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UNIDAD 1. EMPRESAS Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS. CUADRO COMPARATIVO.

ELEMENTOS PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL


El estudio y selección de La división lógica, óptima y ordenada La responsabilidad absoluta sobre Establecimiento de sistemas que
alternativas sobre pronósticos de trabajos y responsabilidades, para la coordinación de recursos permitan detectar errores,
de operaciones futuras. Fijación alcanzar los pronósticos definidos por humanos y de capital de una desviaciones, causas y
del curso concreto al cual se ha la planeación (Autor, año). empresa, para satisfacer en forma soluciones, de una manera
de seguir, estableciendo los Ordenamiento y coordinación racional óptima al cliente, al accionista y al expedita y económica.
principios que habrán de de todos los recursos que forman personal que la integra, en forma
orientarlo, la secuencia de parte del gripo social. continua y perdurable. Etapa del
CONCEPTOS operación para realizarlo, y la proceso administrativo, también
determinación del tiempo y llamado ejecución, comando o
números para su realización. liderazgo, (al dirigir es cuando se
ejercen más representativamente
las funciones administrativas, de
manera que todos los dirigentes
pueden considerarse
administradores.)
 Factibilidad: Lo que se  OBJETIVO:  COORDINACIÓN DE EQUILIBRIO: A cada grupo de
planee debe ser Se deben tener relación con los INTERÉS: eficiencia en delegación conferido debe
realizable. objetivos y propósitos de la tanto se encamine hacia los proporcionarse el grado de control
 Objetividad y empresa. logros de los objetivos de la correspondiente.
cuantificación: Debe  ESPECIALIZACIÓN: empresa.
basarse en datos reales Limitación de una persona en  IMPERSONALIDAD DE DE LOS OBJETIVOS: Se refiere
PRINCIPIOS  Flexibilidad: Establecer una sola actividad. (Eficiencia y MANDO: Se refiere a la a que el control existe en función
márgenes de holgura que destreza.) autoridad y su ejercicio (el de los objetivos, es decir, el
permitan afrontar  JERARQUÍA: Centros de mando), surge como control no es un fin, sino un medio
imprevistos. autoridad donde emane la necesidad de organización. para alcanzar los objetivos
 Unidad: Todo debe estar comunicación para lograr los  SUPERVISIÓN DIRECTA: preestablecidos.
integrado a un plan planes. Apoyo y comunicación que
general. debe proporcionar el
 Cambio de estrategias:  PARIDAD DE AUTORIDAD Y dirigente a sus DE LA OPORTUNIDAD: El
La empresa deberá RESPONSABILIDAD: a cada subordinados. control, para que sea eficaz, ser
cambiar su curso de grado de responsabilidad le  VÍA JERÁRQUICA: oportuno, es decir, debe de
acción a través de los corresponde un grado de importancia de respetar la aplicarse antes de que se efectúe
años. autoridad. comunicación establecida el error, de tal manera que sea
 UNIDAD DE MANDO: por la organización formal. posible tomar medidas
Determinar un centro de  RESOLUCIÓN DEL correctivas, con anticipación.
autoridad y decisión para cada CONFLICTO: indica la
función. necesidad de resolver DE LAS DESVIACIONES: Todas
 DIFUSIÓN: deberán ser conflictos que surjan durante las variaciones o desviaciones que se
publicadas la obligaciones de la gestión administrativa. presenta en relación con los planes
cada puesto que cubre  APROVECHAMIENTO DEL deben de ser analizados
detalladamente, de tal manera que
responsabilidad y autoridad CONFLICTO: Ver el lado sea posible conocer las causas que
 AMPLITUD O TOMA DE positivo del conflicto, ya que las originaron, a fin de tomar las
CONTROL: Límite en cuanto al ofrece la posibilidad de medidas necesarias para evitarlas en
número de subordinados que visualizar nuevas el futuro.
deberán reportar a un estrategias y emprender
ejecutivo. diversas alternativas. COSTEABILIDAD: El
 COORDINACIÓN: Las establecimiento de un sistema de
unidades dela organización control debe justificar el costo que
siempre deberán mantenerse este represente en tiempo y
en equilibrio. dinero, en relación con las
 CONTINUIDAD: La ventajas reales que este reporte.
organización requiere
mejorarse, mantenerse DE EXCEPCIÓN: El control debe
dependiendo las condiciones aplicarse, preferentemente, a las
del medio. actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir
costos y tiempo
DE LA FUNCIÓN
CONTROLADA: La función
controladora por ningún motivo de
comprender a la función
controlada, ya que pierde
efectividad el control.

 Políticas: Criterios y  DIVISIÓN DEL TRABAJO:  TOMA DE DECISIONES: es  ESTABLECIMIENTO DE


lineamientos generales Separación y delimitación de la elección de un curso de ESTÁNDARES: Un
que hay que observar en las actividades (Mayor decisión entre varias estándar es una unidad de
la toma de decisiones. precisión, eficiencia, mínimo alternativas. medida que sirve como
 Presupuesto: Esquema esfuerzo.)  Definir el problema modelo ó patrón sobre el
escrito de tipo general y/o 1. Jerarquización: disposición de  Analizar el problema cual se efectúa el control.
especifico que determina una organización por orden de  Evaluar las  Rendimiento de
por anticipado en rango, grado o importancia. alternativas beneficios: Es la
términos cuantitativos 2. Departamentalización: División y  Elegir entre utilidad que
(Monetarios) agrupación de las funciones y alternativas obtenemos de
 Pronósticos. actividades en unidades con base  Aplicar la decisión comparar ésta con la
a su similitud.  INTEGRACIÓN: inversión de capital
ETAPAS 2.1. Secuencia de la necesaria para llevar
 El hombre adecuado
departamentalización: para el puesto a cabo el proceso
2.1.1. Listar funciones de adecuado: Los productivo.
empresa hombres que  Posición en el
2.1.2. Agruparlas en orden desarrollen una mercado:
jerárquico. función, deberán Estándares que se
2.1.3. Clasificarlas cumplir los requisitos utilizan para
2.1.4. Asignar actividades a para desempeñarlo. determinar la
cada uno de los aceptación de algún
 Provisión de
departamentos. producto lanzado al
elementos
necesarios: Cada mercado, en base al
personal deberá proceso de
2.1.5. Especificar la relación de contar con los comercialización
autoridad, responsabilidad elementos para tal efecto.
y obligaciones. necesarios para  Productividad: Se
2.1.6. Establecer líneas de hacer frente a las aplica tanto en el
comunicación e necesidades del área de producción
interacción. puesto. como en todas las
2.2. Tipos de  La importancia de la áreas que
departamentalización: De introducción conforman la
acuerdo con la situación adecuada: indica que empresa, se obtiene
específica de cada empresa. al ingresar una en base al estándar
persona a una horas-máquina,
2.2.1. Funcional: Agrupación empresa, de él horas-hombre.
de actividades analógicas dependerá su  Calidad del
según su función adaptación al producto: Se
primordial. ambiente de la establece para
2.2.2. Por productos: Dedicada empresa. verificar la
a la fabricación de superioridad
diversas líneas de  Motivación: Conducir o referente a la calidad
productos. mover a la acción. de nuestro producto
2.2.3. Geográfica: Sectores  Comunicación: Proceso por en comparación con
alejados físicamente el cual se transmite y se la competencia.
(División de una empresa recibe información en un  Desarrollo del
en zonas regionales) grupo social. personal: Estándar
2.2.4. Clientes: Interés  Liderazgo supervisión: enfocado al
primordial es servir a los vigilar o guiar a los elemento humano,
distintos compradores. subordinados de tal forma concerniente a su
2.2.5. Por procesos o equipos: que realicen desenvolvimiento en
El proceso o equipo sirve adecuadamente sus la empresa, en base
para crear unidades actividades. a los programas de
departamentales (Tornos,  desarrollo.
Fresadoras. etc)
2.2.6. Secuencial: Empresas  Evaluación de la
que trabajan por turnos, actuación:
sin interrupción. Determina los límites
3. Descripción de actividades de productividad del
funciones y obligaciones: elemento humano
Consiste en la recopilación en la empresa.
ordenada y clasificada de todos los  MEDICIÓN DE
factores y actividades para llevar a RESULTADOS:
cabo un trabajo. Como su nombre lo indica,
 COORDINACIÓN: Nace de la en ésta etapa se van a
necesidad de sintonizar y medir los resultados contra
armonizar los esfuerzos para lo
realizar eficientemente una ejecutado, aplicando las
tarea. unidades de medida, las
cuales, deben ser definidas
acorde a los estándares.

 CORRECCIÓN: Los
controles tienden a
conducir a la acción
correctiva, cuando
detectamos fallas,
debemos verificar donde
está el mal, cómo sucedió,
quien es el responsable y
así tomar las medidas de
corrección pertinentes.
 RETROALIMENTACIÓN:
Es el proceso mediante el
cual, la información que se
obtiene en el control se
ajusta al sistema
administrativo con el paso
del tiempo.

 Métodos cuantitativos:  ORGANIGRAMAS: Son  Sistemas de información:  SISTEMAS DE


representaciones graficas de la comprende todos aquellos INFORMACIÓN:
 Investigación de estructura formal de una medios por el cual el  Contabilidad
operaciones organización. Existen tres administrador envía  Auditoria: Financiera
formas para su representación, información y datos. y Administrativa
 Técnicas de ingeniería vertical, horizontal, circular y  Control de recursos  Presupuestos
económica: mixto. Estos a su vez se humanos: su función es  Informes
clasifican en: evaluar la eficacia en la  Formas
 Valor presente  Por su objetivo: implantación y ejecución de  Archivos memorias
 Análisis de  Estructurales: todos y cada uno de los  GRAFICAS DIAGRAMAS
recuperación Muestran programas de personal.  proceso,
 Tasa interna de estructura  Control de finanzas: procedimientos,
retorno administrativa de proporciona información de Gantt, etc.
TÉCNICAS la empresa. la situación financiera de la  ESTUDIO DE MÉTODOS
 Funcionales:  Tiempos y
 Métodos Cualitativos: empresa.
Unidades,  Control de mercadotecnia: movimientos
estándares
 Delfos relaciones y se refiere a al evaluación de
funciones de la eficacia de las funciones a  MÉTODOS
 Tormenta de ideas
departamentos. través de las cuales se hace CUANTITATIVOS
 Técnicas de juego  Redes
 Grupos T  Especiales: llegar el producto al
destacados por consumidor.  Modelos
 Puntos fuertes y matemáticos
puntos débiles alguna 
característica.  Investigaciones de
 Oportunidades operaciones
riesgo y medios  Por su área:
 Estadística
 Cadena de fines y  Generales:
 Cálculos
medios. Representan toda
la organización. probabilísticos
 Departamentales:  Programación
representan la dinámica
organización de  REPORTES E INFORMES:
un departamento Existen múltiples tipos de reportaje
o sección. e informes; básicamente pueden
 Por su contenido: clasificarse en:
 Esquemáticos:
Contiene los  Informes de control
órganos que se utiliza para el
principales. control directo de las
 Analítico: Más operaciones.
detallados y  Reportes de
técnicos. información que
presentan datos mas
 MANUALES: extensos a fin de que
la gerencia pueda
Información acerca de la formular planes.
organización de la empresa. De 1.-Unidad del tema. Cada informe
acuerdo su contenido pueden debe referirse a un solo tema a
ser de políticas, fin de evitar confusiones.
departamentales, bienvenida, 2.-Concentración sobre las
organización, procedimientos, excepciones. Debe revelar
técnicas y puestos. indicadores importantes,
puntos débiles y fuertes más que
 Formato e índice de
situaciones comunes.
manuales: Su
3.- Claridad y concisión. Los
contenido se divide de
informes muy largos, detallados y
acuerdo a una
genéricos, originan confusión y
clasificación primaria del
desatención por parte de quien
tema, índice, objetivos,
los recibe.
fecha de emisión y
vigencia, nombre de la
Informes de las operaciones:
persona quien elaboro el Informes de control: Usados para
manual, instrucciones, el control directo de las
redacción clara concisa, operaciones
clara, complementarse
con graficas Reportes de información.
 Manuales de Utilizados para planeación y
organización: detalles determinación de normas.
más importantes de la
organización. Contienen Informes sobre la apreciación de
objetivos generales, renglones:
políticas generales,
glosario de términos Informes de actividad individual.
administrativos, Coincidiendo el renglón y la
nombres de área o responsabilidad.
departamentos, Informes de actividad conjunta:
procedimiento de Renglones bajo responsabilidad
organización, conjunta.
responsabilidades,
funciones, cartas de Informes estáticos. Limitaos a un
organización, análisis de la fortaleza financiera y
descripción de puestos y de la estructura con la fecha dad.
actividades, instrucción,
objetivos del manual e Informes dinámicos:
historia de la empresa.
 Manuales Informes de control financiero.
departamentales: Miden la condición financiera real
Objetivos generales de contra la condición planeada.
la empresa, políticas y
normas generales, carta Informes de cambio y de condición
de organización general, financiera. Resumen y analizan
reclamación de
aspectos de cambios en la condición financiera
coordinación, durante un periodo dado.
descripción de puestos,
grafica de procesos. 4.-Complementarse
con presentaciones graficas,
 DIAGRAMAS DE FLUJO: audio visuales y verbales.
Representa simbólica y 5.- Equilibrio entre la uniformidad y
gráficamente la secuencia la variedad. La empresa debe
lógica que se sigue en un contar con una estructura
conjunto de actividades. fundamental de informes, mismos
 Importancia: Registran que no deben
y transmiten sin cambiarse constantemente
distorsiones, sintetizan 6.- Frecuencia de los reportes. El
las actividades, informa hecho de que para controlar sea
y controla el necesario contar con información
cumplimiento de las oportuna y periódica.
actividades, fomenta la 7.-Evaluacion de la información.
comunicación formal Es necesario evaluar
entre los empleados, frecuentemente la utilidad que
elimina el retraso de reditúa la información.
actividades.  FORMAS
 Tipos de diagramas: Son elementos
Lineales o verticales, indispensables para la
representa las transmisión y registro de datos
actividades de arriba relativos las actividades que se
hacia abajo. desarrollan en cada
 DIAGRAMAS DE PROCESO: departamento; existen multitud de
Representación gráfica que formas que se utilizan de las
muestra la sucesión de pasos empresas que van desde una
en que consta un tarjeta de control de
procedimiento. asistencia hasta una póliza de
contabilidad.
 FORMAS: Información formal Facilitan la transmisión de
de los que acontece en una información a la vez que sirven
empresa. para registrar
 CARTA DE DISTRIBUCIÓN adecuadamente las operaciones.
DEL TRABAJO: Técnica que Al diseñar las formas es
sirve para analizar los puestos conveniente observar los
de trabajo de un departamento siguientes lineamentos:
o sección para mejorar la a) Aprovechamiento adecuado de los
estructura. espacios
b) Claridad y concisión
c) Uniformidad de diseño
d) Diseñar un diagrama de control de
formas
e) Diseñar un catalogo de formas
f) Diseñar solo las necesarias (evitar
papeleo excesivo)
g) Asegurarse de que los asuntos y
las actividades importantes se
registren adecuadamente
h) Que el costo de su implantación se
justifique
Control interno
Se refiere a la aplicación de los
principios de control a todo el
funcionamiento de la
organización; sus propósitos
básicos son:
a) La obtención de información
b) La protección de los activos de la
empresa.