Fişierile de presă

1, clasificarea fişierilor de presă.

2, întocmirea fişierilor de presă.

3, arhivarea fişierilor de presă sau reactualizarea fişierilor de presă.

Pentru a avea o comunicare mai bună cu instituţiile mediatice reprezentanţii instituţiei trebue să ştie cui
să se adreseze cine poate fi interesat de mesajele sale. Ca urmare activitatea ori cărui birou de presă
debutează cu întocmirea fişierilor de presă.

Aceste instrumente permit:

Identificarea jurnaliştilor din instituţiile de presă, care ar putea fi interesate de informaţiile distribuite.

Trimiterea comunicatelor de presă a invitaţilor pentru conferinţă sau pentru voaiaje, deplasări, către
persoanele potrivite în momentele potrivite. Menţinerea legăturii cu jurnaliştii dupa ce li sa transmis o
anumită informaţie.

Reacţia prontă dupa o anumită informaţie ce a fost pusă în circulaţie de mas-media.

Fişierele de presă sunt prin urmare sinteviste cu nume de jurnalişti şi de publicaţii cu adrese şi numere
de telefon. De fapt ele sunt din contra documente complexe externe ce ţine de activitatea jurnaliştilor şi
instituţilor mediatice, sunt bine structurate, se bazează pe criterii logice şi funcţionale.

Clasificarea fişierilor de presă:

1, fişierile de presă referitoare la instituţiile de presă. Pentru agenţii de presă, pentru cotidiene, posturile
radio şi tv. Pentru săptămînale şi de informare generală.

2, fişierile referitoare la presa specializată:

Dupa domeniu. Presa economică, politică, cultural, medicală, sportivă.

Dupa periodicitate. Cotidian, lunar, săptămînală şi semestrială.

Dupa publicul ţintă. Femenină, pentru copii, bărbaţi, pensionari.

Dupa hobiu. Pescuit, vînătoare, autoturism, dizaineri, culinărie.

Tipurile de fişiere:

1, fişierul sistematic al jurnalistului. Jurnaliştii presei naţionale. Aceste fişiere se elaborează dupa
categoria şi domeniul jurnalistului. Social, politic, economic.

Jurnaliştii presei locale sau corespondenţii zonali. Corespondenţii presei străine.

Fişierul alfabetic al jurnaliştilor. În care aceştea pot fi grupaţi indiferent de profilul pe care îl au nu mai
dupa criteriu numelui.
1, numele publicaţiei sau a postului.

2, adresa, numărul de telefon, de fax şi imeel.

3, grupul de presă sau societatea din care face parte.

4, periodicitatea, tirajele, rate de audienţă.

5, zona de distribuire. Naţională, regională.

6, caracteristici socioeconomice sau socioprofisionale are publicul specific.

7, ziua şi ora limită, pînă la care pot fi transmise informaţiile.

8, teme şi subiecte tratate spre direcţia de această instituţie de presă.

9, numele responsabililor de departamente sau de rubrici.

10, numele redactorilor ghidaţi cu specificarea domeniul cu care sunt specializaţi. Numele
corespondenţilor locali. La acestea se mai adaugă grila de programe pentru a se identifica emisiunile de
specialitate, despre orele de difuzare acestor emisiuni, precum şi a buletinilor informative.

Fişierul de presă al jurnaliştilor include:

1, numele, prenumele, pseodonimul.

2, numele de telefon al redacţiei.

3, numele, adresa şi telefonul instituţiei de presă unde lucrează.

4, adresa şi numărul de telefon de acasă.

5, fotografia recentă de la ultimul eveniment.

6, data la care a fost ultima dată reactualizat fişierul de presă.

7, evidenţa participării jurnalistului la evenimentele la care organizaţia la invitat şi atitudinea acestuia

faţă de organizaţie.

Activarea fişierilor de presă.

Datele conţinute pot fi stocate pe hîrtie sau pot fi introduse în memoria calculatorului.

Folosirea fişierilor de presă reprezintă o componentă majoră a activităţii biroului de presă, este
important să nu uităm că publicul organizaţiei este şi publicul instituţiilor de presă. Pentru a primi
informaţii şi pentru a înţelege evenimentele şi procesele din lumea înconjurătoare. El depinde mai mult
de aceasta de cît această organizaţie. De aceia cunoaşterea specificului de organizaţie. Prin munca lor
asigură difuzarea mesajelor către public reprezintă o etapă esenţială în procesul de creare a unor funţi
stabile de comunicare pentru societate.

Munca de creare a fişierilor de presă permite obţinerea unei relaţii stabile cu instituţiile de presă cu
jurnaliştii şi garantează succesul în transmiterea unor informaţii sau organizarea unor evenimente de
rezonanţă unică.