Cóm o orga n i za r un event o pa so a pa so

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Shares ¿Quieres organizar un evento y no sabes por dónde empezar? Hoy te traigo una guía de cómo crear
un evento y todas las acciones que se deben llevar a cabo en cada fase.
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Con este post quiero facilitarte las pautas de cómo se planifica y organiza un evento, las actividades
1 debes realizar en la producción y en la post-producción y cómo puedes promocionar el evento.

Antes de nada, es importante que tengas en cuenta una serie de conceptos en los qué hago hincapié a lo
largo de esta publicación, como la figura del anfitrión, la invitación, la selección de los espacios para los
eventos y una breve introducción del protocolo se debe seguir en cada tipo de presidencia.

¿Sabías que los eventos son una gran herramienta para marcar la diferencia con tu marca? Las empresas
deberían aprovechar este tipo de actividad para potenciar su imagen, fidelizar y captar nuevos clientes.

Los eventos son una gran herramienta de comunicación

muy importante para las empresas.
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Existen tres etapas bien definidas en la creación de los eventos: el antes, el durante y el después. Antes de
profundizar en estas fases, debes tener en cuenta una serie de factores comunes para la elaboración de
cualquier tipo de acto. 2

Índice de Contenidos [Ocultar]

1.El Brie ng
2. La creatividad
3. Los espacios y la localización
4. Las nuevas tecnologías
5. Desarrollo del Brie ng y tipo de evento
6. Análisis de los objetivos
7. Lista de invitados , invitación y con rmación
8. Sede y fecha
9. Detección de necesidades
10. Elaboración del presupuesto
11. Promoción del evento 
12. Tipos de presidencia y el an trión
13. Puesta en escena: plani cación y ejecución
14. Organigrama y cronograma
15. Plan de necesidades Ver política de cookies
 16. Evaluación de los resultados: ROI
17. Agradecimientos a los asistentes 
18. Revisar las redes sociales
19. Reporte y sugerencias

1.El Bri efi ng

El factor primordial para el desarrollo de cualquier evento es la elaboración de un

briefing. Es decir, un documento que se revisa continuamente y donde se plasma el
planteamiento estratégico que se va a llevar a cabo para cumplir las metas fijadas. En
él se comunica lo que se quiere hacer y los objetivos qué se quieren conseguir.

El briefing es el punto de partida que expresa lo que el

cliente quiere conseguir. 1

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En este documento se recopila los siguientes aspectos, entre otros muchos:

La idea creativa
El público objetivo
La fecha y lugar de celebración
El presupuesto
El programa del desarrollo del evento
Las gestiones con los proveedores
Las acciones durante, antes y después del evento.

2. La crea t i vi da d

El segundo factor, es la creatividad, que se ha convertido en uno de los elementos

más demandados a la hora de contratar un organizador de eventos ya que es lo
que marca la diferencia frente a la competencia. Un evento debe generar impacto y
ayudar a fidelizar al público objetivo mediante el recuerdo durante y después del
evento, por ello deben ser lo más creativos posibles.

La creatividad hace posible que un evento sea excepcional y

que cumpla sus objetivos
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3. Los espa ci os y l a l oca l i za ci ón

La elección de espacios y escenarios cada día exigen más sitios amplios capaces de
albergar todos los contenidos funcionales. Esto requiere un gran esfuerzo de
producción y montaje. El lugar geográfico dónde se organiza un evento va a tener
incidencia en la producción del mismo y en su presupuesto.

Realizar eventos que requieren los desplazamientos del equipo de producción conlleva una mayor
complejidad, y también obliga a pensar en los proveedores. Tendrás que decidir si trabajas con proveedores
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habituales o con proveedores próximos al lugar.

4. La s nueva s t e cnol ogí a s

Las nuevas tecnologías son otro componente que cobran un gran protagonismo. En la
mayoría de los eventos el sonido, la iluminación y las imágenes se están convirtiendo
en elementos imprescindibles.

Son tres etapas las que tienes que tener en cuenta en el proceso de organización de un evento.

La fase pre-producción: la planificación y la preparación. En esta etapa se trabaja varios aspectos, como
el desarrollo del briefing, la definición de los objetivos, la búsqueda de la localización y el desarrollo de la
idea.

La segunda etapa, es la producción: el desarrollo del evento. Es el momento de visitar el lugar donde va
a desarrollarse el evento para así realizar el seguimiento del montaje para que todo esté preparado. En esta
fase se realizan las gestiones con los proveedores necesarios para el proyecto. Asimismo, con todos los datos
se elabora un plan de trabajo, se realizan diversos ensayos y se establece un escaleta para que pueda seguir
el equipo de producción.

Terminado el evento, incluido el desmontaje, se pasa a la fase de postproducción donde se analizan los
resultados obtenidos. Es también el momento de valorar la satisfacción del cliente, la consecución de los
objetivos y algo muy importante en la terminología actual de las empresas, el ROI (el impacto y resultados
del evento en relación con el retorno de los objetivos).

5. Desa rrol l o del Bri efi ng y t i po d e even t o

Esta fase, como he comentado antes, se basa en el desarrollo del briefing, donde se
definen los objetivos, el público objetivo, la cantidad de asistentes, la fecha, la sede y las
características del tipo de evento a realizar.

Existen varios tipos de eventos: conferencias, ferias, exposiciones, congresos, eventos corporativos,
festivales, etc. Debes ser consciente de que el briefing es un buen instrumento de gestión, ya
Verque, te va
política a
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dar una idea de lo que quiere el cliente.

6. A ná l i si s de l os objet i vos

En este paso se fijan los objetivos de producción. El proyecto que se diseña para el evento
debe guardar absoluta coherencia con los objetivos esperados.

Te recomiendo mantener reuniones con el cliente para saber que objetivos quiere cubrir con el evento y
transmitirlo al equipo de la forma más ordenada posible para así conseguir cubrir las expectativas del
cliente. Hay que tener muy bien definido que se pretende con el evento, cuál es la filosofía y el mensaje que
se quiere transmitir.

Los objetivos deben ser claros y concretos.

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7. Li s t a de i nvi t a dos , i nvi t a ci ón y confi rm a ci ón

Otro paso, antes del evento, es determinar el número y tipos de invitados. La lista de
invitados, el envío de invitaciones y la confirmación de asistentes son acciones que se deben
realizar en la denominada “fase taquilla”.

Se debe valorar los objetivos y la filosofía del evento para

crear la lista de invitados.
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Las invitaciones son el principal instrumento de comunicación para hacer llegar a una persona o a un
determinado grupo el deseo por parte del anfitrión o entidad de que acudan a su evento. Hoy en día, se
pueden observar una gran variedad de diseños llenos de creatividad que incitan a asistir al evento.

Independientemente del diseño, toda invitación debe tener el logotipo o escudo de la institución que
convoca el evento, quién invita (nombre del anfitrión, autoridad o entidad), a quién invitas (si se opta por la
invitación personalizada), la sede del acontecimiento, la fecha, la hora, y si se requiere confirmación también
se debe dejar claro en la propia invitación.

Si deseas añadir más texto, como algún pequeño mapa de cómo llegar al evento o algún timing de cómo
transcurrirá el acto, puedes recurrir a otro elemento complementario que se adjunta con la invitación, que es
lo que se llama “nota de interés”.

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En cuanto las confirmaciones, si el invitado debe confirmar su asistencia es importante informárselo en la
invitación. Se colocarán los datos de contacto y la fecha límite de inscripción.

Es recomendable pedir confirmación para conocer con antelación el número de asistentes, para así poder
empezar a gestionar aspectos como el encargo del catering, el número de sillas, la colocación de
presidencias, la seguridad, las acreditaciones, el aforo, etc.

8. Sede y fecha

Seleccionar la fecha de la actividad y el lugar del evento es otro paso importante dentro de
la etapa pre-producción. Marcados los objetivos debes trabajar en la propuesta de
producción.

Es importante escoger una fecha que sea favorable, normalmente los mejores días son miércoles o jueves de
la semana. Se debe analizar las ventajas y desventajas de las posibilidades del espacio. Hay que tener en
cuenta una serie de aspectos, como las normas de funcionamiento del espacio, los accesos para invitados y
vehículos, la disponibilidad de materiales de producción, las dimensiones, capacidad de almacenaje, etc.

Lo importante es buscar un espacio relacionado con el

mensaje que se quiere transmitir en el evento.
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9. Det ecci ón de necesi da des

Una vez completado todo lo anterior, debes detectar las posibles necesidades y carencias
para tu evento. Por ejemplo, los micrófonos, los equipos de audio-vídeo, mesas, asientos,
proyectores, etc.

Tienes que encargarte de contratar todo el equipo necesario (técnico, catering, decoración…) y de dejar bien
cerrado todo lo que te tenga que ver con el material gráfico y las acreditaciones.

10. El a bora ci ón del presupuest o

Es necesario elaborar una estimación inicial del presupuesto. Debes cerrar los gastos
básicos: el espacio de celebración, el catering, el montaje y desmontaje, los carteles, las
acreditaciones, la comunicación, el personal, etc. Aquí te dejo un enlace donde puedes
obtener un modelo de plantilla para el desarrollo de un presupuesto para un evento.

11. P r om oci ón del event o

¡Ya están todos los pasos! ¡Es hora de dar a conocer tu evento! Prepara folletos, publica
anuncios, convoca a los medios de comunicación, realiza llamadas telefónicas y visita a los
patrocinadores potenciales.

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Puedes promocionar el evento a través de varias formas, a través de una landing page con la información
del evento (mailing), mediante inscripción online, publicidad en medios específicos del sector del evento,
redes sociales, banners para la web, etc.

Es importante también que tu sitio web este con la

información correcta del evento.
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Mi recomendación es que explotes las redes sociales y tu blog . Asimismo, si lo ves necesario puedes recurrir
a publicidad mediante Facebook Ads o Twitter Ads. Aquí te dejo un artículo de Elena Charameli, experta en
Adwords y SEM, donde explica detenidamente cómo hacer anuncios en Facebook.

Debes también ir realizando un seguimiento de las confirmaciones y si lo ves necesario enviar recordatorios
a los invitados.

12. Ti po s de presi denci a y el a n fi t ri ón

Una figura que debes tener muy en cuenta es el anfitrión, es decir, la persona con
mayor rango de la institución que acude al evento. En muchas ocasiones, esta persona
no está definida y es la propia entidad o marca la que hace de anfitrión. En este caso lo
más importante es el producto y la institución.

El anfitrión debe cumplir unas funciones específicas, entre ellas, presidir el evento. En caso de que no lo
presida se coloca a la derecha o a la izquierda de su invitado de honor. [bctt tweet=”Las presidencias
comunican visualmente los mensajes que el evento quiere comunicar.”]

La presidencia es la zona reservada para el anfitrión y sus invitados principales.

Existen muchos tipos de presidencias y actualmente se utilizan escenografías minimalistas donde la imagen
de la marca y los colores corporativos destacan sobre el resto de mobiliario. Una vez elegido el tipo de
presidencia se debe tener en cuenta la numeración de ésta, la cual va en función de la finalidad y la filosofía
del evento.

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 13. P uest a en escena : pl a n i fi ca ci ón y eje cuci ón

Durante la celebración del evento se ejecutarán todas las actividades planificadas en el pre-
evento. Para que la ejecución sea perfecta se hará una reunión previa con todo el personal
involucrado.

Durante el desarrollo de un evento lo más importante es la coordinación, ya que normalmente intervienen

diferentes profesionales.

La producción es toda la fase de planificación y

organización que hará posible el directo del…
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Es recomendable, hacer un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de antelación, para asegurar
que todo está correcto.

14. O rga ni gra m a y cronogra m a

Debes tener en cuenta el organigrama del equipo de producción, su jerarquía. Te

encargarás de asignar las responsabilidades y las tareas a cada uno de los involucrados
del evento.

Te recomiendo hacer también un cronograma de actividades, es decir, una lista de todas las acciones que se
van a llevar a cabo con sus fechas previstas de comienzo y final.

15. P l a n de necesi d a des

Es importante tener un plan de necesidades, es decir, un documento que contemple la

parte técnica y escenográfica necesaria para llevar a cabo el programa del evento.

En esta etapa destacan dos acciones muy importantes, por un lado, las encuestas de satisfacción y por
otra parte, el reporte con los resultados obtenidos del evento.

16. Eva l ua ci ón de l os resul t a dos: RO I

Una buena manera para evaluar el evento es enviar encuestas de opinión a los
participantes. Además, si se puede responder de forma online, sería mucho mas simple
recibir el feedback de los implicados.

Es recomendable recoger la opinión de todos los que hayan

participado en el evento.
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Asimismo, debes medir si el cliente ha obtenido el retorno de inversión que esperaba. (ROI)

1 7. A gra deci m i ent os a l os a si st ent es

Es imprescindible dedicar parte de tu tiempo a dar gracias a los que hicieron posible el
evento: equipo, proveedores, invitados, asistentes, medios de comunicación, entre
otros. También es esencial, facilitarle a los medios de comunicación el dossier del evento.

18. Revi sa r l a s redes soci a l es

Otra acción fundamental, es realizar un revisión de todas las redes sociales y hacer un
seguimiento de los medios de comunicación. Es interesante hacer también un reporte de
la actividad online, de lo qué se ha publicado en la red del evento, la interacción que se
ha tenido con el hashtag creado para el evento, los mensajes, las menciones, etc.

19. Report e y suge renci a s

Finalmente, tras la evaluación y el análisis de los resultados obtenidos, debes plasmarlo en

un reporte con conclusiones y sugerencias, para transmitírselo al cliente.

Espero que te haya sido útil estos pasos realizar un evento, no obstante, si echas en falta alguna acción
no dudes en dejar tu aportación. ¡Estaré encantada de seguir ampliando este post!

LETICIA
leticiagrijoiglesias@hotmail.com

Graduada en Publicidad y RRPP con master oficial en diseño, organización y planificación de

eventos y protocolo. Apasionada del mundo del social media, del personal branding y de la
imagen de un negocio.

1 1 C O M E N TA R I O S

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PAT R I C I A P L A Z A
Posted at 17:22h, 22 febrero RESPONDER

Hola,
muchas gracias, me es muy útil para ampliar información y estructurarla.
Un saludo,
Pplaza

LETICIA
Posted at 17:50h, 22 febrero RESPONDER

¡Hola Patricia! Me alegro que te sea útil, si consideras que debo incluir algún punto más no
dudes en decírmelo para añadirlo ¡Nos leemos! besiño.

ARANCHA
Posted at 09:40h, 27 febrero RESPONDER

¡Me ha encantado tu post Leti! Soy muy fan de tus fotos de cabecera de los post. Me tienes que
enseñar a hacerlas

LETICIA
Posted at 20:55h, 29 febrero RESPONDER

¡Muchas gracias Ari! ¡Qué ilusión! Pues cuando quieras a ver si coincidimos pronto por
AulaCM:)

P O N TA Z A
Posted at 02:36h, 10 enero RESPONDER

chica linda eres excelente eres un super héroe

C A R LO S G Ó M E Z TA L AV E R A
Posted at 13:00h, 10 abril RESPONDER

Excelentes apuntes, muchas gracias por compartirlos.

MARY
Posted at 22:36h, 15 abril RESPONDER

es muy útil la informacion muchas gracias

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 G U A D A LU P E O C H O A
Posted at 03:22h, 10 agosto RESPONDER

Hola Leticia, me encanta tu pagina, es muy útil la informacion que pones. estoy estudiando diseño de
eventos, y si puedes ayudarme te agradecería. Quiero saber los tiempos estimados de montaje de un
evento de acuerdo a su complejidad y número de pax a atender..
gracias por compartir tus conocimientos

LETICIA
Posted at 19:20h, 30 agosto RESPONDER

Hola Guadalupe,
Gracias por el comentario ¡me alegra saber que te guste! Por favor contáctame por correo
leticia.grijo@improvvisa.es para poder asesorarte Un abrazo

LEONARDO
Posted at 12:17h, 24 agosto RESPONDER

Felicitaciones Leticia,
Que manera tan sencilla pero tan enriquecedora de exponer un tema.
Muchas gracias por compartirla.

LETICIA
Posted at 19:21h, 30 agosto RESPONDER

¡Gracias Leonardo! Me alegra saber que te sea útil ¡Un abrazo!

D E J A U N C O M E N TA R I O

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