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Formation en Gestion de Projets

Microsoft Office Project 2007

Anis JABLOUN
2010

Anis JABLOUN - 2010 1


Introduction
Problématique
Gérer des projets est, à l’heure actuelle, l’un des
points particulièrement sensibles pour les
entreprises :
 estimer les délais ;
 connaître les dates de fin ;
 suivre un projet et ses dérives ;
 analyser les écarts ;
 suivre les charges des ressources.

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Introduction
Un obstacle culturel
Dans les entreprises, les différents acteurs d’un
projet ont parfois du mal à se plier aux exigences
des méthodes et des outils, en particulier pour :
 l’évaluation des charges ;
 le suivi du temps passé et le reste à faire;
 les rapports d’activités, etc.

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Introduction
Un obstacle technique
L’augmentation considérable de la complexité et des
fonctionnalités des logiciels de gestion de projets a
tendance à rebuter même les utilisateurs les plus
acharnés.
 Plus une organisation est petite, plus la gestion des ressources
est importante.
 Chacun est concerné par la mise en œuvre de méthodes et
d’outils de gestion de projets.
 Microsoft l’a bien compris et offre donc un outil logiciel qui, au
fil des versions, propose aujourd’hui une plate-forme de gestion
de projets attractive.

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Introduction
Organisation et intégration dans le système
d’information de l’entreprise
 La gestion de projets n’est pas une activité nouvelle dans
les entreprises et les organisations. Pour la plupart, elles
s’appuient sur un système d’information existant : outil de
suivi d’affaire, de gestion du temps, de suivi budgétaire…

 La nécessité d’intégrer la gestion de projets à la fois dans


le système d’information existant et dans le management
de l’entreprise nous semble des plus importantes.

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Introduction
Organisation par projet
Un logiciel de gestion de projets, même inadapté à
l’environnement de projet, pourra certes rendre
des services pour des activités récurrentes telles
que le calcul de dates, de délais, de coûts, etc.,
mais il n’aura d’effets réellement bénéfiques que
dans le cadre de la mise en place de procédures
articulées autour de la gestion par projet.

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Charte des projets
La charte des projets détermine :
L’analyse, le lancement, la conduite et la clôture des
projets, et également les outils et les méthodes à
utiliser dans chaque projet, comme :
 l’organigramme technique,
 l’organisation,
 le plan directeur,
la gestion de la documentation,
 la gestion de la trésorerie,
La gestion des contrats
 la gestion de la qualité.
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Définition de la Gestion de Projets

L’A.F.N.O.R. (Association Française de Normalisation)


définit un PROJET comme étant :

« un effort unique mettant en œuvre


des moyens (humains, matériels ou
services) pour atteindre un objectif
dans des délais fixés »

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Définition de la Gestion de Projets

Cette définition regroupe la majorité des


questions qui doivent être posées :

«… atteindre un objectif …» Qu’est-ce qui doit être fait ?


«… en œuvre des moyens …» Qui (ou quoi) aura en charge la tâche ?
«… dans des délais fixés …» Quand le travail doit-il être livré?

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Définition de la Gestion de Projets

Deux autres questions sont également


importantes :

- Quel est les budget accordé ?


- Quelles seraient les conséquences d’un
retard dans la livraison d’un projet ?

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Définition de la Gestion de Projets

La gestion de projets doit notamment


permettre de répondre à la question suivante :
« Où en est-on dans le projet ? »
Pour trouver des éléments de réponse, vous devez effectuer les
opérations suivantes :
 formaliser un scénario en termes de planning, de plan de
charges et de budget ;
Disposer de moyens pour déterminer périodiquement ce qui a
été fait et ce qui reste à faire ;
Représenter l’avancement.

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Définition de la Gestion de Projets

Ces questions posées, les réponses


apportées, la GESTION DE PROJETS consiste
à planifier, à organiser et à gérer des
activités et des moyens dans le but
d’atteindre l’objectif défini, objectif soumis à
des contraintes de temps et d’argent.

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Les outils de la Gestion de Projets

Gérer des projets demande des efforts importants, du temps et de


l’argent.
Un logiciel de gestion de projets ne résout pas l’ensemble des
problèmes, mais il apporte un soutien non négligeable lors de la
mise en place d’une organisation par projet. Pour que son
intégration ait de bonnes chances de succès, il faut passer
impérativement par une étape préalable, dont l’objectif sera
d’apporter rigueur et homogénéité dans :
 la terminologie des projets ;
Les règles d’échange d’informations ;
 les tableaux de bord et documents attendus (délivrables) ;
 la compréhension des algorithmes de calcul.

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Les outils de la Gestion de Projets

Les logiciels de gestion de projets sont des outils de


modélisation incontournables aujourd’hui en phase de
projet. Ils représentent une aide précieuse pour les
tâches suivantes :
 un outils de planification des tâches pour déterminer
le paramètre « délai » ;
 un outil de mesure et d’aide à la décision pour la
charge des ressources ;
 un outil de coordination entre les différents acteurs ;
 un outil de communication.

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Les techniques de la gestion de projets
La gestion de projets fait appel à un certain nombre de techniques.
 le Diagramme de Gantt (1917, Henry L. Gantt ing. américain) :
système de représentation graphique des activités sur une
échelle de temps : le diagramme à barre

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Les techniques de la gestion de projets
 la Méthode des Chemins Critiques (Critical Path Method CPM)
Elle permet de calculer la durée totale d’un projet à partir de
la durée de chaque tâche et des liaisons existant entre les
différentes activités du projet. (1956)

 la Méthode PERT (Program Evaluation & Review Technique)


Créée par la marine américaine pour le projet des missiles
Polaris. Cette technique met graphiquement en évidence les
relations entre les tâches.
C

A B

D
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Les techniques de la gestion de projets

 Aujourd’hui on conjugue les trois techniques, un


Gantt affiche les relations entre les tâches (réseau
PERT ou Organigramme des tâches) et peut aussi
afficher le chemin critique (méthode du CPM)

A B

D
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Planification de Projet

Pourquoi planifier ?
Planifier demande du temps, de la rigueur et de l’expérience, mais
c’est un facteur clé du succès du projet.
La planification, réalisée avant le lancement du projet, présente l
manière dont le chef de projet souhaite atteindre l’objectif.
Le plan n’est pas ce qui va se passer mais ce que l’on veut voir
arriver.
Il sert à présenter à tous les intervenants ce qui devrait se passer,
quand et comment. Il permet donc à chaque acteur de se situer dans
le projet et de prendre conscience de son rôle.
La planification n’a d’intérêt que si le plan est mis à jour
régulièrement.
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Planification de Projet

Planifier : les points clés


1ère étape : Dresser la liste des tâches et des jalons.
2ème étape : Déterminer les relations entre les tâches.
3ème étape : Estimer la durée de chaque tâche.
4ème étape : Construire le réseau.
5ème étape : Optimiser le réseau.

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1ère Etape :
Lister les tâches et les jalons

Définir une tâche (ou activité)


 C’est la description du travail à mener pour obtenir un
résultat précis.
Exemple : Ecrire le mode d’emploi de l’appareil.
 La réalisation d’une tâche est confiée à une ou plusieurs
RESSOURCES.
 Plus une tâche est explicite plus on peut estimer au mieux les
MOYENS à mettre en œuvre pour la réaliser. Il ne faut pas
donc hésiter à remplacer une tâche par deux ou trois plus
détaillées. Il faut tout de même se limiter à un niveau de détail
raisonnablement utile.

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1ère Etape :
Lister les tâches et les jalons

Définir un jalon (ou borne, milestone, évènement)


 C’est une tâche d’une durée zéro, c’est-à-dire
négligeable par rapport à la série d’activités qui l’encadre.
 Un jalon représente des objectifs intermédiaires qui
permettent de constater l’état d’avancement du projet.
 Tout projet devrait afficher une borne de début afin
d’identifier son démarrage et une borne de fin pour
clôturer le projet.

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2ème Etape :
Réfléchir aux relation entre les tâches

 Un lien décrit une relation d’ordre entre les tâches. Un


lien n’a pas de durée.
 Microsoft Project offre quatre types de relations entre
les tâches :
- Fin à début (FD) : B ne peut pas débuter avant la fin de A
A (le plus utilisé) A

B B

-Début à fin (DF) : B ne peut pas finir avant le début de A


(rarement utilisé)
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2ème Etape :
Réfléchir aux relation entre les tâches
- Début à début (DD) : B ne peut pas débuter avant le début de A
A

-Fin à fin (FF) : B ne peut pas finir avant la fin de A


A

Dans Ms Project : A est appelé le PREDECESSEUR


Anis JABLOUN - 2010
et B le SUCCESSEUR 23
2ème Etape :
Réfléchir aux relations entre les tâches

Les techniques utilisées


 A chaque tâche est attribué un numéro propre qui
correspond au numéro de sa ligne?
 Pour chaque tâche, la question posée est : pour
démarrer cette tâche, de quelle(s) tâche(s) a-t-on
besoin ?
 Sauf pour la tâche de début et les évènements
externes, toute tâche doit avoir au moins un
prédécesseur.

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3ème Etape :
Trouver la durée des tâches

Décrire la durée
 La durée est la quantité de temps entre le DEBUT et
la FIN d’une tâche.

 Elle est fonction du rapport entre la quantité de


travail demandée et la capacité de disponibilité des
moyens affectés à sa réalisation.

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3ème Etape :
Trouver la durée des tâches

Estimer une durée


 Outre votre expérience personnelle, l’interrogation
d’experts..., vous pouvez appliquer la loi Beta.

 Pour chaque tâche, prenez les trois durées suivantes


: optimiste (Do), pessimiste (Dp) et la plus proche (Dc).
Calculez et utilisez la durée moyenne (Dm) :
Dm = (Do+4Dc+Dp)/6

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4ème Etape :
Construire le réseau

Représenter graphiquement les données


 Représentez graphiquement les données sous forme
de PERT (Diagramme en réseau).

 Les tâches sont représentées dans des boîtes et des


flèches matérialisent les liaisons.

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4ème Etape :
Construire le réseau

Préparations Tests électroniques


et mécaniques
électroniques

Bureau Montage de la Assemblage


d’études mécanique

Préparations
mécaniques Design

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4ème Etape :
Construire le réseau

Calculer la durée totale du projet


 Première séquence :
Elle détermine pour chaque tâche sa durée de début
au plus tôt. Dans la majorité des cas, le calcul est
uniquement fait en fonction des liaisons.
Lorsqu’une activité a plusieurs prédécesseurs, il faut
prendre celui qui se termine le plus

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4ème Etape :
Construire le réseau
Début au plus tôt Fin au plus tôt
Durées
N° Tâches Préd. (début de la (Fin de la
(semaine)
semaine) semaine)
1 Bureau d'études - 18s 1 18

2 Préparations électroniques 1 30s 19 48

3 Préparations mécaniques 1 20s 19 38


Tests électroniques et
4 2;3 50s 49(*) 98
mécaniques
5 Montage de la mécanique 3 45s 39 83

6 Design 3 35s 39 73

7 Assemblage 4;5;6 22s 99 120


(*) Les tests ne commencent que lorsque les deux tâches de préparation sont terminées ; l'une
finissant à la fin de la semaine 48 et l'autre à la fin de la semaine 38, les tests peuvent
commencer qu'au début de la semaine 49.
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4ème Etape :
Construire le réseau

Calculer la durée totale du projet


 Deuxième séquence :
Il faut partir de la DATE DE FIN et remonter dans le temps
pour calculer les dates de début et de fin AU PLUS TARD.

Ceci permet de déterminer la date à laquelle chaque tâche


doit être terminée afin que le projet ne prenne pas de
retard. Pour faciliter ces calculs, il est conseillé d’ajouter l
colonne des successeurs. Lorsqu’il y a plusieurs successeurs,
on prend en compte celui qui débute le plus tôt.

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4ème Etape :
Construire le réseau
Début au plus Fin au plus
Durées
N° Tâches Succ. tard (début de la tard (Fin de la
(semaine)
semaine) semaine)

1 Bureau d'études 18s 2;3 1 18

2 Préparations électroniques 30s 4 19 48

3 Préparations mécaniques 20s 4;5;6 29 48

Tests électroniques et
4 50s 7 49 98
mécaniques

5 Montage de la mécanique 45s 7 54 98

6 Design 35s 7 64 98

7 Assemblage 22s 99 120

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5ème Etape :
Equilibrer le réseau
Tout équilibrage prend en compte une notion importante, la notion de marges.

Définir les marges


 Une marge est la période pendant laquelle une tâche
peut glisser dans le temps sans affecter les dates d’une
autre tâche (MARGE LIBRE) ou la date de fin du projet
(MARGE TOTALE).
 La Marge Totale : il s’agit de l’intervalle de temps
pendant lequel une tâche peut être retardée sans pour
autant retarder la date de fin du projet.

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5ème Etape :
Equilibrer le réseau
Début au plus Début au plus
N° Tâches Marge totale
tard tôt

1 Bureau d'études 1 1 0

2 Préparations électroniques 19 19 0

3 Préparations mécaniques 29 19 10
Tests électroniques et
4 49 49 0
mécaniques
5 Montage de la mécanique 54 39 15

6 Design 64 39 25

7 Assemblage 99 99 0

C’est la différence entre la date de début au plus tard


et la date de début au plus tôt de chaque tâche.
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5ème Etape :
Equilibrer le réseau

 La Marge libre : Elle représente l’espace de temps


pendant lequel on peut reculer une tâche sans retarder
d’autres tâches. C’est la différence entre la date de
début au plus tôt du successeur le plus précoce moins 1
et la date de fin au plus tôt de la tâche.
 La suite des tâches ayant une marge totale égale à
zéro, définit le CHEMIN CRITIQUE. Tout changement
dans la durée de l’une de ces tâches a un effet
immédiat sur la date de fin du projet. Ces tâches sont
appelées les TACHES CRITIQUES.

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5ème Etape :
Equilibrer le réseau
Successeur Début du
Date de Fin Marges
N° Tâches le plus plus tôt du
au plus tôt libres
précoce descendant

1 Bureau d'études 2 et 3 18 18 0

2 Préparations électroniques 4 48 48 0

3 Préparations mécaniques 5 et 6 38 38 0

Tests électroniques et
4 7 98 98 0
mécaniques

5 Montage de la mécanique 7 98 83 15

6 Design 7 98 73 25

7 Assemblage - 120 120 0

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5ème Etape :
Equilibrer le réseau

Vérifier les délais sur les liaisons


 Fréquemment les liaisons sont soumises à des
délais qui peuvent être des AVANCES ou des
RETARDS.
 Exemple de retard: on pose le vernis une
semaine après la fin de la teinte.
 Exemple d’avance : on peut commencer une
fabrication une semaine avant la fin des études
générales.

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Gérer le temps avec les calendriers

 Pour que Microsoft Project puisse planifier les


tâches en tenant compte des horaires des
ressources ou des groupes de ressources, il
dispose de plusieurs types de calendriers, chacun
étant associé à un élément différent (tâche,
ressource…).
 Microsoft Project connait le nombre d’heures par
jour de travail, les jours et les heures ouvrés et
chômés prévus… grâce à un calendrier du temps
travaillé.

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Gérer le temps avec les calendriers
Il existe deux types de calendriers du temps travaillé :
 le calendrier de base (ou de projet) stocke les
heures et jours ouvrés et chômés planifiés pour
plusieurs ressources, ces ressources effectuent
généralement un travail similaire ou apparenté au
cours du même travail d’équipe.
 Le calendrier de ressource contient les prévisions
de travail pour une ressource donnée.
 Le calendrier de ressource, fondé sur un
calendrier de base, contient les exceptions au
calendrier de base.

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Microsoft Project
Microsoft Project est un outil logiciel
d’aide à la décision orienté projets.
Il permet de stocker l’ensemble des
informations qui constituent un projet
et offre toutes les fonctionnalités
nécessaires à sa mise en place et à son
suivi.

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Microsoft Project
Microsoft Project se présente dans la gamme à laquelle il
appartient, comme le logiciel le plus à même d’évoluer et le
plus ouvert du marché.
Les atouts principaux à retenir :
 Construit comme une boîte à outils, ce logiciel permet à
chacun de construire ses propres éléments à partir des
fonctions de base, de manière à se rapprocher le plus possible,
voire complètement, des besoins de l’entreprise. Les
évolutions de versions permettent d’obtenir un produit de plus
en plus abouti.
 La possibilité de réaliser des programmes en langage Visual
Basic Application facilite le développement d’applications
intégrant Microsoft Project ou d’autres outils logiciels standard
et/ou spécifiques.

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Microsoft Project
Microsoft Project propose différentes briques particulièrement
bien adaptées à chaque acteur des projets :
 Chef de projet ;
 Responsable de service ;
 acteur de projet ;
Direction générale.
 Il intègre la notion de « gestion de projets d’entreprise » : il
fournit en standard un ensemble de fonctionnalités
particulièrement importantes pour la mise en œuvre de projet
d’envergure.
 Microsoft propose aujourd’hui un module Back Office qui
enrichit le panel de possibilités, notamment dans le domaine
de la centralisation des données, de la sécurisation ou encore
de l mise à disposition d’inforamtions.

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Microsoft Project
Fonctions principales
Microsoft Project propose un ensemble de fonctions
de gestion de projets, dont certaines sont spécifiques à
Microsoft :
 Un ensemble d’outils d’aide en ligne (guide de projets) : très
riche, qui assiste l’utilisateur dans toutes les étapes de
planification.
 Smart Tags : informations et/ou conseils sur des actions
possibles en fonction du contexte.
 Un ensemble d’affichage variés : standard ou à créer qui
permet de visualiser le projet sous différents angles :
• planning (diagramme de Gantt avec trois échelles de temps) ;
• réseau PERT ;
•Tableaux des tâches et des ressources ;
• Graphe des ressources, etc.

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Microsoft Project
 Un ensemble d’outils : pour préparer et imprimer les rapports sur
le projet (tables, filtres, modèles de rapport, etc.).
 Méthode de planification :
• par les tâches ou par les ressources, par effort ;
• à rebours ;
• gestion des différents types de relations (fin à début, début à fin, fin à fin,
début à début) ;
• possibilité de définir des chevauchements ou des délais entre les tâches ;
• support de huit types de contraintes pour les tâches (dès que possible,
doit commencer le, doit finir le, etc.).
 Gestion des ressources :
• calendrier propre à chaque ressource ;
• gestion des heures supplémentaires ;
• aide à la recherche de ressources appropriées et disponibles ;
• lissage ou nivellement des ressources par rapport à différents critères.

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Microsoft Project
 Suivi de projet :
• suivi à partir des durées, du travail, des coûts ou des ressources ;
• planification intermédiaire;
• paramétrage du diagramme de Gantt ou des autre affichages ;
• élaboration de rapports ou de graphiques.
 Intégration avec la plate-forme Microsoft :
• Excel, Outlook, SQL Server, Share Team Point, Internet Application
Server ;
 Fonctionnalités multiprojets :
• partage de ressources entre projets ;
• mise en place d’une architecture multiprojet (sous-projet) ;
•Consolidation de projets.

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Microsoft Project
Caractéristiques des projets
Un projet, au sens de Microsoft Project, est un ensemble
d’informations articulées principalement autour de quatre sous-
ensembles : le projet, les tâches, les ressources, les affectations.
Il est essentiel, pour pouvoir utiliser un logiciel de gestion de
projets, de bien assimiler cette problématique. L’ensemble des
informations d’un projet constitue un véritable système
d’informations.
Un projet, identifié par une date de début (ou de fin), contient un
ensemble d’activités. Les caractéristiques a minima d’une tâche
sont les suivants : le nom, la durée, la contrainte de dates (Début au
plus tôt le, Fin au plus tard le, etc.) et les liens (prédécesseurs et
successeurs).

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Microsoft Project
Caractéristiques des projets
 Ces caractéristiques permettent à Microsoft Project de déterminer un
planning de réalisation des tâches « au plus tôt et au plus tard ».

 L’algorithme de calcul utilisé s’appuie sur des méthodes mathématiques


éprouvées : méthode PERT ou méthode du chemin critique CPM.
 Chaque tâche du projet peut consommer des ressources pour sa réalisation.
Les principales caractéristiques des ressources sont le nom et le coût.
 Microsoft Project permet de stocker l’ensemble des informations d’un
projet et de les représenter sous diverses formes : réseau PERT, diagramme
de Gantt, tableaux, etc.
 L’ensemble des données de suivi peut également être mémorisé et
permettre d’évaluer les écarts entre Prévisions et Réalisations tout au long de
la réalisation des projets. C’est une étape itérative qui permet de s’assurer de
la justesse des prévisions ou de procéder aux ajustements qui permettent de
suivre le déroulement réel.

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Microsoft Project
Prise en main: Interface, Menus, Zones d'activités, Aide, Modes
d'affichage;
Planification d'un projet : créer un projet; définir les dates extrêmes et les
jours ouvrés; planifier les tâches; associer des informations et des
contraintes aux tâches
Gestion des ressources : création d'une équipe de projet; affecter les
ressources aux tâches
Assurer le suivi d'un projet : créer différents types de diagrammes; créer
et gérer des rapports; suivre l'évolution d'un projet par rapport à une
planification initiale
Conversion de fichiers et compatibilité : compatibilités ascendante et
descendante, Exporter le contenu du projet vers d'autres outils (MS-
Excel); importer des éléments d'autres outils; rattacher des documents au
projet

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