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Ling, R. (marzo,2000).

Para la verdadera integración empresarial, primero


recurra a SOP. APICS The performance advantage pp. 1 - 8. (AR21408) 9630

ESCUELA DE ADMINISTRACION DE NEGOCIOS PARA GRADUADOS


ESAN

Para la Verdadera Integración

Empresarial, Primero Recurra a SOP


Sin una planeación de ventas y operaciones para
lograr los objetivos generales de la compañía, con
frecuencia, ta implementación ERP no colma las
expectativas.

Por: Richard C. Ling, CFPIM

Proveedores Fábrica/Planta

Personas

Material didáctico reproducido en ESAN para su uso exclusivo en clase


TOMADO DE: Revista APICS The Performance Advantage, March 2000.
Pág. 2 APICS The Pet1ormance Advantage

Durante los ultimas años muchas compañias En pocas palabras, las compañias deben cam­
han implementado sistemas de planeación de re­ biar su enfoque e implementar los procesos y
cursos empresariales (ERP) para mejorar su ca­ herramientas que permitan una planeación efec­
dena de suministro. Desafortunadamente, muchos tiva para todo el negoc1o. La clave para la inte­
de los esfuerzos ERP han producido resultados gración exitosa del ERP y la gerencia del nego­
diferentes a pesar de los millones de dólares in­ cio es la planeación de las ventas y las operacio­
vertidos. Parece existir muy poco entendimiento nes (SOP).
de las limitaciones potenciales de estos sistemas
y lo que se necesita para asegurar su éxito. A primera vista
Muchas compañías implementan sistemas ERP con
La mayoria de las compañias se enfocan en un enfoque centrado estrictamente en los detalles,
la planeación detallada y los sistemas de ejecu­ de¡ando de lado la imagen completa

ción en la fase de implementación ERP para la La planeación de las ventas y las operaciones
(SOP), med1ante un m ó dulo de software no
exclusión de los procesos y herramientas nece­
estándar, debe convertirse en la fuerza conductora
sarias para guiar el negocio en general. Al
que da sentido al detalle y los datos recolectados
enfatizar los nodos de la cadena de suministro,
con el nuevo sistema ERP.
los fabricantes se enfocan en la integración de Un SOP exitoso reqUiere de tres fases para su im­
las transacciones y la ejecución de la cadena de plementación completa: elaborar una base, integrar
suministro pero no resaltan las necesidades y modernizar el proceso, y obtener una ventaja com- 1
gerenciales y los procesos de planeación para la petitiva. Aunque con frecuencia toma más de lo es­
empresa total (ver Figura 1 ). perado, los beneficios pueden ser considerables.

Almacén/Distribuidor

Clientes

Plantas Hermanas
AP/CS The Performance Advantage Pág. 3

Definición del SOP SOP antes o al inicio de su implementación


ERP logran más éxito que aquellos que no lo
SOP es el proceso que permite que una hicieron. Sin embargo, dado que no existe
compañia actualice sus estrategias con la ningún software estándar, cada compañía
operación mensual de su negocio. La nove­ debe desarrollar su propio proceso para
na edición de Diccionario Apics lo define adecuarse a sus necesidades individuales.
"como el proceso con el cual reunimos todos Desafortunadamente, la gerencia con fre­
los planes para el negocio (clientes, ventas, cuencia piensa que con su nuevo sistema
mercadeo, desarrollo, producción, abasteci­ ERP está obteniendo una solución comple­
miento y finanzas) en un solo conjunto inte­ ta, sin darse cuenta cuánto trabajo falta para
grado de planes. Es realizado por lo menos integrar el SOP con el nuevo sistema.
una vez al mes y es revisado por la gerencia
en un nivel agregado (familia de productos). Las buenas noticias son que los sistemas
El proceso debe reconciliar todos los planes de ERP y de cadena de abastecimiento pro­
del suministro, demanda y producto nuevo. porcionan los mecanismos bases requeridos
Es el enunciado definitivo de los planes de la por SOP. P ara respaldar el proceso SOP;
compañía para el plazo cercano e interme­ con frecuencia las compañías utilizan una
dio abarcando un horizonte suficiente para combinación de hojas de cálculo Excel, al­
planear los recursos y apoyar el proceso de macenes de datos y sistemas personalizados
planeación anual del negocio. Ejecutado para organizar la información. Ellos descar­
apropiadamente, el proceso SOP vincula los gan datos de sus sistemas ERP o sistemas
planes estratégicos para el negocio con su antiguos, y establecen una base de datos
ejecución y revisa las medidas de desempe­ SOP para respaldar el proceso.
ño para el mejoramiento continuo".

Planeamiento de
producto nuevo

Revisión del
Negocio de la
.1 Planeamiento de
l a d ema n da
-� Conc;liac1ón
1nteg;ada -
Revisión del
negocio de la
Gerencia Senior Ge rencia Senior
(mes 1)
1 Planeamiento de
1 a oferta
l (mes 2)

1
1
Planeamiento
financiero

Figura 1: Los elementos de la Planeación de Ventas y Operaciones

Cuando se utiliza de esta manera, SOP Todas las compañías realizan algo de
se convierte en un proceso que proporciona SOP para seguir en el negocio. Muchos pien­
a la gerencia la capacidad para dirigir estra­ san que realizaban el SOP mejor cuando eran
tégicamente el negocio para conseguir una más pequeños y, que conforme crecieron y
ventaja competitiva al integrar los planes de se dividieron en más departamentos, algu­
mercadeo enfocados en el cliente para los nos procesos de comunicación se malogra­
productos nuevos y existentes con la geren­ ron y tenían que repararse. Muchos nego­
cia de la cadena de suministro. SOP es un cios no han visto la necesidad de adoptar un
proceso de personas respaldado por la in­ concepto SOP total porque no han entendi­
formación. do o reconocido la necesidad de ello. Afortu­
nadamente, esto ha cambiado en los últimos
Los fabricantes que han implementado años conforme más fabricantes identifican a
Pág. 4 AP!CS The Performance Advantage

SOP como el proceso comercial crítico re­ No existe una sola estructura que funcio­
querido para la verdadera integración empre­ ne para todas las compañías. El proceso
sarial. debe ser diseñado para cada compañía de­
pendiendo de dónde se realicen las activida­
Algunas compañías no han logrado los re­ des comerciales. Cada compañía debe es­
sultados deseados de SOP porque lo enfo­ tablecer un proceso de re-planeación men­
can como una reunión mensual en lugar de sual que integre todas las áreas del negocio,
un proceso mensual. 1 mplementado apro­ involucra a la gerencia senior en el momento
piadamente, es una serie de pasos que re­ apropiado en el proceso, y asegura que se
quieren una estructura, la información de tomen las decisiones cuando se requiera.
calidad y la preparación dada por los partici­ Aunque algunos ven el SOP como un proce­
pantes adecuados, junto con el momento so de revisión de la demanda/oferta, un pro­
correcto y las decisiones tomadas en los ni­ ceso SOP sólido en verdad es alimentado por
veles apropiados en la compañía. Esto se una efectiva planeación del producto nuevo
logra tratando los temas adecuados con la e integra las finanzas de maneras que las
información apropiada de manera que los compañías puedan lograr sus objetivos del
problemas se puedan resolver con un proce­ plan comercial.
so efectivo de toma de decisiones.
Las finanzas son la principal medida de
El proceso SOP genérico involucra seis un negocio, aún cuando algunas compañías
pasos: planeación de producto nuevo, inicialmente las trataban superficialmente en
planeación de la demanda, planeación de la el proceso SOP. La mayoría de las compa­
oferta, planeación financiera, conciliación in­ ñías cotizadas en bolsa trabajan diligente­
tegrada de los planes del negocio y la mente para manejar el valor del accionista a
planeación comercial para la gerencia senior. través de informes trimestrales realizados con
Cada compañía debe personalizar este pro­ la comunidad financiera.
ceso. C o m o muestra La Figura 2, la
planeación comercial inicia y termina el pro­ En el proceso SOP, las finanzas deben ser
ceso. SOP es un proceso que va tanto de tratadas de la misma manera que los pro­
arriba-abajo como de abajo-arriba y se reali­ nósticos y las cantidades operacionales. La
za mes a mes. mayoría de los contra/ores corporativos pue­
den ver la integración financiera y la geren­
cia que resulta del SOP. Además, encuen­
La Re-Pianeación integra las áreas tran que una vez que tienen un proceso SOP
comerciales maduro, el proceso del presupuesto anual es
más fácil y más exacto.
En los primeros días de SOP, muchos ne­
gocios establecieron una reunión pre-SOP. Además de las estrategias financieras, de
P ara la gerencia media, el propósito de esta mercadeo y de distribución que las compa­
reunión era resolver cualquier problema de ñías deben seguir para mantener a sus clien­
manera que el resto de la compañía pudiera tes, existe un conjunto de variables estraté­
tener una reunión SOP efectiva. Esto aún gicas que afectan la manera en que los fabri­
funciona en muchas compañías pequeñas y cantes lidian con las exigencias variables de
medianas que operan en una base local o de los clientes. Estas incluyen si se debe, o no,
un solo país. Las compañías que operan flexibilizar: el inventario, la oferta o suminis­
sobre una base regional o global han encon­ tro, incluyendo el abastecimiento externo;
trado que este proceso es muy complejo. variar el tiempo de espera hasta llegar al
Más bien, se puede necesitar una serie de cliente; planear y controlar el momento opor­
reuniones o !ele-conferencias para lograr la tuno para el producto nuevo; y determinar qué
conciliación integrada. producto, segmento del mercado o cliente tie­
ne prioridad para los recursos.
APICS The Per1ormance Advantage Pág. 5

Se debe lograr el manejo de estas varia­ Los pasos claves de esta fase incluyen:
bles en el proceso SOP. La responsabilidad
de la gerencia es determinar la estrategia adquirir la capacitación adecuada
realizar una auto-evaluación honesta para
apropiada para sus diversos productos y seg­
determinar en dónde se encuentra la compa­
mentos comerciales y actualizar sus estrate­
ñía
gias sobre una base regular conforme cam­
desarrollar los grupos adecuados
bien las condiciones comerciales. establecer el soporte de información
desarrollar SOP como un proceso
Tres fases para el éxito del SOP reconocer a SOP como un proceso evolutivo
que se aprende haciéndolo
La implementación de SOP usualmente
ocurre en tres fases y toma más tiempo para Conforme el proceso se vuelve más inte­
implementarse que lo que se espera en la grado y mejora la comunicación, los emplea­
mayoría de compañías. dos se sienten cómodos con la manera
mejorada de llevar el negocio porque ven una
Fase 1: Desarrollando la base toma de decisiones más efectiva. Las com­
pañías con frecuencia deben realizar un es­
La primera fase normalmente toma entre fuerzo importante para cerrar el círculo tanto
seis y nueve meses, si se realiza apropiada­ en el lado de la demanda del negocio (conci­
mente. Muchas compañías nunca van más liando la demanda agregada y la detallada),
allá de esta fase. Ellas esperan que el pro­ como en el lado de la oferta (asegurándose
ceso funcione inmediatamente y no estable­ que exista una planeación de capacidad y
cen la calidad y momento apropiados para la los mecanismos de abastecimiento y que
información. Ellas enfocan el SOP como el sean razonables). Desafortunadamente, la
juntar mensualmente la información en lugar integración de los productos nuevos tiende a
de como un proceso. demorar en la Fase 1.
Púg 6 AP!CS The Performance Advantage

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APICS The Performance Advantage Pág. 7

Con frecuencia para muchos sistemas cor­ lo suficientemente completos para la mayo­
porativos cuesta mucho obtener información ría de las compañías.
para respaldar el proceso SOP. La mayoría
de fabricantes utilizan software de hoja de Fase 3: Obteniendo Ventaja Competitiva
cálculo para sus esfuerzos iniciales, y no es
raro que los trabajadores discutan sobre la Las compañías saben que han alcanza­
integridad de los datos. do la fase 3 cuando reconocen las siguien­
tes condiciones:
Fase 2: Integrar y modernizar el proceso
Existe un proceso de planeación de demanda
La Fase 2 se inicia cuando la gerencia re­ bien integrado .

conoce que la compañía está comenzando La planeación del equipo de capital se puede
iniciar en cualq uier momento.
a generar beneficios del proceso y ha comen­
El mejor amiento continuo es planeado y
zado a integrar sus finanzas. Dado que la
monitoreado como u na parte integral del pro­
implementación de un proceso como este
ceso SOP.
puede no dar la estructura y organización
La simulación es una manera de vida, y la base
adecuada en el primer intento, usualmente de datos SOP está en red para proporcionar
en este punto ocurre cierta reestructuración acceso rápido a los datos SOP.
y modernización. La recolección de informa­
ción debe ser expedita de manera que los Llegar a la fase competitiva sólo puede su­
trabajadores tengan el tiempo adecuado para ceder cuando el monitoreo de la estrategia
realizar sus trabajos. comercial es una parte integral del proceso
SOP. Las compañías inteligentes reconocen
Aunque la gerencia debe estar involucrada que se requiere una evaluación constante del
en la Fase 1, eventualmente la compañía se proceso SOP para poder tener éxito.
da cuenta que el tiempo de la gerencia sería
utilizado más efectivamente con un enfoque Durante más de una década y en un futu­
más estructurado. Finalmente, se realiza una ro previsible, el manejar bien una compañía
o una serie de procesos o reuniones de con­ ha significado, y significará, manejar el cam­
ciliación para alinear mejor el producto nue­ bio. Las compañías que no han integrado su
vo, la demanda, la oferta y las finanzas con planeación estratégica y comercial anual con
las personas apropiadas involucradas. su planeación táctica mensual SOP no han
vinculado la estrategia y la ejecución tan bien
Durante esta fase, los productos nuevos como deberían. Como resultado, las com­
se vuelven más integrados. Las finanzas del pañías no saben lidiar bien con el cambio.
proceso SOP comienzan a proporcionar un
reporte actualizado del plan comercial. La Cualquier fabricante que quiera manejar el
recolección de datos es mejorada tanto en cambio más efectivamente debe considerar se­
calidad como en tiempo. Se elaboran los "qué riamente la implementación de SOP. Un ne­
pasaría si" básicos (planeación de escena­ gocio que ya cuenta con el proceso y no está
rio) para la planeación de contingencias y contento con los resultados probablemente
oportunidades. está atorado en la Fase 1 y debe persuadir a
la gerencia para que revise los pasos delinea­
Durante la Fase 2, el establecer una base dos en la página anterior (plan de
de datos SOP usualmente mejora el soporte implementación SOP), evaluar honestamente
de los sistemas de información. Desafortu­ dónde está y trabajar para mejorar el proceso.
nadamente, existe una falta de información
apropiada para la variable SOP en la mayo­ En resumen, una compañía mejorará la
ría de paquetes ERP que se comercializan integración de su proceso de planeación co­
actualmente. Los módulos SOP recién es­ mercial con una actitud de aprender-hacien­
tán comenzando a aparecer pero aún no son do dirigida al mejoramiento continuo.
Pág. 8 APICS The Performance Advantage

Midiendo el Éxito SOP

La exitosa implementación SOP puede ser juzgada a través del logro


de varios objetivos y resultados. Los objetivos del proceso SOP son:

ser dirigido por el cliente


dirigir la ejecución del plan comercial
asegurar que los planes estén integrados y sean realistas
dar la bienvenida al cambio externo y manejar bien el cambio
dirigir el cambio interno mediante el mejoramiento continuo
integrar estrategias y tácticas

Un proceso SOP implementado apropiadamente debe:

sostener los objetivos de inventario y tiempo de espera mediante


el manejo de la oferta y la demanda
manejar el costo de entrega total
mejorar el desempeño y el servicio al cliente

mejorar el manejo de los recursos, tanto internos como externos
delegar con dirección