UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF

FUNDAÇÃO EUCLÍDES DA CUNHA – FEC/UFF

PROJETO ACERVO DOCUMENTAL DA SECRETARIA DE PATRIMÔNIO DA

UNIÃO (SPU) – PROJETO BID/UFF

4º RELATÓRIO TRIMESTRAL DE METAS E PRODUTOS

SETEMBRO DE 2017
INTRODUÇÃO

Ao longo do período, várias atividades foram realizadas pela equipe do Projeto, além daquelas rotineiras
prevista no TED. A primeira delas, trata-se do desenvolvimento das novas fichas de catalogação do Acervo que
vem sendo desenvolvidas em conjunto com a SPU Nacional.

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 Várias reuniões tem sido realizadas - em geral, nas tardes de terça-feira e nas de quinta-feira - visando
adequar o software em desenvolvimento através de uma empresa contratada, às demandas do Projeto Acervo.

Tais reuniões periódicas envolveram toda a equipe do Projeto, além dos funcionários da SPU- RJ. No
atual momento, estamos no aguardo da nova versão do software para que possam ser feitas as testagens
necessárias e, a devida aprovação, para que o novo modelo possa entrar, finalmente, em operação.

Após um minucioso trabalho de restauração e captura das imagens por câmera fotográfica digital, outra atividade que vem
sendo avançada refere-se à transcrição paleográficas do manuscrito Translado dos Autos do Inventário da Fazenda de Santa Cruz
Sequestrada aos Denominados Jesuítas no Anno de 1779.que vem sendo desenvolvida pelo Laboratório de História Regional do
Espírito Santo e Conexões Atlânticas (LACES/UFES) coordenado pelo Prof. Luiz Cláudio Moisés Ribeiro, conforme Relatório anexo.

Trata-se de um documento fundamental para os estudiosos da História do Brasil Colonial - mais antigo documento do Acervo
SPU - e que se não se encontra disponibilizado pelo Arquivo Nacional do Brasil e nem, pelos Arquivos Portugueses, especialmente o
Arquivo da Torre do Tombo.

META 3 – Validar a metodologia de organização e tratamento (técnico, de conservação e de

restauração) do acervo documental histórico da SPU.

Produto 3.1 - Relatório técnico sobre o acervo documental piloto resgatado para teste da
metodologia e da solução eletrônica desenvolvidas.

A construção, desenvolvimento e validação da metodologia de organização e tratamento (técnico, de conservação e de

restauração) do Acervo Documental - "Meta 3", até agora constou:

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  de material oriundo do prédio da Usina;
 dos relacionados ao Kardex;
 daqueles que compõe a “pasta rosa”;
 das fichas financeiras;
 e, do material cartográfico.

Dando continuidade à demanda da Secretaria do Patrimônio da União (DF) de disponibilizar em uma plataforma digital pública
os documentos iconográficos já tratados, conservados, identificados, organizados e digitalizados pela SPU-RJ, começamos a
redigitalizar em formato TIF as principais cartografias já catalogadas visando adequá-las às novas demandas em termos de segurança
jurídica para o acervo, conforme definido em conjunto com a SPU/RJ e apresentado no Relatório anterior.

Até o momento já foram redigitalizados em formato TIF toda a cartografia referente à Região Portuária do Rio de Janeiro e a
meta e continuar aos demais documentos iconográficos visando, com isso, possibilitar a melhoria da qualidade do material quando da
disponibilização pela SPU em meio digital na internet.

Com relação à solução eletrônica prevista no TED, temos que informar que, até o momento a SPU Nacional não disponibilizou
o software desenvolvido por um empresa contratada para este fim para que seja feita a testagem e a validação do produto, conforme
previsto.

Visando facilitar a análise dos resultados do Projeto até o presente momento, apresentamos os dados envolvendo o período de
vigência de todo o Projeto, conforme pode ser observado nas tabelas seguintes, considerando as especifidades Projeto Acervo SPU.
Logo, optamos por apresentar os dados globais referentes à digitalização, abertura de caixas, etc, conforme relatório dispoonibilizado
pelo setor.

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 Finalmente, apresentamos ao final um relato dos principais produtos acadêmicos desenvolvido ao longo do período. Convém
ressaltar a diferença entre o tempo de produção de tratamento documental e o de produção de trabalhos acadêmicos de alto nível,
através de artigos científicos publicados ou no prelo, dissertações, trabalhos em andamento, além do atendimento a pesquisadores de
Doutorado e pós-doutoramento nas suas pesquisas.

ACERVO ICONOGRÁFICO DIGITALIZADO AQO LONGO DO PROJETO: 554.389

Meta 4 – Validar a metodologia de catalogação e indexação de acervo documental com base nos resultados da aplicação ao
acervo documental piloto da SPU.

Produto 4.1 Relatórios técnicos trimestrais das atividades de catalogação e indexação do acervo documental.

Visando tornar mais claro o desempenho da equipe da UFF no período, considerando a digitalização da documentação da SPU
no principal critério de aferição do Projeto UFF/BID/SP, deve-se detalhar a complexidade do processo de trabalho quando se trata de
documentação na sua maior parte bastante antiga:

REGISTRO PASTAS ROSAS - PROCESSOS RESGATADOS *¹

QUADRO QUANTITATIVO - Posição 27/12/2017

Arquivo "Registro Pastas Processos

Rosas"

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 Recepcionadas Tratadas Identificados Resgatados e
Exercicios (triagem)*² Higienizados*³

2016 300 234 840 648

2017 300 272 2191 1864

Total 600 506 3031 2512

*¹ -> documentação "Registro Pastas Rosas" reconstituídas aos respectivos processos.

*² -> Identificados e Pesquisados nos Sistemas (CPROD e COMPROT), no Fichário Kardex (Sub Judice) e/ou Fichas localizadas nos
depósitos da Sede SPU/RJ e/ou no Arquivo no bairro Usina e/ou no Arquivo SAMF/RJ.

*³ -> corresponde aos processos resgatados, sendo reconstituídos, considerando os apensados e anexados. Como também, aqueles

cujas pastas rosas não fazem menção a nenhum número de protocolo. Entretanto, a busca pela base principal da informação - o
processo, será permanentemente continuado no decorrer do projeto.

DIGITALIZAÇÃO - QUADRO QUANTITATIVO

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 Posição 27/12/2017

Exercício Exercício 2017 Total Total

Acervo Acumulado
1º Semestre 2º Semestre
2016 2017
Jan./Jun. Julho a Outubro Novembro Dezembro
Setembro (2016/2017)

Total

Ficha 52.800 -- 54.528 *¹ -- -- -- 54.528 107.328 *²

Financeira
Cartográfico 2.990 -- 1.446 106 41 08 1601 4.591
Processual *³ 11.263 121.775 145.233 *4 36.534*4 62.716 64.949 431.207 442.470
Total

exercício/ 67.053 121.775 201.207 36.640 62.757 64.957 487.336 554.389

período/mês

*¹ digitalização em blocos de fichas A3, sendo quebradas por registros/imagens; arquivos quebrados sendo inseridos indexador " banco
de dados em Access (Ficha Financeira); utilizados scanners disponíveis na COCAI/SPU-RJ e Scanwork,

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*² digitalização encerrada em setembro de 2017 . Total iamgens contabilizados através do Programa Software Contador de nº de
Página em cada PDF

site: htpps://www.coolutils.com/CountPages_PDF .

*³ processos reconstituídos com a documentação resgatada no arquivo denominado "Registro Pasta Rosa", classificados no âmbito da
SPU/RJ – referência Fichário Kardex – Sub judice.

*4 equipamentos e datas de início do uso : 01 planetária – 07/04/2015; 01 scanner grande formato ScanWork – 06/05/2016; 02
scanners A4 da SAMF/ATI/RJ – 11º andar ( parceria do exercício 2016 até abril de 2017); 03 A4 Fujitsu – 20/04/1017; 01 scanner
grande formato A0 - 22/06/2017, e 01 Scanner A3 – 05/10/2017.

QUADRO QUANTITATIVO - Posição 27/12/2017

TRATAMENTO DE CONSERVAÇÃO E/OU RESTAURAÇÃO

ACERVO DOCUMENTAL - F O L H A S
Atividades

ANOS
Numeração Higienização* Reparação Planificaçã Restauração* Acondicionamento*³
¹ o ²

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 2016 1177 1584 950 1064 - -

2017 - 3866 2876 - 908 216

TOTAL 1177 5450 3826 1064 908 216

*¹ realizada na higienizadora e/ou pó de borracha;

*² iniciada em maio de 2017,

*³ caixas em poliondas (unidade e/ou multiplas) e/ou em papel Ph neutro; caixa cartonada (confecção própria) e/ou encapsulamento em
poliester e/ou envelopes de papel alcalino ou Ph neutro.

Meta 5 – Validar a metodologia de digitalização e vinculação da documentação com base nos resultados da aplicação ao acervo
documental piloto da SPU.

Produto 5.1 Relatórios técnicos trimestrais das atividades de digitalização e vinculação da documentação.

Ao longo do período em apreço vem sendo desenvolvida um novo modelo de ficha descritiva digital para a identificação,

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 catalogação e consulta interna e externa a ser empregada em todo o acervo. Estas ampliam, complexificam, desmembram e
incorporam as informações atualmente existentes, procurando dotá-las de alguns descritores (obrigatórios ou não; abertos ou eletivos;
numéricos ou alfanuméricos) e informações valiosamentre complementares.

O trabalho de digitalização, conforme anteriormente descrito, vem sendo modificado para poder se adequar às orientações do
CONARQ. Neste sentido, a digitalização vem sendo realizada em TIFF e, posteriormente, se extraindo uma cópia em PDF, que
atualmente é inserida no SEI, pelos funcionários competentes.

Após a implementação do novo sistema, a geração da cópia em PDF será automática, bem como para os documentos já
digitalizados em JPEG, provenientes do sistema SPIUNET.

Para tanto, tem ocorrido duas reuniões semanais entre a equipe da UFF e o setor de TI da SPU e da empresa contratada para o
desenvolvimento do sistema necessário para as novas indexações. Aguardamos a disponibilização do sistema para que seja testado,
avaliado e posteriormente implementado.

Este trabalho vai além das capacidades do fichário Acess, permitindo buscas globais e individualizadas, num sistema on line
com diferentes gradações de níveis de inserção/editoração de dados, metadados e cópias digitais fiéis, além de acesso por parte tanto
do público em geral, quanto do corpo funcional do órgão.

No momento, cabe uma reflexão acerca do Projeto de Lei nº 7920/2017, que tramita na Câmara dos Deputados após aprovação
no Senado Federal, o qual dispõe sobre a eliminação de documentos públicos sobre a eliminação de documentos após passarem pelo
processo de digitalização. Não vamos nos ater às críticas acerca desta proposta de Lei, embora seja fundamental ressaltar que, do
ponto de vista probatório e testemunhal, apenas os documentos originais possuem como características intrínsecas a autenticidade e a
genuinidade. Assim sendo, um documento “digitalizado” (em qualquer formato, programa ou mídia) nada mais é que uma cópia, não
possuindo os elementos que permitam fundamentar a veracidade de seu conteúdo. Mesmo passando pelos procedimentos de

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 autenticação (assinatura digital/certificado digital) propostos no PL.

Entrementes, o que importa para nós neste momento é assegurarmos que todo o processo de digitalização do acervo SPU/RJ,
cujo projeto servirá como modelo para todas as superintendências regionais do Brasil, siga os parâmetros mais rigorosos de
tratamento e produção das cópias digitais. Para tanto, queremos acentuar a necessidade de trabalharmos com o padrão de cópias TIFF,
reconhecido (inclusive por resolução do CONARQ) como o mais seguro e verossímil disponível. Essa operação requer uma expansão
da capacidade de armazenamento de informação digital de forma segura e estável, condição si ne qua non para a sua plena execução,
utilização do acervo e manutenção da qualidade das cópias digitais.

Frente a essa proposta que tramita no legislativo nacional neste momento, devemos estar seguros de que as ações que
desenvolvemos não acarretarão em custos adicionais em decorrência dos processos já formatados, nem pela necessidade de refazer o
trabalho já realizado.

Salientamos, ainda, que as ações do PROJETO ACERVO DOCUMENTAL DA SECRETARIA DE PATRIMÔNIO DA UNIÃO (SPU) –
PROJETO BID/UFF já guardam margens tangenciais seguras tanto com o conteúdo das discussões em curso no Congresso Nacional,
quanto com as críticas que vem sendo colocadas pela comunidade arquivística, fato este que nos posiciona de forma segura frente ao
futuro.

RESULTADOS ACADÊMICOS

Conforme se pode apreender da análise da documentação do Projeto Acervo Documental SPU (UFF/BID-SPU), uma das
principais razões para a escolha da Universidade Federal Fluminense, através de seu Programa de Pós-Graduação em História (nível 7
CAPES) e do Polis - Laboratório de História Econômica e Social, é a de que o trabalho desenvolvido no Projeto, além das suas metas

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quantitativas anteriormente elencadas, é o de desenvolver e ampliar a reflexão acadêmica tendo como referência o acervo documental
da SPU. Neste sentido, já podemos apresentar um relatório com dados bastante expressivos referentes à parceira.

Em primeiro lugar, a preparação e acompanhamento das atividades dos bolsistas da UFF - 21 ao todo - nas técnicas de
identificação, tratamento, restauro, digitalização e organização de acertos. Embora alguns destes aspectos façam parte de disciplinas
aprendidas ao longo do curso de História, Geografia e Ciências Sociais, os referidos bolsistas ainda não tinham como aplicar os seus
conhecimentos em situações práticas. Neste sentido, acredito que o Projeto vem preparando estes discentes para uma melhor inserção
no mercado de trabalho em centros de pesquisa e arquivos públicos e privados, bem como em atividades muito específicas vinculadas
ao tratamento e restauro documental ou de tratamento de cartografias de vários tipos, por exemplo.

Com relação aos Bolsistas Seniores, além da experiência no tratamento de uma documentação muito específica - os
documentos dos domínios da União -, a possibilidade de gerar novas tecnologias e de desenvolvimento de trabalhos acadêmicos de
referência nacional e internacional.

No caso dos Consultores e da Coordenação, convém ressaltar ainda o aspecto de desenvolvimento de metodologias específicas,
estudos científicos, atenção à demandas específicas da SPU - como a produção do parecer acerca dos terrenos da Fazenda Guia do
Pacobaiba relatado em relatório anterior - e atendimento à demanda de pesquisadores como o caso da Prof. Katia Pontes (UESC/Bahia
e Doutoranda PPGH-UFF) e do Prof. Dr. Leonardo Brito (Colégio Pedro II e Pós-Doutorando PPGH-UFF).

Está em andamento um sub-projeto desenvolvido pelo Professor Dr. Leonardo Cruz envolvendo os Bolsistas Seniores Thiago
Mantuano e Lucas Honorato, de georeferenciamento das cartografias da Região Portuária do Rio de Janeiro. Trabalho complexo que
envolve todo um desenvolvimento de tecnologia de informação própria - devido aos altos custos de aquisição de softwares específicos
- profundo conhecimento das várias representações cartográficas implementadas pela SPU ao longo do tempo - e de localizações e
contextualizações históricas visando adequar a realidade territorial de séculos anteriores ao atual.

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 Niterói, de 2018

Professor Titular Cezar Teixeira Honorato, PhD

Coordenador do Projeto Acervo Documental SPU (UFF/BID)

ANEXO 1

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