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Você está escrevendo um documento no Word 2000, mas parte da informação é uma planilha
enorme criado no Excel 2000. Os dados contidos na planilha mudam freqüentemente e você não
quer perder tempo copiando e colando manualmente de um lado para outro. O que fazer, então?
Bem, é hora de acrescentar um link da planilha Excel em seu documento Word, para que as
informações sejam atualizadas automaticamente.
Por que usar links e não as tabelas do Word?
No Word, você deve usar o comando Fórmula no menu Tabela para realizar as funções mais
simples, como soma e multiplicação. Porém, dados manipulados por funções mais complexas
devem usar os recursos do Excel. Nesses casos, o ideal é usar, então, o link no documento Word,
para que as informações se modifiquem sempre que o arquivo-fonte for alterado; o documento
Word apenas armazenará o local onde os dados estão e os exibirá. Desse modo, além de tempo e
esforço, você também estará economizando espaço no arquivo Word, recurso importante quando
se trabalha com documentos extensos, como teses e propostas comerciais.
Como inserir links em documentos Word?
Para interligar o documento com uma planilha inteira, posicione o cursor no local onde deseja
inseri-la. No menu Inserir, clique em Objeto e depois na guia Criar do arquivo. Marque a opção
Vincular ao arquivo, digite o nome do arquivo onde está gravada a planilha e clique em OK.
Também é possível selecionar parte das células da planilha para serem vinculadas ao documento
Word. No Excel, selecione as células desejadas e, no menu Editar, escolha Copiar. No Word,
posicione o cursor onde deseja incluir as células e, novamente no menu Editar, escolha Colar
especial. No quadro resultante, escolha Colar vincular e Planilha do Microsoft Excel Objeto. Clique
em OK para finalizar. Todos os dados do arquivo Excel, não apenas as células coladas, estarão
disponíveis para o leitor do documento Word. – Dica extraída do site da Microsoft.
Se você já precisou calcular em qual dos 365 dias do ano uma data específica cai ou quantos dias
restam no ano, provavelmente descobriu que o Excel não possui funções para executar o cálculo.
Mas você pode criar fórmulas para isso. A fórmula abaixo retorna o dia do ano para uma data na
célula A1:
=A1-DATA(ANO(A1);1;0) ou
=A1-DATE(YEAR(A1),1,0), na versão em inglês do Excel
Tendo em vista que o Excel formata automaticamente a célula como uma data, mude o formato do
número para outra opção (Geral, por exemplo).
Para calcular o número de dias restantes no ano (presumindo que a data esteja na célula A1), use
a fórmula:
=DATA(ANO(A1);12;31)-A1 ou
=DATE(YEAR(A1),12,31)-A1, na versão em inglês do Excel
Existem vários modos para modificar os dados para que eles fiquem ordenados como se espera.
Para decidir qual o melhor modo, é preciso entender como o Excel armazena diferentes tipos de
valores.
Digitando números como texto
Existem dois modos de fazer com que um número digitado numa planilha do Excel seja
armazenado como texto: digitando um apóstrofo no começo do número ou digitando o número em
uma célula previamente formatada como texto.
Formatos dos números armazenados como texto
Em uma célula que tem como padrão o formato de números genérico, o texto digitado é alinhado
à esquerda e os números, à direita, assim o alinhamento pode ajudá-lo a identificar o tipo de
formatação. Contudo, o formato pode ser alterado manualmente, sem modificar o modo como o
Excel armazena o respectivo valor que já foi digitado. Mesmo alterar o formato da célula não fará
com que o valor que foi armazenado como texto seja convertido para o formato de números e
vice-versa. Para armazenar o valor como número, é preciso redigitar o valor na célula reformatada.
Números em fontes externas
Quando se importam dados a partir de uma fonte externa, como uma base de dados ou página
Web, o Excel pode reconhecer o tipo de dados como números ou texto. Se a fonte armazena os
números como texto, o Excel pode armazená-los da mesma forma.
Números armazenados como texto podem ter a mesma aparência dos outros números, então a
forma mais fácil de localizá-los é ordenando a lista e identificando as linhas que estão
aparentemente fora de lugar. – Dica extraída do site da Microsoft.