Combinar correspondencia

1) Que es combinar correspondencia

☺ Es un proceso a través del cual los datos de una lista de

direcciones son insertados y colocados en una carta o documento
modelo, creando así una carta personalizada para cada uno de los
miembros de la lista de direcciones tomada como base.

2) Cuándo se usa combinar correspondencia

☺ Al usar la combinación de correspondencia, todo lo que necesita

hacer es crear un documento que contenga toda la información que
es idéntica para todas las copias y agregar algunos marcadores de
posición para la información que es única para cada copia. Word se
encarga del resto.

3) Que elementos debo tener para realizar la combinación de

correspondencia.

☺ El documento principal con el que inicia la combinación.

☺ La información del destinatario, como el nombre de cada persona

y la dirección que desea combinar con el documento principal.

☺ Los documentos terminados, que incluyen la información del

documento principal más la información única de cada destinatario.

4) Cuando finalizamos la combinación de correspondencia tendremos:

☺ El conjunto de documentos individuales terminados, que podrá

imprimir (por ejemplo, cartas, etiquetas, sobres o cupones) o que
podrá enviar electrónicamente durante el proceso de combinación (por
ejemplo, a través de mensajes de correo electrónico).
 ☺ El documento principal. Es el documento que se usa como punto
de partida, el cual permanece como un documento separado. Este
documento no se guardara automáticamente después de la
combinación. Debe guardarlo ya que Word recordara la lista de
destinatarios a la cual lo conecto y cuando lo abra nuevamente podrá
realizar una nueva combinación de correspondencia rápidamente.

5) Que es un campo :

☺ Un campo es un conjunto de códigos que indica a Word que inserte

información en un documento de forma automática. Informalmente, se
puede pensar que los campos son marcadores de posición.

6) Como están marcados los campos

☺ Los campo de combinación están marcados mediante comillas

angulares (<< >>).

7) Que se debe incluir en la información del destinario

☺ La información debe incluir direcciones en sobre o etiquetas,

nombres en la línea de saludo de la carta modelo. Importe del

salario en mensaje del correo electrónico que ha enviado a sus
empleados, notas personales acerca de los productos preferidos en
postales enviados por correo a sus principales clientes o numero en
cupones canjeables.

8) Describa la secuencia o procedimiento para realizar una

combinación de correspondencia.

Procedimientos:

☺ Abrir o crear el documento

☺ Definir el origen de datos

 ☺ Modificar el documento principal, insertando los campos de
datos.

☺ Combinar los datos con el documento principal

NOTA: en este punto en la carpeta debe estar los tres archivos: la

planilla, origen de datos (base de datos) documento combinado.

Luisa Fernanda Baquero sancha 11-5