III EMEPRO – Belo Horizonte, MG, Brasil, 07 a 09 de junho de 2007

A importância do uso de modernas tecnologias na gestão de uma

microempresa: um estudo de caso envolvendo gestão dos estoques.

Beatriz Ferreira Gonçalves (Uniminas) biabiafg@bol.com.br

Idamar Sidnei Cobianchi Nigro (UNIMINAS) idamar_nigro@uniminas.br

Resumo
O artigo visa mostrar que a estocagem de produtos hortifruti pode ser feita de forma simples
e com poucos recursos no comércio. O sistema de tecnologia implantado chamado SUCCESS
veio para ajudar a controlar os estoques deixando-os mais resumidos e práticos, fazendo com
que as rotinas de trabalho sejam mais eficientes e demande um curto espaço de tempo para a
obtenção das informações, favorecendo a agilidade dos funcionários, um melhor atendimento
aos seus clientes e conseqüentemente a obtenção de lucros mais atraentes.

Palavras-chave: Gestão, Lucratividade, Competitividade.

1. Introdução
Para o IBGE (2001), as micro e pequenas empresas - MPE's - nas atividades de comércio e
serviços cobrem cerca de 80% da atividade total do segmento das micro e pequenas empresas,
tanto em termos da receita gerada como das pessoas nele ocupadas. No mesmo relatório
afirma-se que uma importante contribuição das micro e pequenas empresas no crescimento e
desenvolvimento do País é a de servirem de “colchão” amortecedor do desemprego.

Quadro 1 - Definição de micro e pequenas empresas

Critérios de enquadramento
Lei nº 9.841 de 05/10/1999
Microempresas
Empresas de pequeno porte
Sebrae
Microempresas
Empresas de pequeno porte
Valor de receita Número de pessoas
ocupadas
Até 244 mil reais
De 244 mil reais a 1,2 milhões de reais
Até 9
De 10 a 49

Fontes: Brasil. Lei nº 9841, de 5 de outubro de 1999. SEBRAE - Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e
Pequenas Empresas.

São diversas as características presentes em um micro e pequeno negócio, o IBGE (2001)

relata algumas delas:
- baixa intensidade de capital;
- altas taxas de natalidade e de mortalidade: demografia elevada;
- forte presença de proprietários, sócios e membros da família como pessoal ocupado nos
negócios;
- poder decisório centralizado;
- estreito vínculo entre os proprietários e as empresas, não se distinguindo, principalmente
em termos contábeis e financeiros, pessoa física e jurídica;
- registros contábeis pouco adequados;
- contratação direta de trabalhadores;
- utilização de trabalhadores não qualificados ou semi-qualificados;
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- baixo investimento em inovação tecnológica;

- maior dificuldade de acesso ao financiamento de capital de giro;
Tabela 1 - Taxas de natalidade e de mortalidade das empresas comerciais - 1998-2000
Taxas (%)
1998 0 a 5 pessoas 6 a 19 pessoas 20 e mais pessoas
Taxa de natalidade 20,4 9,4 6,5
Taxa de mortalidade 18,1 6,8 5,8
1999
Taxa de natalidade 24,0 10,2 6,0
Taxa de mortalidade 16,6 6,5 7,3
2000
Taxa de natalidade 22,7 11,3 6,6
Taxa de mortalidade 15,8 7,1 6,2

Fonte: IBGE, Diretoria de Pesquisas, Estatísticas do Cadastro Central de Empresas 1998-2000.

O relatório SEBRAE, Fatores condicionantes e taxa de mortalidade de empresas, realizado
em 12 estados no período de agosto/1998 a junho/1999, constatou que os principais fatores
limitantes à sobrevivência das micro e pequenas empresas eram a restrição de crédito e de
capital humano. Essas restrições acentuavam-se nas empresas do estrato de até 5 pessoas
ocupadas, que apresentavam taxas sempre mais elevadas que a das empresas dos demais
Estratos.
Para o IBGE (2001), o comportamento das taxas de natalidade e mortalidade das empresas
mostra-se bastante sensível à variável de porte/tamanho das empresas. No setor de comércio
constatou-se que a taxa de natalidade, em todos os anos pesquisados, foi superior nas
empresas que ocupavam até 5 pessoas. Justifica esse comportamento a inexistência de
barreiras à entrada de pequenas empresas, tanto no tocante ao capital humano, quanto ao
capital financeiro, necessários ao seu funcionamento. Se, por um lado, essas condições
justificam a maior natalidade dessas firmas, por outro, parecem decisivas para seu
desaparecimento. As taxas de mortalidade das empresas que ocupavam até 5 pessoas foram
também mais elevadas quando comparadas às das empresas de maior porte.
O grande volume de empresas que surgem no setor de comércio varejista, em especial
empresas até 5 pessoas, pode ser explicado pela baixa necessidade de capital para se iniciar o
mesmo. Pela mesma razão, é possível se avaliar a elevada taxa de mortalidade: baixa
utilização de capital associado pequena qualificação do proprietário e dos trabalhadores pode
levar a uma configuração de negócio com baixas eficiência e eficácia. A gestão dos estoques,
uma vez realizada de forma inadequada, pode levar à organização a desperdiçar seus parcos
recursos disponíveis com materiais que não serão vendidos ou, então, disponibilizar
quantidades pequenas de produtos com maior volume de saída. Sob qualquer uma das
perspectivas anteriores, a organização perde competitividade. Para Oliveira (1997), é cada vez
mais evidente o reconhecimento dado pelas empresas à importância de ter todos os processos
organizacionais integrados e orientados de acordo com um objetivo estratégico corporativo.
Os Sistemas de Informação Gerenciais (SIG) tradicionalmente utilizados nas microempresas
de comércio varejista, envolvem sistemas de controle de estoque e análise de custos, mas
controlam apenas as quantidades estocadas por tipo de produto, não controlando seus custos.
Normalmente consideram como custo, a média dos preços de compra de produtos
comercializados em determinado período. Assim, impossibilitam o conhecimento do
verdadeiro custo do produto vendido, de acordo com sua qualidade e margem de contribuição,
em cada operação de venda. Logo, o resultado real das compras e vendas de produtos só é
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conhecido quando analisado um longo período, porque sofre influência das flutuações dos
vários tipos de produtos que são comercializados.
Para Drucker (1991) apud Chiavenato (2000:1): ”A administração trata do planejamento, da
organização (estruturação), da direção e do controle de todas as atividades diferenciadas pela
divisão de trabalho que ocorriam dentro de uma organização”. Toda empresa deve ser bem
administrada, estar cercada de talentos competentes e com uma estrutura saudável. A primeira
coisa que se precisa saber é controlar o processo de trabalho, que significa controlar o
trabalho e não o trabalhador. O controle é instrumento que o trabalhador usa, nomeia devendo
visar seu setor.
A gestão de operações na economia globalizada tem levado muitas organizações a
promoverem uma reestruturação produtiva que pode ser verificada pelas mudanças
tecnológicas, organizacionais e comerciais de suas atividades.
2. Caracterização da empresa e do seu mercado de atuação.
Duas características podem influenciar na gestão de estoques: a aquisição dos itens e o
transporte dos mesmos desde o fornecedor. Na organização estudada a aquisição é realizada
em uma Central de Abastecimento S/A (CEASA), na qual os produtores rurais (fornecedores)
levam as suas mercadorias para serem vendidas aos seus clientes (compradores
hortifrutigranjeiros) que levarão esses produtos até as suas empresas para serem
comercializados. A freqüência de distribuição dessas centrais é de 2 (duas) a 3 (três) vezes por
semana dependendo da disponibilidade de mercadoria na região, pois muitas verduras,
legumes e até mesmas frutas precisam ser comprados em outros estados para suprir a
necessidade de uma ou outra região.
Um fator importante para a escolha do fornecedor nessa área varejista de Hortifruti é a
quantidade de tempo no ano em que o fornecedor tem as mercadorias dispostas para atender a
necessidade do cliente. Existe fornecedor de pedra (produto rural da área regional que vende
diretamente para o varejista), fornecedor de loja (revende produtos comprados fora da área
regional), e ainda fornecedor de feirões/ galpões (em grandes estados como São Paulo, Rio de
Janeiro e estados do sul do país). O transporte para matéria-prima ou produtos acabados
representa a maioria dos custos logísticos de uma empresa. Nazário et all. (2000) afirma que o
transporte representa, em média, 60% das despesas logísticas da empresa, significando de 4%
a 25% do seu faturamento bruto, dependendo do seu ramo de atuação. Os cincos modais de
transporte são o ferroviário, o rodoviário, o aquaviario, o dutoviário e o aéreo. Cada um
desses modais tem a sua importância relativa dependendo da quilometragem, volume, receita,
natureza da composição do tráfego. As principais diferenças existentes entre eles são: os
custos fixos e variáveis, velocidade, disponibilidade, confiabilidade, capacidade e freqüência.
Dependendo do tipo de transporte, podemos determinar o custo do mesmo, a sua eficiência e a
velocidade com o que o produto é transportado (responsividade). O transporte do hortifruti é
feito basicamente por meio rodoviário envolvendo caminhões, carretas, ou mesmo veículos
menores. Esse transporte é realizado de uma região para outra, dentro do mesmo estado e
ainda dentro da mesma cidade para abastecer as empresas que revenderam aos seus
consumidores. As mercadorias são transportes em caixas plásticas como já é exigido pela
Vigilância Sanitária. Devido ter um risco menor de contaminação dos alimentos e permitir
que as mercadorias estraguem menos no momento do carregamento da carga, no
empilhamento das caixas por serem no formato mais quadrangular o encaixe é melhor, no
deslocamento da mercadoria via terrestre e ainda para descarregar as mercadorias. Ainda são
usadas caixas de madeira, apesar de serem mais resistentes, mas ainda utilizadas em grande
parte das centrais de distribuição devida ter um custo menor para os produtores rurais e não
exigirem tantos cuidados de limpeza que as caixas plásticas exigem. Tais características sõa
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importantes para a gestão dos estoques em função da qualidade do produto (no caso da
aquisição) pois produtos de baixa qualidade levam um tempo maior para girarem nos estoques
e influenciam a análise do comportamento dos estoques no caso do transporte, a inadequação
da embalagem e do manuseio leva à perda de produto sem vender e, consequentemente, à
falta de teceita.
A metodologia utilizada é a de métodos e técnicas de pesquisa para dar base e sustentação
numa discussão científica de modo que o texto descritivo seja às normas da legislação literária
brasileira e possa fazer com que o leitor tenha um melhor compreendimento do contexto
disponibilizado para a leitura. A pesquisa bibliográfica foi o meio utilizado para levantamento
de dados, e informações para a realização dessa pesquisa. A pesquisa do campo foi importante
porque o trabalho foi realizado no foco de interesse no qual permitiu visualizar todo o
processo do local, capacitando melhores esclarecimentos dos dados reais visíveis e invisíveis.
O tempo de pesquisa do composto utilizada foi à exploratória, teve como principal finalidade
um maior entendimento e clarificação da situação estudada.
2. A gestão e o controle de estoques
Em uma organização de venda no varejo a gestão dos estoques é essencial para a
sobrevivência uma vez que a falta do item a ser adquirido pelo cliente é traduzido em
ausência de receita. Em uma gestão adequada dos estoques é possível tratar estatisticamente
este evento (falta de produto) através do nível de serviço, ou seja, a probabilidade de
ocorrência da falta de um tipo de produto durante o período entre a realização do pedido ao
fornecedor e a disposição do item comprado (lead time). A probabilidade de não faltar
produto, ou o complemento da probabilidade de faltar produto: esse indicador reflete quais
são as chances de haver falta durante o reposição, independentemente do volume que falte.
Mais especificamente, 85% de probabilidade de não faltar produto indicam que, em média, de
cada 100 reposições poderá ocorrer falta em 15 deles, não importando o quanto se falta (se
uma unidade ou mil unidades).
Os estoques representam o maior investimento individual em ativos para a maioria dos
fabricantes, atacadistas e varejistas. O investimento em estoques pode representar mais de
20% dos ativos de um fabricante e mais de 50% dos ativos totais de atacadistas e varejistas
(LAMBERT et ali, 1998).
Tudo o que a empresa armazena de bens pode ser considerado como um estoque para
utilização momentânea ou futura. Segundo Moreira (1998:463) Os estoques podem ser:
quaisquer quantidades de bens físicos que sejam conservados, de forma improdutiva, por
qualquer intervalo de tempo, constituem estoques tanto os produtos acabados que aguardam
venda ou despacho, como matérias-primas e componentes que aguardam utilização na
produção. A gestão de estoques trabalha com 2 (duas) frentes de cadeia de suprimentos:
estratégicas e táticas. As estratégicas servem para definir se o estoque será puxado ou
empurrado, centralizado ou descentralizado. As decisões táticas servem para controlar os
estoques de forma otimizada para todos os níveis de estoque da cadeia de suprimentos, ao
invés de tentar pontos ótimos para o melhor processo de armazenagem. (GIANNOCCARO &
PONTRANDOLFO, 2000).
A definição de quanto pedir fica definida na determinação de lote econômico de compra, lote
econômico de produção e ponto de ressuprimento, revisões técnicas e auxílio na decisão de
quanto pedir Lambert et al. (1998) destacam a análise da curva ABC, o uso de técnicas de
previsão de demanda e sistemas de adiantamento de no processamento de pedidos. Existem
métodos de controle de estoque como Just in time (JIT), Kanban, sistema de planejamento de
necessidades de materiais (MRP), que auxiliam na garantia da disponibilidade dos seus
produtos.
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Aqueles que gerenciam empresas vivem uma constante indecisão: é preciso ter estoques, mas
se não quero tê-los, o quer fazer? È nesse imenso impasse que se buscam respostas que
atendam às disponibilidades de recursos financeiros, pois precisam ter estoque, devido ser
uma posição estratégica diante dos concorrentes, permite uma capacidade agregada e os
produtos estão disponíveis ao cliente a qualquer momento, fazendo com que o cliente tenha
sempre um atendimento imediato, possibilitando com que o cliente valorize a empresa e o que
ela oferece.
Ao se estabelecer um estoque são induzidos alguns custos que podem ser reduzidos
consideravelmente, tais como: custos de emissão de pedidos, custos de stockout (falta de
produtos), custos de aquisição, e custos da qualidade na partida (start up), que são custos
ligados diretamente à manutenção de estoques na empresa. O responsável pela empresa não
deseja a manutenção de estoques justamente porque afeta a lucratividade do negócio. Isto se
dá devido aos custos de manutenção do estoque, custos da receptividade do cliente, custos
para coordenar a produção, custos de redução do retorno sobre o investimento, custos da
capacidade reduzida, custos da qualidade de lotes grandes, custos de problemas de produção.
Porém, ao desejar incrementar a lucratividade é possível defrontar-se com a falta de itens para
oferecer ao cliente, o que contraria o objetivo da organização que é o de disponibilizar bens
para seus clientes e ser remunerada por isto. Na resolução desse conflito a melhor decisão é
ter um estoque mínimo de segurança de forma suficiente para atender bem ao cliente e deixá-
lo satisfeito sem grandes custos de manutenção para a empresa, deixando o capital livre para
outras aplicações financeiras que a empresa desejar.
Perfil do nível dos estoques
ao longo do tempo
Q Taxa de
Utilização por
Quantidade dia
disponível

Ponto de
pedido de
reposição

Emissão Emissão do Recebimento

Tempo
Recebimento do Recebimento
pedido do pedido do pedido pedido do pedido

Lead time

Figura 1-Lote Econômico de Compra

Fonte: Stevenson (2001)
O lote econômico de compras (LEC – figura 1) é um fenômeno particular, pois na prática,
agrega 2 (dois) tipos de custos: os custos de manutenção e os custos de pedidos, ambos não
são de simples estimação. Nos custos de manutenção são considerados: os custos de capital
empatado; os custos de armazenagem e os custos do risco de obsolescência; enquanto que os
custos de pedidos são calculados da seguinte forma: os custos de colocação do pedido,
incluindo transportes dos fornecedores e custos de descontos no preço, essas 2 (duas) formas
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de custos de custos juntas fazem com que a empresa determine o que comprar de acordo
com a sua necessidade, da forma que tenha o menor custo, a maior compra, a venda
satisfatória e atinja os seus objetivos de forma competente.
Na atualidade empresarial existe uma imensa dificuldade de profissionais para atuação na área
de custos devido a sua falta de preparação ou mesmo conhecimento em função de exigir
informações precisas para determinar o custo unitário de um produto mas, para isso, é preciso
conhecer bem os custos fixos e os custos variáveis da empresa que nem sempre são
contabilizados de forma correta, dificultando todos os processos da empresa para obtenção
desses reais custos.
3. A gestão de produção em uma organização hortifrutigranjeira
O desenvolvimento desse trabalho acontece em duas etapas: anterior e posterior à operação do
software. A primeira foi realizado no estabelecimento sem a implantação do software e
consistia no levantamento de informações sobre as operações diárias da microempresa. Foi
possível verificar claramente as diferenças existentes, pois no primeiro momento conseguimos
planejar, controlar, verificar às vezes ocorria algum erro em relação à quantidade estocada
podendo ser por cálculos mais presumidos ou ainda por não ter a demanda esperada para
aquele período. Em um segundo momento foi possível melhorar essa estrutura de estoques
porque o sistema permitia um melhor controle e planejamento desses recursos, pois as vendas
são registradas instantâneamente. A precisão de compras ficou mais exata permitindo a
empresa incrementar a lucratividade e os desperdícios ficarem cada vez menores evitando
assim os prejuízos.
Neste estudo foi possível verificar todo o trabalho direcionado ao planejamento e controle de
produtos hortifruti, para que a empresa possa cada vez mais maximizar os seus lucros, com a
melhor redução de custos e com maior qualidade do seu mix de produtos. Fazendo com que
empresa se torne mais competitiva e com uma aceitação mercadológica mais diferenciada.
Toda organização é constituída de pessoas e de recursos não-humanos como recursos
financeiros, recursos tecnológicos e recursos mercadológicos, por exemplo, no qual toda
organização necessita para se mover e sustentar no mercado competitivo e atual no qual está
inserido. Os hábitos de compras dos mesmos são geralmente por produtos perecíveis rápidos
como legumes, folhagens, (alface, couves, salsinha e outros), e frutas; que possui uma
reposição de 3 (três), vezes por semana no qual proporciona ao cliente realizar compras
menores, com maior quantidade e variedade de mercadorias mais frescas.
A gestão de estoques constitui-se de uma série de ações que permitem ao administrador tomar
decisões quando os mesmos são bem manuseados e bem controlados. Estoque é o controle
físico, contábil e financeiro dos estoques de matérias, produtos, produtos semi-acabados,
estabelecimentos em poder de terceiros, e emissão de informações gerenciais e estatísticas. O
estoque é o considerado um recurso produtivo que no final da cadeia de suprimentos criara
valor para o consumidor final, pode ser considerado um fator competitivo em relação à
concorrência e oportunidade para atender clientes emergentes. A empresa trabalha com
estoques de produtos acabados, pois estão prontos para a sua utilização e consumo, no qual a
empresa terá um consumo mais rápido com uma rotatividade elevada e com um estoque
mínimo de segurança para não deixar a empresa sem mercadorias suficiente para o
atendimento da população de forma satisfatória. Todo esse processo com o auxílio do sistema
do SUCESS que gera: entrada e saída de produtos, divisão por grupo e subgrupo, controle de
fornecedores e períodos analíticos, compra e reposição de estoques, saldo de depósito e saldo
geral, controle de entrega futura, controle de cotação de estoque, relatórios de entrada e saída
por documentação de giro e balanço com parametrizações, relatórios de resumo de
movimentação de estoques contendo entradas e saídas no período com saldo atualizado. O
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software SUCESS é um de sistema de informações gerenciais que possibilita ao usuário obter

qualquer informação básica necessária para um bom gerenciamento da empresa. O software
não realiza a verdadeira gestão de estoques, na qual deve-se saber o momentoe a quantidade a
ser adquirida, informar quando comprar (ponto para ressuprimento dos produtos para a
empresa). Para que o SUCESS realize uma gestão de estoques adequada deveria possuir
funções que realizem o tratamento estatístico dos dados possibilitando, com a utilização do
nível de serviço, que se determine o estoque médio dos produtos, que são características
básicas para se concretizar uma gestão de estoques.
Em função da pesquisa pode ser observado através do método da curva ABC, que os produtos
que representam maior lucratividade para a demanda mercadológica são: batatinha, tomate,
laranja, melancia, banana prata, banana maca, maca, abacaxi, cebola branca, cenoura, os
outros itens são incluídos nas classes B e C. Para uma melhor organização com os
fornecedores foi ser definida a priorização desses itens para realização da compra, de forma
que o gerente de suprimentos e os produtores tenham um controle imediato de compra e
venda sempre, com possibilidade de melhorar o controle e proporcionar melhorias na
qualidade. Fazendo que os produtos sejam comprados na quantidade exata e evitando sempre
o desperdício, pois mesmo com cuidado na empilhagem das mercadorias acabam estragando
alguns produtos e nesse momento já existe um estrago imediato e ao longo dos dias o próprio
ambiente faz o processo natural devido a perecividade das mercadorias.
Esse estudo proporcionou a empresa um melhor esclarecimento da área de planejamento e
controle de estoques no comércio hortifrutigranjeiro no que se refere um maior
comprometimento, enfocando a ordem correta da durabilidade dos produtos, da necessidade
do produto, a quantidade exata para atender a necessidade do cliente, e evitar o desperdício de
maneira correta, o estoque mínimo que a empresa precisa ter para não deixar o cliente
insatisfeito.
Com o estudo foi possível explorar o processo interno da empresa na sua base fundamental da
qual foram geradas informações completas e corretas para o total desenvolvimento desse
estudo no qual foi analisada desde a satisfação do cliente, do tipo de mercadoria, da
quantidade do produto, da erradicação do desperdício da estocagem de cada tipo de produto, a
durabilidade da mercadoria para que pudéssemos finalizar no ideal planejamento e controle de
estoques que satisfizesse a necessidade da empresa e do bem que são os clientes.
4. Considerações finais
Independente do setor de atuação de uma organização a questão da competitividade é
fundamental para o sucesso do empreendimento. Um maior conhecimento sobre o controle
dos estoques existentes e sobre os custos que são gerados na decisão de mantê-los, pode
permitir uma vantagem competitiva de qualquer empresa sobre seus concorrentes Sem um
sistema de informações gerencial torna-se difícil saber com grande precisão quais os produtos
mais vendidos, os seus custos e a ordem de sua importância em relação aos outros produtos.
Com o desenho e implantação de um sistema de informações gerenciais pode-se melhorar a
qualidade das informações utilizando-se gráficos que mostrem as diferenças ocorridas na
semana, no mês, e mesmo ao longo do ano, dependendo da necessidade de comparação que a
empresa necessitar. Em um mundo de constante evolução tecnológica é fundamental que as
empresas se atualizem a todo o momento, pois aquelas que não introduzem inovações estão
desaparecendo do mercado a cada dia que passa.
A implantação do software para o varejo de hortifruti foi um grande beneficio, pois
possibilitou um grande gerenciamento dos estoques, melhorando assim o trabalho das pessoas
envolvidas no planejamento e controle da empresa.
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De acordo com os objetivos específicos da empresa foi possível reconhecer o tempo de

reposição dos produtos que é de 3 (três) a 4 (quatro) dias em média, a sua periodicidade de
compras é de 2 (duas) vezes por semana, a quantidade de mercadorias adquiridas a cada
compra, conhecimento dos fluxos de informações para o software é alem da necessidade da
empresa nisso se supera a potencialidade do software.
O próximo trabalho a ser desenvolvido para essa empresa deve ser na área de logística voltada
para o transporte de mercadorias, nos quais teriam que ser levantadas várias informações
como quantidade a ser transportada, meio de transporte a ser utilizado, entre outros
A empresa possui seu funcionamento cada vez mais eficiente, com um nível maior de
trabalho, com uma lucratividade satisfatória e com um índice de desperdício baixo e
fazendo com que os funcionários trabalhem a mesma quantidade de horas com um
rendimento superior que antes era atribuído para a empresa.
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