SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

GUÍA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE

FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL
Código: F00x-P00x-GFPI versión: 01
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Procedimiento Creación y Adecuación de Programas de
Formación Virtual y a Distancia

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº2

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Código: 210601008

Legislación Documental en el Entorno Laboral Versión: 4

Resultados de Aprendizaje: Competencia:

Ordenar la documentación de archivo de acuerdo al sistema Organizar los documentos de la unidad

implementado por la organización y la normatividad vigente. administrativa, teniendo en cuenta
legislación vigente.

Duración de la guía (en horas): 10 La realización total de la guía abarca un

tiempo mínimo de diez (10) horas en
una semana de trabajo individual y
colaborativo.

Se sugiere que para un adecuado

desarrollo de la guía, el aprendiz
destine 2 horas diarias de trabajo.

2. INTRODUCCIÓN

Estimado aprendiz:

La Legislación Documental, es la base para el adecuado manejo de los archivos en una empresa. Por lo
anterior, durante esta semana de estudio, se conocerán las principales normas y reglamentaciones que
permiten la conservación y correcto tratamiento de la documentación.

A continuación, encontrará descrita cada una de las actividades que conforman la guía de aprendizaje N°
2, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el contenido destinado para la segunda (2da) semana
de estudio: Introducción a la Ley General de Archivos, además del material adicional, dispuesto para
la realización de esta guía.

Durante el desarrollo de la guía, usted contará con la orientación necesaria para alcanzar el resultado de
aprendizaje correspondiente.

Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta guía, resulta
indispensable recordar el uso de fuentes bibliográficas y web grafías, en caso de que sea necesario.
Evite usar contenidos, fragmentos de textos y parafraseos sin la correspondiente referencia y cita.

Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para así tener un

adecuado proceso y culminación del programa de formación.
Guía de Aprendizaje

3. ESTRUCTURACIÓN DIDÁCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de Reflexión Inicial

Descripción:

Es indispensable identificar las principales normas que rigen el tratamiento de los archivos en el país, para
de esta manera ponerla en práctica en las empresas.

Después de haber estudiado el segundo (2do) contenido de estudio, es importante que indague y
reflexione acerca de algunos aspectos claves de las temáticas planteadas.

Por esta razón usted debe observar y analizar el vídeo denominado “Legislación Documental”
posteriormente identifique la importancia de la legislación documental y algunas leyes que la componen.

Recomendación:

Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta el análisis
realizado para el desarrollo de la actividad de transferencia del conocimiento y la de apropiación del
conocimiento.

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.

Descripción:

Con el conocimiento de las principales normas que componen la Legislación Documental en el país, se
puede comenzar a evaluar su efectiva aplicación en las empresas.

Por lo anterior, es indispensable que indague y conozca aún más sobre el tema, consultando una norma
técnica que sea implementada en el país para la elaboración de certificados y constancias, está debe ser la
que más le haya llamado la atención, para que sea analizada con detenimiento y así la comparta en una
sesión online. Es importante que recuerde que su aporte debe ser claro y concreto.

Recomendación:

La sesión en línea, se debe planear de común acuerdo entre el tutor y los aprendices. Recuerde que es
muy importante su aplicación, ya que permite la retroalimentación y aclaración de conceptos.

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

Descripción:

Además de conocer las principales normas relacionadas con La Legislación Documental, es indispensable
saberlas aplicar de forma adecuada en el entorno laboral.

Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, así como los conceptos básicos aprendidos
Guía de Aprendizaje

durante la segunda semana, es importante reforzarlos a través de la siguiente actividad:

Plantee un mapa conceptual, en el que resalte los aspectos más importantes de la Ley 594 de 2000, éste
debe irse complementado durante el desarrollo de la guía.

Tenga en cuenta el procedimiento para hacer los mapas conceptuales.

Para realizar el mapa conceptual se sugiere que consulte las siguientes páginas:

https://bubbl..us ;

https://cacoo.com/lang/es ;

https://coggle.it ;

http://cmap.ihmc.us/download

Recomendación:

Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad.

Es importante que tenga en cuenta la información obtenida de la actividad, para el desarrollo de las
actividades de evaluación.

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento

Descripción:

En el foro temático, correspondiente al primer contenido de estudio, responda de forma clara y

argumentada las siguientes preguntas :

a. ¿Cuál es la diferencia entre archivo público y archivo privado?

b. ¿Cuál es la importancia del Sistema Nacional de Archivos para las empresas privadas?

c. Comparta su opinión teniendo en cuenta su experiencia laboral.

Nota:

Realice su aporte del foro, frente a las opiniones de sus compañeros, a través del espacio Actividades o
el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard.

3.5. Actividades de evaluación

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

De Conocimiento :  Conoce la TÉCNICAS

importancia de la
Inicialmente, usted debe legislación S.S.= Simulación de Situaciones
recopilar la información obtenida archivística para la
de la actividad de apropiación del F.P. = Formulación de Preguntas
gestión empresarial
conocimiento y luego
Guía de Aprendizaje

complementarla con los términos M. = Mapas

o conceptos que considere
pertinentes en la realización de la
misma.
INSTRUMENTOS
De Desempeño:
C.T.= Cuestionarios
Para desarrollar este ítem de la
M. v. = Matriz de valoración o rúbrica
actividad de evaluación, usted
debe realizar el siguiente
ejercicio:

Complemente el mapa
conceptual con base en los
aspectos más importantes de la
Ley 594 de 2000 (realizado en la
actividad de apropiación del
conocimiento) y preséntelo
teniendo en cuenta el título, las
ideas principales y secundarias,
los enlaces, la estructura y la
jerarquía.

De igual manera debe tener en

cuenta las normas para la
presentación de trabajos.

Recomendación:

No olvide la importancia de citar

y referenciar cuando emplea
material de diferentes fuentes.

De Producto:

Usted debe entregar el trabajo

elaborado sobre el mapa
conceptual, a través del espacio
dispuesto para ello en la
plataforma Blackboard,
denominado: ESPACIO ENVÍO
DE LA ACTIVIDAD 2 “MAPA
CONCEPTUAL”

Plataforma Blackboard

 Contenido 2: INTRODUCCIÓN A LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS / Disponible en: Espacio

Guía de Aprendizaje
5. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

material del programa.

 Guía de aprendizaje RAP N° 2 / Disponible en: Espacio actividades 2.

 Video - Legislación Documental / Disponible en: Espacio actividades 2.

 Lecturas sugeridas:

Ley 594 de 2000 / Disponible en: Espacio actividades 2 en plataforma.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Archivo General de la Nación: El -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de
Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la
política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y
ponerlo al servicio de la comunidad.

Circular: Comunicación dirigida por una autoridad superior a una inferior sobre el mismo tema y con el
mismo propósito. Este es el procedimiento empleado por las autoridades superiores para transmitir a las
inferiores, sus instrucciones y decisiones.

Constitución: Es la norma suprema de un Estado de derecho soberano, es decir, la organización

establecida o aceptada para regirlo.

Democracia: Es una forma de organización social que atribuye la titularidad del poder al conjunto de la
sociedad. En sentido estricto, la democracia es una forma de organización del Estado en la cual las
decisiones colectivas son adoptadas por el pueblo mediante mecanismos de participación directa o
indirecta que confieren legitimidad a sus representantes.

Movimiento Político: Grupo o conjunto de grupos con afinidad de criterios, intereses y aspiraciones que
se constituyen y accionan con el fin primordial de alcanzar el poder político. La idea de movimiento va
asociada a la acción colectiva, a la expresión dinámica de las demandas y a la reafirmación pública de las
tendencias.

Servidor Público: Es aquel trabajador por cuenta ajena cuyo empleador es el Estado, incluyendo la
Administración pública y los entes regulados por Derecho público.

Sistema Nacional de Archivo: Conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones
públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden
nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que
articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven
el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los
ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.

Talento Humano: Consiste en la planeación, organización, desarrollo y coordinación, así como también
como control de técnicas, capaces de promover el desempeño eficiente del personal, a la vez que el medio
que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados
directamente o indirectamente con el trabajo.

6. BIBLIOGRAFÍA/ WEB GRAFÍA

BIBLIOGRAFÍA
Guía de Aprendizaje

Luis Fernando Jaén García. Los Sistemas Nacionales de Archivos de América Latina: Análisis
de sus Preceptos Legales.

CEBRIÁN SÁNCHEZ, Adalberto; RAPOSO VILLAVICENCIO, Rita María y SANTOS ANGULO,

Jhaciel. Modelo Organizacional para un sistema nacional de archivos. 1998.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Reglamento General de Archivos. 2ª

ed. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación. 1997.

WEB GRAFÍA

 Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012. Tomado de http://www.ala-archivos.org/wp-

content/uploads/2011/10/Legislacion-Colombia.pdf, consultado el 27 de marzo 2014

 Archivo General de la Nación, 2013. Tomado de www.archivogeneral.gov.co consultado el 27 de marzo

2014

 WilchesEpi, Youtube, Legislación Documental – SENA. 2011

https://www.youtube.com/watch?v=sF7_6VsjPJo, consultado el 27 de marzo 2014

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Eliana del Pilar Ospina Expertas temáticas Centro de Gestión Diciembre 2013
Tecnológica de
Sandra Milena Montoya Servicios
López

Julián Andrés Mora Líder de Línea Centro de la tecnología Marzo 2014

del diseño y la
productividad
empresarial - Línea de
producción - SENA
Girardot

Leidy Diana Cuéllar Asesor pedagógico y Centro de la tecnología Febrero 2014

Serna metodológico del diseño y la
productividad
empresarial - Línea de
producción - SENA
Girardot

Ana María Beltrán Marzo 2014

Editor - Guionista Centro de la tecnología
Hurtado
Guía de Aprendizaje

del diseño y la
productividad
empresarial - Línea de
producción - SENA
Girardot