Archivo Vivo Oe mpre histórico

Ayer estuve en el despacho de un procurador en Madrid y se planteó de una forma muy clara la

distinción entre estos dos “tipos de archivo” así que aprovecho la experiencia para tratar este

asunto que tenía pendiente hace tiempo y que da lugar a muchas confusiones. Como el ejemplo

es el recurso del torpe y este tema tiene algunas sutilezas difíciles de explicar, voy a contarlo tal

y como ocurrió ayer. El lector puede cambiar “despacho” por oficina o administración,

“procurador” por abogado, gestor, funcionario del ayuntamiento… y “expediente” por asunto,

legajo o documentos… pero por claridad y economía del lenguaje me ceñiré al despacho del

procurador en el que me encontraba hace solo unas horas.

Nada más empezar a hablar de gestión documental quedó claro que este procurador sabía de

qué estábamos hablando: tenía un ScanSnap encima de la mesa (un modelo anterior pero

similar al que recomendaba hace unos días), pocos papeles a la vista y, sobre todo, ningún

montón de medio metro de altura. De hecho, tiene el mejor programa de gestión documental

posible: integrado como una funcionalidad más en su programa de gestión de expedientes. Esto

quiere decir que en la pantalla, junto a los datos del cliente, fecha de apertura, factura, y demás

datos “alfanuméricos” (lo que técnicamente se llaman “campos” de una base de datos) tenía un

botón adicional con el que accedía a un documento en PDF relacionado con el expediente en

cuestión.

Aquí se acababan las posibilidades de venderle un programa pero, como es una persona que usa

y valora la tecnología como herramienta de productividad, quiso ver lo que habíamos ido a

enseñarle, nuestro programa de gestión documentalque ya he comentado en otras ocasiones.

Sin entrar en detalles, me llamó la atención que se dio cuenta perfectamente de las ventajas de

guardar los archivos en una base de datos (en nuestro caso Oracle) frente a su sistema, que

conserva todos los ficheros PDF (unos 80.000 ya) en una carpeta de Windows sin más. También

le gustó el sistema de búsquedas, aunque él se maneja perfectamente ya que tiene los

documentos asociados a una base de datos con campos alfanuméricos, por lo que encuentra

rápidamente lo que necesita (y es lo que más sorprende a sus colegas y abogados). Lo que más

le gustó fué la introducción de los documentos “arrastrando y soltando” con el ratón. Él lo tiene

que hacer con el odioso botón “Examinar”, un auténtico error propio de los programadores que

no aprovechan las ventajas de Windows, o simplemente no saben cómo hacerlo.

Pero estas ventajas no compensaban la comodidad de tener sus documentos “incrustados” en su

base de datos de gestión. Y yo no puedo estar más de acuerdo.

Sin embargo, cuando parecía que no había nada que vender, me señaló un montón de

archivadores de cartón que estaban más o menos ordenados (más bien apilados) debajo de una

escalera a mis espaldas. Y había un par de docenas más encima de un armario (que luego

resultó estar lleno, pero muy lleno, de subcarpetas con miles y miles de papeles). ¡El archivo

histórico! Ese es su “asunto pendiente”. Tiene muy bien organizado su archivo reciente, lo que

yo llamo el “archivo vivo“: documentos con los que estoy trabajando, que consulto con

frecuencia, que he introducido desde el primer momento en el sistema, en mi base de datos, y

actualizado conforme iba trabajando en ese asunto. Pero los documentos anteriores a la compra

de su actual programa de gestión, esos están amontonados, ordenados sí, pero amontonados,

en más de 100 archivadores de cartón con el número de “caja” escrito a mano (de una

forma poco estética, la verdad).

Eso es lo que yo llamo el “archivo histórico” y no tiene nada que ver con el “archivo vivo”. Es

más, hay que tratarlos de forma totalmente independiente, con un planteamiento y forma de

trabajo distintos, con medios (técnicos y humanos) distintos. Son dos “proyectos”

independientes y no deben abordarse como una unidad porque lo que sirve para uno no tiene

por qué ser adecuado para el otro.

El “archivo vivo” se consulta continuamente. Se actualiza. Crece, no ya en número de

expedientes, sino en el contenido de cada expediente. La finalidad principal de montar un

programa de gestión documental para gestionar (no encuentro otra palabra mejor) un “archivo

de documentos vivos” suele ser mejorar la productividad, la eficiencia en el manejo de esos

documentos: agilidad en la distribución a otras personas, facilidad de enviar documentos por

correo o de copiarlos, o imprimirlos. Además de garantizar la seguridad para que accedan las

personas adecuadas.

En cambio, la finalidad principal, a veces la única, para digitalizar un “archivo histórico” es

liberar espacio. Nada más, y nada menos. Ayer este procurador me comentaba que librarse de

aquellos 3 ó 4 metros cúbicos de archivadores sería para él una enorma satisfacción. Estaban en

el suelo medio escondidos, encima de los armarios… quedaban fatal en su despacho. Pero,

este gran pero, le daba miedo destruirlos “por si acaso“. ¿Qué le propuse yo?

Cada día, o dos ó tres veces por semana, escaneas un archivador. Tienen 10 ó 12 expedientes,

cada uno de ellos con 50 ó 60 folios de media. La clave es meter muy pocos datos a mano,

tecleando. Solo el número de caja, el de cada expediente y, si acaso, el nombre de la sociedad o

interesado. Estamos hablando de menos de un minuto por caja (o sea, por día). Luego, de cada

expediente aceptas el nombre por defecto de los archivos que creas al escanear. No importan los
nombres de los archivos porque con los otros datos ya llegas al documento y “si acaso” tienes

que consultarlo, ese hipotético día ya buscarás manualmente dentro del archivo. ¡Lo más

probable es que nunca tengas que hacerlo! No olvidemos que estaba pensando en destruirlos.

De esta forma puedes liquidar y, ahora sí, destruir un archivador en una media hora. Eso cunde

mucho. Y tienes un premio inmediato. Se nota físicamente que el volumen disminuye. Los

delfines que pasan por un aro en un acuario y las personas que tienen que escanear miles de

archivos necesitan “premios inmediatos”. Cuando hayan pasado un par de semanas y hayan

desaparecido 10 ó 12 archivadores, ya nadie tendrá que animar al que escanea. ¡Estará

deseando liquidar el resto de archivadores!

No hay que sacar las frases de contexto!

Me refiero, siempre en en este blog, desde el punto de vista de su gestión. Una rápida

comparación:

“Archivo vivo”:

– Se consulta continuamente.

– Está completamente digitalizado.

– Se gestión con una base de datos alfanumérica.

– Todos los días se añaden datos y documentos a los expedientes.

– Todos los días se añaden nuevos expedientes.

– ¡Ni de broma se puede destruir!

Ahora, el “Archivo histórico”:

– No se consulta nunca, salvo quizás una o dos veces al año.

– No hay ni un papel escaneado.

– No está recogido en la base de datos alfanumérica.

– Los expedientes no cambian.

– No se añaden nuevos expedientes.

– Se están planteando destruirlo definitivamente.

Y la mejor prueba de su “independencia” es que este produrador se plantea utilizar nuestro

programa para el archivo histórico exclusivamente.

En todo caso, gracias por tu comentario que me ha permitido repasar un poco esta idea sin

alargar más aún la entrada original.

https://gestiondocumentalparagentenormal.com/2010/02/10/archivo-historico-vs-
archivo-vivo/
 Definición de Unidad Documental
► Administración, economía y afines
Quizás antes de avanzar sobre la definición de Unidad Documental, sea
necesario revisar el concepto de Documento, el cual es descrito por las
distintas fuentes de Ciencia de la Comunicación, como el testimonio material
y textual de algún trámite que haya hecho alguna persona o institución en el
ejercicio de sus distintas funciones.

Definición de Unidad Documental

Analizado entonces el concepto propio de Documento, se puede continuar
entonces con la definición de Unidad Documental, entidad considerada por
la Archivística toda unión de documentos –bien si pertenecen a la misma
tipología o no- recogidos con la intención de ejecutar acciones o trámites
administrativos determinados.
Características de la Unidad Documental
Así mismo, de acuerdo a su génesis, así como a su conformación, la Unidad
Documental responderá también a rasgos específicos, que la harán erigirse
como una entidad administrativa y archivística. En esto sentido se pueden
señalar las siguientes características:
 Se encuentra conformada por una unión de documentos.
 La Unidad Documental cuenta con una motivación, es decir, que el profesional que se ha
dado a la tarea de conformar esta reunión de documentos lo ha hecho teniendo presente una
determinada acción administrativa.
 Así mismo, se encuentre compuesta por un solo documento o varios, así como por
documentos que tengan la misma o diferente tipología, por tratarse de una entidad
elaborada en base a una acción administrativa específica, la Unidad Documental resulta
indivisible, es decir, que no se puede prescindir de ninguno de los documentos que han
pasado a formar esta entidad, de ahí que se denomine “Unidad”.

Clases de Unidad Documental

Por otro lado, las Ciencias de la Archivística consideran que existen dos clases
de Unidad Documental, las cuales se distinguen básicamente por la tipología
de los documentos que la conforman, entendiendo como tipología el criterio
que señala que dos documentos coincidan en su forma y función o no. En
este sentido, la Archivística distingue entonces entre los siguientes formas de
Unidad Documental:
Unidad Documental Simple
Independientemente de si está conformada por uno o varios documentos, la
Unidad Documental Simple será aquella constituida por un grupo de
documentos del mismo tipo, es decir, por aquellos que coinciden en su
formato y función. Un ejemplo de esto, lo puede constituir un archivo
conformado por las Actas de Asamblea de una Fundación, la cual además de
ser construido como Unidad Documental como respaldo de las actividades
de esta entidad, se encuentra hecho en base a documentos de la misma
tipología.
Unidad Documental Compuesta
Por su parte, este tipo de Unidad Documental está siempre constituida por
un grupo de documentos, los cuales a su vez se distinguen por poseer distintas
tipologías, es decir, por ostentar diversos formatos y funciones. En este caso,
un claro ejemplo de Unidad Documental puede estar constituido por el
Expediente laboral de un trabajador, el cual se ha construido en base a sus
papeles de identidad, sus contratos, evaluaciones, certificados, justificaciones
y memorandos, documentos que respondiendo a diferentes tipologías han
sido organizados como Unidad Documental, en pro de dejar respaldo de la
relación laboral de la persona con la entidad que le contrata.

https://educacion.elpensante.com/definicion-de-unidad-documental/