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Documento empresarial

La carta empresarial o
comercial
La carta empresarial

Empresa A Empresa B

Es un medio de comunicación entre dos empresas


comerciales o bien entre una empresa y un particular.
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La actividad comercial es muy variada. Por ello, existen varios tipos
de cartas empresariales.

TIPOS DE CARTA
EMPRESARIAL

de ofertas de publicidad

de pedidos
anulación de
contratos
de reclamación
Al redactar una carta empresarial, se debe tener en cuenta que
esta representa a la compañía. Una carta evidencia la imagen de
la institución y debe presentarse del modo más favorable.
Cuando redactamos, se debe responder a algunas preguntas
claves:
- ¿Por qué escribo?
- ¿Quién es el receptor?
- ¿Qué espero del receptor?
- ¿Por qué debe estar de acuerdo con nosotros?

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1. La razón de la redacción

Si tenemos claro el motivo que persigue nuestra carta,


tendremos más posibilidades de lograr el objetivo.
Por ejemplo, si deseamos escribir una carta a un cliente
que no ha pagado una factura hace meses, nuestro
objetivo es que pague. Sin embargo, nuestra carta buscará
conocer, también, cuál es el motivo del retraso, si existe
insatisfacción o si hay dificultades en la empresa.

2. Los receptores de la carta


Debemos considerar el estilo que preferirá el receptor.
Se sugiere precisión y un estilo formal. Además, se
deben tener en cuenta los argumentos más
persuasivos o los aspectos que el receptor valorará
más.
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3. Lo que se espera del receptor

Debemos considerar qué reacción buscamos generar en el


receptor. Por ejemplo, si queremos que un cliente moroso abone
la deuda, pero también nos interesa saber el motivo por el cual
no ha cancelado, la carta deberá pedir el pago y al mismo tiempo
parecer una solicitud de información.

2. La fundamentación
Cuando redactamos una carta, tenemos un
propósito en mente. Por ejemplo, al efectuar un
pedido o al solicitar información a otro cliente, se
requiere de una explicación detallada para que el
receptor acceda a la solicitud.
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Estructura de la carta empresarial o
comercial

© Taller de Redacción. Elaboración del esquema de


producción de dos párrafos. Presentación Power Point. 7
Lima: UPC.
1. El principio

El primer párrafo de la carta debe referirse al propósito de esta.


Se deben tener en cuenta tres aspectos: el motivo de la carta, lo
que se solicita y lo que se espera del receptor. Observe el
siguiente ejemplo.

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CEMENTOS EXTRAFORTE
Membrete: P
Calle Las Azucenas 234
Ate Vitarte nombre y datos de la
empresa R
Teléfono: 5656565
www.extrafortecementos.com
I
Lima, 10 de marzo de 2016 Ciudad y fecha
N
Ernesto García Landeo
 Destinatario C
Gerente de Compras  Cargo del
Atlántida Inmobiliaria destinatario I
Av. Roca y Roca 123  Nombre de la
Lima empresa que
representa el P
Estimado señor gerente: Saludo inicial destinatario
 Datos de la I
empresa del
Por medio de esta carta, lo saludo cordialmente y me presento
destinatario O
ante usted para exponerle
los servicios de nuestra empresa Cementos Extraforte S.A. Motivo de la carta
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2. El cuerpo central

En los siguientes párrafos, se debe presentar toda la información


posible para ayudar al lector a comprender lo que se desea
obtener. Esta parte puede tener una extensión de varios
párrafos. Observe el siguiente ejemplo.

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Cementos Extraforte S.A. es especialista en la producción y
comercialización del cemento de mejor calidad del país y con mayor
preferencia por parte de los maestros obreros a nivel nacional. Breve
descripción C
Contamos con varios años de experiencia en el sector, y mantenemos de la U
una actitud de constante capacitación y modernización, razón por la empresa y E
cual queremos ofrecerle una nueva y mejorada presentación de la situación R
nuestros productos que largamente superan a los que se encuentran en P
O
el mercado.

En primer lugar, tenemos una amplia red de distribución tanto de


cementos como de material de construcción en diferentes puntos de la Información C
capital, lo que nos permite encontrarnos más cerca de nuestros que le E
clientes. En Lima, nuestras tiendas depósito se ubican en los distritos permita al N
de Ate Vitarte, Surquillo, Miraflores, San Juan de Miraflores, lector T
Chorrillos y Magdalena; mientras que en el Callao en La Perla, comprender R
lo que se A
Bellavista y Carmen de la Legua. En segundo lugar, los insumos con
desea L
los que producimos nuestros productos son de primera calidad y
obtener:
elaborados con tecnología de punta, con lo cual ofrecemos al sector
utilizar la
material de alta durabilidad, resistencia y de acabado perfecto. estrategia
Finalmente, nuestros precios son los más competitivos del mercado, enumerativa
además de ofrecer descuentos de hasta el 10% a nuestros clientes más
asiduos. 11
3. El final

En este párrafo, se requiere concluir o resumir la carta, pedir o


aprobar una determinada actuación y proporcionar un plazo
para que se produzca esa situación. Observe el siguiente
ejemplo.

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En caso de que esté interesado en nuestros
productos, no dude en visitarnos y conocer Resumen de la
personalmente nuestra empresa. También, puede carta
contactarnos para que un promotor de ventas lo
visite y pueda brindarle la información que F
requiera.
I
Sin otro particular, me despido de Ud. no sin antes
agradecerle por la atención brindada. Despedida o
saludo final
N
Atentamente,

A
Valentino Pérez Tijeras
 Nombre del
Gerente de Cementos Extraforte S.A. remitente L
(emisor)
 Cargo del
Adaptado de:
remitente
(2010) Ejemplos de cartas comerciales para presentar una empresa
(consulta: 12 de marzo de 2016)
(http://www.datosgratis.net/ejemplo-de-carta-comercial-para-
presentar-una-empresa/)

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Bibliografía
• GARRET, Paula y DENNIS, Steve (2002) La
comunicación escrita en los negocios. Madrid:
Prentice Hall-Pearson Educación S. A.

• GOLANÓ, Conxita y FLORES-GUERRERO, Rodrigo


(2002) Aprender a redactar documentos
empresariales. Barcelona: Paidós.

• PÉREZ GRAJALES, Héctor (2003) Documentos


empresariales. Bogotá: Editorial Magisterio.

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