichier dans Microsoft
Office 2013, par exemple.

1. Ouvrez le modèle Microsoft Office (un modèle Microsoft Word, par exemple). Cliquez sur
l'onglet Therefore™ dans le menu. Sous Création de profil, sélectionnez Nouveau profil de
gabarit.

317
317
Didacticiels

2. Assignez un nom au profil. Cliquez sur le bouton Parcourir et spécifiez le modèle Microsoft
Office actuellement ouvert. Pour achever la configuration du profil de gabarit, nous devons
configurer un profil d'indexation qui mappe les contrôles extraits du gabarit sur la catégorie
Therefore™ dans laquelle sera mémorisé le document. Cliquez sur OK pour mémoriser le
paramétrage actuel du profil de gabarit.

318 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

5. Accédez ensuite à l'onglet Mémorisation du document. Cochez la case Mémoriser le


nouveau document dans Therefore™, puis sélectionnez le profil d'indexation à utiliser pour
extraire les données d'index du document (voir Extraction des données d'index). Le cas
échéant, vous pouvez modifier le format de mémorisation du fichier dans Therefore™. Vous
pouvez également configurer d'autres options si vous mémorisez le document au format PDF
ou PDF/A.

6. Par ailleurs, si le document est configuré de sorte à être mémorisé dans Therefore™, il peut
également être envoyé par e-mail via Outlook®. Cochez la case Envoyer le nouveau
document par e-mail. Si besoin est, vous pouvez utiliser un modèle (gabarit) Outlook. Vous
pouvez choisir le format du document et renseigner les propriétés e-mail à partir des données
d'index extraites du document à mémoriser dans Therefore™. Ceci fait, cliquez sur OK pour
mémoriser le gabarit.

319
319
Didacticiels

7. Le groupe d'utilisateurs Therefore™ pourra par défaut afficher et ouvrir ce gabarit à partir du
menu du ruban dans Therefore™ Navigator.

Pour limiter cette fonction à certains utilisateurs ou groupes, ouvrez Therefore™ Solution
Designer, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le profil de gabarit et sélectionnez
Sécurité. Configurez les permissions utilisateur en fonction de vos besoins. Les utilisateurs
qui disposent de la permission Lire sont autorisés à ouvrir et utiliser le gabarit à partir du
menu du ruban Therefore™ Navigator.

320 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

12.4.10.3 Nouveau document Microsoft Office basé sur un document ou un dossier


Therefore™

Création d'un document Microsoft Word basé sur un dossier ou un document Therefore™

Pour ajouter des contrôles à un modèle Microsoft Office, l'onglet Développeur doit être
activé dans le ruban. Pour ce faire, sélectionnez Options sur l'onglet Fichier dans
Microsoft Office 2013, par exemple.

1. Ouvrez le modèle Microsoft Office (un modèle Microsoft Word, par exemple). Cliquez sur
l'onglet Therefore™ dans le menu. Sous Création de profil, sélectionnez Nouveau profil de
gabarit.

321
321
Didacticiels

2. Assignez un nom au profil. Dans la zone Modèle Microsoft Office, assignez un nom au profil,
puis cliquez sur le bouton Parcourir et choisissez l'option Mémoriser nouveau document en
tant que gabarit. Cliquez sur Mémoriser pour mémoriser le gabarit dans Therefore™.
Sélectionnez à présent la catégorie ou le dossier d'où seront extraits les champs d'index.
Selon le type du gabarit, vous pouvez ajouter divers contrôles Microsoft Office. Cliquez sur
Ajouter un contrôle de contenu pour ajouter des contrôles de contenu, des champs de
formulaires ou des propriétés de document. Vous pouvez assigner une valeur de champ d'index
à chaque contrôle à l'aide de la liste déroulante Affectation associée à chaque contrôle.
Cliquez sur OK pour mémoriser le profil de gabarit.

Vous pouvez également configurer le gabarit de sorte à mémoriser à nouveau le document


dans Therefore™ ou à l'envoyer. Voir Nouveau document Therefore™ basé sur un modèle
Microsoft Office

322 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

3. Le groupe d'utilisateurs Therefore™ pourra par défaut afficher et ouvrir ce gabarit à partir du
menu contextuel du dossier ou de la catégorie auxquels il est lié.

Vous pouvez ajouter des liens vers des profils de gabarit déterminés à des tâches
manuelles de workflow. Il est ainsi possible de créer une lettre de réponse dans laquelle les
coordonnées du client sont prérenseignées à partir des données d'index du document ou du
dossier Therefore™ à l'origine du workflow.

Pour limiter cette fonction à certains utilisateurs ou groupes, ouvrez Therefore™ Solution
Designer, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le profil de gabarit et sélectionnez
Sécurité. Configurez les permissions utilisateur en fonction de vos besoins. Les utilisateurs
qui disposent de la permission Lire sont autorisés à ouvrir et utiliser le gabarit à partir du
menu du ruban Therefore™ Navigator.

Création d'un e-mail Outlook basé sur un dossier ou un document Therefore™

323
323
Didacticiels

1. Ouvrez Microsoft Outlook et créez un e-mail vide. Enregistrez-le en tant que modèle Outlook
(*.oft).
2. Ouvrez Therefore™ Solution Designer et créez un nouveau profil Microsoft Office.

3. Assignez un nom au profil. Dans la zone Modèle Microsoft Office, assignez un nom au modèle
(gabarit), puis cliquez sur le bouton Parcourir et choisissez le modèle Outlook mémorisé à
l'étape 1. Dans Type de gabarit, sélectionnez Office.

324 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

4. Sélectionnez à présent la catégorie ou le dossier d'où seront extraits les champs d'index.
Cliquez sur Ajouter un contrôle de contenu pour ajouter les contrôles e-mail requis. Vous
pouvez assigner une valeur de champ d'index à chaque contrôle à l'aide de la liste déroulante
Affectation associée à chaque contrôle. Cliquez sur OK pour mémoriser le profil de gabarit.

Ajout de tous les fichiers du document Therefore™ en tant que pièces jointes
Entrez le script suivant dans le champ Script :

count = FileCount
for i= 0 To FileCount -1
myDoc = GetFile(i)
AddMailAttachment myDoc, "MyDocName" & i
next

· Pour joindre le premier fichier uniquement, utilisez myDoc = GetFile(0)


· "MyDocName" & i correspond au nom de la pièce jointe (MyDoc0.pdf, par exemple).

Vous pouvez également configurer le gabarit de sorte à mémoriser à nouveau le document


dans Therefore™ ou à l'envoyer. Voir Nouveau document Therefore™ basé sur un modèle
Microsoft Office

325
325
Didacticiels

3. Le groupe d'utilisateurs Therefore™ pourra par défaut afficher et ouvrir ce gabarit à partir du
menu contextuel du dossier ou de la catégorie auxquels il est lié.

Vous pouvez ajouter des liens vers des profils de gabarit déterminés à des tâches
manuelles de workflow. Il est ainsi possible de créer une lettre de réponse dans laquelle les
coordonnées du client sont prérenseignées à partir des données d'index du document ou du
dossier Therefore™ à l'origine du workflow.

Pour limiter cette fonction à certains utilisateurs ou groupes, ouvrez Therefore™ Solution
Designer, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le profil de gabarit et sélectionnez
Sécurité. Configurez les permissions utilisateur en fonction de vos besoins. Les utilisateurs
qui disposent de la permission Lire sont autorisés à ouvrir et utiliser le gabarit à partir du
menu du ruban Therefore™ Navigator.

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Didacticiels

12.4.11 Timbres

12.4.11.1 Création de timbres pour les annotations de fichiers PDF

Vous pouvez définir un timbre destiné à annoter un fichier PDF ouvert dans Therefore™ Viewer.

Comment créer un timbre destiné à annoter les fichiers PDF

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Timbre et sélectionnez Nouveau timbre.

2. Dans la boîte de dialogue Timbre, indiquez le nom du timbre, puis le fichier d'image au format
PNG ou PDF à utiliser. Cliquez sur OK pour mémoriser le timbre.

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327
Didacticiels

3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le timbre que vous venez de créer et
sélectionnez Sécurité. Configurez les permissions utilisateur en fonction de vos besoins. Si un
utilisateur dispose de la permission Appliquer le timbre, le timbre est intégré à la liste des
timbres disponibles lorsqu'il annote des fichiers PDF dans Therefore™ Viewer.

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Didacticiels

12.5 Workflow
12.5.1 Workflow : Prise en main

La dernière étape de la conception d'un workflow consiste à créer un processus de workflow dans
Therefore™. Avant de créer le système définitif, il est impératif de maîtriser parfaitement le
processus métier du client et de l'optimiser pour un workflow électronique. Il est également
important que l'élément déclencheur du workflow dans Therefore™ soit clairement compris.

Création d'un processus de workflow


1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Workflow et sélectionnez Nouveau
processus...

329
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Didacticiels

2. La fenêtre de propriétés Définition processus s'affiche et permet de configurer un


nouveau processus.

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Didacticiels

3. Sélectionnez l'onglet Notifications par e-mail pour configurer les notifications par e-mail.

· Si les notifications par e-mail ne sont pas modifiées et que vous avez coché la case
Envoi notifications par Mail, le système envoie les e-mails de notification et de
délégation définis par défaut. Le destinataire doit toutefois être défini pour les e-mails
de dépassement.
· Vous pouvez également personnaliser ces paramètres pour chaque tâche manuelle
du workflow. Si tel est le cas, ces paramètres priment sur les paramètres de
notification par e-mail définis par défaut. Cette fonction s'avère utile lorsque la
notification par e-mail varie selon la tâche.

331
331
Didacticiels

4. Une fois l'opération terminée, cliquez sur OK. Le volet Création contient à présent deux
tâches système, (Start et End). Le cas échéant, vous pouvez modifier le nom des tâches
Start et End. Pour ce faire, double-cliquez sur l'icône et entrez un nouveau nom.

Ajout de tâches à un workflow

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Didacticiels

Lorsqu'un nouveau processus a été généré, vous pouvez y ajouter des tâches. Les tâches
disponibles sont divisées en trois groupes.

Tâches manuelles
Une tâche manuelle correspond fondamentalement à toute fonction que doit exécuter un
utilisateur (vérifier un document ou approuver une commande, par exemple). Outre les tâches
manuelles standard, il existe également les tâches manuelles de changement de catégorie, qui
requièrent qu'un utilisateur transfère le document vers une nouvelle catégorie.

Ajout d'une nouvelle tâche manuelle

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333
Didacticiels

1. Il suffit de faire glisser la tâche manuelle de la barre d'outils vers le volet de création.
La boîte de dialogue relative aux tâches manuelles s'ouvre et permet de définir la
nouvelle tâche.
· L'onglet Assigner à permet de définir l'utilisateur auquel est assignée la tâche.
· L'onglet Permissions relatives aux champs d'index permet d'accorder des
permissions associées aux champs d'index pour la tâche de workflow donnée.
· L'onglet Notifications par e-mail permet de définir des e-mails de notification
spécifiques à la tâche de workflow.
· L'onglet Création de document permet d'insérer des liens vers des gabarits dans la
tâche de workflow.

Ajout d'une tâche manuelle de changement de catégorie

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Didacticiels

1. Il suffit de faire glisser la tâche manuelle de la barre d'outils vers le volet de création.
La boîte de dialogue relative aux tâches de changement de catégorie s'ouvre et permet
de définir la nouvelle tâche.
· L'onglet Assigner à permet de définir l'utilisateur auquel est assignée la tâche.
· L'onglet Permissions relatives aux champs d'index permet d'accorder des
permissions associées aux champs d'index pour la tâche de workflow donnée.
· L'onglet Notifications par e-mail permet de définir des e-mails de notification
spécifiques à la tâche de workflow.
· L'onglet Création de document permet d'insérer des liens vers des gabarits dans la
tâche de workflow.
· L'onglet Sélection des catégories permet de spécifier l'ensemble de catégories.

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Didacticiels

2. Une tâche manuelle de changement de catégorie n'est parfois pas précédée d'une autre
tâche et ne peut donc mener qu'à la tâche de fin (End). Il est donc important
d'assigner à la transition un nom descriptif (Sélectionner la catégorie appropriée, par
exemple), sous peine que le nom soit extrait de la tâche de fin (End).

· Vous pouvez mémoriser en tant qu'ancienne version une copie du document


d'origine.
· L'utilisateur qui change de catégorie peut se voir assigner des droits spéciaux de
suppression de ce document uniquement dans le cadre de cette tâche de
workflow.

Tâches de réacheminement
Les tâches de ce type permettent d'acheminer le workflow et/ou de le fractionner en chemins
parallèles susceptibles de s'exécuter simultanément.
Acheminement d'un workflow à l'aide de conditions
Vous pouvez utiliser des conditions à des fins de réacheminement intelligent du workflow.
Supposons qu'un workflow doive réacheminer des documents vers différents employés selon
le montant des factures et le service. Vous pouvez définir à cet effet une tâche de
réacheminement associée à des conditions.

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Didacticiels

Double-cliquez sur la transition pour ouvrir les propriétés. Cliquez sur le bouton Macro...
pour afficher la liste des champs d'index de la catégorie. Sélectionnez les champs d'index
appropriés et créez la condition. Pour plus d'informations sur les instructions SQL, reportez-
vous à Conditions. Une fois toutes les conditions possibles créées, vous pouvez définir une
condition ELSE pour couvrir tous les autres cas de figure.

Pour utiliser des champs dépendants dans une condition, reportez-vous à Mode de
dépendance.

Acheminement d'un workflow en chemins parallèles


La fonction de workflow parallèle est une fonction puissante, qui permet de fractionner une
instance du workflow en chemins parallèles, puis de fusionner ceux-ci à nouveau par la
suite. Elle gère les concepts suivants :

· Fractionnement en plusieurs chemins traités en parallèle (processus industriel qui


requiert l'exécution simultanée de plusieurs tâches, par exemple)
· Tâche unique qui doit être traitée par plusieurs utilisateurs (un contrat que doivent
approuver plusieurs responsables, par exemple)

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Didacticiels

La variable de workflow est un élément clé des workflows parallèles. Le fractionnement


d'une instance entraîne la création de variables qui se déplacent dans le workflow. Un
même workflow peut posséder un nombre illimité de variables parcourant le processus.
L'utilisateur du workflow ne voit aucune différence entre une variable et une instance
standard. La boîte de réception du workflow recense toutes les tâches et la réclamation de
l'une d'elles entraîne l'ouverture de la boîte de dialogue de tâche, comme auparavant. La
tâche Fusionner attend que toutes les variables soient présentes avant de les fusionner en
une même instance.

Il est possible de créer des workflows parallèles à l'aide de quatre tâches spéciales :
Fractionner, Fractionnement par utilisateurs, Fusionner et Abandon de fusion.
Chaque tâche Fractionner doit être associée à une tâche Fusionner pour garantir la
fusion de toutes les variables.
Fractionnement et fusion
Ce premier exemple simple illustre le fractionnement d'une instance du workflow en
plusieurs chemins à l'aide des tâches Fractionner et Fusionner. Dans cet exemple, un
contrat est envoyé au Directeur financier et au Directeur des ventes pour approbation.
Si sa valeur est supérieure à 100 000 €, le contrat est également envoyé au PDG. La
tâche Fusionner calcule dynamiquement le nombre de variables inachevées et attend
qu'elles soient toutes présentes avant de les fusionner à nouveau.

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Didacticiels

Il n'est cependant pas nécessaire qu'une même tâche Fractionner soit fusionnée en une
seule tâche Fusionner. Il est possible de fusionner différentes variables de l'instance du
workflow à tout moment au cours du processus. Chaque tâche Fusionner calcule
dynamiquement les variables qui sont potentiellement inachevées et attend qu'elles
soient toutes présentes. L'exemple ci-dessous illustre le même processus, mais lorsque le
Directeur financier et le Directeur des ventes ont approuvé le contrat, celui-ci doit être
envoyé à un correcteur pour une vérification finale. La première tâche Fusionner calcule
dynamiquement les variables inachevées et attend celles en provenance des deux
directeurs avant d'exécuter la fusion. Elle « sait » qu'une troisième variable a été créée à
l'intention du PDG, mais comme il est impossible de fusionner celle-ci, elle n'est pas prise
en compte. De même, la dernière tâche Fusionner vérifie dynamiquement le nombre de
variables susceptibles d'être encore inachevées. Dans le cas des contrats inférieurs à
100 000 €, elle « sait » qu'elle doit uniquement attendre la variable en provenance du
correcteur, mais pour les contrats supérieurs à cette somme, elle attend les variables en
provenance du correcteur ET du PDG.

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Didacticiels

Abandon de fusion
Nous allons à présent examiner la tâche Abandon de fusion, qui annule tous les
fractionnements actifs. Ainsi, lors de la négociation d'un contrat, si l'autre partie décide
brusquement d'arrêter les négociations, aucune des autres tâches n'a plus lieu d'être et
le workflow doit se terminer. Lorsqu'une tâche Abandon de fusion est déclenchée, elle
« collecte » TOUTES les variables inachevées et les fusionne. Dans l'exemple ci-
dessous, dès l'annulation du contrat, TOUTES les variables actives du processus sont
immédiatement collectées, où qu'elles se trouvent, et fusionnées. Cela signifie que les
tâches du workflow sont effacées de la boîte de réception du workflow de l'utilisateur et
que le workflow passe à la tâche suivante (en l'occurrence, il s'agit de mettre fin au
workflow).

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Didacticiels

Fractionnement par utilisateurs

Examinons enfin la tâche Fractionnement par utilisateurs, qui permet d'assigner


dynamiquement des fractionnements lors de l'exécution. Plutôt que de créer des tâches
manuelles pour chaque responsable, par exemple, la tâche Fractionnement par
utilisateurs permet par exemple de fractionner le workflow en fonction des utilisateurs
affectés à la tâche manuelle qui la suit.

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Didacticiels

Dans l'exemple ci-dessous, le contrat est acheminé vers une tâche Fractionnement par
utilisateurs, qui fractionne automatiquement le workflow pour obtenir le nombre de
variables requis par la tâche manuelle.

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Didacticiels

Il n'existe qu'une seule tâche d'approbation, mais chaque utilisateur affecté reçoit une
variable indépendante et peut exécuter la tâche, comme avec la tâche Fractionner
standard. Une fois que tous les utilisateurs concernés ont terminé la tâche, elle est
fusionnée à nouveau.

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Didacticiels

Il serait également possible d'utiliser une tâche Abandon de fusion, auquel cas, dès
qu'un responsable rejette le contrat, toutes les variables seraient collectées et le
fractionnement annulé.

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Didacticiels

Règles à appliquer à un workflow parallèle

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Didacticiels

1. Chaque tâche Fractionner doit être associée à une tâche Fusionner au moins. Dans
l'exemple ci-dessous, aucune tâche Fusionner n'est définie, et la définition du
processus n'est donc pas valide.

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Didacticiels

2. Au sein d'un processus Fractionner/Fusionner, il est impossible de décrire une


boucle pour revenir au fractionnement ou à une tâche le précédant. Une telle
boucle pourrait créer des variables superflues.

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Didacticiels

Les boucles sont bien entendu autorisées, mais elles doivent figurer au sein du
processus de fractionnement/fusion ou se trouver totalement en dehors de celui-ci.
Dans l'exemple ci-dessous, la boucle Verify - Send for Approval est valide, car elle
intervient en dehors du processus de fractionnement/fusion.

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Didacticiels

3. Deux tâches Fusionner ne doivent jamais être connectées par une transition, car
chacune d'elles attendrait d'abord que l'autre se termine.

Tâches automatiques

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Didacticiels

Ces tâches sont exécutées par le système sans intervention de l'utilisateur. Elles sont très
régulièrement utilisées pour exécuter un large éventail d'opérations de processus standard.

Exemples d'utilisation des tâches automatiques


· Envoi d'un e-mail
· Démarrage d'un autre workflow
· Délai d'attente défini
· Attente de mémorisation de documents spécifiques
· Envoi de documents à signer
· Modification des données d'index
· Exportation du document
· Conversion d'un document dans un autre format
· Changement automatique de catégorie
· Suppression d'une instance de workflow
Transitions entre les tâches
Les transitions permettent au workflow de passer d'une tâche à l'autre. Chaque transition
propose un chemin différent que peut suivre le workflow.

· Les conditions permettent également de filtrer dynamiquement les options qui s'offrent à un
utilisateur pour achever une tâche. Si, par exemple, deux transitions sont associées à une
tâche manuelle, deux options d'achèvement de la tâche sont proposées à l'utilisateur qui
effectue la tâche.
· Les transitions permettent également de modifier le chemin d'un workflow si une tâche
dépasse le délai qui lui est imparti (acheminement du workflow vers un responsable, par
exemple).

12.5.2 Comment déclencher un workflow

Dans Therefore™, vous devez assigner une catégorie ou une définition de dossier à chaque
workflow, mais une même catégorie ou définition de dossier peut être liée à plusieurs workflows.
Vous disposez de plusieurs options pour démarrer un workflow :

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Didacticiels

Comment démarrer automatiquement un workflow associé à un nouveau document ou


à un nouveau dossier ?

1. Ouvrez la boîte de dialogue des propriétés, puis sélectionnez l'onglet Workflow.

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Didacticiels

2. Tous les workflows assignés à la catégorie ou à la définition de dossier sont répertoriés.


Sélectionnez le workflow qui doit démarrer lorsqu'un document est mémorisé dans la catégorie,
puis cliquez sur OK.

Comment démarrer automatiquement un workflow lorsqu'un document est modifié ?

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Didacticiels

1. Une nouvelle version d'un document est générée lorsque son contenu est modifié ou, si cette
fonctionnalité est configurée, lorsque ses données d'index sont modifiées. Ouvrez la boîte de
dialogue des propriétés, puis sélectionnez l'onglet Workflow. Sélectionnez le workflow qui doit
démarrer lorsqu'un document est mis à jour, puis cliquez sur OK.

Comment démarrer manuellement un workflow ?

1. En premier lieu, la personne qui démarre le workflow doit impérativement disposer des
permissions appropriées. En second lieu, le démarrage manuel doit être activé dans les
propriétés de workflow.
2. Vous pouvez ensuite démarrer un workflow :
· À partir d'une liste de résultats
· À partir d'un document ou d'un dossier ouvert

Comment démarrer un workflow à l'aide de la tâche Démarrer workflow ?

La tâche Démarrer workflow permet de déclencher un nouveau workflow. Tout workflow associé
à la même catégorie peut démarrer. En ce qui concerne les catégories de dossier, tout workflow
associé à la catégorie ou à la définition de dossier correspondante peut être démarré.

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Didacticiels

12.5.3 Assignation de tâches

Vous disposez de plusieurs méthodes pour assigner une tâche à un utilisateur.

Assignation d'utilisateurs ou de groupes lors de la phase de conception

La tâche doit être assignée à des utilisateurs et/ou des groupes déterminés.
Vous pouvez assigner une tâche à un utilisateur unique, à plusieurs utilisateurs et à des
groupes d'utilisateurs. Si une tâche est assignée à plusieurs utilisateurs ou à un groupe,
elle figure dans la liste de résultats associée aux workflows de tous ces utilisateurs, qui
reçoivent également une notification par e-mail (si elle est configurée). Dès que l'un des
utilisateurs réclame la tâche, les autres utilisateurs n'y ont plus accès.

1. Sur l'onglet Assigné à, cochez la case Utilisateurs/groupes, puis sélectionnez les


utilisateurs et/ou les groupes appropriés.

Utilisation d'une tâche de fractionnement par utilisateurs à assigner en parallèle à


tous les membres d'un groupe d'utilisateurs

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Didacticiels

1. Sur l'onglet Assigné à, cochez la case Utilisateurs/groupes.


2. Sélectionnez le groupe d'utilisateurs, puis cochez la case Développer groupes lors
d'affectation.

Assignation d'utilisateurs ou de groupes à l'exécution

Vous disposez de plusieurs méthodes pour assigner l'utilisateur à l'exécution.


L'utilisateur qui a effectué la tâche précédente doit choisir l'utilisateur/le groupe
chargé de la tâche suivante.
1. Sur l'onglet Assigné à, cochez la case Utilisateurs/groupes.
· Si l'utilisateur ou le groupe appartient à un ensemble défini, sélectionnez les utilisateurs
ou les groupes appropriés. Cochez également la case L'utilisateur doit choisir l'un de
ces utilisateurs/groupes. Si l'ensemble d'utilisateurs correspond déjà à un groupe
d'utilisateurs, vous pouvez sélectionner ce groupe, puis cocher la case Développer
groupes lors d'affectation.
· Si plusieurs utilisateurs/groupes peuvent être sélectionnés, cochez la case Autoriser la
sélection de plusieurs utilisateurs/groupes.
L'utilisateur/le groupe est défini par un champ d'index.
1. Sur l'onglet Assigné à, cochez la case Utilisateur depuis champ index.

En mode de sécurité mixte, il est nécessaire d'entrer l'adresse électronique ou le


domaine/nom d'utilisateur lors de l'affectation d'utilisateurs dans un workflow. En
dehors de ce mode, le nom d'utilisateur seul permet d'identifier l'utilisateur.

12.5.4 Assignation de permissions sur les champs d'index

Il peut s'avérer nécessaire de limiter les permissions associées aux champs d'index d'une
catégorie. L'état d'un contrat devrait être accessible en lecture seule, par exemple. Lors d'une
étape déterminée du workflow, cet état devrait toutefois être modifiable.

Pour ce faire, assignez des permissions supplémentaires associées à ce champ d'index sur l'onglet
Permissions relatives aux champs d'index.

12.5.5 Envoi de documents à signer

Pour collecter des signatures de tierces parties, vous pouvez transférer les documents à une
société chargée de gérer le processus de signature. Ce processus porte le nom de gestion des
transactions numériques (DTM). À l'heure actuelle, Therefore™ prend en charge l'intégration à la
plateforme DTM DocuSign®.
Envoi automatique de documents à signer

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355
Didacticiels

1. L'étape initiale consiste à définir le compte DocuSign® qui sera utilisé pour envoyer et
récupérer les documents. Vous utilisez pour ce faire le nœud Signatures dans les paramètres
avancés de Therefore™ Solution Designer.

2. Vous devez ensuite créer un workflow et ajouter une tâche de type DLL personnalisée.
Assignez un nom à la tâche, puis cliquez sur Modifier. Sélectionnez le nom de classe COM :
Therefore™ Integration for DocuSign, puis cliquez sur Paramètres...

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Didacticiels

3. La boîte de dialogue Paramètres s'affiche. Commencez par définir le gabarit DocuSign®,


· qui correspond par défaut à <Pas de gabarit>. Si vous choisissez cette option, vous devez
spécifier un objet d'e-mail et un destinataire au moins.
· Si vous choisissez <Gabarit automatique>, DocuSign® tente d'associer le document à des
gabarits configurés dans DocuSign®. Si un gabarit correspondant est détecté, il est
automatiquement appliqué. Si aucun gabarit correspondant n'est détecté, le document n'est
pas transmis à DocuSign® et une erreur est renvoyée.
· Si un gabarit spécifique est sélectionné, il est appliqué au document envoyé à DocuSign®.
Assurez-vous que le document téléchargé et le nombre de destinataires correspondent aux
valeurs définies dans le gabarit.
· Lors de l'ajout d'un nouveau destinataire, entrez le rôle tel qu'il est défini dans DocuSign®
(Doit signer, par exemple).

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Didacticiels

4. Vous devez ensuite définir le contexte si le document doit être récupéré automatiquement par
le mode Surveillance de signature de Therefore™ Content Connector. Il correspond par défaut
au nom de la catégorie de workflow. Ce contexte est transmis à DocuSign® lors du
téléchargement du document. Il fait office de filtre lors de la récupération automatique de
documents pour les associer au profil d'indexation approprié.

· La première transition créée est exécutée par défaut si la tâche aboutit. Si la tâche
échoue, la transition n'est pas exécutée. En ce qui concerne la gestion des erreurs, vous
pouvez créer d'autres chemins : une transition portant le nom S est exécutée si la tâche
aboutit, une transition portant le nom E est exécutée en cas d'erreur (la transition « E »
pourrait mener à une tâche de type e-mail qui avertit l'administrateur qu'il s'est produit
une erreur).
· Lorsque vous cliquez sur le bouton DocuSign®, l'utilisateur est connecté à DocuSign®
avec le compte configuré.

Voir aussi
· Configuration requise par l'intégration à DocuSign®
· Récupération automatique de documents signés

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Didacticiels

12.5.6 Exportation de document

Un processus métier peut requérir l'exportation des fichiers ou des données d'index du document
qui a démarré le workflow. Utilisez à cet effet la tâche Exportation de document.
Comment exporter les fichiers et les données d'index

1. Indiquez le chemin et le nom du fichier XML qui contient les données d'index. Il peut
comporter des variables par le biais de macros. Vous pouvez également configurer une
exportation vers FTP.

2. Spécifiez le format d'exportation des fichiers, ainsi que le modèle des noms de fichiers.

3. Indiquez enfin les données d'index à exporter.

Comment exporter les données d'index uniquement

1. Indiquez le chemin et le nom du fichier XML qui contient les données d'index. Il peut
comporter des variables par le biais de macros. Vous pouvez également configurer une
exportation vers FTP.

2. Dans Données d'index, supprimez les marqueurs Fichiers (marqueur racine) et Fichier.

Comment exporter le document uniquement

1. Dans Nom du fichier d'export. XML, indiquez le chemin d'accès au document (c:\temp\export
\, par exemple). Il peut comporter des variables par le biais de macros. Vous pouvez
également configurer une exportation vers FTP.

2. Spécifiez le format d'exportation des fichiers, ainsi que le modèle des noms de fichiers.

3. Dans Données d'index, supprimez tous les marqueurs.

12.5.7 Attente de document

Certains processus de document ou de dossier nécessitent parfois d'attendre l'arrivée d'un


document donné avant de continuer. Prenons l'exemple d'une demande d'indemnisation qui
requiert des documents spécifiques pour que le processus se poursuive.

La tâche Attente de document est adaptée à ce cas de figure.

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Didacticiels

12.5.8 Identification des options de tâche manuelle

Vous pouvez utiliser des conditions pour filtrer en mode dynamique les options dont dispose un
utilisateur pour terminer une tâche. Supposons qu'un utilisateur soit chargé d'exécuter diverses
activités (commander un ordinateur pour une nouvelle recrue, par exemple). Pour s'assurer que la
tâche soit terminée avant que l'utilisateur ne passe à une autre tâche, les données d'index du
document doivent être mises à jour en cochant une case libellée « Ordinateur commandé ». Pour
que l'utilisateur comprenne la marche à suivre, renseignez le champ Texte d'erreur (condition).
Ce texte s'affiche sur l'écran de l'utilisateur s'il sélectionne une transition alors que la condition
correspondante n'est pas réglée sur True. Dans cet exemple, le texte d'erreur associé à la
condition explique à l'utilisateur qu'il doit cocher la case « Ordinateur commandé » avant de
passer à une autre tâche.

12.5.9 Importation d'une configuration de workflow

Il s'avère parfois utile de concevoir un workflow dans un système donné, tel que Therefore™
Testing Edition, puis de l'importer dans le système de production au terme d'une phase de test.
S'il s'agit d'un nouveau workflow, adoptez la procédure standard. Il suffit toutefois parfois
d'importer une nouvelle version du workflow.

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Didacticiels

Comment importer une nouvelle version d'une configuration de workflow à partir d'un
autre système ?

1. Exportez la définition, mais incluez uniquement le workflow à proprement parler. Veillez à ce


qu'aucun objet dépendant (répertoires, catégories, etc.) ne soit sélectionné pour être
exporté.

2. Dans le nouveau système, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le workflow à mettre à
jour et sélectionnez Importer nouvelle version de XML...

3. Une fois importée, la nouvelle version du workflow doit être activée.

Lors de l'importation d'un workflow, les méthodes de démarrage automatique du workflow


NE sont PAS conservées. Vous devez donc les réinitialiser manuellement.

12.6 Intégrations
12.6.1 Therefore Content Connector

Therefore™ Content Connector permet de mémoriser automatiquement des informations dans


Therefore™. Il peut surveiller les répertoires d'entrée, les boîtes aux lettres ou même un compte
DocuSign®. Par le biais d'un profil d'indexation, il peut extraire les données d'index, puis mémoriser
un document ou un dossier dans Therefore™. Avant de passer à des exemples d'utilisation, il peut
s'avérer utile de maîtriser les concepts d'ordre technique. Quel que soit l'élément surveillé, les
composants suivants sont systématiquement requis :

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361
Didacticiels

1. Profil d'indexation
Ce profil définit les éléments à mémoriser dans Therefore™ et la source des données d'index.

1.1 Quels sont les éléments à mémoriser dans Therefore™ ?


1.1.1 Le document en tant que tel
1.1.2 Un autre document
1.1.3 Un document vide (formulaire)
1.1.4 Un nouveau dossier

1.2 D'où proviennent les données d'index ?


2.1.1 Fichiers PDF, XML, Texte ou CSV
2.1.2 Document Therefore™ existant
2.1.3 Nom du fichier
2.1.4 Combinaison des options ci-dessus

2. Profil Therefore™ Content Connector


Ce profil définit les éléments à surveiller et identifie le profil à utiliser pour traiter les fichiers
entrants.

2.1 Quels sont les éléments à surveiller ?


2.1.1 Répertoire d'entrée
2.1.2 Boîte aux lettres
2.1.3 Surveillance de signature

Exemples d'utilisation

· Comment mémoriser automatiquement des documents PDF dans Therefore™ ?


· Comment mémoriser automatiquement des documents PDF/A-3 dans Therefore™ ?
· Comment mémoriser automatiquement des formulaires PDF dans Therefore™ ?
· Comment mémoriser automatiquement des fichiers spool au format texte dans Therefore™ ?
· Comment mémoriser automatiquement des fichiers XML accompagnés de feuilles de style dans
Therefore™ ?
· Comment mémoriser automatiquement des documents à partir des données d'index issues du
nom de fichier ?
· Comment mémoriser automatiquement des informations issues d'un e-mail Therefore™ ?
· Comment mémoriser automatiquement les documents signés issus d'une plateforme DTM dans
Therefore™ ?
· Comment créer automatiquement un dossier dans Therefore™ ?
· Comment renseigner automatiquement un formulaire Therefore™ ?

Les considérations suivantes s'appliquent à l'utilisation de Therefore™ Content Connector


avec Therefore™ Online :
· Les documents sont téléchargés dans Therefore™ Content Connector par le biais d'une
connexion FTP. Les détails de la connexion et les informations d'identification associées
sont fournis par Therefore Corporation lorsqu'une licence Content Connector est activée
sur un système Therefore™ Online.
· Chaque locataire ne doit posséder qu'un seul compte FTP utilisé pour télécharger des
fichiers vers Therefore™ Content Connector.

12.6.1.1 Mémorisation de documents PDF

Comment mémoriser automatiquement des documents PDF dans Therefore™ ?


1. La première étape consiste à créer un profil d'indexation pour déterminer les éléments à
mémoriser dans Therefore™ et la source des données d'index.

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Didacticiels

· Extrayez les données d'index.


· Définissez les éléments à mémoriser.
· Assignez les données d'index.

2. La dernière étape consiste à configurer le répertoire d'entrée surveillé à l'aide de Therefore™


Content Connector ou Therefore™ Document Loader.
Comment mémoriser automatiquement des documents PDF/A-3 dans Therefore™ ?
Cet exemple part du principe que les données d'index requises pour mémoriser le fichier PDF
figurent dans une pièce jointe au format XML. Il pourrait correspondre à une facture conforme à la
norme ZUGFeRD.

1. La première étape consiste à créer un profil d'indexation pour déterminer les éléments à
mémoriser dans Therefore™ et la source des données d'index.
· Extrayez les données d'index.
· Définissez les éléments à mémoriser.
· Assignez les données d'index.

2. La dernière étape consiste à configurer le répertoire d'entrée surveillé à l'aide de Therefore™


Content Connector ou Therefore™ Document Loader.
Comment mémoriser automatiquement des formulaires PDF dans Therefore™ ?
Les formulaires AcroForm et les formulaires XFA statiques sont pris en charge.

1. La première étape consiste à créer un profil d'indexation pour déterminer les éléments à
mémoriser dans Therefore™ et la source des données d'index.
· Extrayez les données d'index.
· Définissez les éléments à mémoriser.
· Assignez les données d'index.

2. La dernière étape consiste à configurer le répertoire d'entrée surveillé à l'aide de Therefore™


Content Connector ou Therefore™ Document Loader.

12.6.1.2 Surveillance des répertoires : données d'index issues du contenu

Comment mémoriser automatiquement des fichiers spool au format texte dans


Therefore™ ?

1. La première étape consiste à créer un profil d'indexation pour déterminer les éléments à
mémoriser dans Therefore™ et la source des données d'index.
· Extrayez les données d'index.
· Définissez les éléments à mémoriser.
· Assignez les données d'index.

2. La dernière étape consiste à configurer le répertoire d'entrée surveillé.

12.6.1.3 Mémorisation de fichiers XML

Comment mémoriser automatiquement des fichiers XML accompagnés de feuilles de style


dans Therefore™ ?
1. La première étape consiste à créer un profil d'indexation pour déterminer les éléments à
mémoriser dans Therefore™ et la source des données d'index.
· Extrayez les données d'index.
· Définissez les éléments à mémoriser.

363
363
Didacticiels

· Assignez les données d'index.

2. La dernière étape consiste à configurer le répertoire d'entrée surveillé.

12.6.1.4 Surveillance des boîtes aux lettres

Therefore™ Content Connector peut « surveiller » les boîtes aux lettres, puis mémoriser
automatiquement les e-mails et/ou les pièces jointes dans Therefore™. En conjonction avec un
profil d'indexation des e-mails, les données d'index peuvent également être extraites
automatiquement des propriétés des e-mails, voire du corps de ces derniers.

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Didacticiels

Comment configurer la surveillance des boîtes aux lettres ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Profils d'indexation et sélectionnez Nouveau
profil pour e-mail.

2. Entrez un nom descriptif. Vous pouvez ajouter un filtre en vue d'exclure certains e-mails, par
exemple. Sélectionnez à présent la catégorie de mémorisation des documents. Si vous avez
configuré l'ajout automatique dans les propriétés de catégorie, vous pouvez spécifier dans
Mode d'ajout automatique une option autre que Catégorie par défaut. Vous pouvez
maintenant mettre en correspondance les champs de la catégorie. La liste déroulante contient
divers champs e-mail standard, mais vous pouvez également affecter des champs et gérer les
erreurs par le biais de fonctions de script.

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365
Didacticiels

3. Vous devez ensuite définir le profil de surveillance des boîtes aux lettres que doit utiliser
Therefore™ Content Connector pour surveiller, puis traiter les e-mails à l'aide du profil
d'indexation que vous avez créé. Sous le nœud Therefore™ Content Connector, cliquez avec
le bouton droit de la souris sur Surveillance des boîtes aux lettres et sélectionnez
Nouveau...

366 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

4. Vous devez maintenant définir la boîte aux lettres à surveiller. Assignez un nom au profil, puis
choisissez le type de boîte aux lettres. Entrez l'adresse électronique du compte à surveiller
Entrez le nom d'utilisateur et le mot de passe, puis spécifiez l'URL du service Microsoft®
Exchange Web. En ce qui concerne les boîtes aux lettres IMAP4, vous devez définir le nom du
serveur, le numéro du port et les paramètres de sécurité. Si un répertoire déterminé doit être
surveillé, définissez-le. Vous pouvez ensuite ajouter, supprimer et modifier l'ordre des travaux.
Le système utilise le premier travail correspondant de la liste. Si vous ne cochez pas la case
Supprimer au terme du traitement, vous devez créer un répertoire (dans la boîte aux
lettres de l'utilisateur) et le spécifier. Tous les e-mails traités y seront transférés. Vous devez
également créer un répertoire (dans la boîte aux lettres de l'utilisateur) qui gérera les e-mails
qu'il est impossible de mémoriser.

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367
Didacticiels

5. Therefore™ Content Connector traite à présent automatiquement les e-mails en fonction de la


fréquence d'interrogation et des horaires configurés. Pour vérifier le bon fonctionnement du
processus, ouvrez Therefore™ Console. Sous Content Connector, cliquez sur Stop, puis sur
Start Scheduler (Démarrer service de programmation). Le nouveau profil de boîte aux
lettres devrait être recensé. Vous pouvez maintenant attendre le traitement automatique des
e-mails ou cliquer sur Run manually (Exécuter manuellement). Le journal d'activité indique
les éléments traités. Si le processus s'exécute normalement, ouvrez les documents de test
dans Therefore™ Navigator à titre de vérification ultime.

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Didacticiels

12.6.1.5 Surveillance de signature

Therefore™ Content Connector permet de surveiller les documents envoyés à DocuSign®, puis de
les mémoriser à nouveau dans Therefore™ lorsqu'ils sont signés.

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Didacticiels

Récupération automatique des documents signés

1. La première étape de la procédure consiste à créer un profil de document signé afin de


stipuler l'emplacement de mémorisation du document signé et de configurer l'extraction des
données d'index.

2. Créez ensuite un profil de surveillance de signature en cliquant avec le bouton droit de la


souris sur le nœud Surveillance de signature et en sélectionnant Nouveau... Assignez un
nom au profil.

3. Ajoutez ensuite des travaux composés d'un profil d'indexation et d'un contexte.

370 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

4. Therefore™ Content Connector recherche à présent les enveloppes DocuSign® achevées en


fonction de la fréquence d'interrogation et des paramètres d'horaires configurés. Elles sont
ensuite comparées aux valeurs contextuelles. Si une enveloppe contenant une valeur
contextuelle configurée est détectée, elle est extraite et traitée à l'aide du profil d'indexation
correspondant. Pour vérifier que tout fonctionne correctement, vous pouvez exécuter
manuellement le processus. Ouvrez Therefore™ Console, cliquez sur Window (Fenêtre), puis
sur Content Connector View (Vue Content Connector). Sélectionnez ensuite Content
Connector dans le menu principal et cliquez sur Stop, puis sur Start Scheduler (Démarrer
service de programmation). Tout document signé sera alors traité automatiquement. Si le
processus s'exécute normalement, ouvrez les documents de test dans Therefore™ Navigator
à titre de vérification ultime.

Voir aussi
· Configuration requise par une intégration à DocuSign®
· Envoi automatique des documents à signer

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371
Didacticiels

12.6.1.6 Surveillance d'un répertoire d'entrée

1. Sous le nœud Therefore™ Content Connector, cliquez avec le bouton droit de la souris sur
Répertoire d'entrée et sélectionnez Nouveau...

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Didacticiels

2. Définissez à présent le répertoire d'entrée, puis le travail à utiliser pour traiter les fichiers que
contient le répertoire. Assignez au répertoire d'entrée un nom descriptif (Factures, par
exemple), et sélectionnez Ajouter pour définir le nouveau travail. Un travail se compose d'un
profil d'indexation associé à d'autres paramètres que vous pouvez définir en fonction de vos
besoins. Dans le cas présent, les répertoires d'entrée seront également utilisés par d'autres
profils. C'est pourquoi vous pouvez définir un filtre pour ne traiter que les documents portant
un nom de fichier déterminé.

· Lorsque vous utilisez un répertoire d'entrée dans Therefore™ Online, il n'est pas
nécessaire d'entrer son chemin d'accès FTP complet. Entrez uniquement le nom du
répertoire dans lequel sera téléchargé le document.
· En ce qui concerne les fichiers texte et XML, vous pouvez définir un formulaire
d'affichage.
· Le cas échéant, vous pouvez modifier le format de stockage. En ce qui concerne les
formats PDF, vous pouvez signer les documents et leur assigner un horodatage.
· Pour les fichiers texte contenant des sauts de ligne différents, par exemple, vous pouvez
définir l'utilisation d'un pré-processeur.
· Consultez Travaux pour plus d'informations sur les autres paramètres.

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Didacticiels

3. Therefore™ Content Connector traite désormais automatiquement les documents placés dans
le répertoire en fonction de la fréquence d'interrogation et des horaires configurés. Pour vérifier
que le processus fonctionne correctement, vous pouvez l'exécuter manuellement. Ouvrez
Therefore™ Console, cliquez sur Window (Fenêtre), puis sur Content Connector View (Vue
Content Connector). Sous Content Connector, cliquez sur Stop, puis sur Start Scheduler
(Démarrer service de programmation). Le nouveau répertoire d'entrée est maintenant
recensé et tous les documents qu'il contient sont traités correctement. Si le processus
s'exécute normalement, ouvrez les documents de test dans Therefore™ Navigator à titre de
vérification ultime.

12.6.2 Portal

Therefore™ Portal est une plateforme de partage de documents avec les utilisateurs externes via
le Web. Portal peut être intégré à un site Web et calqué sur la charte graphique de votre société.
L'application Portal est hautement sécurisée, car les utilisateurs externes accèdent à leurs
propres documents uniquement en lecture seule. En d'autres termes, les utilisateurs sont
autorisés à afficher et télécharger leurs propres documents uniquement. L'administrateur peut
ajouter de nouveaux utilisateurs Portal et gérer leurs permissions d'accès via Therefore™ Solution
Designer. La configuration de Therefore™ Portal peut être divisée en trois étapes principales :

1. Création de recherches associées à une catégorie ou un dossier pour afficher des documents
déterminés.
2. Création d'utilisateurs Portal dans Therefore™ Solution Designer et affectation de recherches
et de paramètres d'affichage déterminés.

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Didacticiels

3. Intégration de Portal à un site Web et envoi d'informations de connexion aux utilisateurs.

12.6.2.1 Création de recherches

La première étape de la procédure de configuration de Therefore™ Portal consiste à créer un


gabarit de recherche et à le proposer aux utilisateurs de Portal.

Comment créer un gabarit de recherche et le proposer dans Therefore™ Portal ?

1. Dans le ruban Accueil de Therefore™ Navigator, cliquez sur Nouvelle recherche et


sélectionnez une catégorie ou une définition de dossier. Si besoin est, définissez les options
avancées de la recherche en cliquant sur Options. Pour consulter des informations détaillées
concernant ces options, reportez-vous au Guide de l'utilisateur ou cliquez sur l'icône ? pour
ouvrir les fichiers d'aide.

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Didacticiels

2. Mémorisez ensuite le gabarit de recherche en cliquant sur l'icône Mémoriser et sélectionnez


Enregistrer sous (global). Tous les utilisateurs du système Therefore™ peuvent ainsi
accéder au gabarit de recherche, mais vous pouvez affiner les permissions dans les
paramètres Sécurité.

3. Une fois la recherche mémorisée, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Portal
dans Therefore™ Solution Designer et sélectionnez Gérer catégories Portal pour ouvrir la
boîte de dialogue Configuration de Therefore™ Portal.

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Didacticiels

4. Cliquez sur Ajouter recherche et naviguez dans la vue arborescente pour trouver les
recherches appropriées. Cochez la case associée à chaque recherche à ajouter. Sélectionner
un objet sélectionne également tous les objets sous-jacents. Une fois l'opération terminée,
cliquez sur OK.

5. Le nom de la catégorie ou du dossier apparaît dans la liste, ainsi que l'ID de recherche et le
nom de recherche affiché. Le nom de recherche affiché correspond au nom que voit
l'utilisateur dans Portal (Mes devis, par exemple).

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Didacticiels

6. Une fois l'opération terminée, cliquez sur OK. L'affectation de recherches aux utilisateurs est
passée en revue à la section suivante.

Les recherches portant sur plusieurs catégories ne sont actuellement pas prises en charge.

12.6.2.2 Création d'utilisateurs Portal

Chaque utilisateur externe qui accède à Therefore™ Portal requiert son propre compte Portal. Les
comptes utilisateur Portal sont créés et gérés dans Therefore™ Solution Designer. Notez que les
utilisateurs Portal ne sont PAS identiques aux utilisateurs Therefore™ internes. Seuls les comptes
recensés dans la liste d'utilisateurs Portal peuvent accéder à Therefore™ Portal.

Comment créer un utilisateur Therefore™ Portal ?

1. Développez l'objet Portal, cliquez avec le bouton droit de la souris sur Utilisateurs et
choisissez l'option Nouvel utilisateur...

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Didacticiels

2. Les propriétés de l'utilisateur s'affichent ensuite. Entrez le nom et l'adresse électronique de


l'utilisateur. Si vous ne souhaitez pas activer immédiatement le compte, cochez la case
Compte est désactivé. L'administrateur peut activer ultérieurement le compte en
désactivant la case. Cochez éventuellement la case L'utilisateur doit changer de mot de
passe lors de la connexion suivante.

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Didacticiels

3. La section Recherches recense toutes les recherches disponibles dans Portal. Sélectionnez
les recherches dont devra disposer le nouvel utilisateur.

4. Sélectionnez les conditions de recherche associées à l'utilisateur en cliquant sur le bouton


Parcourir sous Conditions. La boîte de dialogue des données d'index s'affiche et vous permet
de limiter les conditions de recherche dont disposera l'utilisateur. Dans l'illustration ci-dessous,
par exemple, l'utilisateur (dans le cas présent, un fournisseur) n'est autorisé à consulter que
les factures générées par sa propre société (Moya River Trading). Par ailleurs, seules les
factures datées du 1er février au 28 février seront affichées. Une fois l'opération terminée,
cliquez sur Mémoriser condition.

Il est extrêmement important de définir correctement ces conditions pour limiter


les types de documents que chaque utilisateur est autorisé à consulter. Si ces
conditions ne sont pas définies correctement, un utilisateur risque de pouvoir
consulter les documents d'un autre utilisateur ou des informations confidentielles.

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Didacticiels

5. Cliquez sur OK pour définir le mot de passe de l'utilisateur. Si vous avez coché précédemment
la case L'utilisateur doit changer de mot de passe lors de la connexion suivante,
l'utilisateur n'utilisera ce mot de passe que lors de sa première connexion.

6. Pour recenser tous les utilisateurs Therefore™ Portal, cliquez sur Utilisateurs sous l'objet
Portal. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un utilisateur pour sélectionner des
options complémentaires.

12.6.2.2.1 Création de plusieurs utilisateurs

Si vous devez créer en une seule opération un nombre élevé d'utilisateurs Portal, le processus
peut être automatisé par le biais d'une synchronisation avec une base de données externe. Cette
opération est effectuée dans la base de données Therefore™ à l'aide d'instructions SQL et
s'appuie sur l'extraction de valeurs d'autres tables.

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Didacticiels

Les nouvelles entrées sont insérées dans la table TheUserSync de la base de données
Therefore™. Le serveur synchronise alors automatiquement les modifications toutes les 10
minutes.

Chaque ligne de la table TheUserSync correspond à une recherche par utilisateur. Pour
associer plusieurs recherches à un même utilisateur, vous devez ajouter plusieurs lignes en
utilisant les mêmes valeurs dans les colonnes Email et UserName.

Comment créer plusieurs utilisateurs Therefore™ Portal en une seule fois ?

1. Pour créer des utilisateurs Therefore™ Portal à partir d'une base de données externe, la base
de données ou la table doit contenir au moins l'adresse électronique et le nom de
l'utilisateur (ces deux valeurs peuvent être identiques si besoin est).

2. Exécutez une instruction SQL pour insérer de nouvelles entrées dans les colonnes de la table
TheUserSync de la base de données Therefore™. Le script suivant illustre l'extraction de
valeurs de la table « CustomerData ».

INSERT INTO TheUserSync (Email, QueryNo, UserName, UserType, UserPwd,


OneTimePwd, ConditionXML, SyncState)
SELECT Email, 68, Email, 4,
NULL, 1, '<Conds><C><FieldNo>1020</FieldNo><Filter>' + CustomerID
+ '</Filter></C></Conds>', 1
FROM CustomerData

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Didacticiels

Les colonnes de la table TheUserSync sont décrites ci-dessous.

Colonne Description/remarques
Email Adresse électronique de l'utilisateur, qui permet d'identifier de manière unique
chaque utilisateur Portal. Ce champ est obligatoire.
QueryNo ID de la recherche assignée à l'utilisateur. L'ID de recherche figure soit dans la
table TheQuery, soit dans la boîte de dialogue Configuration de Therefore™
Portal.
UserName Nom de l'utilisateur Portal. Si vous ajoutez plusieurs recherches à un même
utilisateur, le nom de ce dernier doit être identique pour chaque entrée.
UserType Réglez toujours cette valeur sur 4 pour les utilisateurs Portal. Toute valeur qui
n'est pas réglée sur 4 sera ignorée.
UserPwd Mot de passe en clair de l'utilisateur. Si cette valeur est réglée sur NULL, le
serveur générera un mot de passe pour l'utilisateur. Le mot de passe ne peut être
utilisé qu'une seule fois et devra être modifié par l'utilisateur lors de la connexion
suivante.
OneTimeP Les seules valeurs gérées sont 0 et 1.
wd 0 : Le mot de passe de l'utilisateur est indiqué dans la colonne UserPwd.
1 : Le mot de passe de l'utilisateur est indiqué dans la colonne UserPwd, mais il
doit être modifié lors de la connexion suivante.
Le réglage n'a pas d'effet si UserPwd est réglé sur NULL.
ConditionX Chaîne XML utilisée pour limiter les conditions d'affichage de l'utilisateur et la
ML recherche. Reportez-vous à l'étape 3 ci-dessous pour consulter des informations
complémentaires concernant cette valeur.
SyncState État de synchronisation actuel de chaque entrée. Les valeurs valides sont
comprises entre 0 et 4.
0 : L'entrée est synchronisée, aucune action requise par serveur. Les utilisateurs
créés sont réglés sur cet état par le serveur. Ne créez pas d'entrées dotées de
l'état 0 sous peine de ne pas générer d'utilisateur.
1 : L'entrée n'est pas encore synchronisée, mais est marquée pour
synchronisation. Lorsque vous créez ou que vous modifiez un utilisateur, réglez
cette valeur sur 1 pour que le serveur le synchronise.
2 : Cette entrée est marquée pour suppression. L'entrée et l'utilisateur Portal
correspondant seront supprimés. Il est recommandé d'utiliser cette méthode pour
supprimer un utilisateur Portal. Ne supprimez pas manuellement d'entrée dans la
table. Réglez simplement la valeur SyncState sur 2 pour que les utilisateurs soient
automatiquement supprimés lors de la synchronisation suivante.
3 : Il s'est produit une erreur lors de l'ajout d'une nouvelle entrée ou de la
modification d'une entrée existante. L'état précédent correspondait à 1. Pour plus
d'information, consultez le journal des événements. Une fois le problème résolu,
réglez à nouveau l'état sur 1 pour tenter à nouveau la synchronisation.
4 : Il s'est produit une erreur lors de la suppression d'une entrée existante. L'état
précédent correspondait à 2. Pour plus d'information, consultez le journal des
événements. Une fois le problème résolu, réglez à nouveau l'état sur 2 pour
tenter à nouveau la suppression.

3. Il est impératif de régler correctement la valeur ConditionXML pour limiter les permissions
d'affichage de chaque utilisateur. La procédure suivante est recommandée :
i. Créez un exemple d'utilisateur Portal dans Therefore™ Solution Designer.
ii. Associez la condition appropriée à l'utilisateur.
iii. Accédez à la base de données Therefore™ et ouvrez la table ThePortalAccess.

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Didacticiels

iv. Copiez la valeur ConditionXML de la colonne ConditionXML correspondant à l'exemple


d'utilisateur. Ces données s'afficheront sous forme de gabarit.
v. Modifiez cette chaîne XML pour chaque utilisateur et appliquez la condition correcte.
Modifiez la valeur entourée des marqueurs <Filter>.
vi. Appliquez la valeur ConditionXML modifiée à la table TheUserSync.

Il est extrêmement important de définir correctement ces conditions pour limiter


les types de documents que chaque utilisateur est autorisé à consulter. Si ces
conditions ne sont pas définies correctement, un utilisateur risque de pouvoir
consulter les documents d'un autre utilisateur ou des informations confidentielles.

Comment notifier un utilisateur que son compte a été créé ?

1. Un utilisateur dont vous avez créé le compte par synchronisation doit d'abord activer son
compte pour recevoir son mot de passe. L'administrateur doit envoyer une notification à
chaque utilisateur en spécifiant son nom d'utilisateur et un lien vers la page d'activation de
Therefore™ Portal. Le lien est le suivant : http://server/TWA/Portal/PortalActivation.aspx.
Remplacez server par le nom du serveur et TWA par le nom du locataire dans les systèmes à
plusieurs locataires uniquement.

2. Les utilisateurs doivent entrer leur nom d'utilisateur et cliquer sur Activer pour recevoir par e-
mail le mot de passe généré. Ils utiliseront ensuite ce mot de passe pour se connecter à
Therefore™ Portal.

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Didacticiels

12.6.2.2.2 Recherche d'utilisateurs

Comment rechercher un utilisateur Portal déterminé ?

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Utilisateurs et sélectionnez Rechercher
utilisateur.

2. Entrez la chaîne à rechercher dans la zone et cliquez sur Trouver. Tous les résultats
correspondants sont affichés dans le tableau. Le nom d'utilisateur et son ID sont tous deux
affichés.

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Didacticiels

12.6.2.3 Intégration de Portal

Pour que les utilisateurs externes puissent accéder à Therefore™ Portal, il peut être intégré à un
site Web et adapté à la charte graphique de votre société. L'intégration de Therefore™ Portal à
un site Web nécessite l'ajout d'un contrôleur d'éléments iframe HTML sur la page requise :

<iframe src="http://server/TWA/Portal/Portal.aspx" frameborder="0"></iframe>

Dans ce cas de figure, remplacez server par le nom du serveur sur lequel s'exécute IIS.

Comment prédéfinir les éléments que verront les utilisateurs de Portal ?

L'URL de Portal peut comporter divers paramètres qui définissent ce que verra un utilisateur
lorsqu'il se connecte. Ces paramètres s'appliquent aux options d'affichage de Therefore™ Portal
uniquement. Ne les confondez pas avec les conditions utilisées pour limiter chaque utilisateur à
ses propres documents.

qList
Les utilisateurs ont accès à l'arborescence de navigation et peuvent ainsi accéder aux différentes
recherches. Activez ce paramètre si plusieurs recherches sont assignées aux utilisateurs. Ce
paramètre n'est pas activé par défaut et doit être ajouté au contrôleur iframe comme suit :

<iframe src="http://server/TWA/Portal/Portal.aspx?qList=true" frameborder="0"></iframe>

qNo
Ce paramètre exécute automatiquement une recherche, ce qui signifie que l'utilisateur a
immédiatement accès à la liste de résultats lorsqu'il se connecte. Cette fonction s'avère utile dans
les cas de figure où tous les utilisateurs utilisent une même recherche. Si le paramètre qList
indiqué ci-dessus n'est pas activé, seul le paramètre qNo permet d'exécuter une recherche. La
valeur entrée doit être identique à l'ID de la recherche à exécuter. Ce paramètre n'est pas activé
par défaut et doit être ajouté au contrôleur iframe comme suit :

<iframe src="http://server/TWA/Portal/Portal.aspx?qNo=123" frameborder="0"></iframe>

386 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

Les ID de recherche sont indiqués dans Therefore™ Solution Designer. Développez une
catégorie et cliquez sur l'objet Recherches. Les recherches disponibles et l'ID
correspondant sont affichés dans le volet de droite.

12.6.2.3.1 Personnalisation de Portal

Therefore™ Portal peut être personnalisé afin de le calquer sur la charte graphique de votre
société. Vous modifiez pour ce faire un fichier XML et les images que vous souhaitez utiliser pour
personnaliser Portal. La version personnalisée doit être placée dans le répertoire du serveur IIS
\TWA\Portal\Customization. Un gabarit par défaut est proposé dans le répertoire des gabarits
et peut être copié, renommé, puis personnalisé.

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Didacticiels

Où sont définies les options de personnalisation de Therefore™ Portal ?

1. Si votre système est de type Locataire unique, créez un sous-répertoire sous le répertoire
\TWA\Portal\Customization et assignez-lui le nom TWA.

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Didacticiels

2. Copiez le contenu du répertoire du gabarit par défaut et collez-le dans le répertoire que vous
venez de créer, TWA. Veillez à assigner le nom TWA.xml au fichier XML.

Dans un système à plusieurs locataires, vous devez définir un répertoire distinct par
locataire et le fichier XML doit porter le même nom que le répertoire. À titre d'exemple, pour
personnaliser Portal pour le locataire NewYork, créez un répertoire intitulé NewYork, puis
assignez au fichier de personnalisation le nom NewYork.xml.

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Didacticiels

3. Modifiez le fichier XML dans un éditeur de texte. Remplacez éventuellement les images et leurs
références dans le fichier XML. Un gabarit de page HTML est proposé à des fins de test dans
le répertoire \TWA\Portal\Portal.html. Pour accéder à cette page sur le serveur, ouvrez un
navigateur et entrez http://localhost/TWA/Portal/Portal.html.

Quelles sont les valeurs que je peux ou que je devrais changer ?

Vous pouvez modifier tous les éléments placés entre les marqueurs <Portal> en fonction de vos
besoins pour personnaliser l'apparence de Portal. Les principaux types d'éléments sont décrits ci-
dessous.

<Skin>
Choisissez l'une des valeurs d'apparence indiquées dans le commentaire.

<Display...>
Ces valeurs se rapportent aux options d'affichage du nom de l'utilisateur.

<Login...>
Ces valeurs se rapportent à la page de connexion de l'utilisateur.

<Hitlist...>
Ces valeurs se rapportent à la liste de résultats contenant des documents.

<Activation...>
Ces valeurs se rapportent à la page d'activation de l'utilisateur.

12.6.2.4 Utilisation de liens HTTP

Les liens suivants sont pris en charge pour ouvrir et télécharger des documents et des dossiers.
NOMSERVEUR correspond au nom du serveur.

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Didacticiels

Ouverture de document :
http://NOMSERVEUR/TWA/Portal/Portal.aspx?pDocNo=XX

Téléchargement/exportation de document :
http://NOMSERVEUR/TWA/Portal/Portal.aspx?pDocNo=XX&xprt=true

Ouverture de dossier :
http://NOMSERVEUR/TWA/Portal/Portal.aspx?pCaseNo=XX

Téléchargement/exportation de dossier :
http://NOMSERVEUR/TWA/Portal/Portal.aspx?pCaseNo=XX&xprt=true

12.6.3 Réplication de table

12.6.3.1 Création d'une réplication de table

La réplication de table s'adresse en particulier aux clients Therefore™ Online ou aux systèmes
Therefore™ dans lesquels le serveur Therefore™ ne dispose pas d'un accès direct au serveur de
base de données. Elle permet aux clients de répliquer les données dans Therefore™ et de les
utiliser pour créer une table référencée.

Pour plus d'informations concernant un paramètre spécifique, consultez la section Réplication de


table à la section Référence.

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Didacticiels

Comment créer une réplication de table ?

1. Merci de vous assurer que vous comprenez bien les pré-requis de connexion avec de vous
lancer.

2. Ouvrez Therefore™ Solution Designer et développez l'objet Intégrations. Cliquez avec le


bouton droit de la souris sur Réplications de table et choisissez Nouvelle connexion à
base de données...

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Didacticiels

3. Sélectionnez la plate-forme de base de données, puis entrez le nom du serveur (ou


l'adresse IP) et le nom de la base de données. Sélectionnez ensuite le type
d'authentification requis. Réferez vous au pré-requis de connexion pour plus de détails sur les
paramètres d’authentification qui doivent être utilisés et sur comment et quand utilisé un
compte Définir le compte... Cliquez sur OK pour créer la connexion.

Si vous utilisez l'authentification Windows®, exécutez le service de réplication Therefore™


avec un compte utilisateur doté des permissions suivantes sur la base de données :
connexion, création de table, insertion, mise à jour et suppression.

4. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la connexion à la base de données que vous avez
créée et sélectionnez Nouvelle table...

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393
Didacticiels

5. Sélectionnez la table source dans la base de données. Sous Table de destination, entrez
un nom descriptif pour la table répliquée et choisissez la colonne principale de la table.
Cette colonne doit être unique et ne pas contenir de valeurs NULLES. Désélectionnez ensuite
toute colonne que vous ne souhaitez pas répliquer et cliquez sur OK pour créer la table
répliquée.

· Consultez Connexions aux bases de données pour plus d'informations concernant la


case à cocher Répliquer les suppressions.
· La fréquence d'interrogation associée à la réplication de table (en d'autres termes, la
fréquence à laquelle la table de destination doit être mise à jour à partir de la table
source correspondante) peut être définie dans Therefore™ Solution Designer. Pour ce
faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Therefore™, sélectionnez
Paramètres, puis ouvrez l'onglet Avancé. Développez le champ Réplications de
table et renseignez le champ (valeur exprimée en minutes) Replication Polling
Interval (Fréquence d'interrogation pour réplication).

6. Vous êtes maintenant prêt à créer une table référencée. Pour plus d'informations, consultez le
didacticiel Création d'une table référencée.

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Didacticiels

12.7 Stockage
12.7.1 Définition d'un support de stockage

Pour plus d'informations sur le concept sur lequel s'appuie le stockage Therefore™, consultez la
section Stockage.
Comment définir un nouveau support de stockage ?
1. Ouvrez la section Stockage de Solution Designer. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur
l'objet Supports. Sélectionnez Nouveau support...

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395
Didacticiels

2. La fenêtre de configuration Support NAS/RAID s'ouvre. Attribuez au support le nom Primary


Storage. Nous allons maintenant déterminer le chemin d'accès au support. Il peut s'agir d'un
support directement attaché, auquel cas vous pouvez lui donner une lettre de lecteur (F:\,
par exemple). Vous pouvez également utiliser un chemin UNC (Universal Naming Convention,
convention universelle des noms) si le support est hébergé sur un autre serveur.

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Didacticiels

3. La boîte de dialogue Zones de mémorisation vous permet d'ajouter des sous-répertoires au


support ou au répertoire que vous avez spécifié. Cette opération ne s'impose que si vous
souhaitez spécifiquement stipuler le répertoire du support dans lequel certains types de
document (catégories) sont mémorisés. Dans le cas contraire, tous les documents sont
mémorisés dans la racine. Une fois l'opération terminée, cliquez sur Finir.

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397
Didacticiels

4. Le nouveau support est à présent répertorié sous l'objet Supports.

5. Procédez de même pour créer un support destiné au stockage de type backup, à une
exception près : à l'étape 2, cochez la case C’est un support de backup.

12.7.2 Définition d'une politique de conservation

Les lignes directrices permettent de lier les définitions de supports Therefore™ aux catégories. Par
défaut, tous les documents mémorisés dans Therefore™ sont tout d'abord inscrits dans le
répertoire Buffer. Si une ligne directrice est déterminée pour une catégorie, les documents migrent
automatiquement de Buffer vers des supports spécifiques, selon la ligne directrice définie par
l'utilisateur.

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Didacticiels

Comment définir une nouvelle politique de conservation ?

1. Ouvrez la section Stockage de Solution Designer. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur
l'objet Lignes directrices. Choisissez Nouvelle politique de conservation... dans le menu
contextuel.

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399
Didacticiels

2. La boîte de dialogue Politique de conservation s'affiche. Puisque nous n'avons pas divisé les
supports en zones de mémorisation, nous allons assigner la racine au stockage de type
primaire et backup.

400 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

3. Nous devons ensuite indiquer les catégories à associer à cette politique de conservation.
Sélectionnez la politique de conservation par défaut <Conserver dans le buffer>. C'est en
effet là que tous les documents sont initialement placés après avoir été mémorisés dans
Therefore™. Faites glisser toutes les catégories à associer à cette politique. Une même
politique de conservation s'applique à tous les documents, c'est pourquoi nous allons faire
glisser toutes les catégories vers celle-ci.

4. Une fois l'horaire de migration configuré, les documents sont automatiquement transférés vers
les supports de stockage primaires et de backup.

401
401
Didacticiels

12.7.3 Création d'un horaire de migration

Comment créer un horaire de migration ?

1. Ouvrez la section Stockage de Solution Designer. Cliquez avec le bouton droit de la souris
sur l'objet Stockage. Choisissez Paramètres... dans le menu contextuel.

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Didacticiels

2. La boîte de dialogue Paramètres s'ouvre. Sélectionnez l'onglet Horaire de migration.


L'horaire défini par défaut dans Therefore™ permet d'effectuer la migration de documents à
n'importe quelle heure et à n'importe quel jour de la semaine.

403
403
Didacticiels

3. Modifier l'horaire est simple. Il suffit de double-cliquer sur les zones Défaut associées à un jour
et de modifier les paramètres de l'horaire. À titre d'exemple, vous pouvez cliquer avec le
bouton droit de la souris et sélectionner Ajouter... pour ajouter une période inactive débutant
à 9:00.

4. Définissez l'heure de début sur 9:00 et le profile sur Inactive (Inactif). Configurez ensuite le
profil par défaut pour qu'il débute à 17:00. En d'autres termes, aucun document ne sera
transféré pendant la phase Inactive (comprise entre 9:00 et 17:00 dans l'exemple présent).

404 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

405
405
Didacticiels

5. Pour assigner des périphériques de stockage à un profil, double-cliquez sur le profil dans la
liste Profils. La fenêtre Ajouter/modifier profils s'affiche. Sélectionnez les périphériques
vers lesquels seront transférés les documents lorsque le profil est actif. Dans le cas présent,
nous avons décidé de transférer les documents vers des solutions primaires et de sauvegarde
pendant la phase par défaut (active).

Les nouveaux périphériques de stockage ajoutés à Therefore™ Solution Designer seront


automatiquement assignés à tous les profils d'horaire de migration auxquels ont déjà été
assignés d'autres périphériques. Ces informations sont affichées lors de la création d'un
périphérique.

12.7.4 Vérification de la configuration

Après avoir défini un horaire et une politique de migration dans Therefore™ Solution Designer, leur
état peut être affiché dans Therefore™ Console.

Comment vérifier si la migration fonctionne ?

1. Assurez-vous que vous avez enregistré des documents dans les catégories, dans la politique
de stockage.

2. Ouvrez Therefore™ Console.

3. Relancez Therefore™ Service (cliquez sur File (Fichier) et sur Stop Service (Arrêter
service), puis sur File (Fichier)et Start Service (Démarrer service).

4. Cliquez sur Tools (Outils), puis sur Migrate Backlog (Migrations en attente). Si la politique
est correctement configurée, les opérations de migration en attente sont affichées.

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Didacticiels

5. Nous pouvons maintenant tester la migration en l'exécutant manuellement, au lieu d'attendre


que l'horaire configuré démarre automatiquement. Cliquez sur Migrate (Migration), puis sur
Run Manually (Exécuter manuellement).

6. Sélectionnez Active, puis cliquez sur OK. Cliquez ensuite sur Window (Fenêtre) et
choisissez Migrate View (Affichage de migration).

407
407
Didacticiels

7. La section Media Pools (Pools de média) recense les disques actifs et indique le nombre de
documents en attente de migration (Pending Docs). La section Migrate Worker (État de
migration) indique le nombre de documents dont la migration a abouti.

12.7.5 Activation du chargement sur un système équipé de plusieurs


serveurs
Ce didacticiel indique comme charger des documents à partir du stockage primaire d'un second
serveur pour accélérer l'accès à ces derniers. Prenons l'exemple d'un système à deux serveurs
illustré ci-dessous. Les documents financiers hébergés sur les deux serveurs sont mémorisés dans
le stockage primaire sur le serveur 1, mais les utilisateurs du serveur 2 doivent également disposer
d'un accès rapide à ces documents. À cet effet, nous pouvons activer le chargement.

408 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

Comment activer le chargement ?

1. Vous devez commencer par activer le chargement dans l'horaire de migration. Ouvrez les
paramètres de stockage et sélectionnez l'onglet Horaire de migration. Ouvrez le profil actif.

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Didacticiels

2. Définissez Prefetch (Chargement) sur 1, puis cliquez sur OK.

3. Ouvrez ensuite la politique de conservation des documents à charger. Cochez l'option


Charger les documents dans le cache local, puis l'optionTHE Server 2 (Serveur 2) pour
charger les documents du serveur 1 vers le serveur 2.

12.7.6 Politique de conservation

Pour les besoins de ce didacticiel, nous allons définir une politique de destruction de documents
destinée à gérer les documents RH des ex-salariés. Ces documents doivent être supprimés dans
les six mois qui suivent le départ des salariés.

Comment définir une nouvelle politique de destruction de documents ?

1. Ouvrez la section Stockage de Solution Designer. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur
l'objet Politique de conservation. Un menu contextuel s'affiche. Choisissez Nouvelle
politique de destruction de documents.

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Didacticiels

2. Assignez un nom à la politique et cochez la case Supprime les anciens documents, puisque
nous souhaitons supprimer les documents et toutes les versions connexes. Entrez une période
de destruction de documents de 6 mois. Activez le bouton d'option date conservée dans les
données d'index. Nous souhaitons que la période soit mesurée à partir de la date de départ
du salarié. Ces informations sont conservées dans un champ dépendant caché intitulé
EndDate. Tapez EndDate dans la zone de texte proposée. Notez également que la case
Supprime les documents du média est cochée. Les documents seront ainsi supprimés du
média de stockage de backup.

411
411
Didacticiels

3. Ouvrez maintenant l'objet Politique de destruction de documents et cliquez sur Ne jamais


supprimer. La liste des catégories qui ne sont pas associées à une politique de destruction
de documents s'affiche. Glissez-déposez toutes les catégories requises sur la nouvelle
politique de conservation.

4. Cliquez sur la politique de conservation créée. Toutes les catégories requises sont recensées.
Vous pouvez également supprimer par filtrage certain documents d'une politique de
conservation en fonction de sous-catégories.

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Didacticiels

5. Ouvrez maintenant Therefore™ Console et cliquez sur Tools (Outils), puis sur Retention
Policy (Politique de destruction de documents).

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413
Didacticiels

6. La boîte de dialogue Retention Policy (Politique de destruction de documents) s'ouvre.


Sélectionnez la politique de destruction de documents ou les catégories correspondantes
requises, puis cliquez sur Search Documents (Rechercher les documents).

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Didacticiels

7. Tous les documents qui ont atteint la fin de leur période de destruction s'affichent.

8. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un document pour afficher un menu contextuel
permettant de supprimer le document de la liste ou de l'ouvrir en vue de l'afficher. Une fois la
liste des documents à supprimer finalisée, fermez cette boîte de dialogue et cliquez sur Move
to Retention Queue (Placer dans file d'attente de conservation). Les documents sont
alors introuvables dans Therefore™, mais ils ne sont supprimés définitivement que lors de la
prochaine migration programmée (sauf si vous avez désactivé l'option Supprimer les
documents du média à l'étape 2).

Si un document est supprimé de la liste, il n'est pas placé dans la file d'attente de
conservation. Toutefois, la prochaine fois que l'administrateur exécute l'étape 6 ci-
dessus, le document figure à nouveau dans la liste des documents dont le délai de
conservation est dépassé. Pour supprimer définitivement un document d'une politique de
conservation, ouvrez-le dans Viewer et désactivez la politique de conservation dans le
menu associé au bouton Application.

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415
Didacticiels

13 Web Navigator
.
13.1 Mémorisation de fichiers électroniques
Cette fonctionnalité est similaire à Therefore™ Navigator.

13.2 Recherche de documents ou de dossiers


Cette fonctionnalité est similaire à Therefore™ Navigator.

13.3 Recherche multicatégories par données d'index


Cette fonctionnalité est similaire à Therefore™ Navigator.

13.4 Nouveau document Therefore™ basé sur un modèle


Microsoft Office
Fonctionnement identique à celui de Therefore™ Navigator.

13.5 Tâches Therefore™


Cette fonctionnalité est similaire à Therefore™ Navigator.

13.6 Modification des données d'index


Cette fonctionnalité est similaire à Therefore™ Navigator.

13.7 Recherche et réclamation de tâches de workflow


Cette fonctionnalité est similaire à Therefore™ Viewer.

13.8 Exportation de documents depuis la liste de résultats


Comment exporter ou envoyer un document ?

1. Sélectionnez le(s) document(s) à exporter ou à envoyer. (Utilisez les touches standard MAJ et
CTRL pour sélectionner plusieurs documents.)

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Didacticiels

2. Cliquez sur Exporter ou Envoyer, définissez les paramètres appropriés, puis cliquez sur OK
pour exporter ou envoyer les documents.

417
417
Didacticiels

13.9 Liaison de documents


Il est possible de lier entre eux des documents Therefore™. Vous pouvez, par exemple, lier un
devis à une facture et à un avis de livraison. Tout lien créé représente par défaut une connexion
bidirectionnelle. Si vous ouvrez le document lié, un lien au document d'origine est affiché dans le
volet Objets liés.

Comment lier des documents manuellement ?

1. Ouvrez le document à lier dans Therefore™ Web Viewer.

2. Recherchez le document auquel établir une liaison et cliquez dessus avec le bouton droit de la
souris dans Web Navigator. Sélectionnez Lier à pour recenser tous les documents ouverts
dans Web Viewer. Cliquez sur les documents à lier pour les sélectionner. Une coche noire
indique qu'un document est sélectionné. Cliquez sur Lier document(s) pour mémoriser la
sélection.

3. Pour afficher les documents liés, sélectionnez Liens dans le menu contextuel du document ou
consultez-les directement dans le volet Objets liés de Web Viewer.

13.1 Fin de session


0
Lorsqu'un utilisateur est connecté, la session nécessite une licence utilisateur Therefore™. Une
session est automatiquement déconnectée si elle est inactive pendant 60 minutes environ par
défaut. Un utilisateur peut mettre fin à sa session, libérant ainsi immédiatement sa licence
simultanée ou en lecture seule à l'intention d'un autre utilisateur. S'il s'agit d'une licence assignée
à un utilisateur identifié, ce même utilisateur peut ouvrir une autre session sur un autre
périphérique.

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Didacticiels

Quelle est la marche à suivre pour mettre fin à une session en vue de libérer ma licence
utilisateur ?

1. Cliquez sur votre nom d'utilisateur dans l'angle inférieur gauche.

2. Sélectionnez Fermeture de session pour mettre fin à la session et désactiver la connexion


automatique. Sélectionnez Déconnexion pour quitter la session. Sélectionnez Annuler pour
rester connecté.

· Si vous avez opté pour la connexion automatique, vous disposez des options
Fermeture de session et Déconnexion. Dans le cas contraire, seule l'option
Déconnexion est disponible.

13.1 Restauration de documents ou de dossiers supprimés


1
Cette fonctionnalité est similaire à Therefore™ Navigator.

13.1 Recherche et affichage de rapports


2
Cette fonctionnalité est similaire à Therefore™ Navigator.

419
419
Didacticiels

14 Web Case Manager


.
14.1 Ajout de fichiers à un dossier
Cette fonctionnalité est similaire à Therefore™ Navigator.

14.2 Exécution d'une recherche en texte intégral


Cette fonctionnalité est similaire à Therefore™ Case Manager.

14.3 Création de tâches Therefore™ associées aux dossiers


Cette fonctionnalité est similaire à Therefore™ Navigator.

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Didacticiels

14.4 Exportation et envoi de dossiers ou de documents


associés à un dossier
Vous pouvez exporter les documents figurant dans la liste de résultats vers un périphérique de
stockage connecté ou les envoyer par e-mail.

Comment exporter ou envoyer tous les documents d'un dossier ?

1. Cliquez sur l'onglet Therefore™ Web Client et sélectionnez Exporter ou Envoyer.

2. Choisissez les paramètres de conversion, puis cliquez sur OK pour exporter ou envoyer les
documents du dossier.

· Pour n'exporter ou n'envoyer que certains documents du dossier, sélectionnez-les dans la


liste de résultats et choisissez Exporter ou Envoyer dans le menu du ruban.

14.5 Fermeture d'un dossier


Cette fonctionnalité est similaire à Therefore™ Case Manager.

421
421
Didacticiels

15 Web Viewer
.
15.1 Affichage et modification des données d'index
Cette fonctionnalité est similaire à Therefore™ Viewer.

15.2 Historique de contrôle de la version


Cette fonctionnalité est similaire à Therefore™ Viewer.

15.3 Modification de documents


Il existe deux méthodes de modification des documents. L'une consiste à télécharger le fichier, à
le modifier puis à remplacer la version existante. L'autre consiste à utiliser Therefore™ Image
Viewer avec ActiveX®, auquel cas la configuration suivante est requise :

1. Le navigateur doit correspondre à une version prise en charge d'Internet Explorer®.


2. Vous devez définir les options d'affichage sur Original (Image Viewer).

Avant d'intervenir sur un document, il est nécessaire de le bloquer (verrouiller) pour empêcher
tout autre utilisateur de le modifier simultanément. D'autres utilisateurs peuvent consulter un
document verrouillé, mais en mode de lecture seule uniquement.

Comment modifier des documents à l'aide de Therefore™ Image Viewer ?

1. Cliquez sur l'icône dans le ruban pour bloquer le document.

2. Sélectionnez le fichier à modifier.

3. Cliquez sur l'icône dans le ruban. Le fichier s'ouvre dans l'application associée. Si aucune
application associée n'est détectée, vous pouvez choisir un programme dans lequel ouvrir le
fichier.

4. Une fois toutes les modifications effectuées, enregistrez le fichier et quittez l'application
utilisée.

5. Cliquez enfin sur l'icône pour libérer le document et le mémoriser en tant que nouvelle
version. (Vous pouvez continuer à afficher le document d'origine en tant qu'ancienne
version.)

422 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Didacticiels

Comment modifier des documents sans Therefore™ Image Viewer ?

1. Cliquez sur l'icône dans le ruban pour bloquer le document.

2. Sélectionnez le fichier à modifier, puis cliquez sur le menu Fichier et choisissez Exporter.
Choisissez un répertoire du système local pour le fichier du document.

3. Pendant la phase de modification, vous pouvez fermer le navigateur Web. Le document


demeure verrouillé.

4. Ouvrez l'exemplaire local du fichier dans le programme approprié, modifiez-le, puis enregistrez
localement la modification.

5. Ouvrez à nouveau le navigateur Internet et connectez-vous à Therefore Web Access.


Sélectionnez le document verrouillé dans la liste Mes documents bloqués de la vue Classique.

6. Cliquez sur l'icône pour télécharger le fichier de remplacement.

7. Cliquez enfin sur l'icône pour libérer le document et le mémoriser en tant que nouvelle
version. (Vous pouvez continuer à afficher le document d'origine en tant qu'ancienne
version.)

15.4 Annotations
Il est possible d'ajouter des notes et d'autres informations aux fichiers TIFF à l'aide des outils
d'annotation. Pour les annotations :

1. Le navigateur doit correspondre à une version prise en charge d'Internet Explorer®.


2. Le fichier doit être au format TIFF.
3. Les options d'affichage doivent correspondre à Original (Image Viewer).

Comment ajouter des annotations à des fichiers TIFF ?

1. Sélectionnez le fichier TIFF dans le volet gauche.

2. Sélectionnez une des options d'annotation dans le ruban puis, à l'aide de la souris, spécifiez la
zone de la page à annoter (voir la barre d'outils d'annotation pour plus d'informations).

· L'ajout ou la suppression des annotations crée une nouvelle version du document.


· Les annotations sont comparables à une couche supplémentaire qui vient recouvrir la
page numérisée d'origine. Elles peuvent être ajoutées ou supprimées de cette couche
sans jamais toucher à l'image sous-jacente.
· Lorsqu'une page d'un document est imprimée, les annotations sont automatiquement
superposées au résultat final imprimé.

423
423
Didacticiels

15.5 Ajout et suppression de fichiers


Vous pouvez ajouter ou supprimer des fichiers dans un document existant.

Comment ajouter des fichiers à un document ?

1. Bloquez le document afin de pouvoir le modifier. Cliquez sur l'icône Ajouter page du ruban.
Accédez à l'emplacement du nouveau fichier et cliquez sur Ouvrir. Le nouveau fichier est
ajouté au document et s'affiche dans le volet Imagettes.

15.6 Téléchargement et envoi d'un document


Comment exporter ou envoyer un document ?

1. Cliquez sur l'onglet Viewer.

2. Cliquez sur Exporter ou Envoyer, définissez les paramètres appropriés, puis cliquez sur OK
pour exporter ou envoyer les documents.

424 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Référence

425
425
Référence

1. Case Manager
L'outil Therefore™ Case Manager permet de gérer le contenu d'un dossier et d'exécuter les
workflows et tâches associés aux dossiers.

1.1 Fichier

Nouveau...
Permet de créer un dossier.

426 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Ouvrir...
Permet d'ouvrir un dossier existant.

Supprimer
Permet de supprimer le dossier actuellement ouvert, ainsi que tous les documents qu'il contient.

Fermer dossier
Permet de fermer le dossier actuellement ouvert pour empêcher les utilisateurs de continuer à le
modifier.

Exporter...
La boîte de dialogue Exporter qui s'affiche permet d'exporter le dossier actuel.

Envoyer...
La boîte de dialogue Envoyer qui s'affiche permet d'envoyer le dossier actuel à d'autres
utilisateurs.

Imprimer...
Un document affiché dans Therefore™ Viewer peut être imprimé. Cliquez sur la flèche pour
développer le menu et effectuer un aperçu avant impression.

Sécurité...
Ouvre la boîte de dialogue de sécurité, qui permet de définir les permissions associées au dossier.

Quitter
Ferme le programme.

Options
Divers paramètres peuvent être configurés par le biais de la boîte de dialogue des options.

1.1.1 Options

1.1.1.1 Général

Ces paramètres sont identiques aux paramètres Therefore™ Navigator.

1.1.1.2 Paramètres d'affichage

Ces paramètres sont identiques aux paramètres Therefore™ Navigator.

1.1.1.3 Connexion serveur

Ces paramètres sont identiques aux paramètres Therefore™ Navigator.

1.1.1.4 Ressources

Ces paramètres sont similaires aux paramètres Therefore™ Navigator.

1.2 Menus du ruban


Les menus du ruban permettent d'accéder aux principales fonctions d'un programme. Double-
cliquer sur l'onglet Accueil réduit le menu, auquel vous pouvez néanmoins accéder par le biais d'un
clic simple de souris. Il suffit de double-cliquer à nouveau pour rétablir le menu. Cliquez avec le
bouton droit de la souris sur l'une des icônes du ruban pour afficher un menu contextuel.

427
427
Référence

1.2.1 Onglet Accueil

Dossier précédent
Accède au dossier précédent dans la liste de résultats actuellement active de Therefore™
Navigator.

Dossier suivant
Accède au dossier suivant dans la liste de résultats actuellement active de Therefore™ Navigator.

Recherche rapide
Vous pouvez effectuer une recherche en texte intégral en entrant une chaîne de texte à
rechercher. Par défaut, la recherche comprend toutes les catégories qui gèrent la recherche en
texte intégral et la recherche de radical (troncature) est activée. Vous pouvez modifier ces
paramètres dans Recherche avancée et désactiver la recherche de radical (troncature) dans le
menu Options de Therefore™ Navigator.

Contenu du document
Si cette case est cochée, le contenu du document est affiché dans la liste de résultats.

Données d'index
Si cette case est cochée, les données d'index sont affichées dans la liste de résultats.

Recherche avancée
Ouvre la boîte de dialogue de recherche en texte intégral.

En-tête de dossier
Ouvre la boîte de dialogue En-tête du dossier associée au dossier. Les utilisateurs détenant la
permission appropriée peuvent modifier l'en-tête du dossier comme s'il s'agissait des données
d'index d'un document.

Ajouter des documents


Permet d'ajouter des documents au dossier.

Supprimer documents
Supprime les documents sélectionnés du dossier.

Gabarits
Tous les profils de gabarit auxquels l'utilisateur est autorisé à accéder et qui s'appliquent au
dossier sont recensés. Vous pouvez alors créer de nouveaux documents à partir de ces profils.

Actualiser liste de résultats


La liste de résultats contenant les documents est actualisée.

Imprimer liste de résultats


Imprime la liste de résultats entière.

Copier liste de résultats


Copie les documents actuellement sélectionnés de la liste de résultats dans le Presse-papiers.

428 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Affichage
Ouvre le document sélectionné dans Therefore™ Viewer.

Modifier données d'index


Ouvre la boîte de dialogue des données d'index du document sélectionné. Les utilisateurs
détenant la permission appropriée peuvent modifier les données d'index.

Exporter
Les documents sélectionnés peuvent être exportés vers un système de fichiers. Cliquez sur la
flèche pour développer l'option de menu et inclure une option Envoyer permettant d'envoyer par
e-mail les documents.

Sécurité
Ouvre la boîte de dialogue de sécurité qui permet de définir les permissions associées au
document sélectionné.

Historique
Affiche l'historique du document sélectionné.

Nouvelle tâche
Ouvre la boîte de dialogue Nouvelle tâche, dans laquelle vous pouvez créer des tâches associées
au dossier et les assigner à d'autres utilisateurs.

Démarrer workflow
Démarre une nouvelle instance de workflow associée aux documents sélectionnés. La liste des
workflows associés au dossier s'affiche et l'utilisateur peut y choisir l'instance appropriée.

Lier à
Affiche une boîte de dialogue contenant toutes les instances de workflow auxquelles peut accéder
l'utilisateur. Le bouton Lier permet de lier le document à l'instance de workflow sélectionnée.

Disposition du panneau

Mémoriser disposition
Mémorise la disposition de panneau actuelle dans un fichier.

Charger disposition
Charge une disposition de panneau mémorisée dans un fichier.

Réinitialiser disposition
Rétablit la disposition de panneau par défaut.

1.2.2 Affichage

429
429
Référence

Modifier vue
Cliquez sur la flèche déroulante pour modifier la disposition de la liste de résultats contenant les
documents. Le cas échéant, effectuez cette procédure pour chaque catégorie d'un dossier.

Champs...
Permet de sélectionner les champs de données d'index à afficher dans la liste de résultats
contenant les documents. Déplacez les champs disponibles entre les colonnes à l'aide des
boutons Ajouter et Supprimer et modifiez l'ordre d'affichage grâce aux boutons En haut et
En bas.

Tri...
Permet de personnaliser le tri et le regroupement de la liste de résultats contenant les
documents. Sélectionnez le premier paramètre et choisissez l'ordre de tri Croissant ou
Décroissant. Vous pouvez également entrer d'autres paramètres dans la zone située sous le
premier paramètre.

Mémoriser vue en cours


Mémorise localement la vue en cours pour l'utilisateur.

Réinitialiser vue
Réinitialise la vue standard. Si un administrateur a publié une vue par défaut destinée à tous les
utilisateurs, elle est réinitialisée.

Publier vue
Option réservée aux administrateurs. La vue actuelle peut être publiée pour en faire la vue par
défaut de tous les utilisateurs. La vue mémorisée localement de chaque utilisateur prime toutefois
dans tous les cas de figure. Un administrateur ne peut publier qu'une seule vue par catégorie. Il
est possible de supprimer une vue et de définir des permissions dans Therefore™ Solution Designer
sous l'objet de recherche de la catégorie du dossier.

Supprimer vue publiée


Supprime la vue actuellement publiée. La vue standard est à nouveau activée par défaut.

Disposition du panneau

Mémoriser disposition
Mémorise la disposition de panneau actuelle dans un fichier.

Charger disposition
Charge une disposition de panneau mémorisée dans un fichier.

Réinitialiser disposition
Rétablit la disposition de panneau par défaut.

1.2.3 Onglet Workflow

430 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Elément précédent
Accède à la tâche de workflow précédente dans la boîte de réception de l'utilisateur.

Elément suivant
Accède à la tâche de workflow suivante dans la boîte de réception de l'utilisateur.

Traiter/terminer tâche
Traite la tâche de workflow en cours en sélectionnant une option de traitement.

Modifier en-tête du dossier


Permet de modifier les informations que contient l'en-tête du dossier.

Déléguer
S'il dispose des permissions appropriées, un utilisateur peut déléguer une tâche à un autre
utilisateur.

Recharger
Recharge l'instance de workflow en cours. Toutes les transitions sont également réévaluées en
fonction des règles de processus définies.

Supprimer
Les utilisateurs qui disposent des droits appropriés peuvent supprimer une instance.

Ajouter fichier
Mémorisez un nouveau fichier dans Therefore™ et liez-le à l'instance de workflow en cours.

Réclamer
Cette option n'est disponible que si un utilisateur ouvre une instance sans la réclamer.

Refuser
Un utilisateur peut refuser une instance réclamée dans un groupe. L'instance est alors renvoyée
au groupe.

Historique
Affiche une représentation graphique de l'historique du workflow.

Réacheminer instance
Les utilisateurs auxquels a été assignée la permission de sécurité Opérateur sont autorisés à
réacheminer les instances de workflow actives.

1.2.4 Tâches

Ces paramètres sont identiques aux paramètres Therefore™ Viewer.

1.3 Barre d'outils d'accès rapide


Ces paramètres sont similaires aux paramètres Therefore™ Navigator.

1.4 Volets de l'interface utilisateur


L'interface utilisateur se compose de volets que vous pouvez déplacer, redimensionner, réduire ou
supprimer. Ils sont configurés comme dans Therefore™ Viewer.

431
431
Référence

1.4.1 Détails du dossier

Le panneau Informations relatives au dossier


contient le dossier, ainsi que les catégories
associées accompagnées du nombre de documents
par catégorie. Sous Recherches, toute recherche
en texte intégral exécutée dans le cadre de la
session est cours est indiquée.

Cliquez sur une catégorie pour afficher tous les


documents qu'elle contient dans la liste de
résultats.
Cliquez sur une recherche en texte intégral pour
afficher les résultats correspondants.
Nouveau document
Ouvre la boîte de dialogue des catégories
permettant de créer un document.

Nouveau document dans Viewer


Démarre Therefore™ Viewer pour créer un
document.

Recherche en texte intégral


Ouvre une boîte de dialogue de recherche en texte
intégral filtrée jusqu'à la catégorie en question.

Actualiser
Actualise la liste de résultats associée aux
catégories.

1.4.2 Document de la liste de résultats

Ces options sont identiques aux options Therefore™ Navigator.

432 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

1.4.3 Aperçu

Ce volet contient des informations complémentaires relatives à l'objet actuellement sélectionné.

1.4.4 Volet Objets liés

Ce volet est identique au volet de Therefore™ Viewer.

1.4.5 Volet Historique du dossier

Le volet Historique du dossier indique l'historique de la


version et contient les informations suivantes : date,
auteur des modifications et détails des modifications.

Imprimer historique
Cliquez dans le volet avec le bouton droit de la souris
et sélectionnez l'option permettant d'imprimer
l'historique du dossier.

1.4.6 Informations relatives au workflow

Ce volet est identique au volet de Therefore™ Viewer.

433
433
Référence

2. Capture Client
En règle générale, les documents sur papier sont numérisés par lots et les pages sont classées,
groupées et assignées à une catégorie Therefore™ automatiquement ou manuellement par
l'utilisateur. Les données d'index du document sont générées automatiquement (codes à barres ou
OCR, par exemple) ou saisies manuellement par l'utilisateur.

Therefore™ Capture Client permet de définir des paramètres personnalisés dans un profil, qui peut
appliquer automatiquement des paramètres d'amélioration de l'image, assigner une catégorie,
capturer des données d'index à l'aide de codes à barres ou de la technologie OCR et diviser des
pages en documents distincts. Une fois le document numérisé, toutes ces propriétés peuvent
toutefois être modifiées manuellement.

Outre le moteur de numérisation par défaut, qui utilise les pilotes ISIS®, il est également possible
d'utiliser Kofax® VirtualReScan®.

· Pour assurer le traitement des documents électroniques (les fichiers numérisés à l'aide
d'une imprimante multifonction, par exemple), il est recommandé de les mémoriser au
format TIFF.
· Si vous utilisez Therefore™ Capture Client en mode de travail d'indexation uniquement
sur certains clients, tel un environnement de groupe, ces derniers ne nécessitent pas de
licence Capture Client, mais doivent disposer d'une licence de type utilisateur identifié ou
simultané.
· Dans les deux autres modes de travail, aucune licence utilisateur n'est nécessaire, mais
une licence Capture Client est obligatoire.

434 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

2.1 Fichier

Info

Assistant profil
Démarre l'assistant profil pour créer, modifier et supprimer les profils de numérisation et
d'importation.

Paramètres du scanner
Cette option de menu permet de configurer des paramètres associés à un scanner donné. Ces
paramètres s'ajoutent aux paramètres généraux définis dans l'assistant profil.

Param.utilisateur
Permet de définir les paramètres du scanner et de les mémoriser pour des supports
spécifiques.

435
435
Référence

Imprimer...
Permet d'imprimer la page ou le document sélectionné.

Options
Divers paramètres peuvent être configurés par le biais de la boîte de dialogue des options.

Quitter
Ferme l'application Therefore™ Capture Client.

2.1.1 Options

2.1.1.1 Général

Ces paramètres sont identiques aux paramètres Therefore™ Navigator.

436 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

2.1.1.2 Options

ISIS® (case à cocher)


Sélectionnez cette option pour utiliser le moteur de numérisation ISIS.

Nom driver ISIS


Nom du pilote ISIS à utiliser. Ce champ est vide si aucun scanner n'est installé ou n'a été
choisi.

Kofax (case à cocher)


Sélectionnez cette option pour utiliser le moteur de numérisation Kofax VirtualReScan.

Configuration pour les codes à barres 2D


· Remplacez les fichiers TheCapture.exe et TheScanKofax.dll dans le répertoire d'installation
de Therefore™ (Program Files (x86)\Therefore).
· Remplacez le fichier Kmgp3032.ocx dans le répertoire d'installation des contrôles d'image
Kofax (Program Files (x86)\Kofax\Imgctls\bin).

437
437
Référence

· Créez la valeur de registre DWORD : HKLM\Software\Wow6432node\Therefore\Capture


\Kofax2DLicense
ou : HKCU\Software\Therefore\Capture\Kofax2DLicense
et réglez la valeur sur
0 : (valeur par défaut) si les codes à barres 2D Kofax ne sont pas couverts par une
licence (auquel cas l'identification des codes à barres 2D ne fonctionnera évidemment pas).
1 : les codes à barres 2D Kofax sont couverts par une licence à des fins de numérisation
uniquement.
2 : les codes à barres 2D Kofax sont couverts par une licence à des fins de numérisation
et d'importation à partir d'un disque.
Remarque : si cette valeur de registre indique à tort une licence Kofax, l'erreur d'exécution
suivante est renvoyée : « Device Is Not Reserved (Le périphérique n'est pas réservé) ».

Disque source
Définit le nom du disque source Kofax à utiliser.

Source de numérisation
Définit le nom de la source de numérisation Kofax à utiliser.

La source Kofax de type : Import from disk with image processing doit exister.

Mode de travail
Définit le mode de fonctionnement de Capture Client :

· Numérisation avec traitement d'image : ce mode par défaut permet de numériser des pages
à partir d'un scanner pris en charge. La reconnaissance optique de caractères et le traitement
des codes à barres sont pris en charge. Une licence Capture Client est nécessaire, mais aucune
licence utilisateur Therefore™ ne s'impose.

· Importation avec traitement d'image : ce mode permet d'importer des pages numérisées à
distance (à partir d'une imprimante multifonction dans un répertoire partagé, par exemple). La
reconnaissance optique de caractères et le traitement des codes à barres sont pris en charge.
Une licence Capture Client est nécessaire, mais aucune licence utilisateur Therefore™ ne
s'impose.

· Indexation uniquement : ce mode permet aux utilisateurs d'indexer des pages numérisées ou
importées par un autre utilisateur, une fois ces pages déverrouillées. Il permet également
d'importer des fichiers numérisés à distance (à partir d'une imprimante multifonction dans un
répertoire partagé, par exemple), mais la reconnaissance optique de caractères et le traitement
des codes à barres ne sont pas pris en charge. Une licence Capture Client n'est pas nécessaire,
mais une licence de type utilisateur identifié ou simultané Therefore™ s'impose.

Répertoire de travail
Définit le chemin d'accès au répertoire de lots en cours. Les lots, pages et données d'index sont
conservés dans le répertoire de travail jusqu'à leur archivage dans Therefore™. Si plusieurs
utilisateurs doivent intervenir sur un même lot, leur client Capture Client doit être configuré de
sorte à utiliser le même répertoire de travail. Utilisez à cet effet la clé de registre :
HKEY_LOCAL_MACHINE/Software/Therefore/Capture via l'entrée :WorkingDir. Créez-la le cas
échéant.

Mode administration : (case à cocher)

438 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Lorsque cette option est activée, elle permet le démarrage de Capture Client et l'utilisation de
l'Assistant profil sans qu'un scanner ne soit connecté. Ce mode s'utilise à des fins de
démonstration ou de formation et permet à un administrateur de définir un profil utilisateur avant
d'installer le scanner.

Ne pas tenir compte de l'interruption du lot (case à cocher)


Si cette case est cochée, une page peut être déplacée d'un lot à un autre.

Bloque le lot automatiquement (case à cocher)


Si cette option est activée, tous les lots disponibles sont verrouillés pour l'utilisateur en cours. Il
est nécessaire de désactiver cette fonction (en désélectionnant la case à cocher) pour que
plusieurs utilisateurs puissent travailler dans le cadre d'une même session Capture Client (pour leur
permettre de numériser, d'indexer, de vérifier et de mémoriser un même lot de documents, par
exemple).

Ne pas afficher les messages d'erreur pendant la saisie de données (case à cocher)
Si cette option est activée, les messages d'erreur relatifs à la saisie de données d'index ne sont
pas affichés. Les messages d'erreur sont affichés par défaut.

Téléchargement limité au créneau (case à cocher)


Ce paramètre a pour objet de réduire la charge du réseau en différant la mémorisation des
documents dans Therefore™ jusqu'à ce que le trafic réseau soit moins intense. Si vous l'activez,
vous pouvez spécifier un créneau horaire pendant lequel la mémorisation de documents dans
Therefore™ est autorisée. Ce paramètre n'affecte pas les utilisateurs, qui ne doivent toutefois
pas fermer Therefore™ Capture Client ou se déconnecter de Windows après avoir mémorisé des
documents, puisqu'ils ne seront téléchargés physiquement vers Therefore™ que pendant le
créneau horaire stipulé.

Utilise cette configuration comme défaut pour tous les utilisateurs du PC


Si vous cochez cette case, les paramètres seront activés pour tous les utilisateurs futurs de
Therefore™ Capture Client sur l'ordinateur.

· Pour activer ce paramètre, vous devez exécuter Therefore™ Capture Client en tant
qu'administrateur. À cet effet, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône du
programme et choisissez Exécuter en tant qu'administrateur dans le menu
contextuel.
· Les modifications effectuées dans cette boîte de dialogue ne sont activées qu'après le
redémarrage de Therefore™ Capture Client.

2.1.1.3 Connexion serveur

Ces paramètres sont identiques aux paramètres Therefore™ Navigator.

2.1.1.4 Ressources

Ces paramètres sont identiques aux paramètres Therefore™ Navigator.

439
439
Référence

2.1.1.5 Répertoires observés

1. Les documents figurant dans le répertoire observé (contrôlé) seront automatiquement


enregistrés dans Therefore™.
2. Pour que les répertoires observés puissent être traités, il est nécessaire de les activer au
préalable.

Traiter les répertoires observés dans le cadre d'une tâche programmée seulement
Lorsque vous sélectionnez ce bouton d'option, les documents enregistrés dans le répertoire
observé sont uniquement traités lors du déclenchement d'une tâche par le Planificateur de tâches
Windows® (autrement dit, lorsque Capture Client est lancé avec des paramètres de ligne de
commande).

Toujours traiter les répertoires observés


Lorsque vous sélectionnez ce bouton d'option, les documents enregistrés dans des répertoires
observés sont traités dès que Capture Client vérifie ces derniers, selon la fréquence
d'interrogation définie.

440 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Fréquence d'interrog.
Cette option définit la fréquence à laquelle Capture Client recherche de nouveaux documents dans
les répertoires observés.

Ajouter
Permet d'ajouter un répertoire observé.

Supprimer
Permet de supprimer un répertoire observé existant.

Lorsque vous sélectionnez le bouton OK, tous les paramètres sont immédiatement mis à
jour à l'exception de deux options de traitement des répertoires observés. Ces
modifications exigent la fermeture de Capture Client.

2.2 Barre d'outils Accès rapide


Ces paramètres sont similaires aux paramètres Therefore™ Navigator.

2.3 Menu du ruban

Assistant profil
Permet de créer des profils de capture ou de modifier des profils de capture existants.

Configuration du scanner
Cette option de menu permet de configurer des paramètres associés à un scanner donné. Ces
paramètres s'ajoutent aux paramètres de scanner généraux définis dans l'Assistant profil.

Gérer paramètres
Permet de définir les paramètres du scanner et de les mémoriser pour des supports
spécifiques. Les paramètres mémorisés précédemment peuvent être récupérés et utilisés.

Profil
Le profil de capture sélectionné est utilisé pour numériser ou importer (format TIFF) des
documents.

Paramètre
Le paramètre de scanner sélectionné est utilisé pour numériser des documents.

Numérisation
Démarre la numérisation des documents.

Ajout pages multiples


Toutes les pages figurant dans l'introducteur automatique du scanner sont traitées.

Ajout page isolée


Seule la première page issue de l'introducteur automatique est numérisée.

441
441
Référence

Renumériser
Numérise à nouveau une page en raison d'une asymétrie extrême, par exemple. La page est
remplacée par la nouvelle image numérisée.

Rétablir la machine
Réinitialise le scanner.

Importer
Il est possible d'importer des fichiers à partir d'un disque dur local ou d'un chemin UNC. Les pages
importées sont traitées exactement comme les pages numérisées (en d'autres termes, les codes à
barres et la reconnaissance optique de caractères sont pris en charge).

· Bien qu'il soit possible d'importer des fichiers PDF, il est recommandé d'utiliser le format
TIFF.

Effacer un fichier après l'importation


Lorsque cette case est cochée, les fichiers sont effacés une fois traités.

Insérer une interruption de document après chaque fichier


Lorsque cette case est cochée, chaque fichier est traité en tant que nouveau document.

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Référence

Ajouter fichier
Il est possible d'ajouter des fichiers au document actif à partir d'un disque dur local ou d'un
chemin UNC. Les paramètres issus du profil ne sont pas pris en compte.

Arrêter la numérisation
Arrête un processus de numérisation en cours d'exécution.

Mémoriser le lot
Mémorise le lot de documents sélectionné dans Therefore™. Tout document non mémorisé
demeure dans le répertoire temporaire de Capture Client et peut être traité ultérieurement.

Lot complet
Clôture un lot. Toute nouvelle page numérisée ou importée entraîne la création d'un nouveau lot.

Document complet
Le document sélectionné va être fermé. Une fois le document clôturé, l'ajout de nouvelles
pages entraîne la création d'un document distinct.

Refresh
Actualise la liste de documents issus du répertoire de travail de Therefore™ Capture Client.

Sélectionner une catégorie


Si aucune catégorie n'est assignée à un profil ou que la reconnaissance des codes à barres
renvoie plusieurs catégories, vous pouvez assigner une catégorie. Vous pouvez également
assigner la catégorie en cliquant sur l'en-tête du document.

Données d'index
Affiche la boîte de dialogue Données d'index associée au document.

Insérer interruption
Vous pouvez ajouter une interruption à tout document contenant 2 pages ou plus.

Supprimer interruption
Vous pouvez fusionner des documents en supprimant les interruptions de document. Les pages
sont ajoutées au document précédent dans la vue arborescente.

Réviser précédent
Passe au document précédent de la liste pour lequel aucune catégorie n'a été définie.

Précédent
Passe au document précédent de la liste.

Réviser suivant
Passe au document suivant de la liste pour lequel aucune catégorie n'a été définie.

Suivant
Passe au document suivant de la liste.

Amélioration de l'image
Une liste d'options d'amélioration de l'image « active » est également proposée. Pour plus
d'informations sur chaque paramètre, consultez Amélioration de l'image.

Rotation gauche/droite
Fait pivoter le document affiché. Vous pouvez sélectionner une rotation droite ou gauche.

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Référence

Zoom à
Ouvre un menu déroulant contenant plusieurs valeurs de zoom. Vous disposez en outre d'une
glissière dans l'angle inférieur droit de l'écran.

Taille originale
Rétablit le facteur de zoom par défaut.

Ajuster à la fenêtre
Adapte l'image afin que la totalité de la page tienne dans la fenêtre.

Ajuster à la largeur
Adapte l'image afin que la largeur de page tienne dans la fenêtre.

Page la plus récente


Si cette option est sélectionnée, la page actuellement affichée est remplacée par la page qui
vient d'être numérisée ou importée.

2.3.1 Assistant profil

Lorsque l'Assistant profil démarre, la boîte de dialogue Sélectionne le profil s'affiche.

Sélectionne le profil
Tous les profils existants sont recensés. Pour créer un nouveau profil, il suffit d'entrer son nom et
de cliquer sur Démarrage.

Démarrage
Le profil sélectionné s'ouvre pour modification.

Supprimer
Le profil sélectionné est supprimé après confirmation.

Annuler
La boîte de dialogue se referme.

Aide
Ouvre l'aide de Capture Client.

2.3.1.1 Paramètres du scanner

Les paramètres associés à un scanner donné varient selon les fonctionnalités de celui-ci et les
fonctions exportées par le driver ISIS®. Tous les pilotes ISIS® ne prennent pas en charge toutes
les fonctionnalités d'un appareil.

444 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Dimension papier
Sélectionnez les paramètres de la dimension papier d'une page de document dans la zone de liste
déroulante ou définissez la dimension papier requise en entrant la hauteur et la largeur. Vous
pouvez aussi indiquer si le document doit être affiché en mode paysage.

· Paysage : si cette option est sélectionnée, le document est affiché en mode paysage.
· Taille sur mesure : si vous sélectionnez Taille sur mesure, vous pouvez entrer les
dimensions papier requises (largeur x hauteur). Il est réservé au mode administration.

Face simple / Recto verso


Indique si la page à numériser est imprimée au recto seulement ou au recto et au verso.

445
445
Référence

Résolution
Définit en points par pouce (PPP) la résolution de numérisation d'un document. Augmenter la
résolution entraîne une hausse de la taille des fichiers et le ralentissement du traitement.

Faire pivoter
Angle, en degrés, de la rotation à appliquer à la page après sa numérisation. (La rotation est
effectuée dans le sens des aiguilles d'une montre.)

Luminosité/Contraste
Paramètres relatifs à la luminosité utilisée lors de la numérisation de l'image. (Remarque :
l'échantillonnage et le pourcentage sont réservés au mode administration.)

· Automatique : la luminosité/le contraste sont définis par le système.


· Niveau : vous pouvez sélectionner un niveau de luminosité/contraste compris entre 1 et 8.
· Échantillonnage : les paramètres de luminosité sont extraits du panneau de commande du
scanner.
· Pourcentage : vous pouvez sélectionner le pourcentage de luminosité/contraste (0 %
correspondant à l'effet le plus sombre/faible et 100 % à l'effet le plus lumineux/élevé).

Pour définir des paramètres de luminosité et de contraste optimaux, il est généralement préférable
de faire des essais. Ces valeurs dépendent fortement de la qualité d'impression de l'original,
susceptible de varier au sein d'un lot. Il est donc essentiel de régler les paramètres du profil lors
du processus de numérisation. La barre des tâches de Capture Client comprend un menu
permettant de modifier les paramètres du profil. Ces modifications sont perdues à l'ouverture
suivante du profil.

Mode couleur
Varie en fonction du scanner et des options de couleur du driver ISIS. Lorsque vous numérisez
des documents en couleur, surveillez la taille du fichier car, en règle générale, elle est
considérablement plus importante que lors d'une numérisation en noir et blanc ou en échelle de
gris.

Éliminer couleur
Selon les fonctionnalités du scanner, vous pouvez supprimer (éliminer) les couleurs ROUGE, VERT
ou BLEU de l'image numérisée.

Mode
Paramètres relatifs au mode de numérisation de l'image : Mode ligne (texte et traits),
Échantillonnage ou Mode photo (photos).

Source
Zone de liste déroulante permettant de choisir entre la vitre et l'introducteur automatique.

Démarrage manuel
Définit si les pages d'un document doivent être numérisées en continu ou si le processus de
numérisation doit s'arrêter après la numérisation de chaque page. Il est réservé au mode
administration.

Pages de contrôle
Définit si les pages de contrôle fournies par le fabricant du scanner doivent être utilisées. Pour
plus d'informations, référez-vous au guide de l'utilisateur du scanner. Il est réservé au mode
administration.

446 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Supprimer l'asymétrie
Pendant le processus d'introduction des pages, le scanner tente de corriger les problèmes
d'alignement de l'image.

Ne pas tenir compte des pages blanches


Les pages identifiées comme étant blanches ne sont pas numérisées.

Haute vitesse
Ce mode permet d'accélérer le processus de numérisation. Il est réservé au mode administration.

2.3.1.2 Amélioration de l'image

Pour optimiser la qualité et la taille de l'image des pages, cette étape de l'Assistant profil permet
d'appliquer diverses options de traitement de l'image à la page numérisée.

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447
Référence

La fonction Supprimer l'asymétrie est prise en charge par la numérisation en couleur, mais
toutes les autres fonctions ne sont gérées que par la numérisation en noir et blanc.

Filtre de l'image

Lissage du caractère :
Ce filtre non destructif lisse les caractères et les lignes afin d'en augmenter la lisibilité et la
précision de la reconnaissance OCR. Il réduit systématiquement la taille des fichiers
compressés.

Réduire le filtre :
Ce filtre destructif peut endommager la qualité des images. Il réduit les caractères et les lignes
et supprime parfois les bruits de fond. Il est susceptible de réduire la taille des fichiers
compressés.

448 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Épaissir le filtre :
Ce filtre destructif peut endommager la qualité des images. Il épaissit les caractères et les
lignes et amplifie parfois les bruits de fond. Il est particulièrement adapté à l'optimisation des
points des images de fax et aux caractères générés sur des périphériques matriciels. Il est
susceptible d'augmenter la taille des fichiers compressés.

Lisser et nettoyer :
Ce filtre destructif optimise généralement la qualité des images. Il lisse les caractères,
supprime les bruits de fond, améliore la lisibilité et la précision de la reconnaissance OCR. Il
réduit systématiquement la taille des fichiers compressés.

Remplir les interruptions de ligne :


Ce filtre destructif peut endommager la qualité des images. Il remplit et lisse les lignes. Il est
susceptible d'augmenter la taille des fichiers compressés.

Lisser, nettoyer et conserver :


Ce filtre destructif optimise généralement la qualité des images. Il lisse les caractères,
supprime les bruits de fond, améliore la lisibilité et la précision de la reconnaissance OCR. Son
effet est identique à celui du filtre Lisser et nettoyer, sauf que les segments de ligne
horizontaux et verticaux, d'une largeur d'un pixel, sont conservés. Il réduit systématiquement
la taille des fichiers compressés.

Remplir les interruptions de ligne et conserver :


Ce filtre non destructif remplit et lisse les lignes tout en conservant l'espace qui les sépare. Il
est susceptible d'augmenter la taille des fichiers compressés.

Éclairer le filtre d'épaississement :


Ce filtre destructif optimise généralement la qualité des images. Il épaissit les caractères et les
lignes et amplifie parfois les bruits de fond. Il est particulièrement adapté à l'optimisation des
points des images de fax et aux caractères générés sur des périphériques matriciels. Il est
susceptible d'augmenter la taille des fichiers compressés.

Contour :
Ce filtre destructif optimise généralement la qualité des images. Il extrait le contour de tous
les éléments d'image. Il réduit la taille des fichiers compressés (s'ils contiennent des images).

Supprimer l'asymétrie
Une introduction mécanique risque d'entraîner un alignement incorrect de l'image. Si tel est le cas,
l'alignement peut être corrigé à concurrence de 12 degrés.

Angle min :
Si l'alignement incorrect est inférieur à cette valeur, il n'est pas ajusté.

Angle max :
Si l'alignement incorrect est supérieur à cette valeur, il n'est pas ajusté.

Rotation automatique
Si les documents numérisés comportent une combinaison de pages en mode portrait et paysage,
cette fonction détecte automatiquement l'orientation des pages et exécute une rotation
automatique. La fonction Rotation automatique corrige également l'orientation du papier chargé
dans le mauvais sens. Notez qu'elle est prise en charge par le moteur de numérisation ISIS
uniquement.

449
449
Référence

Suppression de la bordure noire


Les scanners qui utilisent des courroies ou tambours noirs produisent parfois une bordure noire.
Cochez cette case pour les supprimer.

Intervalle de l'interférence vide :


Indique le nombre de pixels blancs (bruit) consécutifs associés à une bordure noire à ne pas
prendre en compte.

Suppression de la striure
La présence de marques sur la page, de poussière dans le scanner ou un scanner défectueux
risque de provoquer des striures. Pour les supprimer, activez cette fonction et indiquez la largeur
maximale des striures à supprimer.

Suppression de l'effet granulaire


Les effets granulaires sont des groupes de pixels qui ne devraient pas figurer sur l'image.

Hauteur de l'effet granulaire :


Hauteur maximale (en pixels) de l'effet granulaire à supprimer.

Largeur de l'effet granulaire :


Largeur maximale (en pixels) de l'effet granulaire à supprimer.

Suppression de l'ombre
Les zones d'ombre sont des rectangles composés d'un motif granulaire. Le processus de
suppression de l'ombre enlève l'effet granulaire tout en conservant le texte. Cliquer sur Valeurs...
ouvre une boîte de dialogue de paramétrage.

Toutes les unités décrites ci-dessous sont en pixels.

450 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Largeur de l'effet granulaire amovible :


Largeur maximale (en pixels) de l'effet granulaire
à supprimer.

Hauteur de l'effet granulaire amovible :


Hauteur maximale (en pixels) de l'effet granulaire
à supprimer.

Valeur de l'ajustement (vertical) :


Indique l'ajustement requis de la hauteur de
l'effet granulaire. La valeur par défaut, 1, est
généralement suffisante.

Valeur de l'ajustement (horizontal) :


Indique l'ajustement requis de la largeur de
l'effet granulaire. La valeur par défaut, 1, est
généralement suffisante.

Largeur minimum de la zone amovible :


Largeur minimale de la zone d'ombre entière à
supprimer.

Hauteur minimum de la zone amovible :


Hauteur minimale de la zone d'ombre entière à
supprimer.

451
451
Référence

Suppression de la ligne horizontale/verticale


Vous pouvez supprimer les lignes horizontales et verticales superflues. Cliquer sur Valeurs...
ouvre une boîte de dialogue de paramétrage.

Toutes les unités décrites ci-dessous sont en


pixels.

Nettoyage de la bordure :
Définit le nettoyage du bruit noir une fois les
lignes supprimées.

Intervalle max :
Taille maximale d'un effet granulaire blanc dans
la ligne.

Largeur max :
Épaisseur maximale d'une ligne à supprimer.

Longueur min :
Longueur minimale d'une ligne à supprimer.

Reconstruction du caractère
Si cette option est activée, le texte qui croise la
ligne supprimée est reconstruit.

Hauteur min :
Hauteur minimale des caractères à reconstruire.

Largeur max :
Largeur maximale des caractères à reconstruire.

452 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

2.3.1.3 Définitions de code à barres

· Les codes à barres de différents types sont identifiés sans définir de coordonnées.
· Les codes à barres de même type sont localisés par des coordonnées horizontales/
verticales.
· Therefore™ prend également en charge l'identification des codes à barres par le biais du
moteur de codes à barres de Kofax®.

Codes à barres

453
453
Référence

Pour ajouter un code à barres, cliquez sur Nouveau et entrez un nom. Pour supprimer un code à
barres existant, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur Supprimer. Le premier code à
barres de la liste est utilisé pour interrompre un document si cette fonction est configurée
à l'étape suivante de l'Assistant profil.

Exemple
Le type de code à barres peut être automatiquement lu à partir d'un exemple. Sélectionnez le
bouton Exemple, ouvrez un exemple de document contenant le code à barres, puis cliquez deux
fois sur ce dernier pour en capturer le type.

Type de code barre


Type de code à barres à identifier. Types pris en charge : Aztec, Codabar, Code 128, Code 39
(3/9), Code 93, Data Matrix, EAN, EAN-5 Addon, Interleaved 2/5, Linear 2/5, PDF 417, Postnet,
QR Code®, UPC-A, UPC-E.

Somme de contrôle
Si un code à barres contient un caractère de somme de contrôle, cochez cette case, sous
peine d'inclure le caractère de somme de contrôle aux caractères capturés.

Fréquence du code barre


Nombre de pages sur lesquelles se trouve le code à barres.

unique : le code à barres n'apparaît qu'une seule fois. Dans ce cas de figure, la page sur
laquelle il apparaît peut également être indiquée.

sur certaines pages : certaines pages seulement du document comportent un code à


barres.

sur chaque page : chaque page du document comporte un code à barres.

Code à barre sur la page


Page sur laquelle se trouve le code à barres. Vous ne pouvez définir ce champ que si le
paramètre Fréquence du code barre est défini sur Unique.

454 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Position horizontale / Position verticale


Si vous souhaitez identifier plusieurs codes à barres de même type sur une page unique, vous
devez inclure une restriction concernant la position du code à barres dans le nom, afin que
Therefore™ puisse assigner correctement le code à barres au champ d'index approprié. Cette
restriction est spécifiée sous forme de plage de pourcentages, comme indiqué dans la figure ci-
dessous. Vous pouvez entrer la plage manuellement ou numériser l'exemple de document.
Sélectionnez la page correcte et choisissez Zone pour dessiner un rectangle autour de la zone où
apparaîtra le code à barres. Vous pouvez également charger un fichier enregistré en cliquant sur
l'icône d'ouverture de fichier dans la barre de menus de la fenêtre d'aperçu.

Longueur (min)
Longueur minimale du code à barres, en caractères.

Hauteur de la barre
Hauteur du code à barres en incréments de 1/100 de pouce. Cette valeur ne peut être modifiée
qu'en mode administration. Vous pouvez généralement accepter la valeur par défaut.

Qualité
Qualité attendue du code à barres. Cette valeur ne peut être modifiée qu'en mode administration.
Vous pouvez généralement accepter la valeur par défaut. Toutefois, si le code à barres n'est pas
correctement identifié, réduisez la qualité attendue jusqu'à ce qu'il soit reconnu.

Largeur de la barre (minimum)


Largeur du code à barres en incréments de 1/1 000 de pouce. Cette valeur ne peut être modifiée
qu'en mode administration. Vous pouvez généralement accepter la valeur par défaut.

455
455
Référence

Taux étroit/large des barres


Rapport entre l'épaisseur des barres étroites et des barres larges. Cette valeur ne peut être
modifiée qu'en mode administration. Vous pouvez généralement accepter la valeur par défaut.

Expression régulière
Vous pouvez définir le format du code à barres requis à l'aide d'une expression régulière. Il est
ainsi plus facile d'associer des codes à barres uniquement au format correct. Lorsque vous cliquez
sur le bouton contenant une flèche, une liste d'éléments de base et d'exemples d'expressions
s'affiche.

Données de test
Les données entrées dans ce champ sont comparées à l'expression régulière pour confirmer si elles
sont valides ou non. Cette fonction s'utilise à des fins de test uniquement. Si les données entrées
sont valides, le texte s'affiche en vert. Si elles ne sont pas valides, le texte s'affiche en rouge.

Orientation
Définit l'orientation du code à barres sur une page. Ce paramètre autorise l'identification d'un code
à barres à l'envers ou auquel une rotation a été appliquée. Choisissez une rotation de 0, 90, 180
ou 270 degrés.

Vérification
Ce paramètre est utilisé lorsque le code à barres contient un caractère constant ou un caractère
à ascendance linéaire. Cette information est proposée à des fins de vérification à l'opérateur du
scanner. Une icône d'avertissement signale à l'opérateur qu'il s'est produit un problème de
vérification. Pour ajouter une définition de vérification, cliquez sur Vérification, entrez la position
et la longueur dans les zones proposées, choisissez une condition dans la zone de liste
déroulante, puis cliquez sur Ajouter. Pour modifier les définitions de vérification, sélectionnez la
définition, modifiez les valeurs, puis cliquez sur Appliquer. Vous pouvez également supprimer une
définition.

456 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

2.3.1.4 Zones OCR

Afficher page

457
457
Référence

Une prévisualisation du document actuellement actif s'affiche. Vous pouvez utiliser la souris pour
tracer une zone autour de la zone requise. Vous pouvez par ailleurs charger un fichier
préalablement enregistré, en cliquant sur l'icône d'ouverture de fichier de la barre de menus de la
fenêtre Prévisualisation. Lorsque vous avez sélectionné une zone, la boîte de dialogue Zone OCR
s'affiche. La position et la taille sont automatiquement renseignées. Vous devez renseigner les
champs Nom, Page et Interruption de document. Si vous sélectionnez le type d'interruption de
document En cas de valeur, vous devez également spécifier une valeur. Vous pouvez par
ailleurs spécifier un jeu de caractères ROC afin d'optimiser la fiabilité des résultats. Si, par
exemple, vous savez que la valeur est toujours numérique, vous pouvez spécifier [0-9] pour
éviter de capturer « O » au lieu de zéro (« 0 »). Cliquez sur le bouton contenant une flèche pour
afficher une liste de valeurs prédéfinies. Vous pouvez aussi configurer les zones OCR en cliquant
sur le bouton Ajouter. Spécifiez ensuite la zone OCR. Vous pouvez modifier et supprimer les zones
OCR définies antérieurement. Diverses polices bancaires spéciales sont également prises en
charge. Vous pouvez stipuler la police adaptée à la zone en cours de définition.

458 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

2.3.1.5 Reconnaissance de l'interruption du document

Outre les interruptions de document utilisées dans les zones OCR, vous pouvez configurer d'autres
interruptions de document.

Manuel
L'utilisateur définit manuellement l'interruption du document au terme de la numérisation de celui-
ci.

Page simple
Chaque page numérisée est intégrée au lot en tant que nouveau document.

Pages du séparateur
Permet d'utiliser des pages de séparation spécifiques à un scanner pour interrompre un
document.

459
459
Référence

Code à barre
Une interruption de document est insérée lorsque le premier code à barres spécifié à l'étape
précédente de l'Assistant profil est détecté.

Ignorer la page : si cette option est sélectionnée, la page comportant le code à barres est
supprimée des pages numérisées. Cette case à cocher n'est activée que si l'option
« Fréquence du code barre » de la boîte de dialogue Code à barre est définie sur
« Unique ».

Longueur max du document


Nombre maximal de pages numérisées d'un document.

460 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

2.3.1.6 Profil d'indexation

Catégorie :
Indique la catégorie à laquelle le document sera affecté.

Script :
Vous pouvez créer un script qui sera exécuté avant l'exécution de l'affectation des champs. Ce
script peut également contenir des fonctions susceptibles d'être appelées à partir des
affectations.

461
461
Référence

À titre d'exemple, pour extraire la position 1 à 9 d'un code à barres intitulé « Barcode1 »,
utilisez le script suivant :

Mid(GetValue("Barcode1"), 1, 9)

S'il s'agissait d'une date, vous pourriez également utiliser la fonction ToDate pour assurer une
conversion correcte. Exemple :

ToDate(Mid(GetValue("Barcode1"),1,9),"DD/MM/YYYY")

Vous pouvez également utiliser un script pour définir la catégorie. À titre d'exemple, le script
permettant de définir la catégorie à partir du premier et du deuxième caractères d'un code à
barres correspond à :

Dim myBarcode
'Extraire la valeur du code à barres
myBarcode = Barcode.GetValue(„nomcodebarres“)

'Extraire les deux premiers caractères uniquement


Dim barcodeChars
barcodeChars = Mid(myBarcode, 1, 2)

'Convertir les 2 premiers caractères du code à barres en ID de catégorie


If barcodeChars = "EN" Then
SetCategory(1)
ElseIf barcodeChars = "DE" Then
SetCategory(2)
ElseIf barcodeChars = "FR" Then
SetCategory(3)
End If

· Vous pouvez vérifier les numéros de catégorie dans les propriétés de


catégorie de Solution Designer.
· Puisqu'il est impossible de lire le code à barres lors de la phase de
conception, les affectations sont indiquées en rouge.

Vous pouvez créer automatiquement des valeurs de code à barres à partir d'un code à barres
2D possédant un séparateur. Prenons l'exemple d'un code à barres 2D contenant 4 valeurs
séparées par le symbole « – » : Facture – 12345 – 10/10/2014 – Therefore

Dim BarcodeValues
BarcodeValues = Split(Barcode.GetValue("Barcode1"), "-")

Les affectations seront ensuite disponibles sur l'onglet du profil d'indexation :


BarcodeValues(0)
BarcodeValues(1)
BarcodeValues(2)
BarcodeValues(3)

Mode d'ajout automatique :


Vous pouvez définir le mode d'ajout automatique associé aux documents mémorisés avec ce profil.

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Référence

Affectation :
Une fois la catégorie sélectionnée, une liste de champs d'index s'affiche. Cliquez sur la flèche vers
le bas associée aux affectations pour afficher la liste des variables correspondantes. Cliquez sur le
bouton Parcourir pour ouvrir une boîte de dialogue permettant de configurer la validation et la
gestion des erreurs.

2.3.1.6.1 Objets et fonctions associés aux profils Capture Client

Type d'objet Nom Description Utilisé avec


Code à barres Barcode.GetValue Extrait la valeur du code à barres. Script et
affectations
Barcode.IsAvailable Cette fonction permet de vérifier si un Script
code à barres est disponible.
Barcode.GetValue Une fois les codes à barres définis, ils Script et
(<nom du code à sont recensés. Extrait la valeur du code à affectations
barres défini>) barres.
Capture Client Document size Extrait la taille du document. Script et
affectations
Domain User Extrait l'utilisateur du domaine. Script et
affectations
Page count Extrait le nombre de pages du document. Script et
affectations
User Extrait le nom de l'utilisateur. Script et
affectations
OCR Extract Extrait la valeur de la section définie dans Script et
la zone OCR. affectations
ExtractList Extrait un tableau de valeurs associées à Script et
la valeur de la section définie dans la affectations
zone OCR.
<nom de la zone Une fois les zones OCR définies, elles sont Script et
OCR> recensées. Extrait la valeur de la zone affectations
OCR.
Données GetField Extrait la valeur actuelle des données Script
d'index d'index du champ spécifié.
SetCategory Définit la catégorie du document actuel. Script
Vous pouvez utiliser un nombre entier (ID
de la catégorie) ou une chaîne (nom de la
catégorie).
SetField Définit la valeur du champ de données Script
d'index.
SetCaseNo Définit le numéro de dossier de cet objet Script
de type données d'index.
SetCaseDef Initialise cet objet de type données Script
d'index à partir d'une définition de dossier.
N'UTILISEZ PAS DIRECTEMENT CETTE
FONCTION SUR l'objet IndexData
PRÉDÉFINI (l'objet prédéfini est utilisé
lorsque vous n'entrez pas de nom d'objet
avant l'appel de fonction). À utiliser en
conjonction avec CreateThereforeObject.

463
463
Référence

CreateCase Utilisez cette fonction après avoir Script


initialisé l'objet de type données d'index
avec une définition de dossier et après
avoir renseigné tous les champs
obligatoires. N'UTILISEZ PAS
DIRECTEMENT CETTE FONCTION SUR
l'objet IndexData PRÉDÉFINI (l'objet
prédéfini est utilisé lorsque vous n'entrez
pas de nom d'objet avant l'appel de
fonction). À utiliser en conjonction avec
CreateThereforeObject.
Profil AddNewKeyword Cette fonction permet d'ajouter un Script et
nouveau mot clé à un dictionnaire de affectations
mots clés existant.
NotApplicable Appelez cette fonction pour abandonner Script
l'exécution du profil d'indexation.
ReadPart Lit une partie du texte spécifiée par un Script et
masque. affectations
ScriptError Arrête l'exécution du script et renvoie une Script
erreur contenant le texte spécifié.
ToDate Convertit en date une chaîne au format Script et
spécifié. affectations
À titre d'exemple, cette fonction est utile
lorsque le format de la date figurant dans
des documents importés ne correspond
pas au format système.
Utilisez « D » (jour), « M » (mois) et « Y »
(année). Les séparateurs font l'objet
d'une interprétation stricte. Dans le cas
de « D-M-Y », par exemple, le séparateur
doit OBLIGATOIREMENT correspondre à
« - ». Pour représenter n'importe quel
séparateur, utilisez « ~ ».
ToFloat Convertit en nombre flottant une chaîne Script et
au format spécifié. affectations
CreateThereforeObje Cette fonction crée un nouvel objet Script
ct Therefore. À titre de paramètre, un
tableau est prévu. Le premier élément du
tableau doit impérativement correspondre
à une chaîne contenant le nom de l'objet
à créer. À l'heure actuelle, cette fonction
permet de créer un objet de type
données d'index.
Remarque : si vous utilisez la boîte de
dialogue d'aide à la génération de script,
un appel CreateThereforeObject prédéfini
sera inséré.

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Référence

2.3.1.7 Champs index

Cette étape permet de définir les paramètres Zoom sur zone, qui simplifient l'indexation manuelle.
Ainsi, lorsque le champ contenant le numéro de facture est sélectionné, la vue effectue
automatiquement un zoom sur la zone où devrait figurer le numéro de facture. Vous pouvez
également ajouter un champ d'index à la vue détaillée du document.

Zoom zone

465
465
Référence

Pour faciliter la lecture des valeurs de la page numérisée, vous pouvez définir un numéro de page,
une position et un facteur de zoom pour chaque champ de données d'index. Si vous sélectionnez
ce champ dans la boîte de dialogue Données de l'index, la zone définie est automatiquement
agrandie. Vous pouvez également saisir ces valeurs automatiquement, en cliquant sur Afficher
page... puis en faisant glisser une zone sur un document numérisé ou importé. Notez que pour les
documents comportant des pages multiples, le numéro de la page est lu automatiquement.

Affiche dans détails document


Si cette case est cochée, le champ d'index sélectionné s'affiche dans la vue Détails document,
sous la colonne sélectionnée dans la liste déroulante Sélectionne en-tête. Pour configurer les
options disponibles dans la liste Sélectionne en-tête, cliquez sur Aff. détails, sous Configure
affichage détaillé document.

Cliquez afin de changer la vue Aff. détails.


Vous pouvez spécifier les en-têtes à afficher dans la vue Aff. détails. Le cas échéant, indiquez le
nom de l'en-tête, la largeur d'affichage, le type et le champ d'index associé. Pour ajouter une
nouvelle entrée, tapez un nom, spécifiez la largeur, choisissez le type dans la liste déroulante, et
cliquez sur Ajouter. Pour modifier une entrée, sélectionnez-la, modifiez les valeurs, puis cliquez
sur Appliquer. Vous pouvez également supprimer une définition. Ensuite, pour affecter un champ
d'index à la nouvelle entrée, fermez la boîte de dialogue, sélectionnez le champ d'index et cochez
la case Affiche dans détails document. Enfin, choisissez un en-tête dans la liste déroulante.

Les types disponibles sont les suivants :


· Catégorie : affiche la catégorie.
· Nombre pages : affiche le nombre de pages.
· Numéro consécutif : affiche le numéro du document.
· Information : affiche les informations relatives au document.
· Champ(s) : affiche les valeurs de champs d'index.
· Opération : cette colonne indique l'état de la fonction d'ajout automatique et est activée
par défaut.

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Référence

2.3.1.8 Stockage

Mode de stockage

Original : les documents électroniques TIFF ne sont pas convertis. (Les pages numérisées
sont mémorisées au format TIFF à une page.)

Single TIFF : le document mémorisé contient une image TIFF distincte pour chaque page du
document.

TIFF multipage : toutes les pages numérisées sont converties en un document TIFF unique
contenant plusieurs images.

PDF : les pages numérisées et importées sont converties en un fichier PDF unique.

467
467
Référence

Compression (notez que ces paramètres sont réservés aux documents en couleur. Les images
noir et blanc font appel à la compression par défaut.)

JPEG : utilisez la compression JPEG.

JPEG 2000 (s'applique au format PDF, mais non à PDF/A) : utilisez la compression JPEG
2000 (de qualité supérieure à JPEG).

LZW, Packbits, ZIP (s'applique à TIFF uniquement) : diverses options de compression.

Paramètres PDF (cases à cocher)

PDF recherchable : les pages numérisées et importées sont converties en un fichier PDF
unique. Le document entier est traité par reconnaissance OCR et converti au format PDF avec
texte.

PDF/A : type de fichier PDF spécial prenant en charge la conformité d'archivage.

Signer avec certificat personnel : avant la phase d'enregistrement, l'utilisateur peut


sélectionner un certificat personnel permettant de signer le document PDF.

Appliquer horodatage externe : un horodatage externe est appliqué à la signature avant


l'enregistrement du document. Vous pouvez configurer le serveur d'horodatage externe à
utiliser dans Solution Designer.

Langues pour OCR


Sélectionnez la langue de reconnaissance OCR dans la liste. Ce paramètre doit correspondre à la
langue des documents en cours de numérisation. Pour le format de stockage PDF, ce paramètre
n'est utilisé que si vous avez coché la case PDF recherchable. Définir la langue OCR est
également pertinent si vous envisagez de réaliser une opération de reconnaissance OCR ad hoc.

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Référence

2.3.1.9 Fichiers DLL utilisateur

Cette étape permet l'exécution de fichiers DLL (Dynamic Link Libraries) à divers stades du
processus de capture d'un document.

Modifie votre processus de capture en spécifiant... (bouton d'option)


Activez cette option pour utiliser les classes .NET ou COM.

Classe .NET or COM : les utilisateurs peuvent indiquer le nom de la classe .NET ou COM, qui
met en œuvre certaines fonctions de rappel du processus de capture.

Modifie votre processus de capture à l'aide de DLL de fonctions spécifiques (bouton


d'option)
Activez ce bouton pour utiliser les fonctions DLL.

469
469
Référence

Définit les données de l'index : ce fichier DLL s'exécute avant le début de l'indexation.
Entrez le nom d'un fichier DLL et la fonction à appeler.

Modifier : ce fichier DLL s'exécute lorsqu'un utilisateur modifie la valeur d'un champ d'index.
Entrez le nom d'un fichier DLL et la fonction à appeler.

Vérification : ce fichier DLL s'exécute au terme de l'indexation. Entrez le nom d'un fichier DLL
et la fonction à appeler.

Déclencheur : ce fichier DLL s'exécute une fois le document archivé dans Therefore™. Entrez
le nom d'un fichier DLL et la fonction à appeler.

2.3.2 Configuration du scanner

La boîte de dialogue des paramètres spécifiques contient des options qui varient d'un scanner à
l'autre. Ces paramètres priment sur les paramètres définis dans le profil et peuvent être utilisés
pour accéder à une fonction propre à un scanner donné. Ils ne sont pas mémorisés, sauf si
l'utilisateur crée un nouveau paramètre sous Gérer paramètres.

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Référence

2.3.3 Gérer paramètres

Les scanners ne gèrent pas tous le même éventail de paramètres. Ainsi, un DR-9080C peut
numériser des pages extrêmement longues. Il est possible d'utiliser des paramètres propres à un
scanner donné dans Capture Client, et d'assigner des fonctions déterminées à un profil Capture
Client. Pour ce faire, entrez un nouveau nom de paramètre, puis cliquez sur Paramètres. Une
boîte de dialogue contenant des paramètres propres au scanner sélectionné s'affiche alors.
Modifiez ces paramètres, puis cliquez sur OK pour les assigner au paramètre enregistré. Le
paramètre peut être enregistré. Il s'affiche ensuite dans la liste déroulante Paramètre du menu
du ruban. Pour assigner ce paramètre à un profil, cliquez sur <Cliquez ici pour assigner un
profil>. À partir de ce stade, lorsque le profil assigné est sélectionné, les paramètres sont
automatiquement sélectionnés dans la liste déroulante Paramètre. Lorsque des paramètres
spécifiques sont utilisés pour la numérisation, ils ont la priorité sur les paramètres de l'Assistant
profil.

Par défaut, les paramètres sont associés à un utilisateur donné, puisqu'ils sont enregistrés
localement dans le dossier de travail Capture.

Nom paramètre
Choisissez un paramètre existant enregistré ou entrez un nouveau nom.

Profils utilisant le réglage actuel


Liste des profils pouvant être assignés au paramètre actuel. En d'autres termes, lorsque le profil
est sélectionné, les paramètres du scanner configurés sont chargés et utilisés au lieu des
paramètres de scanner du profil.

Paramètres
Ouvre une boîte de dialogue contenant des paramètres propres au scanner sélectionné.

Touche de raccourci
Touche de raccourci permettant d'activer un paramètre.

471
471
Référence

Utiliser l'amélioration de l'image du profil


Si vous cochez cette case, tout paramètre d'amélioration de l'image extrait du profil sélectionné
est appliqué parallèlement aux paramètres de scanner actuellement sélectionnés.

Supprimer
Permet de supprimer un paramètre.

Enregistrer
Permet d'enregistrer un paramètre, qui est alors intégré au menu Numérisation.

2.4 Affichage Détails document


Le volet de gauche recense les lots, les documents puis les pages numérisées, dans une structure
arborescente. Le volet de droite affiche les pages numérisées ou répertorie tous les documents
numérisés et leurs détails (vue Aff. détails). Pour afficher les détails des documents, cliquez sur
un lot ; pour afficher une page numérisée, cliquez sur la page désirée. Vous pouvez configurer
l'en-tête et le contenu de la vue Aff. détails sous Paramètres des profils. Ce volet permet de
définir des données d'index pour tous les documents du lot.

Trois icônes permettent de distinguer entre les lots, les documents et les pages. Une icône
supplémentaire indique le lot et le document actuellement actifs.

Icône Description
Lot inactif. Pour ajouter des documents à ce lot, sélectionnez-le avant de numériser ou
d'importer des pages supplémentaires.
Document inactif. Pour ajouter des pages à ce document, sélectionnez-le avant de
numériser ou d'ajouter des pages supplémentaires.
Cette icône montre une page dans un document.
Lot ou document actif. Lorsque les pages sont numérisées ou importées, elles sont
ajoutées à ce lot ou à ce document. (Remarque : les fonctions de numérisation et
d'importation utilisent les paramètres d'interruption de document du profil sélectionné).

472 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

En outre, quatre icônes d'état s'affichent, qui fournissent des informations sur l'état des lots et
des documents.

Icône Description
Cette icône montre qu'un document ou un lot contient des informations de catégorie ou
d'index en attente.
Cette icône montre que toutes les informations de catégorie et d'index sont complètes et
que le document ou le lot est prêt à être enregistré. Remarque : un lot ne peut être
enregistré tant que tous les documents de ce lot ne sont pas prêts à être enregistrés.
Cette icône montre qu'un contrôle de code à barres a échoué et que des informations de
catégorie ou d'index sont absentes.
Cette icône montre qu'un contrôle de code à barres a échoué, mais que les informations
de catégorie ou d'index sont complètes.
Cette icône indique une erreur. Le message d'erreur s'affiche sous forme d'infobulle et
dans le volet d'information de la vue Aff. détails.

2.4.1 Menu contextuel associé aux lots

Verrouiller/Déverrouiller
Par défaut, un lot est verrouillé par un utilisateur qui dispose ensuite de droits exclusifs. Un autre
utilisateur peut manipuler tout lot déverrouillé. Cette fonction s'avère utile lorsqu'un document est
numérisé sur un système et indexé sur un autre système.

Numériser plusieurs pages


Numérise plusieurs pages automatiquement. Toutes les pages figurant dans l'introducteur
automatique sont traitées.

Importer...
Permet d'importer des fichiers image depuis le système de fichiers. Les pages importées sont

473
473
Référence

traitées exactement comme les pages numérisées (en d'autres termes, les codes à barres et la
ROC sont pris en charge).

Terminer
Permet de fermer un lot et d'en créer un nouveau. Tous les documents appartenant à un même
lot sont archivés en même temps. Les documents nouveaux ou ne devant pas être archivés à ce
moment précis doivent être archivés dans un nouveau lot.

Mémoriser dans Therefore™


Sélectionner cette option de menu permet d'archiver le lot de documents dans Therefore™.

Supprimer
Supprime le lot actuel.

Propriétés
Affiche la boîte de dialogue Propriétés Batch, qui contient les informations suivantes : profil
utilisé, nombre de documents, nombre de pages, identité de la personne qui a verrouillé le lot et
date de création.

2.4.2 Menu contextuel associé aux documents

Données de l'index
Affiche la boîte de dialogue Données de l'index associée au document.

Numériser plusieurs pages


Numérise plusieurs pages automatiquement. Toutes les pages figurant dans l'introducteur
automatique sont traitées.

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Référence

Numériser page simple


Pour numériser une seule page, sélectionnez l'option de menu Page simple. Seule la première page
de l'introducteur automatique est numérisée.

Renumériser
Renumérise le document.

Ajouter fichier
Tout fichier électronique peut être importé à partir d'un disque dur local ou d'un chemin UNC.

Supprimer
Supprime le document.

Imprimer
Le document est envoyé directement à l'imprimante par défaut.

2.4.3 Menu contextuel associé aux pages

Numériser plusieurs pages


Numérise plusieurs pages automatiquement. Toutes les pages figurant dans l'introducteur
automatique sont traitées.

Numériser page simple


Pour numériser une seule page, sélectionnez l'option de menu Page simple. Seule la première page
de l'introducteur automatique est numérisée.

Renumériser
Renumérise le document.

475
475
Référence

Insérer interruption du document


Il est possible d'ajouter une interruption de document à un document existant contenant 2 pages
ou plus.

Supprimer interruption
Les documents peuvent être fusionnés en supprimant les interruptions. Les pages sont ajoutées
au document qui suit dans l'arborescence.

Supprimer
Supprime la page.

Imprimer
La page est envoyée directement à l'imprimante par défaut.

2.5 Ligne de commande


Vous trouverez des informations relatives aux paramètres de ligne de commande dans le white
paper disponible à partir de notre extranet.

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Référence

3. Console
L'application Therefore™ Console est un jeu d'outils d'administration qui permet de surveiller l'état
actuel de Therefore™ Server et les événements correspondants. Outre le contrôle des
événements, cette application permet également d'exécuter un certain nombre de tâches, telles
que la vérification des documents mémorisés et l'effacement du contenu de la corbeille.

3.1 Migrate View (Affichage de migration)


Cette fonction est disponible dans les installations Workgroup et Business.

L'état des opérations de migration est indiqué. Les travaux de migration en attente sont
répertoriés dans le volet supérieur. Le nom de la zone de mémorisation et le nombre de documents
en attente sont affichés. Le nombre de documents défectueux, ainsi que l'espace disponible et
l'état sont également indiqués. Les opérations de migration actives ou terminées sont répertoriées
dans le volet inférieur.

La barre d'état indique l'état du processus de migration. Dans ce cas, elle indique la migration
planifiée suivante.

3.2 Affichages
Console propose plusieurs fenêtres permettant de régir l'état d'un certain nombre de processus et
d'activités. Ces fenêtres peuvent être affichées ou masquées.

3.2.1 Message Viewer (Afficheur de messages)

La liste de tous les événements survenus dans Therefore™ Document Management System est
affichée. Les messages associés aux événements générés par les divers composants Therefore™
permettent d'assurer le suivi des activités utilisateur et des modifications de documents.

Ils proposent à l'administrateur Therefore™ une vue détaillée de toutes les activités en cours en
« temps réel » et indiquent la date/l'heure, l'utilisateur concerné, l'ordinateur utilisé, l'opération
exécutée, tout code d'erreur généré et le nom des composants Therefore™ utilisés. Toutes les
données affichées sont consignées dans un fichier journal. Les journaux sont archivés
périodiquement par Therefore. L'administrateur peut déterminer le cycle d'archivage.

477
477
Référence

3.2.2 Active User (Utilisateur actif)

La fonction Active User (Utilisateur actif), qui est disponible dans les installations Workgroup et
Business, indique le nom de connexion (Microsoft Windows) de l'utilisateur, le nom d'ordinateur du
PC utilisé (par cet utilisateur), le nom de l'application Therefore™ en cours d'utilisation et l'activité
en cours de chaque utilisateur. L'état de l'activité en cours et l'heure de démarrage sont
également indiqués.

Un administrateur Therefore™ peut se fonder sur ces informations pour déterminer si un utilisateur
est « actif », afin de décider si la connexion de ce dernier au serveur Therefore™ peut être
désactivée en toute sécurité. Ce cas de figure s'applique, par exemple, à un utilisateur qui a
oublié de se déconnecter du système en fin de journée ou si le nombre maximal d'utilisateurs
disposant d'une licence a été atteint et qu'un utilisateur doté d'une priorité supérieure doit pouvoir
ouvrir une session.

Pour réduire l'impact sur les utilisateurs, il est fortement recommandé à l'administrateur de
contacter un utilisateur (en envoyant un message instantané à son poste de travail, par
exemple) et de lui demander de quitter toutes les applications Therefore™, plutôt que
d'exécuter une déconnexion imposée sur le serveur.

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Référence

3.2.3 Statistics View (Affichage des statistiques)

Cet affichage récapitule les événements qui se produisent chaque jour.

Chaque jour, le nombre d'extractions de documents et de documents archivés est comptabilisé,


ainsi que le nombre de documents copiés en vue d'effectuer une migration (puis supprimés du
buffer). Le nombre de documents supprimés quotidiennement du « cache » du serveur est
également affiché.

3.2.4 Therefore Content Connector View (Affichage Therefore™


Content Connector)
Cette fonction est disponible dans les installations disposant du module Therefore™ Content
Connector. Elle permet d'afficher l'état des documents traités par le service Therefore™ Content
Connector Server.

L'affichage Therefore™ Content Connector propose à l'administrateur des informations sur l'état
du traitement des fichiers Therefore™ Content Connector. Les fichiers prêts à être traités sont
recensés dans le volet Files to Process (Fichiers à traiter). Ce volet indique le nom et la taille
du fichier, le profil correspondant et l'état des documents.

Le volet Activity Log (Journal d'activité) contient les détails de tout fichier en cours de
traitement. Il indique le nom et la taille du fichier, le profil correspondant, le nombre de documents
et l'état de ces derniers. Il précise également le nombre de documents terminés et les numéros de
document correspondants.

Le traitement Therefore™ Content Connector est géré à partir du menu Therefore™ Content
Connector.

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Référence

3.3 Menu
Les options de menu affichées dans Console varient en fonction de la version et des
composants installés.

3.3.1 Fichier

Start / Select Service (Démarrer / Sélectionner


service)
Cette option de menu permet de démarrer le service
Therefore™ Server si un serveur unique est utilisé. Dans
une installation comprenant plusieurs serveurs
Therefore™, elle permet de sélectionner l'un des autres
serveurs Therefore™.

Start All Services (Démarrer tous les services)


Cette option démarre non seulement le service Therefore™ Server, mais aussi tous les services
associés.

Stop Service (Arrêter service)


Cette option arrête le service Therefore™ Server et tous les services associés.

· Ces trois options n'affectent que les services qui s'exécutent sur le serveur local.
· L'application Console doit également être exécutée en tant qu'administrateur (via l'option
« Exécuter en tant qu'administrateur »).

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Référence

Display Server Info (Afficher info serveur)


Présente des informations générales sur le serveur Therefore™, à savoir : la version, les
informations de licence, le nombre de « points » de licence actuellement utilisés et l'état de
chaque service Therefore™. Dans un système équipé de plusieurs serveurs, le champ « Database
benchmark » permet de vérifier si des serveurs ne fonctionnent pas correctement.

Display Enterprise Info (Afficher info entreprise)


Il est uniquement possible de sélectionner cette option de menu dans les installations Therefore™
comportant plusieurs serveurs Therefore™.
La connectivité entre ce serveur Therefore™ et chaque autre serveur Therefore™ est vérifiée. La
fenêtre Therefore™ Server Overview (Informations générales sur le serveur Therefore™) indique la
version Therefore™, les informations de licence, le nombre de « points » de licence actuellement
utilisés et l'état de chaque service Therefore™.

Clear Server Cache (Effacer cache serveur)


Chaque serveur Therefore™ met en cache les informations relatives aux index et aux documents
afin d'optimiser la vitesse de réponse vis-à-vis des clients Therefore™. Cette option efface
manuellement toutes les informations mémorisées dans le cache. Il est possible de définir le
serveur et le type d'informations. Cliquez sur OK pour effacer le cache. Par ailleurs, il est possible
de saisir un ID objet spécifique afin de n'effacer que les objets associés à cet ID.

481
481
Référence

Exit (Quitter)
Ferme Therefore™ Console et toutes les sous-fenêtres.

3.3.2 View (Affichage)

Status Bar (Barre d'état)


Lorsque cette option est cochée, la barre d'état s'affiche au bas de la fenêtre.

3.3.3 Window (Fenêtre)

Cascade
Chaque sous-fenêtre (afficheur de messages, de volumes, etc.) s'affiche décalée par rapport à la
fenêtre précédente. En mode d'affichage Cascade, la sous-fenêtre « cochée » s'affiche par-
dessus les autres sous-fenêtres.

Arrange Icons (Réorganiser les icônes)


Lorsque cette option de menu est sélectionnée et que toutes les fenêtres sont réduites en
icônes, ces dernières sont réorganisées.

Tile Windows (Disposer les fenêtres en mosaïque)


Si vous sélectionnez cette option de menu, les fenêtres sont redimensionnées et espacées
régulièrement.

Message Viewer (Afficheur de messages)


Lorsque cette option est cochée, l'afficheur de messages est affiché.

Active User (Utilisateur actif)


Lorsque cette option est cochée, la fenêtre Active User (Utilisateur actif) est affichée.

Migrate View (Affichage de migration)


Lorsque cette option est cochée, la fenêtre d'affichage de migration est affichée.

Statistics View (Affichage des statistiques)


Lorsque cette option est cochée, la fenêtre d'affichage des statistiques est affichée.

Therefore™ Content Connector View (Vue Therefore™ Content Connector)


Lorsque cette option est cochée, la fenêtre contenant la vue Therefore™ Content Connector est
affichée.

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Référence

3.3.4 Migrate (Migration)

Cette fonction est disponible dans les installations Workgroup et Business.

Stop (Arrêter)
Tout processus de migration en cours de traitement est arrêté en mode contrôlé. Avant l'arrêt du
service, tout document en cours de migration est d'abord déplacé intégralement.

Start Scheduler (Démarrer programme)


Démarre le service de programmation de la migration. Le programme est défini dans Therefore™
Solution Designer.

Run manually (Exécuter manuellement)


Ouvre la boîte de dialogue Run manually (Exécuter manuellement). Les paramètres de
migration déterminent le nombre de processus à exécuter par périphérique.

Les options de désactivation (Disable) s'utilisent dans des cas rares en conjonction avec
l'utilitaire Therefore™ Move, qui replace dans le buffer les documents précédemment
transférés sur un support, puis les transfère sur un autre support.

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Référence

3.3.5 Full-text (Texte intégral)

Status (Statut)
Une boîte de dialogue de statut s'affiche. Documents indique le nombre de documents indexés,
Streams (Flux) indique le nombre réel de fichiers d'index, étant donné qu'un document peut
contenir plusieurs fichiers, Queued Jobs (Travaux en attente) indique le nombre de documents
en attente d'indexation et Error Jobs (Travaux donnant lieu à erreur) indique le nombre de
documents qu'il a été impossible d'indexer.

Retry Error Jobs (Retenter travaux donnant lieu à erreur)


Tout travail qui a donné lieu à une erreur est à nouveau placé en file d'attente pour être traité.

Verify Index (Vérifier l'index)


Cette option démarre manuellement un contrôle de cohérence de l'index, qui compare l'index de
texte intégral à la base de données Therefore™. Si des incohérences sont détectées,
l'enregistrement est supprimé ou ajouté à la file d'attente en vue d'être indexé, selon le cas.

Compact Index (Compresser l'index)


Cette option démarre manuellement le processus de compression qui réorganise et compresse
l'index.

Rebuild Index (Régénérer l'index)


Cette option doit être utilisée avec prudence, car elle supprime et régénère l'index.

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Référence

3.3.6 Therefore Content Connector

Ce menu est disponible dans les installations disposant du module Therefore™ Content Connector.

Start Scheduler (Démarrer programme)


Démarre le service Therefore™ Content Connector.

Run manually (Exécuter manuellement)


La séquence de traitement de Therefore™ Content Connector démarre immédiatement (sans
attendre le créneau planifié suivant).

Stop
Tout traitement Therefore™ Content Connector actuellement actif est arrêté.

Statistics (Statistiques)
La boîte de dialogue Statistics (Logfile) (Statistiques (Journal)) de Therefore™ Content Connector
s'ouvre. Elle indique l'état et les résultats de toutes les séquences de traitement Therefore™
Content Connector exécutées. L'administrateur peut filtrer les informations affichées en fonction
de la date et de l'heure, du nom du serveur et de la catégorie. Le nombre de documents traités
par chaque séquence est également indiqué.

485
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Référence

3.3.7 Tools (Outils)

Corbeille
La corbeille contient tous les dossiers et documents Therefore™ qui ont été supprimés par les
utilisateurs. En d'autres termes, les documents et dossiers supprimés peuvent être restaurés
ultérieurement à partir de la corbeille, si besoin est. Pour des raisons de sécurité, Therefore™ ne
permet ni d'éviter l'utilisation de la corbeille, ni de supprimer physiquement les documents. La
corbeille contient tous les documents supprimés depuis la mise en production du système.

Pour filtrer la liste, cliquez sur Filtre et sélectionnez les paramètres de recherche. Vous pouvez
restaurer les documents et les dossiers ou les effacer à titre définitif. Si vous effacez un
document ou un dossier, les données correspondantes sont supprimées de la base de données
Therefore™ et il est transféré dans la file d'attente de conservation, où les fichiers à proprement
parler sont effacés à titre définitif par le service de migration Therefore™.

· Chaque utilisateur peut également accéder à une corbeille personnelle dans Therefore™
Navigator. Toutefois, seuls les utilisateurs dotés de la permission Opérateur sur l'objet
Therefore™ peuvent effacer le contenu de leur corbeille dans Therefore™ Navigator.
· Lorsqu'un document ou un dossier est restauré, une boîte de dialogue apparaît. Vous
pouvez modifier les données d'index si besoin est. Cliquez sur Afficher pour ouvrir une
copie locale du document supprimé dans Therefore™ Viewer ou sur Restaurer pour
restaurer le document. Remarque : si vous avez sélectionné plusieurs documents, ils
seront tous restaurés sans que cette boîte de dialogue ne s'affiche.

486 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

· Lorsqu'un document ou un dossier est effacé, une boîte de dialogue apparaît. Si la case
Effacer les documents du média n'est pas activée, les fichiers sont conservés sur le
support de stockage, mais le système Therefore™ ne peut pas y accéder, puisque les
références de base de données ont été effacées.

Nom politique de conservation


Cette fonction permet aux administrateurs de comptabiliser, vérifier et traiter les documents dont
la période de conservation arrive à échéance. Lorsque l'administrateur place les documents dans
la file d'attente de conservation, il est impossible de les localiser dans Therefore™. Ils sont
totalement supprimés lors de la migration programmée suivante. Pour plus d'informations,
consultez Politique de destruction de documents dans la documentation Solution Designer.

487
487
Référence

Log d'historique
Le log d'historique permet de rechercher, de recenser et d'exporter les opérations réalisées sur le
serveur.

Manage Faulty (Gérer documents erronés)


Cette option permet de gérer les documents marqués comme erronés.

Reset Status (Réinitialiser état)


Rétablit l'état non erroné.

Update Database (Mettre à jour base de données)


Met à jour les emplacements des documents sélectionnés dans la base de données.

Delete permanently (Supprimer définitivement)


Supprime les documents erronés de la base de données, pas dans le buffer ni sur un support.

Migrate Backlog (Migration en retard)


Si un nombre élevé de documents est transféré vers la zone de stockage de migration, il risque de
se produire des retards. Ce cas de figure n'a en règle générale que peu d'importance, mais un
retard peut également indiquer un matériel défectueux ou un espace disque insuffisant.

L'outil Migrate Backlog (Migration en retard) propose des informations sur le nombre de documents
dont la migration n'est pas encore terminée. Dans une installation comprenant plusieurs serveurs
Therefore™, ces informations sont affichées pour chaque serveur. Il est possible de sélectionner
dans les zones de liste déroulante le serveur, le groupe de stockage et l'opération. La fonction
Update View (Mettre à jour affichage) actualise la liste de résultats en fonction des paramètres
choisis.

488 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Optimize DB (Optimiser BD)


Pour optimiser la structure de base de données, vous pouvez créer un script. Le script régénère
les index de la table Therefore™. Il est possible de l'exécuter immédiatement ou de l'exporter.

Backup DB (Sauvegarder BD)


Cette fonction est disponible dans les installations Personal et Workgroup, qui utilisent la base de
données Microsoft SQL Express. Elle permet à un administrateur d'exécuter une sauvegarde
complète de la base de données Therefore™ Microsoft SQL Express sans disposer de
compétences spécialisées en matière de base de données.

489
489
Référence

Les installations Therefore™ qui utilisent d'autres bases de données (Microsoft SQL Server, Oracle
ou IBM DB2) doivent faire appel aux outils de sauvegarde intégrés à ces bases de données.

La commande Backup DB (Sauvegarder BD) crée une copie de sauvegarde de la base de données
Therefore™ conservée dans Microsoft SQL Express. Cette copie de sauvegarde est dotée de
l'extension de fichier « .bak ». Vous pouvez restaurer manuellement ce fichier .bak dans Microsoft
SQL Express via l'utilitaire Microsoft « osql ».

Pour restaurer un fichier de sauvegarde, entrez les commandes suivantes à partir d'une invite de
commande :

osql -E
restore database Therefore from disk = 'lecteur:\chemin\nom_fichier.bak'
go

Nettoyage Buffer
Cette fonction démarre le nettoyage du buffer. Elle est disponible dans les installations Workgroup
et Business. Therefore™ vérifie tous les fichiers du buffer et supprime tout élément superflu.

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Référence

3.3.7.1 Audit Log (Fichier log)

Search (Recherche)
La boîte de dialogue de critères de recherche s'ouvre.

Time Stamp (Horodateur)


All (Tous) : la recherche s'effectue dans tous les historiques.
Last 7 days (7 derniers jours) : seuls les fichiers d'historique des 7 derniers jours sont
inclus dans la recherche.
Last 30 days (30 derniers jours) : seuls les fichiers d'historique des 30 derniers jours
sont inclus dans la recherche.

491
491
Référence

Last 6 months (6 derniers mois ) : seuls les fichiers d'historique des 6 derniers mois sont
inclus dans la recherche.
Last 12 months (12 derniers mois ) : seuls les fichiers d'historique des 12 derniers mois
sont inclus dans la recherche.
Custom time range (Plage de dates personnalisée) : une plage de dates peut être
définie.

Server (Serveur)
La recherche porte soit sur tous les serveurs, soit sur un serveur spécifique. (Ce paramètre
s'applique à un environnement à serveurs multiples.)

User (Utilisateur)
Soit tous les utilisateurs sont inclus, soit un certain utilisateur est spécifié.

Operation (Opération)
All (Tous) : tous les types d'opérations sont inclus.
Document events (Événements documents) : seuls les événements documents sont
inclus.
Workflow events (Événements workflow) : seuls les événements workflow sont inclus.
Administrative events (Événements administration) : seuls les événements
administration sont inclus.
Specific events (Événements spécifiques) : un ou plusieurs événements spécifiques
peuvent être sélectionnés. Utilisez la touche CTRL pour sélectionner des événements
multiples.

Return Code (Code de retour)


Soit tous les codes de retour sont inclus, soit un certain code est spécifié.

Document No. (Nº du document)


Soit tous les numéros de documents sont inclus, soit un certain numéro est spécifié.

Version From/To (Version De/À)


Soit tous les numéros de versions sont inclus, soit une plage de numéros est spécifiée.

Category Name (Nom de catégorie)


Soit tous les noms de catégories sont inclus, soit un nom est spécifié.

WF Instance No. (Nº d'instance WF)


Soit tous les numéros d'instances de workflows sont inclus, soit un certain numéro est
spécifié.

WF Process Name (Nom processus WF)


Soit tous les processus de workflows sont inclus, soit un processus est spécifié.

Export (Exporter)
Les résultats de la recherche peuvent être exportés sous forme de fichier texte. Vous pouvez
sélectionner les paramètres de séparateurs dans les paramètres d'exportation.

Clear (Effacer)
Tous les résultats de la recherche en cours sont effacés.

Manage log files (Gérer les fichiers logs)

492 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

La liste de fichiers logs disponibles est déterminée par la plage de dates au bas du formulaire. Pour
sélectionner plusieurs fichiers, utilisez la touche MAJ ou CTRL du clavier, puis cliquez sur l'une des
cases à cocher pour les marquer comme inclus. Une fois les fichiers désirés sélectionnés, cliquez
sur OK. Ce paramètre est automatiquement mémorisé et est conservé lorsque la console est
refermée.

Export Settings (Exporter les paramètres)


Les paramètres de séparation du fichier d'exportation peuvent être les séparateurs par tabulation
ou les séparateurs personnalisés.

Exit (Quitter)
Le fichier log se referme.

493
493
Référence

3.3.8 Verify (Vérifier)

Document Location (Emplacement document)


Affiche la liste des documents dont la migration a abouti par groupe de stockage et indique
l'emplacement de chaque document. Des informations résumées relatives à chaque politique de
destruction de documents, emplacement, état et nombre de documents sont proposées.

Document on Media (Documents sur supports)


Propose une vue d'ensemble des supports en indiquant le nombre de documents qu'ils
contiennent.

Document Data (Données document)


Cet outil vérifie l'intégrité des données d'index que contient la base de données Therefore™.

494 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

L'administrateur peut sélectionner la cohérence des données à vérifier : index, catégorie, supports
et supports de sauvegarde. Il peut également déterminer la portée de la vérification : tous les
documents (valeur par défaut) ou seuls les documents marqués comme erronés. Les entrées
suspectes détectées peuvent éventuellement être marquées comme erronées.

Il est par ailleurs possible de stipuler l'emplacement et le nom du journal. (Remarque : vous devez
indiquer le chemin d'accès complet et le dossier doit être créé au préalable (C:\Logfiles\log.txt,
par exemple).)

Media (Supports)
Cette fonction est disponible dans les installations Workgroup et Business.

Cet outil vérifie l'espace disponible et l'état du disque. Il est possible de sélectionner tous les
supports ou un support déterminé. Si vous sélectionnez l'option « repair inconsistencies » (réparer
les incohérences), tout problème détecté est résolu automatiquement.

L'administrateur peut également indiquer l'emplacement et le nom d'un journal. (Remarque : vous
devez indiquer le chemin d'accès complet et le dossier doit être créé au préalable (C:\Logfiles
\log.txt, par exemple).)

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495
Référence

Documents
Cet outil permet de vérifier les documents en tant que tels. Les données d'index doivent être
vérifiées en premier. L'outil permet ensuite de vérifier l'existence des documents dans la base de
données d'un support déterminé. La vérification porte, au choix, sur des volumes de stockage
déterminés ou sur les documents déjà marqués comme erronés.
Il est possible de stipuler que tout document suspect détecté doit être marqué comme erroné, ce
qui permet de le réparer par le biais de l'outil Repair (Réparation), sous réserve qu'il existe un
support de sauvegarde. Il est également possible d'indiquer le chemin/nom d'un journal.
(Remarque : vous devez indiquer le chemin d'accès complet et le dossier doit être créé au
préalable (C:\Logfiles\log.txt, par exemple).)

496 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Liste des codes d'erreur que contient le journal :

Code Description
300 Numéro de catégorie non valide
304 Le fichier du document est introuvable sur le support final
305 Une page du document ne figure pas dans le fichier du document
315 Le nombre de flux du fichier composé Therefore™ ne correspond pas au nombre de pages dans
la base de données
316 Le fichier du document existe, mais il est altéré

Repair (Réparation)
Cette fonction est disponible dans les installations Workgroup et Business.

Pour des raisons de sécurité, il est recommandé de sauvegarder les documents sur des supports
primaires et de sauvegarde. Si, pour une raison quelconque, le document mémorisé sur le support
primaire ou de sauvegarde est altéré, vous disposez de l'outil Repair (Réparation) pour recréer une
copie à partir du support non altéré.

Sauf si un support entier est endommagé, utilisez systématiquement l'option de vérification


de documents avant de lancer la réparation.

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497
Référence

Repair all documents (Réparer tous les documents)


Tous les documents figurant sur le disque contenant les fichiers en bon état sont copiés sur le
disque à réparer.

Repair faulty documents (according to database) (Réparer les documents erronés (selon
la base de données))
Seuls les documents erronés sont réparés.

Include deleted documents in repair operation (Inclure les documents supprimés lors de
la réparation)
Les documents que contient la corbeille sont également réparés.

3.3.9 Aide

Help F1 (Aide F1)


Démarre le système d'aide en ligne de Therefore™. L'aide est contextuelle. En d'autres termes,
appuyer sur la touche F1 à partir de la fenêtre associée à un sous-menu affiche l'aide
correspondant à la fenêtre ou à la fonction.

About Therefore™ Console (À propos de Therefore™ Console)


La fenêtre qui s'affiche contient le numéro de version et de compilation de Therefore™ Console,
ainsi que l'identité du détenteur de la licence.

About Therefore™ Server (À propos de Therefore™ Server)


Affiche le numéro de version et de compilation de Therefore™ Server, ainsi que l'identité du
détenteur de la licence.

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Référence

Therefore™ Update on the Web (Mise à jour Therefore™ sur le Web)


Ouvre votre navigateur Web pour afficher des informations relatives aux nouvelles versions de
Therefore™, à votre fichier de licence actuel, etc.

499
499
Référence

4. Document Loader
Document Loader est généralement utilisé dans deux cas de figure :

1. Importation d'un lot de fichiers dans Therefore™, les données d'index étant
mémorisées dans un fichier XML ou TXT associé.

Exemple : Therefore™ Export Utility permet d'exporter un groupe de documents d'un


serveur Therefore™ Server, puis Document Loader est utilisé pour importer les fichiers sur
un autre serveur Therefore™ Server.

2. Migration d'un lot de fichiers d'une structure arborescente et extraction des données
d'index à partir des noms de répertoire et de fichier.

Exemple : un service de marketing a mémorisé ses fichiers dans une structure


arborescente. Il souhaite toutefois transférer ses fichiers dans Therefore™ sans avoir à
les indexer tous manuellement.

4.1 Configuration

Fichiers données
Fichier de données qui définit le lot de documents à charger. Le bouton permet de rechercher le
fichier.

Supprimer fichier de données au terme du traitement


Si vous cochez cette case, le fichier de données est supprimé lorsque le traitement est
terminé.

Supprimer fichiers référencés au terme du traitement

500 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Si vous cochez cette case, les fichiers référencés sont supprimés lorsque le traitement est
terminé.

Fichier Log
Vous pouvez sélectionner le nom et le chemin du fichier Log.

Consigner les réussites


Si vous cochez cette case, les travaux dont le traitement a abouti sont consignés.

Profil
Tous les profils existants sont recensés dans la zone de liste déroulante.

Nouveau
Permet de créer un profil.

Édition
Permet de modifier le profil sélectionné.

Supprimer
Permet de supprimer le profil sélectionné.

Processus
Démarre le processus de chargement.

Fermer
Ferme Document Loader.

Aide
Ouvre l'aide en ligne.

Cliquer avec le bouton droit de la souris dans la boîte de dialogue ouvre un menu contextuel.

501
501
Référence

Processus automatique
Ce mode permet la détection et le traitement automatiques des nouveaux fichiers de données.
Vous devez ouvrir Document Loader en mode automatique et vous devez configurer les options.

Options
Ouvre la boîte de dialogue des options de processus automatique.

Connexion serveur
Ouvre la boîte de dialogue Connexion serveur.

4.1.1 Profils d'indexation

Consultez Profils d'indexation dans Therefore™ Solution Designer pour obtenir des informations
complémentaires concernant les profils d'indexation.

4.1.2 Options

Pour exécuter Document Loader en mode automatique, il est nécessaire de définir les paramètres
Options. Ces paramètres définissent le répertoire à contrôler et le nom/type des fichiers de
données (ainsi que les profils correspondants). Les fichiers de données peuvent être identifiés à
l'aide de caractères génériques (*.txt = tous les fichiers TXT, jean.* = tous les fichiers intitulés
« jean »).

Répertoire d'entrée
Chemin\nom du répertoire à contrôler.

502 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Inclure les sous-dossiers


Si vous cochez cette case, les fichiers mémorisés dans les sous-répertoires sont également
traités.

Répertoire traité : Vous devez spécifier le répertoire dans lequel seront transférés les fichiers
dont le traitement a abouti.

Répertoire incorrect : Vous devez spécifier le répertoire dans lequel seront transférés tous les
fichiers incorrects.

Nom fichier
Nom du fichier de données à traiter. Les caractères génériques sont également pris en charge.
Exemple :
« *.txt » = tous les fichiers TXT
« fred.* » = tous les fichiers intitulés « fred ».

Profil
Profil d'indexation à utiliser pour traiter le fichier de données et les fichiers référencés.

Fichier de données (case à cocher)


Si vous cochez cette case, le fichier de données est supprimé au terme du traitement. Si les
fichiers proviennent d'une structure arborescente de répertoires, il s'agit du fichier à proprement
parler.

Références (case à cocher)


Si vous cochez cette case, les fichiers référencés sont supprimés au terme du traitement.

Nouveau
Pour ajouter une nouvelle définition, cliquez sur Nouveau et entrez le nom du fichier de
données (ou tapez *.txt pour afficher les fichiers de type TXT, par exemple). Sélectionnez un
profil existant dans la liste déroulante, puis cliquez sur Appliquer.

Supprimer
Pour supprimer une définition (paire) existante, surlignez-la dans la liste et cliquez sur
Supprimer.

503
503
Référence

5. Export Utility
Therefore™ Export Utility est une application autonome qui transfère des documents d'une
catégorie Therefore™ vers un système de fichiers local.

Paramètres de ligne de commande


Exemple d'utilisation : un prestataire de services de numérisation numérise et indexe des
documents pour le compte d'un client. Therefore™ Export Utility lui permet d'exporter ces
documents et de les envoyer à son client. Celui-ci peut ensuite utiliser Therefore™
Document Loader pour charger les documents dans son propre système Therefore™.

504 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

6. Intégration
6.1 Integration with eCopy® ShareScan®
L'intégration à eCopy™ ShareScan® permet aux utilisateurs de numériser, d'indexer et d'archiver
des documents directement d'un périphérique MFP vers Therefore™.

6.2 Configuration requise


Élément Configuration requise
Version de Therefore™ Therefore™ 2013 ou ultérieur (toutes les éditions, sauf l'édition
Personal1 )
Version de eCopy® Version 5
ShareScan®

1
Certaines éditions de Therefore™ ne sont disponibles que dans des régions déterminées.

505
505
Référence

6.3 Installation et configuration


Comment installer et activer l'intégration à eCopy ShareScan ?

1. Vous devez installer l'extension correspondant à eCopy® ShareScan® sur l'ordinateur eCopy®
ShareScan®. Exécutez le programme d'installation de Therefore™ Client et sélectionnez
l'option d'installation Custom (Personnalisée). Dans la boîte de dialogue des composants
Therefore™, développez la section Integrations et sélectionnez la version appropriée
d'eCopy® ShareScan®. Vous pouvez désélectionner toutes les autres options facultatives.
Terminez l'installation.

2. Assurez-vous que le compte utilisateur qui exécute le service ShareScan Manager dispose des
droits requis pour établir une connexion DCOM à Therefore™ Server (pour savoir quel compte
exécute le service, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le service ShareScan Manager
et, sous Propriétés, sélectionnez l'onglet Log On (Ouverture de session)).

3. Ouvrez eCopy® ShareScan® Administration Console et, sur l'onglet Connectors


(Connecteurs), sélectionnez le connecteur Therefore™. Il peut s'avérer nécessaire
d'actualiser la liste de connecteurs. Un profil a été configuré par défaut. Si besoin est, vous
pouvez créer d'autres profils de numérisation.

506 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

4. Sélectionnez l'onglet Devices (Périphériques), puis le périphérique approprié. Activez ensuite


le profil Therefore™ Connector requis. Une fois l'opération terminée, cliquez sur Save
(Enregistrer). Répétez cette opération pour tous les périphériques requis.

5. Le périphérique configuré contient à présent des boutons associés à chaque profil.

507
507
Référence

6.3.1 Profils

Tenant (Locataire)
Réservé à un système Therefore™ à plusieurs locataires. Dans ce cas de figure, vous devez
indiquer le nom du locataire.

Default Domain (Domaine par défaut)


Vous pouvez indiquer un domaine par défaut, qui sera utilisé en tant que domaine de connexion
par défaut. Sous réserve que ce champ ne soit pas masqué (voir ci-dessous), l'utilisateur peut
néanmoins indiquer un autre domaine.

Show mandatory fields only (Afficher les champs obligatoires uniquement)


Si cette case est cochée, seuls les champs obligatoires associés à la catégorie seront affichés.

Hide Domain field on Login Panel (Masquer les champs de domaine sur le panneau
d'ouverture de session)
Le champ de domaine du panneau d'ouverture de session n'est pas affiché. Cette option s'avère
utile dans les environnements de groupes de travail qui ne requièrent pas de domaine. Dans un
environnement qui requiert un domaine, l'utilisateur doit entrer le domaine avant le nom
d'utilisateur (DOMAINE\nom_utilisateur) si aucun domaine par défaut n'est indiqué. Si un domaine
par défaut est indiqué et que le champ du domaine est masqué, l'utilisateur se connecte au
domaine par défaut uniquement.

Vous pouvez également définir divers paramètres de profil associés à ShareScan®.


Consultez la documentation eCopy™.

508 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

6.4 Archivage dans Therefore™


Comment numériser et archiver des documents ?

1. Cliquez sur le bouton Therefore™ pour commencer à numériser des documents.

2. Chaque page numérisée est affichée sur l'écran. Une fois la dernière page numérisée,
l'utilisateur peut passer en revue les images numérisées, supprimer des pages et en ajouter. Le
bouton Suivant permet de démarrer le processus d'archivage.

509
509
Référence

3. Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Si Therefore™ Server appartient à un
domaine distant, le nom d'utilisateur doit comporter le domaine en préfixe (DOMAINE
\utilisateur_x, par exemple).

510 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

4. Sélectionnez ensuite la catégorie utilisée pour archiver le(s) document(s). Seules les
catégories auxquelles l'utilisateur a accès sont affichées.

5. Vous pouvez maintenant entrer les données d'index. Une fois toutes les données d'index
requises entrées, cliquez sur le bouton Suivant pour mémoriser le document.

511
511
Référence

· Le connecteur prend en charge la fonction d'ajout automatique. Lorsqu'un document est


mémorisé pour la seconde fois, Therefore™ insère dans tous les autres champs les
données issues du document existant. En outre, la barre d'outils d'ajout automatique
s'affiche en bas de la boîte de dialogue. L'utilisateur peut remplacer l'action d'ajout
automatique par défaut en sélectionnant un nouveau paramètre dans la zone de liste
déroulante.

6. Vous pouvez alors vous déconnecter ou numériser d'autres documents.

· Pour parer à toute utilisation non autorisée (qui serait imputée à votre compte), ne
laissez pas votre ordinateur sur lequel est installé eCopy ShareScan sans surveillance si
vous êtes connecté.
· Chaque instance d'eCopy ShareScan actuellement connectée utilise une licence
Therefore™ (utilisation identifiée/simultanée). Les utilisateurs doivent donc se
déconnecter lorsqu'ils ont terminé pour ne pas verrouiller inutilement les licences.
· L'administrateur peut surveiller les utilisateurs connectés via l'application Therefore™
Console. Elle lui permet de déconnecter les utilisateurs qui ont oublié de fermer leur
session.

6.5 Intégration via Therefore™ PDF Printer


6.5.1 Paramètres de document

512 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Mémorise le document en tant que :


Cette option permet de sélectionner le format de mémorisation du document.

Affiche automatiquement le document après mémorisation


Une fois mémorisé, le document s'affiche dans Therefore™ Viewer.

Imprimer copie du document sur :


Parallèlement à la mémorisation dans Therefore™, vous pouvez spécifier une imprimante sur
laquelle imprimer une copie du document. Therefore™ PDF Printer est exclu de cette liste.

6.5.2 Paramètres impression

Mémoriser documents dans la catégorie définie (case à cocher)


Si vous activez ce paramètre, vous pouvez définir une catégorie de mémorisation dans
Therefore™ par défaut. L'utilisateur ne peut alors pas choisir une autre catégorie.

Affiche le dialogue des données index avant de mémoriser (case à cocher)


Si vous activez ce paramètre, la boîte de dialogue des données d'index s'affiche par défaut avant
la mémorisation du document. Si vous ne l'activez pas, le document est mémorisé directement.

513
513
Référence

Ne pas afficher les messages d'erreur (case à cocher)


Les messages d'erreur sont affichés par défaut. Si vous activez ce paramètre, aucun message
d'erreur n'est affiché.

Utiliser le titre du document par défaut (case à cocher)


Un nom générique est assigné par défaut au fichier généré. Si vous cochez cette case, le nom par
défaut peut être défini sur le titre du fichier en cours de mémorisation ou sur le nom de l'utilisateur
qui le mémorise.

6.6 Microsoft® Office


Therefore™ propose une intégration aux applications Microsoft® Office1 . Cliquez sur l'onglet
Therefore™ dans le ruban. Diverses options sont proposées.

Ouvrir dans Therefore™


La boîte de dialogue qui s'affiche vous permet de rechercher les documents à ouvrir. La structure
est similaire à la vue des catégories dans Therefore™ Navigator et vous pouvez lancer des
recherches. Notez que lorsque vous ouvrez un document de cette façon, la commande Enregistrer
standard (ou Ctrl + S) effectue une opération Mémoriser en tant que nouvelle version... (voir
ci-dessous).

Données d'index
Ouvre la boîte de dialogue des données d'index du document. Les utilisateurs détenant la
permission appropriée peuvent modifier les données d'index.

Mémoriser dans Therefore™

Mémoriser en tant que nouvelle version...


Cette option s'applique aux documents ouverts via Ouvrir dans Therefore™.

Mémoriser modifications...
Cette option s'applique aux documents ouverts dans Therefore™ Viewer.

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Référence

<nom du profil>
Si des profils d'indexation ont été configurés, l'utilisateur peut en sélectionner un.

Aucun profil
Un utilisateur peut également décider de mémoriser le document sans lui associer de profil,
auquel cas il doit spécifier une catégorie et des données d'index obligatoires avant de
mémoriser le document.

Format de stockage :
Cette option permet de sélectionner le format de mémorisation du document dans Therefore™.

En cas de succès :
Une fois le document mémorisé dans Therefore™, il peut rester ouvert (valeur par défaut), être
supprimé ou l'application peut être refermée.

Ouvrir dans Viewer :


Si cette case à cocher est activée, le document est ouvert dans Therefore™ Viewer au terme de
sa mémorisation.

Création/Modification/Suppression de profil
Les utilisateurs qui disposent des permissions d'administration peuvent créer des profils ou modifier
et supprimer des profils existants.

1. - Consultez la configuration requise.

6.7 Microsoft® Outlook®


L'intégration à Microsoft Outlook est une fonction Therefore™ standard.

Mémoriser dans Therefore™


Mémorise les e-mails sélectionnés dans Therefore™.

515
515
Référence

<nom du profil>
Si des profils d'indexation ont été configurés, l'utilisateur peut en sélectionner un.

Aucun profil
Un utilisateur peut également décider de mémoriser le document sans lui associer de profil,
auquel cas il doit spécifier une catégorie et des données d'index obligatoires avant de
mémoriser le document.

Format de stockage :
Cette option permet de sélectionner le format de mémorisation du document dans Therefore™.

En cas de succès :
Une fois le document mémorisé dans Therefore™, il peut rester ouvert (valeur par défaut), être
supprimé ou fermé.

Contenu :
Choisissez le type de contenu à mémoriser et le mode de mémorisation requis. Les options
disponibles sont E-mail sans pièces jointes, E-mail avec pièces jointes dans fichier unique,
E-mail avec pièces jointes dans fichiers distincts et Pièces jointes uniquement.

Ouvrir dans Viewer :


Si cette case à cocher est activée, le document est ouvert dans Therefore™ Viewer au terme de
sa mémorisation.

Création/Modification/Suppression de profil
Les utilisateurs qui disposent des permissions d'administration peuvent créer des profils ou modifier
et supprimer des profils existants.

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Référence

7. MFP Scan 4.2


Therefore™ MFP Scan Application permet d'archiver directement des documents d'un périphérique
multifonction vers Therefore™ Document Management System. Vous pouvez aisément numériser,
indexer, puis archiver des documents dans Therefore™ directement à partir du panneau
d'affichage du périphérique multifonction, sans avoir à utiliser une application cliente. Il est
également possible de connecter un clavier matériel au périphérique afin de simplifier la saisie des
index.

Therefore™ MFP Application se compose d'une application qui tourne sur le périphérique
multifonction et d'un service Web qui fournit des instructions à l'application cliente via SOAP. Le
service Web utilise l'API Therefore™ pour obtenir les informations requises du serveur Therefore™
et pour archiver des documents sur le serveur Therefore™.

7.1 Configuration requise


Élément Configuration requise
Version de Therefore™ 2012+Therefore™ 2012+
Therefore™
Licences Licence de capture sur papier Therefore™ MFP Application, plus une licence
Therefore™ identifiée ou simultanée
Versions minimales Internet Explorer® 8
du navigateur pour Mozilla® Firefox® 30
les servlets
Systèmes Il est recommandé d'installer MFP Manager sur le serveur Therefore™. Dans ce
d'exploitation des cas de figure, vérifiez la configuration requise du serveur dans le guide
ordinateurs sur d'installation le plus récent. Vous pouvez également l'installer sur une machine
lesquels est cliente. Si tel est le cas, reportez-vous à la configuration requise par Therefore ™
installé Therefore™ Client dans le guide d'installation.
MFP Manager

517
517
Référence

Élément Configuration requise


Modèles MFP iR2270/2270F/2270G
Canon dont le iR2870/2870F/2870G/2870Ne
firmware requiert iR3570/3570F/3570G
une configuration
iR4570/4570F/4570G/4570Ne
minimale
iR5570/5570N
iR6570/6570N/6570Ne
iR5070
iRC3880/C3880F
iRC4580/C4580F/C4580i
iRC5180/C5180N/C5180i
iRC4080/C4080i
CLC5151 but not CLC4040
iRC2880/C2880i/C2880F
iRC3380/C3380i/C3380F
iR3025/3025F/3025N
iR3030/3030N/3030A
iR3035/3035F/3035N/3035A
iR3045/3045F/3045N/3045A
iR5055/5055N
iR5065/5065N
iR5075/5075N
iRC5185/C5185N/C5185i
iRC3880/C3880F Ver. up
iRC4080/C4080i Ver up.
iRC4580/C4580F/C4580i Ver. up.
iRC5180/C5180N/C5180i Ver. up
CLC5151 Ver. up
iRC2880/C2880i/C2880F Ver. up
iRC3380/C3380i/C3380F Ver. Up
iR5055/5055N Ver up
iR5065/5065N Ver. up
iR5075/5075N Ver. Up
iRC3180/C3180i
iRC2580
iRC5058
iRC5068
iRC5880/C5880N/C5880i
iRC6880/C6880N/C6880i
iRC3880/C3880F Ver up 2
iRC4080/C4080F
iRC4080/C4080i Ver. up 2
iRC4580/C4580F/C4580i Ver. up 2
iRC5180/C5180N/C5180i Ver. up 2
iRC5185/C5185N/C5185i Ver. up
CLC5151 Ver. Up 2
iRC2880/C2880i/C2880F Ver. up 2
iRC3380/C3380i/C3380F Ver. up 2
iRC2380i
iRC2550/C2550F/C2550i
iRC3080/C3080F/C3080i
iRC3480/C3480i
iRC3580/C3580F/C3580i
iR3225/3225F/3225N

518 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Élément Configuration requise


iR3230/3230N
iR3235/3235F/3235i/3235N
iR3245/3245F/3245i/3245N
Canon imageRUNNER ADVANCE C5051/ C5051F/C5051i, Firmware v. 37.03
Canon imageRUNNER ADVANCE C5045/ C5045F/C5045i, Firmware v. 37.03
Canon imageRUNNER ADVANCE C5035/ C5035F/C5035i, Firmware v. 37.03
Canon imageRUNNER ADVANCE C5030/ C5030F/C5030i, Firmware v. 37.03
Canon imageRUNNER ADVANCE C9075 PRO, Firmware v. v37.04
Canon imageRUNNER ADVANCE C9070 PRO, Firmware v. v37.04
Canon imageRUNNER ADVANCE C9065 PRO, Firmware v. v37.04
Canon imageRUNNER ADVANCE C7065/C7065i, Firmware v. v37.04
Canon imageRUNNER ADVANCE C9060 PRO, Firmware v. v37.04
Canon imageRUNNER ADVANCE C7055/C7055i, Firmware v. v37.04
Canon imageRUNNER ADVANCE 8105
Canon imageRUNNER ADVANCE 8095
Canon imageRUNNER ADVANCE 8085 / 8085 PRO
Canon imageRUNNER ADVANCE 6075/ 6075i, Firmware version v.20.52
Canon imageRUNNER ADVANCE 6065/ 6065i, Firmware version v.20.52
Canon imageRUNNER ADVANCE 6055/ 6055i, Firmware version v.20.52
Canon imageRUNNER ADVANCE C2030 / C2030i /C2030L / C2030H / C2030F
Canon imageRUNNER ADVANCE C2025 / C2025H
Canon imageRUNNER ADVANCE C2020 / C2020i /C2020L / C2020H / C2020F
Canon imageRUNNER ADVANCE 8105 PRO
Canon imageRUNNER ADVANCE 8095 PRO
Canon imageRUNNER ADVANCE 4051 / 4051i / 4051F / 4051A
Canon imageRUNNER ADVANCE 4045 / 4045i / 4045F/ 4045A
Canon imageRUNNER ADVANCE 4035 / 4035i / 4035F / 4035A
Canon imageRUNNER ADVANCE 4025 / 4025i / 4025F / 4025A
Canon imageRUNNER ADVANCE C5255 / C5255F / C5255i
Canon imageRUNNER ADVANCE C5250 / C5250F / C5250i
Canon imageRUNNER ADVANCE C5240 / C5240F / C5240i
Canon imageRUNNER ADVANCE C5235 / C5235F / C5235i
Canon imageRUNNER ADVANCE C9280 PRO
Canon imageRUNNER ADVANCE C7280i
Canon imageRUNNER ADVANCE C9270 PRO
Canon imageRUNNER ADVANCE C7270 / C7270i
Canon imageRUNNER ADVANCE C7260 / C7260i
Canon imageRUNNER ADVANCE 8205 / 8205PRO
Canon imageRUNNER ADVANCE 8295 / 8295 PRO
Canon imageRUNNER ADVANCE 8285 / 8285 PRO
Canon imageRUNNER ADVANCE 6275 / 6275i
Canon imageRUNNER ADVANCE 6265 / 6265i
Canon imageRUNNER ADVANCE 6255 / 6255i
Canon imageRUNNER ADVANCE C2220 / C2220L / C2220i / C2220F
Canon imageRUNNER ADVANCE C2230 / C2230i / C2230F
Canon imageRUNNER ADVANCE C2225 / C2225i
Canon imageRUNNER ADVANCE C2218F-V
Canon imageRUNNER ADVANCE 400 / 400i / 400iF
Canon imageRUNNER ADVANCE 500 / 500i / 500iF
Canon imageRUNNER ADVANCE 4251 / 4251i / 4251A
Canon imageRUNNER ADVANCE 4245 / 4245i / 4245A / 4245F
Canon imageRUNNER ADVANCE 4235 / 4235i / 4235A / 4235F
Canon imageRUNNER ADVANCE 4225 / 4225i / 4225A / 4225F

519
519
Référence

Élément Configuration requise


Canon imageRUNNER ADVANCE C250 / C250i / C250iF
Canon imageRUNNER ADVANCE C350 / C350i / C350iF / C351iF / C350F
Canon imageRUNNER ADVANCE C3320 / C3320F / C3320i
Canon imageRUNNER ADVANCE C3325 / C3325i
Canon imageRUNNER ADVANCE C3330 / C3330F / C3330i
Canon imageRUNNER ADVANCE 8505 / 8505i / 8505B
Canon imageRUNNER ADVANCE 8595 / 8595i / 8595B
Canon imageRUNNER ADVANCE 8585 / 8585i / 8585B
Canon imageRUNNER ADVANCE 6575i / 6575
Canon imageRUNNER ADVANCE 6565i / 6565
Canon imageRUNNER ADVANCE 6555i / 6555
Canon imageRUNNER ADVANCE C5560 / C5560i / C5560F
Canon imageRUNNER ADVANCE C5550 / C5550i / C5550F
Canon imageRUNNER ADVANCE C5540 / C5540i / C5540F
Canon imageRUNNER ADVANCE C5535 / C5535i / C5535F
Canon imageRUNNER ADVANCE C7580 / C7580i
Canon imageRUNNER ADVANCE C7570 / C7570i
Canon imageRUNNER ADVANCE C7565i
· Pour certaines versions du firmware (37.03 et 37.04, par exemple), un mode clavier
limité est activé lorsque le paramètre Langue/clavier est réglé sur Activer. Dans ce
mode, il est impossible d'utiliser tout caractère spécial (Ä ou É, par exemple). Dans les
langues requérant ce type de caractère, il est donc nécessaire de régler le paramètre
sur Désactiver.
· Si une numérisation couleur de 600 dpi est exécutée sur un périphérique de la gamme
iR3245, celui-ci doit disposer de 512 Mo de MÉMOIRE (NX) F323W.

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Référence

7.2 Installation et configuration


Comment installer et configurer MFP Connector ?

1. Installez Therefore™ MFP Manager à l'aide du programme d'installation.

2. Assurez-vous que le service Therefore™ MFP Manager est en cours d'exécution.

3. Connectez-vous à « http://<adresse du périphérique>:8000/sms/ » et cliquez sur Install


MEAP Application (Installer application MEAP). Vous trouverez un fichier d'application et
un fichier de licence dans le dossier d'installation.

4. Une fois l'installation terminée, cliquez sur Therefore MFP Application dans la liste
d'applications, puis configurez l'authentification en utilisant un ID de service et un code PIN.

5. Retournez à la liste d'applications et démarrez Therefore™ MFP Application dans la liste


d'applications SMS.

Clavier matériel connecté lors de l'installation : vous devez connecter le clavier avant
le démarrage de l'application.
Clavier matériel connecté après l'installation : arrêtez Therefore™ MFP Application,
connectez le clavier, puis redémarrez l'application.

521
521
Référence

6. Si vous utilisez Therefore™ MFP Application pour la première fois, vous devez spécifier le nom
du serveur ou son adresse IP, le numéro de port et le protocole du serveur qui héberge le
service Therefore™ MFP Manager (généralement le serveur Therefore™). Pour les systèmes à
plusieurs locataires ou hébergés, vous devez également indiquer le nom du locataire.

· Option 1 : utilisez le panneau de configuration du périphérique (cette opération n'est


possible que lors d'une première utilisation).

• Option 2 : utilisez le servlet de configuration « http://<Adresse Périphérique>:8000/


TheConfiguration ». Le mot de passe du servlet correspond à « ThereforeMeap ». Après
avoir défini ou modifié la configuration via le servlet, vous devez relancer l'application pour
activer les modifications. Par ailleurs, le servlet autorise la définition du délai de
temporisation du service Web (une minute par défaut, la modification de cette valeur étant
réservée aux administrateurs).

Divers périphériques imageRUNNER ADVANCE prennent en charge la configuration par lots.


Une fois le premier périphérique configuré, vous pouvez utiliser iW Management Console
et le module complémentaire iWMC Device Application Management pour distribuer
la configuration à d'autres périphériques. Si un périphérique ne prend pas en charge ce
processus, vous devez exécuter la procédure de configuration décrite précédemment.

· Si vous avez défini le nom du serveur et que l'adresse IP de ce dernier est modifiée,
vous devez relancer MFP Application (voir étape 5) pour activer la modification.
· À moins que le mode multilocataires soit activé, ne renseignez pas le champ Locataire.
· Depuis la version 3.2, il n'est plus nécessaire de configurer la boîte aux lettres.
· Pour éviter toute interruption de service lors de l'utilisation d'une application,
l'administrateur doit s'assurer que le délai d'annulation automatique est suffisamment
élevé pour pouvoir exécuter des opérations clés telles que l'envoi d'une page unique.

522 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

· Lorsque vous désinstallez l'application sur un périphérique, vérifiez que la configuration a


été correctement supprimée en accédant à MEAP Application Setting Information
Management. S'il est défini sur « Uninstalled (Désinstallé) », le périphérique ne prend
pas en charge la désinstallation automatique et vous devez donc procéder à une
suppression manuelle.

7. Vous devez également définir le numéro de port et le type de connexion côté service Web.
Cette opération peut être effectuée via Therefore™ Solution Designer. Ce port (80 par défaut)
doit être distinct du port de transfert de fichiers (8373 par défaut) et les deux ports doivent
être disponibles. Pour assurer des connexions sûres, il est nécessaire de disposer d'un
certificat. Pour plus d'informations, consultez le manuel Therefore™ Solution Designer.

Vous pouvez utiliser n'importe quel port pour établir une connexion à Therefore™ MFP
Manager, mais notez que les ports inférieurs à 1024 risquent d'être soumis à certaines
restrictions en raison du périphérique multifonction. Pour plus d'informations sur les ports
soumis à des restrictions, consultez la documentation du périphérique.

S'il vous plaît noter que le Therefore ™ MFP Manager n'est pas en conflit avec d'autres
services tels que IIS, XML Web Service ou Mobile Manager, qui sont tous en cours
d'exécution sur le port 80.

Comment modifier les paramètres de langue dans l'interface de Therefore™ MFP


Connector ?

1. Modifiez les paramètres de langue sur le périphérique multifonction.

2. Ce paramètre est mis à jour dès le changement de page.

Langues prises en charge : bulgare, chinois simplifié, chinois traditionnel, croate,


tchèque, danois, néerlandais, anglais, finnois, français, allemand, hongrois, italien,
japonais, coréen, norvégien, portugais (Portugal), portugais (Brésil), russe, serbe (latin),
slovène, espagnol, suédois et turc.

Comment modifier les paramètres de langue sur un clavier logiciel ou matériel ?

Périphériques Canon iR

La langue par défaut d'un clavier est l'anglais, mais vous pouvez la modifier en procédant comme
suit :

1. Ouvrez le servlet associé à la disposition du clavier en accédant à : « http://<Adresse


périphérique>:8000/TheKeyboardConfiguration ».

2. Le mot de passe du servlet correspond à « ThereforeMeap ».

3. Vous pouvez alors sélectionner les paramètres de langue appropriés du clavier logiciel et du
clavier physique.

· Il est désormais impossible de modifier les paramètres en cours via « http://<Adresse


périphérique>:8000/TheKeyboardLayout ». Vous devez utiliser « http://<Adresse
périphérique>:8000/TheKeyboardConfiguration ».

523
523
Référence

Canon imageRUNNER ADVANCE


Therefore™ MFP Application utilise le clavier logiciel intégré lorsqu'elle s'exécute sur un
périphérique Canon imageRUNNER ADVANCE. Le servlet externe permettant de configurer la
disposition du clavier a donc été supprimé sur ces périphériques. Il est possible de modifier la
disposition du clavier dans les paramètres de périphérique d'un périphérique Canon imageRUNNER
ADVANCE.

Comment ajouter une autre disposition de clavier à un périphérique Canon iR ?

1. Pour ajouter une autre disposition de clavier, ouvrez « http://<Adresse périphérique>:8000/


TheKeyboardLayout » et recherchez le fichier de disposition.

2. Téléchargez la disposition, puis cliquez sur Submit (Soumettre) pour l'ajouter.

7.2.1 Intégration d'uniFLOW/Universal Login Manager

Pour disposer de la fonctionnalité uniFLOW ou Universal Login Manager dans votre système
Therefore™, procédez comme suit.

Version requise

uniFLOW:
Les matériels iR nécessitent un serveur uniFLOW v4.0 ou plus récent.
Les imageRUNNER ADVANCE de Canon nécessitent un serveur uniFLOW v4.0.5 et le fichier JAR
v2.4.0 pour le uniFLOW Login Manager.

Universal Login Manager:


Les imageRUNNER ADVANCE de Canon nécessitent un serveur uniFLOW 5.2 ou plus récent et
Universal Login Manager v4.0.2 ou plus récent.

· Universal Login Manager: Celui-ci doit être executé en mode serveur. Cliquez ici pour
consulter la documentation NT-ware.
· Si le Universal Login Manager n'est pas en mode serveur uniFLOW, la connexion
automatique à Therefore™ est pas possible. En ce cas là, le paramètre "Login Manager"
de la Therefore™ application MFP doit être réglé sur "Ignorer Login Manager" dans
Therefore™ Solution Designer. Pour plus d'informations sur ces paramètres, consultez le
Guide Utilisateurs Pour Administrateurs.

Configuration
1. Installez et configurez Therefore™ MFP Application.

2. Le fichier « PublicKey.txt », qui réside dans le dossier d'installation de Therefore™, contient un


élément modulus et un élément exponent au format illustré ci-dessous.
<Modulus>b31b20dfe6604fc8ceef7acea653691015</Modulus><Exponent>010001</Exponent>

3. Configurez le serveur uniFLOW avec le élément modulus et le élément exponent de


"PublicKey.txt" (cliquez ici pour consulter la documentation NT-ware)

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Référence

7.3 Mise à niveau de la version


Procédez comme suit pour mettre à niveau une ancienne version.

1. Arrêtez le fichier « Therefore_MEAP.jar » sur le périphérique via SMS en accédant à : http://


<Adresse périphérique>:8000/sms/.

2. Désinstallez le fichier « Therefore_MEAP.jar » sur le périphérique via SMS en accédant à :


http://<Adresse périphérique>:8000/sms/.

Etape 2: Etape 2 n’est demandée que lorsque nous faisons la mise à jour de 3 .6 et
antérieur. Pour la version 3.7 ou ultérieur, sautez l’étape 2 et aller à l’étape 3.

3. Effectuez la mise à niveau vers la version la plus récente de Therefore™.

4. Installez et configurez le fichier « Therefore_MEAP.jar » comme indiqué dans le processus


d'installation.

Remarque : À compter de la version 4.2, le passage à une version antérieure nécessite la


désinstallation de l'application. Lorsque vous désinstallez l'application sur un périphérique,
vérifiez que la configuration a été correctement supprimée en accédant à MEAP
Application Setting Information Management. S'il est défini sur « Uninstalled
(Désinstallé) », le périphérique ne prend pas en charge la désinstallation automatique et
vous devez donc procéder à une suppression manuelle.

525
525
Référence

7.4 Numérisation et archivage dans Therefore™


Comment numériser et archiver des documents?

1. La première étape consiste à ouvrir une session en utilisant votre nom d'utilisateur et votre
mot de passe, puis à choisir le domaine approprié dans la liste déroulante. L'option de domaine
n'est pas disponible si l'ordinateur (et le serveur) n'appartiennent pas au domaine. Vous
pouvez également entrer les informations relatives au domaine avant le nom d'utilisateur
(moyaware\jean dupont, par exemple), mais la zone de liste déroulante doit dans ce cas rester
vide).

· uniFLOW/Universal Login Manager :


si uniFLOW/Universal Login Manager est
installé, vous ouvrez une session via
uniFLOW/Universal Login Manager. Il est
donc inutile d'ouvrir une session dans
MFP Application. Un écran d'accueil
s'affiche et vous permet de démarrer
l'application.
· Compte par défaut :vous pouvez
définir un compte par défaut dans
Therefore™ Solution Designer pour
chaque périphérique ou pour l'ensemble
des périphériques. Si le mode de compte
par défaut de l'application est activé,
l'écran de connexion est remplacé par
un simple écran d'accueil. Le compte
par défaut est utilisé pour la connexion
à Therefore™.

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Référence

2. La boîte de dialogue de numérisation s'affiche et vous permet, le cas échéant, de modifier les
paramètres. Pour démarrer la numérisation, appuyez sur le bouton vert à l'écran ou sur le
bouton physique du panneau du périphérique MFP. Une fois le document numérisé, il s'affiche
en tant qu'aperçu dans le volet gauche. Supprimez les pages superflues à l'aide du bouton
Supprimer et numérisez d'autres pages à l'aide du bouton de démarrage vert. Une fois
l'opération terminée, appuyez sur Suivant.

Vous pouvez définir des paramètres de numérisation par défaut dans Therefore™ Solution
Designer pour chaque périphérique ou pour l'ensemble des périphériques.

527
527
Référence

3. Vous pouvez maintenant choisir la catégorie Therefore™ dans la liste affichée (seules les
catégories pour lesquelles l'utilisateur dispose d'une permission sont recensées). Une fois la
sélection effectuée, appuyez sur Suivant.

Vous pouvez définir une catégorie par défaut dans Therefore™ Solution Designer pour
chaque périphérique ou pour l'ensemble des périphériques. Si une catégorie par défaut est
définie, la liste de catégories ne s'affiche pas. Toutes les numérisations sont enregistrées
dans la catégorie prédéfinie.

528 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

4. Les champs d'index associés à la catégorie sélectionnée s'affichent. Vous pouvez les
renseigner. Une fois l'opération terminée, cliquez sur Suivant. Vous pouvez entrer les données
d'index par le biais des claviers logiciel ou matériel.

· Les champs obligatoires sont identifiés par un astérisque.


· Therefore™ MFP Application prend en charge la fonction d'ajout automatique. Lors d'une
seconde tentative de mémorisation d'un document, Therefore™ insère dans tous les
autres champs les données issues du document existant. En outre, la barre d'outils
d'ajout automatique s'affiche en bas de la boîte de dialogue. L'utilisateur peut alors
remplacer l'action d'ajout automatique par défaut en sélectionnant un nouveau
paramètre dans la zone de liste déroulante. Pour plus d'informations, consultez le Guide
de l'administrateur.
· Les champs de la catégorie Table ne sont pas pris en charge par Therefore™ MFP
Application.

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Référence

5. Le déroulement du processus d'archivage est alors indiqué.

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Référence

6. S'il se produit un problème d'archivage du document, qu'elle qu'en soit la cause, un message
d'erreur s'affiche. Dans le cas contraire, une boîte de dialogue s'affiche. Elle contient les
options Numériser encore et Déconnexion (Finir pour uniFLOW). L'option Numériser
encore permet de retourner à la boîte de dialogue de numérisation, l'option Déconnexion de
retourner à l'écran de connexion et l'option Finir (uniFLOW) de retourner à l'écran d'accueil.

Timeout: pour raisons de sécurité, si l'application demeure inactive pendant 30 secondes,


l'écran de connexion correspondant réapparaît (ou l'écran d'accueil dans le cas
d'uniFLOW/Universal Login Manager).

531
531
Référence

7.4.1 Boîte de dialogue Scan

Les paramètres disponibles dans cette boîte de dialogue varient selon les fonctionnalités du
périphérique. Ils sont répartis sur deux onglets : Paramètres numérisation et Avancé.

Paramètres numérisation

Couleur
Couleur, niveau de gris et noir et blanc

Résolution
Définissez la valeur DPI en fonction de la qualité requise. Le paramètre le plus bas est
100x100, le paramètre le plus élevé est 600x600.

Luminosité
Réglez ce paramètre à l'aide de la barre de luminosité.

Format de fichier
Vous pouvez numériser une page au format TIFF à une page, TIFF à plusieurs pages, PDF, PDF
recherchable ou PDF/A recherchable.

Recto verso
Vous pouvez numériser les pages imprimées en recto et en recto verso.

532 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Avancé

Qualité
Les paramètres de qualité sont fonction du périphérique.

Taille de numérisation
Définissez la taille de numérisation du lot de documents à numériser.

Orientation de numérisation
Définissez l'orientation de numérisation du lot de documents à numériser. Remarque : certaines
tailles de numérisation ne gèrent que l'orientation paysage.

Originaux de taille différente (case à cocher)


Si vous cochez cette case, les valeurs Taille de numérisation et Orientation de
numérisation ne sont pas extraites des champs ci-dessus, mais sont détectées
automatiquement.

Déconnexion
Si vous vous déconnectez de l'application, vous retournez à l'écran de connexion. Remarque : si
uniFLOW/Universal Login Manager est installé, vous pouvez utiliser le bouton ID du panneau de
commande du périphérique MFP pour vous déconnecter.

Suivant
Démarre le processus d'archivage en ouvrant la boîte de dialogue de catégorie.

533
533
Référence

Ce bouton permet de démarrer le processus de numérisation. Le bouton de démarrage physique du


panneau du périphérique MFP a un effet identique.

Permet d'accéder à la première page.

Permet d'accéder à la page précédente.

Permet d'accéder à la page suivante.

Permet d'accéder à la dernière page.

Supprime la page actuelle.

534 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

7.4.2 Panneau MFP

Vous pouvez contrôler diverses fonctions directement à partir du panneau MFP.

Ce bouton renvoie l'application MFP à la boîte de dialogue de numérisation et réinitialise tous les
paramètres du scanner.

Ce bouton affiche une boîte de dialogue de type À propos associée à l'application MFP. Sur
imageRUNNER ADVANCE, maintenez enfoncée la touche * pendant plusieurs secondes.

Si uniFLOW/Universal Login Manager est installé, le bouton Déconnexion n'est pas visible sur
l'écran tactile. Utilisez le bouton ID pour vous déconnecter.

Ce bouton permet de démarrer le processus de numérisation.

Ce bouton permet d'annuler le processus de numérisation.

535
535
Référence

8. MFP Print
MFP Print est une application Web MEAP® qui s'exécute sur les périphériques Canon imageRUNNER
ADVANCE. Elle se connecte au serveur Therefore™ et permet aux utilisateurs de rechercher,
d'afficher et d'imprimer des documents.

8.1 Configuration requise


Élément Configuration requise
Imprimante Périphériques Canon imageRUNNER ADVANCE qui prennent en charge
multifonction l'option Web Access.
Activation des cookies
Activation de Java Script
Options logicielles Option Web Access
des périphériques Direct Print Kit pour PDF/XPS
Canon imageRUNNER
ADVANCE
Protocole Pour des raisons de sécurité, il est recommandé d'utiliser https.
d'application
Licences Licence utilisateur identifiée ou simultanée (pas de licence Paper Capture
Therefore™ requise.)

8.2 Connexion approuvée


Pour qu'un utilisateur ne soit pas obligé de se connecter également à Therefore™, vous pouvez
configurer Therefore™ de sorte à exécuter une connexion approuvée, qui entraîne la configuration
d'un gestionnaire de connexion. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez la configurer sur le
périphérique et dans Solution Designer. Notez qu'étant donné que ce système se fonde sur
une pré-authentification approuvée par le gestionnaire de connexion, il est recommandé
de ne pas utiliser cette fonctionnalité dans un environnement hautement sécurisé.

Configuration sur le périphérique


Dans les paramètres Web Access ou du navigateur du périphérique, accédez à Politique et
réglages de confidentialité et définissez Limiter partage infos de périphérique sur Off. Vous
pouvez également définir ce paramètre sur On et autoriser une exception pour le serveur sur
lequel s'exécute le système Therefore™. Pour ajouter une exception de ce type, entrez l'adresse
IP du serveur Therefore™ dans le champ Partager les infos du périphérique avec l'adresse
suivante.

Si les ID de service ne sont pas associés à un gestionnaire de connexion, la connexion


approuvée échoue, car ils ne permettent pas de se connecter à Therefore™. Il est donc
recommandé de définir l'option Limiter partage infos de périphérique sur On et de ne
pas configurer d'exception Therefore™ Server.

Configuration dans Therefore™ Solution Designer


Dans les paramètres de serveur avancés, développez le groupe Général et accédez à Allow
trusted login for MFP Print. Définissez ce paramètre sur True.

536 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

8.3 Impression à partir de Therefore™


Comment imprimer un document mémorisé dans Therefore™ ?

1. Ouvrez l'application Web sur le périphérique Canon imageRUNNER ADVANCE. L'URL par défaut
de Therefore™ MFP Print est https://<nom du serveur>/TWA. Le nom <TWA> est dérivé
du nom du dossier d'installation, qu'il est possible de modifier à l'installation. Entrez votre nom
d'utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur Annonce.

Pour des raisons de sécurité, il est recommandé d'utiliser https.

· Pour simplifier l'ouverture de l'application, vous pouvez définir un raccourci dans les
favoris. Nous recommandons d'utiliser le nom : « MFP Print ».
· Dans un système Therefore™ à plusieurs locataires, le format de l'URL par défaut est le
suivant : http://nom_serveur/tenant/... Vous pouvez toutefois raccourcir cette URL en
utilisant le mode sous-domaine. Le format de l'URL correspond alors à : http://
tenant.nom_serveur/... Pour activer le mode sous-domaine, définissez la valeur de la clé
SubdomainMode sur true dans le fichier « web.config » de l'application Web cliente.

537
537
Référence

2. Une liste de catégories pour lesquelles l'utilisateur dispose de permissions s'affiche. Choisissez
la catégorie appropriée, puis cliquez sur Suivant.

3. Dans la boîte de dialogue de recherche qui s'affiche, vous pouvez entrer des critères de
recherche pour filtrer la recherche. Cliquez ensuite sur Next (Suivant).

538 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

4. La liste de documents qui répondent aux critères de recherche s'affiche. Sélectionnez le


document approprié, puis cliquez sur Suivant.

Pour afficher une liste de documents, l'utilisateur doit disposer des permissions Imprimer et
Télécharger dans Therefore™.

539
539
Référence

5. Une boîte de dialogue en incrustation contenant diverses options s'affiche. Le document peut
être affiché, imprimé ou enregistré dans la boîte de réception de l'utilisateur. Sélectionnez
l'option appropriée, puis cliquez sur Suivant.

· Il est impossible d'afficher les documents de plus de 10 Mo, mais vous pouvez les
imprimer directement ou les enregistrer dans la boîte de réception de l'utilisateur, puis les
prévisualiser avant de les imprimer.
· Si le nombre de documents de la liste de résultats excède 200, celle-ci est tronquée.
Pour éviter ce cas de figure, définissez des critères de recherche plus spécifiques.
· Si l'option Imprimer de cette boîte de dialogue est grisée, vérifiez que :
1. Direct Print Kit pour PDF/XPS est installé (voir la configuration requise).
2. Le paramètre de restriction de l'impression du navigateur est désactivé.

540 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

6. Si vous avez sélectionné l'option Afficher, le document est ouvert dans le visualisateur interne.
Pour retourner à la liste de résultats, cliquez sur l'icône de retour dans le menu inférieur.

8.4 Systèmes à plusieurs locataires


Format de l'URL par défaut :
http://nom_serveur/tenant/...

Vous pouvez toutefois raccourcir cette URL en utilisant le mode sous-domaine. Le format de l'URL
correspond alors à :
http://tenant.nom_serveur/...

Pour activer le mode sous-domaine, définissez la valeur de la clé SubdomainMode sur true dans le
fichier « web.config » de l'application Web cliente sur le serveur qui héberge Microsoft® IIS :
<add key="SubdomainMode" value="true" />

541
541
Référence

9. Application Therefore™ Mobile


L'application Therefore™ Mobile permet aux utilisateurs de rechercher des dossiers et des
documents, d'afficher et d'envoyer des documents, ainsi que d'exécuter des tâches de workflow.
Il est également possible de mémoriser des documents dans Therefore™ à partir d'applications
tierces si elles prennent en charge l'exportation de documents et que le type de fichier exporté
est géré par l'application Therefore™ Mobile. Les différences entre les différents périphériques et
plateformes sont passées en revue dans le tableau ci-dessous.

Téléphone Tablette
Android™ iOS Windows® Android™ iOS Windows
Interface Volet unique Volets multiples
Extraction Toujours en Toujours en Toujours en Aperçu de la Pas Aperçu de la
et affichage plein écran plein écran plein écran première d'aperçu, première
dans dans le dans dans le page intégré document page intégré
l'applicatio visualisateur l'application visualisateur au volet entier au volet
n mobile externe externe principal, intégré au principal,
document volet document
entier en principal entier en
plein écran plein écran
dans le dans le
visualisateur visualisateur
externe externe
Intégration Affichage et Le document Le document Affichage et Le document Affichage et
à d'autres envoi via peut être peut être envoi via peut être envoi via
application toute ouvert dans ouvert dans toute ouvert dans toute
s application toute toute application toute application
appropriée application application appropriée application appropriée
installée appropriée appropriée installée appropriée installée
installée. installée. installée.
L'envoi à
partir
d'autres
applications
n'est
actuellement
pas pris en
charge.
Recherche Non Oui
fulltexte
simultanée
dans toutes
les
catégories
Affichage Non Oui
d'historique
d'instance
de workflow

Accédez directement aux didacticiels en ligne

542 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

9.1 Installation et configuration


1. Assurez-vous que Therefore™ Mobile Manager est installé (voir guide d'installation).

2. Téléchargez et installez l'application.

3. Lors du premier démarrage de l'application, vous accéderez automatiquement à la boîte de


dialogue Paramètres. Vous devez y entrer les paramètres de connexion.

4. Une fois tous les paramètres configurés, cliquez sur Connexion pour démarrer l'application.

9.2 Modes et paramètres

Permet à un utilisateur de mettre fin à sa session, libérant ainsi immédiatement sa licence


simultanée ou en lecture seule à l'intention d'un autre utilisateur. S'il s'agit d'une licence assignée
à un utilisateur identifié, ce même utilisateur peut ouvrir une autre session sur un autre
périphérique.

Active le mode Recherche, qui permet de rechercher des documents et des dossiers.

Active le mode Workflow, qui permet de rechercher les tâches de workflow.

543
543
Référence

Active le mode Rapport, qui permet de rechercher et d'afficher les rapports.

Active le mode Appareil photo, qui permet de prendre et de mémoriser des photos.

Ouvre la boîte de dialogue Paramètres.

9.2.1 Mode Recherche

En mode Recherche, un utilisateur peut effectuer à la fois des recherches en texte intégral et des
recherches de données d'index, puis consulter le document détecté.

Active la vue Document, qui affiche le document.

Active la vue Données d'index, qui affiche la boîte de dialogue des données d'index.
L'utilisateur qui possède les permissions appropriées peut également modifier les données
d'index.

Active la vue Fichier, qui permet d'exécuter diverses actions :

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Référence

Voici l'en-tête du document. Sélectionnez-le pour exécuter une


1. action qui s'applique à l'ensemble du document Therefore™.
Ces fichiers composent le document Therefore™. Sélectionnez-en
2. un pour exécuter une action qui s'applique à ce fichier uniquement.

3. Ces objets sont liés au document affiché ci-dessus.

Les actions suivantes sont disponibles :

Bloquer et modifier
Avant d'intervenir sur un document, il est nécessaire de le bloquer (verrouiller) pour empêcher
tout autre utilisateur de le modifier simultanément. D'autres utilisateurs Therefore™ peuvent
consulter un document verrouillé, mais en mode de lecture seule uniquement.

Annuler blocage
Le document sera libéré sans que les modifications exécutées soient mémorisées.

Affichage de document (Android uniquement)


Le document peut être ouvert dans une application tierce prise en charge à des fins
d'affichage.

Envoi de document (Android uniquement)


Le document peut être ouvert dans une application tierce prise en charge (une application de
messagerie, par exemple), à des fins d'envoi.

545
545
Référence

Ouvrir dans (iOS et Windows)


Le document peut être ouvert dans une application tierce prise en charge à des fins
d'affichage. Il peut également être envoyé si l'application tierce le permet.

Annuler
Quitte la boîte de dialogue et retourne dans le document.

· Si vous cliquez sur un objet lié, le document s'ouvre et vous permet de modifier ses
données d'index.
· Si l'objet lié est une instance de workflow, le document lié à ce dernier s'affiche.

9.2.2 Mode Workflow

En mode Workflow, l'utilisateur peut afficher ses tâches de workflow.

Active la vue Document, qui affiche le document.

Active la vue Données d'index, qui affiche la boîte de dialogue des données d'index.
L'utilisateur qui possède les permissions appropriées peut également modifier les données d'index.

Active le mode Tâche, qui affiche la boîte de dialogue des tâches de workflow.

546 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Active la vue Fichier, qui permet d'exécuter diverses actions.

9.2.3 Mode Rapport

En mode Rapport, un utilisateur peut afficher les rapports pour lesquels il dispose des permissions
appropriées. Les types de rapports sont recensés dans le volet de gauche. Sélectionnez l'un d'eux
pour afficher tous les rapports disponibles dans la liste de résultats figurant dans le volet de
droite. Pour ouvrir un rapport, sélectionnez-le dans la liste.

Active la vue Document, qui affiche le document.

Active la vue Données d'index, qui affiche la boîte de dialogue des données d'index.
L'utilisateur qui possède les permissions appropriées peut également modifier les données d'index.

Active la vue Fichier, qui permet d'exécuter diverses actions.

547
547
Référence

9.2.4 Mode Appareil photo

En mode Appareil photo, un utilisateur peut prendre et mémoriser des photos à l'aide de
l'application Therefore™ Mobile.

Supprime la photo sélectionnée.

Prendre une autre photo


Affiche l'interface utilisateur de l'appareil photo afin de prendre une autre photo.

Envoyer à Therefore™
Mémorise la photo dans Therefore™.

Supprimer tout
Supprime toutes les photos répertoriées et retourne à l'écran d'accueil.

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Référence

9.2.5 Paramètres de l'application

Nom du serveur
Nom du serveur sur lequel est installé Therefore™ Server.

Numéro de port et paramètre SSL


Vous devez entrer le numéro de port et indiquer si la connexion est de type SSL (https) ou http.
Le numéro de port doit être identique au port du service Web défini dans Therefore™ Solution
Designer.

SSL (https)
· Paramètre recommandé et activé par défaut. Il permet de communiquer avec le service Web
via https.
· Vous pouvez obtenir un certificat par le biais des autorités de certification, telles que :
http://www.dmoz.org/Computers/Security/Public_Key_Infrastructure/PKIX/
Tools_and_Services/Third_Party_Certificate_Authorities//
· Pour utiliser une connexion sécurisée, vous devez configurer un certificat. L'ID de
l'application correspond à 7c47ed09-ed84-470d-ac1d-94964af2ce0a. Pour apprendre à
configurer un certificat SSL, consultez l'article Microsoft suivant : http://
msdn.microsoft.com/en-us/library/ms733791.aspx

http
· Bien que ce paramètre ne soit pas recommandé, vous pouvez également communiquer avec
le service Web via http.
· Pour ce faire, vous devez commencer par désactiver le paramètre dans l'application, puis
modifier le fichier de configuration « TheMobileManager.exe.config ». Il réside dans le
répertoire d'installation de Therefore sur le serveur qui héberge Therefore™ Mobile Manager.
Dans le fichier de configuration, remplacez les lignes suivantes :

549
549
Référence

<!--uncomment this line to enable http-->


<!--<add key="HttpEnabled" value="true" />-->

par les lignes suivantes :

<!--uncomment this line to enable http-->


<add key="HttpEnabled" value="true" />

Vous devez enfin indiquer le port à utiliser à des fins de communication dans Therefore™
Solution Designer (80, par exemple). Assurez-vous que le port n'est pas bloqué par le pare-
feu.

Locataire
Dans les environnements serveur hébergés ou à plusieurs locataires, vous devez indiquer le nom
du locataire. Vous devez également modifier le fichier de configuration
« TheMobileManager.exe.config ». Il réside dans le répertoire d'installation de Therefore sur le
serveur qui héberge Therefore™ Mobile Manager. Dans le fichier de configuration, activez ensuite
la section appropriée.

Connexion
Appuyez sur ce bouton pour démarrer la connexion à Therefore™ Server.

Journalisation
La journalisation est désactivée par défaut, mais vous pouvez l'activer et la configurer.
Remarque : n'activez la journalisation que lorsqu'elle est absolument nécessaire, car elle entraîne
une dégradation des performances. Notez également que si vous activez la journalisation, il est
recommandé de vider les données du journal une fois le problème résolu.

Niveau de détail du journal :


Désactivé : aucune donnée n'est consignée (option par défaut).
Critique : seuls les événements critiques sont consignés.
Erreur : les problèmes critiques et les erreurs sont consignés.
Avertissement : les problèmes critiques, les erreurs et les avertissements sont consignés.
Information : les problèmes critiques, les erreurs, les avertissements et les messages
d'information sont consignés.
Communications avec le serveur : les problèmes critiques, les erreurs, les
avertissements, les messages d'information et les événements de communication avec le
serveur sont consignés.

Charger les données du journal : le journal en cours (mémorisé sur le périphérique mobile)
est chargé sur le serveur qui héberge Therefore™ Mobile Manager. Vous trouverez son chemin
d'accès dans l'entrée correspondante du journal des événements Windows®.

Nettoyer les données du journal : vide le journal en cours qui est mémorisé sur le
périphérique mobile.

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Référence

Supprimer les fichiers modifiés


Supprime tous les fichiers mémorisés localement. Lorsqu'un document Therefore™ est modifié sur
un périphérique mobile, il est stocké dans un cache local jusqu'à ce que l'utilisateur le libère,
auquel cas le document est supprimé du cache. Il arrive toutefois, pour diverses raisons, que le
document ne soit pas supprimé du cache lorsque l'utilisateur le libère. L'application occupe alors
souvent un montant exponentiel d'espace de stockage. Pour vérifier si tel est le cas, accédez aux
paramètres de stockage ou d'application sur la plupart des périphériques. Appuyez sur Supprimer
les fichiers modifiés pour effacer tout document qui figure encore dans le cache. Notez
toutefois que toute modification apportée aux documents bloqués sera annulée s'ils ne sont pas
au préalable libérés.

Domaine
Si vous faites partie d'un domaine, entrez son nom. Si votre système est hébergé, ne renseignez
pas le champ.

Nom d'utilisateur et Mot de passe


Nom d'utilisateur et mot de passe de la personne qui se connecte au système.

Connexion automatique
L'utilisateur est automatiquement connecté au redémarrage de l'application. Remarque : cette
fonction peut être désactivée par un administrateur. Pour plus d'informations, reportez-vous à
Therefore™ Solution Designer.

Systèmes Therefore™ Online :


· Nom du serveur : <nom locataire>.thereforeonline.com
· Numéro de port : 443
· SSL (https) : Oui
· Locataire : <nom locataire>

551
551
Référence

· Domaine : ne renseignez pas ce champ.

9.2.6 Paramètres Therefore™ Solution Designer

Vous pouvez configurer certains paramètres via l'onglet Avancé de la boîte de dialogue
Paramètres de Therefore™ Solution Designer.

552 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Allow Automatic Authentication on (Autoriser l'authentification automatique)


Si vous définissez ce paramètre sur True, l'utilisateur est automatiquement connecté à l'aide des
informations de connexion indiquées dans la boîte de dialogue des paramètres de l'application (il
est défini sur True par défaut).

Cleanup Time (Délai de nettoyage)


Délai, exprimé en minutes, après lequel les documents seront supprimés du cache Mobile s'ils n'ont
pas été consultés durant cette période (30 minutes par défaut).

Default Search (Recherche par défaut)


Méthode de recherche par défaut affichée sur le périphérique mobile. 0=Recherche par données
d'index, 1=Recherche fulltexte (l'option 1 est activée par défaut).

Hit-list Size (Taille de liste de résultats)


Nombre d'entrées de la liste de résultats. Si d'autres documents sont détectés, ils ne seront pas
affichés.

Mobile Cache (Cache Mobile)


Chemin d'accès au répertoire du cache Mobile, dans lequel sont conservées les copies des
documents récupérés de Therefore™ Server. Si vous ne spécifiez pas de chemin, le répertoire
temporaire actuellement défini est utilisé.

Session Timeout (Délai d'expiration de session)


[Minutes] Définit le délai d'expiration de la session (soit 20 minutes par défaut).

Web Service Port (Port du service Web)


Port utilisé par le périphérique mobile pour se connecter à Therefore™ Server (soit 443 par
défaut).

553
553
Référence

Sécurité
Automatic log in on Mobile Devices (Connexion automatique sur les périphériques
mobiles)
Si ce paramètre est défini sur True (valeur par défaut), l'utilisateur peut se connecter
automatiquement sur son périphérique mobile.

554 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

10 Legal
.
Tous droits réservés. Aucune partie de ce travail ne peut être copiée, sous quelque forme que ce
soit -graphique, éléctronique, méchanique, y compris photocopie, enregistrement, systèmes de
stockage et extraction d'information - sans la permission de l'éditeur.

Safari une marque déposée de Apple Inc., aux Etats Unis et/ou dans d'autres pays.

Android une marque de Google Inc.

IOS est une marque ou marque déposée de Cisco aux États-Unis et d'autres pays et est utilisée
sous licence.

Les produits auxquels il est fait réference dans ce documents peuvent être des marques et/ou
des marques déposées des propriétaires respectifs.

Il est entendu que malgré l'attention qui a été porté à la production de ce document, Therefore
Corporation n'est pas responsable des erreurs et oublis ou d'incidents résultant de l'utilisation
d'informations contenues dans ce document.

VERSION: 2017 - 17.0.1

555
555
Référence

11 Navigator
.
Therefore™ Navigator permet de rechercher et de récupérer des informations mémorisées dans le
système Therefore™.

11.1 Fichier

Info

Assistant Absences...
Lancez l'assistant Absences pour gérer les absences.

Actualiser
Cette option charge à nouveau les informations les plus récentes depuis Therefore™ Server
(si par exemple une catégorie a été modifiée dans Therefore™ Solution Designer ou qu'un
autre utilisateur a créé une recherche globale).

Corbeille
Ouvre votre corbeille personnelle pour restaurer des documents ou des dossiers supprimés.

Les utilisateurs qui disposent de la permission Opérateur sur l'objet Therefore™


visualisent tous les documents et dossiers supprimés.

556 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Nouveau
Permet de créer un document ou un dossier. Cliquez sur la flèche pour développer cette option de
menu.

Nouveau document dans Viewer


Démarre Therefore™ Viewer pour créer un document.

Nouveau dossier dans Case Manager


Démarre Therefore™ Case Manager pour créer un dossier vide.

Tableau de bord
Ouvre l'URL du tableau de bord configuré dans un nouvel onglet.

Imprimer liste résultat


Permet d'imprimer la liste de résultats actuellement affichée.

Options
Divers paramètres peuvent être configurés par le biais de la boîte de dialogue des options.

Quitter
Ferme le programme.

557
557
Référence

11.1.1 Options

11.1.1.1 Général

Langue

Interface utilisateur
Liste déroulante des langues de l'interface utilisateur. Remarque : seules les langues
sélectionnées lors de l'installation sont recensées.

Aide
Liste déroulante des langues de l'aide de Therefore™. Remarque : seules les langues
sélectionnées lors de l'installation sont recensées.

558 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Interface utilisateur

Schéma de couleur
Permet de sélectionner le style et le schéma de couleur.

Proposition automatique

Désactive la proposition autom. lors de la saisie des données


Cette case à cocher désactive la proposition automatique lors de la saisie des données, qui
est activée par défaut.

Désactive la proposition autom. pour recherches


Cette case à cocher désactive la proposition automatique lors de l'exécution de recherches,
qui est activée par défaut.

Nombre maximum de valeurs de proposition autom. par champ


Indiquez le nombre maximal de propositions automatiques par champ (500 par défaut).

Efface tout
Permet d'effacer l'historique de proposition automatique.

Information utilisateur

Utilisateur annoncé
Affiche des informations sur l'utilisateur connecté.

Modif. mot de passe...


Les utilisateurs créés à l'aide de la fonction de gestion des utilisateurs de Therefore™ peuvent
modifier leur mot de passe.

Certificat utilisateur :
Nom du certificat actuellement sélectionné utilisé pour signer les documents PDF.

Modifier...
Permet de changer de certificat.

559
559
Référence

11.1.1.2 Navigator

Fermer Therefore™ Viewer à la sortie (case à cocher)


Cette case est cochée par défaut et ferme Therefore™ Viewer lorsque l'utilisateur quitte
Therefore™ Navigator.

Afficher répertoires des catégories (case à cocher)


L'affichage des répertoires de catégories peut être activé (option par défaut) ou désactivé.
Lorsqu'il est désactivé, toutes les catégories sont répertoriées sans les répertoires
correspondants, à la racine de l'objet répertoires de catégories, dans Therefore™ Navigator.

Développer tous les groupes dans la liste de résultats (case à cocher)


Si cette case est cochée, tous les groupes de la liste de résultats sont développés pour afficher
l'ensemble des éléments.

560 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Réclamer automatiquement les instances de workflow(case à cocher)


Ce paramètre se rapporte aux tâches assignées aux groupes. Si cette case est cochée, aucune
boîte de dialogue ne demande à l'utilisateur s'il souhaite réclamer l'instance lorsqu'il ouvre une
instance de workflow.

Nombre max. de résultats


Nombre maximal de documents à afficher dans la liste de résultats (500 par défaut). Si les
résultats sont plus nombreux que le nombre maximal spécifié, seul ce nombre maximal spécifié
s'affiche. Un message informant l'utilisateur du nombre de résultats supplémentaires produit par la
recherche s'affiche.

URL des tableaux de bord


Vous pouvez spécifier l'URL d'un site Web. Elle s'affiche sous forme d'onglet de liste de résultats à
l'ouverture de l'application. À titre d'exemple, vous pouvez afficher un tableau issu de Microsoft®
PowerBI dans cet onglet.

Paramètres de recherche rapide


Ces paramètres affectent le comportement des recherches en texte intégral.

Trier les résultats par


Indiquez comment les résultats d'une recherche seront triés dans la liste de résultats
résultante. Les options disponibles sont Pertinence, Nombre de résultats et Date de
modification.

Afficher les résultats regroupés par catégorie


Les éléments que contient la liste de résultats sont regroupés en fonction de la catégorie dans
laquelle ils sont mémorisés.

Utiliser troncature (case à cocher)


Si cette case est cochée, la recherche de radical (troncature) est activée par défaut. Vous
pouvez la désactiver pour les recherches avancées, mais elle est automatiquement réactivée
à la fermeture de la boîte de dialogue. La troncature effectue une recherche logique d'autres
types de mots (ou radicaux) qui, d'un point de vue grammatical, sont liés au terme recherché
initialement. À titre d'exemple, rechercher le terme « travail » identifierait également
« travailler » et « travailleur ».

Langue de troncature
Langue utilisée pour la troncature.

Utiliser dictionnaire des synonymes


Si cette case est cochée, la fonction de dictionnaire des synonymes recherche les termes
similaires ou la traduction dans une autre langue du terme recherché. À titre d'exemple, la
recherche du terme « facture » identifierait les documents contenant « Rechnung » (en
allemand) ou « Invoice » (en anglais).

Recherche partielle
Si cette option est activée, les termes similaires, mais non exactement identiques au terme
recherché, sont identifiés. Elle permet d'identifier les termes contenant des fautes de frappe.
À titre d'exemple, la recherche partielle de « Dupont » recenserait « Dupond » ou « Duponte ».
Choisissez un niveau compris entre 1 et 5. Plus le niveau est élevé, moins les termes identifiés
se rapprochent du terme recherché.

561
561
Référence

11.1.1.3 Paramètres d'affichage

Therefore™ Multi-format Viewer est utilisé par défaut pour afficher la plupart des types de
fichiers. Il fait appel à une technologie tierce pour prendre en charge la visualisation d'un large
éventail de types de fichiers sans qu'il ne soit nécessaire d'installer une application native sur
l'ordinateur. Il est toutefois possible de modifier ces paramètres pour l'utilisateur en cours. Les
options par défaut de tous les utilisateurs peuvent également être modifiées via les paramètres
avancés dans Therefore™ Solution Designer.

Ajouter...
Cliquer sur Ajouter... permet d'ajouter une extension et de sélectionner l'application d'affichage
correspondante.

562 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Supprimer
Permet de supprimer l'extension sélectionnée.

11.1.1.4 Connexion serveur

L'application Navigator doit se connecter à un serveur Therefore™ pour exécuter les requêtes et
afficher les résultats correspondants.

Réseau local

Se connecter directement au serveur Therefore™ à l'intérieur du LAN (DCOM)


Activez ce type de connexion si votre réseau local utilise DCOM.

Nom serveur
Entrez le nom DNS ou l'adresse IP. Si le nom du serveur Therefore™ n'est pas indiqué, le
serveur Therefore™ par défaut inscrit dans le registre Windows est utilisé.

563
563
Référence

Internet

Connexion au service XML Web Therefore™ XML (http/https)


Si cette option est sélectionnée, Navigator établit une connexion au serveur Therefore™ via
Internet.

Adresse service
Entrez l'URL du service XML Web Therefore™.

Utilise le même proxy que Microsoft Internet Explorer


Pour établir cette connexion, vous pouvez faire appel à un serveur proxy, qui peut utiliser les
mêmes paramètres proxy que Microsoft Internet Explorer.

Utilise ce proxy
Pour utiliser un autre serveur proxy, cochez la case Utilise ce proxy et tapez le nom DNS ou
l'adresse IP du serveur, ainsi que le numéro de port requis pour la connexion.

Effacer
Efface les informations d'ouverture de session mémorisées pour interdire aux clients qui se
connectent via XML Web Service de se connecter automatiquement.

Paramètres multilocataires

Nom locataire:
RÉSERVÉ aux systèmes à PLUSIEURS LOCATAIRES. Entrez le nom du locataire.

Utilise cette configuration comme défaut pour tous les utilisateurs du PC


Si cette case est cochée, les paramètres seront utilisés pour tous les utilisateurs Navigator futurs
de l'ordinateur.

Pour activer ce paramètre, vous devez exécuter le client Therefore™ en tant


qu'administrateur. À cet effet, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône du
programme et choisissez Exécuter en tant qu'administrateur dans le menu contextuel.

564 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

11.1.1.5 Ressources

Aide
Ouvre l'aide Navigator en ligne.

565
565
Référence

Mises à jour
Info
Permet d'obtenir des informations relatives à la
dernière version sur le site Web de Therefore™.

Maintenance
Permet d'obtenir des informations relatives à la
maintenance sur le site Web.

M'avertir lorsque des mises à jour Therefore™ sont disponibles (case à cocher)
Par défaut, les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs ne sont pas avertis de la sortie de
nouvelles versions de Therefore™ Server. S'ils le souhaitent, ils peuvent recevoir une notification
en cochant cette case. Notez que cette alerte ne s'applique qu'à la version du serveur. En
d'autres termes, une fois le serveur mis à jour, elle disparaît, même si la version du client n'a pas
été mise à jour.

Aller Online
Ouvre le site Web de Therefore™ www.therefore.net

A propos
Affiche une boîte de dialogue À propos.

566 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

11.1.2 Corbeille

Filtre
Ouvre une boîte de dialogue permettant de définir des critères de recherche déterminés.

Type :
Choisissez le type d'élément à rechercher (dossiers, documents ou les deux à la fois).

Supprimé par :
Permet de rechercher les documents supprimés par un utilisateur déterminé. Cette option est
réservée aux administrateurs.

567
567
Référence

Catégorie :
Le cas échéant, indiquez une catégorie ou une définition de dossier déterminée.

Date :
Entrez la plage de dates à utiliser pour la recherche.

Restaurer le dossier lors de la restauration d'un document issu d'un dossier supprimé
Si vous cochez cette case, le dossier supprimé associé est restauré lors de la restauration d'un
document de dossier.

Inclure tous les documents lors de la restauration d'un dossier


Si vous cochez cette case et qu'un dossier est restauré, tous les documents supprimés qu'il
contient sont également restaurés.

Restaurer
Lorsqu'un document ou un dossier est restauré, une boîte de dialogue apparaît. Vous pouvez
modifier les données d'index si besoin est. Cliquez sur Afficher pour ouvrir une copie locale du
document supprimé dans Therefore™ Viewer ou sur Restaurer pour restaurer le document.
Remarque : si vous avez sélectionné plusieurs documents, ils seront tous restaurés sans que
cette boîte de dialogue ne s'affiche.

Les utilisateurs qui disposent de la permission Opérateur peuvent restaurer les documents
de tous les utilisateurs.

Effacer (bouton proposé aux utilisateurs dotés de la permission Opérateur uniquement)


Lorsqu'un document ou un dossier est effacé, une boîte de dialogue apparaît. Si la case Effacer
les documents du média n'est pas activée, les fichiers sont conservés sur le support de
stockage, mais le système Therefore™ ne peut pas y accéder, puisque les références de base de
données ont été effacées.

Fermer
Ferme la boîte de dialogue Corbeille.

568 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

11.1.3 Paramètres d'absences

Pour déléguer à un autre utilisateur vos responsabilités Therefore™, cochez la case Je suis
absent et sélectionnez la personne appropriée en cliquant sur le bouton Parcourir.

· Si le paramètre Prohibit configure out-of-office (Interdire la configuration des


absences) (paramètres de serveur avancés) est réglé sur True, les utilisateurs qui ne
disposent pas de la permission Opérateur ne peuvent pas sélectionner d'utilisateurs.
· Les utilisateurs qui disposent de la permission Opérateur peuvent gérer les paramètres
d'absences de tous les utilisateurs.

11.2 Menus du ruban


Les menus du ruban permettent d'accéder aux principales fonctions d'un programme. Double
cliquer sur l'onglet Home réduit le menu, auquel vous pouvez néanmoins accéder par le biais d'un
clic simple de souris. Il suffit de double-cliquer à nouveau pour rétablir le menu. Cliquer avec le
bouton droit de la souris sur une des icônes du ruban entraîne l'affichage d'un menu contextuel.

Ajouter à la barre d'outils Accès rapide


Ajoute la fonction sélectionnée à la barre d'outils Accès rapide.

Personnaliser la barre d'outils Accès rapide


Permet de personnaliser le menu Accès rapide.

Afficher la barre d'outils Accès rapide sous le ruban


Il est possible de placer la barre d'outils sous le ruban, plutôt qu'au-dessus de celui-ci.

569
569
Référence

Réduire le ruban
Le ruban est réduit et seuls les onglets sont visibles. Cliquer sur un onglet affiche le ruban. Pour
agrandir à nouveau le ruban, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'un des onglets, puis
désélectionnez Réduire le ruban.

11.2.1 Onglet Accueil

Ajouter élément
Ajoute l'élément sélectionné à votre liste de favoris.

Enlever élément
Enlève un élément sélectionné de la liste des favoris.

Haut/Bas
Modifie l'ordre des éléments dans la liste des favoris.

Nouvelle recherche
Démarre une nouvelle recherche au sein d'une catégorie ou une recherche multi-catégories.

Ouvrir recherche
Recense toutes les recherches mémorisées disponibles.

Mémoriser recherche
Permet de mémoriser la recherche, y compris la disposition de la liste de résultats (groupement, tri
et ordre des colonnes). Les utilisateurs qui disposent des permissions d'administration peuvent
également écraser la recherche associée par défaut à la catégorie.

Recherche rapide
Vous pouvez effectuer une recherche en texte intégral en entrant une chaîne de texte à
rechercher. Par défaut, la recherche comprend toutes les catégories qui gèrent la recherche en
texte intégral et la recherche de radical (troncature) est activée. Vous pouvez modifier ces
paramètres dans Recherche avancée et désactiver la recherche de radical (troncature) dans le
menu Options.

Contenu du document
Si cette case est cochée, le contenu du document est affiché dans la liste de résultats.

Données d'index
Si cette case est cochée, les données d'index sont affichées dans la liste de résultats.

Recherche avancée
Ouvre la boîte de dialogue de recherche en texte intégral.

Actualiser liste résultats


La dernière recherche associée à l'onglet actuel est relancée et les résultats de la recherche sont
actualisés.

570 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Rechercher dans liste de résultats


Effectue une recherche en texte intégral dans tous les documents de la liste de résultats.

Imprimer liste de résultats


Imprime la liste de résultats entière.

Copier liste de résultats


Copie les éléments actuellement sélectionnés de la liste de résultats dans le Presse-papiers.

Gabarits
Recense tous les profils de gabarit sans catégorie source ni dossier définis auxquels l'utilisateur
est autorisé à accéder.

Afficher
Ouvre le(s) document(s) sélectionné(s) dans Viewer.

Imprimer
Imprime le(s) document(s) sélectionné(s) directement sur l'imprimante par défaut.

Données d'index
Permet de modifier les données d'index d'un ou de plusieurs documents.

Exporter
Les documents sélectionnés peuvent être exportés vers un système de fichiers. Cliquez sur la
flèche pour développer l'option de menu et inclure une option Envoyer permettant d'envoyer par
e-mail les documents.

Liens
Ouvre la boîte de dialogue Objets liés contenant tous les objets auxquels est lié le document
sélectionné.

Sécurité
Ouvre la boîte de dialogue de sécurité qui permet de définir les permissions associées au
document/dossier sélectionné.

Historique
Affiche l'historique du document sélectionné.

Supprimer
Supprime le document sélectionné.

Nouvelle tâche
Ouvre la boîte de dialogue Nouvelle tâche, dans laquelle l'utilisateur peut créer des tâches et les
assigner à d'autres utilisateurs.

Démarrer workflow
Démarre une nouvelle instance de workflow associée aux documents sélectionnés. La liste des
workflows associés à la catégorie s'affiche et l'utilisateur peut y choisir l'instance appropriée.

Lié à
Permet de lier le dossier aux tâches de workflow qui vous sont assignées.

571
571
Référence

Création
Ouvre Therefore™ Solution Designer.

Numérisation
Ouvre Therefore™ Capture Client.

11.2.1.1 Recherche de catégorie

Si vous effectuez une nouvelle recherche, la boîte de dialogue de sélection de la catégorie ou du


dossier s'ouvre. Sélectionnez un dossier ou une catégorie. La boîte de dialogue de recherche
appropriée s'affiche ensuite. Vous disposez alors d'un ou de plusieurs champs d'index pour stipuler
les critères de recherche. Si un champ est surligné (Invoice No. et Invoice Date), il est obligatoire
et doit être renseigné lors de la mémorisation du document. Vous obtenez ainsi toujours un
résultat identique si votre recherche porte sur ces champs.

L'utilisateur spécifie une valeur adaptée au type de champ d'index désiré.

· Les valeurs 0 à 9 sont gérées par les champs Devise et Numéro.


· Les champs Texte acceptent toutes les chaînes alphanumériques.
· Les champs Date acceptent toutes les dates. Le format de la date doit toutefois être conforme
à vos paramètres locaux (mm/jj/aa, jj/mm/aa, etc.).
· Pour renseigner un champ Mot clé, sélectionnez un mot clé dans la liste déroulante du champ.
· Dans le cas des champs numériques, le séparateur décimal peut être un point (.) ou une virgule
(,), selon les paramètres régionaux de votre ordinateur.

572 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Trouver
La recherche démarre.

Interrompre
Interrompt une recherche en cours d'exécution.

Enregistrement

Enregistrer sous (global)


Ce masque de recherche est proposé à tous les utilisateurs Therefore ayant accès à la
catégorie correspondante.

Enregistrer sous (local)


Ce masque de recherche est réservé au système local.

Restaurer la requête
Réinitialise la valeur d'origine des champs d'index (s'il s'agit d'une nouvelle recherche, son effet
est identique à Effacer la requête).

Charger la dernière requête


Charge les valeurs utilisées lors de la dernière utilisation en date de cette recherche.

Effacer la requête
Efface tous les champs d'index.

573
573
Référence

Opérandes
Divers opérandes permettent d'affiner la recherche. Les recherches mémorisées prennent en
charge plusieurs langues. À titre d'exemple, si une recherche est générée sur un système français
à partir des critères : "Société A" OU "Société B", ces termes sont automatiquement traduits
lorsque Therefore™ Navigator est ouvert dans une autre langue. Remarque : pour éviter la
traduction d'un opérateur, vous pouvez l'entourer de guillemets doubles ("Société A et fils"
OU "Société B", par exemple).

Opérande Description
* La fonction de caractères génériques s'applique uniquement aux champs Texte
ou Mot clé unique (et non aux champs Mot clé multiple). Exemple : « a* »
renvoie les champs commençant par la lettre « a ».
> Recense les documents dont la valeur est « supérieure à » la valeur entrée (telle
que > 10).
>= Recense les documents dont la valeur est « supérieure ou égale à » la valeur
entrée.
< Recense les documents dont la valeur est « inférieure à » la valeur entrée (telle
que < 10).
<= Recense les documents dont la valeur est « inférieure ou égale à » la valeur
entrée.
ET Des résultats ne sont générés que si les deux termes recherchés sont
détectés.
OU Des résultats sont générés si l'un des deux termes recherchés est détecté.
A Des résultats sont générés pour une plage de valeurs (100 A 110 ; ab* A am*,
par exemple).
VIDE Des résultats ne sont générés que pour les documents dont le champ d'index est
vide. Cela signifie généralement que le champ n'est pas encore utilisé. Exemple :
un champ de type « Departure Date » (date de départ - le départ n'a pas
encore eu lieu) ou « Final Cost » (coût final - le coût n'est pas encore finalisé).
Notez qu'un champ obligatoire ne peut jamais être vide.
NON VIDE La recherche porte sur tous les documents dont le champ d'index n'est pas
vide.
AUJOURD'HUI À titre d'exemple, >AUJOURD'HUI-7 correspond à la semaine dernière.
>AUJOURD'HUI-0.33 détecte tous les documents créés pendant les 8 dernières
heures. (Cet opérande est réservé aux champs de type Date.)
PAS À titre d'exemple, PAS p* exclut tout champ contenant des valeurs qui
commencent par p*.

Vous pouvez combiner des fonctions pour composer des expressions de recherche complexes.
Exemple :

>4711 ET <=5607 Recherche les données d'index supérieures à 4711 ET


inférieures ou égales à 5607.
>=4711 OU 2303 Recherche les données d'index supérieures ou égales à 4711 OU
égales à 2303.

574 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Si une recherche utilise l'un des opérandes texte (AUJOURD'HUI, par exemple) et qu'elle est
mémorisée, c'est la langue associée à l'interface utilisateur de Therefore™ qui lui est
appliquée. Si cette recherche est exécutée dans un client Therefore™ dans une autre
langue, elle ne fonctionne pas.

Options

Activer recherche en texte intégral


Activez cette option pour rechercher des chaînes de texte en conjonction avec des données
d'index. Seuls les documents contenant les données d'index correspondantes ET le terme
recherché sont identifiés.

Options avancées
Vous pouvez stipuler des paramètres de fichier internes en tant que filtre de recherche.

Champs...
Les champs affichés en tant qu'en-têtes de colonne dans la liste de résultats peuvent être
configurés.

Trier
Un filtre de tri et de groupe peut être prédéfini en 4 niveaux.

Recherche fichier en <champ de type de données>


Pour les catégories gérant les types de données, vous pouvez effectuer une recherche de
fichier qui renvoie un « dossier de salarié » basé sur le type de données.

575
575
Référence

11.2.1.1.1 Options avancées

Taille du document
Options Paramètres
Égal Recense les documents dont la taille de fichier est égale à la valeur
(exprimée en Ko) entrée dans le premier champ.
Entre Recense les documents dont la taille de fichier est comprise entre la
valeur entrée dans le premier champ et la valeur entrée dans le second
champ.
Plus petit que Recense les documents dont la taille de fichier est inférieure à la valeur
entrée dans le premier champ.
Plus grand que Recense les documents dont la taille de fichier est supérieure à la
valeur entrée dans le premier champ.

Création de document

576 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Option Paramètres
Par utilisateur La recherche peut être limitée à un utilisateur unique.
Créé le Seuls les documents créés à la date indiquée sont détectés.
Créé entre Seuls les documents créés entre les deux jours sélectionnés sont
détectés.
Créé avant Seuls les documents créés avant le jour indiqué sont détectés.
Créé depuis Seuls les documents créés après le jour indiqué sont détectés.
Avancé Utilisez des opérandes pour étendre la recherche.

Type de fichier du document


Option Paramètres
Extension Permet de spécifier les types de fichier à inclure dans la recherche. À
titre d'exemple, pdf OU docx détecte les documents contenant des
fichiers pdf ou .docx. PAS pdf ET docx détecte les documents qui ne
contiennent ni fichiers .pdf, ni fichiers .docx. Remarque : seuls les
documents contenant un type de fichier unique sont renvoyés.

Versions document
Option Paramètres
Par utilisateur La recherche peut être limitée à un utilisateur unique.
N'a pas été modifié Seules les versions de documents non modifiées sont détectées.
A été modifié Seules les versions de documents qui ont été modifiées sont
détectées.
Modifié le Seules les versions de documents qui ont été modifiées à la date
indiquée dans le premier champ sont détectées.
Modifié entre Seules les versions de documents qui ont été modifiées entre les deux
jours sélectionnés sont détectées.
Modifié avant Seules les versions de documents qui ont été modifiées avant le jour
indiqué sont détectées.
Modifié depuis Seules les versions de documents qui ont été modifiées après le jour
indiqué sont détectées.
Avancé Utilisez des opérandes pour étendre la recherche.

État blocage
Option Paramètres
Utilisateur La recherche peut être limitée à un utilisateur unique.
Libérer Seuls les documents mémorisés sont détectés.
Bloqué Seuls les documents bloqués sont détectés.
Bloqué le Détecte les documents bloqués à la date indiquée dans le premier
champ.
Bloquer entre Détecte les documents bloqués entre les deux jours sélectionnés.
Bloquer avant Détecte les documents bloqués avant le jour indiqué.
Bloqué après Détecte les documents bloqués après le jour indiqué.
Avancé Utilisez des opérandes pour étendre la recherche.

577
577
Référence

11.2.1.1.2 Champs

Les champs affichés dans l'en-tête de la liste de résultats peuvent être modifiés. Vous pouvez
ainsi ajouter et supprimer des champs ou modifier leur ordre.

578 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

11.2.1.1.3 Trier

Critère de tri des éléments


Sélectionnez le premier champ à utiliser pour trier les éléments. Indiquez ensuite si l'ordre est
croissant ou décroissant.

Groupe les éléments d'après ce champ


Si cette case est cochée, les résultats sont groupés en fonction de ce champ, parallèlement au
tri indiqué.

Puis par
Vous pouvez indiquer trois autres niveaux de tri et de groupement.

579
579
Référence

11.2.1.1.4 Menu contextuel associé aux champs

Un clic droit sur un champ entraîne l'affichage d'un menu contextuel contenant diverses fonctions,
dont certaines varient selon le type de champ.

Défaire, Couper, Copie, Insérer, Effacer et Tout sélectionner


Fonctions standard communes à tous les types de champs. Les fonctions suivantes sont propres
au type.

Les champs de date disposent également des options suivantes :

Aujourd'hui
Cette option est disponible pour les champs de date, dans lesquels elle permet de coller la
date du jour.

580 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Les champs primaires et dépendants disposent également des options suivantes :

Mots clés...
Cette option affiche la liste des valeurs disponibles.

Parcourir...
Ouvre une boîte de dialogue permettant de filtrer la base de données et d'y effectuer des
recherches.

Les mots de mots clés disposent également des options suivantes :

Mots clés...
Cette option affiche la liste des mots clés disponibles.

Parcourir...
Ouvre une boîte de dialogue permettant de filtrer le dictionnaire de mots clés et d'y effectuer
des recherches.

11.2.1.2 Nouvelle recherche multicatégories

Les recherches multicatégories permettent aux utilisateurs de rechercher des documents dans
plusieurs catégories. Pour effectuer une recherche multicatégories, un gabarit de recherche
multicatégories adapté doit être conçu dans Solution Designer. Pour apprendre à configurer une
recherche multicatégories, reportez-vous à Recherche multicatégories par données d'index.

Cette boîte de dialogue est identique à celle d'une recherche de catégories, à l'exception des
options. La recherche de fichiers est identique, mais vous disposez d'une option complémentaire,
Choisissez les catégories.

581
581
Référence

Catégories disponibles
Toutes les catégories disponibles sont recensées.

Ajouter
Vous pouvez sélectionner et ajouter des catégories dans la liste Rechercher dans ces
catégories.

Supprimer
Vous pouvez sélectionner et supprimer des catégories dans la liste Rechercher dans ces
catégories.

Haut/Bas
Vous pouvez régler l'ordre des catégories. L'ordre dans lequel elles sont affichées dans la liste de
résultats est modifié en conséquence.

582 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

11.2.1.3 Recherches en texte intégral

Pour pouvoir activer la fonctionnalité de recherche fulltexte, vous devez sélectionner l'option
Recherche Full-texte lors de l'installation du serveur Therefore™ et chaque catégorie à inclure
dans une recherche fulltexte doit être compatible avec la fonctionnalité fulltexte. Par défaut, les
catégories ne gèrent pas la recherche fulltexte. Pour plus d'informations sur l'activation de la
fonction fulltexte pour les catégories, reportez-vous au manuel de l'application Therefore™
Solution Designer.

Veuillez saisir votre requête pour la recherche texte intégral


Stipulez les critères de recherche. Vous pouvez également utiliser les opérandes.

583
583
Référence

Opérande Description Exemple de Résultat


s chaîne
"chaîne" Vous pouvez Contrat nº 12345 Détecte les documents qui contiennent
rechercher des cette chaîne alphanumérique précise.
expressions précises en
les entourant de
guillemets droits.
+ Ajoutez ce symbole Facture PEUT contenir « Facture ».
avant tout mot pour +Facture DOIT contenir « Facture ».
l'inclure dans les Facture +INV354 PEUT contenir « Facture », mais DOIT
critères de recherche. +Facture contenir « FAC354 ».
Remarque : n'insérez +FAC354 DOIT contenir « Facture » et
pas d'espace entre le « FAC354 ».
symbole « + » et le
mot à inclure.
- Ajoutez ce symbole -Facture NE DOIT PAS contenir « Facture ».
avant tout mot pour Facture -INV354 PEUT contenir « Facture » NE DOIT PAS
l'exclure des critères +Facture - contenir « FAC354 ».
de recherche. FAC354 DOIT contenir « Facture » NE DOIT PAS
Remarque : n'insérez contenir « FAC354 ».
pas d'espace entre le
symbole « - » et le
mot à exclure.
? Correspond à tout Fac? Détecte « Fact » et « Fac1 », mais non
caractère unique. « Facture ».
(Exemple : Fac?
détecte Fact ou Fac1,
mais non Facture)
* Correspond à un Fac* Détecte « Fact » et « Fac1 », ainsi que
nombre illimité de « Facture », etc.
caractères.

Rechercher dans contenu du document


Si cette case est cochée, le contenu du document est affiché dans la liste de résultats.

Rechercher dans données d'index


Si cette case est cochée, les données d'index sont affichées dans la liste de résultats.

Sélectionnez les catégories pour la recherche texte intégral :


Cliquez sur le bouton Parcourir... pour afficher une vue arborescente des catégories Therefore™.
Sélectionnez les catégories requises (toutes les catégories sont sélectionnées par défaut).

Affichage de l’information contextuelle pour les documents correspondants


Si cette option est activée, la liste des résultats affiche le contexte de la chaîne de recherche en
texte intégral trouvée dans chaque document. Notez que cette option est désactivée si votre
administrateur a désactivé la fonction correspondante sur Therefore™ Server. Notez également
que si vous activez cette option, la recherche est beaucoup plus lente.

Trier les résultats par :


Indique le mode de tri des résultats d'une recherche dans la liste de résultats. Choisissez
Pertinence, Nombre de résultats ou Date de modification.

584 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Afficher les résultats regroupés par catégorie


Les éléments figurant dans la liste de résultats seront regroupés en fonction de la catégorie dans
laquelle ils sont mémorisés.

Utiliser troncature (case à cocher)


Si cette case est cochée, la troncature est activée par défaut. Vous pouvez la désactiver pour
les recherches avancées, mais elle est automatiquement réactivée à la fermeture de la boîte de
dialogue. La fonction de troncature effectue une recherche logique d'autres types de termes, ou
radicaux, qui sont liés d'un point de vue grammatical au terme d'origine recherché. Une recherche
portant sur le terme « travail » identifierait également « travailler » et « travailleur », par exemple.

Langue de troncature
Langue utilisée pour la troncature.

Utiliser dictionnaire des synonymes


Si cette option est activée, la fonction de dictionnaire des synonymes recherche des termes
similaires ou la traduction du terme recherché dans une autre langue. Une recherche portant sur
le terme « facture » identifierait par exemple « invoice » (anglais) ou « Rechnung » (allemand). Un
administrateur doit au préalable configurer le dictionnaire des synonymes (consultez le Guide de
l'administrateur pour plus d'informations).

Recherche partielle
Si cette option est activée, une recherche partielle identifie les éléments qui sont similaires, mais
non exactement identiques au terme recherché. Cette fonction permet de détecter les fautes de
frappe, puisqu'une recherche partielle portant sur « Dupont » identifierait également les termes
« Dupond » et « Duponte ». Choisissez un niveau compris entre 1 et 5. Les niveaux élevés
gèreront un périmètre de recherche plus large et renverront donc des résultats susceptibles d'être
indirectement liés au terme recherché.

585
585
Référence

11.2.1.4 Exporter

Répertoire de destination (ne s'affiche pas lors de l'envoi de données) :


Sélectionnez le répertoire dans lequel seront mémorisés les documents.

Nom du fichier : le nom du fichier correspond par défaut au titre du document défini dans les
paramètres de catégorie. Vous pouvez toutefois le modifier si besoin est.

Format de fichier : vous pouvez convertir le document dans un autre format ou conserver le
format d'origine. Vous pouvez par ailleurs exporter/envoyer le document Therefore™ entier ou
uniquement un lien associé à ce dernier.

Les documents vides qui ne contiennent que des données d'index peuvent uniquement être
exportés sous forme de document Therefore™ (.thex) ou de lien vers un document
Therefore™.

Compresser les fichiers de sortie (.zip)


Les fichiers exportés ou envoyés sont compressés dans un fichier .zip.

Créer un fichier multipage à partir de tous les documents


Cette option n'est disponible que si vous sélectionnez plusieurs documents dans la liste de
résultats. Tous les documents sélectionnés sont convertis en un document multipage unique.
Formats disponibles : PDF et TIFF multipage.

Ne pas inclure les annotations


Cette option n'est disponible que lors d'une conversion au format PDF, PDF/A-1b ou TIFF
multipage. Si vous cochez cette case, aucune annotation éventuelle n'est exportée (cette option
se rapporte aux annotations Therefore™ entrées dans les fichiers TIFF uniquement).

586 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Signer avec certificat personnel : avant d'exporter le document, vous pouvez sélectionner un
certificat personnel avec lequel signer le document en cours d'exportation au format PDF ou PDF/
A-1b.

Appliquer horodatage externe : un horodatage externe est appliqué à la signature avant


l'exportation du document. Vous pouvez configurer l'horodatage externe à utiliser dans
Solution Designer. Un horodatage externe permet de s'assurer que la date et l'heure sont
absolument correctes, plutôt que de se fier aux paramètres horaires du serveur, susceptibles
d'être modifiés.

N'afficher cette boîte de dialogue que si Maj est activée


Toute modification effectuée dans cette boîte de dialogue est mémorisée. Cette option vous
permet par conséquent de ne pas l'afficher si vous utilisez systématiquement les mêmes
paramètres. Pour ouvrir la boîte de dialogue, appuyez sur la touche Maj.

· La méthode la plus sécurisée consiste à envoyer un lien, car le document est alors
récupéré sur le serveur Therefore™ et seuls les utilisateurs dotés des permissions
appropriées peuvent l'afficher. L'envoi d'un lien permet également d'optimiser la vitesse
de transmission par e-mail et de réduire la charge du réseau.

587
587
Référence

· Vous pouvez configurer le serveur d'horodatage externe à utiliser dans Solution


Designer dans les paramètres avancés. Développez le groupe Général et faites
défiler la liste jusqu'à Timestamp Server (serveur d'horodatage). Vous pouvez alors
indiquer l'URL du serveur et, le cas échéant, un mot de passe et un utilisateur
associés au serveur d'horodatage.

588 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

11.2.1.5 Liens

Le volet Objets liés recense tous les objets liés à un document. Les icônes identifient les types
d'objets liés et le texte indique le nom de chaque objet lié.

Document lié manuellement au document actuellement sélectionné.


Document lié automatiquement au document actuellement sélectionné.
Workflow dont le document actuellement sélectionné constitue le document principal.
Instance de workflow à laquelle est lié le document actuellement sélectionné.
Tâche Therefore™ à laquelle est lié le document actuellement sélectionné.

589
589
Référence

11.2.1.6 Nouvelle tâche

Sujet :
Titre de la tâche.

Assignée à :
La tâche peut être assignée à un ou plusieurs utilisateurs. Si vous ne renseignez pas ce champ,
elle peut être assignée à l'utilisateur qui crée la tâche.

Date de début :
Date à laquelle l'utilisateur est notifié qu'une tâche lui a été assignée. Selon les paramètres en
vigueur, la notification est effectuée par E-mail et/ou apparaît dans sa liste de tâches.

Date d'échéance :
Date à laquelle la tâche doit être terminée. Après cette date, elle est libellée en retard.

Notifications :
La notification des utilisateurs par E-mail est activée par défaut.

Envoyer un e-mail de notification aux utilisateurs assignés


À la date de début, les utilisateurs auxquels a été assignée la tâche reçoivent un e-mail de
notification.

M'envoyer une notification lorsqu'une tâche est mise à jour


Le créateur de la tâche reçoit un e-mail à chaque fois que la tâche est mise à jour
(l'utilisateur termine une tâche ou celle-ci est en retard, par exemple).

590 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Instructions :
D'autres instructions facultatives peuvent être spécifiées pour expliquer la marche à suivre.

11.2.2 Rapports

Mémoriser le rapport
Sélectionnez un format et mémorisez le rapport dans Therefore™. Les formats PDF, MHTML, Word,
Excel et TIFF sont pris en charge.

Exporter le rapport
Sélectionnez un format et mémorisez le rapport dans le système de fichiers local. Les formats
PDF, MHTML, Word, Excel et TIFF sont pris en charge.

Paramètres du rapport
Cliquez sur cette option pour modifier les paramètres d'un rapport ad-hoc (la date de début ou de
fin ou l'ordre des paramètres, par exemple). Le rapport est alors recompilé immédiatement.

11.2.3 Afficher

Navigation
Affiche/masque le volet Navigation.

Informations supplémentaires
Affiche/masque le volet Informations supplémentaires.

Documents du dossier
Affiche/masque le volet Documents du dossier.

Fenêtre de la requête
Si vous sélectionnez cette option, la fenêtre de la requête s'affiche au-dessus de la liste de
résultats lorsque vous effectuez une recherche.

591
591
Référence

Disposition du panneau

Mémoriser disposition
Mémorise la disposition de panneau actuelle dans un fichier.

Charger disposition
Charge une disposition de panneau mémorisée dans un fichier.

Réinitialiser disposition
Rétablit la disposition de panneau par défaut.

Fenêtres en cascade
Affiche en cascade toutes les fenêtres Therefore™ Viewer ouvertes.

Disposer les fenêtres en mosaïque


Affiche en mosaïque toutes les fenêtres Therefore™ Viewer ouvertes.

Fermer toutes les fenêtres


Ferme toutes les fenêtres Therefore™ Viewer ouvertes.

11.2.4 Onglet Workflow

Ajouter élément
Ajoute l'élément sélectionné à votre liste de favoris.

Supprimer élément
Supprime un élément sélectionné de la liste des favoris.

En haut/En bas
Modifie l'ordre des éléments dans la liste des favoris.

Mes instances
Affiche toutes les instances de workflow assignées à l'utilisateur actuel. Un processus de workflow
qui démarre porte le nom d'instance et contient un numéro séquentiel unique. Un processus de
workflow démarre lorsqu'un document (document principal) est mémorisé dans la catégorie
associée au processus de workflow. Par ailleurs, la tâche principale, l'identité de la personne à
laquelle elle est assignée, la date d'échéance de la tâche et de l'instance, ainsi que la liste des
champs d'index de la catégorie, sont affichées.

Toutes instances

Toutes instances
Affiche toutes les instances du workflow (pour lesquelles des permissions ont été accordées).

592 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Toutes ouvertes
Affiche toutes les instances de workflow ouvertes (pour lesquelles des permissions ont été
accordées).

Toutes finies
Affiche toutes les instances de workflow finies (pour lesquelles des permissions ont été
accordées).

Toutes les erreurs


Affiche toutes les instances de workflow contenant une erreur (option réservée aux
utilisateurs qui disposent de la permission Opérateur).

Configurer vues
Un utilisateur peut configurer des listes de résultats associées aux workflows (lorsqu'il souhaite
supprimer certains champs, modifier l'ordre des champs, les trier et/ou les regrouper, par
exemple). Ces paramètres sont mémorisés localement et par utilisateur. Il est donc nécessaire de
les définir pour chaque ordinateur sur lequel travaille l'utilisateur.

Afficher statistiques
Affiche les statistiques relatives au processus.

Ouvrir
Ouvre l'instance de workflow à traiter sélectionnée dans Therefore™ Viewer.

Historique
Affiche l'historique de l'instance de workflow sélectionnée.

Déléguer...
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et déléguées. Remarque : une instance ne
peut être déléguée que si l'utilisateur qui la délègue et l'utilisateur auquel elle est déléguée
disposent des permissions requises.

Effacer erreurs
Efface toutes les erreurs de workflow que contiennent les instances sélectionnées.

Seuls les utilisateurs qui disposent de la permission Opérateur sont autorisés à effacer les
erreurs.

Réclamer
Une ou plusieurs instances peuvent êtresélectionnées et réclamées dans le groupe. Les autres
membres du groupe ne peuvent alors plus afficher cette instance.

Renvoyer
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et renvoyées. Elles sont alors à nouveau
proposées au groupe entier.

Effacer
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et effacées (option réservée aux
utilisateurs autorisés).

593
593
Référence

11.2.4.1 Historique du workflow

Les événements produits par une instance de workflow sont automatiquement consignés par le
système Therefore™. Pour afficher les informations historiques associées à une instance
sélectionnée, cliquez sur Affiche historique dans le menu du ruban ou cliquez avec le bouton
droit de la souris sur l'instance et sélectionnez Affiche historique. Une représentation graphique
du processus de workflow s'affiche avec le log de tous les événements qui se sont produits.

Date
Date et heure de l'événement.

Tâche
Nom de la tâche traitée.

Utilisateur
Utilisateur qui a lancé l'événement.

Info
Description de l'événement.

594 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

11.2.4.2 Statistiques processus

Cette fenêtre illustre le processus de workflow et indique la position de chaque instance de


workflow au sein du processus. Elle permet ainsi d'identifier les goulots d'étranglement. Placez la
souris au-dessus de la tâche pour afficher des informations complémentaires. Les chiffres en
regard de chaque tâche représentent les éléments suivants : Nombre d'instances (instances
en retard/instances contenant des erreurs).

La boîte de dialogue Statistiques processus contient des informations sur la version la plus
récente du processus uniquement, tandis que la boîte de réception du workflow se réfère à
l'ensemble des versions. La boîte de dialogue Statistiques processus risque donc d'afficher
un nombre plus réduit d'instances que la boîte de réception du workflow si une nouvelle
version du processus est utilisée.

595
595
Référence

11.2.5 Tâches

Ajout élément
Ajoute l'élément sélectionné à votre liste de favoris.

Supprime élément
Enlève un élément sélectionné de la liste de favoris.

Haut/Bas
Modifie l'ordre des éléments dans la liste de favoris.

Ouvrir
Ouvre la tâche sélectionnée.

Modifier
Modifie la tâche sélectionnée.

Effacer
Efface la tâche sélectionnée.

Toutes
Affiche toutes les tâches.

Aujourd'hui
Affiche les tâches à terminer aujourd'hui.

7 prochains jours
Affiche les tâches à terminer dans les 7 prochains jours.

En retard
Affiche les tâches en retard.

Non démarrées
Affiche les tâches dont la date de début est postérieure à la date en cours.

Actives
Affiche les tâches qui ont démarré, mais ne sont pas encore terminées.

Terminées
Affiche les tâches terminées.

596 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

11.2.6 Synchronisation

Statut
Affiche une boîte de dialogue qui indique le statut de synchronisation.

Démarrer
Permet de démarrer manuellement le processus de synchronisation, le cas échéant.

Ignorer les modifications locales


Permet d'ignorer et de supprimer toutes les modifications effectuées en mode hors ligne pour le
document à l'origine du conflit sélectionné dans la liste de résultats.

Ecraser les modifications de serveur


Permet de remplacer la version serveur par les modifications locales pour le document à l'origine
du conflit sélectionné dans la liste de résultats.

597
597
Référence

Version locale

Version locale
La version locale du document à l'origine du conflit sélectionné est ouverte dans Viewer.

Version serveur
La version serveur du document à l'origine du conflit sélectionné est ouverte dans Viewer.

Version d'origine
Permet d'afficher la version commune la plus récente du document à l'origine du conflit
sélectionné.

11.3 Barre d'outils Accès rapide


Le menu Accès rapide peut être personnalisé pour inclure les fonctions les plus régulièrement
utilisées.

Fonctions
Celles-ci peuvent être affichées ou masquées.

Autres commandes...
Vous pouvez ajouter des commandes au menu Accès rapide.

Afficher en dessous du ruban


Permet de déplacer le menu Accès rapide.

Réduire le ruban
Permet de réduire le menu Accès rapide.

Cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'une des icônes de la barre d'outils ouvre un autre
menu contextuel.

598 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Supprimer de la barre d'outils Accès rapide


Supprime la fonction sélectionnée de la barre d'outils Accès rapide.

Personnaliser la barre d'outils Accès rapide


Permet de personnaliser le menu Accès rapide.

Afficher la barre d'outils Accès rapide sous le ruban


Il est possible de placer la barre d'outils sous le ruban, plutôt qu'au-dessus de celui-ci.

Réduire le ruban
Le ruban est réduit et seuls les onglets sont visibles. Cliquer sur un onglet affiche le ruban. Pour
agrandir à nouveau le ruban, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'un des onglets, puis
désélectionnez Réduire le ruban.

Personnaliser le ruban
Permet de personnaliser le menu du ruban.

11.3.1 Personnalisation de la barre d'outils Accès rapide

11.3.1.1 Barre d'outils d'accès rapide

Sélectionner commandes dans (zone de liste déroulante)


Les commandes intégrées à la liste inférieure varient selon l'élément sélectionné dans la zone de
liste déroulante.

Ajouter
Permet d'ajouter les commandes issues de la liste de gauche.

Supprimer
Permet de supprimer des commandes.

599
599
Référence

Restaurer
Restaure les commandes initiales.

Afficher la barre d'outils Accès rapide sous le ruban


Si cette case est cochée, la barre d'outils Accès rapide, initialement affichée au-dessus du ruban,
est placée sous ce dernier.

Raccourcis clavier
Configurez des raccourcis clavier à l'aide du bouton Personnaliser...

11.3.1.2 Personnaliser le ruban

Sélectionner commandes dans (zone de liste déroulante)


Les commandes intégrées à la liste inférieure varient selon l'élément sélectionné dans la zone de
liste déroulante.

Ajouter
Permet d'ajouter les commandes issues de la liste de gauche.

Supprimer
Permet de supprimer des commandes.

Restaurer
Restaure les commandes initiales.

Nouvel onglet
Permet de créer un onglet de ruban.

Nouveau groupe
Permet de créer un groupe de commandes.

600 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Renommer
Permet de renommer un onglet ou un groupe.

Raccourcis clavier
Configurez des raccourcis clavier à l'aide du bouton Personnaliser...

11.4 Volets de l'interface utilisateur


L'interface utilisateur se compose de volets que vous pouvez déplacer, redimensionner, réduire ou
supprimer. Pour plus d'informations, consultez la documentation Therefore™ Viewer.

11.4.1 Référentiel

Therefore™ a recours à une ou plusieurs


catégories pour classer les documents. Une
catégorie définit les données d'index associées à
chaque document mémorisé dans Therefore™.
Lorsqu'une catégorie est créée, un ou plusieurs
champs d'index sont ajoutés à l'aide d'un outil de
conception avec interface utilisateur graphique.
Lorsque l'utilisateur mémorise un document dans
Therefore™, il entre les valeurs d'un ou de
plusieurs de ces champs d'index (par exemple, un
numéro de facture issu d'un original numérisé).
Lorsque les utilisateurs recherchent des
documents, ils peuvent affiner les résultats
renvoyés en spécifiant des valeurs précises de
champs d'index.

Le volet Référentiel recense toutes les catégories


et définitions de dossier. Double-cliquez dessus
pour démarrer une recherche.

Lorsque vous sélectionnez une catégorie, toutes


les recherches disponibles sont recensées dans le
volet inférieur. Par défaut, chaque catégorie
possède une recherche intitulée Nouvelle
recherche. Si une recherche a été mémorisée, elle
est également recensée.

Pour afficher les recherches multi-catégories,


sélectionnez le répertoire où elles sont
mémorisées.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un dossier donné pour ouvrir un menu contextuel.

601
601
Référence

Ajouter aux favoris/Enlever des favoris


Ajoute l'élément sélectionné à votre liste de
favoris/enlève l'élément sélectionné de votre liste
de favoris.

Nouveau dossier...
Ouvre la boîte de dialogue des en-têtes de dossier
pour créer un dossier.

Nouveau dossier dans Case Manager


Démarre Therefore™ Case Manager pour créer un
dossier vide.

Nouvelle recherche
Ouvre un gabarit de recherche vide.

Recherche en texte intégral


Ouvre une boîte de dialogue de recherche en
texte intégral filtrée jusqu'au dossier en question.

Disponible hors ligne


Si cette fonction est configurée, les documents
peuvent être manipulés hors ligne.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une catégorie donnée pour ouvrir un menu
contextuel.

Ajouter aux favoris/Enlever des favoris


Ajoute l'élément sélectionné à votre liste de favoris/
enlève l'élément sélectionné de votre liste de favoris.

Nouveau document
Ouvre la boîte de dialogue des catégories permettant
de créer un document.

Nouveau document dans Viewer


Démarre Therefore™ Viewer pour créer un document.

Nouvelle recherche
Ouvre un gabarit de recherche vide.

Recherche en texte intégral


Ouvre une boîte de dialogue de recherche en texte
intégral filtrée jusqu'à la catégorie en question.

Disponible hors ligne


Si cette fonction est configurée, les documents
peuvent être manipulés hors ligne.

602 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une recherche pour ouvrir un autre menu contextuel.

Ajouter aux favoris/Enlever des favoris


Ajoute l'élément sélectionné à votre liste de
favoris/enlève l'élément sélectionné de votre liste
de favoris.

Ouvrir
Ouvre la boîte de dialogue de recherche.

Ouvrir dernier
Charge les valeurs d'index utilisées lors de la
dernière utilisation en date de cette recherche.

Exécuter
La recherche démarre.

Mémoriser
Permet de mémoriser le document.

Renommer
Permet de renommer la recherche mémorisée.
Remarque : cette fonction n'est prise en
charge que lorsque la recherche n'est pas
active.

Supprimer
Permet de supprimer la recherche mémorisée.

603
603
Référence

11.4.2 Processus de workflow

La boîte de réception du Workflow affiche les


processus pour lesquels l'utilisateur actuel dispose
des permissions appropriées. Double-cliquez sur un
processus de workflow pour afficher toutes les
instances actuelles du processus assigné à
l'utilisateur actuel ou au groupe de ce dernier.
(L'identité de la personne à laquelle a été assignée la
tâche est indiquée dans la colonne Assigné à.)
Pour afficher la liste des instances, double-cliquez
sur <Tous processus>.

Lorsque vous cliquez avec le bouton droit de la souris


sur l'un des éléments de la liste, un menu contextuel
s'affiche.

Ajouter aux favoris


Ajoute l'élément sélectionné à votre liste de favoris.

Afficher tout
Affiche toutes les instances du workflow (pour
lesquelles des permissions ont été accordées).

Afficher tout en-cours


Affiche toutes les instances de workflow ouvertes
(pour lesquelles des permissions ont été accordées).

Afficher tous les éléments terminés


Affiche toutes les instances de workflow terminées
(pour lesquelles des permissions ont été accordées).

Afficher statistiques
Affiche les statistiques relatives au processus.

11.4.3 Favoris

Cette puissante fonction peut être


personnalisée en fonction des préférences de
chaque utilisateur. Vous pouvez ajouter les
éléments suivants aux favoris : catégories,
recherches, documents et workflows. Vous
pouvez par ailleurs créer des répertoires
permettant de classer logiquement les objets.
Vous disposez ainsi d'un espace de travail
efficace et convivial. Vous pouvez également
renommer tous les objets en fonction de vos
besoins, ainsi que les reclasser par glisser-
déposer.

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Référence

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un objet pour ouvrir un menu contextuel.

La première section est standard.

Enlever des favoris


Enlève un élément sélectionné de la liste des
favoris.

Renommer
Permet de renommer l'objet. Ce nom n'a aucune
incidence sur le nom d'origine dans Therefore™.

En haut/Vers bas
Modifie l'ordre des éléments dans la liste des
favoris.

Selon le type de l'objet, d'autres options de


menu s'affichent. Pour plus d'informations,
reportez-vous à Volet Catégories/Recherches et
Volet Workflow.

11.4.4 Volet Liste de résultats

Ce volet affiche les listes de résultats associées aux documents et workflows. Vous pouvez
effectuer une recherche dans la liste de résultats, la trier, la grouper, l'imprimer et reclasser les
index. Vous pouvez également ajouter des onglets (fenêtres). Ces onglets permettent de
manipuler simultanément plusieurs listes de résultats.

605
605
Référence

11.4.4.1 Disposition de la liste de résultats

Pour filtrer dynamiquement la liste de résultats, renseignez la zone Recherche dans liste de
résultats. Pour modifier l'ordre des champs, glissez-déposez un champ à un autre emplacement.
Lorsque vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur un onglet, un menu contextuel s'affiche.
Il vous permet d'ouvrir un nouvel onglet, de fermer un onglet et d'actualiser la liste de résultats.
Cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'un des en-têtes ouvre un menu contextuel.

Tri Ascendant/Descendant
Trie la liste en fonction de la colonne sélectionnée par ordre ascendant/descendant. Pour
effectuer un tri, il suffit de cliquer sur l'en-tête d'un champ. Pour trier en fonction de plusieurs
champs, maintenez enfoncée la touche MAJ.

Pas de tri
Les flèches ascendant/descendant sont supprimées des en-têtes de champ sans modifier les
résultats du tri.

Grouper selon ce champ


Le champ sélectionné est utilisé pour grouper les documents. Le champ est supprimé de l'en-tête
et placé dans une zone au-dessus de la liste de résultats.

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Référence

Grouper par boîte


Une zone dans laquelle vous pouvez glisser-déposer des champs de groupement est créée au-
dessus de la liste de résultats.

Alignement
Le contenu de la colonne sélectionnée peut être aligné à gauche, à droite ou au centre.

Renvoi à la ligne
Le contenu de la colonne sélectionnée est renvoyé à la ligne si le champ d'index est trop long
pour s'afficher sur une seule ligne.

607
607
Référence

Plus adapté
La colonne sélectionnée est automatiquement redimensionnée en fonction des champs d'index les
plus longs.

Plus adapté à tout


Toutes les colonnes sont automatiquement redimensionnées en fonction des champs d'index les
plus longs.

11.4.5 Instances de workflow dans la liste de résultats

Voir aussi
Configuration des listes de résultats associées aux workflows

La liste de résultats associée aux workflows recense les tâches dont dispose l'utilisateur/qu'il peut
consulter. Cliquer avec le bouton droit de la souris ouvre un menu contextuel.

· Lorsqu'un processus ou une tâche de workflow atteint 80 % de la durée autorisée, il est


affiché en jaune.
· Lorsqu'un processus ou une tâche de workflow est en retard, il est affiché en rouge.

Traiter/terminer tâche
Si le paramètre Autoriser le traitement des instances dans Therefore™ Navigator a été
sélectionné lors de la phase de conception, l'utilisateur peut sélectionner une action de processus
dans la liste de résultats sans ouvrir la tâche dans Therefore™ Viewer.

Processus...
Ouvre l'instance sélectionnée à traiter.

Historique
Affiche l'historique de l'instance de workflow sélectionnée.

608 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Déléguer...
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et déléguées. Remarque : Une instance ne
peut être déléguée que si l'utilisateur qui la délègue et l'utilisateur auquel elle est déléguée
disposent des permissions requises.

Réclamer instances
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et réclamées (option réservée aux
utilisateurs autorisés).

Refuser instances
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et refusées (option réservée aux
utilisateurs autorisés).

Supprimer Instances
Une ou plusieurs instances peuvent être sélectionnées et supprimées (option réservée aux
utilisateurs autorisés).

11.4.6 Document de la liste de résultats

Les deux premières colonnes indiquent l'état d'un document à l'aide d'icônes.

Icô Description
ne
Représente un document mémorisé pendant les 7 derniers jours.
Représente un document modifié pendant les 7 derniers jours.

609
609
Référence

Le document est bloqué par l'utilisateur actuel.


Le document est bloqué par un autre utilisateur.

La troisième colonne indique le type du document. Si le document contient des fichiers de types
différents, une icône générique s'affiche.

Cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'un des documents de la liste de résultats ouvre un
autre menu contextuel.

Workflow

Démarrer workflow (cette option n'est visible que si la catégorie est associée à un
workflow lié qui peut être démarré manuellement.)
Tous les workflows liés qui peuvent être démarrés manuellement sont recensés, afin que
l'utilisateur puisse en choisir un pour démarrer un workflow en conjonction avec le(s)
document(s) sélectionné(s).

Afficher historique du workflow


Activez l'affichage de l'historique du workflow à partir d'une liste d'instances de workflow liées.

Lier à une instance de workflow...


Affiche une boîte de dialogue contenant toutes les instances de workflow auxquelles peut
accéder l'utilisateur. Le bouton Lier permet de lier le document à l'instance de workflow
sélectionnée.

Gabarits
Tous les profils de gabarit auxquels l'utilisateur est autorisé à accéder et qui s'appliquent au
document ou au dossier sont recensés. L'utilisateur peut alors créer de nouveaux documents à
partir de ces profils.

Afficher
Ouvre le document sélectionné dans Viewer.

Imprimer
Imprime le document sélectionné.

Exporter
Les documents sélectionnés peuvent être exportés vers un système de fichiers.

Envoyer...
La boîte de dialogue Envoyer s'ouvre pour permettre d'envoyer le document à d'autres
utilisateurs.

Données d'index/En-tête du dossier


Permet de modifier les données d'index des documents sélectionnés. En ce qui concerne les
dossiers, permet de modifier le contenu de l'en-tête.

Nouvelle tâche
Ouvre la boîte de dialogue Nouvelle tâche, dans laquelle l'utilisateur peut créer des tâches et les
assigner à d'autres utilisateurs.

Ajouter aux favoris


Ajoute le document sélectionné à la liste Mes favoris.

610 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Désactiver/Activer politique de conservation... (ne s'applique pas aux dossiers)


Il est possible de désactiver la politique de conservation d'un document. Si une politique de
conservation est configurée pour la catégorie à laquelle appartient le document, celui-ci n'est pas
supprimé.

Fermer/Ouvrir à nouveau le dossier (ne s'applique pas aux documents)


Permet de fermer ou d'ouvrir à nouveau un ou plusieurs dossiers de la liste de résultats.

Historique
Affiche la boîte de dialogue contenant l'historique du document sélectionné. À partir de cette
boîte de dialogue, vous pouvez imprimer l'historique, ainsi que le copier (CTRL+C) et le coller
(CTRL+V) dans une autre application.

Liens
Ouvre la boîte de dialogue Objets liés contenant tous les objets auxquels est lié le document
sélectionné.

Sécurité
Ouvre la boîte de dialogue de sécurité qui permet de définir les permissions associées au
document/dossier sélectionné.

Imposer 'Libérer le document' (visible uniquement si l'utilisateur actuel dispose de la


permission Opérateur et que le document est bloqué.)
Les utilisateurs disposant des droits appropriés (Opérateur) peuvent annuler le blocage des
documents (lorsqu'un employé qui est parti en vacances a oublié de libérer un document, par
exemple).

Supprimer
Supprime le document sélectionné.

Disponible hors ligne


Si l'utilisateur possède une licence et qu'elle a été activée pour la catégorie, il est autorisé à
manipuler hors ligne les documents sélectionnés issus de cette catégorie.

11.4.7 Rapports

La liste des rapports disponibles s'affiche.


Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un
rapport pour ouvrir un menu contextuel.

Ajouter aux favoris


Ajoute le rapport sélectionné à la liste de
favoris.

Créer rapport ad-hoc


Crée un rapport ad-hoc basé sur le rapport
sélectionné.

Afficher rapport le plus récent


Affiche le rapport généré automatiquement le
plus récent.

Afficher tous les rapports


Recense tous les rapports mémorisés.

611
611
Référence

11.4.8 Tâches

La vue Tâches contient trois listes distinctes de


tâches :

A faire
Ces tâches sont assignées à l'utilisateur actuel
et sont en cours d'exécution.

Démarré
Ces tâches ont été créées par l'utilisateur
actuel.

Terminé
Ces tâches ont été assignées à l'utilisateur
actuel et sont maintenant terminées.

11.4.9 Volet Informations supplémentaires

Ce volet contient des informations supplémentaires relatives à l'objet actuellement sélectionné.

Ce volet permet également d'additionner des champs monétaires. Il suffit de sélectionner


les documents requis dans la liste de résultats pour afficher la somme de tous les champs
monétaires dans ce volet d'informations.

612 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

11.4.10 Documents du dossier

Ce volet affiche les documents que contient chaque catégorie du dossier.

613
613
Référence

12 Solution Designer
.
Therefore™ Solution Designer est l'application centrale d'administration du système Therefore™.

12.1 Objet Therefore


L'objet racine Therefore™ permet d'accéder aux paramètres de sécurité et de configuration, aux
informations concernant les licences et aux configurations d'exportation. Les permissions de
sécurité configurées à ce niveau peuvent se répercuter sur les objets de niveau inférieur (les
catégories, par exemple), simplifiant ainsi la configuration et la maintenance du système.

Licence...
Ouvre la boîte de dialogue licence.

Paramètres...
Ouvre la boîte de dialogue Paramètres.

Exporter...
Vous pouvez exporter des définitions de configuration (relatives aux catégories, aux mots clés,
aux types de données et aux processus de workflow).

Rapport de sécurité...
Le rapport de sécurité contient tous les paramètres de sécurité du système. Il permet de
documenter la configuration finale de la sécurité au terme de l'installation d'un système. Le
rapport de sécurité est mémorisé sous forme de fichier « .csv » et peut être consulté dans
Microsoft Excel. Vous pouvez produire des rapports de sécurité pour les objets Therefore™ de
premier niveau ou pour des zones fonctionnelles spécifiques, telles que les catégories ou les
processus de workflow.

614 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Sécurité...
Vous pouvez définir des permissions qui contrôlent la capacité d'un utilisateur à exécuter des
requêtes, ou à afficher et modifier des documents.

12.1.1 Licence

Le nombre d'utilisateurs et les fonctionnalités de votre système varient selon les licences
achetées. Solution Designer vous permet d'afficher la configuration de votre licence actuelle. Les
informations incluent le numéro d'identification client, le numéro de licence et le nom du produit.
La fenêtre Licence vous permet également d'importer une nouvelle licence. Si, par exemple, votre
système d'origine ne possède pas de point de licence associé à Therefore™ Connector for
Microsoft® Exchange Server, vous pouvez acheter une licence et la mettre à niveau pour activer
cette fonctionnalité. Vous n'avez pas besoin d'acheter de nouveaux logiciels.

Reportez-vous au livre blanc consacré à la gestion des licences pour obtenir des informations
complémentaires concernant l'utilisation des différentes licences, leur verrouillage et leur
libération.

615
615
Référence

12.1.1.1 Détails de la licence

Id client
Numéro d'identification unique assigné au système Therefore™.

Nom client
Nom du client.

Numéro licence
Chaîne de caractères alphanumériques unique qui identifie la licence assignée au produit
Therefore™.

Nom du produit
Édition du produit Therefore™. La mise à niveau vers une édition Therefore™ qui intègre des
fonctionnalités complémentaires ne présente aucune difficulté.

616 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Maintenance jusqu'au
Date d'expiration de la licence. Après expiration de la licence, toute maintenance de votre
système est suspendue et aucun support logiciel n'est proposé. Les administrateurs peuvent
continuer à exécuter l'application Therefore™ Solution Designer et importer une licence de
rechange, mais certaines restrictions entrent en vigueur, selon le type de licence :

· Licence d'essai : L'utilisateur n'a pas le droit de se connecter. Il est impossible de réinstaller le
système et d'ajouter de nouveaux utilisateurs. L'unique action possible consiste à importer une
licence de rechange.
· Licence complète : Les utilisateurs existants peuvent continuer à utiliser le système et
l'administrateur peut modifier les paramètres du système, mais il est impossible de passer à une
version supérieure.

License Point
Indique le nom et le nombre de points de licence.

Importer licence (bouton)


Les fichiers de licence Therefore™ peuvent être importés pour étendre la période de maintenance
ou ajouter de nouvelles fonctions et fonctionnalités. Le fichier XML importé est fourni par le
service clientèle de Therefore™.

Mise à jour licence (bouton)


Ce bouton permet d'extraire les informations de licence du serveur de licences Therefore™. Cette
fonction nécessite qu'un compte client soit défini sur le serveur de licences Therefore™.

617
617
Référence

12.1.1.2 Information client

Cet onglet contient des informations relatives au client et à l'administrateur.

618 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

12.1.1.3 Utilisateurs identifiés

Ajouter
Vous pouvez assigner des points de licence à des utilisateurs déterminés et les autoriser à
travailler sur les documents en mode hors ligne. Puisqu'elles sont liées à titre définitif à un
utilisateur donné, il s'agit généralement de licences de type utilisateur identifié Therefore™.

Supprimer
Permet de supprimer les points de licence réservés.

619
619
Référence

12.1.1.4 Utilisateurs en lecture seule

Ajouter
Ce bouton permet de spécifier un groupe d'utilisateurs auxquels sont affectées des licences en
lecture seule, en fonction de la disponibilité. Les utilisateurs de ce groupe ont uniquement accès
au système en lecture seule.

Supprimer
Ce bouton permet de supprimer des utilisateurs du groupe d'accès en lecture seule.

620 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

12.1.1.5 Distribuer les points de licence

Cet onglet est réservé aux installations Therefore™ dotées de plusieurs licences de serveur.

Choisir un serveur
Tous les serveurs disponibles sont recensés dans la zone de liste déroulante. Les licences
assignées et non assignées sont recensées dans la zone inférieure. Vous pouvez les modifier si
besoin est.

12.1.2 Paramètres

La fenêtre Paramètres de Therefore™ Solution Designer permet de configurer une série d'options
importantes. Elle comporte sept onglets, illustrés ci-après.

621
621
Référence

12.1.2.1 Général

Buffer
Emplacement du répertoire Buffer de Therefore™.

Cache
Nom du répertoire de cache.

Nettoyage Buffer
Identifie tous les fichiers antérieurs au nombre d'heures indiqué et supprime ceux qui ne doivent
pas se trouver dans le buffer.

Serveur SMTP
Le serveur Therefore™ utilise ce serveur SMTP pour l'envoi d'e-mail (notifications de workflow, par
exemple). Le numéro de port utilisé correspond à 25 par défaut, mais vous pouvez régler
manuellement cette valeur en spécifiant le numéro de port après le nom ou l'adresse IP du serveur
(127.0.0.1:49, par exemple).

622 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Expéditeur SMTP
Adresse électronique de l'expéditeur de l'e-mail.

Utilisateur/Mot de passe SMTP


Le cas échéant, renseignez le nom d'utilisateur et le mot de passe.

Utiliser TLS/SSL
Si vous cochez cette case, le protocole TLS/SSL est utilisé.

Param.test....
Envoie un e-mail à des fins de test.

12.1.2.2 Base de données

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623
Référence

Plate-forme
Parmi les plateformes de bases de données figurent : Microsoft® SQL Server®, IBM® DB2®,
Oracle® Server.

Nom
Nom de la base de données utilisée par le système Therefore™. La valeur par défaut est
« Therefore ».

Utilisateur
Utilisateur de la base de données auquel fait appel Therefore™ lors des demandes de connexion.

Mot de passe
Mot de passe de l'utilisateur de la base de données.

Conf. Mot de passe


Confirmation du mot de passe.

Temps attente max


Délai d'attente, exprimé en secondes, appliqué par Therefore™ lorsqu'il communique avec la base
de données. Si cette durée est dépassée, l'opération est annulée.

624 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

12.1.2.3 Cache

Configurer le vidage du cache


Nombre de jours durant lesquels les documents seront conservés dans le cache.

Espace libre de la partition


Pourcentage du disque cache à garder libre. Lorsque la limite est atteinte, les documents les plus
anciens sont supprimés pour faire place à de nouveaux documents.

Taille maximale du cache


Indique la taille maximale du cache en Mo.

Taille maximale du cache - Moyenne


Therefore™ estime la taille maximale du cache en utilisant un pourcentage des répertoires du
cache pour déterminer l'espace disque total requis par le cache.

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Référence

12.1.2.4 Groupes de permissions

Therefore™ propose une liste complète de permissions destinées à contrôler les répertoires, les
catégories et les dossiers. Pour simplifier la gestion des permissions, elles sont divisées en
groupes. Les administrateurs peuvent ensuite configurer les permissions associées aux catégories,
en déterminant les utilisateurs détenant la permission Read (Lire), Write (Écrire), Delete
(Supprimer) et Admin au lieu de gérer la liste entière des permissions individuelles.

626 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Permission Explication
Groupes de permission : Read (Lire)
Accéder au répertoire/à la Permet à l'utilisateur d'ouvrir le répertoire, la catégorie ou le
catégorie/au dossier dossier.
Lancer requête Permet à l'utilisateur d'exécuter une requête. Remarque :
actualisez la vue arborescente de Therefore™ Navigator
(menu Afficher) ou quittez Navigator et redémarrez
l'application pour que cette modification soit activée.
Afficher dans liste de résultats Permet à l'utilisateur d'afficher les résultats d'une requête
dans la liste de résultats. Si la permission Ouvrir/afficher est
refusée, l'utilisateur peut afficher les données d'index dans la
liste de résultats, mais non le document ou le dossier en tant
que tel.
Ouvrir/afficher Permet à l'utilisateur d'ouvrir les documents ou les dossiers
pour les afficher.
Imprimer Permet à l'utilisateur d'imprimer les documents ou les dossiers.
Exporter/Envoyer Permet à l'utilisateur d'envoyer les documents ou les dossiers
par e-mail ou les exporter sur un disque.
Afficher historique Permet à l'utilisateur d'afficher l'historique des documents ou
des dossiers.
Afficher annotations (fonction Permet à l'utilisateur d'afficher les annotations appliquées à
obsolète) un document (fichiers TIFF uniquement).
Cacher annotations (fonction Permet à l'utilisateur de cacher les annotations (fichiers TIFF
obsolète) uniquement).
Lecture des permissions Permet à l'utilisateur de consulter les permissions associées à
un objet.
Groupes de permission : Write (Écrire)
Ajouter annotations Permet à l'utilisateur d'ajouter des annotations.
Effacer annotations Permet à l'utilisateur d'effacer les annotations.
Ajouter des documents Permet à l'utilisateur de mémoriser des documents dans
Therefore™.
Ajouter des dossiers Permet à l'utilisateur de créer des dossiers.
Créer des tâches Permet à l'utilisateur de créer une tâche associée à un
document ou un dossier.
Modifier données d'index/en-tête Permet à l'utilisateur de modifier les données d'index ou l'en-
du dossier tête d'un dossier.
Modifier le document Permet à l'utilisateur de modifier les documents.
Ajouter des fichiers aux Permet à l'utilisateur d'ajouter des fichiers à un document.
documents
Gérer les objets liés Permet à l'utilisateur de créer et de supprimer des liens
manuels entre les objets.
Fermer dossier Permet à l'utilisateur de fermer un dossier pour empêcher ses
collègues de continuer à le modifier.
Groupes de permission : Delete (Supprimer)
Supprimer des fichiers dans les Permet à l'utilisateur de supprimer des fichiers dans un
documents document.
Supprimer le document Permet à l'utilisateur de supprimer un document (qui est placé
dans la corbeille et peut être restauré).
Supprimer dossier Permet à l'utilisateur de supprimer un dossier.
627
627
Groupes de permission : Admin
Ouvrir à nouveau le dossier Permet à l'utilisateur d'ouvrir à nouveau un dossier fermé.
Nom politique de conservation Permet à l'utilisateur d'activer ou de désactiver la politique de
Référence

Ces groupes de permissions sont configurables et peuvent être modifiés en fonction des besoins
d'un client. Vous pouvez ajouter de nouveaux groupes, supprimer les groupes existants, les
renommer ou les modifier.

Groupes de permissions
Permet de définir les paramètres de sécurité d'un groupe de permissions spécifiques.

Ajouter...
Permet de créer un groupe de permissions.

Renommer...
Permet de renommer un groupe de permissions.

Effacer...
Permet d'effacer un groupe de permissions.

Permissions pour...
Liste complète des permissions.

628 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

12.1.2.5 Journaux du serveur

L'onglet Journaux du serveur permet d'effectuer le suivi détaillé des événements qui se
produisent sur le serveur Therefore™. Un journal d'audit permanent est inscrit dans le journal
système de Therefore™ au fur et à mesure que se produisent les événements. Lorsqu'un fichier
journal en cours atteint une limite donnée, il est mémorisé dans la catégorie Logfiles du système
Therefore™. La fonction d'audit permet d'effectuer une recherche dans ces fichiers journaux et
de les exporter.

Consignation des événements


Pour accroître leur traçabilité, les événements ont été divisés en trois catégories. Événements
documents, qui se rapporte aux opérations relatives aux documents, Événements workflow,
qui se rapporte aux opérations relatives aux workflows et Événements administration, qui se
rapporte aux opérations administratives. Quatre paramètres sont proposés par événement.

Ne pas consigner : aucune donnée n'est consignée.


Consigner les réussites : les données ne sont consignées que si l'événement
aboutit.
Consigner les échecs : les données ne sont consignées que si l'événement
échoue.
Toujours consigner : les données sont systématiquement consignées.

629
629
Référence

Événement Description Défaut


Nouveau Consigne la création d'un document par un Consigner les
utilisateur. échecs
Récupérer Consigne la récupération d'un document par un Consigner les
utilisateur. échecs
Bloquer le document Consigne la libération d'un document par un Consigner les
utilisateur. échecs
Modifier Consigne la modification d'un document par un Consigner les
utilisateur. échecs
Modifie données d'index Consigne la modification des données d'index par Consigner les
un utilisateur. échecs
Imprimer Consigne l'impression d'un document par un Ne pas consigner
utilisateur.
Exporter/Envoyer Consigne l'exportation ou l'envoi d'un document par Ne pas consigner
un utilisateur.
Supprimer Consigne la suppression d'un document par un Toujours
utilisateur. consigner
Migration Consigne la migration d'un document vers une zone Consigner les
de stockage. échecs
Démigration Consigne la démigration d'un document d'une zone Consigner les
de stockage vers le buffer. échecs
Conservation (effacement Consigne la suppression d'un document de la base Toujours
final) de données et du buffer et son envoi à la file consigner
d'attente de conservation en vue de sa
suppression de la zone de stockage.
Créer lien Consigne la création manuelle d'un lien de Ne pas consigner
documents par un utilisateur.
Supprimer lien Consigne la suppression d'un lien de documents par Ne pas consigner
un utilisateur.
Démarre instance Consigne le démarrage de toutes les instances du Consigner les
workflow. échecs
Ouvrir instance Consigne l'ouverture d'une instance. Consigner les
échecs
Mémoriser l'instance Consigne l'enregistrement d'une tâche workflow par Consigner les
un utilisateur pour un usage ultérieur. échecs
Finir la tâche Consigne la fin de chaque tâche workflow. Consigner les
échecs
Réclamer Consigne la réclamation d'une tâche par un Consigner les
utilisateur. échecs
Refuser Consigne le refus d'une tâche par un utilisateur. Consigner les
échecs
Déléguer Consigne la délégation d'une tâche par un Consigner les
utilisateur. échecs
Réacheminer instance Consigne l'acheminement, par un utilisateur, d'une Consigner les
(manuellement) tâche workflow vers une autre étape du processus. échecs
Route (automatique) Consigne l'acheminement automatique d'une Consigner les
instance. échecs
Envoi mail de Consigne l'envoi d'un e-mail de dépassement par le Consigner les
dépassement système. échecs
Termine instance
630 Consigne la fin des instances duTherefore
© 2017 workflow. Consigner
Corporation, tous les
droits réservés.
échecs
Effacer l'instance Consigne la suppression d'une instance. Consigner les
échecs
Référence

Archive
La fréquence de création du fichier journal peut être définie en fonction de l'heure ou de la taille.

Chaque jour : le fichier journal est archivé chaque jour à l'heure indiquée.
Chaque semaine : le fichier journal est archivé une fois par semaine, le jour et à l'heure
indiqués.
Chaque mois : le fichier journal est archivé le premier du mois.
A taille : le fichier journal est archivé dès que la taille indiquée est dépassée.

12.1.2.6 Paramètres serveur Web

URL Therefore™ Web Access


Entrez l'URL de Therefore™ Web Access.

631
631
Référence

Domaine annonce
Si un domaine est spécifié dans ce champ, les utilisateurs de Therefore™ Web Access ne sont pas
tenus de spécifier le domaine en même temps que leur nom d'utilisateur lorsqu'ils ouvrent une
session.
Si des utilisateurs Therefore™ internes sont définis, ce domaine par défaut n'est pas pris
en compte et les utilisateurs du domaine ne sont pas obligés de spécifier celui-ci lorsqu'ils
ouvrent une session. Ce mécanisme a pour but de les distinguer des utilisateurs internes,
qui sont identifiés par leur nom d'utilisateur.

Afficher TIFF en mode :


Ce paramètre est activé par défaut dans Therefore™ Web Access pour afficher les fichiers TIFF.
L'utilisateur peut le modifier par le biais des options Therefore™ Web Access.

Original Les fichiers TIFF sont affichés au format TIFF d'origine (compression 4
TIFF à une ou plusieurs pages).

PDF Les fichiers TIFF sont convertis au format PDF avant d'être affichés.

Seulement navigateurLes fichiers TIFF sont convertis au format JPEG avant d'être affichés.
(JPEG)

Afficher autres fichiers en mode :


Ce paramètre est activé par défaut dans Therefore™ Web Access pour afficher les fichiers non
TIFF. L'utilisateur peut le modifier par le biais des options Therefore™ Web Access.

Original Les fichiers sont affichés conformément aux valeurs par défaut du
navigateur.

Original (Image Viewer) Les fichiers sont affichés dans Therefore™ Image Viewer. Le navigateur
doit correspondre à une version prise en charge d'Internet Explorer®.

PDF Les fichiers sont convertis au format PDF avant d'être affichés.

Seulement navigateurLes fichiers sont convertis au format JPEG avant d'être affichés.
(JPEG)

Fréquence nettoyage
Nettoyage de la boîte de réception Web. Ce paramètre détermine la fréquence à laquelle la tâche
doit être exécutée (La valeur par défaut correspond à 5 heures.)

Âge - nettoyage
Supprime tous les fichiers de plus de... (valeur par défaut : 10 080 minutes, soit 1 semaine).

Créer imagette (case à cocher)


Si vous cochez cette case, des images sont créées. Elle est activée par défaut.

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Référence

12.1.2.7 XML Web Service

Nom service
Nom du serveur XML. Vous pouvez modifier ce nom, mais vous devez alors relancer XML Web
Service et configurer correctement les clients.

Port
Port sur lequel le serveur XML attend les connexions.

Utilise connexion sûre (https)


Pour utiliser une connexion sûre, vous devez configurer un certificat. Pour apprendre à configurer
un certificat SSL, consultez l'article Microsoft suivant : http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/
ms733791.aspx

Vous pouvez obtenir un certificat par le biais des autorités de certification, telles que :

633
633
Référence

http://www.dmoz.org/Computers/Security/Public_Key_Infrastructure/PKIX/Tools_and_Services/
Third_Party_Certificate_Authorities//

Vous pouvez créer des certificats temporaires par le biais d'un utilitaire Microsoft, Makecert.exe.
Vous pouvez télécharger cet utilitaire, mais conjointement à Windows SDK uniquement, à l'adresse
suivante : http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/aa386968(VS.85).aspx

Pour disposer d'un certificat SSL, vous devez créer un certificat d'autorité racine. Pour ce faire,
utilisez la commande suivante (le nom de certificat, « Dev Certification Authority », peut être
modifié si besoin est) :

makecert -sv SignRoot.pvk -cy authority -r signroot.cer -a sha1 -n "CN=Dev Certification


Authority" -ss my -sr localmachine

Dans Microsoft Management Console (MMC), ajoutez le composant logiciel enfichable Certificates
et transférez le certificat « Dev Certification Authority » (ou le nom que vous avez choisi) du
dossier Certificates sous Personal vers le dossier Certificates dans Trusted Root Certification
Authorities, par glisser-déposer.

Utilisez ensuite la commande suivante pour créer le certificat SSL (HôteLocal correspondant au
nom de domaine qualifié complet de l'ordinateur local) :

makecert -iv SignRoot.pvk -ic signroot.cer -cy end -pe -n CN="HôteLocal" -eku
1.3.6.1.5.5.7.3.1 -ss my -sr localmachine -sky exchange -sp "Microsoft RSA SChannel
Cryptographic Provider" -sy 12

L'étape suivante consiste à configurer le certificat pour un port déterminé. Vous devez également
exécuter cette étape pour les certificats obtenus auprès d'une autorité de certification. Le port
est identique à celui défini dans Solution Designer (voir ci-dessus). L'ID de l'application
correspond à 89eb48e3-aa5d-4732-84ae-a83862d269d6. La configuration est décrite sur le
site Web suivant : http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/ms733791.aspx

Pour plus d'informations sur Makecert.exe, en particulier sur la création de certificats, voir :
http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/bfsktky3.aspx

Activer l'API des services Web XML


Cochez cette case pour activer l'utilisation de l'API XML Web Service.

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Référence

12.1.2.8 Avancé

L'onglet Avancé permet de centraliser la modification des paramètres et paramètres de haut


niveau complémentaires.

Rechercher
Exécute une recherche portant sur les noms de paramètre. (Remarque : les noms sont tous en
anglais. Si un paramètre est sélectionné, la description correspondante s'affiche dans la langue de
l'interface utilisateur sélectionnée).

Affiche uniquement les paramètres modifiés (case à cocher)


Seuls les paramètres dont la valeur ne correspond pas à la valeur par défaut sont affichés.

Pour en savoir plus sur un paramètre déterminé, sélectionnez-le. Des informations s'affichent alors
dans le volet situé sous la liste.

Pour que les modifications apportées aux paramètres avancés entrent en vigueur, il est
généralement nécessaire de redémarrer le service Therefore™ Server.

635
635
Référence

12.1.3 Exporter

Therefore™ permet d'exporter les définitions de configuration d'exportation pour divers objets
affichés sous l'objet Création. Ces définitions sont exportées dans un fichier XML et peuvent
ensuite être importées dans d'autres systèmes Therefore™, vous permettant ainsi d'économiser le
temps et l'argent inhérents à la recréation de ces définitions. Cette méthode est aussi un moyen
pratique de sauvegarder les informations de configuration Therefore™ en phases de test et de
développement. Vous pouvez ensuite mémoriser ces fichiers dans le système Therefore™ à des
fins de contrôle de version.

L'exportation est assurée à différents niveaux de la hiérarchie d'objets Solution Designer. Si


vous sélectionnez, par exemple, l'objet Therefore™ dans le volet gauche de Solution Designer,
vous exportez tous les objets Therefore™, y compris les catégories, mots clés, types de
données, etc. Si vous sélectionnez une catégorie spécifique à exporter, seule cette catégorie est
exportée.

Exporter
Ouvre une boîte de dialogue qui vous permet d'indiquer l'emplacement de mémorisation du fichier
de configuration.

Affiche tous les objets


Si vous exportez un objet de niveau inférieur, seuls les éléments concernés par l'exportation sont
affichés. Si vous cochez cette case, tous les éléments sont affichés.

Inclure la structure des répertoires


Si vous cochez cette case, les catégories sont exportées avec leur structure de répertoires. Dans
le cas contraire, seules les catégories sont exportées.

636 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

12.1.4 Sécurité

La politique de sécurité propose un groupe détaillé de permissions qui contrôlent la capacité d'un
utilisateur à rechercher, afficher et modifier des documents, ainsi qu'à utiliser des profils de
capture et réclamer des tâches de workflow.

Les permissions de sécurité peuvent être configurées à différents niveaux de la hiérarchie d'objet
de Therefore™ Solution Designer. L'objet Therefore™ est la racine de tous les autres objets. Les
permissions configurées à ce niveau peuvent être répercutées sur les objets de niveau inférieur. Il
s'agit là d'un moyen pratique d'appliquer des permissions de sécurité constantes à tout le système
Therefore™ Document Management. Il est également possible de définir la sécurité de chaque
objet de niveau inférieur dans la hiérarchie (sécurité des catégories, sécurité des mots clés,
sécurité du workflow, etc.).

Lors de l'installation, vous devez définir un groupe Administrateur et un groupe Utilisateur. Ces
deux groupes sont alors ajoutés par défaut à Therefore™.

Le groupe Administrateur possède par défaut des droits d'administration sur l'objet Therefore™ et
tous les objets de niveau inférieur.

Le groupe Utilisateur possède des permissions de lecture/écriture standard sur l'objet Therefore™
et les objets de niveau inférieur. Notez toutefois que pour l'objet Catégorie, le groupe Utilisateur
par défaut détient, outre les jeux de permissions des groupes Read et Write, une permission du
groupe Delete, « Effacer des pages du document », et une permission du groupe Admin,
« Politique de conservation » (qui permet à un utilisateur de supprimer un document donné d'une
politique de conservation).

Les permissions sont répercutées par défaut sur les objets de niveau inférieur, mais il est toutefois
possible de les désactiver en cas de besoin.

Si, par exemple, les permissions associées à un groupe de catégories RH ne doivent pas être
identiques à celles de l'objet de catégorie racine, vous pouvez créer un répertoire « RH » et y
transférer les catégories RH. Il est alors possible de désactiver les permissions héritées par le
répertoire RH et de les définir en fonction des besoins. Ces permissions sont répercutées sur
toutes les catégories du répertoire, puisque celles-ci sont encore définies de sorte à hériter des
permissions de l'objet parent. Vous pourriez également adopter une autre approche en ajoutant un
utilisateur ou un groupe et lui assigner d'autres permissions.

Notez que « Refuser » prime sur « Permettre ». Si, par exemple, vous définissez une permission de
groupe sur « Refuser », mais qu'un utilisateur donné de ce groupe détient « Permettre », l'accès
est refusé à l'utilisateur.

637
637
Référence

Nom groupes et utilisateurs :


Permet d'ajouter et de supprimer des utilisateurs et des groupes.

Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.

Utilisateur / Lire
L'utilisateur ou le groupe peut afficher les objets.

Utilisateur / Écrire
L'utilisateur ou le groupe peut modifier et mémoriser les objets.

Opérateur
L'utilisateur ou le groupe peut exécuter les options configurées.

Administrateur
L'utilisateur ou le groupe dispose de droits de configuration.

Lecture des permissions


L'utilisateur ou le groupe peut vérifier les permissions associées aux divers objets dans
Therefore™.

638 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Définir les permissions


L'utilisateur ou le groupe peut modifier les paramètres de sécurité de l'objet.

Hérite les permissions de l'objet parent


Puisqu'il s'agit de l'objet racine, ce paramètre est grisé.

Permissions avancées
Aucun groupe de permissions n'a été configuré pour cet objet. La liste complète de permissions
est donc affichée par défaut.

12.2 Objet Serveur


Cet objet n'est visible que dans les installations de Therefore™ associées à plusieurs licences de
serveur. Il permet d'ajouter et de configurer les serveurs Therefore™. Cliquez avec le bouton droit
de la souris sur l'objet pour ouvrir un menu contextuel.

Ajouter serveur
Ouvre la boîte de dialogue Propriétés du serveur pour définir un nouveau serveur.

639
639
Référence

Nom du serveur
Nom affiché du serveur Therefore™.

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Référence

Nom ordinateur
Nom du serveur sur lequel tourne Therefore™ Server.

Domaine
Domaine auquel appartient le serveur.

Site
Informations facultatives qui identifient l'emplacement physique du serveur.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un serveur existant pour ouvrir un autre menu
contextuel.

Paramètres
Ouvre la boîte de dialogue des paramètres du serveur, qui contient un sous-groupe des
paramètres de l'objet Therefore™.

Supprimer serveur
Permet de supprimer le serveur sélectionné.

Propriétés
Ouvre la boîte de dialogue Propriétés du serveur.

Sécurité
La boîte de dialogue Sécurité s'affiche.

641
641
Référence

12.2.1 Sécurité

Nom groupes et utilisateurs :


Permet d'ajouter et de supprimer des utilisateurs et des groupes.

Permissions
Permet d'accorder et de refuser des permissions.

Utilisateur / Connecter
Permet à l'utilisateur ou au groupe de se connecter au serveur.

Opérateur
Permission générique associée aux opérateurs.

Administrateur
L'utilisateur ou le groupe dispose de droits de configuration.

Lecture des permissions


L'utilisateur ou le groupe peut consulter les paramètres de sécurité de l'objet.

642 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Définir les permissions


L'utilisateur ou le groupe peut modifier les paramètres de sécurité de l'objet.

Hériter les permissions de l'objet parent


Puisqu'il s'agit de l'objet racine, ce paramètre est grisé.

12.3 Création
12.3.1 Objet Référentiel

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Référentiel pour ouvrir un menu contextuel.

Nouvelle catégorie...
Démarre le processus de création d'une catégorie (voir Création d'une catégorie).

Nouvelle définition de dossier...


Démarre le processus de création d'une définition de dossier.

Nouveau répertoire
Crée un répertoire destiné à classer les catégories par groupes logiques (voir Création d'un
répertoire).

Exporter...
Exporte les définitions de configuration des catégories.

Rapport de sécurité...
Le rapport de sécurité contient l'ensemble des paramètres de sécurité. Il permet de documenter la
configuration finale de la sécurité au terme de l'installation d'un système. Le rapport de sécurité
est mémorisé sous forme de fichier « .csv » et peut être consulté dans Microsoft Excel.

643
643
Référence

Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée aux catégories.

En développant l'objet Catégories, vous affichez tous les répertoires et catégories créés.

12.3.1.1 Répertoires

Vous pouvez créer et imbriquer des répertoires pour classer les catégories ou définitions de
dossier par groupes logiques et proposer un groupement hiérarchique simple de catégories ou de
définitions de dossier. Un répertoire permet également d'assigner les mêmes permissions à un
groupe de catégories. En définissant un répertoire et en partageant les permissions, il n'est
nécessaire d'ajouter des utilisateurs et des groupes qu'une seule fois, au lieu d'exécuter cette
procédure pour chaque catégorie.

Nouvelle catégorie...
Démarre le processus de création d'une catégorie dans le répertoire.

Nouvelle définition de dossier...


Démarre le processus de création d'une définition de dossier.

Nouveau répertoire
Crée un répertoire (sous-répertoire) dans le répertoire.

Renommer
Permet de modifier le nom du répertoire.

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Référence

Effacer répertoire
Permet d'effacer un répertoire.

Exporter...
Permet d'exporter les définitions de configuration du répertoire et de la structure sous-jacente. La
structure arborescente n'est pas exportée par défaut. Pour l'exporter, cochez la case Inclure la
structure des répertoires dans la boîte de dialogue Exporter.

Rapport de sécurité...
Le rapport de sécurité contient l'ensemble des paramètres de sécurité associés à toutes les
catégories du répertoire. Il permet de documenter la configuration finale de la sécurité au terme
de l'installation d'un système. Le rapport de sécurité est mémorisé sous forme de fichier « .csv »
et peut être consulté dans Microsoft Excel.

Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée au répertoire sélectionné. Les paramètres de
sécurité sont identiques à ceux d'une catégorie et peuvent être transmis aux objets enfant.

12.3.1.2 Définition de dossier

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une définition de dossier pour ouvrir un menu
contextuel.

Ouvrir définition du dossier


Ouvre la définition du dossier.

Ouvrir définition du dossier pour copie


Ouvre la définition du dossier sous forme de copie. Cette fonction s'avère utile lorsque vous créez
une définition de dossier similaire à une définition existante.

645
645
Référence

Ajouter nouvelle catégorie


Ouvre une boîte de dialogue Nouvelle catégorie pour créer une catégorie dans la définition de
dossier.

Supprimer définition du dossier


Permet de supprimer la définition de dossier sélectionnée.

Exporter...
Exporte la définition de dossier sélectionnée au format XML.

Propriétés...
Affiche la boîte de dialogue des propriétés associée aux définitions de dossier.

Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue de sécurité associée aux définitions de dossier.

Le développement d'une définition de dossier affiche les catégories du dossier, les vues
arborescentes et les recherches appartenant à la définition du dossier.

12.3.1.2.1 Propriétés d'une définition de dossier

Pour afficher les propriétés d'une définition de dossier, cliquez avec le bouton droit de la souris
sur une zone vide de la boîte de dialogue et sélectionnez l'option de menu Propriétés.

Nom
Nom de référence de la définition de dossier.

Description
Vous pouvez entrer une description de la définition de dossier.

646 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Sous-dossier
Liste déroulante contenant des dictionnaires de mots clés et des champs primaires. La sélection
d'un de ces éléments entraîne la division de la catégorie en sous-dossiers sur la base des entrées
du dictionnaire de mots clés ou du champ primaire. Ces sous-dossiers permettent alors de définir
des permissions relatives aux documents pour chaque entrée. Les sous-dossiers permettent par
ailleurs d'affiner les politiques de conservation de documents.

Le nom de la table de la base de données Therefore™ est affiché à titre de référence.

Pour un nouveau dossier :


Tous les workflows assignés à la définition de dossier sont répertoriés. Définissez le workflow
assigné à démarrer lorsqu'un nouveau dossier est mémorisé.

Vous pouvez démarrer manuellement les workflows assignés suivants (fonction à


configurer dans les propriétés des workflows) :
À titre d'information, la liste des workflows assignés pour lesquels le démarrage manuel a été
activé est affichée.

647
647
Référence

Synchroniser par champ


Champ primaire à utiliser pour créer des dossiers. L'index de base de données de ce champ doit
être réglé sur Unique pour qu'il figure dans la liste déroulante.

Synchroniser les suppressions


Si cette case est cochée, les dossiers sont automatiquement fermés lorsque l'entrée d'origine
correspondante est supprimée de la base de données. Un dossier peut être rouvert par
l'administrateur, mais aucun champ dépendant réglé sur Référencé(e) ne sera restauré.

Fréquence d'interrogation
Cette option détermine la fréquence à laquelle le service vérifie la présence de nouvelles entrées
ou d'entrées supprimées à synchroniser. Elle est réglée sur 10 minutes par défaut.

12.3.1.2.2 Menu contextuel associé aux définitions de dossier

Voir Menu contextuel associé aux catégories

12.3.1.2.3 Menu contextuel associé aux champs d'index

Voir Menu contextuel associé aux champs d'index de catégorie

12.3.1.2.4 Recherches de définitions de dossier

Voir recherches de catégorie

648 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

12.3.1.2.5 Vues arborescentes de définitions de dossier

Voir vues arborescentes de catégories

12.3.1.2.6 Sécurité d'un dossier

La plupart des permissions qui régissent la sécurité des dossiers sont identiques à celles qui
régissent la sécurité des catégories. Certaines permissions ne s'appliquent toutefois qu'aux
dossiers.

12.3.1.3 Catégories

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une catégorie donnée pour ouvrir un autre menu
contextuel.

Ouvrir catégorie
Ouvre la boîte de dialogue de catégorie.

Ouvrir catégorie pour copie


Ouvre la boîte de dialogue de la catégorie qui constitue une copie de la catégorie existante.
Cette fonction s'avère utile lorsque vous créez une catégorie similaire à la catégorie existante.

Exporter...
Exporte la catégorie sélectionnée en tant que fichier xml.

Migration de catégorie vers dossier


Démarre un assistant qui assure la migration d'une catégorie existante vers une définition de
dossier.

649
649
Référence

Effacer catégorie
Efface la catégorie sélectionnée.

Propriétés
Affiche la boîte de dialogue des propriétés de la catégorie sélectionnée.

Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée à la catégorie sélectionnée.

12.3.1.3.1 Propriétés d'une catégorie

Pour afficher les propriétés d'une catégorie, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une
zone vide de la boîte de dialogue de définition de la catégorie et sélectionnez l'option de menu
Propriétés.

Nom
Nom de référence de la catégorie.

Description
Vous pouvez entrer une description de la catégorie.

Sous-catégorie
Liste déroulante contenant des dictionnaires de mots clés et des champs primaires. La sélection
d'un de ces éléments entraîne la division de la catégorie en sous-catégorie sur la base des
entrées du dictionnaire de mots clés ou du champ primaire. Ces sous-catégories permettent alors
de définir des permissions relatives aux documents pour chaque entrée. Par ailleurs, les sous-
catégories permettent d'affiner les politiques de conservation de documents.

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Référence

Si un champ primaire est utilisé, l'identifiant unique doit IMPÉRATIVEMENT être un nombre
entier, mais les champs dépendants sont recensés dans la colonne de noms.

Couleur de fond :
Une couleur de fond peut être appliquée à la boîte de dialogue.

Le nom de la table de la base de données Therefore™ est affiché à titre de référence.

L'onglet Filigrane permet de superposer automatiquement une image aux documents imprimés à
partir de Therefore™. Il est possible d'imprimer des filigranes sur de nombreux types de fichiers
courants pris en charge par Therefore Multi-format Viewer (voir le Guide de l'utilisateur pour plus
d'informations).

Par défaut, les fichiers PDF ne sont pas affichés dans Therefore Multi-format Viewer et il
est donc impossible d'y imprimer un filigrane. Pour ce faire, il est possible de modifier les
paramètres d'affichage par défaut. Notez cependant que cette opération peut donner
lieu à des problèmes d'affichage.

Document
Nom de l'image à utiliser pour le filigrane. Celui-ci doit être une image TIFF précédemment
mémorisée dans la catégorie Templates dans le répertoire System. L'option Template Type doit
être réglée sur Form Images.

Interrompre l'impression lors d'une erreur de filigrane


Si cette option est activée, l'impression est interrompue en cas d'erreur causée par l'image en
filigrane.

651
651
Référence

Position horizontale / Position verticale


Ces deux paramètres définissent la position du filigrane en termes de pourcentage de la position
horizontale et verticale sur la page.

0,0 Sommet
50,50 Milieu
100,100 Bas

Résolution
Entrez la résolution de l'image en filigrane en points par pouce. La taille de l'image est ainsi
déterminée. Si l'image en filigrane est plus grande que le document imprimé, elle est
redimensionnée. Une valeur de 0 met l'image à l'échelle, pour l'ajuster à la taille de la page.

Champs disponibles
La fonction d'ajout automatique exige un identifiant de document unique. Par conséquent, si un
seul champ est choisi comme champ ID, il doit être défini comme étant unique. Si plusieurs
champs sont sélectionnés, les documents sont ajoutés lorsque les valeurs correspondent à celles
que contient le document existant. Lorsqu'un document est mémorisé dans Therefore™ sous le
même identifiant unique, Therefore™ insère dans tous les autres champs les données issues du
document existant. En outre, une barre d'outils d'ajout automatique s'affiche en bas de la boîte de
dialogue.

Mode d'ajout automatique


Définit l'option d'ajout automatique proposée par défaut aux utilisateurs.

Automatique
Il s'agit du paramètre par défaut. Il active automatiquement l'ajout automatique si la
catégorie possède un champ d'index unique. Le paramètre par défaut proposé à l'utilisateur
lors de la mémorisation d'un document est : Ajouter à la fin d'un document existant.

Désactivé
Permet de désactiver la fonction d'ajout automatique.

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Référence

Insérer au début d'un document existant


Le nouveau document est ajouté en première position dans le document composé.

Ajouter à la fin d'un document existant


Le nouveau document est ajouté en dernière position dans le document composé.

Remplacer un document existant


Tous les fichiers existants du document sont supprimés et remplacés par le nouveau
document.

Pour un nouveau document :


Tous les workflows assignés à la catégorie sont recensés. Sélectionnez le workflow à démarrer
lorsqu'un document est mémorisé dans cette catégorie.

Pour un document mis à jour :


Tous les workflows assignés à la catégorie sont recensés. Sélectionnez le workflow à démarrer
lorsqu'un document est mis à jour dans cette catégorie.

Les workflows assignés suivants ont été activés de sorte à autoriser le démarrage manuel
(qui peut être configuré dans les propriétés des workflows) :
À titre de référence, la liste des workflows assignés dont le démarrage manuel a été activé est
affichée.

653
653
Référence

Texte de l'en-tête/du pied de page :


Vous définissez les sections Gauche, Centre et Droite du texte de l'en-tête/du pied de page en

entrant une chaîne ou en cliquant sur le bouton et en sélectionnant une variable dynamique
dans la liste. Diverses variables standard sont recensées, conjointement avec les champs d'index
de la catégorie.

Police :
Permet de définir les attributs de la police.

Marges (mm) :
Permet de définir les marges Gauche et Droite.

Pour appliquer l'en-tête/le pied de page aux documents imprimés dans Therefore™, l'option
d'affichage doit être réglée sur Therefore Multi-format Viewer, plutôt que sur l'application
native.

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Référence

Activer aperçus
Les aperçus de document dans Therefore™ Navigator peuvent être activés (défaut) ou
désactivés.

Mode Hors ligne autorisé


Les utilisateurs Therefore™ identifiés autorisés à travailler hors ligne peuvent ainsi traiter hors
ligne les documents de cette catégorie. Ce paramètre est activé par défaut.

Mode texte intégral


Définit le comportement d'indexation basé sur une recherche en texte intégral.

Inclure dans recherche en texte intégral (valeur par défaut)


Tous les documents mémorisés dans la catégorie sont inclus dans l'index de texte intégral.

Exclure les documents mémorisés avant


Si ce paramètre est sélectionné, les documents mémorisés avant la date Exclure éléments
antérieurs à sont exclus de l'indexation de texte intégral. Elle est utile pour les catégories
existantes comportant des documents obsolètes dans lesquels il n'est pas nécessaire
d'effectuer des recherches en texte intégral.

Exclure de recherche en texte intégral


Aucun document mémorisé dans la catégorie n'est inclus dans l'index de texte intégral.

655
655
Référence

Commentaires de libération
Indique si les commentaires de libération doivent être obligatoires ou non. La valeur par défaut
est Facultatif. Il est également possible de désactiver les commentaires (Désactivé) ou
d'imposer leur définition (Obligatoire).

Nouvelle version en cas de modification d'index


Détermine si une nouvelle version du document est générée lorsqu'un utilisateur modifie les
données d'index. Ce paramètre est désactivé par défaut (en d'autres termes, une nouvelle version
du document n'est pas générée lorsque les données d'index sont modifiées).

Mode page de garde


Les documents Therefore™ se composent uniquement de données d'index ou de fichiers dont le
contenu ne peut pas être affiché. Dans ce cas de figure, une page de garde contenant les
données d'index du document peut être affichée.

Jamais affichée
Une page de garde contenant les données d'index n'est jamais affichée, même si le document
ne comporte aucun fichier.

Documents vides uniquement


Une page de garde contenant les données d'index est affichée si le document ne comporte
aucun fichier.

Toujours affichée
Une page de garde contenant les données d'index est toujours affichée, même si le document
comporte des fichiers affichables.

Mode document vide


Cette option détermine si les documents Therefore™ doivent comporter des fichiers, peuvent
comporter des fichiers ou ne doivent pas comporter de fichiers.

12.3.1.3.2 Sous-catégorie

Les catégories peuvent être divisées en sous-catégories en fonction des entrées que contient un
dictionnaire de mots clés ou un champ primaire. Ces sous-catégories permettent alors de définir
des permissions relatives aux documents pour chaque entrée. Par ailleurs, les sous-catégories
permettent d'affiner les politiques de conservation de documents. (Un dictionnaire de mots clés
contenant des noms de service, par exemple, pourrait être utilisé pour exclure certains documents
d'une politique de conservation de documents.)

Si un champ primaire est utilisé, l'identifiant unique doit IMPÉRATIVEMENT être un nombre
entier, mais les champs dépendants sont recensés dans la colonne de noms.

656 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une sous-catégorie donnée pour ouvrir un menu
contextuel. Remarque : s'applique uniquement aux dictionnaires de mots clés.

Modifier sous-catégorie...
Ouvre le dictionnaire des mots clés correspondant.

Cliquer avec le bouton droit de la souris sur une sous-catégorie ouvre un autre menu contextuel.

657
657
Référence

Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue Sécurité associée au mot clé sélectionné. Les paramètres de sécurité
sont identiques à ceux d'une catégorie et permettent de fonder les permissions relatives aux
documents sur des valeurs individuelles.

658 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

12.3.1.3.3 Menu contextuel associé aux catégories

Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la zone vide de la boîte de dialogue pour ouvrir un
menu contextuel.

Annuler
Cliquez sur cette option pour annuler l'action précédente.

Rétablir
Cliquez sur cette option pour rétablir l'action précédente.

Aligner sur grille


Si vous sélectionnez cette option, la grille qui s'affiche dans la boîte de dialogue de catégorie
permet de positionner les champs d'index avec plus de précision.

659
659
Référence

Nouveau champ texte


La longueur maximale d'un champ texte est définie lors de sa création et ne peut pas être
modifiée ultérieurement (en cas de besoin, vous devez supprimer le champ, puis en créer un
autre). Cette chaîne de texte est alphanumérique et gère une longueur par défaut de
50 caractères. La longueur maximale d'un champ est de 2 000 caractères au moins (selon le type
de base de données).

Nouveau champ numérique


Les champs numériques sont mis en œuvre sous forme de nombres entiers signés de 32 bits. Les
valeurs prises en charge sont comprises entre :
-2,147,483,648 et 2,147,483,648.

Nouveau champ monétaire


Les champs monétaires gèrent la virgule flottante et deux décimales. Therefore™ ne fournit
aucune fonction de traitement des valeurs dans les champs monétaires.

Nouveau champ date


Le format de la date est identique à celui des paramètres régionaux de l'ordinateur. Lorsque
l'utilisateur entre une date, il doit respecter ce format. Si tel n'est pas le cas, un message d'erreur
s'affiche.

Nouvelle case à cocher


Une case à cocher gère trois valeurs :

1 : la case comporte une marque d'activation.


0 : la case ne comporte pas de marque d'activation.
NUL : la case ne comporte ni la valeur Oui, ni la valeur Non. À moins
qu'une valeur par défaut ne soit définie, le champ de case à cocher
contient initialement la valeur « indéfinie ».

Il est possible de lire la valeur d'une case à cocher. Dans un processus de workflow, par exemple,
la valeur de la case à cocher peut être lue lors de l'exécution pour déclencher l'exécution d'une
transition. Si un champ de case à cocher est intitulé Ma case à cocher, la transition peut vérifier
si la case à cocher a été marquée (c'est-à-dire cochée) par la condition « Ma case à cocher =
1 ». Si vous définissez la couleur de fond d'une case à cocher sur « Automatique », le fond
devient transparent.

Nouveau compteur numérique


Champ numérique contenant un compteur prédéfini. Vous pouvez également spécifier si le
compteur est défini côté client pour que l'utilisateur le visualise avant de mémoriser les données,
ou côté serveur, auquel cas il reste vide jusqu'à ce que les données soient mémorisées (il peut
même être défini en tant que champ caché que l'utilisateur ne visualise pas du tout). Pour plus
d'informations, reportez-vous à Compteur.

Nouveau compteur formaté


Ce champ texte comprend un compteur au format déterminé. À titre d'exemple, « Inv_%04d »
génère les compteurs « Inv_0001, Inv_0002 » et ainsi de suite. Vous pouvez également spécifier
si le compteur est défini côté client pour que l'utilisateur le visualise avant de mémoriser les
données, ou côté serveur, auquel cas il reste vide jusqu'à ce que les données soient mémorisées
(il peut même être défini en tant que champ caché que l'utilisateur ne visualise pas du tout). Pour
plus d'informations, reportez-vous à Compteur.

660 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Nouvelle table
Champ de table dont le nombre de colonnes peut être défini. Les types de champs d'index de
colonne pris en charge sont les suivants : Texte, Numérique, Monétaire, Date et Case à cocher.
Une fois les colonnes créées, vous pouvez modifier et supprimer les colonnes.

Nouvelle étiquette
Les étiquettes sont des chaînes de texte libre qui peuvent être placées n'importe où dans une
boîte de dialogue. Elles peuvent faire office de titre ou fournir des informations complémentaires
(longueur maximale : 500 caractères). Si vous définissez la couleur de fond d'une étiquette sur
« Automatique », le fond devient transparent.

Notez que les étiquettes ne sont pas visibles lorsque vous affichez les données d'index à
l'aide de Therefore™ Mobile App ou Therefore™ MFP Scan ou Print.

Nouvelle image
Vous pouvez placer cette image dans la boîte de dialogue. Formats pris en charge : BMP, GIF,
JPEG, PNG et TIFF.

Nouveau champ d'onglet


Cette option crée un champ dans la boîte de dialogue dans lequel vous pouvez placer des onglets.
Vous pouvez placer plusieurs champs d'index sur chaque onglet. Cliquez sur les points de
suspension (...) dans l'en-tête du champ d'onglet pour ajouter un nouvel onglet. Cliquez avec le
bouton droit de la souris sur Nouvel onglet et sélectionnez Propriétés pour définir le nom de
l'onglet et les propriétés d'affichage d'un onglet unique. Sélectionnez Propriétés de contrôle
pour définir les propriétés du champ d'onglet complet.

Notez que les champs d'onglet ne sont pris en charge ni par Therefore™ Mobile App, ni par
Therefore™ MFP Scan ou Print. Les champs d'index sont visibles, mais ils ne sont pas
disposés visuellement en onglets.

661
661
Référence

Nouveau mot clé unique


Propose un lien vers un dictionnaire des mots clés prédéfini. Les dictionnaires existants sont
recensés et vous pouvez ajouter de nouveaux dictionnaires.

662 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Nouveau mot clé multiple


Propose un lien vers un dictionnaire des mots clés prédéfini et permet à l'utilisateur de
sélectionner plusieurs mots clés en maintenant enfoncée la touche MAJ. Les dictionnaires
existants sont recensés et vous pouvez ajouter de nouveaux dictionnaires.

663
663
Référence

Nouveau champ primaire (champ de type de données défini par l'utilisateur)


Les champs primaires fournissent un lien vers une autre table de la base de données Therefore™.
Il s'agit généralement d'une vue sur une base de données externe. Les champs primaires existants
sont recensés et vous pouvez ajouter de nouveaux champs.

664 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Nouveau champ dépendant


Les champs dépendants sont issus de champs primaires (type de données défini par l'utilisateur)
existants uniquement. Lorsque vous sélectionnez un champ primaire, la liste de tous les champs
dépendants disponibles s'affiche.

Propriétés
Cette option permet d'afficher les propriétés d'une catégorie.

Ordre des champs


Cette option permet de définir l'ordre des champs d'index dans les boîtes de dialogue de catégorie,
ainsi que dans la liste de résultats Therefore™ Navigator. Pour plus d'informations, voir Définition
de l'ordre de tabulation et de l'ordre des champs de la liste de résultats.

Langue
Sélectionnez la langue de la catégorie. Toutes les langues pour lesquelles il existe une traduction
sont recensées. Pour ajouter une traduction, cliquez sur Traduction afin d'ouvrir la boîte de
dialogue de traduction. Pour plus d'informations, reportez-vous à Traduction d'une catégorie ou
d'une définition de dossier.

Titre du document
Choisissez les champs d'index qui doivent composer le titre et l'ordre de ces derniers.

Mémoriser catégorie
Cette option permet de mémoriser une définition de catégorie après l'entrée de modifications.

665
665
Référence

· Certains paramètres, tels que la longueur des chaînes, ne peuvent être définis que lors de
la création d'un champ d'index. Une fois la catégorie mémorisée, il est impossible de la
modifier. Pour contourner ce problème, supprimez le champ et créez-en un nouveau.
Notez toutefois que les documents précédemment mémorisés ne pourront plus utiliser le
champ supprimé dans les critères de recherche. Tous les documents mémorisés à l'avenir
utiliseront le nouveau champ. La recherche de documents sera alors moins cohérente.
Vous pouvez également rendre le champ invisible, afin de ne pas perdre de donnée
d'index. Il serait toutefois impossible de l'utiliser dans le cadre d'une recherche.

· Une fois la catégorie utilisée pour mémoriser les documents, il convient de bien réfléchir
avant toute modification. Si vous ajoutez un champ d'index, il sera vide pour tous les
documents précédemment mémorisés.

· Le fait de supprimer un champ supprime également les valeurs de tous les documents
mémorisés. Vous serez invité à confirmer la suppression.

· Les modifications apportées à la définition ne sont activées qu'après le redémarrage ou la


réactualisation de Therefore™ Navigator.

12.3.1.3.4 Menu contextuel associé aux champs d'index

Cliquez avec le bouton droit de la souris dans un champ d'index pour ouvrir un menu contextuel :

Propriétés
Ouvre les propriétés d'un champ d'index.

Aligner
Un premier champ est sélectionné à titre de point d'ancrage. À l'aide de la touche CTRL, vous
pouvez sélectionner d'autres champs et les aligner par rapport au premier champ. (Voir Création
d'une catégorie.)

666 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Même taille
Vous sélectionnez un premier champ à titre de référence. À l'aide de la touche CTRL, vous pouvez
ensuite sélectionner d'autres champs et leur assigner la même taille que le premier champ.

Répartir harmonieusement
Vous pouvez sélectionner plusieurs champs et les répartir également horizontalement ou
verticalement en utilisant les champs boutoirs à titre de limites.

Centre dans la fenêtre


Vous pouvez centrer un champ sélectionné horizontalement ou verticalement au sein de la
fenêtre.

Supprimer
Permet de supprimer le champ d'index.

Sécurité...
Affiche la boîte de dialogue de sécurité associée aux champs d'index.

Type de champ (lecture seule)


Type de champ.

667
667
Référence

Désignation
Nom du champ qui s'affiche en tant que colonne dans la liste des résultats sous Therefore™
Navigator. Notez que lorsque vous modifiez la désignation, elle est automatiquement répercutée
dans le champ Nom de colonne. Cette fonction a pour objet de simplifier le processus et crée
automatiquement un champ portant le nom de la colonne dans la base de données Therefore™.
Notez qu'elle ne fonctionne que si le contenu du champ Nom de colonne n'est pas modifié
indépendamment de celui du champ Désignation.

Nom de colonne
Nom du champ (de la colonne) dans la table de base de données associée à l'index. Remarque :
les noms de colonnes ne doivent pas commencer par un caractère numérique et ne doivent
contenir ni caractères spéciaux, ni espaces.

Longueur
La longueur s'applique aux champs texte et numérique uniquement.

· La longueur d'une chaîne de texte ne peut être définie qu'au moment de la création du champ.
La longueur par défaut est de 50 caractères, 2 000 caractères au maximum (selon le type de
base de données).

· Les champs numériques sont mis en œuvre sous forme de nombres entiers signés de 32 bits. Les
valeurs prises en charge sont comprises entre :
-2,147,483,648 et 2,147,483,648.

Index Base de données

Aucun : le champ n'est pas indexé (valeur par défaut). Aucun index de base de données
n'est créé. Les utilisateurs peuvent se servir de ce champ lorsqu'ils recherchent des
documents, mais la recherche est plus lente qu'avec les champs indexés.

Normal : un index de base de données est créé pour accélérer la recherche avec ce
champ. Notez qu'un index de base de données nécessite des ressources de base de
données supplémentaires. Ne définissez d'index que si un champ est fréquemment utilisé à
des fins de recherche.

Unique : l'index ne gère que les valeurs uniques. Cela signifie que les documents
mémorisés doivent contenir une valeur de champ d'index unique. Dans le cas contraire, le
système Therefore™ affiche une erreur. Le fait d'utiliser un index unique force le champ à
être obligatoire.

Défaut
Le champ d'index est réglé sur cette valeur par défaut. Il peut s'agir d'une valeur fixe entrée dans
le champ ou d'une variable d'exécution.

668 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Valeurs par défaut Description


des champs texte
<Utilisateur> Nom de l'utilisateur qui mémorise le document.
<Domaine\Utilisateur> Domaine et nom de l'utilisateur qui mémorise le document.
<Nom d'affichage de Nom d'affichage de l'utilisateur qui mémorise le document.
l'utilisateur>
<Nom du fichier> Nom du fichier en cours de mémorisation. (Cette valeur n'est pas prise
en charge dans Therefore™ Viewer, Therefore™ Capture Client,
Therefore™ Web Access, Therefore™ PDF Printer et API.)
<Chemin du Répertoire du fichier en cours de mémorisation. (Cette valeur n'est pas
répertoire> prise en charge dans Therefore™ Viewer, Therefore™ Capture
Client, Therefore™ Web Access, Therefore™ PDF Printer et API.)
<Extension du Extension du fichier en cours de mémorisation.
fichier>
<Chemin du fichier> Chemin du fichier en cours de mémorisation. (Cette valeur n'est pas
prise en charge dans Therefore™ Viewer, Therefore™ Capture
Client, Therefore™ Web Access, Therefore™ PDF Printer et API.)
<Titre du fichier> Titre (nom sans extension) du fichier en cours de mémorisation. (Cette
valeur n'est pas prise en charge dans Therefore™ Viewer,
Therefore™ Capture Client, Therefore™ Web Access, Therefore™
PDF Printer et API.)
<E-mail : objet> Si vous mémorisez un e-mail (*.msg), cette valeur transmet son objet.
<E-mail : Si vous mémorisez un e-mail (*.msg), cette valeur transmet le nom
destinataire> d'affichage de ses destinataires.
<E-mail : destinataire Si vous mémorisez un e-mail (*.msg), cette valeur transmet l'adresse de
(SMTP)> ses destinataires.
<E-mail : Cc> Si vous mémorisez un e-mail (*.msg), cette valeur transmet le nom
d'affichage de ses destinataires en Cc.
<E-mail : Cc (SMTP)> Si vous mémorisez un e-mail (*.msg), cette valeur transmet l'adresse de
ses destinataires en Cc.
<E-mail : de> Si vous mémorisez un e-mail (*.msg), cette valeur transmet le nom
d'affichage de l'expéditeur.
<E-mail : de (SMTP)> Si vous mémorisez un e-mail (*.msg), cette valeur transmet l'adresse de
son expéditeur.
<E-mail : date Si vous mémorisez un e-mail (*.msg), cette valeur transmet sa date
d'envoi> d'envoi.
<Guid> Identificateur global unique du document.

Valeurs par défaut Description


des champs texte
<Date> Date de mémorisation du fichier dans Therefore™.
<Fichier créé> Date de création du fichier en cours de mémorisation dans Therefore™.
<Fichier modifié> Date de dernière modification du fichier en cours de mémorisation dans
Therefore™.

669
669
Référence

Obligatoire (case à cocher)


Vous devez assigner une valeur à un champ obligatoire.

Créer champ étiquette (case à cocher)


Cette option est réservée aux nouveaux champs d'index. Elle permet de créer automatiquement à
gauche du champ d'index une étiquette contenant la valeur définie dans le champ Désignation.
Vous gagnez ainsi du temps lorsque vous définissez une catégorie.

Visible (case à cocher)


Lorsque cette case est cochée, le champ d'index s'affiche dans la boîte de dialogue de recherche
de Therefore™ Navigator. Cette méthode permet de cacher les champs d'index confidentiels ou
internes aux utilisateurs ou de désactiver de fait l'utilisation du champ.

Différentier majuscules/minuscules (case à cocher)


· Cette case à cocher n'est disponible que si vous utilisez une base de données Oracle.
· Les valeurs de champ d'index respectent la casse par défaut, mais ce paramètre ne
fonctionne pas si la base de données Oracle complète est configurée de sorte à ne pas
respecter la casse.
· Cette case à cocher n'est pas prise en charge par SQL Server et DB2. Sur ces plateformes,
le comportement varie selon la configuration de la base de données.

Zone de liste déroulante (case à cocher)


Cette option s'applique aux champs de mot clé, aux champs primaires et aux champs dépendants.

· En ce qui concerne les champs de mot clé, elle est activée par défaut. Le champ s'affiche
donc sous forme de liste déroulante.
· En ce qui concerne les champs primaires et dépendants, elle est désactivée par défaut. Pour
afficher les champs d'un tableau, vous cliquez sur un bouton Parcourir (applications Web et
de bureau). Sur tous les autres clients, les valeurs s'affichent dans une liste déroulante.

Déroulement en cours de saisie


Si vous cochez cette case, la liste déroulante s'ouvre dès que l'utilisateur commence à taper
et la première correspondance identifiée est affichée en surbrillance.

Tri décroissant
Si vous cochez cette case, la liste est triée par ordre décroissant.

670 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Type de compteur :
Compteur numérique ou formaté.

Le champ Compteur est renseigné avant l'affichage de la boîte de dialogue des données
d'index (bouton d'option)
Si vous activez cette option, la valeur est définie côté client avant la mémorisation du document
et est affichée lorsque l'utilisateur mémorise le document.

Le champ Compteur est défini par Therefore™ Server lors de la mémorisation du


document (bouton d'option)
Si vous sélectionnez cette option, la valeur est définie côté serveur après la mémorisation du
document et ne s'affiche pas (<auto> est inséré dans le champ d'index).

Valeur initiale :
Première valeur numérique utilisée dans le champ Compteur (1 par défaut).

671
671
Référence

Valeur suivante :
Cette valeur correspond par défaut à 1, mais vous pouvez définir la valeur de votre choix pour
démarrer une nouvelle séquence numérique en début d'année. Le numéro spécifié dans le champ
Valeur suivante est assigné au document suivant mémorisé dans Therefore™.

Format : (option réservée aux compteurs formatés)


Cette option permet de spécifier le format du compteur. Elle est définie sur %04d par défaut, qui
affiche un compteur au format 0001. Il est important de noter que le compteur est
automatiquement modifié si plus de 9 999 documents sont mémorisés dans Therefore™. Vous
pouvez modifier le format et ajouter du texte. Ainsi, FACT-%06d affiche un compteur au format
FACT-000001.

Un utilisateur ne peut pas modifier manuellement une valeur de compteur, sauf si le


champ Compteur fait office d'identifiant unique pour l'ajout automatique de documents à
un document existant. Si tel est le cas, l'utilisateur peut entrer la valeur du compteur
associée au document existant auquel doit être ajouté le nouveau document.

Il est possible d'appliquer des expressions régulières à des champs de texte pour s'assurer que les
données d'index correspondent à un format spécifique (adresses électroniques, par exemple). La
syntaxe d'expression régulière utilisée est compatible avec celle en vigueur dans JavaScript. Des
informations supplémentaires sont disponibles sur Internet.

Spécifiez l'expression régulière


L'utilisateur peut entrer une expression régulière dans ce champ. Lorsqu'il clique sur le bouton
contenant une flèche, une liste d'éléments de base et d'exemples d'expressions s'affiche.

Entrez une valeur dans ce champ pour vérifier...


Ce champ permet de vérifier les expressions régulières définies dans le premier champ. Il s'utilise à
des fins de test uniquement.

672 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Entrez un exemple de chaîne de données valide...


Il s'agit d'une entrée facultative qui est affichée en tant qu'exemple lorsqu'un utilisateur entre une
valeur non gérée.

Ajouter lien
Il est possible de définir un lien de catégories, qui se compose de trois éléments.

Sens du lien : Depuis catégorie source Les liens de documents sont uniquement
visibles à partir de cette catégorie.
Depuis catégorie cible Les liens de documents sont uniquement visibles à
partir de la catégorie liée.
Bidirectionnel Les liens de documents sont visibles à partir des deux
catégories.

Nom de la catégorie: nom de la catégorie à lier.

Nom du champ: nom du champ de liaison. Seuls des champs du même type peuvent
être liés. Lorsque les valeurs des champs sont égales, un lien automatique est créé.

Il est également possible d'établir un lien entre les champs suivants :


o Champ de type compteur numérique et champ numérique, puisqu'il s'agit
dans les deux cas de champs numériques.
o Champ de type compteur formaté et champ texte, puisqu'il s'agit dans les
deux cas de champs texte.

673
673
Référence

Supprimer lien
Pour supprimer des liens de documents, sélectionnez-les et cliquez sur ce bouton.

Cet onglet est uniquement disponible pour les champs dépendants et, dans ce cas, les
expressions régulières et les liens automatiques, ne sont pas gérés.

Dépend de (lecture seule)


Il s'agit du champ dont dépend le champ.

Nom de table (ou vue) (lecture seule)


Nom de la table ou de la vue de base de données.

Nom de colonne
Il s'agit du nom de la colonne de la table ou de la vue qui sera utilisée pour renseigner le champ.

Mode de dépendance :

Eléments redondants modifiables


Si cette option est sélectionnée, un cliché de cette colonne est copié dans la base de
données Therefore™ et le champ n'est pas mis à jour si des modifications sont apportées à la
base de données référencée. Si ce champ est modifié, les autres champs dépendants et le
champ primaire ne sont pas mis à jour.

Eléments redondants synchronisés


Si cette option est sélectionnée, un cliché de cette colonne est copié dans la base de
données Therefore™ et le champ n'est pas mis à jour si des modifications sont apportées à la
base de données référencée. Si toutefois ce champ est modifié, les autres champs
dépendants et le champ primaire sont mis à jour à partir de la table référencée.

Référencé(e)
Ce paramètre est activé par défaut. La valeur du champ est extraite de la table référencée.

674 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Police :
Permet de spécifier une police et ses attributs.

Couleur de fond :
Permet de sélectionner la couleur de fond de la zone qui entoure l'étiquette.

Aligner horizontalement (étiquettes et champs texte uniquement) :


Permet de définir l'alignement de l'étiquette au sein de la zone.

Aligner verticalement (étiquettes uniquement) :


Permet de définir l'alignement de l'étiquette au sein de la zone.

Retrait (pixels) (étiquettes uniquement) :


Distance par rapport à la bordure gauche ou droite.

· Vous pouvez sélectionner et modifier plusieurs champs à la fois.


· La modification des propriétés d'affichage n'est pas prise en charge pour les colonnes
dans les champs de tableau.

675
675
Référence

Ces propriétés sont réservées aux champs d'onglet.

Désignation
Nom du champ d'onglet (et non d'un onglet donné).

Style d'onglet
Style visuel de l'en-tête de l'onglet. Options disponibles : 3D, Pointillés, 2D, Microsoft OneNote,
Arrondi.

Position d'onglet
Détermine la position des en-têtes d'onglet (au-dessus ou au-dessous du champ d'onglet).

Visible
Détermine si le champ d'onglet est visible ou non.

676 © 2017 Therefore Corporation, tous droits réservés.


Référence

Nom groupes et utilisateurs :


Permet d'ajouter et de supp