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Importar, exportar y vincular datos entre Access y Excel
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Access y Excel pueden compartir datos de muchas formas. Se puede copiar datos
desde una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en
Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en
filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.) abierta y
pegarlos en una hoja de datos de Access, importar una hoja de cálculo en una base
de datos de Access o, simplemente, cargar en Excel una hoja de datos de Access
utilizando el comando Analizar con Excel. En este tema se explica de forma
detallada cómo intercambiar datos entre Access y Excel importando, exportando o
vinculando datos.
Importar datos desde Excel
Crear vínculos a datos de Excel
Exportar datos de Access a Excel
Solución de problemas
Importar datos desde Excel
Si tiene intención de almacenar en Access algunos o todos los datos contenidos en
una o varias hojas de cálculo de Excel, debería importar el contenido de la hoja de
cálculo en una base de datos de Access nueva o existente. Cuando importa los
datos, Access crea una copia de los datos en una tabla nueva o existente, sin
modificar el archivo de origen de Excel.
A continuación se indican algunos escenarios en los que puede ser necesario
importar datos de Excel en Access:
Lleva mucho tiempo usando Excel y ahora se está planteando la posibilidad
de pasarse a Access. Podría empezar por importar sus hojas de cálculo de
Excel en una o varias bases de datos nuevas de Access.
Es usted un director que recibe de sus empleados informes en formato de
Excel y desea combinar los informes con una base de datos existente para
actualizar el contenido de la misma.
Es usted un director al que sus empleados le envían informes semanales en
forma de archivos de Excel y desea automatizar la operación de importar
para ahorrar tiempo.
Está desarrollando una aplicación en la que es necesario escribir código
para importar datos de Excel en Access.
Si es la primera vez que va a importar datos desde Excel, debería saber lo siguiente:
No busque maneras de guardar una hoja de cálculo de Excel como una base
de datos de Access. Microsoft Excel no proporciona la funcionalidad
"guardar como" para crear una base de datos de Access con datos de Excel.
Para iniciar la operación de importación, la base de datos de Access debe
estar abierta previamente. Si desea importar los datos en una nueva base
de datos, debe crear una base de datos en blanco (que no contenga tablas,
formularios ni informes) antes de iniciar la operación de importación.
Los datos importaos desde una hoja de cálculo se almacenan en una tabla
nueva o existente en la base de datos actual. Si no está familiarizado con las
tablas o con la estructura de las bases de datos, vea Información sobre las
tablas (MDB) y Diseñar una base de datos.
Cuando abra una hoja de cálculo de Excel en Access (en el cuadro de
diálogo Abrir archivo, cambie el valor del cuadro de lista Tipo de archivo a
Archivos de Microsoft Office Excel y seleccione el archivo deseado), Access
crea un vínculo a la hoja de cálculo en lugar de importar sus datos. Crear un
vínculo a una hoja de cálculo es distinto a importarla en una base de datos.
Para obtener más información sobre la vinculación, vea la sección Crear
vínculos a datos de Excel más adelante en este tema.
Introducción a la operación de importación
Paso 1: Identificar los datos que se desea importar
Empiece por buscar el archivo de Excel y seleccione la hoja de cálculo que posee los
datos que desea importar en Access. Durante la operación de importación sólo se
puede importar una hoja de cálculo o rango con nombre (nombre: palabra o
cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor
constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a
rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) cada vez. Si no desea importar
toda la hoja de cálculo o un rango con nombre existente completo, puede que se
plantee crear un nuevo rango con nombre que sólo incluya las celdas que desee
importar. Tenga en cuenta que durante la operación de importación, puede decidir
omitir una o varias columnas de la hoja de cálculo o del rango con nombre, pero no
es posible hacerlo con las filas.
Para importar varias hojas de cálculo o rangos con nombre, repita la operación de
importación para cada hoja de cálculo o rango.
Para obtener más información sobre cómo trabajar con rangos con nombre, vea la
Ayuda de Excel.
Paso 2: Identificar la base de datos y la tabla de destino
Identifique la base de datos en la que se almacenarán los datos importados. Si no
desea almacenar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una
base de datos en blanco. Para obtener más información sobre cómo crear una base
de datos en blanco, vea la sección "Crear una base de datos vacía sin usar el
Asistente para bases de datos" del tema Crear una base de datos de Access.
La operación de importación se iniciará después de abrir la base de datos de
destino. Durante la operación, se le pedirá que especifique el nombre de la tabla
donde se almacenarán los datos importados. Si especifica el nombre de una tabla
existente, Access anexará los datos al final de la tabla. Si elige almacenar los datos
en una nueva tabla, Access creará la tabla durante la operación de importación.
Paso 3: Preparar los datos para la operación de importación
Revise los datos que desea importar y siga este procedimiento:
Asegúrese de que las celdas tienen formato tabular. Si el rango incluye
celdas combinadas, el contenido de la celda se colocará en el campo que
corresponde a la columna situada más a la izquierda y el resto de los
campos se dejarán en blanco.
Si la primera fila de la hoja de cálculo o rango con nombre contiene los
nombres de las columnas, puede especificar que Access trate los datos de la
primera fila como nombres de campo durante la operación de importación.
Si no hay ningún nombre de columna en la hoja de cálculo o un nombre de
columna concreto infringe las reglas de nomenclatura de campos de Access,
Access asignará un nombre válido para cada campo correspondiente.
Si va a importar los datos en una tabla existente, asegúrese de que el
número de columnas de la hoja de cálculo o del nombre con rango coincide
con el número de campos existente en la tabla. También debe coincidir el
nombre, tipo de fecha y posición de cada columna con el del campo
correspondiente de la tabla.
Sugerencia Para revisar los campos de una tabla y sus propiedades, abra la
tabla en la vista Diseño.
Paso 4: Aspectos que debe conocer antes de importar determinados tipos de
datos y elementos
Una vez importados los datos, puede que se dé cuenta de que no se importaron
todos los datos, o de que Access no asignó el tipo de datos adecuado. Vea el paso 6
para obtener más información sobre cómo tomar medidas correctivas.
Paso 5: Iniciar la operación de importación
1. Abra la base de datos de destino. Asegúrese de que la base de datos no es
de sólo lectura y de que dispone de permisos para realizar cambios en la
base de datos.
Si no existe la base de datos, créela. Para obtener más información sobre
cómo crear una base de datos en blanco, vea la sección "Crear una base de
datos vacía sin usar el Asistente para bases de datos" del tema Crear una
base de datos de Access.
2. En el menú Archivo, elija Obtener datos externos y, a continuación, haga
clic en Importar.
NOTA El comando Obtener datos externos sólo está disponible cuando
hay una base de datos abierta.
3. En el cuadro de diálogo Importar, dentro del cuadro Tipo de archivo,
seleccione Microsoft Excel.
4. Haga clic en la flecha que aparece a la derecha del cuadro Buscar en,
seleccione la unidad y la carpeta en la que se encuentra el archivo de hoja
de cálculo y, a continuación, haga doble clic en su icono.
NOTA Si aparece un mensaje de error que indica que Access no puede
importar el archivo seleccionado, puede deberse a que el archivo está
dañado o a que los datos no están en un formato que pueda leer Access.
Abra el archivo en Excel y asegúrese de que los datos están intactos y de
que tienen formato tabular.
5. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo del Asistente para
importación de hojas de cálculo.
Si no se inicia el asistente
Esto se podría deber a que Access se estuviera ejecutando en modo de
recinto de seguridad, pero no estuviera instalado en el equipo Microsoft Jet
4.0 SP8 o una versión posterior. Para que Access esté completamente
operativo, se requiere Jet 4.0 SP8 o una versión posterior cuando está
habilitado el modo de recinto de seguridad.
Para obtener más información acerca de la instalación de la actualización
de Jet, consulte el artículo de Office Online Acerca de Microsoft Jet 4.0 SP8
o posterior, en
http://office.microsoft.com/assistance/preview.aspx?AssetID=HA01048935
1033.
Para obtener más información acerca del modo de recinto de seguridad,
vea el tema Acerca del modo de recinto de seguridad del Servicio de
expresión de Microsoft Jet.
NOTA Si elige importar los datos en una nueva tabla y se da cuenta de que no
puede especificar opciones de campo excepto para el primero, debe obtener una
actualización para corregir un problema conocido.
Una vez terminada la operación de importación, aparecerá un mensaje informando
del estado de la operación. Si se produjo algún error, Access crea una tabla de
registro de errores en la base de datos y muestra el nombre de la tabla en ese
mensaje.
Paso 6: Revisar los datos importados, la tabla de registro de errores y emprender
las acciones correctivas
El último paso consiste en abrir la tabla de destino en la vista Hoja de datos,
después en la vista Diseño, y por último asegurarse de que los datos se importaron
sin errores.
Revisar la tabla de destino Aunque los mensajes de error y la tabla de registro de
errores informará de la mayoría de errores producidos, seguirá siendo conveniente
revisar los datos importados. Si observa que no se importaron todas las filas o
columnas, intente identificar y corregir el problema en el archivo de origen y
pruebe a repetir la importación. Si en una columna parecen estar truncados los
datos, pruebe a aumentar el ancho de la columna en la vista Hoja de datos antes
de probar otras opciones.
Cuando encuentre un problema concreto, corríjalo en el archivo de origen. Cuando
crea que ha corregido todos los problemas conocidos, repita la operación de
importación.
Para obtener información detallada sobre la solución de problemas, vea Solucionar
problemas de importación y vinculación.
Verificar y cambiar el tipo de datos de los campos Access intenta asignar el tipo
de datos adecuado a los campos importados, pero debería comprobar los campos
para asegurarse de que se les ha asignado el tipo de datos deseado. Por ejemplo,
en una base de datos de Access, un campo de número de teléfono o de código
postal se podría importar como campo de tipo Número, pero se debería cambiar a
un campo de tipo Texto en Access, porque no es probable que se vayan a realizar
cálculos con estos tipos de archivos. También debería comprobar y establecer
propiedades de los campos, como su formato, si es necesario.
Otras maneras de incluir datos de Excel en Access
Además de importar, puede utilizar las técnicas siguientes para incluir datos de
Excel en Access:
Crear vínculos a datos de Excel. Al vincular no se crea una copia de los datos
en Access, pero se permite que Access vea y modifique datos en las hojas
de cálculo de Excel. Para obtener más información sobre cómo crear
vínculos a hojas de cálculo, vea la sección Crear vínculos a datos de Excel de
este tema.
Cortar o copiar datos desde Excel y pegarlos en una tabla de Access. Para
obtener más información sobre cómo cortar o copiar datos de una hoja de
cálculo, vea la Ayuda de Excel.
Importar datos escribiendo código. Para importar los datos mediante
programación se puede escribir una macro o un procedimiento de Visual
Basic para Aplicaciones (VBA). Para obtener más información sobre cómo
hacerlo, vea Importar datos mediante programación.
Exportar datos de Microsoft Excel a un archivo XML de Lenguaje de
marcado extensible (Lenguaje de marcado extensible (XML): forma
abreviada del Lenguaje de marcado generalizado estándar (SGML) que
permite a los programadores crear etiquetas personalizadas que ofrecen
flexibilidad para organizar y presentar información.) que después se puede
importar en Access. Para obtener más información sobre cómo importar
datos XML, vea la sección "Importar datos o esquemas de XML" del tema
Importar o vincular datos y objetos.
Crear vínculos a datos de Excel
Si no desea mantener una copia de los datos en la base de datos de Access, puede
crear un vínculo a la hoja de cálculo de Excel. La vinculación permite establecer
conexión con los datos existentes en otros programas sin importarlos, de manera
que los datos se pueden ver y modificar tanto en el programa original como en el
archivo de Access.
Cuando cree un vínculo o una hoja de cálculo o a un rango con nombre, Access
crea una nueva tabla vinculada a las celdas de origen. Los cambios realizados en los
datos de la tabla actualizarán el archivo de origen de Excel. La vinculación resulta
de utilidad cuando es necesario compartir datos de Excel entre usuarios de Excel y
de Access.
Si es la primera vez que va a crear vínculos con una hoja de cálculo de Excel,
debería saber los siguientes puntos:
No se pueden crear vínculos a bases de datos de Access desde Excel.
No se pueden crear vínculos de datos de Excel a una tabla existente en la
base de datos. Al crear un vínculo, Access crea una nueva tabla,
normalmente conocida como tabla vinculada. La tabla muestra los datos
contenidos en la hoja de datos o el nombre con rango del origen, pero en
realidad no almacena los datos en la base de datos.
Una base de datos puede tener varias tablas vinculadas.
Los cambios realizados en los datos de Excel se reflejarán automáticamente
en la tabla vinculada. Cualquier cambio que efectúe en la tabla vinculada en
Access se guardará automáticamente en el archivo de origen de Excel.
Cuando abra una hoja de cálculo de Excel en Access (en el cuadro de
diálogo Abrir archivo, cambie el valor del cuadro de lista Tipo de archivo a
Archivos de Microsoft Office Excel y seleccione el archivo deseado), Access
crea una base de datos en blanco e inicia automáticamente el Asistente
para vinculación de hojas de cálculo.
Para obtener más información sobre la vinculación, vea Vincular datos y objetos de
bases de datos.
Introducción a la operación de vinculación
Paso 1: Identificar los datos que se desea vincular
Empiece por buscar el archivo de Excel y la hoja de cálculo que posee los datos a
los que desea establecer un vínculo. Durante la operación de vinculación sólo se
puede vincular una hoja de cálculo o rango con nombre cada vez. Si no desea
vincular toda la hoja de cálculo o un rango con nombre existente completo, puede
que se plantee crear un rango con nombre que sólo incluya las celdas que desee
importar.
Para establecer un vínculo a importar varias hojas de cálculo o rangos con nombre,
repita la operación de vinculación para cada hoja de cálculo o rango.
Para obtener más información sobre cómo trabajar con rangos con nombre, vea la
Ayuda de Excel.
Paso 2: Identificar la base de datos y la tabla de destino
Identifique la base de datos a la que desea crear el vínculo. Si no desea almacenar
el vínculo en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en
blanco. Para obtener más información sobre cómo crear una base de datos en
blanco, vea la sección "Crear una base de datos vacía sin usar el Asistente para
bases de datos" del tema Crear una base de datos de Access.
La operación de vinculación en Access comenzará después de abrir la base de datos
de destino. Durante la misma, Access creará una tabla vinculada. Si ya existe una
tabla con el nombre especificado, Access sobrescribirá dicha tabla.
Paso 3: Preparar los datos para la operación de vinculación
Revise los datos que desea vincular y siga este procedimiento:
Asegúrese de que las celdas tienen formato tabular. Si el rango incluye
celdas combinadas, el contenido de la celda se colocará en el campo que
corresponde a la columna situada más a la izquierda y el resto de los
campos se dejarán en blanco.
Si la primera fila de la hoja de cálculo o rango con nombre contiene los
nombres de las columnas, puede especificar que Access trate los datos de la
primera fila como nombres de campo durante la operación de vinculación.
Si no hay ningún nombre de columna en la hoja de cálculo o un nombre de
columna concreto infringe las reglas de nomenclatura de campos de Access,
Access asignará un nombre válido para cada campo correspondiente.
Paso 4: Aspectos que debe conocer antes de vincular determinados tipos de
datos y elementos
Elementos gráficos Los elementos gráficos contenidos en una hoja de
cálculo de Excel, como logotipos, gráficos e imágenes no estarán visibles en
Access.
Tipos de datos Los tipos de datos de los campos de la tabla vinculada no se
pueden cambiar. Ni tampoco cambiar el tamaño de los campos.
Valores calculados Los resultados de una columna o celdas calculadas
aparecen en la tabla, pero no se podrán modificar los valores.
Columna de Excel con valores de más de 255 caracteres Durante la
vinculación, si Access encuentra valores en Excel que tengan más de 255
caracteres, los almacena en un campo de tipo Memo que incluye sólo los
primeros 255 caracteres. Una solución alternativa para esta limitación
consiste en importar la hoja de cálculo o rango con nombre, en lugar de
crear un vínculo a la misma.
Una vez creada la tabla vinculada, debería abrirla en la vista Hoja de datos para ver
que la tabla tiene exactamente el mismo aspecto que el que tiene en el archivo de
origen. Vea el paso 6 para ver los posibles errores que pueden producirse y cómo
corregirlos.
Paso 5: Iniciar la operación de vinculación
1. Abra la base de datos de destino. Asegúrese de que la base de datos no es
de sólo lectura y de que dispone de permisos para realizar cambios en la
base de datos.
Si no existe la base de datos, créela. Para obtener más información sobre
cómo crear una base de datos en blanco, vea la sección "Crear una base de
datos vacía sin usar el Asistente para bases de datos" del tema Crear una
base de datos de Access.
2. En el menú Archivo, elija Obtener datos externos y, a continuación, haga
clic en Vincular tablas.
NOTA El comando Obtener datos externos sólo está disponible cuando
hay una base de datos abierta.
3. En el cuadro de diálogo Vincular, dentro del cuadro Tipo de archivo,
seleccione Microsoft Excel.
4. Haga clic en la flecha que aparece a la derecha del cuadro Buscar en,
seleccione la unidad y la carpeta en la que se encuentra el archivo de hoja
de cálculo y, a continuación, haga doble clic en su icono.
NOTA Si aparece un mensaje de error que indica que Access no puede
vincular el archivo seleccionado, puede deberse a que el archivo está
dañado o a que los datos no están en un formato que pueda leer Access.
Abra el archivo en Excel y asegúrese de que los datos están intactos y de
que tienen formato tabular.
5. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo del Asistente para
vinculación de hojas de cálculo.
Si no se inicia el asistente
Esto se podría deber a que Access se estuviera ejecutando en modo de
recinto de seguridad, pero no estuviera instalado en el equipo Microsoft Jet
4.0 SP8 o una versión posterior. Para que Access esté completamente
operativo, se requiere Jet 4.0 SP8 o una versión posterior cuando está
habilitado el modo de recinto de seguridad.
Para obtener más información acerca de la instalación de la actualización
de Jet, consulte el artículo de Office Online Acerca de Microsoft Jet 4.0 SP8
o posterior, en
http://office.microsoft.com/assistance/preview.aspx?AssetID=HA01048935
1033.
Para obtener más información acerca del modo de recinto de seguridad,
vea el tema Acerca del modo de recinto de seguridad del Servicio de
expresión de Microsoft Jet.
Una vez terminada la operación de vinculación, aparecerá un mensaje informando
del estado de la operación.
Paso 6: Revisar la tabla vinculada y tomar las acciones correctivas
El último paso consiste en abrir la tabla en la vista Hoja de datos y revisar los datos
mostrados.
Busque cadenas que comiencen por "#", como #Num. Por ejemplo, Access muestra
#Num en los campos numéricos cuando encuentra un valor no numérico.
Busque cadenas que parezcan estar truncadas. Aumente el ancho de la columna de
la vista Hoja de datos, pero si sigue sin verse el valor completo, podría deberse a
que el valor tiene más de 255. Access sólo muestra los primeros 255 caracteres,
por lo que la alternativa es importar los datos en lugar de vincularlos.
Para obtener información detallada sobre la solución de problemas, vea Solucionar
problemas de importación y vinculación.
Exportar datos de Access a Excel
Con frecuencia, se producirán situaciones en las que los datos estén almacenados
en Access, pero no es necesario moverlos o copiarlos a Excel. Por ejemplo, podría
desear distribuir el informe a un grupo de usuarios que prefieren verlos en Excel. O
bien, quizás desee analizar sus datos de Access aprovechando las características de
Excel. En esos campos, exporte el contenido de la base de datos de Access a una
hoja de cálculo de Excel.
A Excel se pueden exportar los siguientes elementos:
Los datos contenidos en una tabla, consulta, formulario o informe.
La ilustración siguiente muestra el aspecto que tendrá el informe Catálogo
de la base de datos de ejemplo Neptuno después de exportarlo a Excel:
Todas o algunas de las filas y columnas de una vista de hoja de datos
La ilustración siguiente muestra el aspecto que tendrá una parte de la tabla
Empleados en la vista de hoja de datos después de haberla exportado a
Excel:
NOTA En una única operación de exportación no se puede exportar varios
objetos. Sin embargo, se pueden combinar los datos contenidos en distintas hojas
de cálculo después de finalizar las operaciones de importación individuales. Para
obtener más información, vea Combinar libros y Mover (cortar) o copiar celdas o
datos de celdas en la Ayuda de Excel.
Introducción a la operación de exportación
Paso 1: Identificar los datos que se desea exportar
Empiece por buscar la base de datos y el objeto de la base de datos que contiene
los datos que desea exportar. Se pueden exportar tablas, consultas, formularios o
informes. Por ejemplo, se puede exportar la información de los clientes
almacenada en la tabla Clientes o en todo el informe del catálogo Productos.
NOTA Las páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web
diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o una intranet. Sus
datos suelen estar almacenados en una base de datos de Access.), macros y
módulos no se pueden exportar.
Paso 2: Decidir dónde empezar la operación de exportación
NOTA Los datos no se pueden exportar desde la vista Diseño ni desde la vista
SQL.
Paso 3: Identificar el archivo de destino de la operación de exportación
Durante la operación de exportación, se le pedirá que especifique el nombre del
archivo de destino. Si no existe ningún nombre de archivo como el que especifique,
se creará un nuevo archivo. Si el archivo existe, se producirá una de las siguientes
situaciones:
Si va a exportar una tabla o consulta y no activa la casilla de verificación Con
formato durante la operación de exportación, el archivo no se
sobrescribirá. Se agregará al archivo una nueva hoja de cálculo con el
mismo nombre que el del objeto que se va a exportar. Si ya existe una hoja
de cálculo con ese nombre, Access le pedirá que reemplace el contenido de
la hoja de cálculo correspondiente o que especifique otro nombre para la
nueva hoja.
Al activar la casilla de verificación Con formato, la hoja de cálculo hereda
los ajustes de formato parecidos a la hoja de datos, pero sobrescribe el
contenido existente de la hoja de cálculo.
Si va a exportar un formulario o un informe, el archivo se sobrescribirá en
todos los casos. Se quitarán todas sus hojas de cálculo existentes y se creará
una nueva hoja de cálculo con el mismo nombre que el del objeto
exportado.
Paso 4: Aspectos que debe conocer antes de exportar determinados tipos de
datos y controles
Paso 5: Iniciar la operación de exportación
1. Si el objeto que desea exportar no está abierto, en la ventana Base de
datos (ventana Base de datos: ventana que aparece cuando se abre una
base de datos o un proyecto de Access. Muestra métodos abreviados para
crear objetos de base de datos nuevos y abrir otros existentes.), haga clic en
el nombre del objeto. Para guardar sólo una parte de la hoja de datos,
ábrala y seleccione esa parte de la hoja de datos antes de continuar.
2. En el menú Archivo, haga clic en Exportar.
3. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Microsoft Excel 5‐7 o en
Microsoft Excel 97‐2003.
4. Haga clic en la flecha situada a la derecha del cuadro Guardar en y
seleccione la unidad o la carpeta en la que desee guardarlo.
5. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo (o
utilice el nombre sugerido).
6. Active la casilla de verificación Con formato.
7. Siga uno de estos procedimientos:
o Si va a guardar una hoja de datos, haga clic en Exportar todo para
guardar toda la hoja de cálculo o en Guardar selección si en el paso
1 se seleccionó una parte de la hoja de datos.
o Para todos los demás objetos de la base de datos, haga clic en
Exportar.
Paso 6: Revisar la hoja de cálculo de Excel
Abra la hoja de cálculo y asegúrese de que los datos se exportaron por completo.
Busque indicadores de error (triángulos verdes ) o valores erróneos (cadenas que
empiezan con "#", en lugar de los datos) en las celdas. Para obtener más
información sobre cómo solucionar indicadores de error y valores erróneos, vea la
Ayuda de Excel.
Cuando examine la hoja de cálculo en busca de errores, busque también columnas
en blanco o columnas que faltan, y celdas vacías. Si encuentra problemas graves,
corríjalos en la base de datos de origen y repita la operación de exportación.
Para obtener información detallada para la solución de problemas, vea Solucionar
problemas de exportación en Access.
Otras maneras de incluir datos de Access en Excel
Además de exportar, puede utilizar las técnicas siguientes para incluir datos de
Access en Excel:
Cortar o copiar datos desde Access y pegarlos en una hoja de cálculo de
Excel. Para obtener más información sobre cómo hacerlo, vea la sección
"Copiar o mover registros o datos desde varios campos de Microsoft Access
en otra aplicación" del tema Copiar o mover datos.
Exportar datos utilizando código. Para exportar los datos mediante
programación se puede escribir una macro o un procedimiento de Visual
Basic para Aplicaciones (VBA). Para obtener más información sobre cómo
hacerlo, vea Exportar datos mediante programación.
Cargar datos de Access en una instancia de Excel.
¿Cómo?
1. En la ventana Base de datos (ventana Base de datos: ventana que
aparece cuando se abre una base de datos o un proyecto de Access.
Muestra métodos abreviados para crear objetos de base de datos
nuevos y abrir otros existentes.), haga clic en el nombre de la hoja
de datos, formulario o informe que desea guardar y cárguela en
Excel. Para cargar sólo una parte de la hoja de datos, ábrala y
seleccione esa parte de la hoja de datos antes de continuar.
2. En el menú Herramientas, elija Vínculos con Office, luego, haga clic
en Analizar con Microsoft Excel.
Exportar datos de Microsoft Access a un archivo XML de Lenguaje de
marcado extensible (Lenguaje de marcado extensible (XML): forma
abreviada del Lenguaje de marcado generalizado estándar (SGML) que
permite a los programadores crear etiquetas personalizadas que ofrecen
flexibilidad para organizar y presentar información.) que después se puede
importar en Excel. Para obtener más información sobre cómo exportar
datos de Access como XML, vea Exportar datos de Access como XML.
Solución de problemas
Si sigue teniendo problemas con alguna de estas operaciones, pruebe las
sugerencias siguientes. Los vínculos del "Paso 4" y del "Paso 6" le serán de mucha
utilidad.
Un problema común en la importación: datos truncados
Si detecta que durante la importación se están truncando las celdas de
Excel que contienen más de 255 caracteres, vea "Tipo de datos" en el Paso
4: Aspectos que debe conocer antes de importar determinados tipos de
datos y elementos, dentro de la sección "Introducción a la operación de
importación" de este tema. En ella se explica que el Asistente para
importación de hojas de cálculo sólo muestra una vista previa de las
primeras 25 filas de los datos de Excel para predecir el tipo de datos que
asignar al campo de la nueva tabla.
Si en la 36ª fila de datos hay una celda que contiene 440 caracteres, por
ejemplo, Access no verá los datos de esa fila y, en lugar de crear un campo
con el tipo de datos Memo, el asistente creará un campo con el tipo de
datos Texto. ¿Cómo se puede evitar este problema concreto? Cortando e
insertando la 36ª fila de los datos por encima de la 25ª fila de la hoja de
cálculo de Excel. También es importante asegurarse de que los datos de las
columnas de la hoja de cálculo tienen el mismo tipo de datos en todas las
filas.
Haga clic en los vínculos del "Paso 6" para obtener sugerencias sobre cómo
interpretar el contenido de la tabla de registro de errores de Access o los
errores de la hoja de cálculo de Excel en la que se importaron los datos.