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Importancia de los Archivos

En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos Datos,


que mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la generación de una
Información Útil, que forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco de
Datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico.

Esta información es guardada en conjunto con el emplazamiento de un Archivo,


consistiendo básicamente en habitaciones o inclusive edificios enteros que se encargan de
almacenar una gran cantidad de datos que fueron debidamente Clasificados y Ordenados,
encontrándose su aplicación por ejemplo en el Registro de las Pesonas, que cuentan con
información acerca de la emisión de los Documentos de Identidad, con un vasto archivo de
documentaciones relativas a su emisión.

Generalmente incluyen entre sus datos Información Sensible, que suele estar protegida su
divulgación mediante Leyes Nacionales, mientras que por otro lado tenemos Archivos
Públicos que suelen estar relacionado a datos de Valor Histórico, como lo es en el caso de
los Archivos Epistolares, o bien las distintas hermerotecas.

En el mundo de la Informática se utiliza un concepto derivado de esto, encontrándose como


una forma de poder almacenar Datos Informáticos que ya han sido debidamente procesados
por la acción de una Unidad Central de Procesamiento y que pueden ser reutilizados en
forma constante, siendo muy útil en la generación de Aplicaciones Informáticas.

De hecho, justamente un Software Informático no es más que una conjunción de archivos


que guardan una correlación entre sí para brindar una funcionalidad adicional al ordenador,
teniendo cada uno de ellos distintas clasificaciones, como lo es el caso de los Archivos
Ejecutables, los Documentos, los Archivos Multimedia, entre otros.

El Archivo General ejerce, entre otras, las siguientes funciones:

 Planificar y promover la correcta gestión de los documentos y de


los archivos de la Universidad, proponiendo instrucciones, normas
y procedimientos.

 Asesorar a las unidades productoras y colaborar con ellas para la


organización y tratamiento uniforme de los documentos de los
archivos de gestión.
 Organizar las transferencias periódicas de documentos desde los
archivos de gestión al Archivo General.
 Garantizar los servicios de consulta, préstamo y reproducción de
documentos, según la normativa específica en materia de acceso.
 Diseñar actividades formativas en materia de archivos y
documentos.
 Gestionar el Archivo General, custodiando, instalando,
organizando, describiendo y haciendo accesibles sus fondos
documentales.
 Velar por la conservación de los documentos custodiados en el
Archivo General y del patrimonio documental de la Universidad de
Córdoba.

OBJETIVOS DEL ARCHIVO

+ Constituir un centro de información disponible en todo momento. La documentación de una empresa


frecuentemente es consultada como base de nuevas transacciones; por esto debe guardarse en un
lugar determinado, con el fin de proporcionar oportunamente cualquier información que se requiera.

+ Asegurar una perfecta conservación de los documentos. Toda documentación debe permanecer
dentro de las máximas medidas de seguridad para que no se deteriore por la acción de la humedad,
fuego, aire,... y evitar su pérdida.

+ Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta e información. Si los documentos están bien
archivados, no se pierde tiempo al buscar el documento solicitado, y se proporcionan los datos en
forma oportuna.

+ Mantener en reserva, bajo seguridades especiales los documentos legales como contratos,
escrituras, etc. Y los de constitución y funcionamiento de la empresa.