INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DEL

FORMATO DE PROGRAMA DE CURSO PARA

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Vicerrectoría de Docencia

1. Definición
Este instructivo presenta los pasos necesarios y requerimientos para la organización y
transferencia al Archivo Central de la División de Gestión Documental de los programas
académicos de pregrado de la Universidad de Antioquia, establecido en la Resolución
11014 del 7 de noviembre de 2017.

La responsabilidad de la revisión y aprobación de los programas de curso es del Consejo

de Facultad, Escuela o Instituto y la transferencia al Archivo Central de la División de Ges-
tión Documental es responsabilidad del secretario(a) de los Consejos de las unidades aca-
démicas. La transferencia de los formatos de programa se debe realizar anualmente, salvo
que el curso surta modificaciones que afecten características integrales como: denomina-
ción, intensidad horaria, número de créditos, justificación, objetivos, metodología, conte-
nidos o bibliografía.

2. Contenido
Para la transferencia de los programas de curso se deben realizar
los siguientes pasos:
1) Luego de la aprobación del programa de curso por parte del Consejo de la unidad aca-
démica, en el formato de transferencia documental de programa de curso (VD-FO-002),
deberá registrar el número y fecha del acta de aprobación del Consejo y deberá estar
paginado digitalmente.

2) El proceso de paginación manual de la unidad documental o carpeta consiste en asig-

nar un número de 1-n en el ángulo superior derecho de la página, teniendo en cuenta
que solo se asigna el número a las páginas que contengan información. Este proceso se
debe realizar con lápiz de mina negra y conformar carpetas de aproximadamente 200
hojas.
VD-IN-01, Versión: 01
<La impresión o copia magnética de este documento se considera
“COPIA NO CONTROLADA”. Solo se garantiza la actualización de la
documentación en el sitio http://www.udea.edu.co>
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 Instructivo para la organización del formato de programa de curso para
transferencia documental

3) Tenga en cuenta que al transferir el documento debe estar libre de tachaduras, en-
mendaduras, perforaciones, ganchos de cosedora, dobleces, duplicidades, ni notas ad-
hesivas.

4) Cada programa de curso debe estar firmado por el Secretario de Consejo de la Unidad
Académica y tener el número del Acta de aprobación.

5) Cada unidad documental, debe traer como primer documento el formato de transfe-
rencia documental de programa de curso (VD-FO-002), en este se deben relacionar to-
dos los cursos o asignaturas que componen la carpeta.

6) Los documentos se deben transferir en carpeta yute de archivo - Carpeta diseño espe-
cial, sin uso de gancho legajador (código de material en SAP No.1002503)

7) Marcar las carpetas con el rótulo, disponible haciendo clic AQUI, éste se debe pegar a 3
cm de distancia de la base derecha y 5 cm de la base superior. Para rotular usar pegan-
te para papel líquido blanco, no usar papel contact, cintas o pegante en barra.

8) Por último, se diligencia el Formato de Inventario Documental, disponible haciendo clic

AQUI.

9) La transferencia documental debe entregarse en la División de Gestión Documental

ubicada en el bloque 8 (Biblioteca Central), quinto piso

3. Documentos de referencia
Resolución Vicerrectoría de Docencia 11014 del 7 de noviembre de 2017. Por medio de la
cual se establece el formato para los programas de curso de los programas académicos de
pregrado para efectos de transferencia a la División de Gestión Documental de la Univer-
sidad de Antioquia.

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Mónica María Cortés Márquez Hugo Andrés Mera Garzón Luz Stella Isaza Mesa
Coordinador 4. Asuntos Curriculares Profesional 6. Temporal Vicerrectora
Vicerrectoría de Docencia División de Arquitectura de Procesos Vicerrectoría de Docencia

Fecha: Fecha: Fecha:

17-OCT-2017 24-OCT-2017 15-NOV-2017

XX-YY-ZZ-NN, Versión: 0X
<La impresión o copia magnética de este documento se considera
“COPIA NO CONTROLADA”. Solo se garantiza la actualización de la
documentación en el sitio http://www.udea.edu.co>

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