Passo a Passo para Montar um Projeto de Patrocínio

Irresistível

Empresas interessadas em realizar o patrocínio ajudam nos custos e

nas operações para colocar um evento em prática, tornar ele viável e mais
lucrativo. A empresa que patrocina, por sua vez, ganha visibilidade e acesso
direto ao público-alvo.

A parceria será um sucesso, se for realizada pensando no benefício de

ambas as partes. Portanto, se o produtor de eventos quiser associar sua festa
a patrocinadores, existem alguns critérios para se considerar.

Vamos por partes:

1. Primeiro, é importante saber o que interessa à empresa

para a qual se dirige a proposta de patrocínio.
2. Segundo, o que cabe ao produtor do evento oferecer.
3. E, finalmente, como proceder caso empresa e produtor se
entendam e resolvam firmar uma parceria para eventos.

O que se quer?

Um evento envolve investimento e risco. Quanto mais se aumenta

possibilidades de receita, menores estes serão.
Ou seja, quanto menor o seu risco, aumentam suas chances de ter o retorno
em dinheiro de fato. Essa forma de receita ainda é muito mal explorada pelos
produtores de evento.

O que o patrocinador quer?

Ao associar a imagem de sua empresa ou produto a um evento, o patrocinador

quer uma boa visibilidade. O importante é que a marca consiga estabelecer
contato positivo com o público e um evento proporciona que isso seja feito de
uma forma dinâmica. Por isso, é importante que a empresa patrocinadora
escolha o evento que envolva o público certo para a marca.

Parece óbvio, mas o resultado negativo de patrocinar um evento que

não fala a mesma língua dos clientes da empresa, pode resultar em perda de
dinheiro e como se sabe, patrocínio é sinônimo de querer a ampliação de
clientes e de consumo. Por isso mesmo, deve-se elaborar um plano de
comunicação bastante completo para o desenvolvimento de uma interação
agradável e marcante com a empresa em potencial.

A empresa também se beneficia com a mídia presente no evento. A

cobertura, incluindo as fotos, costuma gerar comentários positivos para a
marca. Outro ponto a favor das iniciativas de patrocínio: o efeito lembrança de
marca. Ao terem uma experiência agradável com a marca, os clientes em
potencial poderão aumentar o interesse pelo que é oferecido pela empresa.

Antes do Projeto, Listar os possíveis patrocinadores.

A primeira ação para conseguir patrocinadores é criar uma lista com quem
é do interesse. Dê preferência a empresas e marcas de boa
credibilidade, afinal, não se vai querer prejudicar o evento devido à
associação a patrocinadores com problemas de reputação. Quanto maior for a
lista, mais chances se terá de encontrar interessados em patrocinar o evento.
Nesse momento é muito importante conhecer o Publico Alvo a fundo.
Lembrando sempre que o seu primeiro passo é fazer um Planejamento.
Com esta informação, pesquise o mercado, veja as marcas e produtos
que se associam ao público! Pense em uma maneira de apresentar um
verdadeiro beneficio para elas.

Dica muito importante! Use o networking. Pense em amigos e amigos

de amigos que trabalham ou estejam envolvidos com marcas patrocinadoras.
Um bom projeto é fundamental, mas até chegar nele, isto pode facilitar
bastante um primeiro contato.
 Projeto de Captação
O maior passo para convencer alguém a patrocinar um evento, é elaborar uma
proposta de patrocínio.
Lembre-se de que o projeto deve explicar detalhadamente como o
evento ocorrerá e quais as chances de gerar o retorno esperado para o
patrocinador em potencial.

1.Proposta de Valor

Inicia-se, descrevendo os pacotes de produtos e serviços da

seu evento que criam valor para um segmento de publico específico.

A proposta de valor é a razão pela qual o publico escolhe seu

evento ao invés de outro. Nesse sentido, ela é um conjunto de benefícios que
um evento oferece e que satisfaz um desejo do publico.

Algumas proposições de valor podem ser inovadoras, representando

uma oferta nova ou diferenciada. Outras podem ser semelhantes às ofertas
existentes no mercado, mas com características e atributos adicionais.

2. Visão Geral

Pegue qualquer filme (realizado pelos estúdios de Hollywood) e observe

atentamente a introdução. Todas elas possuem um “recado” em comum.

Esse recado é o encantamento. Todo início de filme é marcado por

uma sucessão de acontecimentos que revelam o mote principal do filme, ou
seja, a linha geral, o que será contado naquele filme.

Qual é a história. Não se revela COMO a história será contada, mas sim,
QUAL história será contada.

Então, “encante” o Patrocinador. Em um slide simples, ou uma folha,

diga como você vai aplicar a Proposta de Valor para o Publico Alvo.
 Como agradar o publico? Local mágico, atrações especiais, serviços
com as melhores marcas, etc. Enfim, vai depender da proposta de valor.

3. História (Produtora e evento)

O ser humano está em constante busca pelo conhecimento, e uma das

melhores formas de passar informações para frente é com uma boa história.

Por que decoramos enredos de livros, filmes ou jogos com uma

facilidade maior do que as informações de um livro de história?

A resposta é simples: todas essas mídias seguem um formato, seja

ele em primeira ou terceira pessoa, que gera uma conexão muito forte
com o leitor, que muitas vezes se identifica com algum personagem.

Não basta contar uma história! Assim como em uma piada, saber
contar do “jeito” certo a história é fundamental para captar a atenção de
alguém e obter o resultado que se quer.

Aprenda a contar a historia do evento. Conte os eventos que já

fez, quanto tempo atua, qual o objetivo, busque ser bem especifico.

Mostre os números, tempo que existe, publico, locais entre outros.

Dependendo do patrocinador, certos números mais específicos são
fundamentais. Muito importante ter esses números no projeto.

4.Calendário

Mostre organização e projeção do futuro.

Faça a projeção do próximo evento. Coloque datas, locais, público e consumo
dos principais produtos que forem desejáveis para o Patrocinador.

Podem até ser eventos diferentes, o mesmo evento ou o mesmo evento

com diferentes temáticas.

5.Atrações
 É muito importante descrever quais as atrações e porque se
escolheram elas. Muitas vezes, o público alvo vai em um evento somente por
causa de uma determinada atração.

As atrações são parte fundamental do posicionamento. Elas dizem muito

sobre o perfil do evento e isso é determinante para uma empresa que deseja
associar sua marca a um evento

Se for uma grande atração, procure dar bastante destaque na

apresentação e se possível mostrar os números destas atrações!

Mas se não está investindo em atrações e optou por investir mais em um

determinado tema ou experiência, tudo bem. Basta explicar sem dar tanto
destaque, quais são elas e como elas fazem parte do referido tema ou
experiência. ….

6. Atividades (Ativações da Marca)

Experiência – cada vez mais as pessoas valorizam experiências.

Então, o evento tem que proporcionar a associação da marca,

à experiência positiva. Um momento em que as pessoas estão felizes e
abertas, potencializa a interação com as marcas e isso é exatamente o que os
patrocinadores buscam.

Por isso, aqui pode estar o grande diferencial do projeto. Se deve

criar experiências e atividades que envolvam uma boa visibilidade ou um
contato direto com a marca.

Devem-se estudar os diferentes produtos e maneiras de ativá-los.

Importante! Em um evento, existem três momentos para ativação de marca:

a.Pré-Evento
Toda a promoção antes do evento. Logomarca nas peças de criação, redes
sociais, assessoria de imprensa, flyers, sites e outros.
 Promova ações diferenciadas para o patrocinador também antes do
evento.

b. Evento
Ativações convencionais de banners, lay out geral, uso dos produtos do
patrocinador, sampling, espaços reservados, brindes e outros.

c. Pós-Evento
Hora de mostrar o trabalho. Entregue o plano de ativação de marca detalhado.
Todos os locais que a marca do evento e do patrocinador estavam vinculadas.
Fotos, Vídeos e sites. Sempre que possível com inserção da Logo. Marque
uma reunião e entregue tudo em mãos, com um mimo de brinde, é preciso
trabalhar o relacionamento.

7. Estrutura

Hora explicar os dados técnicos do evento e a logística do espaço, que

são muito importantes para se justificar os custos e investimentos, e ao mesmo
tempo dar uma dimensão mais realista do que se vai “entregar” para o público.

Os dados mais importantes são: Para quantas pessoas é o evento,

qual o tamanho, localização, som, luz, banheiros, palco, ativações,
conveniências como estacionamento e outros. Se tiver um mapa com a
disposição do evento será ainda melhor.

Isso porque ao expor a marca, esses dados são importantes para que o
Patrocinador veja se há uma preparação para fazer o evento. Ao carregar uma
marca, quem carrega se torna responsável pelo retorno.

Dependendo da marca e do valor de patrocínio, pode ser necessário

apresentar um projeto com o Lay Out da marca aplicado. Para que o
patrocinador possa ver sua exposição.

8. Perfil do Publico
 É essencial sabermos a quem vamos dirigir os esforços de
comunicação. Sabemos que os indivíduos são diferentes entre si e essas
diferenças residem em parâmetros:

Demográficos (sexo, faixa etária, estado civil, etc.) Culturais

(escolaridade, formação cultural, etc.) Econômicos (ocupação, renda)
Geográficos (local de residência) Sociais (grupo social, grupo de referência)
Psicológicos (atitudes, comportamentos) Para sair do trivial, é necessário
conhecer também o comportamento do publico. Facilitando ainda
mais a criação de experiência e associação de marcas.
Quantificar o público‐alvo – quantos são? Identificar e segmentar o
público‐alvo: quais são suas necessidades? O que consomem? Como
consomem? Musicas? Onde saem? Filmes?

Atenção porque se pode ter em um mesmo evento mais de um perfil.

Entenda bem e classifique as pessoas que freqüentam o evento.

**Personalidades e Formadores de Opinião: A presença de

personalidades e formadores de opinião é importante destacar aqui também.

Além de o patrocinador querer associação e ativação da sua marca no

evento, ele muitas vezes vai medir o resultado das ações por um “ retorno de
mídia” e pela mídia espontânea de suas ações.

9. Plano de Mídia (Comunicação)

O Patrocinador quer saber onde, quando e como a marca dele vai ser
exposta na divulgação do evento. Então, aqui se deve falar de todos os canais
on-line e off-line que serão usados na promoção e de números que eles podem
alcançar.

Redes Sociais (próprias e Contratadas) Quais? Qual o Potencial de

alcance?Sites,Portais. Promoters (sejam sócios ou contratados).
Assessoria de Imprensa (Descrever todas as mídias e abrangência de cada
uma) Flyers, Banners (Quantidade e Locais)

10. Benefícios da Marca

Aqui se chega na parte mais importante para quem está lendo o projeto.
Resumir o que já veio ficando bem claro durante o projeto.

Mas não deixe de explicar e colocar todos os benefícios gerados.

Incluindo novos canais de comunicação, mídias alternativas, conteúdo viral,
espontâneo, fortalecimento e penetração de marca, entre muitos outros.

Isso também depende de como se construiu o projeto.

11. Investimento (Cotas de Patrocínio)

Podem-se ter diferentes patrocinadores para o mesmo evento. O

importante é que sejam de marcas não concorrentes.

Eles podem e vão entrar de maneira diferente de acordo com o grau de

interesse e poder econômico.

Por isso, se vão criar cotas de Patrocínio. Para que o Patrocinador

escolha como e em qual modalidade vai ser colocado.

As mais comuns são:

Direito de nomenclatura (Naming Rights):

A empresa adquire o direito de colocar, junto ao nome do evento ou
estabelecimento, o nome da empresa patrocinadora, ou de determinada marca
ou produto.

Existem vantagens para ambos os lados. No caso de quem é

patrocinado, ele recebe a verba e ainda leva o nome de uma grande marca.
Para a patrocinadora, a vantagem é de associar o seu nome a um local ou
evento de grande visibilidade pública. Essa é a modalidade mais cara.
Aqui o evento em sua grande maioria é criado, ou todo pensado, para a marca.

Patrocinador (Sponsor):
Segunda maior cota e normalmente a mais usada em eventos. Aqui ainda tem
valores altos e muitos benefícios. No evento deve ficar bem claro que a marca
esta associada.

Co-patrocinador (Co-Sponsor):
Neste caso são disponibilizadas diferentes cotas para que investimentos de
menor valor possam ser realizados.
Muitas vezes, encontrar um único patrocinador para arcar com todo o custo é
muito difícil. Por isso são divididas as cotas.

Patrocínio de mídia
Este patrocínio é aquele realizado pelas empresas de mídia. Estas empresas
podem ser de televisão, rádio, blogs, redes sociais ou associações.
São empresas que normalmente tem um bom canal de comunicação para o
evento e trocam seu potencial de promoção, por visualização no evento.

Apoio:
As pessoas que buscam uma ajuda para a realização de seu evento podem
ainda buscar o que chamamos de apoio ou support.

As empresas apoiadoras podem ajudar doando brindes para serem

distribuídos, emprestando equipamentos, disponibilizando o espaço para a
realização do evento, fornecendo gratuitamente produtos para venda ou até
ofertando o transporte e a hospedagem de convidados especiais.

Estas empresas ganham certa visibilidade com a divulgação de sua

imagem, através destas ações.
 Estes são os tipos de patrocínio que podem ser realizados. Quando o
contrato dá certo, o sucesso de imagem para ambos os lados é garantido e a
parceria provavelmente se estenderá em outras ocasiões!

Projeto Especifico
Caso tenha um bom patrocinador em potencial, invista um pouco mais
de tempo e crie ações e lay outs especiais. Importante ter um projeto geral e
um mais especifico para uma marca forte. Os “peixes grandes” merecem uma
atenção especial!

Contrato
Tudo é questão de diálogo e planejamento. Por isso mesmo, uma vez definida
a parceria entre produtor e a empresa patrocinadora, deve-se fazer um contrato
descrevendo as responsabilidades de cada parte. O contrato deve ser bem
detalhado para evitar desentendimentos futuros. Ele deve conter informações
sobre as responsabilidades assumidas tanto pela produtora do evento, quanto
pela empresa patrocinadora em termos operacionais, financeiros e jurídicos.

É importante também acrescentar a descrição do tipo de apoio a ser

prestado pela patrocinadora, ou seja, qual será o tipo de patrocínio, incluindo o
período e os valores envolvidos. Os realizadores do evento, por sua vez, irão
listar as formas combinadas para a divulgação da marca da empresa.