GESTIÓN INTEGRAL CÓDIGO

: CAR-
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO AIN-002
MACROPROCESO: GESTI PROCESO: ALMACÉ
ÓN LOGÍSTICA N E INVENTARIOS

VERSIÓ
DUEÑO DEL PROCESO: COORDINADOR N: 4
GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
DOCUMENTAL

CLASE DE COPIA: CONTROLADA

1. OBJETIVO
Controlar el ingreso y egreso de todos los bienes de la Superintendencia del
Subsidio Familiar y mantener actualizado los inventarios de bienes devolutivos y
controlables de la entidad.

2. ALCANCE
Inicia desde la entrada del bien al almacén, continua con el manejo y control de
todos los bienes tanto de consumo como devolutivos de la SSF, hasta su asignación,
consumo o baja.

3. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

ACTIVIDADES DEL PUNTO DE

ENTRADAS PROVEEDOR SALIDAS CLIENTES
PROCESO CONTROL

Normatividad Gobierno (P)

relacionada Nacional, Identificar los
Gobierno en insumos, servicios
Requerimientos línea principales que
Información de
de insumos de afectan la calidad
promedios de
los funcionarios de los productos y
consumos Todos los
de las servicios de la SSF Documentos
anuales. procesos de la
diferentes Todos los Analizar la originales firmados.
SSF
dependencias procesos utilización de la
Listado de
de la SSF. normatividad para Documentos
productos, Almacén e
compras e vigentes
insumos o inventarios
Programación inventarios y poder
servicios
de determinar las
críticos
Adquisiciones estrategias y
de bienes de Proceso herramientas para
acuerdo a plan Gestión la administración de
anual. logística los bienes y manejo
de inventarios.
Adquisiciones CONTRATACIÓN Documento Evidencia de
ALMACÉN E
de bienes de ADMINISTRATIVA (H) de verificación física
INVENTARIOS
acuerdo a plan Ingresar los ingreso del de elementos al
anual de PROVEEDORES bienes al almacén elemento ingresar
CONTABILIDAD
adquisiciones por adquisiciones, al almacén de acuerdo al
 ENTIDADES por donaciones y objeto del
PUBLICAS por reintegros. contrato.
Contratos y
facturas TODOS LOS Verificación y
originales. PROCESOS( si actualización del
son interventores aplicativo Neón,
Certificación de de alguna compra con la información
cumplimiento de o realizan del
requisitos reintegro) ingreso de los
técnicos bienes,
conforme a las de acuerdo a
especificaciones especificaciones
del objeto del del contrato y la
contrato factura de compra
y registro de datos
Resolución por del proveedor.
donación de
entrada. Registros legibles
fácilmente
Documentos identificables y
relacionados recuperables.
con
traslados de
bienes entre
entidades
públicas.

Formato de
ingreso de
bienes al
almacén
(devolutivo o de
consumo)

Formato de
reintegro
de bienes
devolutivos al
almacén o
bienes que por
deterioro u
obsolescencia
se dan de baja.
Solicitud de TODAS LAS Documento Registro de los
bienes DEPENDENCIAS H) de bienes
de consumo O ÁREAS Egresar los bienes egreso de devolutivos en
o para consumo, bienes del aplicativo Neon.
devolutivos. para servicio, por Almacén TODAS LAS
pérdida o por DEPENDENCIAS Ejercer controles
Formatos deterioro (baja) O ÁREAS para
establecidos garantizar la
para ALMACÉN E oportunidad del
solicitud INVENTARIOS suministro de
acuerdo a
Formatos de CONTABILIDAD procedimientos pre
egresos de establecidos.
bienes Entes de control
devolutivos y Boletines diarios
de de almacén
consumo.
Actualización
Cronograma (H) permanente del
de Registrar inventario de
entrega de movimientos de Registro de bienes devolutivos
pedidos bienes mediante traspaso en el aplicativo
de bienes de ALMACÉN E formatos de bienes Neon
consumo. INVENTARIOS devolutivos.

Formatos de
Traspasos de
bienes
devolutivos
entre
cuentadantes
Registro de entrega
de los informes de
gestión.

Plan de (V) Realizar conteos

acción de selectivos
almacén e Analizar los Alta dirección trimestralmente al
inventarios resultados del 10% de los
proceso TODAS LAS cuentadantes y
Informes de
Reporte de DEPENDENCIAS anualmente al
gestión
inventario por Contar y verificar O ÁREAS total de los mismos,
funcionario o ALMACÉN E de forma física el para
contratista. INVENTARIOS inventario de ALMACÉN E confrontar las
Oportunidades
bienes INVENTARIOS existencias físicas
de mejora
Plan de devolutivos. contra los registros
definidas
acción CONTABILIDAD del aplicativo Neón
Identificar las y registros
Matriz de acciones Entes de Control contables.
riesgos correctivas y
actualizada preventivas del Formatos pre
proceso establecidos.

Planes de
mejoramiento

A)
Informes de
seguimiento Adelantar e Proceso de
Proceso de implementar almacén e
Planes de Almacén e acciones de mejora inventarios Planes
Planes de
mejoramiento inventarios de acuerdo con las documentados e
mejoramiento
formulados desviaciones
implementados Proceso de implementados
Auditoria, presentadas en la Planificación
Informes de entes de ejecución del de la calidad Seguimiento por
Acciones
auditoría control proceso Control Interno y
correctivas
(internas y Control interno Planeación
Acciones
externas) Proceso de y entes de
preventivas
Almacén e Documentar control
Mapa de Inventarios acciones correctivas
riesgos del y preventivas
proceso tendientes a mejorar
el
proceso

VERIFICAR
- Auditoria interna al sistema de gestión integral
- Control Servicio no conforme
 - Seguimiento indicadores de gestión
- Revisión Por la dirección
- Revisión del cumplimiento legal
- Análisis de riesgos

ACTUAR
- Acciones correctivas
- Acciones preventivas
- Acciones de mejora

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Procesos Relacionados

VER MATRIZ DE INTERRELACION DE PROCESOS

Procedimientos
ADMINISTRACIÓN DEL INVENTARIO
EGRESO DE BIENES DE CONSUMO DEL ALMACÉN
EGRESO DE BIENES DEVOLUTIVOS DEL ALMACÉN
EGRESO DE BIENES PARA DAR DE BAJA
ENTRADA DE BIENES ADQUIRIDOS AL ALMACÉN
PERDIDA O HURTO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS
REINTEGRO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS
TRASLADO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS

Otros Documentos

5. REQUISITOS DE LA NORMA

MATRIZ REQUISITOS NORMA SSF

6. RECURSOS
Humanos, Físicos, Tecnológicos y Financieros

7. INDICADORES
OPORTUNIDAD EN EL TRAMITE DE CERTIFICACIÓN DE INGRESOS
OPORTUNIDAD DE ENTREGA DE BOLETINES DE ALMACÉN A CONTABILIDAD
OPORTUNIDAD DE ENTREGA DE ELEMENTOS SOLICITADOS

8. RIESGOS

VER MATRIZ DE RIESGOS

9. MARCO LEGAL
VER MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES

VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

0 30/Jul/2010
1 15/Sep/2011
Se genera este documento sin cambios de versión,
debido a que la plantilla “Caracterización de
Proceso” se desajustó después del daño sufrido
por el aplicativo ISOlución desde el 30 de junio de
2010, lo cual imposibilitó su lectura adecuada al no
llamar los links creados y no corresponder la
información arrojada con los campos de la
originalmente aprobada.
El cambio en la versión se genera debido a las
observaciones realizadas por la Pre auditoria de
certificación, en la cual se sugieren cambios sobre
la interacción entre procesos.
También hay modificaciones en los campos para
incluir riesgos, requisitos de norma y unificar los
procesos de verificar.
Además surgen cambios en el contenido de
algunas actividades y actualización de
procedimientos.

Se genera la nueva versión del documento debido

2 17/Nov/2011
4 25/Nov/2014
a la necesidad de realizar cambios en sus
actividades.
De acuerdo a la resolución 2595 de 2013 y
resolución 0129 de 2014, se modificaron los
procedimientos en el manejo y control de Almacén
e Inventarios y se actualizan entradas, salidas y
responsables de las actividades.

10. APROBACIÓN
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Pablo Emilio Vidarte Nombre: Adriana Sánchez Mera Juan Jacob Ocen
Nombre: Nombre:
Coronado PROFESIONAL Tascon
PROFESIONAL ESPECIALIZADO COORDINADOR
Cargo:
ESPECIALIZADO SECRETARIA GRUPO DE GESTIÓN
Cargo: Cargo:
OFICINA ASESORA GENERAL ADMINISTRATIVA Y
DE PLANEACIÓN Fecha: 01/Dic/2014 DOCUMENTAL
Fecha: 25/Nov/2014 Fecha: 04/Dic/2014