UNIVERSIDAD INTERAMERICANA PARA EL DESARROLLO

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

EQUIPO 2:
-ALDHAIR OSORIO OROZCO

- JORGE ANTONIO LOPEZ TOLEDO

- CITLALI GUZMAN MOLINA

- ANABEL TOLEDO NOLASCO

PROFESOR: MIGUEL ANGEL PARRA VALIS

LICENCIATURA EN ADMINISTRACION EMPRESARIAL

SEGUNDO CUATRIMESTRE

GRUPO A
1.8 Comunicación y coordinación
La comunicación es fundamental para la coordinación efectiva. La
coordinación depende directamente de la adquisición la transmisión al
igual que el procesamiento de la información.
Es decir, cuando mayor sea la incertidumbre sobre las tareas que se
coordinen, tanto mayor será la necesidad de información. Por lo tanto, es
conveniente pensar que la coordinación es cuestión de
procesamientos de información.
Los siguientes procesos de información en una organización se pueden
dividir en dos importantes bloques, como los son:
-Comunicación interna, esta proporciona un clima de confianza.
-Comunicación externa, es entendida como la forma de transmitir y
facilitar la concreción de los objetivos.
Las comunicaciones surgen para poner en contacto a sus miembros,
departamento o incluso a secciones dentro de su propia
organización. Los medios y canales empleados son, en muchos casos,
comunes a la empresa privada aunque la variedad de medios utilizados
en esta última es mayor. Eventualmente en organizaciones complejas se
establecen departamentos o unidades organizativas cuya misión es
precisamente la coordinación del trabajo de otras unidades.
La coordinación es un proceso que consiste en integrar las
actividades de departamentos independientes a efectos de
perseguir las metas de la organización con eficacia. Sin
coordinación, la gente perdería de vista sus papeles dentro de la
organización y enfrentaría la tentación de perseguir los intereses de su
departamento, expensas de las metas de la organización.
Existen algunas modalidades de coordinación como lo son:
-La eficiencia de la comunicación
-Coordinación vertical y horizontal.
-Principios para lograr la coordinación.
Hipervínculo
La adquisición viene del verbo adquirir es equivalente a otros, como
lograr, obtener o conseguir. El sustantivo adquisición se emplea para
hacer referencia a la obtención de algo, como una habilidad manual, un
conocimiento concreto o un objeto de consumo.
La transmisión se le conoce así al
acto de transmitir. Hacer llegar a
una persona una información, un
mensaje o una noticia.
La incertidumbre tiene diferentes
definiciones como:
Lo contrario de
la certidumbre o certeza.
Esta foto de Autor desconocido está bajo licencia CC BY-SA
 La duda o la indecisión.
 El azar, la contingencia, la expectativa, la ausencia
de necesidad entendida como determinación
 El principio de adquisición o relación de indeterminación de
Heisenberg, en física.
 La incertidumbre (metrología), un concepto metrológico del mismo
ámbito, pero diferente a los de tolerancia y precisión.

1.8.1 Canales y medios de comunicación interna

En este campo de la comunicación corporativa, el interno, ya no solo
contarán las áreas de comunicación y marketing. También se contempla
la inclusión de departamentos como el de recursos humanos e
incluso la dirección de la empresa. Esto en cuanto a la organización,
gestión y toma de decisiones, pero en términos más generales, todos los
departamentos entrarían a formar parte de la comunicación interna como
tal.
Del mismo modo que en la comunicación externa, en la comunicación
interna deberá valorarse no únicamente la emisión, sino también el
feedback por parte del conjunto de miembros de la empresa. El director
de comunicación corporativa deberá ser el máximo responsable de
garantizar su correcto funcionamiento, desarrollo y análisis.
La gestión de la comunicación interna requiere dotarse de canales con
distintos fines. Entre los diferentes medios hay que elegir los más
adecuados al tipo de negocio y tener en cuenta los aspectos que limitan
su eficacia.
Cada canal es apto para determinado tipo de mensajes. Lo aconsejable
es crear un plan de medios y a su vez, segmentar audiencias para lanzar
mensajes eficaces.
La comunicación interna en la empresa se sirve de unos canales, los
cuales transmiten unos mensajes reconocidos de forma explícita
como oficiales.
Estos mensajes se envían a través de diversos canales o herramientas de
comunicación que pueden ser: orales, escritos, audiovisuales y
electrónicos.
Lograr la atención del cliente es el desafío más grande para la mayoría de
las empresas. El problema es cuando ese objetivo deja en segundo plano
al público interno. Para no caer en este error, nuestra sugerencia es
mantener canales de comunicación que alcancen también a los
colaboradores.
Entre tantas opciones disponibles en el mercado, la tarea puede no ser de
las más simples. La clave es analizar detalladamente el perfil de ese
público y definir cuáles son los objetivos de tu empresa
al comunicarse.
Por otro lado, hay una tendencia de que los medios digitales más
modernos se tornen más protagonistas de la comunicación dentro de las
empresas. Es el caso de los blogs corporativos, redes sociales internas,
aplicaciones para dispositivos móviles y también la televisión corporativa.
La comunicación interna en el ámbito empresarial es considerada como
una de las herramientas organizacionales más eficaces en aras de
mejorar la productividad. Distintas fórmulas han precedido a las redes
sociales que hoy ya son consideradas el canal de interacción entre
empleados con más éxito dentro de las empresas.
Haciendo una evolución, podemos destacar las intranets corporativas que
surgieron hace ya algunas décadas como espacios informativos donde se
publicaban aspectos sobre los resultados de la empresa previstos u
obtenidos, planes de formación para empleados, prácticas de acción social
de la compañía, etc. En ellas se facilitaba a su capital humano la
posibilidad de expresarse e interactuar con los compañeros online
Hipervínculos
El Máster Internacional en Comunicación Corporativa está diseñado para
formar profesionales de la comunicación empresarial, que acumulen
conocimientos de manera integrada, para poder dotar a sus
organizaciones de una comunicación ordenada y coherente.
La comunicación oral: en este grupo ubicamos las conversaciones
telefónicas, las entrevistas personales de acogida, entrevistas de
evaluación del desempeño, las reuniones de equipos, los seminarios y
conferencias, las visitas a la empresa, los equipos de trabajo, los
desayunos de trabajo, las comidas de información y los eventos sociales.
La comunicación
escrita: comprenden las cartas
con diferentes fines
(bienvenida, felicitación.), los
informes, los manuales, la
revista digital, la revista
impresa (conocida también
como house organ),
la newsletter conocido como
boletín de noticias
electrónico, los boletines
especializados, la hoja de sugerencias, las encuestas de opinión.
La comunicación audiovisual. Comprende el uso de medios
audiovisuales; en este grupo encontramos todo tipo de vídeos y la
videoconferencia.
El vídeo es la herramienta preferida por los internautas y por la mayor
parte de la sociedad. Puede usarse como estrategia de marketing
digital para posicionar el negocio, o bien para distribuir conocimiento.
A nivel interno, tiene múltiples usos en el ámbito de formación o bien,
como elemento informativo en reuniones, convenciones, jornadas y/ o
asambleas. Estas producciones audiovisuales desarrolladas por la
empresa tienen como fin transmitir información, las misma que
pueden ser generales sobre la empresa y sus actividades, sobre sus
productos o servicios, sobre su historia, o bien formativas.
Actualmente, la Videoconferencia es uno de los medios más utilizados por
las empresas para fortalecer sus comunicaciones internas. Su principal
ventaja reside en hacer posible reuniones, conferencias o
explicaciones en cualquier momento, sin desplazamientos ni causar
interrupciones importantes en el trabajo de cada uno de los asistentes.
La comunicación digital a través de medios electrónicos.
La comunicación virtual o digital. Se refiere a todas las
comunicaciones que se producen en Internet y se alojan en
plataformas multimedia. Tienen la gran ventaja de que ahorran costes
y permiten medir su impacto y eficacia. Cuando hablamos de
comunicación digital nos referimos sobre todo el uso de los correos
electrónicos personalizados a todos los colaboradores, a la oficina virtual,
a los medios sociales (redes sociales internas) y a la intranet que permite
crear foros de opinión, debates, chats y similares.
Mientras internet se torna un medio cada vez más utilizado, aumenta la
necesidad de que las empresas tengan presencia allí. Los medios online
son excelentes canales de comunicación con el público. Entre esas
alternativas está el blog empresarial.
Un blog empresarial es una herramienta que le permite a la empresa
adoptar una estrategia de comunicación capaz de atraer a los usuarios a
través de un lenguaje simple e informal y personalización del contenido.
Es un espacio que permite mayor aproximación con el público.
1.9 Definición de Puestos.
La descripción de puestos de trabajo, es una herramienta de Recursos
Humanos que consiste en una enumeración de las funciones y
responsabilidades que conforman cada uno de los puestos de la empresa,
definiendo el objetivo que cumplen cada uno de ellos. Asimismo, contiene
un recuento de los conocimientos, habilidades, actitudes, aptitudes y
experiencia que deberían tener las personas que lo ocupen. Esto último
se define como el perfil requerido del puesto. Para los directivos de
la empresa, constituye la posibilidad de saber en detalle las obligaciones
y características de cada puesto. Para los supervisores les permite
distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto
para explicarlo y exigir más apropiadamente las obligaciones que supone.

Las descripciones de puestos de trabajo son creadas por un

empleador para detallar cada puesto de trabajo en la
organización. Describe la misión, las tareas relacionadas con el puesto,
la función general del puesto y las responsabilidades. Una buena
descripción de puesto sirve para una gran variedad de propósitos tanto
para el empleador, los empleados y para los candidatos a un puesto.

Para los trabajadores les permite realizar mejor y con mayor facilidad sus
labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las
forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien; y para el
departamento de personal es básico el conocimiento preciso de las
numerosas actividades que debe coordinar, si quiere cumplir con su
función estimulante de la eficiencia y la cooperación de los trabajadores.

Hipervínculos

Precisión: La precisión es la necesidad y

obligación de exactitud y concisión a la
hora de ejecutar algo.
Empleador: Es empleador aquella persona que
da empleo. Es un concepto íntima y
esencialmente relacionado con el de empleado,
que es el otro sujeto de la relación laboral.
1.10 Proporción de personal por unidades
organizacionales
Se refiere a la agrupación de y coordinación de actividades laborales. En
otros términos, se trata del desempeño de las funciones y actividades que
realizan las personas separadas y por departamentos. La proporción de
personal se destina a la ubicación racional del personal en
diferentes clasificaciones o grupos en relación con el total de
colaboradores. Por ejemplo: el departamento de producción de una
organización cuenta con cinco personas, de entre cincuenta personas que
integran el total de colaboradores, esto se expresa que esas 5 personas
son el 10%, que es la proporción de personal para el departamento de
producción en relación con el total de colaboradores de la organización.
En las unidades organizativas los puestos de trabajo pueden ser
jerarquizados según niveles de importancia relativa (niveles de
responsabilidad). La escala que se utiliza para ello es la misma para los
puestos de trabajo y para las unidades organizativas, lo que permite
estableces de manera transparente algunas de las relaciones entre la
estructura y la microestructura.
La decisión de estructurar una organización según sus unidades
estratégicas de negocios debe basarse en un análisis cuidadoso del
medio externo, con fortalezas y debilidades internas y en la definición de
la misión del negocio.
Los miembros de las diferentes unidades se transformarán en
especialistas, es decir, que estos adquieran una mirada particular que les
permite visualizar los problemas de una manera compartida, con
otros miembros de su misma especialidad.
En términos generales, podemos decir que una unidad de organización
representa a un área definida dentro de una empresa u organización sobre
la cual un jefe tiene autoridad para la ejecución de un grupo específico de
actividades para alcanzar un objetivo determinado.
Hipervínculos
Desempeño: cumplir una obligación, realizar una actividad, dedicarse a
una tarea. Esta acción también puede vincularse a la representación de
un papel. La idea de desempeño suele emplearse respecto al rendimiento
de una persona en su ámbito laboral o académico. Se trata del nivel que
consigue alcanzar de acuerdo con su destreza y a su esfuerzo.
Jerarquizar: Es la acción a partir de la cual
ordenamos, organizamos cosas, siguiendo
un determinado criterio y yendo de lo más a
lo menos trascendente. Esta jerarquización, tal
como se llama al proceso de ordenar de la
manera indicada dejará organizada las cosas en
cuestión, por grados o clases.
Niveles de Responsabilidad:
Responsabilidad básica o global: Esta responsabilidad proviene del simple
hecho de la existencia de la empresa en la sociedad y el cumplimiento de
normativas y acciones que aseguren el bienestar de ésta. De esta manera,
las empresas se encargan de las consecuencias de sus acciones en su
entorno, medioambiente y en las personas, haciéndose cargo y
asumiendo responsabilidades en los efectos que causen por el desarrollo
de sus operaciones.
 Responsabilidad institucional o de las organizaciones: En este sentido
las responsabilidades parten por las empresas y la relación que sostienen
con todos aquellos que se ven involucrados en sus acciones y actividades
en forma directa. Por lo que
frente a esta responsabilidad
la empresa deberá acceder y
estar dispuesta a dar cuenta
de sus acciones a su entorno
inmediato, como es su
comunidad interna,
proveedores y accionistas.
Respondiendo a la vez las
demandas que estos
realicen, y a informar en
cuanto al por qué de sus
acciones.
 Responsabilidad social o contextual: Este tipo de responsabilidad
consiste en la conciencia por parte de la empresa de mejorar o
conservar el medio en que se encuentra, esto porque al mantener el
bienestar de éste se está contribuyendo también a la continuidad de su
desarrollo, por lo que esta responsabilidad se enfoca a alcanzar y
mantener el desarrollo sostenible de la empresa.
Especialista: Es una persona experta que cultiva o practica una rama
determinada en un arte o una ciencia.