Vous êtes sur la page 1sur 16

Fecha:

Regional Distrito Capital


Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

GUÍA DE APRENDIZAJE No 5

1. Objetivo General del Proyecto:

Diseñar un protocolo de servicio con oferta de valor al cliente optimizando los procesos de apoyo en el desempeño
organizacional para suplir las necesidades de los clientes de las organizaciones del entorno.

1,1. Objetivo General de la Guía

Elaborar los documentos comerciales aplicando las normas técnicas Colombianas vigentes.

2. Identificación de la Guía de Aprendizaje:

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES


Fase del proyecto: Ejecución
Duración: 81 horas

Modalidad(es) de Formación: Desescolarizada - Presencial

Resultados de Aprendizaje:
• 21060100103: Digitar textos utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación y el
desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisión de acuerdo con los
requerimientos y las normas de seguridad y salud ocupacional.
• 21060100104: Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnología disponible, aplicando las
técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para su presentación, las de la organización,
las de gestión documental y de la calidad.
• 21060100105: Elaborar documentos comerciales, actos administrativos y los del proceso de compraventa,
aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y
presentación de documentos comerciales, las de la organización y las de gestión de la calidad.
• 21060100107: Transcribir textos aplicando las técnicas de digitación, el desarrollo de habilidades y destrezas
para el logro de la velocidad y la precisión; los signos de puntuación, las reglas ortográficas y el manejo de
abreviaturas y acrónimos, de acuerdo con el orden de la solicitud.
• 21060100108: Utilizar las normas técnicas colombianas vigentes, las de la organización y la legislación vigente
para la elaboración de documentos empresariales.
• 24020150006 Asumir responsablemente los criterios de preservación y conservación del Medio Ambiente y de
Desarrollo Sostenible, en el ejercicio de su desempeño laboral y social.

1
Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

3. Presentación

¡Estimado aprendiz!

Con esta guía usted podrá continuar con las estructuras de producción de documentos empresariales es
pertinente seguir con la tarea de consultar y profundizar la normatividad al interior de las organizaciones para
culminar con éxito el proceso de documentos comerciales su legalidad y utilización. Es importante que el producto
de cada una de sus evidencias (actividades), se archive en el portafolio de evidencias o proyecto según se indique.
Para el desarrollo de su competencia social, va a profundizar sobre la protección del medio ambiente, enfocándose
en el reciclaje, sus beneficios y utilidades en su propio centro educativo.
Recuerde que todo proceso de enseñanza-aprendizaje requiere de técnicas y métodos de estudio, además de
dedicación, disciplina y responsabilidad. Realice las siguientes actividades utilizando los recursos sugeridos.

4. Planteamiento de las Actividades y Estrategias de Aprendizaje

ACTIVIDADES DEL PROYECTO ESTRATEGIAS TIEMPO- HORAS


(DIDÁCTICAS
ACTIVAS)
Trabajo colaborativo
Elaborar documentos comerciales aplicando las normas técnicas, el Trabajo cooperativo
protocolo, la responsabilidad social y la preservación del medio Socialización en Autónomo 31 horas
ambiente de acuerdo a las necesidades de la organización. equipos de trabajo
y/o grupos de Aula 50 horas
estudio.

2
Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

Actividad E-A-E

PRESENCIAL AUTONOMO VIRTUAL


DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
CONCIENCIACIÓN:

Antes de iniciar el desarrollo de las actividades del proyecto de la


presente guía lo invitamos a realizar las siguientes actividades

ACTIVIDAD 1

1.1. Defina: carta, certificación, constancia, memorando, circular


interna, circular externa.

1.2. Escriba al Frente que clase de documento realizaría de


acuerdo al enunciado:

Ø Una Felicitación
Ø Una fiesta de fin de año de la empresa.
Ø Un cambio de dirección de la empresa.
Ø Un llamado de atención
Ø Una solicitud de pedido de papelería.
Ø Una reunión de socios.
Ø Una visita a las diferentes sucursales de la empresa para
mejorar el Clima Organizacional.

MOMENTO 1: Desarrollo individual.


MOMENTO 2: Seguimiento al desarrollo de la actividad propuesta
por parte del docente que orienta la formación
EVIDENCIA: Desarrollo en portafolio individual del aprendiz

3
Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

CONCEPTUALIZACIÓN:

CORRESPONDENCIA COMERCIAL: Se refiere a toda las comunicaciones cruzadas entre comerciantes,


industrias, banqueros y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales

Ordinarias o normales; son las que se efectúan por medio de cartas, memorandos, circulares. etc.

Urgentes o rápidas; son las que se efectúan por medio de comunicación telefónica o a través de Internet.

LA CARTA NORMA TECNICA COLOMBIANA 3393

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales;
igualmente, en las relaciones entre empresas y sus empleados. Es un documento que registra en forma escrita un
mensaje o información a un destinatario. A demás se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas o
personas naturales con el propósito de realizar un servicio.

ESTILOS DE CARTA:

Bloque extremo:
Es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del
papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo, entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales
(ver figura N.1)

TIPOS DE CARTAS:

Carta comercial, es aquella comunicación escrita que surge entre si sobre cosas comerciales

Carta oficial, la cual es expedida por funcionarios de instituciones gubernamentales para tratar asuntos
concernientes a las gestiones de la administración pública.

Carta familiar, es aquella que se utiliza para comunicarnos con cualquier familiar que se encuentre fuera de la
ciudad.

Carta de ventas, es aquella comunicación que se envía a los probables clientes, con el fin de inducir una acción
que será la de la compra

Carta de pedido, es aquella carta que se envía por una empresa o pequeños proveedores con la finalidad de pedir
o hacer un pedido de mercancías.

Carta de empleo, es aquella carta para solicitar una entrevista para presentar mi hoja de vida y se me considere
como un nuevo prospecto de empleo.

Carta de recomendación, es aquella que se hace para recomendar a alguna persona la cual debe ir acompañada
de la hoja de vida correspondiente.

4
Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

Carta de referencia, es aquella la cual se envía cuando a petición de alguien se desea mayor información acerca
de una persona particular.

Carta de presentación, es aquella que se usa generalmente para que una persona presente un amigo o conocido a
otra que está interesada en su perfil.

EL MEMORANDO NORMA TECNICA COLOMBIANA 3397

Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones
y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales.

ASPECTOS GENERALES DEL MEMORANDO

Memorando con el mismo contenido para diferente destinatario:


Se elabora el contenido del memorando dejando en blanco la línea del destinatario que se debe llenar
individualmente utilizando la combinación de correspondencia en el procesador de textos. El memorando no se
dirige a un grupo es personalizado.

El tipo y el tamaño de letra deben facilitar la lectura del texto.

El uso de resaltados, notas al margen, rayas y subrayados, afectan la presentación y conservación del documento.

El uso de grapas y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del documento.

LA CIRCULAR / NORMA TECNICA COLOMBIANA 3234


Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios
destinatarios.

CLASIFICACION:
De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:

Circular Interna o General: Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente
actividades de la entidad: normas generales, cambio, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.

Circular externa o carta circular: Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a su cliente,
proveedores o distribuidores: productos, servicios y otras informaciones de carácter general.

ASPECTOS GENERALES
La circular interna no lleva saludo, se puede utilizar mayúscula sostenida para resaltar algún dato así como se
escribe con mayúscula inicial los nombre propios de personas, lugares, empresas, nombres de cargos y
dependencias.

ACTAS NORMA TECNICA COLOMBIANA 3394

5
Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

Documento en que consta lo sucedido tratado y acordado en una reunión.

CLASIFICACION:

Acta no registrada, documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.

Acta registrada, documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comandita,
concejos y juntas directivas que obliga a cumplir obligaciones específicas de la entidad competente.

ASPECTOS GENERALES

Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes.

Se indica el nombre de la persona que presenta una moción, pero no es necesario anotar los nombres del los que
se adhieren a ella.

En caso del acta registrada se escribe el nombre de la persona que de acuerdo a sus estatutos debe presidir la
reunión, así como la persona que actúa como secretario de la misma.

En caso del acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la sesión y de quien
actúa como secretario.

En las actas registradas y en las que por seguridad se considere conveniente, el presidente coloca su rúbrica en la
parte inferior izquierda de cada hoja.

Cuando en una reunión se presentan documentos anexos que sustentan la información estos se detallan
en el desarrollo y se adjuntan al acta.

EL SOBRE NORMA TECNICA COLOMBIANA 3369

El sobre es la cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envió.

3/4
Para el tamaño carta normal de 21, 5x 28 cms. Se requiere el sobre número 6 . Los sobres, como las segundas
hojas, deben ser de la misma calidad del papel del membrete. Generalmente están impresos con la misma
información que aparece en el membrete. El tamaño de los sobres varían de acuerdo al tamaño del papel sin
embargo los más usados para cartas de negocios son: el sobre comercial grande (10x24 cm.) y el sobre comercial
pequeño (9x16 cm.)Estos dos sobres son especialmente apropiados para papel de 21.5x28 Cm. Los sobres son
realizados en formas, tamaños y gramajes especiales. Existen sobres tamaño oficio, sobres tamaño carta, sobres
manila o bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es conveniente que los sobres bolsa y de
enrutamiento de correspondencia, se realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para permitir el manipuleo
continuo y transportación del contenido sin riesgos.

El sobre, en principio una simple cubierta, por arte de los publicitarios y obra (y no poco arte) de los fabricantes se
ha convertido en un medio de comunicación con muchos recursos. Combinando tan solo tres elementos
6
Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

(impresión, plegado y postizos) se consiguen sobres publicitarios y comerciales, bolsas para los más diversos usos
y carterillas con toda suerte de compartimentos.

UNA PRIMERA DISTINCIÓN: SOBRE, BOLSA, CARTERILLA

Los sobres suelen tener la solapa de cierre mayor que las solapas laterales.

La carterilla es generalmente rectangular; su solapa de cierre suele ser más alta que las de los sobres y bolsas y
no llevan engomado ni circulan por correo.

ESTRUCTURA DEL SOBRE

Entre otras características, la forma y tamaño de las solapas diferencian a los distintos sobres:

Solapa de cierre recta o de pico, prolongación de solapas de cierre o fondo para ciertos fines o configuraciones
especiales de solapas para apertura fácil, para ensobrado mecanizado, etc.

CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS NORMA TECNICA 4176

CONSTANCIA:

Es un documento de carácter probatorio en el que se describen hechos y circunstancias que no requieren


solemnidad se clasifican de acuerdo con el hecho o acto que se prueba y puede ser: tiempo de servicio,
experiencia, salarios u honorarios, clase de trabajo, jornada laboral, cumplimiento de comisiones, comportamiento
y desempeño laboral.

Clasificación: de acuerdo al hecho o acto que se prueba pueden ser: Tiempo de servicio - Experiencia - Salarios u
honorarios - Clase de trabajo - Cumplimiento de comisiones - Comportamiento del trabajador.

CERTIFICADOS:

Son documentos de carácter probatorio público o privado que aseguran la veracidad y la legalidad de un hecho o
acto solemne un acontecimiento acompañado de las formalidades necesarias validas para su elaboración
ejemplo: acta judicial, ceremonial, juramento. Los certificados se clasifican de acuerdo con el acto que se prueba,
pueden ser calificaciones obtenidas por periodos académicos, derecho de uso de sello INCONTEC, diplomados
conferidos con una institución, asistencias o congresos, cursos o seminarios, registros civiles, parroquiales de
nacimiento de matrimonio o de defunción, documento de identidad, certificaciones de aseguramiento de la calidad
u otras transacciones comerciales paz y salvos, resultados de exámenes médicos.

Clasificación

De acuerdo al hecho o acto que se prueba pueden ser:

7
Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

Certificaciones obtenidas dentro de periodos académicos.

Diploma conferido por una institución o documento que establece un privilegio o premio.

Asistencia a congresos cursos o seminarios.

Registro civiles, de nacimiento, defunción

Documentos de identidad

Certificados de aseguramiento de la calidad

Bonos, Becas, donaciones

Créditos, préstamos u otras transacciones

Resultados de exámenes médicos

ASPECTOS GENERALES

Papelería especial, los títulos conferidos por universidades o colegios, así como los certificados de asistencia a
congresos, cursos o seminarios, se elaboran en papel o cartulina especiales diseñados para tal efecto.

Para certificados y constancias de rutina en empresas e instituciones se puede utilizar un formato preimpreso

Registro de diplomas en entidades educativas, El Ministerio de Educación Nacional, autorizó a las universidades y
colegios para registrar directamente en sus instituciones, los títulos académicos que confieren (Decreto 636 del 3
de abril de 1996).

Recomendaciones

El tipo y tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto.

La impresión debe garantizarse y mantener la nitidez del documento.

El papel debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología de impresión que se use.

Todos los certificados y constancias se firman de manera autógrafa y con tinta negra para garantizar a nitidez en el
proceso de microfilmación

El uso de resaltados, notas al margen, rayas y subrayados, afectan la presentación y conservación del
documento.

El uso de grapas y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del documento.

INFORMES
INFORME ADMINISTRATIVO

8
Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter
administrativo.
CUERPO DEL INFORME
Es el texto del documento constituido por:
Encabezamiento; palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio del documento.
Número consecutivo; identificación consecutiva del documento.
Razón Social; nombre que identifica una empresa.

DOCUMENTOS LEGALES
DECRETOS, ACUERDOS Y RESOLUCIONES

Dentro de este tipo de documentos que tienen su origen en entidades estatales, pueden ser también
expedidos por entidades privadas cuyo fin es hacer manifestaciones voluntarias de personas naturales y jurídicas.
A este grupo pertenecen los Decretos, los Acuerdos y las Resoluciones.
Con estos de pretende legislar sobre situaciones particulares, que deben asumir todos los funcionarios de una
organización y del estado.
Se siguen para estos documentos los mismos trámites y parámetros en cuanto a espacios, interlíneas,
centrados, signos de puntuación y estilos de redacción, siempre se trabajan en papel tamaño oficio Con
algunas excepciones en tamaño carta e interlínea sencilla.
PARTES:
La entidad que expida el documentos utiliza papelería preimpresa, con el nombre de la entidad, logotipo,
nombre de resolución, decreto o ley, estos caracteres van centrados.

IDENTIFICACIÓN: se refiere al tipo de documento que se va a expedir, bien sea resolución, decreto, acuerdo o
ley. Ej: Ley 544 de 2000

CONTEXTUALIZACIÓN:

ACTIVIDAD 2

2.1. Redacte una carta solicitando el pedido de papelería par su empresa así; 5 resmas de papel tamaño carta
blanco, 5 resmas de papel tamaño oficio blanco, 2 caja de lapiceros alegro negro, 2 cajas de lapiceros alegro
rojo, 2 docenas de cuadernos tamaño mediano rayados y 2 docenas de lápices negros Nº 2
2.2. Redacte una carta de invitación para el lanzamiento de la nueva sucursal de la empresa ubicada en Centro
Comercial América
2.3. Redacte una carta al Banco de Colombia solicitando una chequera para uso de la empresa
No olvide que tanto los memorando como las cartas deben tener logotipo o membrete y los datos
9
Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

generales de la empresa remitente


ACTIVIDAD 3
3.1. Redacte un memorando Para citación a reunión a todos los empleados de su O.E.D. el próximo sábado 22
de septiembre de 2012 a las 8:30 de la mañana en el salón de reuniones.
3.2. Redacte un memorando de parte del gerente de la O.E.D./ PARA uno de los trabajadores de la O.E.D. /
indicando el cambio de horario jornada diurna a la nocturna a partir del 2 de septiembre de 2012.
3.3. Redacte un memorando de parte de jefe de ventas de la O.E.D./ para uno de los vendedores de la O.E.D.
/ Llamada de atención por incumplimiento en las labores que le corresponden.

ACTIVIDAD 4
Redacte y elabore las siguientes circulares en estilo bloque extremo:
4.1. PARA TODO EL PERSONAL O.E.D./Asunto: Seminario/informando sobre el tema de Atención al cliente y
calidad total.
4.2. PARA TODOS LOS JEFES DE SECCIÓN O.E.D./invitar a una actividad de integración a los empleados y
sus familias, se debe indicar el día, hora y lugar y las actividades a realizar como también la hora de
finalización
4.3. PARA TODO EL PERSONAL O.E.D./Asunto: Descuento/La Gerencia General informa que según
resolución 8720 del 15 de mayo de 2012, se aprobó establecer un descuento del 15% para todas la ventas de
contado/ es de esperar que cada jefe de Sección tome las medidas necesarias para evitar especulaciones en
las ventas/ Atentamente/(nombre del Gerente General).

ACTIVIDAD 5
5.1. Elabore tres ejemplos de actas, orientadas a su O.E.D.
ACTIVIDAD 6

6.1. Elabore un modelo de sobre con las diferentes clases de solapas para el envió de los documentos de la
O.E.D.

ACTIVIDAD 7
7.1. Redacte y elabore tres ejemplos de constancias y certificados de su O.E.D. de acuerdo con las
normas técnicas y las explicaciones dadas en clase,

ACTIVIDAD 8
8.1. Redacte y elabore un informe orientado a su O.E.D. de acuerdo con las normas técnicas y las
explicaciones dadas en clase,

ACTIVIDAD 9
9.1. Redacte y elabore tres ejemplos de email., dirigidos al personal de su O.E.D.

10
Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

MOMENTO 1: Desarrollo en equipo de trabajo (GAES).


MOMENTO 2: Seguimiento al desarrollo de la actividad propuesta por parte del docente que orienta la
formación
EVIDENCIA: Desarrollo en portafolio de proyecto.

ACTIVIDAD 10

Para continuar con las estructuras de producción de documentos empresariales es pertinente


seguir con la tarea de consultar y profundizar la normatividad al interior de las organizaciones
gubernamentales para culminar con éxito el proceso de documentos comerciales su legalidad y utilización.

Para estas actividades, con la orientación del docente se interactuarán los procesos escritos a nivel
individual para luego acudir a la comparación y contrastación de los mismos y ajustarlos a su proyecto de
empresa .

Es importante que el producto de cada una de sus evidencias (actividades), se archive en el portafolio de
evidencias de aprendizaje.

10.1. A continuación usted deberá contestar las preguntas abiertas del presente cuestionario de acuerdo con
los enunciados, lea atentamente y conteste teniendo en cuenta el planteamiento tenga en cuenta su
ortografía, recuerde que su evidencia debe ser presentada utilizando la norma ICONTEC para textos escritos.

1. A qué se le llama derecho


2. Cuales son sus objetivos
3. Cuales son las ramas del derecho para distribuir el trabajo, cítelas y explíquelas
4. A que se refiere el término Fuentes de Derecho
5. Cuales son las fuentes del derecho Cítelas
6. Como se clasifican las fuentes de Derecho
7. Qué es Ley y cuales son sus características
8. Nombre los tipos de Ley que existen y explíquelas
9. Qué es un tratado internacional
10. haga un resumen sobre los Decretos con Fuerza de ley
11. Qué son Decretos Leyes
12. A qué llamamos Reglamentos
13. A qué llamamos Actas Administrativas
14. Qué son Ordenanzas
15. A qué se denominan Instrucciones
16. A qué se denomina Jurisprudencia Judicial y Administrativa
17. A que denominamos costumbre
10.2. TRANSCRIBA
ACUERDO NUMERO 048 DE 2000
(mayo 5)

11
Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 -Conservación de Documentos - ,


del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación
y restauración documental.

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus facultades legales y en
especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación
y en su literal b) preceptúa: "Fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la
conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los
planes y programas que sobre la materia adopta la Junta Directiva";
Que el artículo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del AGN,
ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999, y en su numeral a) dispone: "Adoptar y
evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional";
Que se hace necesario reglamentar los criterios que se deben tener en cuenta para ejecutar
procedimientos de conservación preventiva, conservación y restauración,

ACUERDA:

Artículo 1°. Intervención. Para la ejecución de procedimientos de intervención documental en los


niveles de conservación preventiva, conservación y restauración, donde la conservación física y
funcional se establece como una función archivística más en cualquiera de las fases por las cuales
atraviesa el documento en su ciclo vital, independientemente de su tipo de soporte, se deben tener
en cuenta los siguientes criterios:
1. Unidad del Objeto documental: La originalidad del objeto y los diversos valores que posee o ha
adquirido el documento a través del tiempo además de los valores legales que de ellos se derivan,
deben ser respetados teniendo en cuenta que en el documento producido, el valor documental esta
dado por la información que transmite y por la forma física y formal como se ha elaborado, cualquiera
que sea su soporte.
El objeto a tratar posee un contexto inmediato que es la unidad documental de la cual hace parte.
Ella puede integrar varios tipos de documentos, con diferentes técnicas y diversos estados de
conservación esta debe ser intervenida bajo parámetros uniformes, solucionando los tratamientos
particulares dentro de un nivel equilibrado para el conjunto. Por ello los procedimientos de
conservación en archivos debe tender al tratamiento de grupos documentales y no al manejo
individual y aislado de solo algunas unidades.
2. Unidad del soporte y de la imagen gráfica: Partiendo del punto de vista tecnológico, el documento
esta conformado por un soporte, sea cual sea su material de elaboración, y por una serie de
elementos gráficos que transmiten la información consignada. En los documentos como en pocos
materiales estos dos elementos se encuentran íntimamente ligados, el soporte integra en su
estructura los materiales que forman la imagen, gráfica, uno no existe sin el otro, así se crea una
simbiosis donde los dos elementos interactúan y se transforman. Por lo tanto es muy difícil separar el

12
Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

soporte de los elementos sustentados. Es así que no se puede pretender tratar ninguno de ellos sin
afectar aunque sea de manera exigua al otro. En consecuencia todo tipo de intervención debe
preservar tanto el soporte como la información que éste contiene.
3. Integridad Física del Documento: Todo tipo de tratamiento en cualquiera de los niveles de
intervención, debe responder al respeto de las calidades y cualidades materiales, estructurales y
plásticas de la documentación. No obstante toda intervención ejecutada implica en mayor o menor
grado modificación de las calidades y cualidades físicas. Por ello es indispensable realizar un
cuidadoso análisis de los materiales garantizando su permanencia, perdurabilidad, compatibilidad,
legibilidad y posibilidad de futuros tratamientos.
Artículo 2°. Criterios de intervención. Los criterios de intervención se implementan de acuerdo con
una serie de principios de actuaciones que deben considerar los tratamientos que impliquen la
mínima intervención. Asimismo, al ejecutar cualquier proceso sobre el documento se deben usar
materiales inocuos y compatibles con aquellos que componen su tecnología de elaboración. Deben
ser estables en el tiempo y a las condiciones ambientales y en lo posible reversibles. Por otro lado no
deben interferir con intervenciones futuras y ser legibles. De esta manera la responsabilidad en la
ejecución de los procesos impone una revisión crítica y constante, máxime cuando se debe dar
tratamiento a una gran cantidad de unidades con variedad de técnicas de elaboración como
manuscritos, impresos, fotográficos, micrográficos, imágenes análogas o digitales. En general los
tratamientos masivos de conservación deben adoptarse con precaución.
Artículo 3°. Valor de uso de los documentos. Las intervenciones deben ser acordes con la
funcionalidad de la documentación tanto en sus valores primarios como secundarios. Esta al prestar
un servicio social y cultural como fuente de investigación, consulta o gestión no podrá tratarse como
un objeto de museo, su valor de uso siempre se pondrá de manifiesto.
Parágrafo. El documento de archivo como bien material que forma parte del patrimonio cultural de la
Nación, producido en diversos momentos históricos, trasciende su propia materialidad, hace
referencia al contexto cultural en el cual se produjo. En el momento que de él se realiza su
reconocimiento se potencializar diferentes instancias de conocimiento, las cuales no son relativas
únicamente a la información que transmite, su significación es también cultural. Esto hace que todo
tratamiento realizado sobre él cuente con el análisis profesional interdisciplinario que permita y
contribuya a su entendimiento como bien cultural.
Artículo 4°. Conservación integral. Los tratamientos de Conservación Preventiva, Conservación o
Restauración deben estar precedidos de la estricta documentación del bien documental, del examen
diagnóstico que fundamenta, sustenta y justifica el tipo y alcance de las medidas o tratamientos a
realizar o del establecimiento de proyectos y programas de conservación integral. Asimismo deberán
implementarse los seguimientos y controles necesarios para los programas o procesos ejecutados
de acuerdo con los niveles que se plantean alcanzar.
Parágrafo. Tanto los reportes de tratamiento, como la historia clínica de los procedimientos
ejecutados, darán cuenta de la patología, los factores que la provocaron, el tratamiento aplicado, los
materiales y métodos usados, los criterios con los cuales se intervino y las recomendaciones para
procurar la preservación del bien documental, en ella se consignará el nombre del profesional que
ejecutó el tratamiento, con su firma asumirá la responsabilidad derivada de su actuación.
Artículo 5°. Aval. Los materiales de intervención, así como los procedimientos metodológicos que se
implementen en cualquiera de las fases de conservación -preventiva, conservación y restauración

13
Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

documental serán avalados por el Laboratorio de Restauración del Archivo General de la Nación
mediante los acuerdos, resoluciones o normas técnicas que se expidan en este sentido.
Artículo 6°. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
Dado en Santa Fe de Bogotá a los cinco (5) días del mes de mayo de dos mil (2000).
La Presidenta,
Beatriz Elena Osorio Laverde.
El Secretario Técnico,
Alfonso Cuevas Zambrano.

MOMENTO 1: Desarrollo individual.


MOMENTO 2: Seguimiento al desarrollo de la actividad propuesta por parte del docente que orienta la
formación
EVIDENCIA: Desarrollo en portafolio individual del aprendiz

Actividad 11
Momento 1: En el año 2005 la Organización de las Naciones Unidas destacó la importancia de la
participación activa de los jóvenes, en la protección, preservación y cuidado de los recursos del
planeta. Desde entonces, los jóvenes se han implicado en acciones, proyectos, prácticas y
propuestas activas para conseguir el desarrollo sostenible. En esta guía, proponemos a los
aprendices SENA la participación activa en el diseño de una campaña de reciclaje que promueva el
cuidado del medio ambiente en su propio centro educativo.

Momento 2: En equipos de trabajo van a elegir uno de los siguientes aspectos, intentando que no se
repitan, con el fin de que cada grupo consulte y profundice sobre una sola temática: ¿Tenemos y
aplicamos planes de reciclaje? ¿Qué tipos de residuos se eliminan cotidianamente? ¿Cómo se
reciclan los residuos que se producen? ¿Qué beneficios trae la aplicación del reciclaje para la
institución? ¿Qué le sucede a la institución y al planeta en general cuando no se recicla? ¿Cómo se
clasifican los residuos para ser reciclados? ¿Qué significan las 5 erres y cuál es su utilidad en los
procesos de reciclaje? ¿Cuál es el sistema de colores de contenedores de basura y su utilidad?
¿Cómo se puede reducir la producción de residuos en la institución?. Las reflexiones se consignan
en el portafolio de forma individual.

Momento 3: De acuerdo con lo observado y diagnosticado en el segundo momento, cada equipo de


trabajo va a diseñar una campaña en la que invite a directivas y educandos a reciclar con conciencia;
para lograr lo anterior, van a crear murales y folletos que se van a publicar en las carteleras SENA y
en toda la institución. Se designa un día en el que se ejecute la campaña.

Momento 4: El día designado, se realiza un recorrido por todos cursos, compartiendo con los otros
estudiantes la información que cada equipo de trabajo consultó. Se invita a las directivas y todo el
personal de la institución a que participen en la actividad y se realiza una ejemplificación del cómo se
puede mejorar el proceso de reciclaje en el centro educativo. Cada equipo de trabajo debe tomar
fotografías que deberá consignar en el portafolio. Por útlimo, Se dejan los murales en el colegio y se
recuerda que el reto y la parte central de esta actividad, consiste en mantener y aplicar la propuesta
14
Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

de reciclaje el resto del año, ya que de esta forma es que logramos verdaderos cambio a favor del
cuidado y la preservación de nuestro planeta.

RESUMEN DE ACTIVIDADES: Total actividades once (11)

Total actividades a desarrollar y presentar en la carpeta de evidencias individual dos (2)

Actividad 1: Concienciación
Actividad 10: Respuesta a preguntas sobre documentos legales y trascripción de texto.

Total actividades a desarrollar y presentar en la carpeta de evidencias de proyecto ocho (8)

Actividad 2: Redacción cartas (tres ejemplos)


Actividad 3: Redacción memorandos (tres ejemplos)
Actividad 4: Redacción de circulares (tres ejemplos)
Actividad 5: Redacción actas (tres ejemplos)
Actividad 6: Diseño modelo de sobre (un ejemplo)
Actividad 7: Redacción constancias y certificados (tres ejemplos)
Actividad 8: Redacción de informe (un ejemplo)
Actividad 9: Redacción de email (tres ejemplos
Actividad 11: Consulta, diseño y campaña de reciclaje en la institución.

5. Evaluación:

Criterios de Evaluación:

• Elabora documentos organizacionales, aplicando las técnicas de digitación; las Normas Técnicas
Colombianas vigentes.
• Identifica la papelería en cuanto a tamaño y calidad para el proceso de digitación y/o transcripción, de
acuerdo con los estándares internacionales.
• Digita con precisión y velocidad documentos aplicando las técnicas de digitación.
• Opera los equipos de digitación de acuerdo con los manuales de usuario y las normas de seguridad.
• Realiza la limpieza de los equipos para su conservación de acuerdo con el manual.
• Adopta la postura corporal requerida, durante el proceso de digitación, para el desarrollo de
habilidades y destrezas, de acuerdo con las normas de salud ocupacional.
• Auto-revisa y corrige los ejercicios digitados de acuerdo con la guía suministrada.
• Reproduce los documentos solicitados teniendo en cuenta las políticas de la organización.
• Dispone los residuos teniendo en cuenta las normas de clasificación de los mismos.
• Mantiene limpio y ordenado el lugar donde desarrolla sus actividades formativas y productivas.

Evidencias de Conocimiento:
15
Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

• Transcribir documentos aplicando las técnicas de digitación, las Normas Técnicas Colombianas, las de Gestión
de la Calidad e institucionales y la legislación vigente.
• Elaborar y presentar documentos organizacionales: Cartas, sobres comerciales, circulares, memorandos, actas,
informes, mensajes electrónicos; certificados y constancias; hojas de vida corporativa y tarjetas protocolarias.
• Operar los equipos de digitación.
• Aplicar las técnicas de comparación y contrastación.
• Reproducir los documentos autorizados
• Identificar los actos administrativos y académicos de acuerdo con el objeto social de la organización.
• Revisar que los documentos cumplan con las normas lingüísticas y técnicas de la producción documental.
• Disponer los residuos teniendo en cuenta las normas de clasificación de los mismos.
• Mantener limpio y ordenado el lugar donde desarrolla sus actividades formativas y productivas

Evidencias de Desempeño:
• Transcribe documentos aplicando las técnicas de digitación, las Normas Técnicas Colombianas, las de Gestión
de la Calidad e institucionales y la legislación vigente.
• Elabora y presentar documentos organizacionales: Cartas, sobres comerciales, circulares, memorandos, actas,
informes, mensajes electrónicos; certificados y constancias; hojas de vida corporativa y tarjetas protocolarias.
• Opera los equipos de digitación.
• Aplica las técnicas de comparación y contrastación.
• Reproduce los documentos autorizados
• Identifica los actos administrativos y académicos de acuerdo con el objeto social de la organización.
• Revisa que los documentos cumplan con las normas lingüísticas y técnicas de la producción documental.
• Dispone los residuos teniendo en cuenta las normas de clasificación de los mismos.
• Mantiene limpio y ordenado el lugar donde desarrolla sus actividades formativas y productivas
Evidencias de Producto:
• Aplica el conocimiento adquirido en la Organización Económica Didáctica. . (elaborar documentos comerciales)
• Disponer los residuos teniendo en cuenta las normas de clasificación de los mismos.

6. Escenarios de aprendizajes, medios y recursos

Escenarios de Aprendizaje:
Ambiente de formación (Aula de clase), Biblioteca Colegio, Biblioteca Virtual Sena, Internet, Trabajo extra aula.

Medios y Recursos Didácticos:


Computador
textos,
Páginas Web.

16