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Time Boxing
Meetingmonster
Der kleine
Meeting-Knigge
Tipps für die effiziente Meeting-Kultur
Besprechungen einfach
effizienter gestalten Oftmals werden in einer Besprechung verschiedene Themen von
mehreren Teilnehmern eingebracht. Damit eine Besprechung effizient
verläuft, müssen Rechte und Pflichten für Teilnehmer und die Be
sprechungsleitung festgelegt werden. Diese beziehen sich auf alle
drei Phasen einer Besprechung: die Vorbereitung, die Durchführung
Besprechungen sind essenziell, wenn es darum geht, Themen aus und die Nachbereitung.
führlich zu behandeln, Perspektiven zu integrieren und komplexe
2 Entscheidungen zu treffen. Damit Besprechungen nicht zu Meetingmonstern werden, sollten
3
die größten Ärgernisse von vornherein unterbunden werden. Dieser
Als Mittel zur Information sind Besprechungen dagegen selten ge- Meeting-Knigge bietet Hilfestellungen, wie beispielsweise Dauer-
eignet. Im Zeitalter der Digitalisierung müssen Informationen breit sprecher, fehlende Ziele und Agenden, Verwendung von Laptops
und frühzeitig zur Verfügung gestellt werden. Jeder entscheidet dann und Smartphones, lange Reisezeiten sowie reines Vorlesen von
selber, welche Information er wann abruft. Wie Sie auf Meetings Präsentationen vermieden werden können.
verzichten oder Besprechungen entschlacken, ist ein Thema für sich.
Viel Spaß bei der Lektüre und freundliche Grüße
In dieser Broschüre möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie wichtige DB Training in Kooperation mit dem Meetingeffienz-Team
Besprechungen effizienter gestalten.
Grundsätze
einer effizienten
Besprechungskultur
In einer Besprechung so In Besprechungen so Schnelle Entscheidungen.
4 wenig Informationen wie viel Diskussion und Vielleicht geht es anders
5
möglich. Dialog wie nötig. auch schneller.
Vorbereitung
Bereiten Sie sich selbst angemessen vor, um Ihren Teil zur Zieler
reichung beizutragen.
Durchführung Nachbereitung
F
ordern Sie den pünktlichen Beginn der Besprechung ein. Vertrauen Sie einander und verweigern Sie die Verabschiedung von
Protokollen.
8 Fordern
Sie die Verlagerung von reiner Information in 9
innovative Formate ein. Fordern Sie die Nachhaltigkeit von Entscheidungen ein.
F
ordern Sie die Behandlung von Fragen und Entscheidungen ein. Fordern Sie die Bearbeitung
von Arbeitsaufträgen ein.
S
prechen Sie Teilnehmer an, die keinen erkennbaren Beitrag
leisten.
F
ordern Sie bei Monologen etc. eine aktive Moderation ein.
V
erlassen Sie Besprechungen ohne weiteren Mehrwert.
Vorbereitung
Durchführung
Nachbereitung
W
as wurde entschieden, und wer hat die Umsetzungsverant- Was ist im Meeting gut gelaufen?
wortung übernommen?
Was ist im Meeting schlecht gelaufen?
W
as wurde vertagt, und wer hat die Themenverantwortung
übernommen? Evaluieren Sie, welche Verbesserungsmöglichkeiten
14 es für das Meeting gibt! 15
W
urden alle Aufträge angemessen dokumentiert?
18 19
Kanban-Boards Net Promoter Score (NPS)
Eine gute Methode, um die Bearbeitung und Delegierung von Aufga Der NPS kommt aus dem Marketing. Er misst die Bereitschaft der
ben transparent zu dokumentieren und nachzuverfolgen, sind die un Kunden, z. B. der Teilnehmer, das Produkt, z. B. ein regelmäßiges
terschiedlichen Möglichkeiten eines Kanban-Boards. Meeting, weiterzuempfehlen. Das Verfahren ist deutlich kritischer als
der ROTI.
User-Storys
Die User-Story ist eine gute Methode, um Anforderungen kurz und
knapp zu beschreiben. Sie beschreiben Aufträge in Bezug auf das Ziel
und den Nutzen für definierte Rolle (z. B. den Kunden).
Entscheidungen
Konsens- und autoritäre Einzelentscheidungen sind nicht immer opti
mal. Nutzen Sie alternative Methoden (z. B. Konsentverfahren oder
Meeting-Hygiene systemisches Konsensieren). Binden Sie mehrere Perspektiven ein,
zur Not, indem Sie diese auf die Teilnehmer verteilen (z. B. „6 Denk
Vereinbaren Sie Verhaltensregeln für Ihre Besprechungen: Bilden Sie
hüte“).
z. B. einen Phone-Stack (alle Teilnehmer legen zu Beginn Ihre Mobil
telefone auf einen Stapel) oder erlauben Sie explizit die Arbeit am
Laptop, wenn diese zur Mitschrift dienen.
20 IT-Tools 21
Unterlagen Es existieren diverse Anwendungen, welche die Zusammenarbeit und
Diskussion in größeren Gruppen verbessern (z. B. One Note, Tricider).
Verzichten Sie auf Präsentationen und stellen Sie Zusammenfassun Informieren Sie sich hierzu auf der Meeting Power Bar und prüfen Sie
gen zur Verfügung („Amazon-Modell“). Präsentieren Sie nur Bilder den Einsatz mit den verantwortlichen Stellen in Ihrem Umfeld.
(„Pecha Kucha“). Unabhängig vom Medium sollten Sie auf einen
pyramidalen und unterhaltsamen Aufbau achten.
Dokumentation
Nutzen Sie alternative Dokumentationen: Bilden Sie im Meeting
einen „Themenspeicher“ und/oder visualisieren Sie die besprochenen
Themen auf Flipcharts („Graphical Visualization“).
Können die wichtigsten
Entscheidungsbaum Teilnehmer und alle
Versuchen Sie,
Entscheidungsträger
auf andere Art
Nutzen Sie andere Kollaborations- und Weise als teilnehmen?
Tools/-Instrumente. Nutzen Sie mit einem Hat das Meeting dennoch einen Wert? Steht genug Zeit zur
Kollaborationssoftware, organisieren Meeting Ihr Kann die Gruppe einen wichtigen Verfügung, um das
Sie einen Gruppen-Chat, setzen Sie Ziel zu Beitrag zum Thema/zur Sache liefern? gewünschte Ergebnis,
Treffen
Umfrage- oder Entscheidungs-Tools ein. erreichen. Wenn nicht, stoppen Sie hier und die gewünschte Wirkung Steht ein kompetenter
Sie sich
treffen Sie sich nicht. zu erreichen? Moderator zur Verfügung?
nicht.
Auf geht’s!
Ist das
Einem sinnvollen
Thema 01 NÖ 02 00
Existiert eine JA 14 JA 16 JA 18 Meeting steht
wichtig? Agenda mit nichts im Wege.
NÖ 08 klaren Zielen des
JA 03 JA 04 Beschränken Meetings? Erledigt Erledigt Erledigt
Sie die Teil-
nehmerzahl.
Beschränken JA 09 JA 12 NÖ 13 NÖ 15 NÖ 17
Könnte das Thema NÖ 05 NÖ 06 Sie die
22 durch eine Teilnehmer 24
alternative Form der Erledigt
Erledigt auf die
Zusammenarbeit unmittelbar
JA 10 Erstellen Sie eine Finden Sie einen Leiter des
gelöst werden? Muss wirklich Agenda und Meetings. Sie benötigen eine
betroffenen Passen Sie die Ziele an
jeder NÖ 11 benennen Sie Person, die das Meeting neutral
JA 07 und oder verschieben Sie
an diesem Ziele. Definieren zum gewünschten Ziel führt und
relevanten Sind von den das Meeting. Stellen
Meeting Sie das für die Einbindung aller
Personen. wichtigsten Sie sicher, dass
teilnehmen? gewünschte Beteiligten sorgt. Wenn Ihnen
Teilnehmern sinnvolle Schritte im
Sorgen Sie für Vorbereitung und Ergebnis bzw. die Zeitrahmen erreicht niemand zur Verfügung steht und
Hat die Gruppe Vorarbeiten zu Vorleistung der Teilnehmer. So viel Wirkung des
Entscheidungs- leisten? werden können. Sie Ihre Meetings gerne
Arbeit wie möglich sollte vor dem Meetings sowie Vertagen Sie ansonsten abwechslungsreicher und
befugnis und die Meeting geschehen, um die eigentliche den Prozess, um
Autorität, sofort das Meeting. effizienter gestalten möchten,
Meeting-Zeit auf ein Minimum zu dahin zu erhalten Sie Unterstützung beim
Schritte vorzu- reduzieren. Unbeteiligte Teilnehmer gelangen.
nehmen oder MX-Agenten. Geschulte
verursachen Kosten und Demotivation. Kolleginnen und Kollegen beraten
Handlungen zu
veranlassen? Sie kostenlos und helfen Ihnen,
wenn gewünscht, bei der
Moderation.
Entscheidungsbaum
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Herausgeber
Deutsche Bahn AG
Marketingkommunikation
Karlstraße 6
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