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Políticas:

Son planes en el sentido de que constituyen declaraciones o


entendimientos generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma
de decisiones. Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse
una decisión y asegurarse de que la decisión sea congruente con un objetivo
y contribuya a su cumplimiento. Las políticas ayudan a decidir cuestiones
antes de que se conviertan en problemas, hacen innecesario analizar la misma
situación cada vez que se presente y unifican otros planes, con lo cual
permiten a los gerentes delegar autoridad y mantener aun así control sobre
lo que hacen sus subordinados.
Las políticas existen comúnmente en todos los niveles de la
organización e incluyen desde grandes políticas de la compañía y de los
departamentos hasta políticas menores aplicables a los segmentos más
pequeños de la organización. Pueden estar relacionadas con funciones como
ventas y finanzas, o tan sólo como un proyecto como el diseño de un
producto nuevo para afrontar una competencia específica. Hay muchos tipos
de políticas. Los ejemplos incluyen políticas para contratar solamente a
ingenieros con formación universitaria o para estimular las sugerencias de
los empleados y mejorar la cooperación, para hacer ascensos desde el
interior, para apegarse estrictamente a un estándar elevado de ética en los
negocios, para escoger precios competitivos o para establecer precios fijos y
no precios basados en los costos. Como las políticas son guías para la toma
de decisiones, de ello se desprende que deben permitir discreción (margen
de libertad). De lo contrario serían reglas. Con demasiada frecuencia las
políticas se interpretan como los "diez mandamientos" que dejan poca
iniciativa al individuo. Aunque la discreción en algunos casos es muy
amplia, a veces puede ser excesivamente estrecha. Por
ejemplo, una política de comprar al postor más bajo de tres postores
calificados sólo deja a la discreción la cuestión de cuáles postores están
calificados; el requerimiento de comprar a un proveedor específico,
independientemente del precio o del servicio, sería una regla. La política es
un medio para alentar la discreción y la iniciativa, pero dentro de ciertos
límites. El grado de libertad dependerá naturalmente de la política y reflejará
a su vez la posición y la autoridad en la organización. El presidente de una
compañía con una política de competencia agresiva de precios tiene un área
amplia de discreción e iniciativa para interpretar y aplicar esta política. El
gerente de ventas de distrito (que es responsable frente al gerente regional de
ventas) sigue la misma política básica, pero las interpretaciones hechas por
el presidente, el vicepresidente de ventas y el gerente regional de ventas se
convierten en políticas derivadas que podrían limitar la autoridad del gerente
de distrito hasta el punto de que, por ejemplo, sólo pudiera aprobar un precio
especial de venta que, al máximo, fuera una reducción del 10% para enfrentar
la competencia.

Procedimientos
Los procedimientos son planes que establecen un método obligatorio
para manejar actividades futuras. Son guías para la acción, más que para el
pensamiento, y describen la manera exacta en que deben realizarse ciertas
actividades. Son secuencias cronológicas de acciones requeridas. Los
procedimientos se encuentran en cualquier parte de una organización.
El consejo de administración sigue muchos procedimientos muy
diferentes a los del supervisor; la cuenta de gastos del vicepresidente puede
pasar por procedimientos de aprobación muy diferentes a la del vendedor;
los procedimientos para ejecutar disposiciones de vacaciones y ausencias por
enfermedad pueden diferir considerablemente en diversos niveles de la
organización. Pero el hecho importante es que existen procedimientos en
toda una organización, aun cuando, como cabría esperar, se vuelvan más
rigurosos y más numerosos en los niveles inferiores debido en gran parte a
la necesidad de un control más estricto, las ventajas económicas de describir
acciones en detalle, la menor necesidad de campo de acción o libertad para
los gerentes de nivel inferior, y a que muchos trabajos rutinarios pueden
ejecutarse con más eficiencia cuando la gerencia prescribe la mejor manera
de realizarlos. Al igual que otros tipos de planes, los procedimientos tienen
una jerarquía.
Así, en una empresa típica es posible encontrar un manual denominado
"práctica estándar de la corporación", que describe procedimientos para la
corporación en su totalidad; un manual denominado "estándar de división",
y conjuntos especiales de procedimientos para un departamento, una
sucursal, una sección o una unidad. Los procedimientos a menudo atraviesan
líneas departamentales. Por ejemplo, en una compañía manufacturera, el
procedimiento para manejar pedidos casi siempre incluirá el departamento
de ventas (para el pedido original), el departamento de finanzas (para el
acuse de la recepción de fondos y para la aprobación del crédito al
consumidor), el departamento de contabilidad (para registrar la transacción),
el departamento de producción (para la orden de producir bienes o la
autoridad para sacarlos de las existencias) y el departamento de tráfico (para
determinar los medios de embarque y la ruta). Considérense unos cuantos
ejemplos de la relación entre procedimientos y políticas. La política de la
compañía puede otorgar vacaciones a los empleados; los procedimientos
establecidos para implantar esta política se ocuparán de programar
vacaciones y evitar desorden en el trabajo, establecer métodos y tarifas de
pago de vacaciones, mantenimiento de registros para asegurarle a cada
empleado sus vacaciones y descripción de los medios para aplicarlas.
Una compañía quizá tenga la política de embarcar pedidos con
rapidez; particularmente en una empresa grande, serán necesarios
procedimientos cuidadosos para asegurarse de que los pedidos se manejen
de una manera específica. Posiblemente la política de la compañía requiera
que el departamento de relaciones públicas apruebe las declaraciones
públicas de los empleados; para implantar esta política, los gerentes deben
establecer procedimientos tendientes a obtener aprobación con el mínimo de
molestias y de retrasos.

Reglas
Describen la acción o no acción requerida y específica, y no permiten
discreción. En general, constituyen el tipo más sencillo de plan. La gente a
menudo confunde las reglas con las políticas o procedimientos. Las reglas se
diferencian de los procedimientos en que guían la acción sin especificar una
secuencia temporal. De hecho, un procedimiento podría considerarse como
una serie de reglas. Sin embargo, puede ser que una regla sea o no parte de
un procedimiento. Por ejemplo, "No fumar" es una regla que no está
relacionada con ningún procedimiento, pero un procedimiento que gobierna
el manejo de pedidos puede incorporar la regla de que todos los pedidos
deben confirmarse el día en que se reciban. Esta regla no permite ninguna
desviación de un curso estipulado de acción y tampoco interfiere con el resto
del procedimiento para manejar pedidos.
Es comparable con una regla de que todas las fracciones de peso de
más de media onza se cuenten como una onza completa o que la inspección
de recepción debe contar o pesar todos los materiales y compararlos con la
orden de compra. La esencia de la regla es que refleja una decisión
administrativa de que cierta acción debe emprenderse o no. Hay que
cerciorarse de saber distinguir las reglas y las políticas. El propósito de las
políticas es guiar la toma de decisiones al definir áreas en las cuales los
gerentes puedan usar su discreción. Aunque las reglas también sirven de
guías, no permiten discreción en su aplicación. Muchas compañías y otras
organizaciones creen que tienen políticas cuando en realidad poseen reglas
descritas. El resultado es confusión acerca de cuando puede usar la ente su
propio juicio, si eso es posible. Esto quizá sea peligros. Las reglas y
procedimientos, por su misma naturaleza, están diseñados para reprimir el
pensamiento; debemos usarlos sólo cuando no queramos que los empleados
de una organización apliquen su criterio personal

Programas
Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas,
asignaciones de tarea, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos
necesarios para llevar a cabo un curso de acción; normalmente cuentan con
el apoyo de presupuestos. Pueden ser tan grandes como el programa de una
línea aérea para adquirir una flota de aviones de propulsión a chorro en 400
millones de dólares o el programa quinquenal que emprendió la Ford Motor
Company hace varios años para mejorar el estatus y la calidad de sus miles
de supervisores o tal vez sean tan pequeños como un programa formulado
por un solo supervisor para mejorar la moral de los trabajadores en el
departamento de fabricación de partes de una compañía de maquinaria
agrícola.
Un programa principal puede necesitar muchos programas de apoyo.
Para citar de nuevo una línea área, su programa para invertir en nuevos
aviones de propulsión a chorro con un costo de muchos millones de dólares
para los aparatos y las refacciones necesarias, requiere muchos programas de
apoyo a fin de que la inversión se use apropiadamente. Debe desarrollarse
en detalle un programa para proporcionar a las bases de mantenimiento y
operación las refacciones y componentes necesarios. Deben prepararse
instalaciones especiales de mantenimiento y personal capacitado.
También debe capacitarse a los pilotos y a los ingenieros de vuelo y,
si los nuevos aviones significan una adición neta a las horas de vuelo, deberá
reclutarse personal de vuelo. Hay que revisar los horarios de vuelo y
capacitar al personal de estación terrestre para que maneje los nuevos
aviones y sus horarios, a medida que el servicio se amplíe a nuevas ciudades
en el sistema de la línea área. Los programas de publicidad deben darle una
propaganda adecuada al nuevo servicio. Deben desarrollarse planes para
financiar los aviones y obtener la cobertura de seguros. Deben diseñarse e
implantarse estos y otros programas antes de que se reciba un avión nuevo y
se ponga en servicio. Además, todos estos programas requieren coordinación
y sincronización, ya que el fracaso de cualquier parte de esta red de planes
de apoyo significa retrasos para los principales programas, así como costos
innecesarios y pérdida de utilidades. Algunos programas, particularmente los
que requieren contratación y capacitación de personal, pueden cumplirse
demasiado pronto o demasiado tarde, y entonces habrá gastos innecesarios
debido a que los empleados están disponibles y capacitados antes de que se
requieran sus servicios.

Presupuesto
Es un estado de los resultados esperados, expresados en términos
numéricos. Se puede denominar programa con expresión numérica. De
hecho, al presupuesto de operación financiera se le denomina a veces “Plan
de utilidades”. Puede expresarse en término financieros o en términos de
horas hombre, unidades de producto, horas-maquinas o cualquier otro
término numéricamente mensurable. Puede referirse a operaciones, como en
el presupuesto de gastos; puede reflejar gastos de capital, como en el
presupuesto de capital; o puede mostrar flujo de efectivo, como en el
presupuesto de efectivo. La elaboración de un presupuesto evidentemente es
planeación.
El presupuesto es el instrumento fundamental de plantación en muchas
compañías. Un presupuesto obliga a una compañía a hacer con antelación
(ya sea para una semana o cinco años) una compilación numérica del flujo
de efectivo esperado, gastos e ingresos, gastos de capital o utilización de
horas-hombre o de horas máquina. El presupuesto es necesario para el
control, pero no puede servir como un estándar sensible de control, a no ser
que refleje los planes. Aunque un presupuesto usualmente implanta un
programa, puede ser también un programa. Una compañía en una situación
financiera difícil instaló un complejo programa de control del presupuesto,
diseñado no sólo para controlar los gastos sino también para crear una
conciencia de costos en los directivos.
De hecho, una de las principales ventajas de la presupuestación es que
hace a la gente planear; como un presupuesto está expresado en forma de
números, obliga a la exactitud en la planeación. Además, como los
presupuestos usualmente se desarrollan para toda una compañía, son un
medio importante para consolidar los planes de una empresa.
Los presupuestos varían mucho en exactitud, detalle y propósito.
Algunos varían de acuerdo con el nivel de producción de la organización;
éstos se llaman presupuestos variables o flexibles. Los organismos
gubernamentales a menudo desarrollan presupuestos por programa en los
cuales la institución (y cada departamento dentro de ella) identifica metas,
prepara programas detallados para alcanzar las metas y estima el costo de
cada programa. Para planear un buen presupuesto de programa, un gerente
debe hacer una planeación muy detallada y completa. Otro tipo más, que es
un realidad una combinación del presupuesto variable y del presupuesto por
programa, se conoce como presupuesto de base cero. Un gerente que use este
método concibe las metas y en los programas necesarios para lograrlas como
un "paquete de trabajo", como si los programas comenzaran de nada o de
"base cero".

Estrategias
Durante años el ejército usó la palabra "estrategias" para designar los
grandes planes que se hacen a la luz de lo que se cree que un adversario
podría hacer o no. Aunque el término "estrategias" todavía tiene usualmente
una connotación competitiva, los gerentes lo usan cada vez más para señalar
áreas amplias de la operación de una empresa.
Tres definiciones denotan los usos más comunes del término
estrategias:
1) Programas generales de acción y despliegue de recursos para obtener
objetivos generales.
2) Programa de objetivos de una organización y sus cambios, los recursos
usados para lograr estos objetivos y las políticas que gobiernan la
adquisición, uso y disposición de estos recursos.
3) Determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la
adopción de cursos de acción y asignación de recursos necesarios para lograr
estas metas. Así, una compañía tiene que decidir en qué tipo de negocios va
a estar. ¿Es una compañía de transporte o una firma ferrocarrilera? ¿Es un
fabricante de recipientes o de cajas de papel? También tiene que decidir su
meta de crecimiento y la rentabilidad deseada.
Una estrategia podría incluir políticas tan importantes como las de
vender directamente en vez de hacerlo mediante distribuidores, concentrarse
en productos patentados o tener una línea completa de automóviles, como la
General Motors lo decidió hace muchos años. Por lo tanto, el propósito de
las estrategias es determinar y transmitir, a través de un sistema de objetivos
y políticas básicos, una imagen acerca de qué tipo de empresa se desea
proyectar. Las estrategias no pretenden describir con exactitud cómo ha de
lograr la empresa sus objetivos, ya que esta es la tarea de incontables
programas de apoyo mayores y menores. Pero las estrategias ofrecen una
estructura para orientar el pensamiento y la acción. Sin embargo, su utilidad
en la práctica y su importancia para orientar la planeación sí justifican la
separación de las estrategias como un tipo de plan con fines de análisis.