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Olá alunos!
Vale ressaltar que se trata de material de uso pessoal, não podendo ser
repassado a terceiros, em caráter gratuito ou oneroso, seja impresso,
por e-mail ou qualquer outro meio de transmissão sob risco de violação
do estabelecido na Lei n. º 9.610/1998 e no Código Penal. Desde já
agradecemos a compreensão e estamos abertos para qualquer dúvida
ou pendência, tanto sobre o material quanto para qualquer outro
assunto relacionado ao concurso em questão.
Informamos, ainda, que o material baseia-se nas obras VIEIRA,
Sebastiana Batista. Técnicas de Arquivo e Controle de Documentos.
Temas & Idéias Editora: Rio de Janeiro – 2005 - 3ª Tiragem e
SCHELLEMBERG, T.R. Arquivos Modernos: Princípios e Técnicas. Editora
FGV: Rio de Janeiro - 2005, que você pode adquirir em qualquer livraria
caso deseje aprofundar-se no assunto.
Sumário:
1. Introdução ....................................................................................................................... 2
2. Sigilo ............................................................................................................................... 5
3. Princípios norteadores da arquivologia ........................................................................... 7
4. Gestão de documentos..................................................................................................... 8
5. Organização................................................................................................................... 10
6. Métodos de arquivamento ............................................................................................. 13
7. Arquivos correntes, intermediários e permanentes ....................................................... 22
8. Microfilmagem.............................................................................................................. 29
9. Preservação e Conservação ........................................................................................... 34
10. Protocolo.................................................................................................................... 38
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1. Introdução
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Suporte é o material no qual são registradas as informações.
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Classificação ou arranjo?
No meio arquivístico brasileiro, foi consagrada a distinção entre
“classificação” e “arranjo”. De acordo com tal distinção, a “classificação”
corresponderia às operações técnicas destinadas a organizar a
documentação de caráter corrente, a partir análise das funções e
atividades do organismo produtor de arquivos. Por seu turno, o “arranjo”
englobaria as operações técnicas destinadas a organizar a documentação de
caráter permanente.
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2. Sigilo
Ostensivo é o documento emitido, recebido ou
apresentado que tramita e é arquivado sem
qualquer marca de sigilo.
Sigiloso é qualquer material impresso,
datilografado, gravado, informatizado, desenhado,
manuscrito ou fotografado, classificado como tal e
que deva ser de acesso restrito, por motivo de
segurança e interesse da sociedade, do Estado ou do cidadão.
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Princípio da territorialidade
“O princípio segundo o qual os arquivos públicos de um território,
seguem o destino deste último.” (ROUSSEAU & CULTURE)
Conceito oposto ao de princípio da proveniência e segundo o qual
documentos ou arquivos deveriam ser transferidos para a custódia de
arquivos com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta
o seu conteúdo, sem levar em conta o lugar em que foram produzidos.
Princípio da proveniência
“Consiste em deixar agrupados, sem misturar com outros, os arquivos
(...) provenientes de uma administração, de um estabelecimento ou de
uma pessoa física ou moral(...).”(ROUSSEAU & CULTURE)
Significa reunir os documentos provenientes da administração de uma
instituição ou de uma pessoa física ou jurídica determinada sem mesclá-
los a outros fundos.
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Princípio da finalidade
Servir à administração
4. Gestão de documentos
Produção Uso
Tramitação Avaliação
Procedimentos e
operações técnicas
Arquivamento
Objetivos
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FASES Utilização
Avaliação e
destinação
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5. Organização
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6. Métodos de arquivamento
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Alfabético:
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Telecomunicações
E DIVISÃO DE ELETRICIDADE
ER Seção de Medidas e de Resistência
EI Seção de Indução e Capacitância
EE Seção de Instrumento Elétricos
EM Seção de Medidas Magnéticas
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Esse sistema vem sendo empregado com êxito pelo Serviço Nacional de
Normalização (National Bureau of Standards). O seu empregado deve
limitar-se à organização cujas estruturas sejam estáveis e onde as
funções sejam perfeitamente definidas.
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Numérico:
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Veículos
Próprios
Quitados
Alienados
Alugados
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Classificação Decimal
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Geográfico:
Observações:
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8. Microfilmagem
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câmara de segurança - Local próprio para armazenamento dotado de condições
especiais visando restringir o acesso e garantir a máxima segurança contra furtos e
sinistros.
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Microfilmagem de substituição:
Microfilmagem de substituição é assim chamada porque é a que incide
sobre documentos de guarda temporária, com vistas ao aproveitamento
do espaço.
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Enfim, não podemos dizer que microfilme já era e que CD é o tal. Temos
é que almejar que os tecnólogos garantam a leitura dos caracteres em
meios óticos independente de avanços; que seja legalizado o valor da
cópia gerada de CD, para que se possa deixar o Microfilme no patamar
em que ficaram os cinemas depois do surgimento do DVD: “continuam
existindo e convivendo muito bem”.
Automação:
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9. Preservação e Conservação
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Restauração:
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10. Protocolo
Procedência
Data de entrada
Data do documento
Número
Código do assunto
Espécie
Número de origem
Assunto
Distribuição
Data
Recebido
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(A) Ampliação.
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(B) Retenção.
(C) Redução.
(D) Amostragem.
(E) Coleção.
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Correios
Internet
Rádio
Telex
MATERIAL
Aquisição
Baixa
ORÇAMENTO
Despesa
Receita
PESSOAL
Admissão
Dispensa
Férias
Gratificações
Licenças
Trata-se do método
(A) enciclopédico.
(B) dicionário.
(C) unitermo.
(D) duplex.
(E)digito-terminal.
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(A) Complemento.
(B) Segurança.
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(C) Referência.
(D) Seleção.
(E) Substituição.
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12. Gabarito
01. Resposta: C
02. Resposta: C
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04. Resp: A
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05. Resp: D
06. Resp: A
Desclassificação é o ato pelo qual a autoridade competente libera à
consulta, no todo ou em parte, documento anteriormente sujeito a grau
de sigilo.
07. Resp: e
08. Resp: E
09. Resposta: B
10. Resp: B
11. Resp: D
Jaqueta é um invólucro de plástico ou material similar, contendo um ou
mais bolsos, nos quais se inserem microformas3.
12. Resposta: A
3
Microforma - Termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens.
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13. Resp: C
14. Resposta: A
15. Resp: B
16. Resp: B
A fase intermediária é aquela em que não necessitamos dos documentos
tão perto de nós, mas não mandamos para o arquivo central, ou porque
não tem valor para arquivamento mais longo ou porque o arquivo
central é muito distante e as consultas ainda são freqüentes. A resposta
é a letra “b”.
17. Resp: E
18. Resposta: D
19. Resp: B
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21. Resp: e
22. Resp: E
23. Resposta: D
24. Resp: B
25. Resp: D
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26. Resposta: E
As rotinas do serviço de protocolo são: recebimento, registro,
classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de
documentos. Assim, a resposta é a letra “e”.
27. Resp: E
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14. Bibliografia
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