Bases Licitacion Help Desk - Yes

BASES DE PETICIÓN DE OFERTA
LICITACIÓN DE SERVICIO DE HELP DESK
Junio 2017
Documento realizado por:
Gestor de compras- YES
Revisado por:
Gerente de compras – YES

Tabla de Contenido
1 Objetivo del proceso de Negociación ......................................................................... 3
2 Descripción del proceso de Negociación .................................................................... 3
3 Presentación de Ofertas .......................................................................................... 4
3.1 Validez de la Oferta ........................................................................................ 5
3.2 Criterios de Adjudicación y homologación del producto ........................................ 5
3.3 Penalizaciones concursales............................................................................... 6
4 Homologación de Proveedores ................................................................................. 6
5 Detalle del servicio a realizar ................................................................................... 6
5.1 Cantidades de Producto y observaciones ........................................................... 7
6 Condiciones de Suministro ...................................................................................... 7
6.1 Entrega ......................................................................................................... 7
6.2 Motivos de rechazo de los productos ................................................................. 8
6.3 Penalizaciones ................................................................................................ 8
6.4 Control de calidad de producto ......................................................................... 8
6.5 Modificación de productos ................................................................................ 9
7 Solicitud de la oferta .............................................................................................. 9
7.1 Oferta ........................................................................................................... 9
8 Duración del acuerdo comercial ............................................................................... 9
9 Seguros ................................................................................................................ 9
10 Confidencialidad..................................................................................................... 9
10.1 Protección de datos personales....................................................................... 11
11 Anexos ............................................................................................................... 13
11.1 Anexo I: Especificación y Cronograma de Entrega............................................. 13
La información contenida en este documento es propiedad de YES. Las empresas participantes utilizarán dicha información exclusivamente para
preparar sus ofertas, que serán presentadas mediante esta solicitud de cotización. YES. comprende la importancia de la información facilitada por las
Empresas Participantes y otorga tratamiento de confidencialidad a las ofertas presentadas.
1 Objetivo del proceso de Negociación
El objeto de este bases es definir la licitación de compra de HELP DESK para YES.; a tal efecto,
se exponen los niveles de calidad de materiales y se establece el presente documento vinculante
al contrato con el proveedor adjudicatario que se firmará posteriormente.
Mediante la recepción de oferta por parte de YES., la empresa concursante formaliza el

compromiso de aceptación y cumplimiento de todos y cada uno de los puntos reflejados en este
bases.
YES. realizará la selección de una o varias empresas de acuerdo a:
 Criterios de calidad y capacidad del proveedor.

 Criterios económicos de la oferta presentada.
2 Descripción del proceso de Negociación
Se indican los hitos más significativos del proceso:
Actividad Fecha
Envío del Bases de petición de oferta 24 deMayo de 2017
Plazo límite para recepción de consultas 01 de Junio de 2017
Envío de respuestas a las consultas 05 de Junio de 2017
Limite de Recepción de ofertas 12 de Junio de 2017
Confirmación de la adjudicación 16 de Junio de 2017
Firma de Contrato /Inicio de servicio 02 de Julio de 2017
La persona de contacto para la resolución de dudas en este proceso al que ha sido invitado es
Geancarlo Sandoval Solis: geancarlo.sandoval.pe@YES.com.
Habrá una única ronda de consultas que deberá dirigirse obligatoriamente a través del portal
de compras, al que todo proveedor deberá haberse registrado con anterioridad, en el plazo
límite indicado en el calendario.
Las dudas sobre los contenidos y alcance de este bases y/o sobre el proceso de negociación
posterior, deberán canalizarse exclusivamente a través de los siguientes datos de contacto:
geancarlo.sandoval.pe@YES.com.
+ (511) 313 3530 / anexo 1217
Se responderán las consultas mediante comunicado a todos los proveedores involucrados si se

estima la información relevante para el proceso. Las dudas no tramitadas por escrito no serán
tomadas en cuenta.
3 Presentación de Ofertas
El ofertante presentará una relación detallada del suministro que tendrá iguales características
o equivalentes a los artículos observados en el Anexo I; ésta será la única base de evaluación
técnica de la oferta. No obstante, se admiten y serán valoradas sugerencias y variaciones.
El precio del suministro debe incluir todos los costes asociados para entrega en planta DDP
(acorde Incoterms 2014, Delivery Duty Paid).
Son de obligado cumplimiento los siguientes principios básicos:
 La información de la propuesta ha de ser precisa y verdadera, cumplimentando todos

los requisitos especificados. En caso contrario la propuesta será descalificada para el
propósito de este bases.
 La presentación de oferta por parte del proveedor implica la aceptación de las

condiciones descritas en este bases.
 No obstante, la presentación de oferta no constituye relación contractual. Una vez

realizada la adjudicación, la aceptación definitiva de la propuesta queda sujeta a la
formalización del acuerdo comercial.
 Si la información enviada por el proveedor no se ajusta a los requerimientos técnicos,
funcionales y contractuales planteados en este documento, se comunicará dicha
circunstancia a YES., quien se reserva el derecho de anular el proceso, quedando la
adjudicación desierta.
 Los gastos incurridos por el proveedor en la elaboración de la respuesta a este bases o

cualquier actividad posterior previa a la firma del contrato serán por cuenta del
proveedor.
 La fecha y hora límites para la recepción de ofertas e información adicional son las
indicadas en el calendario, no admitiéndose las recibidas con posterioridad a dicha
fecha y hora.
 Las ofertas se presentarán a través del portal de compras:
http://procurement.YES.com
Las dudas sobre la forma de ofertar a través del portal o sobre la forma de registrarse en el
mismo se atenderán a través del teléfono +51 414 37 00 ext 1197 (Atención al cliente de
FULLSTEP). El horario de atención telefónica de este servicio será el siguiente:
 Lunes a Viernes: de 8:00h a 14:00h (horario de Perú).
Las dudas técnicas, de negociación o del bases serán respondidas por la persona de contacto.
Cada proveedor debe indicar en la presentación de oferta si es fabricante o distribuidor para
cada producto ofertado. En el caso de ser distribuidores se debe indicar obligatoriamente quién
es el fabricante.
3.1 Validez de la Oferta
Las ofertas presentadas tendrán una validez de 60 días desde la fecha de presentación.
3.2 Criterios de Adjudicación y homologación del producto

Se adjudicarán los productos detallados en este bases y anexo al proveedor que presente la
oferta más competitiva en cada uno de ellos, siempre que dicha oferta cumpla con todas las
condiciones especificadas en este bases y su anexo. La adjudicación del proceso podrá no ser
total (a un solo proveedor), eligiéndose uno o varios según el tipo de producto.
Un mismo proveedor podrá ofertar por todos los grupos e ítems que
considere. Para ello, todos los proveedores tendrán visibilidad absoluta sobre todos los ítems
del proceso. El proveedor deberá adjuntar obligatoriamente en su oferta la ficha técnica
propietaria de cada producto ofertado.
Una vez finalizado el proceso la adjudicación queda sujeta, caso de ser necesario, a la
satisfactoria homologación del producto por parte de AJE. Las pruebas de calidad para la
homologación serán aquellas que AJE determine oportunas para cada tipo de producto.
Una vez aceptado el producto, cualquier cambio de fabricante que quiera incorporar el
distribuidor (en su caso) deberá ser notificado y aceptado expresamente por AJE. Asimismo la
información sobre los productos proporcionados deberá ser renovada anualmente por parte del
proveedor para poder seguir optando a ser proveedor AJE.
3.3 Penalizaciones concursales

Se eliminarán las ofertas de los proveedores que incurran en alguna de estas situaciones:
 No cumplir o no completar alguno de los requisitos obligatorios especificados en la

oferta.
 No entregar puntualmente las propuestas dentro del horario establecido.
 Estar las ofertas condicionadas a ciertos cumplimientos.
4 Homologación de Proveedores
Para poder prestar el servicio contemplado es este bases, las personas físicas o jurídicas con
capacidad para ello deberán asegurar y recoger de forma expresa en la presentación de su
oferta, los requisitos que se indican a continuación:
 Seguro complementario contra accidentes de Trabajo (SCTR) para su personal

asignado a la operación de YES.
 Póliza por deshonestidad y responsabilidad civil.
 Carta de Garantía del servicio
Adicionalmente a los requisitos específicos del servicio, se solicitará de manera expresa a los
proveedores cuyas ofertas presentadas sean de interés la siguiente información:
 Ficha del registro único de contribuyente RUC.
 Copia de vigencia de poder del responsable de la Firma de Contratos no

mayor a 01 mes.
 Copia de DNI del representante legal.
 Licencia de funcionamiento.
 Estados financieros, del último periodo declarado ante la Administración

Tributaria.
 Cartera de clientes.
En caso de haber solicitado dicha información y no disponer de ella, queda reservado el derecho
de excluir a dicho proveedor del proceso y/o anular la adjudicación correspondiente.
5 Detalle del servicio a realizar
Constituye el objeto de este servicio el suministro de los productos detallados a continuación:
5.1 Cantidades de Producto y observaciones
Las cantidades de negociación de HELP DESK se han determinado mediante estimación basada
en volúmenes históricos. Estas cantidades pueden fluctuar sufriendo desviaciones por
incremento o disminución en las necesidades de YES., que en todo caso serían informadas y
ajustadas con una semana de antelación a la fecha de entrega.
Las cantidades estimadas no constituyen garantía de compra del total de las mismas,
quedando este punto sujeto a consideración de YES.
Se muestra a continuación en el Anexo I el cuadro resumen de producto, unidades, cantidades,

y cronograma de entregas.
6 Condiciones de Suministro
6.1 Entrega
Las entregas de los productos se realizarán los lunes primeros de cada mes, acorde a la
especificación técnica de los productos negociados. El proveedor deberá enviar por duplicado la
GUÍA de REMISIÓN incluyendo:
 Código de artículo.
 Descripción de los artículos.
 Cantidades entregadas por artículo.
 Nº de pedido de compra.
 Certificado de Origen.
 Certificado de Calidad expedido por la planta fabricante, que debe cumplir con las
características técnicas especificadas en Anexo I.
La dirección de entrega será: YES. – Planta Huachipa

Av. La Paz 131
Santa María de Huachipa
San Juan de Lurigancho
6.2 Motivos de rechazo de los productos

Será motivo de rechazo el incumplimiento de cualquiera de las condiciones establecidas en la
especificación técnica de los productos, suministro y planificación.
El proveedor estará obligado a la reposición de estos productos en caso de rechazo, corriendo

a su cargo todos los gastos que se originen por este motivo.
Una inadecuada prestación del producto durante su utilización será suficiente motivo de
rechazo, devolución y reposición del mismo.
Un repetido incumplimiento de las especificaciones podrá derivar en la anulación de los

pedidos pendientes y la cancelación del acuerdo comercial.
Quedan reservados los derechos de reclamación por los daños y perjuicios que se puedan
ocasionar a YES.
6.3 Penalizaciones
YES. se reserva el derecho a rechazar la mercancía que no cumpla la especificación técnica
solicitada para los productos.
El proveedor adjudicatario estará sujeto a penalización por retraso en la entrega en la

formalización del contrato.
6.4 Control de calidad de producto

YES. se reserva el derecho de realizar pruebas de control de calidad periódicas para cada
producto una vez comenzado el suministro por parte de cada proveedor.
Si el producto no cumple las especificaciones de calidad necesarias o es defectuoso y no es
reemplazado en un plazo de 24 horas, podrá ser retirado y la empresa suministradora
penalizada según las condiciones pactadas por ambas partes a la hora de formalizar el contrato.
6.5 Modificación de productos

A lo largo de la duración contractual no se admitirán modificaciones de los productos, salvo
que vengan determinados por instrucciones concretas de YES., sin que ello suponga una
modificación en las condiciones pactadas.
7 Solicitud de la oferta
7.1 Oferta
El precio del producto (sin IGV) será fijo y sin variaciones durante toda la vigencia del acuerdo
comercial.
Se realizará el pago de los servicios ordinarios solicitados en este documento y sus anexos a 60
días de la aprobación de la factura.
Las facturas emitidas especificarán las cantidades correspondientes a la base imponible,

impuestos y todas las demás especificaciones que se establezcan en la legislación aplicable a la
factura que esté en vigor en el momento de emisión de las mismas.
8 Duración del acuerdo comercial
Los precios acordados tendrán vigencia desde el 01 de Abril de 2016 hasta la finalización del
mismo, 31 de Diciembre de 2016, salvo mutuo acuerdo entre proveedor/es y YES.
9 Seguros
El proveedor será único y exclusivo responsable por el ejercicio de su actividad y trabajos.
10 Confidencialidad
El proveedor manifiesta conocer que la información que obra en poder de YES. es de carácter
confidencial, y que ha sido cedida por sus clientes y empleados, con su expreso consentimiento,
y que debe ser tratada con las medidas de seguridad exigidas por la Ley Orgánica de Protección
de Datos de forma acorde con los fines de prestación de servicios financieros y
laborales para lo que fue recabada.
 La empresa adjudicataria y YES. se obligan a no divulgar la Información Confidencial, que
reciba de la otra parte como consecuencia del presente proceso, excepto a sus
funcionarios, empleados y/o a los empleados y funcionarios de sus afiliadas, en la
medida que sea necesario que conozcan la Información Confidencial.
 Se entiende por Información Confidencial, pero no se limita a, la información

concerniente a los asuntos financieros de la empresa adjudicataria o YES., sus sistemas
de negocio, estrategias de marketing, secretos de comercio, productos, diseños,
sabores, equipo, proceso de manufactura, tecnología y cualquier otra clase de
información, tanto técnica como comercial, que se haya entregado durante el proceso
de compra siempre que dicha información:
(i) No aparezca en patentes o publicaciones emitidas.
(ii) Sea conocida o dada a conocer al público sin que medie culpa de las
Partes.
(iii) Sea independientemente generada por las Partes sin el uso de la

Información Confidencial.
 En cualquier caso de divulgación a empleados o funcionarios la Parte que revele la

Información Confidencial deberá realizar las siguientes actividades:
(i) Informar a su empleado o funcionario sobre la naturaleza confidencial

de la Información Confidencial y la existencia de este Contrato.
(ii) Requerir al respectivo empleado o funcionario el tratamiento debido a

la Información Confidencial y prohibirle el uso o su utilización para
cualquier otro asunto o actividad que no guarde relación directa con el
presente Contrato.
(iii) Responsabilizarse por cualquier uso o utilización
indebida en la que pudiera incurrir cualquier funcionario o empleado.
 La obligación de confidencialidad se mantendrá en vigor mientras dure el proceso de

compra, e incluso luego de esto por un plazo de 2 años desde que se termine el mismo,
sin perjuicio de la obligación de devolver y/o destruir la Información Confidencial que
obre en su poder en caso fuera solicitado por la otra parte. Se exceptuará la obligación
de devolver la información que sea necesaria para poder registrarse como proveedor.
 Ambas Partes acuerdan notificar de inmediato a su contraparte sobre cualquier consulta

o solicitud realizada por una agencia gubernamental o autoridad o cualquier consulta o
solicitud realizada como resultado de un procedimiento administrativo o judicial por el
cual para la contestación del mismo se necesitará divulgar cualquier Información
Confidencial. Las Partes no deberán divulgar la Información Confidencial en respuesta a
dicha consulta o solicitud a excepción que se requiera por un proceso obligatorio de un
tribunal, agencia administrativa o cualquier ente gubernamental. Con anterioridad a la
divulgación, se deberá conceder a la contraparte una oportunidad razonable para
asegurar el tratamiento confidencial de cualquier Información Confidencial por parte de
dicho tribunal, agencia administrativa u otra autoridad gubernamental.
 Lo contenido en el presente documento no deberá ser interpretado como el

otorgamiento a cualquiera de las partes de una licencia o derecho bajo una patente o
derecho de propiedad intelectual y el presente documento no deberá afectar el derecho
de cualquiera de las Partes a objetar el alcance, validez o infracción alegada de cualquier
patente o derecho de propiedad intelectual.
10.1 Protección de datos personales
En los casos en que para el servicio de los productos objeto del presente bases fuera necesario
que el proveedor tuviera acceso a los datos de carácter personal incorporados a los ficheros de
los que es responsable YES., de conformidad con lo previsto en la Ley de Protección de Datos
local el proveedor acompañará las medidas de seguridad a que se refiere la misma norma.
La política de seguridad del proveedor garantiza el pleno cumplimiento de la normativa que

sobre medidas de seguridad de los datos sea o pueda ser establecida, con pleno cumplimiento
de lo expresamente dispuesto en la Ley, incluida la obligación para el proveedor
de realizar las Auditorias estipuladas en la mencionada Ley respecto del tratamiento que de los
datos de YES. realice en sus locales.
Asimismo, el proveedor deberá seguir siempre las instrucciones de YES. en la realización del
tratamiento de los datos, sin que pueda en ningún caso aplicarlos o utilizarlos para fines
distintos al objeto de este bases, y sin que quepa realizar igualmente comunicación alguna de
los mismos a otras personas físicas o jurídicas bajo ningún concepto, ni siquiera para su
conservación. Queda, por tanto, terminantemente prohibido subcontratar los servicios que
afecten, directa o indirectamente, a datos de carácter personal.
Finalizado el acuerdo comercial, cualesquiera de los datos de carácter personal que pudieran
quedar en poder del proveedor serán destruidos o devueltos a YES., al igual que cualquier
soporte o documento en que consten los mismos, sin conservar copia alguna de los mismos.
11 Anexos
11.1 Anexo I: Especificación y Cronograma de Entrega.
Se adjunta archivo EXCEL PLAN ENTREGA HELP DESK LICITACIÓN 2016
* Se indican los meses en que se realizará suministro de cada referencia.
La información contenida en este documento es propiedad de YES. Las empresas participantes utilizarán dicha información exclusivamente para preparar sus ofertas, que serán presentadas mediante esta solicitud de cotización.
YES. comprende la importancia de la información facilitada por las Empresas Participantes y otorga tratamiento de confidencialidad a las ofertas presentadas.

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2 Descripción del proceso de Negociación .................................................................... 3

3 Presentación de Ofertas .......................................................................................... 4

3.1 Validez de la Oferta ........................................................................................ 5

3.2 Criterios de Adjudicación y homologación del producto ........................................ 5

3.3 Penalizaciones concursales............................................................................... 6

4 Homologación de Proveedores ................................................................................. 6

5 Detalle del servicio a realizar ................................................................................... 6

5.1 Cantidades de Producto y observaciones ........................................................... 7

6 Condiciones de Suministro ...................................................................................... 7

6.1 Entrega ......................................................................................................... 7

6.2 Motivos de rechazo de los productos ................................................................. 8

6.3 Penalizaciones ................................................................................................ 8

6.4 Control de calidad de producto ......................................................................... 8

6.5 Modificación de productos ................................................................................ 9

7 Solicitud de la oferta .............................................................................................. 9

7.1 Oferta ........................................................................................................... 9

8 Duración del acuerdo comercial ............................................................................... 9

10.1 Protección de datos personales....................................................................... 11

11.1 Anexo I: Especificación y Cronograma de Entrega............................................. 13

Mediante la recepción de oferta por parte de YES., la empresa concursante formaliza el

YES. realizará la selección de una o varias empresas de acuerdo a:

 Criterios de calidad y capacidad del proveedor.

2 Descripción del proceso de Negociación

Se indican los hitos más significativos del proceso:

Envío del Bases de petición de oferta 24 deMayo de 2017

Plazo límite para recepción de consultas 01 de Junio de 2017

Envío de respuestas a las consultas 05 de Junio de 2017

Limite de Recepción de ofertas 12 de Junio de 2017

Confirmación de la adjudicación 16 de Junio de 2017

Firma de Contrato /Inicio de servicio 02 de Julio de 2017

Se responderán las consultas mediante comunicado a todos los proveedores involucrados si se

Son de obligado cumplimiento los siguientes principios básicos:

 La información de la propuesta ha de ser precisa y verdadera, cumplimentando todos

 La presentación de oferta por parte del proveedor implica la aceptación de las

 No obstante, la presentación de oferta no constituye relación contractual. Una vez

 Los gastos incurridos por el proveedor en la elaboración de la respuesta a este bases o

 Las ofertas se presentarán a través del portal de compras:

 Lunes a Viernes: de 8:00h a 14:00h (horario de Perú).

3.1 Validez de la Oferta

3.2 Criterios de Adjudicación y homologación del producto

3.3 Penalizaciones concursales

 No cumplir o no completar alguno de los requisitos obligatorios especificados en la

 Seguro complementario contra accidentes de Trabajo (SCTR) para su personal

 Póliza por deshonestidad y responsabilidad civil.

 Carta de Garantía del servicio

 Ficha del registro único de contribuyente RUC.

 Copia de vigencia de poder del responsable de la Firma de Contratos no

 Estados financieros, del último periodo declarado ante la Administración

5 Detalle del servicio a realizar

Constituye el objeto de este servicio el suministro de los productos detallados a continuación:

5.1 Cantidades de Producto y observaciones

Se muestra a continuación en el Anexo I el cuadro resumen de producto, unidades, cantidades,

La dirección de entrega será: YES. – Planta Huachipa

San Juan de Lurigancho

6.2 Motivos de rechazo de los productos

El proveedor estará obligado a la reposición de estos productos en caso de rechazo, corriendo

Un repetido incumplimiento de las especificaciones podrá derivar en la anulación de los

El proveedor adjudicatario estará sujeto a penalización por retraso en la entrega en la

6.4 Control de calidad de producto