Auditoría de los Saldos de

Efectivo
 Concepto del efectivo
Fuentes y naturaleza del efectivo

Es el conjunto que comprende las cuentas que registran los recursos de

liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente económico y
que puede utilizar para fines generales o específicos en los que se
incluyen las cuentas bancarias de la compañía, las cajas, los fondos de
operación, cuentas bancarias de la nomina, fondos restringidos para
objetivos específicos, fondos de ahorro y de inversión.

Normalmente se presenta en el balance un concepto de Efectivo y sus

equivalentes, el cual incluye los fondos de mercado de dinero,
certificado de depósito, certificados de ahorro y otros tipos de ahorro.
 Objetivos en la Auditoría del Efectivo

Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre ellos

los de fraude.

Analizar el control interno sobre las transacciones en efectivo

Verificar la existencia del efectivo registrado

Determinar si el cliente tiene derecho sobre el efectivo registrado

Comprobar la exactitud administrativa de los programas de efectivo

Determinar si son apropiadas la presentación y revelación del efectivo,

entre otras cosas los fondos restringidos (los saldos compensadores y
los fondos para amortización de obligaciones).
 Tipos de Cuentas de
Efectivo

Efectivo en Caja y Banco

Caja General
Caja Chica
Caja de Ahorro
Caja de Inversiones
Bancos
 Partidas que Integran el
Efectivo
Dinero en efectivo en Moneda Nacional.

Monedas extranjeras.

Giros Postales, Telegráficos o bancarios.

Depósitos en cuentas corrientes y de ahorro.

Cheques de Gerencia, de Viajeros.

Cheques Devueltos por Errores de Forma.

Cheques emitidos pendientes por entregar a sus beneficiarios.

 Fondo Resolvente de
Caja Chica.
El fondo de caja chica es un fondo especial en efectivo que se crea y
repone constantemente para hacer pagos menores o de cuantía pequeña,
que si se hiciese con una emisión de cheques, no tendrían la
funcionabilidad adecuada para efectos operativos.

En algunos casos se crea un fondo de caja chica cuenta corriente y este es

manejado por medio de cheques. Esto más que todo se hace con el
objetivo de darle cierta autonomía financiera a salas de venta, y en
algunos casos a la fábrica, la cual por lo general esta geográficamente
retirada de las oficinas centrales.

Básicamente existen dos etapas en el funcionamiento de caja chica, estos

son: La creación del fondo y el reembolso.
 Normativa mínima a
considerar
No debe proporcionarse efectivo o cheque, si no se recibe el respectivo
comprobante.
Cuando sea necesario entregar efectivo o cheque previo para efectuar las
compras, deberá el encargado de obtener un vale de caja chica o recibo
provisional autorizado. Posteriormente al vale o la solicitud, se deberá
anexar las facturas o comprobantes respectivos y eliminar el vale
provisional.
Los pagos pueden hacerse por cantidades iguales o menores al valor que
tiene autorizado el custodio, según su registro de firma.
Los fondos de caja chica no son para efectuar préstamos o anticipos de
sueldo.
El encargado del fondo de caja chica deberá cuadrar su fondo
periódicamente.
 Cont.

El encargado del fondo no deberá tener comprobantes por compras al

crédito como pagos de caja chica.
Los fondos auditados que presenten diferencias NO justificadas serán
aplicadas de la siguiente manera:
Los faltantes serán cargados al responsable del fondo y los sobrantes
serán remesados a la cuenta de la empresa.
En caso de faltantes estos serán descontados en planilla
 Efectivo en el
Banco.
El nombre de la cuenta “Banco” representa la institución en la cual la
empresa tiene el dinero depositado y donde se encuentra disponible en
el momento que lo necesite.

Estas cuentas pueden ser:

Cuenta de Corriente
Cuenta Ahorro.
 Valores Negociables
Son instrumentos del mercado monetario que pueden convertirse
fácilmente en efectivo. Los valores negociables hacen parte de los
activos corrientes de la empresa.
Se entenderá por valores cualesquiera títulos transferibles incluyendo
acciones, opciones a la compra y venta de acciones, bonos, cuotas de
fondo mutuo, planes de ahorro, efectos de comercio y, en general, todo
título de crédito o inversión.

Los valores negociables funcionan como activos corrientes al realizar

inversiones donde se producen reservas secundarias de dinero y es la
forma eficaz de guardar efectivo. Son instrumentos del mercado de
dinero a corto plazo que ganan dividendos y permiten mantener los
fondos para la actividades y compromisos diarios del negocio.
 Funcionamiento de los
Valores Negociables
El invertir en diferentes valores negociables se le denomina cartera de
inversión, misma que busca maximizar el rendimiento y minimizar el
riesgo. El mercado de valores permite la negociación de diferentes
instrumentos financieros.

El término se refiere básicamente a los bonos del gobierno y a los

bonos y acciones de grandes sociedades anónimas. En ocasiones estas
inversiones son consideradas "reservas secundarias de dinero". Si se
quiere dinero para cualquier propósito operacional, estos valores
pueden convertirse rápidamente en efectivo lo que la convierte en un
mecanismos preferencial ya que producen ingresos o dividendos.
 Procedimientos Orientados
al Fraude.
“Fraude” es un evento de pérdida contenido en el Riesgo Operativo
que debe ser mitigado y se clasifica en:

Fraude Interno: Pérdidas derivadas de algún tipo de actuación

encaminada a defraudar, apropiarse de bienes indebidamente o soslayar
leyes o políticas empresariales en las que participa, al menos, una parte
interna a la empresa.
Actividades No Autorizadas: Ej. Operaciones no reveladas;
valoración errónea de posiciones (intencional).
Hurto y Fraude: Ej.: Créditos, hurto / malversación / robo /
extorsión; destrucción dolosa activos; abuso de información
privilegiada (en contra de la Cía.)
 Cont.

Fraude Externo: Pérdidas derivadas de algún tipo de actuación encaminada a

defraudar, apropiarse de bienes indebidamente o soslayar la legislación por parte
de un tercero.
Seguridad de los Sistemas: Ej.: daños por ataques informáticos; robo de
información (con pérdidas pecuniarias).”
Hurto y Fraude: Ej. Robo; falsificación de cheques o firmas, etc..
 El fraude nace de

La Falta de controles adecuados.

El Poco y mal capacitado personal.
La Baja / alta rotación de puestos.
La Documentación confusa.
Salarios bajos.
Existencia de activos de fácil conversión bonos, pagares, etc.
Una Legislación deficiente.
Actividades incompatibles entre sí.
 Que hacer para evitar el
Fraude
La respuesta más sencilla es la de mejorar el control contable
y administrativo, implementar practicas y políticas de control, analizar
los riesgo que motiven a un fraude, tener la mejor gente posible, bien
remunerada y motivada

Contratar Personas serias y honestas

 Que hacer para detectar
un fraude
Observar, probar o revisar los riesgos específicos de control, identificar
los mas importantes y vigilar constantemente su adecuada
administración.

Simular operaciones .

Revisar constantemente las conciliaciones de saldos con bancos,

clientes, etc.

Llevar acabo pruebas de cumplimiento de la eficacia y eficiencias de

los controles.
 Objetivos de auditoría (Efectivo e
Inversiones Temporales)
Comprobar la existencia del efectivo y las inversiones temporales y
que en el balance general se incluyan todos los fondos propiedad de la
entidad, ya sea que obren en su poder o que estén en custodia de
terceros.

Verificar su correcta valuación, de conformidad con las NIIF.

Determinar su disponibilidad inmediata o restricciones.

 Objetivos de auditoría (Efectivo e
Inversiones Temporales)
Comprobar el correcto registro de los rendimientos de las inversiones
en el periodo correspondiente.

Comprobar su adecuada presentación en el balance general y la

revelación de restricciones, existencia de metales preciosos
amonedados y el efectivo e inversiones temporales, denominados en
moneda extranjera, así como las bases de valuación de las inversiones
y los gravámenes existentes.
 Control interno sobre las
transacciones en efectivo

La responsabilidad del manejo de efectivo esta bajo el control del

departamento de finanzas, en la dirección de tesorería. (cheques,
control de fondos, pago planillas y proveedores, requerimientos de
efectivo, requerimientos de financiación.

Las funciones de finanzas y contabilidad deben integrarse para

controlar y brindar seguridad.
 Efectivo: Control y seguridad

Se requiere que el efectivo a recibir sea realmente recibido, registrado y

depositado en el banco en forma inmediata.

Los desembolsos sean para fines autorizados y registrados correctamente

y oportunamente.

Mantener controlados los saldos de efectivo que se requieren en cada

periodo escogido, e invertir o solicitar préstamos cuando se requiera.
 Reglas generales del
Control Interno
No permitir que ningún empleado maneje una transacción de principio a
fin.

Separar la función del manejo del efectivo del registro del mismo.

Centralizar la recepción del efectivo siempre que lo permita la

eficiencia.

Registrar oportunamente los ingresos de efectivo.

Hacer todos los desembolsos por cheque o por transferencias

electrónicas de fondos, excepto gastos pequeños.
 Cont.

Las conciliaciones bancarias deben prepararse por personas que no

tengan accesos a registros o al manejo de fondos. Debe ser revisadas
por un empleado de jerarquía.

Pronosticar las entradas y salidas del efectivo e investigar las

variaciones. Presentar un informe a un empleado de jerarquía
designado
 Control Interno de los
Ingresos en Efectivo.

Ventas al Contado.
En el proceso de venta deben participar por lo menos dos personas
en el proceso, una que vende y confecciona la factura y otra que
cobra. (restaurantes, en los teatros un empleado vende el boleto y
otros lo recoge.

En otros negocios tres: uno que factura, otro que cobra y otro que
entrega la mercadería.
 Control Interno de los
Ingresos en efectivo
Cobranzas de clientes a crédito.
Pagos de los clientes por correo.
Bajo este sistema se favorece poco el desfalco, a menos que un
empleado reciba los cheques, los deposite y lleve el control de los
libros auxiliares de los clientes.

El recibidor de los cheques los endosa a la compañía para

depositarlos exclusivamente y prepara una lista de control con
número cliente, nombre, facturas que cancela, fecha cheque, fecha
recibido, monto, banco del cheque.

Los cheques junto con la lista de control se envían al cajero.

 Control Interno de los
desembolsos en Efectivo.

En buena práctica los egresos deben realizarse por cheque, por

transferencia electrónica, si son cuentas menores por caja chica.

Ventajas de los pagos por cheque.

Centraliza la autorización en pocas personas.

Registro permanente al emitir el cheque sistema computarizado.

Disminución del efectivo disponible.

 Cont.

Ventajas de los pagos por cheque.

Cheques prenumerados con control de la numeración y de los cheques

anulados.

Los cheques anulados se perforan.

Los cheques se emiten por computadora con los montos del sistema o
se les estampa el monto con maquinas protectoras.

Los cheques se envían al departamento de tesorería para su entrega o

custodia.
 Cont.

Los documentos que originaron el cheque, deben ser perforados como

pagados, para evitar utilizaciones futuras.

Los documentos deben ser revisados y analizados por contabilidad,

verificando las sumas aritméticas, los documentos que los originaron
orden de compra, orden de pago, pagos fijos, que sean documentos
originales y facturas timbradas, que tengan las firmas de los responsables
de los departamentos que la autorizaron.

La conciliaciones bancarias son un control fundamental, no deben ser

hechas por un empleado que autorice, registre las transacciones en
efectivo y maneje efectivo. La conciliación debe ser revisada y firmada
por funcionario de nivel e independiente.

Un sistema de comprobantes de pago. Los cuales son prenumerados,

trabajados en contabilidad, llevan los documentos adjuntos para su pago
una vez hecha las revisiones del caso, muestra quien los preparo, quien
los reviso, y las cuentas contables en que se registraron.
 Control interno de los
desembolsos en efectivo
En los fondos de caja chica.
Se debe tener un procedimiento de caja chica o de pagos menores.

Debe haber un formulario preenumerado para desembolso de caja chica

previamente autorizado por un funcionario de nivel.

El control numérico del formulario en custodia debe llevarlo la

contabilidad o el funcionario encargado de autorizarlos.

Se debe establecer un monto máximo para pagar en esta vía.

El cajero debe pedir reembolsos periódico del fondo, para esto debe
emitir un documento de solicitud de reintegro con los documentos
pagados.
 Cont.

Las contabilidad debe revisar estos documentos en cuanto sin son

originales, si están autorizados, que estén perforados como pagados, si
aritméticamente están bien, si la numeración de las autorizaciones de
caja chica esta consecutiva, y si el monto solicitado corresponde a la
suma de los documentos a reintegrar.

Si esta bien se autoriza su reembolso y se pasa el comprobante de pago

al departamento de Tesorería para su pago.

Se exigen arqueos periódicos al custodio de la caja chica, como medida

de control interno.

Existen cajas chicas que mantiene cuentas bancarias, en estos casos se

prohíbe hacer depósitos en estas cuentas de ingresos por ventas, solo se
depositan reintegros de caja chica.
 Cont.

Se requiere doble firma en la emisión de los cheques de caja chica.

La conciliación bancaria debe hacerse por una persona independiente al

custodio, normalmente en la contabilidad.
 Control interno del
efectivo
Documentos de auditoría para el efectivo.
Un diagrama del flujo del efectivo.
Un cuestionario de control interno.
Un programa de auditoria para el efectivo.
Hoja resumen
Hoja de cuentas de efectivo
Confirmaciones bancarias
Lista de cheques no cobrados
Lista de cheques investigados
Recomendaciones para mejorar el control dirigida al cliente
 Auditoria del Efectivo

Un patrón general de trabajo. Objetivos de la auditoria de efectivo.

Examinar los riesgos inherentes, entre ellos los de fraude.

Examinar el control interno del efectivo.
Aplicar pruebas sustantivas a las transacciones y a los saldos de
efectivo.
Examinar los Riesgos Inherentes

El riesgo de control y el riesgo inherente es grande en esta área.

Existe el riesgo de originar exageraciones en esta cifras lo mismo
que subestimaciones.
Los puntos fuertes y débiles del control interno suavizan o
intensifican los efectos de estos riesgos de fraude.
Fraudes normales en el efectivo.
Intercepción de los ingresos de efectivo antes de registrarlos
Pago de materiales no recibidos
Duplicación de pagos
Pago excesivo a los empleados o a empleados inexistentes
Pagos por gastos personales de funcionarios o partes relacionadas
Examinar el control interno del efectivo

Conocer el control interno.

Evaluar el riesgo de control y diseñar mas pruebas de controles y
pruebas sustantivas
del efectivo.
Realizar mas pruebas de los controles que los auditores planean incluir
en su evaluación del riesgo de control.
Revaluar el riesgo de control y modificar las pruebas sustantivas del
efectivo.
Realizar mas pruebas de los controles

Comprobar los registros y las conciliaciones contables por repetición.

Comparar los detalles de una muestra de listas de ingresos en efectivo

con el correspondiente, con los asientos de las cuentas por cobra y con
los comprobantes autenticados de depósito.

Comparar los detalle de una muestra de los desembolsos registrados en

diario con los asientos de las cuentas por pagar, con las órdenes de
compra, con los informes de recepción, con las facturas y los cheques
pagados.
Realizar pruebas sustantivas de las transacciones y de los
saldos de efectivo.

Obtener análisis de los saldos de efectivo y conciliarlos con el mayor

general.
Enviar formularios estándar de confirmación a las instituciones
financieras para verificar los montos depositados.
Obtener o preparar conciliaciones de la cuentas bancarias a la fecha del
balance general y considera la necesidad de conciliar la actividad
bancaria en otros meses.
Obtener un estado bancario de corte, que contenga las transacciones al
menos de siete días hábiles posteriores a la fecha del balance general.
Contar e incluir el efectivo disponible.
Verificar el corte de ingreso y desembolsos en efectivo del cliente.
 Cont.

Analizar las transferencias bancarias efectuadas en la última semana del

año de la auditoria y en la primera semana del año siguiente.

Investigar los cheque de pagos cuantiosos o inusuales a partes

relacionadas.

Evaluar la presentación correcta de los estados financieros y la

revelación del efectivo.
Analizar las transferencias bancarias

La finalidad es detectar exageraciones en los saldos de efectivo

atribuible a desfalcos.

Se incluye el deposito en ambos bancos y el saldo inflado protege

un desfalco o emisiones de cheque sin fondos.
 Cont.

Detección de desfalco.

Las fechas en que se registro la transferencia según los libros

corresponden a diferentes periodos.

La fecha del cheque en que el banco la registro corresponde al periodo

de los estados financieros antes que fuera incluido en los libros.

Girar un cheque para atender pagos urgentes. El cheque por buenas

relaciones con el cliente el banco lo hace disponible inmediatamente,
pero el otro banco no lo rebajado todavía, y se juega con ese tiempo.