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1 2 3 4
FECHA
EMISION DE NO. \
Total General NO. AUDITORÍA Y \O TIPO DE
No INFORME CÓDIGO DEL
(ID Evidencia) EVALUACIÓN HALLAZGO
HALLAZGO
DD/MM/AAAA
Hallazgo CGR
39 25 CGR-VIGENCIA 2011 / Vigencia 25
2011
Hallazgo CGR
40 CGR-CDSS-013 Mayo de 2014 / Vigencia MEN 13 01
2013
Hallazgo CGR
41 CGR-CDSS-013 Mayo de 2014 / Vigencia MEN 13 02
2013
Hallazgo CGR
42 CGR-CDSS-013 Mayo de 2014 / Vigencia MEN 13 03
2013
Hallazgo CGR
43 CGR-CDSS-013 Mayo de 2014 / Vigencia MEN 13 03
2013
Oportunidad
50 Auditoría No. 37
de Mejora
Hallazgo CGR
62 CGR-CDSS-013 Mayo de 2014 / Vigencia MEN 13 07
2013
Hallazgo CGR
63 CGR-CDSS-013 Mayo de 2014 / Vigencia MEN 13 12
2013
Hallazgo CGR
67 22 CGR-VIGENCIA 2011 / Vigencia 22
2011
Oportunidad
91 74 30/08/2014 OM002
de Mejora
Hallazgo CGR
194 1.4 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 1
2014
Hallazgo CGR
194 1.5 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 1
2014
Hallazgo CGR
195 2.2 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 2
2014
Hallazgo CGR
195 2.3 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 2
2014
Hallazgo CGR
195 2.6 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 2
2014
Hallazgo CGR
196 3.2 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 3
2014
Hallazgo CGR
197 4 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 4
2014
Hallazgo CGR
201 8.3 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 8
2014
Hallazgo CGR
203 10.3 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 10
2014
Hallazgo CGR
204 11.11 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 11
2014
Hallazgo CGR
204 11.13 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 11
2014
Hallazgo CGR
205 12.2 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 12
2014
Hallazgo CGR
206 13.3 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 13
2014
Hallazgo CGR
207 14.3 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 14
2014
Hallazgo CGR
208 15.3 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 15
2014
Hallazgo CGR
209 16.2 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 16
2014
Hallazgo CGR
213 20.7 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 20
2014
Hallazgo CGR
215 22.1 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 22
2014
Hallazgo CGR
215 22.3 CGR-CDSS-098 Enero de 2015 / Vigencia 22
2014
Oportunidad OM 001
218 76 8/21/2014
de Mejora
Oportunidad OM 003
220 76 8/21/2014
de Mejora
Oportunidad OM 004
221 76 8/21/2014
de Mejora
OB 002
223 76 8/21/2014 Observación
OB 003
224 76 8/21/2014 Observación
OB 004
225 76 8/21/2014 Observación
OB 005
226 76 8/21/2014 Observación
OB 007
228 76 8/21/2014 Observación
Oportunidad OM 001
229 61 11/12/2014
de Mejora
Oportunidad OM 002
230 61 11/12/2014
de Mejora
Oportunidad OM 003
231 61 11/12/2014
de Mejora
Oportunidad OM 001
232 3-4 6/23/2014
de Mejora
237 62 11/30/2014 Observación 0B 003
Activida Oportunidad
277 N/A N/A N/A
d2 de Mejora
Activida Oportunidad
278 N/A N/A N/A
d1 de Mejora
Activida Oportunidad
278 N/A N/A N/A
d2 de Mejora
Activida Oportunidad
279 N/A N/A N/A
d1 de Mejora
Activida Oportunidad
279 N/A N/A N/A
d2 de Mejora
Activida Oportunidad
279 N/A N/A N/A
d7 de Mejora
Activida Oportunidad
279 N/A N/A N/A
d8 de Mejora
Activida Oportunidad
279 N/A N/A N/A
d9 de Mejora
Activida Oportunidad
280 N/A N/A N/A
d1 de Mejora
Activida Oportunidad
280 N/A N/A N/A
d2 de Mejora
Activida Oportunidad
280 N/A N/A N/A
d7 de Mejora
Activida Oportunidad
280 N/A N/A N/A
d8 de Mejora
Activida Oportunidad
280 N/A N/A N/A
d9 de Mejora
Activida Oportunidad
281 N/A N/A N/A
d1 de Mejora
Activida Oportunidad
281 N/A N/A N/A
d2 de Mejora
Activida Oportunidad
281 N/A N/A N/A
d3 de Mejora
Activida Oportunidad
281 N/A N/A N/A
d4 de Mejora
Activida Oportunidad
281 N/A N/A N/A
d5 de Mejora
Activida Oportunidad
281 N/A N/A N/A
d6 de Mejora
Activida Oportunidad
282 N/A N/A N/A
d1 de Mejora
Activida Oportunidad
282 N/A N/A N/A
d2 de Mejora
283 CGR-CDSS-No. 023 Julio de 2015 Hallazgo CGR Hallazgo 1
284 CGR-CDSS-No. 023 Julio de 2015 Hallazgo CGR Hallazgo 2
285 CGR-CDSS-No. 023 Julio de 2015 Hallazgo CGR Hallazgo 3
286 CGR-CDSS-No. 023 Julio de 2015 Hallazgo CGR Hallazgo 4
287 CGR-CDSS-No. 023 Julio de 2015 Hallazgo CGR Hallazgo 5
288 CGR-CDSS-No. 023 Julio de 2015 Hallazgo CGR Hallazgo 6
289 CGR-CDSS-No. 023 Julio de 2015 Hallazgo CGR Hallazgo 7
290 CGR-CDSS-No. 023 Julio de 2015 Hallazgo CGR Hallazgo 8
291 CGR-CDSS-No. 023 Julio de 2015 Hallazgo CGR Hallazgo 9
292 CGR-CDSS-No. 023 Julio de 2015 Hallazgo CGR Hallazgo 10
Activida
300 CGR-CDSS-No. 23 7/23/2015 Hallazgo CGR Hallazgo 18
d3
LLAZGO (INFORMACION SUMINISTRADA POR LA OCI)
5 7 10
MACROPROCES
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO FUENTE
O
Evaluación otras
Valoración del riesgo en las demandas en
Gestión Jurídica Entidades
contra del MEN
Externas (CGR)
Evaluación otras
Gestión Jurídica Ejercicio oportuno de Acciones de Repetición Entidades
Externas (CGR)
Evaluación otras
Gestión Jurídica Excesos en el valor del embargo (A) Entidades
Externas (CGR)
Evaluación otras
Gestión Jurídica Excesos en el valor del embargo (A) Entidades
Externas (CGR)
Incumplimiento de los Compromisos
pactados (OM Moderada)
Se evidenció incumplimiento de actividades
Gestión de contractuales por parte del cooperante Auditoria y/o
Cooperación (fundación Compartir - Convenio 551) según Evaluación OCI
los registros y comunicados producto de la
Supervisión realizada por parte del MEN
La desactualización de la información de la
Fundación Tecnológica Liderazgo
Canadiense Internacional se presentó debido
a que dicha institución solicitó cambio de
denominación a “LCI Fundación
Tecnológica”. El cambio de denominación fue
ratificado a través de la Resolución
Ministerial 16953 del 25 de noviembre de
Mesas publicas
Fortalecimiento de Se evidenció que la estrategia de mesas
la Educación publicas no es de amplio conocimiento entre Evaluación otras
Preescolar, Básica los actores del PAE como tampoco se Entidades
y Media - observan acciones concretas para su Externas (CGR)
Cobertura desarrollo por parte del MEN lo que puede
impactar la ejecución y control del PAE
Identificación y Actualización de
Procesos: Al realizar seguimiento al sub
Fortalecimiento de proceso Definir, implementar y hacer
la Educación seguimiento a estrategias para garantizar el Evaluación otras
Preescolar, Básica acceso y promover la permanencia escolar Entidades
y Media - en el sistema educativo./ Coordinar Externas (CGR)
Cobertura viabilizacion de proyectos y asignacion de
recursos para generar nuevos cupos en el
sistema educativo
Fortalecimiento de
Para el caso de Norte de Santander en
la Educación Evaluación otras
algunos municipios los restaurantes a
Preescolar, Básica Entidades
septiembre de 2014 no estaban operando.
y Media - Externas (CGR)
Cobertura
En algunas IE el menaje se encuentra
Fortalecimiento de
deteriorado y no es suficiente.
la Educación Evaluación otras
en horas de la mañana, como se evidenci6
Preescolar, Básica Entidades
en la IE Villa Corelca del Municipio de
y Media - Externas (CGR)
Valledupar.
Cobertura
La dependencia formula
como política dentro de sus procesos, la
atención de los servicios solicitados a través
de la mesa de ayuda administrativa en un
periodo de 1 a 5 días hábiles, sin embargo el
aplicativo tiene diferentes parametrizaciones
dependiendo del tipo de solicitud, lo cual no
coincide con lo descrito en la ficha técnica
del subproceso Gestionar requerimientos
debido a la falta de actualización y
mejoramiento continuo de la documentación
Gestión asociada al macroproceso. Adicionalmente, Auditoria y/o
Administrativa al revisar la ficha técnica A-FT-GA-CA-02-01, Evaluación OCI
subproceso “Realizar preparación y
respuesta ante emergencias”, no se
evidencia la actualización de la
responsabilidad y competencia que la
Subdirección de Gestión Administrativa, tiene
en el manejo del Plan de Emergencias del
Ministerio.
Desconocimiento por parte de los
servidores, sobre los Acuerdos de
Niveles de Servicios (ANS)
Fortalecimiento de
Fuente: Subdirección de Gestión Financiera Auditoria y/o
la Educación
– Grupo de Presupuesto. Cifras a 8 de Evaluación OCI
Primera Infancia
noviembre de 2014.
Instalación de Software
Catálogo de Servicios
15 17 19
ACCIONES DE
CAUSAS DESCRIPCIÓN DE LAS METAS
MEJORAMIENTO
Remitir comunicación al
Que se afecten las cuentas Consejo Superior de la
bancarias cuyo titular es el Judicatura, sobre la
Ministerio de Educación inembargabilidad de los
Nacional,conllevando a que se recursos de la
Enviar comunicación al Consejo Superior
debiten varias veces el valor de la Nación,solicitándoles que a
de la Judicatura.
pretension, o, se congelen las su vez se impartan
cuentas hasta tanto ingresen instrucciones precisas a
recursos para dar cumplimiento a todos los jueces de la
la medida. república.
Desconocimiento de la
Desconocimiento de la
comunidad de sus derechos
comunidad de sus derechos e
e incumplimiento de los
incumplimiento de los contratistas Estrategia de comunicación para el
contratistas de los
de los lineamientos técnico conocimiento de derechos en el marco
lineamientos técnico
administrativos del PAE y por del PAE.
administrativos del PAE y por
tanto de las obligaciones
tanto de las obligaciones
contractuales
contractuales
Desconocimiento de la
Desconocimiento de la
comunidad de sus derechos
comunidad de sus derechos e
e incumplimiento de los
incumplimiento de los contratistas Imposición de sanciones contractuales
contratistas de los
de los lineamientos técnico cuando se compruebe el incumplimiento
lineamientos técnico
administrativos del PAE y por de las cláusulas contractuales
administrativos del PAE y por
tanto de las obligaciones
tanto de las obligaciones
contractuales
contractuales
Para el desembolso de
anticipos es indispensable la
Para el desembolso de anticipos
apertura de una cuenta de
es indispensable la apertura de
ahorros única
una cuenta de ahorros única
adicionalmente, la
adicionalmente, la formulación de
formulación de un plan de Visitas de asistencia Técnica y envios de
un plan de inversión.
inversión. información
Por tiempos en legalización y
Por tiempos en legalización y
entrega de documentos no fue
entrega de documentos no
posible desembolsar los recursos
fue posible desembolsar los
recursos
incumplimiento de los
incumplimiento de los contratistas contratistas de los
Imposición de sanciones contractuales
de los lineamientos y técnico lineamientos y técnico
cuando se compruebe el incumplimiento
administrativos del PAE y de las administrativos del PAE y de
de las cláusulas contractuales
obligaciones contractuales las obligaciones
contractuales
incumplimiento de los
incumplimiento de los contratistas contratistas de los
de los lineamientos y técnico lineamientos y técnico
Fortalecimiento de Veedurías ciudadanas
administrativos del PAE y de las administrativos del PAE y de
obligaciones contractuales las obligaciones
contractuales
incumplimiento de los
incumplimiento de los contratistas contratistas de los
de los lineamientos y técnico lineamientos y técnico
Fortalecimiento de Veedurías ciudadanas
administrativos del PAE y de las administrativos del PAE y de
obligaciones contractuales las obligaciones
contractuales
Para el desembolso de
anticipos es indispensable la
Para el desembolso de anticipos
apertura de una cuenta de
es indispensable la apertura de
ahorros única
una cuenta de ahorros única
adicionalmente, la
adicionalmente, la formulación de
formulación de un plan de Visitas de asistencia Técnica y envios de
un plan de inversión.
inversión. información
Por tiempos en legalización y
Por tiempos en legalización y
entrega de documentos no fue
entrega de documentos no
posible desembolsar los recursos
fue posible desembolsar los
recursos
Desconocimiento de la
Desconocimiento de la
comunidad de sus derechos
comunidad de sus derechos e
e incumplimiento de los
incumplimiento de los contratistas Imposición de sanciones contractuales
contratistas de los
de los lineamientos técnico cuando se compruebe el incumplimiento
lineamientos técnico
administrativos del PAE y por de las cláusulas contractuales
administrativos del PAE y por
tanto de las obligaciones
tanto de las obligaciones
contractuales
contractuales
Desconocimiento de la
Desconocimiento de la
comunidad de sus derechos
comunidad de sus derechos e
e incumplimiento de los
incumplimiento de los contratistas Imposición de sanciones contractuales
contratistas de los
de los lineamientos técnico cuando se compruebe el incumplimiento
lineamientos técnico
administrativos del PAE y por de las cláusulas contractuales
administrativos del PAE y por
tanto de las obligaciones
tanto de las obligaciones
contractuales
contractuales
Desconocimiento de la
Desconocimiento de la
comunidad de sus derechos
comunidad de sus derechos e
e incumplimiento de los
incumplimiento de los contratistas Imposición de sanciones contractuales
contratistas de los
de los lineamientos técnico cuando se compruebe el incumplimiento
lineamientos técnico
administrativos del PAE y por de las cláusulas contractuales
administrativos del PAE y por
tanto de las obligaciones
tanto de las obligaciones
contractuales
contractuales
Identificar la participación y
El Ministerio de Educación responsabilidades del
Nacional se encuentra en la fase Programa de Alimentación
de implementación de la nueva Escolar en la nueva cadena
cadena de valor y mapa de de Valor del Ministerio de
macroprocesos debido a que Educación Nacional, la Acompañamiento puestos de trabajo
fueron rediseñados los relación con los procesos y (Subdirección Desarrollo Organizacional)
macroprocesos misionales, lo que procedimientos, el uso de los
impacta directamente sobre la formatos estandarizados y
operación del Programa de los acuerdos de nivel de
Alimentación Escolar. servicio (Cuando se
requieran)
Identificar la participación y
El Ministerio de Educación responsabilidades del
Nacional se encuentra en la fase Programa de Alimentación
de implementación de la nueva Escolar en la nueva cadena
cadena de valor y mapa de de Valor del Ministerio de Construir Manual para la Operación
macroprocesos debido a que Educación Nacional, la Interna PAE articulado con el Sistema
fueron rediseñados los relación con los procesos y Integrado de Gestión.
macroprocesos misionales, lo que procedimientos, el uso de los
impacta directamente sobre la formatos estandarizados y
operación del Programa de los acuerdos de nivel de
Alimentación Escolar. servicio (Cuando se
requieran)
Las ETC son las responsables de
gestionar con los rectores de los
establecimientos educativos la
Establecer metodologías e
conformación y funcionamiento
instrumentos específicos
de los comités de alimentación
para prestar asistencia
escolar El MEN tomó la Realizar seguimiento a las ETC frente a la
técnica para el Programa de
ejecución del PAE en septiembre conformación y puesta en funcionamiento
Alimentación Escolar, en
de 2013 la operación del de los comités de alimentación escolar en
articulación con el modelo
programa durante esta vigencia los establecimientos educativos
establecido por el MEN y que
estuvo a cargo del ICBF por ende
promueva la participación
en los últimos dos meses de
ciudadana y el control social
calendario escolar el MEN no
del PAE.
logró adelantar acciones directas
de asistencia técnica en este
aspecto
Establecer metodologías e
instrumentos específicos
para prestar asistencia
Socializar con las ETC los resultados de
El MEN tomó la ejecución del técnica para el Programa de
seguimiento a saneamientos básico en
PAE en septiembre de 2013, la Alimentación Escolar, en
las Instituciones Educativas, para
operación del programa durante articulación con el modelo
motivar a las ETC a la implementación de
esta vigencia estuvo a cargo del establecido por el MEN y
acciones de mejora donde se identifiquen
ICBF, por ende en los últimos dos promueva la apropiación por
casos de no cumplimiento de la
meses de calendario escolar el parte de las entidades
normatividad vigente frente al
MEN no logró adelantar acciones territoriales en garantizar la
saneamiento básico y servicio de agua
de seguimiento en este aspecto. adecuada prestación de
potable.
servicio publico de agua
potable y saneamiento
básico.
Establecer metodologías e
instrumentos específicos
El MEN tomó la ejecución del para prestar asistencia
PAE en septiembre de 2013, la técnica para el Programa de
Socializar con las ETC los resultados de
operación del programa durante Alimentación Escolar, en
seguimiento a las condiciones de
esta vigencia estuvo a cargo del articulación con el modelo
infraestructura en las Instituciones
ICBF, por ende en los últimos dos establecido por el MEN y que
Educativas, para motivar a las ETC a la
meses de calendario escolar el promueva la apropiación por
implementación de acciones de mejora.
MEN no logró adelantar acciones parte de las entidades
de seguimiento en este aspecto. territoriales y nacionales
frente a la infraestructura de
los comedores escolares
El MEN tomó la ejecución del
Establecer un modelo
PAE en septiembre de 2013, la
seguimiento que permita
operación del programa durante
ejercer un mayor control en Verificar mediante la supervisión y/o
esta vigencia estuvo a cargo del
el cumplimiento de lo Interventoría la publicación de minutas en
ICBF, por ende en los últimos dos
establecido en la minuta comedores escolares
meses de calendario escolar el
patrón y en los ciclos de
MEN no logró adelantar acciones
menús.
de seguimiento en este aspecto.
Establecer un modelo
seguimiento que permita
ejercer un mayor control en
El MEN tomó la ejecución del
el cumplimiento de lo
PAE en septiembre de 2013, la
establecido en la minuta
operación del programa durante
patrón y en los ciclos de Verificar mediante la supervisión y/o
esta vigencia estuvo a cargo del
menús. Además de Interventoría la publicación de minutas en
ICBF, por ende en los últimos dos
establecer mecanismos de comedores escolares
meses de calendario escolar el
selección de operadores que
MEN no logró adelantar acciones
garanticen la adecuada
de seguimiento en este aspecto.
prestación del servicio de
acuerdo a los lineamientos
del programa
El MEN tomó la ejecución del
Formular y desarrollar un
PAE en septiembre de 2013, la
plan de acción para la
operación del programa durante
vigencia 2015 que se cumpla Realizar seguimiento al plan de acción
esta vigencia estuvo a cargo del
y se monitoree formulado, presentado alertas frente al
ICBF, por ende en los últimos dos
periódicamente con el fin de desarrollo del mismo
meses de calendario escolar el
mostrar resultados frente a la
MEN no logró adelantar acciones
ejecución del PAE.
de seguimiento en este aspecto.
* Desconocimiento de los tiempos Establecer claramente las Actualizar y divulgar los acuerdos de
de atención que aplica el sistema condiciones que evalúan la niveles de servicio específicos para los
a las solicitudes realizadas por la calidad del servicio prestado diferentes tipos de solicitudes del proceso
mesas de ayuda incluyendo preguntas que “Administrar la Operación de Servicios
* Falta de actualización de la ficha permitan evaluar si la Generales”, considerando la actualización
tecnica solución respondió a lo de los parámetros establecidos en el
solicitado. aplicativo y efectuar las aclaraciones
sobre las competencias de las
dependencias en cuanto a la aprobación
y divulgación del Plan de Emergencias a
todos los servidores y contratistas del
Ministerio, así como la conformación de la
Brigada de Emergencias y las actividades
asociadas a entrenamientos y simulacros.
*Desconocimiento de los Actualizar y divulgar los Actualizar y divulgar los Acuerdos de
funcionarios en relación con los Acuerdos de Niveles de Niveles de Servicio Específicos para los
tiempos establecidos para la Servicio Específicos para los diferentes tipos de solicitudes del proceso
atención oportuna de sus diferentes tipos de “Administrar la Operación de Servicios
solicitudes atreves de la mesa de solicitudes del proceso Generales”.
ayuda “Administrar la Operación de
Servicios Generales”.
*Desconocimiento de los Actualizar y divulgar los Definir una herramienta eficiente que
funcionarios en relación con los Acuerdos de Niveles de contribuya a la autoevaluación y
tiempos establecidos para la Servicio Específicos para los mejoramiento del proceso, respecto a los
atención oportuna de sus diferentes tipos de resultados obtenidos a partir de las
solicitudes atreves de la mesa de solicitudes del proceso evaluaciones efectuadas incluyendo la
ayuda “Administrar la Operación de sistematización y análisis de las mismas.
Servicios Generales”.
*La falta de actualización de la Realizar depuración de las Del análisis realizado al Sistema de
información sobre las cuentas de cuentas de usuarios que se Información de “Comisión”, se
usuarios del sistema de encuentran creados en el evidenciaron 7 cuentas de usuarios con
información de comisiones aplicativo perfil administrador que no trabajan
actualmente en el Ministerio o se
encuentran cumpliendo diferentes
actividades en otras áreas:
Reviste complejidad la definición Solicitar a los miembros de la
de un indicador sobre una comisión intersectorial el
iniciativa que requiere la replanteamiento de este
participación de varias entidades indicador
gubernamentales
El indicador que se construya
requiere que todas la entidades
de la Comisión intersectorial
tengan la información para ser
reportada.
La definición de los indicadores
de "Cero a siempre" no son de
responsabilidad exclusiva del
MEN
Reunión de la CIPI en donde se discuta el
tema de indicadores
La desactualización en términos Reunión con Desarrollo
funcionales de la Dirección de Organizacional y control
Primera Infancia, toda vez interno para identificación de
corresponden a una estructura riesgos.
cuando el PAIPI estaba en
desarrollo. Una vez realizada la
sesión de identificación de
riesgos con Desarrollo
organizacional, realizar una
revisión de los riesgos
identificados
Seguimiento periodico
Es necesario realizar seguimiento Seguimiento periódico a los
a los niveles de compromisos y compromisos y obligaciones
obligaciones.
Seguimiento periodico
1. No existe un espacio sufiiente Disponer mayor espacio para Disponer de un espacio suficiente para
para guardar la gran catidad de que los funcionarios guarden que los funcionarios pueden guradar la
documentos que se generan por la documentación que tienen documentación a su cargo.
la actividad de la Oficina Jurídica a su cargo. Crear una cultura del orden en los
que es en papel Crear una cultura de orden funcionarios del area
2. Se requiere que el servidor en los servidores del area en
este manipulando documentos de la que en los escritorios solo
forma constante y a la vez este se encuentre la
impulsando varios procesos. documentación que esten
trabajando en el día y que
esten en orden.
Documentar en la matriz de
Informar a desarrollo organizacional para
En el sistema de Gestion no se riesgos todos los controles
actualizar y divulgar la matriz de riesgos
encuentra actualizada la matriz. que se vienen aplicando, y
en el SIG.
actualizarla en el SIG.
1- Corporación Universitaria
Adventista, los documentos como
la solicitud de reforma de Se le solicito a la Oficina de
estatutos, la propuesta de Planeación que corrigiera el
reforma de estatutos, check list error del indicador digitado
de procedimiento interno, en el SSP por medio del Ajuste del indicados en el SSP
observaciones, en acto radicado citado a
administrativo no estaban continuación desde el 26 de
archivados en carpeta, por el agosto del 2014.
contrario, sueltos y fraccionados
en sobres de manila.
Formular documento(s) de
El Ministerio de Educación no gestión de software
cuenta con el procedimiento para (procedimientos, guìas,
Documento rediseñado
el control de la instalación de instructivos, entre otros) y/o
Software no autorizado reformular los que
correspondan
El Ministerio de Educación no
cuenta con el procedimiento para Revisión y validación de la
Documento validado
el control de la instalación de documentación
Software no autorizado
No se encuentran documentados
en el Catálogo de servicios los
tiempos máximos de Atención y
Resolución de las solicitudes de
los usuarios (Categoría de
Gestión de Sistemas de
Información y Aplicaciones y
Revisión del Catálogo de
Categoría de Infraestrucutura Catálogo de Servicios revisado
Servicios
Tecnológica - Servicio correo
electrónico), ni el manejo de
cambios, excepciones,
contingencias a los servicios
ofrecidos, que permita a los
usuarios claridad de lo esperado
en los casos fortuitos.
No se encuentran documentados
en el Catálogo de servicios los
tiempos máximos de Atención y
Resolución de las solicitudes de
los usuarios (Categoría de
Gestión de Sistemas de
Información y Aplicaciones y
Ajuste del Catálogo de
Categoría de Infraestrucutura Catálogo de Servicios ajustado
Servicios
Tecnológica - Servicio correo
electrónico), ni el manejo de
cambios, excepciones,
contingencias a los servicios
ofrecidos, que permita a los
usuarios claridad de lo esperado
en los casos fortuitos.
La documentación relativa a la
gestión del Hardware no se
1. Formular documento(s) de
encuentra actualizada ni ajustada
gestión de hardware
de acuerdo a las necesidades.
(procedimientos, guías,
instructivos, entre otros) y/o
La oficina de Tecnologías y
reformular los que
Sistemas de Información y la
correspondan, estableciendo
subdirección de Gestión
las responsabilidades de la 1.1. Formulación y/o reformulación de
Administrativa no cuentan con un
oficina de tecnología y de la documentación
inventario de Hardware
subdirección de gestión
actualizado, adicional, al cruzar
administrativa, de acuerdo a
los inventarios de cada oficina,
su competencia, en la
las principales variables de la
gestión de hardware desde
información que deben ser
la etapa precontractual hasta
comunes en ambos inventarios
la baja del bien.
no son coincidentes.
La documentación relativa a la
gestión del Hardware no se
1. Formular documento(s) de
encuentra actualizada ni ajustada
gestión de hardware
de acuerdo a las necesidades.
(procedimientos, guías,
instructivos, entre otros) y/o
La oficina de Tecnologías y
reformular los que
Sistemas de Información y la
correspondan, estableciendo
subdirección de Gestión
las responsabilidades de la 1.2. Revisión y validación de
Administrativa no cuentan con un
oficina de tecnología y de la documentación
inventario de Hardware
subdirección de gestión
actualizado, adicional, al cruzar
administrativa, de acuerdo a
los inventarios de cada oficina,
su competencia, en la
las principales variables de la
gestión de hardware desde
información que deben ser
la etapa precontractual hasta
comunes en ambos inventarios
la baja del bien.
no son coincidentes.
2. Generar informe
consolidado de los equipos
La documentación relativa a la
de cómputo del MEN,
gestión del Hardware no se
tomando como base el
encuentra actualizada ni ajustada
inventario de hardware
de acuerdo a las necesidades.
realizado por la SGA y el
inventario de la OTSI para
La oficina de Tecnologías y
realizar cruce de
Sistemas de Información y la
información. Con los
subdirección de Gestión
resultados de este cruce,
Administrativa no cuentan con un 2.1. Cruce de inventarios.
generar informe de no
inventario de Hardware
coincidentes para que la
actualizado, adicional, al cruzar
OTSI verifique de manera
los inventarios de cada oficina,
directa y se unifiquen
las principales variables de la
resultados.El informe debe
información que deben ser
incluir la ubicación de cada
comunes en ambos inventarios
uno de los equipos que se
no son coincidentes.
tienen relacionados en los
inventarios de las dos
oficinas.
2. Generar informe
consolidado de los equipos
La documentación relativa a la
de cómputo del MEN,
gestión del Hardware no se
tomando como base el
encuentra actualizada ni ajustada
inventario de hardware
de acuerdo a las necesidades.
realizado por la SGA y el
inventario de la OTSI para
La oficina de Tecnologías y
realizar cruce de
Sistemas de Información y la
información. Con los
subdirección de Gestión
resultados de este cruce,
Administrativa no cuentan con un 2.2. Verificación física de equipos.
generar informe de no
inventario de Hardware
coincidentes para que la
actualizado, adicional, al cruzar
OTSI verifique de manera
los inventarios de cada oficina,
directa y se unifiquen
las principales variables de la
resultados.El informe debe
información que deben ser
incluir la ubicación de cada
comunes en ambos inventarios
uno de los equipos que se
no son coincidentes.
tienen relacionados en los
inventarios de las dos
oficinas.
2. Generar informe
consolidado de los equipos
La documentación relativa a la
de cómputo del MEN,
gestión del Hardware no se
tomando como base el
encuentra actualizada ni ajustada
inventario de hardware
de acuerdo a las necesidades.
realizado por la SGA y el
inventario de la OTSI para
La oficina de Tecnologías y
realizar cruce de
Sistemas de Información y la
información. Con los
subdirección de Gestión
resultados de este cruce,
Administrativa no cuentan con un 2.3. Generación de informe.
generar informe de no
inventario de Hardware
coincidentes para que la
actualizado, adicional, al cruzar
OTSI verifique de manera
los inventarios de cada oficina,
directa y se unifiquen
las principales variables de la
resultados.El informe debe
información que deben ser
incluir la ubicación de cada
comunes en ambos inventarios
uno de los equipos que se
no son coincidentes.
tienen relacionados en los
inventarios de las dos
oficinas.
La documentación relativa a la
gestión del Software no se
1. Formular documento(s) de
encuentra actualizada ni ajustada
gestión de software
de acuerdo a las necesidades.
(procedimientos, guías,
instructivos, entre otros) y/o
La oficina de Tecnologías y
reformular los que
Sistemas de Información y la
correspondan, estableciendo
subdirección de Gestión
las responsabilidades de la 1.1. Formulación y/o reformulación de
Administrativa no cuentan con un
oficina de tecnología y de la documentación
inventario de Software
subdirección de gestión
actualizado, adicional, al cruzar
administrativa, de acuerdo a
los inventarios de cada oficina,
su competencia, en la
las principales variables de la
gestión de hardware desde
información que deben ser
la etapa precontractual hasta
comunes en ambos inventarios
la baja del bien.
no son coincidentes.
La documentación relativa a la
gestión del Software no se
1. Formular documento(s) de
encuentra actualizada ni ajustada
gestión de software
de acuerdo a las necesidades.
(procedimientos, guías,
instructivos, entre otros) y/o
La oficina de Tecnologías y
reformular los que
Sistemas de Información y la
correspondan, estableciendo
subdirección de Gestión
las responsabilidades de la 1.2. Revisión y validación de
Administrativa no cuentan con un
oficina de tecnología y de la documentación
inventario de Software
subdirección de gestión
actualizado, adicional, al cruzar
administrativa, de acuerdo a
los inventarios de cada oficina,
su competencia, en la
las principales variables de la
gestión de hardware desde
información que deben ser
la etapa precontractual hasta
comunes en ambos inventarios
la baja del bien.
no son coincidentes.
La documentación relativa a la
gestión del Software no se
encuentra actualizada ni ajustada
de acuerdo a las necesidades.
2. Establecer que software
tiene adquirido la entidad, a
La oficina de Tecnologías y
partir de la información
Sistemas de Información y la
relacionada que posee cada
subdirección de Gestión
área, la verificación del 2.1. Recopilacion documentación base de
Administrativa no cuentan con un
software instalado en las inventario de software
inventario de Software
máquinas del MEN y los
actualizado, adicional, al cruzar
documentos que soporten la
los inventarios de cada oficina,
adquisición de este tipo de
las principales variables de la
bien.
información que deben ser
comunes en ambos inventarios
no son coincidentes.
La documentación relativa a la
gestión del Software no se
encuentra actualizada ni ajustada
de acuerdo a las necesidades.
2. Establecer que software
tiene adquirido la entidad, a
La oficina de Tecnologías y
partir de la información
Sistemas de Información y la
relacionada que posee cada
subdirección de Gestión 2.2. Levantamiento inventario y
área, la verificación del
Administrativa no cuentan con un documentación soporte Software
software instalado en las
inventario de Software desarrollado por terceros
máquinas del MEN y los
actualizado, adicional, al cruzar
documentos que soporten la
los inventarios de cada oficina,
adquisición de este tipo de
las principales variables de la
bien.
información que deben ser
comunes en ambos inventarios
no son coincidentes.
La documentación relativa a la
gestión del Software no se
encuentra actualizada ni ajustada
de acuerdo a las necesidades.
2. Establecer que software
tiene adquirido la entidad, a
La oficina de Tecnologías y
partir de la información
Sistemas de Información y la
relacionada que posee cada
subdirección de Gestión 2.3. Levantamiento inventario y
área, la verificación del
Administrativa no cuentan con un documentación soporte Software
software instalado en las
inventario de Software transferido
máquinas del MEN y los
actualizado, adicional, al cruzar
documentos que soporten la
los inventarios de cada oficina,
adquisición de este tipo de
las principales variables de la
bien.
información que deben ser
comunes en ambos inventarios
no son coincidentes.
20 21 22 22-ene-00
FECHA
INICIACIÓ FECHA
N DE LAS TERMINACIÓN
UNIDAD DE MEDIDA DE LAS CANTIDAD DE ESTADO
METAS DE LAS METAS
METAS LA META C/A
AAAA/MM/ AAAA/MM/DD
DD
Acta de reunión
Proyecto de acuerdo 1 1-oct-12 31-dic-12 A
de pago
Informes de seguimiento de la
9 2-mar-15 31-dic-15 A
realización de Mesas Públicas
Actualización documentos Sistema
1 9-mar-15 30-sep-15 C
Integrado de Gestión
AVANCE % REAL
FISICO EJEC
0.7 70%
0.91 91%
1 100%
1 100%
15 100%
1 100%
0.7 77%
10 77%
3 75%
0.8 80%
40 100%
1 100%
1 100%
1 100%
1 100%
3 100%
3 100%
1 100%
1 100%
3 100%
3 100%
3 100%
3 100%
1 100%
1 100%
1 100%
1 100%
10 91%
1 100%
3 33%
3 33%
1 100%
6 60%
1 100%
0.8 80%
0.75 75%
0.75 75%
0.75 75%
0.75 75%
0.75 75%
0.75 75%
0.75 75%
0.75 75%
1 100%
0.75 75%
0.75 75%
2 80%
0.8 80%
0.8 80%
0.8 80%
1.4 70%
0.45 45%
0.8 80%
1 100%
0.7 70%
0.7 70%
1 100%
2 100%
1 100%
1 100%
0.6 60%
0.59 59%
1 100%
1 100%
1 100%
0.6 60%
1 100%
1 100%
0.7 70%
0.6 60%
0.59 59%
1 100%
0.55 55%
0.55 55%
1 100%
1 100%
1 100%
1 100%
1 100%
1 100%
0.6 60%
0.59 59%
3 43%
4 63%
3 43%
3 43%
3 43%
1 33%
3 43%
1 25%
1 25%
1 33%
1 100%
SEGUIMIENTO JAHV MC GREGOR S.A. AUDITORIA INT
Depuración y a hacer efectivo el recaudo, Hacer uno nuevo, plazo de pago soportes de pagos y vigencias a cancelar,
reformular plan
Se acogio criterio para la volaración de riesgo de los pro de acuerdo a E- kogui cartilla de apoderados. No se evideincia
esta provisión en e-KOGUI (Existen acciones para la actualización de la información en Ekogui
Se estructuro base de datos para control de pagos a a través de la cual se realiza el seguimiento de sentencias por
parte del Ministerio, de tal forma que permita contar con las fichas técnicas correspondientes a cada caso, para la
presentación al Comité de Conciliación dentro de los términos legales.
Se remitierón comunicaciones a los despachos judiciales y a las firmas de abogados solictando el levantamiento y la
devolución de titulos judiciales, además se desarrallaron modificacion en el proceso las cuales estan en desarrollo
organizacional para su implementación en el SIG.
Actualizado el insumo. Cargado al SIG. 30 sep radicación. 2015IE034460.
Con respecto al contrato No.529 de 2012, se reclasifica el saldo de la cuenta 142013 a la 147090 con Comprobante
151160 de 01/jul/2015 ya que se liquidó el contrato en forma Unilateral con Resolución No. 08194 de 04/jun/2015.
Dando cumplimiento a los estipulado en el plan general de la contabilidad publica y la guia para el manejo de anticipos
de Ministerio de Educación Nacional.
En el contrato No.945 de 2012 tiene comprobantes No. 40490 y 40489.
El contrato 987 de 2012 tiene un incumplimiento y se evidencia un memorando con radicado 2015-IE 037847 con fecha
del 22 de 0ctubre del 2015 el cual tiene el proposito de adelantar proceso de liquidación y se encuentra el informe final
del contrato por parte de la interventoria.
Se recomienda realizar una reformulación del hallazgo ya que tiene el tiempo en vencimiento.
Radicaron informes de ejecución financiera de los meses de septiembre de 2012 a marzo de 2015 del convenio 844 de
2011, solo se recibe información del número interno OEI 192 por medio de el radicado 2015-IE-016389 quedando un
saldo pendiente por legalizar de $10.659.630.431.
El 11 de junio de 2015 se remite correo electrónico a Jorge Eduardo Morales encargado de la elaboración y seguimiento
de los informes del convenio 844-2011.
El día 24 de agosto se llevo a cabo reunion con los supervisores de los convenios y/o delegado para evidenciar el
estado actual del convenio y crear compromisos por parte de las areas.
Se realizo contacto con la dependencia de permanencia, con los funcionarios Jorge Eduardo Morales y Liliana Guaca
donde informan que esta pendiente la firma de la subdirectora de permanenecia Martha Helena Cifuentes en los
informes financieros.
Se recomienda realizar una reformulación del hallazgo ya que tiene el tiempo en vencimiento.
Convenio 004/04: La Subdirección de Contratación presentó informe de actividades tendientes a liquidar el convenio.
Por otra parte presentaron informe financiero en el cual se concluye la ejecución del 100% de los recursos del convenio
en las actividades presupuestadas.
Por otra parte la OEI informó que no era posible dar el detalle de ejecución de los aportes del MEN toda vez que no
corresponde a una obligación contractual realizar una contabilidad independiente por cada aportante y los recursos del
MEN no tenian destinación especifica.
De acuerdo al convenio suscrito con la OEI Nro 939 de 2008 se evidencio constancia de improcedenca de liquidacion de
dicho convenio no quedando saldo pendiente, toda vez que se ejecutó el 100% de los aportes que corresponden a
2.400.000.000,00.
El macroproceso de contratación e interventoría ha sido actualizado de conformidad con las necesidads de la entidad.
Se realizo mesa de trabajo conjunta entre la Oficina de Tecnologia y Sistemas de la Informacón, la Subdireccion de
Inspección Vigilancia y la Oficina de control interno con el fin de establecer la problematica que dio la generacion del
hallazgo identificado denro del proceso de sincronización de SACES y SNIES, como conclusion luego de evaluada la
problematica se establece la necesidad de la estandarizacion por parte de las áreas funcionales Subdirección de
inspección y Vigilancia y la Subdireccion de Aseguramiento de los registros de cargos entre ambas fuentes,
considerando el impacto sobre los datos de ambas partes asi como el proceso de inscripción de rectores ; las áreas
Subdirección de inspección y Vigilancia y la Subdireccion de Aseguramiento de la calidad se compromenten a realizar
una reunion para definir las medidas frente a la estandarización de cargos, hasta que no se realice esta estandarizacion
no es posible automatizar el proceso entre los Sistemas de Informacion.
Se cuenta con soportes de conformación de comités de alimentación escolar de los siguientes municipios: Puerto
Tejada, Piendamó, Padilla, Morales, Miranda, Mercaderes, Lopez de Micay, La Vega, La Sierra, Guapi, Buenos Aires,
Bolívar, Balbao, Argelia, Almaguer, Almaguer, Argelia, Cajibio, Rosas, Santa Rosa, Santander de Quilichao, Sucre,
Timbio
Indígenas: Toribio, Paez, Miranda, totoro, Almaguer, Puracé, Caloto, Silvia, Sotará, Jambalo, Buenos Aires, La vega,
Corinto, Caldono, Santa Rosa, Santander de Quilichao, San Sebastián, Gaitana.
Teniendo en cuenta que de acuerdo a la situación del personal en cada una de las Regiones del País, y que existe en la
normatividad varios instrumentos legales para que una persona realice una actividad, es por ello que en los
Lineamientos se indicó lo siguiente:
"El operador deberá garantizar que el recurso humano responsable de desarrollar las diferentes etapas de ejecución del
PAE, sea vinculado conforme a lo establecido en la normatividad legal vigente en Colombia de cada una de las
regiones"
Es decir dentro de los lieamientos no podrán indicarse una figura jurídica especial, sino que el Operador es el
responsble de la contratación del personal necesario para poder llevar acabo el contrato de aporte, en atención del
Decreto 2388 de 19769 en especial el artículo 127. El operador debe siempre cumplir la normatividad vigente en
Colombia.
Se realizan visitas de seguimiento a través de las interventorías, se verifica la situación señalada por la auditoria y en los
casos en que la misma no hubiera evolucionado satisfactoriamente, se generan requerimientos. se entrega los soportes
de Bolívar.
Se realizan visitas de seguimiento a través de las interventorías, se verifica la situación señalada por la auditoria y en los
casos en que la misma no hubiera evolucionado satisfactoriamente, se generan requerimientos. Las actas soporte se
entregan en un CD, registrando visitas en los departamentos de Cauca.
Se cuenta con soportes de conformación de comités de alimentación escolar de los siguientes municipios: Puerto
Tejada, Piendamó, Padilla, Morales, Mercaderes, Lopez de Micay, La Sierra, Guapi, Buenos Aires, Bolívar, Balbao,
Argelia, Almaguer, Almaguer, Argelia, Cajibio, Rosas, Santa Rosa, Santander de Quilichao, Timbio
Indígenas: Toribio, Paez, Miranda, totoro, Almaguer, Puracé, Caloto, Silvia, Sotará, Jambalo, Buenos Aires, La vega,
Corinto, Caldono, Santa Rosa, Santander de Quilichao, San Sebastián, Gaitana.
Se cuenta con soportes de conformación de comités de alimentación escolar de los siguientes municipios: Puerto
Tejada, Piendamó, Padilla, Morales, Mercaderes, Lopez de Micay, La Sierra, Guapi, Buenos Aires, Bolívar, Balbao,
Argelia, Almaguer, Almaguer, Argelia, Cajibio, Rosas, Santa Rosa, Santander de Quilichao, Timbio
Indígenas: Toribio, Paez, Miranda, totoro, Almaguer, Puracé, Caloto, Silvia, Sotará, Jambalo, Buenos Aires, La vega,
Corinto, Caldono, Santa Rosa, Santander de Quilichao, San Sebastián, Gaitana.
se convocaron unas capacitaciones a operadores en las cuáles fueron socializados los formatos y se presento el
correcto diligenciamiento y los tiempos y fechas de entrega.
Adicionalmente, se socializaron en el marco del contrato interadministrativo suscrto con la Universidad de Antioquia para
brindar asistencia técnica a ETC y Operadores.
El Ministerio programó encuentros subregionales para realizar talleres por componentes, entre estos el financieros con
las ETC y Operadores en el cuál se desarrollarón diferentes temas como poe ejemplo: Explicación de la financiación del
programa, cuál es la responsabilidad del Ministerio y cuáles son las fuentes de financiación, operación PAE 2015,
Contratación Modalidad Descentralizada, especificaciones financieras de los convenios, forma de pago establecida,
documentos para tramitar cada desembolso, consideraciones a tener en cuenta, entre otros.
Se realizan visitas de seguimiento a través de las interventorías, se verifica la situación señalada por la auditoria y en los
casos en que la misma no hubiera evolucionado satisfactoriamente, se generan requerimientos. Las actas soporte se
entregan en un CD, registrando visitas en los departamentos de Cauca, Bolívar, Cesar, Magdalena, Valle del Cauca y
Tolima.
Se cuenta con soportes de conformación de comités de alimentación escolar de los siguientes municipios: Puerto
Tejada, Piendamó, Padilla, Morales, Mercaderes, Lopez de Micay, La Sierra, Guapi, Buenos Aires, Bolívar, Balbao,
Argelia, Almaguer, Almaguer, Argelia, Cajibio, Rosas, Santa Rosa, Santander de Quilichao, Timbio
Indígenas: Toribio, Paez, Miranda, totoro, Almaguer, Puracé, Caloto, Silvia, Sotará, Jambalo, Buenos Aires, La vega,
Corinto, Caldono, Santa Rosa, Santander de Quilichao, San Sebastián, Gaitana.
Se cuenta con soportes de conformación de comités de alimentación escolar de los siguientes municipios: Puerto
Tejada, Piendamó, Padilla, Morales, Mercaderes, Lopez de Micay, La Sierra, Guapi, Buenos Aires, Bolívar, Balbao,
Argelia, Almaguer, Almaguer, Argelia, Cajibio, Rosas, Santa Rosa, Santander de Quilichao, Timbio
Indígenas: Toribio, Paez, Miranda, totoro, Almaguer, Puracé, Caloto, Silvia, Sotará, Jambalo, Buenos Aires, La vega,
Corinto, Caldono, Santa Rosa, Santander de Quilichao, San Sebastián, Gaitana.
Se cuenta con soportes de conformación de comités de alimentación escolar de los siguientes municipios: Puerto
Tejada, Piendamó, Padilla, Morales, Mercaderes, Lopez de Micay, La Sierra, Guapi, Buenos Aires, Bolívar, Balbao,
Argelia, Almaguer, Almaguer, Argelia, Cajibio, Rosas, Santa Rosa, Santander de Quilichao, Timbio
Indígenas: Toribio, Paez, Miranda, totoro, Almaguer, Puracé, Caloto, Silvia, Sotará, Jambalo, Buenos Aires, La vega,
Corinto, Caldono, Santa Rosa, Santander de Quilichao, San Sebastián, Gaitana.
Se cuenta con soportes de conformación de comités de alimentación escolar de los siguientes municipios: Puerto
Tejada, Piendamó, Padilla, Morales, Mercaderes, Lopez de Micay, La Sierra, Guapi, Buenos Aires, Bolívar, Balbao,
Argelia, Almaguer, Almaguer, Argelia, Cajibio, Rosas, Santa Rosa, Santander de Quilichao, Timbio
Indígenas: Toribio, Paez, Miranda, totoro, Almaguer, Puracé, Caloto, Silvia, Sotará, Jambalo, Buenos Aires, La vega,
Corinto, Caldono, Santa Rosa, Santander de Quilichao, San Sebastián, Gaitana.
se convocaron unas capacitaciones a operadores en las cuáles fueron socializados los formatos y se presento el
correcto diligenciamiento y los tiempos y fechas de entrega.
Adicionalmente, se socializaron en el marco del contrato interadministrativo suscrto con la Universidad de Antioquia para
brindar asistencia técnica a ETC y Operadores.
El Ministerio programó encuentros subregionales para realizar talleres por componentes, entre estos el financieros con
las ETC y Operadores en el cuál se desarrollarón diferentes temas como poe ejemplo: Explicación de la financiación del
programa, cuál es la responsabilidad del Ministerio y cuáles son las fuentes de financiación, operación PAE 2015,
Contratación Modalidad Descentralizada, especificaciones financieras de los convenios, forma de pago establecida,
documentos para tramitar cada desembolso, consideraciones a tener en cuenta, entre otros.
Se realizan visitas de seguimiento a través de las interventorías, se verifica la situación señalada por la auditoria y en los
casos en que la misma no hubiera evolucionado satisactoriamente, se generan requerimientos. Se entrega las
evidencias de santander.
Se realizan visitas de seguimiento a través de las interventorías, se verifica la situación señalada por la auditoria y en los
casos en que la misma no hubiera evolucionado satisfactoriamente, se generan requerimientos. Las actas soporte se
entregan en un CD, registrando visitas en el departamento de Tolima.
Se realizan visitas de seguimiento a través de las interventorías, se verifica la situación señalada por la auditoria y en los
casos en que la misma no hubiera evolucionado satisfactoriamente, se generan requerimientos. Las actas soporte se
entregan en un CD, registrando visitas en el departamento de Tolima.
Durante la vigencia 2015, el Ministerio adelanto la preparacion de una nueva reglamentacion del PAE, teniendo como
resultado la expedición del Decreto 1852 de septiembre 16 de 2015. La nueva reglamentación establece que el MEN
emite los lineamientos tecnico administrativos de la operacion del PAE y la ejecución estará a cargo directamente de los
entes territoriales. En consecuencia la estrategia de acompañamiento en los puestos de trabajo se vió modificada.
Para este periodo no se reportan avances en esta materia teniendo en cuenta que en el mes de julio no se realizaron
visitas de asistencia técnica por parte de la Universidad de Antioquia toda vez que estaban culminando el proceso
contractual y se encontraban realizando empalme con las interventorías contratadas. Así las cosas, el Componente
Técnico del Programa asume el desarrollo de la actividad en los meses de octubre, noviembre y diciembre.
El 13 de julio se envia correo a las ETC mediante el cual se socializa el manual para la promocion de la participación
ciudadana y el control social, la guia para la conformacion de los comites y el plan de capacitación para los comites de
alimentacion escolar.
Posterior al análisis, en términos generales se concluye que la actual documentación debe hacer tránsito a los nuevos
macroprocesos y procesos en lo referente al objetivo y alcance definido para cada uno de éstos. Actualmente, el
rediseño se encuentra en etapa de divulgación.
Teniendo en cuenta los acontecimientos que se han venido presentando en la dinámica del PAE a partir del segundo
trimestre del año, y la generación del Decreto 1852 de 2015 que describe cambios significativos en la operación del
Programa y el Modelo de Asistencia Técnica, se hace necesario replantear el desarrollo de esta actividad con un
propósito de eficiencia.
El equipo PAE planea y desarrolla una serie de encuentros Subregionales con las 95 ETC con el objetivo de generar un
espacio de capacitación en temas esenciales para la operación, el seguimiento y el reporte del Programa, en el marco
de la construcción de un nuevo modelo.
Se realizan visitas de seguimiento a través de las interventorías, se verifica la situación señalada por la auditoria y en
los casos en que la misma no hubiera evolucionado satisfactoriamente, se generan requerimientos. Las actas soporte
se entregan en un CD, registrando visitas en los departamentos de Cauca, Bolívar, Cesar, Magdalena, Valle del Cauca y
Tolima.
El equipo PAE planea y desarrolla una serie de encuentros Subregionales con las 95 ETC con el objetivo de generar un
espacio de capacitación en temas esenciales para la operación, el seguimiento y el reporte del Programa, en el marco
de la construcción de un nuevo modelo.
El equipo PAE planea y desarrolla una serie de encuentros Subregionales con las 95 ETC con el objetivo de generar un
espacio de capacitación en temas esenciales para la operación, el seguimiento y el reporte del Programa, en el marco
de la construcción de un nuevo modelo.
Se realizan visitas de seguimiento a través de las interventorías, se verifica la situación señalada por la auditoria y en
los casos en que la misma no hubiera evolucionado satisfactoriamente, se generan requerimientos. Las actas soporte
se entregan en un CD, registrando visitas en los departamentos de Cauca, Bolívar, Cesar, Magdalena, Valle del Cauca y
Tolima.
Se realizan visitas de seguimiento a través de las interventorías, se verifica la situación señalada por la auditoria y en
los casos en que la misma no hubiera evolucionado satisfactoriamente, se generan requerimientos. Las actas soporte
se entregan en un CD, registrando visitas en los departamentos de Cauca, Bolívar, Cesar, Magdalena, Valle del Cauca y
Tolima.
Se realizan visitas de seguimiento a través de las interventorías, se verifica la situación señalada por la auditoria y en
los casos en que la misma no hubiera evolucionado satisfactoriamente, se generan requerimientos. Las actas soporte
se entregan en un CD, registrando visitas en los departamentos de Cauca, Bolívar, Cesar, Magdalena, Valle del Cauca y
Tolima.
Se realizan visitas de seguimiento a través de las interventorías, se verifica la situación señalada por la auditoria y en
los casos en que la misma no hubiera evolucionado satisfactoriamente, se generan requerimientos. Las actas soporte
se entregan en un CD, registrando visitas en los departamentos de Cauca, Bolívar, Cesar, Magdalena, Valle del Cauca y
Tolima.
Seguimiento del Plan de Accion de manera trimestral teniendo en cuenta las 7 estrategias
planteadas
Se anexa oficio por parte del constructor dirigido a FONADE, mediante el cual da respuesta a
requerimiento
El equipo PAE planea y desarrolla una serie de encuentros Subregionales con las 95 ETC con el objetivo de generar un
espacio de capacitación en temas esenciales para la operación, el seguimiento y el reporte del Programa, en el marco
de la construcción de un nuevo modelo.
El equipo PAE planea y desarrolla una serie de encuentros Subregionales con las 95 ETC con el objetivo de generar un
espacio de capacitación en temas esenciales para la operación, el seguimiento y el reporte del Programa, en el marco
de la construcción de un nuevo modelo.
*Se esta adelanto la adecuación total de las 22 unidades Santiarias se espera por parte de la subdireccion de gestion
administrativa el informe para tener el soporte del cambio de las unidades sanitarias.
*Se esta realizando la adecuacion de la red electrica del ministerio se espera por parte de la Subdireccion de gestion
administraviva el informe de cierre del convenio.
*Se realizo la terminacion de la contratación para el diseño de la red contra incendios para lo cual se presento la
evidencia 770 de 2015 incendios
*Se adelantarán las actividades prioritarias y el presupuesto disponible tanto en vigencia 2015 como 2016.
* Se solicitarán los recursos presupuestales para la vigencia 2016 que garanticen la ejecución de los actividades
pendientes para la adecuación de la red eléctrica del edificio
* Por parte de la SGA, se esta enviando comunicaciones vía correo electrónico informando el estado y cumplimiento de
las comisiones para lo cual se entregan evidencias que se realiza cada mes a los jefes de los procesos que utlizan este
proceso.
*Se estan realizado comunicaciones a través del PREGONERO recordando el procedimiento de la ficha tecnica ficha
técnica del SIG y los tiempos allí estipulados tanto para comisiones al interior como al exterior
*La ficha tecnica se encuetra en actualizacion con la colaboracion de la Subdireccion de desarrollo Organizacional, la
ficha técnica A-FT-GA-GC-01-01 que regula el subproceso de Comisiones de Servicios.
La Subdireccion de gestion administrativa trabajo en la documentacion de la ficha A-FT-GA-GC-01-01 para generar la
tabla que permite que sustentantar los procedimientos que realizan los diferentes servidores que cumplen comisión de
servicios como son conductores, escoltas y agentes de la Policía, la cual contemplo dentro de las ficha A-FT-GA-GC-
01-01 la tabla para los perímetros de viaticos para los lugares aledaños a bogota (Chía, Soacha, etc), Se evidencia tabla
de valores intermunicipales. La ficha A-FT-GA-GC-01-01 se encuetra en proceso de aprovacion por parte de la
Subdireccion de Desarrollo Organizacional el proceso, La Subdireccion de gestion administrativa pide reformulacion en
tiempo debido a que se retrazo el proceso debido a la salida del Subdirector Andres Perdomo lo cual genero un leve
retrazo en el tiempo de ejecucion de este plan de mejoramiento.
*Se han realizado encuentros con la Subdireccion de Desarrollo Organizacional para evaluar la Inclusión de los riesgos
dentro de la matriz de riesgos publicada en el SIG con las respectivas acciones y controles se anexan correos que
soportan la gestion
*Se espera la reunion para que los líderes de los equipos de trabajo realizaran reuniones para capacitar a los
servidores con el fin de asegurar el desarrollo normal de los procesos.
La Subdireccion de Gestion Ambiental realizo trabajo con la Subdireccion de Desarrollo Organizacional SDO pero la
dependencia de desarrollo organizacional debe entregrar los resultados a diciembre esto debido a la salida del
subdirector de gestion administrativa el doctor andres perdomo lo que hizo que la nueva directora de gestion
adminstrativa revisara y diera el visto bueno de las ficha A-FT-GA-CA-02-01 se evidencia trabajo entre dependencias
falta aprobacion por parte de la Subdireccion de desarrollo Organizacional. Se le solicito a control interno la
reformulacion por tiempo debido a que las activiadades se han retrasado debido a la salida del subdirector de Gestion
Administrativa
Se encuetra unificado del hallazgo 226
*Se espera Fortalecer mediante Pregoneros la comunicacion de la información de los acuerdos de nivel de
servicios o tiempo de respuesta de las solicitudes realizadas a través de la mesa de ayuda
*Realizar el seguimiento de los resultados arrojados por la calificación del servicio ofrecido a traves de la mesa de ayuda
La Subdireccion de Gestion Administrativa trabajo con la oficina de tecnologia y sistemas de informacion para realizar la
depuracion del sistema de Informacion de comisiones logrando dar de baja a los usuarios que no se encuentran en el
proceso solo dejando 2 usuarios los cuales son parte de Gestion Administrativa el Señor Edgar Bermudez y Por parte de
la oficina de tecnologia el señor lusbin vargas contreras
Se adelantaron reuniones con la Comisión Intersectorial para la Atención Integral de la Primera Infancia donde se
establecieron avances frente a los indicadores "Cero a siempre" se mostro por parte del doctor Cristian Franco los
problemas presentes en el carge de los indicadores y se espera la restructuracion de los mismos, se anexa acta No 43.
y ficha de indicadores que se necesita modificar
Se solicito el apoyo de la subdireccion de desarrollo Organizacional donde se realizo la capacitacion por parte de la
Subdireccion de desarrollo organizacional en donde se realizo la matriz de riesgos para los procesos de
DIRECCIONAMIENTO PRIMERA INFANCIA donde se especifican los riesgos. Se anexa carta de solictud de primera
infancia, lista de asistencia de la capacitacion en riesgos y matriz de riesgos para aprobar por Subdireccion de
desarrollo organizacional.
Se le ha realizo seguimiento aperiodicos a los proyectos presupuestales de la Direccion de Primera Infancia donde se
reporta la ejecucion de los proyectos se reporta que se ha cumplido con las espectativas del plan de mejoramiento
generado reportes semanles y quincenales que se generan a travez de los proyectos que tiene la Direccion de Prmera
Infancia
Se asignaron a los abogados, servidores y contratistas Lockers para la disposición de elementos y se mantienen en
archivo las carpetas. Sobre los escritorios, solo se eviencian los expedientes que estan consultando en el momento.
La Subdireccion Financiera realizó un análisis de la matriz de riesgos de igual forma se reorientaron y actualizaron los
riesgos teniendoen cuenta la coyuntura actual de los procesos y procedimientos al interior de la Subdirección de Gestión
Financiera y las diferentes actualizaciones que se han venido generando por razones tanto de índole interno como por
aplicación e implementación de normatividad emitida por órganos rectores tales como Ministerio de Hacienda y Crédito
Publico, Contaduría General de la Nación, Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales entre otros.
El ejercicio ACTUALIZACION MATRIZ DE RIESGO se desarrolló bajo la política de incluir riesgos estratégicos y
relevantes para la Subdirección de Gestión Financiera
• Se concluyó que en la anterior matriz existían riesgos que implicaban duplicidad de información.
• Para el caso de algunos riesgos se determinó que pertenecían a otras dependencias lo cual imposibilita a esta
Subdirección llevar a cabo la administración del riesgo.
Dentro de la evidencias presentadas a la OCI se cuenta con la matriz de riesgos actualizada y un correo remitido a la
Dra Cristina Miranda para que se proceda a la actualización de la matriz en el SIG.
Se evidencia solicitud realizada por la oficina de Inspección y Vigilancia, de la corrección de la meta del indicador
"Porcentaje de IES con acciones de seguimiento realizadas sobre las condiciones de prestación del servicio y el
cumplimiento de normas de educación superior", por medio del documento " Formato de modificaciones sobre
presupuesto e indicadores de actividades estratégicas del MEN -SSP-SIIF"; la corrección de la meta es de 48% para el
año 2014.
Adicional se observa en el SSP, la corrección realizada por la oficina de Planeación, correspondiente al indicador; se
adjuntan evidencias soporte.
Se evidencio un documento en borrador del procedimiento para la gestión de software elaborado por la Oficina de
Tecnología y Sistema de la Información el cual permitirá establecer las actividades para administrar los activos de
software de la entidad.
Se evidencio un documento en borrador del procedimiento para la gestión de software elaborado por la Oficina de
Tecnología y Sistema de la Información, sin embargo este documento no es acorde con la estructura para el rediseño de
procedimientos estipulados por la Subdirección de Desarrollo Organizacional, las áreas se comprometen a reunirsen
para validar la información y el formato del documento y así darle aprobación al mismo.
Se evidencia actas del 17 de junio y 3 de julio de 2015 donde la oficina de Tecnología y Sistema de la Información
reformulo acciones para la actualización el catálogo de servicio actual del MEN en base a esta revisión se realizaran los
ajustes.
Se han realizado ajustes de tiempos al catálogo de servicios cabe anotar que aún no se han aprobado estos cambios,
se debe definir con la Subdirección de Desarrollo Organizacional el formato que se va a utilizar para el catálogo de
servicio y concretar si conexión Total se incluirá en catálogo de servicio
La oficina de Tecnología y Sistemas de la Información en conjunto con la Subdirección de Gestión Administrativa realizo
un documento de gestión de hardware, donde se define el procedimiento de gestión de ciclo del vida de los activos
hardware, en dicho documento se encuentra el flujo de la fase planear, fase distribuir, fase retirar.
El documento de gestión de hardware lo realizaron la oficina de Tecnología y Sistemas de la Información y Subdirección
de Gestión Administrativa, en este momento dicho documento está en una etapa de revisión y validación por parte de la
Subdirección de Desarrollo Organizacional.
Se realizó cruce de inventarios entre la Oficina de Tecnología y la subdirección de Gestión Administrativa, se evidencia
informe del cruce de inventario donde se encuentra que no coinciden algunos productos entre lo que tiene la OTSI y
tiene la SGA, se debe trabajar en un plan de conciliación del inventario.
Se realizo mantenimiento preventivo de los equipos del MEN y se hizo verificación fisíca equipo a equipo, para
actualizar la información que se tenia, se evidencia documento de excel con la verificacion de los equipos con el 100%.
Se finalizo la revision y cruce de consolidado de los equipos de cómputo del MEN tomando como base el inventario de
hardware realizado por la SGA y el inventario de la OTSI, el informe esta en proceso de elaboración.
Se evidencio un documento en borrador del procedimiento para la gestión de software elaborado por la Oficina de
Tecnología y Sistema de la Información el cual permitirá establecer las actividades para administrar los activos de
software de la entidad, ademas se establecierón otras acciones como la politica contractual maneja el proceso de
contratación que especifica que cualquier bien de tipo tecnologico (Hardware y Software) debe llevar un visto bueno de
la Oficina de Tecnología y Sistemas de la Información, esta politica ya se puede evidenciar publicada en el SIG.
Se evidencio un documento en borrador del procedimiento para la gestión de software elaborado por la Oficina de
Tecnología y Sistema de la Información, sin embargo este documento no es acorde con la estructura para el rediseño de
procedimientos estipulados por la Subdirección de Desarrollo Organizacional, las áreas se comprometen a reunirsen
para validar la información y el formato del documento y así darle aprobación al mismo.
De parte de SGA se tiene el reporte que arroja Stone de licenciamiento, se evidencia el listado de software con el listado
con los contratos y vigencias relacionado, actualmente la SGA y la OTSI está recopilando y reconociendo la mayor parte
de información de las licencias y soportes de software que está instalado área por área, para determinar qué es lo que
esta licenciado y permitido dentro de los equipo de cómputo del MEN.
Se ha realizado levantamiento de inventario de software desarrollo por terceros, las areas responsables se
compromente a realizar el informe de software base.
Se ha realizado levantamiento de inventario de software transferido, las areas responsables se compromente a realizar
el informe de software base de contratos de otras entidades y soportes de convenios.
La OTSI realizo un inventario de los medios físicos que existen en el MEN se evidencia archivo de este inventario, sin
embargo la OTSI hace claridad de que los medios físicos no son sujetos de inventarios ni control esto quedo en
sustentado en acta de reunión de la mesa de trabajo entre la OTSI y SGA, para que pase a aprobación de los jefes de
cada área para que avalen y aprueben la decisión de que los medios físicos no son sujetos de inventario si no las
licencias del software adquirido por el MEN.
La OTSI realizo inventario a medios fisicos que existen en el MEN, se evidencia acta de mesa de trabajo entre la OTSI y
SGA concerniente al levantamiento dem inventario fisico del MEN
La OTSI realizo inventario a medios fisicos que existen en el MEN, se evidencia acta de mesa de trabajo entre la OTSI y
SGA concerniente al levantamiento dem inventario fisico del MEN
La OTSI Realizo inventario a medios fisicos que existen en el MEN, se evidencia acta de mesa de trabajo entre la OTSI
y SGA concerniente al levantamiento dem inventario fisico del MEN, donde se hace claridad de: "dichos medios de
instalación no constituye en si un activo sobre el que amerite hacer levantamiento de inventario, ya que el activo en si es
la licencia de software que adquiere el MEN" lo anterior sera comunicado a los jefes de las areas correspondientes para
que se tomen las decisiones necesarias.
La OTSI Realizo inventario a medios físicos que existen en el MEN, se evidencia acta de mesa de trabajo entre la OTSI
y SGA concerniente al levantamiento del inventario físico del MEN. La SGA envio un comunicado N°2015-IE-043764 de
noviembre 30 de 2015 en donde se aclara que de acuerdo a lo establecido en la resolución del MEN se expide el
manual de procedimientos para el manejo de muebles e inmuebles en el numeral 3.1.2 bienes intangibles,
licencia/software que establece “el manejo, archivo, custodia, administración y control de los originales de las licencias
de software que corresponden a novedades tecnológicas que se adquieren o se reciben como cesión al MEN"
Los inventarios de los medios magnéticos no tiene valor, por tal motivo no se puede dar de baja esto lo comunico
contabilidad debido a esto esta actividad queda cerrada se solicitara a contabilidad un oficio formal para tener como
evidencia de la situación informada y de porqué motivo no se llevó a comité de bienes.
Se evidencio un documento en borrador del procedimiento para la gestión de software elaborado por la Oficina de
Tecnología y Sistema de la Información el cual permitirá establecer las actividades para administrar los activos de
software de la entidad.
Se evidencio un documento de procedimiento para establecer las actividades para administrar los activos de software
de la entidad a través de las diferentes fases de su ciclo de vida elaborado por la Oficina de Tecnología y Sistema de la
Información, sin embargo este documento no es acorde con la estructura para el rediseño de procedimientos
estipulados por la Subdirección de Desarrollo Organizacional, las áreas se comprometen a reunirsen para validar la
información y el formato del documento y así darle aprobación al mismo.
El equipo PAE planea y desarrolla una serie de encuentros Subregionales con las 95 ETC con el objetivo de generar
un espacio de capacitación en temas esenciales para la operación, el seguimiento y el reporte del Programa, en el
marco de la construcción de un nuevo modelo.
El equipo PAE planea y desarrolla una serie de encuentros Subregionales con las 95 ETC con el objetivo de generar
un espacio de capacitación en temas esenciales para la operación, el seguimiento y el reporte del Programa, en el
marco de la construcción de un nuevo modelo. Se entrega documento manual de Administración Interna del PAE.
El equipo PAE planea y desarrolla una serie de encuentros Subregionales con las 95 ETC con el objetivo de generar
un espacio de capacitación en temas esenciales para la operación, el seguimiento y el reporte del Programa, en el
marco de la construcción de un nuevo modelo.
El equipo PAE planea y desarrolla una serie de encuentros Subregionales con las 95 ETC con el objetivo de generar
un espacio de capacitación en temas esenciales para la operación, el seguimiento y el reporte del Programa, en el
marco de la construcción de un nuevo modelo.
El equipo PAE planea y desarrolla una serie de encuentros Subregionales con las 95 ETC con el objetivo de generar
un espacio de capacitación en temas esenciales para la operación, el seguimiento y el reporte del Programa, en el
marco de la construcción de un nuevo modelo.
Se firman contratos de interventoría con tres firmas
El equipo PAE planea y desarrolla una serie de encuentros Subregionales con las 95 ETC con el objetivo de generar
un espacio de capacitación en temas esenciales para la operación, el seguimiento y el reporte del Programa, en el
marco de la construcción de un nuevo modelo.
Se firman contratos de interventoría con tres firmas
Se firman contratos de interventoría con tres firmas
(i) Se adjunta informe
E1 E2 E3
E1: Se logró la depuración de base de datos, pero no se va a realizar un acuerdo de pago, mensualmente
el MEN remite cuentas de cobro a la FIDUPREVISORA de las obligaciones de pago y esta va realizando
algunos pagos. Dependemos de un tercero (Ministerio de Hacienda) para el pago integral de las sumas
adeudadas.
E2:Pese a que no logró un acuerdo de pago definitivo se vienen pasando las cuentas de cobro períodicas y
se vienen recuperando sumas de dinero que han sido embargadas.
E3: Se debe reformular el plan de mejora, si bien es cierto dependemos del Ministerio de Hacienda para el
pago integral de las obligaciones se debe persistir en el pago de las sumas de dinero que han sido
embargadas.
E1: Se adoptó la metodología de la Agencia de Defensa Jurídica del Estado, sin embargo no se evidencia
en el aplicativo e-KOGUI.
E2: Los abogados estan aplicando la metodología de la agencia, pero deben incorporarla en la herramienta
e-KOGUI
E3: Fue efectiva la estrategía para
E1: Se estructuro base de datos para control de pagos a a través de la cual se realiza el seguimiento de
sentencias por parte del Ministerio, de tal forma que permita contar con las fichas técnicas
correspondientes a cada caso, para la presentación al Comité de Conciliación dentro de los términos
legales.
E2: Se evidenciaron las fichas, la base de datos y en las actas del Comité de conciliación se realiza el
analisis de las sentencias en contra del Ministerio para recomendar la procedencia de la acción de
repetición.
E3: Se evidencia en las actas de comité los analisis oportunos para determinar la procedencia de la acción
de repetición, lo cual se logra a partir del cumplimiento del proceso, las fichas técnicas y la presentación por
parte de los abogados de cada caso para determinar la procedencia de la acción de repetición.
B1: Se remitió el oficio al C.S de la J solicitando que impartan instrucciones a los juzgados sobre la
inembargabilidad de los recursos de la Nación.
B2: El oficio se remitió dentro de los plazos progrmados, pero los juzgados estan ordenando los embargos
basados en la excepción consagrada en la Sentencia c 546-92 que dispone que l os actos administrativos
que contengan obligaciones laborales en favor de los servidores públicos deben poseer la misma garantía
que las sentencias judiciales, esto es, que puedan prestar mérito ejecutivo -y embargo- a los diciocho (18)
meses después de haber sido ejecutoriados. En aquellos casos en los cuales la efectividad del pago de las
obligaciones dinerarias a cargo del Estado surgidas de las obligaciones laborales, solo se logre mediante el
embargo de bienes y rentas incorporadas al presupuesto de la Nación, éste será embargable.
E1:Se evidencia que a la fecha los contratos No. 529 de 2012 y No. 945 de 2012 se realiza el proceso de
reclasificación de los saldos.
E2:No se ha cumplio la fecha de tiempo ya que se tiene pendiente de la liquidación de contrato No. 987 de
2012.
E3:En el cumplimiento de la meta se evidencia que se esta realizando seguimiento por parte de las areas
del estado de los contratos pero tiene la dificultad de las liquidación del contrato 987 de 2012.
E1:Se observa en el contrato 844 de 2011 que el area de Gestión Financiera relizaron la solicitud de la
información al area de permannencia.
E2: El hallzago se encuentra con vencimiento del 28 de febrero de 2015, solo se ha avanzado la parte de la
solicitud de los informes a la OEI.
E3:Se han radicado los informes financieros al area de gestión financiera pero se encuentran con falta de
firmas.
E1: Se evidencia el acta de improcedencia de contrato 939, informe finaciero en el que se evidencia
cumplimiento del 100% del convenio y actualuzación del macroproceso de contratación. Se califica el 75%
E3: Las acciones tendientes al cierre del plan de accion no han tenido impacto en el logro de la meta, ya
que a la fecha, no se cuenta con la implementacion del macroproceso, pero se encuentra el procedimiento
supervision o interventoria del contrato convenio u orden de aceptacion de oferta, con fecha de
actualizacion 9/12/2013. Se califica el 75%
No es Eficiente, ni eficaz dado que las acciones planteadas no estuvieron encamidas a la mitigacion de la
causa que genero el hallazgo. Este hallazgo se cierra para ser replanteado de acuerdo al acta del 14 de
octubre de 2015
E1: Se evidencia las actas de la conformación de los comites del programa PAE con las firmas de los
integrantes de las instituciones educativas, en 44 municipios relacionados en el detalle, dando
cumplimiento a la actividad formulada, subsanando así el hallazgo.
E2: La meta establecida en el plan de mejoramiento se realizo dentro de los plazos .estableciedos
satisfactoriamente.
E3: El cumplimiento de la meta de hallazgo se realizo efectivamente ya que cumplio con la actividad dentro
de los plazon establecidos.
E1: Se evidencia los lineamestos tecnicos actualizados con fecha de Abril del 2015 en el que se especifica
la responsabilidad del operador en cuanto el recurso humano vinculado al programa PAE, en la
contratación, presataciones de ley entre otros; dando cumplimiento a la meta establecida en el hallazgo.
E2: La meta se cumple eficientemente dentro de los plazos establecidos en el plan de mejoramiento.
E3: Se evidencia cumplimiento efectivo de la meta establecido en el plan de mejoramiento, dando
respuesta oportuna al hallazgo.
E1:Se evidencia la estrategia de comunicación la cual tiene como objetivo "Informar a los diferentes actores
del PAE sobre la priorización y focalización, los derechos que tienen frente al Programa y las Guías
Alimentarias para la Población Colombiana (GABAS). dando respuesta al hallazgo.
E2: la estrategia de comunicación se realiza eficazmente cumpliendo con lo planeado en el plan de
mejoramiento.
E3: El plan de mejoramiento se efectuo efectivamente dando respuesta al hallazgo.
E1: las evidencias recibidas de la ejecución de las acciones de mejora dan cuenta de las visitas realizadas
a los contratos 1011 del 2014 realizada en Bolívar por parte de la interventoría; de igual forma se
evidencian los requerimientos emitidos por la interventoría en los casos en el que se evidencia
incumplimiento de los lineamientos técnicos del PAE, ya que este no tienen la competencia de imponer
sanciones. de esta forma se evidencia cumplimiento de eficaz de acción.
E2: La actividad se realiza dentro de los plazos establecidos dando respuesta eficientemente.
E3: El plan de mejoramiento se realiza efectivamente, subsanando el hallazgo.
E1: las evidencias recibidas de la ejecución de las acciones de mejora dan cuenta de las visitas realizadas
a los contratos 354 del 2015 y 402 del 2015 en los municipios de Cauca por parte de la interventoría, varias
matrices en las que se relacionan los municipios visitados, la unidad de atención, fecha de visita, aspectos
evaluados, hallazgos entre otros; de igual forma se evidencian los requerimientos emitidos por la
interventoría en los casos en el que se evidencia incumplimiento de los lineamientos técnicos del PAE, ya
que este no tienen la competencia de imponer sanciones. de esta forma se evidencia cumplimiento de
eficaz de acción.
E2: La actividad se realiza dentro de los plazos establecidos dando respuesta eficientemente.
E3: El plan de mejoramiento se realiza efectivamente, subsanando el hallazgo.
E1: Se evidencia las actas de la conformación de los comites del programa PAE con las firmas de los
integrantes de las instituciones educativas, en los municipios de Cauca, dando cumplimiento a la actividad
formulada, subsanando así el hallazgo.
E2: La meta establecida en el plan de mejoramiento se realizo dentro de los plazos .estableciedos
satisfactoriamente.
E3: El cumplimiento de la meta de hallazgo se realizo efectivamente ya que cumplio con la actividad dentro
de los plazon establecidos.
E1: Se evidencia las actas de la conformación de los comites del programa PAE con las firmas de los
integrantes de las instituciones educativas, en los municipios de Cauca, dando cumplimiento a la actividad
formulada, subsanando así el hallazgo.
E2: La meta establecida en el plan de mejoramiento se realizo dentro de los plazos .estableciedos
satisfactoriamente.
E3: El cumplimiento de la meta de hallazgo se realizo efectivamente ya que cumplio con la actividad dentro
de los plazon establecidos.
E1: Se evidencian las actas de las visitas de asistencia tecnica administrativa y financiera de la ejecución
del programa PAE, realizadas en el deparatamento del cauca. De igual forma las memorias y listas de
asistencia realizadas impartiendo la información acerca de los lineamientos del PAE. dando cumplimiento a
las actividades programadas para subsanar el hallazgo.
E2: la meta del plan de mejoramiento se realiza eficasmente dentro de los plazos establecidos.
E3: de acuerdo a lo planteado en el plan de mejoramiento se demuestra el cumplimiento efectivo de la
meta palnteada.
E1: las evidencias recibidas de la ejecución de las acciones de mejora dan cuenta de las visitas realizadas
a los contratos 354 del 2015 y 402 del 2015 en los municipios de Cauca por parte de la interventoría, varias
matrices en las que se relacionan los municipios visitados, la unidad de atención, fecha de visita, aspectos
evaluados, hallazgos entre otros; de igual forma se evidencian los requerimientos emitidos por la
interventoría en los casos en el que se evidencia incumplimiento de los lineamientos técnicos del PAE, ya
que este no tienen la competencia de imponer sanciones. de esta forma se evidencia cumplimiento de
eficaz de acción.
E2: La actividad se realiza dentro de los plazos establecidos dando respuesta eficientemente.
E3: El plan de mejoramiento se realiza efectivamente, subsanando el hallazgo.
E1: Se evidencia las actas de la conformación de los comites del programa PAE con las firmas de los
integrantes de las instituciones educativas, en los municipios de Cauca, dando cumplimiento a la actividad
formulada, subsanando así el hallazgo.
E2: La meta establecida en el plan de mejoramiento se realizo dentro de los plazos .estableciedos
satisfactoriamente.
E3: El cumplimiento de la meta de hallazgo se realizo efectivamente ya que cumplio con la actividad dentro
de los plazon establecidos.
E1: Se evidencia las actas de la conformación de los comites del programa PAE con las firmas de los
integrantes de las instituciones educativas, en los municipios de Cauca, dando cumplimiento a la actividad
formulada, subsanando así el hallazgo.
E2: La meta establecida en el plan de mejoramiento se realizo dentro de los plazos .estableciedos
satisfactoriamente.
E3: El cumplimiento de la meta de hallazgo se realizo efectivamente ya que cumplio con la actividad dentro
de los plazon establecidos.
E1: Se evidencia las actas de la conformación de los comites del programa PAE con las firmas de los
integrantes de las instituciones educativas, en los municipios de Cauca, dando cumplimiento a la actividad
formulada, subsanando así el hallazgo.
E2: La meta establecida en el plan de mejoramiento se realizo dentro de los plazos .estableciedos
satisfactoriamente.
E3: El cumplimiento de la meta de hallazgo se realizo efectivamente ya que cumplio con la actividad dentro
de los plazon establecidos.
E1: Se evidencia las actas de la conformación de los comites del programa PAE con las firmas de los
integrantes de las instituciones educativas, en los municipios de Cauca, dando cumplimiento a la actividad
formulada, subsanando así el hallazgo.
E2: La meta establecida en el plan de mejoramiento se realizo dentro de los plazos .estableciedos
satisfactoriamente.
E3: El cumplimiento de la meta de hallazgo se realizo efectivamente ya que cumplio con la actividad dentro
de los plazon establecidos.
E1: Se evidencian las actas de las visitas de asistencia tecnica administrativa y financiera de la ejecución
del programa PAE, realizadas en el deparatamento del cauca. De igual forma las memorias y listas de
asistencia realizadas impartiendo la información acerca de los lineamientos del PAE. dando cumplimiento a
las actividades programadas para subsanar el hallazgo.
E2: la meta del plan de mejoramiento se realiza eficasmente dentro de los plazos establecidos.
E3: de acuerdo a lo planteado en el plan de mejoramiento se demuestra el cumplimiento efectivo de la
meta palnteada.
E1: las evidencias recibidas de la ejecución de las acciones de mejora dan cuenta de las visitas realizadas
a los contrato 374 del 2015 en el departamento de Santander por parte de la interventoría; de igual forma
se evidencian los requerimientos emitidos por la interventoría en los casos en el que se evidencia
incumplimiento de los lineamientos técnicos del PAE, ya que este no tienen la competencia de imponer
sanciones. de esta forma se evidencia cumplimiento de eficaz de acción.
E2: La actividad se realiza dentro de los plazos establecidos dando respuesta eficientemente.
E3: El plan de mejoramiento se realiza efectivamente, subsanando el hallazgo.
E1: las evidencias recibidas de la ejecución de las acciones de mejora dan cuenta de las visitas realizadas
al contrato 1007 del 2014 en los municipios del tolima por parte de la interventoría, una matrizen las que
se relacionan los municipios visitados, la unidad de atención, fecha de visita, aspectos evaluados, hallazgos
entre otros; de igual forma se evidencian los requerimientos emitidos por la interventoría en los casos en el
que se evidencia incumplimiento de los lineamientos técnicos del PAE, ya que este no tienen la
competencia de imponer sanciones. de esta forma se evidencia cumplimiento de eficaz de acción.
E2: La actividad se realiza dentro de los plazos establecidos dando respuesta eficientemente.
E3: El plan de mejoramiento se realiza efectivamente, subsanando el hallazgo.
E1: las evidencias recibidas de la ejecución de las acciones de mejora dan cuenta de las visitas realizadas
al contrato 1007 del 2014 en los municipios del tolima por parte de la interventoría, una matrizen las que
se relacionan los municipios visitados, la unidad de atención, fecha de visita, aspectos evaluados, hallazgos
entre otros; de igual forma se evidencian los requerimientos emitidos por la interventoría en los casos en el
que se evidencia incumplimiento de los lineamientos técnicos del PAE, ya que este no tienen la
competencia de imponer sanciones. de esta forma se evidencia cumplimiento de eficaz de acción.
E2: La actividad se realiza dentro de los plazos establecidos dando respuesta eficientemente.
E3: El plan de mejoramiento se realiza efectivamente, subsanando el hallazgo.
E1: El Ministerio durante el 2015 adelanto un proceso de revisión de la ejecución del PAE para establecer
la estrategia que pueda resultar mas eficiente, arrojando como resultado la expedicion del Decreto 1852 de
2015.
E2:La nueva estrategia obligo al MEN reconsiderar las propuestas formuladas inicialmente en el plan de
mejoramiento.
E3:Nuevos procesos, procedimientos, indicadores.
E1: Se anexa manual de Administración interna del Programa de Alimentación Escolar. incluye cinco
componentes: Tecnico, monittoreo y control, juridico, financiero, sistema de información y comunicaciones.
E2:Manual elaborado dentro de los terminos previstos.
E3: El lineamiento administrativo presenta de manera articulada todos los aspectos del PAE contribuyendo
a una mejora continua
E1: Se refleja avance de seguimiento a comites de alimentación escolar de Antioquia. E2:Las actividades
se desarrollan dentro de los terminos establecidos.E3: La efectividad se evalua al terminar las
actividades.Vencimiento dic 31 de 2015
E1: Se anexa informes de realizacion de mesas publicas del PAE para los meses de junio, julio y agosto. E2:
Desarrollo de las mesas publicas dentro de los terminos previstos en el Plan. E3: El informe permite hacer
seguimiento de las mesas publicas, consolida informacion y establece conclusiones y resultados.
E1: El Ministerio de Educacion coordinado por la SDO efectuo una propuesta de rediseño de sus
macroprocesos, incluye la modificación a las fichas y flujogramas E2:A septiembre 30, la nueva cadena de
valor ha sido socializada a todas las areas misionales y de apoyo . E3: Se cuenta con el rediseño de los
macroprocesos del Ministerio.
E1: Se anexan actas de asistencia de las diferentes reuniones con las ET desarrolladas durante los meses
de julio, agosto y septiembre. E2:Reuniones efectuadas dentro de los terminos establecidos.E3: Las
reuniones efectuadas con los diferentes actores contribuyen a generar espacios de discusion y proponer
alternavas para la mejora.
E1: Se adelantan a traves de las interventorias, visitas de seguimiento a los Deptos de Cauca, Tolima, Valle
del Cauca y Bolivar, como estrategia al modelo de monitoreo y control implementado. E2: visitas
adelantadas los meses de julio, agosto y septiembre. E3: La permanente intervencion in sitio genera
resultados efectivos para el monitorieo y control del PAE.
E1: Se adelantan a traves de las interventorias, visitas de seguimiento a los Deptos de Cauca, Tolima, Valle
del Cauca y Bolivar, como estrategia al modelo de monitoreo y control implementado. E2: visitas
adelantadas los meses de julio, agosto y septiembre. E3: La permanente intervencion in sitio genera
resultados efectivos para el monitorieo y control del PAE.
E1: Se adelantan a traves de las interventorias, visitas de seguimiento a los Deptos de Cauca, Tolima, Valle
del Cauca y Bolivar, como estrategia al modelo de monitoreo y control implementado. E2: visitas
adelantadas los meses de julio, agosto y septiembre. E3: La permanente intervencion in sitio genera
resultados efectivos para el monitorieo y control del PAE.
E1: Se adelantan a traves de las interventorias, visitas de seguimiento a los Deptos de Cauca, Tolima, Valle
del Cauca y Bolivar, como estrategia al modelo de monitoreo y control implementado. E2: visitas
adelantadas los meses de julio, agosto y septiembre. E3: La intervencion in sitio genera resultados
efectivos para el monitorieo y control del PAE. y se proponen acciones de mejora.
E1: Se adelantan a traves de las interventorias, visitas de seguimiento a los Deptos de Cauca, Tolima, Valle
del Cauca y Bolivar, como estrategia al modelo de monitoreo y control implementado. E2: visitas
adelantadas los meses de julio, agosto y septiembre. E3: La intervencion in sitio genera resultados
efectivos para el monitorieo y control del PAE. y se verifican las condiciones de infraestructura
E1: Se adelantan a traves de las interventorias, visitas de seguimiento a los Deptos de Cauca, Tolima, Valle
del Cauca y Bolivar, como estrategia al modelo de monitoreo y control implementado. E2: visitas
adelantadas los meses de julio, agosto y septiembre. E3: La intervencion in sitio permite verificar la
publicacion de minutas en comedores escolares.
E1: Se adelantan a traves de las interventorias, visitas de seguimiento a los Deptos de Cauca, Tolima, Valle
del Cauca y Bolivar, como estrategia al modelo de monitoreo y control implementado. E2: visitas
adelantadas los meses de julio, agosto y septiembre. E3: La intervencion in sitio permite verificar la
publicacion de minutas en comedores escolares.
E1: Se anexa matriz de seguimiento del plan de accion formulado para el PAE con 7
estrategias para la vigencia 2015. E2: Seguimiento al Plan de Accion se efectua
trimestralmente. E3: Porcentaje de cumplimiento acorde con el periodo de corte.
E1: Se adelantan a traves de las interventorias, visitas de seguimiento a los Deptos de Cauca, Tolima, Valle
del Cauca y Bolivar, como estrategia al modelo de monitoreo y control implementado. E2: visitas
adelantadas los meses de julio, agosto y septiembre. E3: La intervencion in sitio permite promover con
las ETC centralizadas el paso a operacion descentralizada..
E1: La eficiencia: Esta en 80% debido a que los funcionarios responsables de las actividades han cumplido
con las tareas hasta el momento previstas
E2:Eficacia: La eficacia se encuetra en un 80% ya que se encuentra el tiempo de acuerdo con las
actividades planeadas
E3 Efectividad: El plan de mejoramiento se encuentra en un 80% al realizar el balance entre
eficiencia y eficacia.
E1: La eficiencia: Esta en 80% debido a que los funcionarios responsables de las actividades han cumplido
con las tareas hasta el momento previstas enviando los comunicados a las jefes de los procesos,
publicando en pregonero y en proceso de actualizacion de la ficha tecnica A-FT-GA-GC-01-01 que regula el
proceso de comisiones
E2:Eficacia: La eficacia se encuetra en un 80% ya que se encuentra el tiempo de acuerdo con
las actividades planeadas y solo falta las modificaciones y aprobacion de la ficha tecnica.
E3 Efectividad: El plan de mejoramiento se encuentra en un 80% al realizar el balance
entre eficiencia y eficacia.
E1: La eficiencia: Esta en 80% ya que se ha sabido utilizar los recursos dispuestos de personal para
ejecutar la elabiracion de la ficha generando el insumo fundamental que se esta aplicando para las
comisones a lugaleres aledaños a bogota.
E2:Eficacia: La eficacia se encuetra en un 80% ya que se ha logrado implementar uno de
los insumos fundamentales que se espera este registrado dentro de la ficha tecnica A-FT-GA-GC-01-01
cuando sea aprobada por la Subdireccion de Desarrollo Organizacional.
E3 Efectividad: El plan de mejoramiento se encuentra en un 80% ya que se ha realizado el
boseto de la ficha tecnica y la tabla que permite generar las comisiones a los alrededores de bogota solo
falta la aprobacion por parte de la Subdireccion de desarrollo Organizacional.
E1: La eficiencia: Esta en 80% ya que se ha demostrado el esfuerzo de la gestion del sacar el plan de
mejormiento adelante y el compromiso de la identificacion de los riesgos
E2:Eficacia: La eficacia se encuetra en un 80% ya que se ha trabajado en los riesgos y su identificacion
E3 Efectividad: El plan de mejoramiento se encuentra en un 80% gracias a la labor de la subdireccion
de gestion administrativa.
E1: La eficiencia: Esta en 70% ya que se ha sabido utilizar los recursos dispuestos de personal para
ejecutar la actualizacion de la ficha tecnica A-FT-GA-CA-02-01 del Plan de Emergencias del Ministerio.
E2:Eficacia: La eficacia se encuetra en un 70% ya que se han avanzado en la actualizacion de la
ficha que permite mejorar el plan del manejo ambiental.
E3 Efectividad: El plan de mejoramiento se encuentra en un 70% ya que se ha trabajado en la
actualizacion de la ficha tecnica A-FT-GA-CA-02-01 del Plan de Emergencias del Ministerio falta la
aprobacion por parte de la jefe del area de gestion Administrativa y la Subdireccion de desarrollo
organizacional
E1: La eficiencia: La eficiencia se encuentra en un 45% ya que la ejecucion se espera realizarp regoneros
para mejorar los acuerdos de servicio y se esta adelantando la actualizacion en la ficha tecnica
E2:Eficacia: el plan de mejoramiento esta en espera de revision de fichas tecnicas
E3 Efectividad: el balance entre tiempo y recursos es optimo para el tiempo del plan
de mejoramiento.
E1: La eficiencia: La eficiencia se encuentra en un 80% ya que la ejecucion se estan realizando y se esta
ajustando la mesa de ayuda para
E2:Eficacia: el plan de mejoramiento se lleva dentro de los tiempos establecidos.
E3 Efectividad: el balance entre tiempo y recursos es optimo para el tiempo del plan de mejoramiento.
E1: La eficiencia: Esta en 100% ya que se utilizo los recursos dispuestos de personal para ejecutar la
actualizacion al sistema de comsiones.
E2:Eficacia: La eficacia se encuetra en un 100 % ya que se realizo en el tiempo previsto para tal fin
E3 Efectividad: El plan de mejoramiento se encuentra
en un 100% por que se logro cumplir a cabalidad con el plan de mejoramiento previsto
E1: La eficiencia: Esta en 70% debido a que se esta trabajando en la modificacion de los indicadores pero
esta labor no solo depende del ministerio de educacion sino de otras entidades mas que participan en el
progama de cero a siempre liderado por la presidencia de la republica.
E2:Eficacia: La eficacia se encuetra en un 70% ya que se encuentra a tiempo con las
espectativas del plan de mejoramiento.
E3 Efectividad: El plan de mejoramiento se encuentra en un 70% al realizar el
balance entre eficiencia y eficacia.
E1: La eficiencia: Esta en 70% debido a que se trabajo en la identificacion de los riesgos y se esta
revisando por parte de la Subdireccion de Desarrollo organizacional para la inclusion de la matriz de
riesgos de Primera infancia en el SIG
E2:Eficacia: La eficacia se encuetra en un 70% ya que se encuentra a tiempo con el
tiempo destinado para la actividad
E3 Efectividad: El plan de mejoramiento se encuentra en un 70% al realizar el
balance entre eficiencia y eficacia.
E1: La eficiencia: Esta en 100% la Direccion ha realizado mas de lo que se tenia presupuestado para la
activdad se soporta en los correos y presentaciones que
E2:Eficacia: La eficacia se encuetra en un 100% ya que se han cumplido los tiempos
E3 Efectividad: El plan de mejoramiento se encuentra en un 100% al realizar el balance entre eficiencia
y eficacia.
E1: Se evidencia orden en los puestos de trabajo, solo tienen los documentos que estan consultando. Las
carpetas que no se estan consultando estan en el archivo.
E2: Se han utilizado de forma adecuada
E1.Se registra eficacia del 100% porque se alcanzó la meta propuesta.
E2. Se registra eficiencia del 100% porque se cumplió la meta dentro del tiempo establecido.
E3. Se califica efectividad del 100%, el plan es efectivo para controlar y/o eliminar la causa raíz identificada.
E1.Se registra eficacia del 100% porque se evidencia el ajuste del indicador, lo cual lleva a subsanar el
hallazgo.
E2. Se registra eficiencia del 100% puesto que la fecha de modificación del indicador, fue el 25 de agosto
de 2014, antes de la fecha de terminación de la meta.
E3. Se califica efectividad el 100% debido a que la acción de mejoramiento subsanó el hallazgo.
E1: Presenta un avance del 65%, dado que se evidencio documento en borrador del procedimiento para la
gestión de software.
E2: Presenta un avance del 55%, debido al incumplimiento en los tiempos establecidos para la ejecucion
de la actividad descrita.
E3: Presenta un avance del 60%, ya que se evidencio un documento en borrador del procedimiento para la
gestión de software elaborado por la Oficina de Tecnología y Sistemas de la Información
E1: Presenta un avance del 63%, dado que el procedimiento está en borrador esta pendiente reunión con
SDO para revision y posterior aprobación del procedimiento
E2: Presenta un avance del 55%, debido al incumplimiento en los tiempos establecidos para la ejecucion
de la actividad descrita.
E3: Presenta un avance del 59%, ya que se evidencio un documento en borrador del procedimiento para la
gestión de software elaborado por la Oficina de Tecnología y Sistema de la Información sin embargo esté
se encuentra en un formato no autorizado por SDO, las áreas se comprometen a reunirsen para validar la
información y pasar el documento a un formato formal.
E1: Presenta un porcentaje de 100%, se evidencio actas de segimiento relacionada con la revisión del
catalogo de servicios.
E3: Presenta un porcentaje de 100%, la OTSI hizo seguimiento y acciones de mejora relacionada al
catálogo de servicios
E1: Presenta un porcentaje de 100%, se evidencio documento de Catálogo de Servicio el cual busca
describir cada uno de los servicios ofrecidos por la OTSI
E3: Presenta un porcentaje de 100%, la OTSI hizo seguimiento y acciones de mejora relacionada al
catálogo el cual las principales características de cada uno de los servicios ofrecidos
E1: Presenta un porcentaje de 100%, se evidencio documento de gestión de hardware elaborado entre la
OTSI y SGA
E3: Presenta un porcentaje de 100%, se elaboró un documento de gestión de hardware entre la OTSI y
SGA, donde se define el procedimiento y ciclo de vida de los activos hardware.
E1: se califica un porcentaje de 60%, por que se evidencio documento de gestión de hardware elaborado
entre la OTSI y SGA, sin embargo este aun esta en etapa de revisión por parte de SDO
2: Presenta un 60%, debido al incumplimiento en los tiempos establecidos para la ejecucion de la actividad
descrita; se evidencio un documento de gestión de hardware elaborado entre la OTSI y SGA, esta en etapa
de Revisión y validación de la SDO
E3: Presenta un porcentaje de 60%, se elaboró un documento de gestión de hardware entre la OTSI y
SGA, donde se define el procedimiento y ciclo de vida de los activos hardware, se encuentra en etapa de
revision por parte de SDO
E1: Presenta un porcentaje de 100%, se evidencio el cruce de inventario de hardware que realizaron la
OTSI y la SGA
2: Presenta un 100%, la OTSI y SGA realizo cruce de inventario de hardware, verificando los resultados de
lo que de las existencias reales
E3: Presenta un porcentaje de 100%, la OTSI y SGA terminarón el cruce de inventario de hardware
verificando los resultados.
E1: Presenta un porcentaje de 100%, se evidencia actualizacion de hojas de vida de los equipos de MEN y
las verificaciones fisicas equipo a equipo
2: Presenta un 100%, se realizo mantenimiento preventivo a los equipos del MEN, realizando verificacion
física a los equipos.
E3: Presenta un porcentaje de 100%, la OTSI realizo mantenimiento y verificación físca a los equipos de
computo del MEN, ademas actualizo las hojas de vida de los equipos
E1: Presenta un porcentaje de 80%, se evidencia la finalización de la revisión y consolidado del cruce de
inventarios de equipos de cmpúto del MEN
2: Presenta un 60%, debido al incumplimiento en los tiempos establecidos para la ejecucion de la actividad
descrita; se evidencia la finalización de la revisión y consolidado del cruce de inventarios de equipos de
cmputo del MEN, falta la generación de informe , .
E3: Presenta un porcentaje de 70%, se evidencia la finalización de la revisión y consolidado del cruce de
inventarios de equipos de cóúto del MEN falta la generación de informe el cual debe incluir la ubicación de
cada equipo que se tienen relacionados en los inventarios de la OTSI y de la SGA
E1: Presenta un avance del 65%, dado que el procedimiento está en borrador y no ha sido autorizado para
aprobación por ajustes pendientes.
E2: Presenta un avance del 55%, debido al incumplimiento en los tiempos establecidos para la ejecucion
de la actividad descrita.
E3: Presenta un avance del 60%, ya que se evidencio un documento en borrador del procedimiento para la
gestión de software elaborado por la Oficina de Tecnología y Sistema de la Información, ademas se
establecierón acciones como la politica contractual maneja el proceso de contratación que especifica que
cualquier bien de tipo tecnologico (Hardware y Software) debe llevar un visto bueno de la Oficina de
Tecnología y Sistemas de la Información
E1: Presenta un avance del 63%, porque se evidencio un documento para la gestión de software sin
embargo está en borrador, esta pendiente reunión con SDO para revision y posterior aprobación del
procedimiento
E2: Presenta un avance del 55%, debido al incumplimiento en los tiempos establecidos para la ejecucion
de la actividad descrita.
E3: Presenta un avance del 59%, ya que se evidencio un documento en borrador del procedimiento para la
gestión de software elaborado por la Oficina de Tecnología y Sistema de la Información sin embargo esté
se encuentra en un formato no autorizado por SDO, las áreas se comprometena reunirsen para validar la
información y pasar el documento a un formato formal.
E1: Presenta un 100%, La SGA documentó el reporte del licenciamiento que genera el sistema STONE, se
evidencia el listado de software y vigencias relacionadas
E2: Presenta un total de 100%,Se evidencio el reporte del licenciamiento que genera el sistema STONE,
se evidencia el listado de software y vigencias relacionadas.
E3: Presenta un porcentaje de 100%, se reconocio que software tiene adquirido la entidad y la verificación
del software instalado en las máquinas del MEN
E1: Presenta un 60%, se evidencia los avance en el levantamiento del inventario de desarrollo por terceros.
E2: Presenta un total de 50%, debido al incumplimiento en los tiempos establecidos para la ejecucion de la
actividad descrita.
E3: Presenta un porcentaje de 55%, se evidencia los avance en el levantamiento del inventario de
desarrollo por terceros, la OTSI y la SGA se comprometen a realizar el informe de software base
E1: Presenta un 60%, se evidencia los avance en el levantamiento del inventario de software transferido
E2: Presenta un porcentaje 50%, debido al incumplimiento en los tiempos establecidos para la ejecucion
de la actividad descrita.
E3: Presenta un porcentaje de 55%, se evidencia los avance en el levantamiento del inventario de software
transferido, la OTSI y la SGA se comprometen a realizar el informe de software base de contratos de otras
entidades y soporte de convenios
E1: Presenta un 100%, se evidencio el inventario de medios fisicos realizado por la OTSI
E2: Presenta un total de 100%, la OTSI realizo levantamiento del inventario de medios físicos que existe
en MEN.
E1: Presenta un 100%, se evidencia acta de mesa de trabajo entre la OTSI y SGA, donde se reviso la
informacion del inventario de medios fisicos existentes en el MEN
E2: Presenta un total de 100%, la OTSI y la SGA realizaron una mesa de trabajo para revisar y llegar
acuerdos a la información concerniente al levantamiento de medios físicos
E3: Presenta un porcentaje de 100%, la OTSI y la SGA realizaron una mesa de trabajo para revisar y
llegar acuerdos a la información concerniente al levantamiento de medios físicos
E1: Presenta un 100%, se evidencia acta de mesa de trabajo entre la OTSI y SGA, donde se reviso la
informacion del inventario de medios fisicos existentes en el MEN
E2: Presenta un total de 100%, la OTSI y la SGA realizaron una mesa de trabajo para revisar y llegar
acuerdos a la información concerniente al levantamiento de medios físicos
E3: Presenta un porcentaje de 100%, la OTSI y la SGA realizaron una mesa de trabajo para revisar y
llegar acuerdos a la información concerniente al levantamiento de medios físicos
E1: Presenta un 100%, se evidencia acta de mesa de trabajo entre la OTSI y SGA, donde se reviso la
informacion del inventario de medios fisicos existentes en el MEN
E2: Presenta un total de 100%, la OTSI y la SGA realizaron una mesa de trabajo para revisar y llegar
acuerdos a la información concerniente al levantamiento de medios físicos
E3: Presenta un porcentaje de 100%, la OTSI y la SGA realizaron una mesa de trabajo para revisar y
llegar acuerdos a la información concerniente al levantamiento de medios físicos
E1: Presenta un 100%, se evidencia acta de mesa de trabajo entre la OTSI y SGA, donde se reviso la
informacion del inventario de medios fisicos existentes en el MEN adicional se evidencia la resolución
17260 donde ese expide el manual de procedimientos para el manejo de muebles e inmuebles del MEN
E2: Presenta un total de 100%, se evidencia mesa de trabajo entre las áreas, donde se reviso la
información concerniente al manejo de bienes muebles e inmuebles del MEN
E3: Presenta un porcentaje de 100%, la OTSI y la SGA realizó una mesa de trabajo para revisar y llegar
acuerdos a la información concerniente al levantamiento de medios físicos.
E1:La eficiencia se lo logro en un 100% ya que se realizo la labor aunque no se logro la meta esperada.
E2: Presenta un avance del 55%, debido al incumplimiento en los tiempos establecidos para la ejecucion
de la actividad descrita.
E3: Presenta un avance del 60%, ya que se evidencio un documento en borrador del procedimiento para la
gestión de software elaborado por la Oficina de Tecnología y Sistema de la Información
E1: Presenta un avance del 63%, dado que el procedimiento está en borrador esta pendiente reunión con
SDO para revision y posterior aprobación del procedimiento
E2: Presenta un avance del 55%, debido al incumplimiento en los tiempos establecidos para la ejecucion
de la actividad descrita.
E3: Presenta un avance del 59%, ya que se evidencio un documento en borrador del procedimiento para la
gestión de software elaborado por la Oficina de Tecnología y Sistema de la Información sin embargo esté
se encuentra en un formato no autorizado por SDO, las áreas se comprometena reunirsen para validar la
información y pasar el documento a un formato formal.
E1:Equipo PAE del MEN se desplaza y genera encuentros subregionales con el propositto de fortalecer el programa, genera
espacios de discusión y se plantean propuestas de mejora y control. E2: Cronograma de encuentros, se desarrolla dentro de los
terminos previstos. E3: Las actividades contribuyen de manera efectiva a prestar mejor servicio de calidad, genera mayor
sentido de pertenencia.
E1:Equipo PAE - MEN se desplaza y genera encuentros subregionales con el propositto de fortalecer el programa, genera
espacios de discusión y se plantean propuestas de mejora y control. Anexa manual de Admon Interna del PAE. E2: Cronograma
de encuentros, se desarrolla dentro de los terminos previstos. E3: Las actividades contribuyen de manera efectiva a prestar
mejor servicio de calidad.
E1:Equipo PAE del MEN se desplaza y genera encuentros subregionales con el propositto de fortalecer el programa, genera
espacios de discusión y se plantean propuestas de mejora y control. E2: Cronograma de encuentros, se desarrolla dentro de los
terminos previstos. E3: Las actividades contribuyen de manera efectiva a prestar mejor servicio de calidad, genera mayor
sentido de pertenencia.
E1:Equipo PAE del MEN se desplaza y genera encuentros subregionales con el propositto de fortalecer el programa, genera
espacios de discusión y se plantean propuestas de mejora y control. E2: Cronograma de encuentros, se desarrolla dentro de los
terminos previstos. E3: Las actividades contribuyen de manera efectiva a prestar mejor servicio de calidad, genera mayor
sentido de pertenencia.
E1:Equipo PAE del MEN se desplaza y genera encuentros subregionales con el propositto de fortalecer el programa, genera
espacios de discusión y se plantean propuestas de mejora y control. E2: Cronograma de encuentros, se desarrolla dentro de los
terminos previstos. E3: Las actividades contribuyen de manera efectiva a prestar mejor servicio de calidad, genera mayor
sentido de pertenencia.
E1: Se suscriben contratos de interventoria N° 869 y 870 con C&M CONSULTORES S.A. y N° 871 con GRUPO IS COLOMBIA
SAS con el objeto de realizar servicios de interventoria integral de acuerdo con el lineamiento tecnico administrativo del PAE
vigencia 2015. E2:Contratos firmados el 12 de junio de 2015. E3: Contratos Interv. contribuyen al cumplimiento de lineamientos
tecnicos establecidos.
E1:Equipo PAE del MEN se desplaza y genera encuentros subregionales con el propositto de fortalecer el programa, genera
espacios de discusión y se plantean propuestas de mejora y control. E2: Cronograma de encuentros, se desarrolla dentro de los
terminos previstos. E3: Las actividades contribuyen de manera efectiva a prestar mejor servicio de calidad, genera mayor
sentido de pertenencia.
E1: Se suscriben contratos de interventoria N° 869 y 870 con C&M CONSULTORES S.A. y N° 871 con GRUPO IS COLOMBIA
SAS con el objeto de realizar servicios de interventoria integral de acuerdo con el lineamiento tecnico administrativo del PAE
vigencia 2015. E2:Contratos firmados el 12 de junio de 2015. E3: Contratos Interv. contribuyen al cumplimiento de lineamientos
tecnicos establecidos.
E1: Se suscriben contratos de interventoria N° 869 y 870 con C&M CONSULTORES S.A. y N° 871 con GRUPO IS COLOMBIA
SAS con el objeto de realizar servicios de interventoria integral de acuerdo con el lineamiento tecnico administrativo del PAE
vigencia 2015. E2:Contratos firmados el 12 de junio de 2015. E3: Contratos Interv. contribuyen al cumplimiento de lineamientos
tecnicos establecidos.
E1: Se suscriben contratos de interventoria N° 869 y 870 con C&M CONSULTORES S.A. y N° 871 con GRUPO IS COLOMBIA
SAS con el objeto de realizar servicios de interventoria integral de acuerdo con el lineamiento tecnico administrativo del PAE
vigencia 2015. E2:Contratos firmados el 12 de junio de 2015. E3: Contratos Interv. contribuyen al cumplimiento de lineamientos
tecnicos establecidos.
E1 Se normalizo la base y se incorporarón seguridades, correspondientes a formatos de fechas despachos,
números. Se verificó en la Subdirección financiera quienes manifestaron que han recibido la información y
la han podido incorporar en los Estados Financieros.
E2 Pese a quecon la Circular la información se ha femitido no se ha enviado dentro de los 1o primeros
días del mes.