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ORGANIZACION DE UN SERVICIO
TECNICO CON CRM-4100
Este documento facilita la información necesaria para organizar un servicio
técnico como puede ser el informático de forma eficaz con nuestro CRM-4100.
Veamos que hay que hacer
1.- Todas las solicitudes de cliente deben registrarse como incidencias. Este principio
básico hace que no se despisten cosas y facilita la gestión automática con los clientes.
2.- En algunos casos pueden ser varias incidencias, si vemos que no tienen relación clara
entre ellas, por ejemplo, instalar un navegador y servir una impresora, se pueden anotar
como dos incidencias. También puede anotarse como una y luego conforme se hacen o se
concretan se dan de baja y se colocan nuevas incidencias.
3.- Cualquier persona de la organización puede anotar incidencias pero además es útil
colocar en la web un punto para que los clientes anoten incidencias (los famososo tiquets de
los servicios técnicos). Está previsto y podemos hacerlo fácilmente. Esto aporta varias
mejoras
4.- Las tareas se asignan a un responsable y este tiene su asistente CRM para
controlarlas. Desde ahí puede ver su calendario, cambiar las incidencias de fecha y ver las
que se han incumplido, con lo cual puede contactar con el cliente y redistribuirla. El
asistente CRM es una manera muy eficaz de controlar las tareas de una persona.
6.- Desde la ficha de un cliente se accede fácilmente (botón CRM) a todo lo pendiente de
ese cliente y puede verse lo realizado (pulsado otro de los botones), buscar algo, ordenar las
incidencias, etc... O sea, en los contactos con clientes podemos conocer bien todas las
incidencias anotadas.
6.- Una incidencias se da de baja solo cuando está lista o bien se traslada a otra. Dar una
incidencia de baja sin que esté hecha es un problema serio, porque se despitan las tareas en
curso. Al darla de baja se debe facturar
7.- A veces nos llegan avisos que deben esperar y resulta incordioso verlos todos los días
como pendientes. Para ello existe el campo fecha de activación. Si un cliente nos dice que
en dos semanas espera un nuevo ordenador que hay que montar, podemos colocar la
incidencia con fecha de activación a los 12 días por ejemplo.
8.- Las incidencias se pueden trasladar entre responsable con solo cambiar ese dato, pero
debe hacerse con orden, sin trasladar incidecias pasadas de fecha.
9.- Además de facilitar el control del trabajo pendiente se facilita el control del trabajo
realizado que es importante. Podemos ver un histórico de todos los trabajos y planificar el
mantenimiento preventivo
10.- Como apuntábamos antes es importante la imagen de control con el cliente. Eso
hace que sea más cuidadoso y por lo tanto se provocan menos problemas, confía más en
nosotros y se evitan malentendidos.
Una buena relación con el cliente, fomentada con información y comunicación, potenciará su
confianza en la empresa, logrando la fidelización del cliente.
El técnico ha de resolver los problemas y, a ser posible, anticiparse a ellos, detectar anomalías
incluso antes de que el cliente tenga conocimiento de ellas y, lo más importante, dar soluciones
no problemas. Además se ha de establecer una comunicación continua, preguntar al cliente por
sus necesidades, ver si se le puede ayudar en algo más, hay que hacer ver al cliente que la
empresa está para darle un servicio y ayudarle en todo lo posible.
Es aconsejable tener una encuesta de satisfacción, esto nos permitirá evaluar el grado de
satisfacción del cliente con nuestra empresa, evaluar el desempeño del técnico, ver puntos de
mejora y detectar nuevas necesidades del cliente.