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Gestão da Informação e Documentação

Conceitos básicos em Gestão Documental

Módulo
4 Gerenciar Documentos Arquivísticos

Brasília - 2015
Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Presidente
Gleisson Rubin
Diretor de Desenvolvimento Gerencial
Paulo Marques
Coordenadora-Geral de Educação a Distância
Natália Teles da Mota Teixeira

Conteudistas:
Célia Maria da Silva Torres
Joana Gonzaga Ronchi Reis
Renata G. Paixão Gracindo
André do Espírito Santo Pereira

Revisor técnico:
Márcio Augusto Ferreira Guimarães

Diagramação realizada no âmbito do acordo de Cooperação TécnicaFUB/CDT/Laboratório Latitude e Enap.

© Enap, 2015

Enap - Escola Nacional de Administração Pública


Diretoria de Comunicação e Pesquisa
SAIS - Área 2-A - 70610-900 — Brasília, DF
Telefone: (61) 2020 3096 - Fax: (61) 2020 3178
SUMÁRIO

1 Introdução.................................................................................................... 5

2 Recepcionar e registrar................................................................................. 6

3 Classificar a documentação e Classificar a informação quanto ao grau de


sigilo............................................................................................................... 6

4 Instruir a documentação, reconstituir e digitalizar........................................ 8

5 Tramitar, acessar a documentação e restaurar............................................ 10

6 Arquivar, preservar a documentação e desarquivar a documentação.......... 11

7 Avaliar, destinar e microfilmar.................................................................... 13

8 Referências Bibliográficas........................................................................... 17
Módulo
4 Gerenciar Documentos Arquivísticos

1 Introdução

recepção, registro, classificação da documentação e da segurança da informação,


instrução, reconstituição, digitalização, tramitação, acesso, restauração,
preservação, arquivamento, desarquivamento, avaliação, destinação e
microfilmagem da documentação, precedidos da implementação e planejamento
de diretrizes e políticas de gestão documental na organização.

O conhecimento de todas as funções do gerenciamento dos documentos arquivísticos


proporciona à organização:

• proteção dos interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos


usuários ou clientes;
• assegura e documenta as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem
como a pesquisa histórica;
• mantém a memória corporativa e coletiva da organização;
• recupera documentos com segurança;

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• proporciona respostas mais precisas e com melhor tempo de resposta;
• contribui na melhoria do atendimento ao cliente.

2 Recepcionar e registrar

Recepcionar

Consiste no recebimento dos documentos, processos ou dossiês,


sejam eles externos ou internos, e que precisem ser tratados e
distribuídos, quando for o caso.

A entrada de documentos na instituição é realizada pelo setor de


protocolo, ao qual compete, entre outras incumbências, receber os
documentos e fomentar a sua expedição e tramitação.

Registrar

O registro consiste em formalizar a captura do documento arquivístico dentro do sistema de


gestão arquivística, por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição
informativa. Destina-se a facilitar sua recuperação, bem como controlar a movimentação do
documento ou processo, e fornecer informações aos interessados por suas características
fundamentais.

Para os documentos processuais, efetua-se também a autuação, termo que caracteriza


a abertura do processo, observando os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a
ações que requeiram análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades
organizacionais.

3 Classificar a documentação e Classificar a informação quanto ao grau de sigilo

Classificar a documentação

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Classificar é um processo que tem por finalidade reunir coisas semelhantes. Classificar e
arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados da documentação.
Sua classificação se materializa a partir de um plano que deve ter como características a
simplicidade, a flexibilidade, a fácil assimilação e, sobretudo, deve ser uniforme, mantendo
sempre um padrão.

Nessa etapa, será realizada a análise do conteúdo dos documentos produzidos ou recebidos
no exercício de suas funções e atividades, efetuando-se a seleção da categoria de assuntos sob
a qual serão classificados, a fim de serem arquivados e acessados.

Tem por objetivo agrupar os documentos sob o mesmo tema como forma de possibilitar
o controle e a rápida recuperação de informações e posterior aplicação da temporalidade
documental, aumentando a eficiência, efetividade e agilidade no gerenciamento e controle
das informações.

Classificar a informação quanto ao grau de sigilo.

Informação ou assunto restrito é tudo aquilo que necessita de


proteção ou medidas especiais, pelo fato do conhecimento
de seu conteúdo ser restringido a um determinado meio ou
número de pessoas, cujo comprometimento possa trazer
prejuízo à organização.

A proteção da informação não deve ser privilégio de


organizações militares, serviços de espionagem ou indústrias de alta tecnologia, ela pode e
deve ser aplicada até, por exemplo, a uma pizzaria, para evitar a perda da exclusividade de
utilização de uma receita de massa da avó do proprietário, de excelente sabor, e que é seu
diferencial de mercado.

A classificação da informação é de vital importância para que as organizações possam direcionar


os seus recursos para ações e sistemas que promovam sua segurança.

Sabendo-se o nível de disponibilidade, confidencialidade e integridade das informações com as


quais a organização trabalha, esta pode gerar políticas de segurança da informação específicas
para cada recurso.

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4 Instruir a documentação, reconstituir e digitalizar

Instruir a documentação

Nessa fase, acontece a organização na preparação de processos e dossiês glo. São as informações
e métodos que descrevem como proceder com os processos e dossiês, de maneira a possibilitar
a rápida solução dos mesmos. Tem por objetivo dar sustentação à formação da produção e
gestão documental. As unidades organizacionais devem instruir seus processos e dossiês, cuja
responsabilidade será do titular da unidade ou do servidor.

Na instrução, temos como exemplo as seguintes atividades:

Juntada por apensação glo: é a união provisória de um ou mais processos acessórios a


um processo principal, destinada ao tratamento de matérias semelhantes, com o mesmo
interessado, ou não. Ex.: um processo de solicitação de aposentadoria de servidor público
federal, apensado a outro referente à solicitação de revisão, ou recurso, constituirá um único
processo, caracterizando a apensação glo do processo acessório ao processo principal.

Juntada por anexação: é a união de forma definitiva e irreversível de um ou mais processos a


outro processo, considerado principal, desde que pertencentes a um mesmo interessado e que
contenham o mesmo assunto. A juntada por anexação de processos será feita somente quando
houver dependência entre os processos a serem anexados. A dependência será caracterizada
quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios.

Reconstituir

A reconstituição ocorre quando um documento, dossiê glo ou processo


é danificado, extraviado, perdido ou roubado. No caso de extravio ou
destruição dos autos de um processo ou dossiê, sua reconstituição será
obrigatória, sendo de responsabilidade da Unidade Administrativa onde o
processo extraviou-se.

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Digitalizar

A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos para o


formato digital. Qualquer documento que contenha informação relevante para a instituição
pode ser digitalizado e convertido em formatos digitais.

Esse processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre


os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea das imagens de documentos.

Essa conversão também transforma o modo de armazenagem desses arquivos, que, uma vez
digitalizados, poderão ser disponibilizados em vários formatos de mídias, como CDs, DVDs,
Pendrives ou ainda em unidades de discos removíveis.

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Algumas vantagens e benefícios da Digitalização de Documentos:

99 Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;


99 Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
99 Redução de custo com recuperação e duplicação;
99 Preservação do arquivo físico;
99 Integração de dados ativos e históricos.

5 Tramitar, acessar a documentação e restaurar

Tramitar

O trâmite é o curso do documento, desde a sua produção ou recepção


até o cumprimento de sua função administrativa.

Pode ser referido também como tramitação ou movimentação e


caracterizado como distribuição, que é a remessa de documentos,
processos ou dossiês às unidades que decidirão sobre a matéria neles
tratada. Tem a finalidade de movimentar os documentos, processos ou
dossiês de uma unidade à outra, seja internamente ou externamente.

Acessar a documentação

O acesso consiste na pesquisa e localização do documento, processo ou dossiê e na


disponibilização do acesso a esses, verificando aqueles documentos que possuem restrições de
acesso e os classificados com grau de sigilo. Tem por finalidade disponibilizar a documentação
ou o acesso a ela, para análise e subsídio de decisão e encaminhamentos internos, bem como
atender às requisições de informações dos clientes externos.

Restaurar

A restauração de um documento é feita a partir de um


conjunto de medidas que tem como objetivo a reversão
de danos físicos e químicos que um documento sofreu ao
longo do tempo e do uso. Objetiva revitalizar a concepção
do documento original por meio de intervenção técnica,
de modo a não comprometer a integridade e o caráter
histórico do material.

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6 Arquivar, preservar a documentação e desarquivar a documentação

Arquivar

Arquivar não é apenas organizar fisicamente os documentos produzidos por uma instituição,
mas é, principalmente, a sua organização lógica e funcional. Arquivar, portanto, é organizar
a documentação produzida e recebida por uma instituição de forma que a informação nela
contida possa ser resgatada com agilidade.

Os documentos produzidos por uma instituição podem receber ainda outra divisão, de
acordo com a função que nela exercem. Assim, podem ser documentos de atividade-meio ou
documentos de atividade-fim.

1- Documentos de atividade-meio: refletem um conjunto de operações que uma instituição


leva a efeito para auxiliar e realizar o desempenho de suas atribuições específicas, o que
resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.

Ex.: frequência de servidor.

2- Documentos de atividades-fim: refletem o conjunto de operações que a instituição leva


a efeito para desempenho de suas atribuições específicas, o que resulta na acumulação de
documentos de caráter substantivo para seu funcionamento.

Ex.: autos de infração.

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Os Métodos de arquivamento podem ser: alfabético, geográfico, numérico simples e
cronológico e ideográfico.

Alfabético: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o nome.

Geográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o local (cidade,
estado e país).

Numérico simples: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o


número do documento e numérico-cronológico (quando o número do documento vier
associado à data).

Cronológico: O mais usado em sistemas de protocolo adotados em repartições públicas.


Numera-se os documentos e não as pastas. Os documentos serão arquivados por ordem
cronológica, ou seja, por data, seguida de uma ordem numérica.

Ideográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o assunto.


A ordenação dos assuntos deverá seguir a modalidade alfabética (de dicionário ou de
enciclopédia) ou numérica (decimal ou duplex).

Preservar a Documentação

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Trata-se de medidas de longo prazo, pois o acervo carece de cuidados ininterruptos. Desse
modo, as instalações do acervo devem seguir, em grande parte, as especificações exigidas para
a guarda de documentos: prevendo-se um local com condições adequadas, com controle de
iluminação, umidade e temperatura, mobiliário e acondicionamento apropriados, laboratórios
de reprodução, conservação e reparos.

Os suportes modernos apresentam, desde a sua produção, fatores intrínsecos de deterioração,


pois não existe preocupação com a sua durabilidade. O papel moderno, por exemplo, é ácido e
frágil, um disquete dura poucos anos e uma fotografia colorida perde rapidamente suas cores.
Existem também fatores extrínsecos que, isolados ou conjugados, ocasionam a deterioração
dos documentos, qualquer que seja o seu suporte.

São fatores extrínsecos:

• umidade e temperatura;
• radiações luminosas;
• poeira e poluição atmosférica;
• ataques biológicos (insetos e micro-organismos);
• catástrofes (enchentes, incêndios);
• manuseio e acondicionamento.

Desarquivar a Documentação

No desarquivamento, ocorre a retomada de um documento, processo ou dossiê que se encontra


finalizado e que deva voltar à atividade. Trata-se de retomar o trâmite de documentos que se
encontram arquivados. Isso ocorre quando há necessidade de comprovar, analisar ou mesmo
responder um documento.

Mas deve-se ficar atento ao controle de desarquivamento, para que o documento não
se perca, ou seja, conferir se solicitante tem autorização para requisitar, caso trate de
documento que requeira autorização; conferir os dados do documento requisitado;
informar ao solicitante os motivos da indisponibilidade do documento, e, se for o caso,
informar quando este tiver grau de sigilo e restrição de acesso ou outras informações que
impossibilite o desarquivamento.

7 Avaliar, destinar e microfilmar

Avaliar

A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para


os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita
magnética, o disquete, o disco óptico ou qualquer outro.

A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de


classificação, para evitar a acumulação desordenada, e segundo critérios temáticos, numéricos
ou cronológicos.

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Destinar

Na destinação, há que se garantir o acondicionamento ou estocagem do ativo documental,


acumulado em decorrência do exercício das atividades, visando a assegurar a preservação
e o acesso de conjuntos arquivísticos, desde sua formação, na fase corrente, até a sua
destinação final, que poderá provocar a eliminação daqueles destituídos de valor informativo
ou recolhimento dos possuidores de valor informativo, histórico e probatório. Por exemplo:
identificar os documentos que mudaram de mídia: de pen drive para CD;

Microfilmar

A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e preservação de


informações, através da captação das imagens dos documentos por
processo fotográfico.

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Vantagens e benefícios:

Evita a deterioração dos documentos e elimina o risco de perda do acervo;

Dificulta a ação de falsificadores;

O microfilme não é afetado pela obsolescência dos sistemas digitais, pois sua imagem é
analógica;

As imagens são digitalizadas e disponibilizadas em mídia com alto padrão de qualidade.

A solução possui amparo legal (Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, e Decreto n° 1.799,
de 30 de janeiro de 1996), que permite a eliminação do documento em papel.

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Você pode aprofundar-se um pouco mais sobre esse conjunto de procedimentos em Gestão
Documental com o http://www.mtps.gov.br/publicacoes-do-mtps/previdencia/outras-
publicacoes/item/324-manual-de-gestao-da-informacao-e-documentacao

O Manual de Gestão da Informação e Documentação - MGID, Módulo II - Gerenciar Documentos


Arquivísticos, foi aprovado pela Portaria nº 157, de 2 de abril de 2013, e contempla as
atividades do Ministério da Previdência Social e de suas entidades vinculadas. O Manual tem
por finalidade servir de instrumento de pronta consulta, visando a padronizar e a disciplinar
a execução dos procedimentos referentes à recepção, instrução, reconstituição, registro,
tramitação, digitalização, arquivamento, desarquivamento e acesso à documentação.

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8 Referências Bibliográficas

1. VALENTIM, M. L. P, Inteligência competitiva em organizações: dado, informação e


conhecimento, ago. 2002, Rio de Janeiro, DataGramaZero.

2. CASANOVA, Eugênio, O manual Archivística, 1928, Siena.

3. LE GOFF, Jacques, 1924

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