Aplicación Para la Gestión, Administración y Manejo de Procesos Educativos y

Académicos en Instituciones Educativas

Presentado a:

Juan Carlos Quinche

Instructor Vocero

James Velasco Chito

GAES 1565014_7
Febrero 2018.

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Centro de Formación en Servicios Financieros
Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información ADSI
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Aplicación Para la Gestión, Administración y Manejo de Procesos Educativos y

Académicos en Instituciones Educativas

Planteamiento del Problema

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Dentro del funcionamiento de las Instituciones Educativas siempre se han

presentado dificultades en todo lo relacionado a los procesos académicos entre el plantel

educativo y la demás comunidad educativa, ya sea por la situación laboral de los padres,

falta de tiempo, situaciones impredecibles, horarios no flexibles, entre otros, que hacen de

estos procesos una situación estresante, ante los trámites engorrosos que a veces

significan los procesos educativos, como matriculas, radicación de documentos,

solicitudes, certificaciones y demás tramites que se realizan ante una institución

educativa.

En muchas ocasiones se ha podido evidenciar que los padres de familia dejan para

lo último la realización de los tramites de matrícula y la documentación que esto

conlleva, generando caos en los establecimientos educativos, tanto del orden público

como privado, situación que causa molestias en el padre de familia y que también son

bastante incomodas para quienes desempeñan el papel de administrativos de las

instituciones educativas.

Teniendo en cuenta esta situación y dado que en la actualidad, gracias a la

avanzada tecnología e implementación de medios digitales en los establecimientos

educativos y la conexión de la sociedad en general a través de las diferentes aplicaciones

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a las que se pueden acceder a través de un Smartphone, se pretende integrar todos los

procesos educativos en una aplicación para comodidad de los usuarios y administrativos,

con más seguridad, facilidad y sin salir de casa.

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Pregunta del Problema

Como integrar todos los procesos académicos realizados por una Institución Educativa

mediante una aplicación que permita realizar estas diligencias de manera on line

facilitando los trámites para el plantel y la comunidad educativa?

Justificación Del Proyecto

La tecnología avanza cada día a pasos agigantados estableciendo conexión en

tiempo real con el mundo entero, acortando las distancias y facilitando en gran parte la

vida de muchas personas en el entorno laboral, familiar, educativo, social y personal.

Muchas de estas personas son niños que están en edades escolares (5 a 17 años) quienes

tienen acceso a estos medios como herramienta para mejorar su proceso educativo y

formativo, pero, qué tan agradable es para los padres de familia la realización de los

diferentes tramites académicos y educativos que deben realizar ante la institución? En

respuesta a este interrogante y facilitando esta clase de procesos se plantea el desarrollo e

implementación de una aplicación que integre de manera interactiva todos estos procesos

para que el usuario a través del acceso pueda realizar los diferentes tramites desde su

equipo, ya sea móvil u ordenador, mejorando la calidad de los procesos y facilitando el

acceso y tramitología como tal.

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Ventajas

• Agilidad y facilidad en los procesos académicos

• Fácil acceso y diligenciamiento

• Desde cualquier lugar a través de un smarthpone o computador

• Comodidad para el usuario

• Proceso confiable y seguro

• Carga de documentos desde el dispositivo de acceso

• Acceso a cámara para imágenes de documentos

• Seguridad en el manejo de los datos

• Acceso a la información
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Objetivos

Objetivo General

El presente proyecto tiene como principal objetivo el desarrollo e implementación de un

aplicativo web que permita realizar todos los procesos educativos y académicos, así como

otros relacionados, realizados por la comunidad educativa ante la Institución educativa.

Objetivos Específicos

 Diseñar e implementar un aplicativo web educativo para mejorar los tramites que

realiza la comunidad educativa ante la institución.

 Facilitar herramientas tecnológicas que mejoren la experiencia de diligencias ante

la institución educativa.

 Integrar diferentes procesos en línea para realizar toda clase de procesos

académicos desde cualquier parte del mundo.

 Brindar acceso a la información en todo momento para los usuarios.

 Realizar solicitudes y responder a las mismas a través del aplicativo.

 Ofrecer información a los usuarios sobre informes, boletines, información

importante y demás en tiempo real.

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Alcance Del Proyecto

La Aplicación Para la Gestión, Administración y Manejo de Procesos Educativos

y Académicos en Instituciones Educativas a implementarse en el siguiente proyecto

tendrá la creación de una aplicación de software que integra los diferentes procesos

educativos y académicos que se realizan entre la comunidad educativa y la institución,

facilitando los procesos de matrícula, solicitudes, certificaciones, PQR, entre otros

procesos, haciendo más eficiente el funcionamiento de los planteles educativos en sus

procesos administrativos y eficaces en el acceso a la educación.

Este sistema facilitara los trámites que comúnmente tienen más dificultad en los

procesos educativos y académicos, al conectar todos los sistemas de información

pertenecientes a las instituciones educativas, permitiendo fácil acceso a la información y

una respuesta rápida ante cualquier clase de trámites. Todo en una aplicación a la que se

podrá acceder desde el celular o computador.

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Limitaciones.

El software en mención se proyecta para su funcionamiento en sistemas

operativos móviles (Android) y de ordenadores (Windows) No disponible para otros

sistemas operativos.

El aplicativo estará sujeto al registro del usuario, el cual podrá acceder haciendo

uso de su respectivo usuario y password.

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Beneficiarios

El software beneficiara a todas aquellas instituciones educativas públicas y

privadas, incluyendo sus sedes, con inclusión de zonas urbanas y rurales que quieran

innovar en los procesos educativos y académicos, mediante avances tecnológicos de fácil

manejo y cómodo funcionamiento.

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Impacto

Económico: Evita el desplazamiento de los usuarios hasta las instalaciones de los

planteles educativos, reduciendo las largas filas y confusiones generadas por la nutrida

presencia de personal en las oficinas de las instituciones educativas.

Innovación tecnológica para las instituciones que adquieran el aplicativo

llamando la atención de los usuarios.

Tecnológico: Optimización de los procesos educativos y académicos mediante software

de buena calidad y fácil manejo.

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Restricciones

El proyecto se entregaría terminado solo si se tiene el tiempo disponible y los

recursos económicos y tecnológicos, además de la logística necesaria para el desarrollo

del mismo.
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Riesgos

 Falta de conocimiento relacionado con la implementación del proyecto en

mención.

 Errores en el diseño y creación de la aplicación.

 Altos costos en la implementación del proyecto.

 Debilitación del proyecto por periodos extensos de tiempo en la implementación.

 Fallas del sistema.

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Productos o Resultados

Elaboración e implementación de Aplicación Para la Gestión, Administración y

Manejo de Procesos Educativos y Académicos en Instituciones Educativas.

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Referencias Bibliográficas

AP1-AA1-Ev1-Formulación de Proyecto - ev1_formulacion_de_proyecto.pptx.

Consultado en:

https://senaintro.blackboard.com/webapps/blackboard/content/listContent.jsp?course_id=

_1892916_1&content_id=_98444654_1

Normas APA 2017 – 6ta (sexta) edición. Consultado en: http://normasapa.net/2017-

edicion-6/