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Licence 3

IMMD-Université de Lille II

Mode opératoire

Word

Attention, ce mode opératoire est en cours d’écriture, il vous est


proposé aujourd’hui à titre indicatif. Il vise surtout à aider les
étudiants qui n’ont pas toujours utilisé Word. Les fonctionnalités
proposées sont susceptibles d’être légèrement différentes en
raison de la version de Word.
La version définitive de ce document vous sera remise
prochainement.
Pour aller à la page voulue, cliquer dans le sommaire sur le
numéro de la page

Année universitaire
2010-2011
Fonctionnalités Word

Sommaire

Introduction..................................................................................................................2

1) Rappels de confort.............................................................................................2

2) Pour une gestion automatique des documents..............................................2

3) Styles automatiques des paragraphes.............................................................4

4) Le plan d’un document long..............................................................................6

5) Sauts de page automatiques.............................................................................9

6) Modèles français et anglo-saxons....................................................................9

7) Accélérez encore le travail par le réglage du style de base et des styles


dépendants........................................................................................................10

8) Créez des renvois de page automatiques......................................................11

9) Gestion des images au milieu du texte..........................................................11

10) Quelques considérations sur les tableaux....................................................12

11) La numérotation automatique des pages......................................................13

12) Divisez votre document en sections quand la présentation change..........14

13) Orientez vos grands tableaux et images dans le sens de la largeur de la


page....................................................................................................................14

14) Table des matières automatique et index automatique................................14

15) Demandez à Word de faire le ménage............................................................16

16) Créez des modèles de documents pour gagner du temps..........................19

17) L’optimisation de la correction orthographique............................................19

18) La page de couverture d’un rapport...............................................................20

19) En faire plus avec Word...................................................................................20

Conclusion.................................................................................................................21

Index...........................................................................................................................21

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Fonctionnalités Word

Introduction

Tant que l’on écrit quelques lignes, voire une page entière, Word paraît simple et
accessible à tous. Presque tout le monde en a fait l’apprentissage intuitif. Mais dès
qu’il s’agit de faire des documents un peu sophistiqués ou longs et faisant appel à des
fonctions avancées, alors tout peut devenir très fastidieux, agaçant ou même
décourageant. Ce cours a été fait pour vous faire gagner du temps, pour obtenir des
présentations irréprochables instantanément et surtout pour que le retraitement du
texte soit facile et sans limite.
Acceptez d’investir du temps dans l’apprentissage qui suit et renversez l’adage
selon lequel l’homme serait esclave de la machine. Cela pourra s’avérer ludique et
vous réconciliera avec ce logiciel d’une puissance insoupçonnée.
Les textes soulignés dans ce document sont des liens hypertexte sur lesquels
vous pouvez cliquer pour vous reporter aux points traités. La flèche de retour de la
barre d’outil Web vous permettra de revenir en arrière :
Remarque : si la barre d’outils n’apparaissait pas, demandez :
Affichage/ Barres d’outils/ Web
Voici 2 méthodes pour trouver ce que vous cherchez dans ce document :
 Dans la page du sommaire, cliquez sur le numéro de page en face du point
traité. Un lien hypertexte vous renverra à la bonne page
 Affichage/ Explorateur de document le plan apparaît dans la partie gauche.
Si vous voulez voir les sous-titres, basculez en Affichage/ Plan, cliquez sur
le chiffre 2 des niveaux de plan et revenez en Affichage/ Normal.
Pour passer commodément à l’écran de ce cours au document sur lequel vous
travaillez, ouvrez les 2 documents et basculez de l’un à l’autre par le menu Fenêtre.

1) Rappels de confort
Prenez l’habitude d’écrire en optimisant l’affichage :
 Affichage/ Normal
Evitez le mode Page car dans ce mode les marges du document prennent
inutilement de la surface à l’écran et réduisent la taille des caractères par un zoom
arrière qui fatigue les yeux et surtout ne permet pas de contrôler la gestion des styles.
Ce mode est réservé à des cas particuliers
 A côté du zoom exprimé en pourcentage, à droite du bouton « ¶ », cliquez
sur la flèche et demandez largeur page
Lorsque vous avez fini d’écrire ou lorsque vous voulez voir l’aspect général de
votre document ainsi que les images ou dessins :
 Affichage/ Page
 Maintenez la touche Ctrl enfoncée et tournez la roulette de la souris vers
l’arrière pour un zoom arrière et vers l’avant pour un zoom avant.

2) Pour une gestion automatique des documents


Ce point énumère les « bricolages » ou « bidouillages » en tout genre qu’il faut
éviter et rappelle les manœuvres correctes pour les personnes qui les connaissent.
Pour les personnes qui les ignorent, les manœuvres correctes seront expliquées dans
les points suivants à partir de la p 4 et du titre Styles automatiques des paragraphes.

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Fonctionnalités Word
Attention : l’erreur la plus fréquente et la plus catastrophique lorsqu’on
commence à utiliser les fonctions évoluées de Word consiste à rendre l’ensemble du
texte solidaire (voir p 19 ou cliquez sur exception, et p 9 ou cliquez sur
paragraphe_solidaire)
Faites la chasse systématiquement à toutes les manœuvres parasites qui
interdisent la gestion automatique du document. Ces manœuvres sont repérables
lorsque vous affichez les signes non imprimables (bouton ¶ au-dessus de la règle et à
gauche de la lucarne du zoom) :
Effacez les caractères parasites suivants après les avoir sélectionnés (si votre
document en contient beaucoup, utilisez la puissance de Word pour accélérer le
travail, (voir p 16 ou cliquez sur faire_le_ménage)
 les marques de paragraphe qui n’en sont pas :
¶ pour une ou plusieurs lignes vierges (à remplacer par Format/ Paragraphe/
Espacement après ou/ et avant selon que vous avez sélectionné la ligne qui suit
l’espace blanc ou celle qui précède)
 pour aérer un texte en forçant le retour à la ligne (à remplacer soit
par Format/ Paragraphe/ Interligne
ou par ¶
[la fonction  n’est utilisée que pour des cas particuliers où l’on raisonne non par
paragraphes mais par blocs ou pavés de texte (notions de PAO). Elle est obtenue
par Maj+Entrée. Cette fonction ne doit jamais être cumulée avec une justification
totale car elle génère des espaces démesurés entre les mots]
 les marques de tabulation qui n’en sont pas :
······· pour un espace blanc entre 2 mots supérieur à 1 seul caractère (à remplacer
par une tabulation )
 les tabulations multiples pour une tabulation unique :
      pour une tabulation unique avec un grand espace (à remplacer
par  et taquet de tabulation sur la règle)
 les retraits de marge qui n’en sont pas :
 pour décaler vers la droite la marge gauche (à remplacer par 1 clic sur le bouton
de retrait de marge paragraphe sous la lucarne du zoom)
 pour décaler vers la droite la 1ère ligne du paragraphe (à remplacer par Format/
Paragraphe/ Retrait de 1ère ligne/ Positif ou déplacer vers la droite le taquet
supérieur sur la règle (petit triangle supérieur)
 les paragraphes ou lignes solidaires qui n’en sont pas :
 ce signe indispensable pour les titres et sous-titres d’un plan peut devenir
catastrophique quand il est utilisé pour le corps du texte. Il apparaît lorsque
l’exception devient la règle (réglage valable pour 2 paragraphes seulement ou
quelques paragraphes tenants dans une seule page reproduit par erreur sur tout ou
partie du texte et produisant des sauts de page aléatoires)
Ce signe s’efface en enlevant la coche à Format/ Paragraphe/ Enchaînement/
Paragraphes solidaires ou lignes solidaires
 les sauts de page manuels qui peuvent être remplacés par des sauts de page
automatiques :
----------------------------saut de page-----------------------------
à effacer en cliquant 2 fois sur la mention Saut de page puis touche de retour
arrière ou touche Suppr
à remplacer soit
par Format/ Paragraphe/ Enchaînement/ Saut de page avant pour les titres du plan
que l’on veut voir apparaître sur une nouvelle page
ou par Format/ Paragraphe/ Enchaînement/ Paragraphes solidaires pour 2 ou
plusieurs paragraphes du corps de texte que vous souhaitez garder sur la même
page (l’exemple type est un tableau qui doit rester complet sur une seule page)

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Fonctionnalités Word
 les numérotations manuelles des titres d’un plan, d’une énumération ou des
pages dans l’en-tête ou le pied-de-page :
à remplacer par Format/ Puces et numéros/ Hiérarchisation pour les numéros des
titres du plan
ou par Format/ Puces et numéros/ numéros pour les numéros d’une énumération
ou par Affichage/ En-tête et pied de page/ # pour les numéros de page
 les tirets manuels :
« - » tapé au clavier
à remplacer par Format/ Puces et numéros/ Avec puces
Si les tirets n’apparaissent pas, sélectionnez n’importe quelle puce et cliquez sur
Personnaliser.

3) Styles automatiques des paragraphes

1. les noms des feuilles de style


Les feuilles de style permettent de mémoriser la présentation du texte et
s’appliquent individuellement à chaque paragraphe. Cela a l’avantage de pouvoir
modifier la présentation des paragraphes de même style en une seule manœuvre
quelle que soit la taille de votre document. Le temps gagné pour la gestion des
documents dépassant une page est énorme. Il est proportionnel à la longueur de votre
document. Sans indication de votre part, Word donne le nom Normal à tous les
paragraphes, titres compris. Ne conservez pas ce nom car il ne mémorise pas les
modifications de présentation que vous êtes amenés à faire.
Bien qu’il existe une autre méthode, il est vivement recommandé d’utiliser les
noms existants des feuilles de style du plan (Titre 1 et non Grd Titre, Titre 2 et non
sous Titre, Titre 3 et non Petit Titre, etc.). Ces noms apparaissent dans la petite
lucarne des feuilles de style au-dessus de la règle et à gauche de la lucarne où
figurent les noms des polices de caractère. Par contre, pour tous les autres
paragraphes, qu’il s’agisse du texte proprement dit (corps de texte) ou bien des
tableaux, il est possible de donner n’importe quel nom (par exemple texte ou mon
texte ou tableau ou mon truc).
Pour donner un nouveau nom, sélectionnez votre paragraphe en prenant soin
d’intégrer la marque de fin de paragraphe (3 clics sur un mot du paragraphe ou 1 clic
dans la marge en face du paragraphe), cliquez 1 fois sur le nom de la feuille de style
qui apparaît dans la lucarne des feuilles de style. Le nom est alors surligné et vous
pouvez taper par-dessus le nouveau nom et valider.
Pour donner un nom figurant dans la liste des styles prédéfinis :
 Format/ Style/ Afficher(tous les styles)/ Styles/ Appliquer
Pour suivre la mise en forme de vos documents, il est vivement recommandé
d’afficher dans la marge gauche le nom des feuilles de style de chaque
paragraphe :
 Affichage/ Normal
 Outil/ Options/ Largeur de la zone de style(environ 2cm)
Attention : cet affichage n’est pas possible en mode Page. Prenez l’habitude de
travailler en mode Normal ; le mode Page est réservé au dessin, au multicolonnage, à
l’écriture dans la marge et d’une manière générale à ce qui permet d’avoir une vision
d’ensemble du résultat de la présentation. Lorsque l’on a avancé dans un document et

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Fonctionnalités Word
que l’on veut voir le rendu esthétique, il est bien d’utiliser l’affichage Page en
association avec le zoom rapide (Ctrl+roulette de la souris).

2. la règle et l’exception
La présentation de votre document doit être homogène et aussi régulière que
possible. Cette régularité est obtenue lorsque les paragraphes de même type ne sont
pas individualisés et utilisent la même feuille de style sans modification des réglages.
Ainsi, toute modification d’un type de paragraphe pourra à l’avenir se répercuter sur
l’ensemble du document en une seule manœuvre.
Pour que les réglages d’un paragraphe soient reproduits aux paragraphes de
même type, sélectionnez le paragraphe que vous venez de mettre en forme, cliquez
1 fois sur le nom du style (dans la lucarne des styles), puis validez. Une fenêtre de
dialogue s’ouvre si le style a été modifié et traité par conséquent comme une
exception à la règle précédente. Au contraire, aucune fenêtre ne s’ouvre si vous
n’avez rien modifié. Dans ce cas, la mise en forme du paragraphe suit la règle.
Dans le cas où la fenêtre de dialogue serait apparue :
 si vous validez une seconde fois ou cliquez sur OK, la modification que
vous avez faite se répercutera sur les paragraphes de même style
(l’exception deviendra la nouvelle règle)
 si vous choisissez ignorer les modifications… et que vous validez ou
cliquez sur OK, la modification que vous venez de faire sur un paragraphe
sera annulée et le paragraphe retrouvera la mise en forme initiale (c’est le
retour à la règle de départ)
 si vous cliquez sur Annuler, la modification du paragraphe sera conservée
mais ne se répercutera pas sur les paragraphes de même style (cela devient
une exception à la règle du style)
Il faut donc se méfier de la mention du style dans la marge ou dans la lucarne
des styles car 2 paragraphes peuvent être régis par la même feuille de style et avoir
un aspect différent parce que l’un suivra la règle du style et l’autre fera exception.
Les exceptions de style ne doivent apparaître que lorsque l’aspect d’un
paragraphe n’est pas ou quasiment pas reproduit sur d’autres paragraphes, autrement
dit quand les modifications d’un style gardent pour un paragraphe un caractère
exceptionnel. Cependant, il existe au moins 1 cas où il est intéressant de gérer les
exceptions comme si elles suivaient une règle : c’est le cas de la gestion des
énumérations (voir p 19)
Il va de soi que pour les documents qui ne comportent que 3 ou 4 paragraphes
comme certaines lettres commerciales, l’utilisation des feuilles de style est peu
intéressante dans la mesure où le temps gagné peut s’avérer nul ou même devenir du
temps perdu. Par contre, dès lors que le document fait une page entière et a fortiori
50 ou 100 pages, le gain de temps peut devenir énorme (2 heures au lieu de 2 jours
pour un rapport de stage ou un mémoire). Néanmoins, l’utilisation des feuilles de
style pour les documents courts a l’avantage d’acquérir de bons réflexes qui feront
gagner du temps ailleurs. La meilleure méthode consistant à utiliser un modèle lettre
pour les lettres commerciales dont tous les réglages sont déjà faits.

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Fonctionnalités Word
3. L’exception partielle
Lorsque vous mettez quelques mots en italique alors que la majorité des autres
mots restent en caractères droits, Word conservera l’italique même si vous demandez
que la règle s’applique à nouveau (en sélectionnant le paragraphe, en cliquant sur le
nom du style dans la lucarne des styles et en validant). Dans ce cas, il s’agit d’une
exception partielle.
Par contre, lorsque vous multipliez les mots en italique au point qu’ils
deviennent plus nombreux que les mots en caractères droits comme c’est le cas de
certains paragraphes du présent document, les exceptions partielles tendent à contrer
la règle pour le paragraphe. Dans ce cas, Word a tendance à annuler les exceptions et
à les convertir en caractères non italiques dès lors que vous modifiez la règle du
style. Dans ce cas de figure un peu exceptionnel, il est nécessaire de vérifier après
chaque modification du style que les exceptions n’ont pas sauté.

4. Supprimez toutes les exceptions à venir en 1 seule manœuvre


 Sélectionnez un paragraphe traité comme une exception pour le style utilisé
 cliquez 1 fois sur le nom du style (dans la lucarne des styles)
 validez
 cliquez sur l’option ignorer les modifications
 choisissez l’option A partir de maintenant, mettre à jour le style
automatiquement

4) Le plan d’un document long


L’utilisation du mode Plan a de nombreux avantages :
 il permet d’aider à la structuration d’un exposé
 il permet de changer l’ordre des parties ou sous-partie en 1 seule manœuvre
(le texte qui dépend des titres suit le déplacement des titres), ce qui est
infiniment plus performant et plus rapide que le traditionnel Couper/ Coller
 il permet de numéroter automatiquement les titres et sous-titres et numérote
à nouveau également automatiquement les titres lorsque l’ordre est modifié
 il permet de faire une table des matières automatique
 lorsqu’il est en association avec la fonction paragraphes solidaires, il
permet de ne pas se soucier du saut de page (un titre ne se trouvera jamais
en bas de page)
 lorsqu’il est en association avec la fonction style du paragraphe suivant, il
automatise le passage entre un grand titre et un sous-titre ou entre un titre et
le texte qui suit
Il est impératif que l’ensemble de vos chapitres ou des points de votre exposé
soit stocké sur un seul fichier sans quoi vous ne pourrez pas travailler sur le plan.
Dans la mesure où la page de couverture est hors plan, son stockage dans un autre
fichier n’affecte pas la structure. Il est cependant indispensable pour avoir tout sous
les yeux d’intégrer la couverture au document en la mettant en tête comme pour la
version papier. Cela permet d’avoir une vision complète lorsque l’on fait un zoom
arrière en mode plan ou lorsqu’on utilise l’Aperçu avant impression.
On peut utiliser le Plan soit à partir de Affichage/ Plan quand on travaille sur la
structure, soit à partir de Affichage/ Normal quand on écrit le texte par
l’intermédiaire des feuilles de style.

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Fonctionnalités Word
Comme il a déjà été dit, il est vivement recommandé de conserver les noms
Titre 1 non pour le titre général mais pour les grands titres de l’exposé, Titre 2 pour
les sous-titres, Titre 3 pour les titres de niveau inférieur, etc.
En mode Plan, lorsque l’on commence à écrire la structure, Word se met
automatiquement en Titre 1. Après avoir écrit le 1er grand titre et avoir appuyé sur la
touche Entrée, Word propose un 2ème grand titre. Il est alors possible soit de continuer
à écrire les autres grands titres, soit en cliquant sur  sous la lucarne des feuilles de
style de passer en titre de niveau 2. La flèche  permet de revenir au niveau
supérieur. La double flèche permet de faire sortir le titre du plan et de le basculer en
corps de texte. Les numéros de 1 à 7 permettent d’afficher ou de masquer les niveaux
du plan, ce qui a l’avantage d’avoir alternativement une vision analytique ou
synthétique du plan.
Il est recommandé lorsque l’on travaille en mode Plan de ne pas afficher la mise
en forme pour conserver la vision synthétique (bouton A/A à droite des numéros 1…
7.Tout).

1. La numérotation automatique du plan


Pour numéroter automatiquement les titres d’un plan (ex I. ;A. ;1) ;a),)
sélectionner le premier grand titre, puis Format/ Puces et numéros/ Hiérarchisation
et choisir le type. Il est possible de choisir d’autres formats que ceux affichés en
sélectionnant l’un de ceux qui sont visibles et en cliquant sur le bouton
Personnaliser. Choisir le style de la numération dans la lucarne Numérotation. Il est
possible d’ajouter du texte qui sera automatiquement répété en l’écrivant dans la
lucarne Format de la numérotation. Cela permet d’écrire automatiquement
1er Chapitre, 2ème Chapitre, etc. ou encore Point N°1, Point N°2, etc. Il est également
possible de mettre la numérotation en couleur alors que le titre est en noir ou
inversement toujours par l’intermédiaire de la fonction Personnaliser.

2. Le cas particulier des parties non numérotées du plan


Pour le cas des rapports de stage, les parties intitulées Références du stage et
résumé du rapport, Remerciements, Sommaire, Introduction, Conclusion, Glossaire,
Index, Annexe 1, Annexe 2, etc. font partie de la structure générale du document. Il
doivent donc apparaître dans le mode Plan comme titres de niveau 1. Cependant, ces
intitulés ne sont pas numérotés comme dans le développement du rapport et n’ont pas
forcément la même présentation. Pour la gestion automatique de ces titres, il est
nécessaire de procéder de la manière suivante :
 écrire Références du stage et résumé du rapport par exemple
 sélectionner le titre
 Format/ Paragraphe/ Retrait et espacement/ Niveau hiérarchique/
Niveau 1/ Enchaînement/ Saut de page avant
 le texte étant toujours sélectionné, cliquez sur le nom qui apparaît dans la
lucarne des feuilles de style et tapez par dessus par exemple Gd titre
 appliquez le style Gd titre aux autres titres : Remerciements, Introduction,
etc.
Lorsque vous êtes en mode Plan et que vous cliquez sur le chiffre 1 pour
n’afficher que les titres de 1er niveau, vous verrez apparaître les titres appelés Gd titre
au même niveau que les titres numérotés de votre développement dont le nom de
style est Titre 1.

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Fonctionnalités Word
3. La gestion automatique du début de chaque partie
Pour commencer automatiquement un nouveau chapitre sur une nouvelle
page, sélectionner un titre de style Titre 1, puis Format/ Paragraphe/ Enchaînement/
Saut de page avant. Ne pas oublier de transformer l’exception en règle en cliquant
1 fois sur Titre 1 dans la lucarne des styles et en validant 2 fois. Ainsi vous n’aurez
pas à faire de sauts de page manuels et vous serez sûrs, quelque soient les
modifications ultérieures, que vous n’aurez pas à supprimer un saut de page manuel
mal placé pour le mettre ailleurs.
Si vous souhaitez que l’intitulé de votre chapitre occupe une page entière et soit
centré verticalement sur la page, il sera nécessaire de répéter la même manœuvre
pour chacun des titres de chapitre car Word n’intègre pas cette fonction dans les
feuilles de style. Après avoir sélectionné le titre du chapitre qui doit être quand même
un Titre 1 :
 Fichier/ Mise en page/ disposition/ Alignement vertical/ Centré et
 Appliquer/ Au texte sélectionné
Word crée alors un saut de section page suivante. En effet, il n’est pas possible
d’écrire votre document en commençant en haut de la page et simultanément d’écrire
vos titres au milieu d’une page. Pour gérer les deux à la fois, Word divise votre
document en sections où le texte s’écrit au milieu de la page et en sections où le texte
commence en haut de page. Si vous avez 3 chapitres, vous aurez par conséquent
6 sections. Pour éviter d’alourdir la gestion du document et de multiplier les sections,
conservez le réglage suivant après avoir sélectionné un grand titre :
 Format/ Paragraphe/ Enchaînement/ Saut de page avant

4. Passages automatiques d’un style à un autre


A partir du moment où vous abandonnez le style appelé Normal, il devient
indispensable pour le confort et la rapidité de prévoir le passage automatique d’un
titre au corps de texte et quelquefois d’un grand titre à un sous-titre. Si vous ne le
faites pas, lorsque vous serez en style Titre 1, Titre 2… et que vous appuierez sur la
touche Entrée pour passer du titre au texte proprement dit, Word vous proposera par
défaut le style Normal. Pour éviter cela et gagner du temps, procédez comme suit :
 sélectionnez votre titre
 Format/ Style/ Modifier/ Style du paragraphe suivant choisissez le style de
corps de texte ou le style du titre de niveau inférieur
 OK
 Appliquer

5. Accélérez les passages manuels d’un style à un autre


Si le passage d’un style Titre 1, Titre 2, etc. à un style de corps de texte peut être
automatisé, le passage du corps de texte courant à un style d’énumération par
exemple, ne peut pas l’être dans la mesure où les énumérations n’apparaissent pas
régulièrement. Mais lorsqu’elles apparaissent souvent comme dans le présent
document, il devient fastidieux d’aller chercher dans la fenêtre des styles le style
Liste chaque fois que l’on commence une énumération.
La bonne méthode pour gagner du temps consiste à affecter un raccourci clavier
pour les 2 ou 3 styles les plus utilisés. Procédez comme suit :
 sélectionnez le paragraphe du style Corps de texte par exemple

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Fonctionnalités Word
 Format/ Style/ Modifier/ Touches de raccourci
 dans la lucarne nouvelles touches de raccourci, tapez par exemple Alt+c,
puis Attribuer
 procédez de la même façon pour les autres styles

5) Sauts de page automatiques


Les sauts de page manuels obtenus selon la méthode :
Insertion/ saut/ saut de page doivent être réservés aux cas où l’on ne peut pas
faire autrement car ils génèrent vite des complications ou des pages blanches
parasites lorsque l’on est amené à faire des modifications ultérieures.
Chaque fois que cela est possible, il faut laisser à Word la gestion du passage à la
page suivante. Les deux méthodes que nous verrons plus loin permettront une gestion
automatique du saut de page.
Pour le cas des titres, il est indispensable que Word refuse de laisser un titre du
plan en bas de page alors que le texte qui suit serait sur la page suivante. Pour éviter
ce problème, le titre doit être solidaire du paragraphe qui suit. Si vous avez bien
utilisé les intitulés prédéfinis pour les styles de titre (Titre 1, Titre 2, etc.), vous
verrez apparaître un point noir  dans la marge en face du titre (à condition d’avoir
cliqué sur ¶ pour afficher les signes non imprimables). Cela vous indique que Word
renverra le titre à la page suivante s’il n’a pas la place en bas de page d’écrire le 1er
paragraphe qui suit. Si le point noir n’apparaît pas :
 sélectionnez le titre, puis cliquez sur le nom du style dans la lucarne des
styles, validez 1 fois et sélectionnez Ignorer les modifications si une fenêtre
de dialogue s’ouvre
 si par contre, il ne se passe rien, sélectionnez le titre, puis Format/
Paragraphe/ Enchaînement/ Paragraphe solidaire et n’oubliez pas de
transformer l’exception en règle
Pour éviter les oublis, il est recommandé d’automatiser le changement de style
des titres. La procédure est à répéter pour chaque niveau de titre :
 sélectionnez le titre
 Format/ Style/ Modifier/ Mettre à jour automatiquement
Dans le cas où vos titres devraient commencer sur une nouvelle page, procédez
comme il a été dit dans le point intitulé Le plan d’un document long :
 sélectionnez le titre
 Format/ Paragraphe/ Enchaînement/ Saut de page avant
 n’oubliez pas de transformer l’exception en règle
Dans le cas où vous souhaiteriez exceptionnellement que 2 paragraphes du
corps de texte ne soient pas séparés par un passage à la page suivante :
 sélectionnez le 1er paragraphe
 Format/ Paragraphe/ Enchaînement/ Paragraphe solidaire
 Attention vous ne devez surtout pas transformer ce réglage en règle
générale. Il doit rester une exception au style habituel sans quoi Word sera
perdu pour la gestion du passage aux pages suivantes.

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Fonctionnalités Word

6) Modèles français et anglo-saxons


Les écrits anglo-saxons (lettres commerciales, livres, journaux, etc.) ne suivent
pas les mêmes règles de présentation que les écrits français. Cependant, le modèle
anglo-saxon a influencé la manière d’écrire de certains Français à cause des
machines à écrire d’origine américaine et à cause de la formation des dactylos qui a
emboîté le pas du modèle américain.
Pour séparer visuellement les paragraphes, le modèle français choisit le retrait de
1ère ligne et ne saute pas de ligne (ou saute seulement une ½ ligne) tandis que le
modèle américain saute une ligne mais ne fait pas de retrait d’alinéa.
Par ailleurs, pour le cas des lettres commerciales, la mention Monsieur ou
Madame du début du texte est aligné à gauche et l’on saute une seule ligne après
comme s’il s’agissait d’un paragraphe ordinaire pour le modèle américain tandis
qu’elle est centrée et avec 4 ou 5 sauts de ligne après pour le modèle français. Enfin,
la signature est alignée à gauche après avoir toujours sauté une ligne dans le modèle
américain tandis qu’elle est à droite après avoir également sauté une ligne pour le
modèle français.

1. le modèle français
Nombreux sont les Français qui cumulent les 2 modèles dans un souci d’aération
du texte. Cependant, il n’est pas judicieux de trop séparer les paragraphes d’un texte
parce que la continuité de ce qui est dit en est affectée et donne l’impression d’une
énumération d’idées au lieu de montrer leur articulation dans la continuité du texte.
Deux solutions sont satisfaisantes (sans être des obligations) si vous conservez le
retrait de 1ère ligne :
 soit interligne simple + espacement avant/ 3 points + espacement après/
3 points +retrait de 1ère ligne/ 1cm
Dans ce cas, les titres ont souvent 12 points avant et 3 points après
 soit interligne 1 et ½ + espacement avant/ 9 points + espacement après/
9 points +retrait de 1ère ligne/ 1cm
Dans ce deuxième cas, il faut augmenter également les espacements avant et après
les titres
L’intérêt de mettre des espaces avant et après les paragraphes de corps de texte
standard plutôt que de s’en tenir à un espace après comme on le fait souvent, c’est
qu’ils permettent de gérer automatiquement les espaces qui précèdent et suivent une
énumération. Si vous regardez les énumérations du présent document, vous
remarquerez que le style Liste n’a aucun espace avant et après, ce qui, par contraste
avec le style Corps de texte qui en comporte, permet de gérer sans s’en occuper
l’espace en tête et en fin d’énumération.

2. le modèle anglo-saxon
Si vous choisissez le modèle anglo-saxon, les deux solutions intéressantes sont:
 soit interligne simple + espacement avant/ 3 points + espacement après/
9 points + retrait de 1ère ligne/ 0cm
 soit interligne 1 et ½ + espacement avant/ 9 points + espacement après/
15 points + retrait de 1ère ligne/ 0cm

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7) Accélérez encore le travail par le réglage du style de base et des


styles dépendants
Il est fréquent d’utiliser 3 ou 4 styles de corps de texte différents (voire plus)
pour le texte courant, les énumérations, les citations, etc. C’est le cas dans ce présent
document qui utilise 3 styles de corps de texte : Corps de texte, Liste et Liste 2. Or, il
est généralement intéressant de faire en sorte qu’une modification d’interligne ou
d’espacement avant et après du style Corps de texte se répercute automatiquement
sur les styles Liste et Liste 2.
Procédez comme suit :
 Format/ Style/ Liste/ Modifier/ Basé sur/ Corps de texte
 faire la même chose avec Liste 2

8) Créez des renvois de page automatiques


Il est très utile pour le lecteur de vos écrits de lui faciliter une lecture qui permet
de revenir en arrière rapidement ou d’aller par anticipation à un point traité plus loin.
Word calcule alors à votre place la page où le lecteur devra se reporter : c’est le
renvoi automatique. Deux cas de figure peuvent se présenter :
Soit le renvoi se fait en direction d’un paragraphe, soit il se fait en direction d’un
titre.
Renvoi à un paragraphe :
 Sélectionnez le mot ou le titre vers lequel se fera le renvoi
 Insertion/ Signet/ Nom du signet et tapez un mot clef qui représente l’idée à
laquelle vous voulez renvoyer, puis Ajouter (attention : s’il y a plusieurs
mots, remplacez le blanc entre les mots par le caractère de soulignement—
touche 8 du clavier principal)
 Sélectionnez le mot à partir duquel se fera le renvoi (ex : voir p3)
 Ecrire (voir p
 Insertion/ Renvoi/ Catégorie Signet/ Insérer un renvoi à Numéro de page
 Pour le signet/ sélectionnez le mot clef vers lequel il doit renvoyer, puis
Insérer
 Fermez la parenthèse
Renvoi à un titre :
 Remplacez Insertion/ Référence/ Renvoi/ Catégorie Signet/ Insérer un
renvoi à Numéro de page par
 Insertion/ Référence/ Renvoi/ Catégorie Titre/ Insérer un renvoi à Numéro
de page
 Pour le titre/ sélectionnez le titre vers lequel il doit renvoyer, puis Insérer
 Fermez la parenthèse
Attention : si vous faites des modifications ultérieures, Word ne recalcule pas
automatiquement le numéro de page si l’option n’est pas cochée. N’oubliez donc pas
de procéder de la manière suivante :
 Outil/ Options/ Impression/ Mettre à jour les liaisons
Lorsque vous demanderez l’aperçu avant impression, Word recalculera les
numéros de page des renvois automatiquement.

11
Fonctionnalités Word
Pour repérer les renvois à l’écran (les crochets ne seront pas imprimés) :
 Outils/ Options/ Affichage/ Indicateurs de signets

9) Gestion des images au milieu du texte

1. Ne créez pas manuellement d’espaces vierges pour accueillir l’image


Pas plus que pour le texte proprement dit, il ne faut créer de paragraphes vierges
pour faire la place à une image car cela enlève toute souplesse et interdit les
modifications rapides de mise en page ultérieures.

2. Attachez l’image à un paragraphe


Procédez de la manière suivante :
 Placez le point d’insertion à la fin du paragraphe en dessous duquel ou à
côté duquel vous voulez voir votre image
 Insérez l’image
 Word se met automatiquement en mode Page et indique par une ancre
marine en face du paragraphe le texte auquel il sera associé
 Diminuez si nécessaire la taille de l’image en agissant sur les petits carrés
dans les coins de l’image
 Attachez l’image au paragraphe en faisant (vous verrez apparaître le
symbole d’un cadenas) :
Format/ Image ou Dessin/ Position/ Ancrer
 Faites glisser l’image au-dessus ou en dessous du paragraphe
Attention : Si vous coupez le paragraphe auquel est attachée l’image, celle-ci
disparaîtra, mais elle réapparaîtra au nouvel endroit où vous le collerez.

3. Rétrécissez le texte pour accueillir une image à côté


Une fois l’image insérée :
 Sélectionnez l’image
 Clic droit de la souris
 Format de l’image/ Habillage/ Encadré/ Positionnement du texte à gauche
ou à droite/ et par exemple Distance du texte/ 0,5cm en haut, en bas, à
gauche et à droite

4. Comment résoudre les problèmes qui apparaissent quand l’image


est très grande
Lorsque la taille de l’image occupe la moitié de la page, il peut arriver que le
positionnement de l’image par rapport au texte saute et se déplace une demi-page
plus haut ou plus bas. Cela signifie que Word a du mal à gérer la mise en page surtout
quand il y a beaucoup de paragraphes solidaires autour. Dans ce cas particulier,
vérifiez que vous ne pouvez pas supprimer certains paragraphes solidaires. Si ce
n’est pas possible, vous pouvez utiliser après le paragraphe auquel est associée
l’image, la fonction manuelle Insertion/ Saut/ Saut de page.

10) Quelques considérations sur les tableaux


Travaillez avec les outils Tableaux et bordures

12
Fonctionnalités Word
 Affichage/ Barre d’outils/ Tableaux et bordures

1. Pour centrer votre tableau dans la largeur de la page


 Sélectionnez votre tableau (Alt+2 clics)
 Cliquer sur le bouton centré

2. Pour centrer les données du tableau dans la largeur des cellules


 Sélectionnez l’ensemble des cellules (3 clics dans la marge gauche)
 Cliquer sur le bouton centré

3. Pour centrer votre tableau dans la hauteur de la page


 Sélectionnez votre tableau
 Fichier/ Mise en page/ Disposition/ Alignement vertical centré/ Appliquer
à la sélection

4. Pour centrer les données du tableau dans la hauteur des cellules


 Sélectionnez votre tableau
 Cliquez sur l’outil Centré verticalement de la barre d’outil Tableaux et
bordures

5. Pour empêcher un tableau de se couper et de se répartire sur


2 pages
Reportez-vous à paragraphe solidaire

6. Pour les tableaux très grands, reportez automatiquement les titres de


colonnes sur la page suivante
 Sélectionnez votre tableau
 Tableau/ Titre

11) La numérotation automatique des pages


Il existe 2 types de numérotation : celle qui utilise les fonctions texte et celle qui
utilise les fonctions objets de dessin. La première numérotation est utilisée dans les
cas les plus courants tandis que la seconde est utilisée lorsqu’on veut lui faire subir
des opérations exceptionnelles telles que sortir les numéros du pied de page ou de
l’en-tête ou faire pivoter les numéros pour certaines pages en mode paysage.
Pour éviter de rencontrer des problèmes, il est conseillé de réserver la
numérotation type objet de dessin pour les cas cités. Dans tous les autres cas, utilisez
la numérotation texte.

1. Numérotation type texte


 Affichage/ En-tête et pied de page
 Choisir l’en-tête ou le pied de page par le bouton Basculer (3ème bouton à
gauche du bouton Fermer)
 1 clic sur le bouton # le plus à gauche
 Utilisez les boutons d’alignement de texte habituels pour positionner le
numéro

13
Fonctionnalités Word
Il existe la possibilité de faire des pieds de page ou en-tête différents pour le
même document, ce qui est très utile pour faire une page de couverture ou pour faire
une page en mode paysage au milieu de pages en mode portrait. Dans ces cas de
figure, il est nécessaire de diviser le document en sections (voir Divisez votre
document en sections quand la présentation change)
Le bouton Identique au précédent vous permet d’enlever la fonction de
reproduction des caractéristiques du pied de page ou de l’en-tête.
Le 2ème bouton # vers la droite vous permet de modifier le numéro de début de la
section.

2. Numérotation de type objet de dessin


Cette numérotation permet de sortir les numéros de l’en-tête ou du pied de page
et de les faire pivoter d’un quart de tour pour une page en mode paysage au milieu de
pages en mode portrait.
 Divisez votre document en sections (voir Divisez votre document en
sections quand la présentation change)
 Insertion/ Numéro de page
 Enlever la coche à Commencer la numérotation à la première page si
nécessaire
 Approchez le pointeur du numéro jusqu’à obtention de la croix
 Maintenez le bouton de la souris enfoncé et faites glisser le numéro à
l’endroit où vous souhaitez le positionner
 Format/ Orientation du texte/

12) Divisez votre document en sections quand la présentation


change
(ex. page de couverture, titre des parties au milieu de la page, page en mode
paysage au milieu des pages en mode portrait, etc.) :
 Placez le point d’insertion devant le texte avant lequel vous allez créer une
rupture
 Insertion/ Saut/ Saut de section/ Page suivante 1 seule fois si c’est pour la
couverture, 2 fois de suite si c’est pour créer une page vierge au milieu du
document (voir La page de couverture d’un rapport et Orientez vos grands
tableaux et images dans le sens de la largeur de la page)

13) Orientez vos grands tableaux et images dans le sens de la


largeur de la page
Si vous souhaitez présenter la page dans le sens de la largeur :
 Cliquez sur la page vierge et vérifiez le numéro de section dans la barre
d’état (tout en bas à gauche)
 Fichier/ Mise en Page/ Taille/ Paysage/ Appliquer à cette section
 Modifiez les en-tête et Pied de page (voir Identique au précédent )
 Utilisez la numérotation de type objet de dessin

14
Fonctionnalités Word

14) Table des matières automatique et index automatique

1. Table des matières


Si vous avez correctement utilisé la fonction Plan, la gestion automatique du
sommaire se fera en moins de 30 secondes. Procédez comme suit :
 Tapez n’importe où Sommaire ou Table des matières
 Sélectionnez le mot et affectez-lui le style sommaire qui reprendra les
mêmes caractéristiques que le style Gd titre (voir p7)
 Basculez en Affichage/ Plan
 Cliquez sur le chiffre 1 pour ne voir que les titres de 1er niveau
 Cliquez sur la flèche montante ou descendante jusqu’à trouver le bon
emplacement dans l’ordre des parties
 Insertion/ Tables et index/ Table des matières/ OK
L’avantage de donner un nom spécifique au style du titre sommaire alors que ce
n’est pas a priori nécessaire puisque la mise en forme peut être identique aux titres
Introduction, Conclusion, Index, etc., c’est qu’on pourra ultérieurement ne pas
inclure dans la table des matières le renvoi de page à elle-même. Ainsi, le sommaire
ne fera pas référence à lui-même.
La mise à jour de la table des matières ne se fait pas automatiquement ni pour
l’ordre des parties du plan, ni pour les numéros de page. Aussi, si vous êtes amenés à
modifier l’ordre de votre plan ou si vous ajoutez du texte ou des images, il faut
prévoir la mise à jour manuelle.
Procédez comme ceci :
 Cliquez 1 fois dans la marge gauche du sommaire en face de la 1 ère ligne
pour sélectionner l’ensemble du sommaire
 Tapez sur F9 et choisissez l’une des 2 options

2. Index
L’index est un récapitulatif des mots-clefs utilisés dans un mémoire avec les
numéros de page où ils renvoient. Comme les renvois de page du texte, il permet une
lecture selon le mode de la consultation.

a. Mise en œuvre
La 1ère étape consiste à sélectionner et marquer dans le texte les mots ou
expressions que l’on veut voir figurer dans l’index. Une fois le travail effectué, il
suffit de reprendre les mêmes étapes que pour la table des matières.
Dans une 1ère étape, procédez comme ceci :
 Sélectionnez le mot ou expression que vous voulez voir figurer dans
l’index
 Insertion/ Tables et index/ Index/ Marquer entrée/ Marquer tout
Dans une 2ème étape :
 Tapez n’importe où Index
 Sélectionnez le mot et affectez-lui le style Gd titre (voir p7)
 Basculez en Affichage/ Plan
 Cliquez sur le chiffre 1 pour ne voir que les titres de 1er niveau

15
Fonctionnalités Word
 Cliquez sur la flèche montante ou descendante jusqu’à trouver le bon
emplacement de l’index
 Basculez en Affichage/ Normal
 Insertion/ Tables et index/ Index/ Format classique/ Colonne 1/ OK
Pour la mise à jour de l’index, faites comme pour la table des matières :
 Sélectionnez les entrées d’index en cliquant 1 fois dans la marge gauche en
face de la 1ère ou dernière entrée d’index
 Tapez F9

b. Faites un index efficace !


Choisissez des mots-clefs qui ne sont pas utilisés trop souvent dans votre texte
sans quoi le nombre de renvois de page fera perdre plus de temps qu’il n’en fera
gagner au lecteur.

15) Demandez à Word de faire le ménage


Pour ne pas être troublé par les changements provisoires de la mise en forme, il
est recommandé de faire le ménage dans l’ordre des points suivants.

1. Numéros manuels en chiffres romains écrits en style Normal


transformés en 1 seule manœuvre en Titres 1 numérotés
automatiquement
Procédez en 2 temps : commencez par mettre les titres numérotés manuellement
en style Titre 1 sans chercher à supprimer la numérotation, puis recommencez
l’opération en remplaçant les numéros par aucun caractère. Nous avons pris
l’exemple des chiffres romains mais la manœuvre est similaire pour les autres types
de numérotation.
Voici la méthode :
 Edition/ Remplacer/ Utiliser les caractères génériques
 Dans la lucarne rechercher, entrez la formule suivante avec un espace à la
fin :
[IVX]* : signifie l’une des 3 lettres I,V ou X suivie d’un nombre quelconque de
caractères indéterminés, suivis d’un espace
 Dans la lucarne remplacer, ne tapez rien mais choisissez :
Format/ Style/ Titre 1.
 Recommencez l’opération en laissant la formule dans la lucarne rechercher
mais par contre, modifiez la lucarne remplacer en cliquant d’abord dedans
et en cliquant ensuite sur le bouton sans attribut.

2. Supprimez en une seule manœuvre les marques de paragraphe


parasites
Procédez comme ceci :
 Edition/ Remplacer
 Enlever la coche Utiliser les caractères génériques si nécessaire
 Dans la lucarne rechercher, entrez la formule suivante :
Spécial/ Marque de paragraphe (2 fois de suite)
 Dans la lucarne remplacer :
Spécial/ Marque de paragraphe (1 seule fois)

16
Fonctionnalités Word
 Remplacer tout
 Répétez la dernière opération jusqu’à épuisement des occurrences

3. Remplacez les tirets manuels par des tirets automatiques gérés par
un style de type Liste
Procédez en 2 temps : commencez par convertir le style de chaque paragraphe
comportant un tiret sans chercher à supprimer le tiret, puis recommencez l’opération
en remplaçant les tirets par aucun caractère.
Voici la méthode :
 Edition/ Remplacer
 Enlever la coche Utiliser les caractères génériques si nécessaire
 Dans la lucarne rechercher,
entrez le caractère tiret et si un espace suit le caractère tiret
spécial/ espace
 Dans la lucarne remplacer, ne tapez rien mais choisissez
Format/ Style/ Liste
 Recommencez l’opération en laissant le caractère tiret dans la lucarne
rechercher mais par contre, modifiez la lucarne remplacer en cliquant
d’abord dedans et en cliquant ensuite sur le bouton sans attribut.

4. Supprimez en 1 seule manœuvre les espaces multiples volontaires et


involontaires
Les espaces multiples volontaires sont à remplacer par une seule tabulation et les
espaces multiples involontaires (« coquilles » provoquant des espacements
disgracieux) seront réduits à un seul. Procédez en 2 temps.
Commencez par les espaces multiples volontaires en repérant où il faudra
positionner le taquet de tabulation. Il est plus commode de créer un style comportant
le taquet de tabulation puis ensuite de remplacer les espaces multiples par un style :
 Edition/ Remplacer/ Utiliser les caractères génériques
 Dans la lucarne rechercher, entrez la formule suivante en commençant par
un espace :
{1;} : ce qui signifie au moins 1 occurrence supplémentaire du caractère qui
précède l’accolade.
 Dans la lucarne remplacer, ne tapez rien mais choisissez
Format/ Style/ Tabulation, entrez une valeur en cm et cliquez sur le bouton définir.

5. Espaces simples convertis en 1 seule manœuvre en espaces


insécables pour les groupes syntaxiques du type « adjectif numéral
en chiffre + nom »
Ex : « xxxxxx xxxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxxx xxxx xxx 12
objets »
Le chiffre « 12 » ne doit pas être séparé du mot « objet » par un saut de ligne. Il
convient donc de remplacer l’espace entre les 2 mots par un espace insécable.
Lorsque le cas est isolé, on peut procéder manuellement en tapant Ctrl+Maj+Espace.
Si les occurrences sont multiples, il vaut mieux faire travailler Word. Dans ce cas,
procédez comme suit :
 Edition/ Remplacer/ Utiliser les caractères génériques

17
Fonctionnalités Word
 Dans la lucarne rechercher, entrez la formule suivante avec un espace entre
les parenthèses :
([1-9]) ([a-z]) : signifie un chiffre quelconque entre 1 et 9 suivi d’un espace, suivi
d’une lettre quelconque dans l’alphabet entre a et z.
 Dans la lucarne remplacer, entrez la formule :
\1^s\2 : signifie le rappel du 1er caractère (signe générique 1 et non caractère 1)
suivi d’un espace insécable suivi du rappel du 2 ème caractère (signe générique 2 et
non caractère 2)

6. Traits d’union simples et traits d’union insécables


Vous pouvez également utiliser la fonction Remplacer pour les traits d’union
simples appelés dans Word tirets simples à remplacer par les traits d’union insécables
appelés dans Word tirets insécables.
Ex : « xxxxxx xxxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxxx xxxx Mons-
en-Barœul
Remarque : le « œ »(« e » dans « l’o ») s’obtient par « Ctrl+ & », puis « o »
Procédez comme suit :
 Edition/ Remplacer
 Dans la lucarne rechercher, tapez un tiret
 Dans la lucarne remplacer, choisissez Spécial/ tiret insécable
 Cliquez sur Suivant puis, selon le cas, Remplacer ou Suivant

7. Luttez contre les espaces élastiques, irréguliers et disgracieux entre


les mots
Vous avez le choix pour le corps de texte entre la justification à gauche
(alignement à gauche) et la justification totale (alignement à gauche et à droite).
Si vous choisissez le 1er réglage, les espaces entre les mots seront réguliers. Par
contre, si vous préférez la justification totale, vous devez accepter que les mots
soient coupés en fin de ligne, sinon Word va étirer de manière variable les blancs
entre les mots. Les blancs sont particulièrement longs et disgracieux lorsque la
largeur des lignes est réduite par la présence d’un dessin ou d’une image à côté du
texte.
Dans ce 2ème cas, après avoir cliqué sur le bouton Justifier (4ème bouton après
le bouton de soulignement S), demandez :
 Outil/ Langue/ Coupure de mots/ Coupure automatique
Laissez faire Word et ne tapez jamais des tirets car, contrairement aux tirets
manuels, les césures automatiques disparaissent automatiquement lorsqu’elles ne
sont plus nécessaires (si vous modifiez votre texte, Word recalcule les espaces entre
les mots).
Pour les titres, il est recommandé de ne pas choisir la justification totale et par
conséquent de ne pas accepter les coupures de mot en ajoutant l’option ne pas
couper les mots dans les feuilles de style des titres :
 Sélectionnez votre titre
 Format/ Paragraphe/ Enchaînement/ Ne pas couper les mots

18
Fonctionnalités Word
 N’oubliez pas de cliquer sur le nom du style dans la lucarne des styles et de
valider 2 fois pour en faire une règle (sauf si la mise à jour automatique a
été cochée, ce qui est préférable pour les feuilles de style des titres)

8. Demandez à Word de créer une règle pour gérer certaines exceptions


quand c’est possible
Le cas typique est celui des énumérations qui ne doivent pas commercer sur une
nouvelle page alors qu’elles sont annoncées par la ponctuation type « 2 points ».
Lorsque l’on fait une énumération, qu’elle soit ou non constituée de tirets, de
puces ou de numéros, il est habituel de la faire précéder du caractère « : » (2 points)
suivi de la marque de paragraphe. Il est donc facile de faire une recherche rapide qui
permettra de solidariser le paragraphe précédent l’énumération et le début de
l’énumération. La règle s’appliquera alors quelque soit le style :
 Edition/ Remplacer
 Enlever la coche Utiliser les caractères génériques si nécessaire
 Dans la lucarne rechercher, entrez la formule suivante :
:¶ (2 points + spécial/ marque de paragraphe)
 Dans la lucarne remplacer, ne tapez rien mais choisissez :
Format/ Style/ Paragraphe/ Enchaînement/ Paragraphe solidaire
Attention : il est nécessaire de procéder prudemment en vérifiant que les
paragraphes solidaires consécutifs ne sont pas trop nombreux (regardez les signes
non imprimables  en face des paragraphes) car dans le cas contraire, la mise en
page deviendrait totalement erratique.

16) Créez des modèles de documents pour gagner du temps


Une fois que vous avez fini tous les réglages d’un document (lettre, rapport,
etc.), vous gagnerez du temps en en faisant un modèle, ce qui n’interdira pas des
modifications ultérieures.
Procédez comme suit :
 Fichier/ Enregistrer sous/ Type de fichier/ Modèle de document/ Nom de
fichier/
 Enregistrer dans : si vous n’êtes pas le seul utilisateur de l’ordinateur,
stockez votre modèle dans un dossier personnel ou sur une disquette, sinon
Enregistrer dans/ Modèles
Lorsque vous commencerez un document de même type :
 Fichier/ Nouveau si le modèle est stocké dans le dossier modèle
 Sélectionnez le modèle que vous avez stocké dans votre dossier personnel,
puis cliquez 2 fois ou cliquez sur le bouton droit de la souris et choisissez
Nouveau
 sinon, si le modèle est stocké dans le dossier modèle, demandez Fichier/
Nouveau/

17) L’optimisation de la correction orthographique


Lorsque vous êtes plusieurs à utiliser le même ordinateur, vous prenez le risque
d’hériter des fautes d’orthographe lexicales des autres utilisateurs pour peu que ces
derniers ajoutent au dictionnaire courant des mots mal orthographiés. Il convient

19
Fonctionnalités Word
donc de se constituer un dictionnaire personnel non accessible aux autres utilisateurs
et surtout de rendre le dictionnaire courant non opérant.
Par défaut, le dictionnaire courant s’appelle dictionnaire personnel et s’ajoute au
dictionnaire principal que l’on ne peut pas changer. Ce dictionnaire personnel, vous
l’avez compris, n’est pas du tout personnel puisque tout le monde peut ajouter les
mots qu’il veut.
Procédez comme suit :
 Outil/ Option/ Grammaire et orthographe/ Dictionnaire/ Nouveau
 Nom de fichier/ Tapez par exemple votre prénom ou votre nom
 Enregistrer dans/ Choisissez de stocker votre dictionnaire dans un dossier
non accessible aux autres utilisateurs ou sur une disquette
 Enlevez la coche des autres dictionnaires en particulier du dictionnaire dit
Personnel et vérifiez que votre dictionnaire est bien coché
Lorsqu’un soulignement rouge ondulé apparaît, c’est qu’il y a une faute lexicale.
Dans ce cas, cliquez sur le bouton droit de la souris pour corriger la faute ou sur le
bouton ajouter pour intégrer le mot inconnu dans votre dictionnaire.
Attention : si vous avez tendance à négliger les accents, le correcteur
orthographique vous rappellera à l’ordre. Si vous ne voyez pas où est la faute, c’est
peut-être que le mot qui bute devrait avoir un accent. Ne cliquez sur le bouton
Ajouter que si vous êtes sûr de vous.
Pour tous les cas, vérifiez que le correcteur orthographique et le correcteur
grammatical sont opérationnels :
 Outils/ Options/ Grammaire et orthographe/ Vérifier l’orthographe en
cours de frappe/ Vérifier la grammaire en cours de frappe
 Si nécessaire, enlever la coche Dictionnaire principal uniquement
Lorsque votre travail d’écriture est complètement terminé, procédez à une
vérification soignée.
Procédez comme suit :
 Outils/ Options/ Grammaire et orthographe/ règle de style/ vérification
stricte
 A chaque mot ou expression soulignée en vert, cliquez sur le bouton droit
de la souris puis choisissez entre remplacer et ignorer

18) La page de couverture d’un rapport


Une page de couverture comporte peu de texte mais on doit pouvoir déplacer les
blocs de texte facilement dans la page. L’unité de travail n’est plus le paragraphe
comme dans le traitement de texte mais la page dans sa globalité. Elle se travaille par
conséquent comme une affiche et utilisera les outils Zone de texte du module de
dessin inséré dans Word.
Pour insérer une page vierge au début de votre rapport, vous devez :
 Insertion/ Saut/ Saut de section/ Page suivante
 Supprimer les en-tête et pieds de page
 Utiliser l’outil Zone de texte
Tracez une zone pour chaque bloc de texte et créez un style général même si
vous ferez des exceptions et remplissez chaque zone. Vous devez ensuite positionner

20
Fonctionnalités Word
plus précisément chaque zone en vous aidant des outils d’alignement, de répartition
et de groupage du module de dessin.
Ex.
 Tapez le titre général dans une zone de texte
 Sélectionnez la zone
 Dessin/ Aligner ou répartir/ Par rapport à la page
 Dessin/ Aligner ou répartir/ Aligner le centre
 Dessin/ Aligner ou répartir/ Aligner le milieu

19) En faire plus avec Word


Ce point fait référence à des fonctions de détail ou de confort qu’il est moins
indispensable de connaître que tous les points précédents. Ils feront l’objet d’une
présentation orale seulement.

1. L’avantage de la fonction de duplication dans le module de dessin


vectorisé
La commande Ctrl+D permet de dupliquer les objets de dessin.

2. Colonnes liées et colonnes indépendantes


La commande Multicolonnage permet de créer 2 colonnes côte à côte avec le
texte qui suit de la 1ère vers la 2ème.
Pour faire 2 colonnes indépendantes, il faut utiliser un tableau à 2 colonnes et
enlever les traits de contour.

3. Zones de texte liées et zones de texte indépendantes


Pour des cas très particuliers comme la conception d’une affiche où des pavés de
texte sont contraints par des espaces limités et séparés par un dessin ou autre chose, il
peut être intéressant de verser l’excédent de texte d’une 1 ère zone dans une 2ème et
garder ainsi une continuité du texte.

4. Dessin en filigrane derrière un texte


Pour une page de couverture par exemple, il peut être intéressant de mettre le
logo d’une entreprise en filigrane sur la couverture :
 Placez le logo sur la couverture
 Sélectionnez-le
 Clic sur le bouton droit/ Format de l’image/ onglet Image/ Couleur/
Filigrane
 Clic droit/ Ordre/ Texte au-dessus

5. L’automatisation de l’envoi de courrier


La commande Outil/ Publipostage permet de créer un courrier personnalisé en
liaison avec une base de données.

21
Fonctionnalités Word

Conclusion

Tout ce que vous avez pu apprendre grâce à ce cours nécessite de l’entraînement.


N’attendez pas le dernier moment pour vous faire la main car vous serez vite débordé
et vous aurez l’impression que le jeu n’en valait pas la chandelle. Personne n’a
encore trouvé la recette pour avoir la science infuse. Alors, reprenez vos anciens
documents ou rapports et exercez-vous dès maintenant en demandant à Word de les
corriger.

Index

C
centré · 7
Coupure de mot · 18

E
espace insécable · 17
espacement après · 10
espaces avant · 10
exception · 3, 4, 5, 6, 7, 9

F
feuilles de style · 4

J
justification totale · 17

M
milieu d’une page · 8
mise à jour de la table des matières · 14

O
œ · 17

P
Plan · 2, 6, 7, 14, 15

22
Fonctionnalités Word

R
raccourci clavier · 8
règle · 3, 4, 5, 7, 9, 18, 19

U
Utiliser les caractères génériques · 16, 17

23

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