Anexo N.

ESPECIFICACIONES TECNICAS
INVITACIÓN A COTIZAR
ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE LLANTAS OT COLOMBIA

A- ALCANCE

El servicio de suministro y administración integral de llantas consiste en suministrar bajo

su exclusivo riesgo utilizando sus propios medios y recursos, la totalidad de productos
que sean necesarios para mantener la flota de operaciones de OT relacionados en óptimo
estado de llantas, permitiendo además ahorros de inversión en herramientas y equipos,
gastos en insumos, accesorios y servicios, las siguientes actividades:

1. Suministro de llantas nuevas.

2. Suministro de neumáticos y protectores.
3. Servicio de reencauche.
4. Servicio de mantenimiento preventivo.
5. Servicio de mantenimiento correctivo.

B- LOGISTICA Y PRESTACION DEL SERVICIO

El proveedor deberá entregar a OT la asistencia y soporte técnico para asegurar el

suministro de productos y la prestación de servicios a la flota de vehículos, bajo los
siguientes lineamientos:

1. De acuerdo a las exigencias de la operación (ver relación de equipos críticos en

plantas y aeropuertos), el contratista bajo su costo y administración, realizará el
montaje de un punto de atención dentro de las instalaciones de las principales plantas
de Terpel con los operarios necesarios, equipados con su respectivo kit de
herramientas y equipos básicos e insumos para prestar los servicios de:

a. Marcaje individual con logo Terpel y consecutivo de la totalidad de las llantas y

reencauches suministrados, incluyendo las que no hayan sido suministradas por la
compañía contratista y que estén actualmente rodando en la flota. Esta
identificación se realizará con un número interno o placa del vehículo.

b. Montajes y desmontajes de llantas, con herramientas especialmente diseñadas

para tal labor, utilizando lubricante exclusivo para este servicio, con el objetivo de
proteger las partes de la llanta involucradas en la operación de montaje.

c. Verificación y calibración permanente de la presión de aire, previo estudio de

distribución de carga, atendiendo las recomendaciones y estándares sugeridos por
los fabricantes de las llantas y reencauche y las sugerencias del área de
mantenimiento de OT.

d. Rotación programada, despinches y las reparaciones menores que requieran las

llantas de la flota

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 e. Control permanente al comportamiento general de las llantas en servicio, mediante
inspecciones llanta por llanta, vehículo por vehículo, las cuales permitirán
evidenciar el desempeño de dichos productos en servicio, control y registro de las
presiones de aire, revisión de los accesorios involucrados (gusanillos, tapa
válvulas, válvulas sellomaticas, tuercas, pernos, rines) y demás elementos
requeridos para el optimo desempeño de la llanta en servicio, registro de
kilometrajes rodados, reporte inmediato de las fallas y condiciones irregulares
encontradas a través de las inspecciones efectuadas, identificación y control de
odómetros de kilometraje, seguimiento a la banda de rodamiento para el retiro
oportuno de los cascos con el fin de lograr el mayor número de reencauches y
captura directa de la información para la base de datos que soportará la operación
y posterior entrega de los informes que sean acordados.

2. Carro taller para cubrir servicios a domicilio en las instalaciones de las plantas de OT,
previa programación y coordinación de los servicios en:

- Alineación de direcciones
- Montaje de llantas
- Balanceo automático de llantas
- Servicio de reparaciones menores de llantas
- Rotación de llantas
- Marcaje de llantas
- Desvares a domicilio

3. Soporte y asesoría técnica: mediante un planificado cronograma de visitas a cada uno

de los centros operativos de OT, se deberá definir un plan de trabajo detallado con al
menos las siguientes actividades:

a. Levantamiento general de toda la información relacionada con las llantas en

servicio (Diagnostico previo para iniciar el programa). Éste diagnostico deberá
contener como mínimo:

- Relación de los vehículos inspeccionados (hoja de vida vehículo).

- Tipos y características de las llantas (hoja de vida llanta): estado a la fecha de
la profundidad de labrado, condiciones irregulares encontradas.
- Registro del kilometraje actual del vehículo al momento de la inspección
- Proyección kilométrica de vida útil.
- Programa de mejoramiento según el diagnóstico realizado.
- Programa de capacitación para el personal de conductores y de
mantenimiento.
- Análisis del cementerio de llantas, entre otros.

Nota: En los primeros 30 días de inicio del contrato se deberá generar el

diagnóstico inicial.

b. Presentación del cronograma proyectado a realizar de las acciones preventivas y

correctivas para el año de servicio contratado, en el primer trimestre o periodo de
tiempo acordado para garantizar la continuidad en la operación de todos los

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 vehículos que incluya programa de mantenimiento preventivo, gasto aproximado y
mejoras en procesos existentes

c. Mensualmente durante la ejecución del programa, se presentara al Jefe de

PY&MT OT, los informes técnicos correspondientes, los cuales deben contener
pero no limitarse entre otros aspectos a:

- Situación general y detallada de las llantas rodando

- Desempeño de las llantas originales
- Desempeño de las llantas reencauchadas
- Rendimientos por kilometro obtenidos
- Relación gasto/kilómetro recorrido por vehículo.
- Mejoras logradas por mejores prácticas alcanzadas
- Informe valorizado correspondiente a los suministros y servicios prestados.
- Proyección de los consumos para cada mes subsiguiente
- Pérdidas de acuerdo al análisis del cementerio de llantas
- Comportamiento del producto en carretera
- Código de fallos de las llantas en servicio
- Estado de remanentes de diseño de las bandas de rodamiento
- Kardex y ubicaciones del inventario general de las llantas propiedad de OT
- Inventario de llantas en proceso de reencauche
- Resumen de las actividades realizadas por centro operativo
- Seguimiento al cumplimiento del cronograma presentado.
- Registro de las actividades ejecutadas y los costos asociados con ellas en
medio físico y digital y en formatos fuente.

d. Implementar un sistema de información consolidado y detallado que permita

identificar de manera automática los requerimientos del numeral 3a y 3c :

e. Efectuar los mantenimientos correctivos que requiera la flota de vehículos,

generando el reporte correspondiente y formulando las recomendaciones
necesarias para próximas oportunidades.

f. Implementar un programa de charlas de capacitación y entrenamiento en temas

relacionados con la selección, uso y mantenimiento adecuado para las llantas y
reencauche. Estas charlas estarán dirigidas al personal de conductores y
responsables del área de mantenimiento de la OT y se deberá certificar la
asistencia de cada participante.

4. Requerimientos a cargo Terpel: El contratista deberá definir en su propuesta los

requerimientos de área y facilidades para la prestación del servicio a cargo de OT.
Serán por cuenta del contratista todas las herramientas y equipos requeridos.

5. Disponibilidad inventario de materiales: El contratista deberá disponer en stock

referencias de llantas consideradas únicas o proponer alternativas para su
estandarización. El aprovisionamiento deberá ser acorde al plan general de reposición
y/o reencauche, previamente definido y autorizado. El contratista deberá garantizar
que todos los diseños de llantas nuevas y bandas para reencauche, se encuentren
actualmente en producción y/o comercialización. No obstante lo anterior, en caso que
alguna de las referencias cotizadas sea retirada de producción, importación o

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 comercialización, el contratista suministrara una de similares características técnicas,
calidad y precio a la inicialmente cotizada.

6. Devoluciones y atención de garantías: El contratista deberá garantizar que la

reposición de productos defectuosos se llevara a cabo dentro de los diez (10) días
hábiles siguientes a la presentación de la inconformidad por parte de OT.
Adicionalmente mientras se resuelve la reclamación por parte del fabricante, el
contratista deberá suministrar por su cuenta y riesgo un producto nuevo o
reencauchado de similares características.

7. Forma de pago: Se debe presentar en la cotización tarifas únicas por suministro

(llantas, repuestos y accesorios) y por separado insumos consumibles y mano de
obra.

8. Vigencia de la propuesta: La vigencia de la propuesta será mínimo de uno año. No

obstante lo anterior en el evento de presentarse situaciones de fuerza mayor que
obliguen a un ajuste de los mismos, el contratista comunicara tales situaciones con la
anticipación debida, con el fin de acordar las nuevas condiciones de negociación.

C- UBICACIONES DE CENTROS OPERATIVOS PARA SERVICIOS Y SUMINISTROS

El proveedor deberá prestar el servicio a domicilio a los vehículos ubicados en las

unidades de negocio relacionados a continuación.

 Aeropuerto El dorado, Catam No. 99-03 Frente entrada No. 6.

 Planta Terpel Facatativa Vereda Mancilla.
 Aeropuerto Ernesto Cortizzos (Barranquilla)
 Aeropuerto Rafael Nuñez ( Cartagena)
 Aeropuerto Simón bolívar (Santa Marta)
 Aeropuerto Matecaña (Pereira)
 Aeropuerto Olaya Herrera Hangar 45 (Medellín)
 Aeropuerto José Maria Córdoba (Rionegro)
 Aeropuerto Alfonso Bonilla Aragón (Palmira)
 Aeropuerto Camilo Daza (Cúcuta).
 Aeropuerto Palonegro (Bucaramanga).
 Planta Terpel La Jagua de Ibirico ubicada en la Zona de CMU.

Para las sedes restantes (relacionadas a continuación), la operación será realizada en las
instalaciones del proveedor.

 Planta Abasto Baranoa, Carretera La Cordialidad Km. 16 (Soledad)

 Planta La Maria, Cra. 64C No. 89-112 (Medellín)
 Planta Terpel Mulaló, Vía Yumbo - Vijes KM 5.6 (Yumbo)
 Planta Terpel y Fabrica de lubricantes, Zona Industrial Chimita Km. 4.( Bucaramanga)
 Planta Terpel Neiva, Calle 100 No. 10-99 (Neiva)...

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D- ACUERDOS DE SERVICIO

1. La atención a novedades y/o incidentes deberá ejecutarse en los tiempos establecidos

en el anexo de “Acuerdos de Servicio de Mantenimiento Flota”.

2. La atención por parte del contratista para las labores de mantenimiento preventivo y
correctivo se ejecutara en horarios acordados con las áreas operativas de las
regionales y/o centros operativos.

3. TERPEL se reserva el derecho de efectuar auditorias al cumplimiento del contrato y a

la calidad del servicio.

4. Periódicamente el contratista se reunirá con el encargado del área de mantenimiento

para revisar las actividades ejecutadas; relación de mantenimientos preventivos y/o
correctivos autorizados ejecutados y pendientes por ejecutar, en la misma se hará una
retroalimentación de las labores realizadas, se valoraran inclusiones o exclusiones
dentro de los alcances y se dará por hecho que cualquier actividad que se haya
realizado hasta ese día queda a paz y salvo. El supervisor del contrato deberá
inmediatamente notificar al área de compras las actividades desarrolladas y
autorizadas en el periodo ejecutado (mes anterior) para proceder a generar las
órdenes de compra correspondientes. Una vez efectuado el suministro o servicio, el
proveedor elaborará y presentará la factura, (adjuntando la orden de compra y la
remisión firmada correspondiente) a la Organización Terpel.

E. REQUERIMIENTOS ADICIONALES

 Las llantas deben permanecer durante su vida útil en el mismo vehículo, en el

caso que se deban exponer a reencauche o reparación, el proveedor suministrará
la llanta de repuesto mientras se efectúa el proceso y una vez sea devuelta debe
ser instalada en su posición inicial.

 Las llantas deben estar sujetas a un proceso de marcación que permita el

seguimiento y control por unidad. Dicho proceso debe cumplir con normas de
seguridad que eviten el cambio de llantas, sin que afecte la garantía del producto
ni su vida útil.

 Las llantas de repuestos temporales no deben bajo ningún concepto ser dejadas
como permanentes en ningún vehículo.

 La cotización debe incluir el porcentaje de descuento por pronto pago así:

- Contado
- 30 días
- 45 días

F- CAUSALES DE INCUMPLIMIENTO.

En caso uno de los siguientes casos podrá plantearse la finalización del contrato:

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- En caso de no cumplir con las condiciones mínimas de seguridad en la ejecución de
los trabajos.
- En caso que el personal de la firma contratista ejecute su trabajo en estado de
embriaguez y/o bajo los efectos de sustancias alucinógenas.
- En caso de sucesos bochornosos en la ejecución de sus labores encomendadas,
previa valoración de descargos a los involucrados en dicho sucesos.
- En caso de incumplimiento reiterativo (3 veces) a los tiempos establecidos como
acuerdos de servicio, dichos incumplimiento serán notificados en forma oficial por el
representante de mantenimiento de la zona.
- En caso de encontrarse manipulación de elementos y/o repuestos de forma
irresponsable, o cuando estos sean cambiados por otros similares desde su
procedencia hacia su destino.
- En caso no conformidad generalizada por parte de los clientes y/o administradores,
para lo cual se retroalimentara al contratista y deberá plantear su plan de
mejoramiento que no supere 1 mes calendario.
- Suplantación del aprobador de las actividades y/o adulteración de los informes
respectivos.
- En caso de no conformidad en las auditorías realizadas por Terpel y donde se
evidencien incumplimiento de las actividades cubiertas en la visita mensual (3 veces),
dichos inconformismos serán notificados por el personal de mantenimiento de manera
oficial.
- En caso que se demuestre que el personal no tiene experiencia ni conocimiento
idóneo en la ejecución de las actividades contempladas en el alcance.

F- DOCUMENTOS ANEXOS A LA PROPUESTA:

- Certificados de calidad plantas de reencauche

- Certificados de calidad y normas técnicas de las marcas de llantas ofrecidas
- Presentación del software para la administración integral de llantas
- Temario plan de capacitación
- Modelo de informe mensual

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